秘书有效的时间管理论文

秘书有效的时间管理论文（精选8篇）

秘书有效的时间管理论文 篇1

谈秘书的时间管理, 首先来看看时间这一抽象、模糊的概念, 时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数, 确定时间, 是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。时间是抽象的从西方的亚里士多德、奥斯汀、伽利略等哲学家, 都曾探讨过时间问题, 直到二十世纪的前期, 爱因斯坦的广义相对论才阐述了时间相对的, 并非独立存在而是与空间相互依赖的, 是可以被引力压缩弯曲的。然而什么又是时间管理呢?时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作, 实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完, 而是更有效的运用时间。从时间管理的定义中就可看出, 有计划的管理时间, 可以让事情有条不紊的进行。有效的管理时间可以取得事半功倍的效果, 节省人力成本, 切实提高工作效率和工作质量。

俗话说“时间就是金钱”, 在社会激烈的竞争中, 早已不是人与人竞争, 而是与时间赛跑, 哈弗的管理百科全书将“时间管理”列为成功的管理者的总要因素, 许多的美国企业在培训员工时也常常加入时间管理的培训过程。秘书作为协调领导处理事务的人, 以从事其他工作的人一样, 要做好工作更要合理的分配时间, 分清轻重缓急, 明确工作目标, 加强时间管理, 有组织有计划的进行工作。秘书对时间管理的好坏, 直接影响着领导的工作效率, 使得领导的工作不得头绪, 杂乱无章。

时间对于每个人都是平等的, 每个人都拥有同等的时间, 我们每天都只有24小时, 每天吃饭睡觉的时间都是大致相同, 然而人生之所以不同, 在于其余时间所创造出来的价值。然而我国对于时间管理的观念还是较落后的, 所以我们往往会掉入时间陷阱, 例如拖延工作无效率的加班等等。一是由于领导的原因, 由于自身的陈腐的观念, 没有认识到时间就是金钱, 不把时间当做可利用的资源, 在会议、仪式中注重排场, 注重表明功夫而忽视了节约时间, 以及工作分工不明确。第二个原因是由于, 秘书自身的原因, 对于时间安排不合理, 不能分清轻重缓急, 不能与领导主动的沟通, 而是被时间安排。

秘书, 对于时间的管理有着特殊性。所以在工作中, 要有效的安排时间, 避免因自己工作的失误而造成工作效率低, 使公司落后于他人。那么怎么用科学的手段管理工作呢?

管理时间必须遵守四个个重要的原则, 1) 时间合理分配原则2) 最大限度地为领导获取可控制时间3) 分清工作的轻重缓急4) 有计划、有目的。在遵循着三个原则的基础上, 来用科学的方法有效的安排、管理时间, 使各项工作有序进行。

对于时间的管理有以下几个方法:

一、制定时间安排表

这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排, 我们可以做出很多种时间安排表, 我们大概可以做出5种时间安排表, 一是全年预定时间表, 在这个时间表里, 制定一个一年的计划, 不用每件事都详细地列出, 例如, 7月份公司要签订一份大的合同, 12月份进行年终总结, 列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表, 在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出, 使时间一目了然。三是每周预定时间表, 每周的时间表, 要在下周一前完成, 完成后请领导过目, 征求领导的同意。在这个时间表里, 可以记载员工的生日, 代表领导对员工表示祝贺, 以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确, 例如这个会议是什么性质, 是否要穿正装出席, 是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员, 一一列出, 一遍突发情况, 可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表, 在每日预定的时间表里, 事情安排不仅要明确, 而且要明确到具体时间, 例如, 10点各个部门开会, 下午2点签约合同等, 把公司时间, 私人时间逐一列出。

二、利用80/20的法则进行管理

80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则, 在19世纪的英国, 他通过数据研究法现了一个奇怪的现象, 社会财富极其的不平等, 社会的财富流向了少数人的手中, 20%的人拥有80%的人的财富, 通过持续的研究发现, 很多情况都可以用这一法则来解释, 例如20%的员工创造了80%的财富, 80%的利润来自20%的客户, 这一发现在当时引起了不小的轰动。

同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类, 其中最重要的事情约占20%, 这是非常重要的事情, 必须当天完成, 剩下的三类, 按顺序先完成AB, 如果C实在不能完成, 可安排到明天。在分类的同时, 要对工作的开展进行跟进, 例如一个会议预计是半小时, 结果一个班小时才开完, 秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题, 是准备时间过长, 还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结, 在以后的工作中尽可能地避免这类问题, 来更高更快, 有效地完成工作。

三、工作有秩序以及分工明确

对于处理完成的工作一定要及时归档, 把自己收里的工作进行分类, 每天固定的时间处理邮件、文件、电话, 以确定工作有秩序, 避免在此环节中浪费时间, 对于突发的时间要预留出时间, 一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作, 一定要明确, 哪些是自己的, 哪些需要同事协助完成的, 避免事必躬亲, 使自己陷入琐事之中, 从而耽误了工作进度, 降低了工作效率。

最为合格的秘书, 一定要对工作进行总结, 是哪个地方浪费了大量的时间, 哪些地方时间安排过于紧凑, 对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作, 例如一天中哪个时间段效率高低, 来制度时间表。在经济高速发展的今天, 一定要体会时间管理的艺术, 对每个人的宝贵时间合理利用, 在快节奏的社会中对时间进行有效管理, 从而提高工作效率, 更好地为领导、公司服务。

秘书有效的时间管理论文 篇2

中文摘要：由于秘书工作具有显著地服务性。所以，针对如何做好秘书的服务工作这个中心展开论述。

秘书要做到有效服务，不但必须树立正确的综合服务意识、智能服务意识和主动服务意识，而且，要切实提高自己各方面的能力和修养，为领导提供优质服务。

关键词：秘书 有效服务 服务意识 智能服务

秘书作为世界范围内最广泛的社会职业之一，具有显著的服务性。对一个组织来说，其秘书服务工作的好坏将直接影响组织机构的运转、办事效率和组织的公众形象。

一、树立良好的服务意识

树立正确的服务意识，是秘书为领导提供有效参谋辅助的前提。要做好新时期的秘书工作，就必须打破传统的服务模式，树立起适应领导工作要求的正确服务意识，为领导提供有效全方面的服务。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化，秘书服务的方式和内容也在不断拓展，这就要求秘书重新树立起正确的服务意识。

（一）综合服务意识

秘书工作具有综合性要求秘书要具备一定的综合服务意识。秘书部门在一个组织构内部是沟通上下、联系左右、协调内外的综合性辅助机构，它不像其它业务、技术职能部门那样只负责某方面的工作，它的工作范围是全局性的。因此，秘书工作者必须树立综合服务意识，亦即“三服务”意识，具体可表述为为领导服务，为职能部门和所属下级机关服务，为全体社会公众包括其它组织、个人服务。“三服务”就像三足的鼎，缺一不可。

（二）智能服务意识

随着现代社会竞争日趋激烈，组织管理活动中的决策风险日益加大，组织管理活动中的诸多职能，如计划、组织、控制、协调等再也不像过去那样简单了，而是日益复杂化。正因为现代管理活动是一种高级智能活动，而领导个体的智慧总是有限的，所以现代领导工作不仅需要秘书提供事务性辅助，更需要提供智能性辅助，在履行决策、计划、组织、控制、协调等管理职能方面出谋划策，以实现管理的科学化、民主化。智能服务是现代秘书最高层次的职能，也是现代秘书的根本性标志。

