高校财务分级管理（精选6篇）
高校财务分级管理 篇1
我国高校经过20世纪末开始的“扩招”后, 基本都完成办学规模快速增长的外延发展阶段, 进入了以“质量立校、人才强校”为战略目标, 不断提升学科水平、科研水平和办学水平, 努力提高人才培养质量、增强学校核心竞争力的内涵式发展阶段。在这历史进程中, 二级学院作为具体承担教学、科研、社会服务三大职能的最基本办学单位开始逐步成为相对独立的办学实体。这就要求学校应按照权、责、利相统一等原则, 科学划分校院两级组织的职责权限, 逐步扩大二级学院财力、人力和物力等方面的办学自主权, 以调动学院的办学主动性、积极性和创造性。
而高校现有的“统一领导、集中管理”的财务管理体制已经制约学校进一步的发展, “统一领导、分级管理”的财务管理体制正成为各高校财务管理制度的建设方向。但是由于我国地方政府的拨款仍以学校为独立单位, 而不是二级学院;同时分级财务管理体制尚处于摸索试验阶段, 学校与二级学院就人事权、财权、物权、职能分配等问题上没有完全建立起规范的体制, 二级学院还不能独立、完全地控制和使用各种经费, 所以笔者认为我国高校目前只能实行准分级财务管理体制。
高校准分级财务管理体制是指学校与二级学院根据学校章程的规定, 将预算经费在学校与各二级学院之间进行分配。各二级学院对学校分配的预算经费和本学院创收的收入拥有支配权, 但对资金不拥有控制权。各二级学院要根据学校的财务制度, 结合本院实际情况编制预决算, 制定符合本学院的财务管理办法, 接受学校财务处在业务上指导和年度绩效考核。这种管理体制赋予了各二级学院一定的财务自主支配权, 有利于调动二级学院的办学积极性。
一、高校准分级财务管理体制建设的原则
1. 财力资源分配要与坚持统筹兼顾、效益优先和责权利相结合的原则
在准分级财务管理体制下, 学校首先要根据学校中长期发展目标统筹规划财力分配, 对于重点学科和新兴专业建设要予以经费上倾斜, 对于已饱和落后的专业要进行经费收缩;其次要根据自身师资力量、物力和学校定位, 对能给学校带来明显社会和经济效益的专业、学科进行重点扶持, 在经费上给予保障;最后财力资源的分配必须坚持“权利与义务相对应、责任承担与资源分配相一致、财权与事权相匹配”的原则。学校应明确学校与学院依照学校章程规定的管理权限与职责分工, 并按照工作任务分配办学经费, 按责任分权, 按事权分财权, 切实做到责权利相统一。学校在将管理重心下移的同时, 要充分给予学院必要的人、财、物的自主支配和使用权, 这样既可以实现学校的高效管理、实现学校的中长期发展目标, 也可以充分调动学院办学积极性, 促进学校良性发展。
2. 准分级财务管理体制必须坚持“统一领导、集中核算”的原则
学校根据责权结构的划分与学校、学院之间分级管理职能的特点, 按照责权利相一致的原则, 建立“统一领导、分级管理”的财务管理体制和“资金统一核算、经费分级管理、经费单独核算”的财务工作运行机制。
(1) 财务管理核算机构统一。学校财务处是学校唯一的财务管理机构, 只接受由校党委、校行政统一领导, 负责制定财务预决算, 筹措、管理各项经费, 审定和报批收费项目等;各学院不单独设财务机构, 对于较大的学院可设立由财务处委派的报账点。
(2) 财务制度和内控制度统一。财务处根据国家的政策法规及高等学校财务、会计制度, 制定全校性的内部财务规章制度、开支标准及预算定额, 各二级学院只能在学校财务管理制度架构内, 充分考虑本学院实际情况, 对本学院可以控制和支配的经费制定具体财务管理执行办法, 并报学校财务处备案。
(3) 学校收支核算要统一, 口径要一致。学校财务处全面负责全校的财务收支核算工作, 学校所有收入 (包括各二级学院创收的收入) 均应纳入预算, 由学校财务处统一收取, 并按照有关规定在学校与学院之间进行分配;所有支出均应纳入学校核算账户统一管理, 根据预算进行安排。各学院不得私设小金库, 不得有坐收坐支等违反财经纪律的行为。
(4) 经费使用支配要分级管理, 单独核算。预算经费和各类收入经学校相关程序分配后, 学院对本学院掌管的经费和创收分成有绝对的控制权和支配权。学校不得以各种理由干涉学院对其经费的支配使用;在符合国家与学校相关财经法规的情况下, 学校财务处不得以各种借口禁止或延误学院经费的使用;同时学校财务处应为每个二级学院单独设立项目, 单独核算其经费。
四、高校分级财务管理体制建设的注意事项
1. 各项财务管理制度和内控制度建设要超前不能滞后
目前我国高校对全局性的财务制度和内部控制制度建设都比较重视, 但对二级学院层次的财务管理制度和内控制度关注不够。同时财务工作是一项专业性和规范性极强的工作, 若没有相应的制度体系作为指导和规范是难以保障分级管理体制下财务工作的正常运转的。
在财务管理制度和内控制度建设上, 学校要建立全校预算编制办法、全校经费分配办法、创收收入分成办法、经费审批规定和经费内部控制等符合国家法律法规的学校制度, 同时各学院依据学校制度结合本学院的具体情况, 制定适合本学院的财务管理制度和内控制度。
2. 建立完善有效的校院两级预算管理体制, 发挥校院两级预算管理在准分级财务管理中的主导作用
两级预算管理体制是高校分级财务管理体制的重要组成部分, 是高校进行各项财务活动的前提和依据, 积极推进校院两级预算管理是执行校院分级财务管理的保证。校院两级预算是学校和二级学院根据学校中长期发展目标和二级学院工作计划共同制定的年度财务收支的计划文件, 是学校和二级学院预算年度经费使用的依据, 体现学校决策层的意志和学校及二级学院发展的方向, 校院预算编制和执行的好坏, 影响到学校与二级学院经济活动的各个方面。
