基层单位档案管理工作

基层单位档案管理工作（共12篇）

基层单位档案管理工作 篇1

伴随着档案事业的不断发展, 社会各方面对于档案信息的利用活动普及与常态化已成为一种社会趋势, 档案信息资源的开发利用日益得到各级领导与基层档案信息管理部门的普遍重视。然而, 在相当多的基层单位, 档案信息的开发利用深、广度仍然不尽如人意。要改变这种不适应状况, 使基层单位档案信息利用工作能够做到与时俱进, 与社会发展同步, 就必须注意从以下几方面进行不断优化:

一、更新思想观念, 增强档案信息利用服务的主动性

社会在发展, 时代在进步, 基层单位档案工作人员也要努力做到与时俱进, 加大工作力度, 从根本上消除基层单位档案工作人员服务意识淡薄、沿用“机关衙门”作风、因循“机要重地”等想法的影响;改变基层单位档案工作人员处于自我封闭、游离于社会生活之外的现状, 努力做好基层单位档案信息利用工作。为此, 必须首先从解放思想、更新观念入手, 使基层单位档案工作人员的思想认识有较大的提高, 能够从封闭的状态步入开放服务的大环境之中, 牢固树立档案信息服务的参与意识, 拓展档案信息资源开发与利用的活动空间, 创新档案信息服务的长效机制, 加大档案信息利用工作的力度, 扩大档案工作在本单位、本部门、本地区的影响。通过积极有效的档案信息服务成果, 赢得社会的认可, 进而切实增强基层单位档案工作人员开发档案信息资源的自觉性、积极性与主动性, 从源头上保障基层单位档案信息利用工作的发展与完善。

二、加强宣传教育, 提高档案信息利用的社会意识

人的思想意识的提高需要有一个渐进的发展过程, 也需要以宣传教育来促进。要加强基层单位的档案信息利用工作, 使档案信息的作用得到有效发挥, 就必须使档案工作走向社会, 让民众了解和认识档案信息利用工作的重要性。为此, 基层单位的档案部门要加大宣传力度, 提高人们的档案信息利用意识。在宣传范围上, 不但要向领导者、科研、业务及管理人员宣传基层单位档案利用工作的地位、作用, 以及丰富的室藏档案对社会主义精神文明与物质文明建设所起到的重要作用, 更要认识到:丰富的室藏档案与个人的工作、生活息息相关, 每个公民都有利用档案信息的权利, 从而形成关心档案工作、注意档案信息积累、积极参与档案信息利用活动的大好局面。在宣传方式上, 可以灵活运用多种形式, 如利用丰富的档案资料, 创作文学、影视、广播、戏剧等文化作品;利用电台、广播、报纸、网络等媒体公布已开放的典型档案、关于热点问题的现行文件, 向社会提供档案利用信息;利用各种纪念活动或基层单位档案工作的重要活动等有利时机, 有计划、有目标地进行重点宣传, 形成档案宣传的阶段性高潮, 给人们留下深刻印象。同时, 注意适当增加提供档案信息利用服务内容的知识性、趣味性和可读性, 以实际工作的开展促进档案宣传活动的常态化。

三、完善馆藏结构, 促进档案信息利用的深入

丰富、完善、合理的档案信息积累与收藏, 是基层档案管理工作乃至整个社会档案事业发展的重要基础。目前, 基层单位档案管理部门保存的档案大部分是文书档案, 极大地影响了基层单位档案信息资源利用活动的开展。就基层单位档案管理部门来说, 首先需要解决的问题是改变目前档案信息资源的分存体制, 设立基层单位综合档案室或文献信息中心, 发挥整体信息系统的综合效应。在档案接收方面, 要扩大档案收集归档范围, 强化档案信息的形成与积累。在做好接收文书档案的同时, 还应把接收范围进一步扩大到专业档案和名人、名胜、名优、名产档案以及重大历史事件中涉及民生、民心、民意的文件材料, 为基层单位开展档案信息利用活动奠定基础。同时, 在接收方式上要改变以往“重接收轻征集”、“重常规轻专项”、“重书面轻实物”的传统做法, 关注档案载体方面的领域扩大, 如加强声像档案、电子文件档案、荣誉实物档案等的收集归档, 使馆藏结构更加丰富合理。此外, 要把接收和征集特色档案资料作为基层单位档案工作的重要组成部分, 充分发挥其与档案信息之间的互补作用, 促进基层单位档案信息利用工作的深入、全面发展。

四、改善服务方式, 加大档案信息利用的效益

基层单位的档案信息管理部门要不断改变服务方式和手段, 最大限度地满足各方面利用者对档案信息的利用需求。除继续做好正常的查档接待工作, 还要积极为档案信息利用工作尝试创新方法, 寻找新的档案信息利用输出渠道, 如开展档案利用预测工作, 充分了解利用者的档案信息需求取向, 提早做好有针对性的档案信息服务准备, 加强档案信息利用服务工作的主动性;开展档案信息利用前的辅导培训活动, 通过辅导培训活动了解档案利用者的有关情况, 全面、准确地介绍档案信息的内容与构成、档案信息利用方法与必须注意的事项等, 给档案利用者创造一个和谐、宽松的档案信息利用环境, 提高利用者利用档案信息的能力。

