采购部门

采购部门（精选8篇）

采购部门 篇1

在知识经济环境下,企业之间的竞争地位与企业的土地、资金、设备、规模或者其他有形资产的关联度越来越小,而越来越多取决于他们的知识资源。随着企业竞争核心的转移,越来越多的企业开始明确地认识到,知识资源是企业竞争优势的根本来源,对这种资源应该进行更为系统和科学的管理。

本文将在对企业知识进行分类的基础上,介绍企业隐性知识和显性知识的特点,并以华润万家连锁有限公司华北大区采购部作为案例,来研究企业采购部门的知识管理策略。

一、企业隐性知识和显性知识的特点

为了对企业知识进行有效的管理,我们需要对知识分类并进而对其性质进行研究,因为不同类型的知识除了拥有一定的共性之外还拥有独特的个性,也就需要有针对性的研究思路和管理方法。

一般地,我们将知识分为隐性(tacit)与显性(explicit)知识两类(Polany i,1967)。隐性知识是比较个人化的、与具体情景有关的、难以形式化与沟通的知识;显性知识则是指可用形式化、制度化言语传达的知识。可以将隐性知识定义为以下三种情况:第一,信息处理的速度与同时性迫使新技能学习者必须解决自身协调的细节;第二,因为行动镶嵌在实践情景(context)当中,很难明确表达精通某项技能所需的所有事项;第三,复杂技能细节的关系有时候会因语言而流失,即便是单独各项可以明确表达,但仍不能描述关系与特征。

很多学者认为,隐性知识是指与具体情景相关(context specific)且个人化(personal quality)的,是无法用文字描述的经验式知识,也是不容易文件化与标准化的独特知识,所以不易形成和被沟通,必须经过人际互动才能产生共识(H edlund,1994;N onaka,1994;N onaka和Takeuchi,1995)。隐性知识包括认知元素和技术元素。认知元素包括心智地图(mental maps)、信念、范式和观点;技术元素包括应用于特定情境的具体的专有知识(know-how)、技巧和技能。而显性知识是能以形式、系统语言如显性事实、公理、标识被传播的,它能以参考手册、计算机程序、训练工具等被编纂和被清楚表达(Kog ut和Zander,1992),因此显性知识可以从知识库中直接复制使用,其特点是人、知分离。

二、案例分析:华润万家连锁有限公司华北区采购部的知识管理

按照上文对企业知识的分类,我们可以总结出不同企业、不同部门所应用知识的不同以及知识管理的方法差异。以隐性知识作为运行载体的企业和部门,对于员工个人的经验、认知、外部网络关系依赖性强,我们可以称之为专家化知识管理;而对于那些以显性知识作为运行载体的企业和部门,则更应该将员工的个人知识转化为手册、文档、程序、流程等显性知识,这样通过显性知识的共享和传递,将会大大提高知识管理的效率和企业运营的成果。下面将以华润万家连锁有限公司华北区采购部作为案例,来分析企业不同部门间知识管理的异同。

华润万家连锁有限公司是中国最具规模的零售连锁企业之一,是香港规模最大、实力最雄厚的中资企业集团——华润(集团)有限公司旗下一级利润中心。华润集团将零售业作为主业来发展,并在数年前制定了5年时间内投资50亿、实现营业额500亿、年度利润5亿元的“四个五”战略目标。作为华润零售战略的龙头企业,华润万家拥有了国际资本市场的发展空间与良好的机制平台。21年的发展历程,使华润万家成为全国范围发展的大型零售企业。截止到2005年初,华润万家员工总人数超过27000人,2004年销售总额共计248.95亿元,在中国商业连锁企业百强中排名第二。目前华润万家形成了华东、华南、华北、香港四大业务发展区域,主营大型综合超市、生活超市、便利超市三种业态。

在连锁零售业,采购管理部和营运事业管理部是核心业务管理部门,但其经营管理特点和知识管理方法却有很大差异。下面来看一下2004年华润万家华北BU采购管理部和综合超市营运管理部两个部门,在人员构成情况方面的比较,参见下表。

从表1中可以看出,与综合超市管理部的员工相比,采购管理部的员工学历较低、工资水平低、人员稳定性高、从事本职业年限长,且采购管理部的员工数要多于综合超市管理部;采购管理部员工的主要业务交往对象是供应商,综合超市管理部员工的主要业务交往对象是门店营业员和顾客。而经过查阅两个部门的部门职责,可以分别得到两个部门工作任务的关键词。采购管理部的任务关键词是:价格、毛利、商品引进及汰换、采购、供应商;而综合超市管理部的任务关键词是:门店、门店效率、门店人效、门店服务、营销促销、销售额。

根据上述数字和事实,考察零售业企业中两部门的实际情况可以做出下述判断:采购管理部员工在工作中与供应商打交道机会多,他们能够决定同一品类商品中供应厂商的选择,从而在长时间与供应链的合作过程中,积淀了较多隐性的专业经验知识,而且这些知识具有很强的不可共享性,所以他们本职业的从业时间较长,因为他们的经验知识需要长时间的积累;综合超市管理部员工在工作中与门店营业员及顾客打交道机会多,在工作过程中用到的知识多为营销、促销、服务管理等方面的知识,这些知识具有很强的科学性与可学性,因此对员工学历要求较高、专业性较强,但对本职业从业时间要求较低,因为其专业知识可以很容易从高校或其他渠道的专业教育中获得。

虽然从下表的账面工资来看,采购管理部员工工资相对较低,但是实际上他们由于工作的性质,他们有相对较多的得到工资之外报酬的机会,再加上采购人员工作经验的不可共享性以及与工作环境较强的相关性,所以采购管理部的员工不愿意更换工作单位,因为如果更换单位之后他们原来的供应商关系资源将会流失,这也是表1反映出的他们在一家单位供职时间较长的原因。

三、企业采购部门的知识管理方法

从上面的案例分析可以看出,采购人员和营销人员拥有的知识性质和知识结构有很大差别。前者主要靠隐性知识(经验、人际关系知识、师傅传帮带教给的知识等)开展工作,所以此类员工人数较多,企业对他们的个人知识依赖性强,知识难以共享;后者主要依靠科学性的显性知识(营销促销方法知识、商品陈列知识、收银知识、顾客管理知识等)开展工作,所以此类员工人数较少,企业对该种员工个人依赖性弱,知识容易共享。因此,采购部门的知识成长模式应该定位为知识专家化成长模式,而营销部门的知识成长模式应该定位为知识规模化和普及化成长模式。既然如此,则两个部门的核心资源应该分别是员工个人和共享知识库,所以对两部门的管理策略也应该随之有所不同。

企业采购部门的员工是一种典型的知识专家,他们的工作所使用的知识是经过长期的经验积累、自我思考及与企业外部相关人员交往所积聚的隐性知识。对知识专家隐性知识的管理是否得当,关乎采购部门的运转效率和企业发展目标的实现。在其漫长的学习和发展过程中,知识专家们不断地发展自己的知识、技能、理解能力以及对其知识领域中的广泛控制能力,他们需要在自己的特殊领域中掌握各种工具的使用,以及对各种局面的处理能力。企业对员工的创新态度、感觉及创造力的发挥有很大的影响,有些企业努力发展好的企业文化、以及能够鼓励学习和创造性的工作环境;但另有一些企业,却会对之起着阻碍作用。

总而言之,涉及企业采购部门员工的管理时,首先要关注其核心知识和拥有这些知识的知识专家。将企业力量集中于有明显竞争优势的关键知识,也就是集中于拥有这些知识的专家身上,是很多失去活力的企业走向成功的一个重要因素。而对于企业的采购部门管理而言,专业隐性知识的创新和管理是不得不面对的一个重要课题。

参考文献

[1]张永军,王文斌.供应链管理过程中信息技术对物流的影响[J].采购与物流研究,2008,(2):56-58.

