现场采购

现场采购（共4篇）

现场采购 篇1

1 在设备采购管理中的作用与意义

1.1 EPC总承包模式的发展

EPC (Engineering Procurement Construction) 总承包是指工程总承包商按照合同约定, 承担工程项目的设计、采购、施工、试运行服务等工作, 对承包工程的质量、安全、工期、造价全面负责, 向业主交付符合合同要求的工程项目。EPC总承包模式起源于20世纪60年代的美国, 70年代得到快速发展, 80年代逐步成型, 并得到广泛采用。到20世纪90年代, EPC总承包模式已经成为国际工程承包的主流模式, 国外一些投资规模大、技术含量高、风险相对大的大型项目, 如石油、化工、电力等采用EPC模式几乎达到了100%。

国内项目建设长期以来采取业主自营管理体制, 改革开放后, 国外资金进入市场, 大型化、复杂性的工程逐步增多, 开始在化工、石化领域率先实施EPC总承包模式, 并积累了一定的经验。后续又逐步推广到房屋建筑工程、电力、石油天然气、市政、地铁等行业, 我国工程总承包市场已进入快速发展阶段。

核电项目采用EPC工程总承包方式始于20世纪90年代, 目前中国两大核电集团都成立了相应的工程公司, 负责核电工程项目总承包建设。

1.2 EPC总承包模式中的设备采购管理

在EPC总承包项目中设备采购管理处于举足轻重的地位, 特别是在核电项目中, 设备采购的费用占到整个项目投资的一半以上, 设备采购管理工作对整个工程的工期、质量和成本都有直接影响。而采购周期长、采购形式的多样性、采购责任的重大, 以及采购业务接触面广、工作地点多等特点, 更增加了设备采购管理工作的难度。设备采购现场管理是设备采购全过程管理的重要环节之一, 主要是做好设备到货计划匹配管理、开箱检验管理、仓储管理、消缺管理、供应商技术服务管理等工作。

2 设备采购现场管理

2.1 设备到货计划匹配管理

2.1.1 设备到货与现场不匹配状况

海南昌江核电为EPC总承包模式项目, 2010年4月浇筑第一罐混凝土。2012年工程现场进入建安高峰期, 但设备到货情况却不尽人意, 一是因某些设备未到货而制约工程进展, 从而使某项工作成为关键路径。二是出现到货设备现场用不着, 造成现场仓库出现爆仓的局面。截止2013年4月, 现场仓库使用情况见表1。现场C级仓库可用库存面积不到1250 m2, 约占C级总库量的9.5%, B级仓库可用库存面积330 m2, 约占B级总库量的20%, 除A级库外, 其余库房已接近爆仓状态。

截止2013年4月的在库物项存储周期是, 在库时间>6个月的物项452箱 (件) , 约占12%, 在库时间3~6个月的为1508箱 (件) , 约占39%, 在库<3个月的物项为1895箱 (件) , 约占49%。

2.1.2 原因分析

针对现场出现爆仓以及到货计划与现场需求不匹配情况, 从供应商、安装单位、现场进度等进行分析, 得到导致设备库存压力大的原因如下:

(1) 设备供货控制力度不够, 计划外到货物项数量多。在部分项目供货上, 供货商在设备制造完工后急于发货, 导致部分1#、2#机组早早到场, 在场存放时间过长。

(2) 土建、施工进度滞后。仓库中存放的大量设备系常规岛部分设备, 如常规岛-7.2 m层的设备已基本到齐, 因受制于现场土建进度均积压在仓库内, 给仓储工作带来较大压力。

(3) 已到货物项的信息传递不通畅, 在现场采代与二三公司、广火、现场施工部组织召开的专题会上, 经沟通发现, 部分现场安装单位急需的设备物项已到货存储, 而安装单位尚未获得此信息, 导致现场安装急需设备未能及时出库, 也给现场库存造成压力。

2.1.3 解决措施及效果

(1) 制定相关措施。根据以上原因分析, 现场采购部与施工部 (控制部或者安装单位) 采取的措施是: (1) 定期召开设备需求会议, 由现场项目部根据工程施工进展需要提出设备需求计划, 采购部根据现场的需求协调供应商供货, 做到物项与现场工程进度相匹配, 到场后即可领用。 (2) 全程跟踪协调, 了解设备制造情况, 及时联系供应商, 控制设备发货时间。例如, 若现场还不具备安装条件, 设备制造可以放缓。如果设备制造进展滞后于原计划, 设备制造需赶工 (必要时空运) 。 (3) 加强信息沟通, 每天用邮件发送设备到货信息, 以便施工部、安装单位及时领用已到货设备。 (4) 邀请安装单位接口部门联合办公, 缩短信息留转流程, 面对面沟通以保持信息对称。

(2) 在供应商发货过程中, 提前了解设备到达现场的时间或运输周期, 到货设备重量、尺寸等, 以便及时组织设备开箱检验以及落实开箱所需工具和相关的仓储条件。有时由于客观原因造成设备确实不能按计划到货, 则及时协调现场项目部、供应商等相关部门共同制定临时措施, 以满足现场进度要求。

通过以上措施, 2013年6月份以后设备到货率稳步提高, 2014年设备到货计划完成情况也一直处于较好状态, 设备到货率分别达到86%和92%, 有效保证了现场进度。