要建立校院两级预算管理体系, 首先要明确学校与二级学院的预算管理职责, 严格校院两级预算执行过程, 强化校院各自的预算控制;其次要有“大预算”的观念。要明确预算管理不仅仅是学校财务处的事情, 而是全校所有部门和学院的事情;预算编制只有在学校各职能部门和学院的全力合作下才能完成, 预算执行也需要学校各职能部门和学院的配合才能执行好;最后对预算执行的情况要及时进行监督和跟踪审计, 确保预算经费使用在刀刃, 确保学校和学院重点工作能够完成, 确保预算总体目标的实现。
3. 建立内部审计、教代会等监督体系
(1) 随着校院两级管理体制和分级财务管理体制的建立, 二级学院拥有更多的财力、物力, 如何确保这些资源得到合理优化、科学配置并提高资源的使用效益, 这就需要学校建立独立、有效的内部审计监督体系。通过建立内部审计监督体系并执行实质性审计过程, 可以发现二级学院在经费管理使用中的不足和存在的风险, 对二级学院领导当家理财的能力进行科学地评价, 对资金的使用效益进行评估, 用于指导以后年度经费分配, 确保经费使用效益。
(2) 随着高校校院两级管理体制改革的不断深入, 二级学院有了一定程度的人力、财力、物力和办学自主管理权。在此情况下, 校本级教代会制度已经不能满足二级学院改革发展的需要, 二级学院教代会的建立顺理成章。建立二级学院教代会既符合学校民主管理工作的客观需求也保障了教职工行使民主权利、参与本学院事务的基本权利, 同时推进了二级学院科学管理、民主决策, 促进了二级学院和学校事业整体可持续发展。
4. 构建二级学院绩效考核评价体系
建立科学全面的分级财务管理体制考核评价指标体系, 对建立和完善校院分级财务管理体制和运行机制, 提高二级学院财务整体管理水平和实现办学总体目标具有十分重要的意义。
建立绩效考核评价体系就遵循以下原则:
(1) 全面性和导向性相结合的原则。绩效考核内容既要能全面反映二级学院整体财务指标, 也要能对二级学院优化财务收支结构、提高资金使用效率起指导性作用。
(2) 规范性和可行性相结合的原则。财务工作是规范性很强的工作, 其绩效考核指标也是有相应的规范要求的。在设计二级学院考核指标时, 要符合目前理论界通用的指标体系, 同时考核指标也要符合高校办学特点, 具有可操作性。
(3) 定量和定性相结合的原则。有些财务考核指标, 如学生欠费率、预算完成率等可以用数量来进行评价, 但有些财务考核, 如内控执行情况是否良好、经费使用是否合理等只能定性的方法进行评价。因此在指标设计时要充分考虑定量与定性指标的比例, 尽可能真实、全面地反映和评价二级学院的财务状况。
参考文献
[1] .刘超.基于非完全分散模式的高校两级财务管理.经济论坛, 2009 (05) .
[2] .杨林, 何兆益, 许锡宾.高校二级学院教学工作绩效评估体系的构建.黑龙江教育 (高教研究与评估) , 2009 (09) .
[3] .李鹏, 潘秀山, 朱丽丽.对不同类型高校定位与人才培养模式的思考.中国轻工教育, 2010 (03) .
[4] .李勇.校院两级管理体制下的高校资源配置与管理.会计之友, 2012 (35) .
[5] .宋全保.新建本科院校财务管理体制模式选择探讨.财会通讯, 2012 (02) .
高校财务分级管理 篇2
关键词：经营理念,财务,分级管理
一、引言
高校财务管理是高校内部管理体制中的重要组成部分, 而我们所说的高校财务经营, 是指高校根据自身情况来构建财务运行机制与管理体制, 以及控制体系, 使高校真正成为经营主体并取得最佳社会效益和经济效益, 并最终调整和修正高校与社会其他组织的关系。目前, 我国许多高校已建立了二级管理体制, 主要以院 (系) 为管理实体。
二、传统集中管理模式下的高校财务管理弊端分析
(一) 集中管理模式的弊端
这种财务管理模式要求高校统一领导学校的财务事务, 内部只设一级财务部门, 集中管理学校的所有经费, 校内各院系没有任何财权, 学校所有财务收支都必须通过一级财务部门。在集中管理的财务体制下, 财权集中, 招生权集中。财权集中下的分配体制对院系开拓教育市场的积极性提高不大。所以, 集中管理的财务管理模式一般具有便于集中全校财力、统一高校财务收支、促进学校发展的优点, 统筹调用资金、但缺点也特别突出:管得过死、集中过多、不利于调动二级单位积极性、缺乏激励机制等缺点。
(二) 分级管理和核算模式的弊端
“分级管理, 分级核算”是一种财务管理的分权管理体制, 分权式财务管理体制如果在实践上不能处理好集权与分权、统与放的关系, 就会造成学校办学经费分散到院系, 就不能使学校领导的统一性和院系管理的独立性有机地结合起来, 最终使得学校财力不集中, 影响学校的整体发展。如利益杠杆偏重于基层单位, 二级单位随意扩大消费基金, 造成学校的财力过于分散, 各创收资金逃避学校财务监督而自收自支, 使学校整体利益受到损害, 截留应缴学校创收收入等违反财经纪律现象的发生, 影响学校资金利用效率和学校综合调控能力。所以, 这种模式往往在强调微观搞活的同时, 导致高校财力过于分散, 忽视综合平衡和宏观控制, 难以全面集中, 在一定程度上影响了高校资金的统筹与调控。
(三) 分级管理一级核算的弊端
分级管理只是对教学和科研活动进行安排和执行, 往往受制于财力的约束, 缺乏管理的主动性和创新性。“分级管理、一级核算”模式, 事权相对分散, 财权相对集中, 往往造成二级单位管理权不易落实, 二级单位财权与事权的不统一, 给二级单位办学形成种种障碍。这种体制的缺陷主要表现在学校一级权力过分集中, 导致了各学院对学校组织系统的过分依赖, 并在过程管理中的过多介入, 学院办学的活力得不到应有的激发, 从而丧失了办学的自主性和积极性。因此, 这种模式还容易造成许多管理权限不清, 职责不分的问题, 同时也不利于调动各二级单位的群体积极性。
三、基于经营理念下的高校财务分级管理的创新模式
(一) 实行内部分级核算, 建立会计核算系统