五、提高人员素质, 适应强化档案信息服务的需要

丰富的档案信息馆藏还需要通过档案工作人员将其及时提供给利用者, 满足利用者的档案信息需求。这就要求基层单位的档案工作人员必须改革传统封闭式的思维和心态, 不断加强自身职业道德修养, 增强事业心和使命感, 牢记服务宗旨, 端正服务态度, 急利用者之所急, 想利用者之所想, 正确处理好档案信息资源开发与档案保密、档案信息利用与档案保护等关系。同时, 适应时代发展, 做好新知识、新技能的补充, 提高档案现代化管理、档案信息资源深层次开发能力, 保证档案信息利用工作能够真正做到与时俱进, 持续健康发展, 实现基层单位档案部门在档案实体保管、档案信息传播、档案社会教育、文化交流服务等方面的功能得到全面的发挥。

基层单位档案管理工作 篇2

档案管理是基层事业单位工作中一个非常重要的部分，它真实的记录了基层组织的工作活动，它涉及的内容较为广泛。当前我国档案管理的现代化水平较低，信息技术子在档案管理中的优势及潜能没有充分的发挥出来。尤其是在基层事业单位工作管理方面，仍然受着传统档案管理问题的影响，有必要进行现代化的管理，使之更加适应社会，适应时代的发展。

一、基层事业单位档案管理的现代化

(一)无纸化档案管理

在信息化时代到来之前，档案都是以纸质的形式呈现的。随着信息时代的到来，无纸化和虚拟化的档案管理形式随着出现，文字的保存形式在不断的多样化，并且这种档案管理形式正在随着信息技术的发展以及互联网技术的普及而不断的普及，这种无纸化的文字储存形式也越来越常见，彻底变革了以纸质为储存媒介的档案管理方式。无纸化的档案管理方式并且在当期随着信息技术的发展也变得更加的方便和快捷。档案的资源当前通过网络进行互联，馆际互借等方式不断地增加了馆藏，使得档案资源也越来越丰富，具有一定的无限性，形成了档案管理的虚拟化。

(二)缩微化档案管理

随着摄影技术的不断发展，当前微缩技术以及数码摄影技术在不断被大众所接受，档案管理方式也在不断地从这方面发展并且在档案管理方式上也得到了这方面技术的支持。电子档案管理的微缩是信息技术以及摄影技术的综合运用，它可以将传统的纸质的实物档案通过图文转化成为电子档案，这样就可以减少存储的空间，通过这种缩微和数码技术将其转成占用内容极小的电子文档，并且可以通过相应的互联网技术将其之信息技术上检索，进行智能化的操作，从根本上解决了传统档案占用空间大，查询检索不方便的问题，同时以保存，安全性更高，解决传统纸质档案的不易保存的问题。

(三)社会化档案管理

随着我国社会的快速发展，社会的开放性也在不断地加大。档案的流动性比较大，并且也在不断地突破时空限制。另外档案资料也是社会发展的“记录仪”和“存储库”，在历史发展的过程中，档案具有着非常重要的价值，是一种不可再生资源。档案资源的社会化管理以及市场的不断运作，促使人们在不断的提升对档案资源的管理和保护的意识，所以在基层事业单位的档案管理中要不断地完善档案管理共享机制，不断地开发档案本身潜在的价值，最大限度的发挥档案的作用。

二、基层事业单位档案管理现代化的实现途径

(一)创新档案管理观念

在当前的基层事业单位档案管理中，存在着对档案重视度不足的现象，并且在对档案的管理中思想观念是不够开放的，所以在工作中要不断的转变档案管理观念，不断地改革、发展、创新档案管理意识，做到与时俱进，使基层事业单位的档案管理工作更加适应经济的.发展，并不断地提高对档案的管理水平。充分的利用先进的信息技术，不断的完善检索系统，要根据具体的实际情况，通过开发软件对管理目录进行管理，并对目录进行分类，这样就可以通过计算机以及电脑的自动化对其进行操作，进行相应的分类汇总和统计，这样就可以节省时间，提高工作的效率。

(二)完善档案制度管理

当前一些基层事业单位档案管理工作制度上还是依赖于传统的法律层面上的保障，但是当前电子档案中一个非常重要的问题就是保证电子文件的真实性、安全性以及可靠性，这是传统管理制度中不曾涉及到的新问题，所以在当前需要介乎额社会发展的具体实际，创立一些新的法律法规及制度保障电子档案的信息安全，做到与时俱进。

(三)规范档案管理方法

在基层事业单位中对档案的管理要采用现代化的管理方法进行管理，要将信息技术和档案管理结合起来，要充分发挥信息技术的优势，在对档案的管理上要做到快捷、全面，使之更适应经济的发展。要注意引进先进的技术设备进行档案管理，提高档案管理水平，在管理中发现问题，解决问题，这就要求档案室要和电子政务加强沟通和交流，充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等方面的优势，实现档案室的对电子档案的接收、管理。要进一步对现行文件进行收集管理，尽可能的关注一些与人民利益相关的内容，为现行的文件资料提供更丰富的资源。

三、结语

基层单位档案管理工作 篇3

关键词： 影像档案 设备 视频 非线性编辑

随着摄像技术的普及以及摄像器材价格的相对下降，越来越多的基层单位使用摄像设备记录日常的公务活动。因此，影像档案作为声像档案的一个分支在档案资源中所占比重不断上升，做好影像档案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于这种需求，笔者所在单位正在进行影像档案管理设备配备的前期准备工作，通过对相关设备的考察了解，总结出本文所谈的基层单位影像档案管理流程与设备配置方案。

