改制档案（精选8篇）
改制档案 篇1
人事档案是企业员工信息的重要载体, 历史全面地记载着员工的基本情况, 反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、完整的员工人事档案是企业全面考察、了解, 正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用, 保证人才队伍素质的重要措施, 特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。人事档案具有法律效用, 是各项公证事务的依据。认真做好人事档案管理, 能为企业决策者提供准确、完整人员情况。可见, 人事档案管理在现阶段和今后相当长的时期, 无论对企业和个人都有不可替代的作用。
1 管理现状及目前存在的问题
1.1 人事档案管理停滞
随着企业改制成为独立的法人企业, 员工人事档案从原主体企业转移到各改制企业自行管理后, 很多改制企业的人事档案基本就处于封存搁置状态, 管理近乎停滞。
1.2 档案材料缺漏
收集是人事档案管理工作的基础, 因此, 人事档案材料的收集必须及时, 档案内容必须完整。现各改制企业的人事档案, 普遍存在档案材料缺少现象。
造成档案材料缺漏的原因主要有三方面:首先, 人事档案材料形成涉及的部门较多, 有行政、党务、技术部门、上级机构等, 收集范围较广, 在企业改制后相关规章制度尚未完善时, 档案形成部门不清楚材料的归档范围, 该归档的材料没有及时移交档案部门;其次, 人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置, 档案管理者缺乏收集意识, 没有通过档案材料归档制度的建立, 积极主动去收集材料, 而是坐等档案形成部门把材料送上门, 发现材料缺少而及时补全的力度不够, 破坏了人事档案材料的完整性;第三, 对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大, 难度较大。由于原档案保管在主体企业, 发现缺漏以前材料需要协调原主体企业帮助查找, 原主体企业经历了多次拆分、合并, 人事档案的管理人员也已经多次变更, 查找旧材料难免出现困难。
1.3 档案材料把关不严
人事材料归集成为档案的核心, 就是要确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性。按照中央组织部关于人事档案管理的要求, 人事档案包括十大类别, 明确规定了哪些材料应该归入人事档案, 哪些材料不应收入人事档案。人事档案与文书档案是有明确区别的, 目前在个别单位中, 有所混淆。
1.4 信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性, 因此管理过程中涉及手工劳动的较多, 信息化管理的重视程度不高, 目前邮电改制企业普遍没有开发员工档案管理信息系统, 人事档案还停留在单一的纸质档案信息阶段。
2 今后思路及建议
2.1 提高人力资源决策者对人事档案管理工作重要性的认识
加强宣传力度, 提高人力资源决策者对员工人事档案管理工作重要性的认识。要让决策者充分认识到, 人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面, 是企业选贤举能的重要依据, 是对员工本人进行定位的重要参考, 人事档案管理并不是可有可无的, 它对员工今后的职业生涯有着极其重要的影响。
2.2 人事档案管理工作要制度化、标准化
随着企业改制的完成, 投资结构改变了, 管理模式也相应变化, 也给人事档案的管理模式提出了新要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门, 应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合, 形成一套适合自身企业的制度化、标准化的人事档案管理方法, 制定一系列管理制度, 如:企业人事档案管理条例、档案管理职责、人事档案保管制度、归档制度、档案借阅制度等, 使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范, 保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。
2.3 与档案专业管理机构联系, 加强培训
改制前各企业档案管理工作从属于主体企业, 接受主体企业专业档案管理部门指导。改制完成后, 这种隶属关系不存在了, 企业从国有体制过渡到非国有体制, 人员发生很大变化, 各方面非常需要专业技术部门的指导。人事档案管理工作要与区、市档案馆取得联系, 接受专业培训与指导, 提高人事档案管理人员的专业技术水平。
2.4 人事档案管理现代化、信息化
人事档案管理工作现代化, 就是利用计算机和现代通讯设备, 以档案原始资料信息为基础, 开发管理信息软件, 使人事档案管理资源信息化, 从而提高人事档案管理的使用价值, 为企业的经营发展提供必要的服务。企业管理者可以在较短时间内, 迅速查阅到所需员工的所有人事档案信息, 提高了工作效率。实现人事管理从传统的管理方式向现代化的信息化管理方式的进步。当然由于人事档案具有高度保密性的特点, 在设计管理信息系统时, 要充分考虑其安全性与保密性。
综上所述, 企业改制后员工与企业建立了新的劳动关系, 企业的风险与收益量化到了员工个人, 员工更加关注企业的经营与个人的职业发展。人事档案工作能够为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。因此加强改制后企业人事档案管理工作, 既是企业持续发展的需要, 也是员工职业发展的必然需求。
参考文献
[1]朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策.
