数据说明

数据说明（精选4篇）

数据说明 篇1

当前通过地方财政部门审批的财务软件很多，不同单位可依据各自需要选择适合的财务软件，然而软件的数据处理原理较难理解。本文基于工作实践总结了一种易于理解会计电算化数据处理原理的方法，供广大会计人员参考。

一、理解数据库的概念

财务软件采用Access/ForPro或SQL Server2005/Oracle等关系数据库管理软件设计开发。要理解财务软件数据处理原理，必须先理解数据库的概念。简单来说，关系数据库可以看成由一系列二维表组成，表又由“行”和“列”组成，每一行是一条记录，每一列是一个字段。表与表之间可以建立关系(或称关联、连接)，以便获取相关联的信息。为了便于理解，下面以“表”来说明会计电算化数据处理原理。

会计信息系统中的凭证、账簿、报表等会计数据都是以这种表的形式保存。会计信息系统中存在着多个这样的表，如凭证表(存放企业各种凭证数据)、汇总表(存放所有科目期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额、期末余额等数据)、科目表(存放所有科目的代码、名称、类型、性质等数据)。若干相关联的表就组成了会计信息系统数据库。

二、会计电算化数据处理原理

1．初始化设置的数据处理原理。

初始化包括建立账套、设置操作员及其权限、设置会计核算科目及辅助账、定义凭证类别、录入基础档案、期初数据等工作。设置的基础信息形成了会计核算必需的数据，这些数据保存在诸如科目表文件、期初余额表文件、常用摘要表文件中，即保存在一张张由行和列组成的“表”中。例如，甲企业2010年1月1日期初余额表如表1所示：

2．录入、审核记账凭证的数据处理原理。

用户在界面中看到的是与手工凭证格式相差无几的电子凭证，这些凭证所记载的数据同样以“表”的形式保存，即将产生的凭证存放在凭证表中。现举例说明：

2010年1月1日，甲企业会计人员王某在电脑中录入本月第1、2、3张记账凭证如下，会计李四审核这三张凭证。

系统依据记账凭证各要素设置凭证表的列, 凭证具体数据形成了凭证表的行。上述三张记账凭证形成了凭证表的六条记录, 如表2所示:

会计人员录入的凭证越多，凭证表的行就越多。由于数据的这种存放方式，会计人员可以在同一张凭证上填制多笔会计分录，甚至可以将同一天的所有业务记录在一张凭证中。

由于凭证审核或取消审核操作实际上都是对表中数据进行的修改处理，未审核凭证可以随时修改、删除，已审核凭证可以通过反审核操作进行“无痕迹”修改，所以表2所示的凭证表数据并不稳定，是一个临时文件。该文件内容不能作为系统进行各种运算处理的基础数据。

3．记账的数据处理原理。

电算化的记账过程就是一个数据传递、运算处理的过程。具体来说分两方面同时进行。

(1)记账处理时，将临时凭证表中已审核的记录删除，转移到稳定的“正式凭证表”中存放，该正式文件被系统保护，不能被删除，其数据不能被修改，成为真正合法有效的凭证数据。由此可见，记账是形成系统正式有效数据的一个关口，通过记账处理，正式形成了系统进行各种运算处理的基础数据。

(2)科目分类和汇总。将凭证表中的记录按科目编码进行分类登记、汇总等运算处理，更新“科目发生额及余额表”中的数据。会计系统中，科目的余额(包括期初余额、期末余额和当前余额)、科目的发生额(包括某一会计期间的合计发生额、本年累计发生额)是最基本的会计核算数据。这些核算数据，一方面来源于系统初始化录入的余额，另一方面来源于凭证记账过程自动运算产生的数据。

假如上述甲企业三张凭证当日全部记账，科目发生额及余额表如表3所示：

以表3中的“银行存款”科目为例：期初余额来自表1中的数据180 000，本期发生额来自表2移入“正式凭证表文件”的记录，系统自动按科目编号分类筛选，将科目编号=“1002”的记录筛选出来并汇总处理，借方发生额为23 400，贷方发生额为12500 (800+11 700)，期末余额为190 900 (180 000+23 400-800-11 700)。