（三）主动服务意识

秘书工作具有突出的被动性。这是其与生俱来的、不容置疑的属性。但是，现代秘书理论告诉我们，秘书活动包含着主动与被动这一对基本矛盾。传统秘书侧重于被动性服务，而现代秘书更强调主动地、积极地开展工作。如在决策工作中，即使领导没有征询自己的意见、看法，秘书也应主动地适时地发表自己的独立见解，提出意见或建议供领导参考。

所以，作为一名合格的现代秘书，必须牢固树立综合服务、智能服务、主动服务的意识。只有这样，才能为领导提供更多更好的服务。

二、提高自己各方面的能力和修养，为领导提供优质服务

在树立了正确的服务意识之后，还应正视自己的本身的实力。全面切实地提高自己各方面的能力和素养，为领导提供更多更好的服务。

（一）秘书基本的能力和修养

秘书人员工作的全面性，活动的宽广性及其角色的多变性，除了应具备一般管理人员的素质之外，还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求，其中尤以“德”、“谋”“书”为最基本的素养和业务能力。

德。“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”也不能算是一个合格的秘书。“德”是领导形象的补充，是机关效率的折射，同时也是自身形象的反映，这要求秘书人员必须诚实正直、心明步正、谦虚谨慎、兢兢业业、恪尽职责、严守机密。

谋。由于秘书人员是直接为领导提供服务的，为领导提供精力和智力补偿，因而人们常常称秘书为领导的“外脑”。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么，秘书人员如何才能做到“善谋”呢？

首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”只能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导的指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。

其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导的意图。“参谋”需要讲究一定的技巧。要善于通过间接或者直接的方式把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作聪明，越俎代庖。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。

第三，注重进言技巧。“参谋”是一门高深的艺术。要根据领导的性格、心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，用委婉、含蓄的语言巧妙地说出自己的见解和不同意见。另外，秘书人员在“谋”的过程中，要用良好的职业道德规范自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

书。即擅长书写文稿。这是秘书人员基本的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量，要尽可能地安排秘书人员深入调查研究，广泛涉猎第一手资料，填充他们的“资料库”，从而增强写作能力，为领导科学决策提供准确、可靠地依据。

（二）智能服务

智能服务是时代发展和领导工作实际需要所赋予现代秘书工作者的更新更高的职能要求。所以, 现代秘书应与时俱进, 不断提高自己的素养, 打破传统秘书事务性服务的模式, 树立智能服务意识, 为新时期的领导工作提供优质高效的智能服务。

1．辅助决策中的智能服务

决策是领导的基本职能，辅佐决策就是秘书的基本职能。传统的秘书侧重于决策工作中的事务性服务，而现代秘书则强调智能服务，做领导的决策参谋、外脑、谋臣策士。秘书工

作的本质属性是辅助，秘书辅佐决策中的智能服务是一种间接服务，只能通过参谋咨询的方式来实现。因此，从决策的目标到决策的信息，到决策方案的拟定、分析、评估、优选，到编制详细的实施计划，落实具体的行动措施，到反馈诸阶段信息，秘书都可以提出建设性的、具体可行的意见、建议供领导参考。

2．信息工作中的智能服务

传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，现代秘书则强调综合处理信息，即要有敏锐的信息意识，要有去伪存真的鉴别能力，要有沙里淘金的筛选能力，要有综合提炼的加工能力。只有经过综合处理的信息才更有价值，才能最大限度地为领导工作提供优质的智能服务。

3．查办工作中的智能服务

传统的查办工作仅侧重于了解掌握查办事项的落实情况，并把情况如实反馈给领导层，这种信息的获取与传递，仍然只是简单地传递信息。现代秘书的查办工作要善于发现工作中、决策中存在的问题,找出原因，并且提出修正或改善的办法、措施、途径供领导参考，以起到参谋作用。

4．信访工作中的智能服务

传统秘书的信访工作只侧重于对来信来访的处理和办理工作，而现代秘书信访工作强调要有意识地把群众来信来访中反映、涉及的各种分散的、零碎的、不系统的问题，通过鉴别、分析、研究，从中找出根源和具有普遍性、苗头性、倾向性的问题，加以综合整理，形成有观点、有素材、有措施、有方法的意见、建议，为领导工作提供参考依据。

参考文献：

[1].潘月杰、刘琪主编.《如何做秘书工作》.首都经济贸易大学出版社.2006 年 4 月

[2].刘立祥.论企业秘书的有效服务.湖南商学院学报.2003 年1 月

秘书有效的时间管理论文 篇3

一、教学秘书工作对象关系图

二、教学秘书与各种工作对象的关系

(一) 教学秘书与教务处的关系。

教务处是学校各教学单位相互联系和沟通的枢纽, 是推进教育教学改革、保证人才培养质量的重要管理部门。教务处负责学校教学行政管理、教学运行管理、教学质量管理、师资管理及科研学术管理等方面的工作, 这些工作的落脚点均为教师和学生, 每项具体工作都要由二级学院来落实, 教学秘书则是这些工作的执行者。教学秘书对教务处布置的工作要及时上情下达, 将相关工作分门别类, 分别通知到领导、教师和学生, 做到快捷、准确、全面。教学秘书处于教学管理工作的最基层, 直接与教学的主体——教师和学生接触, 掌握教学工作的第一手材料。教学秘书要创造性地开展工作, 将所收集的材料及时整理反馈给教务处, 积极配合教务处的工作。同时, 在工作中不断总结、改进、提高, 为了自身工作的开展和教务处工作的改进, 及时与教务处沟通, 变被动为主动, 形成一种良性的循环。

(二) 教学秘书与二级学院领导的关系。

教学秘书是二级学院的成员, 直接受二级学院的领导, 每项教学管理工作都是在二级学院的领导下完成。教学秘书要积极完成领导所布置的各项任务, 主动协助领导贯彻执行学校有关规定, 及时将教务处的要求传达给领导。同时, 协助领导安排和落实各项教学工作, 把好教学管理的每一个环节;教学秘书要注意收集来自教师、学生等方面的教学信息, 准确将这些教学信息整理汇总后上报领导, 为领导提供决策的依据, 并协助领导及时处理和反馈相关教学信息。在工作中, 教学秘书一定要弄清角色、摆正位置, 做到:凡事到位即可, 但不越位;主动参与各项工作, 但不干预;积极出谋划策, 但不决策。只有角色定位准确, 态度认真负责, 才能真正做好领导的助手。

(三) 教学秘书与相关职能部门的关系。

教学秘书与相关职能部门的关系主要表现为横向协调。在公共课程的教学计划制定、教学任务安排等方面要积极跟相关兄弟学院互相配合, 尊重兄弟学院的领导, 做好沟通协调和信息反馈工作。同时, 教学管理工作还要和学校相关职能部门打交道, 如外籍教师的教学任务安排和管理、教学质量监控、实验室管理等, 教学秘书对任何一件事情都要报以良好的心态, 细致耐心地去协调完成, 团结协作才能更好地提高教学秘书的工作效率。

