现场采购服务（精选5篇）
现场采购服务 篇1
摘要：结合现场采购管理工作, 从采购管理现场服务的准备工作, 采购现场的文件管理, 采购现场的常见问题处理, 对采购管理中的现场服务工作进行了详细探讨, 对EPC总承包工程的采购管理的现场服务工作的如何开展具有一定的借鉴意义。
关键词：EPC总承包工程,采购管理,现场服务
采购工作包括前期的招标询价, 与厂家签订合同, 中期包括监造, 接货, 与厂家交流沟通, 后期包括设备质量反馈及售后工作, 而在EPC总承包工程中, 采购管理工作为其中重要一环节, 采购的设备不仅要满足设计人员要求, 同时也要及时与施工安装人员沟通, 满足现场施工安装要求。而一般来说在施工现场的工作作为采购的重要组成部分, 其重要性不言而喻。
1 采购管理现场服务的准备工作
现场无小事, 不要小看准备工作, 只有准备充分, 工作才能顺利开展, 而从作者在现场服务的情况来看, 很多刚到现场的通知因为准备工作未做好, 而影响了后续工作。一个管理完善的EPC总承包工程现场, 需要进行的准备工作一般有以下: (1) 领取劳保物品:工作服、工鞋安全帽、口罩、手套、对讲机、各种文具。特别说明一下对讲机, 对于比较大的现场, 建议配置, 10人以内的现场, 可以不用。 (2) 自行准备的物品:照相机。现场采购管理人员照相机必须人手一个, 而且每次去现场都要携带, 因为很多事情文字描述不如一张照片来的省事, 这里着重强调, 照相机要携带方便。一般来说所有的劳保用品均可以在现场领到, 相机还是最好自己携带较好。
2 采购现场的文件类别及管理
接下来将按时间顺序来说明采购现场服务会产生哪些文件, 每个文件对应的工作量和注意要点是什么。采购现场服务的工作基本上是环环相扣的, 前一步工作做得好, 后一步工作就会省很多事情。如果疏忽任何一项工作, 那么接下的工作将要消耗前一步工作的十倍精力去弥补, 这个将在后续详细说明。
2.1 发货通知、催交函
发货通知、催交函, 一般来说国内的EPC工程项目其发货通知、催交函主要需要下面几个内容:
(1) 提醒厂家对随机资料和备品备件单独包装。
(2) 提醒厂家对有特殊保管要求的零部件单独注明。资料单独包装、备件单独包装, 因为在EPC中资料和备件的接收方与设备安装件的接收方有可能不是一个单位, 所以单独存放利于后续开箱工作的进行。
(3) 给出项目所在地的指示地图, 一般来说物流送货司机不是很熟悉路况, 给其地图一目了然, 提高工作效率。
(4) 其他需要厂家提供的有关物流的信息, 并且把卸车信息提供给相关单位。
2.2 设备到货交接单
国内EPC项目到货交接单以厂家或者物流公司的底单为主, 主要是反映收到某合同多少件货物, 不涉及件内装了多少东西。由于各家运输公司底单不一致, 交接单需要各方人员签字确认, 需要着重记录的一栏是检查记录, 通常运输公司的底单在检查记录一栏空白都是默认到货完好的, 所以在设备到货时对货物情况需要着重核实, 裸装货物查看外观, 有问题记录, 没有问题就是完好, 箱装货物查看包装, 如有破损如实记录, 没有破损记包装完好, 这对后续的开箱检验工作是有很大帮助的。
2.3 设备到货开箱单
设备到场后的主要工作就是开箱, 笔者认为这是采购管理现场服务人员的核心工作, 同时也是现场最复杂、变化情况最多的工作。需要强调的是:裸装件是没有开箱手续的, 开箱单只针对箱装货物。
(1) 先说开箱的优先次序, 首先要开箱点货的应该是到货交接单中注明破损的货物, 越破越要早开箱, 赶紧清点内部货物的实际情况, 对破损箱件的开箱确认优先级高于合同约定必须有厂家人员参与的开箱工作。也就是说, 有些设备, 厂家明确要求要有其服务人员在场才能开箱, 但是到货时箱件有破损, 这时厂家人员又没有在场, 在拍照并明确告知厂家后, 需要立即清点箱内设备, 对于散件, 需要找室内存放。然后是有厂家服务人员在场的箱件要优先开箱。厂家人员在场, 责任明确, 很好界定, 一个是大部分要求人员在场才能开箱的厂家都是要收取服务费用的, 优先开箱也可以节省服务的时间。
(2) 开箱工作的另一个原则:单一合同集中开箱, 减少单一合同的开箱次数。如必须多次开箱的也要让几次开箱的间隔尽可能短。因为不把一个合同项下的所有箱子开完, 就不可能知道这个合同供货的整体情况。如果多次开箱, 前后如果出现不止一次问题, 不仅开箱工作本身变得工作量加大, 联系厂家进行问题处理的工作量也变大。现场的安装单位偏向于安装到哪里箱子才开到哪里, 有时一个合同几十个箱子, 他们只开一两个就不再往下开了。通常的理由如下:没有地方放、不好保管容易丢、没有人。实际情况是, 他们的自采购材料都有地方放, 也有人保管, 而且每个现场安装单位都是由库管的, 所以以上理由都不成立。多协调很重要, 让施工安装工程师意识到开箱单是对他们很重要的文件非常重要。