会计人员每记账一次，该表数据就更新一次。从数据处理过程来看，期初余额表、正式凭证表、科目发生额及余额表之间存在联系，这三个表文件是会计电算化系统数据库的组成部分。系统记账次数不限，已审核的凭证随时可以记账，且记账由计算机自动完成，快速高效。这样，企业可随时了解各科目最新的借贷发生额、余额数据，及时了解财务信息，实现会计数据实时查询。而手工会计则做不到这一点。

到了月末，所有凭证全部记账完毕，由于科目发生额及余额表包括了本月各账户的期初、期末余额及发生额，所以该表可以代替手工会计的总账和科目汇总表。

4．账簿查询、输出数据处理原理。

会计人员查询账簿数据之前必须录入查询条件，如查询的科目范围、时间范围、凭证编号范围、金额范围等信息。系统可随时依据用户输入的条件自动对记账凭证表中的数据进行查找、分类、筛选、汇总等运算处理，产生满足查询条件的临时数据文件。用户退出“查询输出”模块后，临时数据文件被系统自动删除。由于电脑运算速度快，会计人员感觉不到所查账簿是临时产生的。

在会计电算化系统中，日记账、明细账、总账、辅助账、报表的数据都来源于凭证表文件，所有数据由电脑自动取数运算，快速便捷，可做到随查随得。例如，现金日记账数据取自“库存现金”科目的发生额，总账数据取自汇总到一级科目的发生额。以上述甲企业为例，会计李四查询2010年1月1日银行存款日记账，选择查询条件：账簿类型为“日记账”;科目=“银行存款”;日期为“2010-01-01至2010-01-01”。系统根据相关信息自动取数运算，快速显示结果如表4所示：

三、总结

从会计电算化数据处理原理来看，一方面，经过记账处理后产生的凭证表、科目发生额及余额表、依据查询条件自动显示输出的各类账簿中的数据由系统自动运算处理，人工不能干预，会计人员对显示输出结果只能“看”不能“改”;另一方面，系统账表的原始数据都来自记账凭证，是对同一数据经过多次调用运算后以不同的格式和要求显示的结果。由上述两方面产生了与手工会计截然不同的操作方式，具体表现如下：

1. 日记账、明细账、总账数据来源相同且由系统自动运算处理，凭证正确则账簿数据正确，凭证错误则账簿数据错误。从理论上讲，账账之间不存在核对关系。系统之所以进行对账，是为了防止计算机病毒干扰、电脑硬盘扇区损坏而造成数据破坏。

2. 发现账簿数据错误，原手工会计下账簿错误修正方法已不适用，会计人员只能修改与之有关的错误记账凭证，对修改后的凭证审核记账后就可以报出正确的账簿数据。

3. 记账、算账、报账由系统自动完成，会计人员对此不需花费多少精力。记账凭证成为电算化会计信息系统数据处理的源头，因此录入正确的记账凭证成为会计人员的一项重要工作。为防止“垃圾信息进，垃圾信息出”的风险，财会人员要做好凭证防错与纠错工作，凭证要经过制单员、审核员、出纳、电算化主管多人审核后方能记账。

4. 与手工会计相比，初始化数据录入与设置是会计电算化独有的功能模块，其录入数据是否正确，参数设置是否科学、合理，都将直接影响以后会计处理的正误，甚至决定会计电算化账套运行的成败。因此，做好初始化信息的整理和录入工作成为财会人员的一项重要工作。

参考文献

[1].凌艳平, 梁燕华, 成志军.会计电算化.长沙:中南大学出版社, 2006

[2].湖南省会计从业资格考试学习丛书编委会.会计电算化应用.北京:中国人民大学出版社, 2004

[3].常士剑.会计电算化应用.大连:东北财经大学出版社, 2002

数据说明 篇2

根据《关于编制全面改善贫困地区义务教育薄弱学校基本 办学条件项目规划的通知》的有关要求，我校在编制校舍项目规划中以实际状况为依据，发现2017年年报数据与学校实际情况存在不符，主要问题是：