内部分级独立核算, 是指学校对每个学院的收支情况和预算执行情况独立反映, 主要是利用现代财务信息管理系统的多账套管理为学院提供独立核算。高校通过对内部学院实行独立核算, 有利于学校了解各学院的实际情况, 可以全面反映学院的经营情况和预算执行情况, 加强对学院的业绩考核。学校积极拓宽筹资渠道, 将理财权下放给各学院, 学院应不断增加收入, 加强内部财务管理, 同时减少不必要的浪费, 合理安排支出。
(二) 建立学校资金结算中心等金融机制
这种机制主要是高校资金结算中心在专业银行单独开设一个对外结算账户, 一个零余额账户, 由资金结算中心统一办理全校资金进出, 财务处及校内各单位在结算中心开立内部账户。由于财务处和后勤集团等校属二级核算单位都在结算中心开设了结算账户, 解决了实行国库集中支付制度后财务处不能向校内各二级核算单位转拨资金问题。即资金结算中心既办理出纳业务, 同时办理各种对内、对外结算业务, 各内部单位对财务处的上缴下拨业务均通过资金结算中心办理, 使学校的资金都集中在资金结算中心, 即相应增减财务处和各内部单位在资金结算中心的存款数额。
(三) 建立动态控制财务管理信息平台
高校在正常进行会计核算业务的同时, 要设置部门经费指标控制账, 记录各部门的收入支出情况, 年度费用指标不得突破, 以全面掌握各部门的财务预算执行情况。高校要采用先进的计算机组成网络, 积极利用现代先进的网络技术和管理信息系统, 保证高校财务从管理到业务上的流程通畅, 搭建高校财务工作的技术支撑平台。
对临时性非开支不可的专项, 年初没有预算的项目不得安排支出, 要在解决资金来源的情况下, 经财经管理委员会统一研究和审批。在使资金做到优化配置的情况下, 提高切块资金的使用效益, 大力挖掘资金的潜力。领导层也可以根据最新的财务信息进行预测分析, 进而做出准确的判断和决策。财务管理信息化可以在经济业务发生进行会计处理的同时, 将信息集成一个管理信息系统, 及时对外公布使用者可以随时到财务网查询所需要的信息。而且使用者通过网络进入高校在线访问, 实现瞬间沟通, 直接调阅公开的会计信息, 使高校的会计系统由封闭型走向开放型。
参考文献
[1]陈新忠, 李忠云:试探高校的财务经营[J], 财会月刊, 2006
[2]陈军:高校资金结算中心运行模式探析[J], 财会通讯, 2007,
论一级核算体制下的财务分级管理 篇3
一、一级核算体制下的财务分级管理具有较高的优越性
采取一级核算体制下的财务分级管理, 应视企业规模的大小不同和行业不同, 它所采取的核算方式也不同, 但是对于它的优越性来讲都是一样的, 其优越性在于:一是更有利于会计制度执行的统一性和规范性;二是专业性更强、效率更高;三是所反映的会计资料更加及时、更加具体、全面真实;四是资金的使用更有灵活性, 利用效果更好。由于将会计核算进行统一的管理, 资金就相对的集中, 这样更便于资金的使用和统一规划, 避免了各分级单位银行账号众多所带来的资金闲置和使用不当等问题, 为企业提供了强大的资金支持, 更利于企业做大做强。
二、一级核算体制下的财务分级管理模式和具体形式
一级核算体制下的财务分级管理模式:是将单位基层部门分散的会计核算集中在一起进行统一的核算, 对所管辖的基层单位及部门进行分级财务管理。通俗的讲就是将企业所有的财务核算集中在一级单位, 二级及以下单位不设独立的会计机构, 所发生会计业务一律由统一的会计核算部门进行核算。一级单位对二级单位实行利润目标、费用支出指标、经营业绩的考核和管理, 根据考核结果, 按各单位的工作数量、质量和业绩, 确定各单位实现的效益总额和兑现数额。各二级单位则根据一级单位下达的责任目标, 结合单位实际制订出本单位财务目标的实现及管理的方案并组织实施。
一级核算体制下分级财务管理的具体形式:企业一级核算体制下分级财务管理, 就是将所属单位分级、分部门、分产品和分项目等多方位按需管理。是一级核算体制下一项管理体制的具体运用, 其管理的循环框架均由确定责任主体、制定预算、财务分析与实时调控、评价考核五部分组成。但是不同类别的管理, 其内容是有区别的, 现简要探讨如下。
1. 分级管理。
对我们施工企业来说, 就是按总公司、工程处施工队、项目部的不同级次进行的, 以财务责任管理为核心、以预算管理为主线的管理。分级管理的主要内容是实施按管理级次确定责任主体、分解预算并确定每一级次的经营管理目标、按级次进行核算和预算控制以及目标责任考核的管理体制。分级管理所要解决的问题是如何将每一级次机构的经营管理业绩与该级次机构负责人的经营管理目标责任考核结合起来, 为考核提供客观的数据基础。
2. 分部门管理。
对企业来说, 就是在同一级次的机构内部, 对各经营和管理的所有部门进行的以财务责任管理为核心、以预算管理为主线的管理。分部门管理的主要内容是实施按部门确定责任主体、分解预算并确定每一部门的经营或管理目标、按部门进行核算和预算控制以及目标责任考核的管理体制。分部门管理所要解决的问题是如何将部门的经营管理业绩与该部门负责人的经营管理目标责任考核结合起来, 与该部门员工的目标责任考核结合起来, 为考核提供客观的数据基础。
3. 分单项工程或产品管理。
对企业来说, 就是对施工单位经营管理的单项施工工程进行的、以财务责任管理为核心、以预算管理为主线的管理。分单项工程管理的主要内容是实施承建该项工程的人群确定责任主体、按责任主体分解预算并确定每一项工程的经营管理目标、按单项工程进行核算和预算控制及目标责任考核的管理体制。分单项工程管理所要解决的问题, 是如何将每一项工程的经营管理业绩与该项工程经营管理负责人的经营管理目标责任考核结合起来, 与该工程经营管理相关人员群组的经营管理目标责任考核结合起来, 为考核提供客观的数据基础, 为分析评价每一项工程盈利能力提供客观的数据基础。
