招生工作中的数据管理

招生工作中的数据管理（精选12篇）

招生工作中的数据管理 篇1

财务管理是企业长期发展的关键, 社会和经济的进步使得企业传统财务管理远远落后于现代化发展的要求, 无法适应目前现代企业财务管理的需要。因此, 针对铁路车辆修配企业完善财务管理不仅是推进企业自身发展的需要, 也是促进铁路企业发展的必要条件, 是适应铁路改革, 充分发挥财务管理作用的需要。

一、加强铁路车辆修配企业财务管理的必要性

1. 推进企业自身发展, 强化经营管理的需要

现代管理理念要求企业能够依法管理、规范管理和精细管理, 以建立现代企业管理制度, 实现最佳管理。现代管理理念是促进铁路车辆修配企业今后管理工作上升的指导, 是企业进行重大经营决策的依据。随着铁路企业管理体制的改革, 和其相关的各个企业也多少会受到影响, 在这样的背景下铁路车辆修配企业在生产布局、运输指挥、职责划分以及业务管理上也应该进行调整, 明确各个部门的管理职能, 理顺企业各种管理间的关系, 为保障企业的经营夯实基础。对于企业的财务管理部门而言, 其目前面临的一个主要任务就是要优化和改进财务管理的流程, 适应企业的管理的改革, 为修配厂生产提供财力服务保障。

2. 发挥财务管理作用, 促进企业管理水平提高的需要

(1) 促进企业和谐发展战略实现。再造财务流程对于理顺财务管理中的各种关系是必要的, 也是规范财务管理行为, 促进铁路车辆修配厂生产布局调整的需要, 对于企业今后的经营管理变革以及企业效率和管理水平上都能起到一定的作用。为了落实企业经营管理的目标, 使得企业的生产活动在经营目标的引导下顺利进行, 为铁路车辆修配企业经营管理目标的完成, 财务管理发挥着了财力保障作用。

(2) 控制和减少成本支出。对企业财务管理工作的完善, 吸收新的管理技术, 通过使用并行工程思想, 对于提高企业的生产效率以及设备的运营率, 降低企业存量资产的浪费, 加强企业运营管理有着积极的意义。另外, 加强企业财务管理工作, 以企业的流程管理作为核心能消除管理中人为因素的影响, 在完善传统财务管理模式基础上实现铁路车辆修配企业管理成本和经营环节中成本的降低。

(3) 资金安全管理, 资金运营效率提高的需要。资金安全管理是企业日常工作中的重点, 要使得企业资金有安全保障还需有完善的财务管理流程。在企业财务管理工作中, 资金管理流程中还存在一些问题, 针对这些问题进行合理的管理, 使得资金管理得到调整和优化, 确保资金运行机制有效进行, 提高企业资金运用的效率。

(4) 提高企业设备检修质量的需要。铁路车辆修配企业是为铁路部门提供铁路设备的企业, 对企业的财务管理进行完善是促进企业生产和作业流程转变, 使得企业建立新型设备生产和检修, 优化企业设备检修和生产的关键。把企业中生产流程的工作质量作为考核的依据, 强化各个流程对上个层次流程修理质量的反馈, 能够最大限度的提高企业对铁路车辆修配和养护的质量。

二、铁路车辆修配企业财务管理存在的问题

当前, 铁路车辆修配企业财务管理上主要有以下不足:

1. 财务管理体系相对落后

财务组织结构不合理, 财务人员配备不足, 而且财务管理的理念也较落后。同时, 铁路修配企业目前采用的财务信息分析体系并不完善, 预算管理和考核等工作都没有到位。

2. 企业资金的使用并不合理

铁路车辆修配企业财务管理中存在的这些问题都影响到了企业的长足发展。要使得企业在快速发展的经济中立足, 更持久的发展就要对财务管理进行完善, 设计能够满足现在企业发展需求的财务管体系。铁路车辆修配企业财务管理工作的完善应该从财务管理理念、管理机制、财务监控机制以及人员设置等方面进行, 使用先进的现代技术提高企业的财务管理水平。

三、铁路车辆修配企业财务管理完善措施

财务管理工作作为企业管理中的关键, 同生产经营中的各个环节都是息息相关的, 也是企业整个经营活动中集中体现。因此, 财务管理要根据企业的战略目标进行, 使得财务管理能够同铁路修配企业经营体制变革相适应。根据现代企业的管理思想, 从目前企业的财务管理工作出发, 建立财务管理流程, 是开展工作的动力。

1. 明确财务主管职责, 发挥财务主导性

企业负责人是铁路车辆修配企业财务管理的第一责任人, 因此, 明确其责任以及权限是完善财务管理的一个重要措施。首先, 财务主管对于企业预算管理体系要加强监督和管理, 确保工作有计划完成。其次, 坚持以筹划为先导, 进行事前控制, 提高企业财务的控制力, 降低企业的成本以及各项费用, 实现企业经济效益的最大化。最后, 实现企业会计核算的标准化和规范化发展, 以为企业进行决策提供有效的财务信息。另外, 作为财务主管还应该做好企业财务管理的预测和分析工作, 依据企业的发展规划, 从企业全局出发, 建立有效的经营管理制度。

2. 加强内部控制, 有效监督财务管理工作

企业市场化改革中的不断推进, 使得企业的财务监督管理体系也不断地得到完善。建立具有高独立性和高水平的财务监管机构是对铁路车辆修配企业财务会计体系进行控制和管理, 是实现企业制度改革的关键问题。铁路车辆修配企业财务管理的监督控制, 应对效率提高和资源的充分利用加强重视, 对其下属部门以及企业现金流等业务要重点监督, 及时提出监督报告, 以为相关部门提供财务管理调整提供信息。另外, 加强企业的外部监督, 通过银行以及税务等国家财政部门对企业的财务管理情况进行审计, 确保企业的财务管理得到有效的监管。

3. 完善财务机构设置及人员管理

为企业的财务组织结构以及人员管理都应加以完善。在设置企业财务机构时, 要分别设置财务和会计机构, 合理配置人员。财务和会计机构两者应该是相互协作和相互配合的。财务部门负责的是企业的财务管理, 会计部门负责的是企业的日常会计事宜。对于企业财务人员的管理制度要应加以完善, 主要包括会计人员、审计人员以及高层财务管理人员的管理制度。

首先, 会计人员的管理制度严格进行, 避免会计人员参与造假行为, 以确保会计信息的真实性。这就需要提高会计人员的综合素质, 保护其合法权益。因而, 企业应该加强对这部分人员的专业、法律知识培训, 提高其职业道德。其次, 提高外部审计监管。经济的发展使得经济环境变化迅速, 审计的目的在于确保会计报表的准确性和可信度, 而对于会计舞弊的查找已经被忽略了。这样就使得企业造假的成本降低了, 进而为造假者提供了机会。在审计中, 加强对会计造假的重视, 预防造假行为十分有必要。最后, 对于企业的高层财务管理人员要加强管理, 一定程度上约束其行为。企业的高管人员虽然屡屡强调企业财务报表的真实性, 但是仍然有一些造假行为存在, 这使得企业会计严重失真。对于这种行为, 可以通过国家立法追究造假人员的法律责任予以禁止。

总之, 财务管理工作在铁路车辆修配企业管理中的重要性使得企业认识到完善财务管理的迫切性。企业只有在不断完善自身财务管理体系的基础上才能够更加有利于企业管理水平的提高, 才能够确保企业的各项经营活动有序进行, 确保其在市场中立足, 以推动其持续发展。总而言之, 财务管理是铁路车辆修配企业资源配置和成本管理的有效方法, 关系到企业的方方面面, 要求企业的领导加强重视, 不断地加以完善和探索。

参考文献

[1]柴斌锋, 何凤平, 张运坤.企业集团集成化财务管理模式的构建[J].西北农林科技大学学报, 2009, (8) :48-52.

[2]唐颖.铁路运输企业股改上市后基层单位的财务管理[J].金融经济:理论版, 2010, (10) :176-177.

招生工作中的数据管理 篇2

刘小芬

【摘 要】 通过对护理工作中存在的风险发生原因、环节进行分析,探讨风险管理在医院护理管理中的应用,旨在降低医疗护理差错事故的发生,减少护患纠纷。

【关键词】 风险管理 医院 护理管理

随着社会的日益进步,人们的法制观念不断更新,患者的维权意识逐渐增强,对医疗护理工作提出了更高要求。护理质量的好坏一定程度上关系着病人的安危。任何一个环节的疏忽,都会给病人带来不可挽回的损失[1]。医疗护理风险管理是指医院有组织、有系统地消除或减少医疗风险的危害和经济损失,通过对医疗风险的分析,寻求医疗风险的防范措施,尽可能地减少医疗风险的发生[2]。国外发达国家医疗风险管理不仅理论研究深入,而且实践应用也十分广泛。我国医院的风险管理尚处与起步阶段,护理风险管理更是薄弱环节。随着我国市场经济的不断完善,新的《医疗事故处理条例》以及配套法律法规的实行,我国加入WTO之后医疗市场竞争将面临新的挑战,风险管理在医疗、护理管理中重要性也日益彰显[3]。护理工作中的风险环节

研究数据显示,美国1994年中每10000名护士中有5名被起诉, 1996年的报告指出,急诊科和产科护士的被投诉率较以往有所增加[2]。护士在日常工作中面对的是病情复杂多变甚至生命垂危患有各种疾病的人群,常遇到被患者起诉的情况,如刚刚擦拭的地板可能造成患者摔倒;因工作忙碌而忽略巡视病房,对特殊饮食的患者忘记通知[4],对特殊的检查、治疗无交待注意事项,对患者的病情变化无及时发现延误抢救时机,交接班交接不清,打错针、发错药等,造成差错事故发生,而引起医疗纠纷(例如导尿我们遇有三例留置导尿患者拨管困难,遇有患者自已强行拨出气囊尿管引起尿道损伤者,输液过程中患者自己调快输液速度而引起急性肺水肿)。因此在进行特殊的检查、治疗、用药、护理前要进行风险评估,并将风险因素及注意事项告知患者及家属,以取得患者及家属的理解,减少护患纠纷发生率。护理风险因素分析

2.1 护理人员对于法律法规认识不足,自我保护意识淡薄平时只注重临床治疗、基础护理操作,对护理文书的书写不重视,护理记录不规范、不准确、对病人发生的病情变化记录不及时,专科知识欠缺,书写时不能体现专科护理特点,不能反映患者病情的动态变化,字迹过于潦草,涂改等。医疗文书在病人疾病的诊疗过程中起着法律依据的作用。护理病历则是病历中不可缺少的重要部分。发生医疗纠纷时,首先封存病历,而医疗记录与护理记录应保持一致。如进行抢救时,所有参与抢救的人员要统一抢救时间,记录要相同,当医疗护理病历不相符时,会存在较多的法律问题[5]。一旦发生医疗纠纷,容易使医院处于被动的状态,导致举证不利而败诉。

2.2 工作态度不严谨,违反操作规程 在执行医嘱过程中,未严格遵守诊疗、护理常规,未认真核对医嘱、未严格执行查对制度,造成打错针、发错药、加错药。不根据病人的病情及药物的性质调节输液速度,未认真执行分级护理制度,不按时监测生命体征。

2.3 理论知识缺乏,技术操作不熟练 个别护士平时不认真学习,专业知识不扎实,操作技术不熟练,对各种抢救仪器的使用方法掌握不熟练,对病人的病情发生变化观察不到位,以至延误抢救时机,而引起纠纷。

2.4 服务意识差,态度生硬 要表现在接待病人时漫不经心,解答问题不耐心,甚至训斥病人,缺乏主动服务意识。个别护理人员不能正确认识自我,价值目标不明确,把不良心态带到工作上来。缺乏服务艺术,不注意自身修养,由此产生护患纠纷[6]。

2.5 护理人员严重缺编 我院病床与护士之比为1: 0.22,由于临床护士年轻女性居多,常年都有休婚假、产假等,造成实际在岗护理人力不足(缺编超过50%),若遇病人增多或抢救危重病人,往往不能提供足够的监护,导致不安全问题发生[7]。