一、校园占地面积

丈量错误。2013年年报中校园占地面积4458平方米，实际测量为6132平方米。

2.更新数据不及时。因***原因，学校占地面积减小（增加）***平方米，但在年报中未进行及时更新。

二、校舍面积

2013年年报中校舍建筑面积994平方米，实际测量为792.1平方米。出现误差的原因是：

1.丈量方法不一。年报数据中校舍面积包含建筑物散水面积，但本次测量时不含散水面积。

2.丈量错误。因测量方法有误，导致建筑面积出现错误。

三、规划校舍面积超出生均建筑面积

我校规划校舍总建筑面积988.72平方米，已超出生均建筑面积，主要原因是我校是一所六年制完全小学，学生人数较少，若修建面积较小的教学用房不符合采光、通风等设计要求，且各种功能用房又不能缺少，这样以来，导致规划校舍面积超出生均建筑面积。

综上所述，我校在编制校舍项目规划中，按照学校实际状况，本着实事求是，缺什么补什么的原则，在满足最基本办学需求的前提下，进行了规划编制。

数据说明 篇3

中华全国手工业合作总社信息数据直报系统是依托于中华全国手工业合作总社网站 (www.chicoop.org) , 能够实现全国各级联社组织和企业的信息和数据的直接报送和发布。其具体使用说明如下

第一、首次登陆, 进行身份的识别和确认

1、登陆总社网站www.chicoop.org

2、点击页面右上角“直报系统”

3、输入分配给您的用户名、密码和系统自动生成的验证码

4、点击“注册”, 录入个人身份信息

5、点击“修改密码”设置您自己的私人密码

第二、如何实现信息的报送

1、登陆信息数据直报系统, 点击“信息发布”

2、编辑您所需要发布的信息, 在确认无误后, 点击“添加”

3、您的信息发布后, 会进入系统信息库, 工作人员在对您的信息进行审核确认后, 您的信息将在总社网站上进行发布。

第三、如何进行信息的修改

1、您的信息在未被工作人员审核确认前, 可以自由进行删除修改

2、点击“我的信息”查找到您打算修改的信息

3、点击“修改”, 对该条信息进行修改, 点击“删除”, 该条信息将被删除

4、修改完成, 确认无误后, 点击“保存修改结果”, 文章修改完成

5、您的信息通过工作人员审核之后, 您将无权进行修改, 如有修改需求, 请与网站工作人员联系。

第四、如何实现数据的报送

总社数据直报系统, 分为联社数据和企业数据两种类型, 其上报流程略有不同。

(一) 上报联社数据

1、登陆信息数据直报系统, 点击“数据上报”

2、选择“中华全国手工业合作总社基本情况表 (联社) ”

3、点击下载“中华全国手工业合作总社基本情况表 (联社) ”下载

4、报表填报完成之后, 选择对应的报表日期, 点击“浏览”, 查找到对应的报表文件实现上传

5、如有其他问题需要说明, 可通过文件说明进行标注

(二) 上报企业数据

1、登陆信息数据直报系统, 点击“数据上报”

2、选择“中华全国手工业合作总社基本情况表 (企业) ”

3、点击下载“中华全国手工业合作总社基本情况表 (企业) ”下载

4、报表填报完成之后, 注明企业名称, 选择对应的报表日期, 点击“浏览”, 查找到对应的报表文件实现上传

5、如有其他问题需要说明, 可通过文件说明进行标注

第五、如何查询己上报的数据

数据上报之后, 工作人员会将数据进行审核, 点击“我的数据”您可以查询数据上报的审核状态, 如显示“已审核”, 说明您的数据上报已经成功, 在您的数据未被审核通过之前, 您可以对您所提交的数据进行修改和删除, 一旦通过审核, 您的数据将无法修改和删除。

第六、在信息上报过程中需注意的事项

1、关于信息中图片的处理, 信息数据直报系统可实现图片的上传, 系统对图片的大小有具体的要求, 不超过200k大小, 建议图片上传前首先对图片大小进行设置

本科评估数据平台操作说明 篇4

近几年来，我国高等教育实现了跨越式发展，步入大众化阶段。教育部为了进一步保证高等学校的本科教学质量，开展了“普通高等学校本科教学工作水平评估”工作，以建立具有中国特色的高等教育质量保证体系。各高校充分重视评估工作，按照“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”的原则，努力提高本科教学的质量和水平。