[2]张永军,陈凯.企业知识成长理论模型的构建[J].中国市场,2008,(3):78-80.

[3]李玉勇.现代物流管理的新模式——供应链管理[J].物流管理,2007,(2):36-37.

采购部门 篇2

1、负责工器具、仪器仪表、五金材料等工业品采购;

2、供应商的寻源，整合;

3、采购价格谈判;

4、根据实际需求情况，制定合理的库存计划，控制好库存周转，并降低呆滞库存;

5、维护与内部客户的关系以确保采购策略平稳和可持续实施

采购部门质量职责2

1.了解国际牛肉类市场，负责公司货源的采购，收集肉类产品信息、调查产品价格。

2.不断完善所负责牛肉类产品收集，并进行供应商信息及市场趋势分析，落实供应商开发

和供应商过程控制管理工作，建立稳定的供货渠道。

3、根据需求了解、商品报价市场调研、价格比对，控制采购费用、降低采购成本;

4、负责管理所属品类现有供应商及备选供应商，维护供采关系，建战略合作关系;

5、负责所属品类商品资料系统录入、维护;采购订单下单、到货、入库、库存等跟踪相关工作;

6、负责销售数据分析、了解国内销售状态，判断商品采购效果，及时与销售总监进行沟通以调整策略。

7.对采购货品及时报账，做到所有单据齐全、金额及货物无误;

8.与销售、仓库、客服等部门沟通，建立稳定的采购流程;

9.持续跟踪所负责产品的市场状况并及时反馈，保证产品的可持续发展;

10.其他领导分配的工作。

采购部门质量职责3

(1)采购计划编排，物料的订购及交货期控制。

(2)订购单的下达。

(3)物料交货期的控制。

(4)查证进料的品质和数量。

(5)进料品质和数量异常的处理。

(6)与供应商有关交货期、交货量等方面的沟通协调。

(7)办理支付货款事宜。

采购部门质量职责4

1.包材的询价、建价

2.订单的下达、图纸的发送，异常的处理

3.按PMC计划跟进交货

采购部门质量职责5

1)

协助经理了解、分析市场，积极引进质量可靠、市场畅销或独家的商品，淘汰滞销及问题商品;

2)

协助经理签订协议及落实上的返利并做好台帐;

3)

协助经理梳理调整商品结构，满足商品市场需求。

采购部门质量职责61、熟悉公司OA，联合供应商一起开发OA并且根据需求调整OA;

2、公司规定的采购流程进行采购操作;

3、询价、比价、签订采购合同，制作订单，下发及跟踪，按照计划催缴;

4、照财务要求进行每月资金计划的安排整理

5、保证ERP中订单类数据的完整和准确;

6、积极沟通，及时了解需求，较好的控制成本。

采购部门质量职责7

___项目一线材料供应保障：根据项目情况及时编制动态材料进场计划,根据施工进度跟踪材料到货情况,确保材料及时按质按量到场;

2.供应商开发：负责供应商资源开发、资质审核、能力评估工作

3.采购合同签订：负责及时按照公司的要求签订项目自购材料的采购合同,规范采购流程;

4.负责材料款的请款支付和结算款的审核，并及时报销材料等各种费用。

采购部门 篇3

高校在党风廉政制度建设方面进行了积极有效地探索, 并取得了一定的成效, 但面临的新情况、新问题仍不断出现。因此, 从源头上预防和治理腐败必然成为高校廉政建设的首要任务。对于设备采购部门而言, 首先要把握腐败产生的根本原因, 高校设备采购部门腐败问题一般有如下几种情况:

1.高校关于大宗设备采购的制度不健全、不完善。为了规范政府采购行为, 加强政府采购管理, 全国最高立法机关以及国务院有关部门相继制定了相关法律、法规, 从不同层次、不同方面对政府采购做出了明确具体的规定。各高校应该结合本单位政府采购的实际情况, 分别制定具体的管理办法。但是, 一些高校并没有建立健全政府采购的规章制度, 这是近年来高校在政府采购过程中违法犯罪现象时有发生的主要原因之一。

2.有的高校负责设备采购人员的法律、法规意识淡薄, 不严格执行国家有关政府采购的法律、法规和文件规定, 置国家法律、法规和文件规定于不顾, 贪图一已之私, 铤而走险, 甚是违法犯罪。

3.设备采购过程中随意性大。对突破采购计划的采购项目审批不严, 纳入采购计划的设备未按学校采购制度规定实行公开招标采购, 或者由总务处进行设备采购工作甚至是各部门各行其是, 既是采购部门, 又是使用部门。这种大宗设备采购的做法, 不可避免地造成了高校采购工作关系不顺, 运作不协调, 出现采购设备质次价高、资金浪费等现象, 甚至有人利用大宗设备采购之机以权谋私。

4.对设备采购制度的执行情况监督不力, 甚至监督制度不健全。《中华人民共和国政府采购法》第六十一条规定:集中采购机构应当建立健全内部监督管理制度。采购活动的决策和执行程序应当明确、相互制约。经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确, 并相互分离。但是, 有些高校因管理不到位、工作人员碍于情面怕得罪人等原因, 监督制度不健全, 对设备采购制度的执行情况监督不力。

5.主管政府采购人员的道德素质不高, 业务素质不强也是一个主要问题。有的高校主管政府采购的工作人员在市场经济大潮的冲击下, 不注意加强思想政治修养和道德修养, 没有树立正确的世界观、价值观和人生观, 利欲熏心, 铤而走险。有的工作人员业务素质差, 工作能力低, 这些都增大了在设备采购过程中出问题的可能性。

针对高校设备采购工作中的腐败问题, 我们有必要因地制宜, 有针对性地施以对策, 加强党风廉政建设, 从源头上铲除腐败的土壤, 强化高校采购管理部门的管理手段和完善管理体制。

一、加强党风廉政建设, 设备采购必须公开、公平、公正

高校设备采购工作必须始终严格执行招投标制度。招投标目前证明是科学、高效、规范的交易运作方式, 是以竞争方式通过招标、投标、评标和定标等步骤来确定中标单位并签订商务合同的制度。在招投标过程中必须切实贯彻公开、公平、公正原则。发布的招标信息必须面对社会, 全面而完整, 对所有供货厂商要实行公平原则, 不得采取歧视政策和关系优先, 所有招标内容、采购活动过程必须透明, 向全校和社会公开, 接受社会监督。落实招标公告发布制度, 公开评标标准和评标方法, 保证采购活动的公正性。同时建立完善的评标专家制度对于保障公正公平也是有重要意义的。

