物资采购风险（共12篇）
物资采购风险 篇1
随着市场经济的深入发展, 资源市场空间越来越大, 而在全球企业的产品成本构成中, 采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业的不同而不同, 平均水平在60%以上。作为物流活动的起点, 采购涵盖了从供应商到需求方之间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。而采购活动一旦出现风险, 企业的生产、销售和资金周转就会受到严重的影响, 甚至会使企业无法正常运作。因此, 对企业的采购风险管理与控制应深入到采购活动的各个环节。
一、企业采购面临的风险
1、企业物资采购外因型风险
(1) 采购合同欺诈风险。合同诈骗往往具有一定的隐蔽性, 有时很难与正常的合同纠纷相区别。合同欺诈风险主要包括:以虚假的合同主体身份与企业订立合同;以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;接受合同当事人给付的货款、预付款、担保财产后逃之夭夭;签订空头合同, 而供货方本身是“空壳公司”, 将骗来的合同转手倒卖从中谋利;供应商设置的合同陷阱, 如供应商无故终止合同、更改合同条款、违反合同规定等。
(2) 采购价格风险。由于供应商操纵投标环境, 在投标前相互串通, 有意抬高价格, 使企业采购蒙价格受损失的风险。而当企业认为价格合理的情况下进行批量采购时, 该种物资将可能在不久之后跌价, 从而引发采购风险。
(3) 采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求, 而导致加工的产品未达到质量标准, 给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面因采购的原材料质量有问题, 直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期, 降低企业信誉和产品竞争力。
(4) 技术进步风险。企业所生产的产品由于技术进步而引起贬值、无形损耗甚至被淘汰, 造成已采购原材料的积压损失;或者由于某种原材料因技术进步而发生变化, 导致原有原材料因质量不符合要求而不得不弃之。采购物资由于新项目开发周期缩短, 如计算机新型机不断出现, 更新周期愈来愈短, 刚刚购进了大批计算机设备, 但因信息技术发展快, 所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下, 造成技术进步而竞争力下降的局面。
2、企业物资采购内因型风险
(1) 合同风险。一是合同条款模糊不清, 盲目签约;违约责任约束简化, 偏信口头协议、君子协定等;鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位, 往往采取一系列不正当手段, 如对采购人员行贿, 套取企业采购标底;给予虚假优惠, 以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利, 牺牲企业利益, 不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱经常出现档案分类模糊不清, 无人管理的现象。
(2) 采购验收风险。由于人为因素造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求, 对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面进行审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠, 以次充好;在品种规格上货不对路, 不符合合同规定要求;在价格上发生变形等。
(3) 采购存量风险。采购量不能及时供应生产之需要, 发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。物资采购过多, 造成积压, 其中多数因技术进步而导致的无形损耗, 使企业大量资金沉淀于库存中, 失去了资金的机会利润, 形成存储损耗风险。物资采购时对市场行情估计不准, 盲目进货, 结果很快价格下跌, 引起价格风险。企业“零库存”策略, 可能因供应商出现干扰因素, 使企业因无货发生生产中断而陷入困境, 或因供应商供货不及时而造成缺货的风险。
(4) 采购责任风险。由于企业经办部门或个人责任心不强或管理水平不高, 造成采购物资不符合生产发展要求而形成的损失, 也有不少风险是由于采购人员假公济私、牟取私利而引起的。
(5) 预付款风险。有时企业为了得到急需的物资, 会采取预先支付货款的方式购进物资。然而, 一旦质量有问题, 就会相互指责, 影响企业信誉, 且款项又被供方控制, 处于被动局面。
二、企业采购风险管理与控制措施
风险管理是对潜在风险的提早防范和预警, 并通过风险识别、评价和分析, 及时、科学地处理各项风险, 降低或消灭风险因素的影响, 最终实现对采购过程的有效控制。针对上述采购中存在的内因型风险, 首先应该考虑采购的物资必须是企业所需要的, 其次应该对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑, 在为企业节约采购资金的同时, 保证采购质量。所以应该从以下几个方面对采购中存在的风险进行管理和防范。
1、建立有效的组织管理机构
为使采购活动正常有序地运作, 必须设立相应的组织管理机构做保障。从管理角度来考虑, 在纵向方面, 由企业经营者直接担任或管理层授权高层管理人员担任采购活动的主管, 由采购、生产、技术、质量和财务等专业人员组成公司采购小组, 在采购主管领导下作为企业采购活动最高机构, 开展日常采购活动管理工作;在横向方面, 设立采购部门, 接受生产、技术、质量、财务等横向联系部门的监督管理, 并授权这些机构对采购业务有关计划、技术、质量、结算等问题进行质疑、调查和监控。
2、建立有效的采购程序控制制度
建立和实施制度化的采购管理程序, 这是采购管理工作有效进行的根本保证。实行采购计划、供应商资格审查、合同签订、合同审核、标的验收、经费支付相分离的制度, 以此形成术业专攻和权力制衡, 避免由于采购人员能力素质弱和寻租行为, 以及管理制度不健全和管理疏漏而增加采购的风险。对重大物资采购业务定期开展审计制度, 通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节是否执行各项规章制度情况, 预防腐败问题的发生。既要注重考核采购员的专业能力考核, 还应注重考核采购员的职业素养, 以公司制度约束其行为操守, 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。
3、建立供应商资格审查和信誉等级评定机制
来自于供应商方面的风险往往使企业面临重要的采购风险。实践中可以通过建立供应商资格审查机制来降低和化解此类风险。一方面建立采购前供应商资格审查机制。实行采购前资格审查, 不仅可以把住企业采购“准入关”、发放“通行证”, 而且还可以落实对供应商的动态管理, 加强监督检查, 降低采购风险。对于存在风险隐患、不符合资质条件的供应商不予进入企业的采购资格。另一方面建立采购中供应商资格审查机制。实行采购中资格审查, 也就是落实对采购资格有效期限内的注册供应商、参加采购活动的供应商和正在履行合同的供应商的资格审查。采购中资格审查内容, 主要针对供应商质量管理体系运行和保持情况、质量管理水平和质量保证能力、财务资金状况、配套企业协作关系情况和合同履行情况等方面进行展开。对于发生质量保证能力下降、资金状况恶化等情况, 影响到采购目标实现的, 应立即采取相应措施降低或消灭风险, 确保采购的效率和质量。
实践中还可以通过建立信誉等级评定机制来降低和化解来自于供应商方面的风险。信誉是指供应商遵纪守法、履行责任和兑现合同承诺的程度。世界主要国家基本都建立了供应商信誉等级评定机制, 加强了对供应商诚信的管理。实践证明, 供应商信誉等级评定机制不仅激励供应商遵守履约期限、保证标的质量, 还大大降低了履约风险, 提高了采购的效益。建议以履约期限、质量、售后服务和工作协调性等内容为要素进行信誉等级分级评定, 可以分A信誉好、B信誉较好、C信誉一般、D信誉较差和E信誉差五个等级。信誉等级评定不搞终身制, 每三至五年评定一次。同时, 对于信用等级好 (A、B级) 的供应商, 可以在未来的采购项目招投标中适当加分;对于信誉等级差 (D、E级) 的供应商, 可以限制或取消其一定期间内参与采购活动的资格, 提高其失信成本。
4、建设风险评估指标体系
全面归纳影响企业采购的风险因素, 深入剖析各项风险因素的属性、发生频率、发生概率和影响程度, 科学确定风险评估指标和评估方法, 以及各指标的权重和分值。通过运行风险评估指标体系, 从而科学地制定采购计划和预算, 提高采购决策水平;全面规划和设计采购活动, 有效规避风险;实现风险的提早预防和预警, 减少被动、增加主动;同时还可以积累有关风险的资料和数据, 不断改进未来的采购管理工作。
物资采购风险 篇2
物资采购是电网企业经营的一个核心环节，而物资采购又往往是电网企业经营管理中薄弱的一环，也最容易造成积压浪费。
这就要求电网企业首先从内部管理上寻找一种防范物资采购风险的方法，来提高企业经济效益，保证企业可持续发展。
【关键词】电网;物资;采购;风险
一、电网企业物资采购风险分析
电网企业物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括内因型风险和外因型风险，具体说来，如采购计划不准导致物资不能满足生产或造成积压、供应商交货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商与业务人员之间存在暗中勾结等。
1、电网企业物资采购内因型风险
(1)计划风险。
因设计变更，影响到采购计划的准确性;采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险较大。
(2)合同风险：一是合同条款模糊不清，盲目签约，违约责任约束简化等等。
二是合同行为不正当。
卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员贿赂，套取企业采购标底;给予虚假优惠;而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。
三是合同日常管理混乱。
(3)验收风险。
在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠，以次充好;在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。
(4)存量风险。
一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。