在充分总结第一轮本科教学工作评估的成绩和经验的基础上，为了充分利用现代信息技术，进一步提高评估工作效率和质量，教育部高等教育司和教育部高等教育教学评估中心于2007年底着手开始建设“全国高校教学基本状态数据库系统”，该系统的研制工作由华中科技大学、中山大学和北京师范大学承担。

系统利用信息和网络技术，按照教学工作的规律，把高等学校与本科教学工作相关的数据按照一定的逻辑关系组织起来，由此形成的反映教学运行状态的数据库。其作用如下：

1)为高校质量保障体系建设服务

高校通过数据采集和管理，可以加强信息化建设，准确把握自身的教学基本状态；利用系统中提供的数据分析和辅助评估功能，可以进行自评自测，以此建设和完善本校的教学质量保障体系。

2)为教学工作评估服务

评估专家通过登录本系统，可查看高校上报的数据，增加对高校的认识和了解，利用其中的教学评估系统，可以进行教学工作评估的初评，为进校评估打下基础。通过使用该系统，可减少专家进校考察的人数、时间和精力，减轻被评估高校负担，从而进一步提高评估水平和工作效率。

3)为政府提供预测决策信息

该系统将提供数据统计分析、挖掘、预测与决策等功能。在各高校按照要求将数据填报完毕后，系统可创建统计指标和统计报表，实现任意查询和关联分析，生成各种查询表、统计表以及分析、预测表，I 用于教育预测和决策支持，同时方便高校和科研机构利用系统数据开展对比和分析，提高教育科学决策水平。

4)部分信息对社会公开，为公众服务，促进社会监督。各高校上报并通过审核后，根据教育部要求，将向社会公众开放部分数据的查询权限，社会公众通过查询和对比高校的办学条件、教学工作等方面的数据，进一步了解各高校的办学情况，实现公众对高校教学工作的网上监督和评估，增强高校提高本科教学质量的动力。

全国高校教学基本状态数据库系统的开发和应用是一个复杂的系统工程，不仅涉及到指标体系的研究设计、数据库的设计、数据库各项功能的研发，还涉及到高校数据填报工作的组织管理、教育管理部门的数据审核、专家的使用、系统的使用培训和用户意见的反馈和修改等工作，因此，需要各有关高校在教育部的领导下，共同努力推进系统的推广与应用，对于在系统使用过程中的任何问题和建议，欢迎与项目组联系，以便不断改进和升级系统。

在此，向各试用高校表示真诚的谢意，并期待您的反馈意见和建议。

我们的联系电话：***，***，***。E-mail：leoxuna@gmail.com，xiaodong-xu@hust.edu.cn

全国高校教学基本状态数据库系统项目组

二〇一一年六月

II

目 录

前 言...............................................................I 第一章 系统初始化...................................................1

1.1 系统登录............................................................................................................1 1.2 初始化本校信息.................................................................................................2 1.3 用户设置............................................................................................................2 1.4 设置页面访问权限..............................................................................................3 1.5 在填报页面查看名词解释...................................................................................4 第二章 数据指标体系说明.............................................5

2.1 数据库指标体系的设计原则................................................................................5 2.2 数据库指标体系的研制方法................................................................................5 2.3 数据库指标体系的具体内容................................................................................6 第三章 典型页面介绍.................................................7

3.1 普通文本型或数字型..........................................................................................7 3.2 上传文件与下载附件型.......................................................................................7 3.3 网址链接型........................................................................................................8 3.4 普通二维表格型.................................................................................................9 3.5动态二维表格型..................................................................................................9 3.6 多行文本输入页面............................................................................................10 3.7 通过Excel导入................................................................................................11 3.8 PDF文件下载....................................................................................................11 第四章 数据填报的组织工作..........................................12

4.1 参加培训会议并获取相关材料..........................................................................12 4.2 完成本校信息初始化........................................................................................12 4.3 成立数据采集领导小组等机构..........................................................................13 4.4 召开校内工作布置会........................................................................................13 4.5 网上填报数据...................................................................................................13 4.6 确认填报数据并报送........................................................................................13

III IV

第一章 系统初始化

本数据库系统的网上填报地址为http://udb.hust.edu.cn（教育网）和http://udbt.hust.edu.cn（电信网），各高校根据本单位网络情况选择任何一个网址登录。登录系统后，请首先进行系统初始化工作。1.1 系统登录