三、一级核算体制下分级财务管理的具体做法
1. 制定相应的分级管理财务制度, 使“一级核算体制下的财务分级管理”工作落到实处。
(1) 建立具体的财务收支管理制度。企业应遵循国家财经法律法规规定, 结合单位财务管理和会计核算体系特点, 制定具体的财务收支管理制度。明确分级单位的职责、权限, 尽可能地、最大限度地确立各分级单位的财务收支具体事项, 以确保一级核算体制下的分级财务管理体制的运行, 保证各分级单位财务收支有法可依、有章可循、规范有序。同时, 要有相应的宏观调控制度, 尤其是一级单位宏观政策的导向, 使各分级单位不偏离一级单位财务的中心工作。另外, 应定期对分级单位分管财务的领导和有关经办人员进行法律法规和财务制度的教育和培训, 使其养成自觉遵守财务制度的良好习惯, 使得部门在资金使用和开支方面符合财务制度的管理要求。 (2) 建立健全多层次的经济责任制。建立健全经济责任制, 是企业在“一级核算体制下的财务分级管理”的财务管理体制下, 加强财务管理、明确责权利的一条重要途径。《会计法》规定单位法人对本单位的财务工作负有法律责任。明确单位法人是企业财务工作的第一责任人, 并不是要求其直接参与各项日常财务管理工作, 应将责任分解, 财权下放, 通过书面方式委托其他人员行使职权, 并明确责任, 以责定权, 尽责定利。建立以各分级单位为责任中心的多层次的经济责任体系, 明确各级人员的职责权限、工作规程和纪律要求, 建立起经济责任制, 实行一级管理一级、一级带一级、一级核算一级、一级对一级负责的分级管理制度, 从而使单位的经济责任制的内容贯穿于财经工作的全过程。
2. 建立单位分级预算管理体系。
随着企业规模的不断扩大, 业务逐年增加, 在这种情况下, 建立单位内部分级预算管理体系显得至关重要。分级预算管理体系的建立是与企业内部的财务管理体制相适应的, 是以“宏观调控, 微观搞活”为目标, 靠有效的内部经济责任制和完善的内部组织结构运行的;传统的以“归口分级”管理制度为核心的“统一领导、分级管理”的体制构成了内部框架, 而各种形式的承包责任制、内部企业化管理制度则进一步丰富了预算管理体系。其主要特征是在整个企业建立健全财经规章制度、明确企业内部各分级单位权责关系, 在企业统一领导的基础上, 根据财权划分、事权与财权相结合的原则, 分别由一级单位和各分级单位分级管理各自预算。
3. 建立分级单位财务管理绩效评价指标体系。
建立科学有效的绩效评价指标体系是管理的一个核心环节, 尤其对实施目标管理来说更加关键, 是衡量目标管理或是放任自流的一个分水岭。考虑到企业的经济效益考核的特殊性, 它除了一般的减少投入、增加产出的效益考核要求外, 还有产出考核的模糊性以及人才质量的难以计量性的困难。因此, 我们在建立分级财务管理经济效益指标时, 主要考核其利润指标、成本控制指标, 费用支出指标;其次职工收入、生产效率和职工就业情况。
4. 评价指标建立的原则。
(1) 有用性原则。有用性是指财务绩效评价指标所提供的财务信息能帮助企业决策者选择决策方案, 提高管理水平和经济效益, 其中最关键的是做出正确的决策。 (2) 真实性和可操作性原则。设计评价指标, 既要考虑评价研究的目的和需要, 也要照顾到客观条件的可能性。指标计量结果的获取应具有规范可靠的基础。即指标体系中所有的指标使用的数据均可从现有的财务资料和会计核算数据中获得, 以这些可验证的资料为基础, 以保证指标的真实性。另外, 指标的设置要通俗易懂, 便于掌握, 符合各分析主体财务分析的 (下转第208页) (上接第205页) 需要。避免多余重复, 尽量协调衔接, 以保证指标的可操作性。 (3) 可比性原则。可比性原则, 即指标所用数据要可比。设计指标时, 对每个指标的涵义、范围、内容和计算方法, 应尽可能符合各种比较的需要。可比性有两层涵义:一是在不同的时间和空间范围内具有可比性;二是在具体使用方面也具有可比性, 不仅包括指标的口径、范围必须一致, 而且也要求所使用的相对数、比例数、指数和平均数等也一致。
四、进行一级核算下的财务分级管理应该注意的问题
1.“统一领导”建立严格的一级核算体制。
在一级核算下, 统筹安排和使用资金和资源。统一财经方针政策, 统一财务收支计划, 统一财务规章制度, 统一资源调配, 统一财务会计业务领导, 统一财会人员管理。
2.“分级管理”严格财务管理制度。
企业的财务工作和财务收支在单位“统一领导”的一级核算的基础上, 制定详细的分级管理制度根据事权与财权相结合的原则, 由一级单位和基层单位进行分级管理。即:各二级有权对管理的经费和分配的资源统筹安排, 按照规定使用单位预算分配的资金;根据本单位的具体情况, 按照进一步加强财务管理工作的要求, 拟定本单位办理经济事项和执行一级单位财经规章制度的实施办法;编报专项资金收支计划等。
3. 建立相应监督机构和严格的稽核巡查制度。
在实施一级核算体制下分级财务管理, 建立相应的监督机构是很有必要的, 对于基层单位所提供各种财务计划, 核销资料应定期或不定期的进行稽核、复查, 确保所反映资料的真实性和及时性。
4. 建立相应的应急资金储备制度, 以备需要。
由于基层单位的不同, 在资金的使用上存在一些不确定性, 比如我们施工单位普遍存在着, 所承建的工程甲方资金在给付上不是很及时到位, 工程施工中又由于很多要及时给予支付的款项, 要由我们垫付资金的情况, 出现这些情况事前又没有计划, 必须有相应的储备资金予以支付, 所以建立相应的储备资金在一级核算体制下是很有必要的。
总之建立一级核算体制下的财务分级管理, 是一个系统工程, 只要我们严格按照市场规律运作, 严格制度管理, 将责任落实到人头, 管理到位, 笔者相信这种一级核算体制下的财务分级管理体制将会给我们财务管理带来新的生机, 生命力将会更强, 它会给我们的企业带来较大的经营效益, 并对企业的长足发展带来很大的促进作用。
