电子化利弊（精选9篇）
电子化利弊 篇1
摘要：随着信息技术的快速发展, 电子文件作为一种新型文件类型越发被运用到各行各业, 但其中也不乏带来一些弊端。本文分别从正面和反面两个角度分别阐述了看电子文件的方法及建议。
关键词：正面看电子文件,反面看电子文件
电子文件是伴随着计算机及网络技术产生的不同于纸质文件的一种新文件类型, 它的结构相对于传统纸质文件具有不同的涵义和特性, 也决定了两者在本质和功能上的不同。电子文件的生存环境是计算机世界, 所以它首先是一种计算机环境意义下文件, 结构也就具有计算机文件的结构特征;电子文件的属概念是“文件”, 所以它又从属于传统档案文件, 其结构应具有传统档案文件的结构特征。
从正面看电子文件
从正面看电子文件就是评价它的进步性, 而电子文件的进步可以从其依托的科技本身反映出来。
电子文件的产生, 是计算机技术与通信技术在办公和管理领域的运用。电子文件的科技进步性体现为两方面:一方面是数字化生存, 另一方面是网络化传递。
第一, 电子文件的数字化, 使文件的记录方式发生了根本性的变革。一方面它改变了信息的承载介质, 使实物媒体, 包括纸张、胶片、录像带及其他介质, 像这些媒体的计算机存储形式, 例如磁盘、光盘等加快转移。从这种意义上说, 电子文件数字化的结果, 可以逐渐实现无纸办公, 改善办公环境。另一方面, 数字化大大提高信息处理的质量和速度, 实现了生产和管理效率的双翼齐飞。
第二, 电子文件可以被高速检索。计算机最显著的优点就是具有高速的运算能力和强大的逻辑判断能力, 借助于这种优势, 在计算机支持的信息系统中, 能迅速、多方位地检索到所需要的信息。
第三, 电子文件信息可以借助通信网络进行远距离的传递和交流。进入20世纪90年代以来, 通信网络的发展日新月异, 尤其是从1995年Intenet的国际商业化以来, 一个崭新的世界——网络世界形成了, 电子信息传递交流的阻碍和屏障几乎完全被撤除, 电子文件发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
第四, 更有利于发挥电子文件的信息资源共享。信息资源较之于材料和能量资源的优越之处, 就是能够实行共享而不损害其本身的完整性。但信息内容必须依附于某种载体而传递和利用, 而电子文件的信息内容可以从其原来的载体上游离出来, 根据利用者的需要, 进行多种形式的显示、输出, 并与其他形式的载体相结合, 从而充分发挥信息资源共享的优势。
第五, 电子文件能集成多元化信息。在机读系统中, 电子文件可以运用多媒体技术, 做到图、文、声并茂, 三维立体显示, 真实地再现当时的活动情况, 并随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。
第六, 有助于组建国家综合信息系统。衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标就是这个国家所组建的信息系统的完善程度与综合程度。组建国家综合信息系统的思想源于1950年联合国教科文组织提出的“国家信息系统”思想, 完善的国家信息系统, 也有赖于档案信息系统的建立和完善。现代科技的发展, 尤其是计算机和网络通信技术的广泛运用和综合运用, 使得国家信息系统的建立、完善和综合变成可能。
从反面看电子文件
从反面看电子文件, 评判它的挑战性。这种挑战性源于电子文件伴随高科技生而俱来的不足之处。具体表现在以下几个方面:
第一方面, 电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面。一方面是通过内容与原始载体的结合来确认;另一方面是通过文件的固定结构与格式来确认。而在电子文件中, 这两方面都失去了意义。首先, 电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化, 但其拷贝后的复制件与原件完全一致;另外, 随着计算机软硬件系统的更新换代, 必须将原文件在新的软件中转换格式, 以保证其可读性。这样一来, “原件”的概念变得难以定义。其次, 从电子文件的物质结构上看, 其并非一目了然, 通常也不被用户所完全了解。因此, 电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样, 成为文件原始性、真实性的重要标准了。就发挥作用而言, 电子文件更适合于建立一种逻辑结构。
第二方面, 电子文件已很难像纸质文件那样能够体现其形成过程。纸质文件由于内容与载体的密切结合, 文件的制作、形成过程完全可以通过保存载体的方法反映出来。而电子文件的制作过程已经不再以实物化形式固定下来, 除非同一文件使用不同文件名称, 否则当我们在编辑文件时, 只要确认新文件对旧文件的“overwrite”, 就意味着电子文件制作过程的一切痕迹, 包括草稿或修正稿, 统统
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被消灭了。这种过程一旦被消灭, 就永无恢复的可能。因而, 某一种思想、观点, 一项政策、计划, 一件法案动态形成的过程在传统文件状态下能够轻而易举、清晰地反映出来, 但在电子文件状态下显得困难, 而且非常容易被忽视。
第三方面, 电子文件信息容易失真, 而且由于没有“原本”或“原本”无法读出, 其失真程度难以核对。造成电子文件内容失真甚至破坏的原因有以下几点:
第一点, 由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来, 磁盘的寿命是3-5年, 光盘也不过30年左右, 载体材料的氧化和变质、磁场的影响、读写时的机械磨损 (尤以磁盘为甚) , 很容易破坏甚至抹去电子文件上存储的信息。另外, 读写机器系统的更新换代, 要求人们将电子文件不断转移到新型存储介质, 比如磁盘有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的变化, 记录有单面单密度、双面单密度、双面双密度到高密度之发展, 介质有磁鼓、磁带、磁盘、光盘之分。存储介质的老化及转移, 电子文件的读写格式由旧到新等, 种种原因引起信息的丢失、失真、变异都是不可避免的。
