人事档案规范化管理

人事档案规范化管理（精选12篇）

人事档案规范化管理 篇1

一、广播电视人事档案管理现状

现阶段, 我国对于广播电视人事档案管理是非常重视的, 经过多年的磨砺, 它也初具雏形, 为广播电视行业的人才队伍建设提供了准确的依据, 推动了广播电视行业的发展。但是, 由于时间的限制, 我国的广播电视人事档案管理还是存在着较大的问题, 如下:

(一) 广播电视人事档案管理不被重视, 管理方法欠佳。近期报道显示, 很多地区都出现了人事档案缺失内容的现象, 而且这种现象非常普遍, 却难以解决。通过分析可以得出, 出现这种现象的主要原因是:档案管理工作人员与档案持有者个人都缺乏档案合理化管理意识。现阶段, 由于没有较为针对性的档案重要性教育, 大多数人都认为, 档案只要简单的罗列档案持有人的经历, 将这些经历装订成册就可以。但是, 人事档案管理的真正想要达到的效果却不仅仅只是这样, 档案整理的工作人员的确需要进行经历的整理, 但是并不是简单的对于经历的罗列, 而是需要将重点档案内容突出, 针对每个人的特点, 制作出档案持有者独有的档案材料, 只有这样, 当需要运用档案记录的时候, 档案持有者才能较为方便且快捷地获取自己所要看到的东西, 这样也将方便企业与公司对档案持有者进行才能认定, 从而为求职创造有力支持。

(二) 材料千篇一律, 管理不合理。现阶段的档案内容, 无非只是一些对于学历、工作经历等等进行描述的资料, 缺乏针对个人学习或者工作特点制定的针对性资料。众所周知, 广播电视行业是涉及面较广的行业, 它牵扯了政治、文化等各个领域, 于是就需要采用独特的人事档案管理来凸显它的行业特性, 但是我国广播电视人事档案管理还是和一般人员的人事档案管理没有太大的区别, 这间接地反映出我国人事档案管理的发展还处于初级阶段, 各种管理理念还不完善, 需要进行系统化的改革与创新。

(三) 缺乏高素质的档案管理人员。档案作为对人发展起较大作用的材料整合体, 需要专业人才进行合理的管理。但是现阶段, 我国高校档案管理专业属于冷门专业, 每年本科毕业的学生较少, 而又由于档案管理工作无聊且社会能够提供的职位较少, 很多毕业学生选择了外专业工作, 于是就导致实际意义上的专业的档案管理人员的缺乏, 从而导致档案的不合理整理现象频频发生。很多情况下, 档案管理人员不筛选重要档案, 也不进行档案的缺失报备, 他们的工作重心只是整理档案, 档案工作人员只需将大量的档案整理成册, 放入档案袋即可。于是就导致了上述的档案缺失现象。档案丢失非常容易, 在整理过程中得知丢失, 进行丢失报备也非常容易, 但是当真正走到需要运用档案这一步时, 再想找回丢失的内容, 那就相当不容易了, 所以培养高素质的档案管理人员对我国的人事档案管理合理化建设是非常重要的。

(四) 广播电视人事管理制度不健全, 管理不细化。广播电视人员需要接触政治、文化等领域, 于是广播电视人员的档案管理就被归类于干部档案管理。我国对于干部人事档案的管理规定有很多, 但是最近的一次也是出现在2009年, 并没有与时俱进, 于是产生了较大的局限性。现阶段的广播电视人事档案管理主要借鉴于国家的干部人事档案管理, 缺乏自己系统的人事管理方案, 没有结合自身进行合理化改革, 也就很难适应广播电视本行业的需要, 同时, 由于没有细节化的管理规定, 档案管理变得相当困难与低效。

二、广播电视人事档案规范化管理的策略

(一) 加强对于广播电视人事档案管理的重视程度。要加强广播电视人事档案管理的规范化程度, 必须要将人事档案管理工作放在非常重要的位置来对待, 对于人事档案的管理制定相关的规章制度以及操作规范。严格按照我国《档案法》的规定, 编制《操作流程手册》, 并针对广播电视行业的人事档案管理的特点, 从立卷、盖章、存档、录入、查档、调档等几个步骤, 对于关键点进行规定, 保证人事档案管理的规范化和调理性, 对于人事档案工作的监督管理也可以从这几个方面进行, 确保了关键结点的可控性。

(二) 提升人事档案管理的信息化水平。由于人事档案包含内容的逐渐细化, 对于广播电视行业来说, 要进一步提升人事档案管理的信息化水平。因为广播电视行业本身属于信息技术水平较高的行业, 其内部人员的信息化素养很高, 并且相关的信息技术设备也比较齐全, 这给广播电视人事档案的信息化管理提供了良好的人力和物力资源, 同样也是人事档案信息化管理的优势。因此, 档案管理人员要从人工管理方式向电子管理方式转变, 建立信息化的人事档案数据库, 对于各个部门的人员信息进行电子化管理和查询, 并随着内部人员的变动不断地更新和维护系统, 确保人事档案的准确性、完整性, 以及查询的便捷性。特别是对 (下转第101页) (上接第99页) 于一些重要的人事档案, 不但要进行纸质文件的管理、电子信息文件的管理, 还要对于其带电子档案进行备份, 防止因电脑硬件问题而发生丢失的现象。最后, 还要对于保密信息进行加密设置, 防止不良分子窃取保密信息。

(三) 提升员工的人事档案管理水平。在以前, 广播电视部门的人事档案管理, 一般都采用人工的纸质文件管理方式, 由单位的老员工进行管理, 而年轻员工特别是刚毕业的大学生, 都愿意进入业务部分提升自己的能力水平, 而认为人事档案管理工作没有发展前途。作为广播电视机构的管理人员, 要逐步改变员工对于人事档案管理的这种传统看法。随着社会的发展, 科学技术的进步, 人事档案管理也成为了一项十分科学化和艺术化的岗位, 需要管理人员具备先进的科学文化知识和人事档案的科学管理思路, 因此需要专业化的人才才能够胜任。作为单位来说, 也要不断对于人事档案管理人员进行业务拓展培训, 使他们能够跟上时代的步伐, 不断地提升自己的业务水平, 促进广播电视行业人事档案管理更加科学有效。

三、结语

人事档案记录了档案持有者的教育程度、工作类型、生活经历等等, 对档案持有者本人是非常重要的, 具有较大的实际价值, 而广播电视人事档案记录了广播电视人的一些主要经历, 从这些记录的内容中, 可以了解到档案持有者的一些基础状况, 包括工作表现、获奖状况等等, 很多公司与企业很可能就会根据这些档案, 进行人才选拔与人才队伍改革。胡主席在任时, 也多次指出档案的重要性, 强调档案对于社会发展的重要性, 现阶段只有不断完善人事档案管理, 让档案简洁明了地记录档案持有者的经历, 企业或者公司才能从档案中了解档案持有者的基本状况, 对其进行合理地选拔与任用。综上所述, 人事档案合理化、规范化管理是非常重要的, 它将决定一个人未来的发展, 需要引起人事档案管理部门的足够重视。

摘要：众所周知, 当前我国整体的人事档案管理制度并不完善, 实施效果也不是非常理想, 其中包括制度的不健全、管理理念的落后、涉及范围狭窄、档案管理不系统化、效率低等等问题, 需要引起全社会的广泛关注。而人事档案管理的不规范在广播电视行业中体现的也比较明显, 广播电视人事档案管理是决定广播电视发展的主要因素, 它保证了广播行业的优秀人才队伍建设, 对广播电视的快速发展提供无限的推动力, 因此积极完善广播电视人事档案管理制度是非常必要的。本文从我国广播电视人事档案管理所存在的问题出发, 通过分析问题、解决问题的思路, 对于广播电视人事档案实现合理化、高效率管理提出了相应的对策。

关键词：广播电视,人事档案,规范化管理

参考文献

[1]颜培珍.对人事档案管理工作的几点思考[J].浙江工商职业技术学院学报, 2004 (02) .