(作者单位:中原石油勘探局工程建设总公司河南濮阳457001)
摘要：文章阐述一级核算体制下的财务分级管理具有较高的优越性, 以及一级核算体制下的财务分级管理模式和具体形式, 探讨一级核算体制下分级财务管理的具体做法, 就一级核算下的财务分级管理应该注意的问题展开深入研究。
高校图书馆危机管理之分级模式 篇4
关键词：危机管理,高校图书馆,危机预案
1 高校图书馆危机管理的含义及特点
危机管理领域的著名学者森培尔对危机的定义是:“危机就是对一个社会系统的基本价值和行为准则架构产生严重威胁,并且在时间压力和不确定性极高的情况下,必须对其做出关键决策的事件。”危机管理就是对危机整个事态过程,包括事前、事中、事后的管理,尽最大可能的降低危机带来的损害和负面影响,甚至把危机变机遇,变不利为有利。图书馆危机,是指由图书馆内部和外部的某些非常规因素引发对图书馆的不利影响,并阻碍图书馆正常发挥服务功能的非常态状态。
高校图书馆危机管理是一种特定的危机管理,因其服务和用户的特殊性,具有以下特点:(1)高校图书馆的主要服务人群是高校教师和大学生,用户群体相对固定,危机类型也相对固定;(2)高校图书馆人员密度大,而读者的自救能力较低,如发生流行性疾病等自然性危机事件,传播速度快,范围大;(3)高校图书馆用户文化程度高,思维活跃,交流广泛,对非常规事物有着超常的热情,一旦图书馆发生危机事件,负面影响可能通过各种现代化手段迅速对外扩散,难以控制;(4)高校图书馆隶属于学校,危机的影响会波及到学校整体。
2 高校图书馆危机的来源
高校图书馆的危机是多种多样的,主要来源于自然危害、社会环境、设备故障和管理漏洞四个方面:(1)自然危害导致的危机事件。主要包括水灾(海啸、洪水、暴雨等)、火灾(持续的高温干旱、雷击、受周边火灾牵连、战火等)、尘灾(强沙尘暴、严重工业污染等)、风灾(飓风、龙卷风、强台风等)、雷灾(严重雷击、避雷设施缺失或不合格)、地质灾(地震、火山、滑坡、泥石流等)、虫鼠灾及疾病灾(传染性、流行性疾病等)。(2)社会环境引发的危机事件。主要包括大规模学潮、暴力事件(由于信仰危机、心理危机、人生观受挫等问题引起的在图书馆公共场所自我伤害或相互施暴)、恐怖袭击(恐怖分子或犯罪分子对图书馆发动攻击,出现爆炸、劫持人质等紧急情况)、政治劫难(由于政治原因,出现大规模焚毁或销毁书籍、关闭馆舍等情况)等。(3)设施设备造成的危机事件。主要包括计算机系统安全危机(设备障碍、病毒感染、黑客入侵、数字文献长期保存问题、人员误操作等)和其他设备故障(馆舍、水、电、暖等设施因维修不当或长期没有维修发生事故等)。(4)管理疏忽引起的危机事件。主要包括图书馆制度不严密或执行不规范引发的危机(读者与馆员的冲突、用户偷窃或污损图书等)、工作人员问题(渎职失职、专业素质不高、服务态度不好等)、领导作风问题、资金短缺造成的文献和设施不足、管理不善引发的火灾、保安疏忽造成的歹徒入侵事件等等。
3 图书馆危机管理的分级模式及预案制定
高校图书馆的危机事件不仅对图书馆物质财产和人员造成损害,也对读者生理或心理上造成损害,进而造成对图书馆信誉和声誉上的危机,甚至损害学校的整体形象,可见图书馆危机管理的重要性。当前,高校图书馆危机管理的实践多为笼统的规章,危机发生时全体工作人员和读者无法迅速的了解问题的严重程度并做出正确的避险措施。
为更好的进行图书馆危机管理,可以对图书馆危机进行分级管理,比如参照天气预警的方式来对危机进行分级预警。根据危机的强度和频度对危机进行划分。强度是指危机的损害强度,包括对图书馆人员、财产和声誉的损害。频度是指危机影响的持续时间或发生危机的次数。按照强度和频度把高校图书馆危机分为四个层次,分别用不同的颜色进行预警,根据事态的发展,预警升级或降级,颜色可能发生变化。危机发生时,图书馆迅速对危机可能产生的强度和频度作出判断,发出不同颜色的警报,各相关部门根据既定的图书馆危机管理预案,迅速调动图书馆工作人员组织学生进行避险活动。
(1)强度小,频度低。这类危机造成的负面影响最小,用蓝色警报进行预警,主要是相关部门及时控制事态。比如有读者在馆内大声喧哗,影响别的读者的正常使用。工作人员进行劝阻即可。(2)强度小,频度高。这类危机造成的负面影响不大,但由于频度高。控制不力可能导致事态升级,这种情况用黄色警报进行预警。比如恶意损坏图书事件。(3)强度大,频度低。这类危机造成的负面影响较大,但频度低,控制及时可以将损害降低,用橙色警报。比如“河南信阳师范图书馆卖座事件”。(4)强度大,频度高。这类危机的损害最大,并且频度高,很可能造成难以控制的负面影响,这种情况用红色警报。比如“非典”时期的控制。
要想在危机发生时进行及时准确的警报,并采取正确相应对策,高校图书馆必须在危机发生前做好危机预案工作。只有预案考虑周全,对可能发生的危机和相应对策做出详细的说明,在危机发生时才能做到依据行动,有条不紊,及时控制局面,最大程度降低危机的负面影响。图书馆危机预案主要可分为危机控制管理、风险评估、危机预防、危机准备、危机反应与灾后恢复等六大部分。应对图书馆的工作人员进行明确分工,可分为危机指挥组、危机报告组、危机抢救组、危机恢复组、危机新闻组、持续服务组等,明确各组人员及职责,一旦危机发生,根据危机具体情况,各小组人员马上采取相应的行动。
同时,预案的制定还应注意相关与其他危机处理部门,比如公安、消防、卫生部门相互协调,以及取得学校和其他文献保障部门的互助合作。
参考文献
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[4]潘梅,刘兹恒.图书馆安全危机的防范于处置[J].图书与情报,2007,2.