二、加强党风廉政建设, 关键还要规范采购制度和完善监督机制

1. 坚持党风廉政建设, 制度是根本。

高校在制定制度中, 要注意研究新情况、探讨新方法、发现新问题。不断提高规章制度的针对性以加强制度建设, 规范采购行为, 实施计划、论证、招标、采购、验收、监督等主要环节的相对、有效分离。通过健全和完善的机制来保证高校经济活动公开、公正、公平、高效地开展。

2. 强化监督与检查力度, 时刻保持警惕。

高校要加强对设备采购全过程进行监督, 不断完善监督机制和手段, 避免出现监督盲区, 在工作中不断创新监督检查方式。争取及早发现问题, 及时纠正, 把问题解决在萌芽状态。同时对关键环节和核心部位进行监督, 通过有效手段和必要权力对决策过程和运作过程实施监督, 从而有效阻止违纪违法行为的发生。

三、加强党风廉政建设, 主要环节进行分离并定期交流轮岗和离任审计, 可以起到极大的作用

1. 高校设备采购工作必须建立职责权限明确的内部

管理制度, 根本之处在于采购工作主要环节的相对有效分离。学校监察、审计等部门对具体采购活动应实施严格的监督检查, 如采购过程中法律、法规和政策的执行情况, 采购的方式、标准和程序的执行情况, 采购合同的履行情况等。学校要建立采购验收的专家小组, 对采购结果进行验收, 以保证具体采购活动的公开、公平、公正性, 避免暗箱操作。

2. 建立交流轮岗和离岗审计制度。

适时定期对在设备采购关键岗位上的工作人员进行轮换, 以防止长期在一个岗位工作出现不思进取、抗干扰和拒腐败能力下降的情况。同时通过离岗审计等监督检查手段, 对其工作作出评价。

四、加强党风廉政建设, 必须重视思想政治教育和腐败预警启示

加强思想政治教育, 是搞好党风廉政建设的治本之策, 必须着眼预防, 加大思想政治教育的力度, 使广大党员干部自觉加强世界观改造, 提高防腐拒变能力。首先要用邓小平理论武装党员干部的头脑, 提高党员干部的思想政治素质。教育要紧密联系党员的思想实际, 加强教育的针对性和有效性。要加强学习相关法律法法规, 一方面正面引导设备采购工作人员增强党性观念, 提高其政治思想素养, 廉洁自律, 一方面加强反面警示教育, 特别是以高校系统发生的腐败案例为素材, 教育广大干部职工正确行使权力, 珍惜工作机会, 千万不要心存侥幸, 否则必会后悔莫及。通过长期不懈的思想、道德品质、反腐警示的廉政教育来不断完善健全的监督检查机制, 构建高校防腐的廉政体系。

加强高校设备采购的监督管理是反腐败的必然要求, 也是高校党风廉政建设中的一项重要任务, 必须通过健全制度、完善机制、强化监督、立足教育、严厉惩处相结合的方式, 发挥各种手段的配合作用和整体效能, 使高校设备部门一直保持青春活力, 从而持续提高高校设备采购效率。

摘要：高校设备采购目前已形成稳定庞大的买方市场, 少数工作人员经不起考验, 在商业贿赂和腐败前倒了下来, 给自己和家庭带来痛苦和深刻教训, 也给学校和国家造成了严重的损失, 因此有必要对设备采购部门加强廉政建设, 以提高高校设备管理的效率, 减少腐败犯罪问题的发生。加强党风廉政建设需因地制宜, 挖掘设备采购部门问题多发的原因, 并有针对性地采取对策。

关键词：高校,设备采购,党风廉政建设

参考文献

[1]中华人民共和国招标投标法[S].1999

[2]中华人民共和国政府采购法[S].2002

[3]钱向荣.论设备设备采购下的高校廉政建设[J].黑龙江高教研究, 2008 (11) :55-56

[4]杨红珍.浅谈新形势下高校党风廉政建设[J].雁北师范学院学报, 2000 (3) :8-9

药品采购部门制度 篇4

一、目地

为了更好管理同时也发挥个人的才能，提高工作效率及提高本部门的整体实力。

二、适用范围

适用于本部门的药品控制和药品报备。

三、药械职责

药品开发：根据原有的药品用量多，去跟厂家谈，另找新的品种

药品报备：负责药品的采购及跟进工作以及供应商询价

药品帐目：负责每月所有药商的药品做帐整理及发放各点签字核对

药品跟踪：负责所有各点报备的药品跟踪

药品三证：根据药品开发新品种出来就要跟踪三证及寄到各点

药品报表：随时掌握库存状态，保证各点需求药品、发票、仪器设备及时供应，充分发挥周转、调动效率。

四、工作程序

（一）、申请单程序

1、各机构下单时应该认真审核库存数量，做到以销定进。

2、采购部审核订单时，应根据公司实际情况，核定进货数，杜绝出现库存积压，滞销等情况。

3、订单确认后，采购部通知供货商送货时间，并及时通知各机构。

4、各点报备上来的申请单采购相关人员要负责跟踪

5申核无误查看有需调出 交由报单人员

6包裹单传真机构签字回传包裹单备案通知取货

（二）、开发票、出库单程序

1、采购员必须要求所负责的药管员，让每种药品必须备些发票及出库单，以便检查用。（开发票数量10-100）

2、申核无误相关开票单据备案（如各点没要求从厂家开发票，全开医药公司发票）

（三）、三证管理

1、三证要按时向药商索要全新的三证资质、厂检、年检、省检、委托书、组织机构代码证、GMP证书、委托人身份复印机等几个比较重要项目不可或缺。

2、药品三证跟厂家三证要齐全，必须盖有厂家红章方才可以。

3、通知药商寄分配各点 相关登记不可重复（部门也要备5-10份）

（四）、各点药品调动

1、根据各点报表未销售且库存大量药品及有效期短的，负责人要提醒药管员报备上来及分配其它点用。

2、根据报备分配报药品安排跟踪发货跟踪双方签字传真公司结帐

（五)、药品盘点

1、到月底跟据各点报表提醒药管员盘点药品传真公司，如药品出现数量差距因及时了解原因并有相应负责人签字后给于相应的处理

2相应处罚表给相关部门

(六)、查看入库表

1、根据各点报备药品，跟踪到货后查看是否有无入库、下月中旬对上月所购的所有药品对帐单报表有无入库改善报表完善（七)、报表核对

1、根据采购部门需要报表，让药管做相应的报表，分别为调药品、药品入库单、药品出库单、药品盘点、处表、进销存等相关报表。

2、跟踪每周报表发的准时性报表核对相应修改未发报表相应处理

五、相关表格

1、仪器申请表

2、药品请购单

3、药品入库表

4、药品出库表

5、调药品

6、进销存

7、开发票及出库单

8、药品盘点

9、处置表

全面负责各点所需的事物

六、部门相关制度

1、在采购主管的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

3、要积极主动配合药品采购做好每个药品方案，并与相关人达成共识。

4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评。

5、协助主管及采购员搞好供货渠道建设。

6、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

7、综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为

主。

8、.购进人员应遵守职业道德，格守商业秘密。不得做损害公司的事情和有损公司名誉的现象。

9.、购进人员在接到采购计划后，应及时采购，保证供货。

10.、服从领导指挥，积极配合各部门之间工作，团结同志。

11.、本部门同事之间应经常互相交流，互通信息，相互学习，共同提高。

采购部门 篇5

现在大多数关于采购部门绩效的研究都是从企业整体角度出发, 确定相应的考核指标及其权重。但作为一个独立的部门而言, 为了追求自己利益的最大化, 而忽视整体利益, 从而导致库库存量过大。本文在原有考核机制不变的基础上, 采用激励惩罚机制, 通过调节价格节约激励系数与库存节约激励系数的大小, 来约束采购部门的行为, 从而寻找实现总成本最小化的次优方案。