(四) 教学秘书与教师的关系。

教学秘书与本学院教师接触频繁, 常规教学事务, 如教学计划的修订、教学任务的安排、教材的征订、教学任务书的发放、教学大纲的编写、成绩的登录和上交、期初和期中教学检查、考试日程和监考安排、调课和补课手续的办理、工作量的核算等等, 每项工作都与本学院的教师密不可分。教学秘书在督促教师完成每项教学任务的同时要树立服务信念, 端正态度, 与教师建立良好的沟通。取得教师的理解与支持后, 教师会积极配合教学秘书的工作, 这样教学秘书的工作就能持续有效地开展。教学秘书与兄弟学院教师的接触虽没有与本院教师频繁, 但也缺少不了, 如公共课程的设置及教学任务的安排、平时成绩簿的发放、调课的通知、成绩的上交等等, 都需要教学秘书与相关教师进行沟通和协调。同时应与各兄弟学院的教学秘书建立良好的关系, 在和相关学院的教师打交道时, 可寻求对方的帮助, 营造一个和谐的工作氛围可以起到事半功倍的效果。

(五) 教学秘书与学生的关系。

教学秘书直接面对的是本学院的学生, 大部分工作都与学生有关, 时刻都在管理和服务着学生, 所以教学秘书要树立“管理育人”和“服务育人”的理念, 以学生为中心开展工作。从学生进校一直到毕业每一项教学管理工作都要认真细致地完成, 如新生学籍档案的建立、学生证的发放、每学期课表的安排发放、课务变动的通知、各类考试的报名及考试安排、补考和重修的安排、考试资格和毕业资格的审核、学业预警、证书的发放、学籍管理、成绩管理、教学档案管理等等, 每一项都与学生的学业、毕业有着直接的关系, 教学秘书必须具有高度的责任感和使命感, 确保每个环节的准确性。教学秘书在为本学院的学生服务的同时, 还要面对兄弟学院的学生。与兄弟学院的学生的关系主要表现在:公共课程上课时间的变动通知、成绩的查询、补考重修的安排、培训辅导的咨询及安排等等, 都是一些繁琐却不容忽略的事情, 而且涉及面广、影响力大, 直接代表着本学院的形象, 教学秘书一定要注意自己的言行和工作态度, 时时、处处维护本学院的形象和声誉, 不能因为不是本学院的学生服务质量就打折扣。教学秘书每天都与学生打交道, 对学生的影响力大, 具有榜样和示范的作用。因此, 教学秘书在各方面都要注意自己的言行举止, 做到以身作则, 为人师表。教学秘书既要严格管理学生, 坚决按章办事;又要理解关心学生, 实现人文关怀。与学生用心交流, 更利于各项工作的开展。

三、教学秘书正确处理各种工作关系、提升工作效率的方法

(一) 遵循制度, 保证效率。

在日常管理工作中, 各项规章制度是工作运行的依据, 依靠制度管人管事, 既减少工作量又减少了各种因素的干扰, 增强了权威性的同时又克服了随意性, 保证工作的效率, 提高管理的质量。学校及学院的各项规章制度也是各项教学工作的规范和标准, 教学秘书首先要熟悉有关的规范和标准, 如学籍管理制度、考试制度、毕业论文和实习的要求、调课制度、监考制度等等, 通过对这些制度的学习和宣传, 使师生明确各项要求, 师生就会主动配合教学秘书的工作, 这样既节省时间又提高效率。教学秘书在安排和处理事情时必须遵照各项规章制度, 避免无原则无立场, 确保每项工作在科学合理的情况下开展, 同时保证它的公正性和保密性, 使各项教学管理工作得以圆满完成。

(二) 理清头绪, 提前准备。

教学秘书工作虽千条万绪, 但也有规可循。常规工作的开展基本上都有相对固定的时间, 比如各类等级考试的报名交费和安排、教学计划的修订、教学任务的安排、教材的征订、各项教学检查 (期初和期中教学检查、毕业论文中期检查和归档检查、实习和见习工作检查等) 、期末试卷的抽印和考试的安排、成绩的管理、毕业审核等等, 日常工作繁重, 时间紧迫, 如果没有时间观念, 理不清头绪, 很容易出错。在平时工作中, 注意总结, 提前做好准备, 各项工作就可有条不紊地开展, 工作质量才能得到保证。比如我校实行的学业预警制度, 教学秘书在每学期开学第二周补考成绩到位后, 对所有学生的成绩进行梳理, 将问题汇总后与学工办、辅导员、班主任一起找相关学生谈话, 让学生提前重视, 及早解决问题, 避免将问题积压到毕业, 同时也减轻毕业审核时的工作量。这样既分散了工作强度, 又大大提高了教学秘书的工作效率。

(三) 制定计划, 统筹安排。

教学秘书制定好工作计划是提高效率的重要途径。教学秘书每学期在教务处工作计划和二级学院教学工作计划的基础上制定一份自己的工作计划, 确定本学期的工作重点, 这样工作起来就有目标有方向。同时在工作计划的指导下, 每周制定一份详细的工作安排, 将每天要做的事情写在记事本上, 明确各项工作的具体要求, 涉及的时间、地点、对象等, 落实好后在相应栏进行备注, 便于事后核查。这样教学秘书既能够合理安排时间, 又能避免杂乱无章, 做到统筹安排, 得心应手。

(四) 讲究方法, 营造和谐。

教学秘书每天要处理的事情千头万绪, 在工作中必须运用科学工作方法, 营造一个和谐的工作氛围, 才能保证自己的工作效率。在与不同的工作对象打交道时, 要用不同的方法和技巧, 比如对教务处更多的是执行, 对二级学院的领导更多的是落实, 对教师更多的是细心, 对学生更多的是耐心。工作中可利用现代通讯工具和网络, 分别建立教师和学生的飞信群和QQ群, 一些日常的安排、通知、信息反馈可以通过飞信和QQ联系, 方便与师生交流和沟通, 及时了解教学方面的信息, 处理和解决问题。比如, 监考任务书一般是提前发到教师手中, 在考试前一天教学秘书再用飞信提醒一下监考老师时间、地点, 实行人性化管理, 杜绝教学事故的发生。在工作中要不断积累经验, 总结心得, 善于思考, 掌握科学有效的方法, 提升自己的工作效率。

作为教务处和二级学院领导的助手, 教师和学生的服务者和管理者, 教学秘书必须按规章制度办事, 同时要具有高度的责任心和使命感。教学秘书在工作中既不能自行其是又不能被动接受, 既不能循规蹈矩又不能杂乱无章。教学秘书要根据本校教学运行规律制定计划, 遇到问题主动出击, 以“服务育人”和“管理育人”的准则进行工作, 充分发挥教学管理中的参谋和助手的作用, 正确处理各种工作关系, 提升工作效率, 推动教学工作长期有效的良性发展。

参考文献

[1].付正佳.浅谈教学秘书工作的艺术性[J].技术与市场, 2010

秘书应如何有效领会领导意图 篇4

秦皇岛市职业技术学校高宏博

多种因素综合作用的产物。作为领导的参谋和助手如果不能有效的领会领导意图, 那么秘书工作就难以开展。我们从以下几个方面对于如何使秘书人员有效的领会领导意图进行分析与探讨:

秘书即协助领导人及领导机关联系接待, 办理文书和交办事项的工作人员。其工作核心内容即为领导服务, 做好领导的助手与参谋。秘书的一切工作都是协助领导和为领导服务的。如何使秘书工作进行的准确、高效, 除了拥有秘书人员的专业素养外, 还需秘书人够有效的领会领导意图也不例外。