高校财务分级管理 篇5
一、高校教材管理人员的现状
(一) 教材管理队伍稳定性差。
当前国内高校教材管理体制受到学校管理体制的影响, 处于改革阶段, 这主要体现在教材管理模式的变更上。有的学校成立教材书店或教材供应中心, 教材供应职能通过市场化运作, 造成教材管理人员岗位的不稳定, 使他们不能安心工作, 难以保持工作的连续性, 直接影响了教材管理水平与服务质量。
(二) 教材管理人员整体层次低。
学校对教材管理工作重视不够, 把教材科只作为教材收发的部门, 人员安排上编制较少, 往往安排学历低、职称低的人员担任此项工作。致使大部分高校教材的管理工作落后, 管理中出现了诸多问题。笔者实地考察了江苏省的一些高校教材管理科 (中心) , 列举6所院校教材管理部门的情况, 具体见表1。
二、高校教材管理人员继续教育的必要性
(一) 教材管理工作的重要性。
作为知识的载体, 高校教材是教学大纲的具体化。高校教材管理工作是教学管理的重要组成部分, 它对学校教育目标的实现起着重要作用, 对其有重大的影响。教材工作是为教学工作服务的, 体现着教学质量, 走在教学之前。教材工作的重要性决定了教材管理人员应具有多方面的知识, 必须接受继续教育。继续教育是教材管理者不断学习和接受新知识, 提高自身素质, 解决新问题、新矛盾的有效途径。
(二) 教材管理人员的重要作用。
在保证优质教材进课堂、教学秩序正常化的管理工作中, 教材管理人员发挥着重要作用。通过与出版社之间的沟通, 帮助任课教师选好教材、出好教材 (专著) ;与兄弟院校的沟通, 调剂教材余缺, 促进教师参与教材编写的交流和合作 ;在校内开展协调工作, 发挥信息咨询员的作用, 为师生解答教材方面的各种问题, 提出建议和指导, 供教师和学生参考, 促进高质量优秀教材的使用和推广;通过组织相关人员进行教材质量审核、教辅材料审稿, 组织教师和学生开展教材质量跟踪调查、教材选用工作评价, 从而控制教材选用和使用的整体质量。
三、教材管理人员继续教育的对策
(一) 树立继续教育的意识
目前, 我国高校根据人事部和各省市事业单位岗位设置与管理方面的文件精神, 开展了岗位设置与聘用工作。一些高校已把教材管理人员定在管理岗位, 在此岗位上, 教材管理人员能够按职员制从事业务管理工作, 并享受一定的待遇。教育职员制度的逐步推行, 将是高校从制度上建立真正体现竞争激励机制和公开、公平的评价机制, 从而为教材管理人员提供一个公开平等的竞争环境, 使优秀的管理人员脱颖而出。高校教材管理人员面对竞争机制, 只有通过多种形式的学习, 提高综合素质, 才能在新的岗位聘用制度下, 适应学校的发展, 更好地从事本职工作。
(二) 坚持在岗自学
1.学习法律知识, 适应管理。
随着高校学分制教学改革的不断推进, 教材管理逐步走向市场, 教材管理部门参与经营或成为经营实体。如果缺乏有效、规范的监督机制, 加上管理人员法律意识淡薄, 个人或部门为追求不法利益, 在教材征订、发行等各个环节都可能出现违法违规行为。因此, 在当前形势下学习法律法规、树立法制意识, 尤为迫切。
2.学习教材编辑出版发行知识。
教材有别于一般的图书, 加之教材载体日益多样化, 所以, 教材管理人员只有在工作中不断学习和掌握教材编辑、出版、发行等方面专业知识, 才能向师生推荐教材, 合理选用教材。
3.掌握教材评价、评奖的常规知识。
教材评价是根据教材评价指标体系, 运用可操作的技术手段, 通过系统采集教材的有关信息和反馈意见, 对教材使用效果进行考察, 进而对教材价值作出判断。这在很大程度上需要实践知识, 刚从事教材管理工作的人员, 应该虚心向有经验的同事和同行学习, 对本校教材进行有效的评价;同时掌握国家、本省市不同级别的教材评奖制度, 为本校教材参与评奖提供及时可靠的信息。
4.深化本校学科专业知识教育。
高等院校所用教材, 内容包罗万象, 涉及古今中外、文理科等, 有诸多属于边缘科学和交叉科学, 不同学校又有所区别。这就要根据在职人员的文化程度、兴趣、爱好、特长及业务工作的需要, 有区别、有计划地进行学科专业知识的培训和学习深造。“一专多能”是最理想的人才标准, 因此, 在职人员应刻苦钻研, 较全面掌握本校不同学科的专业知识, 逐步成为专业教材建设和管理的行家。
5.学习自动化管理知识。
教材管理实现计算机系统管理, 已成为一种趋势。计算机网络化管理将极大地方便教材订购、发放、库存管理与经费结算, 在很大程度上减少重复性劳动, 将大幅提升教材管理工作效率。因此, 教材管理者要主动学习自动化管理的基础知识, 寻求适合本单位的自动化管理模式;在教材管理系统使用后, 应积极探索和熟悉专业化管理软件与平台的使用, 并拓展其功能。
(三) 鼓励短期培训与脱产学习相结合
1. 短期培训。
为了不影响正常的管理工作, 培训的时间最好选择在寒暑假中进行。培训可由本省市教育主管部门和教材管理委员会共同组织, 组织部门应尽可能地组织具有特色的培训内容。争取在较短的培训时间内, 融入较大的信息量, 使教材管理者的素质有较大的提高。教材管理人员也可以本校组织的培训, 即“校本培训”。高校具有人才集中、知识密集、设备完善、信息灵通、师资力量雄厚等优势, 继续教育要充分利用好这些资源。
2.“入校式”正规教育。