二.采购与库存博弈

本文通过在采购绩效评价中加入库存因素的影响, 来约束采购部门的行为。下面, 通过纳什均衡理论确定库存水平在采购绩效评价激励惩罚机制中的激励系数。

假设:

(1) 供应商可提供的价格折扣为

(2) 采购部门实现价格节约的奖励系数为e;

(3) 缺货惩罚成本系数为p, 采购量为最优订购量Q*时缺货率为a, 采购量为Q1时缺货率为b, 且a>b;

(4) 标准库存水平为H, 实现每单位库存节约对仓储部门的奖励为h1, 对采购部门的奖励为h2;

(5) 采购量为Q时, 平均库存为Q/2;

(6) 仓储部门采取积极措施时可实现库存节约为a Q/2。

当Q*

在以上假设下, 仓储部门最终的利益主要受节约库存收益与缺货惩罚成本影响;采购部门的最终利益主要受实现价格节约的激励收益、实现库存节约的激励收益及缺货惩罚成本影响。

1、当仓储部门选择积极时,

采购部门选择Q*时, 采购部门获得的收益为

仓储部门可获得的收益为I11=h1[H- (1-a) Q*/2]-a Qp*

采购部门选择Q1时, 采购部门可获得的收益为

仓储部门可获得的收益为I12=h1[H- (1-a) Q1/2]-b Qp1

2、当仓储部门选择不积极时,

采购部门选择Q*时, 采购部门获得的收益为

仓储部门可获得的收益为I21=h1 (H-Q*/2) -a Qp*

采购部门选择Q1时, 采购部门可获得的收益为

仓储部门可获得的收益为I22=h1 (H-Q1/2) -b Q1p

所以采购部门与仓储部门的简单博弈模型为

由于h1[H- (1-a) Q*/2]>h1 (H-Q*/2) , h1[H- (1-a) Q1/2]>h1 (H-Q1/2) ,

所以无论采购部门采购量为多少, 考虑到自身的利益, 仓储部门都会选择积极的态度。此时, 采购部门选择采购量Q*时, 可获得的收益为P21;选择采购量Q1时, 可获得的收益为P22。

所以, 只有当P21>P22时, 采购部门才会选择采购量Q*, 化简得

三.成本约束

采取激励惩罚机制的最终目的是实现总成本的节约, 因此还需要考虑成本对激励系数的约束。本文主要考虑物流总成本与激励惩罚机制所带来的激励成本的影响。

假设需求率为恒定, 单位时间的需求量为λ;库存持有成本系数为h;每次订货成本为K;当采购量为Q1时, 缺货率为b, 最大缺货量为b Q1;当采购量为Q*, 缺货率为a, 最大缺货量为a Q。*

当采购量为Q1时, 单位时间的总物流成本为

当采购量为Q*时, 单位时间的总物流成本为

下面用C (Q1) -C (Q*) 表示物流总成本节约。增加的员工奖励成本等于采用Q*时采购部门获得的收益减去采用Q1时采购部门获得的收益, 即

其中, C (Q1) 表示未采用激励惩罚机制时的物流总成本, C (Q*) 表示采用激励惩罚机制后的物流总成本。

若要使激励惩罚机制有效, 则需要满足Ct>Ce, 由此可以得出

在满足上式的前提下, 由于采购部门选择采购量Q*时, 比选择采购量Q1时, 实现的总物流成本节约是不变的, 因此要实现总成本最小, 只

需实现Ce最小即可, 即

由目标函数可知, Ce (h2, e) 是关于h2、e的二元一次函数, 因此当h2、e都取最小值时, Ce (h2, e) 值最小, 即e=0, h2取h2> (a Q*-b Q1) p/[ (1-a) (Q1-Q*) /2]的最小值, 理论上讲h2无限接近H2> (a Q*-b Q1) p/[ (1-a) (Q1-Q*) /2]时, 成本最小, 即h2≈ (a Q*-b Q1) p/[ (1-a) (Q1-Q*) /2]。

四.结论

企业在原有的运作机制的基础上, 可以根据以上约束条件确定对采购部门关于库存水平的激励系数。同时, 也可以通过协调采购部门因价格节约而获得的奖励系数e与对库存水平贡献的激励系数h2之间的关系, 以实现总成本最小化。要实现总成本最小, 则h2≈ (a Q*-b Q1) p/[ (1-a) (Q1-Q*) /2]。

参考文献

[1]刘永胜, 唐波.企业采购绩效评价研究现状与发展趋势.物流技术, 2009, 28 (11) :177-179.

[2]张素琴, 梁凯.政府采购情感绩效与任务绩效的多维度综合评价.温州大学学报 (自然科学版) , 2011, 32 (4) :31-36

[3]尹丽.JIT采购模式下和信息系统绩效评价研究.北京交通大学, 2011, 6

[4]靳长巍.基于物元分析法的政府采购绩效评价研究.价值工程

[5]郑志国, 韩志.基于模糊层次分析方法的政府采购绩效评价研究.科技信息, 85-90.

采购部门 篇6

关键词：交通运输系统,部门集中采购,政府采购

我国政府采购肇始于提高公共资金使用效率、深化财政支出管理体制改革。为了提高管理效率从而带来财政资金的节省, 与当今世界上大多数国家一样, 我国政府采购采取了“集中采购和分散采购相结合”的制度。考虑到有些部门或系统有专业项目的采购需求, 部门集中采购作为集中采购的一种, 已经在很多中央及地方部门不断被实践, 交通运输系统作为中央单位之一早在十年前就开始积极探索。笔者基于对交通运输系统部门集中采购实践情况的分析, 结合政府采购制度改革背景以及其他中央单位的经验借鉴, 提出了下阶段加强交通运输系统部门集中采购工作的若干思考。

一、部门集中采购概念辨析

集中采购是相对于分散采购而言的, 是指为了降低采购成本、提高采购效率, 各部门把需要采购的对象集中在一起由专门采购机构负责组织实施的一种采购组织形式。根据我国政府采购法等法律规定, 集中采购的范围包含在集中采购目录中, 一种目录是通用的政府采购项目, 委托集中采购机构代理采购, 另一种目录是本部门、本系统有特殊要求的项目, 实行部门集中采购。前者称为集中采购机构采购, 后者称为部门集中采购。