第二点, 由于病毒的影响。大部分计算机病毒是破坏性的, 比如著名的DIR2病毒, 就是修改com和exe文件的根目录和子目录中的文件, 而且它的出现, 彻底打破了防病毒卡公司的“信仰”, 也击碎了所有用户欲依赖于防病毒卡以保障系统安全的美梦。从目前看, 计算机软、硬件每更新一次, 病毒也更新一次。因此, 病毒对于计算机及其电子文件的影响, 可以说是如蛆附骨、如影随形, 是计算机用户永远挥洒不去的阴霾。
第三点, 人为破坏所致。人为破坏对电子文件信息造成损害的途径也有内外之分。内部途径是在编辑软件中设置“逻辑炸弹”, 导致系统运行时参数变化而改变信息的准确性, 外部途径是“黑客”攻击计算机系统, 修改甚至毁坏信息, 而导致电子文件内容失真。
第四方面, 电子文件的证据性难以保障。从各国目前对于电子文件的态度看, 事实也是如此。比如法院愿意接收以传统信息处理方法与技术产生的文件, 如书写、打印、照相复制与缩微胶片等, 而对新技术 (如数字图像技术、电子文献交换) 产生和复制的文件, 若要成为证据, 要受到更多的审查, 因为缺乏这类标准及这类技术的有效使用方法。为解决这一问题, 各国对证据性价值或内在价值 (指文件原件所特有的某种物质材料特征能够带来的价值) 的电子文件, 普遍做法是采用“双套制”, 即在保持电子文件的同时, 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。比如在美国, 虽然电子文件已被列入联邦档案法, 成为“官方档案”, 但联邦区级法院仍然申明, 只有打印出来的电子文件, 具有证据价值, 否则无法确认。在英国
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也遇到同样的问题, 据英国公共档案馆调查表明, 为了保证文件的法律问题, 有85%的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件。
第五方面, 结构和形式虚拟的文件常常会被忽视保管而无法反映文件的内容。前几年我国有些档案学者在谈论电子文件时, 认为“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代”, 应该说这种观点是言过其实了。电子文件并不等于虚拟文件。虚拟文件 (Virtual file) 是存在的, 但它主要是关系数据库文件或Hypertext文件、表、多媒体系统。电子文件“虚拟”性质实际上由两方面因素决定的:一是合成文件的逻辑表达式, 二是“动态”数据单元。比如数据库文件, 它往往是调用动态数据库中存储的数据单元以逻辑关系组合在一起。如在一个用户遍布不同地区的分散型数据库中制作的文件, 其中的表册可能摘自甲地数据库, 正文来自乙地数据库, 而图形选自丙地数据库;来自同一数据库的一份企业员工名册文件, 可以用不同的操作命令来制作, 即可以用姓氏拼音字母排序, 也可以根据年龄、工资、职称排序。数据库文件之所以有“动态”特征, 则主要是因为数据库的数据单元往往被输入的新数据所代替, 如股票、债券、期货、贸易、天气预报、交通、金融等数据库, 都是动态变化的, 对于这些变值或增值业务活动中形成的电子文件的保存, 自然成了一个必须解决的问题, 也是一个确实令人感到棘手的问题。当然, 解决问题的方法是有的:一是可以对每一次变动都记录下来并将各种可能出现的组合都加以保存;二是通过建立元数据, 建立健全容错和纠错的辅助系统及运行记录系统加以解决。
结论
老子在二千多年前就说过的“祸兮福所倚, 福兮祸所伏”, 全然可以概括伴随电子文件而来的正反两方面效应。我们现在评价电子文件, 忘记其正面效应或忘记其反面效应都可能导致产生不正常的情绪。总之, 电子文件及其依托的智能机器系统, 远远超过了传统文件及手动系统, 为此人们才致力发展、完善它们。在某些情况下, 它们会极大地有利于人类, 在某些情况下却又会有害于人类;在某些情况下又可以对某些领域、某些人有利, 对另一些领域和人不利, 这取决于创造和使用它们的主体的认识水平、技能操作水平和价值观念。因此, 在我们大力发展高科技、促进技术革命的同时, 不可忽视自身观念和方法的改革, 只有这样, 我们才能尽量让技术革命造福人类自身。
作者简介:王巍, 男, 汉族, 国华徐州发电有限公司综合档案室档案管理, 副研究馆员。在《秘书》、《秘书之友》、《档案学研究》、《山西档案》、等杂志上发表论文若干篇。
电子化利弊 篇2
弊端
有人说“电子产品如同洪水猛兽一般向人类席卷而来，为我们带来伤害”，或许大家会认为这么说有些夸大，可我们不得不承认过度地使用诸如：手机、电脑、电子书之类的电子产品会给我们带来一些弊端。我们务必要记住，当你在用短信和朋友闲聊而忘却了学习时，你正在一点一点地毁掉自己的学业和前途;当你沉迷于不良网站而挥霍青春时，你无暇的心灵正在被渐渐污染;当你催促着父母替你买最新一款的手机时，你盲目攀比的心理正在生根发芽;当你长时间操控电脑触摸屏时，你的身体状况正在日益低下。
口说无凭，接下来让我们来看一个例子——电子游戏，悄然走进我们的生活，并以其丰富多彩，新颖刺激的游戏界面成为在校学生的爱好。他们过度沉迷于游戏中，无节制的玩电子游戏不但浪费时间，而且更重要的是耽误了学习，甚至有学生因此而辍学，使本该书声琅琅的校园充满了不正之风!
利处
虽然电子产品有许多弊端，但它的利处也不少。它使人与人之间的沟通更加简单、方便;它使我们随时随地都可以与家人取得联系，避免迷路;它代替了PDA、MP3、MP4等一系列的东西，使我们的生活更加方便。
同时，电子产品可以开阔我们的视野，增长我们的见识，使我们的生活更加丰富多彩。我们可以在电子产品上看新闻，及时了解国家大事，了解国际形势，了解祖国日新月异的发展变化;可以在电子产品上浏览节目可以了解许多名人的业绩及其成功之路，受到激励，树立远大理想;可以通过电子产品帮助我们学习，让我们了解作者的写作背景，学习不会的英语音标、搜索资料来帮助我们更好更快地掌握今天学习的内容，何乐然不为呢?