一、加强基层单位影像档案管理

的必要性和意义

（一）时代发展促使影像档案的地位日益凸显

影像档案是以图像（或配有声音）为主要记录符号的档案，它直接提供所记录下来的场景和画面，而不是通过文字描述来获得联想和想象。因此，影像档案直观的反映所记录的内容，其原始记录性和证据性作用过硬；信息传递直观性强，信息受众覆盖面广，其传递的信息不受受众文化水平的限制，更易于为普通人接受，在文化宣传上有明显作用。在当代文化大发展、大繁荣的格局下，尤其是在历史文化宣传和体现亲民文化上有重要意义。2010年宁夏档案馆就曾派人到中央新影、中国电影资料馆查找涉宁影像档案，征购到《中央访问团到宁夏》、《宁夏人的喜事》等4部1950年反映宁夏历史状况的纪录片。①加强影像档案管理可以使档案资源得到极大丰富、强化档案资源建设，还可以提升服务水平、加强声像档案的安全保管能力。

（二）加强基层单位影像档案管理，避免由摄录人员保管、移交意识薄弱所造成的重要影像保管不利

一些单位影像档案资料相对匾乏，无法逃脱“三不”（种类不全、数量不多、质量不高）的困境。究其原因，不是没有拍而是没存好。影像信息与文字信息不同，没有事后补救的机会，一旦错失重要历史瞬间，将可能成为永世遗憾。传统上影像资料由于载体的特殊性以及对设备的依赖性在很多单位都是由宣传、电教部门或网络、新闻中心进行管理，档案部门仅就其主动上交或可知的单位重大宣传片等进行收集保管，很多珍贵影像未能归档。通过对一些市属企事业单位的调查了解，摄录人员往往认为拍摄任务完成往宣传部门或媒体一报送用完就完了；只重视当时的新闻效应，往往不会主动顾及到今后长期的保管和再利用，甚至一盘带子长时间反复用。有时随着人员或机构的调整，珍贵影像还可能发生流失或失控，这对影像的长期保存和开发利用十分不利。

（三）加强基层单位影像档案管理和设备配备，为档案部门解决设备不足难以正常开展影像档案管理业务的尴尬局面

一些单位的档案部门苦于没有专业设备无法保证接收来的影像得到妥善保管，直到目前都没能正常开展影像档案的接收、管理工作。设备配置不足使档案部门对于影像资料监管困难、管理被动，很多重要影像因疏于存档或存档不规范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用时找不到或没法用。有些单位即便将拍摄好的录像带或其他载体的影像资料交到档案部门，但由于缺乏设备，档案人员对于这些影像的保管无法进行有效监察，保管不当就可能造成文件损坏或文件格式、版本变化导致的不可正常读取等现象的发生。因此除了争取领导支持、加强制度建设和执行、做好前端控制与相关部门做好协作之外，档案部门配置相应的管理设备十分必要。

二、影像档案管理流程中的控制要点

虽然载体相对特殊，影像档案管理工作的日常主要环节与普通文书档案的接收、保管、利用、编研、统计等各环节相类似，理解起来很容易，档案人员完全能够胜任，只是需要具体的设备来支持。

（一）严把接收采集环节，保证影像质量

因为载体和来源不同，一般常见的影像文件主要有三类：一类是以磁带为记录载体，另一类是由摄像机自带的硬盘、直录光盘或移动存储卡为载体，第三类是经过摄录人员拷贝或转换格式后的文件。为方便管理、同时符合档案管理规定中对于影像文件的要求（《北京市档案馆电子文件接收办法》中规定“影像文件以MPEG、AVI为通用格式”）从移交来源所获得的影像经过采集后，对于需要转换视频格式的文件要进行转换加工，加工后进行存储、归档，无需转换格式的可直接存储归档。

（二）安全保管、定期维护环节

影像保管工作主要包括三个方面：一是保管环境，分为硬件库房环境和软件管理系统；二是选择相应的保管设备，如光盘柜、磁盘阵列或是传统磁带；三是做好后期维护工作，如定期检查文件的可读性、倒带、复制、备份、转换等。

老式的影像磁带在保管时要注意定期检查、倒带，做好温控、防潮、防磁等工作，有条件的可以逐步转化、备份成数字文件。电子格式的视频文件由于视频编码与播放器编码不匹配等问题有时会无法正常播放，所以收集视频时对于相匹配的播放器也要适当收集、对于保管中的视频文件要注意按需转码以及相应转码软件的配备。

（三）编研和提供利用环节

影像档案的利用分为两种，一种是提供直接利用，即把所存的影像档案直接调取提供给利用者，二是对原始档案经过不同程度的后期剪辑形成符合利用需求的新影像。影像档案不同于照片和纸质文件，它所记录的是一个时间片段，而不是一个单独的时间点。在这一时间片段中的所有信息不见得在利用時都需要公布、都可以公布。举例来说就是在某个展览上受时间限制只能展示10分钟片长的影像，但原始片长可能有60分钟；某段影像档案中有一小部分不宜公开的内容提供利用前需要先剪掉；再比如为了制作一段专题反映某一领域发展变迁的视频需要从若干影像档案中截取有用的相关片段进行合并。基于这些原因档案部门需要使用剪辑设备来进行编研和提供利用的工作。