(3) 开箱过程中的记录:首先强调开箱单要给所有参与开箱的人员复印一份, 开箱单上必须有各部门人员的签字。对于EPC项目, 开箱工作必须有施工开车部人员参与, 这样做有很多好处, 如果安装单位咨询某些设备是否到货, 到货设备是否到全, 不用采购现场服务人员再消耗精力核实, 安装工程师参与开箱并留有开箱单复印件, 他们自己就可以回答了。特殊情况均需在开箱单记录, 除少件情况外, 零部件的损坏情况均需拍照。
(4) 实际开箱过程中, 可以灵活掌握开箱的情况, 在现场, 直接在装箱单上进行记录和清点其实是最为方便的, 开箱单着重记录开箱中的问题和所开的箱号。
2.4 厂家来人服务通知
厂家来人服务通知, 设备开箱后, 就进入了安装期, 在安装过程中, 就开始有了厂家人员来现场服务的需求。通常厂家需要来现场服务涉及如下内容:指导安装、调试。一般都应预先通知厂家设备对应的安装工程师的联系方式, 让厂家人员在派出前, 了解现场具体让他们承担哪些工作和实际现场需要他们的时间。这一点对工程的进度也很有影响。需要采购管理的现场服务的人员将厂家服务人进行管理和帮助, 只有厂家服务人员最了解他们的设备, 也只有调动他们的积极性, 才能为现场更好的服务, 切忌在现场对厂家人员颐指气使, 会大大影响工程质量和进度。
2.5 设备问题反馈单
设备运抵现场以后, 由于各安装单位, 设备厂家, 各接口的理解不同, 于是存在着各类问题, 由于设备的问题千差万别, 所以设备的问题反馈单也有很多种类, 设备问题反馈单的原则性要求就是把设备存在的问题反馈清楚, 有利于各方面的沟通, 能及时解决所存在的问题。
3 采购管理现场的常见问题处理
现场的采购管理中会有各种问题出现, 所有问题都需要有纸质版的文件留底备查, 最好能够有扫描件, 将会大大方便工作, 不论是将问题反映回公司本部还是厂家, 都是以联系单的形式进行, 不要只打电话。之前一个环节, 有两项文件是要作为设备问题反馈单的素材的, 就是:到货交接单、开箱单。加上拍的照片就构成了问题反馈的全部素材, 要用好这些素材。
3.1 到货设备发错问题
到货的设备大部分都是不需要处理的, 但有时侯到货箱件数量和厂家发货数量不一致, 有可能是一个项目几个工地之间的货物发错, 除了这种错误, 还可能会是厂家自己漏发或者把别的项目的设备发来的情况, 这种情况组织好之前提到的素材, 如实反映给相关人员即可。
3.2 开箱货物有破损
开箱遇到的货物破损主要有如下情况:厂家本身加工错误, 造成设备无法安装;运输过程造成的损坏;到货设备是好的, 但是和合同约定的技术参数不符。前两种比较好判别, 就不再详细说了。重点说说第三种, 到货设备是好的, 但是和合同约定不一样, 这个需要开箱人员了解合同中的详细约定, 如果没有出厂检验的话。认真对比到货设备与合同要求。还有需要注意的这种到货和合同约定不一致的情况大体还有:配件品牌与合同约定不一致, 比如泵的电机, 在某项目就发生过厂家到货电机和合同约定电机品牌不一致的情况, 发现情况后也是联系厂家进行了免费更换。所以现场服务的采购管理, 在开箱后务必收集相关信息, 与合同进行细致对比。这个工作量是很大的。而且由于开箱时不可能拿着合同去, 这个工作需要在开箱完成后, 做大量比对工作, 请不要忽视。
3.3 到货或开箱货物无法清点或辨认
有时候供应商提供的实物与装箱单对比根本对不上。如果现场急需安装, 就明确告知厂家, 耽误工程进度需要索赔, 一般厂家都会赶紧发准确的详单过来, 以便于现场清点。这里强调一下现场服务人员的工作细致程度问题, 这里举个某现场某安装工程有限公司的例子, 材料员清点阀门的时候, 是先清点阀门数量, 然后将所有法门的配对法兰和垫片、螺栓螺母找来, 一个一个装配起来的, 保证每一条螺栓能够使用, 每一个阀门的法兰和垫片都符合才算清点完毕, 非常的认真, 这样既不容易丢, 也好清点。
3.4 在安装过程中部分零部件缺少或损坏
只要前面的到货交接和开箱工作做得足够好, 如果出现这个问题, 现场采购管理就可以理直气壮的说, 这是现场丢的或者现场弄坏的了, 谁该补谁补去, 如果安装单位弄不到比较特殊的配件, 采购可以再从厂家采购, 但是钱该扣谁的就扣谁的, 采购所有现场的工作产生的价值和为公司节约的成本将在这一环节体现。管理优秀的现场, 将是一个基本不产生这个问题的现场;管理一般的现场, 将是一个产生较多此类问题, 但是说得清楚责任的现场;管理混乱的现场, 是一个产生大量这类问题, 还说不清楚是谁的问题的现场。
4 结束语
现场服务作为采购管理中的重要一环, 如果采购管理现场工作做得管理清晰, 责权明确, 则会使EPC总承包工程无后顾之忧, 也有利于提高现场的项目进度, 让各部门配合运行流畅, 因此需要加大采购管理现场服务的力度和提升其在EPC总承包项目中的重要性。
参考文献
[1] (美) 科兹纳.计划、进度和控制的系统方法[M].杨爱华, 等译.北京:电子工业出版社, 2010.
[2]杨吉华.采购管理简单讲[M].广州:广东经济出版社有限公司, 2012.