总之，只要我们掌握好开关电子产品的时间，上课时关机，在中午或下午放学后开机与父母取得联系，只要我们在正确恰当的地点使用，只要我们选择好准确的交际内容和对象，电子产品是对我们百利而无一害的。
电子书代理制的利弊 篇3
在批发制下，书店从出版社进货，读者从书店买书，卖者是书店，零售的一切责任在书店，包括确定零售价格，代收销售税。在代理制下，卖书的不再是书店，而是出版社，书店只是代替出版社完成图书交易，读者是经由书店向出版社直接购买图书，作为出版社的代理人，书店没有定价权，只能按照出版社规定的价格卖书，出版社付给书店相当于定价30%的佣金。
谢兹肯认为，推行代理制，五大出版集团达到了他们的预期目的：那就是防止亚马逊垄断电子图书市场，在美国电子图书市场建立了公平竞争的条件，其他电子书店不必再被迫在书价上与财大气粗的亚马逊竞争。
但是，五大出版集团（又称“代理五人帮”）为此也付出了相当的代价：五大出版集团承诺，电子图书的定价分为两个档次：12.99美元和14.99美元，而且，一旦某书荣登《纽约时报》畅销书榜，或有平装版上市，其电子版价格就要相应降低。也就是说，在代理制下，每本电子书的收入和利润都下降了，而且，作者的版税收入也比在批发制下少了许多。五大出版集团认为，从出版业的长远利益看，这个牺牲是值得的。
从读者的角度看，代理制下，电子书贵了，大家怨气冲天。更有甚者，“代理五人帮”的出版物中，纸质书可以打折（批发制），电子书不能打折（代理制），所以时常出现纸质版比电子版便宜的怪事，让读者大骂出版商无耻贪婪。例如，阿歇特旗下的利特尔·布朗公司出版的詹姆斯·帕特森的新作《不眨眼》（Don’t Blink），电子版售价14.99美元，纸质精装版在亚马逊网站上为14美元。又如，企鹅出版公司的《巨人的衰落》（Fall of Giants）一书，亚马逊网站上，纸质精装版售价19.39美元，电子版却要19.99美元，惹得读者在网上痛骂：“他们不是企鹅，他们是猪。”
理论上说，代理制消除了亚马逊赔本降价以垄断电子图书市场的隐患，为其他电子书店创造了一个公平竞争的环境。然而，代理制也带来了一些五大出版集团始料未及的问题。例如，在批发制下，批发商从出版社对折进货，扣除10%批发利润，可以6折发货给零售店，后者能有40%的毛利。在代理制下，批发店作为出版社代理人，只能获得30%的佣金，批发店留下10%的批发毛利后，留给零售店的毛利只有20%。也就是说，从批发制转为代理制后，零售店的毛利由40%下降到20%。而且，代理制下，各家电子书的售价相同，价格促销这一营销手段不复存在。
由于批发店、零售店成为出版社的代理人，出版社必须与每一家批发店、零售店签订代理合同，出版社由过去只同少数批发店打交道，变为必须同所有零售店直接打交道，但是出版社人力有限，只能将注意力放在少数大客户身上，许多小店被出版社忽略，不得不放弃“代理五人帮”的电子书。因此，在代理制下，电子图书市场更容易被亚马逊、巴诺、苹果这些财大气粗的电子书店瓜分。
代理制给出版社和零售店带来的另一个意想不到的麻烦是销售税。根据美国法律，网络商店没有实体店铺，所以消费者通过互联网购买商品不用交销售税。但是，如果一个网络商店在某处有实体场所，如店面、办公室或仓库，那么这个网络商店就必须向当地消费者收取销售税，上缴给州政府。由于这个原因，亚马逊只向堪萨斯、肯塔基、北达科他、纽约和华盛顿州的消费者收取销售税。但是，各州对通过网络下载的数字产品的税收又有不同，有的州对电子书收销售税，有的州不收。所以，消费者通过亚马逊网站购买、下载的的电子书、MP3音乐和数字视频产品，只有华盛顿州和肯塔基州的消费者需要交纳销售税。
在代理制下，情况变得麻烦了：“代理五人帮”是大型出版集团，他们在美国各州都有仓库、销售员或办公室，根据法律，他们在这些州必须上缴销售税。在批发制下，卖电子书的是网络书店，销售税与出版社无关。现在，出版社成了卖者，书店只是代理，所以，销售税的计算，以出版社的情况为准。例如，改成代理制后，在亚马逊网站购买阿歇特出版集团的电子书，以下州、市的读者必须缴销售税：阿拉巴马、亚利桑那、科罗拉多、康涅狄格、华盛顿特区、夏威夷、印地安那、肯塔基、洛杉矶市、缅因、密西西比、北卡罗莱纳、内布拉斯加、新泽西、新墨西哥、南达科他、田纳西、德州、犹他、佛蒙特、华盛顿州、威斯康星、怀俄明。
麦克米伦出版集团的收税范围与阿歇特相同，但不包括洛杉矶市。购买哈珀·柯林斯和企鹅集团的电子书，所有州的居民都要缴销售税；而购买西蒙&舒斯特的电子书，以下五个州的居民不用交税：阿拉斯加、特拉华、蒙大拿、新罕布什尔和俄勒冈。这些销售税由零售店代收，转交给出版社，出版社再按州上交。销售税一项，为出版社和零售店平添了诸多的琐碎。
五大出版集团推行代理制，有苹果公司加盟撑腰，才使得亚马逊就范。但是，五大出版集团与苹果公司的代理制合同只有两年，合同期满后，代理制的存亡，就取决于苹果公司是否愿意续约。
浅谈使用电子处方的利弊 篇4
1 电子处方和优点
1.1 医生书写处方质量明显提高
处方是医师是执行医疗工作的重要文件之一, 也是药剂人员调配患者用药的书面文件, 它具有法律、技术和经济上的意义。处方正确与否对医疗效果起着重要的作用, 一个错误的小数点就可以使患者丧失生命, 联合用药不当所造成的药源性疾病或药疗事故, 会给患者带来精神上、生理上和经济上不必要的损失。实行电子处方后, 药品信息实时显示, 药品信息正确、及时、大大避免了传统处方时因医生对药品规格、包装及药物了解带来的频繁修改处方的弊端, 处方合格率大大提高。
1.2 提高了收费效率和正确率
要让非药学收费员看懂处方难度比较大, 所以手工处方时代, 药品收费错误是常见现象, 患者对有很大的不满, 实行电子处方后药品错费现象基本解决。
1.3 提高了管理效率
药品消耗和药剂人员工作量统计是药房是常管理工作的重要组成部分。实行电子处方后药品消耗可以随时查询统计, 以往出现问题时就要查找手工处方, 需要花费大量人力和时间, 电子处方很好解决了这个问题[2]。
2 电子处方存在的不足
2.1 特殊药品管理规定不明确
《处方管理办法》第十八条中对电子处方规定只提及普通处方, 对麻醉药品处方、急诊和儿科处方是还也可以使用电子处方没有明确规定, 所以目前我院只能将手工处方和电子处方共同使用。
2.2 医院成本支出增加
计算机、打印机、处方打印纸、色带等一次性耗材等购置, 会使医院的经营成本支出明显增加。
2.3 挂号登记出错
采用电子处方系统后, 若挂号时基本信息资料录入错误或者信息缺失会影响处方前记, 给药师审核处方造成障碍, 也是处方不合格的主要因素之一。
2.4 系统未能控制药品品种超过5种
据报道2~5种药物并用时, 不良反应的发生率为4.2%;6~10种并用时不良反应发生率为7.4%;11~15种并用时不良反应发生率为24.2%;16~20种并用时不良反应发生率上升为40%以上[3]。
2.5 优先窗口难优先
由于电脑软件暂时还不能做到识别需要优先照过的患者, 所
2.6 电子处方有意外
与传统处方相比, 如果遇到断电、电脑或者网络故障, 电子处方将无法开出, 容易使正常的医疗秩序出现混乱。
2.7 电子处方暂无自动审核功能
处方审核是提高处方质量、控制不合理用药的一个重要环节。在我院, 处方审核岗位是由门诊药房的工作人员轮流值守, 审方药师的素质参差不齐, 加之门诊工作繁忙, 处方量大, 药师难以仔细一一审核。因而大多数药师对处方的审核仅停留在对处方合格性的浅表判断上。随着信息化的推广, 计算机作为一种快捷的操作平台, 完全可以凭借其强大的数据处理功能更好的为患者服务。如果加载电子处方审核系统。
2.8 电子处方签名合法化问题
在药房打印处方最大的问题是电子处方签名是否合法。虽然2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》开始实施, 鉴于医疗服务行业的特殊性, 医疗文书是否适用该法尚有很大争议。电子处方还处于一个尴尬的地位, 需要国家卫生主管部门和立法部门在《中华人民共和国电子签名法》的基础上, 结合卫生行业规定确立符合电子签名法的电子处方的法律地位已经刻不容缓。
2.9 病人无知情权
在药房打印, 影响了患者的知情权, 因为患者在未收费的情况下无法知道处方的内容。
2.1 0 药师审方发现问题时无法及时解决
药师如果审方时发现医生录入错误、出现《处方管理办法》第六条第九点“药品用法用量应当按照说明书规定的用法用量使用, 特殊情况需要超剂量使用时, 应当注明原因并再次签名”、第三十六条“药师经处方审核后, 认为存在用药不适宜时, 应当告知处方医师, 请其确认或者重新开具处方”的情况, 操作比较困难, 需要患者返回医生处修改。对于这个问题, 药房除了将不合理用药及录入错误的处方登记在册, 每月汇总上报, 由医务部反馈到医生, 除引起医生的重视外目前尚没有更好的解决办法
2.1 1 有可能造成病人漏取药
如果一个病人同时应诊几个科室, 同时收费, 但是系统无法自动识别, 继续自动分配打印处方, 使同一个病人在不同科室开具的药品会在不同的窗口出现, 造成病人取药困难, 造成药房漏发药。
参考文献
[1]许惠溢.电子处方的可行性初探[J].中国药房, 2007, 18 (19) :454～456.