2.2 设备开箱检验管理

设备或材料等物项到达现场后需要进行现场接货检查、开箱检验, 并如实记录检验中发现的问题。现场接货检查主要是物项运抵指定地点后, 在车板上进行的对物项外包装 (裸件外观) 、标识经过运输后的完好性、完整性的检查等工作。现场开箱检验是打开物项的包装箱 (包括箱中箱) 、集装箱、捆扎带等, 对实际装箱数 (或件数) 和外观质量与装箱清单等内容的一致性、完整性的检查。现场设备开箱检验由仓储承包商代表主持, 供应商代表、业主代表、建安单位代表、项目负责人 (或其指定代表) 、监理代表等参加共同见证。开箱检验完成后需出具相应的报告, 报告中要如实记录发现的问题, 并给出最终结论和各方代表签字。开箱过程中发现的问题需及时开启《物项检验缺陷处理通知单》, 并正式发文给供应商, 由项目负责人督促协调供应商处理。

2.3 设备仓储管理

到货设备物项经开箱检验后, 如果检验结论为“物项外观质量完好, 规格型号、数量与《装箱清单》一致”的, 将全部物项入库;如果某批次物项有缺陷, 则将合格物项先入库, 缺陷物项经处理合格后再入库。入库物项仓储承包商需做好出入库记录、安全保卫以及保养工作, 防止因物项丢失及损坏而影响工程进度。否则, 不仅会延误工期, 还能造成经济损失。例如, 某核电厂在库的K3级电缆被偷盗约3000 m, 给企业造成较大的经济损失。另外, 仓储承包商需配合供应商完成设备缺陷处理。

2.4 设备消缺管理

设备或材料等物项到货或多或少都会出现缺陷问题, 包括设备运输途中的磕碰、设备尺寸与现场不符、设备带缺陷出厂、设备零部件缺少等。造成以上缺陷的原因很多, 如设备运输问题、设备制造问题、设计接口问题、现场设备保护问题等, 但是所有的这些问题都集中反映在现场设备上, 导致设备不能及时使用, 直接影响现场施工。需要现场采购部进行协调处理, 设备消缺处理的快慢直接影响现场工程进度。所以, 物项消缺工作是设备采购现场管理中最重要的一项工作, 属于设备采购全过程管理中关键一环。

2.4.1 设备消缺前期状况

采购部在现场处于一个重要的位置, 设备到货情况直接影响现场工程进展。采购部的上游单位有设计部, 下游单位有施工部、调试部, 同时还负责和供应商进行沟通协调, 有时还和安装单位进行沟通, 所以采购部接口较多、关系错综复杂。前期现场设备消缺常出现的情况是:现场安装单位认为缺陷是设备供应商的问题, 供应商认为设备出厂检验已经合格, 缺陷是现场造成的。同时现场开箱检验时也未进行详尽与全面的检查, 施工管理人员未全程参与现场设备安装, 拿不出相应的证据证明缺陷是在哪个阶段或哪个环节形成, 造成设备消缺进展缓慢, 大量积压, 导致相应的系统无法及时移交调试。

2.4.2 原因分析

一是总承包商采购部驻现场人员较少, 在工程现场建安、调试高峰期间, 不能全面跟踪现场设备进展和及时处理设备缺陷。二是项目部各部门之间的推诿、扯皮问题, 使许多缺陷长时间不能解决。

2.4.3 应对措施

一是针对现场采代人员较少的情况, 业主与工程总承包商协商决定, 在EPC总承包模式下, 业主派出人员参与到总承包商的设备采购具体组织过程中, 形成业主与总承包商采购部联合办公的工作模式。二是学习管理程序, 熟悉采购部的工作职责以及相关的管理程序, 理清工作范围, 形成一套固定的工作流程。针对消缺问题, 现场主要有以下解决方式:

(1) 设备消缺委托。协调、推动与安装单位签订《设备现场消缺、保养委托协议》及建立现场缺件的应急采购机制, 使得这些问题能够快速处理。如果设备缺陷为供应商原因造成, 且供应商发文委托现场进行处理, 项目负责人将根据供应商的文函委托安装单位进场处理。

(2) 供应商处理。如果安装单位处理不了, 由供应商到场进行处理。

(3) 采取临时措施。现场进度紧急, 安装单位无法处理, 供应商不能及时到场或者受制于其他方面资源的制约, 此时各个部门应共同讨论和制定临时措施。包括临时封堵、项目间调用、设备拆借、紧急采购、备件领用等。

2.4.4 取得成效

业主派员参与总承包商的联合办公协作模式, 双方形成合力, 对于现场设备相关问题, 一同进行协调、推动相关方进行解决;通过管理程序的学习, 已形成固定的工作流程, 设备缺陷处理效率得到较大提高。例如, 现场设备联系单答复率≥90%, 现场会议行动跟踪项关闭率≥90%, 现场澄清单关闭率≥95%。

2.5 设备供应商技术服务管理

供应商技术服务是设备采购合同中一项重要内容, 也是设备采购现场管理的重点工作, 主要为: (1) 设备安装调试过程中及时进行配合与指导, 以确保设备正确、高效的安装与调试。 (2) 设备现场消缺处理 (包括竣工文件等) , 保证工程进度。 (3) 现场设备培训等。