企业改制后档案工作的实践与思考 篇2
摘要：企业档案真实的记录了企业的发展历史，是企业资产的证明和重要组成部分，具有不可替代的参考和凭证作用。加强企业改制后档案工作，既是企业发展的内在需要，也是档案部门面临的新课题。本文结合实际工作提出了一些企业改制后档案管理工作思想和方法，笔者认为：在新的形势下，企业的档案管理应当发挥优势，弥补不足，积极参与企业的改革和发展，更好地为企业生产经营服务。
关键词：企业改制档案工作实践思考
0 引言
国有企业通过改制，真正成为适应市场经济的经济主体，是当前我国经济体制改革所面临的主要任务。改制后的国有企业的档案管理及开发利用工作如何适应新的市场经济形势和要求，如何更好地发挥企业档案信息价值和财产价值的作用，这既为企业档案管理工作者提出了新的课题，同时又给企业档案工作的发展提供了一个契机。原株洲苎麻纺织印染厂始建于1956年，是国家纺织部在“一五”期间投资兴建的我国第一家现代苎麻纺织企业，2004年底，企业改制重组为湖南华升株洲雪松有限公司（以下简称雪松公司），笔者结合雪松公司档案工作的实际，就加强企业改制后档案管理的有效途经方面略抒己见，与同行专家商榷。
1 企业改制后档案工作的主要做法
雪松公司成功改制后，实现了制度创新，采用了现代企业管理模式，建立了与市场经济接轨的体制和机制，企业领导层高度重视档案工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，将档案工作纳入了企业发展计划和ISO9001:2000国际质量管理体系标准，制订并落实了归档、保管、利用等档案管理制度。档案人员针对新形势的档案工作的特点，转变观念，边实践，边摸索，收到了初步成效。主要做法：
1.1 适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全 档案资源是档案工作服务和谐社会的基本保障，是档案工作赖以生存的基础。为真正发挥档案的作用，体现档案的价值，档案人员从档案收集入手，不断丰富馆藏资源，力求在档案资源的品质上有新提升，在内容结构上有新突破，优化馆藏资源结构。一是注重收集企业改制中形成的文件材料，如上级机关的改制批准文件、终止财务决算报告、财产清理报告、资产评估报告、合同、协议书、企业重组后的章程等，以保证文件材料的系统性、完整性；二是注重收集本企业科技成果、名优产品、典型人物、重大事件方面的档案资料，将保管和增加特色档案作为重中之重；三是注重收集企业改革发展中出现的新内容的档案：电子文件、电子商务、知识产权、检验检疫、商业秘密方面的档案资料。这些档案是企业目前的中心工作产生的，它们不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会的利益，我们要跟上企业改革和发展的步伐，把这些档案收集保管好。
1.2 加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务 随着市场经济的建立，竞争的激烈，企业产品的科技含量越来越高，企业为了调整产业结构，转变增长方式。加快了技术创新及产品开发力度，并与一些院所形成了密切的产学研合作关系，产品开发取得了突破性成果，形成了大量的知识产权。自主研发的竹原纤维纺织产品系世界首创，并获美国专利。档案人员时刻关注企业的发展，不断提高创新意识，培育对新生事物的敏感性，主动学习了一些相关文件，加大企业发明、专利、商标等资料的收集力度，加强知识产权档案安全保密工作，树立防范意识，严格遵守国家法律法规及企业的规章制度，做到及时归档、妥善保管、依法管理、规范使用，确保国家、企业利益不受损失。
1.3 做好馆藏珍贵历史档案的开发利用，促进企业深化改革和发展 充分挖掘原有档案的特色和品牌优势对改制后公司的发展至关重要。公司档案馆馆藏了50年来企业的发展历程资料，内容丰富，门类齐全，是企业信息宝库，更是一座“金山”，利用这些珍贵的档案资料为企业自主创新工作服务具有得天独厚的优势，因此档案人员抛弃“看摊守业”的思想，要从这座金山中挖掘出宝藏，变“死档案”为“活信息”，档案信息资源只要在为企业的利益服务中发挥作用，才能彰显其价值所在。2007年10月在上海举办的中国国际纺织面料及辅料博览会上，集纳了代表国内外高水准的面料产品，作为麻面料展区的苎麻行业代表——雪松公司，更是精心准备，档案部门积极参与策划，充分发挥档案信息资源优势，选用了馆藏的1959年3月朱德委员长来企业视察时的珍贵照片和“为人民纺织最美丽的花布”的题词，制作成一幅大照片，悬挂在展厅，引起了极大的反响，成为展会上最大的亮点。中国纺织工业协会、中国麻纺行业协会的领导、专家们、新老客户纷纷来到朱德委员长的照片前留影，激动不已，大家既为党和国家领导人对纺织事业的关怀倍感亲切和自豪，同时也对我们能保留如此珍贵的照片表示赞许，加深了对雪松公司和他们的品牌的认识。公司在展会期间获得了显著的经济效益和社会效益。
1.4 提供档案，参与企业文化建设 企业档案是在企业实践活动中直接产生和形成的，真实地记录着企业的原貌和企业的发展情况，企业精神和企业文化在其中得到最详尽的体现。优秀企业都具有多年来自己创造和积累的企业文化，企业文化就像企业生产经营实践的航标，引领着企业从平庸走向优秀，从优秀走向卓越。企业改制后，将直面市场，参与竞争，企业文化是企业竞争力的重要组成部分，而企业档案是积累和继承本企业文化的有效载体，档案展览是弘扬企业文化的一种重要形式。档案人员利用丰富的馆藏，建立荣誉陈列室，陈列企业获国家、省、市科技进步奖和新产品成果奖；产品获国家质量金奖（全国苎麻唯一金奖）、银奖等荣誉证书；本企业科研人员在科技活动中形成的具有影响的新产品、新成果；建厂以来企业重大事件的新闻图片；新公司组织企业“岗位明星”港澳游的照片等，附之简短的文字，展示了公司的发展历史和辉煌成就，展现了公司“和谐、诚信、务实、创新”的企业精神，通过展览对员工进行思想政治教育，激励员工自觉把奉献意识融入企业管理、生产、经营中去。