[2]李艳芬, 庄华玲, 陈飞苑, 等.加快确立电子处方管理制度合法性[J].中国医院药学杂志, 2006, 26 (9) :144～145.
电子游戏利弊议论文700字左右 篇5
其实有些电子游戏是一些民间游戏转变而成的，其中，电子“五子棋”就是一个例子，什么是电子“五子棋”呢?有必要向大家解释一下，电子“五子棋”，一般在手机上，电脑和平板上玩耍，“五子棋”，你可能不知其电子版是怎样来的吧?我想大家一定迫不及待想了解。传说中，五子棋是民间发明的游戏，聪明的清代人因为一件小事而发明了田间一条龙，说到这里大家可能会惊讶，不是说“五子棋”吗?怎么，话锋一转就转到了田间一条龙呢?呵呵，不知道了吧?田间一条龙又经过发明人天马行空的想象，最初的“五子棋”的游戏都是用石头代替棋子，聪明的清代人找了一位好友来玩“五子棋”，下了一个星期，那一个好朋友便用了一颗“月亮”来堵住了他的退路，就这样两位好友斗智斗勇，连下了三天三夜，最终谁也没有下完那盘棋，经过演变，最终而成了现代的“五子棋”。
现在在乡下，我们没有什么玩的，便和邻居玩五子棋，赢了!我心里喜滋滋的。遇到实力比较高强的对手，输了心里有些毛躁了。而电子游戏呢?是用手机下载软件，里面有无数个下棋的应对方法，可称为棋盘之精髓，如果普通人利用软件下棋，没走几步你就被出局了，这样激起了同学们的不服输的兴趣，当你棋艺进步了，软件又设立了高要求，因此，它抓住同学们的心理，让大家上隐，成了名符其实的电子“海洛因”。
对于古代和现代人无限的超出灵感想像、实践，而成了现代五子棋。以“五子棋”为代表的电子游戏也有害于孩子身心健康的元素，其实偶而玩玩也是有用的，在学习完后玩玩也可能消除心里的烦恼，当然同学们一整天都在玩，不仅会影响眼睛，还可能影响学习下降。
电子发票的利弊及带来的管理革新 篇6
关键词：电子发票,管理革新,电子化
一、电子商务交易的模式
现行电子商务交易的模式大致可以分为一下四种。
第一,B2B( 企业对企业) 主要是指企业对企业之间的营销关系, 它将企业内部网通过B2B网站与客户紧密结合起来, 通过网络的快速反映为客户提供更好的服务,从而促进企业的业务发展。 代表网站有阿里巴巴、中国制造网、中国供应商等。
第二,B2C( 企业对消费者)“ 商对客” 的电子商务模式,也就是通常说的商业零售,直接面向消费者销售产品和服务。 B2C即企业通过互联网为消费者提供一个新型的购物环境———网上商店, 消费者通过网络在网上购物、在网上支付。 代表网站有天猫、京东、凡客等。
第三,C2C( 消费者对消费者) 主要是消费者之间自发性的商品交易行为。 比如一个消费者有一台电脑,通过网络进行交易,把它出售给另外一个消费者,此种交易类型就是C2C电子商务。
第四,C2G或者B2G即消费者、企业与政府之间的交易。
二、电子发票的利弊
电子发票是指基于电子发票管理系统建立全国发票数据库,利用云计算技术为税务机关、纳税人、消费者提供的发票信息服务。 在过去的几年里,电子发票已经在北京、 上海、江苏等地进行了试点,京东商城也作为中国第一个 “ 吃螃蟹 ”的电商企业 ,迄今已开出400多万张电子发票 。 严格意义上的电子发票通过信息安全技术为依托,在确保真实性和唯一性的同时,可以在较大程度上减少传统发票易被伪造的可能性,从而使电商伪造发票难度加大;在税务机关稽查上,电子发票信息能够被实时准确地采集和监控,提高对电子商务经营者发票管理的严密度。 也就是说, 在电子商务的运用过程中,电子发票的使用无疑比传统发票形式( 包括网络发票) 更易于操作和监控。
1、电子发票的特性
一是操作简便、快捷,透明度高,不可复制。 数据信息量小,发送时间短,节约宽带和存储空间。 节省认证、报税时间以及网络通讯费用。 税务机关可以通过在线交易记录,核查纳税人申报的真实性,对于发票的虚假真伪能立刻核实,能有效地避免纸质发票所存在的许多弊端,并能从源头上彻底杜绝假发票的泛滥。 二是电子发票可以构建起功能完备、安全规范、国地税统一、覆盖全国、信息资源共享的发票管理信息化系统。 纳税人通过在线开具电子发票,开票信息通过税控管理系统可以将纳税人的涉税信息, 直接接入到税务局税控管理平台,纳税人的数据信息能实时地传输到税务机关的监管系统,信息采集及时可靠,核税依据准确无误,简化了工作程序,极大地方便了纳税人和税务机关的监管。
2、电子发票的优势
一是电子发票与纸质发票具有同等的法律效力。 在电子商务全球化的今天,电子商务的跨国性、跨地域性交易, 促使电子发票的适用范围越来越广。 电子发票的使用,能很好地适应电子商务交易无纸化、高效率、虚拟化的特点, 顺应时代的未来发展。
二是电子发票有助于维护消费者权益,为消费者提供更加方便的服务。 有效地规避因发票丢失或者纳税人接受假发票所带来的经济损失, 使各类商务交易活动更加透明,减少纳税人申领、保管、开具和认证报税、缴销发票等不必要的麻烦,促进电子商务产业的健康发展。
三是电子发票能对电子商务中存在的应纳税主体进行有效地监管,从源头上遏制企业接受纸质假发票、填开不规范、申报数据失真等问题。 能有效保证企业开具发票内容的真实性,增强税收征管的针对性和有效性,及时发现规避违法违规行为,彻底杜绝开具“ 阴阳发票”和买卖假发票的现象,使企业的税务管理更加规范,确保国家税收收入的实现。
四是电子发票的使用,可以杜绝目前使用纸质发票出现的一些问题,有利于堵塞税收征管方面存在的漏洞,从根本上避免利用纸质发票造假的问题。 提高税收信息化管理水平,税收征管措施实现从“ 以票控税”向“ 电子信息化管税”的转变,为税务机关改变税收征管的滞后性和被动性创造条件。
总的来说,由于电子发票是无纸化发票,所以可以降低材料成本,又可以降低传输成本和仓储成本,同时也可以有效避免传统纸质发票易于丢失、被盗等风险。 电子发票在企业之间和企业内部部门之间传递时间短,可以有效提高企业的效率。 另外发票信息数据量小,可以直接导入财务系统,降低数据错误率,同时也为企业提供了一个新的财务分析模型。 税务机关也可以通过电子发票管理系统实施掌握纳税人的发票领购和使用情况,对企业进行在线监控。 同时还有利于克服税收征管的滞后性和被动型,提高税收效率和税收的准确性,减少偷税漏税行为。
