数字信息管理（共11篇）
数字信息管理 篇1
1 基于信息管理的环保数字平台特点
环保数字平台的管理内容相对比较复杂，建设的模式也比较多，所以管理时会有很多复杂的问题出现，下面对其技术的特点进行详细的分析：
1.1 环保数字平台的系统一般都会和很多部门有交集，涉及很多的方面，比如和这一系统有关市政的建设机构，对费用的预算进行决算的机构和部门等，涉及的部门众多，且部门间都是相互独立的系统，信息的管理体系大都互不干涉，使用的格式与数据的标准也没有统一，软件的平台也不相同，这就给环保数字平台的研究增加了难度。
1.2 环保数字平台中资源的调查，分析和统计以及建模和预测，优化布局等建设的规模都比较大，所以整个系统比较复杂，目前的主要问题是对一些基础性的事物进行建设站具有了整个系统的大部分时间，没有更多的精力和时间进行战略平台的研究，这就使平台的战略体系不能满足相关企业的发展的需求，使其发展遇到瓶颈，所以需要建立基于信息管理的环保数字平台。
2 环保数字平台关键技术
2.1 WEB应用体系结构
环保数字平台主要由相关软件的服务器组件、数据库以及表现层、应用层两个主要的模块组成，前者主要侧重在服务器端，以检索的运行与操作和数据的存储为主，后者主要侧重于客户机，主要在第一层以及客户端中运行。这两种不同的模式，大部分应用的逻辑都被设置在对应的客户端内。
2.2 面向服务架构
框架是相对于系统可重用的设计，在构件的实例间交互和抽象的构件方法中能够充分的得到展示，在某种意义下，框架不仅可以对体系的结构也进行有效的规定，还可以对整个系统的设计，相互协作的构件间依赖的关系，责任的分配以及控制的流程等进行某种阐述，是完全可以复用的构件设计，还能够对一组实例与抽象之间的协作进行展示，对构件进行复用时起到连接上下的关系。
2.3 Struts框架
Struts框架有着自身的web控制器，依靠有关技术进行支持的模式和视图等要件或属性，对于前者，这一框架不仅能使一些标准化的数据间技术交互得到实现，还可以和第三方供应的一些系统进行联系，对于后者来说，这一框架还可以向Java Server Pages等提供帮助。在视图与模式之间充当沟通的桥梁，每当遇到请求，框架的控制器就会做出相应调取的命令，然后利用和模式的协商，对应用的状态进行更新或者检测。
3 基于信息管理的环保数字平台设计
3.1 环保平台设计的目标
针对相关部门系统的具体需求，来对环保数字平台系统进行设计与开发。首先要从对空间的数据的获取和处理开始，然后建立数据库进行集成和管理，接着要对应用系统进行分析，并提出解决的方案。这一系统主要使用SQL Server的数据库系统与国产的GIS平台技术，实现对计算机的利用，并对城市的环保数字平台内信息进行行政的审批、查询与浏览、信息的管理与统计等功能，可以向政府宏观的决策与具体其业务的实施过程提供各种有效的辅助手段。在以往软件项目实施的过程中，会存在着大量问题和现象，例如超出进度预期，超出经费的预算以及频繁进行变更等，在实施完成后，也会经常发生结果和初期目标存在着很大差距的情况，这就意味着平台不能为使用者提供真正有效的帮助与效益。因此在环保平台项目实施前，要严格设计好相关的目标，做到切实可行，实施过程中，要严格把控项目的进展。
3.2 整体进行解决的方案
环保数字平台的总体规划含有具体实施的步骤和预算安排，以及总的政策和目标，还有分析和查询的功能，这一模块在执行的过程中需要大量的模型、知识和信息，所以需要建立知识库与模型库对相关知识与模型的规则进行提供，且这一模块提供的人机交互环境和模式能够为相关决策的制定提供一定辅助的作用。系统管理的工作能够更好的确保其正常运行，在最初对系统的安装完成之后，可以先设置系统构建的结构，建立有效的合理体系，这对实现信息化的系统，提高工作的效率，改善工作的质量有重要的意义。本次研究主要使用B/S的结构对系统进行架构，分层的结构也可以很好的满足数据、用户和客户间的使用，在这一结构中，系统能够从用户的界面和商用的逻辑与数据库三方面层次进行分析，客户端负责商用逻辑结果处理的展示，应用层的软件设置在服务端，当应用端的应用出现变化时，不会影响到客户层与数据层。
3.3 系统的结构中分层的设计
环保数字平台管理系统在开发和设计中会使用到网络应用表现层，业务逻辑层与数据持久层这三层结构，每层结果中数据的处理都有明确的任务，可以清晰的看到其功能的实现，表现层主要完成系统和用户间GUI的交互，进而获得输入的信息数据，并为整个系统的数据提供验证的功能；业务的逻辑层主要用于业务的应用等方面，可以向表示层的应用提供相关业务的服务，实现和业务有关的规则、流程以及专业的算法等的处理；数据的持久层主要对系统数据的存取进行服务，可以参与到DBMS间进行的通信与联通。
3.4 环保数字平台监控管理的功能
这一平台管理的模块对监察、维修和管理以及对城市的路政管理等的审批工作与业务进行管理和研究，主要的功能是对设施进行管理和审批，对道路的信息进行管理，对桥梁的信息进行管理等。这一平台的管理系统内，每个部分经常会用到自动、简化、表单的权限、审查的意见等的录入功能，还有对案件进行关联和打印，对智能化的权限进行控制，统计查询，设置工作日等多项功能，当然除了上述常规的功能外，还有几个特色功能：对内务的管理，行政审批的中心窗口和网上进行办公的子系统。
4 设计的实施
4.1 环保数字平台的地图与文件操作
这一平台文件的模块包括对地图的保存、另存、删除以及对工作的空间进行保存和退出的系统等功能，对地图进行基本的操作主要利用SuperMap object相关的组建建立起对应的工具栏和菜单栏进行实现，图层的控制可以利用图例的控件进行实现，鹰眼图的功能利用两个地图的控件来实现。
4.2 环保数字平台日常的维护与使用的管理
日常的维护由维护模块提供，主要包括对绿地与环境的检测方案进行设置，对监察的日志进行录入，以及对系统状态进行监察。监察的、方案是管理和显示用户创建的各种方案，监察日志则向用户提供对环境、绿地和城市的监测日志进行管理和录入的功能，状态的监督主要是为用户利用日志的信息对绿地与环境的检测状态进行快速的了解提供方便，可以使用户及时的了解状态比较差的绿地与环境的检测。这一模块主要是用户在相应的地图中，通过选择相关的区域然后对古树、城市、绿地的数据进行统计，其功能的设计主要是对古树、城市和绿地进行统计。用户可以在相应的地图中画出多边形，接着用专业的方法对空间进行查询，这出其中的记录集，然后统计出数据和结果。
4.3 平台规划
(1）城市信息的规划，这一功能主要是管理和显示城市的规划信息，可以利用选择好的城市，并查看城市的规划图，导出城市规划图。（2）对绿地的覆盖率进行分析，这一功能主要是用户在地图中选择相应的区域后，对区域中绿地的覆盖率进行计算和分析，然后得到分析的结果。
5 结语
综上所述，基于信息管理的环保数字平台具有重要的意义，是一个具有复杂功能的数字平台，因此需要相关人员不断加大研究力度，开发出更加符合实际的平台，更好的促进我国环保行业的信息化发展，真正的发挥环保平台的作用。
摘要：随着科技的不断发展和社会的进步,数字化信息技术在社会中的作用越来越重要,应用的范围也愈发广泛,已和人们的生活息息相关。所以对信息的管理也显得更加重要,而随着人们思想的转变,环保技术在各个领域内的应用也不断增加,本文主要对基于信息管理的环保数字平台进行研究,以便为相关技术的发展提供借鉴。
关键词：信息管理,环保,数字平台
参考文献
[1]雷波.基于信息管理的环保数字平台研究初探[J].自动化与仪器仪表,2013(4):213-215+226.
[2]王蓬.“数字环保”——环境信息管理[J].中国资源综合利用,2006,(12):33-34.
