高校采购规范化管理

高校采购规范化管理（精选10篇）

高校采购规范化管理 篇1

为了规范政府采购行为, 提高政府采购资金的使用效益, 维护国家利益和社会公共利益, 保护政府采购当事人的合法权益, 促进廉政建设, 《中华人民共和国政府采购法》自2003年1月1日起施行。我校作为一所“211”工程的综合性大学, 随着教学科研水平的飞速发展, 对设备物资的需求与日剧增, 与政府集中采购计划程序的不适应形成了一对新的矛盾。在新的形势和任务面前, 我校资产管理处作为设备物资采购的职能部门, 在政府采购工作中逐步规范了采购程序并制定了相应的管理制度。同时也看到在高校特殊环境下实现政府采购遇到的困难, 并提出完善高校政府采购工作策略。

一、我校在政府采购工作中的现行做法

1. 加强宣传, 扩大政府采购影响

政府集中采购是近年高校必须执行的一种新的采购形式, 为了让广大教师员工从思想上较快认识这种采购方式, 用好这种采购方式, 近年来, 学校领导、资产管理处分别在不同场合、下到不同的二级单位进行了多场的年度预算、国库集中支付、季度采购计划填报等关于落实政府采购法的专场宣传讲座及开设学习班, 宣讲政府采购的各种采购形式、不同采购形式的程序以及所需的时间、计划的规范申报等问题, 并通过实例分析, 使大家直观地了解到不同采购形式的整个过程, 逐步消除认识上的误解, 增强用户信心, 使大家看到政府采购的优越性及其在反腐倡廉中所起到的巨大作用, 使大家能够愉快地接受政府集中采购方式, 我们也深深体会到, 只有用户的全力配合, 才能有效地提高政府采购效率, 进一步为高校政府采购工作打下良好基础。

2. 建立管理制度, 规范操作程序

根据《中华人民共和国采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《广东省省级政府采购管理暂行办法》我校制定了《华南师范大学物资采购计划管理暂行办法》、《华南师范大学采购项目经费使用管理暂行办法》、《华南师范大学执行政府采购实施办法》、《华南师范大学进口物资管理暂行办法》、《华南师范大学采购合同管理暂行办法》、《华南师范大学采购项目验收管理暂行办法》、《华南师范大学采购项目档案管理暂行办法》, 从而进一步规范我校政府采购程序和操作行为。

3. 强化年度预算编制, 分季度实施执行

为加强我校政府采购计划管理, 学校要求各单位必须在每年的六月份按年度编制采购预算, 按季度编制采购需求计划, 严格按批复意见分月实施。年度采购预算编制包括采购品目、数量、经费预算、需求原因, 注明新增新建、填平补齐、更新换代等。季度采购需求计划是年度采购预算的具体分步实施计划, 必须按预算执行, 按政府采购有关规定, 没有按要求编制采购预算和采购计划并报批的项目将不能安排政府采购, 采购计划一经批复, 原则上不作调整。符合下列情况之一的可以申请应急采购计划:

(1) 在用设备损坏, 经鉴定无修复价值, 急需替换;

(2) 新批准的专项建设项目必须配置的配套设备;

(3) 新调入学校的人员按规定必须配置的设备。

4. 规范项目经费管理, 保证采购资金到位

为加强采购项目经费使用的监督管理, 保证采购项目有足额资金及时支付, 要求各单位在申报采购需求计划的同时, 必须同时将采购预算金额转入学校指定的专项物资采购帐户, 项目采购严格按照预算和计划执行。一个项目的采购计划完成后, 我们按照多退少补的原则进行结算。根据学校财务预算归口管理要求, 学校教学项目经费由教务处负责审批立项;211项目经费由211办负责审批立项;政府专项经费由项目负责人负责, 必须提供财务处批复的用款计划;横向经费、自筹经费项目由项目负责人负责, 其他预算项目经费由经费主管部门负责。

5. 确保采购物品质量、合同执行情况, 加强采购项目验收管理

为了保证采购物品的质量和合同的执行, 健全采购项目验收制度, 规范管理, 学校设立采购项目验收工作组, 成员由资产管理处、财务处、监察处、审计处、校教代会成员以及专家、用户代表组成。采购项目验收分三个层次组织:

(1) 单台5万元以下, 批量10万元以下仪器设备、家具、工程、服务项目, 由使用单位组织验收, 验收人员包括单位负责人、物资使用人和保管人等。填写《华南师范大学物资采购项目验收单》。

(2) 单台5万—10万元, 批量10万—15万元的仪器设备、家具、工程、服务项目, 由资产管理处与使用单位共同组织验收, 验收人员包括单位负责人、物资使用人和保管人、资产管理处计划管理科人员等。填写《华南师范大学物资采购项目验收单》。

(3) 单台10万元以上 (含10万元) , 批量15万元以上的仪器设备、家具、工程、服务项目, 由学校采购项目验收工作组组织验收;有特殊技术要求或影响较大的设备、工程项目, 应组织专门专家组验收。填写《华南师范大学设备安装工程项目验收报告》。

6. 确保采购材料完整, 规范采购档案管理

高校政府采购档案是采购过程的详细记录, 是履约、纠纷、投诉处理及监督的依据。为规范采购项目档案管理, 根据《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的规定, 由学校综合档案室负责单台10万元以上设备采购项目档案管理, 资产管理处负责其它采购项目档案管理, 并接受政府采购监督管理部门的监督和检查。资产管理处设立采购档案室, 指定专人负责采购档案的收集、整理分类、编目、装订和保管工作。采购项目执行人员应在经济合同签订、采购项目交付验收完成后, 及时对采购项目档案资料进行收集、整理和登记, 列明档案资料清单, 向采购档案室移交。

7. 利用数字校园平台, 建立“华南师范大学电子化政府采购系统”, 推行阳光采购

利用数字校园平台, 建立“华南师范大学电子化政府采购系统”, 推行阳光采购, 形成了一整套规范的采购机制。电子化政府采购系统改变了以往传统手工操作的管理模式, 采用了工作流程跟踪方式。对内可以有效管理采购人员执行情况, 规范采购行为, 有助监督工作执行情况、任务分配与统筹, 并提供了校务公开渠道, 接受校内外监督, 如:可以查看我校准备执行的采购计划、正在执行的采购项目、已经完成了的采购项目;对外成为统一发布采购信息的窗口, 厂商可以非常方便地参与我校的采购项目, 校内老师也非常方便地通过校务公开栏目了解我校所有采购项目的进程状态、采购方式、采购过程情况及采购结果。这就消除了空间和时间障碍, 给更多的供应商带来公平、公开的投标机会, 增强了竞争性, 提高了透明度。具体流程:编制年度预算——季度计划申报——采购物资执行——规范合同管理——验收——付款——固定资产报增——采购物资材料归档, 一系列流程都在“华南师范大学电子化政府采购系统”中建立详细的数据登记, 从而体现高校物资采购工作流程具有较强的规范性和操作性。

二、政府采购在高校特殊环境下实施中存在的主要问题

随着政府采购制度的不断深化推广, 尽管取得了一些可喜的成绩, 但由于多种因素的影响和制约以及高校自身的特殊性, 高校在实施政府采购工作中也暴露出一些问题。

1. 规范的采购程序必然影响采购的效率

政府采购的程序与效率, 两者似乎是一对不可调和的矛盾。制度的严格性和操作程序的规范性必然影响政府采购的时限, 制约政府采购效率, 这是规范政府采购行为所必须付出的代价。因为相对于以往一对一的自行采购方式而言, 政府采购要受到制度的约束, 即要办理采购项目审批手续, 又要经过规定的程序, 所有这些都需要时间来完成。程序是决定规范与否的重要保障, 时间是保证程序的前提, 这客观上要求政府采购必须牺牲一定的时间效率。

2. 思想认识不到位

政府采购在一定程序上限制了部门分散购买的自由, 必然触动一些单位的切身利益, 加上对推行政府采购的意义认识不深, 有些领导和教职工对政府采购存在消极抵触情绪。有的领导不了解也不愿意去了解政府采购的含义和现在的做法, 对政府采购不信任, 担心集中采购的质量和价格不如自行采购理想, 不仅不能节约支出, 反而浪费资金, 担心政府采购保证不了采购项目的及时性特殊性, 影响使用单位的工作效率和工作质量, 认为是与高校自主办学的要求相违背, 甚至认为是“新的集中腐败”, 这些想法都会干扰政府采购的实施。

3. 编制年度预算、季度执行计划准确性差

政府采购预算是实施政府采购的依据和前提, 是政府采购计划执行中的核心环节。但是, 政府采购面向高校推行以来, 下一年度的预算编制一直是个突出的问题。由于制度规定没有编制年度预算下一年度将不给予安排季度采购, 有些单位为了完成编制年度预算任务, 并没有根据当年的财务收支平衡来确立下一年度预算, 乱报、虚报、不报的情况时有发生。加上高校采购的特点是:规模大、组织结构层次多、品种多、时效强, 很难提供完整的包括技术指标、数量准确的采购计划, 这样给集中采购预算的编制带来难度。季度采购需求计划是年度采购预算的具体分步实施计划, 有些用户为了能在规定时间内完成计划的申报, 前期没有经过调研或认真选型, 而是随意在网上或其它地方找个型号或技术参数填报。导致在实施过程中, 有些用户频繁修改型号或参数, 从而没有很好的体现政府集中采购的计划性和规模效应。

三、完善高校政府采购的工作策略

通过以上我校政府采购规范化管理模式及存在问题的分析, 为顺利保障高校教学、科研任务做好物资采购工作, 提出完善高校政府采购工作的几点策略:

1. 加大在全校范围内的宣传工作

采取形式多样、有计划地进行宣传政府采购活动, 要求学校的各级领导应带头学习政府采购相关法规, 利用数字校园网、学校报刊、制作手册等方式加大宣传政府采购法的相关知识, 在工作中对老师在采购过程中提出的各种疑问耐心解释, 消除教职工对政府采购的抵触情绪, 使高校政府采购工作深入人心。

2. 实施政府集中与分散采购相结合的采购模式、灵活运用政府采购方式

高校本身特点及目前政府集中采购的现状决定了高校采购工作应适度重视分散采购, 灵活运用各种政府采购方式, 从而简化采购程序、缩短采购周期, 确保采购设备及时为教学、科研服务。

3. 提高年度预算编制的准确性、强化预算采购

对于高校来说, 部门预算制定的科学、准确与否是政府采购能否顺利进行的保证, 而强化计划论证, 细化政府采购预算编制则是高校顺利实施政府采购制度的关键。因此, 学校领导要高度重视, 各经费主管部门要严把立项关, 合理安排采购预算, 对于各单位的自筹经费, 学校财务部门要结合学校下一年的总体发展规划, 在收支基本平衡的情况下, 将预算支出分块加以预测。强化预算采购即要严格执行采购预算, 为保证其刚性, 必须建立高效严格的预算执行机构, 科学严密的预算控制系统, 完善的监督检查机制, 对不能按预算采购的项目要分析具体情况, 形成正式书面报告, 分金额大小在主管部门进行审批, 尽可能使预算执行透明。

4. 不断加强采购队伍建设

为适应政府采购工作, 应建立健全教育培训机制, 加强政府采购人员的培训。通过各种途径和方式, 进行法规、商务和设备等专业知识和技能的培训, 不断拓宽采购人员的知识结构, 适应政府采购工作的需要, 不断提高政府采购工作的质量和工作效率。

四、结束语

综上所述, 目前我校政府采购工作虽然形成了一定的规模, 出台了各项相关规章制度, 但我们也清醒看到高校实施政府采购工作还存在许多问题, 高校政府采购部门必须要在思想上重视, 严把采购预算关、资金关、合同关、质量验收关、完善档案管理, 结合高校实际, 切实使政府采购工作更好地为教学科研服务。