秘书人员准确领会领导意图首先要全面掌握情况, 与领导"想到一块去"。众所周知, 领导的主要工作内容为决策与协调, 属全面工作范畴, 应有大的领导方针为指导, 应有可依据的法律法规, 各单位规章制度, 甚至各部门条例等。所以秘书人员在领会领导意图之前应掌握全面的情况, 它包括, 国际国内大势及党和国家的大政方针;与工作相关的法律、法规;有关的政策、原则;甚至上级处理类似事务的一贯做法。

一、为领会领导意图做好充分的准

员能够准确、有效的领导意图。备工作

什么是领导意图呢?顾名思义, 领导意图就是领导的意见和企图。它是领导者对某一问题的认识和解决这一问题的打算, 是领导者主观因素与客观环境

古言道:兵家不打无准备之仗。作为领导的知心人, 前头兵秘书人员更应该做好各项工作的准备工作, 当然, 能

结果, 涉及城市规划管理等整个城市生态系统的空间结构, 运用传统的环保手段是很难从根本上解决的, 而城市生态环境质量是建设国际化大都市的一项重要的内容和基本保护。为此我们建议采取如下对策:

(一) 实施以可持续发展为目标的“生态城”建设战略

生态城是俄罗斯生态学家O.Yanitsky于1987年提出的一种理想模式, 指按照生态学原理建立起来的一类社会、经济自然协调发展, 物质、能量、信息高效利用, 生态良性循环的人类聚居地。生态城规划的5项原则是:Ⅰ.生态保护战略 (包括自然保护动植物区系及资源保护和污染防治) ;Ⅱ.生态基础设施 (自然景观和腹地对城市的持久支持能力) ;Ⅲ.居民的生活标准;Ⅳ.文化历史的保护;Ⅴ.将自然融于城市。根据这5项原则发挥长春“森林城”和“文化城”的优势。实施“生态城”战略, 带动其它行业的发展, 定会使长春市生态环境质量跃上一个新台阶。

(二) 对长春市进行生态环境规划

根据城市生态环境规划的“整体性原则”, “循环再生原则”和“区域分异原则”, 去辨识、模拟和设计人工生态系统内的各种生态关系, 探讨和改善系统的结构与功能, 提出合理的区域开发战略以及相应的土地及资源利用, 生态建设和环境保护措施, 从整体上促进人口、经济、资源、环境关系相协调。

(三) 生态目录清单是城市生态环境规划的基础

在系统研究长春市现在绿地的组成、分布、种类、结构和功能的基础上, 深入探讨城市生态系统中的绿色植物的生理、遗传、病理和生态学特性, 科学合理的安排落叶植物与常绿植物, 乡土植物与外来植物, 抗污染植物与监测植物, 速生树种与慢生树种的比例, 筛选长春市冬季绿化适宜树种。以小区和大建筑物为基本设计单元, 增加长春市冬季景观的多样性, 增强对城区生态环境的调控能力, 并要重视城乡结合带的生态建设。

(四) 冬季绿化和污染控制同步进行

重点改善分散取暖区、工业区的大气质量, 按照不同功能区采取不同的绿色生态工程对策, 同进推进集中供热等减少污染的有效手段, 并充分利用各功能区的破碎地段进行冬季绿化, 同时在企事业、学校、庭院、居民楼的楼顶进行冬季绿化。

(五) 城市公交引进生态规划, 控制大气质量的恶化

虽然在目前长春市冬季的主要污染源仍是以SO2和悬浮物颗粒为主的煤烟型污染。但鉴于长春市的自然状况和经济发展的速度。大气质量易向污染物为氮氧化物为主的氮化型污染转变。南方主要大城市已深受其害 (徐颂, 1998) 。为此, 长春市冬季应充分体现市政府的宏观调控和生态规划功能, 严格控制汽车数量, 进行科学管理, 加速公交“无公害进程”, 坚决取缔污染严重的不合格车辆。

(六) 提高长春市各层次人群生态环境意识是建立“舒适、优美、清洁、安全、高效生态城”的根据本保证

“生态城”深层次的内容是文化—意识层, 旨在增强人的生态意识, 变外在控制为内在调节, 变自发为自我, 使技术与自然充分融合, 人的创造力得到最大限度的发挥, 而居民的身心健康和环境质量得到最大限度的保护 (O.Yanitsky, 1987) .因此应有计划地在城市管理部门及市民中大力普及和提高生态学及可持续发展意识, 倡导生态哲学和生态美学, 克服决策、经营及管理行为的短期性、盲目性、片面性及主观性, 从根本上提高城市的自组织、自调节能力, 是实施“生态城”战略中最迫切、最重要的一环, 还可以进一步充分发挥长春文化城市的优势。

这样一是可以充分领会领导的意见及意图, 为办事做好充分准备;二是可以在领导形成意见时提供准确的信息参考, 便于形成科学决策。因此秘书要想准确把握领导的思维脉搏就得有大局意识, 能从大背景下思考问题, 拥有全面掌握情况的能力。为此秘书人员只有跟踪国际国内形势的变化, 认真学习领会党和国家的路线、方针、政策、学习上级的最新指示和文件精神, 甚至熟悉上级处理各类事务的一贯做法, 才能把握住时代的脉搏, 全面领会领导意图及协助领导做好各项工作.

秘书人员准确领会领导意图其次要明确本单位工作实情及领导工作权限与管辖范围。秘书人员在明确自身工作范围 (不越级、不越权) 外, 还应明确本单位工作实情及领导工作权限与管辖范围。领导意图是从分析本单位的实际情况中产生的, 这样领导所做决策才能更准确更有效。秘书人员只有比领导下更大的气力, 花更多的时间进行调查研究, 切实把下面的情况、现实的情况摸准, 搞清, 吃透, 并坚持实事求是原则, 才能更充分理解领导意图及想法, 同时也便于领导的决策贯彻与执行, 使工作落实准确, 效率提高。明确领导的工作权限与管辖范围与各方领导与部门之间协调起来更容易把握分寸, 掌握尺度。在领导决策与工作中有冲突或重叠时及时提醒领导, 有漏洞时及时提出建议。为各部门、各领导间形成良好的工作关系与氛围打下坚实的基础。

秘书人员准确领会领导意图要熟悉并准确掌握领导工作作风与个人习惯。人们常说从事秘书的人都是有心人, 秘书是领导的贴心人。秘书工作要以领导工作为核心, 所以为了能够更好的领会领导的意图每一位秘书人员还应熟悉所服务领导的工作作风与个人习惯。世界上没有相同的树叶, 每一个人都有其特有的性格特征;虽然领导每天都在处理各种繁杂的事务, 作各种各样的决策, 但每位领导都有自己的工作作风与为人处事的态度, 这就要求秘书人员必须通过深入的了解和认真的观察总结才能有所发现与掌握, 才能够铭记于心。比如, 在工作中, 哪些工作问题是领导注重并用心做出成绩的;哪些工作问题是领导一直急于解决的;哪些是领导头疼的问题等等。同时, 秘书人员应能够观察与总结出领导在处理这类问题的态度与习惯是怎样的等等。有了这样的积累不仅可以充分的领会领导的想法, 还能准确的为领导出谋划策, 从而使秘书工作更加完善得体, 也会使领导对秘书人员工作更加满意。