数字信息管理 篇2
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作者简介
肯尼思·C．劳顿(Kenneth C．Laudon)纽约大学Stern商学院信息系统教授。劳顿教授在哥伦比亚大学获得博土学位，撰写了十余本关于电子商务、信息系统、组织与社会领域的教材，并发表了大量文章。他当前的研究工作集中于大型信息系统和多媒体信息技术的规划和管理。
简·P．劳顿(Jane P．Laudon)信息系统领域的管理咨询顾问。她的研究兴趣包括系统分析、数据管理、软件评估等。她在哥伦比亚大学获得博士学位，在哈佛大学获得硕士学位，曾在哥伦比亚大学和纽约大学任教。
目录
第一篇 组织、管理与网络化企业
第1章 信息系统与当代全球商业 1.1 信息系统与当代商业 1.2 理解信息系统 1.3 信息系统的研究方法 1.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：创建团队协作网站
案例研究：“第二人生”商机几何? 第2章 全球电子业务：企业中的信息系统 2.1 业务流程与信息系统 2.2 信息系统类型 2.3 贯穿整个企业的系统 2.4 企业中的信息系统管理部门 2.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：识别管理决策与系统
案例研究：职总英康(ntucincome)公司的现代化
第3章 信息系统、组织与战略 3.1 组织与信息系统
3.2 信息系统对组织和企业的影响 3.3 利用信息技术获取竞争优势
3.4 利用信息系统获取竞争优势：管理问题 3.5 管理信息系统实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：抓住机遇引进战略信息系统
案例研究：soundbuzz在线音乐的亚太地区战略
第4章 信息系统的伦理与社会议题 4.1 与信息系统有关的伦理和社会议题 4.2 信息社会的伦理 4.3 信息系统的伦理维度 4.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：制定企业伦理规范
案例研究：google应该维护你的个人医疗档案吗? 第二篇 信息技术基础设施
第5章 信息技术基础设施与新兴技术 5.1 信息技术基础设施 5.2 信息技术基础设施的构成 5.3 当代硬件平台的发展趋势 5.4 当代软件平台的发展趋势 5.5 管理问题 5.6 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估服务器操作系统
案例研究：亚马逊的新市场：效用计算
第6章 商务智能基础：数据库与信息管理 6.1 传统文件环境下的数据整理 6.2 使用数据库管理数据
6.3 利用数据库提升商业运作水平和决策能力
6.4 管理数据资源 6.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：确认网上数据库中的实体和属性
案例研究：美国反恐监视名单数据库的难题
第7章 电信、互联网和无线科技
7.1 电信和网络在当今商业领域中的应用 7.2 通信网络 7.3 全球互联网 7.4 无线技术革命 7.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评价智能手机
案例研究：谷歌vs.微软：科技巨头的冲突
第8章 信息系统安全 8.1 系统脆弱性与滥用
8.2 信息系统安全与控制的商业价值 8.3 建立安全与控制的管理框架 8.4 保护信息资源的技术与工月 8.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估网络安全产品
案例研究：法国兴业银行“魔鬼交易员”搅动世界金融系统
第三篇 数字时代主要的系统应用
第9章 卓越经营与客户亲善：企业应用软件 9.1 企业系统 9.2 供应链管理系统 9.3 客户关系管理系统
9.4 企业应用软件：新挑战与新机遇并存 9.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：分析企业应用软件销售商
案例研究：赛门铁克的erp危机
第10章 电子商务：数字化市场和数字化商品 10.1 电子商务和互联网 10.2 电子商务 10.3 移动商务 10.4 电子商务支付系统 10.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：分析电子商务网站间的竞争
案例研究：facebook的困境
第11章 管理知识与协作 11.1 知识管理概论
11.2 企业范围内的知识管理系统 11.3 知识工作系统 11.4 智能技术
11.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估知识网络系统
案例研究：塔塔咨询服务公司的知识管理与协作
第12章 提高决策水平 12.1 决策和信息系统 12.2 决策支持系统
12.3 主管支持系统(ess)与平衡计分卡架构 12.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：为大学设计群体决策支持系统
案例研究：通过支出可视化软件改善商务智能
第四篇系统构建与管理
第13章 构建信息系统
13.1 作为有计划的组织变革的系统 13.2 系统开发概论 13.3 不同的系统构建方法 13.4 数字化公司的应用系统开发 13.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：编写网站设计说明
案例研究：得克萨斯州社区银行寻求系统解决方案
第14章 项目管理 14.1 项目管理的重要性 14.2 项目筛选
14.3 明确信息系统的商业价值 14.4 管理项目风险 14.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：认识实施问题
案例研究：focus结构化项目实施方案
第15章 管理全球信息系统 15.1 国际信息系统的发展 15.2 组织国际信息系统 15.3 管理全球系统
15.4 全球价值链的技术议题与机遇 15.5 mis实践
本章小结
复习题
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：鉴别全球企业战略技术
案例研究：全球战略能否拯救gm? 译后记
这本书的作者是美国纽约大学stren商学院信息系统教授Kenneth C.Laudon和信息系统领域管理战略顾问Jane P.Laudon，目前在管理信息系统领域最具代表性的人物就是他们二位，很多管理信息系统方面的书籍都根据他们的这本书修改过来的，包括我们现在用的《管理信息系统》的教材，我看上面的结构内容这些基本和这本书是相同的。我所看的这本书已经是其原版的第八版，是在2005年的是后出版的，相对比较老了，现在这本书的最新版是在2011年出版的，已经是第十一版，图书馆里面也有，但是因为我当初的时候没有找到，所以看的是第八版的书。
这本书相对于我们的教材最大得区别之处就是这本书的教学思路是案例教学，基本在每一个理论中间，作者都会以案例的形式给大家来做解释，不像我们的教材，整本书友几百页，书上面没有一个案例，全部是理论的条框。我在放假的时候看了一本名字叫做《哈格管理信息系统》，但是这个书和现在我看的这本书是完全不能比较的。
Ok，总结的时候还是根据书上面的结构来进行，许多东西我本来就已经懂得，或者是比较常见的就没有说出来，这里是不过是列出一些要点而已，真正的要理解还是需要通过整本书以及在实际中去才可以。
第1篇 组织、管理与网络化企业 第1章 管理数字化企业
开篇的案例是丰田公司，重建自己，以转变为数字化的企业，这类数字化的是用英特网与网路技术，是的数据可以再组织的各个部分顺畅的流动，工作流程更加有效率，并且创造在客户、供应商及其他组织间的电子连接。所有企业的组织，不论大小，都利用信息系统、网路与英特网技术是的他们的业务更电子化，是其效率、竞争力与获利能力提升到新的高度。
丰田公司使用的数字化，让设计生产更加有效率，其模型如图
1、改变商业环境的四个遍及： 全球经济的出现； 工业经济的转变；
企业组织的转变（扁平化、弹性化、„„以客户需求为中心的协调）数字化公司的出现。
知识和信息为主的经济体系，知识和信息才能够创造财富
知识与信息密集产品，通过如下可以得知全球经济与知识信息以及企业的数字化系统与数字化企业出现之间的关系：
3、一个基本的信息系统的模型：
4、信息价值链
5、如何分析企业信息系统的问题
A、确定问题（从组织、技术、管理维度确定）；
B、问题解决方案（是什么、目标、替代方案、最佳方案）；
C、解决方案带来的价值；
D、哪些技术可以用来解决方案；
E、解决方案——流程技术；
F、解决方案——管理决策。
6、也标准作业流程（SOP）
7、从技术角度定义信息系统主要涉及的学科：计算机科学、管理学科、运筹学；从行为观点涉及的学科：心理学、经济学、社会学；当代观点是将技术角度和行为观点角度进行的整合。
8、企业想成功利用因特网技术与其他数字技术到达电子企业、电子商务与创造数字文化企业，必须重新定义企业模式、重新创造企业流程。
9、信息系统引发的挑战：（主要的管理议题）
A、战略性的商业挑战：实现数字化企业。企业应如何利用信息技术、以建立一个具有竞争力、效能与数字化的企业组织？
B、全球性的挑战：企业如何认清组织本身与系统在全球经济环境下的需求？
C、信息架构与基础设施建设的挑战：在企业环境与技术的快速变化的情况下，企业如何发展信息系统架构与基础设施建设以辅助企业实现目标？
D、信息系统投资的挑战：企业如何定位信息系统的商业价值？
E、责任与控制的挑战：企业如何保证信息系统在符合伦理和社会责任的态度下正常运作？
第2章 企业中的信息系统
开篇的案例是一个供应链管理的神话企业——zara。在不同的组织层级及其功能，企业需要不同的信息系统来支持决策以及各项活动，许多企业可能需要信息系统能由不同的功能领域来整合信息以及企业流程，以zara为例，他的信息系统要能精确地协调供应链，而他发现整合系统与企业流程的解决方案。在实施企业信息系统的过程中，带来的挑战需要组织和管理上做大量的改变，主要是整合性挑战和拓展管理上的思想范围。分析Zara的模型如下图所示：
1信息系统的种类可以通过如下模型进行划分：
6种主要类型系统：
A、主管支持系统（executive support system，ESS）:辅助非结构化战略决策；
B、决策支持系统（decision suport system，DSS）；
C、管理信息系统（management information system，MIS）；
D、知识工作系统（knowledge work system，KWS）；
E、办公系统（office system）；
F、交易处理系统（transactiom processing system，TPS）。如图7显示系统间的关
系：组织内的各种系统间是相互关联的，TPS是信息的主要生产者，提供信息其他系统；而其他系统反过来又
成为其他系统的信息提供者。在大多数组织中，这些系统间之时松散的联系起来。
2、公司的各种系统间一般无法达到共享，这需要独立的中间件来连接。企业系统主要包括：企业系统、供应链管理系统、客户关系管理系统、知识管理系统。
3、企业系统=企业资源计划，是将数据存放于单一的数据库中，供各部门共同使用，这主要帮助企业内部流程管理。
4、供应链管理系统是面向外部的系统（outward facing），同时供应链管理系统支持反向物流。供应链规划（supply chain planning），主要是预测和计划；
供应链执行（supply chain execution，SEC）主要是配送、物流与补充。