系统首页界面如图1所示，在登录区域输入用户名和口令后登录。学校登录用户名和口令由教育部主管部门或省级教育主管部门生成和密码初始化。

图1 系统首页界面

登录成功后，显示高校用户菜单，初始化本校信息、设置本校用户和设置用户访问权限。如图2所示。

图2 高校用户管理菜单 1.2 初始化本校信息

初始化本校信息包括初始化学校基本情况、校训办学思想、院系和其他教学单位情况、学科专业情况、学校面积、学校发展规划和校友会与社会合作等7个部分，这7个部分必须依次进行初始化，完成后才能开始填报表格。如图3所示。

图3 初始化本校信息

注意：在本系统中，所有填报表格中背景标记为灰色的数据项都是选填项，这些数据项在年报时可不填，在接受评估前一年应填上；没有标记的数据项为必填项，必填项如果没有填写，则无法提交。

1.3 用户设置 1.3.1 添加用户 为方便填写，本系统实行两级用户管理，学校级用户和院系用户，可以设置多名学校级用户，用于全校性数据的填报和所有数据的审核，院系级用户根据权限只能填报部分涉及院系数据的表格，一般来说可为每个院系设置一个院系级用户。在添加用户时必须指定用户级别，即：属于学校级用户还是某个院系的用户。添加用户的方法为用户管理添加校级用户，界面如图4所示。添加院系级用户方法类似。

图4 设置本校用户

1.3.2 设置用户权限

点击“用户管理”后，就进入到“设置用户权限”页面，如图5所示。

图5 设置用户权限

本系统中的用户分为管理员、信息管理员、数据管理员、数据录入员、数据查询员和信息报送员几个类别，可分别负责系统管理、信息发布与管理、数据管理与审核、数据录入管理、数据查询查询和数据报送等功能。

1.4 设置页面访问权限 系统管理员可对相应的用户分配特定页面的访问权限，如：指定院系用户填报某些表格，具体方式如图6所示。

图6 设置页面权限

1.5 在填报页面查看名词解释

在填报的过程中，每个页面，均可以通过点击该页右下角的“本页名词解释”来查看该页的每个数据项的内涵，以保证数据的有效性。如图7所示

图7 查看本页名词解释（数据项内涵说明）

第二章 数据指标体系说明

2.1 数据库指标体系的设计原则

数据库指标体系立足于反映高校教学工作的基本状态，既为本科教学工作评价提供数据支持，又为教育主管部门提供决策依据，同时为社会了解高校、对高校提出建议和意见提供渠道。在研制指标体系过程中遵循了下列原则：

1、科学性原则：数据库指标所采集的数据应真实、客观、准确，同时具有原始性，即：尽量不采集衍生数据，如增长率或比率，而是通过采集原始数据后，由数据库系统自动生成各项工作中所需要的衍生数据。

2、系统性原则：数据库指标体系应反映教学工作的全貌和规律，包括教学工作的环境、条件、主体、状态和效果；指标以定量数据为主、以定性描述为辅。

3、操作性原则：数据库指标应可测量，易采集，获取方便。同时要充分考虑数据采集和管理的工作量，通过教育部和学校两个层次的合理分工，将国家层次数据库的指标数量控制在一定范围之内。

4、导向性原则：数据库指标体系应反映教学工作的时代特点和要求。例如：在指标中加入高等学校教学改革与教学质量工程的内容，以推动“质量工程”相关工作的开展。2.2 数据库指标体系的研制方法

数据库系统研制的主要目的之一是为高校本科教学工作评价服务，因此，遴选数据库指标充分考虑了我国各个时期、各类高校本科教学工作评价的数据要求；这些评价活动包括：上世纪90年代实施的本科教学工作合格评价、本科教学工作优秀评价、本科教学工作随机评价，以及本世纪以来实施的本科教学工作水平评估。

数据库系统指标体系反映了教学工作的基本状态，因此，数据库 指标参考了国外高校教学工作评价和质量保证体系的研究成果；例如：美国、英国等国家大学排行榜的指标体系，美国、英国、日本、澳大利亚等国家的高校内部质量保证体系的评价指标。此外，还借鉴了发达国家教育数据库的建设经验，同时注意与我国已有教育数据库的衔接。例如：本系统参考了美国教育部国家教育统计中心的数据库指标和结构，兼顾了与我国“高等教育基层统计报表”的数据共享。