二、提高自身职业素养

为更好的领导领导意图, 作为秘书人员还应时刻注意提高自身的职业素养, 不断的学习更新, 丰富自己, 只有使自身业务水平更专业更精通, 才能在工作中有突出的表现, 领会领导意图也将更加准确。

首先, 秘书人员应精通专业业务及一些相关业务。对于领导交办的事项及常规工作应熟悉流程, 逐级请示, 严格按照规章制度与流程办事, 不怠慢、不浮躁、不越权;有较高的政治水平与文化水平, 并在工作中注意创新思维。做到细心、专心、用心。能够做到坐下来能写, 站起来能说, 走出去能干。面对不同领导的想法与要求和各种各样的繁杂事务, 秘书人员不可有挑剔的态度, 只做自己擅长喜欢的, 对那些不喜欢的不明白的不懂的非专业领域的, 而置之不理。秘书人员是领导的参谋与助手, 领导往往掌握着全局工作, 难免要求高而且有的时候还会跨行跨业, 这就要求秘书人员做好心理准备与工作准备, 时刻注意学习与积累, 除了要做一名通晓专业的“专才”还应是具备广博知识的“通才”, 更要做一名工作与生活的有心人, 多学习, 多积累。

其次, 秘书人员应爱岗敬业, 热爱本职工作, 有良好的职业品德。秘书人员热爱本职工作, 以为领导服务为荣, 不卑不亢, 乐观积极, 在工作中充分发挥自己的才能。并在从工作中谨记秘书人员从业规范职业道德规范。

再次, 秘书人员在工作中应主动出击, 把工作想在前头, 做到有所准备, 切忌领导交办一项办一项自己毫无准备, 使工作被动、效率低下。这就要求秘书人员注意平时积累与观察, 有敏锐的战略眼光和“超前”意识, 做上级的知心人, 学会换位思考, 能够对事务的发展有所预期, 并做好相关准备, 想在领导前面, 而不被动工作。

最后, 秘书人员应加强与领导沟通, 不唯唯诺诺, 切切生生, 勇于提出建议, 摆明观点, 为领导考虑周全, 从不同角度为领导提供参考。领导的阅历, 性格, 喜好各不相同, 工作思路, 作风, 节奏各有特点, 因此要准确领会领导意图就必须多与领导交流沟通, 对领导的性格, 思维特点多加了解, 这样才能弄清领导意图形成的主观因素。在执行领导决策时也应多与领导沟通使决策远离误差, 并及时反映执行情况与反响, 有利于领导及时调整, 使其工作更加科学、高效。在效果评估阶段, 秘书人员更应加强与领导沟通, 切忌只说好的跳过坏的, 一味奉承吹捧, 一定要切合实际, 把存在的问题勇于对领导汇报总结, 对工作负责的同时也是与领导一同成熟、成长, 与领导配合的更加默契。

三、准确领会领导意图时, 应注意以下问题

首先, 秘书人员在领会领导意图时不能一半解, 领导在交待任务或说明想法时, 如果秘书人员未能理解, 应勇于提出, 直到充分理解为止, 切忌因惧怕领导批评而不懂装懂, “摸着石头过河”。

其次, 秘书人员在贯彻与执行领导意图时, 应注重与领导随时沟通, 听取领导意义与反馈, 不脱离领导本意, 避免出现误差。切忌囫囵吞枣, 照葫芦画瓢。

最后, 秘书人员在领会领导意图的过程中, 发现领导有错误倾向及错误观点时或考虑不周时应及时提出, 绝不因惧怕领导而随波逐流, 绝不因出了问题是领导承担而置之不理, 应勇于提出, 并及时添补, 为领导出谋画策。这不仅是对本职工作负责的态度更是对领导负责的态度。但值得注意的是在提出合理意见时应注意态度与方式方法, 切忌狂妄自大、自以为是、轻视或嘲笑领导错误决策。

秘书新人如何与上司有效沟通 篇5

一、赢得上司的信任

沟通要从彼此信任的气氛中开始, 信任是沟通顺利进行的重要前提。秘书与上司之间的信任有助于向上反映的情况得到重视, 向下传达的决策迅速得到实施, 从而达到有效沟通的目的。

1、了解上司

“知己知彼, 百战不殆”, 了解上司是获得上司信任, 与上司有效沟通的第一步。秘书新人要主动了解上司的工作内容、工作习惯、思维方式、工作方法、个人性格等, 尽快掌握上司的性格特征与类型, 找出适合与之沟通的方法。比如有些上司做事雷厉风行, 秘书对上司交办的事务考虑稳妥后, 可以大胆提出自己的想法和建议;如稳重保守型的上司, 比较不容易接受新思想, 秘书与其相处时应该慎言慎行, 不要为图标新立异而冒失建议, 并且在工作中要多花时间和耐心观察, 然后再根据上司意图办事。

2、提升自我

刚走入职场的工作往往简单、繁重、待遇不高, 一些秘书新人容易失去上进心、应付了事, 不注重自我能力的提升。但是, 秘书的才能与素质是获得上司信赖的根本条件, 作为上司, 总是希望秘书能出色地完成各项任务, 成为自己的得力助手。因此, 秘书新人应注重充实和提高自己, 不断加强服务意识、服从意识、参谋意识、全局意识, 不断提高业务素质, 提高观察感知能力、分析综合能力、语言文字运用能力、组织社交能力, 使自己尽快成长, 提高自己工作的含金量, 才能得到上司的肯定和认可。

3、主动沟通

有些秘书新人因为怕招惹溜须拍马之嫌, 或者害怕上司的权威, 不太愿意主动接近上司, 主动与上司沟通。其实, 要想博得上司的信任, 秘书新人还要懂得通过主动沟通展现自身的工作能力和处事能力。秘书新人应懂得主动争取每一个沟通机会, 不仅在工作场合主动请示汇报, 日常生活中与上司在电梯间、走廊上、吃工作餐时相遇, 不要躲躲藏藏, 走过去向他问声好, 或者和他谈几句工作上的事, 不仅有助于从中了解上司意图, 也有助于及时得到上司的指示、支持与帮助, 更好、更快地完成工作, 获得上司的赏识。

二、学会换位思考

由于在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异, 秘书与上司沟通时看问题的角度也与上司不尽相同, 如很多秘书只关心与他们的物质利益有关的事情, 而对上司关心的管理决策、组织目标等方面的信息却兴趣缺缺。秘书要与上司有良好的沟通, 必须要学会换位思考, 站在上司立场看问题, 用上司的思维考虑事情。

1、沟通的内容要考虑到对上司的意义和价值

人们通常容易接受对自己有用的信息, 因此, 在沟通时, 要选择对对方有价值的沟通内容。如秘书对公司某个具体问题提出批评时, 要了解上司需要的是解决措施或解决方案, 因此, 秘书不仅仅是提出问题, 而且一定要事先对该问题有解决思路;对自己提出的意见和方案, 秘书要考虑自己是否和上司站在同样的角度和高度看问题, 是否从公司的大局利益和长远发展出发, 这样才有可能被上司重视和采纳。

2、沟通的时机、场合和方式要考虑到上司的权威

沟通的时机、场合和方式对沟通的效果起着非常关键的作用, 因此, 我们一定要考虑周全, 合理选择, 要注意维护上司的形象和权威。若发现上司工作中的失误和疏漏, 要正确看待, 学会设身处地体谅, 批评性意见最好在非正式场合向上司提出, 态度要坦诚, 多采用商量或征询式口气, 多提供一些建设性意见, 为领导排忧解难, 不能不在背后议论领导是非。