摘要：本文从规范高校政府采购工作入手, 通过近年来高校在政府采购工作中的实践, 介绍了我校在政府采购工作中的现行做法, 分析了在高校环境下实施政府采购存在的问题, 提出了完善高校政府采购工作策略。

关键词：高校政府采购,现行做法,问题,策略

参考文献

[1]董伟.深化高校政府采购工作的思考[J].中国现代教育装备, 2008, 2:129-130

[2]游东明.完善高校政府采购的探讨[J].实验技术与管理, 2005 (22) 3:130-133

高校采购规范化管理 篇2

（讨论稿）

2016.3.25

菏泽市卓越皮业有限公司

采购与付款业务内部管理规程（讨论稿）

为保障公司合理采购，满足生产经营需要、规范采购行为、防范采购风险，制定本规程。

第一章

总则

第一条 本规范所称采购，是指购买货物（或接受劳务）及支付款项等相关活动。包括采购预算、请购审批、供应商评价、采购招标、物品验收、付款审批、预付款管理、采购退货等一系列活动。

第二条 公司采购业务至少应当关注下列风险：

（一）采购计划审批不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存积压或短缺，可能导致公司生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理、招投标或定价机制不科学、授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）没有将不相容的职务岗位分离，可能导致失去制约和监管，容易发生有意或无意的错误。

第三条 公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹审批采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监管机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效措施，确保物资采购能够满足公司生产经营需要。

第二章 采购管理一般要求及相关业务流程

第四条 为避免多头采购和分散采购，提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞，公司的采购业务集中由供应部负责。重要和技术性较强的采购业务，须组织相关专家论证，实行集体决策和审批。

第五条 公司根据经营目标，编制采购预算。对预算采购项目，各需求部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，必须履行预算调整程序，由具备相应审核、审批权限的部门或人员审批后，再履行办理请购手续。

（★）采购预算业务流程

1.各生产单位根据生产目标预测生产计划，据此编制《物资需求计划》和本部门《采购预算》；仓储部根据公司相关规定和生产用料计划编制仓储《采购预算》；行政各部根据实际需求编制各自的《采购预算》。

2.供应部负责汇总，整理各部门提交的采购预算。

3.财务部对供应部提交的汇总采购预算资料进行审核，并根据上材料单价、当汇率、利率等各项预算基准，编制公司《采购预算表》，财务部经理签字确认后报财务总监审核，总经理审批后严格执行。

4.各请购部门根据实际需求提出货物采购申请，供应部根据市场价格填报采购金额，并依据公司相关规定以及生产需求情况判断采购申请是否合理，如果采购申请合理，则提交相关领导审批，不合理则退回请购部门。

5.采购预算调整的原因有预算外采购和超预算采购两种情况。由于市场环境

变化可能引起采购物资价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算；生产突发事件也可能导致采购预算外支出，所以发生预算外采购和超预算采购时，供应部应提出《采购预算调整申请》追加采购预算。

6.财务部接到供应部的预算调整申请后，根据实际情况并参照公司的相关规定，编制《采购预算调整方案》，提交财务总监审核，总经理审批。

7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购预算管理制度》 ②《采购申请制度》 ③《请购审批制度》 8.责任部门：供应部、财务部

9.责任人：总经理、财务总监、财务经理、供应部经理、采购专员。

第六条 公司建立《采购申请制度》，依据购买物资和接受劳务的类型，确定归属管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。供应部对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。

具有请购权的部门对预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应首先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

（★）请购与审批业务流程

1.生产部、仓储部、实验室（研发部）和行政各部等物资需求部门根据相关规定及实际需求提报采购申请。

2.各部门请购人员根据库存基准量、用料预算填写《采购申请单》，列明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。

3.供应部在核查采购物资库存情况的基础上，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。

4.如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格在《采购申请单》上填写采购金额后呈报相关领导审批。

5.采购事项在预算范围之内的，供应部按照预算执行进度办理采购审批手续。

6.采购事项在预算范围之外的，应按照《采购预算》管理程序，编制《采购预算调整方案》，供应部经理、财务部、财务总监逐级审批，最终由总经理审批。

7.采购事项在采购预算之内，但实际采购金额超出预算范围的，经供应部经理、财务部、财务总监审核后，总经理审批。

8.采购专员按照审批后的《采购申请单》进行采购。9.需要完善的相关规范性制度： ①《采购申请制度》 ②《请购审批制度》

10.责任部门：公司各请购部门

11.责任人：总经理、财务总监、供应部经理、采购专员

第七条 公司要建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。建立供应商信息管理系统，对供应商提供货物或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件、资信及经营状况等进行实时动态管理和综合评估。根据评估结果，对供应商进行合理选择和调整，必要时，公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

（★）供应商评选的业务流程

1.供应部通过各种途径收集、整理供应商信息。主要内容要包括供应商信誉、产品质量、供货能力等方面的信息，对新的供应商要以面谈、调查问卷等方式对供应商进行调查。

2.供应部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照公司《比质比价采购制度》等相关文件，对供应商进行比质比价分析。

3.供应部根据比质比价分析结果，参照《供应商选定标准》，提出《候选供应商名单》报供应部经理审批。

4.供应部通过采购物资分类，组织请购部门进行评审。

5.评审后，供应部汇总评审结果，编写《评审报告》，拟定供应商等级排序名单，报供应部经理审批。

6.供应部根据供应部经理审核结果，确定《供应商名单》，并报供应部经理审核，总经理审批。

7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《供应商选定标准》 ③《供应商评价制度》 ④《比质比价采购制度》 8.责任部门：供应部、各请购部门

9.责任人：总经理、供应部经理、采购专员

第八条 公司根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购需要用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务的采购可采用直接购买的方式。

（★）采购招标业务流程

1.对需要进行招标的采购业务，供应部征询物资需求部门意见，准备招标文件。

2.供应部编制《采购招标书》报供应部经理审批。

3.供应部发布招标广告，说明招标方式，招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模，履行合同的期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要内容。

4.供应部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。

5.供应部通过审查供应商各方面指标，确定符合要求的供应商。6.供应部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交供应部。7.供应部对供应商的标书进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商，报供应部经理。

8.供应部经理组织需求部门、技术、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标单位。

9.最终中标者经总经理签字确认后，由供应部宣布中标单位。10.供应部经理代表公司与中标单位签订《采购合同》。11.需要完善的相关规范性制度

①《采购管理制度》 ②《采购招标管理制度》 12.责任部门：供应部、请购部门

13.责任人：总经理、供应部经理、采购专员

第九条 公司要逐步建立和完善采购物资的议价定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询价采购、比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度的减少市场变化对公司采购价格的影响。

大宗采购等采用招标方式确定采购价格，其他物资或劳务的采购，可根据市场行情制定最高采购限价，并对最高限价适时调整。

建立价格档案和价格评价体系。供应部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物资的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则需要作出详细说明。对重点、大宗材料价格要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。

第十条 公司根据确定的供应商，采购方式、采购数量、采购价格、质量标准、采购费用等情况拟定采购合同。采购合同必须准确描述各项条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。各类采购合同、资料，供应部负责整理归档。

第十一条 公司建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构和验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相

关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新特物资采购，必要时可委托专业测试。

验收过程中发现异常情况，负责验收的机构和人员应当立即向负责采购的机构报告，采购机构应当查明原因并及时处理。

（★）采购验收业务流程

1.根据采购合同约定，供应商按时发货、采购专员接到供应商的《发货通知单》后，通知仓储部或请购部门准备接收货物。

2.仓储部（或请购部门）依据合同订单对供应商随货同行的《送货单》认真进行货物品种、规格、数量的核对查实。

3.清点核对如不存在问题，采购专员组织质检部和使用部门对货物进行质量检验（必要时，可委托专门检测结构检测），看是否符合合同订单以及生产工艺技术要求等，质量检验完毕后，质检部或委托机构应出具《质量检验报告》，送交供应部经理审核。

4.清点核对如与《送货单》不符，采购专员、仓储部应会同参与清点核对的供应商业务人员共同签字确认，并报供应部经理审批，联络供应商及时解决。

5.若《质量检验报告》显示货物质量存在问题，采购专员应依据合同、订单规定提出具体解决办法，报供应部经理审批后，联系供应商作退换货处理。

6.《质量检验报告》所购货物不存在质量问题，则由仓储部门负责入库，填写《入库单》，并与财务部协作进行账务处理。

7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《采购验收制度》

③《采购物资质量检验报告制度》

8.责任部门：供应部、财务部、使用部门、质检部

9.责任人：供应部经理、采购专员、质检部经理、质检员、仓储部、保管员

第十二条 加强物资采购供应过程的管理，要依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

供应部应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度，或进行信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

第三章 付款管理的一般要求及相关业务流程

第十三条 公司要加强采购付款管理，完善付款流程，明确付款审核人员的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审核程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

在付款过程中，应当严格审核采购发票的真实性、合法性与有效性，发现虚假发票，要查明原因及时报告处理。

公司重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况时，应当拒绝付款，避免出现资金损失；选择合理的付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的资金风险。

（★）付款审批业务流程

1.采购专员定期汇总采购合同及采购订单

2.采购专员对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量验收入库单等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审查，并核对合同执行与付款情况。

3.采购专员依据采购发票、质检报告、入库单等有关凭证，填写《付款申请单》提交供应部经理审核，确保数据准确无误。

4.财务部按照采购合同相关条款、发票等对供应部经理复核后的《付款申请单》进行审核后，提交总经理审批。

5.财务部按照总经理的审批意见，办理付款。6.需要完善的相关规范性制度： ①《采购管理制度》 ②《付款审批权限的规定》 7.责任单位：供应部、财务部

8.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、出纳

第十四条 加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，要定期进行跟踪核查，综合分析预付款的期限，占用款项的合理性及回收风险等情况，发现有疑问的预付款，要及时向财务总监、总经理报告，及时采取措施。

（★）预付账款审批业务流程

1.采购专员与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商谈判，双方达成一致意见后，确定采购付款方式为预付款的，提交供应部经理和财务部审核后，总经理审批。

2.供应部经理按总经理批准后的意见，与客户签订采购合同，详细注明采购货品的数量、质量、技术指标、价格和交货日期、交货地点、运输费用等内容。

3.采购专员依照采购合同，根据公司生产经营的实际需求，签发《采购订单》。4.采购专员依据采购订单，计算预付款金额，填写《预付款申请单》交供应

部经理，财务部审核，总经理审批。

5.财务部按照总经理批准的《预付款申请单》将货款划入供应商账户（或将票据背书交给供应商业务人员签收），并对汇款或付款凭证入账，同时告知采购专员。

6.采购专员接到供应商发货通知后，通知仓储部门接受货物。

7.仓储部、质检部按照《采购验收业务流程》执行，清点核对和质量检测。8.经过验收确定货品不存在数量、质量问题后，采购专员应向供应商索取发票。

9.采购专员依据采购合同、购货发票、质检单、入库单，填写《付款申请单》报请支付应付的余额或结算预付账款。

10.财务部接到总经理审批后的《付款申请单》后，支付余额，并对发票和付款凭证做相应的会计处理。

11.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》

②《预付款和定金授权审批制度》 12.责任部门：供应部、财务部

13.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、出纳

第十五条 公司要建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商签订的合同中明确退货事项，及时收回所退货物价款。涉及符合索赔条件的退货应在索赔期限内办理索赔。

（★）采购退货业务流程

1.供应部经理组织相关人员编写拟定《退货管理制度》，明确退货条件、退货手续，货物出库的退货款项回收等内容，经总经理审批后严格执行。

2.采购货物在公司未支付货款之前，在仓储部门清点核对和质监部门质量检测中发现数量、质量问题，采购专员按《采购验收业务流程》提出解决方案，报总经理审批后办理退货换货等事项。