现场采购服务 篇2
设备采购管理是工程总承包项目管理的重要组成部分,是工程项目建设的物质基础,其对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义,甚至起着决定性的作用。
在总承包项目中,设备费用在总承包合同价款中所占比重近乎一半,设备采购管理是否到位,直接影响到整个项目的费用控制;设备采购管理主要包含了采买、催交、检验和运输四方面的工作。而到场设备的管理工作的好坏将直接影响下一步的安装工作。
在人员有限、设备采购现场工作经验不足的情况下,项目采购部如何能更好的完成总承包项目下的设备采购现场工作需要我们去思考和探索。
2 现场采购服务工作
2.1 设备、随机资料的开箱验收与移交
1)设备的验收与移交。
设备到场后在卸货前应进行检查,若发现设备有破损情况,应保持其原有状态,并留有影像记录,以便划分责任;要求各方在到货清单上签收设备,并认真保存到货清单,及时填写并签署《现场开箱检验记录及验收证书》。
2)随机资料的移交。
在及时解决现场设备问题的同时,现场设备工作的重点逐步向资料整理、办理设备投产验收等方面转移。由于鄂尔多斯项目到货设备无集中仓储条件,且为了防止不具备安装条件的设备开箱后造成丢失、损坏,故多数设备由施工单位封箱保管,因此大量设备随机开箱资料及设备安装图纸散落于众多施工单位手中。先从施工单位收回的杂乱资料堆放于特意空出的房间内,再对照合同逐一将每份设备资料、产品合格证等按合同编号分拣、装袋。填写《随机资料移交单》,并装订成册。随时将设备决算过程中设备供方补供的设备资料插入。
3)卸车问题。
设备采购合同供货范围包含卸车义务,而实际运行过程中,由于设备供方没有人员到现场组织卸货,因此只能采取委托卸货、代扣费用的方式组织卸货。
2.2 催交设备、组织现场服务、督促业主资金
现场每日召开工程例会,会上施工单位、业主管理人员、监理等汇报工程进度,同时提出设备到场时间要求或到场设备存在的问题。采购人员需对本次会上或上次会上需落实的问题给出答复,这就要求采购人员应掌握各合同的设备制造、运输情况及服务人员行程安排。当然,这些信息的来源只能建立在电话联系的基础上。因此为兼顾催交和现场问题的处理,现场采购人员要责任分工。部分同志负责跑现场,另外的同志主要在办公室守着电话负责联系、记录、接发传真,到场服务人员的接待、记录等工作。
采购人员应了解现场设备安装进度,这样既能对设备及服务人员到场时间安排做出预见,又能避免工作的被动,防止施工单位推托责任。负责催交工作的人员随时填写《设备合同催货一览表》《现场服务人员签到表》。现场常会遇到供方服务人员刚离开,施工单位又提出安装、调试中的诸多问题需要人员返回,因此现场服务人员离开必须由施工单位确认、签字。即填写《技术服务反馈表》后才能允许服务人员离开现场。采购人员需了解清楚服务人员到场要解决什么问题,以便设备供方做好相应的技术、材料、人员的准备工作,高效、快速的到场解决问题。为避免供方服务人员重复到现场,对于以传真方式可以解决的问题,最好采用传真方式;或由施工、调试人员与供方技术人员直接沟通。在现场催交设备的同时,要关注业主资金问题,即使明知业主无能力支付,也应经常向业主发出书面的催款通知,以此作为日后与业主商谈工期延误等问题的书面依据。
2.3 现场工作的移交
当采购人员离开现场,相互进行工作移交时,离开现场的同志要对现场问题进行详细的梳理,将问题的内容、目前解决的程度、具体联系人员等信息以书面方式汇总。接收的同志就此能很快进入工作状态,避免由于人员调换而影响现场的工作。
2.4 设备投产验收与决算
设备采购合同的各付款阶段分为:预付款、发货款、到货款、验收投产付款、质保金。
其中到货款、验收投产付款、质保金的支付需要现场提供相应的付款凭证,即《现场开箱检验记录及验收证书》《合同设备验收投产证书》《合同设备保证期满证书(含结清证书)》。上述证书的签署贯穿了现场设备管理工作的几个阶段,也是各阶段工作完成的标志。即:现场开箱检验、设备投产验收、质保期结束验收。
3 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题及解决办法
3.1 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题
1)个别制造商不能恪守承诺、履约能力差,在发货款已支付的情况下,部分现场急需安装设备不能如期到场,制约工程进度。
2)成套供货装置总体运行稳定,但由于其个别配套设备质量差,影响整套装置性能。
3)个别供货商制造工艺落后、设备制造过程缺乏质量控制手段,导致到货设备存在质量缺陷,无法满足现场生产需要。
4)现场到货设备无条件入库集中存放,加之施工单位保管不善,个别设备及随机资料在存放及二次倒运过程中丢失损坏。
3.2 问题产生的原因分析及解决措施
1)深入、细致地做好招标阶段工作,从源头避免和降低质量风险。
严把合格供方推荐关,合格供方推荐包括成套设备供方推荐及具体合同中配套设备供方的推荐。严把合格供方推荐关,杜绝无技术、无能力、无信誉的“三无”企业参与项目是保证设备质量的基础。一个项目涉及的设备种类繁多,且每种招标设备至少需要3家供方竞标,则一个项目需要的合格供方数量非常大,因此把所有的合格供方全部考察一遍是不现实的。这就要借助于实地考察、合作经历、业绩了解等手段综合性的对供方的技术力量、机加工、检验测试、生产资质、管理模式、社会信誉等各方面进行考核、评价,并做好详细的记录。目前,加工制造行业竞争激烈,落后企业被淘汰的同时,新兴企业也在逐渐的成长,因此设备合格供方也应不断的变化、更新。而且应根据合格供方的实力,对其按层次进行分类管理,并结合项目的实际情况,邀请相应同一层次的供方参与投标,否则,同为合格供方,但综合能力不在一个层次上,其报价是没有可比性的,而且长期以往会挫伤某些供方的积极性。在对合格供方进行认真筛选的基础上,同时应建立严格的合格供方推荐责任追究制度,即建立质量负责到底责任制;谁推荐谁负责责任制。因为只有借助于制度的约束和奖惩机制的落实,才能保证合格供方的推荐慎重、真实,进而才能保证合格供方的质量。