1.5 档案信息化与企业信息化建设同步 企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。在档案信息化建设过程中，运用计算机及档案管理软件，建立了案卷目录、卷内目录数据库：运用扫描仪将保存时间久、利用价值高、使用频率多的馆藏珍品扫描，用数码相机将证书、奖杯等实物档案拍下来，建立特色数据库。电子文件管理是一项全新的工作，档案人员不断学习，吸纳新知识，适应信息化要求，主动宣传电子文件归档的重要性，制止部门电子文件、资料随意销毁的现象，及时归档正在形成的电子文件，把电子文件妥善保管起来。
1.6 立足本职，争取地位 企业改制，是一项复杂的系统工程，档案人员本着兵马未动，粮草先行的超前工作意识，主动为改制工作查找所需资料。通过查询，为职工核准工龄、低保、工伤认定、下岗人员优费证、特殊工种提前退休等提供了有效的原始凭证。为企业注销、核准资产评估、办理企业房产证、协助法院对账、企业债权债务核准以及有关部门编史修志等提供了真实可靠的第一手材料。为维护企业和职工的合法权益，社会稳定，和谐社会的建设发挥了不可替代的作用。改制后，企业制度创新必将带动工作创新，档案人员把提高服务意识，创新服务机制作为工作重心，用服务塑造形象。主动深入到生产经营的各个环节，及时掌握企业的发展动态。注重企业档案在日常生产经营活动中产生的原始资料和基础数据的积累。实现从被动应对到主动上门，从注重验收到全程跟踪的工作方式的转变。有“为”才有“位”，功夫不负有心人，档案人员以服务大局，服务大众的实效赢得了公司领导的肯定和企业员工的认可，档案人员的重要地位得到了提升。
2 在企业改制后档案工作实践中的体会与思考
加强企业改制后档案工作，是一项长期而又艰巨的任务，对此，我们要不断创新工作思路，坚持长效管理。
2.1 依法治档，进一步建立健全档案工作机制 市场经济是法制经济，《档案法》是我国档案工作的最根本法律，依法治档是档案事业发展的必由之路。企业档案管理部门和档案工作者应充分利用这一法律武器，大张旗鼓地学习、宣传、贯彻《档案法》，提高企业领导层和员工的档案法治意识，加大执法力度，从公司改制开始，加强档案工作规章制度及标准体系建设，针对企业改制过程中出现的新情况、新问题，及时充实、完善企业档案工作的各项规章制度，使改制后的企业档案管理能高起点、规范化健康发展。有了规章制度的管理，档案的基础管理工作才能得到有效展开，才能更有力地保证档案管理体系的正常运行，才能将企业档案收集好，保管好，利用好，切实做到“有法可依”，“有章可循”。
2.2 建立档案管理新模式，大力推进档案信息化建设 在知识创新的信息化时代，利用信息化手段把馆藏档案数字化，电子文档一体化，档案资源信息利用网络化，是我们实现企业档案资源信息化建设的目标。档案工作者要积极探索，勇于创新。一要加强历史纸质档案的数字化整理工作，对年限较长，有历史价值的档案，采用缩微和光盘技术存储档案信息，特别要做好声像资料的收集整理，将声像资料由磁盘转化为光盘予以存档。二要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，加强企业档案数据库的建设，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。三要加强基础设施建设，改善档案保管环境，确保电子档案的安全，将档案室微机与企业自动化网络系统相连接，实现数据共享，开展档案数据目录、机读目录、档案信息目录检索工作。
2.3 加强档案工作创新意识，拓宽服务领域 成功的企业必须想方设法寻求创新，过分沉溺于传统方式，对昔日的成功津津乐道，必然走向崩溃而告终。思路决定出路，有拓展才能有发展。档案工作者要以创新的思维求得创新技术和方法，拓展档案工作领域，更多地向企业生产、经营、科研服务、企业文化建设上延伸。改革传统的以保管为主的工作方法，改变过去那种墨守成规，安于现状，坐等利用者上门的服务方式，强调怎么有利于工作开展就怎么做，要有主动参与意识，变被动服务为主动服务，搞好超前服务。要急企业之所急，想企业之所想，站在全局的高度认识和分析本单位的生产、科研、经营状况，对所收集到的信息进行分析判断，筛选加工，确定信息材料的内容，有科学依据地、有预见性地为领导决策提供参考。随着互联网的普及，市场信息的速度越来越快，档案人员要改变以往关起门来搞编研的传统方式，开拓新颖的编研思想，将编研工作的重点放在编制具有本单位工作特色的档案信息材料上去，充分利用网络传播具有开放性、速度快、内容更新更快的特点，将编研成果按照权限范围，通过网络“即时播出”、“滚动播出”，迅速传播给利用者，最大程度地达到资源共享。在开发利用的深度和广度上下工夫，挖掘出档案信息资源潜在功能，举办有影响、高质量的档案展览，开发有价值、高品位的档案文化产品。
2.4 加强档案队伍建设，调整档案人才结构和知识结构 人才资源是第一资源，档案事业的发展与档案工作者的整体素质密切相关。江泽民同志说：“从事档案工作的一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识，都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能不断适应新时期新形势对档案工作者的要求”。信息技术发展非常迅速，新知识，新技术层出不穷，要求我们要不断学习，更新观念。因此，档案工作者一方面，要熟悉馆藏，做到对馆藏情况了如指掌，在需要的时候能够及时准确地提供良好的服务。另一方面，要努力拓宽知识面，提高自身整体素质，要有运用计算机和网络进行快速、准确地采集信息的能力、进行信息处理、分析、传递的能力以及文字表达与编辑能力等。打铁还需自身硬，档案工作者自身有了过硬的本领，才有能力将庞大的档案信息进行有机整合，才有能力开展各种服务实践活动，成为新世纪合格的复合型人才。
总之，档案在企业改制过程中具有不可替代的重要地位和多方面的作用，加强改制后企业档案工作，充分利用档案信息，既是企业发展的内在需要，又是企业档案发挥其价值的有效之举。努力探索档案在改制后企业发展中的服务途径和工作方式，积极开展实施相应的举措，必将为企业改制档案工作的深入发展注入新的活力。
参考文献：
[1]徐莺.如何应对企业重组改制给档案工作带来的挑战.中国档案.2007年第8期.