3.采购货物在已付款或收到购物发票后，在仓储部清点核对和质监部门质量检测中存在数量、质量问题的，采购专员《退货方案》报供应部经理和财务部审核，总经理审批。

4.采购专员根据审批的《退货方案》与供应商协商，确定具体货物退回、赔偿事宜。

5.采购专员依据协商结果，通知仓储部门退货，并开具《退货单》，通知供应商接货。

6.供应商核对信息后，取回不合格货物，根据协商结果，退回退货款和赔偿金额。

7.财务部查收供应商的退款及赔偿金额，同时告知采购专员。

8.财务部依据公司相关规定，对退货款项进行账务处理，对购货发票依税收法规办理。

9.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《采购退货管理制度》

10.责任部门：供应部、仓储部、财务部

11.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、仓储保管员

第四章 采购与付款业务的不相容职务分离

第十六条 不相容职务分离要求公司全面系统的分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互监管、相互制约的工作机制，避免相关机构或人员串通舞弊、滥用职权、牟取不当利益的事件。

（一）采购与付款业务的不相容岗位 1.请购与预算审批 2.询价与确定供应商 3.采购合同的订立与审批 4.采购与验收 5.采购、验收与付款

6.采购、验收与相关会计记录。

（二）采购与付款业务不相容的分离 1.办理请购与审核机构分别设立

2.采购价格征询与确定供应商的人员不可一人兼任 3.采购合同的订立与合同审批不可一人兼任 4.采购、验收应由不同机构、不同人员分别执行

5.采购、验收人员及其配偶、子女不能经办货款支付和退货货款的收取

6.采购、验收人员的配偶及子女不能经管“应付账款”等相关的会计处理业务。

第五章 附则

第十七条 本规程自2016年

月

高校采购规范化管理 篇3

【摘 要】随着烟草商业企业改革发展步伐的加快，工程、物资、服务等各品类采购项目金额逐步加大、内容日趋增多、支出不断攀升。对烟草商业企业现有“工程”、“物资”、“服务”这3个采购环节进行分析，均属于企业生产、经营过程中比较重要的环节，若有不规范的行为发生，除国有资产的流失意外，还会严重危害企业生产经营秩序，损坏行业整体形象。因此，烟草这一特殊行业，采购领域的规范管理是当前企业管理的重中之重，也是企业开源节流的重要环节。本文对烟草商业企业广大干部职工关注度比较高、出现问题比较多的内容进行了分析，提出了加强采购领域规范管理的对策。

【关键词】烟草商业企业；采购；规范

宝鸡烟草商业企业近年来，采购管理方面日趋规范，过程控制得到强化，对采购规范管理机制、制度、规程、模板、监管等方面建设作了积极有效探索，解决了一些重点和难点问题，使采购管理工作规范有效平稳推进。

一、存在的问题

1.员工对规范意识的认知度差

2010年，国家局下发了《烟草行业工程投资物资采购和宣传促销项目管理程序规定》，2013年出台了《烟草企业采购管理规定》，这两项制度，为实现烟草商业企业采购严格规范管理的有效措施和有力保障，在实际工作中，存在对规范采购程序的重要性、必要性认识不足的现象，部分员工认为增加项目程序规范管理内容，会导致各业务部门工作量的增加，为追求短暂的效率，在思想上把严格规范抛在脑后；部分员工认为规范采购与己无关，对涉及到采购规范管理的相关政策、制度学习理解不深、把握不够，某些相关业务人员，对采购方式和采购程序掌握不准确，导致工作效率不高。

2.相关配套规章制度不健全

宝鸡市公司从2010年开始，先后健全完善了全市系统《投资与采购管理实施细则（试行）》《招投标管理细则（试行）》《三项工作管委会议事规则》《采购项目“一项一卷”管理办法》、《定点供应商库管理》等一系列相关制度。但与国家局在新形势下的要求和标准相比，相关配套制度还不完善，具体业务规定还不明确。实体性制度有了，但是在程序性制度上，如具体到采购的每个环节的规范步骤、流程还未建立标准模板。同时，十八大以来，纪检监察职能“三转”后，退出对采业务的监管和问责，那么，由谁来牵头负责采购项目监督管理，具体职责在制度中还未明确。

3.采购计划的前瞻性不高

采购需求计划是企业进行项目规范控制的基础和依据。此计划编制的前瞻性、科学性、准确性、及时性直接影响后续工程、烟站建设，烟叶生产、收购，物流分拣、配送，管理咨询、维保服务，办公效率等方面工作规范操作的成败，是事前预防的关键所在。随着行业对采购规范管理的要求越来越高，如没有一份未雨绸缪的计划，一方面没有给采购留有足够的招标时间；另一方面也会造成大量的盲目采购、库存积压、生产经营配比失衡等不规范现象发生。

二、解决的对策

1.加强宣贯，转变观念，切实提高规范意识

做好任何一项工作，正确的思想认识是基础。首先，加大对严格规范在新形势、新政策、新要求下的宣贯力度，全员从思想上清醒的认识到采购领域严格规范管理，是推进行业党风廉政建设的重要途径，不仅影响到企业今后可持续健康发展，更是对全市系统干部职工政治生命的关爱。其次，丰富宣贯形式，确保全面提升采购规范管理思想意识。一是宣贯人员有针对性。组织各级领导班子、中层干部和相关业务人员对行业《关于进一步深入推进严格规范工作意见》精神的宣贯培训，强化了对严格规范政策理解。二是宣贯内容有实用性。专题开展《采购管理规定》、采购管理信息系统应用培训，强化了对采购工作程序指导。三是宣贯力度全覆盖。编制印发《规范工作应知应会手册》，提升了全员对政策、制度的认知水平。四是宣贯方式有创新性。宝鸡市烟草公司以文化为引领，在全市系统大力开展“规范文化”建设活动。通过全员答题；查找我身边的采购管理漏洞合理化建议；开展规范文化思想大讨论；举办全市系统以“全员共创 规范宝烟”为主题的“宝烟杯”采购规范工作知识竞赛；组织规范伴我行演讲和辩论赛，有效提升了全员采购规范管理思想意识。五是制定《规范管理培训工作的规定》，搭建市局内网规范管理专题网页平台，每年定期组织全市系统规范管理业务人员，对最新采购政策规定、制度流程、业务技能和案例研讨四位一体进行专题培训。

2.健全机制，完善规章制度，优化程序流程

结合问题导向，经过深入调研，广泛征集意见、建议基础上，我们从健全决策机制，建立工作规则，完善规章制度，增强监管实效，提高执行力度入手，对近年涉及到采购规范管理方面的主要规章制度进行“查改补建”，持续优化采购工作流程，经过几年时间构建了一套科学、有效、实用，操作性强的采购规范管理工作长效机制。

一是修订了管委会决策机构及制度。先后印发宝鸡市烟草公司《关于调整“三项工作”管理委员会的通知》、《“三项工作”管理委员会议事规则》、《“三重一大”决策制度实施办法》及《规范“三重一大”决策事项“一事一卷”实施方案》等一系列文件，为采购工作的规范开展奠定了组织基础。二是健全了采购办工作机构和工作制度。成立了采购管理办公室（以下简称采购办），制定《采购管理办公室工作规则》，细化采购办工作职责、工作程序、纪律要求，规范采购办必须公开的事项。三是建立了采购管理工作基本制度。向全市系统印发了《采购管理实施办法》，制定采购流程图，优化不同采购方式的工作流程。四是完善了采购项目配套管理制度。依据国家、行业相关招标投标法及《烟草企业采购管理规定》，先后完善健全了市公司《招投标采购管理实施细则》《招标代理机构管理与评价规定》；《内部评标成员库及评标成员管理办法》；《定点供应商库及定点供应商管理办法》《采购成交供应商管理办法》。每年均以正式文件形式发布定点供应商名录。五是细化了采购方式标准。对照《烟草企业采购管理规定》，细化“五种采购方式”的适用条件和执行标准，提升采购方式选择的精准性，防治自由裁量。

3.守住源头，把好决策关，加强采购计划规范管理

一是为加强采购计划规范管理，提高科学、民主、依法决策水平，制定了《采购计划管理办法》和《采购项目定额标准》，规范采购计划的提报和决策程序，防止不按程序随意调整项目、变更采购方式。二是采购计划严格遵照“三关三审”要求落实。建立了《四级采购目录》，其中一级目录3个，二级目录12个，三级目录51个，四级目录301个，确保采购项目全覆盖。确定了预算科目、组织形式、拟采购方式及集中管理部门等序列内容。要求各单位、部门以《四级采购目录》标准编制采购计划，经需求单位、部门负责人和分管领导初审，集中采购部门复审，采购办及廉政监督组会审通过后，提请管委会审定采购项目和采购方式，再由管委会价格审核组对项目预算进行实质性审查，提报预算委员会审定预算的程序要求，管委会最终审议确定全年采购计划。三是对工程类项目规定了要聘请专业机构和人员，进行现场勘查、评估，做出可行性分析评估报告；对大宗物资、服务类项目采购，由需求部门牵头，相关部门开展市场调研考察，充分了解掌握并综合分析相关信息，为申报计划科学性、有效性提供依据。四是在采购计划审定中，我们充分发挥管委会作用，对需管委会决策事项在充分讨论的基础上，实行一人一票表决制，形成会议决议，印发会议纪要，确保了采购计划项目科学、民主、规范、公开决策。

4.加强采购项目的公开、透明，确保重点环节监管到位

一是制定了市公司《规范采购管理工作监督实施办法（试行）》，在采购项目程序规定范围内的每一事项启动之时，相应的监管职能部门就必须及时跟进，在计划、预算、招标、签约执行、验收入库、审计决算、办事公开民主管理、供应商评价等各个环节都做到全过程跟踪，监管到位。二是确定了纪检监察部门“三转”后，采购项目监督小组由规范管理部门牵头，财务、审计、法规、监察、采购办等部门人员组成，采购规范管理工作的监督包括业务部门的管理监督，监督部门的职能监督，监督小组的现场监督，纪检监察部门的再监督及职工群众的民主监督，形成内部合力，提高监管效能，实现运作、监督、考评的有效制衡。三是明确了采购规范管理工作的监督方式主要包括备案审查监督、过程监督、现场监督、专项监督检查等。建立《规范管理工作考核细则》，将采购管理工作监督检查情况作为规范管理工作考核的重要依据，纳入年度绩效目标考核的内容，严格考核奖惩。四是成立重大项目专项监督小组，对全系统采取公开招标方式实施的单项预算金额500万元（含）以上的重大工程投资项目和单项预算金额200万元（含）以上的重大物资采购项目进行专项监督。五是按照《办事公开民主管理实施细则》和办事公开民主管理同采购业务深度融合的保障机制建设要求，建立了采购《公开目录》，制定了《采购管理职工代表库管理办法的通知》，积极引导广大职工直接参与对招标活动监督，并通过内部网站、公示栏等形式，对公开招标进行全程全面及时公开、节点公示，畅通广大职工对采购招标工作知情、参与、表达、监督渠道，提高干部职工民主监督意识，发挥民主监督作用。六是组织开展了招标代理机构评价和定点供应商考核工作，进一步加强对招标代理机构的服务测量和采购定点供应商的监督和管理，建立供应商“黑名单”制度，落实定点供应商动态评价和退出机制。

烟草商业企业采购领域规范管理工作是大势所趋和企业可持续健康发展的需求，将伴随企业改革发展的全程，既不可能“毕其功于一役”，更不可能“一劳永逸”。规范管理正是通过对采购规则和操作流程的厘清与固化，塑造统一的工作机制，将毫无规矩可言的“潜规则”，转换成干部职工熟悉了解、广泛认可和共同遵守的“明规则”，实现采购管理决策程序化、组织系统化、权责明晰化、业务流程化、措施具体化、行为标准化、考核定量化、奖惩有据化、控制过程化，确保企业形象的全面提升和经济效益的不断提高。

参考文献：

[1]凌成兴. 贯彻发展新理念 再上卷烟新水平努力实现烟草行业“十三五”良好开局-在2016年全国烟草工作会上的报告（摘登）[N].东方烟草报，2016-1-15.