目前, 我国政府采购法尚未对“部门集中采购”作明确界定与定位。2012 年底, 国务院办公厅印发的 《中央预算单位2013-2014 年政府集中采购目录及标准》首次对部门集中采购项目作了定义, 是指“部门或系统有特殊要求, 需要由部门或系统统一配置的货物、工程和服务类专用项目”。《中央单位政府集中采购管理实施办法》第五条规定“属于部门集中采购项目, 已经设立部门集中采购机构的, 应当由部门集中采购机构具体组织实施;未设立的, 可以委托集中采购机构或经财政部门认定资格的政府采购代理机构具体组织实施”。因此, 部门集中采购是可以由本部门或系统自行决定采购活动的一种组织模式, 既可设立部门集中采购机构进行采购, 也可委托集中采购机构或是社会中介机构代理采购。

二、部门集中采购优劣势探讨

(一) 优势分析

部门集中采购的优势主要体现在三个方面:一是有利于发挥规模优势, 提高财政资金使用效益。通过组织开展部门集中采购, 可以把原本分散在各单位的采购需求整合在一起, 发挥规模优势, 享受较高商业折扣;可以减少采购次数, 节约采购行政开支;有利于集中监督管理, 减少监督和管理成本。二是有利于更好地落实国家相关政策目标。通过部门集中采购, 可以凭借着部门或系统内部采购活动的集约化、规模化特点, 更加高效地落实政府采购扶持本国产品、民族幼稚产业、绿色环保产业等政策目标。三是有利于贯彻执行资产配置标准、强化国有资产管理。本部门或系统有特殊要求的项目, 通常具有专业性较强、资产价值较高特点。针对这些采购项目实施部门集中采购, 有利于统一控制配置标准, 规范财政资金的物化过程;有利于促进财政精细化管理、加强资产管理和预算管理。

(二) 劣势分析

部门集中采购也有它的局限性:一是采购流程过长, 采购时效性降低, 零星、地域性及紧急采购状况难以适应。对于实施部门集中采购的部门或系统, 其各级预算单位需将具体采购需求逐级上报, 这势必对预算层级多的部门或系统造成采购流程过长进而降低采购效率。二是由于信息传递不畅等问题, 或将出现实际配置项目与使用单位的实际需求不符情况。三是部门或系统内部实施部门集中采购模式, 需要对各预算单位原有的采购事权和财权进行调整, 一定程度上不利于调动各预算单位的积极性。

当然, 上述部门集中采购的优劣势并不是绝对的, 如何趋利避害、扬长避短很大程度上取决于政府管理人员的管理水平和采购人员的采购水平。

三、交通运输系统部门集中采购实践、取得的成绩与存在的不足

(一) 部门集中采购实践

交通运输部下属有三大系统———海事、救捞和长航。自交通运输部实施政府采购制度以来, 这三大系统根据各系统特点积极探索对专业资产和服务的集中采购模式, 组织开展集中采购活动。截至目前, 这三大系统均已构建了各自专业资产和服务集中采购框架体系, 但在交通运输部层级尚未开展部门集中采购活动。下面, 对这三大系统集中采购实践作介绍。

1.海事系统。按照中央、地方事权划分, 海事管理机构分为两类, 即交通运输部海事局 (简称“部局”) 垂直管理的直属海事机构和由地方交通运输主管部门管理的地方海事机构。此处所指海事系统为部局及其垂直管理的十四个直属海事机构 (简称“直属局”) , 负责监管全国所有海域以及主要跨省内河 (长江干线、珠江、黑龙江) 以及黑龙江、广东、广西、海南四省 (区) 其他水域, 具体行使国家水上安全监督和防止船舶污染、船舶及海上设施检验、航海保障管理和行政执法, 并履行交通运输部安全生产等职能。截至目前, 海事系统初步形成了“适度集中”与“分散”相结合的专业资产和服务采购管理模式, 即根据专业资产和服务在各使用单位的通用性、资产规模大小等情况, 逐步建立了部局适度集中捆绑采购、直属局适度统一采购、直属局所属单位分散采购三级采购管理模式。

2.救捞系统。救捞系统由交通运输部救助打捞局 (简称“部局”) 及其救助、飞行、打捞三支队伍 (即三个救助局、四个救助飞行队、三个打捞局, 简称“直属局”) 构成。救捞系统是中国唯一一支国家海上专业救助打捞力量, 承担着对中国水域发生的海上事故的应急反应、人命救助、船舶和财产救助、沉船沉物打捞、海上消防、清除溢油污染及其他对海上运输和海上资源开发提供安全保障等多项使命。自2003 年救捞系统体制改革以来, 该系统一直在探索适合本系统特点的采购组织管理模式, 截至目前已建立了部局集中采购和直属局分散采购两级采购管理模式。

3.长航系统。长航系统由交通运输部派出机构长江航务管理局及其六个直属单位 (长江海事局、长江航道局、长江三峡通航管理局、长江航运公安局等) 构成, 负责对长江干线 (云南水富—上海长江口, 干线航道里程2838 公里) 行使航运管理职责。与海事、救捞系统不同, 由于长航系统各直属局的工作职责不同, 需要使用的项目也有各自的专业性和特殊性, 因此该系统建立了以各直属局为主的集中采购模式。

这三大系统各自集中采购的具体组织方式及采购项目范围见表1。

资料来源：根据笔者调研收集整理所得。

(二) 部门集中采购取得的成绩

经过多年实践, 以海事、救捞、长航三大系统集中采购为表现形式的交通运输系统部门集中采购取得了显著成绩, 具体体现在以下三个方面:

1.集中采购工作逐渐规范。按照政府采购法的相关规定, 结合各自采购项目的专业性、特殊性等特点, 三大系统分别积极探索并构建了符合现阶段发展特点的集中采购管理模式, 这为下阶段交通运输部层级开展部门集中采购奠定了基础、提供了支持。

2.三大系统集中采购范围不断扩大、规模不断上升。以救捞系统为例, 近年来在积极探索专用项目集中采购新模式和新措施, 集中采购范围不断扩大, 由最早的救助船舶集中采购逐步扩展到飞机、信息化系统、溢油清污设备和应急救助物资等专用资产, 以及船舶和飞机保险、船舶燃油供应等。集中采购规模也是逐年上升, 据有关统计数据显示, “十一五”期救捞系统专用项目集中采购规模年均7~8 亿元, “十二五”时期年均达8~9 亿元, 约占整个救捞系统专用项目总采购规模的50%左右。

3.集中采购组织形式相对稳定。截至目前, 三大系统均建立起了相对稳定的集中采购组织构架。例如, 救捞系统为了开展好救助船舶和飞机等大型专用资产集中采购活动, 交通运输部或部局专门成立了领导小组、工作小组和监造小组等。各机构职责分工明确, 各项工作开展有序。

(三) 部门集中采购仍存在的不足

1.部门集中采购工作缺乏总体规划。交通运输部作为本部门组织实施部门集中采购的主体, 应针对此项工作统一制定规划。由于我国政府采购制度发展才经历短短十几年时间, 很多领域仍在逐步推进甚至摸索过程中, 尤其是部门集中采购, 财政部作为全国政府采购管理部门, 仅在《政府采购法》等法律文件中提及, 尚未对“部门集中采购”作明确界定与定位。由于部门集中采购法律基础不完善, 交通运输部将侧重点放于贯彻落实国家政府采购政策, 加强交通运输部政府采购制度体系建设, 在部门集中采购领域未加以深入研究, 仅在国务院办公厅2007-2012 年印发的“中央预算单位政府集中采购目录及标准”将救助船舶、直升机等纳入部门集中采购项目货物类目录中。但随着三大系统集中采购活动的积极探索和开展, 交通运输部层面不统一制定规划, 已逐渐阻碍交通运输整个系统部门集中采购工作的深入开展和规范操作, 不利于此项工作的长远发展。