二是物资过多，造成积压，使得大量资金沉淀于库存中。
(5)责任风险。
许多风险归根至底是一种人为风险。
主要体现为责任风险。
例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。
2、电网企业物资采购外因型风险
(1)意外风险。
物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。
(2)价格风险。
由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。
(3)采购质量风险。
若供应商提供的电网物资质量不符合要求，而导致线路或者台区故障等，给用户造成经济、技术、人身安全等方面损害，直接影响到供电可靠性，降低了电网企业信誉。
(4)合同欺诈风险。
1)以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据作为合同担保;2)接受对方当事人给付的货款、预付款后逃之夭夭。
3)供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。
二、电网企业防范物资采购风险的主要对策
为了避免因电网物资采购计划编制不科学，依据不充分，造成物资采购积压，应该按照内部控制制度要求建立电网物资采购计划分级审核体系，审查电网企业采购部门物料采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致等，避免出现积压浪费现象。
电网企业要降低质量、交期、价格、售后服务等方面的采购风险，最关键的是建立起供应商风险控制体系。
首先，应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查，做出整体评估。
其次，对供应商的产品进行小批量的生产、交期方面的论证，根据运行情况，逐步加大采购的力度。
物资采购过程指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等环节。
通过对各环节控制，特别是对物资采购招议标、合同签定、合同履行、质量验收等四个关键点的控制，强化监督，以保证不弄虚作假。
通过内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，将有效地规范的采购行为，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
加强对物资采购招标与签约监督。
一是检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。
二是加强签约监督。
检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;通过资信调查，切实掌握对方的履约能力。
加强对物资采购合同执行中的审计。
一是审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。
二是审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行严格控制。
三是对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。
四是重视对合同履行违约纠纷的处理。
加强采购物资质量控制，避免采购物资质量风险。
按照采购物资使用安全进行分类，重点对在生产使用过程中，因品质原因可能对生产和人身带来严重危害的物资，必须按照样品采购方式，组织货源;样品必须经过安全测试合格后，方可批量进货。
出库后，进入使用前还要进行相应的检测。
通过对控制物资质量风险来达到控制物资采购风险的目标。
建立物资采购过程绩效考核制度，避免采购风险发生。
电网企业应根据物资采购各个不同过程，建立各个环节的绩效考核制度，把采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免采购风险的发生。
责任风险控制。
首先，应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，增强企业内部的风险防范能力。
其次，加强对采购人员的管理和培训工作。
随着企业采购模式的不断进步，物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等行业知识的复合型人才，只有不断加强对物资采购人员的培训，提高其业务素质，从根本上避免人为因素造成的采购风险。
电力物资采购合同风险管理探讨 篇3
关键词：电力物资采购;合同风险;管理
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）35-0134-02
电力企业财务、人力、物力的管理是企业经营管理体系的关键所在，而物资管理则是该体系中的重要组成部分。物资的采购对产品生产的影响重大，物资采购过程中任一环节出现问题都有可能导致物资采购预期目标无法实现，在物资采购活动中隐含着多种风险。而采购风险又与合同风险联系紧密，该类风险会贯穿于整个合同管理过程当中，所以说在物资采购过程中要对该环节的工作给与足够重视。在物资采购过程中，电力企业虽然十分重视合同的构建与法律适应等问题，但却未将执行环节的工作落实到位。之所以会出现以上诸多问题，其根本原因在于在物资采购过程中未能和供应商建立良好的合作关系，这不仅导致采购工作的合理性较差，还会引发合同未能履行等诸多风险。
1 电力物资采购合同风险识别的定义和分类
1.1 电力物资采购风险的定义
电力物资采购包括借贷、购买、租赁、交货等多种方式，它是一种有形的采购，物资采购指的是购买技改、电力生产、科技项目、辅助材料、电力营销所需原料、设备和备件、工具等物资的行为，与物资购买相关的职能包括需求计划、项目设计、合同管理、招标管理、仓库管理、物资验收、运输与配送等。而电力物资采购风险则是指物资采购的实际结果与预期目标存在偏差的可能性。电力物资采购风险将会贯穿于采购过程的各个环节，而采购风险又与合同风险联系紧密，该类风险则会贯穿于整个合同管理过程当中，所以说在物资采购过程中要对该环节的工作给予足够重视。
1.2 电力物资采购合同风险的分类
本文主要将电力物资采购合同风险分成了以下几大类。
1.2.1 品质风险
评判电力企业物资采购是否成功的标准主要包括能否准时收到物资以及所接收物资的品质和数量是否达标，所以说物资品质对电力企业来说至关重要。如果电力企业所采购的物资品质不佳将会对企业的生产造成严重影响。
1.2.2 服务风险
在物资采购过程中如果服务质量不到位也会引发一系列风险，其风险主要包括因物资供应商服务质量不佳所造成的风险以及采购无形服务所引发的风险。
1.2.3 交期风险
在物资采购过程中如果可以确保物资交期的准确性将对供应商在产品交期准确、产品品质的提升上有很好地促进作用，也可以将缺货、运送的损害降至最低，缩减物资运输成本。
1.2.4 弹性风险
为确保生产的顺利运营，电力企业需要在生产前作一些相关预测，企业根据产品的预测结果的好坏向供应商增加或减少物资订单，因某些外在因素甚至出现紧急插单等现象，供应商因自身产品供应的弹性问题会引发一定的风险。此外，还存在采购方拿到产品后因进行价格调整、产品修正等而引发的弹性风险。
1.2.5 存货风险
电力企业可能会因存货系统出现问题、偶发性排程问题、当预测失真、支援调度等问题而造成供应链受阻的危害，进而引发存货风险。
2 规避电力物资采购合同风险的应对措施
2.1 电力企业要加强采购合同的管理工作，并优化物流
协同合作
电力企业想要确保自身企业的正常运转是以供应物资不间断为前提的，这也是物资采购管理的一个重要工作环节。采购合同管理可谓是电力企业内部采购管理工作的关键所在，电力企业是通过采购合同这一桥梁与供应商建立规范的采购管理体系的，良好的合同管理体系不仅可以降低电力企业的成本，还可以提高供应商的运作效率。面对复杂多变的物资采购环境，电力企业必须找出采购管理系统的薄弱环节，强化该环节的管理功能，对供应风险形成的根本原因有清楚的了解、认识，通过改善采购制度的控制及强化供应商的选择等多方来防范物资采购风险。
通常情况下，大型电力企业拥有较为广泛的物资采购市场，合同管理所涉及的内容也会有所增加。在此基础上合同管理就要有侧重点，应该将重点放在物资材料供应是否及时及服务是否可靠等关键问题上。供应商要确保供应系统的稳固以及物资供应时间的准确。
最后，电力企业要组建一支最佳组合的高质量采购管理团队，为电力企业提供的可靠供应保障。电力企业要加强供应程序的建设，强化采购合同的风险控制，优化供应品质管理工作。
2.2 制定弹性化较强的物资采购合同，保持结构化转机
电力企业与物资供应商的供应链合作中存在供应与需求的不确定性。所以在物资的采购管理中，物资供应商和电力企业之间所制定的物资采购合同应该具备一定的弹性。在受到外界环境不确定因素影响的情况下，可以有效的解除该影响带来的危害，使电力企业和供应商之间保持良好的供应关系。通过制定弹性较强的物资采购合同来降低由外界环境不确定因素引起的风险。当前大部分电力企业通常采用JIT方法来加强供应链的管理，减少电力企业的库存、降低运营成本，一旦物资需求有较大波动或遇到突发事件情况，这种运作模式就会因弹性不足而使问题无法得到有效的解决。所以说电力企业应该加强自身的应变能力，不仅要注重企业的效率与效益，还应该保持物资采购管理的适度弹性。电力企业与供应商之间建立紧密的合作伙伴关系是防范风险、确保采购管理成功运作的关键所在。电力企业想要与物资供应商之间建立长期的策略合作伙伴关系，就要加强双方成员间信息的交流与共用，并且要加强物资采购合同管理的规范性、制度性，在正式合作体制的约束下，在采购管理双方成员间实现风险分担和利益分享的和谐协作关系。
2.3 强化监督体制，使双方认真履行物资采购合同，避免
企业利益受损
电力企业与物资供应商在签订物资供应合同之后，就要严格遵照合同要求依法行事，根据合同的目的、性质和交易习惯履行协助、通知、保密等义务。电力企业强化对合同履行情况及履行效果的验收、检查及分析，进行有效的监控，确保合同全面有效履行，一旦发现对方有违约行为或违约可能，要规避风险，采取有效措施将合同危害降到最低。电力企业还应该根据实际需求对合同做出及时的更新与补充，必要时还应该及时解除合同。此外，还应该强化合同纠纷的管理工作，电力企业与供应商之间发生合同纠纷时，应严格按照国家相关法律法规处理双方纠纷，将风险降至最低。
3 结 语
物资采购过程中任一环节出现问题都有可能导致物资采购预期目标无法实现，在物资采购活动中隐含着多种风险，企业双方应该加强物资合同的管理工作，以此来规避风险，降低企业的运营成、提高公司经济效益。
参考文献：
[1] 王劲.企业物资采购管理之我见[J].才智，2011，（4）.
[2] 胡振华，周庆.中小企业技术创新研究[J].湖南工程学院学报（社会科学版），2005，（2）.