[2]李正平，朱蕾.烟草企业采购管理中存在的问题与对策分析[J].湖南烟草，2013（2）：44-45.

浅析物资采购的规范化管理 篇4

一、物资采购规范化管理的目标

电力工程物资采购规范化管理是为了完成生产与销售计划, 在确保质量的情况下从供应商那里以合适的价格、恰当的时间, 购入一定数量的商品。电力企业在物资采购规范化管理的过程中, 需要不断提高物资采购管理的效率, 以实现物资采购规范化管理的目标。电力企业要维持日常运营活动, 就需要一定的生产运行设备材料, 设备材料的质量对企业的运营有着重大影响。因此, 选择恰当的设备材料供应商, 确保设备材料来源的可靠性, 是物资采购规范化管理的首要目标。电力企业的物资采购管理人员应当在充分分析企业生产运营需求的基础上, 合理地安排物资采购数量与采购时间, 以确保企业的生产运营不会受到设备材料短缺的影响, 保证生产计划连续进行。合理的采购时间能够优化库存数量, 从而降低企业库存成本。

另一方面, 要确保电力工程的合理有序开展, 就必须保证零部件或设备材料的质量。设备材料质量过差, 会导致产品质量下降, 影响企业生产过程, 阻碍企业长期稳健发展;所以应选择质量达标的设备材料, 虽然在一定程度增加企业运营成本, 但利于企业长期发展。因此, 确保设备材料质量能够满足企业生产运营需求, 是电网运营企业物资采购规范化管理的重要目标。此外, 确保设备材料价格的公平合理性, 是降低物资采购成本的关键。在采购过程中, 应在保障供应商的合理利润空间的同时降低物资采购成本, 既避免挫伤原材料供应商的积极性, 又利于物资采购的持续高效开展。

二、物资采购规范化管理的内容

电力工程物资采购主要包括以下环节:物资需求计划填报, 供应商选择, 物资采购条件及价格的确定, 发出物资采购订单, 订单跟踪及催货, 验收产品, 发票核对, 结案及记录档案。物资采购规范化管理就是对这些环节加以控制, 电力工程物资采购规范化管理通常需要加强以下三个方面的管理。1) 物资采购需求规范化管理。此部分内容主要包括采购需求调研分析规范化管理, 采购计划制定规范化管理。2) 供应商与资源规范化管理。此部分内容主要包括资源市场分析规范化管理, 供应商规范化管理。3) 物资采购业务流程规范化管理。此部分内容主要包括订购方案制定规范化管理、采购合同签订规范化管理、进货措施规范化管理、验收入库规范化管理、支付及善后处理规范化管理等。

三、物资采购规范化管理的实施

(一) 物资采购计划规范化管理

电力企业物资采购需求来自各部门上报的月度和年度计划。电力企业根据年度项目与资金计划, 在遵循准确性、及时性与预见性等原则的基础上, 合理地编制物资需求计划。通常, 物资采购计划主要包括以下内容:工程项目、采购物资名称、规格、型号、数量、计量单位、预算价格以及时间要求等。电力工程物资采购应当集中采购、公开招标、自行采购分类管理, 企业按月度或年度时间周期有序地编制物资需求计划, 并及时上报相关主管部门。如果出现一些急需物资需求, 就应当灵活地编报物资采购追加计划。任何单位、部门或个人不可以擅自更改经过审核批准的物资需求计划, 对虚报采购计划、涂改采购计划、越权审批采购计划, 以及采购计划部申报、采购计划申报不及时、采购计划申报不准确等造成损失的, 必须追究有关责任人的责任。

(二) 供应商规范化管理

加强供应商规范化管理, 审核供应商的基本资质、经营业务范围、经营业绩、履约合同以及售后服务等情况, 确保供应商能够符合物资采购的相关要求, 并和良好的供应商建立长期合作管理, 以获得质优价廉的产品和服务, 提高物资采购的效率与效果。在选择供应商时, 可以对供应商的资质、交货、质量、价格以及服务进行综合评定, 选出较优的供应商。对于考核不合格的供应商, 电力企业应当取消与其的合作关系, 停止其对企业的供货。随着信息技术的日益成熟, 电力企业可以应用信息化管理系统对供应商进行管理。

(三) 物资采购质量规范化管理

物资质量管理是电力企业物资采购规范化管理的核心。电力企业物资采购部门应当严格把控采购物资的质量关。在物资采购质量规范化管理中, 首先要权责明确, 各个部门各司其职。物资业务部主要负责采购物资的验收管理工作, 签字确认配送物资验收报告, 对验收不合格的采购物资进行后续处理。物资管理部门负责组织人员参与物资的到货验收工作, 填写验收报告, 收集整理采购物资档案, 并及时地向主管部门反馈物资验收情况。其次, 按类验收, 实行采购物资质量分类管理。物资采购验收可以分成三类:1) 出厂验收或工厂检验, 根据合同规定在出厂前或工厂生产过程中对物资进行检验验收;2) 到货验收, 在采购物资达到企业后进行验收, 根据合同规定的时间开展此项工作, 通常是物资配送到企业后的五个工作日内开展现场验收;3) 质保期满验收, 在物资采购合同规定的物资质保期即将结束时进行验收。对于属于企业监造范围的设备, 应当进行出厂验收或工厂检验。

(四) 物资采购档案规范化管理

物资采购档案规范化管理是根据相关规定, 做好文件材料的分类、整理、归档等工作。物资采购档案管理的工作人员需要忠于职守、遵纪守法, 履行职责确保企业物资采购档案的安全与完整。当因故离职或工作变动时, 应当向接办人员交接清楚相关的文件材料, 不得销毁或擅自带走物资采购资料。出于业务原因需要, 部门经办人员需要调阅物资采购档案时, 需要填写调卷单, 在相关主管人员核准后才可以向管档人员调阅。阅档人必须妥善保管所借阅的档案, 不得私自划线、污损、涂改、调换或复制物资采购档案。

四、结语

综上所述, 电力物资采购规范化管理是电力企业保持长期稳健发展的客观要求, 是电力工程有序开展的迫切需要。加强电力物资采购规范化管理, 解决物资采购中出现的一系列问题, 提高物资采购的效率, 是电力企业优化管理的有效途径。在物资采购规范化管理中, 电力企业需要重点做好采购物资计划编制、供应商以及物资质量等方面的规范化管理。

参考文献

[1]高现昌.加强物资采购管理, 降低综合采购成本[J].企业开发技术, 2009.

[2]陈鸿, 范更华.供应链管理与运筹[M].北京:清华大学出版社, 2008.

[3]陈斌.电力企业如何控制物资采购成本[J].企业家天地, 2010.

高校采购规范化管理 篇5

内容提要：自2001年总部推行军队集中采购改革以来，军队医院适时调整了招标采购管理的体制和机制，但在微观管理方面，还存在一些不容忽视的问题，本文分析了军队医院后勤招标采购存在的问题与矛盾，提出了加强军队医院后勤招标采购管理跌政策建议。

关键词：军队医院

后勤

招标采购管理

当前，军队医院认真贯彻总部要求，积极推行集中采购，普遍成立了专职招标采购机构，采购的范围正在逐步拓宽，监督管理和执行的力度正在逐步加大，制度的推行正在逐步深入，对推动医院后勤管理运行方式和职能转变起到了积极作用，但在招标采购微观管理上，也存在一些问题，主要是：供应商来源渠道相对单

一、采购方式缺乏科学论证、招标采购的文档表格不够统一规范等，一定程度上影响了采购工作的实际效果。尤其值得注意的是，招标采购管理机制尚未理顺，一些矛盾还较为突出。

一、军队医院后勤招标采购存在的矛盾

（一）采购任务要求急与采购程序相对规范的矛盾。

近两年来，军队医院整体建设呈现出快速发展格局，尤其在基础建设方面，医疗楼群、医疗附属设施相继建起，与此相关的配套物资和院区改造项目也需要尽快完

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。成，各项保障任务日趋繁重，具体反映到招标采购工作，就表现为一些采购项目立项时间短、任务要求急、质量标准高。而从采购程序看，招标采购整个过程包括立项受理、确认采购需求、组织资格预审、编制招标文件、逐级报批、组织答疑、开标、评标等多个环节，每个环节都有一定的时间要求，提高采购速度，压缩采购周期，必然要以减少部分环节为代价，这就为招标采购工作带来了不确定因素。

（二）招标服务要求高与供应商管理制约难的矛盾。

集中采购并不是各部门分散采购行为的简单集中，而是通过集中采购的手段，使监管部门、采购单位、采购机构、评审专家以及供应商在公开的平台上共同操作，达到相互监督制衡的目的，从而为采购单位提供规范、方便、快捷的采购服务，为供应商参与提供公开、公正、公平的竞争平台。军队医院成立招标采购机构以来，通过规范采购行为、优化采购流程，提高了采购效率，增强了采购透明度，但由于目前尚未建立供应商准入和管理机制，在采购执行力上，尤其在供应商的管理和约束上，效果还不尽人意，主要表现在以下几个方面：一是供应商不当行为预防难。军队医院各类供应商一般由业务部门推荐，各供应商资质不

一、来源渠道各异，市场

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。鱼龙混杂，信誉难以保证，企业是否会出现围标、串标、违约或不履约行为，事前难以预防；二是供应商不当行为约束难。有的供应商对招标文件理解不透，落选后，不按规定程序投诉，到采购机构无理取闹。有的供应商低价中标后，出尔反尔，无正当理由不与采购单位签订合同。还有的供应商故意不足额缴纳投标保证金来参加投标。这些情况，一定程度地扰乱了招标采购秩序，妨碍了招标采购工作的正常进行。三是供应商履约信息采集难。供应商保障措施是否到位，技术水平是否良好，提供服务是否及时，履约行为是否合规？这些信息，直接关系着供应商能否在医院下一次投标中入围，受部门职能范围限制，招标采购机构很难掌握供应商的合同履约情况，也就难以逐一甄别企业的信誉状况。

（三）采购需求潜力大与采购范围相对狭窄的矛盾。

军队医院后勤集中采购范围包括工程、物资、服务三个范畴，涵盖军务、军需、营房三大业务部门，基本上能够满足医院后勤各项事业任务保障需要。但是，一些通用物资，如办公设备、办公耗材、文体设备、影音设备、会议用品、保洁用品等，还分散在各单位，处于自行采购状态，这部分物资规模总量大、采购集中度低，不仅难以形成规模效益，也不利于统一控制，容易造成

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。采购和使用的双重浪费。目前，总后积极推行网上定点协议采购方式，通过两阶段招标确定军队物资协议供应商、协议供货产品及其优惠价格与服务，由军队采购单位依托军队物资采购网，自主择优选购日常办公物品，比较有效地解决了以上问题。军队医院后勤部门、单位点多、分散，对通用的办公类设备物资，采购需求量大，适合采用定点协议采购方式，应该将这部分物资纳入集中采购范围。

二、规范军队医院后勤招标采购管理的对策与建议

（一）对策

1、建立提高采购效率的措施机制。

规范的采购程序是实现阳光采购的基础和前提，而提高采购效率也是做好医院后勤招标采购工作的现实需要，必须将二者有机结合起来，通过制定科学合理的采购程序，提高采购工作效率。一是推行限时办结制度。按照不同的采购方式，确定每种采购方式中各环节的办结时间，需要由业务部门提出技术需求的，应发出限时催办通知；二是制定应急采购制度。第一，制定紧急采购的标准化作业流程，适度简化报批程序；第二，根据项目的特点和任务的紧急程度，选择合适的采购方式，作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。缩短采购时间；第三，选择信誉良好的供应商，保证采购质量；三是规范招标采购文档表格样式。按照不同采购方式、不同项目类别，编制相应的招标文件范本，避免重复工作，减轻领导审批工作负担，提高工作效率。