三、正确对待上司的批评

俗话说, 人非圣贤, 孰能无过?尤其是刚步入工作岗位的秘书新人, 缺乏工作经验, 在工作中难免出现一些差错和失误, 如上司需要的材料不能及时提供, 在安排上司工作日程时出现了“撞车”现象等等, 受到上司的批评。面对批评, 我们感到非常沮丧, 但是, 关键是要正确看待批评, 认真吸取教训。

1、端正心态

坦然接受别人的批评不是件容易的事情, 并不是每个人都能做到。面对指责, 有的人会寻找推脱责任的借口, 有的人还会认为这是上司故意在找自己的茬儿。这些态度都是不对的。其实, 尽管上司在批评我们时, 语气很强硬、措词很严厉, 但是, 上司提出的批评也是在帮助我们秘书新人认识自身不足, 改进工作。因此, 不妨把批评看成是学习的宝贵机会, 坦然接受, 认真反思, 这样能够帮助我们不断成长进步。

2、勇于知错认错

如果工作出现差错, 理应受到批评, 我们要诚实面对, 勇于承认, 并对自己的过错负起责任, 不要千方百计地寻找借口辩护或推脱责任。也不要过多地沉溺在沮丧和自怨自艾中, 而应及时调整心态, 认真寻找错误的原因, 吸取教训。如果因领导的情绪不好或领导弄错情况受到误解和错批, 也不要急于争辩, 要在合适的时机和场合加以解释。

参考文献

[1]楼淑君:《新编秘书理论与实务》, 机械工业出版社, 2010年。

[2]陆瑜芳:《秘书与上司沟通的技巧》, 《秘书》, 2008, 11:16-19。

[3]李钢:《初入职场如何与上司和谐相处》, 《秘书之友》, 2008 (2) 40-41。

[4]俞无名:《如何应对上司批评》, 《秘书》, 2007, 9:14-15。

浅谈秘书的时间管理 篇6

关键词：秘书,时间管理,工作效率

时间对于每个人来说, 都是公平的, 都是有限的。实践证明, 在竞争激烈的现代社会, 多数成功者之所以能成功, “时间管理”是非常重要的关键因素, 哈佛管理百科全书将“时间管理”列为成熟管理者九项标准之一, 美国许多企业也都已把时间管理列入企业管理人员的训练过程。作为一名辅助领导管理的秘书人员, 也必然需要认真思考如何提高时间利用效率这个问题。

一、“时间管理”的概念

“时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制, 以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。“时间管理”并不仅仅指要在最短的时间里, 完成更多的任务, 而且要分清事情的轻重缓急, 有条理、有系统地工作, 避免“本末倒置”。

秘书工作事务繁杂, 有些人能应对自如, 而有的人却是疲于应付, 不得要领。许多秘书成天忙忙碌碌, 搞接待、写材料、组织会议、发工资、洽谈业务, 若没有对时间做出科学的管理就会在工作中理不清头绪, 分不清轻重缓急, 不是顾此失彼, 就是丢三落四、手忙脚乱, 工作效率低下。“时间管理”将指引我们在繁琐的工作事务中, 找到提高效率的切入点。

二、秘书时间管理方法

(一) 明确工作职责和工作目标。

这是需要解决的首要问题。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中, 哪些工作需要亲自完成;哪些工作不需要事必躬亲, 可以请求他人协助;哪些工作可以授权给下属去完成;哪些工作可以不参与;哪些工作可以用更简便的途径解决。而且, 秘书应明确本单位本阶段的工作目标, 然后围绕这个工作目标合理分配时间, 否则会南辕北辙, 投入的时间越多, 浪费就越大。

(二) 区分工作任务的轻重缓急。

面对纷繁复杂的工作, 一定要分清工作的轻重缓急, 并以此判断任务的先后次序。重要的工作、紧急的工作先做, 其他杂事、琐事可以后做;重要的工作安排在精力最佳的时段去做, 琐事可以利用零碎时间或休息时间做, 把工作任务科学有序地一项一项地完成。切忌简单地按照任务接手的先后顺序或按照自己的兴趣随意排列去做, 耽误重要工作的及时有效完成。确保把精力最佳的时间用来做那些重要的、关键的工作上面。

(三) 巧妙利用时间管理小技巧。

1思考周密不反复。工作时, 秘书一定要集中精神, 专心致志, 考虑周详, 尽可能一次就做好。如果工作经常返工, 比着手前花一定的时间思考或理清思路更加浪费时间。2.合并同类任务。有些任务可以合并, 集中完成, 如把一天里需要复印的材料集中起来一次性复印。3.充分利用零碎时间。无论怎样严密的计划与管理都会存在着零碎的时间, 如等候开会的时间、赴约途中的时间。这些零碎时间累加起来为数也不少, 不容忽略。其实, 秘书的很多杂事、琐事都可以在这些零碎时间段里完成。如在赴约途中可以浏览资料、查看邮件。4.确保工作的松弛有序。文武之道, 一张一弛。“时间管理”并不意味着所有的时间都安排得满满的, 如果出现突发性或临时性的事情, 整个计划就会被打乱, 陷入僵局。而且, 每天十几个小时的疲劳苦干, 工作效率也不一定高。辛勤工作与享受生活并不对立。因此, 在时间安排上需要留有适当的余地, 确保工作松弛有序, 同时也可以劳逸结合。5.养成整洁、有条理的习惯。养成在日常工作中物品摆放整洁、有条理的好习惯也是时间管理一个很重要的方法。“整洁条理”能节省很多“寻找”的时间, 比如, 钥匙集中管理, 防止丢三拉四。已办文件与待办文件分开放置, 方便寻找, 也可以节约年底整理立卷的时间。哪里拿东西哪里放, 不用等到使用的时候再到处乱翻浪费时间。就是在公司里尽量秉承复杂的问题简单化, 简单的问题条理化、程序化!

(四) 回顾评估时间利用的有效程度。

“时间管理”的技能是需要在实践中提高的, 秘书应尽量坚持回顾总结, 认真分析自己利用时间的有效程度, 哪些工作时间安排太过紧张, 哪些工作浪费了时间, 在经验的总结中不断调整与改进。时间对于每个人都是有限的、十分宝贵的, 善用则多, 滥用则少, 在这个快节奏的社会里, 秘书学会对时间进行有效的管理, 势在必行。

参考文献

①张丽荣, 王军.办公室事务[M].辽宁:大连理工大学出版社, 2008.

②金常德, 覃一静.职业秘书办公室综合事务管理教程[M].北京:清华大学出版社, 2008.