2.部门集中采购架构不够稳定。部门集中采购工作涉及面广、技术性和专业性强, 需要一批稳定的团队各司其职分别负责监督管理、采购活动的组织实施等具体工作。目前交通运输部层面尚未制定统一规划, 同时也未建立一个稳定的部门集中采购组织体系专门负责部门集中采购工作的开展。虽然海事、救捞、长航三大系统也根据各系统特点初步建立起了集中采购组织体系, 但也基本上是在原有本系统组织结构下, 根据各专业任务的划分, 集中采购活动分散在各专业部门, 而未设立一个专门负责部门集中采购工作的部门。现有情况的存在, 使得交通运输系统部门集中采购工作呈现较为分散、凌乱状态, 不利于部门集中采购工作的规范开展, 不利于部门集中采购活动极大地发挥规模效应, 也不利于交通运输部对部门集中采购加以集中监督管理。

3.一部分专业资产采购没有实现全过程管理。根据《政府采购法》, 各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金采购目录以内的或者限额标准以上的货物、工程和服务均属于政府采购行为, 应当纳入政府采购管理。因此, 政府采购管理是全过程管理, 不仅包括当事人管理、采购方式管理和采购合同管理, 还包括采购预算管理、采购计划管理、采购实施管理、支付和验收管理以及供应商质疑投诉管理等。但由于目前不少专业资产采购执行基本建设程序, 这就导致部分采购行为还没有完全纳入政府采购管理, 各级财务部门不能全面掌握项目的全过程信息, 从而造成一部分采购行为不符合政府采购的要求, 影响了政府采购管理工作的推进。

总体上看, 上述这些问题的存在, 使得交通运输系统部门集中采购工作没有实现预期目标, 与我国政府采购制度要求仍有一定差距。

四、其他中央单位实施部门集中采购的经验借鉴与启示

(一) 部门集中采购经验做法

自2003 年《政府采购法》正式实施以来, 中国人民银行、国家税务总局、公安部、卫生部、水利部等多个中央部委先后组建了部门集中采购机构或者委托其他单位组织开展了部门集中采购活动, 取得了显著成绩。例如, 中国人民银行自2004 年9 月就出台了《中国人民银行集中采购管理试行办法》等一系列规章制度。又如, 国家税务总局于2005 年成立了集中采购中心, 主管国税系统政府采购工作, 承担国税系统的政府集中采购和部门集中采购, 负责国税系统政府采购业务工作的指导、监督和管理等。再如, 公安部早在1960 年经国务院批准设立了公安部政府采购办公室警用装备采购中心, 随后该机构经历多次更名。2012年6 月7 日, 经中央机构编制委员会办公室批准, 机构最新更名为公安部警用装备采购中心, 主要职责是受公安部和省级公安机关的委托, 承担警用车辆、装备物资的集中采购等工作。

(二) 经验借鉴与启示

通过对其他中央单位部门集中采购发展历程、集中采购中心设定、集中采购目录及开展情况的分析, 得出如下几方面借鉴和启示。

1.根据本部门或系统资产的特点确定部门集中采购的内涵。例如, 在国务院办公厅发布的集中采购目录中, “金融系统专用设备及有价单证和凭证”是针对中国人民银行的部门集中采购项目。在实际操作中, 中国人民银行按照这一项目进行了较大程度的拓展。货物类包括计算机及其配套设备、监控报警系统及配套设备、通讯设备;运钞车、护卫车、公务用车和其他交通工具;机械动力、电器、发行机具、医疗、炊具设备;帐表、凭证和其他印刷品;办公家具;其他货物。工程类包括营业办公用房、发行库、附属用房和其他建筑物以及安全管理工程的新建、改建、扩建以及修缮和装饰工程。服务类包括计算机软件购买、开发及维护;各类设备维护;中介服务;各项财产保险。以上项目几乎包括了所有中国人民银行采购的专业资产及服务, 并利用集中采购机构进行统一的管理。

2.结合本部门或系统自身特点, 构建部门集中采购的组织形式。上述中央单位均根据实际需求和特点, 设定符合系统的部门集中采购模式。具体为:中国人民银行和国家税务总局经中编办批准专门成立了集中采购机构, 设立相关处室, 负责本系统部门集中采购工作;公安部集中采购机构是从计划经济时期就延续下来, 经过几十年运作积累了丰富经验;卫生部没有成立集中采购机构, 而是将其负责的高值医用耗材和甲类大型设备招标工作委托给其下属单位国际交流与合作中心负责组织实施, 而水利部委托预算执行中心实施政府采购的管理工作并执行部分部门集中采购工作。

3.按照专业资产的不同类型实行分类管理。首先, 对具有标准、型号、规格统一的资产进行集中统一采购。例如, 中国人民银行系统各单位使用的监控警报系统、通讯设备、运钞车、护卫车、凭证、计算机软件购买开发及维护等;国家税务总局系统各单位使用的增值税专用发票、税务登记证等税务票证印制, 税收业务软件, 税务制服等;卫生部下属各医院使用的各种医疗器械等, 这些中央单位集中采购的项目都具有高度的统一性, 各使用单位没有差异化需求, 从而可以高效地实现集中批量采购, 实现较好的规模效应。其次, 对其它专业资产或通用资产和服务的采购项目进行集中管理。如国家税务总局的集中采购机构不仅实施部门集中采购工作, 还负责编报和汇总国家税务局系统政府采购计划和信息统计工作;水利部预算执行中心受水利部委托承担水利部政府采购的管理工作。

4.建章立制, 规范部门集中采购活动。一项工作规范开展的前提要件是建章立制。为了规范有序开展部门集中采购活动, 有关中央部委制定了一系列规章制度。例如, 中国人民银行先后出台了《中国人民银行集中采购管理试行办法》、《中国人民银行集中采购工作规程》、《中国人民银行集中采购中心保证金管理办法 (试行) 》、《中国人民银行集中采购中心电子化采购业务规定 (试行) 》、《中国人民银行集中采购中心小额项目采购操作规程 (试行) 》、《中国人民银行集中采购中心廉洁自律规定》和《中国人民银行集中采购中心工作人员廉洁自律规定》;水利部先后制定了《水利部部门集中采购工作管理办法》、《水利部部门集中采购实施细则 (试行) 》和《中央防汛物资部门集中采购管理办法 (试行) 》;国家税务总局制定了《国家税务局系统部门集中采购目录》。