2、建立规范供应商管理的制约机制。

一是建立供应商信用评价指标体系。从供应商是否提供真实具体的资格或资质等材料，是否正当透明地参与竞争活动，是否不折不扣地兑现服务承诺，是否及时交纳税收及社会保障资金，中标后是否及时按承诺签订政府采购合同，是否严格按规定的方式履行合同，是否依法提出询问、质疑或提起诉讼等7个方面，按照性质、程度或造成的后果不同，设定分值标准和信誉评价等级，逐步建立供应商信用信息库。二是强化供应商失信管理手段。第一，利用经济手段管理。合理利用各种“保证金”，如，投标保证金、履约保证金等，以此来约束投标人严格履行其应尽的义务和各项承诺；第二，运用法律手段制裁。加大违约行为的处罚力度，对已经发生的投标人以不正当手段抵毁、排挤其他投标人，或以提供虚假材料谋取中标的行为等，应根据《采购法》的有关规定，实施严格的经济处罚，对医院造成经济损失的，还要追

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。究其民事责任，情节严重，要追究纪律和法律责任；第三，利用舆论手段曝光。对那些言而无信、严重扰乱采购秩序、侵害他人合法权益的供应商，要给予公开曝光，并列入“黑名单”。

3、拓宽招标采购渠道和采购方式。

实行网上采购，有利于提高采购效率、降低采购成本、增强工作透明度。院务部实行网上采购，应依托军队物资采购网络平台，采用定点协议采购方式，充分利用军队物资采购网络信息资源，实现院务部物资采购业务管理网络化、信息化和自动化。主要有以下几个步骤：一是制定定点协议采购范围。依据《2008总部机关物资、工程和服务集中采购目录》，制订《网上定点协议采购目录》，原则上应将单项或批量采购金额不足8万元的办公用品和其它公共物品，纳入网上采购范围；二是制定网上定点协议采购的业务流程。根据网上采购的特点，按照浏览产品、协商价格、审核报批、签订合同和产品验收等5个步骤，详细制定网上采购的工作程序，明确每一环节的工作内容；三是提供网上采购的必要条件。配置专用于网上采购的电脑设备，申请一个专用于网上采购的军队综合信息网使用和管理帐号。

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。

（二）建议

集中采购作为政府采购的主要手段，必须贯彻政府采购的政策要求，实现国家利益和单位利益的高度统一。

1、在保证采购质量和效益的前提下，积极倡导节能环保。

推行节能、环保采购，既是适应我国有关节能环保政府采购政策的需要，也是促进军队医院建设成节约型医院的重点工作，积极开展节能环保采购，对推动全院开展节能降耗，促进军队医院经济和资源协调发展，具有重要意义。开展节能环保采购，应该在保证采购质量和效益的前提下，在工程、物资和服务项目采购上，优先选用节能环保的设计施工方案和节能环保型材料、设备；在设定资格预审条件和评标办法上，对具有节能环保产品的企业给予适当加分；在采购范围的设置上，进一步扩大集中采购范围，将更多的节能产品纳入集中采购目录。通过以上措施，充分发挥政府采购节能环保的政策功能，促进医院工作人员不断提高节能环保意识。

2、在保证采购质量和效益的前提下，优先支持国内品牌。

作者：苏楠，中国人民解放军总医院院务部招标采购办公室助理员，硕士研究生，中校。政府采购作为非关税贸易壁垒 的表现方式之一，能够封闭政府采购市场，保护民族企业。用政府采购手段，支持国内企业发展，是政府采购政策的一项基本内容。《政府采购法》第十条明确规定：“政府采购应当采购本国货物、工程和服务。军队医院作为政府采购的主体单位，应该积极响应国家的政策号召，在保证采购质量和效益的前提下，支持国内企业，优先选择国内品牌，既维护国家利益，又能够满足自身需要。支持国内企业，应该在企业资质评审上，对拥有核心技术、自主知识产权的企业给予一定幅度的加分；在供应商准入条件上，给予优先待遇；在产品的选购上，实行适当的政策倾斜。

高校采购规范化管理 篇6

合同是对买卖双方承诺的描述,是双方履行合作期间的法律依据。书面合同有效地约定了合同双方的权利和义务,使得买卖双方的合作有法可依、有据可寻,能够起到规范承诺、防止纠纷、约束违约和维护诚信的作用,能够最大程度的保障双方的合法权利。

医疗设备采购实施的过程大致可以分为3个阶段:论证谈判阶段、合同订立阶段、合同履行阶段。目前,医院对设备采购的管理存在着较为明显的重论证谈判、轻合同订立履行的管理。在谈判论证阶段,医院投入大量的人力、物力,多个部门联动参与,经过艰苦努力,达到较好的谈判效果,为医院争取了最大的利益空间。但是,当中标供应商确定后,对于如何依法签订采购合同,如何依法监督合同当事人履行合同义务,以及如何处理合同争议等问题往往不够重视,甚至被忽略。由此,导致很多有利于医院的谈判内容未落实,将来出现问题时,医院只能吃哑巴亏[1,2]。因此,合同作为法律依据,应该上升为医疗设备采购管理的主线。规范的合同管理,一方面,能进一步保障设备采购的顺利实施;另一方面,也是医院各个部门提高自身管理水平的一个工具,切实落实合同的规范管理,能够有效改善医院在医疗设备采购和使用管理的水平[3,4,5,6]。规范的合同管理包括规范合同范本的内容和规范合同管理体制两个方面。

1 规范合同范本的内容

医院应该制定适用于本院不同类型设备采购的标准合同范本。在制定合同范本时应该遵循以下原则:(1)合同范本的浮动性:合同范本不能随意更改、也不能完全定死,需要视实际情况给定一个可以浮动的范围。建立合同范本时,可以充分总结吸收过往合同、谈判中的经验、教训,以及各相关部门的意见,规定哪些条款属于原则问题,不能更改,哪些属于可变条款,允许在某个范围内变动。不同类型的设备采购,可以根据设备特点,在合同条款中有不同的侧重点;(2)合同范本的执行性:制定合同范本时也需要考虑条款的可执行性,用词准确,合同双方的权利与义务描述清楚,罚则条款具备实际的操作性;(3)合同范本的灵活性:合同范本也并非一成不变,医院可以根据一段时间内合同签订、履约中存在的问题,对合同范本进行及时有效的调整,避免再次出现问题。合同范本的改进过程,也是医院各个部门回顾、审视自身管理漏洞的过程,能够有效改善医院医疗设备采购和使用管理的水平。

我院现行合同范本的主要内容:(1)标的:为了便于后期的管理,合同在描述标的时应采用国家的标准名称,属于医疗器械的应该以医疗器械注册证上的信息为准;(2)验收:在合同中明确验收的标准、时间、地点以及期限[7];(3)保修:明确保修的起始时间、保修年限、保修范围、出保后购买保修的价格以及易损备件、高值备件的维修价格;(4)违约及赔偿:包含设备的到货、安装、验收及使用过程中出现问题,双方的责任及赔偿方式;(5)配置清单:由于医疗设备相对于普通商品的特殊性,同一设备的不同配置往往价格差距很大,因此在签订合同时就必须详细地在合同中列出所采购设备的配置,以保证后期医院对设备验收、入库、管理的顺利进行;(6)高值备件、消耗品的报价:为了避免未来使用中的消费陷阱,在合同中也应该提前约定这两个项目的价格,即使没有消耗品,也应该在合同中明确标注出来。

2 规范合同管理体制

(1)目前,医疗设备的合同管理主要是由医院下属的设备科负责,没有明确的管理体制、专业人员和配套的管理制度。我院现行的医疗设备合同管理的管理组织体系为:由医学装备管理委员会负责,设备采购部门牵头,汇同各临床科室、审计、财务、经营管理、医务等职能科室相互配合,分权合作,打通合同签署与执行过程,建立执行过程监控应对体系,通过主动性工作规避合同签订、执行过程中的风险,保证医院及病人的权益[8]。设备处作为牵头部门,负责根据谈判情况在合同范本的基础上拟写合同文本,并在合同签订后负责整个合同的履行,发生纠纷要及时向各部门汇报。临床使用部门负责核对合同中的配置清单和相关技术条款。医务部门负责核对合同中的医疗条款。经营管理部门负责核对合同中的付款方式等经济条款,审查合同的合理性、可行性。财务部门负责合同专用章的管理和使用,并严格按照合同约定支付合同款。审计部门负责审计合同价款,制止本单位人员利用合同进行违法违纪活动。

我院在规范合同管理的过程中,也主动寻找自身管理体制的不足,先后发布了院所医学装备验收工作制度、院所医学装备档案管理制度、医学装备质量保障工作制度,并对多个现存制度进行了修订,建立健全各项管理制度,有效完善了合同管理体制,把一次失误的经验固化下来,有效避免了类似事情的发生,提高了医院整体的管理水平。例如,设备维修费用难以控制一直是医院的难题。我院在合同范本中增加了对设备备件价格的约束,在采购时,设备供应商为了达成合同,通常也会把备件价格给到最优惠,这样就避免了后期维修时虚高的备件价格。我院病房使用的一台五官科综合治疗仪出现故障,厂家工程师检修后提供需要更换备件,备件价格4300元。而设备处在翻阅了原始的采购合同后发现合同中已经约定维修更换该备件的价格不超过1800元,根据合同再和厂家谈判,最终厂家以1800元更换了该备件,为医院节约了资金,也为医院控制维修费用提供了一个途径。

3 小结

医疗设备的质量和对其管理水平的高低,直接关系到医疗质量与医疗技术水平的提高。合同作为买卖双方的法律依据,是保证合格医疗设备进入医院的第一道重要关口。切实规范医疗设备的采购合同管理是对医疗设备进行质量控制的前提。我院实行采购合同规范管理的1年时间里,签订医疗设备采购合同183个,按照范本条款成功处理4起分歧,根据实际执行情况对合同范本进行了2次修订,修订了5项制度,对设备管理过程中的漏洞进行查漏补缺,提升了医院的管理水平。

摘要：本文结合我院医疗设备采购合同的管理现状,从规范合同范本的内容和合同管理体制两个方面提出了相应的改进措施。措施的实施不但有效保护了我院的利益,也提高了各个部门的管理水平。

关键词：医疗设备采购,采购合同管理,质量控制,设备配置

参考文献

[1]陈榕.采购合同的风险防范[J].物流科技,2005,(6):81-83.

[2]罗峥,刀庆威.医疗设备采购合同管理现状分析及对策[J].中国医疗设备,2010,25(10):67-70.

[3]黄鑫,胡艳波.医疗设备采购流程的科学化管理[J].中国医疗设备,2013,28(9):82-84.

[4]陈芳洲,葛良君,陆燕.浅谈医疗设备采购合同[J].管理观察,2013,(12):147.

[5]胡娟,徐华健.医疗设备的合同管理探讨[J].现代商贸工业,2015,36(14):197-198.

[6]罗峥.建立医疗设备和器械规范合同范本的管理[J].医疗装备,2010,23(6):52-54.

[7]杨丽晓,尚长浩,王粤.医院大型医疗设备的安装与验收[J].中国医学装备,2012,9(12):64-65.