（四）做好编目、统计，进行系统管理

影像档案管理的编目、统计工作和其他类型的档案统计工作基本接近，如果业务量大用专业的档案管理软件或媒资管理系统进行为宜，业务量小也可采用Microsoft Office软件的组件辅助人工管理的方式。Microsoft Office软件远比一般人想象中的功能更强大：Microsoft Access（数据库管理系统——用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息），Microsoft Excel （数据处理程序——用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据），对于中小型单位档案管理中的一般表单管理、分类统计、运筹计算等都可胜任。

三、基层单位影像档案管理设备基本配置与整合方案

不同单位因为拍摄器材和拍摄需求的不同所产生的影像文件有一定差别，影像档案管理的需求层次、对档案管理的经费投入能力的不同都会影响到对于影像档案管理设备的选择。一般基层单位配备应对日常工作的影像设备要根据自身情况以及影像档案管理的特点来进行。

（一）档案工作影像管理设备的特点

出于开展档案管理目的的影像工作设备配置与普通的影像制作工作存在差异。普通影像工作以“录、采、编、播”四大流程为主，档案管理则主要涉及“采、存、编、播”。“采”、“播”是共同的重点环节，档案管理对“录”、“编”的要求相对较弱，可剪可接、加字幕、加音轨、能做简单编辑即可，但是“存”的设备一定要好。在经费有限无法对每一个环节做充分投入时，档案部门可以参考此特点对经费进行合理分配。

（二）选用非线性编辑设备

1．非线性编辑设备的技术特点

选用非线性编辑（Nonlinear Edit）系统是技术发展的趋势，而且更经济。传统线性视频编辑是按信息的记录顺序从磁带中重放影像数据进行编辑，需要放像机、录像机、字幕机、特技发生器等外部设备较多，工作流程比较复杂；但非线性编辑技术（简称非编）借助计算机进行数字化制作，几乎所有主要工作都能在计算机中实现，所需外部设备相对简单、操作更简洁，适合档案部门采用。而且非编对素材的调用简便，无需在磁带上反复寻找、打破单一的时间顺序编辑限制，信息存储位置并列平行、可按各种顺序进行排列，与接受信息的先后顺序无关。同时，它还有信号质量高、制作水平高、寿命长、易于升级、易于传播的优势。

2．基层单位影像档案管理设备基本配置和选择建议

非编系统由软硬件共同构成。基层单位影像档案管理设备基本配置可以简化为非编软件（有时还需转码软件）+采集卡+PC工作站+存储设备（磁盘阵列、光盘柜）。通过这些基本配置足以实现档案部门对本单位日常业务中形成的影像文件的接收、保管以及编辑、调用，工作人员技术过关的情况下也可以完成档案专题短片的制作。如果库藏老式磁带数量较多则需加配放像機以完成采集工作；影像档案数量庞大的可以选择专门的媒资管理系统相配合，以实现各功能的总体控制；条件允许的情况下还可以配备如监听音箱、专业监视器、非编键盘等外围设备，以方便后期编辑预览、输出。针对不同的信号源和用户的需求层次可有不同的配置方法。比如收集来的影像信号源有高、标清之分；用户对影像加工的不同需求也会影响设备的配置——总后档案馆数字影像工作室从专业角度来看，其设备和技术力量就已达高端影像工作室水平。②

市售主流软件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。笔者认为价格不能作为唯一的判定因素，所谓的“广播级”、“专业级”、“消费级”分级也不能作为档案部门选择非编产品的硬性标准。消费级主要面向家庭和个人使用者，在此不做讨论。广播级、专业级的区别不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指标。例如，专业级非编通常不具备SDI接口，数字接口多采用1394、HDMI这些消费级接口，视频处理通常采用8bit或10bit量化。当然随着技术进步，视音频的处理质量总在不断提升，比如DV50曾经是典型的广播级格式，现在已成为专业级设备的标配。广播级非编永远采用最高端的技术，提供最高质量的视音频处理；产品多以整机交付，提供整机售后服务；采用帧内压缩（4:2:2或4:4:4采样格式），多代复制性能更好；提供面向多种应用的专用功能模块，具有网络化扩展能力和严密的管理功能。专业级产品大多是提供板卡+软件，提供板卡售后服务；专业级产品只采用简化的处理方式；用户的制作流程相对简单，基本无多代复制的需求，对采样格式和GOP结构不敏感；专业级非编多使用帧间压缩（4:1:1或4:2:0采样格式）；另外和广播级产品对数据安全处理级别也不同。各单位可以根据自己的经济实力以及实际需要进行选择。

经过研究比对，从软件的稳定性、易操作性、对中文语言环境支持以及视、音频格式兼容性、素材模板等方面考虑笔者认为采用大洋ME系列或EDIUS系列非编软件更适合档案部门对影像档案的管理特点。他们随机支持多制式混合编辑，可在同一时间线上混合编辑NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱词功能；能支持导入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持导出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按档案要求进行统一管理和提供利用。

3．整合解决方案

在档案管理资金充足的情况下，寻找合适的技术厂商做整体解决方案是最理想的状态。比如索贝的MAMSpace媒资网解决方案和大洋的iMAM2浩博声像管理系统都是不错的选择，浩博声像管理系统还在天津、呼和浩特、抚顺、长沙、武汉等地的多家档案馆得到采用，具有丰富的实践经验。虽然前期投入比购买前述简单方案中的设备要大，但是采用整合系统的好处是可以得到厂商的系统培训，设备之间的技术衔接也可以得到更专业的指导，便于后期维护。

在这个大发展、大繁荣的时代里，社会对档案工作者提出了更高的要求。为实现对影像档案的有效管理，档案工作者要顺应时代发展，掌握影像档案的管理技术，了解影像档案的形成过程，有的放矢地争取领导支持，为档案部门配备相应的专用设备或允许档案部门与其他部门共用本单位、本系统的影像管理设备，做好影像档案的管理工作；力争将更多有价值的影像纳入档案部门的管理中，做好妥善保存、开发利用，发挥其最大效用。

注释：

①李传芳.宁夏加大影像档案征集力度[J].兰台世界,2011(1月上):41.