5、协同商务：供应链伙伴间共同完成目标，协调需求预测、资源计划、生产计划、物流补充、产品运输与仓储。其协同模型如下图8所示：产品设计与研发、服务支持、协调供应链、物流、销售支持与训练、渠道管理
6、知识管理系统：支持发觉和整理知识、分享知识、传播知识的流程，同时也支持创造新知识与整理知识到新组织的流程中。
创造知识——————————认识工作系统 发觉和整理知识————————人工智能系统 分享知识————————————群组协同系统 传播知识————————————办公室系统
第3章 信息系统、组织与战略
开篇的案例是伟特力，这个公司的案例说明了企业环境、战略管理与信息系统的相互依赖性。伟特力发展了企业系统与全球商业流程来响应环境改变做造成的竞争压力，但是要成功的使用信息系统，必须培训组织文化和管理战略大幅度的改变；新的信息系统也改变了伟特力公司经营企业与管理决策的方式。由伟特力的经验提出了一下管理上的挑战：
A、竞争优势的持续性； B、技术与组织的配合。
本章主要是讨论组织、管理、信息系统与企业战略间的关系。
1、信息与技术的双向关系，显示出，这一双向关系受到很多中介因素的干扰，管理者的决策时一个重要因素。其他中介因素包括组织文化、官僚体制、政治、企业流程与机遇。
2、max weber描述出夫人理想的组织的特点为官僚体制。其他学者给予了不同程度的补充：所有的组织接发展标准作业流程、政治、文化。
3、组织的种类：创业型结构、机械式官僚结构、区域式官僚结构、专业式官僚结构、临时式结构。
4、组织的不同点比共同点多，因此信息系统对不同的组织的冲击是不同的
5、信息技术对组织的影响： 从经济学的角度：
A、缩小组织规模； B、降低参与市场的成本； C、减少内部管理成本； D、减少信息的取得与分析成本。从行为学角度：
E、降低信息取得成本与扩大分配，而改变组织的授权结构；
F、为组织的群体之间争取政策、程序与资源上的影响力所做的政治竞争结果。
6、管理者的角色：
A、人际性质角色； B、信息性质角色； C、决策性质角色
7、决策时系统设计者最想影响的一个领域。
8、决策制定层：战略层、管理层、知识层、作业层；
决策分类：结构化决策、非结构化决策、半结构化决策。决策的制定阶段：情报、设计、选择与执行。决策模型：
个体决策模型的一个基本假设是：人是理性的。是基于人的行为基本一致性的、理性的与追求价值最大化。
群体决策模型：决策的组织模型——考虑组织结构的政治特性；决策的官僚模型——
降低不确定性；决策的政治模型——利益集团即领导人协调。
决策过程：
9、战略信息系统：可以然公司保持领先的系统，改变组织的目标、经营、产品、服务、甚至基于环境的关系。可以为任意层次、任意时间所使用。价值链模型（是基于波特的价值链模型）：企业活动分为主要活动和支持性活动，每个活动、每个流程都应该为企业带来价值的增加，同时与其他合作伙伴等供应链相结合。主要活动有：进货、作业、销售与营销、服务、出货；支持性活动有：采购、技术、人力资源、行政与管理。
价值网：一群独立公司的集合，这些企业使用信息技术来协调他们的生产行为、生产产品或者服务提供给市场。
10、以以下可帮助企业减少成本、实现产品差异化并服务于新市场
A、提供信息与服务；
B、着重于不缺市场的系统（客户关系管理、数据挖掘）
C、供应链管理以及高效率的相应系统（将消费者价值链与企业价值链有机整合）
11、产品层次，产业内的相关公司相关联合生产、分析、定制产业标准以及判断。
12、波特的竞争力模型：
数字化时代的产业，企业不仅仅要咋同产业内竞争，同时要在不同的产业之间竞争，比如汽车产业需要与航空竞争„„，传统的教育与现代的网络教育竞争，所以得出新的竞争力模型：
13、传统产业遵循边际收益递减法则，而数字化时代的网络经济却不遵循这个法则。
第4章 数字化企业：电子化企业与电子服务
本章的开篇案例是一个通信服务提供商telefonica。就想telefonica一样，许多公司开始利用英特网来连接客户与供应商，建立新的数字化电子商务网路以摆脱传统的销售渠道。企业也用英特网技术来整顿企业的内部流程，利用数字化启动企业流程以及其他组织的关系，有助于公司实现更新的竞争力与
效率水准，但也同时也会引起下列管理上的挑战： A、电子化企业需要思想上完整的转变； B、找出成功的英特网企业模式。
1、企业模式描述公司如何生产、销售以及交付产品或者服务，展示企业如何传递价值给客户，同时创造财富。
2、搜寻成本是指在世界各地寻求合适的产品并为产品确定所有的供应商，价格以及运送条款所付出的努力。
3、信息不对称是指存在于交易中的一方拥有比对方跟多的重要信息
第5章 数字化公司的伦理与社会议题（略）第2篇 信息技术篇 第6章 硬件与软件资产
1、信息系统以两种方式收集和处理信息：批处理与联机处理
2、在C/S结构中，将大部分工作交由服务器处理，这种情况客户机称为客户机，这种模式叫网络计算模式。将处理能力放置到使用者的计算机上，再用网络连接起来，这种分布式处理叫做对等计算。其中一种对等计算的形式叫做网格计算。
容量规划是根据企业自身条件来确定合适计算机硬件系统会宝盒的过程，包括同时满足最大使用者数量，对现在和将来软件的影响、效能等。扩充性是计算机、产品或者系统在不中断的情形下，对现存的能力进行扩充的能力。
计算机软硬件成本包括购买成本（原始）、升级、维护、技术支持、培训等行政成本，以及运行、放置的公共设施成本，其中购买成本仅仅占20%。
科技服务提供商类型：存储服务提供商（storage service provider，SSP）应用软件服务提供商（application service provider。ASP）管理服务提供商（management service provider）
企业持续服务提供商（business continuity service provider）
公共计算方式，与收取电费一样，只要使用才开始计费，计费方式看你使用的多少。
第7章 数据资源管理
1、数据库管理系统有三个部分组成：
A、数据定义语言（data defintion language）
B、数据操作语言（data manipulation language 如SQL）C、数据字典（data dictionary）
2、面向对象数据库管理系统（OODBMS）可将数据和程序作为对象保存。
3、数据库的潮流：
A、多维数据分库，又称对称联机分析处理（on –line analytical processing，OLAP）
B、数据仓库与数据挖掘。数据仓库是存储有潜在利益的当前和历史数据的数据库；分布式的较小的数据仓库叫数据集市，是数据仓库的子集，并且已经被分类汇总，且主题单一； C、数据库与万维网。超媒体数据库，使用各种方式将各种数据连接在一起。
第8章 电信与网络（略）
第9章 英特网与新信息技术基础建设（略）第三篇 数字化公司的管理与组织的支持系统 第10章 数字化公司的只是管理
看篇是使用的quaker的商业智能系统（QBI），其示范了系统如何通过是组织的只是更容易被存取来发挥其作用。在商业、科以及政府中执行者与专家们的合作与沟通以及创意与信息的分享是必要的。在一个信息经济时代，获取与分配智能与知识及加强群体的合作对组织的革新与生存非常关键。特殊的系统能用来管理组织知识，但也带来如下挑战：
A、设计知识系统以真正的提升组织绩效。B、确认与实现人工智能在组织中适当的应用。其模型如下图：
1、在信息经济里，以知识为基础的核心竞争力是组织的主要资产。
2、公司需要通过多种组织学习机制来创造和收集知识。
3、知识管理（knowledge management）是指组织在创造、收集、保存、转移和运用知识中所开发的一组流程。
4、知识库包括：
a)b)c)结构化的内部知识；
竞争者、产品以及市场的外部知识‘ 非正式的内部知识，常称为内隐知识；
5、知识管理的信息系统以及信息技术基础建设：如下图十二
6、信息工作主要包括创造或者使用信息的工作。信息工作者包括处理和传播信息的数据工作者，以及创新知识的信息工作者
7、办公室的三大功能：
A、协调房地专家和信息工作者；
B、协调组织、内跨阶层与跨功能的工作； C、整合组织与外部环境
而大多数数据工作与多半的知识工作都是在办公室里面完成。
8、知识工作系统（knowledge work system，KWS）在不同领域有不同的KWS。
对于组织与组织内的管理者而言，知识工作者主要是扮演着三种不同的重要角色：
A、当组织外向扩展时，持续更新组织的知识，包括技术、科学、社会思想以及艺术； B、针对他们的知识领域所发生的变化以及各种能够基于，提供内部顾问服务； C、作为变革推动者，评估、启动并促进各种变革计划。
9、知识工作系统能够的需求如图十三所示：
10、实践团体（community of pratice）是由组织中的一群人所组成的非正式软体，这些人拥有共同的职业兴趣。
11、企业信息门户站点（enterprisese information portal），又叫企业知识门户站点（enterprisese
knowledge porta），该站点提供单一窗口存取公司的知识资源，并且帮助公司协调信息与人员来做决策与采取行动，提引人前往知识目标以及信息系统的应用，协助他们了解可得的信息，并展开组织的知识资源是如何相互连接。并且提供在线学习，延伸致客户供应商以及商业合作伙伴的门户站点。如下图十四所示
12、人工智能家族：如下图
13、神经网络，有试图模范生物大脑处理模式的计算计算机硬件组成。
模糊逻辑（fazzy logic），是由一种基于规则的技术，他可以容忍不精确，甚至以此解决以前无法解决的问题。
遗传算法（genetic algorithms），或者称适应性演算（adaptive coputation），是提供多种问题解决方案技术，他们是在理论上基于适者生存的方式即进化过程。
混合人工智能系统，整合遗传算法、模糊；逻辑、神经网络以及专家系统一套的应用软件
第11章 强化数字化公司的管理决策制定
开篇的案例是用的美国生产服饰的厂商Gap，Gap公司的规划和预测系统是决策支持系统的一个范例，这种系统拥有强大的分析能力，可以在决策过程中支持决策者，其他类似的系统如决策支持系统（GDSS），负责支持由群体所做的决策，而主管支持系统（Ess），则是战略层次决策提供信息这些系统可以增强组织的运作效率，但也引起了以下管理挑战：
A、建立可以满足主管信息需求的系统：即采用关键成功因素和其他决定信息需求的方式，要确定服务与高层管理者的主管支持系统和决策支持系统的信息需求，仍是相当困难的。
B、建立有意义的报告以及管理决策程序：有了企业信息系统也书库仓库比起过去而言。现在很容易就能从不同的系统为决策支持系统以及主管支持系统提供所需要数据。
通过分析GaP的案
例，得
出
其模
型
如
下
图
所
示
： 17
1、管理信息系统主要支持结构化问题，决策支持系统支持非结构化问题和半结构化问题。
2、决策支持系统的分类有：模型导向决策支持系统（解决的问题是：如果„„则），数据导向决策支持系统。
3、数据挖掘所产生的信息，形态有关联、序列、分类、聚类和预测。
4、决策支持系统的组成要见：查询和分析的数据库、包含模型的数据挖掘和其他分析工具的软件系统、用户借口：如图16所示
1、基于万维网的客户支持系统是帮助客户做决策的系统。
2、群体决策支持系统是要作用于开会讨论，包括硬件、软件工具和人员。对创新领域、复杂问题和大型团队的任务是最有效的。
3、主管支持系统允许公司的各层认识在任何实践使用，并且是使用的图形分析工具。
第4篇 建制数字化公司的信息系统 第12章 利用信息系统进行组织再照
开篇使用的案例是一个金融公司：FleeBsstob。FleeBsstob金融公司的销售意向管理系统说明了在开发一个新的信息系统时候起作用的许多因素。当建立新的系统时，必须分析这个公司现有的信息系统的问题，评估人员的信息需求，选择合适的技术，并重新设计流程以及工作。新的信息系统代表了规划组织变革的过程。而建立一个信息系统特别是一个大规模的项目，会面对许多挑战，比如：