2.5.1 供应商技术服务管理前期情况

(1) 前期现场采购部对供应商管理属于粗放式的, 主要体现在没有供应商服务需求计划, 常出现厂家到场服务时间不能满足现场实际需求。

(2) 现场需求部门提出的需求信息不清楚, 出现供应商到现场干不了活或窝工等情况。

(3) 设备供应商技术服务人员到场后, 现场不具备条件, 供应商无法工作。

(4) 供应商技术服务人员未通知相关部门就擅自离场。

(5) 采购部只建立纸质版的台账, 缺少相应的电子台账, 不方便供应商管理。

2.5.2 原因分析

采购部通过核查现场项目部管理程序《设备供货商现场服务管理》、现场供应商技术服务人员到场登记台账、现场需求部门提交的供应商技术服务申请单, 以及内部自查等方式, 发现有以下问题:

(1) 现场需求部门的供应商技术服务申请需求时间不规范。现场关于厂家技术服务申请具体规定, 管理程序《设备供货商现场服务管理》 (CNPE-CJ-1-PSB-522) 已明确, “现场施工部、项目调试部或建安单位应根据工程进度要求及工程现场工作情况, 提前落实设备供货商现场技术服务需求申请。具体时间要求是:国外设备供货商现场技术服务需求申请应提前3个月办理, 最后1个月确认 (参考CNPE-MSW-2110-116版《外籍技术人员现场服务管理》) , 国内设备供货商现场技术服务需求申请需提前10个工作日办理”。采购部统计了2014年1~2月份的供应商现场技术服务需求申请情况, 现场提出厂家技术服务申请时间 (采购部接收时间) 与要求厂家到场时间平均间隔约为6天, 厂家实际到场时间与要求厂家到场时间平均间隔为3天。根据统计结果, 现场安装单位、调试部提出需求时间偏紧张, 供应商响应速度良好。

(2) 现场需求部门提交的供应商技术服务申请单格式、内容不规范。现场需求部门提交技术服务申请单时只简单的说明了厂家到场人数、时间, 对需要进行服务的内容填写不详细, 导致厂家派出的技术服务人员到场后不能处理现场问题, 或者服务人员到场后还需准备工器具才能开展工作。

(3) 供应商的现场服务统计台账不规范。采购部现场供应商服务统计台账比较简单, 特别是2014年以前的台账, 只能统计出总的厂家服务人日数, 统计不出具体的采购包、厂家服务人日数。

(4) 采购部门不了解情况。现场采购部未能全程跟踪厂家技术服务人员到场后的工作情况, 对供应商在现场出现的困难不能及时了解。

2.5.3 解决措施

(1) 编制《厂家技术服务跟踪细则》。采购部在《设备供货商现场服务管理》程序下进一步细化了厂家技术服务管理等内容, 编制完成《厂家技术服务跟踪细则》, 规定了调试部、施工部、安装单位的接口人, 技术服务需求计划的流转流程等内容。

(2) 加强供应商技术服务的申请及审核。目前现场处于安装调试高峰, 为解决供应商安装、调试等技术服务问题, 后续由调试部、安装需求单位每两周提交供应商技术服务需求滚动计划。同时协调施工部对安装单位、调试部提交的供应商技术服务需求计划进行审核, 确认其是否合理。采购部根据施工部审核后的供应商安装、调试服务需求, 要全力协调供应商满足现场需求。

(3) 全过程跟踪供应商技术服务的联络情况。经过审核后的技术服务申请单由项目负责人正式发文给供应商, 并要求供应商派遣合格的技术服务人员。紧急情况下, 先电话通知供应商派驻技术服务人员进场, 并说明具体服务内容及问题缺陷、具体进场时间等, 正式文函后续补充。对设备供应商派驻技术服务人员过程进行监督。随时与供应商保持电话联系, 掌握技术服务人员的行程并进行督促, 以期能在规定时间内进驻工地, 保证现场施工。

(4) 规范登记技术服务人员进场、退场等事项。 (1) 核实技术服务人员信息, 并录入供应商服务电子台账。 (2) 组织技术服务人员的入场安全教育, 双方签订安全告知书, 并要求其在现场服务期间服从总承包方的安全管理。 (3) 领用劳保用品、工作餐券等, 并移交至需求单位。 (4) 现场服务完成并经检验合格及现场相关人员签字确认后, 技术服务人员方可撤离。在售后服务管理中, 严格按流程处理, 既有利于更好地协调技术服务人员进场, 也可制约施工管理、调试单位动辄要求供应商派遣技术服务人员等问题。

2.5.4 取得成果

通过上述措施, 现场项目部各部门之间配合更为通畅, 供应商服务完成率逐步提高。例如, 现场供应商技术服务申请单完成率, 已由1月的36%上升至80%。

3 结语

随着EPC总承包工程建设模式在核电项目的快速发展, 同时国家对核电项目的政策由适时发展到抓紧发展, EPC模式下的设备采购现场管理模式的应用将更加广泛, 要做好设备采购现场管理工作, 既要部门之间、建安单位的大力支持, 也需要进行内部流程优化, 建立良好的互利互惠关系, 以创建平等、和谐的工作环境, 找到适合自身情况的管理办法, 提高设备采购现场管理水平, 更好地为EPC总承包项目服务。

摘要：EPC总承包模式在我国工程总承包市场得到快速发展, 核电项目中设备采购的费用占到整个项目投资的一半以上, 设备采购现场管理也是设备采购全过程管理的重要环节之一。通过对海南昌江总承包核电项目设备采购现场管理存在问题的分析, 给出在“抓紧启动核电项目建设”政策下, 提高设备采购现场管理水平与效率的措施。