高校采购规范化管理 篇7

一、对供应商管理规范的必要性

(一) 建立长期稳定的合作伙伴关系的需要

建立合作互信合作伙伴关系无论是对部队用户还采购单位以及供应商都是有利的。在相互信任、长期合作的采购机构和供应商之间, 可以大大减少解决日常问题的时间, 使双方集中精力搞好长期性预测和计划工作, 降低了不确定性带来的损失。长期稳定的合作伙伴关系也是做好应急采购必不可少的条件。

(二) 加强质量控制为部队提供优质产品的需要

部队用户想要的商品应该是物美价廉的, 要同时满足经济和军事效益。加强供应商管理既可以以较低的价格拿到产品又可以通过质量控制拿到优质的产品。

(三) 实现即时采购以及零库存的需要

加强对供应商的管理也是实现即时采购和零库存管理的需要。当前即时采购越来越受到人们重视, 以及零库存管理都可以大大节约用户及采购机构的资金。

(四) 满足部队需求不断变化的需要

部队的需求是不断变化的, 只有加强供应商管理, 让供应商参与到一些不涉及军事机密的产品的开发阶段中去才能不断满足部队的不断变化的需求。

二、供应商管理中存在的问题

(一) 供应商分类管理不够合理

目前我军采购机构对供应商的分类基本上是基于产品, 对所有供应商采取一视同仁的管理方法, 既大量占用了有限的管理资源, 又因管理目标的不明确而难以对重要供应商实施有效的重点管理, 致使与供应商之间无法形成真正的合作关系。

(二) 供应商选择和评价标准缺乏全面性

现在我军的采购机构与供应商仍处于传统的对手式关系, 只是一味的想要降低价格以提高节支率创造成绩, 因而使供应商的管理仍处于注重短期目标的管理状态。即使是已经开始进行供应链管理的采购机构, 仍在沿用着传统供应商评估方式, 如仅仅以价格、质量或服务作为主要的评价指标。由于缺乏一个综合的评估体系, 并且搀杂了很多人为因素的影响, 因此难以对供应商的整体水平进行准确评价。

(三) 供应商选择和评价方法缺乏针对性

由于缺少适合供应商、尤其是对战略合作型供应商进行选择与评价的理论与方法指导, 一些采购机构在进行供应商的评价与选择时, 往往不是根据特定产品及其所处供应链的特点来选择和设计适合的评价指标, 而是简单模仿或照搬、照抄现成的方法。由于缺乏针对性和科学性, 评价的结果自然无法反映真实情况。

(四) 采购机构与供应商之间缺乏合作

供应商与需求方之间的关系是临时性的或者短时性, 双方之间缺乏合作和协调, 各种抱怨和扯皮的事情比较多, 很多时间消耗在解决日常问题上, 采购机构总是希望通过谈判、施压等方式与供应商竞争达到降低采购价格的目的。

三、对供应商管理规范化的设想

(一) 供应商的选择

1、供应商的分类选择。

在确定符合军队采购特征的供应商时, 对所有供应商进行评估, 并据此将供应商分成交易型、大额型和战略型。交易型是指为数众多, 但交易金额较小的供应商;战略型供应商是指在军队采购过程中所必需的少数几家供应商;大额型供应商指交易数额巨大, 战略意义一般的供应商。其中又可分成增长型和缩减类。大额增长型可能发展成为未来的战略型, 他们和战略型是战略供应商管理的主要对象。必须明确的是, 供应商分类的目标是为了针对不同类型的供应商, 制定不同的管理方法, 实现有效管理。这种管理方式的转变, 应该首先与各利益相关方进行充分沟通, 获得支持。

2、进行供应商分析, 选择优秀的供应商。

好的供应商是供应链的关键环节。采购机构单纯依据价格选择和变换供应商是一种很短视的办法, 不能满足不断变化着的需求。采购机构选择供应商时有许多因素值得考虑, 其中共同考虑的因素有:价格、质量、供应商信誉以及与该供应商的交往经验、售后服务等。一是价格。连同供应商提供的各种折扣一起考虑。二是质量。使用单位可能愿意为较高质量付较多的钱。三是服务。选择供应商时, 特别服务有时显得非常重要。四是位置。供应商所处位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间等都有影响。当地购买有助于发展地区经济, 形成社区信誉。五是供应商存货政策。如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货, 将有助于设备突发故障的解决。六是柔性。供应商愿意及能够回应需求改变, 接受设计改变等, 应予以重点考虑。

3、供应商选择的标准。

供应商选择的标准有长期和短期之分。选择供应商的短期标准一般是商品质量合适、价格水平低、交易费用少、交付及时、整体服务水平好。采购机构可以通过市场调查的方法获得有关供应商的有关资料, 依据资料从以上几个方面进行分析, 作出正确决策。选择供应商的长期标准主要在于评估供应商是否能够保证长期而稳定的供应, 以便确定是否与供应商结成长期稳定的关系。长期标准主要有:供应商的财务状况是否稳定、供应商内部组织与管理是否良好、供应商员工的状况是否稳定。

4、供应商选择的方法。

选择合乎要求的供应商, 需要采用一些科学和严格的方法。选择供应商, 要根据具体的情况采用合适的方法。常用的方法主要有直观判断、考核选择、招标选择和协商选择。

(1) 直观判断法是指通过调查、征询意见、综合分析和判断来选择供应商的一种方法, 是一种主观性较强的判断方法, 主要是倾听和采纳有经验的采购人员的意见, 或者直接由采购人员凭经验作出判断。这种方法的质量取决于对供应商资料是否正确、齐全和决策者的分析判断能力与经验。这种方法运作方式简单、快速、方便, 但是缺乏科学性, 受掌握信息详尽的程度的限制, 常用于选择非主要的供应商。

(2) 所谓考核选择, 就是在对供应商充分调查的基础上, 再经过认真考核、分析比较后选择供应商的方法。考核选择的方法包括三个方面:调查了解供应商、考察供应商、考核选择供应商。供应商调查分为初步调查和深入调查。每个阶段的调查对象都有一个供应商的选择问题, 而选择的目的和依据是不同的。初步确定的供应商还要进入试运行阶段进行考察试运行阶段的考察更实际、更全面、更严格, 在运作过程中, 就要进行所有各个评价指标的考核评估, 包括产品质量合格率、准时交货率、准时交货量率、交货差错率、交货破损率、价格水平、信用度、配合度等。通过试运行阶段, 基本上可以确定哪些供应商入选, 哪些供应商被淘汰, 哪些供应商列入候选名单。

(3) 招标选择是现阶段我军采购机构常用的选择供应商的方式, 它可以充分体现公正、公开、公平的原则, 适用于数量大、金额较大的采购项目。

(4) 在潜在供应商较多、采购者难以抉择时, 也可以采用协商选择的方法, 即由采购机构供应条件较为有利的几个供应商, 同他们分别进行协商, 再确定合适的供应商。

(二) 激励机制的合理应用

对供应商的管理主要就是使用激励机制使其向有利于军队建设的方面发展的过程, 管理供应商的目的就是让其更好地提供适应部队发展的产品, 实现军事以及经济效益。在这个过程中合理的有效的激励机制是必不可少的。要保持长期的合作伙伴关系, 对供应商的激励也是非常重要的。在激励机制的设计上, 要体现公平、一致的原则。一方面顾客和供应商应分担与提升整个供应链环境性能的相关成本, 分享因此而带来的收益。

这些机制主要包括建立完整的质量管理条例, 如:《供应商质量管理责任制》、《质量风险抵押金制度》、《供应商质量索赔制度》和《供应商质量奖罚条例》等。要通过采用相应的激励约束机制来引导供应商提高质量管理水平, 并在改进的过程中逐步完善质量管理约束机制, 使其更好地发挥作用。对供应商激励的方法也是多种多样, 但只要能够达到激励供应商从而使部队用户获得经济及军事效益的目的都是可取的。

1、经济激励。

经济上的激励是采购机构对供应商激励的主要方面, 在市场经济条件下商家追求的唯一目标就是利润最大化。因此采购机构可以采取很多方式在经济上激励供应商以达到建立长期合作伙伴关系以及取得经济和军事效益的目的。经济激励的主要方式有:加大采购量、将供应商纳入供应商库、作为应急采购的首选供应商等。通过这些方式让供应商发现采购机构对自己的种种优惠, 以激励供应商努力去为部队提供更好的产品和服务。

2、精神激励。

在使用经济激励为供应商的经济利益充分考虑的同时, 也应该注意到当一个企业能够获得足够大的经济效益的同时, 也还是会有“精神”上的即需要自己的产品形象和企业形象被用户认同需要。因此一定的精神激励也是必不可少的, 精神激励可以从两个方面去进行即对供应商自身形象的激励和对供应商产品形象的激励。采购单位可以将表现好的信誉强的供应商评为优秀供应商并在一定媒体上发布, 也可以将供应商提供的某些产品评为用户喜爱的产品并将其纳入自己的产品信息。

3、反向激励。

反向激励其实是对某些供应商的惩罚, 通过惩罚措施激励供应商。反向激励的主要手段是建立供应商库的黑名单、在特定媒体上公布对某些供应商的惩罚措施等。对于一些商业信誉差, 提供劣质产品的供应商将其纳入供应商库的黑名单, 而纳入黑名单的供应商在一定时期内不准参与到军队物资采购活动中去。在一定媒体上公布惩罚供应商的名单也是对其差的商业信誉的公开, 让其形象受到影响。

(三) 供应商的优化

供应商优化的进行是要在对供应商进行评估与考核之后确定优化供应商的对象。在确定供应商优化的对象之后, 就要采取一定的措施对供应商进行优化。对供应商优化的主要原理是依据供应链管理的原理。在供应链管理的原理中要求将供应商、采购机构、部队用户三个方面紧密联系在一起, 通过物流、资金流、信息流的交换达到供应链整体效益的最大化。在军队物资采购的过程中会有许多供应商, 当然不能将它们全部纳入供应链中去, 要通过供应商的考核与评价确定合适的供应商纳入供应链并对其进行优化。对供应商优化的主要方式有以下几点:

1、让供应商更多地参与新产品的开发。

军队用户使用的产品又很多是未定型的, 应该认识到, 产品开发阶段, 产品的成本就已经决定了。因为这个时候, 产品所使用的技术、材料甚至生产方式将被决定, 而所有这些, 都是构成产品成本的重要部分。部队用户不可能是所有方面的专家, 可以做到对自己的设计的每一部分都有很充分的了解, 所以这个时候, 供应商早期参与 (Ea rly S uppl ier Invovlement, ESI) 会给使用部队带来莫大的好处, 节约资金。

2、建立信息交流与共享机制。

交流是合作的基础, 要建立战略伙伴关系首先要有合理的交流渠道和窗口, 这些渠道包括供应商会议、实地考察等方式, 参加交流的人员应包括部队用户、采购机构、技术专家等部门的人员。除了供应链上的各个节点之外, 交流的对象还应包括技术团体、咨询公司以及一些政府组织等, 他们可以从不同的角度为部队提供好的建议。通过交流信息使供应商能够更好的利用自身资源为部队用户服务, 通过共享产品的使用情况信息不仅可以在产品出现故障时得到及时排除也可以使供应商更快地得到产品的反馈信息, 及时改进产品。

摘要：本文分析了军队物资采购中, 供应商管理规范化的必要性和存在的不足, 从供应商选择、激励、优化等方面针对军队物资采购供应商管理行为规范化提出了几点设想。

关键词：军队,供应商,规范化

参考文献

[1]、王成　刘慧, 《供应商管理业务精要》　机械工业出版社　2002年

[2]、鞠颂东　徐杰, 《采购管理》　机械工业出版社　2005年

高校采购规范化管理 篇8

政府采购预算是依法实施采购活动的基础, 是扩大政府采购范围和规模的保障, 不是现行预算体制下另搞的一套预算, 而是部门预算内的一部分, 是在部门预算表中增加反映政府采购工作要求的一张预算表。它不同于政府采购计划、方案, 政府采购预算主要是反映政府采购范围, 为编制政府采购计划提供依据。政府采购计划是反映政府采购预算的实施要求。政府采购方案则是指预算、计划下达后, 组织实施一个具体项目作出的规划, 这三者的操作次序是政府采购预算、政府采购计划、政府采购实施方案。各级财务部门要从依法理财、依法采购的高度进一步提高对做好政府采购预算编制工作重要性的认识, 学习、掌握好政府采购相关法规制度和业务知识, 进一步增强责任意识和法治意识, 全面、完整地编制政府采购预算, 并在此基础上编制政府采购计划, 为扩大政府采购规模提供条件。