2.6 病人方面 基层医院普遍存在,住院病人输液完毕后,不请假擅自外出,回家过夜,存在的高风险问题为:外出期间可能出现意外或病情突然变化等安全问题,而引起医疗纠纷(例如:我科有一老年男性病人凌晨5时左右外出饮早茶时,途中遇抢劫受轻伤)。针对护理工作中的风险因素制定防范措施

3.1 在护理工作中实施风险管理制度 风险处理是风险管理的核心内容,而最重要的是风险预防,即采取积极措施预防风险事件的发生。在运用风险识别和风险评价对护理操作中易发生纠纷、投诉的主要项目进行调查分析后,制订出每项操作过程中要遵守的制度和采取的措施[4]。

3.2 加强法律知识的学习,提高自我保护意识 护理部及科室对新毕业的护士实行岗前培训,组织学习法律法规,使护理人员能自觉的以法律法规规范自己的言行,严格执行护理法规;在实际工作中认真执行各项规章制度,严格遵守技术操作规程,减少护理风险发生。

3.3 健全护理风险管理机制 成立护理质控管理小组,护理部主任任组长,组员由各科护士长担任,每月对全院护理工作进行质控检查一次,对检查发生问题,及时整改。科室每月对工作中的薄弱环节进行自查自纠2次,对护理缺陷、差错及事故隐患进行分析讨论,制订整改办法,发生差错事故后客观分析原因,认真组织讨论,及时采取补救措施,总结经验教训[7]。

3.4 加强护理文书质量管理 规范护理记录书写,护理记录作为医疗法律文件,其内容的书写必须做到客观、真实、准确、完整、全面,必须符合广东省《医疗文件书写规范》要求。护士长要每天检查急危重病人的护理记录和病历质量,及时发现问题并修改。将不安全因素消灭在莳芽中。对存在的共性问题在业务学习会上讨论、规范,并指导正确书写。护理记录严禁涂改,如需要进行修改,用双线划在需修改的地方,修改后能辨认原字迹,并签署姓名和日期[8]。

3.5 更新业务知识,提高护理技术水平护士不但要有扎实的基础理论,而且要有精湛的技术,娴熟的护理操作以及优质的护理服务意识,随着护理学科的不断发展和医疗设备的更新,新技术的开展,要求护理人员必须不断学习,更新知识,提高专业技术水平。护理部应运用各种方法、渠道培训护士,增强其观察问题与解决问题的能力。

3.6 合理调配护理人力资源 科室护理人力资源短缺,影响科室正常开展工作时,护理部安排护理工作相对不忙的科室人员对繁忙科室进行支援,同时实行弹性排班,以解决目前护理人员不足的状况。医院领导要重视护理工作,根据床位数,合理配备护士,以减少护理风险的发生。

3.7 加强护患沟通,建立良好护患关系 护士除了具备良好的业务素质和高尚的医德外,同时应具备良好的人际关系与沟通能力。与患者进行有效沟通提高患者满意度,在进行护理操作前向病人告知可能发生的风险及注意事项,同时要耐心解答疑问,做好健康宣教工作,良好的护患关系,可减少护患纠纷风险的发生。讨论

医疗护理工作是一个高风险的职业,任何临床活动甚至是极为简单或看似微不足道的临床活动都带有风险,所有的医疗程序都是风险与效益并存的[9]。要增强护理人员自我保护的法律意识,维护护患双方的合法权益,必须组织护理人员学习与护理有关的法律、法规,如《中华人民共和国护士管理办法》、《医院感染管理规范》、《医院工作制度》等,增强护理人员的工作责任心,严格执行各项规章制度及岗位责职。进行护理风险管理,可以防患与未然,对可能出现的护理风险进行预见,通过不断的培训,让护士了解自己在工作中面临的风险以及随着时代的发展,可能面临的新风险,时常在风险出现前警钟长鸣,减少风险的发生[3]。

参考文献

标杆管理在学校管理工作中的应用 篇3

一、标杆管理的内涵

标杆管理，是指企业不断寻找和研究行业内或其它行业一流企业的最佳实践，并以此为基准，将自己的产品、服务和经营管理方式等与行业内或其他行业的领袖企业进行比较和衡量，分析基准企业达到先进的原因，找出自己的不足，并在此基础上选取本企业改进的最佳策略，从而使企业不断超越自身、追求并创造卓越的良性循环过程。标杆管理的核心思想是通过向业内或业外的最优秀的企业学习，企业重新思考、改进并优化经营实践，最终创造自己的最佳实践。

二、标杆管理在学校管理工作中的应用

(一)应用范畴

与企业管理不同，标杆管理在学校管理工作中的应用主要涉及教育教学质量方面，重点是针对影响学校教学质量的教学内容、教学方式、教学条件及其利用效率、师资力量、校园学习文化等多方面因素，借鉴、学习标杆学校的先进经验，提出可行的奋斗目标，努力改善自身不足，从而提高竞争力，追赶或超越标杆学校。

(二)作用探讨

第一，运用标杆管理，有助于学校进行自我评估和管理改善。将标杆管理运用于学校管理之中，可以帮助学校识别最优秀的教育与管理实践，通过与标杆学校教育管理操作的对比，学校可以明确认识到与标杆学校的差距，和在管理运作中需要改进的地方，从而对自己作出客观的评价；通过与标杆学校的对比，可以及时调整学校自身的评价标准，使其更加客观和科学，有助于学校进行正确的自我评估与定位。

第二，运用标杆管理。有助于学校自身构建学习型文化组织。在学校管理中合理运用标杆管理策略，可以帮助学校找出“向谁学”、“学什么”以及“怎么学”等问题，有助于学校发现在师资力量、教学过程以及运作管理模式等方面存在哪些不足，继而学习标杆学校的成功之处，再结合自身实际，将其充分运用到本校的实践当中。这是一个全员参与的持久的循环学习过程，将有助于学校构建学习型文化组织。

第三，运用标杆管理，有助于学校长期稳定发展。面对标杆学校所取得的优秀成绩，学校自然不会安于现状，而需要不断将注意力集中在寻求增长与发展自身的内部潜力上，形成比较稳定的学校文化。同时通过对标杆学校曾经在发展道路上所面对过的种种障碍和困境进行细致的分析，学校可以有针对性的加以规避和改进，防止重蹈覆辙，这有助于学校长期稳定向前发展。

(三)实施步骤

标杆管理并非是一种有固定程式的管理策略，在不同的组织中，人们实施标杆管理可能会有不同的步骤。而在中小学校中实施标杆管理，大体包括以下几个步骤：

第一步，确定标杆学习的主题和对象。学校应当根据自身发展的战略需要，全面审视学校教学管理工作的各个方面，识别影响学校业绩和发展的主要领域，根据轻重缓急对需要改进的领域排定优先次序，从而确定标杆学习的主题和内容。

第二步，组建学校标杆管理工作小组。结合中小学校的实际，应成立以校长为组长，副校长、教导主任、政教主任为副组长，各科任老师为组员的教育教学标杆管理工作小组。标杆管理工作小组建立后，还应重点培训标杆团队，使成员了解工作流程，明确各自角色与责任。工作小组定期召开信息、经验交流会，研讨和解决问题，鼓励全体教职工不断创新，对于好的建议及时推广。

第三步，收集并分析信息。学校首先应尽可能全面地分析自身管理和运作、教学实践等方面的现实情况，找出哪些地方需要改进，然后有针对性地收集标杆对象的相关信息。在相关信息收集完整的基础上结合学校自身的内部状况进行分析，找出关键性的差距，并将重点改进放在造成差距的关键流程，通过挖掘标杆精华实现自我提升。

第四步，制定标杆超越计划并付诸实践。学校在与标杆学校各方面信息进行细致对比和分析后，需要立即制定出相应的标杆超越计划。这是标杆管理最重要的一步。在实施标杆超越计划的过程中，学校还应对标杆学校的做法作适当调整，使之更适合本校的组织结构和文化，同时应严格监督整个标杆超越实施的进程，将实时的实施情况不断和超越计划进行比较，及时识别出现的偏差，并采取有效的校正措施。

第五步。进行绩效评估，检查实施结果与计划的契合度。将实施结果与当初确定的标杆学习目标比较，评价实施过程的有效性和实施结果与计划的契合度。即分析学校在通过一系列的学习和改进后，学习项目是否达到或超过预定目标，在标杆主题涉及的领域是否获得了与标杆学校相同甚至更好的业绩。

第六步，总结反馈和再标杆。在一项标杆超越项目完成之后，学校应回顾标杆管理实施的进程和成绩，及时总结经验教训并对新的情况、新的发现进行进一步的分析。整理实施过程和结果的相关文件和数据，形成标杆项目实施总结报告。总结反馈之后，学校还应针对学习项目的新变化或新的管理需求，持续进行标杆管理活动，确保对最佳实践的跟踪学习，从而得到持续提升。

三、对学校成功运用标杆管理的几点建议

(一)知己知彼，选择适合的标杆对象

知己是进行标杆管理的前提。学校应首先通过自我评估找出存在的不足。存在不足的领域可能有很多，因此学校应根据自身发展的战略需要，对需要改进的每个领域进行相应的SWOT分析，确定优先改进的次序。而知彼则是进行标杆管理的关键。知彼就是寻找适合的最佳实践。知彼的关键是数据采集和数据分析。通过数据比较和分析，找出差距及其产生的原因，进而找到解决问题的路径。

(二)注重创新

片面理解标杆管理而情于创新，不但与实施标杆管理的初衷背道而驰，而且不能从根本上促进学校的长远发展。因此学校在运用标杆管理的过程中，模仿与学习自然必不可少，但更应在此基础上根据自己的实际情况予以创新。创新才是学校获得长期竞争优势最根本的途径。

(三)有效的实施对标杆管理的运行至关重要

要充分发挥标杆管理的作用，学校必须建立强有力的实施体系。首先学校领导要高度重视，必须坚定地相信学校将从推行标杆管理活动中受益匪浅，同时亲自抓标杆管理的实施。其次要做好教职员工的工作。充分认识到教职员工是标杆管理的最终执行者，应让他们明白学校实施标杆管理的重要性，最大限度地消除来自员工的障碍。再次是加强监视与评估。监视的目的在于通过对改善方案实施过程的监督和及时修正，保证标杆管理按计划有效的实施。评估就是要对实施过程及结果进行分析，看其是否符合过程规范和达成标杆超越的目标。

招生工作中的数据管理 篇4

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .

个人工作中的知识管理 篇5

我们在工作场合常常会碰到这样的人，他们做事很有条理，非常规范，很职业化，做事效率很高，出错率很低，而且这种人非常会带年轻人，从师于他们的年轻人在离开他们后，都念念不忘他们的培养。 如果你细细观察这些人的工作，你会发现他们都有一个共同的特点，就是个人工作的知识管理做得很好。

现在很多公司，特别是一些知识型、科技型的公司越来越重视整个公司的知识管理，通过知识管理这个系统化的方法来捕捉、分享、使用和杠杠化利用知识。但是对个人工作中的知识管理，特别是纯属个人工作经验的总结和推广，缺乏关注。本文从个人实践(Individual Proctices)的视角来介绍知识管理，希望通过这个视角来强化知识管理也要从小事做起(Starting Small)这个概念。本文总结了知识管理个人实践的12个方法。通过采用这12个方法，最大程度地总结、传递和获取知识。

招生工作中的数据管理 篇6

【关键词】高校；情感管理；学生管理干部工作；

作为高校教师和广大学生之间信息的传递者以及两者之间沟通的桥梁和纽带，高校学生干部是在学生群体中实现自我管理、教育以及自我服务的绝对领导者。首先，高校学生干部和普通学生相比具有较高的综合素质、而且其自身的影响力也很大、自主意识也比较强，是高校大学生思想政治教育中不可忽视的一股重要力量。其次，近年来，随着高校招生规模的逐步扩大，学生数量也开始增加，这就使得高校学生教育管理工作遇到了很大的困难，而高校学生干部则可以利用自身与广大学生之间的沟通优势为学校的学生教育管理工作贡献力量。最后，高校要把学生干部群体的有效管理作为学校管理体系中的重要环节，高校要在提出情感管理模式的基础上结合心理学的相关知识以求进一步促进高校学生干部队伍的建设。