从数据采集的深度来看，“全国高校教学基本状态数据库”作为国家层次的数据库，采集的数据包括学校、院系和专业等层次数据，不涉及所有教师、学生、课程等微观层次信息。涉及微观层次信息的数据库（教师库、课程库、课表信息、学生库、成绩库、设备信息库、管理制度网站）是各高校信息化建设的范围，由各高校自行建设和管理。国家层次数据库以校园信息化工程为依托，与高校层次数据库通过网络相联，并可相互访问。以此保证本数据库的高效率和低成本。2.3 数据库指标体系的具体内容

为了方便各高校填报数据，课题组根据高校管理的特点，对所有三级指标进行了排列组合，形成了学校概况（在初始化中）、师资队伍、教育教学、教育经费、教学科研仪器、教学条件、学生基本情况、学生课外活动、科研情况、学科建设等十个数据群，最后还有一个特殊情况说明。同时，将数据库指标称为数据项，以便与评价方案中的指标相区别。

作为覆盖全国不同类型高校的教学基本状态数据库，应该既反映所有高校的共性，又反映不同学科、不同类型高校的个性，因此，该数据库系统除了上述反映共性的一个主库之外，还有三个反映个性的子库。这三个子库分别是：医药类院校或有医药类专业的综合性大学填写的医科信息子库（39个数据项）、体育类院校填写的体育信息子库（37个数据项）、艺术类院校填写的艺术信息子库（42个数据项）。

数据项以填报表格的形式呈现给高等学校，数据项的内涵通过名词解释的方式提供给用户。具体内涵及名词解释参考《全国高校基本状态数据库系统数据项内涵说明》。

第三章 典型页面介绍

本系统中有95个填报页面，但归纳起来，共有八种典型页面，在此分别介绍八种页面的填报方法，其他页面参考此八种页面。3.1 普通文本型或数字型 普通文本型或数字型是指，在表格相应位置的文本框中输入普通文本或者数字，全部填写完毕后，点击“提交”或“确定”按钮即可。如表I 学校基本信息，该表为普通文本型，在相应文本框中填入相应信息即可，如图8所示。

图8 普通文本型填报页面

3.2 上传文件与下载附件型

上传文件型是指需要在填报页面指定的位置上传文件，一般为Word或Excel文件。如表Ⅵ 学校发展规划，在该页面中“发展战略规划”等指标需要上传文件，点击“文件上传”，找到要上传的文件开始上传文件，完成上传后然后点击下面的“提交”按钮，即可保存。如果要上传多个文件，需要先打包压缩，然后再上传。如果文件已经上传成功，则在相应的指标后面会出现“数据库已存在文件”的提示，点击后面的“查看”按钮可以浏览已经上传到服务器上的文件。如图9所示。

图9上传文件型

下载附件是指把上传的文件进行打包压缩后下载到本地，用户予以保存，以便今后使用。例如：高校用户登录后会看到如下界面。

图10下载附件导航界面

在图10中，点击“师资队伍”后面“下载附件”，出现如下提示框

图11 附件保存界面

点击该连接，根据提示操作，可以把“师资队伍”的附件一次性地下载到本地。

注意：下载的附件是zip压缩包，查看里面的文件需要相关解压工具，如WinZip、WinRAR。3.3 网址链接型 网址链接型是指在对应位置填报相关网址，系统可以通过点击“链接”按钮，打开所填写的网址。如表1-2 “师资队伍概况”中有学校教师库链接，填入教师库的网址后，点击右边的“链接”按钮，可打开相应的网页。如图12所示。

图12链接地址型

3.4 普通二维表格型

二维表格型是指填报的数据项构成一个二维表格，填报的数据分为行和列，行列的文本框内均需要填写数据。如“表Ⅴ 学校面积”，在该表中，行数据有学校产权、非学校产权、独立使用和非独立使用，列数据有占地面积，非占地面积等，在行和列交叉的文本框中填写相应的数据。表中数据之间可能会有一定的关联性，在填表时应予以注意，填写的数据要符合要求。如图13所示。