浅析如何防止油田物资采购风险 篇4
关键词：采购风险,采购信息,供应链
油田物资采购的核心是产品选择和产品价格。只有选择适应油田发展的产品, 支出合理的采购成本, 才能实现油田物资采购与企业人、才、物的协调发展, 才能不断提高企业物资管理水平和企业竞争力。现就油田物资采购在几个关键环节如何防范和降低采购风险, 提出以下看法。
1加强制度建设, 防范和降低操作风险
1.1建立公开、透明、便于监督审核的制度体系
油田物资供应部门要避免由于制度缺失, 造成操作风险。 油田物资供应部门要根据行业特点建立与市场经济紧密联系的各项制度及操作规范。如物资信息建设与管理、企业采购信息的发布, 市场分析与采购决策、供应链的建设与管理、精细化采购的行为规范等科学的采购制度。在企业物流被认为是企业第三利润源的今天, 油田物资供应部门应该创新工作思路, 完善和创建注重科学采购的办法和机制。
1.2要落实油田物资供应部门的责、权、利。
油田物资供应实行统一采购, 统一管理, 管理职能和专业职能有机结合。现在, 企业又面临新的重组整合, 油田物资供应部门要以此为契机, 发挥好管理职能和专业职能。
(1) 在“责权”的方面, 首先要落实油田物资供应部门对油田重点工程, 单项工程用料采购的全程参与的职责。
对工程项目而言, 油田物资供应部门作为主要部门参与油田重点工程、单项工程建设。兵马未动, 粮草先行。从设计交底到设备选型、考察, 工程决算等油田物资供应部门都在全过程参与。油田物资供应部门有一份完整的工程项目设计图纸, 对设计料表进行汇总、做出材料采购概算。工程完工后, 设计图纸存档, 作为今后设备维修备料的依据。由于项目建设单位人力有限, 只能对工程所需的主要设备, 主要材料组织采购, 没有能力对施工安装过程中的零配件、工艺安装材料等进行组织采购, 往往采取大包大揽的方式承包给施工队伍, 施工队伍所采购使用的产品往往缺乏甲方的验收, 检验, 使用质次价高产品, 虚增工程造价在所难免, 也给工程结算造成困难, 形成价格、质量、安全等风险。所以首先要落实油田物资供应部门在油田重点工程, 单项工程建设中的职责。
(2) 在“利”的方面, 油田物资供应部门要制定合理的服务取费标准。要制定对工程项目物资、专用大型设备、其它物资的分别取费标准。
1.3规范采购行为, 严格按程序办事
在企业普遍实行ISO、QHSE、ERP内控体系的今天。企业对各种可能发生的风险提高了应对能力。但对油田物资供应部门而言, 要实行科学的、精细化的采购, 有效规避风险, 更多的应注重现场操作层面的制度建设。这是一个起点也是个难点。首先应从加强物资招标采购入手, 创新采购机制。
(1) 成立招投标管理部门, 主要职责是:依据《招标投标法》 《合同法》, 油田各项物资采购管理制度, 对物资采购依据进行审核, 明确招投标方式、制定招投标规则, 确定评委职责及人选, 选择投标厂商, 对评标过程、中标结果进行确认、评估。招投标管理部门一般不参与具体招标活动, 避免出现即是裁判员又是运动员的现象, 提高监督管理力度。
(2) 明确油田物资供应部门为招投标采购的具体组织和实施部门。负责采购信息的发布, 招标资料包的制作, 发售, 招标筹备, 招标资料存档等工作。油田物资供应部门要最大限度的公开采购信息, 从目前一般采用的邀请招标方式转向邀请招标与公开招标结合的方式。要提高运用《招标投标法》的意识和技能, 做到即公正合理又能有效控制。
(3) 建立专家型采购队伍数据库, 对每次招标采购的物资根据专业随机抽取1~3名技术专家参与招标评委会。
1.4积极推行电子商务采购
电子商务采购是在建立现代化企业中发展起来的新型采购模式。 对于油田来说, “能源一号”, 即物资采购管理信息系统, 是利用先进的网络技术建立的更高层次的采购平台。它的高效、便捷、透明度高, 被业界广泛认同。它是油田物资采购模式的发展方向。油田物资供应部门要更好的利用这一采购方式, 为油田服务。虽然当前电子商务采购还处在进一步发展和完善阶段, 但它所代表的油田未来物资采购模式的方向不会改变。电子商务采购的前提是整合企业采购资源, 发挥企业整体采购优势, 实行集中采购。所以, 油田物资供应部门要尽快建立电子商务采购配套性措施, 积极开展电子商务采购。
1.5提高采办人员素质, 树立良好的职业道德
采购组织部门及采办人员代表一个企业的采购形象, 起到窗口作用。加强采办人员职业道德教育, 提高采办人员素质, 注重培养企业物流人才, 是油田物资供应部门健康发展的根本保证。企业要通过专业培训, 企业文化建设, 建立相应的考核机制, 加强和提高物资采办人员的业务素质。
2加强油田物资采购信息建设, 防范和降低价格风险
信息建设, 对于油田物资供应部门具有非常重要的战略意义。特别是在采购环节, 油田物资采购面对的是一个广泛、复杂的产品市场, 由于产品质量、地域差异等原因, 产品价格往往是雾里看花, 没有可靠的参照标准, 造成采购效率低下, 监督审核费事费力, 合同签订审核时间较长, 影响到货及时率。即使在采购过程中进行了规范的货比三家, 价比三家, 但由于供货商区域的限制和供货商数量的限制, 使采购人员和监督审核人员也难以掌握产品的合理最低报价。可以说信息建设的滞后, 严重影响了物资供应部门的工作效率, 增大了物资采购价格风险。因为在采购过程和监督审核过程中, 基本上是以围绕物资采购价格为重点进行的, 报价的来源, 渠道不同, 价格存在差异, 特别是在市场价格波动较大的情况下, 合同采购价格的合理性会受到质疑, 可信度和公认性降低。工作中容易造成扯皮、拖延。所以在建立物资采购信息平台时要以产品价格为核心, 为参与采购各方提供可靠的参照。在油田物资供应部门建立物资信息平台时, 一要以石油工业物资分类目录为基础, 按照物资编码建立产品价格查询系统, 广泛收集价格信息。产品价格要与产品生产厂商相对应, 便于核实和动态管理, 增强信息的可靠性。二要运用ABC分类法, 对企业所需的战略性物资、重点物资、一般性物资进行需求、消耗、资金使用分析。对油田需用的战略性物资而言, 品种规格一般在100~150个左右, 了解产品信息价格比较容易做到, 要定期提出市场价格分析报告, 为采购决策提供依据。对重点物资, 企业需求一般在600个品种左右, 是油田的重点常用物资。对这部分物资信息平台的建立, 要把企业所需的物资品种规格与生产厂商、注册商标相对应, 最少收集三家以上知名企业的产品价格, 方便采购与采购决策。对一般性物资, 由于品种多, 规格复杂, 零星消耗, 反复采购, 对产品价格信息的收集、信息维护难度较大。油田物资供应部门要根据物资分类, 选出常用、通用物资, 划定一定的品种范围, 进行招标代储代销。通过摸索常用、通用物资消耗规律, 根据实际情况, 动态增减品种, 提高针对性, 实用性, 以此为基础建立常用、通用物资价格信息平台。对招标入围的代储代销供应厂商, 相对固定供货渠道, 逐步使常用、通用物资价格趋于合理。通过建立物资信息平台, 达到提高工作效率, 增强价格透明度, 有效防范和降低价格风险的目的。
3加强供应链的建设与管理, 防范和降低保障风险
油田需求计划性不强, 采购决策滞后, 供应链的建设与管理跟不上油田发展的需要。产品到消费者手中要经过生产周期和运输周期, 这就更需要企业需求要加强计划性和采购决策的超前性。油田物资供应部门建立供应链要以油田需求为导向, 以产品价格信息平台为基础, 建立油田可靠的物资供应渠道。
对油田战略物资供应商, 由于产品品种少, 生产厂商信息较容易掌握, 要了解生产厂商的生产周期、产品规格型号和产品产量。要准确分析供应商的供货能力。由于这部分物资, 占用资金大, 对油田生产建设影响大, 有必要时要给予战略供应商资金、人、财、物支持, 建立战略联盟关系, 增强对油田战略物资的保障程度。
对油田重点物资供应商, 一般应立足国内, 选择产品质量好, 运距合理, 保障程度高的供应商。建立友好伙伴型关系, 要根据油田实际需要, 增强与供应商的互访, 增强信任度, 取得支持。
对油田一般物资供应商, 要运用招标代储的方法, 选择供货及时, 产品质量好, 诚实守信的供应商。对同类物资, 要按照物资类别、机型、车型尽可能与产品生产商发展代储代销业务, 即可以保证产品的质量、又可以相对保持价格的稳定。在测算代储代销库存储备时要力求准确, 要根据消耗确定库存。要根据油田生产季节, 进行经济批量进货。逐步由目前的需方管理库存发展为供应商管理库存。
对战略物资、重点物资采购, 一般物资采购在采购工作完成后, 岗位操作人员要写出单项或阶段性采购分析报告。从产品的市场, 价格、供应渠道等因素进行分析, 提出意见或建议, 反馈给信息管理部门, 作为信息建设的参考。
4加强油田物资供应部门与用户、职能部门、监督部门的有机结合, 防范和降低质量风险
在市场经济条件下, 产品质量是企业的生命。油田物资供应部门更应加强对防范物资质量风险的意识, 确保油田使用物资的安全, 克服油田物资供应部门检测手段不完善的因素, 在日常工作中应做好以下几方面的工作:
4.1选名牌产品。要选择技术力量雄厚, 具有品牌优势, 产品质量好的生产企业, 可以降低发生质量问题的机率, 以此来弥补油田物资供应部门因检验、检测手段不完善造成质量不合格产品进入油田的风险。
4.2在签订合同时, 要明确生产制造标准, 要查看生产许可证, 产品安全认证。在到货验收环节, 要检查产品合格证、检测报告、材质检验报告单等相关证件。充分利用油田现有的质量检测设备, 做好物资到货验收的质检工作。
5结语
采购中心廉政风险自查报告 篇5