②耿志东,邓昌军.主动出击 开创影像档案管理新天地[N].中国档案报,2011年5月5日,第三版.

参考文献：

1.卫奕.影像档案与历史研究[J].军事历史研究,2010(增):86-89.

2.北京中科大洋科技发展股份有限公司.广播级系统方案[EB/OL].www.dayang.com.cn/.2011-11-11.

基层水利单位如何做好档案工作 篇4

一、增强领导档案意识, 加大组织领导力度

基层水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作, 需要给予高度重视, 规范管理。首先, 要提高基层水利单位主管领导的档案意识, 由其担任档案工作第一负责人, 设立一名档案员, 做到一级抓一级, 级级有人管。其次, 基层单位主管领导在日常工作活动过程中, 要监督档案员肩负起资料收集的责任。基层水利单位资料的收集范围主要有:单位的工作计划、总结、党支部会议纪要、人员名册及日常工作中有查考价值的资料等;单位在日常工作中与上级部门、平级部门来往产生的文字、图表等各种资料。再次, 成立档案工作领导小组, 经常听取档案管理情况汇报, 及时解决工作过程中所遇到的各种困难。

二、规范管理, 完善制度

目前有些单位档案管理人员对档案业务知识了解较少, 有的甚至不了解档案整理标准, 对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导, 从而导致了工作的被动性和盲目性。基层水利单位应根据档案工作要求, 制定文件材料的归档范围、保管期限以及收集、归档、保管、借阅利用、保密、档案员岗位责任制等一套较为完善的档案管理制度。档案工作人员必须定期督查制度的执行情况, 时时督促和指导档案的收集、整理工作, 一旦发现问题, 及时更正, 以保证文件材料的完整性和准确性。

三、加大硬件投入, 改善工作环境

基层水利单位应高度重视档案管理硬件设施投入, 有针对性地增加资金投入。通过逐步增加投入, 配全档案管理硬件设施;资金充裕的水利单位应立足“配全”, 着眼“配优”, 为实现档案管理规范化、高效化打好物质基础。要重视档案室建设, 做到库房、办公、阅览“三分开”, 且布局合理, 便于档案的整理、存放、查阅;重视档案设备的装备情况, 要配备规范统一的档案装具、温湿度控制设备 (如空调、电风扇、排气扇等) 、消毒除虫设备以及计算机、传真机、打印机等。

四、做好开发利用, 提供便捷服务

水利档案工作的出发点和落脚点是最大限度地开发和利用档案信息资源, 为水利工作提供指导和帮助。而要充分发挥档案的利用价值, 不只是简单地整理好文件、图表、声像等资料, 还要做好档案检索工具的编制、档案文献的汇编以及档案参考资料的编写工作。首先, 由于我县基层水利单位建档时间短, 档案库藏较少, 加上档案员对档案工作认识不深, 因而编制检索工具宜从浅入深。一般来说, 基层水利单位常用档案检索工具主要是档案目录, 多由“立卷说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”三部分组成, 分门类装钉、排架。其次, 要优化档案信息, 使档案内容能从繁杂的资料中汇编成档案文献和专题档案资料, 便于查阅利用。按照水利行业的工作性质, 可了解和把握本单位工作动向和工作重点, 加强横向联系, 按照一定的使用要求确定汇编的题目, 进行深层次的加工和处理。如通过发布贴近百姓生活的水利服务信息 (水文信息、水行政许可程序信息等) , 使百姓能充分享受到便捷的水利信息服务, 使水利公共信息成为百姓日常生活中的得力助手;通过编写当地水利建设大事记等方式充分挖掘档案信息资源, 进一步延伸水利档案工作, 为单位领导决策、人事工作及其他单位编研等提供翔实的档案资料。再次, 采用先进的数字和网络技术, 建设有效快捷的水利档案信息服务网络体系, 实现水利档案信息资源共享, 最大限度地开发和利用水利档案资源。

五、提升基层水利档案工作人员的综合素质, 提高基层水利各项档案质量

基层档案工作简报 篇5

一是强化档案管理责任。镇党委成立农村党员档案清查整顿工作小组，党委副书记为第一责任人，组织委员为具体责任人，明确目标，落实责任，同时将农村党员档案规范化程度纳入年度党建工作考核的.重要内容，确保工作有序开展。

二是严审档案信息内容。对照镇党委初步建立的党员管理台账，对农村党员现有档案情况逐一清查，重点查看党员有无档案、材料是否齐全、内容是否真实准确。对有名无档的党员，及时联系本人寻找档案去向;对有档无名的党员，认真核实确定，漏登记的及时记录进党员管理台账，已离开原党组织的及时将档案转至组织关系所在地;对档案中材料不齐全、记录不规范的，及时补充完善。