秘书管理协调能力的探讨 篇7

作为一名合格的秘书, 必须具备参谋能力、管理能力和协调能力。其中管理协调能力是秘书工作的核心任务。在现实的企业经营中, 秘书是辅助领导办公而存在的, 秘书对上下级关系的处理和管理协调能力关乎着企业发展决策的实行, 同时也关系着秘书工作是否成功的进展。因此, 秘书的职能不是为特定的领导服务的, 而是服务于整个企业。因此, 加强秘书的管理协调能力是十分重要的。

二、秘书管理协调能力的概述

(一) 秘书管理协调能力的概念。在秘书的日常工作中, 管理协调能力是指为实现企业目标而进行的在各部分交流沟通活动。秘书往往为了实现企业的目标, 需要协调人员之间的关系和资源分配, 以便激发员工的积极性, 使其能够更好的工作。在秘书的管理协调能力中, 需要完成计划、组织、领导和控制四个方面的工作, 秘书需要在管理协调之前制定一个有效的计划, 然后对计划进行组织和领导, 最后达到控制的目的, 秘书管理协调能力的高低, 关系着企业发展的顺利情况, 是企业需要重视的问题。

(二) 秘书管理协调能力的意义。秘书管理协调能力对企业的发展具有重要的作用, 在企业领导需要进行企业内部改革的时候。秘书可以对其进行参谋, 起到一定的辅助作用。在企业的发展中, 秘书要处理企业内部的矛盾关系, 同时要听取企业内部的意见, 是企业发展内部沟通的桥梁。因此, 秘书管理协调能力的顺利进行, 是企业发展的可靠保证。

三、秘书管理协调能力的特点和遵循的原则

(一) 秘书管理协调能力的特点。在秘书的管理协调工作中, 秘书的工作具有服务性特点、机要性特点、间接性特点和主动性特点, 这导致秘书工作具有独特的性质, 需要秘书在进行工作时, 要掌握各方面工作的进程, 明确自己的职责范围, 同时和企业内部上下级保持良好的沟通。

(二) 秘书管理协调能力遵循的原则。在秘书的日常工作中, 要遵循以下几点原则, 才能保证秘书工作稳定的进行。首先秘书在工作时要遵守事实性的原则, 因为秘书对领导的工作具有一定的参谋作用, 如果秘书的工作失去了事实性, 就会导致领导的工作出现问题, 进而影响到整个企业的决策实行。所谓事实性原则, 需要秘书慎言慎行, 要在做出决策之前, 仔细考虑和认真分析, 以便保证企业发展的正常运行;在秘书的工作中, 还要遵循合理沟通的原则, 对于秘书的工作性质来讲, 沟通是最主要的协调技巧, 可以维持企业上下级的良好关系, 秘书在进行沟通时, 要选择合理的方式进行沟通, 否则就会影响到企业内部的协调关系。最后, 在秘书的工作中, 要遵守不卑不亢的原则, 因为秘书是企业内部沟通的桥梁, 在企业内部进行沟通时, 保证不卑不亢的原则可以让每个人都感觉到公平, 这样才能维持好和谐的企业内部关系。以上原则需要秘书在实际工作中, 要认真遵守, 努力实行, 只有这样, 才能够有效的保障企业内部的沟通, 进而可以有效的促进企业的发展进步。

四、加强秘书管理协调能力的对策

(一) 加强专业能力学习与实践。秘书加强管理协调能力, 需要不断加强专业能力的学习与实践, 才可以有效的保证工作的正确性, 从而可以有效的适应企业的发展进步, 进而可以促进企业利润的增长。秘书在工作中, 要把专业能力的学识与实践放在重点位置, 要不断增强自身的知识水平和处理问题的能力。例如在企业内部进行工作时, 要掌握好处理事情的方式, 不要盲目的进行处理。秘书必须要注意自身的言行举止, 保持合理的形象, 负责会严重影响到自身的工作效率。如在企业内部的会议中, 秘书需要进行沟通和辅助领导开展会议, 但是在会议的中途, 秘书离席去洗手间, 没有和领导打招呼, 同时, 没有把相关文件交给同事进行代为处理, 导致企业会议因为秘书的失误而中止一段时间, 导致领导十分不满意其行为。如果在会议上, 秘书与相关领导打招呼或者交由其他人员代为处理, 就不会出现这样的闹剧。在秘书的工作中, 要不断吸收经验并且加以实践, 才能有效的增加自身的工作经验, 进而可以有效的提升自身的管理协调能力。因此, 秘书要不断对专业能力进行学习与实践。

(二) 加强观察和分析的能力。在秘书日常工作中, 需要善于观察, 同时要对出现的问题加以分析, 要时常对于自身出现的问题加以反思, 只有这样才能保证自身工作的合理进行, 进而可以保证企业的生产效益。秘书在工作的过程中, 要对细小的情节加以观察, 并且加以分析和思考, 在其中可以获得有用的知识信息, 另外秘书还要通过这部分信息对未来可能出现的问题加以预防, 进而有助于秘书工作的发展进步。在秘书的细心观察下, 如果发现问题, 应该对其进行细致的思考, 选出合理的方案来对问题进行解决, 以便达到处理问题的最佳效果, 为企业的发展减少影响, 如果秘书发现问题时, 不进行细致的思考, 会导致企业内部的沟通不协调, 进而可能会阻碍企业的发展。因此, 在秘书的日 (下转第45页) (上接第34页) 常工作中, 要不断提高观察能力, 要对问题进行思考和分析, 以便加强自身处理问题的能力和工作经验。

(三) 找好角色定位。在秘书的管理协调工作中, 秘书是沟通企业内部关系的桥梁。但是在日常的工作中, 秘书要找正自身的角色定位, 处理好和领导的关系, 秘书在工作中要服从领导的安排, 但是不能盲目的服从, 对问题要有自身的见解, 如果自身的观点和领导的安排具有一定的利益冲突时, 要以合理的方式向领导反映, 以便取得良好的解决方案。在向领导反映问题时, 要理解领导的个性, 不要盲目的揭露领导的过失, 要三思而后行, 选择合理的方案向领导汇报, 才能保证问题的及时处理, 同时不会影响到与领导的沟通。因此, 在秘书的日常工作中, 找正自身的角色定位, 可以较好的促进工作的正常运行, 是秘书人员必须掌握的技能之一。

(四) 掌握办事分寸。在企业的日常工作中, 秘书是沟通领导与员工的纽带, 可以促进企业内部良好的人际关系建立, 是企业发展的有效保障。在秘书的日常工作中, 要掌握办事的分寸, 办事要选择正确的方法, 并且在和员工的沟通交流中, 要保持语气的谦和性, 并且要对每名员工予以尊重, 这样才会致使秘书的工作能够顺利进行, 同时在与领导的沟通方面, 秘书的工作不能对领导低声下气, 要充分的掌握正确的方法, 要对自身具有信心, 在与领导的沟通交流中, 要表现出从容不迫的气质, 只有这样才能处理好企业内部的沟通协调, 有利于企业的发展进步, 因此, 秘书在日常的工作中, 要掌握好办事的分寸。

(五) 掌握办事方法。在秘书的日常工作中, 秘书的工作量较为繁重, 对秘书的要求较高, 但是在日常工作中, 不要急于求成, 要掌握正确的方法, 不要对员工以权力压人, 秘书管理协调工作主要是和员工的交流和沟通, 对于不同的见解, 应该以公平的心态来对待, 以公正的态度和员工进行交流, 而不是对不同的意见进行打压, 只有抓住合理的方法, 选择适当的沟通时机, 才能准确的处理好工作任务, 从而可以保证工作任务的顺利进行, 进而可以保证企业的持续稳定发展。

五、结语

在企业的发展中, 秘书的管理协调能力起着促进发展的作用, 是沟通企业内部人际关系的桥梁。希望通过本文对秘书管理协调能力的相关介绍, 可以让秘书运用合理的方法加强管理协调能力, 从而可以使企业内部更加具有凝聚力, 可以更好的促进企业的发展进步。

参考文献

[1]郑彩红.加强教务秘书队伍建设的途径探析[J].现代妇女 (下旬) , 2014, 12 (01) :37-38.