[2]吕春影.人事档案管理中存在的问题及完善措施[J].濮阳职业技术学院学报, 2004 (04) .

[3]蔡琳.对强化高校干部人事档案管理工作的几点思考[J].赣南师范学院学报, 2004 (05) .

[4]伍再君.浅析人事档案管理存在的问题与对策[J].琼州大学学报, 2005 (03) .

人事档案规范化管理 篇2

1.员工人事档案

新进人员人事档案资料包括六项：

（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）

（2）身份证复印件

（3）两张1寸彩照

（4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）

（5）劳动关系说明书

2.员工人事档案管理

2.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。

2.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。

2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“ 终止/解除劳动关系手续清单” 上签字，确认无遗留问题；

2.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

3.员工管理档案的管理

3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理；

3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。

（1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；

（2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；

（3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；

（4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。

4.档案的保密

4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。

4.2对重要的文件要设专柜存放。

员工应积极提供材料 统一装订 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 程序

每月 1 次 入职时 1 个工作日

材料 收集

C2

1、《个人简历》

2、《相关材料》

B4 A4 档案 编号 标识

编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 报上级审核 将档案编号，并做出标识 重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 程序 行财部应定期或不定期收集员工资料 审核、分类、整理后查看是否符合要求

1 个工作日 1 个工作日 1 个工作日

每月 1 次 即时 1 个工作日 1 个工作日

档案 归档 入库

B7 B8

按资料内容进行归档 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密

附：人事档案相关表格

招工录用登记表
姓 名 学历 有何职业技能 政治面貌 身份证号码 联系地址 性别 婚否 健康状况 户籍所在 地 联系电话 出生年月 民 族 照 片

个 人 简 历

姓名 家庭情 况

关系

年龄

文化程度

工作单位

用人单位意见

县（区）劳动部门意见

录用意见：

（盖章）

（盖章）

年

月

日

备注

1、此表一式一份：由单位存入本人档案

2、需持： 《失业（保险手册）证》或《农民工服务手册》，方可办理录用登记手续

3、“户口所在地一栏” ：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称；本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县； 其他省份来昆的人员填至原籍省（市）即可。

人事档案规范化管理 篇3

在很多的机关事业单位，依然采用传统的档案管理方式对干部人事档案进行管理，主要是由人事部门进行统一管理的，并没有设置专门的档案管理人员对档案进行管理，一些干部人事档案依然采用传统的纸质档案的保存方式，对档案的管理也停留在比较落后的传统手工管理模式，导致档案管理的效率比较低，并且在档案管理的过程中也出现了各种问题

现阶段机关事业单位干部人事档案管理中存在的问题

对干部人事档案管理的认识不够，在机关事业单位中，对干部人事档案的管理工作是一个重要的工作内容，是了解单位干部的重要凭证和依据，在用人、以及单位的发展过程中都发挥着重要的作用。但是在实际的档案管理过程中，相关部门以及人员并没有认识到干部认识档案管理的重要性，相关的人员对档案的管理仅仅停留在将干部档案材料装订成册，认为只要档案材料不会丢失泄露就可以，对档案的管理仅仅停留在保存上。这样就导致档案管理的工作都是被动完成的，往往是需要哪方面的内容就找到哪方面的内容和资料，没有充分发挥档案的信息利用率，档案的作用也没有得到充分发挥。一些干部自身也没有认识到档案的重要性，在填写档案的过程中过于随意，导致很多档案信息都是不完善或者不准确的。

档案材料不够完善，在对档案材料进行管理的过程中，尤其是机关事业单位的干部人事档案，对干部的晋升、上岗以及职业调动等都发挥着重要的作用。但是由于档案管理工作没有受到应有的重视，导致在档案管理的过程中，很多档案材料的内容填写不够规范，在内容上也不够完善。在干部人事档案中，应该包括干部的年龄、工龄、党龄、干部身份、学历和工作经历等重要的信息，但是干部在填写这些材料的时候，往往过于随意，很多干部在不同的材料中填写的内容是不一样的。此外，近年来，很多干部人事的档案中都出现了基本信息涂改甚至造假的情况，越来越多的干部档案真实性得到人们的质疑。在干部人事档案的管理中，档案的完整性是一个最基本的要求，随着时间的推移，干部人事档案的资料也越来越多，档案的不完整性也成为了一个重大的问题。

审核整理工作促进机关事业单位干部人事档案管理规范化的措施

做好干部档案的整理工作，在对机关事业单位的干部人事档案进行管理的过程中，干部档案的审核整理是一个最基础的工作，也是一个非常重要的工作，只有做好对干部档案的审核整理工作，才能大大提高干部档案的管理质量。因此，在实际的工作过程中，在对干部人事档案资料管理的过程中，必须要仔细的鉴别，准确的对干部档案资料进行分类，在编排档案资料的时候要严格按照一定的顺序进行，这样才能方便在后期工作中对档案资料的查找。在档案资料的整理过程中，一定要做到编排的目录要清楚，将所有的档案资料装订整齐，通过细心、细致的档案管理，实现所有干部的档案都是真实有效的，并且完整性高，条理清楚，语言上要精炼。

做好干部档案的审核工作，在实际的档案管理工作中，很多干部的人事档案存在着不完善的现象，对干部档案管理的水平造成了一定的影响。针对这种现象，在对档案材料进行整理的时候，一样要认真审核，并且规范整理。所有的档案资料都应该按照实际的要求进行规范化的管理。在对档案进行审核的时候，审核的内容应该主要包括干部档案的材料是否是完整的，各种资料以及资料中的各种信息是否齐全。同时也应该对档案的内容进行审核，考察档案内容的真实性和客观性，当干部在不同的材料上填写相同的信息的时候，这些信息是否保持一致性，当发现出现不一致信息的时候，审核人员应该提示干部填写正确和客观的信息。在对档案材料进行装订和整理的时候，应该保障所有的档案材料在装订上没有出错，没有出现错误装订或者混装的情况。完成档案的整理工作之后，还需要对档案的整理工作进行审核，对档案材料的内容和信息进行逐页的审核，在审核过程中，如果发现问题，应该及时做好记录，登记好并及时核查，当发现不完善的材料的时候，应该对缺乏的材料进行收集并补充。如果在审核的过程中，发现干部的出生年月、学历以及参加工作的时间不一致的，人事部门应该根据政策的规定进行确定，只有这样才能保障干部人事档案材料的真实性和可靠性。在对档案材料进行整理、分类以及编目的时候，都应该加强对各项工作的审核，从而有效提高干部档案管理的规范性。

加强对档案管理工作的监督检查，促进档案管理的规划化，为了保障机关事业单位干部档案管理的规范化，应该加强对档案管理工作的监督检查，加强对档案管理工作的指导。在对干部人事档案进行整理审核的过程中，如果机关事业单位的干部人事档案数量在500卷以上，则应该根据干部人事档案工作的目标管理的考核标准来开展对干部人事的档案管理，采用目标管理方式对档案进行管理。在目标管理的过程中，应该在档案管理之前就确定一个明确的档案管理的目标，在管理的过程中，应该明确的朝着为了实现这一目标进行管理档案。对于干部人事档案数量比较少的机关事业单位，也同样应该按照干部档案的审核项目标准以及处理办法开展档案管理的工作。所以的机关事业单位都应该严格按照相关的标准来对档案管理进行评价和总结，只有这样，才能真正促进档案管理的规划化。