基层单位档案管理工作 篇6

基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。

1.基层单位档案工作记录短缺的四种情况

（1）档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。

（2）档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。

（3）档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。

（4）档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。

基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。

2.造成基层单位档案工作记录短缺的原因

（1）思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。

（2）档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。

（3）档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。

（4）档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。

3.解决的方法

（1）规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的时间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。

（2）建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，随着网络的发展，要求基层单位档案工作记录随时通过网络传输给本地区的档案局。制度应规定记录产生的程序和报送的程序，即档案工作记录必须是在工作中产生的，是档案工作的真实记录，不允许出现假记录即杜撰的记录或者集中补充的记录。现阶段基层单位可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录，当档案网络完全建立起来之后，可以在网络上开展档案工作，当时形成档案工作记录可以在档案管理部门保存。制度中应规定记录的方法和形式，针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法，如档案宣传工作既要有文字记录也要有现场声像记录，而档案工作计划、总结只要求文字记录等。制度也应规定记录内容要求，如交接手续要有双方当事人签字和领导见证签字、档案的数量等内容，档案安全检查记录要有参加人员签字，检查发现的问题等内容等等。

（3）基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。例如可开发出档案办公专用软件，在本地选取试点单位开始使用，经过修改、完善，成熟后再全面推广，到时可以实现基层单位档案工作全部在网络上进行。档案工作记录自动保存、传输到区档案局服务器上。

（4）及时组织基层单位进行培训，提高档案员的整体素质。本地区的基层单位档案工作规范化标准和档案工作记录制度出台后，档案行政管理部门对本地区基层单位主管档案领导和档案员要及时组织培训，及早在本地区全面推广。

（5）加大宣传力度，转变观念。首先要对基层单位的领导开展档案工作重要性的宣传，转变其对档案工作的态度，进而改进档案工作的现状。其次在推广新的基层单位档案工作标准和制度前，要进行专项宣传，宣传重点是制定新标准和制度的必要性和重要性，专项宣传对基层单位主管档案工作的领导和档案员宣传重点要有所不同，对领导要宣传其监督和考核的作用，对档案员要重点宣传其记录工作量和分清责任的作用，这样使二者全面接受新标准和制度，最终全面推广。

浅析基层单位实物档案管理 篇7

关键词：基层单位,实物档案,管理

实物档案是指单位或个人在社会活动中形成的, 对国家和社会有保存价值的, 以物质实体为载体的历史记录, 它能够生动地反映本单位职能活动和历史真实面貌, 记录单位发展历程, 是一个单位档案全宗的重要组成部分, 也是珍贵的文化财产。

一、充分认识实物档案管理的重要性

实物档案与传统的纸质档案相比, 最突出的特点就是直观性和鲜活性。实物档案因为具有形体直观, 形式多样的特征, 无需仔细阅读文字说明, 就能一目了然、生动形象地反映一个单位的真实写照, 其作用和价值是纸质档案难以替代的, 因此具有较高的保存价值。但从基层单位档案管理工作中可以发现, 大多数单位重科技、文书及会计档案的管理, 重纸质文件的管理, 而忽视了作为特殊门类、特殊载体的实物档案的管理, 实物档案由于不能及时归档而造成的丢失、损毁现象普遍存在, 因此, 加强和妥善保管实物档案, 成为基层单位档案管理工作中一项刻不容缓的任务。

二、实物档案管理中存在的问题

(一) 管理体制不健全

实物档案是在单位各部门的职能活动中形成, 因此其归档和管理工作需要各个部门积极参与、配合协调。由于不少单位没有明确实物档案归口管理部门和工作职责, 没有完善的实物档案管理考核细则及有效的奖惩激励机制, 各部门之间互相推诿, 实物档案不能及时归档现象时常发生。

(二) 归档意识薄弱

一方面是不少基层单位各级领导和兼职档案管理员对档案工作内容和实物档案的重要性理解不全面, 及时主动归档意识不强, 另一方面档案管理人员不主动沟通协调, 没有加大实物归档宣传、指导、监督力度, 采取“你交我收”的被动方式, 致使许多有价值的实物散落、缺漏、甚至遗失、损毁, 严重影响了实物档案的数量和质量。

(三) 硬件设施落后

由于实物档案不能直接产生经济效益, 许多单位对实物档案潜在价值的认识不够, 往往忽视了实物档案管理硬件设施的建设。基层单位普遍存在档案库房容量小, 设施设备不全、档案柜架紧张的现象, 加之实物档案形态各异、规格不同, 难以统一摆放标准, 使得许多重要的实物档案叠加堆放, 甚至无处可放, 既不利于利用, 也严重影响了其价值的发挥。

(四) 管理规范不健全

具体表现在:大多数单位将荣誉性实物、印章、字画等列为实物归档范围, 但对特殊的证照等是否需归档未作说明, 导致了实物档案种类不够齐全;实物档案往往形成于不同时间, 不同部门、不同渠道, 不少单位没有对实物归档时间提出具体要求, 造成实物遗失, 损坏等后果;实物档案分类没有统一认识、统一标准, 容易出现由于档案管理人员岗位的变动导致前后不一致。

三、加强实物档案管理的对策

(一) 建立集中统一管理体制

基层单位要统筹规划、组织协调, 明确专门部门及档案室对单位所有实物档案进行统一集中管理, 主要包括以下几项内容:成立档案工作领导机构, 负责对单位各部门实物档案管理工作进行监督和指导;建立健全本单位实物档案管理制度和奖惩机制;把实物档案收集和归档工作列入各部门和有关人员工作职责, 并作为年度考核的重要依据;主动接受上级档案行政管理部门的监督和指导, 不断改进工作方式方法等。