[2]潘小东, 张国权, 秦华.浅析新时期下高校教学秘书的管理职能及职业修养[J].教育教学论坛, 2014, 06 (05) :11-12.

[3]梁沛, 姚叶婷.文秘生实战能力体系构建——以天乙策划有限公司为例[J].戏剧之家 (上半月) , 2014, 05 (11) :251-252.

[4]郑美平.基于能力素质的秘书学本科专业课程体系的构建[J].黄冈师范学院学报, 2013, 05 (25) :145-147.

秘书有效的时间管理论文 篇8

一、高校秘书在高校管理中的作用

高校秘书作为高校管理中必不可少的人群, 人数往往不多, 却承担着较多的行政及管理工作。理所当然地成为部门与学校其它部门对接人, 起着枢纽的作用。根据层级、分工、岗位编制的指定与划分, 直接导致高校秘书工作的专一性或是多面性。高校秘书既非教师系列, 也非行政编制, 因此, 实际工作中, 往往在日常工作外, 存在一些突发性工作。例如, 评估、接待、申诉及处理等。高校秘书在部门、学校及师生之间是一个必然存在的联系, 在各项决策中, 不仅可以起到记录、拟定、传达的作用, 更可以起到收集意见, 进行反馈, 提出折中意见的作用。对政策的领悟及传达能力, 也将直接影响到本部门的工作效率及最终的质量。这就需要各秘书, 学会对大量的信息进行加工、处理, 确定轻重缓急、突出重点。在教工、师生关系中, 往往要起到一个协调作用, 一旦出现问题, 便要主动、积极地去解决。同时, 秘书也是部门的门面, 工作的态度也代表着部门的形象。因此, 高校秘书的工作能力, 将直接影响到部门乃至校级层面的办事效率及工作质量。在高校管理工作中, 不可忽视, 起着至关重要的作用。

二、时间管理理论应用的必要性

时间对于每个人来说, 都是不能因个人意志而改变的, 都是相对公平的。因此, 能够被管理的, 实际上是个人以及个人的选择。如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情, 也就是时间管理的关键所在。在这个快节奏生活的社会里, 每个人都必须不断地提高自己工作的效率。学会提高对自己时间的管理, 势在必行。从纵向来看, 每个人的时间都是有限的, 而我们就要学会横向来拓宽一定时间内的工作的实效性。高校秘书往往会有同感, 即工作是永远也是做不完的。事实上, 有些人能轻装上阵, 应对自如。而有的人, 却是怨声载道, 疲于应付, 最终身心疲惫, 不得要领。学习时间管理的目的并不是要在相同的单位时间内做更多的事情, 而是在单位时间内能够轻松自如地实现自我的价值。时间管理理论就是指引大家从繁琐的工作中, 找到切入点, 逐个击破。减少失误、提高效率, 创造最大价值。同时, 能够为自己赢取更大发展的空间。相反, 如不能合理地进行时间管理, 则可能出现事倍功半、个人成就感不断降低, 直至影响工作情绪, 严重者将失去此份工作机会。由于秘书工作的重要性, 对工作的把握及处理, 不仅仅代表着个人的能力, 而将可能影响到整个部门的工作运作的成功与否。因此, 高校秘书更应该学习并掌握高校时间管理理论, 在有限的工作中, 不断突破自我。

三、时间管理理论在高校秘书工作中的具体表现形式

时间管理可以有效地提高秘书的工作效率, 合理安排好时间, 可以在相同的时间长度内, 完成加倍的任务。因此, 学会管理自身的时间, 对高校秘书而言更加重要。

1. 改变传统的时间观念。

传统的时间观念有一个误区, 即希望在最短的时间里, 完成更多的任务。而第五代时间管理理论认为, (1) 依照重要性程度来安排顺序, 即先重后轻, 先急后缓。高校秘书的工作, 理应以高校的正常运转为首要前提; (2) 不轻易因紧急情况改变计划, 尤其涉及面大的工作, 不能反复变动, 会给人以抓不住要点的感觉。对高校秘书则要求在制定一系列制度、流程、规章等时, 务必尽量考虑周全, 切忌反反复复、粗制滥造, 以免使人厌恶, 影响工作进展; (3) 认清紧急性与重要性的区别, 既不能因为紧急而放弃重要的工作, 也不能因为重要工作而耽误紧急工作。这个时候做事的方法与技巧就体现了重要作用。高校秘书工作往往会有很多交叉之处, 如何做到既不推卸责任, 也不随意狂揽。既不过于清闲, 也不会成为替罪羊、冤大头。处理好同事关系, 合理利用学生助理等都将大大减少工作耗时; (4) 要遵循你心中的目标和方向。凡事都有一个目标, 这样不容易迷失方向, 做事前可以多想想, 仔细考虑清楚, 是否可行, 是否必须, 避免“本末倒置”。明确了目标之后, 只需大胆、放手地去做, 往往能得到意想不到的结果。

2.任务分解。

任务分解与时间管理理论有着必然的内在联系。如能很好地做到任务分解, 将显而易见地节省大量时间。任务分解, 即将复杂的任务, 层层细化, 分解成一个个便于操作的任务, 便可以逐个完成。高校秘书, 一定要保持冷静的心态。复杂的工作, 都是由简单的工作所组成。例如, 向领导请示前, 如能先列出建议及备选解决方案, 可以大大减少讨论时间。又如, 分配任务时, 能事先做好计划, 相对公平, 而非临阵磨枪, 把大量时间耽误在会议上, 浪费大家更多宝贵的时间。

3.第五代时间管理带来的思考。

第五代时间管理理论也给我们带来一些思考。 (1) 工作与生活的关系。一些看似对立的关系, 例如, 辛勤工作与享受人生;工作赚钱与消费花钱;个人利益与团队利益。其实, 通过学习, 就能够把它们有效地结合起来, 高校秘书可以也应当通过不断的自我提升, 使自己在原有的工作中, 寻求自身能力的更好体现, 才能得到更多认可。 (2) 真谛, 即运用辩证统一的思维方式, 把工作与生活中看似对立的几个方面, 有效地统一、结合起来, 主观上, 不要先入为主地把一切都看成是矛盾的对立面。高校秘书往往因为年龄、工作性质等原因, 生活与工作重叠处较多, 因此, 这就需要高校秘书运用辩证统一的思维方式将生活和工作处理好。 (3) 使命和希望。学习时间管理理论的宗旨就是提高经营管理水平, 改善各级员工的生活素质, 把快乐和健康带给所有的人。因此, 长期工作在办公室的高校秘书, 更应当在繁琐的工作中, 寻求完成任务的“捷径”, 即不需事必躬亲, 完成好自己本职工作范围内的任务是首当其重的。不把工作中的怨气、怒气带到生活中, 也不因生活中的不顺而影响工作的质量, 使生活与工作和谐统一, 达到最终的理想, 拓宽生命的宽度。

参考文献

[1]邓登.论职业经理人的高效时间管理[J].市场论坛, 2005, (7) .

[2]姜宝钧, 高卫平.民办高校管理类专业应用型人才培育模式探研[J].广东培正学院学报, 2006, (S1) .

[3]汤向东.高校秘书队伍及其在高校管理中的作用[J].达州职业技术学院学报, 2008, (Z2) .