一、情感管理模式概述

情感管理作为新兴管理理念的重要方式，其作用是巨大的。情感管理的主要核心是以人为本。通过与被管理者之间的互动和交流，充分地对被管理者的心理和行为进行关心和交流，提高被管理者与管理者之间的认可度和默契度，从而让被管理者发自内心地将做好本职工作作为目标，从而达到管理的目的。实际上，教师通过情感管理能够对学生进行正面的激励，是教师对学生进行人性化、合理化、科学化管理的过程。学生干部的管理者通过与学生干部进行面对面，深入的情感交流，理解学生干部的需求，倾听他们的想法并引导他们在正确的思路上进行思考，通过与学生干部之间有感情的交流和沟通，培养出轻松、自在的工作氛围。情感管理在管理上的实现方式是将管理者的目的与被管理者，也就是学生干部的目的进行有机的统一。也就是，在管理者达到目的的时候也能完成被管理者的目标，实现双赢。情感管理的目的是进行教师和学生干部之间的润滑和协调。让他们同心协力地做好任务和工作。这就需要教师发自内心地对学生干部关心，了解他们的需求和思想，并为他们实现理想提供最大的帮助。从本质上来说，就是要在教师和学生干部之间培养相互尊重的情感。也就是说，教师和学生干部之间是平等的，而不是上下级的关系，而是以一种平等的关系共同工作，并不是用教师的资格来对学生干部进行命令。只有创造了和谐的工作环境，才能让学生干部发挥最大的才能，工作也才能做得更好，而不是为了工作而工作。

二、高校实现学生干部情感管理的基本原则分析

情感管理和感情用是不能一概而论，情感管理是将一种感情注入到理性行动中。因此，在进行情感管理的时候无比遵循以下三个原则。

第一是整体大局原则，强调整体的作用大于各部分加起来的作用。一般而言，学生干部的人数不少，其所反映出来的情感也是各式各样的，学生干部的情感必须要理顺，要从健康的角度去培养学生干部的情感，从大局着想，顾全比较普遍存在的问题，不能因为需要满足少数人的情感需求而去打击绝大多数人的情感积极性。教师要有一个统一的情感管理的准则，对于全体所有的学生干部都要平等适用，一视同仁，不可存在偏颇取向，不然会因为评价标准不一致，引发学生干部感情投入的不平衡，对于学生干部的内心认同会是一个负面影响，致使情感管理陷入缺少群众基础的状态。

第二个原则是效益原则，情感管理工作的最终目标是促进学生工作的开展，让其提高工作效率，而不是为了老师与学生之间的感情交流，维持一团和气的存在。实践工作中的情感管理工作目标应该定为：学生干部保持良好的、积极向上的情绪。能够满足学生干部的基本需求，使其热心的服务于同学，学生干部的工作和学习都不会互相干扰，都保持高涨的热情，充足的干劲，最终促进团组织工作的顺利进行和工作效率的提高，并協助老师做好学生工作。没有原则的追求一团和气会让教师对学生干部过于迁就，让情感管理失去原有的激励效用。

第三个原则是控制原则，在进行情感管理的时候，需要在一定范围内对管理工作有所控制，千万亿能以偏概全或者是眉毛胡子一把抓。况且，滥用情感并不能解决到根本上存在的问题。片面的讲求情感管理会让教师丢掉原则性，最会产生混乱的现象，致使矛盾逐步产生，使得感情上出现散乱。而尊重学生干部，信任学生干部这些都是建立在学生干部工作积极，对工作有贡献的基础上的，这些因素一旦利用不恰当，就会导致管理失误的情况出现，有的学生干部就会认为组织的管理不严格，可以趁机违反组织的纪律，或者让学生养成在处理事情的过程中过于依赖老师的心理，自身的独立解决问题的能力非但没有在工作中得到培养，反而一点点的丧失。

三、高校开展学生干部情感管理的具体策略分析

1、以和谐环境的创设实现高校学生干部的情感认同

学生干部相对于普通的同学来说，具有自信心、自主性强的特点。他们能够独立进行思考完成老师交给的任务，但是大部分的学生干部的团队协作能力不强。这就造成学生干部在开展工作的时候容易三两地组合，没有团队共同进行分工合作的进行工作。零散的进行工作，容易造成任务衔接不良，出现问题的时候，就会出现责任不明的现象，如果教师没有进行合理的处理，就会造成学生干部之间责任的推诿。因此，管理者对学生干部情绪的管理非常重要。只有在他们需要的时候为他们提供帮助，才能从心理上让他们对管理者进行认同，从而积极认真地完成任务。

2、教师要以身作则注重学生干部情感管理能力的培养

学生干部既是教师的助手，他们为教师开展学生工作提供不可缺少的助力，也是教师的伙伴。因此，教师应该对学生干部的工作和生活状态进行关心，不仅仅是局限在日常的问好上，而是细致地关心他们的日常生活。由于教师的年龄比学生干部要大，因此教师可以对学生干部进行主动的接触，主动询问他们在最近的工作和学习中是否遇到了困难，如果有了不能解决的问题，教师应该尽量地为他们提供帮助。当学生干部在工作中受了批评的时候，教师不应该对他们再进行教育，而是可以帮助他们对事情进行分析，提出一些有效的建议和意见，对他们进行安慰，让他们在这次的错误中进行总结，从而提高。家庭条件不好的学生干部，教师可以帮助联系勤工俭学的机会，为他们提供一些尽可能的帮助，减少来自生活上的压力，让他们能够全身心地投入到工作和学习之中。教师只要从心底对学生干部进行关心，学生干部就会能感觉得到，并通过努力配合协助教师工作，努力学习来对教师进行回报。在平时的工作中，教师可以时常用语言对学生干部进行激励，鼓励他们积极地工作，这样的工作效率才能提高。学生干部受到了来自教师的关心，也才会发自内心地去关心别的同学，以教师为榜样，积极帮助周围的同学，为同学们服务。久而久之，学生干部的工作态度就会向认真、勤勉上发展，在学生中赢得良好的口碑，为今后的学生工作提供一定的基础。同时，对于不好好工作的学生干部，教师应该主动地跟其沟通，并对其进行教育，争取让他们改正这样的工作态度，积极认真地为同学服务，做好学生工作。

3、注重学生干部的自身个性发展，实现学生干部个人价值

现在的大学生跟以前的大学生不同。他们虽然也尊重教师，遵从学校的相关制度，但相对的在思想上要活跃的多，也很有个性。因此，这样的学生干部不好驾驭。如果不能够取得他们的认可，他们不会全心全意地做学生工作。但是同样的，现代的学生干部又都非常渴望证明自己，期望自己的价值能够被认可。这就让管理者在管理学生干部的时候，应该给他们充分的发展空间，注重他们个性的培养。让他们在可以接受的范围内充分发挥自身的主观能动性。这对于提高他们的工作积极性有很大的帮助。对于能力较强的学生干部，可以安排他们进行一些比较重要的学生工作，这样能够让他们在付出精力的同时，产生一定的成就感。对于喜欢管理的同学，应该让他们在管理的岗位上工作，这样能够对他们的管理能力进行锻炼。对于喜欢跟人交流的同学，可以安排他们在办公室等与人沟通的环境工作。总的来说，就是知人善用，让他们在最擅长的环境和岗位上进行工作 ，发挥自己的能力，这样对于他们能力的锻炼，有非常好的帮助，也能够让他们喜欢上学生工作，专心做好工作，

四、結语

作为学生干部管理的重要组成部分——情感管理它无处不在，在高校日常工作的运行中，情感管理正悄悄地发挥这极为重要的作用。古人云：得人心者得天下。情感管理使学生干部的个人奋斗目标与组织的奋斗目标互动，进一步增强了学生干部队伍工作的积极性，激发组织的活力，必将促进各高等学校学生工作的顺利开展。

参考文献：

[1] 龙江. 员工情感管理不容忽视[J].现代企业教育，2003.

[2] 钟青林，金娟. 实施情感管理，激发组织活力[J]. 特区经济，2005.

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[6] 刑丽华. 浅谈学生教育管理中的情感效应[J]. 咸宁学院学报，2006.

[7] 关淑润.现代人力资源管理与组织行为[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2008.

[8] 尹润锋.高校学生干部队伍中存在的问题及对策[J].郑州航空工业管理学院学报，2009.

[9] 卢丽虹.从企业文化看情感管理[J].沿海企业与科技，2009.

招生工作中的数据管理 篇7

随着社会进步和我国高等教育改革的深化，社会对于教育管理的观念也在不断更新，尤其突出地表现在对于当代大学生的管理上。过去我们常把对教师的尊重片面理解为师生之间的服从与被服从的关系，信奉“师道尊严”，使师生关系扭曲，甚至对立。“以人为本”的柔性管理作为一种全新的管理模式，一出现便引起了人们的关注。它是相对于刚性管理而言的一种管理形式，其内涵是以“以人为本”为核心，在研究人们心理和行为规律的基础上，采取非强制方式，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志变为人们的自觉行动的一种管理方式。柔性管理主要采用教育、激励、引导和暗示等非硬性的工作方式，在大学生心目中产生一种潜在的说服力，充分调动学生的自我管理和自我约束的积极性，使其自觉地接受外部规范化的约束管理，最终目的是强化和重视学生的自我意识，调动学生的个性潜能，从而有利于学生提高自我的心理管理、行为管理、环境管理和形象管理等方面的能力。它强调的是遵循“以人为本”的管理理念，对大学生施以潜移默化的影响。

1. 时代的发展，要求我们各方面都要坚持与时俱进。

现代教育家第斯多惠说:“教育的艺术不在于传授的本领，而在于激励、唤醒、鼓舞。”当代大学生的自我意识越来越强，他们已不满足于呆板地接受一些定性的东西，而希望通过自己的思考判断形成自己的观点。对于各种德育内容，他们已不满足于“知其然”，而更希望“知其所以然”。当代学生不需要简单的说教、灌输，不要向他们直接说明“你应该怎么做”，而应该通过积极引导，使他们自己得出正确的道德判断。

2. 以“学生为本”的大学生思想政治教育理念的更新是实施柔性管理的前提和基础。

中共中央、国务院《关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》明确指出：“思想政治教育要坚持以人为本，贴近实际，贴近生活，贴近学生，努力提高思想政治教育的针对性，实效性和吸引力，感染力，培养德智体美育全面发展的社会主义合格建设者和可靠接班人。”这就要求我们在思想政治工作中坚持以学生为本，就是以大学生作为思想政治教育的出发点和归宿，在整个思想政治教育实践活动中重视满足大学生内在的需求，调动和激发大学生学习的积极性、能动性和创造性，使之形成良好的政治素质、思想素质和高尚的道德品质。

3. 大学生个性差异是实施柔性管理的重要因素。

跨入新世纪，“个性化教育”作为思想政治教育的一种新境界，在我们这个富于社会取向的教育国度中的影响也日益高涨起来。大学生群体固有共性，但处在成长过程中的青年大学生因其心理品质、社会经验、成长环境和性格特征不同所以呈现出显著的个体差异性，特别是他们正处于世界观、人生观和价值观形成的重要阶段，个人可塑性非常强，个性特征显得非常突出，如果用整齐划一的刚性教育方式往往效果不佳。这就要求我们有针对性地设计柔性管理措施，对不同个性心理特征的学生要采用不同的教育管理方法。