3、电子发票的劣势
电子发票的优势显而易见,但是电子发票的推行也有一些缺陷。
电子发票的普及对网购市场上一直赖以生存的价格优势将受到严重的考验,不少商家会选择把电子发票的成本施加到消费者身上,而最终导致产品价格走高。 一些正规的电商都可以开据纸质发票,如京东商城、当当网、天猫商城等,虽然这些商城的产品价格相较于淘宝平台上价格稍微高出一些,但是给消费者一种规范感,购物也更安心。 而淘宝平台是以C2C的商务交易模式,由于C2C商家大多数都未在工商部门注册,所以在开具发票方面存在一定的障碍,这也是C2C比B2C模式少一大部分收税成本原因, 产品价格自然更加低廉。 在电子发票普及开后,C2C的普通商家将不能再“ 幸免”,对网购物美价廉的优势带来打击。
其次是电子发票报销难的问题。 电子发票仍处于起步阶段,并没有真正赢得消费者认可,很大原因在于无法报销和全国标准难统一,这也是眼下我国电商推行电子发票遇到的主要障碍。
三、电子发票带来的管理革新
从政府管理方面来看,电子发票的推广应用,从本质上就意味着我国发票管理体制的根本性变革,电子发票将是我国发票管理改革的基本方向,将大大减少税收征管成本,提高税务部门办税效率,提升税务部门现代化和信息化水平,全面提升税务整体管理水平和服务水平。
电子发票将增加政府管理手段,促进政府管理方式转变。 从长远发展来看,政府管理手段必须完成信息化,转变政府管理方式,利用信息技术和网络工具形成事前预警机制、快速反应机制和综合监管机制。 而电子发票恰恰在这方面提供了重要工具:由于电子发票可以作为客观交易的数据载体,在电子商务标准化的前提下,自动形成交易记录、汇总交易数据、传输电子数据,将成为我国真实市场数据的源头,形成巨量的商品数据、支付数据、物流数据、消费数据等等。 在此基础上,将夯实我国的基础数据体系,为国家决策、调控经济、优化结构、抑制通胀提供重要支撑, 从而有助于提升国家决策的科学性与有效性。
从企业管理方面来看,目前我国电子商务正处于一个非常关键的发展时期,并形成了几个发展趋势:第一,我国电子商务规模体量越来越大,对国内经济有巨大的影响力, 其未来独步全球的巨大规模,也使其具备国际影响力。 第二,我国电子商务巨头已经开始跨界竞争,将对传统产业产生巨大冲击,逐步改变整个经济格局。 第三,我国电商企业巨头正在构建基于互联网的电子商务生态圈,生态圈构筑完整后,人们的工作、生活、娱乐、社交、购物等全部依赖网络进行,网络将覆盖人们的全部生活,其渗透力和影响力将超出人们想象。 而此时开始推广的以电子发票为基础的电子商务税收,将增加对电商企业的调控手段和政策引导,把控电子商务,使其进入良性发展轨道。
对于我国电子商务企业来说,电子发票将大大降低企业的实际成本支出。以京东商城为例,2012年开具发票1.2亿份,2013年达到2亿份。 目前, 京东商城每年用于纸制发票的成本总计超过5000万元。 这对于利润率很低的电商企业而言,无疑是巨大的成本,如果能够节省,将会大幅提高利润率。 若采用电子发票,仅一年的发票相关成本就可节约4000万元,将会极大推动企业的发展。
电子发票的推广也要求企业开展会计电子档案管理工作,具体而言接收到电子发票的单位对电子发票查询对比、电子发票接收、审核验证、会计核算、记账、电子发票归档保存、电子发票调阅等工作,同时推进企业与银行直联, 应用电子银行回账单形成完整的电子会计档案,接受内外部审核。 依托已有的会计核算系统,完整地接收电子发票数据,并通过建立完善电子档案管理系统,实现对电子发票的归档及查询。
四、国外电子发票的试点经验
进入21世纪以来,全球电子商务的迅速发展,加快了电子发票从企业到全社会的应用进程。 据相关资料显示, 丹麦早在2004年就已实行电子发票,2006年5月起,丹麦开始拒收来自40万家供货商的纸本发票,只接收电子发票, 每年为丹麦政府节省上亿欧元, 为企业省下5000万欧元以上,其节能环保概念受到世界瞩目,吸引了更多的国家加入到电子发票的行列。 美国、欧盟、日本等一些发达国家,印度、智利等发展中国家也早已开始使用电子发票。 其中,美国在电子发票的应用上走在了前列,美国知名的交易支付平台Paypal曾砸下重金投资电子发票系统,由此可见电子发票势必会成为未来的主流。 另外,我国的台湾省, 2000年12月也开始推行了电子发票,2010—2012年底, 全台使用发票电子,每年可节省新台币1000多亿,约合人民币210亿元。
据统计,2012年我国电子商务市场交易规模达到了8.1万亿元,网络购物占到1.3万亿元,电子商务将占据未来经济发展主导地位。
综上所述,从发达国家电子发票的发展与经验来看,全球电子商务的采购、电子发票的应用与发展,对我国发票管理体制提出了新的挑战,从我国电子商务采购出现的税收监管空白地带和我国绿色节能、减碳、环保的构想来看, 电子发票是未来发票发展的必然趋势,作为以税务会计为基础的纸质发票凭证,在不远的将来必将结束它的历史使命。
参考文献
电子化利弊 篇7
一、电子文件档案化管理的优势
(一) 电子档案存储量大, 形式多样
电子档案的载体虽小, 但存储量却很大。同时, 电子档案储存的信息具有多样性。信息化时代的一个重要特征就是不再单纯的以文字作为处理对象, 而可以将文字、图形、图像、声音、影像等多媒体信息综合处理。电子档案一改纸质档案只能存储文字的局限性, 它可以存储丰富多彩的多媒体信息资源, 使得档案信息更加丰富, 也更接近现实。
(二) 电子文档归档快速便捷, 准确完整
电子文件可以在文件办理结束后随时归档, 或在某一时间周期定期统一归档。随时归档符合电子文件自身的形成特点, 快速便捷, 可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏, 并可以避免文件漏归, 保证了电子文件的归档率和完整率。
(三) 便于归档整理和检索查阅