A、系统开发是的很重要风险以及不确定性；
B、决定新系统个企业流程在哪些才能产生最大的战略影响力。
Fleebsstob的案例模型分析是如下图所示：
1、流程再造工程的步骤
A、高层管理者制定一个主要战略愿景 B、管理者应了解目前的绩效，以此为评价基准 C、利用信息技术设计方案
2、全面质量管理（total quality management，TQM），允许每个人参与到质量的改进中去，六西玛格（six sigma），用数理统计的方法，尽早发现质量问题，以提高质量，降低成本。
3、系统开发过程：
4、建制方法：
A、系统生命周期发
B、原型发 C、应用软件包 D、使用者自建 E、信息系统能够外包
第13章 了解系统的企业价值和管理变革
开篇使用的案例是美国海军/海军陆战队内部网（N/MCI）项目，信息系统一个主要的挑战是确认他们可以提供真正的企业效益，组织需要找到衡量信息系统价值的方法以确保系统确实提供他们所承若的效益。信息系统项目计划的高失败率是因为组织错误地估计系统的企业价值，或者是因为公司无法管理因为导入新技术而带来的组织变革海军/海军陆战队内部项目的例子是很典型的。成功的系统建构需要有技巧的规划 20
与变革管理，而我们需要知道下列挑战：
A、如何判断系统的效益和成本； B、处理复杂的大型系统项目计划。
案例分析出来的模型是：
1、公司投资资本项目是为来扩充产能，满足预期的需求式更新现代化生产设备以降低信息系统成本。信息系统被视为长期投资资本投资项目。
其预算模型有：
A、回收年限法；
B、会计上的投资回报率； C、成本效益比率； D、净现法； E、获利指数； F、内部回报率。
2、所有的投资资本预算方法都依赖于评估公司进出的现金流量。
3、信息系统的成本与效益：
成本包括：硬件、软件、电信、服务、人力资源等； 效益包括有形效益和无形效益：
有形效益（成本结构），可以被量化，并以现金额表现；
无形效益，如有效的客户服务或更好的决策过程，虽然无法马上量化，但是长期会带来可量化的收益。
4、由于无形效益很难评估，在财务分析的时候，容易被忽略。
5、选择与评估信息系统的其他方法包括非财务的战略上的考虑，有投资组合分析、积分模型、实物期权定价模型。
6、信息系统问题类别如下图十八所示：
7、在信息系统实施过程中，系统分析师是组织变革的代言人，不仅仅是在建立技术、解决方案，且重新定义不同组织团体的形态形态、互动、工作与权利关系。
8、实施的成败因素：
A、实施阶段使用者的角色；
B、管理阶层对系统实施活动的支持度； C、实施项目的复杂度和风险度； D、实施过程中的管理活动。
（如图十九所示）
9、系统实施管理：
A、控制风险因素
管理技术上的复杂度 正式规划与控制工具
增加使用者参与度与克服使用者的抗拒
B、组织设计
考虑认为因素 社会化设计
浅谈高校档案管理信息数字化 篇3
【摘要】 本文着力探讨了建设档案信息化理论体系的必然性、档案信息化理论体系的建设现状与存在问题，以及完善档案信息化理论体系建设的内容。
【关键词】 档案管理；信息化；数字化
档案信息化包括档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息的网络化，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。但由于我国信息化管理工作起步比较晚,基础设施建设相对比较落后，信息资源的开发和利用仍处于初始阶段。
一、概述
档案信息数字化建设是“一个高度整和的概念，是各种综合性的数字信息的完整集合”。它是指运用现代信息技术加强高校档案信息资源的收集、整理、开发、利用，它的建设过程是一个信息数字化建设的过程，同时也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础，以档案信息的资源为主导，以实现资源共享为目的，利用数字化手段，以网络化的方式为技术，将分散的电子档案信息资源进行连接，建立分布式数字信息系统。
高校作为人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，加强高校档案信息化建设，为高校的教学、科研、管理和决策提供优质信息服务，从而推动高校档案工作的现代化进程，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。
档案信息化要实现档案信息的数字化。档案信息数字化是信息化的核心，在档案信息化建设中，网络建设是条件、人才是保障、自动化和文档一体化是方向、数字化是信息化的核心和根本。无论是传统载体的纸质、声像档案，还是现代电子文件档案，其信息都是以计算机所能识别的数字化方式存在，利用各种先进的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息传输网络化、信息存储数字化、档案服务利用时空化。
二、高校档案信息数字化的必然性
档案信息化给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势。
1．高校校务办公透明化的需要
高校档案信息化管理是高校档案工作服务手段的需要。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息。高校档案信息管理信息网络化的实现，为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。
2．信息资源社会共享的需要
随着计算机的高速发展,人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实现档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化,形成区域性全国性的联机服务网络。
通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，这样为着校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。
3．学校办公管理效率提高的需要
在信息发达的当今社会，高校领导为了正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地开展工作,维护正常的教学、科研、工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的信息作为决策依据。
通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到计算机编目的方法上，建立科学的机读档案目录检索体系，实现了手工检索向计算机检索的过渡，从而大大提高了档案检索的效率对档案进行收集、储存、加工，使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。
高校档案管理信息网络化的建立，将实现档案信息的适时更新，快速解决档案信息的收集、处理和传输，使得学校各个层面可随时了解、掌握、监督和配合学校的工作，有助于学校工作的顺利开展和工作效率提高。
三、档案信息数字化在接收管理上存在的问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一；但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等；光盘是利用激光进行信息存取的。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
四、高校档案信息数字化的建设的内容
1．信息数字化的基础建设
档案信息化基础建设首先指的是基础设施建设，这是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。
档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件则是解决某些具体应用问题的程序，如档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
纸质档案是档案馆信息资源建设的基础。首先，鉴于网络技术普及，档案部门全面应用计算机管理方式将是大势所趋，但由于档案本身的特殊性，在应用新技术方面必将存在一定的滞后性；另外，纸质档案对库房的压力是可以通过加强鉴定销毁工作来解决的，而网络技术、微机管理在档案部门的应用则应以检索利用为主，目前应该主要作为档案利用手段的补充和完善。其次，考虑到我国的国情及纸质档案所具有的法律效力及原始凭证性、网络技术的安全保密性等诸多因素，至少在较长的时期,纸质档案仍是人们获得信息的主要途径。
2．档案信息化的实现C
就高校而言，档案信息的数字化应包括以下几项内容：纸质档案的数字化；照片、底片、图纸等档案的数字化；录音档案的数字化以及录像档案的数字化等。这些内容的实现是利用数字图像技术、多媒体技术和数据库等信息技术手段对这些档案进行数字化处理，并借助于数据库与网络的强大数据处理与传输能力。
档案信息数字化只是档案信息化的一部分，重要的是要将这些数字化的档案信息科学有效地管理起来。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等，而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。一个完整的档案信息管理系统大致包括：目录信息管理、全文、图像、视频、音频信息的管理，而档案信息的管理利用就是针对这几方面而言的。一个成熟的档案信息管理系统，就是要实现档案信息管理和提供利用的一体化。
建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统的文件使用同一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理。
编制一套完整全面的电子档案收集、整理保存方式，并在各个使用单位中全面推广。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
3．建立高校档案新型信息服务中心
档案信息化的主要目的之一就是要使信息资源得到共享，因而只有为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，才能达到档案信息化的目的。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一，与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的，并贯穿于档案信息化的整个过程。
高校档案信息服务中心是高校与社会对接的主要服务机构，是架起高校与社会的桥梁与纽带，是为高校档案提供最富有生命力的新型服务的专业化机构。为了加快高校档案信息服务的改革步伐，我们必须变传统的经验管理为现代化信息乃至知识的管理。因此，尽快建立起开放型的社会化新型服务机构，面向高校教学科研及管理的同时，开展全方位的档案信息服务，具有重要而深远的意义。
高校档案信息服务是兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理结构，迎合了档案事业管理的要求和时代发展的需求，具有经济高效的优点。其工作的重点就在于处置中心和利用中心，将潜藏的档案资源的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。
4．档案信息安全的保证
试谈数字档案信息资源的管理 篇4
一、档案管理的现状和问题