在岗位分级的教育职员制度下, 教材管理人员明白自己所处的职员等级, 同时也要明晰自己目前的学历层次和今后个人发展目标。一个管理者要获得管理上的成功, 接受正规的管理教育极为必要。通过脱产或函授性质的集中学习, 教材管理者能熟悉关于管理方面的最新研究成果和各种不同的管理理论, 从而进一步开拓眼界, 丰富知识, 使管理水平和能力有显著的提高。因此, 高校教材管理人员尤其是年轻人员的高层次的正规教育, 对于建立高校管理者队伍的合理梯队, 造就大批后备管理干部, 具有重要意义。此外, 从高校教师职务评聘条例的改革趋势看, 以后高校教师申报高级职称也应具硕士以上学位。江苏省在2009年底出台的《江苏省高等学校教育管理研究专业技术资格条件》中, 就明确规定:本科院校40周岁以下人员申报副研究员以上职称, 须具有研究生学历或硕士以上学位。因此, 在高校教材管理者的继续教育问题上, 应加大教材管理者学历学位的进修培养力度, 鼓励广大青年教材管理者在做好本职工作的同时, 接受“入校式”的正规教育, 积极地攻读更高一级的学位。
3.注重研究性学习, 加强业务交流。
学校要鼓励教材管理人员结合工作实际, 研究探索高校教材管理的特点和规律, 为教材管理工作提供理论依据, 创新管理的方式方法, 从而提高教材管理人员研究问题、解决问题的能力。教材管理人员自己要逐步尝试教材管理工作的理论和实践应用研究, 以高度的责任感研究教材建设、教材选用和教材供应等方面的新情况、新问题, 为教材建设当好参谋, 推动高校教材建设工作朝着健康的方向发展。同时, 教材管理者不能故步自封, 应该走出去, 到管理经验丰富、手段先进、成效明显的单位参观学习, 提高管理层次和质量。通过借鉴其他高校教材管理的成功经验, 教材管理人员将不断充实自己, 提高业务能力, 提升本校教材管理与服务的水平。
摘要：高等教育领域的改革, 必然牵动教学管理的各个层面, 教材管理工作是高校教学管理的重要组成部分, 与高校教学及管理改革密切相关, 教材管理人员需要通过继续教育, 提升素质, 适应现代管理。
关键词：继续教育,岗位分级,教材管理,管理人员
参考文献
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高校财务分级管理 篇6
随着信息化的发展,高校越来越重视数字化档案体系的建设,但是数字化档案体系建设是一项庞大的系统工程,在建设过程中,技术问题和管理问题都是必须面对和解决的。笔者就目前存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。
一、高校数字化档案体系建设中存在的典型问题
1.档案标准化程度低。数字化档案体系建设的重要目的是更好地提供档案信息服务和共享利用,尤其是高校档案包含了众多的情报信息和科研工作的结晶。但国家至今没有统一的发展规划和标准,档案管理的发展存在着很大的随意性,各个学校独立建设和运营档案管理系统,管理软件五花八门,管理制度杂乱无章,致使大多档案共享性差,造成大量低水平的重复建设,为档案网络化建设和资源共享造成隐患。虽然国家档案局于2010 年发布了《数字化档案馆建设指南》,但是并没有实质地解决档案标准化程度低的问题[2]105。
2. 安全性与投入之间的矛盾。数字化档案相比于传统纸质档案,具有更高的安全风险。一方面是技术上的风险,主要表现为存储安全和信息泄露的风险增加;另一方面是管理上的风险,数字化信息更容易被非法窃取、破坏和篡改。为了提高安全性,就必须增加体系建设中的硬件、软件和管理的投入,但是高校能投入档案管理的经费有限,需要在安全性和投入之间取得平衡。
3. 档案管理制度落后。目前部分高校没有统一的档案管理标准,对于档案、案卷、文件材料的归档缺乏系统性和完整性,许多文件资料杂乱地堆放在一起,管理意识淡薄,重收藏,轻管理,对于工作中出现的问题的解决缺乏时效性,并增加了档案管理的工作量,严重地影响了档案管理体系的发展。
4.人员结构不够优化。数字化档案体系对档案管理人员的素质提出了更高的要求,档案管理人员的素质不够高,可能直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决在工作中遇到的新问题;档案管理人员的意识不强,则无法形成良好的管理制度,并且无法在工作中发挥积极的主观能动性,但是由于资金投入、领导重视等方面的问题,档案管理很难招揽并留住众多的高素质专业人员,因此需要通过职责的分配,优化人员结构。
二、高校档案管理的特殊性
1.高校档案管理综合性强。高校档案管理是综合性非常强的工作,其涉及高校文件、人事、教学、科研、财务、设备等,并且包括了大量的图书文献、研究成果等。纸质档案和数字档案并存,而且规模庞大,档案管理的工作量巨大。
2.高校档案管理共享性和保密性两极化要求高。由于高校档案种类的复杂性,导致高校档案管理中必须兼顾共享性和保密性,其中图书、文献、研究成果等档案,是高校大量高素质人才智慧的结晶,有着丰厚的文化学术价值,参考、利用的价值非常高,高校的档案资源只有实现整合、共享,才能使档案资源与社会公众联系起来,最大限度地为学校、社会提供高效的技术指导;而高校的人事、科研等相关档案涉及人员的隐私或尚不能公开的科研进展等,则对档案的保密性提出很高的要求,必须严格保证不会被泄露、篡改和剽窃等。