关键词：核电企业,EPC总承包,设备采购,现场管理

现场采购 篇2

现场采购管理是整个EPC工程项目的关键环节, 也是项目采购管理工作中至关重要的一环。现场采购管理工作具有工作地点的局限性、物资种类的繁多性、清点验收工作的复杂性等特点, 所以必须建立起一套完善的现场采购管理体系和工作流程, 包括物资管理、资料管理、技术服务和人员管理、货款支付管理等方面的内容。

在建立和执行制度的同时也需考虑现场情况的复杂性, 使其具有一定的柔性, 以保证现场采购工作能够快速、顺利地实施。其工作内容包含了设备物资到货后的清点、现场开箱检验、验收移交、设备的安装、调试服务的协调、性能测试和最终验收以及对供应商的考核、评价等诸多方面内容。

1 EPC工程项目现场采购管理具有的特点

EPC工程项目的现场采购管理工作具有显著的自身特点, 其核心主要集中在对采购合同的执行以及围绕采购物资开展的安装、调试、验收和售后服务等方面的工作协调, 同时包含了项目后期对货物的质量、厂家的售后服务等方面的评价工作。

现场采购管理工作具有以下特点。

1.1 工作场所以施工、安装的场所为中心

由于工程采购的物资是为工程建设服务的, 所以现场采购管理的工作场所均以工程建设中的施工、安装现场为中心开展, 虽然开展工作的地点具有局限性, 但是采购管理工作的地域范围并未因此缩小。

1.2 项目建设期间所需的物资种类繁多, 货物的验收和移交工作量庞大

工程建设项目的承包范围一般包括整条生产线的建设或整套系统的建设, 其不但包括了生产所需的设备和材料, 还包括辅助设施和一些生活设施, 采购范围涉及到的物资种类繁杂, 数量众多。采购物资运抵现场后, 不但需要对物资、资料进行数量的清点, 还需核实是否与合同约定相一致, 作为安装前的检验和验收, 现场开箱检验就显得尤为重要。物资到场后, 交接和验收工作量大, 特别是某些以零部件的形式运输到场后进行现场组装的设备 (如胶带输送机等) , 并且存在许多量化困难的物资 (如耐火材料、电线电缆等施工材料) , 给货物的清点和验收工作带来困难。

1.3 某些物资的现场检验必须由专业人员完成

物资设备的现场检验工作是保证安装调试工作能否顺利开展的前提, 除了标准通用设备的现场检验只需对设备外观和数量进行清点外, 有些设备必须由专业人员完成安装之前的检验工作。

现场开箱检验工作最好在设备到货后1周内进行, 且由专业人员完成, 能够及时发现问题并立即进行处理, 避免影响项目工期, 造成经济损失。

1.4 需要快速、如实反映现场问题, 并协调服务人员尽快处理

工程项目建设的各个阶段均会出现各种问题, 特别是安装调试阶段, 各种问题层出不穷, 某些问题的出现直接影响了工程整体进度的推进, 所以现场采购人员必须能够如实、快速的发现并反应问题, 包括设备质量瑕疵造成的问题, 现场施工人员的安装、操作失误造成问题, 设计与到货设备的差异造成的问题等等, 根据问题产生原因和性质的不同, 协调设计、供货商、施工方等各方人员尽快处理, 以保证项目进度目标的实现。

1.5 文档收集、整理和归档工作量大

现场文档包括设备的图纸、资料、合格证、安装指导说明书、进口设备的原产地证明、外购件说明书、操作手册、维修、保养手册、特种设备的生产、制造许可等。

2 EPC项目现场采购管理现状

由于各个工程项目现场条件千差万别, 同时项目建设期间对于工程实体进度的关注程度远远大于对其他方面的关注, 导致项目现场存在诸多问题, 主要问题有如下几种。

2.1 到货计划的缺失导致工作量成倍增加

设备的进场和到货计划是开展设备催交、安排卸车机具、协调安排人力资源、提供仓储、保管条件的必要基础, 计划必须明确, 且须根据施工、安装进度及时提交设备物资进场计划并适时调整, 如果能够做到设备进场后就基本具备安装条件最好。

2.2 开箱工作不细致导致后期问题无法处理

设备运抵现场后对设备的数量进行清点和外观进行检查无误后, 开箱检验工作应在设备到场后1~2周内进行, 并要求供应商派代表参加开箱检验工作。但由于到货计划和安装计划之间的衔接问题, 导致开箱检验的时间与设备运抵现场之间的时间间隔较长, 经常出现设备损坏 (如保管不善造成雨水浸泡或外力破坏等) 或遗失现象。

2.3 资料接收和整理工作不细致, 导致项目竣工验收困难重重

设备交货资料种类多, 数量大, 一般都是与设备装在同一箱子内一同运抵现场, 但资料只有开箱后才能获得。开箱时间与到场时间之间的时间差导致不能在设备到货后立即获得资料, 提前查验资料的完整性和准确性, 同时无法将实际到货设备安装尺寸与设计图纸尺寸进行核对, 且如果开箱人员对资料的收集不重视, 则无法保证资料的完整性。资料收集的不完整或厂家提供资料不完整均会对竣工验收工作造成影响, 导致竣工资料提交不全, 验收不能通过。

2.4 服务人员现场管理制度的缺失, 致使现场工作进展缓慢

项目安装、调试期间, 往往需要多个厂商的服务人员同时到场开展指导安装或调试工作, 一方面要求服务人员尽快配合施工方完成指导工作, 另一方也需要督促施工方按照服务人员要求保质保量完成安装、调试。