电子文件归档后即为电子档案, 其管理方式与传统档案不同, 因为电子文件可以方便地实现文件级管理, 所以, 档案部门在接收到电子文件的同时, 就可以马上给每份文件编制唯一的文件号和相应的分类号和档案号, 同时根据上下级行文之间的联系, 再标出相关的文件号, 在归档的同时即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时, 还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具, 便于检索查询电子档案信息。用户查阅时, 只需给出文件分类号或主题词, 即可以检索出相应的文件及附件, 从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。
二、电子文件档案化管理的弊端
(一) 电子档案的原始性难确定
电子档案不再是直观的纸质档案, 它是在办公自动化系统下由电子形式生成、由实态变为虚态的一种新型档案。对每个文本来说, 没有草稿与印件的区别, 也没有正本与副本的差异, 一经形成便存储在办公信息数据区, 由档案人员、技术人员等用户共享这些信息资源。不同的档案用户可以根据自己不同的需求, 通过计算机系统多角度地对电子文件重新进行自由分类、组合、整序, 电子档案的原始性难以确定。
(二) 电子档案的完整性难维护
电子文件的载体材料是磁质物质和光盘, 具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 一旦保存不好, 会影响信息再现, 而且它们极易受到外界磁场的影响而导致退磁、消磁。因此, 电子档案载体的保存寿命要比纸质档案载体短5~15年。
(三) 电子档案的长期可读性难实现
电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的, 但由于电子档案形成单位的不同习惯, 所应用软件、媒体不同, 对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用, 必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难, 甚至导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。
三、电子文件档案化管理的对策
(一) 加大投入, 改变思路, 实现档案工作现代化
要保证档案工作现代化的实现, 主管部门一定要转变思路, 给予档案管理工作足够的重视, 投入必要的财力, 配置与档案信息化相适应的基础设施, 改善档案工作软硬件环境, 增加库房面积, 配置档案装具。
(二) 解决好电子文件的保存问题
由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法;对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。
(三) 做好归档电子文件的技术处理工作
档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容, 而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。
参考文献
[1] .刘新喻.电子文件档案化管理的影响及对策[J].青海师范大学学报, 2009.1
电子化利弊 篇8
B2C电子商务指企业通过Internet向个人网络消费者直接销售产品和提供服务的经营方式, 即网上零售。作为电子商务的模式之一, B2C电子商务的发展同样受四大因素影响:物流、商流、信息流及资金流。随着互联网技术的发展, 以及电子商务平台的完善, 物流逐渐成为影响用户购物体验的主要环节, 也成为影响电子商务发展的重要因素。从B2C电子商务物流配送模式来看, 主要包括自建物流、物流联盟、第三方物流三种模式, 我国目前主要采取的是第三方物流模式。但是, 由于B2C电子商务的客户是供应链的最终用户, 具有每次购买量少、购买次数多、购买地区分散等特点, 因此对配送质量要求很高, 而我国第三方物流的发展却相对滞后, 无法满足B2C电子商务高效、快捷、低成本的要求。在这样的背景下, 为了提供端到端的高品质服务, 越来越多的B2C电子商务企业开始选择通过自建物流的方式解决物流配送问题。
最早开始进行自建物流的是亚马逊。亚马逊凭借其较高的IT技术水平, 投入巨资兴建物流, 在北京、广州、苏州和成都设有物流中心, 同时还拥有快递队伍、配送中心、呼叫中心, 自建的快递公司为“世纪卓越快递”, 除满足自身物流需求外, 还为其他企业提供供应链管理服务。
2009年, 京东商城获得了2100万美元的外部投资, 其中70%用于自建物流体系。京东商城斥资2000万在上海成立了圆迈快递公司, 并且陆续在全国23个重点城市建立了配送站, 2012年京东商城建设的“亚洲一号仓储中心”面积达到了26万平方米。而淘宝在淘宝商城成立之后, 更重视物流服务质量, 并推出淘宝大物流计划, 在北京、上海、深圳、成都四个城市设立了四大配送中心。
此外, 当当、凡客、苏宁等大型的B2C电子商务企业已加入自建物流, 而一些规模较小的在线零售企业, 如走秀网等, 也开始提前布局自建物流。
二、B2C电子商务企业自建物流的利弊分析
1.B2C电子商务企业自建物流的好处
(1) 提高B2C电子商务企业的服务质量。
随着电子商务的快速发展, 电子商务企业竞争日趋激烈。为了获得较好的竞争条件, 电子商务企业必须通过提高服务质量来提高客户满意度。目前, 由于我国第三方物流企业的规模小、资源分散、服务功能单一, 而且送货延迟、货物破损、停运、货物丢失等问题时有发生, 影响了消费者对电子商务的信心, 因此电子商务企业能否保证商品质量, 能否快速准确地完成产品配送, 成为消费者和电子商务企业更为关注的问题。电子商务企业自建物流能够提供完善的顾客服务。一方面, 自建物流可以提高物流配送效率, 保证货物配送的准确性、配送时间的灵活性, 以及送达货物的完好性。另一方面, 自建物流拉近了企业与顾客的距离, 在配送终端, 配送人员直接与客户进行沟通, 更直接更及时地获得客户的反馈信息, 并根据顾客反馈的信息, 更好地改进产品的性能, 提高服务的质量, 树立良好的企业形象。此外, B2C电子商务企业可以对物流配送的员工进行直接的培训, 提高其服务意识, 并直接进行监督管理, 提高其服务质量, 进而增强客户满意度。