自查报告
采购中心是政务局下属一个业务部门。其主要工作职责是：
1、宣传贯彻《中华人民共和国政府采购法》及配套法律、法规、分析全县采购市场发展形势。
2、组织、协调、监督全县政府采购工作。
3、受理涉及政府采购工作中的举报和投诉，协调解决政府采购活动中发生的矛盾和纠纷，配合纪检监察部门查处采购活动中的各种违法纪行为。
4、发布政府采购工作信息。
根据其工作职责及本中心工作性质，我中心总结了工作风险点：
1、采购方式审批的风险。没有严格执行政府采购的法律、法规和相关规定。
2、在政府采购中，放松自我约束，向采购单位提额外要求。
3、在政府采购验收中，接受礼品、现金和有价证券等。
为了预防和控制不良行为的出现，我中心重点抓了两项工作；
1、认真学习党的各项方针政策和党风廉政建设的有关规定，组织开展党风廉政专题教育。
2、定期分析本科室党风廉政状况，及时以现苗头、倾向性问题，有针对性地做好防范，提高本科室内干部拒腐防变能力。
在狠抓两项工作的同时，中心着重采取了三项措施：
1、严格依法依规进行政府采购过程中相关文件的审核备案，对违法、违规的条款要及时与采购办进行沟通，要求其给予纠正。
2、严格按政府采购原则和程序办事，依法、依规进行监督。
3、严格遵守党员领导干部廉洁自率的有关规定，不向任何个人和单位伸手。
经过八九月的进一步推进风险岗位廉能管理，采购中心工作取得了一定的成绩：
1、建立健全的程序严密，制约有效的运行机制，有效促进了惩防体系建设和《条例》的落实。
2、创新反腐倡廉工作方法，深化预防腐败制度建设，加大了治本力度。
物资采购风险 篇6
【关键词】物资采购；风险；防范措施
企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动，物资采购是企业经营的一个核心环节，是企业降低成本、获取利润的重要来源。企业的物资采购包括采购计划制订、采购审批、供应商选择、付款等诸多环节，由于受各种因素的影响，采购的各个环节中都存在各种不同的风险，正确合理的分析物资采购环节存在的风险，建立行之有效的物资采购防范措施，提高对企业物资采购风险的认识，加强对风险的控制与管理，可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
一、物资采购环节存在的风险
1．计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业停滞或资源浪费。企业物资采购部门及上报计划的单位，计划管理技术不适当或不科学，对市场价格及订购数量的预测不准、到货时间的安排不合理等原因导致采购数量、采购时间、运输计划、使用计划等与目标发生较大偏差，造成不必要的资金占用和增加仓储负担。
2．供应商风险。供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。一般采购活动都必须选择供应商，货比三家、物美价廉，这是每个企业都希望的结果。如果没有一套科学合理的供应商评价标准，并对此标准量化、分值化，选上不合适的供应商，会给企业带来损失是不可预料的。如一些供应商操纵投标环境，在投标前串通有意提高价格使企业蒙受损失。还有一种情况就是供应商提供的物资质量不符合要求，导致加工产品或检修项目未达到标准，给企业带来严重损失。
3．合同风险。合同风险主要体现在：一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某取些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。
4．验收入库风险。采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资、资金损失或信用受损。由于人为造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠、以次充好；在品种规格上货不对路不符合同要求等给企业带来损失。
二、物资采购风险的防范措施
企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关的管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效的控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。
议电力物资采购合同风险管理 篇7
1 电力物资采购合同风险的分类
1.1 品质风险
对电力企业物资采购成功与否的主要标准为物资能否准时被接收、所接收物资的数量与质量达标与否,因此,对电力企业而言,物资的品质是非常重要的。如果电力企业购置的物资质量较差,必然会严重影响电力企业的健康生产。
1.2 服务风险
在电力物资采购时,如果服务质量不达标,也会导致一些风险的存在。这些风险主要包括因采购无形服务导致的风险、因物资供应商服务质量较差导致的风险等。
1.3 交期风险
在电力物资采购时,如果能够保证物资交期的准确性,必然会有效地推动供应商产品交期的准确性及产品质量的提升。除此之外,还能够将送货及缺货的损害降到最小限度,从而有效降低运输所需成本。
1.4 存货风险
据相关调查研究发现,电力企业可能会由于各种问题(比如支援调度、预测失真、偶发性排程问题以及存货系统问题等)导致供应链受阻,从而导致无法存货风险的产生。
1.5 弹性风险
为了使得生产得以顺利进行,电力企业在生产之前一定要做好相应的预测工作,电力企业依照产品预测结果提供给供应商适当的物资订单。
2 电力企业物资采购合同风险管理措施
2.1 增强物资采购合同风险审计管理
为了使得电力企业物资采购合同风险管理工作得以顺利进行,必须要使电力企业内部审计水平得以提升,保证内部控制制度的健全与完善,从而有效降低合同风险发生的概率。要想提升电力物资采购合同风险管理水平,就需要做好以下3方面的工作:(1)电力企业应该对合同风险管理实际状况予以全面的了解,从而制订适当的内部审计管理办法,就电力物资采购合同风险管理的各环节予以明确规定和有效控制,从而为合同风险处理与研究工作的展开提供便利。(2)电力企业应该在严格遵循合同风险管理与审计规定的条件下,对物资采购合同各环节予以全程跟踪和审计监督。在审计工作中,一定要注意在事前对合同予以全面的把关,在事中对合同予以严格监督与审计,在事后将合同分向管理收尾工作做好,从而使得合同风险管理的整体性和全面性得到有效保证。(3)电力企业内部审计单位应该对大范围的合同投入和比较重要的物资采购合同投入更多的精力,开展专项审计工作,使得合同风险管理得以不断优化。
2.2 建立健全采购合同风险管理制度
物资采购合同风险管理制度的健全与完善,可以使得电力企业物资采购合同风险管理中各项工作在法律制度的保证下开展,从而使得合同风险管理制度的实行与贯彻得以有效保证。这样也可以使得电力企业物资采购合同风险管理工作可以在授权的条件下对合同予以有效的管理,使得管理的质量与效率有效提升。在建立健全物资采购合同风险管理时,电力企业一定要对其合同管理的内容予以不断完善,合同风险管理的授权、审计、监督以及责任等内容都应该在制度之中具有相应的规定。
2.3 重视采购合同签订前的监督
在签订物资采购合同以前,电力企业应该对物资供应方的资信情况予以全面的监督与管理,通过严密的程序,对供应方情况予以全面的了解。同时,还应该在对企业对物资实际需求予以准确考虑的前提下,对供应商予以合理的选择。在物资供应商给确定之后,在签订合同之前还应该对其予以考核,从而对供应商所提供商品的有关状况与供应商对合同的执行能力予以全面的了解,在全面的管理与监督之后,才可以与供应商签订合同,从而将物资采购合同的风险性降至最低,有效保证物资采供工作得以顺利进行,并且顺利完成。
2.4 管理采购合同履约流程
在物资采购合同签订之后,并不代表着合同管理的完成。这也是合同管理工作的新起点。在物资采购合同签订之后,合同双方就进入了履约的阶段。在这一过程之中的风险管理对整个阶段都具有非常重要的作用。这主要是因为电力企业物资采购合同风险管理并非是不变化的,其应该依照企业发展、履约环境和外部环境的变化予以动态风险管理。这样可以使得履约的过程得以全面规范,保证合同得以有效执行。在履行的过程之中,合同也可能会存在一些问题。为此,应该依照履约过程中外部环境与实际需要的变化予以适当的调整,及时发现并有效解决合同之中所存在的风险问题,从而使得合同得以有效履行。
2.5 提升采购合同风险管理人员的综合素质
为了使得物资采购合同风险管理的持续性和有效性得以有效保证,必须要有高素质人才的努力和支持。所以,电力企业应该特别重视人才培养的相关工作,对物资采购合同风险管理人员予以全面的培训与管理,使得管理人员的职业道德水平和专业素质得以不断提升。为此,电力企业应该对合同风险管理人员开展定期培训工作,从而使得管理人员的工作能力和专业知识水平得以有效提高。同时,电力企业应该打造一批职业道德素质较高的、专业素质过硬的综合型人才队伍,从而为电力企业的进一步发展提供重要的人才保证。
3 结束语
综上所述,电力物资采购合同风险管理对于保证电力企业安全运行具有非常重要的作用,科学、有效的电力物资采购合同风险管理能够有效保证电力企业获得更好的经济利益,能够有效推动电力企业健康发展。
参考文献
[1]游晓瑛.电力物资采购合同风险管理探讨[J].企业技术开发,2014(12):134-135.
[2]董付梅.电力物资采购管理流程探讨[J].中国电力教育,2012(11):118-119.