2)大力加强设备采购合同履行阶段的管理,努力实现保质、保量、如期的控制目标。
a.切实做好设备监制和验收工作。目前,缺乏对设备供方加工、检验、测试能力的了解;缺乏对合同履行过程中各制造节点的有效控制,以及对设备原材料质量、加工制造精度、装配质量的监督和检验,特别是出厂前的检查、验收是设备不能如期交货及到场设备制造质量难以保证的主要原因。但如何做好设备的监制和验收工作,使其充分发挥应有的重要作用,人员保证、组织协调有力是关键。首先,为适应总承包项目发展和不断增多的趋势,要保证有一批专业知识过硬、机加工工艺经验丰富、熟知设备验收规范、工作态度认真负责的人员来参与设备监制及验收工作。但目前采购人员的知识结构及业务范围主要侧重于商务,专业技术人员对于具体机加工工艺及设备验收规范了解不深,因此应针对具体项目外聘一些具有相关经验的人员,共同参与设备监制和验收工作。同时,应通过推荐、印发学习资料、集中授课、外聘人员讲解、现场学习实践等方式对本院采购人员、专业技术人员针对性的加强加工制造、检验、验收规范等内容的业务学习,且应将此学习内容纳入业务建设,制度化、规范化、考核化。其次,在项目组织机构中,专人负责组织协调设备监制和验收工作。在项目开始之初即着手编制项目设备采购合同监制、验收计划;相关专业参与人员安排,如需外聘人员,应事先提出具体要求和申请。在参加现场监制或验收前,负责人应组织相关人员结合具体合同的技术要求,明确监制或验收的项目、考核指标,并编制表格,准备技术资料。设备监制和验收工作务必落到实处,防止蜻蜓点水、走马观花,监制及验收记录应认真填写、归档,并建立相应的责任机制。监制和验收人员将所掌握的设备制造进度、制造质量等信息及时反馈项目部或项目现场,以便调整项目资金安排或现场施工组织。b.灵活运用资金支付手段,促进设备采购合同履行。在多数合同执行过程中,随着资金、设备在买方与卖方之间的转移,买卖双方的主动权在交替变化。因此设备采购合同的资金支付方式是控制卖方,促进合同正常履行的有效手段。在签订设备采购合同时应结合具体设备种类、设备的制造工艺、节点控制、所了解的供方履约能力、总承包合同的资金支付方式等内容制定针对该合同的付款方式。经双方签章生效的合同文本对合同双方具有同等法律约束力,同样,多数情况下卖方已完全按合同规定的条款履行合同义务,但由于业主方不能如期支付设备款,使我方陷入极为被动的局面,因此必要时应考虑垫付部分设备款。
3)加强现场设备管理,严格履行设备入出库制度。
a.做好前期库房规划。在项目初期,应根据本项目预采购设备内容,按不同的存储要求如防尘、防雨、保暖等将其大体分类,并考虑到便于运输、方便看管等因素,充分利用现场的现有条件,在设备到货前建立库房,并绘制项目现场库房布置平面图,同时应做好基础工作,如成立管理机构、制订工作程序、编制相应表格、了解具体设备存放要求等等。b.有序、高效做好库房管理工作。设备到场后,在各方人员共同参与下,根据合同供货范围开箱详细清点,并办理设备及随机资料移交手续。若发现缺件或质量问题,由采购人员立即通知设备供方解决。同时,库房管理人员应根据随机资料中规定的设备存储要求,将该设备入库妥善保管。对于随机资料中无该设备存储说明的,由采购人员向设备供方索取。
4 结语
现场设备管理在整个项目运行过程中承上启下,其对于及时发现供货设备的缺件和质量问题;保持设备出厂状态;保证设备安装工作的顺利开展;准确划分设备供方、施工单位的责任都起着非常重要的作用。希望通过本文能增强设备采购人员的现场采购服务水平,激发学习采购管理知识的热情,为我院工程总承包项目的不断发展作出贡献。
参考文献
[1]刘伯才.工程项目管理实用手册[M].北京:化学工业出版社1,998:10.
[2]胡德银,王华年.工程建设项目经理培训教材采购管理[Z].2000.
现场采购服务 篇3
现场采购管理是整个EPC工程项目的关键环节, 也是项目采购管理工作中至关重要的一环。现场采购管理工作具有工作地点的局限性、物资种类的繁多性、清点验收工作的复杂性等特点, 所以必须建立起一套完善的现场采购管理体系和工作流程, 包括物资管理、资料管理、技术服务和人员管理、货款支付管理等方面的内容。
在建立和执行制度的同时也需考虑现场情况的复杂性, 使其具有一定的柔性, 以保证现场采购工作能够快速、顺利地实施。其工作内容包含了设备物资到货后的清点、现场开箱检验、验收移交、设备的安装、调试服务的协调、性能测试和最终验收以及对供应商的考核、评价等诸多方面内容。
1 EPC工程项目现场采购管理具有的特点
EPC工程项目的现场采购管理工作具有显著的自身特点, 其核心主要集中在对采购合同的执行以及围绕采购物资开展的安装、调试、验收和售后服务等方面的工作协调, 同时包含了项目后期对货物的质量、厂家的售后服务等方面的评价工作。
现场采购管理工作具有以下特点。
1.1 工作场所以施工、安装的场所为中心
由于工程采购的物资是为工程建设服务的, 所以现场采购管理的工作场所均以工程建设中的施工、安装现场为中心开展, 虽然开展工作的地点具有局限性, 但是采购管理工作的地域范围并未因此缩小。
1.2 项目建设期间所需的物资种类繁多, 货物的验收和移交工作量庞大
工程建设项目的承包范围一般包括整条生产线的建设或整套系统的建设, 其不但包括了生产所需的设备和材料, 还包括辅助设施和一些生活设施, 采购范围涉及到的物资种类繁杂, 数量众多。采购物资运抵现场后, 不但需要对物资、资料进行数量的清点, 还需核实是否与合同约定相一致, 作为安装前的检验和验收, 现场开箱检验就显得尤为重要。物资到场后, 交接和验收工作量大, 特别是某些以零部件的形式运输到场后进行现场组装的设备 (如胶带输送机等) , 并且存在许多量化困难的物资 (如耐火材料、电线电缆等施工材料) , 给货物的清点和验收工作带来困难。
1.3 某些物资的现场检验必须由专业人员完成