五、加强交通运输系统部门集中采购工作的措施建议

(一) 对部门集中采购的管理方式及目标进行明确

结合交通运输部三大系统集中采购活动开展特点, 首先应明确交通运输部部门集中采购的管理方式及目标。根据《政府采购法》第三条“集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定”, “纳入集中采购目录的政府采购项目, 应当实行集中采购”等规定, 交通运输部部门集中采购应当采取采购范围加采购要求的规范管理方式, 具体管理目标是对专业资产及服务采购进行“全面管理”和“全过程管理”, 在此基础上, 合理制定部门集中采购目录。考虑到部门集中采购目录范围大小对交通运输部政府采购推进的力度和效果具有重要影响, 因此目录的制定需要有一定包容性和弹性, 既体现专业特点, 又有相对灵活操作空间, 具体可考虑三个原则:一是目录范围要与管理和执行能力相匹配原则;二是目录要与建立集中采购机制相结合原则;三是目录要有利于操作执行原则。

(二) 完善部门集中采购组织架构

稳定的组织体系是一项工作健康有序开展的前提和基础。借鉴现有中国人民银行、国家税务总局等中央单位的做法, 根据交通运输部所属单位的特点, 在交通运输部层级专门设立部门集中采购中心, 较全面地承担交通运输部直属单位的政府采购执行职责, 在采购时接受政府采购管理部门的监督, 为直属单位服务, 应当是未来发展的目标。但考虑到当前交通运输部部门集中采购制度尚处于起步阶段, 构建部门集中采购机构并实现部属单位政府采购工作的愿景目标还存在一定困难, 包括专业资产采购有相当一部分执行基本建设程序, 在管理主体与管理制度方面与政府采购有进一步的衔接需求, 以及在目前事业单位改革背景下, 构建部门集中采购机构也不具备条件。因此, 建议先从制度建设入手, 搭建交通运输部部门集中采购制度平台, 逐步地规范部属单位专业资产和服务的采购行为, 进而在条件成熟时逐步过渡到愿景目标。

(三) 制定规章实行专业资产政府采购的全面管理和全过程管理

制定《交通运输部部门集中采购管理试行办法》, 从组织方式、集中采购范围、采购方式、采购程序、信息统计和报告、内部控制和监督检查等方面作出规定。为了统一、规范部属单位部门集中采购活动开展流程和工作程序, 进一步制定《交通运输部部门集中采购工作规程》, 规定职责分工、采购项目管理、采购计划和采购需求编制、采购项目实施、采购合同管理、资金管理、验收付款、信息统计等内容, 从而实现对专业资产政府采购的全面管理和全过程管理。

参考文献

[1]赵兴玉, 王庆成, 张峰.发挥部门集中采购职能推动政府采购改革发展——国税系统部门集中采购工作回顾[J].中国政府采购, 2010 (9)

[2]欧阳希玲, 黄崇望, 刘源.设立省级部门集中采购机构的理论辨析——基于法律视角[J].地方财政研究[J], 2011 (2)

[3]宋军, 叶军.对“部门集中采购”的界定迫在眉睫[EB/OL].http://www.ccgp.gov.cn/llsj/llts/201012/t20101210_1443608.shtml, 2010.12.10.

[4]于海滨.加强央行集中采购工作之我见[J].金融与经济, 2005 (6)

采购部门 篇7

部门绩效上承企业组织绩效,下启班组绩效,实现对企业组织绩效的支撑和对班组绩效的衔接。然而,不少企业的绩效指标通过咨询公司来设计,自行设计的比较少,与企业实际的符合度较低; 另一方面企业缺乏绩效管理的知识和经验,特别是绩效指标设计的知识,也会因工作的特殊性和复杂性,绩效指标难以选择提取,或考评抓不住重点,实施难度大。

2部门绩效指标设计方法

以某公司采购部为例,根据制造部门的物料需求计划,采购部编制、实施和跟踪标准件的采购计划,并将采购的标准件及时、准确、按质交付制造部门入库。采购部部门职能主要包括采购物资管理、采购成本管理、采购风险管理和供应商的开发与评价管理,物资的仓储管理则归属于制造部门。

2. 1设计原则

1设计来源。绩效指标的设计体现公司战略,来自于年度经营目标、重点工作和采购部部门职责。

2设计原则。绩效指标设计遵循“SMART”原则,即可具体、可衡量、可达到、相关性、时限性。可具体( Specific) : 绩效指标要切中特定的工作,容易理解; 可衡量( Measurable) : 绩效指标应数量化或行为化,是可以度量的; 可达到( Attainable) : 在职责范围内,通过努力可以实现,是可控的; 相关性( Relevant) : 与其他目标相关、与本职工作相关,体现业务工作的价值驱动因素; 时限性( Time - based) : 在考评期内完成业绩成果。

2. 2设计方法

2. 2. 1基于KPI的方法设计

KPI设计方法主要是从部门职能方面梳理出影响工作完成的关键因素,并从这些关键因素中提取出关键绩效指标。 如表1。

2. 2. 2基于BSC的方法设计

《哈佛商业评论》将平衡记分卡( Balanced Score Card) 评为是“过去80年来最具影响力的十大管理理念”之一,在全球五百强企业中,应用BSC的企业多达80% 。平衡记分卡包括财务、客户、内部运营以及员工学习成长四个维度,形成“财务—客户—内部运营—学习与成长—财务”的逻辑体系。如图1。

2. 2. 3基于重点工作的方法设计

部门年度重点工作来源于公司年初制定的年度重点工作计划的分解。结合重点工作定性指标和部门职责范围内定量指标的考评,明确部门重点工作的具体时间和阶段性成果,并从重点工作完成的时间和质量进行评价。日常工作是对部门常规性工作关键项的考评。如图2。

2. 2. 4基于经营管理类别的方法设计

公司的年度经营目标一般包括财务目标、质量目标和安全目标等。针对经营管理影响较大的四个方面: 质量、财务、 安全及部门职责内的业务管理,由相应的主管部门负责分别将年度经营目标分解到各责任单位,并按考评周期提供考评数据。如图3。

2. 3指标权重

可采用模糊综合评价法、层次分析法、专家讨论法、经验法等方法设计指标权重。实际工作中,可结合年度重点工作, 采用专家经验法进行设定,赋予各指标不同的比例权重或分值。

2. 4目标值

1设置依据。在部门的现有水平基础上,分析指标历年来的考评结果趋势、年度经营目标、与同行企业同一( 类) 指标的对比差距,经综合评判后,提出指标可实现的新的目标值。

2设置内容。可结合绩效指标定义,设置绝对值 /相对值,正向/负向的目标值,或定量/定性值。

2. 5考评

1考评周期。据工作的周期性和重点工作完成的时间节点,部门绩效可按年/季/月度为考评周期。

2考评标准。可对应指标的目标值,定量指标可按频次考评,或按百分比的增减量考评; 定性指标需要有相关的文件资料/报告/事项作为考评的依据,并将其折算成考评得分。 在设计考评标准时,需考虑部门在极限情况下完成指标的可能得分( 扣分) ,避免出现考评扣分过重或过轻的现象。

3数据考评单位。部门绩效的主管单位组织指标的监管单位提供考评数据,考评数据结果应具体、简洁,做到考评有理有据。

3结语

通过分别采用四种方法对部门绩效指标进行设计发现: 关键绩效指标设计方法是部门绩效指标设计方法的基础和核心; 从绩效指标设计和绩效结果来看,工作完成的时间、质量、 成本是重点; 四种设计方法考评的侧重点不同,可结合企业的发展阶段、实际情况和部门特点,选择一种或结合多种方法之所长,设计出适合本企业特点的部门绩效管理体系。