二、构建柔性管理模式

要使柔性管理在大学生管理中发挥更大的作用，必须构建一个科学的、合理的、完备的柔性管理模式，使柔性管理发挥整体功能，增强实际效果。

1. 以加强辅导员队伍建设为突破口，全面建立和谐的教育工作体系。

高校辅导员作为大学生人生发展的导航人，学习成才的指引者，心理健康的辅导者，学生权益的保护人和教学科研的承担者，在新时期的大学生思想政治教育工作中发挥着十分重要的作用。辅导员要注意以下几点：(1)尊重学生，不仅要尊重学生的合法权益与合理要求，而且要重视学生的合理化建议，倾听学生的意见。对家庭经济情况、学习成绩、社会关系不同的学生，都要一视同仁;对偶尔犯错误的学生，不能小题大做，态度生硬，而要以引导为主，批评为辅;对后进生，不能冷嘲热讽，而要多鼓励，多帮助。(2)了解学生，切实了解学生对当前社会新思想、新问题的认识和看法，以及遇到突发事件和困难时的情绪变化，并针对不同的情况及时加以解决或疏导要了解学生的性格、脾气、情感特征、学习基础、家庭状况，以及对外部事物刺激的心理反应;要了解学生的物质需求、精神需求和自我发展需求，并针对不同情况予以引导、限制或规劝;要利用各种方式，建立渠道畅通、反应灵敏快速的信息网络，及时把握学生的思想动态及思想信息。(3)通过理想信念教育，为学生需要的自我选择和自我调整提供精神动力和行动指南;通过正面引导、模范典型来进行思想教育，激发学生内在的爱国主义、集体主义情操。因此，我们提倡坚持以学生为本，不是放弃而是更加坚持理想信念及世界观、人生观、价值观教育的主导地位，思想政治工作不是弱化而是更加强化。(4)要组建一支结构合理的班级管理队伍，充分发挥学生自身的优势和组织管理能力。这是学生自我教育、自我管理的重要环节，要制定出适合的各种管理规定，来规范、约束、引导学生的行为，使学生通过各种制度的遵守、外塑、认同而后习得，达到内心的自律与对制度的自发维护。

2. 建立柔性管理评价体系，实现柔性决策。

建立柔性管理目标，优化管理评价体系。对管理效果进行评价是管理学中的一项重要内容，是实现管理目标不可缺少的重要手段。管理评价的结论也将对评价者的行为和情绪产生积极或消极的影响。一方面，任何人或群体都是一个矛盾的统一体，既有积极、正确、光明的一面，又有消极、错误、阴暗的一面。另一方面，就人的心理倾向来看，往往希望个人的表现得到正面的肯定。传统的学生管理工作因为对学生的行为评价过于量化，容易使学生产生逆反心理等消极因素，而柔性管理主张进行模糊性的评价。因为柔性管理的对象是人，人的思维和行为活动不可能用一个精确的数字表示它，而实施模糊性的评价体系恰恰能够做到尊重和信任学生，体现人文关怀，使学生积极地参与到评估活动中来，可以提高学生的自我检查、自我分析、自我教育的能力，有利于学生的自我改进和自我完善。同时，柔性管理还十分注重对过程的动态评估，随时发现大学生身上展现出的闪光点，及时纠正他们的偏差行为，不断进行反省与阶段性的总结，力求改进与完善，而非仅仅对最终的管理结果消极地作出调整与适应。因此管理者在管理中要运用民主、科学的柔性决策方式，培养学生的主人翁责任感，使管理目标，即“实现学生的‘自我教育，自我管理，自我发展’”在全体学生的共同参与中不知不觉地实现。

3. 加强大学生心理管理。

柔性管理中的心理管理是指在一定时间里，根据多数人的心态所形成的心理指向，通过实施一定的影响，引导人们形成共同的心理意志，发挥精神的作用而进行的管理。当前高校有相当比例的学生不同程度地存在心理健康问题，主要表现为自卑、抑郁、心理脆弱、学习和人际交往障碍等。心理健康问题已严重影响大学生的成才，加强大学生心理管理刻不容缓。首先，要通过定期邀请高水平的心理专家开设心理辅导教育课，使学生在专家的引导下，通过讨论、演讲、观摩等有效活动方式了解自我心理状态，从而达到提高心理素质的目的。其次，要把心理健康教育纳入课堂教学的目标和任务中。通过课堂教学活动培养学生良好的心理品质，使之成为提高大学生心理素质的重要途径。再次，要广泛开展网上心理咨询活动，开辟校园心理网站，提供一个丰富心理卫生知识、咨询心理问题、治疗心理疾病的广阔平台。最后，要引导学生积极参加社会实践活动，使学生了解社会现实，磨练意志品质，塑造刚毅品质，提高心理素质，保持心理健康。

三、结语

总而言之，在学生管理中实柔性管理，需要全体员工共同的、积极的参与，其不是一个部门或个别几个教育工作者所能实现的，而是建立在学校教育教学及后勤服务的各个环节上。我们要共同努力，改变单向式的教育方法，坚持教育与管理互动，充分发挥管理育人的作用。

参考文献

[1]赵光明, 林雨.浅谈大学生柔性管理艺术[J].淮南工业学院学报 (社会科学版) , 2001, (3) .

[2]张旭虹.关于大学生柔性管理的思考[J].中国青年研究, 2003.

[3]林雨, 赵光明.浅谈大学生柔性管理艺术[J].淮南工业学报 (社会科学版) , 2001.

[4]张继忠.浅谈班级管理班主任的要求[J].教学与管理, 2002, (7) .

图书馆管理工作中的量化管理研究 篇8

图书馆管理量化就是要把图书馆的整体任务或者是要实现的具体的计划目标根据一些科学的标准来进行层层的分解, 然后把任务具体地分配到各个岗位和工作人员的手中, 并且要通过一些具体的考核手段来对其进行监督考核, 再通过奖赏或者惩罚措施来确保最终计划目标的顺利实现。图书馆管理者通过激励的策略来实现图书馆规范化、科学化的管理, 并最终实现图书馆信息服务的管理水平的提升, 这也就是图书馆量化管理的目的。

二、图书馆实施量化管理的意义

量化管理在图书馆管理中主要能起到明确目标, 激励工作者的作用, 以下将具体介绍。

1. 工作量化能调动工作者的积极性, 激励大家努力做好本职工作, 以推动图书馆的发展。

在传统的图书馆管理中, 大家的工作就类似于吃大锅饭, 没有一定的标准来衡量工作者的工作情况。在传统图书馆管理中就存在着干或者不干都一样, 干得好不好也一个样, 使得很多的工作者都是得过且过, 直接就导致了图书馆整个组织没有活力和生机。但是当实行了量化管理之后, 工作者都会暗自比较着各自的工作情况, 从而不甘落后努力工作。有了比较就会不愿意完不成工作或者是最迟完成工作, 大家就会争抢着去找工作, 努力认真完成任务。工作的衡量再结合上一定的奖惩措施, 就会大大地调动工作者的积极性, 在这种情况之下, 工作的开展就会十分顺利, 整个组织也会开始焕发出生机, 从而推动图书馆的发展。

2. 管理量化也会使工作者变被动为主动, 增强自身沟通能力, 并能加强组织凝聚力。

量化管理能使得工作者主动去发现工作, 使其主动性和协作能力都得到大大提高。图书馆本来就是多工种、多部门的, 而各部门工种间又存在着协作和制约。图书馆本身的性质就是需要不同工种和部门团结互助, 共同协作来完成一项整体目标的。实施了管理量化之后, 各个岗位、各个工种的人员都清晰明白自己的工序, 并能和相关人员取得良好的沟通协作来圆满完成任务。这在提高了工作效率的同时, 也培养了工作人员的团队精神, 使整个组织有了战斗力和凝聚力。

3. 管理量化能明确工作者的责任, 改变任务责任不清的局面。

在传统的图书馆管理中, 各工作者的任务目标不清晰, 没有清楚的质量和数量要求, 人物责任也不是很明确, 不能合理来进行分工, 导致不能收到明显的利益。而在现代图书馆管理中, 实施了量化管理, 使得图书馆中目标明确, 又有相应的奖励和惩罚措施督促大家对自己的任务负责, 按时完成。这就使得大家能积极高质量地工作, 保证了任务的完成。工作者在这种环境下能感觉到自己在组织中的重要之处, 做组织的主人, 也就会想着努力把工作做好了。

三、图书馆中量化管理的特点

1. 在同一个工作岗位上量化管理的难点。

计算机网络在图书馆管理中普遍使用, 其使得实现了统一分类编目, 各馆人员的工作内容随着发生根本性变革, 使用计算机的查找、选中、下载等方式来取代传统的编目方式。但是由于计算机机型、网络性能、软件等各种客观因素条件的影响, 用固定的额度来衡量工作者的工作量就有点不合理了。在读者流通方面使用了先进的条码扫描, 取代了传统的单纯手工操作的借还手续。这可以使书本的借阅速度得到控制, 但是不同类书目间的查找速度快慢不同, 以及读者的配合程度都能够影响到工作的快慢。这时候如果再根据读者的借阅量来挂钩工作量就不是很合适的途径了。

2. 在不同的岗位上, 不同的定量标准会造成横向的比较。

图书馆的工作可以划分为图书的采购, 图书分类和编目, 后期加工以及借阅等十几道工序, 而这些工序的难易程度和性质都有很大的差别。各个岗位的量化管理所定的标准也不尽相同, 这就造成了从质量到数量对各个工作岗位做出横向的比较会很困难。

3. 关于处理工余时间。

工余时间就是既定的工作时间内却没有创造出价值的部分时间。图书外借阅读会受到读者的不确定需求所制约, 这并不是工作者在主观上能控制的, 在高校图书馆中这种现象更是普遍。图书馆工作者就会随着读者的数量多少而或忙碌或清闲了。以上这些就是读者工作相对于其他工作来说更加难以比较难以用固定指标来衡量之处。在另外一些不受读者支配的工作当中, 工作者完成了自己的定额工作量后, 还要为了表示工作额度的严肃性和科学性, 故而还要遵守既定的时间来上下班。

四、图书馆管理中的量化管理问题的解决

在实际中有以上一些困难, 图书馆要想实行机制的改革, 完成确定编目岗位的过程就会很困难, 效果也不一定很好。为了克服改革中的这些困难, 可以在现有的条件下来采取一些相应的措施。

1. 计算标准用计时制来代替定额制。

图书馆管理传统的管理方式就是把图书馆的复杂工作分解成为几道小工序来进行, 并给予数量指标。这样做能一定程度上奖勤惩懒, 有助于工作效率的提高。但是这种定额管理方式却不能很好地反映出图书馆工作者的工作效率是由其主观的工作态度还是其客观的业务能力造成的。但是在计算机的协助下, 同时进行计时和计量, 就会有统一的时间比较标准, 又会有办事速度的区分, 从而实现了对图书馆工作者的量化管理。

2. 计算机的实时控制取代了手工计算, 充当了现在的测算工具。

计算机在图书馆管理中的应用, 创造了实时控制的条件和基础, 取代了传统的图书馆管理模式。计算机监督工作者的工作情况, 由于其本身不带有感情色彩, 并极少存在错误而在管理中成为了最好的自动计时工具。在制定劳动定额方面, 精确严密的时间计算方法也成为了最佳计算方法。计算机能高效自动地完成任务, 工作者只需要按照所需来输入对应的口令, 计算机就能在所有软件系统下对个人工作时间和数量进行检测和计算了。计算机还有智能监督功能, 当工作者在工作时间内停止工作的时间超过了5分钟, 计算机就会自动发出警告;停止工作的时间超过了6分钟, 计算机就会将其视作间断休息而不计算在工作时间之内。在有些方面, 计算机无法做到精确地计时, 例如口头咨询、一般的信息服务或者是图书馆实时性及临时性的工作, 这时候就可以用IC卡来进行统计。在这种情况下, IC卡辅助统计时间的方式就是卡的插进推出, 或者是IC与输入工时相结合, 这些都能一定程度上弥补计算机不能计时的空缺区域。

3. 工作质量的评定由权值计算代替了主观意念上的评分方式。

在计算工作者工作质量的时候引入了权值的概念, 权值的影响因素包括了工作者的学历、职称, 工作难易程度, 工作正确率及图书利用率, 创造的价值等许多方面。多项因素形成了多项权值, 但是图书馆界对这些权值制定出了统一的标准, 故其能比较公正公平地评定工作者的工作情况。工作量被分为了两方面的要素:数量和质量。数量就是工作者的工作时间, 质量则由许多权值来进行计算, 工作数量=工作时间×工作质量。这使得工作的评定变得简单而直观, 人情色彩在评定过程中消失了, 由于权值有统一的评定标准, 而工作时间没有, 工作者在工作当中就能自己掌握实际工作时间, 有了一定程度的自由。

4. 量化标准和指标的制定方法。

量化管理的最主要目标就是激励工作者, 让其积极主动地完成任务, 这也要求量化之前要进行深入细致的调研, 以保证量化管理具有可操作性并且是合理的。但是由于各部门和各工种之间都存在着很大的差异, 就使得量化的时候既要考虑到横向比较也要考虑到其纵向比较, 从而确保量化工作的科学和合理。首先先制定具体的指标, 在制定指标的时候, 先抽调多位工作者, 计算其在单位时间内完成的工作总量, 取多人的平均值。以此为基础, 再考虑一下常规时间下影响工作效率的各项因素, 以此来制定合理的量化指标。