浅析企业物资采购的会计风险控制 篇8
一、企业物资采购潜在的会计风险分析
企业物资做好采购的会计风险控制,这既是对企业采购开展的全方位的监督与控制,同时也是增强物资采购物资质量、防范会计风险、增强企业物资使用效率的有效手段。
1.企业物资采购预算可能产生的会计风险。企业设立的物资采购部门要针对采购活动进行预算编制,物资采购预算编制若在准确性与合理性方面有所不足,则会使企业在下一步开展物资采购活动出现失误,表现为:其一,如因为物资的采购数量、物资的采购时间、物资的采购质量、物资的采购价格等方面和企业各个部门的实际需求产生差距而就此形成潜在的会计风险;其二,基于物资供应环境及价格的波动,如果企业物资采购预算在进行编制时未能及时注意到这些信息的变化,也会造成编制采购预算缺乏合理性和科学性;其三,企业物资采购预算编制方法、时间选用不当也会形成实际采购时潜在的会计风险;其四,物资采购预算未能合理预测采购的数量,造成采购物资数量不足或过度,进而占用资金或造成物资积压等等,以上均属于物资采购预算不合理产生的会计风险。
2.企业物资请求采购可能产生的会计风险。企业负责物资采购的职能部门及采购人员在向上级提出物资采购的请求时,若企业管理层没有充分掌握或了解物资请购制度,未经过核实就给予批示,则可能由于企业的请购制度和方法的不健全造成采购回不必要的物资,增加企业的资金占用,影响企业的生产经营。
3.物资验收入库的会计风险。企业把物资采购回来进行验收入库,这一过程可能产生人为因素导致的风险。负责物资验收的库管人员由于物资验收程序过于复杂加上欠缺必要的责任心,未能严格遵循企业物资验收制度的相关规定认真检查物资验收入库时的数量、型号、规格、价格及批号等,主观简化物资的验收入库程序而可能造成部分物资和采购合同内的相关规定不符,但却未被发现,而使得不合格的物资进入企业中,对企业未来生产造成影响,进而形成会计风险。
4.企业物资采购结算可能产生的会计风险。物资在经过验收入库以后就要支付货款,款项支付作为物资采购的后续工作,也是最容易产生会计风险的环节。企业支付物资款项一定要根据相关付款制度开展严格的审核、校对,确保无误方可进行付款操作。但因为部分企业本身就没有制定完整的款项支付程序,加之付款监督与控制机制不完善,所以极有可能发生因款项错付或漏付引发的会计风险。
二、防范企业物资采购会计风险的有效途径
1.提高物资采购预算的有效性与合理性。企业在开展物资采购预算的设计与编制时,首先要认真收集内部不同部门在未来某段时间内相对准确的物资需求数量及物资需求种类,确保根据实际情况编制物资采购预算,防止占用资金而对资金使用效率造成影响。企业编制物资采购预算时,还要组织内部相关职能部门共同针对预算进行会审,确保初步编制的物资预算能够与基本需求相符,随后再仔细核对、修订,确保无误以后交由企业财会人员审核后再交由管理层审批后形成最终预算。
2.提升采购合同管理质量。首先,要想提升采购合同管理质量,就必须确保物资采购合同详细列明物资名称、物资数量、物资质量、物资价格、物资到货期限、物资支付方式、物资运输途径及最终违约责任等,只有全面细化合同的具体规定,才能有效避免遗漏而做到对因合同而产生的风险进行防范;其次,企业必须派遣专人来管理物资采购合同,只有专人负责合同管理才能确保物资采购合同的保存、分类、归结、信息整理及到期支付等工作可以有条不紊地开展,为企业防范会计风险提供基础保障;最后,企业对于尚未正式签约的采购合同,要尽可能详细地调查合作企业以确保物资合同的安全性,防范遭遇合同诈骗。
3.认真做好物资的验收入库工作。企业在物资验收入库工作时如果发现一些物资与采购合同中的明文规定有所差距,则一定要采取措施阻止质量、批号或价格有问题的物资入库,同时在第一时间内和供应商进行协商解决方案;同时要认真核对合同物资的交付情况,确保实际验收入库的物资与合同规定相符,并及时做好验收入库记录,确保日后发生疑问时有案可查;另外,对于无法入库的不合格物资同样进行详细记录,为日后与合同方协调解决提供现实依据。
4.确保采购结算无误,加强会计风险控制。企业要提升物资采购结算的准确性,加强物资款项支付的监督与控制。企业物资采购结算作为本身防范会计风险的最核心环节,也是企业保障自身利益不受损害的最后屏障,加强采购物资的会计风险控制要求企业做好以下工作:一是准确核对采购物资的数量、单价及总价款,及时掌握物资采购的结算进度,确保及时支付款项的同时发生多付或迟付;二是制定完整的物资采购款支付流程,并确保严格遵循支付程序进行物资款的支付;三是财会部门在支付前必须做好相关凭证的审核,确保各类原始凭证完整、真实后方可进行支付。
摘要：企业物资采购活动与会计风险控制有着内在的关联,只有做好会计风险控制才能确保企业若发生采购物资会计风险时可以及早、快速地解决问题、减少损失。文章分析企业物资采购中可能发生的各种会计风险,提出有效的防范建议。
物资采购风险 篇9
1 物资采购企业廉洁风险防控管理中的问题
目前, 虽然物资采购企业创建了廉政防控管理体系, 创建了完好的多方联动、上下联合的领导体制及工作体制, 令企业的总负责人、领导人的工作都受到纪检部门的监督。但是, 企业还必须寻求廉洁风险点, 并针对风险点设定预防措施, 如, 需要以企业运转的重要环节及部门为核心, 掌握其岗位的责任以及权限, 理清工作流程, 进行风险评估, 创建责任提醒机制以及追究机制, 才能有效解决企业中以权谋私以及贪污受贿的状况[1]。
对于物资采购企业风险防控管理体系建设而言, 还具有一些问题。其一, 有的企业对反腐倡廉建设的重要性意识不足, 在执行物资采购企业的风险防控管理机制建设当中, 需要将反腐倡廉工作置于首要地位, 而且必须坚持不懈。其二, 有的物资采购企业在廉洁防控管理方面欠缺具体的工作方法。对于工作的落实, 并未找出真正的工作目标以及工作重点, 相对的载体也较为欠缺, 令企业的廉洁建设并未与生产经营良好结合, 令岗位廉洁风险骤增, 长期下去, 还会增加企业廉洁的风险, 加快违纪状况的出现。其三, 有的物资采购企业欠缺良好的渠道以及物质保障。监督工作欠缺目标, 为权利运转形成阻碍, 进行监督的保障制度不够详细, 也成为了令监督力量降低的原因所在。最后, 工作氛围欠缺群众的拥护及参与。有的物资采购企业中的员工并未积极投入到廉洁风险防控体系当中, 认为反腐倡廉仅仅是企业领导干部的工作, 并未将自身融入其中。企业欠缺权利运转的公开制度, 这也导致企业较难构成群众参与的工作机制[2]。
2 物资采购企业廉洁风险防控管理的对策
2.1注重做好教育防控
需要通过教育机制, 凸显廉政教育的经常化、制度化。细心制定廉政教育的年度及月度规划, 有效设定教育内容, 强化记忆、随时警醒, 不断讲, 时时讲, 创造出防微杜渐的管理方式。在强化正面引导的状况下, 特别重视加强警示教育, 通过周围案件教育大家。对企业中出现的所有违法乱纪事件, 需对其案件原因进行深刻分析, 找出管理遗漏。定期组织主要岗位人员在看守所、监狱接受警示教育, 提高党员领导干部警戒意识。注重加快廉洁文化建设, 提高正面宣传引导力度, 让健康向上的廉洁文化占据思想领域。
2.2 注重抓好制度防控
制度防控主要在于完善所有规章制度方面。首先, 主要通过业务流程, 执行权利分解机制。对具备审批权的部门以及管理部门执行权力分化制, 制定相应的约束制度, 避免出现个人以权谋私的现象。其次, 注重抓好业务制度及廉洁从业制度建设。需以物资采购供应链为核心, 将主要的制度建设完善, 令所有业务环节均具有相应制度, 不遗留空白。再次, 重视加强对供应商管理制度的建设。对涉案的供应商及人员采取黑名单制度, 完善并实施供应商管理制度, 注重栽培战略供应商及主力供应商, 严格掌控供应商准入, 提高监督考核力度。最后, 创建完善企业内部违规违纪职工惩罚制度。并且, 制度防控需要强化制度执行的力度。制度主要源于执行力, 再好的制度如果不执行, 均与无制度相同。对于制度执行而言, 需做到人人平等, 领导干部需带头遵守制度、执行制度[3]。
2.3 极力抓好监督防控
权力一旦失去监督, 则会出现腐败现象。强化监督检查成为了加快制度执行的良好保障, 也成为了杜绝腐败的主要措施, 更成为廉洁风险防控管理的重要所在。必须严格执行监督检查, 才会保障廉洁风险机制, 通过严谨的监督进行管理, 谨防权力失控、行为失当、决策失策。首先, 需强化内部监督。统筹监督力度, 加强内部监督。应当公开物资采购业务, 执行网上巡视等各种监督审查方式, 创建全面的监督体系, 对企业内部监督十分有利, 以此提升廉洁风险防控的能力。其次, 加强外部监督。注重加强群众监督, 透过群众监督加快权利运转。对所有岗位人员的职责权限、权利运转、廉洁风险等进行监督。并且, 需提高对案件的查办力度。审查违纪违法案件, 不但具有治标的作用, 也起到治本的功效。
3 结语
总而言之, 必须及时应对市场变化, 注重执行科学理性采购, 稳抓管理创新, 强化过程控制, 强化对物资采购所有环节的管理, 才可以将物资采购风险降至最低, 以此提升企业物资采购的效益。
参考文献
[1]颜东.企业物资采购风险及其管理防范[J].当代经济, 2010, (21) :23-24.
[2]攀延征.企业物资采购风险与控制[J].煤炭经济研究, 2010, (12) :52-54.