人事档案规范化管理 篇4

但是对于我们这些由行业转制到地方政府管理的高职院校来说,由于主管部门的变化,对人事档案管理的要求也有不同,加之学校缺乏对人事档案工作的重视,缺乏专职人员,管理手段落后,这些问题都不利于人才的挖掘和培养,降低了人事管理的效率。如何改变传统的管理模式,提高人事档案的管理水平,适应高职教育的快速发展,是摆在高职院校人事档案工作者面前亟待解决的问题。

一、辽宁金融职业学院人事档案管理工作的问题分析及措施改进

1.人事档案管理工作中存在的主要问题及原因。(1)人事档案材料的收集不及时,形式不规范,内容不准确。档案材料内容真实准确,收集及时,形式规范,材料完整,这是人事档案发挥价值的前提。从辽宁金融职业学院现阶段的人事档案来看,由于2002年以前,学校隶属行业办学,2002年以后划归辽宁省教育厅主管,上级主管领导的改变,学校面临着如何应对身份变化、办学环境变化等诸多方面的挑战,人事档案管理工作同样面临着变革。长期以来学校对人事档案管理工作重视不够,学校一直未配备专职的人事档案管理人员,造成人事档案材料自2002年以来一直未系统整理,补齐材料工作量很大。有些材料中个人的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历、工作经历等信息前后不一致,内容失真,也给人事工作带来了很大不便。另外,现有的档案材料形式不规范,例如已填写完成的干部履历表中存在着手续不完备,要素不完全的现象,很多材料都没有公章,缺照片,缺签名,书写顶边出格。使得材料缺乏真实性和严肃性,严重影响人事档案质量,也给人事工作带来了不便。(2)人事档案来源广泛,质量参差不齐。 目前,辽宁金融职业学院的教职工来源大致由以下几部分组成: 大学毕业生分配、机关分流、企事业单位调入、公开招聘到校等。 各来源渠道的档案材料或多或少,或整理或未整理,或齐全或短缺,情况不一。需要对全部人事档案统一规范要求,进行整档和补档。因此,人事档案管理工作任务十分复杂和繁重。(3)人事档案信息化程度低,主要依赖手工操作。目前,辽宁金融职业学院的人事档案管理虽然配备了计算机、打印机、扫描仪、网络等信息化设备,但在人事档案的管理工作中除打印目录使用计算机外,其他环节,包括收集归档、保管利用等仍停留在手工操作层面。没有配备专业的人事档案信息管理软件,实际信息化水平比较低,劳动强度大,工作进度慢,利用效率也比较低。

2. 辽宁金融职业学院在人事档案管理中采取的积极改进措施。(1)学校加强档案工作管理,强化基础设施建设,增加投入,为人事档案管理提供良好的档案硬件条件。为切实抓好教职工人事档案管理,辽宁金融职业学院从加强基础设施建设入手。2014年新综合办公楼建设,学校参照由建设部、国家档案局批准从2000年6月1日起施行的《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2000)的要求,从安全管理、便于工作角度出发,规划出独立的人事档案专用库房,实现档案库房、阅档室、办公室“三室”分开,面积近100平方米。同时,按照档案日常管理的要求,经公开招标采购了必要的设施设备。按设计规划,在人事档案专用库房内配有4组密集架、 防盗门窗、空调、灭火器、温湿度计、监控设备、防火报警器、档案进出库运送工具等相关设备。同时,做好温湿度控制,通风良好。 做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等“八防”措施。(2)加强档案干部队伍建设,为人事档案管理提供有力的人才保障。2011年,通过公开招聘方式成功聘到具有档案学硕士研究生学历的专职档案管理人员两名,其中一名专门从事人事档案管理工作,这为做好人事档案工作提供了有力的人才保障。(3)强化制度建设,人事档案管理水平不断提高,学校强调档案制度建设, , 强化档案的服务效能,以此来提高教职工人事档案管理的质量和效率。按照教职工人事档案管理权限,学校人事档案室承担了全校所有在职在编教职工、离退休职工、大集体职工在内的人事档案管理工作,现有室藏人事档案436卷。2012年10月,按照中央文件改版的通知(组通字〔2012〕28号)要求,学校派专职人事档案员参加文件改版涉及人事档案的相关工作培训会,并按省委组织部的要求及时购买了最新要求的A4纸型档案卷盒,确保人事档案的规范化管理;人事档案按照分类管理、编排有序、目录清楚、 、 装订整齐的要求进行整理;仔细审核教职工“三龄两历”(“三龄” ” 是指年龄、工龄、党龄;“二历”指学历、工作经历),认真清理缺漏材料,追补缺漏材料,完善个人信息等工作。按照档案工作的要求,2014年学校重新修订了档案馆查借阅制度,将档案查借阅程序制度化,文件要求严格人事档案查借阅程序,严把查阅关。查阅档案,必须填写《查借阅干部档案审批表》,按规定办理审批手续; ; 任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案;查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈画、撤换档案材料,违反者,视情节轻重,严肃处理,这样有效地维护了档案安全。

二、当前高职院校人事档案管理中普遍存在的问题

1.学校领导档案意识薄弱,对人事档案工作重视不足。人事档案工作是学校工作的重要组成部分,而且是一项具有非凡意义的严肃性的工作。但是长期以来,很多高职院校的领导们档案意识仍很薄弱,特别是对人事档案工作不够重视。很多人把人事档案工作定义为保管、整理、查借阅、外调等等工作仅此而已。这种忽视的直接后果就造成了人事档案工作失去了强有力的后盾支持, , 材料归档不及时,收集不齐全等等问题直接影响人事档案管理的质量和效率。

2.管理人员综合素质低,且多为兼职,专职人事档案管理人员数量紧缺。人事档案工作是一项专业性很强的工作。诸如人事材料形成的规律,收集时间的把握,归档的原则,材料的甄别,整理的技巧等等,这些都是人事档案管理人员必须掌握的专业技能。 。 然而,现在很多高职院校里,从事人事档案工作的人大多是多面手,他们身兼数职,除了管理人事档案工作,他们更多的精力还需要放在职称、工资、统计等等其他工作上。人员精力的极大分散直接导致了人事档案材料收集不及时,疏忽整理。结果,人事档案被动的处于休眠状态。

3.人事档案管理信息化程度低,传统手工操作仍是主要管理方式。随着信息化技术的不断发展,计算机、网络等信息化的设备虽已得到普遍采用,但一些高职院校的人事档案依旧以手工和经验管理为主。在有些高职院校,人事档案信息化的程度仅限于对个人信息的录入,使用计算机打印人事档案卷内目录而已。在实际工作中,无论是查借阅档案,还是信息检索,仍然采用传统的手工查找。人事档案全文扫描、网上查阅等现代化、信息化的查阅方式,距离现实还很遥远。传统方式直观,但效率低,无法满足现实高效率的工作节奏。这就要求人事档案工作必须提高信息化的程度,加快发展,才能满足实际工作的需要。

4.人事档案材料归档审核不严格,档案内容不准确。人事档案的生命就是要内容真实,如果失去了真实性,人事档案也就没有了利用价值。在实际工作中,一些档案管理员在鉴别归档材料时,由于多种原因,没有把好入口关,使得一些虚假的、书写不认真、填写不准确的材料,进入了个人档案。个别教职工的个人信息,诸如出生日期、参加工作时间、入党时间、工作简历、学习简历等等方面,在档案材料中填写非常混乱,结果无论是人事部门晋升工资、计算工龄,还是核准退休时间、评聘职称,具体工作起来都非常困难。