物资设备的现场检验工作是保证安装调试工作能否顺利开展的前提, 除了标准通用设备的现场检验只需对设备外观和数量进行清点外, 有些设备必须由专业人员完成安装之前的检验工作。
现场开箱检验工作最好在设备到货后1周内进行, 且由专业人员完成, 能够及时发现问题并立即进行处理, 避免影响项目工期, 造成经济损失。
1.4 需要快速、如实反映现场问题, 并协调服务人员尽快处理
工程项目建设的各个阶段均会出现各种问题, 特别是安装调试阶段, 各种问题层出不穷, 某些问题的出现直接影响了工程整体进度的推进, 所以现场采购人员必须能够如实、快速的发现并反应问题, 包括设备质量瑕疵造成的问题, 现场施工人员的安装、操作失误造成问题, 设计与到货设备的差异造成的问题等等, 根据问题产生原因和性质的不同, 协调设计、供货商、施工方等各方人员尽快处理, 以保证项目进度目标的实现。
1.5 文档收集、整理和归档工作量大
现场文档包括设备的图纸、资料、合格证、安装指导说明书、进口设备的原产地证明、外购件说明书、操作手册、维修、保养手册、特种设备的生产、制造许可等。
2 EPC项目现场采购管理现状
由于各个工程项目现场条件千差万别, 同时项目建设期间对于工程实体进度的关注程度远远大于对其他方面的关注, 导致项目现场存在诸多问题, 主要问题有如下几种。
2.1 到货计划的缺失导致工作量成倍增加
设备的进场和到货计划是开展设备催交、安排卸车机具、协调安排人力资源、提供仓储、保管条件的必要基础, 计划必须明确, 且须根据施工、安装进度及时提交设备物资进场计划并适时调整, 如果能够做到设备进场后就基本具备安装条件最好。
2.2 开箱工作不细致导致后期问题无法处理
设备运抵现场后对设备的数量进行清点和外观进行检查无误后, 开箱检验工作应在设备到场后1~2周内进行, 并要求供应商派代表参加开箱检验工作。但由于到货计划和安装计划之间的衔接问题, 导致开箱检验的时间与设备运抵现场之间的时间间隔较长, 经常出现设备损坏 (如保管不善造成雨水浸泡或外力破坏等) 或遗失现象。
2.3 资料接收和整理工作不细致, 导致项目竣工验收困难重重
设备交货资料种类多, 数量大, 一般都是与设备装在同一箱子内一同运抵现场, 但资料只有开箱后才能获得。开箱时间与到场时间之间的时间差导致不能在设备到货后立即获得资料, 提前查验资料的完整性和准确性, 同时无法将实际到货设备安装尺寸与设计图纸尺寸进行核对, 且如果开箱人员对资料的收集不重视, 则无法保证资料的完整性。资料收集的不完整或厂家提供资料不完整均会对竣工验收工作造成影响, 导致竣工资料提交不全, 验收不能通过。
2.4 服务人员现场管理制度的缺失, 致使现场工作进展缓慢
项目安装、调试期间, 往往需要多个厂商的服务人员同时到场开展指导安装或调试工作, 一方面要求服务人员尽快配合施工方完成指导工作, 另一方也需要督促施工方按照服务人员要求保质保量完成安装、调试。
3 做好现场采购管理工作的要点
3.1 严格要求厂商按要求包装并填写装箱单
由于同一厂商生产的相同规格型号的设备可能用于项目的不同功能区域, 要求厂商按照规定的格式和统一的标准、信息填写总装箱单和详细装箱单, 可以大幅度减少现场清点货物的工作量。同时除合格证外的其它资料单独封装, 并附清单, 可以在不开设备箱的情况下提前获取资料开展相应的工作。
3.2 完善现场货物交接制度
工程项目建设是以实物为基础的, 建立完善的货物交接管理制度, 不仅可以做到货物来源明晰, 去向明确, 为备查和管理提供依据, 还可以为项目后期问题的处理提供证据。
货物的接收可以分为开箱检验前的接收和开箱检验后的移交两个阶段。
3.3 建立行之有效的现场服务管理制度
厂家人员的现场服务包括:指导安装、调试服务, 现场培训, 调试完成后的售后服务。
对于指导安装和调试必须制定合理的安装、调试计划, 按计划通知厂家服务人员顺序到服务, 避免造成服务人员在现场窝工、未及时到场或为同一件事重复多次到场情况的发生。
3.4 建立完善的设备质量反馈体系和供应商考核、评价制度
项目所需的设备种类繁多, 且同一种类、同一型号的设备也可能产生不同的问题, 建立一套完整设备质量反馈体系和共享系统, 可以在线实时反馈设备出现质量问题;同时需要建立完善供应商动态考核和评价机制, 在项目建设的各个阶段通过预置的时间间隔或阶段, 对参与项目供货的厂商进行动态地评价和考核, 并对结果进行分析, 合理的对供应商进行评级和分类。
供应商管理工作作为采购工作的核心, 现场设备质量和厂商服务的反馈是对供应商进行评价、考核的主要指标来源, 应该建立起一套来源广泛、系统完善的供应商评价管理机制, 对供应商进行公平、公正的考核和分类, 为其他类似项目的采购提供参考和帮助。
4 展望与发展
工程项目现场的采购管理是一项复杂、繁琐、工作量巨大的工作, 需要认真、细致、一丝不苟才能顺利完成, 对其过程进行精细化的管理和控制是保证其结果圆满的必要条件。
随着科学技术的不断进步和信息化技术水平的不断提高, 将先进的信息化手段纳入到采购的现场管理环节可以节省大量的人力, 把现场工作人员从繁重的体力劳动中解脱出来, 同时大幅提高工作效率和准确率。如采用条码或二维码系统对工程项目物资进行统一的编码, 货物到场后对其数量的清点采用无线移动设备进行扫描的方式开展, 还可以利用移动手机的APP软件对到货缺损、开箱情况进行摄像或拍照, 将影像记录实时回传, 建立可以交互和共享的交货资料电子数据库等。
同时, 以工程建设期间的物资编码系统和已建立的物资数据库为基础, 建立和设计完善的仓储管理系统, 并和公司财务系统和固定资产系统进行对接, 可以作为工程项目的附加产品一起销售给建设单位, 以期达到双方的共赢, 并不断提高总承包企业的核心竞争力。
参考文献
[1] (英) 肯尼斯·莱桑斯 (KennethLysons) , (英) 布莱恩·法林顿 (BrianFarrington) .采购与供应链管理[M].鞠磊, 吴立生, 张晶, 译.北京:电子工业出版社, 2014.