改制后工业企业档案管理刍议 篇3
一、改制后工业企业档案管理存在的问题
(一) 重视不够。
由于少数单位对档案工作不够重视, 没有把企业改制档案工作纳入改制企业工作计划中, 按规定成立相关机构上报档案主管部门。致使档案部门不能及时介入, 监督指导往往滞后, 出现了企业转制工作都已结束, 档案部门都不知道或后才知道的现象。并且, 企业在破产、改制和重组过程中, 大多经历了机构调整、人员削减, 加上企业的自身实际, 企业档案工作从整体上呈现弱化趋势。比如, 常山县原酒厂, 1999年通过产权改制以来, 几易其主, 经过多次产权转让后, 截止2011年底, 企业的档案仍处于“无爹无娘”的尴尬境地。
(二) 管理力量不足。
由于受计划经济体制传统做法的影响, 目前企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主, 显示不出档案的经济价值和社会价值, 因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改制过程中把档案部门作为撤并、精简的第一对象, 或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事, 使得档案工作的领导力量、作业力量、经费及其他投入都被弱化。
(三) 管理手段落后。
在信息技术迅速发展的时代背景下, 档案工作普遍向大容量、高密度和多媒体的方向发展, 电子文件、电子文档已广泛运用到档案工作中, 要求档案工作必须实现电子档案化。但是, 由于一些企业电子办公手段滞后, 导致档案工作电子信息化进程缓慢, 落后于整个档案工作。随着市场经济的发展, 资产评估、产权界定、合同文本以及法律文书等档案进入企业档案工作的范畴, 档案管理工作的内容及其范围大大拓展, 但工业企业档案工作跟进不快, 尤其是在分类上概念模糊, 对规范化档案管理带来了一定的难度。
(四) 管理制度不健全。
相关部门在清理接收企业档案过程中, 发现大部分企业档案管理工作混乱, 收集、整理存在问题较多。加上部分企业在改制后, 暂时处在停产、半停产状态, 整个企业疏于管理, 档案工作无人抓、无人管, 致使许多档案资料流失。甚至有的企业在移交中无账本、无报表、无职工人事档案, 其中有属人为的故意损毁, 严重损害国有资产权益。
(五) 保管条件欠佳。
据了解, 在改制中、后, 部分由工业企业主管部门接收保管的改制企业档案管理不规范、不安全。限于人力、财力, 有的主管部门把改制企业档案接收过来之后便随意存放, 没有加以规范整理, 编目登记, 没有配备一定的保管设备, 使档案得不到安全保管。如常山县原二轻社组企业的改制工作1998年前后即已完成, 到2010年, 档案还是整箱成捆存放在租用的仓库中。这些档案没有经过系统鉴定、整理, 目前的保管条件又比较差, 严重影响了档案资料的安全保管和有效利用。
二、继续发挥好改制后工业企业档案作用的有力举措
(一) 要保障档案管理的延续性。
一是保障档案机构的健全。企业改制过程中, 保持一个健全的档案机构, 不仅使原有企业宝贵的档案资料保持其完整性有一个基础性保障, 也使企业改制过程中形成的新的档案资料的收集归档有一个基础性保障。二是依法处理好改制国企的档案资料。严格按照国家档案总局有关规定, 按兼并、拍卖等不同途径, 分类处置改制国企的档案资料。三是档案主管部门要加强督促、检查、指导, 及时纠正国企改革中对档案管理工作领导不力、档案管理混乱等现象, 确实保障改制中的国企档案管理工作的延续。
(二) 要及时做好档案归属和流向问题。
做好归属问题:根据《档案法》和相关档案法律法规的有关规定, 明确规定企业在改制前的档案是企业产权制度改革的依据和凭证。在维护国家 (集体) 利益, 保守国家机密和企业商业秘密, 防止档案散失, 维护档案安全, 有利于档案利用, 切实维护企业经营管理的连续性, 区别情况, 依法、合理处置的原则下确定改制企业档案资源的归属。做好流向问题:明确产权制度改革过程中改制企业档案资源的归属问题后, 应当进一步明确改制企业档案资源的流向。根据有关要求, 分类由国家各级档案馆、新建立的企业保管, 并且国家有权对这些档案进行监督和检查, 并有权随时终止暂借要求。
(三) 要建立健全组织体系。
要调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍, 特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理, 消除系统性“缺位”和管理“真空”。要恢复健全专门的档案管理部门, 对全公司的档案工作统一规划、统一管理, 并负起日常的指导、监督、检查责任。要努力提高档案从业人员素质, 在进口关要建立档案岗位任职标准, 严格按标准选拔学有专长的人员, 并有计划地进行培训, 更新知识, 增长才干。
(四) 采用现代化手段的方法。
随着科学技术和信息化手段的不断发展, 为档案资源整合创造了有利条件, 改制后企业的档案管理工作, 要根据条件, 及时安装档案管理软件, 在各改制企业整理移交的过程中进行案卷目录、卷内目录的输入, 建立目录数据库。并根据实际需要, 对一些老企业原有的厂貌、厂址、历史建筑、设备、产品、样品等进行录像、拍照、制作光盘, 把历史原貌保留下来, 特别是一些土地置换的改制企业, 有可能一夜之间不复存在了。
(五) 提高档案管理水平。
要加大投入, 确保资金、人员到位, 保证库房安全。在计算机技术、多媒体技术和网络技术被广泛应用的今天, 要大力推进现代办公手段在档案管理领域的应用, 把档案的数据化、介质的电子化、管理利用的网络化纳入企业信息化建设总体方案, 提高服务效率。
(六) 最大限度发挥档案的价值。
改制档案 篇4
一、事业单位改制的档案交接工作管理现状
1. 档案交接管理不规范
事业单位的档案工作不被领导重视,档案部门也是认为可有可无的部门。没有统一的管理标准规范,没有专业的档案人员管理,都是临时抓一个员工来管理,有资历的档案管理人员没有接受过规范档案管理专业培训,没有现代档案管理观念、 没技术更新、没有规范化学习,没有掌握现代化的信息档案管理技术,引进的档案管理人员由于缺乏对单位的了解和经验不足,只能按照原来的墨守成规的陈旧的档案管理程序进行档案交接工作,在陈旧的体制形势之下,档案工作人员很难做好现代化的档案的交接管理工作,由于缺乏统一的规范标准,交接管理工作程序模糊不清,凭借个人意愿的办理,这样容易对档案资源造成流失。对档案管理没有规范化、标准化管理意识和理念,没有规范标准的规章制度体系,所以建立规范的制度是做好档案管理工作重要前提。
2. 档案交接没有时间观念
随着事业单位改制的进程不断加快,事业单位的人员岗位的调离、迁出和变动,档案管理人员对档案交接工作的重要性认识不清,领导对档案工作的重视程度不足等多种原因,使档案交接时往往不能按照规定的时间内妥善办理,什么时间办理不重要,出现延缓、拖后、不能及时的办理的现象屡屡发生, 而且还得不到有效的解决导致档案交接工作出现严重的断档现象及交接不准时的现象.