三、规范高职院校人事档案管理的几点对策

1.强化档案意识,争取领导关注。要做好人事档案工作,首先要从心做起,要让身边的同事,自己的领导认识到人事档案工作的重要性。从增强身边人的档案意识做起,多种方式的加强档案宣传,普及档案知识,争取领导对人事档案工作的关注,从而重视起人事档案工作。只有争取到了领导的支持,人事档案工作才有可能得到人力、财力等多方面的保障,顺利开展。

2.加强业务培训,提高管理人员素质,建立稳定、专业的人事档案管理人员队伍。管理人员的稳定性和专业性直接影响人事档案工作的管理水平。管理人事档案的人员要有专职、专业、专心的特点,不仅要具备较高的政治修养和良好的工作作风,还应该具备专业、扎实、稳定的业务知识。因此,高职院校应该积极为人事档案工作配备这样的专门人才。同时,还应该定期的组织专、兼职档案人员进行业务培训,了解鉴别归档的原则,掌握最新的整理要求,并要不断提高计算机水平,进而提高人事档案的管理水平。

3.健全人事档案的管理制度,严格各项制度的落实。健全人事档案管理制度,从制度上规范人事档案的管理行为,避免人事档案工作的盲目性和随意性,使之有章可依、有据可查。高职院校应根据中组部颁布的《干部档案工作条例》(组通字【1991】13号和 《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发【2009】12号),结合学校自身特点,逐步建立和完善例如转递、保管、保密等一系列制度,使之形成制度体系,为人事档案管理提供制度保障。人事档案管理人员应严格落实各项制度,认真做好各环节工作,特别是涉及“三龄二历”的档案材料的鉴别工作,避免出现内容失真的材料,和有涂改的人事档案材料。

4.创新人事档案管理模式,提高信息化管理水平。高职院校人事档案应从实体管理向信息化、网络化管理方向转变,以此来适应高职院校整体的发展形势。人事档案工作者要不断改变落后的管理方式,首先要选择适合本校人事档案管理系统的软件,建立起人事档案信息库,与组织、劳资、师资等工作建立起对接,由分别负责相关类别信息的人员对所在权限的信息进行维护和更新, 从而实现信息资源的共享。另外,高职院校还要争取通过全文扫描把部分纸质档案转化为数字信息,建立起人事档案全文数据库,通过无纸化阅档,提高人事档案的利用效率。

人事档案规范化管理 篇5

由于基层在编人员的人事档案在早期并不在人力资源和社会保障局的管理之下，所以，档案的真实性和准确性等方面受到了一些不法人员的不当影响，造成了档案失真甚至被篡改。

1.2 基层在编人员的人事档案的保密工作有所欠缺

由于个别基层工作人员的素质不噶、责任心不强，导致个别人在工作中随意泄露他人的隐私，给其他人带来了不良的影响，使得本该保密的信息得不到保密，造成了档案管理工作的混乱。

1.3 基层在编人员的人事档案管理工作不能做到专人负责，专业化水平不高

在一些单位，由于人员等方面的限制，没有做到定岗定编，没有设置专门的具有人事档案管理工作背景的人开展人事档案管理工作，把人事档案的管理和其他的公文、文件等的管理混为一谈。这些情况，不仅可能造成档案管理工作的混乱，无法发挥人事档案的应有的作用，还甚至还可能造成个别人员的人事档案的遗失等情况的发生，给基层在编人员带来重大的不可弥补的损失。此外，由于从事人事档案管理的人员没有专门的人事档案管理工作背景，导致其工作极其不规范，工作效率不高。

1.4 基层在编人员的人事档案内容混乱，记录出现错误

人事档案规范化管理 篇6

【关键词】人事制度；档案管理；改革；影响；策略

引言

人事档案，是个人参与到各类社会实践活动的记录，是一个成长档案，更是社会经历档案。在社会经济发展的过程中，人事档案一直发挥着重要的作用，是社会个体的身份证明。在社会主义市场经济体制改革的过程中，人事制度也发生了较大的变化，这对传统的人事档案管理工作形成了一定的冲击。做好人事档案管理工作，就要分析人事制度改革对其影响。

一、人事制度改革对人事档案管理工作的影响

1.人事档案的作用逐渐弱化。经济体制的改革，促使人事制度改革在企业、事业单位等企业单位内全面落实，人事档案的作用正是日益弱化。

首先，国有企业的下岗职工可以实现无档案生存。人事制度改革的落实，以及国家劳动合同制度与《劳动法》的普及，让国有企业职工的铁饭碗工作模式被打破。国有企业的员工在下岗或者失业之后，其对于原单位的依附关系正在逐渐减弱。要实现个人生存目标，下岗与失业职工需要再次寻找工作，人事档案有无对于其再次就业不会再产生实质性的影响。

其次，非国有企业的职工可以实现无档案择业。在经济不断繁荣的过程中，非国有企业的发展速度也十分惊人，不仅给社会经济发展做出了贡献，更向社会提供了许多就业岗位，让全新的用人机制得以普及。非国有企业在招聘职工时，更加重视职工的个人能力，并非传统观念中人事档案中的记载信息。非国有企业会利用合同或者协议选择职工，不依据人事档案。

2.人事制度改革事后影响人事档案管理工作质量。首先，人事制度改革落后影响了员工的合理流动。许多单位聚焦了许多专业性与高素质的人才，这些人才在企业中处于十分关键的岗位。但受到学习需求以及发展前景的影响，这些人才的流动性很大。合理流动对于人才自身发展以及社会发展都有较大益处，但人事改革制度的落后，使得许多单位为了保证单位的稳定发展，用档案限制人才流动。

其次，人事制度改革落后造成弃档现象频出。社会竞争的加剧，让越来越多的企事业单位认识到人才的重要性，开始出台各类优惠政策吸引八方人才。但一些高端人才原企业不放弃人事档案，使得这些高端人才在新单位无法正常办理入职手续。面对这样的问题，一些单位开始执行不要人事档案，不要调出手续，不要迁移户口的政策，给人才引进工作提出的许多方便。

二、人事档案管理工作优化的具体策略

在人事制度改革背景下做好人事档案管理工作，还需要得到多方支持。在笔者看来，人事档案管理工作的优化应当做到以下几点：

1.加大人事制度改革的力度。人事制度改革对于社会经济发展以及人才流动来说是一件好事，但国家各个领域的人事制度改革不同步，就会造成许多不良问题的产生。人事制度改革的不同步，使得事业单位成为人事制度改革的缓冲带，许多改革中产生的流动人员都进入了事业单位，这也成为人事制度改革中的一大难题。目前，人事制度改革工作还没有定论，事业单位的堡垒也没有得以攻破。在人事制度改革已成定局的今天，人事档案管理工作改革中的多种问题到了不得不解决的地步。人事档案管理部门要积极响应人事制度改革的号如，全面更新人事档案管理的思想，用全新人事档案管理手段优化档案管理工作。

2.弱化人事档案的约束功能。人员聘用制度的执行，是人事制度改革的重要内容。在人员聘用制度完全推行之后，事业单位与职工之间的关系不再是依附关系或者铁饭碗关系，而是聘用者与被聘用者的关系。聘用合同成为人才市场内唯一的用人规范形式，社会市场经济制度会成为人才分配的重要影响要素。人事制度的改革，让人事档案对于人才配置的终身性减弱，也逐渐消除了干部与工人之间的隔阂。在人事制度改革的企业事业单位中，岗位管理工作成为人事档案管理工作的主要模式。

结语

综上所述，在人事制度改革不断推进的过程中，人事档案管理工作得到了许多创新思想，也面临着档案管理工作方法改革的挑战。作为人事档案管理工作者，要在思想与制度上进行创新与完善，突破传统人事档案管理工作的桎梏，推动人事档案管理工作改革进步。

【参考文献】

[1]刘淑仙.人事制度改革对人事档案管理的影响分析[J].知识文库，2015，20：77

[2]文婉弟.人事制度改革对人事档案管理的影响研究[J].中国管理信息化，2015，14：194.