3 做好现场采购管理工作的要点

3.1 严格要求厂商按要求包装并填写装箱单

由于同一厂商生产的相同规格型号的设备可能用于项目的不同功能区域, 要求厂商按照规定的格式和统一的标准、信息填写总装箱单和详细装箱单, 可以大幅度减少现场清点货物的工作量。同时除合格证外的其它资料单独封装, 并附清单, 可以在不开设备箱的情况下提前获取资料开展相应的工作。

3.2 完善现场货物交接制度

工程项目建设是以实物为基础的, 建立完善的货物交接管理制度, 不仅可以做到货物来源明晰, 去向明确, 为备查和管理提供依据, 还可以为项目后期问题的处理提供证据。

货物的接收可以分为开箱检验前的接收和开箱检验后的移交两个阶段。

3.3 建立行之有效的现场服务管理制度

厂家人员的现场服务包括:指导安装、调试服务, 现场培训, 调试完成后的售后服务。

对于指导安装和调试必须制定合理的安装、调试计划, 按计划通知厂家服务人员顺序到服务, 避免造成服务人员在现场窝工、未及时到场或为同一件事重复多次到场情况的发生。

3.4 建立完善的设备质量反馈体系和供应商考核、评价制度

项目所需的设备种类繁多, 且同一种类、同一型号的设备也可能产生不同的问题, 建立一套完整设备质量反馈体系和共享系统, 可以在线实时反馈设备出现质量问题;同时需要建立完善供应商动态考核和评价机制, 在项目建设的各个阶段通过预置的时间间隔或阶段, 对参与项目供货的厂商进行动态地评价和考核, 并对结果进行分析, 合理的对供应商进行评级和分类。

供应商管理工作作为采购工作的核心, 现场设备质量和厂商服务的反馈是对供应商进行评价、考核的主要指标来源, 应该建立起一套来源广泛、系统完善的供应商评价管理机制, 对供应商进行公平、公正的考核和分类, 为其他类似项目的采购提供参考和帮助。

4 展望与发展

工程项目现场的采购管理是一项复杂、繁琐、工作量巨大的工作, 需要认真、细致、一丝不苟才能顺利完成, 对其过程进行精细化的管理和控制是保证其结果圆满的必要条件。

随着科学技术的不断进步和信息化技术水平的不断提高, 将先进的信息化手段纳入到采购的现场管理环节可以节省大量的人力, 把现场工作人员从繁重的体力劳动中解脱出来, 同时大幅提高工作效率和准确率。如采用条码或二维码系统对工程项目物资进行统一的编码, 货物到场后对其数量的清点采用无线移动设备进行扫描的方式开展, 还可以利用移动手机的APP软件对到货缺损、开箱情况进行摄像或拍照, 将影像记录实时回传, 建立可以交互和共享的交货资料电子数据库等。

同时, 以工程建设期间的物资编码系统和已建立的物资数据库为基础, 建立和设计完善的仓储管理系统, 并和公司财务系统和固定资产系统进行对接, 可以作为工程项目的附加产品一起销售给建设单位, 以期达到双方的共赢, 并不断提高总承包企业的核心竞争力。

参考文献

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[3]李志刚.基于JIT理论的供应链采购模式探析[J].物流技术, 2003, (8) :8-10.

现场采购 篇3

综上所述, 但是随着购书经费的不断增多, 书商举办现采经验的不断累积, 现场采购条件的不断改善和利技的不断进步, 便携式数据采集器必定会发挥越来越重要的作用。

龙岩学院图书馆是福建省闽西最大的文献信息中心, 图书馆的主要任务是为教学与科学研究服务, 服务对象为在校学生、教师、科研人员。随着学院办学规模的不断扩大与教学质量的不断提升, 广大师生对图书馆的依赖程度越来越高, 几年来图书馆一直保持着较大的图书采购规模, 此种情况下, 如何选择专业对口、质量较高、适合读者水平的图书是保障文献资源建设质量的前提。

图书采购是图书馆文献资源建设工作的重要组成部分, 采购查重则是图书采购的关键环节之一, 它对制定有效而切实可行的采购策略和方针、避免图书采购经费的浪费, 都有着非常重要的意义。传统的图书采购, 特别是现场采购, 主要靠采购人员对馆藏情况的记忆进行选购, 由于采购人员的记忆会出现偏差, 难免会造成馆藏已有图书的重复采购, 不可避免在客观上造成经费的浪费。尽管可以把选购书单带回图书馆, 利用计算机管理系统进行查重, 但是这样又造成了工作效率的低下。

我院图书馆新馆建成以来, 一直沿用预订与现场采选相结合的方式进行图书采访工作, 但以预订为主, 占总采购量的七成以上。从采访的效果发现, 以预订为主的采访方式无法保障藏书质量。主要表现在到书太慢、到书率太低、到书质量不可预见等方面, 同时由于书商在图书配送过程中细节处理不够精细而造成退书情况严重。2006年以来, 本馆调整采访策略, 逐步增大现场采选的比重, 分专业、分批次地组织在校老师现场采选, 从采访的效果发现, 参与活动的读者特别满意这种“见书选书”的方式, 而且在图书馆的协调下, 由读者现场采选的图书经由采编部编目, 能快速上架外借, 读者在充分体会到这种切实的效果后, 对图书馆文献资源满意程度大增。