3. 档案交接工作程序混乱
档案的管理需要投入认真、严格、细心工作态度,由于档案涉及范围广,程序复杂,繁多的手续,因此档案交接的每一个步骤都必须严密谨慎认真核实。然而一些事业单位在改制的过程中,没有按照正规的档案交接程序来妥善处理档案交接手续,应该履行的程序没有照办,需要核查的没有认真核查,需要盖章的没有及时盖章,没有档案交接工作程序的正确流程。
4. 档案交接监管不严格
在一些事业单位普遍出现档案管理人员对档案交接工作抱着漠视的态度,在档案交接中不但不执行监督管理工作职责, 甚至对档案交接工作直接抵抵触。档案管理人员对交接工作只是一个形式问题,对档案交接的工作出现的问题,没有直接追究任何责任和相应惩罚政策实施,监督和管理都不到位,没有监督管理制度可遵循,这样就更加纵容档案管理的不重视的态度。
二、完善事业单位改制后档案交接工作的管理力度
1. 建立规范档案管理工作程序和规章制度
在事业单位档案管理中,档案交接是一个重要的环节,事业单位应该大力关注对档案交接工作的程序,尤其是事业单位的档案管理负责人应该将档案交接工作列入单位的工作计划和工作管理规划中,保证每位员工对档案管理有高度重视的积极态度,因为档案关系到每位员工自身的利益,积极配合档案管理工作的开展,档案管理对档案管理工作需要建立合理规章理制度和执行规范,以便保证档案交接工作的有序性、规范性、 制度性。当员工发生工作变动时严格遵守规章制度,严格执行规范的档案移交程序,体现事业单位良好的制度风范。规范档案管理部门的行为,在发展的最大的程度上实现经济利益和社会利益的相结合,使档案管理部门不仅能实现自身的长远发展, 也能为社会经济的发展和进步做出应有的贡献。
2. 建立健全明确的档案管理交接责任制度
事业单位档案管理人员工作的调动、更换、离职及变动到其他的单位工作以及超过三个月的休假,应该将档案交接手续全部办理之后再离开。离开前做好档案交接准备工作,为档案顺利移交做好准备,对档案做好清点工作,保证档案的完整性。 将档案交接管理的工作职责落实到相关的工作人员,严格按照工作程序办理档案交接手续,各个档案交接程序的办理需要各个部门紧密配合,如出现拖延,延缓,脱节等现象发生,严肃追究相关工作人员的责任并给予严厉的处分,建立法律法规来规范和约束这种档案管理机构,明确责任和义务。健全责任分明的运行体制,发扬事业单位的制度精神。
3. 创建严密细致的档案交接流程
为了实现事业单位档案交接工作制度的有效实施,事业单位对交接工作流程制定并执行需要细化分工,首选要按照档案行政管理部门规定制定交接的登记表,将监督人员、接收人员、 移交人员的情况记录上去,对当下的档案进行记录与核查。其次按照规定制定出一个档案管理制度,制定档案数据表。还要细化在交接中如有没有完成交接的工作要仔细填写完整,细致入微到每一工作步骤,每一页交接的数据资料都必须要移交档案管理人员、接收人员、监交人员均需要签字,一式三份,一份由档案管理处保管,一份存于事业单位的文档管理中,一份存放于事业单位,这样按照规定的流程有序的执行,确保没有遗漏,保证档案的交接顺利进行,体现事业单位的工作严谨性作风。
4. 打造档案交接管理业务知识强硬的管理人员
扩大档案管理工作的宣传力度, 通过档案管理工作对事业单位带来的收益以及档案管理发挥的价值贡献,让大多数事业单位的领导们重视档案管理。从目前的事业单位改制的实际运行情况来看,有效督促学习,加强档案交接管理工作的业务知识学习和培训是很必要的。任何一个单位新任档案管理人员如果不熟悉档案管理的具体操工作流程,即使有完善的交接制度和规范,也不能胜任档案管理工作。所以定期的培训学习,定期的考核是增强档案管理人员的业务知识的有效手段。因此档案行政管理部门应该每年为各个事业单位档案管理人员编发学习档案管理的相关资料,事业单位每年定期都必须组织和安排档案人管理员进行档案管理专业知识的学习和业务技能的培训, 保障档案交接工作完整性、连续性、衔接性。弘扬事业单位的工作专业性作风。
结语
事业单位体制改革进程中,按照现代管理理念,交接的档案管理对于事业单位是一笔巨大财富资源, 相对整个社会也都有着非常重要的见证价值和可开发的信息资源。所以在当下积极创建档案管理中心的综合强化管理, 进一步推动档案管理中心与市场的的运作相结合,开拓出新的服务理念,服务于广大人民, 服务于社会发展的正能量信息资源, 实现了市场经济发展下档案信息资源的合理有效的资源配置和专业化,科学化的管理,这对事业单位和社会的发展进步打开一条新路径。健全档案管理交接不仅仅对体制改革中的事业单位档案资源进行妥善接收和保管, 同时还可以避免改制过程中档案信息资源的流失和损坏, 高度体现了档案管理交接的社会价值。加强对事业单位档案交接的管理,实现档案的管理价值,将对社会的进步和发展有着不可估量的意义。
参考文献
[1]林琼婵.探究事业单位改制的档案交接工作管理[J].赤峰学院学报,2013,07(25).
[2]王辉.事业单位改制档案交接工作管理的探究[J].中国职工教育,2014,05,(25).