目前, 我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。档案馆信息化网络建设滞后, 致使档案工作没有与时代同步, 与数字化同行, 在一定程度上影响了档案信息现代化管理前进的步伐。同时, 各个档案部门大都已建成了规模大小不等的档案数字库, 但所建的数据库存在一些问题。而且, 档案部门缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求。档案队伍素质普遍较低, 馆内严重缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适合档案网络化建设和档案事业发展的需要, 严重阻碍了档案事业的发展。
二、数字化档案管理建设的对策
(一) 提高档案标准化、规范化水平。
档案信息化建设缺乏统一的标准和规范, 必须在统一规划的基础上, 采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准, 制定出既符合档案信息化规律, 又适合我国实际的技术规范和标准。这样才能解决信息的交流问题, 才能实现档案信息资源的互联互通, 才能稳步推进数字档案信息资源的有效管理。
(二) 加强档案数据库建设。
管理数字化建设的核心是建设档案信息数字库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流, 也是档案管理信息化的最终目标。数据库的建设要以数据的准确性数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性为依据, 集中力量建成若干个标准化, 实用性强的全文数据库、目录数据库。同时, 档案馆发挥自身的优势, 建立有自己特色的数据库, 面向应用, 建立“活库”, 以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点, 由单一库向系统库发展。
(三) 有效实施档案信息资源共享。
档案信息化的主要目的之一, 就是要使信息资源得到共享。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一, 要有一套完整的解决方案。它不是孤立存在的, 与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的, 并贯穿于档案信息化的整个过程。
(四) 加快人才队伍的培养和引进。
人才队伍是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素。要加快培养掌握现代信息技术和计算机技术的高层次信息人员, 加大对在职档案人员的培养力度, 更新其知识结构, 提高其业务水平, 以适应档案信息化建设的需要。
三、数字档案管理需要重视的问题
(一) 数字档案的可靠性、可行性。
档案以其原始性和可靠性而优于其它信息, 因此, 它不仅具有参考作用, 而且具有凭证作用, 这一点是其它信息所不具备的。而不可靠的信息, 比缺少信息更可怕。因此, 必须从技术上解决其易变性问题。
(二) 数字档案的数据保密问题。
网上数字档案的保密问题探讨, 是仅对档案自身内容特征而言, 对档案的有效管理还要涉及到档案管理所特有的保密性特征。加强技术手段是提高保密性的必要措施。
(三) 数字档案数据安全问题。
数据安全是档案数字化建设的生命线。确保档案安全是档案工作者的重要责任, 也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。对于档案部门来说, 一旦数据遭受破坏, 带来的损失是无形的、难以估量的。因此, 档案部门应当做好数据的备份工作, 即使发生各种形式的数据丢失破坏, 也能依靠备份数据及时恢复, 将损失降到最低。
(四) 数字档案的长期保存问题。
随着数字资源的快速增加, 原来缺乏统一的管理模式, 已经严重地影响了其长期保存。由于数字保存涉及的面较广, 所以无论在技术上还是在法律政策上, 数字资源长期保存的问题并没有得到根本的解决, 还存在各种各样的问题。
信息数字化对高校档案管理的影响 篇5
信息时代的到来，使档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为文化资源、知识资源和信息资源。档案信息的收集、整理、开发和利用的方式也发生了根本性变化。
一、传统的高校档案管理
1．管理人员素质不高。一些学校把档案管理岗位视作“照顾”岗位，安排“老、弱、病、残”及“关系”人员到档案管理岗位上从事“轻便”工作，且不重视对档案人员的继续教育、知识更新，高校档案管理中缺乏专门的人才。
2．工作量大，效率低。档案管理是十分繁杂和琐碎的工作。由于大多数的档案都是纸质的档案，无论是分类还是校对，都要耗费大量的人力资源和时间，效率低而且容易遗漏、差错。
3．资源共享差。学校的人事档案、学生档案等分别处于不同的职能部门，往往由于分别统计和校对各自的信息，缺乏应有的信息共享，信息反复收集。
4．高校合并带来大量问题。国内许多高校经历过几所学校的合并，带来原学校的档案流失，原有的整理标准不一致等一系列问题。这些都造成了重新整理归类困难和原来学校的档案管理人员转岗导致档案的交接困难等。
二、信息数字化影响之下高校档案管理的华丽转身
1.节省了大量人力、物力，提高了管理效率。（1）节省了档案存储空间，使档案信息储存更完整。利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免纸质档案经过长时间存放及翻阅，材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储于计算机内，不会因为长时间存放及翻阅而损坏。（2）缩短了信息加工时间，提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过“选题一选材一编辑一出版”，这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化，可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。（3）缩短档案信息检索时间。手工档案信息检索，需要先检索目录，然后到指定的档案架上进行查找，如对查找信息不是很明确，就会增大查阅难度，增加档案材料的查找时间。
2.促进了高校校务办公透明化。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息，这就为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。
3.实现了信息资源社会共享。随着计算机的高速发展，人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现了档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实行档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化，形成了区域性全国性的联机服务网络。通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，为校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。
三、如何加快档案数字化进程
1.提高档案工作者的素质。由于科学技术的飞速发展，大量的先进技术使传统的档案理论与实践受到严重的冲击，因而档案工作人员的业务知识更新，作为新时期的档案工作人员，要调整知识结构，不断学习新知识，及时把先进的科学技术引进到档案工作中来，实现档案工作的现代化。
2.增加投资力度。档案信息化建设是—项大投入、长积累、晚见效的工作。要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解檔案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。增加资金投入力度，是加速高校档案管理信息化建设步伐的保证。
3.建立档案信息安全保障体系。档案信息系统运行的安全性问题是巨联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和相应的防范措施，同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。
随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，到那时，实体的高校档案馆也许不复存在，激光光盘技术已可以把一个高校档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息，通过数字化的存储技术，储存在几张小小的光盘里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以拥有和使用，这也许就是高校档案信息的未来。
参考文献：
[1]黄妮娜.信息化技术在高校档案管理的应用研究[J].长江大学学报（社会科学版）,2010（33）.
[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版,2010（30）.
数字档案信息安全管理的思考 篇6
一、档案信息安全管理的作用日益突出
随着数字信息的普遍应用, 国际上围绕数字信息获取、利用和控制的竟争日趋激烈, 数字信息安全问题日益突出, 已成为影响国家安全的重大课题。在我国信息化快速发展这一时期, 如果数字信息安全管理跟不上, 就会拖信息化发展的后腿, 也就是拖国家发展的后腿。而数字档案信息管理作为数字信息管理的延续, 在整个数字信息管理中位置靠后, 占据着半壁江山, 地位重要, 这一点已在国家层面上达成共识, 逐步上升为数字档案信息管理的国家战略。按照我国的档案管理体制, 档案馆是具有查考价值的数字信息归宿基地, 数字档案信息保管利用的中心, 发挥着不可替代的作用。
二、档案信息安全管理的现状不容乐观
现阶段, 数字档案信息安全管理往往处于重要或重大的没有达到安全管理要求, 普通或一般的疏于安全管理的状态。其主要问题:一是相关人员对数字档案信息安全知识缺乏和意识淡薄, 对安全风险的严重性、事故发生的可能性认识不足, 并不知道数字档案信息的安全风险比纸质档案安全风险大得多;二是机构内部安全管理责任制度不完善, 没有形成一整套数字档案信息安全责任与管理制度, 普遍缺乏行之有效的管理机制, 基层在数字档案信息各环节违规操作现象较为普遍, 涉密数字档案信息不单独管理, 不涉密数字档案信息不注意利用对象的问题;三是计算机软硬件影响数字档案信息安全的问题没有得到足够的重视。统计数据表明, 20%—30%以上的计算机安全问题会导致数据不同程度地丢失, 10%—20%以上的安全问题会导致信息失密。上海市政府20世纪80年代采购了王安电脑公司的软硬件作为市政府电子文件生成环境, 但是到80年代末王安电脑公司倒闭了, 结果造成许多在王安计算机环境下生成的电子文件无法读取。四是外包安全管理不到位。由于档案信息化技术复杂, 人才缺乏, 长期运输包袱重, 软件自主开发能力弱等特点, 档案数字化加工、网络维护外包已经成为一种趋势, 外包给数字档案信息安全带来的诸多问题, 许多地方还没充分重视并找到很好的解决方法, 数字档案信息管理受外部制约因素多, 长期的安全隐患大。
三、树立档案信息安全管理的理念
面对数字档案信息安全管理的诸多问题, 要找到解决问题的方法, 与时俱进地更新管理观念。
1. 树立以人为主的数字档案信息安全管理理念。