量化管理指标的计算有以下几种: (1) 加权计算法。最主要的就是要先确定不同的工作项目的权重, 再将本部门最主要的工作任务进行量化。根据不同工作的技术含量和轻重缓急来把总体任务划分成几块, 然后以不同的权重来加权, 得出每项工作的量化分值。基本的计算公式:分值=工作量×0.5+德×0.1+勤×0.2+绩×0.2/加权项数。 (2) 任务目标的计算法。基本计算公式:达到率=实际的成绩/目标值×100%。每个工作者都要围绕既定目标自觉进行工作, 进行自我控制和管理。图书馆在一定时期内依据既定目标所要得到的目的来进行各阶段的检查和评价。加权计算法和任务目标计算法是最主要的计算方法, 其他常用的计算方法还有百分比计算法和公式计算法等。其侧重点有所不同, 但是在实际应用中可以合理地进行结合使用。

在图书馆管理中使用量化管理的方法, 既能比较公正公平地评定工作者的工作情况, 又能提高工作者的积极性, 促进图书馆的发展。计算机在此过程中, 作为重要的工具出现, 客观计算工作者的工作情况, 既节省人力又严密可靠;奖惩制度的实施, 也会使得工作者积极努力地工作, 使图书馆整体组织充满了活力。因此应大力推动量化管理方法在图书馆管理中的应用。

摘要：在图书馆管理方面, 高新技术起到了很大的作用。本文将主要谈论图书馆的量化管理, 介绍量化管理具体方法和其在图书馆管理中的实施。

关键词：图书馆,高科技,量化管理,计算机

参考文献

[1]黄文敏.图书馆工作量化管理改革初探[J].晋图学刊, 2001 (3) .

[2]刘颖.图书馆量化管理之我见[J].图书馆学刊, 2011 (7) .

[3]耿正萍.大学图书馆业务考核量化管理初探[J].情报资料工作, 2001 (5) .

血站采血工作中的细节管理 篇9

1 资料与方法

1.1 一般资料从我站2012 年1 月至2014 年12 月接待的健康献血者中随机抽取1000 例纳入研究, 并征得本人同意, 根据随机数字表法分为两组。对照组纳入500 例, 其中男性326 例, 女性174 例;最小年龄为18 岁, 最大年龄为45 岁, 平均为 (33.7±5.8) 岁。观察组纳入剩余500 例, 其中男性322 例, 女性178 例;最小年龄为19 岁, 最大年龄为48 岁, 平均为 (33.6±5.8) 岁。比较两组献血者的性别和年龄资料, 分布比较均匀, 组间没有明显差异, 无统计学意义 (P>0.05) , 表示具有可比性。

1.2 管理方法对照组采用传统的管理方法, 观察组则应用细节管理, 具体操作如下。

1.2.1 树立细节管理理念加强对采血站护士进行细节管理的宣传教育和知识培训, 强化她们对细节重要性的认识, 直接关系到献血者的安全、血液质量和临床用血安全, 让其在工作中树立细节管理理念[2]。

1.2.2 健全血站的管理制度定期组织采血护士学习和血液安全相关的法律法规, 并在血站内部建立完善的质量管理制度, 以确保采血质量, 保障临床输血安全为第一要务, 熟练掌握每个关键点的质量控制标准, 严格按照制度完成采血工作的各个环节, 例如体检、血液采集、制备、使用设备、运输、储存等, 完善各个工作细节[3]。

1.2.3 加强细节服务 ①为献血者提供一个整洁、舒适、安静的献血环境, 让其保持愉悦心情。②主动和献血者交流, 并在采集之前向其介绍相关知识, 可以用微笑和眼神等非语言形式来表达对献血者的鼓励和支持, 缓解其紧张等心理压力。③叮嘱献血者用力握拳, 待上肢放松后再进针。④坚持以人为本原则为献血者提供服务, 了解其心理需求, 禁止在采血时随意拨打或拨打电话, 保持对献血者的尊重[4]。⑤尊重献血者的隐私, 并为其保密, 耐心解答他们的疑问。

1.3 观察指标根据自制量表调查两组献血者的护理质量合格率、差错率和护理满意度, 并统计两组献血者发生头晕、恶心、心慌、心悸、盗汗和四肢乏力等不良反应的情况并比较其严重程度。

1.4 统计学分析收集两组献血者上述观察指标的数据, 录入Excel表格后, 采用SPSS 17.0 软件对本组研究数据进行分析, 计量资料以表示, 比较采用t检验, 计数资料以百分率表示, 比较采用 χ2检验, P<0.05 为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组护理效果对照组的护理质量合格率、护理满意度分别为75%和78%, 均低于观察组的91%和95%, 且其护理差错率2.4%高与观察组的0.8%, 组间差异显著 (P<0.05) 。具体数据如表1 所示。

2.2 不良反应发生率经比较, 对照组的不良反应发生率为24%, 高于观察组的6%, 且观察组的程度轻于对照组, 组间差异经统计学分析有意义 (P<0.05) 。具体数据如下表所示。

3 讨论

我站在采血工作中应用细节管理的最终目的就是消除采血质量安全隐患, 避免血液安全事故的发生。为了实现这一目标, 我血站通过树立细节管理理念、健全血站的管理制度和加强细节服务等细节管理措施, 真正将细节管理落到了实处, 把握了质量控制, 真心为献血者服务, 取得了比较显著的效果:

经比较, 对照组的护理质量合格率、护理满意度分别为75%和78%, 经比较, 均低于观察组的91%和95%, 且其护理差错率和不良反应发生率分别为2.4%和24%, 均高于观察组的0.8%和6%, 组间各指标差异均有意义。

综上所述, 在血站采血工作中应用细节管理可以显著提升护理质量和护理满意度, 提高服务水平, 减轻献血者的不良反应, 应用价值较高。

摘要：目的 对细节管理在血站采血工作中的应用方法和效果进行分析。方法 随机抽取1000例于2012年1月至2014年12月来我站献血者进行研究, 随机分成两组采用不同的方法管理。其中对照组500例行传统方法管理, 观察组500例行细节管理, 比较组间护理效果和不良反应情况。结果 1对照组的护理质量合格率、护理满意度分别为75%和78%, 经比较, 均低于观察组的91%和95%, 且其护理差错率2.4%高与观察组的0.8%, 组间差异显著 (P<0.05) 。2经比较, 对照组的不良反应发生率为24% (120/500) , 高于观察组的6% (30/500) , 且观察组的程度轻于对照组, 组间差异经统计学分析有意义 (P<0.05) 。结论 在血站采血工作中应用细节管理可以显著提升护理质量和护理满意度, 提高服务水平, 减轻献血者的不良反应, 应用价值较高。

关键词：血站,采血,细节管理,应用效果

参考文献

[1]钱新红.血站采血护理实施持续质量改进对护理质量及血液报废率的影响[J].临床护理杂志, 2014, 4 (18) :73-75.

[2]孙晓敏.采供血过程中细节管理作用探讨[J].中国民族民间医药, 2011, 24 (16) :92-93.

[3]高清.探讨全面护理管理在血站成功采血工作的应用分析[J].中国医药指南, 2013, 25 (4) :591-592.

招生工作中的数据管理 篇10

关键词：档案管理,保密工作

一、做好档案保管过程中的保密工作

(一) 档案库房管理中的保密工作

库房保密管理的重点是防止档案被盗窃。档案库房应按照《档案馆建设规范》建设。必须做到“三室分设”, 库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 无关人员一律禁止入内。近年来我局积极加大档案库房的建设和资金投入, 改善了档案保密工作的硬件条件。

(二) 涉密档案的管理和日常保密工作

涉密档案是机关的核心秘密, 关系到国家的安全。因此, 对保密范围、密级、涉密资料、涉密区域、涉密岗位、人员都作出明确规定。

1. 涉密档案应与非涉密档案分别保管。

要设保险柜、保险锁、防盗器, 从保管条件上确保涉密档案的安全。

2. 提高涉密档案管理人员的素质。

涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份, 有知密早、知密多、知密深的特点。必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 要有严谨的工作作风, 经手的事情件件有头有尾, 手续清楚。必须做到: (1) 档案人员必须严格遵守保密纪律, 自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度, 依法办事; (2) 档案人员必须加强自身修养, 牢固树立保密意识, 忠于职守, 不将档案带到公共场所, 不将档案带回家中, 不得与无关人员谈论档案内容; (3) 查找提供档案一律由档案人员进行, 非档案人员严禁进入库房内; (4) 查阅保密档案, 必须严格执行审批手续, 非经本单位领导批准不得调阅; (5) 档案材料的转递可按机要文件转递要求办理; (6) 经鉴定需销毁的保密文件资料, 必须编造清册, 经领导批准后按保密规定统一组织销毁; (7) 发生泄密事件及时上报, 立即追查, 视情节轻重进行处理。

(三) 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

档案的保管期限分为永久和定期, 定期又分30年和10年。按照规定, 传统档案按照保密程度不同, 分为绝密、机密、秘密等几个密级。不同密级的档案需要进行分类集中管理。《保密法》规定了新的定密权限:省以上机关及其授权的机关、单位可确定绝密、机密、秘密三级密;省以下机关及其授权的机关、单位只可确定机密、秘密两级密, 取消了绝密定密权。县级机关不再授予定密权。对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。?确定涉密档案保管期限的原则是:根据工作需要全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。案卷涉密文件必须做好密级标识, 在档案立卷日将密级文件必须实行同等密级件单独组卷, 防止档案利用时泄密。

(四) 档案涉密情况的变化

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化, 由少数人知悉变成多数人, 直至逐渐解密。二是密级文件作用的变化。三是保密时限的变化, 由事前保密到事后解密, 比如一份讲稿, 没开会之前要保密, 开会领导一讲, 就解密了。应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准, 严防密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

二、做好档案利用过程中的保密工作

保守涉密档案是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 在严格做好保密工作的同时, 要切实做到有范围有限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用要严格阅览制度、外借制度、复制制度、利用登记制度, 利用效果制度。使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

(1) 根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 本机关人员借阅档案要办理调卷手续, 填写借阅登记, 未按规定办理借阅手续的, 不得借阅档案。查阅保密档案, 须经本单位主管领导批准。

(2) 对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围, 确保档案资料的政治安全, 不发生档案资料被窃和失密事故。

(3) 外单位查阅本单位档案, 必须持有单位介绍信, 否则不予接待。

(4) 档案一般不得外借, 只限在阅档室查阅, 尤其是涉密档案、科技底图、地亩图、会计凭证、重要的声像档案不许拿出档案室。如有特殊需要, 须经分管领导批准, 方可借出, 并限期返还。

(5) 借阅档案人员必须保证档案的完整与安全, 不准转借、拆卷, 严禁在档案资料上随意涂改、勾画, 更不允许损毁、丢失。如有上述现象发生, 严格按照《档案法》有关规定处罚。

(6) 在查阅中, 如需复印、摘抄档案内容的, 须经档案主管领导同意, 并由专人负责保管, 利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容, 以确保档案安全。

(7) 借阅档案需要取证时, 必须经档案部门同意, 并经档案人员核对, 确认无误后, 加盖档案专用章, 方为有效。

(8) 借阅档案返还时, 档案人员必须对档案进行认真检查, 当面清点无误后, 方可办理返还手续。

三、做好档案管理信息化过程中的网络保密工作

随着档案管理信息化的发展, 形成了大量电子档案, 电子信息档案由于采取数码技术进行压缩, 存储介质保存占用空间极小, 对存放场地要求相对较低, 因其传输速度快, 资料上传、下载、传输管理过程便捷, 便于调阅和使用, 极大的提高了档案管理工作服务社会的能力。由于电子信息技术自身特点, 涉密类档案一旦泄密, 其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害, 其损失难以在短时间内弥补, 所以必须做好档案管理的网络保密工作。