改制档案 篇5
一、企业改制后档案工作所面临的主要问题
1. 档案利用情况发生转变。
通过对利用的分析可以看出, 由生产、科研、工程、建设资料转化而来的档案利用率高, 会计、合同、土地、招投标档案利用率也逐年提高。
2. 档案现代化管理滞后于机关办公自动化。
大部分单位档案现代化管理水平有待提高, 不能适应企业档案信息化发展要求。
3. 从源头上不能保证归档的齐全完整。
管理制度不落实, 归档又没有纳入网点兼职档案人员的岗位责任制, 没有对不归档人员进行有效的处罚, 出现部分档案归档困难的现象。
4. 各单位档案工作发展水平不均
衡, 出现了强者越强, 弱者越弱的两级分化现象。通过对以上问题的分析可以看出, 为了适应市场经济的需要, 就要用信息产业来改造国企传统企业, 提高资产运营效率, 实现经济效益的明显提高, 而档案工作是企业管理的基础工作, 在国企的重组改制中, 档案工作也必须进行改革, 实现与企业同步发展。
二、企业改制后档案工作发展趋势分析
1. 正视现实, 转变观念, 拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围。
观念是行动的先导, 要有效地开发利用档案信息资源, 首先必须转变过时的观念, 确立全新的观念, 即新形势下档案工作者应确立以下五个观念: (1) 主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性, 只有确立主动服务的观念, 才能产生自觉的服务行动, 从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。 (2) 开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放, 主动融入社会, 参与社会, 并了解、把握普通公民的档案利用需求, 才能增强应变能力, 有效地开发和传递档案信息。 (3) 竞争观念。现代社会是竞争的社会, 档案工作者必须增强忧患意识, 在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争, 由此才能产生“时不我待”的紧迫感, 从而产生开发提供档案信息的强大动力。 (4) 协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求, 要满足这一点, 单独的档案部门已难以做到。因此, 档案工作者必须确立协作观念, 走整体化协调发展之路, 以实现档案信息资源的共同开发。 (5) 市场观念。在市场经济条件下, 一切必须以市场需求为导向。因此, 档案工作者确立市场观念十分必要。
2. 切实加强现代高新信息技术研究, 努力造就新型档案专业人才。
笔者公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统, 包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备, 它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段, 将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像, 经过净化处理压缩后存入光盘, 充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据, 与此电子图像自动对应, 网络用户在WINDOWS环境下, 应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统, 公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。2014年1月24日, 公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行, 包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息, 并集成了其他生产和设备管理系统数据, 方便了设备资料查阅和管理, 提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案 (基建档案、设备档案) 已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里, 公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室两台1000MW发电机组档案的电子文件。
在现代企业档案人员中, 既有档案专业知识, 又懂生产专业知识, 又具有计算机、网络等方面知识的人才奇缺, 从而制约和影响了档案事业的发展。如何适应时代需求, 积极应对社会竞争, 全面创新档案服务体系, 满足社会、企事业单位不同层次的档案需求, 是当前档案事业发展中的重要课题。
3. 企业档案的收集与归档范围需要优化。
收集是档案工作的起点, 是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准, 制定科学合理的归档制度和归档范围, 是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度, 并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行, 是档案部门的基本职责, 也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下, 接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度, 应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施, 文件形成、归档责任。
制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来, 公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系, 狠抓制度建设。首先, 我们将档案管理进行指标分解, 纳入我厂各级人员和岗位经济责任制, 按月对完成情况进行考核, 有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次, 我们根据企业档案管理的专业特性, 制定了企业档案管理的业务流程, 明确了在档案管理的各个节点上, 领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度, 厂本部均专门行文发布, 使其具有了权威的约束效力, 从而实现了档案资料的超前管理、有序控制, 取得了显著效果。
近年来, 我们制定并实施的档案资料管理制度主要有: (1) 档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书, 限期上交, 愈期进行考核。 (2) 机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容, 并规定设备异动后, 工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。 (3) 设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后, 必须有专职档案人员到场才能开箱, 设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员, 必须将技术资料交档案室验收归档, 没有档案室负责人签字不能报销差旅费。 (4) 工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收, 没有档案管理人员验收签字, 财务部门不得进行工程决算付款。