二、明确政府采购预算编制的原则及基本要求

政府采购预算的编制是我国预算管理制度改革的一项重要内容, 在编制政府采购预算的过程中, 必须坚持以下原则:一是以部门预算为基础的原则。支出预算表中属于政府采购预算范围的项目, 要单独列入政府采购预算表, 并按政府采购的要求填报有关项目。二是政策性原则。政府采购预算编制必须以国家有关方针、政策和各项财务制度为依据, 根据完成事业计划和行政工作任务的需要, 正确处理需要与可能的矛盾, 保证重点, 兼顾一般, 实事求是地编制预算。三是实用性原则。单位在安排政府采购预算项目时, 要精打细算, 不能过于超前, 但在满足工作需要的前提下可适当超前, 以避免项目刚投入使用即落后现象的发生。四是可靠性原则。在编制政府采购预算时, 既要把根据事业发展需要应该采购的项目考虑好, 还应注意政府采购资金的来源是否可靠, 有无保证等问题是否存在, 不预留缺口。五是完整性原则。在编制政府采购预算时, 必须将单位取得的财政拨款和其他各项收入以及各项支出形成的政府采购, 完整、全面地反映在单位预算中, 不得在预算之外另留收支项目。六是统一性原则。在编制政府采购预算时, 要按照国家统一设置的预算表格和统一口径、程序以及统一的计算方法填列有关数字指标。

按照政府采购预算编制的原则, 编制政府采购预算也必须做到:一是由各部门根据其职能和社会发展需要, 统一编制反映本部门所有收入和支出的预算。按定员、定额确定人员经费, 按支出标准确定公务经费。统一的部门预算为确定政府采购的品目目录、编制政府采购预算和制定政府采购计划奠定了基础。二是编制政府采购预算必须与国库集中支付制度相结合。实行国库集中支付制度, 意味着由集中支付机关根据批复的部门预算按实际支出的时间和金额从国库统一支付。三是编制政府采购预算必须结合单位的支出计划。政府采购资金包括预算内和预算外资金, 因此, 编制政府采购预算时, 对具有预算外资金的单位, 必须结合年度支出计划, 将预算内、外资金统筹考虑, 统一编制政府采购预算。

三、政府采购预算编制应做到统筹兼顾、先大后小、突出重点

政府采购范围广, 项目很多, 在政府采购预算编制阶段, 要以支出预算为基础, 将全部项目都纳入预算。列入政府采购预算的项目必须是经财政部门确定的有关支出预算表中安排的项目, 是支出预算表中有关项目的单列和细化。这一方面是为了实现有关支出项目进一步细化的目标, 另一方面是使采购项目有资金保证。因此, 要突出重点, 必须先把大型专项项目纳入进来, 然后从简单易操作的品目开始, 逐步扩大品目范围。

四、规范和完善政府采购预算的编制与审核制度

在政府采购预算的编制与审批方面, 西方市场经济国家的实践对与我国具有一定的借鉴意义。如美国, 一个财政年度的联邦预算编制时间, 从开始编制之日到国会批准之日长达18个月, 并且联邦各部门编制的部门预算非常详细, 国会相关的委员会对各部门预算要逐项进行论证, 包括是否有必要安排以及项目预算是否准确等;国会批准部门预算的方式是逐项进行的, 每一项形成一个拨款令, 一个部门每一项拨款令的汇总就形成了部门预算, 各部门预算的汇总形成联邦政府采购预算, 且对外公开。联邦政府采购预算批准后, 各部门按照拨款令执行, 其具体执行情况由财政部门掌握。这就是美国没有专门的政府采购预算的原因。这种预算编制方法, 周期长, 计划性强, 硬化了预算约束, 如果没有国会的拨款令政府就不会安排支出, 也就不会有政府采购活动。

我国在政府采购预算实践中, 应立足于本国的国情, 并借鉴国外的成功经验和做法, 进一步完善我国的政府采购预算制度。具体步骤如下:第一步, 确定目前的服务特征。即对现有的有形设施或基础设施做详细报表, 并且对已有的服务进行评估, 包括服务的数量、服务的质量和单位服务成本。报表应该包括预算单位所有的公共性资产的清单和有关的信息, 如资产的购买或建造时间、上一次大修时间、资产的数量、类型和性能等。服务的数量包括服务的对象占总人口的比例、覆盖的地理区域、一种设施服务的顾客数量等。服务质量部分反映了服务水平或服务类型。设施的新旧程度、运行状况、维修的频度、服务对象的满意程度都能反映服务质量的高低。第二步, 确定环境因素。即对人口增长、变化中的制度环境、就业和经济发展趋势等进行预测, 以估计未来服务的需要, 并根据服务的需求来制定规划。第三步, 确定服务目标。具体包括将服务范围扩大到新的人群或地区、提高服务质量和刺激经济增长的机会等。第四步, 制定初步的政府采购项目和成本估计清单及完成项目的时间表。具体包括重建现有设施、更换现有设施和增设新设施等。第五步, 确定实施初步清单上的政府采购项目的资金来源。具体包括预算内资金、预算外资金、单位自筹资金等。第六步, 从初步清单中选择采购项目纳入政府采购计划。在确定采购项目时, 基本的原则是首先应该考虑更换无法使用的设施、急需而又没有的资产, 其次是为满足服务对象的增加而相应增加采购项目, 最后是为满足服务质量的提高而更换已有设施。第七步, 确定政府采购项目所形成的公共性资产今后的运行和维修成本对预算的影响。通常新形成的资产的运行和维持成本是较低的, 而随着时间的推移, 成本会越来越大。第八步, 把政府采购计划的第一年纳入年度预算。政府采购预算的编制和审批程序同其他政府预算一样。在制定政府采购预算时, 对行政事业单位和社会团体申请的采购项目必须进行严格的审核, 应从效益最大化出发, 确保公共性资产的合理配置和技术合理性。对技术含量高的政府采购项目应进行严格的评审, 以保证技术的超前性和技术的适用性。

另外, 对政府采购预算进行科学、合理、高效的审核, 审核的内容主要包括:一是审核采购项目的完整性。具体包括审核采购项目是否存在漏报, 审核采购项目是否具体明确;二是审核采购项目的合理合法性。具体包括审核项目安排是否合理, 是否有资金保证, 审核采购档次是否合理合法, 审核采购价格是否合理, 是否存在高估或低估的情况。三是审核采购项目的真实必要性。要审核项目具体内容的真实性和必要性, 以防止采购单位将来截留、挪用财政资金。四是审核采购项目的关联性。即审核采购预算的编制是否存在着人为肢解和拆分采购项目的问题, 避免采购单位化整为零规避政府采购或公开招标等问题的发生, 审核是否存在无关项目人为整合的问题, 避免采购单位利用混淆采购项目界线套用财政资金。

五、加强政府采购预算编制、执行和管理环节的沟通与协调

政府采购预算编制必须符合公平与效率的要求, 使公共资源能够得到优化配置, 使通过政府采购而形成的公共性资产得到充分合理使用, 使不同公共部门的公共活动得到正常开展。要做到这一点, 政府预算编制和管理部门必须对各个预算单位的公共性资产的占有和使用情况及对市场情况充分的了解。这就要求改变政府预算管理、政府采购管理与国有资产管理之间相互脱节的现状, 并在现代网络和信息技术的支撑下, 实现信息互享, 从整体上提高预算资金安排的效率与完全可行。

六、强化预算约束, 编实编全预算编制

在预算文件中增设《专项支出预算表》, 细化专项支出。预算编制要求定员、定额、定编, 对购买性支出所涉及的货物、工程、服务的技术要求和预算金额安排等编制出具体的计划。切实规范预算执行中的调整和追加行为, 强化预算约束, 对确需追加预算的, 采用追加预算听证会的形式, 建立听证准备、听证会议、听证确立和指标公示、追加预算等程序, 确保阳光操作。

七、建立完善的物品动态信息库

预算编制的粗放与政府采购行为的分散, 导致财政部门对财政支出形成的资产管理不到位, 所以必须组织大规模的固定资产清理工作, 摸请家底, 这是做好政府采购工作的前提。避免无预算采购、重复购置、盲目购置等浪费行为, 坚持资金到位、确认计划、效益优先的原则, 以不浪费、不奢侈、重效益为目的。各单位在编制政府采购预算时, 应结合本单位现有的资产情况, 资源共享、避免重复浪费, 造成不必要的人力和物力的浪费。同时, 采购机构应当会同财务部门, 深入市场进行调研, 充分利用采购工作中积累的信息, 建立包括各类物品的价格、质量、性能等信息在内 (转29页) (接18页) 的产品动态数据库。这样, 预算单位在编报政府采购计划时只需根据数据库内容填写相应的编码, 不仅能够规范政府采购计划的编制, 还可以减少采购单位的工作量。

八、明确各方职责, 严格按章办事

要把政府采购预算作为加强内部基础管理的首要工作内容, 成立政府采购预算管理组织机构, 并确定预算管理的第一责任人为各单位、部门的行政主要负责人, 切实加强领导, 明确责任, 落实措施。

各级主管部门、财务部门、采购管理机构等应切实履行在政府采购各工作环节中的相应职责, 严格按章办事, 督促、指导各采购单位按时、保质地完成政府采购计划编制等工作, 同时, 还要正视采购计划编制中出现的各类问题, 积极采取相应措施加以解决, 为政府采购工作的顺利开展奠定坚实的基础。

九、进一步完善政府采购预算执行制度

高校采购规范化管理 篇9

1 进口医疗器械国际招标流程

1.1 进口医疗器械需求医院应进行专家论证、上报主管部门审批、并向采购管理部门提出申请, 同时附带采购计划书, 计划书应包括《医疗仪器设备购买计划》和《大型医疗设备需求认可证书》, 或《大型医疗设备配置申请表》等相关材料。

1.2 由国际招标主管部门下达招标计划, 这种计划可以是一家医院的单独项目, 也可以是多家医院的共同项目或分类的项目。对于医疗仪器设备的国际招标, 由于其专业技术的独立性和技术需求的特殊性, 常常会对同类的项目进行归类合并, 因此并不强调一定要合并不同类型的招标。

1.3 采购机构在接到主管部门的招标任务后, 应当选择管理规范、信息度高的国际招标代理机构, 实施委托的国际招标业务。

1.4 编制招标文件, 文件包括: (1) 投标邀请书; (2) 投标人须知; (3) 招标产品的名称、数量、技术规格; (4) 合同条款; (5) 合同格式; (6) 附件 (含投标文件格式、开标一览表、投标分项报价表、产品说明一览表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、投标保证金保函格式、法定代表人授权书格式、资质证明格式、履约保证金、保函格式、预付款银行保函格式、信用证样本等) 。

招标文件应当明确对投标人和产品制造商的业绩要求, 注明评标依据、方法和标准, 不得设立排斥潜在或明显倾向性的投标人的条款;招标文件应当对重要的商务和技术条款 (参数) 加注星号 (“*”) , 要求投标对其做出实质响应并提出技术支持资料;对一般商务和技术条款 (参数) 中允许偏离的最大范围、最高项数及评标价格调整的计算方法应当予以明确。对于评审通过的招标文件应以公告的形式在指定的媒体和招标网上发布招标公告, 招标公告时间自发布之日起至投标截止日止。

1.5 成立评标委员会, 对开标的结果进行评标。评标委员会由技术、经济和其他相关领域的专家、需求单位、国际招标代理机构代表等3～5人以上单数组成, 其中专家人数不得当于成员总数的2/3, 评标委员会应当严格依照招标文件规定的商务、技术条款对投标文件进行评审, 并出具评标报告。