(1) 局域网与互联网必须有可靠的物理隔离措施, 严禁未采取隔离措施的计算机同时连接互联网和局域网。

(2) 用于办公的电脑, 未采取技术防范措施的一律不准上互联网。

(3) 涉密文件、资料和其他不宜公开的各类信息, 一律不得在网上 (含局域网和互联网) 发布和传递。

(4) 局域网只限本单位人员使用, 外单位人员不得登录。

(5) 存储涉密信息的计算机和软盘、优盘、光盘、移动硬盘等其他存储介质, 必须按照国家保密规定进行管理, 做到专机专用、妥善保管。要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。一方面要采取相应的防火防水措施, 保证硬件安全, 另一方面要及时做好相应备份, 防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。

招生工作中的数据管理 篇11

【关键词】本科高校招生管理 项目管理 问题 措施

教育是一个国家和民族生存和发展的重要保障，对于促进国家的整体发展具有重要作用。我国始终将发展教育事业作为我国现代化建设事业的重点工作。做好教育工作，能够为现代化建设事业培养一大批优秀的高素质人才。本科高校招生工作，以项目管理理论为重要基础，能够在很大程度上提高本科高校招生管理工作的水平，有效吸引具有巨大发展潜力的学生。当前本科高校在招生管理工作当中仍然存在着一些问题，不利于优秀人才的培养，有效解决这些问题能够大幅度提升本科高校招生管理工作的水平和能力。

一、项目管理的内涵

从20上世纪40年代开始，出现了现代项目管理的概念，随着社会经济的逐渐发展以及社会发展程度的逐步提升，项目管理已经逐渐成为众多行业进行管理工作的重要理念，对于促进行业发展具有良好效果。项目管理主要是通过项目组织和项目经理的共同努力，对组织的资源进行控制和管理，这其中主要应用到了系统管理的方法和理论，能够达到实现项目特定目的的良好效果。项目管理是一种有效的管理方法体系，能够通过多种项目管理的具体方式，提升项目的整体管理能力，确保项目目的能够有效实现。项目管理被广泛应用到众多行业领域当中，有效提高了项目的完成效率，对于计算机、软件开发、建筑、制药以及通讯等众多方面都起到了良好的促进作用。随着项目管理手段应用的不断深入，项目管理在教育行业也能够有效应用[1]。

二、本科高校招生管理工作中对于项目管理的应用

本科高校招生工作是选拔优秀人才的重要方式，同时也是做好人才培养工作的重要环节。本科高校的招生管理工作关系到高校的整体发展状况，对于培养优秀人才、促进大学生的全面发展具有重要意义。本科高校逐渐将项目管理应用到高校的招生工作中，需要综合考虑到本科高校的实际情况。高校招生管理工作不同于一般的生产经营领域，在进行招生工作之前，需要做好项目计划，设定好招生目标，在招生计划之中要能够体现本科学校招生的一些要求。本科高校招生工作都是基于地区进行的，从区域出发，确定好招生的目标范围，对于招生工作的顺利进行十分重要。同时，本科招生管理工作需要确定招生工作过程中涉及的组织形式、工作团队以及具体的招生人数范围等，这与众多行业进行项目管理工作是相类似的。但是就本科高校的招生工作来说，因为涉及的管理对象较为复杂，相应地也就增加了招生管理工作的复杂性。因而在本科高校招生管理工作当中，需要进行确定的目标形式不是单一的，需要进行多个方面的考察[2]。

三、本科高校招生管理工作中存在的项目管理问题和改进措施

随着项目管理工作的逐渐深入，众多高校都逐渐采用了项目管理理念来指导招生工作，但是在具体的实施当中存在着一些问题，影响到了本科高校招生工作的顺利进行。

首先，我国本科高校招生工作对于一些有针对性的专项理论还比较缺乏，具体体现在高校在进行招生管理工作时，无法将项目管理理论有效应用到具体的实际工作当中，无法发挥项目管理理论的真正作用和价值。完善系统的科学理论，能够为本科高校招生工作的顺利进行提供良好的指导。其次，本科高校在进行具体的招生管理工作时，对于招生工作的一系列相应的程序以及招生工作进度等方面的管理工作不到位，容易导致招生管理工作中发生管理不均衡的问题。另外，项目管理的组织模式不科学也是本科高校招生管理工作中的重要问题，影响到了招生管理工作的顺利进行，不利于本科高校招收到优秀的高素质人才。逐步提高项目管理理念在本科高校招生管理工作当中的应用程度，对提高招生管理的工作水平具有重要意义[3]。

四、总结

招生工作为本科高校开展各项工作的重要基础内容，对于本科高校的整体发展状况具有重要影响。做好本科高校的招生管理工作，能够在很大程度上为学校招收到一大批优秀的高素质人才，同时能够有效提升学校的管理水平，为学校开展其他各项管理工作提供良好的前提基础。项目管理理念对于各行各业的管理工作都具有重要意义，将项目管理理念引进到本科高校的招生管理工作中，能够为本科高校招生管理工作的顺利进行提供重要帮助。

【参考文献】

[1]付刚华.高水平大学本科招生项目管理中的问题与对策[J].中南大学学报（社会科学版），2014，20（04）：244-248.

[2]卢晓东.中国一流大学本科教学改革进程与思考——以北京大学为中心考察[J].云南师范大学学报（哲学社会科学版），2012，44（05）：96-104.

刍议现代秘书工作中的信息管理 篇12

中国古代文学中很早就已经出现了“信息”一词,唐代许浑的“塞外音书无信息,道傍车马走尘埃”,鱼玄机的“春来秋去人相在,秋去春来信息稀”,范成大的“又见堂前花信息”,明代曹子念的“浔阳千里恨春潮,一去麻姑信息遥”等诗句中,表明古人已经开始把信息作为日常事物进行对待。信息论创始人申农(C.E.Shannon)曾经指出:“信息是用于消除人的认识上不确定的东西,具有知识的秉性。”控制论的创始人维纳(Norbert Wiener)认为:“信息这个名称的内容就是我们对外界调节,并使我们的调节为外界交换来的东西。”申农和维纳揭示了信息的两重作用:即作为决策的依据和作为控制的手段[1,2]。信息能够减少,以至消除决策中认识上的不确定性,信息的主要作用就是把不确定的认识转化为确定的认识。不确定性越大,所需要的信息也越多。正如赫伯特?西蒙(Herbert Simen)在其《行政组织的决策过程》一书所指出,人类的理性是有限的,因此所有决策都是基于有限理性的结果[3]。因此,各行各业都要把掌握前沿信息作为决策的基础性核心工作。在决策过程中,如果没有足够的信息量,决策就失去了依据,易导致失误。现代秘书这一职业也是承载这一重要社会职能的具体岗位之一。秘书人员要辅助领导决策,使决策层和管理者充分发挥管理、协调作用,就要对社会各类信息进行整理[4,5]。在秘书工作中,信息量的大小、质量优劣,直接关系到领导者的决策。

二、秘书信息管理的主要内容

政府机关和企事业单位的信息工作在内容、层次、要求等方面都有所不同,但是存在共性。作为秘书主要工作内容的信息可以概括为以下几个方面:

1、环境信息

是指政治、经济形势的变动及相应的政策法律等客观信息。在起草各项文件之前,应该对影响到有关决策(包括国家或地区的政治、经济形势等)的各方面的情况进行调查,分析有关信息对决策者的影响,以便采取相应的措施。环境信息的特点是收集的目的性不强,即不是专门为一件事或一个决策进行一次大范围的收集,对环境信息的长期关注会有助于一系列工作的展开。

2、决策性信息

是指为决策提供所需的信息。根据决策主体的不同,可以分为政策法规性和业务往来信息两类。政策法规信息是指国家路线、方针、政策和领导的有关重要讲话,国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等。这些宏观指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的,每一个决策者都必须理解、掌握;业务往来信息,是指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府决策者部门的管理性、业务指导性的办法、细则等,通常以内部文件、公函等形式下达。这些即宏观且有一定针对性的信息对工作、生产有具体指导作用,往往是决策部门和领导必须熟知并遵照办理的。

3、个人信息

指对方人员的信息。这就要在决策前的信息收集时,要注意收集相关人员的年龄、职称、学历、性格、气质、志趣、爱好、嗜好、家庭、生活经历与阅历等,以供决策者全面权衡利弊,作出正确的决定,调整人力资源配置,进行合理的人事统筹,完成大局工作。

4、单位信息

这包括本单位内部的、来自上下两方面的信息,以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。来自上级领导的如工作计划、单位决策者的指令、批示、会议记录、会议纪要等;业务往来的如合同、协议书、工作函件等。这些都是单位决策性和直接的经营管理性信息。来自下层业务部门的各种工作报告、总结、产生报表、业务记录、账目等。这些是操作员层执行决策的反馈信息,也是领导层加强或修改,或者重新决策的依据。

5、社会反馈信息

指人民群众、媒体等对政府机关,客户对企业的信件、来访、电话等中所反映的正反两方面的反馈信息,也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。这些信息反映了机关、单位工作的社会效果和社会声誉,关系到组织的生存与发展。

6、对比信息

指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较或同类事务不同阶段之间纵向比较的信息。比如某商品销售额的月同比、年同比或同一单位对在不同时期的安全、成本、数量、质量等情况作纵向比较,以便看出进退盛衰,并自我总结经验,找出失误和教训。

7、关联信息

秘书应该注意收集本机关、本单位的相关信息,以及相关机关、单位的相应信息。比如,新建企业的第一步是选址,在选址时不能只考虑地理位置、面积等几个简单因素,还得顾及周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、人才市场、销售地区等相关因素。对于涉外企业而言,政治风云、经济形势、社会动态、突发事件,甚至领导人的健康、素质等也是考虑因素。

8、未来信息

未来信息可帮助一个组织对其未来发展做出预判。秘书辅助上司收集的未来信息包括社会发展、经济发展、科技发展等信息。今天的未来信息有可能成为未来的环境信息,因此,信息的收集管理工作是螺旋式上升的,各环节是不可割裂的。只有这样,对事物的认识才可能是全面、科学的,对工作或事业的预测、决策和规划才可能是正确的,才可能获得成功。

总之,过去的秘书往往只重视收集送上门来的前四种信息。这些信息,秘书坐在办公室里只要花很少精力甚至无需任何代价就可收集到。如今,身处信息化的21世纪,后四种信息随处可见,需要秘书人员筛选重点、要点,构建一个纵向有深度、横向有广度、多层次、多渠道、纵横交错、运转灵活的信息收集方式。

三、信息在秘书收集中呈现的形式

秘书在管理信息过程中,面对信息形态是多样的,但主要表现形态共有三种,即文字、声像、记忆。具体来说如下:

1、文字形态信息

即以书面形式,包括文字、数字、图形、表格等形式表达的信息资料等。秘书在收集和使用这些信息时,必须注意:报纸、杂志、文件、图书、档案等信息通常为原始信息,或称为“一次文献”,价值较高。词典、百科全书、年鉴、名录等信息则是经过整理、编摘的,往往不能显示其全貌,又可能掺杂有编者的意图,是所谓“二次文献”或者“三次文献”,价值相对较低,只能作为参考或索引。但这些信息资料的优点是信息量大、涉及面广、综合性强,可为信息收集者节省不少时间和精力。

2、声像形态信息

即各种图书、照片、录音带、录像带、电影片、模型、实物所表达的信息。这类信息的优点是声、形、色、像并举,具体、真实且栩栩如生,给人以视觉、听觉或感觉的强烈印象,但往往不够全面、深刻。有些从观念、心态、思想等抽象出来的内容以及对未来进行想象或预测的内容往往不能很好地体现。所以,秘书最好是将声音信息与文字信息配合使用,可互相补充、相得益彰。

3、记忆形态信息

即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息,又被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过采访、交谈才能获取。其优点是尚未发表过,具有新鲜性;缺点是往往不成熟,具有不确定性。

总之,伴随现代科技的发展,特别是数据可视化技术的研究与应用,现代秘书人员驾驭信息表达的方式也在不断发展变化。

四、秘书收集信息的渠道

信息的收集工作是秘书信息管理工作的开始,没有好的信息收集工作,就不可能完成信息的整理、加工、传递等一系列的工作。因此,信息收集的渠道也就对秘书信息管理工作非常重要。信息的渠道是信息从产生、发出到达到、收存之间的传播路径,可分为机关、单位的内部渠道和外部渠道。外部渠道又可以分为国内渠道和国外渠道。