3.高校档案流动性大。高校档案中人事档案的对象主要为教师和学生,而学生相关的档案流动性大,档案随着学生的入学和毕业流动。此外,高校档案中部分研究成果(如毕业论文等)有一定的保密期,在此期间,相关的研究小组可以继续深入研究、撰写专利或期刊论文等,需要严格的保密,但是过了保证期,则需要积极的共享,这部分档案信息从保密性向共享性流动。鉴于高校档案流动性大的特点,高校档案管理体系建立时需要有全局的思维,做好相关的顶层设计。
三、高校数字化档案体系建设中的分级管理思路
针对高校档案管理存在的典型问题和高校档案管理的特殊性,笔者提出分级管理思路,分级管理思路是对档案通过共享性、保密性、价值鉴定为维度的基础上对档案进行分级,对不同层级的档案配套以相适应存储方式、人员、管理制度的一种管理思路。
1.根据分级选择合适的存储方式。分级存储是为解决大容量数据的科学管理和高效使用而提供的技术措施和有效手段。结合笔者提出的分级方式,档案分级存储的需求来源于两个方面,首先是档案自身特性,主要区分共享性和保密性,共享性的档案访问频率高,该类型的档案只有通过共享利用才能更好地体现价值,如图书、文献、学术成果等;而保密性资料重在保存的安全性,访问频率低,若全部采用同样的存储方式,运行成本高,而且效率将会变慢,并且安全性难以保障。其次是随着数字化档案的增加,储存容量变大,提高了设备扩容、备份等的成本,这就需要根据系统中档案数据的访问频度来考虑档案数据的合理组织与有序管理,采取分级存储方案来提高系统的运行效率。陈永生等提到可根据档案数据的访问频率和非修改性来区分为三个级别,如经常访问、正在被处理的数据存放于在线存储设备中,称之为一级存储,通常采用高性能的磁盘、磁盘阵列、网络存储器等设备;将固定内容的、不经常访问的数据则存放于近线存储设备中,称之为二级存储,通常采用性能相对较弱且存储容量很大的存储设备,如EMC的Centera产品就提供了很好的二级存储解决方案;将长期不使用的固定内容数据存放于离线存储设备中, 称之为三级存储, 通常采用光盘、磁盘等设备[3]33。通过分级储存的方式,共享性文件可以重点考虑标准化,提高访问的效率及不同学校及社会主体之间的共享性,而保密性档案通过分级存储则可以在不提高营运成本的基础上实现良好的保密性,同时可以根据档案的价值,在备份等方面实现存储的差异化。
2.根据分级配套适当的管理制度。学校的档案涉及正在进行的科研工作,教师和学生的一些机密资料,档案管理人员应该加强档案价值鉴定,并且应该清楚相关档案的保密级别和保密期限,防止档案信息的泄露造成学校的重大损失,根据档案的价值和保密性建立适当的管理制度,在不浪费资源的前提下,更好地做好档案的管理工作。数字化档案有其特殊性,除了做好防火墙等网络安全防护外,还需要建立和完善内部的管理制度和监督制度,预防档案被轻易地修改和剽窃。首先建立和完善档案的阅览制度、复制制度等,根据人员的不同划分不同的范围,避免保密级别高的档案被随便地阅读;其次建立完善的审查制度,对存在问题的档案要及时处理,并在登记簿上登记说明。此外还要做好档案的解密工作,对于达到保密期限的档案,如毕业论文等,要及时解密,以促进档案的共享和利用,同时促进学生档案流动的便利性[4]。
3.优化档案管理人员结构。数字化档案体系的建设对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要求有档案管理的意识和经验,还要求具有一定的经济、信息技术等知识的复合型人才,但是人才的引进和培训等需要极大的投入,可根据分级管理的思想通过优化人员结构,在管理费用相对低的前提下有序地完成数字化档案体系的建设。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。其中高级档案人员除了较强的业务水平外,还需要有较深的理论造诣,较好的现代管理理念,需要完成对档案的价值鉴定、分级和本校档案管理的规划及与其他学校的协同方案设计等。而档案管理专业人员则需要通过培训熟练掌握现代化的管理操作,以完成相应的档案管理任务为目标,档案管理辅助人员是服务于档案管理的人员,主要包括提供行政支持或监督工作的人员,可以没有很强的业务能力,但是要有良好的服务意识[2]105。通过优化人员结构,保证档案管理的顺利开展,同时还要加强继续教育,通过全方位的培训,提高档案管理人员的知识结构、管理技能、管理意识等,实现档案管理工作的可持续发展。
数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,针对高校档案管理的特殊性,希望通过分级管理思路,更好地整合现有资源,可以提高档案管理的效率,克服目前档案管理中存在的典型问题,并促进数字化档案体系建设的健康发展。
摘要：数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,本文通过对高校数字化档案体系建设中存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。
关键词：分级管理,数字化,标准化,共享性,安全性
参考文献
[1]数字档案馆建设指南.国家档案局,2010.
[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸,2010(5).
[3]陈永生.基于分级存储的数字化档案利用模式研究[J].档案管理研究,2006(5).