1.6 评标报告必须经采购管理部门审查并送采购机构审核后, 方能成为评标结果。

1.7 评标结果应当通过招标网或指定媒体公示, 公示的“推荐中标人及产品制造商名称”、“评标价格”、和“不中标理由”必须与评标报告一致。投标人对评标结果提出的质疑, 应当要求其提供相应证明材料, 填写《评标结果质疑表》, 并由投标法定代表人签字或者盖章, 采购代理机构受理质疑并对质疑内容逐项进行核实和答复。公示期结束后, 评标结果自动生效。

1.8 进口医疗器械需求医院应当自中标通知发出之日起30日内按照相关物资进口管理有关规定选择外贸代理公司, 并与其签订物资进口代理协议, 授权外贸代理公司与中标人签订供货合同。这种从进口医疗器械需求医院提报需求计划到组织招标总结评估的一个完整的招标过程, 应当由具有资质的招标部门实施。

2 医疗器械进口申报 (审批) 流程

医疗器械的进口申报必须由医疗器械进口医院提出项目申请, 以下列文件的形式提供: (1) 医疗设备进口请示文件; (2) 业务主管部门同意批件; (3) 机电产品进口申请表; (4) 进口产品专家论证表; (5) 免税进口项目需另外申报报关证明申请表; (6) 委托代理协议; (7) 外贸合同复印件在医疗器械进口医院提供上述文件后, 由各级主管部门进行审查。

其中, 市、区、县采购管理部门对医疗器械申报单位进行下列审查: (1) 审查进口项目申报材料是否齐全; (2) 审查进口项目是否列入年度进口计划; (3) 审查进口方式是否符合相关规定; (4) 审查进口物资申请表填写是否正确。

省、市机电进口部门对进口医疗器械申报单位应进行下列审核: (1) 审查进口项目申报材料是否齐全; (2) 审核进口项目是否列入年度进口项目计划; (3) 审核进口方式是否符合相关规定; (4) 审核国际招标产品是否进行招标, 有无招标号; (5) 审核进口项目是否符合办理免税进口条件; (6) 审核进口项目申请表填写是否正确; (7) 审核委托代理协议是否符合规定。上述审核完成后, 由省、市管理部门审核批准签发自动进口许可证和设备报关证照, 办理进口手续, 属于管理审批权限为国家审批的 (管理代码为d类) , 需转报国家有关部门申领自动进口许可证。需要进口医疗器械的医院应及时、适当、合理地配合进口管理审批部门的咨询、审查、批示工作, 尤其对于进口材料的真实性、准确性和时效性进行严格的要求, 不能为了进口目的而发生虚报、隐瞒和不正当的情况。

3 医疗器械进口操作流程

医疗器械进口操作流程为: (1) 根据海关对设备物资的归类, 需要申办进口机电证的应在商务部的网站上申请办理, 由所在地的省级机电产口进出口办公室批复后, 在省机电办领取《机电产口进口申请表》 (简称:进口机电证) 。 (2) 超过100万元人民币或等值的外币金额 (12万美元) 的需要进口机电证的设备, 必须经过具有国际招标资质的招标机构进行国际招标后, 才能颁发进口机电证。没有招标号的设备无法进入商务部网站获得进口机电证。 (3) 设备物资的免税分为2种:一种是省级科研单位, 大专院校的科研、教学仪器等免税, 由当地海关批准, 并颁发使用登记册;另外一种是由国家发改委制定的国内技术改造项目, 国家鼓励发展的项目的设备可以享受免税, 但要由各级经委逐个项目审批, 最后由海关决定是否可以免税。 (4) 进口设备物资分为需要进口机电证和不需要进口机电证2种, 根据不同设备物资, 两者都有免税和缴税之分, 税款的计算是海关税与增值税 (17%) 之和加上海关税与增值税乘积。例如, 海关关税为4%, 则税款为:货物价格* (4%+17%+4%*17%) =货物价格*21.68%。零关税不是指不交税, 还需要交纳17%的增值税;免税是指免征关税和增值税。 (5) 向海关申请办理科研、教学仪器免税时, 必须递交《委托代理进口协议书》、设备进口外贸合同、进口设备免税申请表、科研教学设备使用说明、进口设备的 (彩色) 说明书及进口设备医院对海关的承诺函。办理国内技术改造项目免税不需要科研、教学设备使用说明, 但须提交省级经贸委的项目确认书, 并在海关备案后可办理进口设备流程。

4 进口医疗器械监督管理规定

进口的医疗器械主要指免税进口的医疗器械, 实行进口物资监督管理制度。该制度规定自海关放行之日起的15日内, 将进口设备名称、数量、报送证明、编号和通关时间等情况报省市设备进口管理部门备案。免税进口医疗器械监督管理期限为自海关放行之日起满5日, 在监督管理期限内的免税进口设备未经批准不得擅自改变使用单位和使用用途, 严禁转让、出售、出租或用于抵押、质押。在监督管理期限内的免税进口医疗器械, 确需改变使用单位的, 必须办理审批手续, 其中在本系统或者本地区内部调整使用单位的, 需报省市级进口设备管理部门审批;跨系统或者跨地区调整使用单位的, 需报国家进口物资部门审批。在监督管理期限内的免税进口医疗器械, 确需改变科研、教学用途的, 必须报省市进口设备管理部门批准后, 到海关办理税款补交手续。省市级每年对本系统、地区免税进口医疗器械核查1次;对敏感和重大引进项目应及时跟踪检查, 每4天普查1次。免税进口医疗器械使用医院应妥善保管免税进口物资的档案资料。进口设备的档案资料内容包括:主要设备登记卡、大型医疗设备需求认可证书、授予合同通知书、医疗设备购买合同书、医疗设备配置清单、进口医疗设备商务谈判记录、委托代理进口协议书、设备进口外贸合同书、中华人民共和国进口许可证、进出口货物免税证明、中华人民共和国海关进口货物报关单、进口设备验收安装记录、进口设备发票复印件、设备销售公司资质证明材料、中华人民共和国医疗器械注册证、科研、教学设备免税进口设备使用说明及其他资料。

5 结论

高校采购规范化管理 篇10

1 医院物资采购管理运行方式存在的问题

医院物资采购管理主要是对器材等办公用品的管理, 但是在采购管理过程中将会受到其他因素的影响产生各种问题。

1.1 整体控制较差, 缺乏必要的管理制度

医院在进行物资采购管理过程中不能够按照计划进行有效的管理, 整体统筹性较差, 这样就会导致实际采购情况与库存数量存在较大的差异。医院部门在进行独立采购的时候不能够按照规范的管理制度进行, 无法对采购人员形成有效的监督, 约束机制的缺失将会进一步导致违法行为的出现。这样都会对医院的经济效益造成极大的损害。

1.2 财务管理制度不符合要求

财务管理制度的制定应该适应医院物资采购管理的运行方式。财务管理制度是物资采购过程中的重要方面, 当财务管理制度缺失的情况出现时, 将会导致违法行为的出现。在医院物资采购管理过程中, 主要采用集中招标的形式。这种方法会使采购人员在采购过程中出现谎报、瞒报等情况, 或者对于物资清单进行虚假填写, 严重地损害医院的经济利益。因此, 完善的财务管理制度对规范医院物资采购管理运行方式具有重要的促进作用。

1.3 物资采购管理成本过高

医院物资采购管理过程中涉及到的存货加大, 这样就会在一定程度上导致流通的时间过长, 物资采购管理成本也会进一步的增加, 医院的经济效益将会受到影响。专用材料在经过采购之后需要及时的办理储存手续, 这样才能够及时进行统计管理;如库房囤积情况较为严重, 则说明在医院对物资采购进行规范管理过程中没有进行有效的记录工作, 库房管理人员对物资的梳理等基本情况没有详细的了解, 因此在物资采购管理中将会存在实际情况与库存差异性较大的局面。

2 规范医院物资采购管理运行方式措施

针对医院物资采购管理运行方式存在的问题, 明确变化特点, 制定有效的措施进行完善。这样能够保证科学有效的医院物资采购管理运行方式, 持续提升医院的经济效益, 满足人们对医院的需求, 建立和谐稳定的医患关系。针对医院的实际情况制定完善的物资采购管理运行方式是医院发展的关键。

2.1 完善的物资采购管理计划实行物资定额管理

医院各科室的物资使用情况与医院整体的物资供应密切相关, 所以, 医院应当加强对物资供应的有效管理。主要是对医院物资的采购、存储、需求、申请等数量进行科学的编制, 制订医院的物资使用目录以及供应计划表。定时对医院物资进行统计和实物核算, 制订相应的采购和供应计划。根据各科室的医疗技术、医疗需求以及人员构成和组织形式, 实施物资的定额管理。遵循实事求是的原则, 确定各个科室所需的物资数量标准以及金额, 进行金额管理和实耗实销的管理模式。对一些小型医疗器械或是易损耗品等可以采取“以旧换新”的方式。如果科室在正常情况下超出定额管理, 则可以采取一些惩罚措施, 反之, 可以对节约型科室给予奖励。

2.2 分类管理能够提升物资采购管理的效率

根据物资的使用途径以及价值, 对物资进行分类, 大致可以分为医疗设备、医疗材料、低价值易耗物品以及药品等。根据不同的分类, 对物资实行不同的管理措施。而对于办公用品或是小型器械等低价值易耗物品则要实行严格的定额管理, 遏制浪费现象的发生。

2.3 强化库存管理能力

医院物资采购管理应该注重强化库存管理能力, 对仓库中的物资应该进行定期检查工作, 明确物资数量、使用年限等问题, 并且要做好相关的详细记录工作。对仓库进行实时监控, 保证物资数量与记录相符合。仓库管理制度的建立应该使物资对账与使用情况相符, 避免出现浪费情况, 这样将会使物资的流失进一步得到控制。完善的物资报废制度是明确物资损耗情况的关键措施, 定期对物资进行清理, 不但能够节省更多的空间, 更能够明确物资的质量, 避免损失的进一步加剧。

2.4 实行周密的采购管理制度

为了能够进一步提升医院的经济效益, 使医院的资金得到合理的应用, 需对采购管理制度进行完善。强化医院物资采购管理制度是保证医院运行成本提升的重要措施。根据需求详细制定完善的物资采购计划, 在医院物资清单编制的过程中要根据各部门的实际情况对库存量进行汇报总结, 并且根据计划进行物资采购。对物资采购计划进行核查, 当发现与医疗活动不相关物品出现的时候应该及时的制止, 避免造成不必要的浪费, 盲目采购将会影响到医院资金的合理使用。各部门应该按照计划统一进行物资采购汇总, 并且经过管理人员同意签字之后才能够进行采购。当医院各部门出现物资浪费时, 相关责任人应该受到惩处。科学合理地规划采购资金需要完善的医院物资采购管理监督制度的制约。

3 结语

对医院物资采购管理运行方式进行创新改革能够提升医院的经济效益, 同时增强社会影响力。患者对医院满意度的提升是医院发展的关键。规范医院物资采购管理运行方式将会使医院经济效益持续稳定提升。在激烈的市场竞争中, 医院必须对物资采购管理的运行方式进行完善, 这样才能够为患者提供更加优质的服务。

摘要：医院对物资采购管理运行方式进行规范是提升经济效益与社会影响力的重要措施。有效的物资采购管理运行方式能够持续提升医院的经济效益, 使患者对医院的满意度不断提升, 建立和谐的医患关系, 这也是现代化医院发展适应激烈市场竞争的重要方面。

关键词：医院,物资,采购,管理方式

参考文献

[1]文毅强.如何规范医院物资采购管理的运行方式[J].管理观察, 2014 (6) .

[2]马亚丽, 张岳, 张亮, 等.医院物资采购管理模式及效果评价[J].医院管理论坛, 2013 (8) .