1、内部信息渠道与对象

即机关、企业单位内部领导层、管理层、操作层之间的上下信息沟通与传递;各部门、科室、车间、班组之间的横向信息沟通与传递。这种纵横交错的渠道,必然形成大大小小的信息网络和信息系统。

2、国内信息渠道和对象

如:中央、省市党政机关和决策者部门的来文,如指示、决定、批复、通知、通报、条例、规定、办法、细则等。

3、国外信息渠道与对象

如:国外的各种有关报纸、杂志、专著、影视片等;国外有关咨询机构、企业集团、公共关系等;国外代理机构以及有业务往来的单位;驻外使领馆、驻外办事处、商社的新闻发布和研究报告等;各种专业性的国际会议;友好人士往来与组织、团体的互访、交流等。

五、秘书信息管理工作的程序与方法

信息传播的基本形式是由“信源”发出信息,而信息的内容由“载体”(声、光、电波、文字、图像等)通过“信道”传递至“信宿”(信息的归宿,即接收处)。秘书既是信宿,又是信源,又是信息的集散地和传播者。信息工作的程序主要有收集、整理、加工、利用、传播、储存等。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、分析、存储、处理等活动为特点,目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、选择、吸收、评价、利用等活动为特征,目的是实现信息的价值,达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动,是不全面的。

1、收集

收集信息是信息工作的第一步,也是整个信息工作的基础。秘书信息的来源有信函、报纸、杂志、书本、电话、广播、电视、互联网,以及人们的口头传播等。一个具有信息素养的人,能够认识到精确和完整地信息是做出合理决策的基础。确定对信息的需求,形成基于信息需求的问题,确定潜在的信息源,制定成功的检索方案。秘书收集的方法包括收存、复印、记录、网络收集等。要懂得信息采集与捕捉的基本技术,了解和熟悉各类信息资源,熟悉信息调查方法,包括观察、问卷、抽样、分析方法等,还需要了解存贮有大量文献信息的社会各种机构,平时还应针对个人的工作和学习特点不断地收集文献信息资料,养成个人信息累积的良好习惯。一般说来,网上信息调研材料的编写应该达到“准确、清楚、简明、朴实”八字要求。信息收集要领是准确、全面、丰富,“来者不拒、有迹必追”的宽口径信息面。对原始信息不漏收,同时,保持渠道畅通。及时性贯穿于信息工作的全过程,也是信息工作的根本要求之一。“机不可失,时不再来”这句谚语最深刻地揭示了信息收集的及时性与时效性。

2、整理

现代科技的发展使秘书收集信息无须只凭手记,收集的信息量也几乎无可限制和筛选,但信息并非如“韩信点兵、多多易善”,过多的信息会白白浪费精力和物力。即使收集时已注意选择,但一段时间之后,积累起来的信息仍会大大超过实际的需要量,这就需要进行分类、筛选和加工。信息整理水平直接体现秘书的基本工作水平,整理的方法主要有:

(1)分类

信息整理工作首先是分类,就是分门别类,理清头绪。参照“档案系统目表”,如企业信息初步分类:行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、企业产品、基本建设、设备仪器等大类。行政管理大类又可细分为:行政事务、法纪检查、审计工作、人事管理、教育培训、治安保卫、后勤福利、外事工作等小类。经营管理大类又可以分为:经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、综合对比(本企业与竞争对手)分析等小类。每一小类还可以分为若干细类。

(2)筛选

提高信息质量的关键是筛选。为了提高信息的准确性和易用性,人们通常对原始信息资料进行鉴别,精心筛选出急需、有用、重要的信息报送给领导,这样才能对领导起到较好的参谋作用。收集信息的出发点和落脚点就是为领导和单位服务。信息往往是表面的、直观的现象,处理信息需要辩证加以观察、分析、研究,认识它的本质,找出它的规律和解决问题的办法。对原始信息进行筛选,要有敏锐的眼光,准确的信息意识,对原始信息进行一番比较、鉴别、判断,留下真实、信息价值高的材料。要注意的是,负面信息也有价值,有利于全面掌握情况,做好综合治理。

第一,筛选出真实资料,加强准确性。秘书在收集、选用信息时必须紧紧围绕领导的需求,力求贴近再贴近,精确再精确。然后对它们进行精深加工(分析、判断、提炼等),从而取得有价值的再生信息,并将其提供给决策层进行决策。信息的生命力在于真实,信息的价值也在于真实。真实性是信息工作永恒的主题。在整理此类信息时要做到两点:一要搞好鉴别。通过鉴别,判断其真实和准确程度。对一些重要事实和数据,要反复核实,剔除那些任意夸大或缩小的成分,以及没有价值的材料;对于虽然真实但不一定有用或价值不大的信息,要选取其有用的成分,按相应层级领导的需求对口报送;对有争议的信息则要特别慎重地鉴别。二要追根溯源。对那些领导急需且比较重要的信息资料,如发现其中含有不准确或不真实的成分,一定要筛选出来重新核实,最大限度地剔除不确定性因素,确保分析论断科学、周密、准确、可行。信息是决策的主要依据,信息的质量高低和内容的准确性、真实性如何,直接关系到决策效益。“小不慎则乱大谋”,秘书在收集和处理信息时,确保信息的准确性和真实性同等重要。因此,在采用信息时,一定要对信息进行严格地核实,尤其对一些经济、科研方面的信息,必要时要借助于有关工具书核准数据,或者请教某些专家进行鉴定,发现问题及时补正。我们只有使信息内容准确无误,才能提供给领导参考,切忌那种照录照抄、简单从事的信息处理方法。在实际工作中要力戒先入为主,坚持客观地求是;力戒偏听偏信,坚持全面地求是;力戒粗枝大叶,坚持细致地求是;力戒浅尝辄止,坚持本质地求是;力戒固步自封,坚持发展求是;力戒纸上谈兵,坚持科学求是。做到“苟日新,日日新,又日新”的不断向上精神。

第二,筛选出核心资料,增强服务性。古人云:“涉浅水者见虾,其颇深者察鱼鳖,其尤深者观蛟龙”。由于不同单位、不同部门、不同领导在信息需求上存在着范围、层次和内容上的差异,即便是同一单位、同一部门,在不同时期和阶段对信息的需求也是不同的,因此,筛选、整理核心资料,只有向领导关心的大事、要事和领导的关注点贴近、靠拢,才能切实服务于领导。在整理此类信息资料时,一要找准位置,站在领导决策需求的角度分析问题、解决矛盾,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需。二要把握领导工作的需求,根据上级领导机关和本地区、本部门决策者或管理者的工作部署和决策意向,有意识、有目的、有重点地收集和选择信息资料,并加以全面系统地归纳、综合和概括,才能把准确的信息提供给领导。三要抓中心,不可孤立地看待信息的“好与坏”,或以个人的“好与恶”作为选择的标准,而必须以领导一段时间以来的工作中心为准绳[6]。

第三,筛选出典型资料,突出代表性。原始信息资料具有分散、零星、不系统的,反映的往往只是社会现象的表层与局部,缺乏具有代表性的资料。典型资料反映的并不一定都是要事、大事。有些资料看起来似乎很平常,如能反映事物的本质、小中见大,实际上也是典型的资料。要选择典型材料,一要多收集典型信息资料。只有收集和占有大量的资料,并对资料进行横向比较、纵向深入、横纵结合、精心推敲,才能从表面现象中发现事物的本质,从偶然中发现必然性,从苗头中发现倾向性,从动态中发现规律性,进而挖掘出具有一定深度的信息;二要“沙里淘金”。要通过筛选过滤去粗存精、去伪存真,通过由此及彼、由表及里的分析综合,把收集到的大量信息加以浓缩,升华为高质量、深层次的信息。这样的信息才能真正反映出事物的内在规律,才也更具有代表性。秘书的信息配置必须注意过去、现在、将来等不同时态下的信息组合,注意信息在不同部门之间的分布,只有信息资源在时间、空间和数量上形成了合理配置,才能够产生各种各样的新型信息结构,发挥最大的信息整体效应。

第四,筛选出新颖资料,提高针对性。对那些零乱、无序、原始、彼此孤立的信息资料,秘书必须予以筛选、梳理,从中挖掘出新思想、新观念供领导者参考,以提高领导决策的质量和水平。但简单片面地“求新”,单纯以“新”作为选择取舍信息资料的标准也是不科学的。在整理此类信息资料时,一要找出规律,推陈出新。对现存的信息资料要依照事物的内在联系和发展规律进行推理、判断再总结,得出新结论、做出新概括,让领导从中窥察出事物发展的基本趋势。也可以把不同的信息资料或者不同时期的有关信息资料从横的方面连接起来,形成新的信息资料,送给有关领导参考。二要把握部门特点,突出特色。对单位不同部门的资料可以从新的角度进行归纳、筛选。整理出反映自身特点的信息,这样的信息不仅具有针对性,也会使人耳目一新[7]。

第五,筛选出简洁资料,增强可读性。人们收集的信息资料中,有许多是重复多余的,只有剔除了这部分信息才便于加工整理、利用和存储。在整理此类信息资料时:一要抓住根本点。对那些能反映某种社会现象,但在内容、类别上有一定重复的信息资料,要抓住主流和本质,在筛选时予以保留;如果确属完全重复,当然应坚决摒弃;二要把握好尺度。有些信息资料虽然内容上有一定重复,但也反映了事物的一些特点,筛选时可剔除重复部分。综合整理出有特点的部分报送给领导。

第六,挖掘可用信息,增强创新性。信息挖掘的概念源于数据挖掘。尽管两者之间有诸多不同,如挖掘的内容和发现数据间的相互关系不同,但两者之间也有很大的相似点:数据挖掘是发现结构化形式,而信息挖掘发现的对象主要是大量无结构化的信息。从宏观上讲,任何有价值的知识单元都应该叫信息。秘书从目前掌握的海量信息中挖掘出一些有用的信息,既增强了信息的可用性,又具有创新性,才能提供一些具有前瞻性的可行性意见和报告。

(3)加工

对经过筛选的信息,需要进行综合分析,进一步加工,也就是说,为了保证信息的准确性、客观性,要对信息进行核对、查实,正如在信息加工中的一句名言:“输入的是垃圾,输出的仍然是垃圾”。为了保证信息的简明扼要、通畅无误,要对信息的文字进行删削、编辑;为了保证信息的类别清晰,要对众多信息进行必要的综合归类。在比较中鉴别事物,发现有新意的信息,可以同中求异,也可异中求同。收集到的信息多是粗糙的毛胚,其蕴含的意义不十分清晰,必须对其进行分析、研究,并定量、定性、定质;或者一个信息是一个母信息,经过一定的分析和研究之后,就有可能产生众多的子信息。这是对信息内涵的进一步开发。这是十分复杂繁重的逻辑思维过程,必须投入大量的人力、时间和精力。对信息的加工,应当充分、精确。否则,信息就失去功用。信息在进行空间和时间上的传输,促进了信息的开发和利用。加工信息有三点基本要求:

(1)充实与综合。信息按其对决策的重要程度可分为依据性信息(如政策、法规、决议、重要计划、主要数据、关键技术、典型事例等)和参考性信息(如一般通知、信函、会议记录、社会消息、科技知识等)。对依据性信息,应认真查对出处,核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等信息,确保准确无误,注明旁证材料和补充材料,使之得到充实提高。对参考性信息,则进行综合和概括,从数量中求其质量。

(2)提炼与摘要。对于篇幅较大、含量多而分散的信息材料,秘书应当加以提炼,剔除其水分,留下其精华,重新加以整理;对篇幅较小、重点信息表达比较集中的信息资料,秘书可以采用择其要点、摘录原句、重新编排的方法。当然这种加工必须贴切、全面、深刻,不能离题万里,更不能以点代面或以偏概全。在深入分析的基础上,提出的建议要精当、新颖、有可操作性,要“语当其时,谏当其用”,不能人云亦云。提炼信息时务必使其“精、细、准、严”。精,即做工作,精益求精,追求最好;细,即将管理工作细化,分类管理、分期细化每一阶段工作;准,即准确的信息与相应准确的决策,能够用准确的统计数据与计量,来量化管理工作;严,即严格控制偏差,在健全、合理化的制度下严格执行所规定的标准。