物资采购风险 篇10
内部控制的流程主要包括销售与收款、采购与付款、生产与存货以及货币资金的流程。由此可见,物资采购是内部控制流程的重要环节,而且它通常是作为企业开始运作的第一个环节,也是企业物资管理的重要内容。电网企业作为关系到国计民生的重要行业,研究电网企业内部控制的物资采购风险管理,合理规划物资采购的内部控制流程,有助于有效地降低电网企业物资采购的成本,防止国有资产的低效使用和资产流失。只有这一步做好了,才能积极引导电网企业的其他内部控制风险控制流程和防控相关风险。因此,电网企业在电网建设、改造等运行过程中加强对内部控制采购风险的管理是电网企业财务管理的一个重要内容。
二、电网企业物资采购内部控制风险概述
1. 采购预算相关的风险
由于整个电网企业的工程量大、人员多、领域广等特点,使得电网企业采购预算的设计、执行和控制先得比较粗糙。采购预算相关的风险主要包括三个方面。第一,预算编制风险,包括预算编辑的程序不合理、预算编制内容不合理以及预算执行的无效或低效率。如果在预算编制前,没有经过充分的考察、调研和论证,预算制定过程中缺乏科学的方法和严肃认真的态度,那么制定的预算内容就会比较粗糙和不够详细,没有充分的理由做支撑。在根据预算进行资源分配的时候就缺乏相应科学合理的依据,从而导致资源分配方面的不合理和浪费。预算内容的不合理也可能导致预算执行过程中的反复修改和不断调整。预算编制和预算执行中的这些缺陷都会影响电网企业各个部门的员工积极性和工作效率。这些风险的原因其实归根到底都会体现在电网企业对预算工作的重视程度和是否认真的态度两方面。第二,采购预算的人员、部门配合的风险。在全面的预算管理过程中可以采用自上而下,也可以采用自下而上的方式,自上而下就是总公司会制定总体预算,然后总预算分解到公司的其他部门,自下而上的方式就正好相反。在这一过程中,整个电网企业的预算人员沟通和协调程度要求较高,如果不能达到要求的程度,很容易造成总预算和分预算、分预算之间的脱节现象,无法达到预算设计和执行的预期效果。第三,预算评价体系没有设立或设立不合理。预算的执行力度以及执行的效果,在很大程度上取决于是否存在包括专门的预算评估机构、预算执行的力度等内容的预算评价体系是否完善。如果预算评估不能奖惩分明、进行实质性的事前分析和事后剖析,就容易形同虚设,缺乏预算实际执行的约束力。
2. 采购招标合同相关的风险
根据国家的相关规定,电网企业采购固定资产金额在20万以下的、20―50万之间、50万以上的分别应当是自行询价、指定公司进行招标、通过国家电网公司招标的方式进行采购。其他物资,金额大的也需要采购,金额小的可以自行购买。由于电网企业在物资采购方面涉及的品种多、数量多以及金额巨大的特点,在采用招标的方式找到相应的供应商之后,继而就是签订合同,因而对于招标评审会存在风险,在合同的拟定、变更、解除过程以及纠纷处理方式方面,可能存在着没有明确约定或约定不明确的地方。总之,不管采购形式是否按照规定是否采用招标的方式,对于金额较大的采购活动,都应当采用合同管理的方式来进行,在合同签订后必然可能会存在一些矛盾和纠纷,从而带来相应的风险。
3. 控制活动相关的风险
控制活动是电网企业内部控制的要素之一,是保证控制目标得以实现的程序、手段以及政策,主要包括实物控制、业绩评价以及授权等内容。控制活动存在的风险主要是两个方面。第一,内控控制活动是否有效。制定了相关的控制活动并不等于就能够有效地执,当然如果控制活动的设计本身就存在重大缺陷的话,就必然会使得执行的有效大打折扣。比如,制度规定的不明确、相互重叠或相互矛盾,则会影响单位内部员工的工作效率。同时,职责分工不明确,在业绩评估时相互推脱责任,也可能出现越权审批这样恶劣的情形。第二,不相容职位不分离的风险。如果不相容职位不分离,这样电网企业内部无法形成有效的牵制,直接的后果就是会出现舞弊风险。比如,电网企业采购物品活动中应当将请购、验收和付款由不同的员工承担。比如,采购物品的记录者、保管者以及使用者也应当有不同的员工承担。如果这样的安排不能够满足,势必在物资采购过程中就无法形成相互制约、各尽其责的工作机制,必将加大控制活动的风险。
三、电网企业物资采购内部控制风险防范策略
1. 加强物资采购预算的风险管理
根据电网企业的特点,其物资采购具有涉及的采购产品、数量和总金额大的特点,在电网企业的采购预算活动中,会安排专门人员负责收集、整理、归档预算方面采购信息的工作。物资采购的规模越大,相应需要的人员就越多。因此,在加强物资采购预算的风险管理方面,需要做好以下几点。首先,加强对预算人员的培训、审核和监督工作。由于整个预算涉及的人员多,业务水平也参差不齐。需要在整个预算过程中开展有关预算编制等管理方面的培训,在预算管理的过程中加强对预算工作的审核和监督,控制与之相关的预算风险。其次,加强预算部门之间以及人员之间的有效沟通。预算涉及的部门和人员多,如果缺乏有效的沟通渠道,也会给物资采购预算管理带来低效传递和错误执行的风险。为了建立预算管理中的有效沟通机制,可以设置相应的沟通制度,以保证电力企业预算管理中的采购信息能够及时、顺畅和准确地在相关部门和相关人员之间传递、记录和执行。再次,需要建立电网企业采购预算的分析体系。在事前充分考虑在预算执行中可能遇到的问题和处理方式,事后要将实际执行结果与预算情况进行比较分析,设立专门的机构或部门,也可以在财务或审计部门设立这样的机构或部门,分析预算与实际存在差异的原因并提出相应的改进措施。建立相应的奖惩措施,预算执行情况好或不好的分别给予相应的奖励和处罚。最后,针对预算管理相关的内容,需要做出相关的记录资料。这些记录资料包括每笔预算的支出。金额小的预算、金额大的预算、常规预算、非常规预算分别经怎样的授权;对预算的审核和监督情况及说明;审计预算分析的规则、结果及其奖惩措施。通过这些记录,应当能够监督和督促预算人员更加严格的执行预算程序。
2. 建立健全的风险管理业务流程
由于采购物资的金额巨大,在采购物资的业务流程就显得尤为重要。不同的企业采购业务流程会有所不同。通常的一般企业,采购业务流程是:①请购;②编制订购单;③验收商业;④储存已验收的商品;⑤编制付款凭证;⑥确认、记录负债;⑦付款;⑧记录现金、银行存款支出。对于电力企业的物资采购业务而言,应当建立起严格的采购审批内部控制制度,各部门或总公司应根据实际发展的需要和提出各自的物资需求申请,属于预算内的情况按照预算审批的规定来执行,不属于预算范围内的,要经过相应的具有批准权限的人审批通过才可以。这些内控流程应当在我国电网企业得到有效的实施和执行,建立健全的风险管理业务流程,保障电力企业的资金安全和采购物资的效率。
3. 构建采购预算的风险评估体系
为了加强我国电网企业内部控制的物资采购风险管理,需要构建健全的采购预算风险评估体系。这个体系的构建要求在国家电网企业中设置绩效评估机构和内部审计机构。在采购预算编制之前需要充分地对市场进行调查,考虑各种导致采购预算风险的各种因素,这些因素可能是行业、国家政策、产品的性能和质量等因素变化的结果。为了加强对预算考核的分析,需要对总体预算进行分解,分解总预算到生产销售的各个部门和人员,将责任落实到各部门和各人员,权责分明,从而对预算情况进行有效的评估。通过构建预算管理的评估体系的构建,来达到防控电网企业内部控制的物资采购风险的目的。
4. 采购合同的风险管理控制
根据我国物资管理部门的规定,采购物资在招标的时候应当将标准化的招标合同文本放入招标文件中,如果有需要修改的部分应当标出并加以解释说明。由于采购物资的数量、金额巨大,且具有复杂性和专业性的特点,所以应当在招标过程中对招标流程和双方的权责利做出明确规定,保证投标过程的效率与公平。在签订采购合同的时候对采购价格的变动、采购物品的质量、商品供应安排和流程、付款方式和流程等事项也做出明确的规定,保证整个合约的流程和合同发生实质性变更时,有积极主动的应对措施。此外,为了防范采购合同带来的相关风险,电网企业应当建立一套健全的合同管理业务流程制度并严格执行,在该业务流程中对当事人的权利义务和责任、合同中可能发生的常规或非常规事项等做出明确规定,以达到减少采购合同风险的目的。
参考文献
[1].吕振波.A电网公司物资采购的内部控制研究.河北大学,2014.
[2].高正平.电网企业电力物资采购风险管理.物流技术,2005(10)
[3].杨伟坚.电网企业电力物资采购风险管理.中国电机工程学会第十三届青年学术会议论文摘要,2014(10).
物资采购风险 篇11
【关键词】高校 物资采购 廉政
一、引言
建立健全高校物资采购的监督制约机构是推动高校党风廉政建设和反腐败斗争，建立高校惩治和预防腐败体系的重要内容。2008年三委部《关于加强高等学校反腐倡廉建设的意见》（教监〔2008〕15号）从规范管理角度，明确要求各高校“设立学校部采购机构，统一组织实施对仪器设备、教学器材、药品、医疗器械、教材图书等大宗物资的采购”，高校成立集中采购机构，进行规范化管理，是内在发展的需要。近年来，中山大学对加强高校物资采购廉政风险防控工作做出了有益探索，具有一定的理论研究价值和指导现实工作意义。
二、中山大学采购的基本情况
为了规范采购行为，节约成本，降低廉政风险，2000年《招标投标法》施行后，中山大学成立招投标工作领导小组，试行校内招标，2003年成立招投标管理中心，实行校内集中采购。经过多年的探索，采购整体运行良好。
目前，中山大学采购分为校内集中采购和分散采购两部分。其中集中采购是指预算价20万元以上的工程类、10万元以上的货物和服务类等项目，无论其经费来源，由学校招投标管理中心负责集中采购。在集中采购中，学校执行汽车采购直接向教育部或广东省直单位公务车辆协议供货代理商协议供货，100万元以上的新建扩建工程按广东省规定由广州市建设工程交易中心进行组织招标投标，100万元以上须经国际招标方可采购的进口仪器设备由学校委托具备国际招标投标资格的招标代理机构负责招标采购。分散采购包括20万元以下的工程类、10万元以下的服务类由相关职能部门实行货比三家自行采购，以及单台（套）800元以上至10万元以下或批量20万以下的仪器设备，通过学校自主研发的网上竞价系统进行采购。