纵观档案安全出问题绝大多数是“人祸”造成的。树立以人为主的数字档案信息安全管理理念应该是首选。“人祸”无非是相关人员大意、有意、无意酿成的后果, 最终还是人的问题。数字档案信息的安全管理, 既要注重发挥人的主观能动性, 也要重视客观的受动性, 通过建立完善、严密的数字信息安全管理每个岗位的责任制度, 使相关人员凭档案职业道德不想 (大意) 、靠先进机制管人不能 (无意) 、用严密监控手段不敢 (有意) 在数字档案信息安全管理上出问题。
2. 树立数字档案信息多层次分级的安全管理理念。
数字档案信息安全管理是多种因素在不同阶段相互制约和相互对抗的过程, 现实中最需要做的是在多种制约和对抗因素中, 在不同阶段选择不同的平衡点, “欠保护”是不允许的, 但“过保护”对绝大多数数字档案信息来说也是不必要的。数字档案信息多层次分级的安全管理就是实现平衡的重要方法, 既有现实意义又有长远意义。现阶段的多层次可以分网络、分服务器、分库、分权限的不同管理, 降低安全风险。分级可以先按档案馆级别或馆藏量分级, 逐步实现按档案类别、按档案内容分级, 通过多层次分级规避数字档案信息安全的风险, 划清数字档案信息安全管理的层次也就找到了改变现状、加强管理的有效途径, 使数字档案信息安全管理有的放矢。
3. 树立数字档案信息精细化管理的理念。
数字档案信息安全管理应该贯穿于形成、存储、利用全过程, 精细化管理是实现数字档案信息安全管理目标的必要条件, 没有精细化管理, 数字档案信息的安全就无可靠保证。按照国际航空领域事故遵循的“海恩法则”, 每一起严重事故背后有近30起轻微事故和300多起未遂事故先兆以及10000多起事故隐患。据此分析, 如果不重视对“事故先兆”和“事故隐患”进行排查, 那么, 这些未被发现的先兆和隐患, 就成为下一次重大事故根源所在。我国航天业零误差的精细化管理理念值得我们学习, 首先在涉及国家安全的数字档案信息管理方面进一步提高精细化程度, 经过艰苦细致的工作实现全面提高精细化管理水平。
4. 树立数字档案信息安全与利用统一的理念。
满足需求是档案事业发展的动力和源泉, 利用数字档案信息满足需求更能促进档案事业的快速发展。遵循矛盾对立统一的规律, 树立以安全保利用, 在利用中求安全的理念, 改变非黑即白思维定式, 克服利用与安全对立的观念, 明白数字档案信息安全前提下的利用和通过利用完善数字档案信息安全管理体系是相辅相成的道理, 而找到数字档案信息安全管理与有效利用的最佳平衡点是我们所追求的最终目标。
四、数字档案信息安全管理机制可借鉴的方法
随着数字档案信息的增加, 适时把先进的管理理念赋予实践的内涵, 积极探索数字档案信息安全管理新机制, 把安全管理融合到组织管理的过程之中。
1. 借鉴CIO管理机制, 加强数字档案信息管理。
随着档案数字化的推进, 档案业务流程整体改革快速, 数字档案信息融技术与业务为一体的特性, 数字档案信息涉及多部门责任不清的矛盾凸显出来, 领导层技术业务责任加重, 部门间工作协调难度加大。借鉴CIO (信息总监) 的管理机制, 从领导层面加强数字档案信息形成、存储、利用的安全管理。
2. 借鉴项目管理经验, 实施数字档案信息的一体化管理。
档案数字化加工过程是数字档案信息安全第一个环节, 按原来分工涉及馆内几个部门及外聘技工参与。为了高效、更为了安全, 可以把项目管理的机制延伸到数字档案信息管理全过程, 把涉及多个部门的档案目录数据录入、全文扫描、数据存储、数据利用按同一项目对待, 实行数字档案信息内部流转CIO一支笔签批, 一体化管理。
3. 健全数字档案信息管理规章制度。
没有规矩, 不成方圆。数字档案与实体档案同等重要, 数字档案管理与档案实体管理同等对待, 建立健全管理制度和责任体系是保证数字档案信息安全的重要步骤, 仅仅依靠原有的制度添加些数字档案信息安全管理的内容是远远不够的, 必须形成完整的制度体系, 比原有的制度更复杂、要求更高, 需健全连锁责任制和实施细则。
4. 优化数字档案信息管理流程设计。
(1) 数据导入流程设计:每次向档案系统批量导入数据前, 填写数据导入审批登记单, 经领导签批后, 数据管理员做好备份, 与数据形成部门有关人员共同完成数据导入任务, 填全数据导入审批登记单过程说明栏目内容, 双方签字分别留存, 保证导入数据与原始数据一致。 (2) 数据导出流程设计:数据导出是根据工作需要对档案数据复制的过程。一般数据馆内使用由数据需求部门填写数据导出审批登记单, 经领导签批, 数据管理员按审批单为需要部门导出数据并填写数据导出记录备查。 (3) 数据备份流程设计:适时备份与定时备份相结合, 在线备份与离线备份相结合, 本地备份与异地备份相结合, 磁介质备份与光盘备份相结合。 (4) 数据利用流程设计:在局域网内, 对于不涉及密级的一般档案数据, 经领导签批对利用接待全体人员授权使用;对控制使用的档案数据, 经领导签批只对接待利用部门负责人授权, 提供数字化档案打印件需经馆领导批准。开放档案数据到互联网档案网站, 需经部门负责人审核、鉴定委员会主任 (馆长) 批准后, 由数据管理员和网站管理员同时在场上传, 并在登记簿上签字备查。
五、实施数字档案信息安全管理的建议
今后数字档案信息应用技术的复杂性, 网络系统软、硬件更新的不可预知性, 数字档案信息提供利用的长期性, 使得档案部门数字档案信息的安全管理责任更重、风险更大。
1. 强化复合型人才培养, 解决数字档案信息管理的急需。
档案管理属于社会科学, 信息技术属于自然科学, 当计算机技术应用于档案管理, 文理知识与技术结合的应用使得档案行业复合型人才比其他行业更奇缺。而如今, 数字档案信息数量增长惊人, 档案业务与信息技术融合程度加深, 数字档案信息管理的难度加大, 最需要的是既懂档案业务又懂计算机技术的复合型领导人才。所以, 当务之急是把培养档案信息化高级复合型人才纳入国家档案局重点人才培养计划, 为解决数字档案信息管理面临的重大难题提供高级的人才保证。
2. 坚持数字档案信息形成与分级管理同步是发展方向。
组织力量进行数字档案信息安全管理标准和数字档案信息分级管理细则, 以便针对不同数字档案信息采取不同安全管理措施, 既能保证数字档案信息的安全利用又能降低数字档案信息安全管理的成本。坚持数字档案信息形成与分级管理同步, 在数字档案信息形成时或形成前就明确区别管理级别, 做到有的放矢, 会取得事半功倍的效果。
3. 消除数字档案信息安全隐患势在必行。
现有数以亿计的数字档案信息, 加之档案数字化速度加快和归档电子文件剧增, 我国数字档案信息安全管理潜在问题很多, 特别是基层对此重视不够、人才匮乏、经验不足、管理不善的现象比较普遍, 全面部署并有效开展数字档案信息安全管理检查, 消除安全隐患非常必要。
摘要：随着增量档案电子化和存量档案数字化的进程加快, 数字档案信息长期保管和不断利用的风险加大, 档案部门面临着数字档案信息安全管理的挑战越来越大。
关键词：数字,档案,信息,安全,管理
参考文献
档案管理数字信息化研究 篇7
档案是人类社会各项实践活动的真实记录, 是社会的宝贵财富, 是人类重要的历史文化遗产。档案管理工作深深植根于人类社会生活, 与人类社会发展同步, 在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
随着计算机技术的普及和发展, 社会信息化和信息社会化已成为这个时代特征, 信息技术和通讯技术的飞速发展, 各种信息处理新技术、新设备的大量应用, 在极大地改变着人们的思维方式、行为方式和工作方式的同时, 也影响并渗透到档案管理工作中, 使现有的档案管理工作发生着深刻变化。加快档案信息数字化系统建设, 实现档案工作各个环节的计算机化, 是实现档案工作现代化, 提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息数字化是用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。它既可对各种载体的档案实行系统、全面的管理, 并能为单位的各项活动及社会提供优质快捷的资料查询服务, 为单位档案的利用创造社会效益和经济效益。实现档案管理信息数字化需要建立新的管理理论、标准和方法, 采用先进技术, 实现档案管理的信息化、网络化, 这不仅是提高档案管理工作现代化水平的手段, 更是社会发展的必然趋势和现代档案管理工作的发展方向。
电子档案是信息时代档案管理信息数字化发展的产物, 电子档案的产生大大降低了档案管理的工作强度, 提高了档案管理的工作效率。与此同时, 也给档案管理工作带来了新的挑战, 维护电子档案信息的安全性、有效性成为不可忽视的问题。这些问题需要我们去深入思考、探索符合信息化特点的新思路和新方法。
2 档案管理数字信息化的重要性
办公自动化、无纸化等的出现, 使档案的生成方式发生了很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读形式为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
2.1 档案管理数字信息化的优点
档案管理数字信息化发展产生的电子档案不但可以方便地采用网络进行传输, 使人们可以超时空地交流、利用。而且可以方面让编者直接利用机读形式的档案, 从而方便地对档案进行检索、摘录和转录。信息化档案管理可以随着实物的变化方便地进行更改, 同时在产品改造中, 又可以以原产品的电子档案为基础, 进行设计修改, 不但便捷, 也可节省大量的劳动和经费。并且信息电子化存储密度大, 占地少, 还便于人们查阅。
2.2 档案管理数字信息化的现状
(1) 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用文件检索又可用于档案信息管理的软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 制约了档案信息电子化的进程。
(2) 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范和标准化, 但由于历史原因, 馆藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案管理的数字信息化。
(3) 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。
因此, 要实现档案管理的数字信息化, 需努力培养高素质的档案管理人才, 必须提高档案标准化、规范化水平, 建立行之有效的管理措施, 并且重点地加快数据库建设。
3 电子档案保存存在的问题与解决办法
3.1 存在的问题
电子档案与纸质档案的不同是由模拟方式转变成数字方式。主要的问题有:一是电子档案的长久保存问题。一方面现代存储技术还不可能解决数字档案长期保存问题;另一方面计算机语言层出不穷, 而计算机语言之间的兼容大部分存在问题。另外, 电子档案必须依赖计算机设备才能读出, 这个特征对数字档案长期安全存取带来很多问题, 如设备发生故障、系统瘫痪, 数字档案就读不出来;不同软件环境形成的电子档案存储在载体上有时难以互换、技术设备更新时不及时解决格式转换问题无法读取等。同时, 既熟悉档案管理又能熟练运用并解读计算机语言的档案管理人员, 可否同步达到相对高标准的要求也是需要考虑的问题。总之, 数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料, 都给电子档案的长久保存带来困难。二是电子档案的法律效力问题。这包含了对数字方式所记录信息的真实性, 以及获取、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。综上所述, 电子档案的复杂性、变化性、多样性是过去纸质载体所没有的。
3.2 解决问题的办法
一是通过法规约束电子档案格式种类, 尽可能地选择比较通用通行的几种文件格式, 通过减少电子档案格式种类, 使档案管理的操作、档案查询使用的利用率提升, 增加电子档案长期保存的可靠性和可控性。