图13 二维表格

3.5动态二维表格型

有些表格是根据需要填写的数据量情况来手动添加行数，每次需 要输入一行新的数据时，要先手动点击“添加行”按钮，所有数据填写完成后，可以点击“提交”按钮提交所有数据，也可以点击每一行后面的“保存”按钮保存一行数据；数据保存后如需要修改时可以点每行后面“编辑”按钮，开始编辑每行的数据，修改完成之后请点击行后面的“保存”或表格下方的“提交”按钮进行保存。如果需要删除某行，则点击该行后的“删除行”按钮，该行数据就会被删除。例如“表1-1校领导基本信息”，在该表中，可以根据本校的校领导数量，通过逐次点击“添加行”按钮，添加多个校领导的信息。如图14所示。

图14 二维表格

3.6 多行文本输入页面

如图15所示，表单中有多行文本的输入框，一般情况都有输入字数的限制，输入的过程中文本框的下方有输入字数的提示。

图15多行文本输入界面

3.7 通过Excel导入

本系统对部分内容比较规范的表格实现了通过Excel导入的功能，如表2-27-1 院(系)教学效果——本科生学科竞赛获奖情况。首先点击“下载模板”，将Excel模板下载到本地电脑上，在本地电脑上填写该Excel文件的内容，注意在填写过程中不要更改Excel文件的结构，填写完毕后，点击“导入”按钮，选中填写好的Excel文件后，系统会自动将Excel中的内容导入到系统相应的表中。如图16所示。

图16 通过Excel导入

3.8 PDF文件下载

如图17，高校用户登录后会看到如下界面，在导出栏会看到“生成PDF”的链接，点击该连接就会把对应页面类别下所有上报的数据生成PDF文件，根据提示操作可以把PDF下载到本地进行查看。

图17下载PDF文件界面

每页填写完毕后，首先点击“提交”按钮保存填报好的数据，然后再点击“下一页”进入下一页的填报。如果需要跳转某特定页面，则点击“返回”或“返回导航”按钮，进入到导航页面，再打开相应的填报页面。

第四章 数据填报的组织工作

由于填报内容较多，时间较紧，为保证填报工作顺利进行，建议填报单位按照以下程序组织填报工作。4.1 参加培训会议并获取相关材料

采集院校确定数据采集负责部门并派人参加教育部和项目组组织的培训会议，并领取相关材料，主要材料包括以下几个部分：

1.《全国高校教学基本状态数据库系统用户手册》 2.《全国高校教学基本状态数据库系统填报表格》 3.《全国高校教学基本状态数据库系统数据项内涵说明》 4.本校登录的用户名和口令

《全国高校教学基本状态数据库系统填报表格》与网上填报系统 《全国高校教学基本状态数据库系统数据项内涵说明》（以下简的填报页面一一对应，以方便院校填报数据的编制工作。

称《内涵说明》）是对填报表格中每个数据项进行内涵说明，供填报院校参考，《内涵说明》中的编号与《填报表格》中的表格编号一一对应，以方便查找。

在培训期间，填报人员获得本校登录系统的用户名和口令，以便回校后及时开展系统初始化和数据填报工作。4.2 完成本校信息初始化

培训结束后，填报人员按照本手册第一章所述，登录系统并进行本校信息初始化，设置完成本校院系和专业信息，并为相应的职能部门和每个院系建立用户账号，设置密码，并赋予相应表格的访问权限。

4.3 成立数据采集领导小组等机构

各高校参加培训工作完成后，应成立数据采集领导小组以及办公室，应由学校主要领导担任组长，分管校领导担任副组长或常务副组长具体负责指导开展工作，各相关职能部门和院系主要负责人担任领导小组成员，成立领导小组办公室，设专门人员负责数据的任务分解、动员、填报、督促和检查工作，以保证数据填报进度和数据质量。4.4 召开校内工作布置会

领导小组组织召开校内工作会议，召集各相关职能部门和院系进行数据采集和填报工作的动员与培训。在会议上，根据本校实际情况，将《填报表格》进行分解，下发到各职能部门或院系，并培训有关人员，使用网上填报系统。4.5 网上填报数据

在规定的时间内，学校组织各职能部门和院系在网上进行填报，学校数据采集领导小组办公室注意检查填报格式和填报进度。4.6 确认填报数据并报送