(二) 提高实物及时归档意识

各基层单位可以通过定期召开档案工作会议、组织业务培训等途径, 加大教育宣传力度, 让大家充分认识到实物档案是能直接反映本单位成长和发展轨迹的不可再生的宝贵财产, 从而提高单位各级领导及专兼职档案管理人员的实物档案归档意识。专职档案人员还要进一步加强工作的主动性和责任心, 拓展信息渠道, 时刻跟踪散失在各部门未及时移交的实物档案去向, 并加强与部门间兼职档案员的沟通和联系, 指导、监督、检查其做好实物档案的收集、整理、登记和归档工作, 使有保存价值的实物档案尽可能收集齐全。

(三) 加强实物档案硬件设施建设

基层单位应适当加大档案工作的资金投入, 配备实物档案专用库房, 档案库房的建设要符合防火、防盗、防光、防潮、防霉、防尘、防虫等要求, 库房内应根据实际需要, 配备专柜或专架, 档案人员还要积极动手动脑, 摸索高效、合理利用库房空间的最佳途径的方法, 使不同规格、不同类别的实物档案既能得到妥善地保管, 又便于利用者查找利用。有条件的单位还可设置陈列室, 将反映单位业绩、企业诚信等的实物档案原件或复制品向公众展示, 充分发挥其宣传和激励作用, 增强单位的凝聚力。

(四) 完善实物档案管理规范

档案管理部门应结合本单位实际工作, 制订和完善实物档案管理办法和规范, 提升本单位实物档案管理水平。

1. 要明确实物档案归档范围。

本单位在社会活动中形成的, 有保存价值的物质实体, 不论何种载体, 都应归档。

2. 要明确实物档案归档要求。

本单位在公务活动形成的实物, 应移交档案管理部门集中统一整理归档, 其它应归档实物要保持整洁、完整, 最迟于次年与文书档案同时移交档案部门, 移交时应办理移交手续。由于特殊原因, 应归档的实物确需在有关部门暂时保留的, 应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记, 再办理借用手续。

3. 要规范实物档案的整理。

基层单位档案交接工作之我见 篇8

1 档案交接不及时

一些基层单位对档案交接工作不够重视, 领导把关不严。老档案人员离了岗, 新档案人员进了岗, 而档案交接手续还未办妥, 以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接, 从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

2 档案交接手续不严密

按工作性质和岗位职责要求, 档案人员交接应是一项认真细致、手续严密, 责任重大的工作, 而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时, 移交不按程序办事, 手续不按程序办理, 该检查的不检查, 该清理的不清理, 该签的字也不签, 从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象, 忽视了档案交接工作中的重要内容, 忽视了档案交接工作的基本要求。

3 档案监交工作不严格

一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作, 看成是档案人员之间的事情, 从而对档案交接准备工作很少过问, 就连档案监交之时也懒得光临, 使得基层单位档案监交工作不严格, 工作程序不完整。

4 如何做好档案交接工作

4.1 档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

档案交接是基层单位档案管理中的重要环节, 应引起基层单位的重视, 尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程, 在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关, 做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续, 然后再办理调动手续, 对未办理档案交接手续的档案人员, 不得签发调动工作通知, 不得办理工资转移手续, 不得离开原工作岗位, 并要把档案交接工作纳入单位工作制度, 列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查, 对那些明知档案交接手续未办理妥, 仍然随意签发调令的人员, 要查明原因, 分清责任, 依法进行处理。

4.2 档案人员离岗离职之前要做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面, 而认真做好档案移交前的准备工作, 是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好工作:对所保管的档案进行一次全面清理, 做到帐物相符、心中有数;对借出的档案要及时催还, 一时归还不了的要问明原因, 整理好借据, 并在借据上注明原因及催还情况;对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序, 做到系统有序;按档案移交要求编制档案移交文据及表格;撰写档案移交说明。对于接收方来说, 在接收之前要做好工作:了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分, 才能保证交接工作顺利进行。

4.3 认真做好档案监交工作

档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用, 因此无论是档案机构负责人交接, 还是一般档案人员, 特别是负责档案保管接待人员的交接, 都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责, 坚持原则, 按程序办理。一般档案人员交接, 可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接, 可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作, 做到帐物相符, 手续齐全, 并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份, 移交人、接收人各执一份, 单位存档一份。交接工作结束之后, 移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章, 以示对交接工作负责。

4.4 加强档案交接中的思想教育工作

基层单位档案管理工作 篇9

1 基层农业科研单位科技档案的重要性

农业科技档案是广大科技人员在平时的试验研究中积累和保存起来的宝贵经验、生产试验技术, 是基层农业科研单位管理工作的重要组成部分, 是农业科技人员辛勤劳动创造的智慧结晶, 科学合理开发利用科技档案, 将有利于促进农业生产、科研技术研究, 有利于农业农村经济发展, 有利于帮助农民提高农业产量、脱贫致富。

2 基层农业科研单位科技档案管理现状

2.1 农业科技档案管理制度不完善

基层农业科研单位制定的档案工作管理办法中绝大部分都是对档案管理员提出的要求及职责, 没有一条是规范科技人员的, 即便是在单位日常管理规范中出现也只是蜻蜓点水似的一带而过;科技人员移交科技档案完全靠自觉自愿, 没有奖惩, 缺乏责任心。