[2]鹿丽宁.国际工程项目货物采购[M].北京:中国建筑工业出版社, 2010.
[3]李志刚.基于JIT理论的供应链采购模式探析[J].物流技术, 2003, (8) :8-10.
现场采购服务 篇4
综上所述, 但是随着购书经费的不断增多, 书商举办现采经验的不断累积, 现场采购条件的不断改善和利技的不断进步, 便携式数据采集器必定会发挥越来越重要的作用。
龙岩学院图书馆是福建省闽西最大的文献信息中心, 图书馆的主要任务是为教学与科学研究服务, 服务对象为在校学生、教师、科研人员。随着学院办学规模的不断扩大与教学质量的不断提升, 广大师生对图书馆的依赖程度越来越高, 几年来图书馆一直保持着较大的图书采购规模, 此种情况下, 如何选择专业对口、质量较高、适合读者水平的图书是保障文献资源建设质量的前提。
图书采购是图书馆文献资源建设工作的重要组成部分, 采购查重则是图书采购的关键环节之一, 它对制定有效而切实可行的采购策略和方针、避免图书采购经费的浪费, 都有着非常重要的意义。传统的图书采购, 特别是现场采购, 主要靠采购人员对馆藏情况的记忆进行选购, 由于采购人员的记忆会出现偏差, 难免会造成馆藏已有图书的重复采购, 不可避免在客观上造成经费的浪费。尽管可以把选购书单带回图书馆, 利用计算机管理系统进行查重, 但是这样又造成了工作效率的低下。
我院图书馆新馆建成以来, 一直沿用预订与现场采选相结合的方式进行图书采访工作, 但以预订为主, 占总采购量的七成以上。从采访的效果发现, 以预订为主的采访方式无法保障藏书质量。主要表现在到书太慢、到书率太低、到书质量不可预见等方面, 同时由于书商在图书配送过程中细节处理不够精细而造成退书情况严重。2006年以来, 本馆调整采访策略, 逐步增大现场采选的比重, 分专业、分批次地组织在校老师现场采选, 从采访的效果发现, 参与活动的读者特别满意这种“见书选书”的方式, 而且在图书馆的协调下, 由读者现场采选的图书经由采编部编目, 能快速上架外借, 读者在充分体会到这种切实的效果后, 对图书馆文献资源满意程度大增。
便携式数据采集器在图书现场采选中的作用:配备便携式数据采集终端 (Portable Data Terminal) , 也称为便携式数据采集器, 或在商业流通领域称为盘点机 (Check Machine) , 现场选书时可边选边查, 也可集中查重, 查重后进行即时订购。ISBN是适应计算机的需要产生的机读编码, 拥有速度快、准确率高、操作方便的优点。由于图书现场采选经常需要“速战速决”, 查重时间以秒为单位计算, 所以, 现场采选中不论采用哪种方法, 通过条码阅读器扫描ISBN号的方式进行查重是最高效的选择。
目前, 手提电脑查重是图书馆现场采选查重中应用较广泛的一种方式, 由于可将完整的书目数据与馆藏数据导入查重系统, 所以其具有查重途径多、查重准确度高的优点。但其不足之处明显:体积大, 工作效率低, 电池工人作时间短, 便携式数据采集器是为了适应一些现场数据采集, 适合脱机使用而设计的。利用便携式数据采集器查重是图书馆现场采选工作中出现的一种新方式, 其优点主要体现在以下3个方面。
1 系统特点
1.1 兼具了掌上电脑、条码扫描器的功能, 现场使用时快速判断ISBN是否与馆藏重复, 并可快速写入ISBN以避免即时选重。
1.2 体积小, 随身携带, 操作方便, 现场查重采购方便快捷。
1.3 耗电量少, 一个电池可连续工作一天, 充电速度快。通过比较发现, 便携式数据采集器查重适合图书现场采选需要, 而且比手提电脑查重成本低、工作效率高。经过比较、试用, 我馆选择了新大陆NLS-PT-850型号便携式数据采集器, 经过多次现场采选实践后, 其快捷、高效的作用在图书现场采选特别是中文图书现场采选中凸显。
1.4 兼容性好, 系统适合所有的图书管理软件。
1.5 能直接处理MARC数据、订单文件自动形成、能连续在多家书商采购, 并形成多个订单文件、具备清点功能。
2 便携式数据采集器在图书现场采选中的功能要求
便携式数据采集器是集激光扫描、汉字显示、数据采集、数据处理、数据通讯等功能于一体的高科技产品, 结合计算机, 利用图书上的ISBN号作为信息快速采集手段, 针对图书现场采选的功能要求进行二次开发, 就能够有效地提高图书采访的工作效率。
本馆图书现场采选对便携式数据采集器的功能要求主要有以下几点:
a.数据采集器一般是通过图书条码 (ISBN号) 来进行查重的, 在外出采集图书之前做好相应的准备工作, 即把图书馆馆藏的中央数据库、采访数据库的数据分别提取、合并, 并转换为文本文件, 导入到数据采集器, 成为基本数据库, 通过导入ILAS系统中的书目数据和馆藏数据, 采访人员使用便携式数据采集器可以快速方便地在采购过程中辨别和记录图书信息, 包括书名、ISBN号、馆藏情况。b.能灵活控制复本量, 提供固定数量采集与选择数量采集两种选择。c.提供数据维护功能, 包括浏览数据与删除数据;提供采集情况统计功能, 包括记录条数与购买总量。d.提供专用数据整理工具, 将ILAS系统中导出的数据进行分析、优化、排序, 将不规范的数据和错误的数据清除、整理成统一格式的数据。e.提供专用数据通讯工具, 方便数据采集器与计算机之间进行数据上传与下载。
3 便携式数据采集器与ILAS系统数据同步步骤
3.1 从ILAS采访管理的数据接口菜单进入输出MARC数据窗口, 首先设定输出数据文件, 其次复选输出采访选项, 打开格式设置, 输出字段为888a, 源字段为ACQL数量, 长度设为-1, 最后以记录号为检索途径, 不作其它设定, 开始输出数据。