三、中山大学加强物资采购廉政风险防控的具体做法
1.创新机制，实行招标采购的管采分离
2003年3月中山大学成立副处级建制的独立采购机构——招投标管理中心，履行“采购职能”，负责全校范围内以任何经费来源采购预算价在10万元及以上所有项目的招标组织工作，成为全国最早实行“管采分离”机制的高校之一。设备与实验室管理处、基建处、总务处、房地产管理处和财务与国有资产管理处等职能部门履行“管理职能”，负责项目预算申报、审批、立项、验收等；监察处、审计处、校工会等监督部门履行“监督职能”，参与各个环节，实现管采、采用、管监、采监分离。所有招标采购工作均在招标工作领导小组领导下进行，实现良好运转。
2.强化制度，实行规范化采购
中山大学以建立健全制度为中心，使学校采购工作有章可循，制订了十几项、涵盖六个方面的采购制度：招标采购基本制度、工作流程规范、工作纪律规定、责任追究制度、中标结果公示和公告制度以及其他采购制度，形成了相互衔接、良好运行的制度规范。不仅规定了招投标工作各个程序环节，从受理职能部门移交的招标项目，到招标公告信息的发布、采购文件制作与发售、开标、评标和定标及成交结果的公示与公告的操作规范和具体时限都予以明确要求；同时，规范了校内部门的零星采购，严肃了违反学校采购制度的责任追究。
目前，中山大学校内集中招标采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等5种，用户可以根据其采购项目的性质申请使用其中任何一种采购方式，拟采用特殊采购的项目，须经五道审批程序：①用户提出申请（附市场调查情况等材料）——②用户单位审核同意——③报相应职能部门审核——④招投标管理中心视项目的性质征询专家意见——⑤报学校招投标工作领导小组审批。对确定采用公开招标方式采购的项目，由招投标管理中心拟定招标公告，经职能部门或用户单位签字确认后，在http：//bidding.sysu.edu.cn/上对外发布正式招标公告。公告上公示的开标时间前24小时内，招投标管理中心在监督部门的监督下，从学校专家库中电脑抽签确定评标专家。开标时，在监察、财务、工会等监督下，职能部门和用户单位代表列席开标或谈判会，评标小组独立评标，学校授权专家组直接确定排名第一的投标人为中标人，排除有的再上报学校招投标工作领导小组讨论确定而出现另择他人的可能。评标结果将在网上即时公示公告，公示内容广泛，包括仪器设备的具体型号配置、数量、产地、服务年限以及其他优惠条款等，公示期3天，对结果有疑问的供应商可实名向监察处书面提出，监察处在7天内核实情况并予回复。在项目论证、评标谈判以及项目验收等阶段，最大限度发挥专家的决策把关作用，实行专家组负责制。其中，在验收阶段，专家组按照中标人投标承诺逐项验证技术指标和参数，并将未能通过验收的情况及时反馈到招投标管理中心，中心根据专家意见对供应商予采购列入不良记录名单、在网上通报或停止他们在一至三年内参加学校及附属单位的招标采购活动。
中山大学从2004年起先后三次以学校文件方式在校内外广泛征集专家，目前各类在库专家超过1500人，并与华南理工大学800多人专家库实现共享。必要时，还可以从一些合作的负责中山大学国际招标采购业务的招标公司专家库中抽取专家。此外，根据建设部标准施工招标文件和广东省政府采购货物招标文件等范本，并结合学校合同管理和财务法律方面等要求，按采购方式、项目类别和性质等，中山大学不断完善招标采购文件范本，并实行合同由财务处、审计处、职能部门和法律事务所等共同审定通过，确保规范化管理。
3.建立网上竞价平台，创新零散物资的采购方式
零散物资采购是高校采购中的主要矛盾集中处，有80%的投诉发生在小额采购中，且零散物资采购存在一放就乱、一统就死的难点，成为各高校多年来的管理瓶颈。为解决此难题，经过多年的调研与实践，2003年中山大学自主研发了“高校仪器设备网上竞价系统”，其设计理念是将长效制约机制引入系统运行机制之中以实现持久的阳光性，利用计算机与现代网络技术和改进和优化采购管理流程实现高效率，引入广域开放式的市场竞争机制，实现了成本节约，以评价制约体系实现了质量控制和售后服务问题。较好地实现了高校物资采购四大矛盾要素（阳光、高效、节约、质控）的一体化解决，成为政府询价采购在网络时代的新发展。
系统设计按使用角色分为申购用户、职能管理、供应商投标和监察四大端口，各端口相互独立。各用户角色共同参与，职责分明，内部流程有机结合。工作主线是申购人申购、竞价、初选供应商和履约，其间经供应商充分竞价投标和职能部门审核，监察部门通过监察端可查看每单详细情况。若用户申购初选符合规则要求，系统将自动审批，实现零审批时间。该系统还建立质量及售后服务评价体系，缺乏诚信的供应商一旦被列入黑名单，就被系统内所有共享单位封杀。
系统从2003年6月启用至今，已经过8年多的不断改进和完善，现已升级到“网上竞价”采购管理共享平台V3.2版，目前已有52个高校竞相引进了该系统。该系统基本完成中山大学10万元以下设备采购量的80%，大大节省了采购过程人力成本、资金成本、时间成本和廉政监督成本。其中，人力成本约节省4/5，资金成本按中山大学的网上竞价年采购量约1亿人民币计算，每年节省的采购成本约为800万，节约资金率8%左右。
4.实行电子化管理，推行绿色招标采购
中山大学积极推行“OA”自动化办公系统，不断改进完善招投标网上进程管理系统，在招投标进程管理系统中，用户对采购项目的公告和招标文件确认，非公开招标方式的申请、审批等所有工作均可通过网络进行直接操作，用户单位和老师、监督部门、职能部门通过该系统可以实时跟踪和监督项目招标采购工作进度情况，减少用户老是来回递交招标书面资料的麻烦，缩短采购周期，提高了工作效率。此外，目前中山大学已全面推行电子采购文件，所有项目的招标采购文件均以电子文件方式发售，节约纸张，避免环境污染和资源浪费。
5.严格监督，实行阳光采购
（1）合理划分权限，强化权力制约
绝对的权力导致绝对的腐败，要有效防止权力滥用， 就必须加强权力的制约与监督。在招标采购中，中山大学严格职权划分和不相容岗位的分离，形成决策权、执行权和监督权相互制约又有效运行的权力运行机制。以中山大学的仪器设备采购流程为例，申请、论证、审批、采购、合同验收、固定资产管理分别由不同的处室、工作岗位负责，监督部门参与其中，如图1示：
（2）加强电子监察，提升监督效果
中山大学建立了评标会场的影音监控和通讯屏蔽两个系统，其中影音监控系统可以对评标或竞争性谈判会议进行全部监控和录像录音，在多个会议室同时评标时，监督部门和主管领导可以通过网络实时察看会场情况，减少监督人员的现场派驻，遇有投诉质疑时可以回放当时评标情形。在通讯屏蔽系统开启下，所有与会人员的手机信号均被屏蔽，如确有需要对外联系，须通过指定的固定电话。这两个系统的启用，严肃了与会人员的言行和评标纪律，避免评标过程受到干扰，提高了评标工作质量和效率。
（3）整合监督力量，发挥监督合力
中山大学采购监督的主体主要有：招标工作领导小组、监察部门、审计部门、财务部门、工会教代会、各职能部门、教职工用户、评标专家、（潜在）投标人等。其中招标工作领导小组主要负责全校范围招投采购工作的宏观监督，而审计、监察等专门监督机构，主要负责招标采购过程的监督，财务部门主要负责预算、支付等方面的监督，工会教代会代表广大教职工重点加强对基建工程和大宗物资采购的监督，而用户、评标专家、投标人等则主要对参与项目的直接监督，各监督主体共同参与招标采购的不同环节，有效发挥监督合力。
系统设计按使用角色分为申购用户、职能管理、供应商投标和监察四大端口，各端口相互独立。各用户角色共同参与，职责分明，内部流程有机结合。工作主线是申购人申购、竞价、初选供应商和履约，其间经供应商充分竞价投标和职能部门审核，监察部门通过监察端可查看每单详细情况。若用户申购初选符合规则要求，系统将自动审批，实现零审批时间。该系统还建立质量及售后服务评价体系，缺乏诚信的供应商一旦被列入黑名单，就被系统内所有共享单位封杀。
系统从2003年6月启用至今，已经过8年多的不断改进和完善，现已升级到“网上竞价”采购管理共享平台V3.2版，目前已有52个高校竞相引进了该系统。该系统基本完成中山大学10万元以下设备采购量的80%，大大节省了采购过程人力成本、资金成本、时间成本和廉政监督成本。其中，人力成本约节省4/5，资金成本按中山大学的网上竞价年采购量约1亿人民币计算，每年节省的采购成本约为800万，节约资金率8%左右。
4.实行电子化管理，推行绿色招标采购
中山大学积极推行“OA”自动化办公系统，不断改进完善招投标网上进程管理系统，在招投标进程管理系统中，用户对采购项目的公告和招标文件确认，非公开招标方式的申请、审批等所有工作均可通过网络进行直接操作，用户单位和老师、监督部门、职能部门通过该系统可以实时跟踪和监督项目招标采购工作进度情况，减少用户老是来回递交招标书面资料的麻烦，缩短采购周期，提高了工作效率。此外，目前中山大学已全面推行电子采购文件，所有项目的招标采购文件均以电子文件方式发售，节约纸张，避免环境污染和资源浪费。
5.严格监督，实行阳光采购
（1）合理划分权限，强化权力制约
绝对的权力导致绝对的腐败，要有效防止权力滥用， 就必须加强权力的制约与监督。在招标采购中，中山大学严格职权划分和不相容岗位的分离，形成决策权、执行权和监督权相互制约又有效运行的权力运行机制。以中山大学的仪器设备采购流程为例，申请、论证、审批、采购、合同验收、固定资产管理分别由不同的处室、工作岗位负责，监督部门参与其中，如图1示：
（2）加强电子监察，提升监督效果