(2) 自建物流可以增强电子商务企业的主控性。
通过自建物流, B2C电子商务企业可以实现货物从订单、出库, 到配送到客户手中的全程处理和控制, 可以随时掌握发出货物的具体位置, 能够更好地把握货物的送达时间。而且自建物流可以让顾客在电子商务的网站上随时查询订单状态, 有物流问题出现时, 企业可以进行快速处理。在自建物流体系中, 电子商务企业还可以借助自有配送队伍上门送货的机会, 对已购物顾客进行新业务推广和品牌宣传, 提高再次购买的可能性。因此自建物流可以在激烈的市场竞争中, 掌握控制权, 争取市场主动性。
(3) 可以提升资金的回流速度。
在货到付款这种结算方式下, 如果电子商务企业是通过第三方物流公司完成最终配送, 那么需要通过第三方物流公司的配送员代为回收。通过这种方式回收货款, 代收款的返还速度慢、时间长。B2C电子商务企业自建物流, 可以通过自己的配送人员, 在上门配送货物的同时收款, 能够实现当天发出的货物, 当天回款, 极大地提高了资金周转的效率, 降低了资金周转的压力。
(4) 提高仓储空间利用率。
B2C电子商务经营商品小而多, 并且出入库操作频繁, 要求仓库层高小, 平面面积要大。目前我国提供租赁的仓库大都形式过于单一, 单体面积过小, 空间利用率受到限制, 无法满足客户的个性化需求, 仓库利用率不高。自建物流则可以根据自身情况构建仓储空间, 使仓储活动更合理更高效, 提高仓储利用率。
(5) 获得更多的收入来源。
首先, 物流业是我国十大调整振兴产业之一, 电子商务进军物流业, 可以充分享受国家优惠政策, 同时利用自身优势促进电子商务的发展。第二, B2C电子商务企业自建物流不仅能够满足自身的物流配送需求, 而且随着规模的不断扩大、实力的不断增强, 物流活动可以向外扩展, 承接企业外部的物流业务, 确切地说, B2C电子商务企业自建物流体系将发展为第三方物流, 获得新的收入来源。第三, 我国现阶段仓库有效供给不足, 仓库租金快速上涨, 电子商务企业自建仓库, 从长远来看, 也能降低仓储成本, 获得额外收益。
(6) 能够降低管理成本和交易成本。
由于B2C电子商务客户分散, 日订单量和业务范围比较大, 又由于能够提供一体化物流服务的第三方企业非常少, 所以电子商务企业不得不与多个地区、不同服务功能的多家第三物流企业合作, 尤其对于远途投递的货物, 可能需要经由多个不同的第三方物流服务商才能最终送到顾客手中, 增加了中间环节, 必然导致管理成本和交易成本的上升。而自建物流可以避免这类情况, 进而降低管理成本和交易成本。
2.B2C电子商务企业自建物流的弊端
(1) 大量资金投入。
B2C电子商务企业自建物流需要投入大量的资金用以建设仓库, 组建车队, 建立配送点, 购买各种物流设施设备等, 而且物流仓储设施建设周期长、投资回收难度大。从一般的物流园区规划来看, 仓储设施的投资回收期一般在10～15年。同时自建物流还需要物流管理信息系统的投入, 尤其在电子商务高效、快捷、准确的物流配送要求的前提下, 更需要完善的物流管理信息系统, 这必然是一笔较大的资金投入。此外, 自建物流还需要大量的物流员工, 如仓储管理员、物流配送员等, 必然会导致各项人力资本投入的增加。因此, B2C电子商务企业自建物流没有雄厚的资金投入是无法实现的。
(2) 管理风险。
物流对于B2C电子商务企业来说, 是一个全新的经营领域, 企业缺乏相应的管理经验。而且自建物流是面向B2C电子商务企业自身的电子商务物流需求提供服务的, 在宏观经济形势不好时, 电子商务的销售情况必然走低, 这时就会面临仓库空仓、配送人员无件可派的风险。同时, 庞大的物流人员队伍也增加了B2C电子商务企业的管理难度。
(3) 影响核心业务的开展。
在物流领域里大量人力物力财力的投入无疑会使B2C电子商务企业在核心业务上的投入有所减少, 对核心业务的开展带来不利影响。尤其在目前, 我国电子商务市场还不完善, 企业经常会通过“价格战”来抢夺客户资源。这些都是需要资金来支持的, 物流业务投入过大可能导致企业在面临价格战时无力招架。
三、结论和建议
综上分析, B2C电子商务企业自建物流相对于第三方物流能够提升电子商务服务水平, 提高顾客满意度, 但同时也需要投入巨额的资金, 面临较高的企业运营成本。B2C电子商务企业需要根据自身的具体情况合理选择物流模式。对于实力比较强, 规模比较大的B2C电子商务企业可以自建物流体系, 但也需要多方进行权衡。对于中小型B2C电子商务企业来说, 最好是通过物流联盟模式, 选取合适的物流公司来帮助其完成商品的配送。尽管自建物流已成为我国B2C电子商务领域的一种趋势, 但是B2C电子商务领域的第三方物流不会完全被企业自建物流取代。
从B2C电子商务企业自建物流的影响来看, 自建物流不仅在电子商务市场上引起了新一轮的竞争, 而且对第三方物流也产生了一定的刺激作用, 能够促进我国第三方物流企业提高服务质量, 并进一步促进物流市场的规范化。
摘要：物流是电子商务的重要组成部分, 将物流外包给第三方物流企业是B2C电子商务企业的普遍做法。但近几年, 随着电子商务的快速发展与第三方物流发展相对滞后的矛盾日益突出, 自建物流已成为国内B2C电子商务企业的一种趋势。自建物流能够使电子商务企业提高服务质量, 增强客户满意度, 但同时也带来了巨大的资金和管理压力, 本文就B2C电子商务企业自建物流利弊进行了探讨。
电子化利弊 篇9
电子文件作为企业重要的信息资源, 对企业的信息化发展建设具有重要的作用。因此, 企业电子文件的管理需要加强, 以保障企业档案信息的完整性、安全性, 提高企业电子文件的管理水平。然而, 目前的电子文件管理制度不够完善, 管理技术相对落后, 企业的电子文件管理水平还处于相对较低的阶段。所以, 加强电子文件的管理工作成为了必然。
二、企业电子文件统一管理模式
(一) 企业电子文件统一管理注意事项。当今社会, 计算机的普遍应用, 给企业的电子文件管理提出了新的课题和挑战。要做好电子文件的统一科学管理, 应做好以下几点工作。