3.2 从ILAS采访管理进入采访征订目录管理窗口, 新增一个现采用目录, 新增一期, 点击接收按钮, 将刚输出的MARC数据导入采访数据库;完成后点击输出按钮, 进入输出征订数据窗口, 将输出格式设定为带分隔符定长数据, 分隔符为“, ”号, 格式设置字段为010a、200a、888a, 设定输出文件后开始生成定长文本数据。
3.3 运行数据整理程序, 整理数据, 生成index.txt———书目与馆藏数据文件。
3.4 运行通讯程序, 上传index.txt至数据采集器。
3.5 现场采选查重, 自动写入ISBN, 生成data.txt———即时订购数据文件。如果两台或者更多数据采集器同时采选, 将多份data.txt文件内容合并, 运行数据整理程序, 自动除重, 生成最终订购数据文件。
3.6 书商根据订购数据文件提供采访数据, 获取采访数据后在ILAS系统中进行多途径数据查重、订购, 生成图书采购确认单, 交由书商配书。
4 目前数据采集器选择应用中存在以下问题
4.1 在数据采集器的查重中无法看到图书的流通借阅状况, 无法根据流通状况来增加复本, 比如流通量大, 借阅次数多的必须增加购买复本。
4.2 由于导入了订购信息的ISBN, 可能造成未到书的漏订。
4.3 数据采集器的数据转换过程复杂。数据采集器的软件系统虽然提供.x Ls..iso..dbf和.tx t文件的导入, 但实际使用的过程中就发现, 从图书馆管理系统单导出的M arc数据, 真正能够导入数据采集器的很少, 导入率不到10%, 导入数据采集器前的数据必须遵循严格的格式, 容错性比较差。所以必须要对馆藏数据实行转换, 在馆藏M arc转换为Excel的过程中, 需要借助一些M arc与Excel互转软件如Libinquire。
4.4 无法对动态数据库查重, 不能准确的同时进行异地采书, 希望有一个可以链接动态数据库而又携带方便的一种查重工具。
此外, 数据采集器最好可以带批查重功能, 能对
参考文献
[1]谭眈.论图书的订购与现场采购的关系[J].内蒙古科技与经济, 2009 (6) :110-111.
[2]童旭.使用数据采集器进行图书查重常遇问题探讨[J].图书馆建设, 2007 (2) :61-62.
试水政府采购公共服务 篇5
高邮市城市商务大厦由主楼和裙楼组成, 主楼21层 (地下一层) , 含城市规划展览馆、博物馆、档案馆以及教育、审计、环保、科技、建工等10个部门办公场所、室外休闲广场等部位。大厦建筑面积约54000平方米, 大厦通道出入口共13个, 其中主出入口有4个, 地下车库出入口有2个。保安服务管理的范围包含大厦的门卫、巡逻、守护及附属区域的安全防范工作、重大节庆活动安保人员的安排等。大厦保安服务管理采购项目预算70万元/年, 服务时间暂定三年, 合同每年一签, 采用公开招标方式采购, 但因投标供应商不足三家而流标, 经批准采用竞争性谈判方式采购, 于2013年4月28日在高邮市政府采购网、扬州市政府采购网、江苏省政府采购网发布谈判公告, 到谈判截止期2013年5月10日共有两家谈判供应商响应, 经专家谈判最终确定项目成交人, 最终成交价为49.8万元/年。
二、案例分析
1. 做好前期筹备工作
凡事“预则立, 不预则废”, 项目的成功, 与组织筹备工作的合理安排密不可分。采购人、代理机构在项目前期组织了多次协调会, 明确分工, 并大胆创新。
(1) 成立项目采购筹备委员会。本项目保安服务涉及城市规划展览馆、博物馆、档案馆的看管守护和10个入驻部门单位的安全秩序保障, 因此服务要求高, 责任重大。为此, 由城建局牵头, 组织市审计局、监察局、发改委、财政局组成项目采购筹备委员会。
(2) 精细测算保安服务年度费用。通过引入第三方中介机构对大厦保安服务年度费用进行测算, 年度费用应包含工资、劳动保险、医疗保险、管理费、税费及意外伤害赔偿费、安全管理服装费、办公费、警用器材折旧费、维修工具折旧费、交通费等费用, 首先确定编制费用原则是充分考虑保安服务人员的工资社保待遇不能低于高邮市人均最低工资标准和社保缴费标准, 支付费用要以项目要求保安服务的数量和成交供应商提供服务的质量为依据, 项目费用预算再经财政业务科室审核确定为70万元/年。
(3) 对保安服务市场进行调研。保安服务采购是高邮市政府采购史上第一单, 缺乏成功经验, 进行市场前期调研显得尤为重要。一是通过网络、书籍、报刊查阅政府采购保安服务资料;二是通过走访相邻县市政府采购保案服务成功实例;三是对采购服务供方市场进行调研, 经了解扬州市范围内各类保安从业单位近千家, 保安从业人员近4万人。
2. 设置合理评价指标
评价指标体系设置的科学、合理与否在很大程度上将直接影响采购活动的顺利进行, 尤其是资质条件的设置非常重要, 对投标人是否具有资格参加投标起到决定性作用。针对本项目首次公开招标不足三家的情况, 在资质条件设置方面进一步认真考虑, 认为本项目技术含量不高, 达到资格要求的企业都能完成此类工作, 并可完全满足采购人提出的服务要求。因此适当降低对投标企业资本规模、资质等级、经营业绩、技术力量的要求, 引导和督促采购单位为诚信经营、产品和服务质量过硬、有发展潜力的中小企业提供更多竞争机会。本次服务采购项目资质设定只要求谈判供应商具有独立法人资格并取得保安服务许可证的企业, 拟派本项目人员均应具备国家保安员证, 此次项目评价指标的设置得到了采购人的充分认可, 采购结果也完全验证了刚性、客观的指标设置, 可有效避免主观人为操作而影响评标的公正、公平。