便携式数据采集器在图书现场采选中的作用:配备便携式数据采集终端 (Portable Data Terminal) , 也称为便携式数据采集器, 或在商业流通领域称为盘点机 (Check Machine) , 现场选书时可边选边查, 也可集中查重, 查重后进行即时订购。ISBN是适应计算机的需要产生的机读编码, 拥有速度快、准确率高、操作方便的优点。由于图书现场采选经常需要“速战速决”, 查重时间以秒为单位计算, 所以, 现场采选中不论采用哪种方法, 通过条码阅读器扫描ISBN号的方式进行查重是最高效的选择。

目前, 手提电脑查重是图书馆现场采选查重中应用较广泛的一种方式, 由于可将完整的书目数据与馆藏数据导入查重系统, 所以其具有查重途径多、查重准确度高的优点。但其不足之处明显:体积大, 工作效率低, 电池工人作时间短, 便携式数据采集器是为了适应一些现场数据采集, 适合脱机使用而设计的。利用便携式数据采集器查重是图书馆现场采选工作中出现的一种新方式, 其优点主要体现在以下3个方面。

1 系统特点

1.1 兼具了掌上电脑、条码扫描器的功能, 现场使用时快速判断ISBN是否与馆藏重复, 并可快速写入ISBN以避免即时选重。

1.2 体积小, 随身携带, 操作方便, 现场查重采购方便快捷。

1.3 耗电量少, 一个电池可连续工作一天, 充电速度快。通过比较发现, 便携式数据采集器查重适合图书现场采选需要, 而且比手提电脑查重成本低、工作效率高。经过比较、试用, 我馆选择了新大陆NLS-PT-850型号便携式数据采集器, 经过多次现场采选实践后, 其快捷、高效的作用在图书现场采选特别是中文图书现场采选中凸显。

1.4 兼容性好, 系统适合所有的图书管理软件。

1.5 能直接处理MARC数据、订单文件自动形成、能连续在多家书商采购, 并形成多个订单文件、具备清点功能。

2 便携式数据采集器在图书现场采选中的功能要求

便携式数据采集器是集激光扫描、汉字显示、数据采集、数据处理、数据通讯等功能于一体的高科技产品, 结合计算机, 利用图书上的ISBN号作为信息快速采集手段, 针对图书现场采选的功能要求进行二次开发, 就能够有效地提高图书采访的工作效率。

本馆图书现场采选对便携式数据采集器的功能要求主要有以下几点:

a.数据采集器一般是通过图书条码 (ISBN号) 来进行查重的, 在外出采集图书之前做好相应的准备工作, 即把图书馆馆藏的中央数据库、采访数据库的数据分别提取、合并, 并转换为文本文件, 导入到数据采集器, 成为基本数据库, 通过导入ILAS系统中的书目数据和馆藏数据, 采访人员使用便携式数据采集器可以快速方便地在采购过程中辨别和记录图书信息, 包括书名、ISBN号、馆藏情况。b.能灵活控制复本量, 提供固定数量采集与选择数量采集两种选择。c.提供数据维护功能, 包括浏览数据与删除数据;提供采集情况统计功能, 包括记录条数与购买总量。d.提供专用数据整理工具, 将ILAS系统中导出的数据进行分析、优化、排序, 将不规范的数据和错误的数据清除、整理成统一格式的数据。e.提供专用数据通讯工具, 方便数据采集器与计算机之间进行数据上传与下载。

3 便携式数据采集器与ILAS系统数据同步步骤

3.1 从ILAS采访管理的数据接口菜单进入输出MARC数据窗口, 首先设定输出数据文件, 其次复选输出采访选项, 打开格式设置, 输出字段为888a, 源字段为ACQL数量, 长度设为-1, 最后以记录号为检索途径, 不作其它设定, 开始输出数据。

3.2 从ILAS采访管理进入采访征订目录管理窗口, 新增一个现采用目录, 新增一期, 点击接收按钮, 将刚输出的MARC数据导入采访数据库;完成后点击输出按钮, 进入输出征订数据窗口, 将输出格式设定为带分隔符定长数据, 分隔符为“, ”号, 格式设置字段为010a、200a、888a, 设定输出文件后开始生成定长文本数据。

3.3 运行数据整理程序, 整理数据, 生成index.txt———书目与馆藏数据文件。

3.4 运行通讯程序, 上传index.txt至数据采集器。

3.5 现场采选查重, 自动写入ISBN, 生成data.txt———即时订购数据文件。如果两台或者更多数据采集器同时采选, 将多份data.txt文件内容合并, 运行数据整理程序, 自动除重, 生成最终订购数据文件。

3.6 书商根据订购数据文件提供采访数据, 获取采访数据后在ILAS系统中进行多途径数据查重、订购, 生成图书采购确认单, 交由书商配书。

4 目前数据采集器选择应用中存在以下问题

4.1 在数据采集器的查重中无法看到图书的流通借阅状况, 无法根据流通状况来增加复本, 比如流通量大, 借阅次数多的必须增加购买复本。

4.2 由于导入了订购信息的ISBN, 可能造成未到书的漏订。

4.3 数据采集器的数据转换过程复杂。数据采集器的软件系统虽然提供.x Ls..iso..dbf和.tx t文件的导入, 但实际使用的过程中就发现, 从图书馆管理系统单导出的M arc数据, 真正能够导入数据采集器的很少, 导入率不到10%, 导入数据采集器前的数据必须遵循严格的格式, 容错性比较差。所以必须要对馆藏数据实行转换, 在馆藏M arc转换为Excel的过程中, 需要借助一些M arc与Excel互转软件如Libinquire。

4.4 无法对动态数据库查重, 不能准确的同时进行异地采书, 希望有一个可以链接动态数据库而又携带方便的一种查重工具。

此外, 数据采集器最好可以带批查重功能, 能对

参考文献

[1]谭眈.论图书的订购与现场采购的关系[J].内蒙古科技与经济, 2009 (6) :110-111.