[3]陈柏茹.分析人事制度改革对人事档案管理的影响[J].办公室业务，2015，16：81-82.

[4]庄华萍.人事制度改革对人事档案管理的影响及应对思考[J].办公室业务，2015，17：94

人事档案规范化管理 篇7

关键词：医院,人事档案,规范化,管理

对一个人的主要经历、政治面貌等个人情况进行系统地记录所形成的个人资料就是人事档案,通过人事档案,能够对一个人的品行、思想道德等进行最真实的了解。在医院建设过程中,为了更好地促进医院各项事业的发展,需要对医院员工的个人综合素质进行评定,人事档案是对一个人综合情况的真实反映,在进行评定的时候可以作为重要参考,所以加强医院人事档案的规范化管理对于优化医院人员结构具有重要意义。

一、医院人事档案管理的现状

(一)缺乏人事档案管理意识。医院在发展过程中,以提高更加优质的医疗服务为发展宗旨,对医疗技术水平和医疗质量最为重视,却往往忽略了医院的其他工作,尤其是医院人事档案的管理工作,没有充分发挥人事档案的应有价值。医院领导对档案管理工作不够重视,没有认识到人事档案管理工作的意义所在,缺乏一套相对科学、完善的管理方案。档案管理人员工作态度不认真、管理工作不够到位,不能及时对档案进行归档或者档案归档不标准、不规范,影响对档案的利用。人事档案信息不够完整,当医院医护人员取得新的工作成绩或者科研成果的时候,没有及时在个人档案中进行记录,导致档案内容不完整、档案信息缺乏动态性。

(二)人事档案管理方法比较落后。人事档案管理是一项比较枯燥、繁重的工作,但是,同时也是具有极高机密性的专业工作,传统的人事档案管理工作大部分是由人力来完成的,当今计算机技术经过长期的发展已经变得日益成熟,在医院人事档案管理工作中也得到了部分的应用。但是在很多地方,医院的计算机技术应用水平还比较低,处在初期发展阶段,先进的计算机技术与人事档案管理工作未能有效结合,在档案管理过程中,大部分工作还是由相关的档案管理人员来完成,档案管理过程不够科学、严谨,管理方法不当,容易出现档案损坏、缺失的现象,大大降低了档案保管的安全性。

(三)对档案管理人员缺乏奖励。医院领导对档案管理工作不够重视,同时对档案管理人员缺乏必要的关怀和奖励,导致档案管理人员在进行档案管理工作的时候,工作积极性不高、缺乏工作热情,在档案信息收集方面缺乏主动性,不能及时对档案进行完善。缺乏对档案的正确利用,服务意识不强,档案的信息得不到充分的利用,不能充分体现档案管理工作的意义所在。

二、加强医院人事档案规范化管理的措施

(一)提高人事档案管理意识。医院各级部门需要正确认识到人事档案管理是医院管理工作的重要组成部分,了解人事档案管理在医院发展过程中所能起到的重要作用,提高人事档案管理意识。首先医院领导需要充分意识到人事档案管理工作的重要性,人事档案是医院的信息资源,是开展医院人事管理工作的基础,医院内部应该统一思想,制定一套科学、完善的人事档案管理制度,做好对人事档案管理重要性的宣传工作,使医院员工认识到档案管理工作的重要性,提高医院各级部门人员的人事档案管理意识。

(二)完善人事档案的收集整理工作。档案信息的收集和整理,是进行人事档案管理工作的基础。档案管理人员需要提高主动意识,对相关档案信息进行及时、主动地收集,完善档案信息内容;医院的档案管理部门需要建立完善的档案信息收集机制,通过对医院员工进行全面的了解,及时对其档案信息进行补充;在进行档案收集的时候,要保证档案的真实性和及时性,不能伪造虚假信息。在对档案进行整理的时候,需要对档案进行科学的分类,制定统一的归类标准,严格做好档案的归档工作,使档案的整理更加规范、整齐,方便对档案进行查找,提高档案的利用效率。

(三)提高档案管理人员的综合素质。档案管理工作是由档案管理人员来完成的,管理人员综合素质的高低,对于整个档案管理工作来说具有重要意义,提高档案管理人员的综合素质能够更好地做好档案管理工作。档案管理工作是一项繁重、枯燥的工作,在管理过程中,需要档案管理人员具有爱岗敬业的精神,认真做好工作的每一个环节;档案管理人员要严格要求自己,规范自己的行为,做好对档案的保护工作,确保档案的完整性,对档案内容进行保密,不随便泄露档案信息。

三、结论

在医院管理工作中,做好人事管理工作对于整个医院的发展具有重要意义。要加强档案管理意识,合理利用先进的计算机技术,优化档案管理方式,做好档案信息的收集与整理工作,实现档案的最大利用价值,对档案管理人员进行定期培训,不断提高档案管理人员的综合素质。加强医院人事档案的规范化管理,优化医院人事结构,促进医院的可持续发展。

参考文献

[1]吴琼.浅谈如何加强医院人事档案管理[J].科技创新导报,2014(4):189.

[2]姜起.关于如何加强医院人事档案管理的探讨[J].办公室业务,2013(6):194-196.

浅谈新时期人事档案管理规范化 篇8

一、新时期人事档案管理工作中存在的问题

(一)人事档案管理工作重视度不够。人事档案管理工作的重视程度不够是影响企业人事档案工作发展的主要因素,其中主要表现在:一方面领导一直认为人事档案管理工作是一项附属性工作,做好资料的搜集和保存即可,另一方面存在人事档案管理工作只是档案管理部门人员的事情,对于人事档案管理工作的重要性认识不足,出现档案内容不全、真实性不足,在一定程度上阻碍了人事管理工作的开展。

(二)人事档案信息有待完善。档案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各环节,在材料收集过程中出现材料上缴不及时、信息不完备等问题,企业工作人员对人事档案信息的收集重视度不够,导致信息不完善、真实性不足问题,相关信息填写中存在虚假信息,内容前后不符的问题,这一问题阻碍了人事档案管理工作的发展。此外,随着企业发展规模的不断扩大,企业员工数量越来越多,人员结构也由原来的长期合同工、固定工的形式演变为公务员、长期工、临时工、聘用制员工等多种形式,由于人员结构的复杂性,人事部门未采取相应制度的调整,工作量日益加大,从而导致人事档案信息的完整性不足。许多员工的人事档案委托人才市场保管,这就出现人事档案的保管和归档工作的脱节,使得个人就业信息无法及时、准确归档。

(三)人事档案管理信息化、科学化水平有待提高。互联网技术的发展,促使人事档案管理工作朝着信息化数字化方向发展,在档案管理过程中,实现了纸质档案向电子档案管理方式的变革,网络的信息共享和信息化管理,极大程度上提高了人事档案管理部分工作效率的提高,但是在实际工作中网络技术的应用仅限于信息的录入和保存,尚未实现管理工作的全面信息化,依然受传统管理方式的束缚,此外档案信息可利用程度低也是管理工作的一大问题。

(四)人事档案管理人员配备不合理。企业人事档案管理部门存在人员配置不合理的问题,其主要表现在:人事档案管理工作中在编人数比例较少,合同工占很大一部分,由于专业知识不足,使得工作难以顺利开展,此外人事档案工作人员年龄和教育两极分化严重,大部分为快退休的人员,青年档案工作人员所占比例较少,对于持证上岗工作落实力度不足。