二是通过对电子档案运行系统相关要素的规范设计和过程控制, 保证电子档案的真实性和可靠性, 包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等。
三是提高载体材料寿命, 或改善对电子档案处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境及备份的方式。
四是分离数字信息的语义表示与格式表示, 形成不依赖于特定的通用信息存在形式, 避免出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子档案不可使用的情况。
4 档案管理数字信息化安全性问题及对策
4.1 网络环境下的档案安全性问题
档案管理网络是借助计算机网络实现档案业务功能的档案信息系统。电子档案在网络环境下的安全性问题, 是关系到确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密的原则问题。计算机网络是一个开放系统, 许多应用系统往往处于不设防状态, 具有广域性的特点, 网络中的信息资源具有密集性、共享性和公用性的特点, 这都为信息窃取、盗用等各种扰乱破坏行为提供可乘之机, 而近年来网络黑客的不道德、不理性侵入也给档案的保密带来极大的风险。同时, 电子档案无论是传阅和批示, 还是归档和利用, 它的整个流转过程均需在网络上进行, 对计算机系统依赖性较强, 因此电子档案面临着严峻的网络安全保密问题。为严格防止档案机密从网络上泄漏, 确保电子档案安全, 应在相关的计算机系统中采取有效的安全技术措施。
4.2 解决问题的办法
一是加密技术。加密技术可以确保涉密电子档案内容的非公开性, 是保证电子档案机密性的重要方法, 其目的是采取某种数字方法将涉密信息伪装起来, 使非法入侵者无法了解涉密信息真实含义。
二是访问控制。访问控制的主要任务是保证包括档案信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括: (1) 入网访问控制:它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源, 控制准许用户的访问时间和准许他们在哪个网站入网。有了这道关卡, 即使是网络合法用户, 也不能从网上获取相关的文档信息。 (2) 权限控制:它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其它资源;指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作, 如只读、修改、创建、删除、查找、存取控制等, 而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和打印。 (3) 防火墙控制:它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问, 限制随意删除、修改或拷贝档案信息文件, 是防止网络中黑客访问的屏障, 也可称之为控制进、出两个方向通讯的门槛, 既可以阻止对本机构信息资源的非法访问, 又可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。目前的防火墙主要有“包过滤型”和“应用代理型”两大类防火墙, 分别用于不同的网络层来执行安全控制功能。
三是身份认证。身份认证是通信双方在实质数据传输之前进行审查和证实对方身份的操作, 是给非法入侵者设置的防线。当用户要求进入系统访问时, 需要输入自己的通行字, 通行字是由系统安全保密管理人员集中产生, 供用户选用的, 并有口令更换记录。计算机自动将这个通行字与存储在计算机中有关该用户的其他资料进行比较验证, 如果是合法用户, 可接受其进入系统进行访问, 反之, 将被拒系统之外。身份识别也是访问控制的基础。访问控制技术是对用户访问计算机信息系统的权限进行控制的技术。它可以在方便一般用户共享信息资源的同时确保涉密信息的安全, 是防范非法入侵者窃取涉密信息的又一道防线。
5 结论
档案管理数字信息化系统是一项需要运用多种学科知识, 多专业配合, 多部门协作, 多环节配套的复杂系统工程, 只有经过不断地实践与探索, 才能更加熟练地掌握和运用它, 使档案管理工作不断完善起来。同时档案管理信息数字化的利用与信息安全既是矛盾也是挑战, 档案信息安全还需要随着计算机技术发展进行不断的完善和加强。总之, 档案管理数字信息化建设势在必行, 要认清形势, 正视困难和问题, 用发展的办法解决前进中的问题。只要把握机遇, 增强信心, 克难奋进, 采取有效措施进行档案信息化建设, 就一定能实现安全可靠的数字信息化档案管理。
参考文献
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简述如何实现档案信息管理数字化 篇8
1 档案数字化管理概念及基本特征
随着电子计算机的广泛应用, 档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出:档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求, 把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 加快推进档案资源数字化, 信息管理标准化、信息服务网络化的进程, 促进档案事业持续快速健康发展。[1]档案数字化即数字档案, 是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录, 是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果, 它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2]那么, 数字档案具有什么特点呢?第一, 数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二, 数字档案信息具有高度共享性。第三, 数字档案具有可变性, 易丢失性。第四, 数字档案存储方式多样性。
2 对档案信息数字化管理的必要性
计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础, 数字档案作为一种新型档案信息形态, 通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来, 并通过网络实现对资源的利用和共享。目前, “无纸化”办公正在广泛推进和普及之中, 办公自动化为数字档案的出现提供了可能, 也在一定程度上要求档案管理实现数字化, 这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识, 科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度, 这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务, 实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量, 提高档案管理工作效率, 还能方便对档案资源的查阅和共享, 防止档案资源的大量闲置和浪费。
3 档案信息数字化管理存在的问题
由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理, 数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物, 面对这一新事物, 我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法, 因此, 在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。
一是电子档案与纸质档案同时存在, 造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中, 由于缺乏对其正确的认识和系统的把握, 总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求, 在积极实践数字档案的过程中, 又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理, 这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费, 不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。
二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容, 时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。
三是电子档案由于随时能够修改, 动态记录档案信息, 所以, 很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。
四是数字档案具有一定安全隐患, 由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托, 而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击, 这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。
五是数字档案的利用意识淡薄, 造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识, 未能适应数字档案给其查阅带来的方便, 常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。
4 实现档案信息数字化管理的对策
针对数字档案管理中存在的这些问题, 笔者针对性地提出了切实可行的对策, 为实现档案数字化管理提供参考和依据。
一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程, 包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节, 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此, 需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。
二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题, 建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能, 实现与现有的财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。
三是大力推广数字档案, 防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物, 必须大力推广。同时, 为了防止“双套制”的存在, 需大力推广数字档案, 防止二者并存带来的资源闲置和浪费。
四是加强专业人才培养, 满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平, 因此, 需要通过开展培训学习, 大力提高管理者的专业素质, 以满足数字档案对人才专业素质的客观需要, 更好地胜任数字档案管理工作。
5 结论