[2]童旭.使用数据采集器进行图书查重常遇问题探讨[J].图书馆建设, 2007 (2) :61-62.

现场采购 篇4

设备采购管理是工程总承包项目管理的重要组成部分,是工程项目建设的物质基础,其对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义,甚至起着决定性的作用。

在总承包项目中,设备费用在总承包合同价款中所占比重近乎一半,设备采购管理是否到位,直接影响到整个项目的费用控制;设备采购管理主要包含了采买、催交、检验和运输四方面的工作。而到场设备的管理工作的好坏将直接影响下一步的安装工作。

在人员有限、设备采购现场工作经验不足的情况下,项目采购部如何能更好的完成总承包项目下的设备采购现场工作需要我们去思考和探索。

2 现场采购服务工作

2.1 设备、随机资料的开箱验收与移交

1)设备的验收与移交。

设备到场后在卸货前应进行检查,若发现设备有破损情况,应保持其原有状态,并留有影像记录,以便划分责任;要求各方在到货清单上签收设备,并认真保存到货清单,及时填写并签署《现场开箱检验记录及验收证书》。

2)随机资料的移交。

在及时解决现场设备问题的同时,现场设备工作的重点逐步向资料整理、办理设备投产验收等方面转移。由于鄂尔多斯项目到货设备无集中仓储条件,且为了防止不具备安装条件的设备开箱后造成丢失、损坏,故多数设备由施工单位封箱保管,因此大量设备随机开箱资料及设备安装图纸散落于众多施工单位手中。先从施工单位收回的杂乱资料堆放于特意空出的房间内,再对照合同逐一将每份设备资料、产品合格证等按合同编号分拣、装袋。填写《随机资料移交单》,并装订成册。随时将设备决算过程中设备供方补供的设备资料插入。

3)卸车问题。

设备采购合同供货范围包含卸车义务,而实际运行过程中,由于设备供方没有人员到现场组织卸货,因此只能采取委托卸货、代扣费用的方式组织卸货。

2.2 催交设备、组织现场服务、督促业主资金

现场每日召开工程例会,会上施工单位、业主管理人员、监理等汇报工程进度,同时提出设备到场时间要求或到场设备存在的问题。采购人员需对本次会上或上次会上需落实的问题给出答复,这就要求采购人员应掌握各合同的设备制造、运输情况及服务人员行程安排。当然,这些信息的来源只能建立在电话联系的基础上。因此为兼顾催交和现场问题的处理,现场采购人员要责任分工。部分同志负责跑现场,另外的同志主要在办公室守着电话负责联系、记录、接发传真,到场服务人员的接待、记录等工作。

采购人员应了解现场设备安装进度,这样既能对设备及服务人员到场时间安排做出预见,又能避免工作的被动,防止施工单位推托责任。负责催交工作的人员随时填写《设备合同催货一览表》《现场服务人员签到表》。现场常会遇到供方服务人员刚离开,施工单位又提出安装、调试中的诸多问题需要人员返回,因此现场服务人员离开必须由施工单位确认、签字。即填写《技术服务反馈表》后才能允许服务人员离开现场。采购人员需了解清楚服务人员到场要解决什么问题,以便设备供方做好相应的技术、材料、人员的准备工作,高效、快速的到场解决问题。为避免供方服务人员重复到现场,对于以传真方式可以解决的问题,最好采用传真方式;或由施工、调试人员与供方技术人员直接沟通。在现场催交设备的同时,要关注业主资金问题,即使明知业主无能力支付,也应经常向业主发出书面的催款通知,以此作为日后与业主商谈工期延误等问题的书面依据。

2.3 现场工作的移交

当采购人员离开现场,相互进行工作移交时,离开现场的同志要对现场问题进行详细的梳理,将问题的内容、目前解决的程度、具体联系人员等信息以书面方式汇总。接收的同志就此能很快进入工作状态,避免由于人员调换而影响现场的工作。

2.4 设备投产验收与决算

设备采购合同的各付款阶段分为:预付款、发货款、到货款、验收投产付款、质保金。

其中到货款、验收投产付款、质保金的支付需要现场提供相应的付款凭证,即《现场开箱检验记录及验收证书》《合同设备验收投产证书》《合同设备保证期满证书(含结清证书)》。上述证书的签署贯穿了现场设备管理工作的几个阶段,也是各阶段工作完成的标志。即:现场开箱检验、设备投产验收、质保期结束验收。