目前, 我厂已建立了14种1.3万字的档案管理制度, 使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循, 职责明确。这些制度的实施, 有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%, 资料完整率达99%。
4. 企业应强化依法治档的观念。
改制档案 篇6
一、改制前档案管理情况
(一) 厦门污水处理厂概述。
2004年12月24日厦门水务集团有限公司与中环保水务投资有限公司正式签约, 成立了厦门水务中环污水处理有限公司主要负责城市污水处理厂的运行管理和污水管网的清通维护工作。公司成立以来, 运用现代企业的管理机制, 坚持“求真务实、开拓进取、科学管理、达标排放”指导方针, 加强厦门市污水处理的规划和运营管理工作, 促进厦门城市污水处理事业的发展, 为保护厦门市的水环境起到了较好的作用。
(二) 各污水处理厂档案管理概况。
在事业单位改制之前, 7家污水处理厂都成立了档案室, 各自负责管理本厂的各门类档案。各个污水处理厂的档案管理员积极参加市档案局举办的培训班学习, 在档案局业务指导处、市政局档案室工作人员的指导下, 厦门员当污水处理厂、杏林污水处理厂、集美污水处理厂的档案管理先后通过了省一级达标考核。海沧污水处理厂、前埔污水处理厂、同安污水处理厂、翔安污水处理厂由于建厂较晚, 来不及申报达标考核, 但都已成立了综合档案室, 设有独立的档案保管库房, 配备专 (兼) 职档案人员, 管理也已规范化。
二、在新体制下对档案管理的看法
由于7个污水处理厂分布在公司四周, 交通不便, 从最远的同安污水处理厂到公司, 来回一趟需要3个小时左右, 如果档案资料全都集中在公司统一管理, 势必会给各个污水处理厂档案的利用造成许多不便, 如时间紧张、人员紧张、车辆紧张、交通费用增加等, 更主要的是不能及时利用, 影响生产的正常运转。
按照“节能减排”工作要求, 目前进行的福建省城镇污水处理厂运行管理标准考核工作, 是对各污水处理厂的人员配置、工艺管理、水质管理、污泥管理、设备管理、安全及应急管理等指标所进行的全面分析和考核。无论生产评价指标体系如何确定, 专家评估组最终都要凭借大量的档案资料, 才能对考核的厂做出客观、全面的评价, 并形成科学、准确的结论。譬如, 在我厂生产工作考核期间, 福建省建设厅、环保局专家调阅我厂清洁生产审核报告、生产调度记录、污染治理设施自动在线监测的污水流量和COD浓度数据, 各级环保部门对污染治理工程的日常监督性监测数据和监察报告, 厂内部污染治理工程日常运行记录、监测数据和用电记录、污泥产生量及外运去向等大量生产档案。因此, 基层主要档案都是生产档案, 重视生产档案的管理, 可以为厂生产工作水平考核提供比较完整、系统、真实的信息和数据。
三、改制后档案管理情况
依据公司厂两级档案管理的模式, 保留厂档案室。我们把各个污水处理厂档案室设定为公司档案室在各个厂的分室, 用于就地保存各厂生产档案资料;把各个厂的档案管理员设定为公司档案管理人员派往各个厂的分管人员;公司档案室的管理人员设定为中心管理员, 成立档案管理网络, 保证改制后各厂档案收集、整理不会因公司的改制而使档案的利用受到影响。厂保管相对微观的资料, 公司管理宏观的档案, 这样既减轻了公司档案室的负担, 又有利于生产档案的快捷查询。
(一) 各污水处理厂档案员管理好各类生产档案。
生产档案是厂在生产活动中具有保存价值的、经过整理立卷归档的文字、图表、声像等各种载体资料料。它是生产管理工作的真实记录, 是厂生产管理工作的重要组成部分, 是开展“节能减排”管理工作的重要依据。它的真实性、原始性、系统性影响到生产工作的正常秩序和常规管理, 也直接影响到生产工作检查 (每年省环保局、建设厅都要对各污水处理厂进行“节能减排”检查) 的效果。
七座污水处理厂全年不间断三班倒生产, 进水泵房、鼓风机房、配电室、脱水机房等部门不断生成大量反映污水处理系统各环节运行情况的数据资料;化验室每天对采集的水样进行BOD5、COD、SS、PH、MLSS等十几项指标的分析化验, 形成大量化验报告;再加上污水处理过程中水、电等能耗数据, 每天都是一大摞原始数据报告单, 这些都是污水处理生产系统最直接的第一手资料, 是污水处理工艺是否顺畅的晴雨表, 它们的重要性是不言而喻的;各级环保部门对污水处理厂的日常监督性监测数据和监察报告, 污水处理厂内部日常测定的进出口水量和COD浓度数据, 生产用电记录及电力部门的收费票据、污泥产生量记录;污水处理厂自动监测的进出口流量和COD浓度数据等生产档案, 所以原基层档案工作继续沿着原来的管理制度分别建立行政、财务、物资、生产、安全、环保、水质、基本建设、设备、人事等档案。如果没有档案员分管各厂的档案, 就不能及时收集保管这些生产运行数据及基层的基础档案, 也不能及时向厂里有关有人员提供查阅, 档案保管的价值也就被打了折扣。
随着我国污水处理事业的发展, 污水处理设备的引进速度显著提高, 污水处理厂在设备管理方面的主要问题是在国外进口设备的消化、吸收和使用维护方面, 任何企业若没有一套完整的设备档案资料, 那么设备管理工作将无法进行, 而每个污水处理厂的设备档案有几百卷, 只有建立健全设备的维修档案才能更好地为污水处理厂的正常运行提供保障。设备档案只有存放在基层档案室, 才能及时把设备维修情况补充到设备档案中, 才能及时向设备管理员或维修人员提供查阅。
生产档案管理的目的不仅仅是简单地局限于生产档案的系统化、规范化与存档化, 更重要的是通过生产档案的管理, 分析生产活动, 分析生产活动的动态变化与趋势, 探讨改善生产活动的有力措施, 以起到服务、支持生产活动的作用。
(二) 公司档案员做好档案信息的编研及资源开发。
污水处理是厦门中环污水处理有限公司承担的主要职责, 工作性质决定了它的档案是大量的、原始的、琐碎的, 为了保证正常生产, 许多事务性的工作也较多集中于基层档案员, 这就决定了公司档案室解放思想, 更新观念, 从封闭的档案管理机制中摆脱出来, 加强各类档案的编研工作, 对档案进行系统整理工作, 提高档案的利用价值。大胆地利用计算机和内部网, 探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台, 把已有档案目录数字化建成目录并系统为厂提供服务。所以公司档案员负责收集和管理有利于公司高层经理做出决策的有关档案资料, 就要对有关数据进行筛选, 再进行调查研究, 挖掘原始档案里深层次的无形资产, 进一步提高公司档案管理、编研、开发、利用的综合水平, 力争使档案工作与电脑信息处理联系起来, 建立污水处理厂的档案管理信息系统, 保证公司档案管理合理有序, 根据编研资料, 提高公司高层经理的工作效率, 提高污水处理厂的运行管理和控制能力。将公司的档案管理推向更高层次, 更好地为污水处理事业的现代化服务。
四、档案分级管理产生的效益
经过多年的运行, 证明分管模式是可行的, 它保证了每年污水处理厂在接受上级的各类检查中避免了档案资料的大搬运, 上级部门检查完各污水处理厂的档案资料后就可以马上到现场查看所提供的档案数据是否真实可信。7个污水处理厂近年都通过由环保部污染防治司组织的全国“节能减排”核查考核;通过环境保护部华东督查中心对厂“节能减排”的检查考核;并连续几年获得福建省节能减排先进单位;也通过厦门创建国家环保模范城市在污水治理要求方面的检查考核;每年通过上级主管部门根据《建设部关于加强城镇污水处理厂运行监管的意见》和《关于进一步规范做好城市污水垃圾处理产业化有关问题的通知》要求进行的考核。