采购部门 篇8

一、存在的主要问题及原因分析

目前, 一些财务部门参与物资采购工作基本上是走一下形式, 参与的方式也仅仅是收取投标、中标保证金, 对投标单位的资质考察也仅仅是走过场, 没有全面地参与到物资采购招投标及合同履行工作中去, 不能充分发挥财务部门监督职能作用。

(一) 思想认识有偏差。

认为物资采购招投标是招标部门和采购部门的事情, 涉及到各方面利益, 不愿意过多参与。

(二) 财务人员业务能力不强。

由于物资采购工作涉及行业较多, 专业知识要求较高, 内容比较复杂, 加上掌握设备构造、机电原理等知识的人又少, 一些单位的财务部门对物资采购招投标及合同履行的监督有心无力, 往往只能象征性的参与, 起不到真正的监督把关作用。

二、全程参与管理应把握的重点环节及相应办法

(一) 采购准备环节, 按章操作、统一标准

1、参与供应商投标入围资格的审查。

目前, 政府投资项目物质采购主要分为招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购四种方式, 不管采取哪种采购方式都应选取物资供应商库里的供应商, 同时必须按章操作严格筛选。首先, 要成立以采购、财务、纪检、审计等部门联合组成的资格审查组, 对拟投标供应商的资格进行审查, 只有通过入围资格审查的供应商, 才能取得投标资格。其次, 要明确设定资格审查内容, 主要包括对供应商的注册资本金额、产品质量认证证书、公司近三年内销售业绩、公司资质等级和财务能力等方面设定严格的指标, 并根据设定的指标进行审查, 以确定其是否具备供应保障能力。目前, 财务部门在审查财务指标的考核上还没有统一的标准, 有采用资产负债率、现金流动比率的, 也有采用注册资金、资产净值等指标的。一般最简便直观的办法是查阅投标人近三年来经有相关资质会计师事务所审计的报告来考核其经营状况, 也可以从银行授信贷等级来评判其财务状况。如果遇到采购任务特别紧迫, 供应商库里又找不到相应的供应商, 必须从库外选取, 此时财务部门更应该把牢准入门槛, 统一选取标准, 并督促有关部门将通过初审后的供应商资料上报审批入库。对一些小额零星采购项目, 如果单独进行采购, 势必很难找到符合入库条件的供应商, 同时还增加了采购成本, 财务部门应建议将其和大项物资采购任务合并打包采购, 在降低采购成本的同时又不违反规定要求。

2、参与采购招标文件的审查。

采购招标文件是采购合同的重要组成部分, 作为财务部门, 要认真关注价款支付、资金管理等条款, 包括预付款比例、投标保证金、履约保证金、付款条件等, 细化对供应商的投标资格、售后服务和质保措施等条款方面的明确约定, 确保这些条款科学合理、可操作性强。同时, 要增加相关违约责任处罚条款, 这样对供应商才有真正的约束力, 预防投标单位违规操作。

3、参与采购预算编报、采购计划调整的审查。

采购预算的编报应参考标底暂定价格并综合市场行情合理确定, 确保预算能够体现市场平均价格;对采购项目实际经费超预算限额的, 要严格履行报批手续, 明确经费来源;对特殊情况采取单一来源追加采购的, 要在采购完成的同时, 准确统计数量、型号、规格和经费等关键要素, 并及时履行采购计划调整报批手续;对设备及材料供应方式发生改变的, 要严格按照合同管理和甲供物资管理相关规定, 履行好物资采购计划调整和合同条款修改的报批手续, 同时要把好乙购材料设备更改为甲供方式的审批关口, 防止施工单位挑肥捡瘦, 转嫁成本;要严格招标环节材料设备技术参数调整, 确定有必要调整时, 也要事先取得设计正式修改同意, 并履行调整报批手续。

(二) 采购执行环节, 全面审查、现场监督

1、收取投标保证金。

要求投标单位必须通过银行转账的方式从本单位账户打入投标保证金, 并注明投标具体项目, 不得使用现金收取, 防止投标人挂靠企业行为。也可以通过增加投标保证金数额来提高投标门槛, 过滤一些实力不强、财务状况不好的企业, 未按时间节点交纳投标保证金的投标人, 一律不得参与招投标。

2、对投标文件进行审查。

审查主要包括核对投标人标书是否与资格预审时的资料相符, 如有无挂靠高资质企业、伪造企业发展业绩、项目经理人受聘单位与投标单位不符等情况;审查投标要约是否与招标文件响应一致, 如物资的供货时间、地点、品牌型号和经济技术指标、验收条件等;核对投标报价有无明显错误, 如数字大小写不一致, 金额单位、小数点位置错误, 对投标报价明显低于成本价, 投标人要给出合理解释否则视为无效投标;查看技术标文件上有无明显记号, 投标书包装密封情况, 是否存在明显的围标、串标嫌疑。

3、对评标现场进行监督。

要查看投标人的法人委托证明, 交纳投标文件时间节点等是否按要求履行;要核实专家评委身份, 查看是否从专家库抽取, 专家人数是否达到规定要求;采用非招标方式采购物资时, 对机电设备等专业性较强的项目, 要结合采购项目技术评审要求, 合理配置专家成员, 内部无法满足时, 按规定聘请评审专家, 确保技术评审不走过场;了解招标现场是否有保密措施, 是否有录像存档, 监督评标过程中有无串通、暗箱操作行为, 如资信高的企业打低分、报价高的中标等情况。对违反招标要求的情况, 应立即提出异议, 并中止违规行为。

(三) 合同履行环节, 跟踪问效、紧抓落实

1、清退投标保证金。

开标后, 对未中标单位要根据“未中标通知书”及时将资金通过银行转账方式退还未中标单位;对中标单位, 要根据招标规定将投标保证金转为履约保证金, 差额实行多退少补。

2、参与合同拟定。

与中标单位签订合同时, 要查看是否与招标文件、投标标书财务条款一致, 有无遗漏或错误地方, 要求物资供应商统一合同公章样式, 规范合同文本格式。严格按照招标文件、投标承诺等内容签订合同条款, 内部要安排人员交叉检查, 防止出现各种文字错误、要素缺失, 避免引起合同纠纷。

3、跟踪合同履行情况。

材料和设备到货验收时, 财务部门要参与现场核验, 严格按照合同约定或投标承诺对物资的型号、规格和数量逐一清点核实, 督促物资管理部门和接收单位建立物资台账, 完善签字手续, 避免承诺和执行两张皮现象。

三、结语

通过全程参与、及时监督, 财务部门更加全面地掌握物资采购及供应的实际情况, 做到心中有数。同时, 运用有效的管理手段, 对物资采购进行及时“干预”, 切实用好国家每一分钱, 切实防范违规违纪问题发生, 确保国家“十二五”规划关于“稳增长、调结构、促改革、惠民生”政策要求的有效落实。

摘要：政府投资项目物资采购专业种类多、经费体量大, 如何发挥财务部门在物资采购管理工作中的监督作用是亟待我们研究与解决的问题, 笔者从物资采购的重点环节入手, 分析了财务部门全程参与物资采购管理的实际意义和方法途径。