3 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题及解决办法

3.1 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题

1)个别制造商不能恪守承诺、履约能力差,在发货款已支付的情况下,部分现场急需安装设备不能如期到场,制约工程进度。

2)成套供货装置总体运行稳定,但由于其个别配套设备质量差,影响整套装置性能。

3)个别供货商制造工艺落后、设备制造过程缺乏质量控制手段,导致到货设备存在质量缺陷,无法满足现场生产需要。

4)现场到货设备无条件入库集中存放,加之施工单位保管不善,个别设备及随机资料在存放及二次倒运过程中丢失损坏。

3.2 问题产生的原因分析及解决措施

1)深入、细致地做好招标阶段工作,从源头避免和降低质量风险。

严把合格供方推荐关,合格供方推荐包括成套设备供方推荐及具体合同中配套设备供方的推荐。严把合格供方推荐关,杜绝无技术、无能力、无信誉的“三无”企业参与项目是保证设备质量的基础。一个项目涉及的设备种类繁多,且每种招标设备至少需要3家供方竞标,则一个项目需要的合格供方数量非常大,因此把所有的合格供方全部考察一遍是不现实的。这就要借助于实地考察、合作经历、业绩了解等手段综合性的对供方的技术力量、机加工、检验测试、生产资质、管理模式、社会信誉等各方面进行考核、评价,并做好详细的记录。目前,加工制造行业竞争激烈,落后企业被淘汰的同时,新兴企业也在逐渐的成长,因此设备合格供方也应不断的变化、更新。而且应根据合格供方的实力,对其按层次进行分类管理,并结合项目的实际情况,邀请相应同一层次的供方参与投标,否则,同为合格供方,但综合能力不在一个层次上,其报价是没有可比性的,而且长期以往会挫伤某些供方的积极性。在对合格供方进行认真筛选的基础上,同时应建立严格的合格供方推荐责任追究制度,即建立质量负责到底责任制;谁推荐谁负责责任制。因为只有借助于制度的约束和奖惩机制的落实,才能保证合格供方的推荐慎重、真实,进而才能保证合格供方的质量。

2)大力加强设备采购合同履行阶段的管理,努力实现保质、保量、如期的控制目标。

a.切实做好设备监制和验收工作。目前,缺乏对设备供方加工、检验、测试能力的了解;缺乏对合同履行过程中各制造节点的有效控制,以及对设备原材料质量、加工制造精度、装配质量的监督和检验,特别是出厂前的检查、验收是设备不能如期交货及到场设备制造质量难以保证的主要原因。但如何做好设备的监制和验收工作,使其充分发挥应有的重要作用,人员保证、组织协调有力是关键。首先,为适应总承包项目发展和不断增多的趋势,要保证有一批专业知识过硬、机加工工艺经验丰富、熟知设备验收规范、工作态度认真负责的人员来参与设备监制及验收工作。但目前采购人员的知识结构及业务范围主要侧重于商务,专业技术人员对于具体机加工工艺及设备验收规范了解不深,因此应针对具体项目外聘一些具有相关经验的人员,共同参与设备监制和验收工作。同时,应通过推荐、印发学习资料、集中授课、外聘人员讲解、现场学习实践等方式对本院采购人员、专业技术人员针对性的加强加工制造、检验、验收规范等内容的业务学习,且应将此学习内容纳入业务建设,制度化、规范化、考核化。其次,在项目组织机构中,专人负责组织协调设备监制和验收工作。在项目开始之初即着手编制项目设备采购合同监制、验收计划;相关专业参与人员安排,如需外聘人员,应事先提出具体要求和申请。在参加现场监制或验收前,负责人应组织相关人员结合具体合同的技术要求,明确监制或验收的项目、考核指标,并编制表格,准备技术资料。设备监制和验收工作务必落到实处,防止蜻蜓点水、走马观花,监制及验收记录应认真填写、归档,并建立相应的责任机制。监制和验收人员将所掌握的设备制造进度、制造质量等信息及时反馈项目部或项目现场,以便调整项目资金安排或现场施工组织。b.灵活运用资金支付手段,促进设备采购合同履行。在多数合同执行过程中,随着资金、设备在买方与卖方之间的转移,买卖双方的主动权在交替变化。因此设备采购合同的资金支付方式是控制卖方,促进合同正常履行的有效手段。在签订设备采购合同时应结合具体设备种类、设备的制造工艺、节点控制、所了解的供方履约能力、总承包合同的资金支付方式等内容制定针对该合同的付款方式。经双方签章生效的合同文本对合同双方具有同等法律约束力,同样,多数情况下卖方已完全按合同规定的条款履行合同义务,但由于业主方不能如期支付设备款,使我方陷入极为被动的局面,因此必要时应考虑垫付部分设备款。

3)加强现场设备管理,严格履行设备入出库制度。

a.做好前期库房规划。在项目初期,应根据本项目预采购设备内容,按不同的存储要求如防尘、防雨、保暖等将其大体分类,并考虑到便于运输、方便看管等因素,充分利用现场的现有条件,在设备到货前建立库房,并绘制项目现场库房布置平面图,同时应做好基础工作,如成立管理机构、制订工作程序、编制相应表格、了解具体设备存放要求等等。b.有序、高效做好库房管理工作。设备到场后,在各方人员共同参与下,根据合同供货范围开箱详细清点,并办理设备及随机资料移交手续。若发现缺件或质量问题,由采购人员立即通知设备供方解决。同时,库房管理人员应根据随机资料中规定的设备存储要求,将该设备入库妥善保管。对于随机资料中无该设备存储说明的,由采购人员向设备供方索取。

4 结语

现场设备管理在整个项目运行过程中承上启下,其对于及时发现供货设备的缺件和质量问题;保持设备出厂状态;保证设备安装工作的顺利开展;准确划分设备供方、施工单位的责任都起着非常重要的作用。希望通过本文能增强设备采购人员的现场采购服务水平,激发学习采购管理知识的热情,为我院工程总承包项目的不断发展作出贡献。

参考文献

[1]刘伯才.工程项目管理实用手册[M].北京:化学工业出版社1,998:10.

[2]胡德银,王华年.工程建设项目经理培训教材采购管理[Z].2000.