浅谈文书档案整理改制后的优越性 篇7
1 降低了工作量, 提高了效率
以“卷”为整理方法的文书立卷工作是一项既烦琐又有难度的工作, 它利用文件的主要特征或类型区分和初步组合本单位形成的全部文件, 然后进行调整卷内文件、拟写案卷题名、排列卷内文件和编号、填写卷内文件目录和备考表、编制案卷封面并装订等步骤。全部案卷整理完毕后, 再按保管期限、组织机构或保管方法来排列和编制案卷目录。从划分类别到编制案卷目录需要超过10道工序, 不仅程序多, 而且难度高, 再加上文书立卷人员的岗位变动较频繁, 很难要求其达到编制标准。自实施《归档文件整理规则》以后, 以“件”为标准的整理方法使档案工作人员摆脱了烦琐的传统整理工作。按照分类大纲程序编制, 省去了拟写案卷标题、装订封面卷皮、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。改制后的方法对档案实行文件级管理, 全部档案分类后按形成时间和重要程度排列, 避免了人工造成的排序不规范现象, 极大地提高了档案文书整理的准确性。
2 提高了进馆质量, 节约了馆藏空间
对于以“卷”整理的立卷方法形成的档案文件, 往往在档案馆接收时还需要检验:遇到分类不准确的档案, 要返工整理;出现组卷不合理的档案, 需要拆卷;出现案卷标题拟写不正确的, 要重新拟写标题并更换卷皮, 以上现象均会造成人力和财力的浪费。按《归档文件整理规则》以“件”整理的档案, 在进馆时不需要再做任何加工处理工作, 而且可将利用多种文件分类方法分类的档案放入同一盒中。这样既节省了档案盒, 又节约了档案馆的储存空间, 不仅提高了进馆档案的质量, 又提高了进馆工作的效率。
3 有利于档案的收集、保管和利用
“卷”改“件”的立卷方法给档案的收集工作带来了很大的便利。在“卷”改“件”之前的档案收集整理过程中, 由于每个人对文件的理解各不相同, 对分类标准也没有很好的掌握, 所以, 多数人在分类过程中会出现对文件问题无法处理等现象。整改后, 档案员只要掌握了归档文件的保管期限, 就可以轻而易举地对文件进行分类整理。这样不仅降低了工作量, 还使档案员获得了更充足的时间来钻研档案利用工作, 从而更好地去协调保管工作与利用工作的关系。
在以往以“卷”归档立卷的整理方法中, 一个卷宗由多个文件组成, 当借阅人要查阅其中的一份文件时, 整体调出的案卷中其他的文件也会被借阅者看到, 这样就难以保证档案的机密性。由于基层档案人员的责任意识淡薄, 往往在调档时会把案卷拆开, 这样会给档案带来很大的损害。实行按“件”整理后, 借阅者可以有针对性地借出某一文件, 这样既方便又安全保密, 也降低了档案员的工作量。另外, 需要补归的文件在归档时也无需拆卷、再装订, 只需将其插入在相关年度、类别的卷盒中, 然后在备考表中补充说明即可。
4 促进了文档一体化的实现
现代化的工作离不开电脑程序。在传统的整理方法中, 当归档文件录入计算机打印归档文件目录、收发文登记簿时需要多次录入同一内容, 但整改后的整理方法只需输入一次所要归档的文件, 便会随机生成目录, 为文件检索功能、全文扫描、网络检索和缩微等现代化工作带来了便利, 也符合了文书处理和档案管理之间的关系。将文书处理和档案管理很好地结合起来, 可以促进文档一体化的实现。
5 有利于档案员掌握档案工作
基层档案人员的工作调动比较频繁, 其对档案工作缺乏长期和连续的了解, 对档案工作的重要性也缺乏足够的认识。以“卷”归档的方法不仅要求档案人员要具备专业性很强的理论知识, 还必须熟悉、掌握规范的立卷要求, 同时, 还要具备一定的综合分析能力。“卷”改“件”后, 既简化了文件的整理程序, 又大大降低了工作难度, 不仅使专业的档案业务指导人员的讲解变得轻松, 还使档案人员在掌握和理解时也变得更加容易, 也更加有利于档案工作的顺利开展。
6 结束语
文书部门立卷作为一项制度性的工作, 在党和政府机关中全面实行。随着档案事业的发展, 文书档案制度不断趋于完善, 《归档文件整理规则》中的指导精神也促进了文书工作与档案工作的密切协作和健康发展。
参考文献
[1]郭树银.归档文件整理工作指南[M].北京:中国大百科全书出版社, 2001.
改制档案 篇8
关键词：职业教育,干部人事档案、基建档案,保管方式,特殊保管条件
根据省委、省政府关于职业教育改革工作要求和改革精神, 经过近几年的不断努力, 我省许多县市的职业教育由原来单一的职业高中教育转化为由党校、农业广播电视大学、农业机械化学校、财会中等专业学校、职业高中等多所学校组成的综合性教育系统, 由此以来, 档案管理也出现了许多新变化, 尤其是有些地区的职业教育系统改制后成为一级科局级建制, 档案管理工作变得更加复杂和完整, 档案管理内容更加宽泛, 出现了新的门类和区域, 除了原来单纯的教学档案外, 又新增了干部人事档案、基建档案、干部培训档案等。如何对新增档案进行管理, 是职业教育系统档案管理深入探讨的问题。
一、干部人事档案的管理
原来职业高中干部人事档案主要由县教育局进行管理, 职业高中改制为职业教育中心之后, 由职业教育中心自行管理, 作为科局级建制的职业教育中心的教职工、干部分行政编制和事业性编制两大类, 所从事的工作性质不同, 其形成的业绩等材料内容也不同, 对这些干部的档案材料在形成时应做出正确的分类。虽然, 我国公务员法对公务员的管理做出了一定的界定, 但由于我们具有中国特色的社会主义社会管理体系, 在国家公职人员管理制度上界线没有彻底厘清, 任用标准往往根据工作实际做出相应调整, 如在实职副科级领导干部任命时, 无论原来是属于公务员系列还是事业系列, 亦或是国有企业在编人员甚至其他非公有制人员并不受原来属于公务人员性质的约束, 组织部门考察时重要的依据是被认命人员主要的工作业绩和综合能力, 这就要求职业教育系统在档案管理工作中, 无论是行政人员还是事业编制人员, 对他们形成的档案材料都要认真对待, 一丝不苟, 如果稍有马虎, 就有可能影响到某个个人的事业前途和政治生命。因此, 做为一名档案管理人员就要保持对工作对同志高度负责的工作态度, 做好人事档案管理工作。一要对每位同志的业务档案进行详细整理, 二要对每位同志的生活、培训学习、参加的各种政治性活动及主要表现的详细记录进行整理, 三要对有关部门的综合评价内容进行认真整理归档, 以备日后考察时所用。
二、基建档案管理工作
基建档案涉及的主要是学校的教学、实验、学生宿舍等房屋建筑为主要内容的学校基础性建设。这一部分管理由于历史性原因, 没有放置到学校档案管理的主要部分。因为改制之前, 这类基础建设主要由教育主管部门掌握, 无论是扩建、新建、改建或维修都由教育主管部门决策和实施。随着我国经济建设的不断发展, 国家对职业教育投入力度的不断加大, 学校的基础性建设不断得到增强, 学校的建筑规模不断扩大, 导致基建档案材料日益丰富, 这些材料的妥善归档和保管为以后因教学方向的改变带来的对基建改造如何科学进行起着至关重要的作用, 因此如何对这些档案材料进行保管是一个十分重要的课题。因为基建档案主要有图纸等组成, 所采用的笔墨不同于平时文字书写用的碳素笔等, 不适宜用普通的保管方式保管, 对这些材料的保管需要特殊的保管条件和保管方式, 如档案室的温度、干湿度、通风条件都有严格要求, 这就要求学校在档案保管的硬件设施上必须有所保障, 才能保证学校的基础性建设得到永续利用。