二、人事档案管理的规范化措施

(一)提高管理层对人事档案管理工作的重视,完善档案管理制度。管理层对人事档案管理工作的高度重视是人事档案工作得以规范化发展的重要保障。首先,管理层应充分认识到档案管理工作与企业发展的紧密联系。不断创新档案管理发展模式。其次,管理层要加快档案管理部门基础设施的完善工作,配备专门的档案房、计算机等设备,做好物质方面的支持工作。最后,定期开展对档案管理工作的监督检查,一旦发现问题立刻解决。

(二)注重人事档案内容的完善性、真实性。第一,档案管理工作人员要在人事档案进出时,及时做好信息的收集整理和档案的补充工作。在信息收集时注重信息完善性和真实性的提高。第二,在档案整理环节,应保持工作态度的严谨、认真、负责,运用现代化的信息管理方式进行档案管理工作,此外在人事档案借阅过程中要严格遵守相关的规章条例,做好重要档案信息的保密工作。第三,为了实现档案内容的真实、完善,档案信息收集环节,扩大信息搜集范围,注重对员工的职业道德、专业能力、工作表现、奖惩情况等各方面重点内容的搜集,真正做到为用人企业提供有参考价值的信息。

(三)创新人事档案管理方式。人事档案管理部门应不断加快采用计算机技术的应用,实现人事档案工作的信息化发展水平的提高,运用现代扫描技术将已有人事档案内容存入电脑数据库中,实现纸质数据和电子数据的双重保护,同时档案管理工作的信息化使得档案的查阅更加便捷化。此外档案管理部门还要加快档案信息的共享化、公开化,促进档案管理工作的透明化管理。

(四)注重人事档案管理队伍建设。首先,企业要不断完善人事档案管理部门的用人制度,档案管理工作人员必须持有相关证件上岗。其次注重人员配比的合理化,注重人事档案管理人员整体素质的提升。要注重高能力、高素质专业人才的引入,单位内部应以青年工作人员为主,加强员工的专业知识和管理方式的培训。最后,提升人事档案管理人员的服务意识。

三、结束语

人事档案管理工作的规范化直接反映了一个企业管理水平的高低,因此相关工作人员要给予高度重视。在新时期下,人事档案管理工作中还存在许多的不足,企业要根据自身实际,做好问题的分析和研究,并探寻有效的解决对策,不断提升企业档案管理水平。

摘要：随着市场经济的发展,人事档案管理工作已成为现代企业管理中不可或缺的一部分,是企业进行决策的重要参考依据。企业传统的人事档案管理工作主要依靠行政手段进行材料的搜集和整理,随着现代企业的经营规模日益加大,员工数目日益增多,人事档案愈加复杂化,这就给档案管理工作的开展带来了一定的难度,传统的管理方式难以满足企业现代化发展的需要,因此在新时期下加强对企业内部人事档案管理工作的规范化具有重要意义。文章首先对现阶段人事档案管理工作的不足进行分析,其次提出相应的解决对策,旨在提升人事档案管理水平。

关键词：人事档案,管理,规范化

参考文献

[1]王博珍.新时期人事档案管理规范化探究[J].科技风,2014(15):109-111.

人事档案规范化管理 篇9

一、基层人事档案管理存在的问题

1. 档案管理混乱, 内容记录错误

(1) 许多基层单位, 没有专门管理人事档案的管理员, 把单位秘书或文书, 滥竽充数到人事档案管理中来, 结果分工不清, 因此也不知道如何管理档案, 把单位下发的文件或上级部门下发的文件统统都和人事档案混在一起管理, 导致管理混乱。更有甚者, 不负责不认真, 甚至丢失基层在编人员档案的现象。基层档案管理没有统一的专门的档案柜, 只要空间有多大, 就装多少文件, 把其他文件和人事档案混在一起。

(2) 基层档案管理人员专业管理水平差, 对在编人员的档案信息不会记录记录不实。我国行政体制决定了基层机构的庞大, 基层在编人员的众多, 而且基层人员的编制成分复杂, 有公务员、事业单位人员、技术员、在编工人等。由于编制性质的不同, 造成了各自档案信息记录的不同, 如格式填写、时间记录、内容填写等。不能一概而就, 许多基层档案管理人员不懂得这些档案的记录和归档, 统统都按一种格式填写, 结果造成内容记录的错误, 不实不符。如记录时间前后不一致, 员工年龄前后不一致, 有的基层单位人数众多, 同名同姓的也有可能, 造成混用档案信息。这就意味着基层档案存在虚假现象。如果基层档案虚假或记录不实, 会造成严重后果, 这将影响部分员工退休时间和退休后的工资待遇, 影响在编人员的晋升职称, 岗位调动等。

2. 基层档案管理流于形式, 无法发挥作用

档案管理的作用是让档案给人力资管部提供服务, 不是就管理而管理。基层档案管理, 就是通过管理分析, 归纳分类, 给单位领导提供人才资源, 发现人才, 利用人才。而不是仅仅记录在编人员信息, 然后放到档案柜不用。所以说, 档案管理也是管理员工的一种方法, 发现人才的渠道。

3. 管理模式落后

因为基层档案管理人员不会管理档案, 所以管理方式也就简单, 只不过是在编人员信息的抄写员, 更不会用电脑进行基层人员的信息记录、分类、归纳、排列。很多基层单位虽然有电脑, 但是没有通过电脑管理模式进行管理档案, 还是人工操作模式。如果基层单位人多的话, 就查个人信息也查阅不过来。电脑管理档案, 只需在电脑上输入员工姓名或身份证号, 便可快速查阅。

二、人事档案信息容量不足

目前, 基层事业单位人事档案收集归档的范围依然沿用“老十类”:履历材料, 自传材料, 鉴定、考核、考察材料, 学历和评聘专业技术职务材料, 政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、转业、工资等材料, 其他可供组织参考的材料。近些年, 事业单位员工年度考核工作广泛推行, 收入分配制度改革全面展开, 全员聘用制普遍施行, 以及我国《劳动合同法》的颁布实施, 使人事档案内容逐渐丰富, 但反映员工人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点等方面的材料却较少, 即使年度考核材料大多也缺乏具体事例和定量的数据, 缺乏定性与定量相结合的综合分析, 不能凸显人事档案的个性特征, 不能反映个人最现实的面貌。在市场经济条件下, 人事档案中记载的许多内容已达不到人力资源的新要求, 信息的应用价值较低, 给市场经济环境下的人才开发、利用造成不利的影响。

三、基层人事档案管理规范化建设的对策

1. 基层单位领导要派专门的档案管理人员进行管理

一人不能兼多职, 否则再也分不清管理档案还是管理文件。最后就越管越混乱, 管理体制要健全。

2. 基层管理员学习培训档案管理专业知识

许多基层单位的人员并没有学过档案管理知识, 因此对他们来说是个陌生的概念, 新的知识。只有加强学习培训, 才能了解管理的内容, 才能如何管理。其次管理人员还要清楚基层在编人员的岗位性质, 以便进行分类。

3. 转变管理模式

电脑管理档案是档案管理发展的必由之路, 特别是基层单位, 基层单位在编人员人数众多, 档案管理更加繁杂, 传统的手工管理模式远远不能适应管理要求, 电脑管理会轻松方便查阅基层在编人员的档案信息, 省时省力, 提高办事效率。

4. 掌握电脑管理软件, 及时构建人才信息库

对基层管理员要求更高, 不但要掌握档案管理的专业知识, 还要熟悉电脑知识, 熟悉电脑档案管理软件, 充分应用管理软件进行档案管理。还可以管理软件进行分析人才分析, 在领导需要什么样的人员时可以很快很准确的查阅到, 这对于庞大的基层在编人员机构进行人员筛选十分必要。其次档案管理软件, 可以对基层在编人员进行人员性质、文凭、工作年限、岗位级别分类, 归纳, 领导需要的人员随时可以从人才信息库中提取, 基层之间还可以交流共享人才资源。