中山大学建立了评标会场的影音监控和通讯屏蔽两个系统，其中影音监控系统可以对评标或竞争性谈判会议进行全部监控和录像录音，在多个会议室同时评标时，监督部门和主管领导可以通过网络实时察看会场情况，减少监督人员的现场派驻，遇有投诉质疑时可以回放当时评标情形。在通讯屏蔽系统开启下，所有与会人员的手机信号均被屏蔽，如确有需要对外联系，须通过指定的固定电话。这两个系统的启用，严肃了与会人员的言行和评标纪律，避免评标过程受到干扰，提高了评标工作质量和效率。
（3）整合监督力量，发挥监督合力
中山大学采购监督的主体主要有：招标工作领导小组、监察部门、审计部门、财务部门、工会教代会、各职能部门、教职工用户、评标专家、（潜在）投标人等。其中招标工作领导小组主要负责全校范围招投采购工作的宏观监督，而审计、监察等专门监督机构，主要负责招标采购过程的监督，财务部门主要负责预算、支付等方面的监督，工会教代会代表广大教职工重点加强对基建工程和大宗物资采购的监督，而用户、评标专家、投标人等则主要对参与项目的直接监督，各监督主体共同参与招标采购的不同环节，有效发挥监督合力。
系统设计按使用角色分为申购用户、职能管理、供应商投标和监察四大端口，各端口相互独立。各用户角色共同参与，职责分明，内部流程有机结合。工作主线是申购人申购、竞价、初选供应商和履约，其间经供应商充分竞价投标和职能部门审核，监察部门通过监察端可查看每单详细情况。若用户申购初选符合规则要求，系统将自动审批，实现零审批时间。该系统还建立质量及售后服务评价体系，缺乏诚信的供应商一旦被列入黑名单，就被系统内所有共享单位封杀。
系统从2003年6月启用至今，已经过8年多的不断改进和完善，现已升级到“网上竞价”采购管理共享平台V3.2版，目前已有52个高校竞相引进了该系统。该系统基本完成中山大学10万元以下设备采购量的80%，大大节省了采购过程人力成本、资金成本、时间成本和廉政监督成本。其中，人力成本约节省4/5，资金成本按中山大学的网上竞价年采购量约1亿人民币计算，每年节省的采购成本约为800万，节约资金率8%左右。
4.实行电子化管理，推行绿色招标采购
中山大学积极推行“OA”自动化办公系统，不断改进完善招投标网上进程管理系统，在招投标进程管理系统中，用户对采购项目的公告和招标文件确认，非公开招标方式的申请、审批等所有工作均可通过网络进行直接操作，用户单位和老师、监督部门、职能部门通过该系统可以实时跟踪和监督项目招标采购工作进度情况，减少用户老是来回递交招标书面资料的麻烦，缩短采购周期，提高了工作效率。此外，目前中山大学已全面推行电子采购文件，所有项目的招标采购文件均以电子文件方式发售，节约纸张，避免环境污染和资源浪费。
5.严格监督，实行阳光采购
（1）合理划分权限，强化权力制约
绝对的权力导致绝对的腐败，要有效防止权力滥用， 就必须加强权力的制约与监督。在招标采购中，中山大学严格职权划分和不相容岗位的分离，形成决策权、执行权和监督权相互制约又有效运行的权力运行机制。以中山大学的仪器设备采购流程为例，申请、论证、审批、采购、合同验收、固定资产管理分别由不同的处室、工作岗位负责，监督部门参与其中，如图1示：
（2）加强电子监察，提升监督效果
中山大学建立了评标会场的影音监控和通讯屏蔽两个系统，其中影音监控系统可以对评标或竞争性谈判会议进行全部监控和录像录音，在多个会议室同时评标时，监督部门和主管领导可以通过网络实时察看会场情况，减少监督人员的现场派驻，遇有投诉质疑时可以回放当时评标情形。在通讯屏蔽系统开启下，所有与会人员的手机信号均被屏蔽，如确有需要对外联系，须通过指定的固定电话。这两个系统的启用，严肃了与会人员的言行和评标纪律，避免评标过程受到干扰，提高了评标工作质量和效率。
（3）整合监督力量，发挥监督合力
物资采购风险 篇12
关键词：物资采购,风险,控制
近几年,大经济环境下的市场竞争日趋激烈,石油企业在生产经营过程中发生各种风险的概率也随之不断上升,而生产资料的采购是关系到企业成本控制的重点项目之一,随着物资买方市场的形成与完善,买方与卖方为了追求各自利益,不良竞争现象在经济来往中时有发生,企业就会面临物资采购风险。因此,为了保证企业生产建设的顺利进行并不断提高企业的盈利水平,认真分析物资采购过程中的风险,制定出相应的管理控制措施、不断增强风险防范意识,是企业在经营及环境变化中不可回避的重要课题。
一、物资采购存在的风险分析
从油田企业物资采购过程来看,物资采购的风险主要分为外部风险和内部风险两大类。
1. 物资采购的外部风险。
(1)产品生产企业之间的不断竞争,导致产品质量不稳定带来的风险。当一个供应商在企业有了强大的市场份额与知名度后,往往成为后来者进攻的标榜,后来者既是为了抢夺市场地位,同时也是为了让自己成为市场关注的焦点。企业之间的恶意竞争,难免会采取不正当手段,这样就不可避免地使产品生产企业为了竞争而忽视产品质量。(2)少数供应商缺乏诚信带来的风险。为了建立稳定的供应商队伍,每个企业都建立了供应商管理办法。作为企业战略合作伙伴的供应商,一般都经过了层层筛选、资格审查等,而且多数供应商是可信赖的,能够及时、保质、保量地提供企业所需要的生产物资。但是,任何企业都不可能保证供应商队伍是完美的。那些为了自身利益而采取不正当竞争手段的供应商给物资采购带来了潜在的风险。(3)合同条款存在的一定漏洞带来的风险。有交易就有风险。一个企业的物资采购交易行为主要是由合同来规范的,所以其面临的最大风险就是合同条款中的种种陷阱,尤其是在对方缺乏履行合同的诚信时,大量无效和内容不规范的合同就会给油田造成巨大的经济损失。
2. 物资采购的内部风险。
(1)部分专业技术部门可能指定供应商或产品品牌带来的风险。根据有关制度规定,物资采购有着严格的管理体制与业务流程,包括采购方式、采购渠道、采购价格等。但在实际操作过程中,个别单位的个别人员有时由于部门利益与本位主义作祟,为了提高自己的地位、显示在物资采购中的作用,从表面上按照物资采购供应业务的流程进行,但私下却与某些供应商串通,进行暗箱操作,把物资招标当作一种形式对待,认为本部门确定的供应商或者产品品牌必须使用。这种只顾自身利益、不顾企业利益的做法是不可取的,如果供应商诚实守信,可能不会出现什么问题,但如果供应商认为已经与某部门私下达成协议从而不顾产品的质量,那将会影响企业正常的生产经营活动。(2)合同部门对合同的审核把关不严带来的风险。物资采购交易的实现是通过合同来履行的,合同的审核对于物资供应的及时率、有效率等有着举足轻重的作用,是对物资采购进行全过程监督的主要方式。如果合同管理部门对合同的审核把关不严,会给供应商在签订供货合同时提供可乘之机,或者供货质量不符合要求,或者供货不及时,影响企业的正常生产等等。(3)质量检验部门可能会疏于职守带来的风险。物资采购的末端环节就是质量检验,即物资验收。这是生产物资运用到生产前的关键环节。如果物资验收部门抱着采购冲在前,验收打照面,问题一出现,推诿就过关的敷衍思想,就有可能使假冒伪劣产品轻易地流入企业的生产环节,给采购单位或用户造成经济损失,关键产品还可能酿成生产事故。因此,质量检验部门不忠于职守同样存在着风险。(4)管理制度执行不力带来的风险。目前由于市场机制不完善,导致市场运作不规范,企业采购不同程度地存在着不规范行为,物资管理缺乏必要的制度约束和监督,或者是制度在一些管理者眼里是“聋子的耳朵”———摆设,仍然我行我素,不把管理制度当回事。如果监管部门缺少对物资管理制度执行力度的检查,对严重违规情况不给予严肃处理,管理制度执行不力同样会为企业生产带来一定的风险。(5)物资管理人员的素质不高带来的风险。管理者是决定工作成败的主导因素。由于物资采购方面的漏洞相对于其他岗位而言更为隐蔽,从而使一些人铤而走险,置企业的利益于不顾,利用手中的权力,舍近求远,舍低求高,舍好求次;甚至有的为了满足个人私欲,在采购过程中吃回扣,向供应商索要钱物,损公肥私,贪污腐败,置党纪国法于不顾,走上经济犯罪的道路。这些现象不仅害了管理人员自己的前途,更重要的是会给企业的生产经营带来风险。
二、物资采购风险的管理及控制措施
物资采购存在的风险既然可以预测到,那么在管理制度健全的情况下,提前采取有效的控制措施,是可以避免的。
1. 建立完善的物资管理和业务流程审核体制。
物资采购包括采购前的制订采购计划和采购结束后物资使用等各个环节,但重点是制订采购计划、签订采购合同及质量验收和合同的履行。对计划的监督是要保证计划的合理性、可信度和准确性。主要包括两个方面:一是需求计划提报及时准确,计划的变更按规定审批,不能违规指定或变相指定采购;二是采购计划按规定审批,对于独家代理、专利、专有等特殊产品的采购审批程序必须按规定执行。这些措施执行到位,就能从开始控制住采购风险。
2. 对供应商的管理必须到位。
供应商的选择与管理也是物资采购过程中的重要一环。任何企业要想利用网络资源提高企业的效益,必需加强对网络供应商的管理工作。一是要加强认证管理;二是对网络成员实行动态管理;三是推行“廉洁从业责任书”制度。
3. 采购计划要明确物资质量标准,并与中标的供应商签订质量承诺书和产品质量事故追究责任制。
为了约束供应商,应建立中标单位产品质量承诺制。即投标供应商在通过投标、竞标等程序中标后,中标单位必须与招标单位签订产品质量承诺书,明确供应物资的品名、规格、质量、违约责任等,以保证所供产品的质量。同时还要制订产品质量事故责任追究制。
4. 采取合理的采购方式,规范采购行为。
任何企业都要追求经济效益最大化,在可能的情况下少花钱多办事、办成事、办好事。招标投标活动是市场经济发达、商品极大丰富的产物。由于商品的极大丰富,导致市场的激烈竞争,从而出现为了产品的销售而不择手段的行为,进而导致了倾销、不规范采购、暗箱操作、行贿受贿等不良现象的产生。世界发达国家及国际组织为避免上述现象的产生,积极推行招标投标采购。招标采购的优点是节省投资、防腐倡廉效果好、操作简便及提高供应商的竞争能力,更好地为使用单位服务。招标采购已成为物资采购的重要方式,是降低采购成本行之有效的方法,招标采购在物资采购中加以推广应用,对于降本增效有着十分重要的意义。
5. 物资供应及管理人员要不断苦练内功,提高自身业务素质。