总之, 档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的, 对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大, 我们必须积极推广档案管理数字化进程, 将档案的社会价值得到最好发挥。未来的发展还有很长的路要走, 我们要正确看待问题, 只有符合时代的步伐, 行业才能取得更大的进步, 科学技术就是第一生产力, 的确如此, 我相信只要我们沿着当前的发展模式前行, 在不久的将来一定会取得更大的进步。
参考文献
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数字化档案管理信息系统研究 篇9
1 数字化档案管理信息系统概述
1.1 数字化档案管理信息系统的具体内容
档案管理信息系统是指能对传统档案文件实行一体化管理, 且具备较强操作性的数字化系统。档案管理系统的主要内容与功能主要有以下几方面:第一, 对单位内部所有纸质文件档案实行电子化管理;第二, 在对所有电子档案资源信息进行整合的基础上, 进一步实行集成管理, 采用建立文件管理系统的方式实现单位内部的档案共享;第三, 及时存储单位内部各部门开展的所有业务活动, 确保档案管理系统中信息资源的真实性与完整性;第四, 严格把关电子文件的所有经管流程;第五, 定期在单位内部开展有关于数字化档案信息管理工作的相关培训, 确保每位档案管理人员都具备应用管理系统的能力;第六, 将信息管理系统循序渐进地穿插到传统类型的人工管理工作中。
1.2 数字化档案管理信息系统的创新性特点
1.2.1 管理模式新颖
目前, 国内很多基层企业因某些客观因素仍在使用传统手工模式管理档案信息, 即使部分单位已应用计算机设备, 其也仅仅停留在目录的初级阶段。数字化档案管理信息系统的实际应用有效改变了我国基层单位档案管理水平低下的现状, 它不仅具备档案信息的收集与整理功能, 而且能对已有的档案信息做出智能化的鉴定与统计。此外, 在互联网环境下, 信息档案系统还可以实现资源共享、信息浏览及自动归档等功能, 从根本上减少档案工作人员的工作强度, 进一步提高档案管理的整体效率。
1.2.2 操作过程便捷
在传统手工档案管理模式中, 管理人员不仅要整理纸质档案, 同时还要维护大量的录音、照片及影像等档案信息。档案信息的种类过于复杂和繁琐, 因此, 在实际管理工作中经常会出现归类混乱及信息丢失的情况, 不利于档案信息的后期查找与更新。数字化档案管理系统的加入, 可以将这些原本杂乱无章的档案信息按统一格式进行规划和管理, 不仅能有效避免上文中提到的问题, 还可以防止档案丢失及借档不还事件的发生。
1.2.3 创造经济收益
实际上, 档案管理只是各单位的一项辅助工作, 它本身并不能为企业带来直接的经济收益, 但合理利用档案资源, 能间接为企业创造收入。企业运用数字化档案管理, 不仅能节约人力资源, 还能腾出大量用于存放纸质档案资源的库房, 大幅度降低用于库房管理的成本。同时, 电子档案在为企业减少成本支出的同时, 进一步提升了企业生产工作与销售工作的效率, 提高企业经济效益。此外, 将纸质档案转换为电子信息档案的做法也符合国家倡导的低碳环保的要求。
2 安全应用数字化档案管理信息系统的建议
2.1 加大对互联网环境的控制力度
档案管理系统要有互联网环境的支撑才能发挥出全部功能, 因此, 全面控制网络环境是管理系统顺利运行的基础保证。目前, 比较常见的网络安全防范措施包括物理隔离、计算机防火墙及登陆权限认证等。
2.1.1“加固”计算机防火墙
防火墙是确保计算机安全使用的主要方式, 它不仅能防范来自互联网的安全隐患, 同时还能有效阻止一些没有访问权限的用户强制进入, 避免使档案系统受到不良信息的干扰与损害。目前, 防火墙是几乎所有企业都会采用的一种数字化档案系统保护措施, 尤其是对那些需要利用服务器来运作的管理系统来说, 防火墙能通过用户认证, 阻挡那些没有经过系统认证的用户及数据信息, 为数字档案信息提供全方位的保护。
2.1.2 加大对软硬件的管理力度
在对计算机硬件和软件进行管理的过程中, 要根据实际情况进行科学规划。首先, 管理人员应对档案进行等级划分, 然后根据不同级别的数字档案信息给予不同程序的保护;其次, 确定数字化档案管理的保护范围, 对安全等级较高的系统实行分区域管理;最后, 对档案管理的工作人员实行出入限制, 同时明确每个管理人员的计算机软硬件的监管责任, 使他们意识到档案安全管理的重要性。
2.2 加大对档案管理系统结构的管理力度
通常情况下, 我国绝大多数企业在数字化档案信息管理过程中应用的都是三层B/S的系统结构。这种系统结构是指在档案管理过程中实行三层防护网, 其中包括防火墙设置、应用用户的身份验证及系统中信息数据库的监控。整个安全管理工作在实行过程中应将重点放在权限控制上, 对进入档案管理系统的用户要根据其所属的角色性质进行划分, 例如, 系统管理员、系统维护员、业务用户及外来浏览者等。各个企业管理者要为不同角色的用户给予不同的权限, 例如, 系统管理员的主要工作是确保整个档案管理系统正常运行, 他拥有的使用权限应该包括系统的基础维护及自定义板块设置等;业务用户的权限则应包括信息输入、信息修改、数据统计及数据下载等;普通的浏览用户则只能在线阅读和浏览系统中的档案, 不具备下载及修改的权限。
3 结语
数字化档案管理信息系统是新时代对各单位提出的一项新要求, 各单位的管理者应在发展与进步的过程中不断总结经验, 提升自身档案管理水平, 并利用高科技信息技术增强自身核心竞争能力。
参考文献
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[2]周文泓.地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件归档与管理规范》本地化研究[J].电子政务, 2012 (1) .
数字信息管理 篇10
关键词 计算机 智能化 数字校园
中图分类号：G63 文献标识码：A
校园网是把分布在校园不同地点的多台电脑连接，按照网络协议相互通信，以共享软件、硬件和数据资源为目标的网络系统。校园网能为师生员工提供丰富的教育教学信息和资源，达到信息传递、资源共享、方便教学的功能。例如，在校务部门建立网络服务器，为整个校园网络提供各类教学资源，并对这些资源进行综合管理。电脑与电脑之间实现各种信息的传递是校园网络最基本的功能之一。校园网络不但可以在校内进行网络教学，还很容易同外界大型网络连结，形成更大范围的网络交互学习环境。“数字化校园”是以校园网为背景的集教、学、管理、娱乐为一体的一种新型数字化的工作、学习、生活环境，网络化、智能化、个性化将成为未来数字化校园的热点。
目前，我校被教育部列为第三批中等职业学校示范建设单位，以此为契机，我校数字化校园在硬件系统和应用系统建设方面取得了明显成效，全校在数字化的学习环境下，信息显示多媒体化、信息网络化、信息处理智能化和教学环境虚拟化，均有效提高了全校上下的工作效益、满足了师生信息服务需求。
数字化学习环境包括如下基本组成部分：
（1）设施，如多媒体计算机、多媒体教室网络、校园网络、因特网等；
（2）资源，为学习者提供的经数字化处理的多样化、可共享的学习材料和学习对象；
（3）平台，向学习者展现的学习界面，实现网上教与学活动的软件系统；
（4）通讯，实现远程协商讨论的保障；
（5）工具，学习者进行知识构建、创造实践、解决问题的学习工具。
通过数字化校园的建设和管理，形成了良好的信息化学习环境，在资源共享、知识传播、育人管理等方面发挥的作用是比较突出的。教职员工可利用现代信息技术将教学、科研、学科建设、管理、服务等活动移植到一个数字网络空间环境下，从而达到提高教职员工的工作效率、人才培养质量、教学质量、科研实力和管理水平的目的，并最终构造一个数字空间下的虚拟校园。例如可以进行图、文、声并茂的多媒体教与学，或利用大量现成的教学软件，形成一个良好的教学环境，这些都是以往任何教学手段所不能达到的。
我校信息化管理平台包括教务管理系统、校企合作管理系统、行政管理系统、学生管理系统、招生就业系统、考务管理系统、网络教学系统、图书管理系统、校园一卡通等子系统。教师运用信息科技、在线教材、结合教育学习理论将教学从传统教室移到网络上课，这种方式比传统教学活动拥有绝对的优势。另外，在线学习也是以网络平台为沟通基础进行学习活动的，学习者登入平台后，进行教材浏览、讨论、测验、做作业。像这样，利用信息技术拓展了计算机技术在教育环境上的应用范围与应用层次。
目前，我校校园信息化建设已经形成规模效应，学校教学区、生活区、实训基地等各处均能联网，教师利用网络平台的意识逐步增强，信息技术培训增多；校园管理变得科学高效。
数字化校园有助于优化学生学习环境及学生学习兴趣、思维、能力，强化其积极因素，弱化其消极因素，促进师生共同发展，教学相长，凸显学校的特色。一个理想的多媒体教学网络由五个要素组成：①在线课程：学习者必须依据在线课程进行网络学习活动。②在线测验：以多媒体网络的方式呈现，并于受测结束时能立即给予回馈，以充分发挥计算机的功能，进而增强学习效果。③虚拟教室：虚拟教室提供学习者合作学习情境，学习者借助它来进行讨论、观摩、与合作学习，教师则利用它来辅导学习者学习。④教学管理：纪录学习者的学习信息，以提供教师辅导与评估学习者的依据。⑤学习工具：常有的有笔记本、搜寻引擎、个人化环境等，这些学习工具将支持学习者进行在线学习。所以多媒体在线学习不再受限于时间、地点的限制，学习者可以依自己的学习环境及状态弹性的调整自己的学习进度。如此一来，过去由上而下的知识传输方式不再是唯一的知识成长通道，学生获得知识的来源大幅增加。
“数字化校园”有助于建成一个基础设施设备较为完善、功能相对齐全，资源相对丰富的集办公、管理、教学于一体的一流校园网络环境。总体看来，提升理念、培训技能、低投入高效能、创建方便实用的“数字化校园”，用业务管理软件来代替各部门的手工操作，以既有的业务系统的数据为基础形成数据中心，提供广泛的查询和数据报表服务，并进行数据分析，进而形成决策支撑系统。
此外，校园信息化在提高师生工作效率的同时，也增强了人与人之间的相互交流。例如建立开放性的社区信息化学习环境，为家长参与学校教育的发展与管理、提高家长育子的能力与知识、提高家长信息素养等方面提供平台，实现以学校为中心的社区学习大环境，这也是我校数字化校园所实现的目标。
校园数字信息化建设水平如何，可以衡量一所学校的办学水平及综合竞争能力。构建高度智能的新型数字化校园管理系统显得尤为重要。同时，数字信息化建设可以说是一项需要持续发展创新的工程，在促进软硬件技术水平进步的同时，也应当开展相关人才培训，只有这样才能真正实现真正的校园数字化。
参考文献
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数字信息管理 篇11
全国音频、视频及多媒体系统与设备标准化技术委员会和全国信息技术标准化技术委员会根据国家标准委关于制定数字版权管理相关标准的计划任务及工信部标准化的工作要求, 于2010年9月1日在河南召开《信息技术数字版权管理术语》国家标准项目工作组会议, 主要讨论了数字版权管理术语标准草案和标准化工作思路。
全国音频、视频及多媒体系统与设备标准化技术委员会范科峰博士总结了前期数字版权管理领域标准化工作取得的成绩, 主要包括完成数字版权管理标准体系的初步建设、颁布并实施面向消费电子设备版权保护应用的数字接口内容保护系统规范两项行业标准、形成《信息技术数字版权管理术语》草案、组织行业企业和科研院所取得了一大批具有自主知识产权的专利技术、产品和产业示范点。
会议形成了《信息技术数字版权管理术语》征求意见稿, 确定了多条术语并给出了明确定义, 这些定义对人们认识数字版权管理产业具有重要的作用。更重要的是, 《信息技术数字版权管理术语》是制定数字版权管理其他各类标准的基础。
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