5. 提高管理员业务素质

不管是纸质档案还是电脑档案, 必须有管理员操作完成, 要发挥他们的业务素质, 提高他们的思想觉悟, 认真负责档案管理:

(1) 认真审核基层在编人员的信息记录, 信息记录包括时间、身份证号、工作年限、调动时间、人员姓名、姓名用字、性别、岗位级别、不可出错。也不可随便更改, 保证档案信息记录的准确性和内容的真实可靠性。

(2) 管理员要工作积极, 刻苦钻研管理业务, 基层单位的人员调动频繁, 因此档案信息更新须得随时跟上, 管理员勤于工作, 及时更新电脑档案信息, 对分配调入的人员及时录入档案信息。这样会减轻档案整理工作, 避免管理出错。

四、小结

基层在编人员多, 人员调动频繁, 因此档案管理复杂, 更改录入信息量大, 所以基层档案管理员, 既要熟练掌握电脑档案管理知识, 又要认真仔细, 对待每一个档案信息细节, 做到档案准确, 内容属实更改变动符合法律, 政策要求, 坚守职业道德。通过电脑档案分析单位人才, 给领导及时提供所需人员信息。做好基层单位人力资源开发、人才研究, 建立基层在编人员电脑信息共享, 实现信息化、规范化的管理新模式, 为人力资源使用提供有力的保障。

参考文献

[1]王崇燕.事业单位人事档案工作改革之浅见[J].机电兵船档案, 2008, (3) :49-50.

人事档案规范化管理 篇10

一、当前基层人事档案管理中存在的问题

1. 人事档案内容失真

作为了解一个人的履历和信息的一种途径, 人事档案具有不可替代的作用。实际工作中, 基层人事档案的履历材料所填写的年龄、学历、参加工作时间等存在前后不一致的情况。通过归纳整理, 在承担技能操作和维护服务等职责的事业单位档案内容失真的现象较普遍, 主要有4个方面的原因:一是早期招工由于受年龄限制, 部分职工将年龄改大或改小;二是部分职工文化水平较低, 个人履历由别人代笔, 且对本人的情况记忆模糊;三是部分职工队伍庞大的单位, 同名同姓、同音字混用的人较多, 人事部门因管理不规范, 造成工作疏忽, 材料存在错装情况;四是当事人填写表格时随心所欲, 材料中的数据不尽一致, 甚至弄虚作假, 而人事部门未能给予及时认真的审查。随着社会服务保障体系的规范, 在以社会化服务为主的事业单位中, 人事档案内容前后不一致的情况直接影响到职工的退休时间和退休待遇, 给组织人事部门增加了工作难度。

2、人事档案信息容量不足

目前, 基层事业单位人事档案收集归档的范围依然沿用“老十类”:履历材料, 自传材料, 鉴定、考核、考察材料, 学历和评聘专业技术职务材料, 政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、转业、工资等材料, 其他可供组织参考的材料。近些年, 事业单位员工年度考核工作广泛推行, 收入分配制度改革全面展开, 全员聘用制普遍施行, 以及我国《劳动合同法》的颁布实施, 使人事档案内容逐渐丰富, 但反映员工人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点等方面的材料却较少, 即使年度考核材料大多也缺乏具体事例和定量的数据, 缺乏定性与定量相结合的综合分析, 不能凸显人事档案的个性特征, 不能反映个人最现实的面貌。在市场经济条件下, 人事档案中记载的许多内容已达不到人力资源的新要求, 信息的应用价值较低, 给市场经济环境下的人才开发、利用造成不利的影响。

3、管理模式“分散多头”, 具有封闭性特征

基层人事档案实际工作中, 正式国家干部的档案由上级主管部门负责, 2006年后毕业的非师范院校大学生的档案由人事代理中心保管, 普通在编工人及单位自行招聘的合同制员工的档案由单位自行管理。事业单位的人事档案存在着档案分散、头绪繁杂, 即“分散多头”管理的现象, 这种管理模式不利于档案的整体归档。如今事业单位人事档案仍是一种内向和封闭型的管理模式, 这种模式有以下特点:个人对其档案不具备知情权, 因无法核对, 使档案中的错误信息得不到纠正, 加之档案借阅、保密等制度, 从而加大了传统人事档案管理模式的封闭性;封闭式的管理模式容易造成单位或组织单方面对人事档案的控制, 滋生腐败产生虚假档案;由于利用人事档案需领导审批或专门的介绍信, 过于强调人事档案的保密致使人事档案的利用效率下降;各单位、各部门自行保管人事档案, 制约了各部门间的信息共享, 降低了人事档案的利用效率。这种管理模式尽管有利于人事档案的保密, 也曾经起过积极的作用, 但当前新形式下却显得有些不合时宜。如今, 人们更加明白信息的重要性, 更加了解权利的含义, 也更加懂得维权, 对信息知情权的诉求日趋强烈, 包括对人事档案知情权的诉求。人事档案的封闭模式限制了人员的流动, 阻碍了人员的合理配置, 不适应市场经济对人事档案管理的新要求。

二、基层人事档案管理规范化建设的对策

1、重视信息审核与鉴定, 确保档案内容的可靠性

档案是党和国家的宝贵财产, 为充分发挥档案在人类生产活动和社会活动中的积极作用, 必须消除档案内容失真现象。针对档案内容存在的失真现象, 应增强组织人事部门的档案管理意识, 做到客观公正, 实事求是, 不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档。在认定员工的出生日期、参加工作时间时, 应逐个分析, 逐个确认, 特别是对同名同姓、同音字的人事档案材料, 按照能区分的信息逐页、逐份进行认真审核、鉴别、归档, 确保认定结果符合其真实情况。

2、突出档案个性化, 使之符合社会发展对人力资源的新需要

人事档案是以人为单位整理而成的案卷, 每一份人事档案都应具有各自的特点。市场经济条件下档案的重要功能, 是对个人能力和道德信用进行综合的动态评述, 为用人单位广纳群贤提供依据。目前, 事业单位人事档案工作要按社会现实发展的需要, 不断丰富3个方面的内容。一是劳动合同材料, 随着《劳动合同法》的颁布实施和事业单位全员聘用制的施行, 当事双方变为平等协商的聘用关系、合同关系, 合同书、聘用书不仅是聘用关系的凭据, 也是双方履行责任义务的法律依据, 因此, 劳动合同、聘用书、解聘、辞职等材料是人事档案的重要组成部分;二是业务表现材料, 应着重记录员工的工作能力、技术水平、工作态度、绩效考核以及参与重大活动项目等的材料;三是信用记录材料, 建立诚信体系, 符合时代发展需求, 是提升人事档案价值的有效途径, 人事部门为员工提供贷款等资信证明材料, 因此, 人事部门应与银行、税务及相关单位建立联系, 及时收集信用记录入档, 丰富市场经济下个人信用档案体系, 并逐步把它完善成一个重要部分。

3、完善管理体制, 建立社会化、开放式的人事档案管理新模式

随着市场经济的发展和社会信息化进程的加快, 以社会化用工为主体的社会公益性事业单位人员的流动性日益频繁, 以往按条条块块管理的旧体制, 不利于人事档案的综合利用, 应尽快建立社会化、开放式并有利于集中统一管理的人事档案管理新模式。人事代理中心是按地区或专业由政府出资兴建的管理性事业单位, 归政府人事部门领导, 事业单位形成的人事档案具有公共信息特征, 事业单位的人事档案应打破各部门条条块块管理的旧体制, 建议由人事代理中心对事业单位人事档案实行相对集中的统一管理。人事代理中心面向社会, 管理与服务对象广泛, 具有较强的社会性, 它能适应市场经济发展与人才流动频繁的需要, 有利于按市场经济合理配置人才资源, 能克服分散多头管理现象, 有利于提高工作效率, 有利于保障人事档案的完整与安全, 有利于实现人事档案的规范化、信息化、网络化管理, 有利于人事档案信息资源的开发与整合。