3. 异地抽取谈判专家
针对本项目扬州范围内投标企业可能较多的情况, 考虑在省级专家库中抽取扬州地区的专家或多或少与投标企业熟悉, 为确保谈判过程公平、公正, 采购时在省级专家库中淮安地区抽取3名保安服务谈判专家, 并且采购人不委派代表参加谈判小组, 谈判时由采购代理机构项目经办人介绍采购项目的基本情况。事实证明, 谈判专家高超的谈判技巧、严谨的谈判程序、渊博的专业知识促进了谈判供应商更加优化服务方案、提升服务水平, 使采购人得到了最大的经济实惠和社会效益。
4. 谈判竞争不够充分
本项目经过前期调研, 扬州市范围内各类保安从业单位近千家, 保安从业人员近4万人, 但高邮本地保安服务企业仅有两家, 本项目经过公开招标公告和竞争性谈判公告后仍只有高邮本地两家企业投标, 这也出乎意料之外。后经了解, 扬州企业由于跨区域管理, 在高邮没有办事机构, 要从异地调配人员, 要在高邮增设办公、生活地点和设施, 单为本项目投入成本过大, 与高邮企业竞争无价格优势, 公告期间虽有扬州企业参加报名或者询问, 但最终还是放弃了参加谈判。由于本项目只有高邮两家供应商响应, 经过谈判, 采购人虽然得到了较大的经济实惠, 节约了财政资金, 但同时也失去了外地企业先进的管理经验、经营服务理念和现代企业管理制度, 采购人也只能无奈地在有限范围内选择供应商。
5. 文件编制质量不高
此次采购的保安服务任务繁重、责任重大。大厦建筑面积大、楼层高、室外面积广、大厦通道出入口多, 室内有规划馆、博物馆、档案馆及10个部门单位办公场所等。服务范围包括:大楼的保卫、内外门岗接待登记、巡逻、楼内检查、公共部分的秩序维护、报警系统、防火防盗破坏等方面的检查巡视、夜间和节假日检查以及驻大楼各单位赋予的临时性警卫工作等, 正是由于保安服务项目采购的特殊性, 且目前市场没有相关保安服务要求的量化评价指标, 很难设定相关技术指标和要素, 导致采购文件编制质量不高。例如, 没有设定本项目采购的保安总人数、不同岗位配备保安人数, 而是由谈判供应商根据服务规模自行确定;没有细化各岗位和不同部位工作要求和考核细则;对供应商的管理机制包括内部管理架构、激励机制、监督机制、自我约束机制、机构设置、信息反馈渠道、控制方式等以及培训、档案管理等没有细化要求;没有对采购人派出的监督机构保安管理中心如何开展监督的职能进行详细阐述等。
三、启发思考
1. 政府购买服务要培育充足的产品提供者
政府购买公共服务提高效率的重要前提是提供公共服务的投标者在价格、技术、质量等各环节要有充分竞争。因此, 这就要求有一个基础性的前提条件, 就是市场中存在数量足够多、类型足够丰富的潜在公共服务生产者, 即具有独立承担民事责任的能力, 具备提供服务所必需的设施、人员和专业技术的能力, 具有健全的内部治理结构、财务会计和资产管理制度, 具有良好的社会和商业信誉, 具有依法缴纳税收和社会保险的良好记录, 在民政部门登记成立或经国务院批准免予登记的社会组织, 以及依法在工商管理或行业主管部门登记成立的企业、机构等社会力量。本次保安服务项目采购由于受地域条件限制, 选择产品提供者范围很有限, 地方政府愿意公开招标, 却找不到合适的企业或社会组织来承接。如果要将适合市场化方式提供的公共服务事项, 交由具备条件、信誉良好的社会组织、机构和企业等承担, 就必须确保有很多有资质同时又有独立性的社会组织或企业。例如, 随着医院、学校、党政机关、金融机构、娱乐场所等重点单位对保安服务需求量越来越大, 地方政府应制定引导本地保安服务企业发展优惠政策, 降低其注册门槛, 扩展保安服务企业发展空间。随着政府职能转变, 简政放权, 建设服务型、精简型政府的要求, 更多类型的公共服务如市政公共设施管理服务、园林绿化管理服务、城市市容管理服务、法律服务、医疗卫生服务、社会救济服务、就业服务等, 将逐渐交由专业化的社会组织和企业提供, 各级政府应加强市场主体的培育与发展, 为政府购买服务提供足够多的服务产品生产者, 这样才能给政府购买公共服务创造一个好的大环境。
2. 政府购买服务要加强相应的制度建设
统计数据显示, 2012年全国政府采购金额为13977.7亿元, 政府采购规模占全国财政支出的比重分别为11.1%。在货物、工程、服务三大采购对象中, 服务类为1214亿元, 服务类采购增速最快但仅占12%。这说明大量的政府采购服务没有纳入政府采购管理。这是因为与货物或工程的政府采购相比, 向社会购买公共服务起步要晚、内容要复杂得多, 一是公共服务缺乏市场指标, 难以度量;二是服务产品的生产者或提供者服务个性化强, 服务效果难以统一评测。所以在本次保安服务项目采购中, 有些度量、考核指标就难以细化, 成为保安服务采购质量考评的瓶颈。在这种情况下, 法律制度框架设计就显得更加重要, 《政府采购法》主要对货物采购制定了规则, 服务采购规定较) 少, 虽然国务院办公厅发布了《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》, 但只是框架性的规定, 今后的细化工作仍然任重道远。如何打破垄断提高市场竞争性、如何科学界定政府采购服务的范围、如何细分服务类别、如何对不同类别进行采购规制、如何制订更符合服务采购的合同范本和具体管理办法等问题, 都有待在实践中不断探索, 加以解决。因此, 政府购买服务加强法规制度建设显得非常重要, 有必要在制定《政府采购法实施条例》时, 把政府购买服务的相关内容补充进去。
3. 政府购买服务要加强服务质量效益评估