1.增强管理意识。电子文件作为企业重要的信息资源, 对企业的信息化发展建设具有重要的作用, 因此应增强企业电子文档统一管理的意识。
2.加强制度建设。有详细的规章制度才能规划科学的管理方式, 建立科学的企业电子文件管理制度是非常重要的。
3.加大收集力度。电子文件收集工作繁琐而且复杂, 要求电子文件管理人员有一个良好的工作态度并订立具体的工作目标。
4.加强安全防护。企业电子文件多涉及企业内部商业机密, 安全防护工作不容忽视。
5.加大培训力度。要让每个电子文件管理人员熟悉管理制度, 切实按照管理制度执行到位, 不断提高电子文件管理人员的业务素质。
(二) 企业电子文件统一管理的主要问题。1.对电子文件的认识不够重视:电子文件是伴随着计算机应用技术的发展而发展起来的, 然而对于电子文件的意义和作用, 却并没有得到足够的重视。例如:只把电子文件存储在移动硬盘内, 却没有进行规范的整理归档。长此以往, 很容易造成电子文档堆积如山, 无法查询和利用;一些不重要的信息内容同时保存了电子文件和纸质文件两种不同类型, 造成了人力、物力的浪费。2.办公自动化系统与档案管理系统不兼容:不同的软件数据难易转换, 对于企业电子文件的保存带来麻烦。因此要统一办公软件和档案管理软件, 使其软件相互兼容。3.电子文件存在不安全性:电子文件具有可复制、传播快、信息共享广泛、信息内容易改动等特点, 给电子文件的长期保管带来了很大的困难, 也给电子文件管理人员提出了新的挑战。
只有正确认识到以上问题, 规范企业电子文档的统一管理, 才能促进企业电子文件的统一管理水平得到进一步提升。
三、企业电子文件统一管理模式的利弊
随着电子科技的飞速发展, 企业电子文件的统一管理显得越来越重要。如何正确认识企业电子文件的统一管理模式, 应该从两个方面来看, 既要看到它的优势, 又要看到它的弊端。
(一) 企业电子文件统一管理的优势。1.电子文件的归档便利:电子文件可以随时归档, 提高办公效率。或者可以根据需要规定时间来归档, 并且按照文件的性质来分类, 设定访问级别, 方便保存和查找, 提高效率。应养成归档的习惯, 防止电子文件的流失和病毒的破坏, 保障文件的完整性。2.有利于文件的归档整理和查询。电子文件归档后成为电子档案, 电子档案可以方便管理。在接收电子文件时, 要及时给每个电子文件编制文件号或者档号, 规范文件的上下级关系。多方面的进行规范归档, 将方便管理人员查阅, 大大减少管理人员的劳动量。3.有利于信息的整合和利用。企业的电子文件数量繁多。大量文件归档成为电子文档, 可以利用计算机技术对电子文件进行信息整合和加工处理。相对于纸质文档来说, 克服了手工信息整合难度大的缺点, 提高了信息整合的效率, 提高了档案信息利用的时效性。此外, 相对于传统纸质文件, 电子文件信息传递更快, 更方便。所以, 建立一个科学的电子文件统一管理系统, 可以大大提高信息的利用价值。
(二) 企业电子文件统一管理的弊端。1.存储要求高。电子文件容易受到外界环境的影响, 因此对其保存的条件要求较高。电子文件是现在科技的发展兴起的产物, 它的载体性质导致其容易损坏。例如:光盘存放时间久了, 会产生磨损或者粘连, 影响信息数据的读取。针对电子文件的寿命相对纸质文档较短这一缺点, 应注意以下几个方面: (1) 灰尘。灰尘主要是对电子载体的物理破坏, 化学破坏, 生物破坏, 计算机无法读取数据; (2) 磁场。磁场可以把文件载体消磁, 造成信息失落或者破坏, 影响信息读取效果; (3) 光线和有害气体。紫外线会对文件载体产生氧化反应, 破坏文件载体的稳定性, 使文件载体老化, 变质。
2.使用寿命短。电子文件必须通过计算机才能读取, 如果技术过时, 就会影响信息读取。计算机技术的更新很快, 所以电子文件的寿命没有纸质文件长。技术过时了, 严重影响电子文件载体中的信息安全。
3.安全隐患大。电子文件的信息保护面临着巨大的安全隐患。电子信息很多涉及企业内部的机密文件, 不容外人随意读取。电子文件网络性的特点, 加上随着网络盗取技术的不断提高, 很难做到绝对的保密。同时, 电脑病毒通过侵入技术, 破坏数据和程序, 对电子文件安全造成了极大的影响。电子文件的安全性得不到保障, 会造成严重的后果。
4.人员素质低。实现电子文件的科学统一管理, 对于其管理人员的要求已经不能仅仅局限于掌握一般的计算机操作的能力了, 而是需要高素质的管理人员, 以适应信息时代的要求和电子文件发展的需要。
(三) 针对企业电子文件统一管理弊端的对策。1.做好电子文件的保管工作:对需要长久保存的电子文件, 要定期复制, 防止信息丢失;对于信息价值大的电子文件, 可以采取磁介质为主的载体保存方式。电子文件和纸质文件的应采取“双轨制”, 即电子文件和纸质文件要同时各保存一套, 便可加强电子文件的安全性, 确保信息安全。
2.做好归档电子文件的技术处理:可以通过技术处理, 把已经归档的电子文件改为“只读”文件, 以防止电子文件的被随意修改使得电子文件被恶意破坏。此外还可以采取防火墙技术和数据加密技术, 对存取权限进行控制, 使外部人员难易读取电子文件信息。
3.提高电子文件管理人员的业务素质:企业电子文件管理人员要加强对电子文件的管理意识, 提高对电子文件信息重要性的认识, 掌握电子文件管理的基本技能和知识, 推进电子文件的标准化、统一化、自动化管理, 并且要在实践的基础上不断创新, 努力完善电子文件档案信息管理新技术, 不断满足企业对档案信息日益增长的管理需求。
四、总结
电子文件作为新的文件载体已经成为文件档案管理的重要组成部分。随着科技的发展和电脑技术的普及, 电子文件的管理工作已经成为企业文件管理的重要内容。电子文件管理人员要提高管理意识、完善管理制度、引进先进技术, 不断学习、利用新理念、新技术, 确保电子文件的真实性、完整性和长期可读性。在分析电子文件统一管理利弊的同时, 电子文件管理人员还要过努力创新, 不断提高管理水平, 为企业的电子文件管理作出新的贡献。
参考文献
[1]冯惠玲.电子文件管理教程中国人民大学出版社[M].中国人民大学出版社, 2001.
[2]麻新纯.基于理性思维的电子文件管理[M].北京理工大学出版社, 2013.