三、小结

人事档案规范化建设越来越受到各单位、各部门的重视, 在社会主义现代化中具有不可代替的重要作用, 它是做好人力资源开发的基础性工作, 直接影响人才使用的效率和质量。基层人事档案管理仍然存在着内容失真、信息容量不足、档案分散、头绪繁杂等影响规范化建设的突出问题。在人事档案规范化建设中, 首先要重视档案的信息审核与鉴定, 确保信息内容的可靠性、有效性;其次在档案整理工作中要突出档案的个性化建设;并建立社会化、规范化的开放式管理新模式, 为人力资源的开发和使用提供有力的保障。

摘要：通过对基层人事档案的分析, 发现存在着内容失真、信息容量不足、档案分散、头绪繁杂等问题, 提出了信息审核鉴定、突出档案个性化、建立开放式管理模式等规范化建设措施, 为人力资源的开发和使用提供有力的保障。

关键词：人事档案,规范化建设,信息,管理模式,人力资源

参考文献

[1]杨润月.对人事档案内容存在问题的思考[J].云南档案

[2]王崇燕.事业单位人事档案工作改革之浅见[J].机电兵船档案.2008 (3)

浅谈人事档案管理 篇11

一、人事档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：

1.企业人事档案材料内容质量不高

由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2.“弃档”增多

所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”

3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

4.信息量大结构复杂

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。

二、人事档案管理问题形成的原因

1.收集的对象范围太窄

一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

2.整理不規范

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

3.企业员工人事档案意识淡薄

有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

4.员工缺乏耐心和毅力

由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。

三、企业完善人事档案管理的措施

1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法

建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。

2.完善企业人事档案内容制度

切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。

3.对人事档案工作进行考核评估

结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。

4.建立健全的数据库

人事档案规范化管理 篇12

一、目前流动人员人事档案管理中存在的问题

(一) 档案材料不规范

人事档案材料是流动人员的身份、工作经历、人事关系、学历等最真实的证明, 其管理工作直接关系着流动人员的切身利益。档案材料不规范主要表现为四个方面:一是材料规格不统一, 二是字迹不耐久, 三是部分材料手续不完备, 四是部分档案材料内容不完整, 更新不及时。由于档案材料个不规范, 使得材料内容的连续性和系统性不足, 不能做到“观其卷, 知其人”。

(二) 档案闲置较多

由于人才流动日益频繁和高校毕业生的日益增多, 全国各地人才中心保管的流动人员人事档案日益增多, 以致于“弃档”、“死档”数量越来越多, 最终导致无法计算工龄, 无法及时调整记载。

(三) 档案管理方法落后

全国各地很多人才中心在流动人员人事档案的收集、储存、利用等上都一直沿用传统方法。例如, 材料收集靠行政命令, 档案填写靠手工操作, 这些落后方法不仅增加了工作人员劳动强度, 降低了工作效率, 还直接影响了档案材料的完整性和安全性。

(四) 档案传递程序紊乱

根据相关规定, 流动人员人事档案传递要由机要交通和派传人送取, 不得邮寄或由流动人员自带, 但是不少高校、单位让流动人员自己送取档案, 导致档案无法及时传递登记, 最终使得档案无从查起。

二、流动人员人事档案规范化和系统化管理措施和策略

(一) 档案材料收集与利用要规范化

要想流动人员人事档案管理实现规划化和系统化, 关键要做好档案材料管理的一系列工作, 从材料收集到整理, 从补充到归档, 都必须要按照相关规定和章程办理。对于收集而来的档案材料要鉴别内容的真伪, 核实手续是否完备, 对于归档的档案要检查是否符合程序规定, 对于手续不全或材料规格不统一的档案要及时退回、及时完善, 重新整理, 要确保档案规格统一, 以维护档案的权威性和完整性。而那些不在归档范围的材料要及时退换, 避免丢失, 保障流动人员切实利益。

(二) 实行专门统一管理

流动人员人事档案管理必须进行统一管理, 按照姓名、性别、年龄等进行分类管理, 同时并创建多种检索方式, 按照规定来操作, 实现管理规范化。如果想要查阅或借用他人人事档案, 必须具备相关审批手续, 对不符合借阅手续的定要严厉拒绝。另外, 档案管理人员不得随意向他人泄露档案内容。为了实现统一管理, 有必要按照“集中统一, 归口管理”建立一个专门的人事档案信息库, 同时各省需建立人才流动服务机构, 为所有流动人才提供档案管理服务。

(三) 更新管理手段

随着计算机信息技术的应用范围日益广泛, 档案管理信息化是必然, 相关单位要竭尽全力开发人事档案管理软件, 使档案检索、借阅、统计、归档等实现信息化, 减少手工操作, 使用计算机操作, 提高工作效率。与此同时, 还可利用计算机建立人事档案信息库, 录入全部流动人员人事档案, 供人查阅和使用。

(四) 完善管理制度

人事档案可谓是个人形象的“缩影”, 我们必须认识到流动人员人事档案管理工作的重要性, 转变工作方式、完善管理制度, 增强档案管理人员的法制观念, 进一步促进档案管理规范化。尤其要更新管理理念、完善管理制度, 如进一步完善和规范《查阅制度》、《借阅制度》等, 明确流动人员人事档案借阅和利用, 以保障档案的权威性和严肃性。

(五) 强化档案传递过程控制

在流动人员人事档案传递上, 行政部门做了明确规定, 可是部分高校、单位并未严格执行, 以致于出现了问题。对此, 国家人力资源及社会保障部门必须进一步加强档案管理法制化建设, 并积极发挥自身主动作用, 规范档案传递标准, 实现档案管理规范化, 以体现档案价值。

(六) 建立并健全人事代理制度

人事代理是由政府人事部门所属的人才服务中心, 按照国家有关人事政治法规要求, 接受单位或个人委托, 以社会化服务的方式, 代理有关的人事业务。这一种管理方式的最大特点, 就是人事关系和人员使用分离, 用人单位不必亲自管理员工的人事档案, 由代理机构负责, 摆脱了以人事档案为核心的对单位的依附关系, 让人才有充分的择业自主权, 同时也促进了人事档案管理规范化和系统化, 避免出现“死档”、“弃档”等档案。

(七) 提高档案管理人员综合素质

要通过任何途径来提高档案管理人员的政治素质和业务能力, 同时加强思想教育, 遵纪守法、按照档案管理规定行事。另外, 还要实时了解档案界动态, 掌握信息技术, 进一步拓展学习领域, 以运用所学探索新的管理模式、管理手段, 提高工作效率和档案管理水平。在条件允许情况下, 相关部门要加大档案管理上的资金投入, 为流动人员人事档案管理配备现代化设施, 全力支持档案事业建设。

结束语

流动人员人事档案是我国档案管理的重要内容, 相关职能部门必须提高重视, 增大资金投入, 从制度、人员、管理手段等多方面采取有效的措施和策略, 全力提高流动人员人事档案管理水平, 以促进我国档案事业发展。

摘要：流动人员人事档案常常因为得不到足够重视而出现诸多问题, 如人员身份丢失、管理不到位等。因此, 本文针对流动人员人事档案管理中存在的问题提出了相应的措施和策略, 以实现规范化、系统化管理, 最终完善人事制度。

关键词：流动人员档案,措施,策略,规范化,系统化

参考文献

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