(3)归纳与分析。对叙述性信息,秘书应找出其事实中的要素加以归纳;对评议性信息,秘书应首先找出其主要论点与主要论据,接着分析其论点是否正确,是否有新意,核查其主要论据,然后分析其论点是否确凿、有力,论证方法是否科学、合乎逻辑,最后再确定该信息的有效价值。秘书人员的思考过程其实就是信息深化的过程,初级信息经过研究后,模糊的事情便会清晰起来,杂乱无章的事情便会有序起来,看似肤浅的东西也会深刻起来。养成勤于思考的习惯后,秘书人员就能抓住信息的重点、找出信息的一般规律并能利用科学的方法将庞杂、分散的信息进行分类、排列、重组,达到“1+1>2”的效果。

秘书在对信息进行加工的过程中,可以对许多信息作出定性和定量化的综合判断。对于信息的加工要注意两条原则:一是准确析义;二是合理推导。准确析义就是指分析信息中所包涵的真实意义。任何信息都是具有以下特点:(a)形式语义方面,即信息的表面语义是什么;(b)内容实质方面,即该信息的本质精髓是什么;(c)价值效用方面,即该信息在实践中会产生什么样的效果。准确析义就是运用逻辑手段对信息的语义进行正确理解,分辨实质性内容,知道其价值效用。合理推导就是从信息的精髓中进一步引申推导出更多、更深刻的意义,使其价值增殖,提高其有用度。仅仅固守信息本身的涵义,而不进一步挖掘新的内容,只会使组织处于被动状态。合理推导既要求运用复杂的逻辑手段,又需要辨证的思维。

3、运用

秘书收集、整理、加工信息,最终目的是提供给领导、上司利用和同事参考。提供信息应注意以下几点:

(1)适事。这是指提供信息应具有针对性和适用性。领导、上司要解决什么问题,秘书就应提供什么样的信息,既不可牛头不对马嘴,也不可泛泛而论,或老生常谈,看不出重点和新意,而应提供最本质、最新鲜、最典型、最能说明问题的信息。

(2)适时。领导、上司要解决或处理的问题往往具有时效性,秘书提供信息也应把握适当的时机。迟了,放马后炮固然不行;但如若过早,又恐怕会失去最佳时机,使领导因过分关注而分神或因搁置而导致遗忘。所以,有经验的秘书应看准时机,适时提供信息,帮助上司提高工作效率。

(3)适度。其包含两方面的含义:一方面是指信息要全面,而不能片面,既要提供正面信息,又要提供反面信息;既要提供上面的信息,又要提供下面的信息;即要提供本单位的信息,又要提供外单位、外省市甚至国外的信息,以供领导和上司全面考察,得出全面的结论。另一方面是指信息要适量,过于少了,当然不能正确解决问题;过于多了,又会使领导或上司无所适从,不得要领,最好是能恰如其分。

(4)互动。实现双向传输,信息交互使用。制定决策需要集中多数人的智慧,决策的集体性要求秘书提供的信息具有综合性的特点。办公室作为一个单位的信息“集散地”,在工作中要注意两点:一要管宽,尽量拓展信息源头,扩大信息容量,力求广而取之;二要“管得活”,尽量疏通信息对流渠道,力求广而告之,努力促成上向、下向、横向的信息交流。

4、传递

信息在传输、存贮过程中,其物质载体可以采取多种形式,也可以进行多次转换,而信息的内容则要求不以物质载体的变化而变化。传递的途径则有单渠道和多渠道之分:单渠道传递信息有利于保密;多渠道传递有利于信息的印证,保证其准确性。把经过加工的、系统的、有用的信息,按照不同对象的不同需要,利用文字、电话、传真电报、密码电报、互联网络等不同载体,及时送到使用者手中,以达到充分利用之目的。在信息加工完成之后,就是信息的传递。信息的传递也应当及时,加工一结束,应当马上传递,容不得拖延,以防延误时机,失去时效性。当领导层作出决策和规划之后,就应当及时、准确无误地将这些信息传递给所有应当了解和掌握这些信息的部门或单位,尽快使领导层的主观信息转化为广大群众的客观行动,并转化为现实。信息传递的要求包括:

(1)迅速。信息的传递应尽量减少周转,简化手续,尽可能用直达、先进的传递方式,使信息及时传递,充分发挥其时效性和共享性。

(2)准确。信息传递无论是用口头方式、书面方式、电讯方式或电子邮件方式,都要发挥人为和机器的积极因素,避免差错,排除故障或干扰,做到尽可能的准确。

(3)保密。有些信息具有共享性,无需保密,只要求准确和迅速,谁先抢到谁就能先发挥优势作用。另有些信息具有专用性,就需要保密。一旦泄密就会失去优势,甚至造成损失或危害。信息传递的保密包括传递人员、传递方式、传递时间和传递过程的保密。

5、存储

不管一条信息是否被领导采用,都应该存储、归档。存储的信息,一方面可以产生资料价值;另一方面,在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值。所以,要有意识地逐步形成信息档案。因为信息具有很强的时效性,所以信息经传递并被使用之后,人们往往产生误解,认为信息已经没有价值了,而被丢失或遗弃。但与一般消费品不同,信息还有另一种特性,在一定的范围内,它的价值可能是永恒的。任何一种信息,不论是否被使用过,也不论是否已过时,都是对历史的记录。它不因被使用过了就失去了它的全部价值[8,9]。因而,对所有的信息都应当存储。暂时不用但在将来有用或可能有用的信息也要加以存储,存储的方式主要有:

(1)原件存储。如文件图纸的原稿、正本、录音带、录像带、胶卷底片、实物等储存;

(2)目录、索引存储。编制目录、索引置于原件之前一并储存,以便检索、查找;

(3)软件存储。信息资料制成软件,存储于光盘或其他电子介质。

6、检索

信息存储的目的是为了日后需要时可以迅速而准确地提取,因此存储时就应考虑检索问题。信息检索分为手工检索和计算机检索两大类。手工检索就是制成“文摘”、“索引”或“目录”。本机关、本单位可用簿式或卡片式,也可汇编成“信息资料指南”,既有近期资料,又有历史资料;既有国内资料,又有国外资料。

上述秘书信息工作的这六个步骤是紧密衔接而又互相制约的。其中任何一个步骤出现了问题,都会影响整个信息工作的质量与效率。因此,无论从事哪一步骤的工作都应该树立起明确的全局观念,一切从属于全局,服务于全局。另一方面,这六个主要步骤又是按照信息工作的内在规律客观排定的。信息流的传输经过这八个环节之后,又返回第一环节。这是一个循环上升的过程。秘书信息工作必须按照一定程序有条不紊地进行。客观世界中存在的信息是大量、多种多样的,而人们对信息的需求往往具有一定的选择性。为了更好地开发和利用信息,就需要对大量信息用科学的方法进行筛选、分类、整理、概括、归纳,使其精练、浓缩。

六、加强学习,提高秘书信息管理能力

秘书集中表现在为领导决策提供及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性的信息。左右企业信息化成败的核心在于“人”,信息化要“化”的也是人,“每个员工都是主角”。具体来说:

第一,在对信息进行筛选、综合、分析形成深层次信息时,必须把握宏观、立足全局,为领导宏观决策提供依据。初级信息(动态信息)只停留在对事物一般性描述的水平上,因此往往只见现象不见本质。深层次信息所提供的情况、反映的问题,应该立足以反映整个地区或整个系统某一方面或某一阶段全局性的宏观情况和问题,能够见人之所未见、想人之所未想,领导欲谋我先思。服务层次越高,对信息所反映问题的全局性、宏观性要求也就越高。同时,对于深层次信息,不仅要发现典型、提出问题,还要通过对事物的分析与研究,最终达到解决问题、推动工作的目的。因此,它必须有较强的思想性和启迪性,能给领导以新思想、新角度、新观念和新启示。从信息内容来看,深层次信息还必须具有典型、明晰的特点,有深入透彻地分析,有具体可行的建议。这种深入分析,正是深层次信息区别于初级或一般信息的重要特征。

第二,秘书人员作为管理的枢纽,以及承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带,成为四面八方各种信息的集聚地。只有把信息作为入门的向导,经过进一步分析,区别信息的表面性和实质性,才能从表面信息中得到真正有价值的东西。秘书工作的正规化,就是使各种工作、文件、资料、数据实现规范化、标准化、系列化、形成规则的信息。它联结办公室内外业务,优化原有业务流程,减少工作随意性,提高办公室管理水平,使各项业务工作进一步科学化、高效化、现代化。规范化是基础,制度化是保证,科学化是目标。

第三,信息是现代社会的重要资源。信息资源的开发和利用,关系到整个社会的进步和发展。在现代社会高度信息化的条件下,谁掌握了信息,谁就拥有决策的主动权。如果把领导工作看作一个系统,那么组织结构就是这个系统的骨骼,而信息系统就是它的神经网络。信息是领导工作的基础和依据,是领导工作科学化的前提。对于秘书来说,如何及时掌握最快的信息,是秘书的本职和衡量一个秘书是否称职的重要标准。秘书超前的信息服务是秘书服务最高层次的体现。社会的每一个群体、每一个管理的过程,可以说是一种信息的流动过程。由信息的流动产生了领导活动、员工活动、管理活动,从而推动所在的单位不断向前发展。因此,强化信息意识,加强信息预测,加工处理信息,提高为领导决策服务的信息质量,提供及时、全面、准确的信息就不仅是本文的立足点,也是秘书服务的宗旨。

第四,灵敏、准确、完整地获取信息,是领导者提高开拓创造能力的重要因素。一个领导者掌握的信息愈多、愈准确、愈迅速,其认识世界、改造世界的能力就会愈强。信息是决策实施中的控制手段。控制过程是通过物质、能量、信息的交换而实现的。如果我们撇开物质和能量的具体形式而从物质和能量所载负的信息传播来看,则是属于控制部分与被控制对象之间的通信过程,控制部分发出的指令信息,由被控对象所接受,从而指令要求变换运动状态,达到预定要求。

总之,信息工作的职责是为领导者和组织机构提供有效的信息服务,这点取决于报送的信息是否有效、有价值、及时。及时并非指越快越好,越新越好,而是在恰当的时间和恰当的地点提供恰当的信息。信息的准确是对信息的来源说的,如果信息的来源都不准确,何谈决策呢?正确的信息,会作出合理的决策;当然,正确的信息也可能导致错误的决策。使用错误的信息也可能作出正确的决策,那只能说是歪打正着。要提高信息工作的有效性,就要在“形式新、内容实、效果佳”上下功夫。

七、结束语

在信息管理过程中,必须正确处理好各个层次之间相对存在的整体和局部、微观和宏观的关系。要综合、全面考虑影响发展的各种因索。要用对立统一的观点看待形势,要以系统、联系、层次的观点去分析趋势。任何信息都不是僵死的、孤立的,因此,作为现代秘书人员,只有善于进行辩证的推理,才能从有限的信息中推断出更充分、更长远、更广泛的意义。秘书人员的信息处理能力同其工作效率密切相关。如果秘书人员获取、运用信息能做到全面、及时、准确,那么以此为依据提出的建议或进行咨询,就会有较高的实际价值。反之,不仅难以提出正确的建议,而且会使秘书人员的日常事务工作因加工后的信息不全面、不及时、不准确、而陷入被动状态。秘书的信息工作也是一门艺术,而且是实用价值很大的一门艺术,只有熟练地驾驭它才能高效能、高质量地做好信息工作。因此,作为现代秘书,必须具备较高的信息管理能力,并且科学、系统地来进行信息管理工作。

摘要：本文从秘书收集信息的内容、形式、渠道和信息工作的程序与方法等方面入手,对现代秘书的信息管理工作进行分析,并对其岗位的信息工作基本素质作了具体的阐述,论证了作为机关、单位信息中枢的现代秘书,在信息管理工作中的重要地位。同时指出现代秘书应具备更高的信息管理能力,提出了现代秘书提高信息管理能力的原则和方法,以期能为现代秘书工作提供参考。

关键词：现代秘书,信息管理,秘书工作

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