2.2 农业科技档案资料流失严重

广大科技人员对档案管理认识不到位, 没有认识到档案对农业科技发展的促进作用, 一些应该归档的核心材料自我保管, 遗失、损坏现象严重, 特别是一些科技人员因工作岗位变动或退休后, 带走或遗失自行保管的档案, 影响了科研推广工作的延续性, 科研档案的完整性。

2.3 农业科技档案管理工作不受重视

2.3.1 档案管理意识弱。基层农业科技档案是农业科研人员从事科学研究的重要依据和必要条件, 然而一些科技人员不愿意将自己记载的原始资料移交档案室, 还有一部分科技人员对单位档案管理工作不信任, 应付性的上交一些档案资料, 致使科技档案的收集非常困难, 档案管理员无法整理出完整而有价值的信息;其次基层农业科研单位科技档案管理没有具体的分管领导负责监督与指导。

2.3.2 档案管理工作人员缺乏自信心。档案管理工作平凡而枯燥乏味, 是一项消磨性子的活。基层农业科研单位科技档案管理工作与科研工作相比, 领导的重视往往倾向于科研工作, 对科技档案管理工作存在不重视的思想;即便重视也仅停留在口头上、会议上, 没有落实到实际行动中, 导致部分基层单位档案管理员缺乏自信, 认为自己付出的辛勤劳动得不到肯定。

2.4 档案管理员业务素质不高

基层农业科研单位档案管理专职人员较少, 缺乏档案管理专业人才, 大多数都是兼职, 工作繁忙而琐碎, 经常是心有余而力不从心。部分档案管理员缺乏农业科技知识, 对农业科研工作也是一知半解, 所以科技档案管理工作只是一般的收集资料、整理归档。

2.5 农业科技档案管理工作缺乏创新

基层农业科研单位档案管理工作思想守旧, 大部分只停留在你上交, 我保管的工作状态, 工作不积极主动, 欠缺创新意识, 墨守成规, 按经验办事, 没有充分发挥主观能动性, 局限于按照上级档案管理部门和单位领导的要求及指示来完成单位档案管理工作, 有时产生新的想法也只是停留于心动而无行动。

3 促进基层农业科研单位科技档案管理工作的对策

3.1 完善农业科技档案管理制度

明确职责和要求, 采取切实可行的措施, 把科技档案管理工作纳入岗位责任制考核范畴, 明确具体责任和要求, 随时监督, 定期考核, 在档案管理制度中明确写入科技人员移交档案资料的规定, 并实行归档与年终评奖、评优、科技成果申报等挂钩, 从而在制度上得到保证。首先基层农业科研单位科技档案应在下达科研计划或工作安排时就同时向课题组下达建档任务, 并以此作为项目验收、考核的依据。课题组负责人要分阶段进行科研文件、试验材料的收集、积累, 在每一项研究工作结束后及时整理成册, 审查签字后上交档案室进行归档, 从而保证所移交档案的真实性、完整性和成套性;其次要指定一名领导负责监督, 对没有按要求及时上交档案资料的课题组给予相应的处罚, 对于完成较好的给予奖励。

3.2 加强宣传, 增强档案意识

大力宣传农业科技档案的重要性, 使广大科技人员进一步认识科技档案工作的重要意义和作用, 积极自觉支持档案室工作, 提高科技人员主动归档的自觉性;加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传, 增强科技人员的档案意识。

3.3 加强培训, 提高科技档案管理人员的综合素质

目前基层农业科研单位要全面引进档案管理研究专业人才的可能性较小, 因此加大现有档案管理工作人员的培训显得尤其重要。加强档案管理专业技能培训, 尽量为科技档案管理员创造学习机会, 强化档案管理专业知识, 通过培训提高档案管理业务水平, 提高个人综合素质;加强农业科技专业知识培训, 熟悉本单位科技研究工作的任务;加强计算机应用知识培训, 掌握档案管理系统应用操作技能和科技成果信息检索方面的知识, 使农业科技档案管理更加高效规范。

3.4 解放思想, 开拓创新

基层农业科技档案管理员, 要解放思想, 更新观念, 勇于创新, 改变工作方式, 变被动为主动, 走出档案室, 适时参与或了解本单位、本部门的各项活动, 主动跟踪课题研究进展, 与科技人员合作互动, 及时收集相关资料;科学合理开发利用档案资源, 尽力为科技人员做到雨前送伞, 雪中送炭, 从而增强科技人员上交档案的积极性;不断更新知识, 加强学习档案管理综合知识, 增强创新意识。

总之, 农业科技档案管理工作是基层农业科研单位健康发展的需要, 是单位各项研究工作的有力证据, 是单位工作不容忽视的部分, 做好基层农业科研单位科技档案管理工作将会更好的为农业、农村经济发展服务, 为农民脱贫致富做贡献, 然而基层农业科技档案管理工作是机遇和挑战并存, 希望和困难同在, 只要领导重视, 全体科技人员积极参与, 档案管理人员正视现实、抓住机遇、知难而上, 基层农业科研单位科技档案管理工作将会迈上新的台阶!

参考文献

基层单位档案管理工作 篇10

一、基层医疗单位党政管理档案工作现状

(一) 工作重视不够, 存在认识偏差。

基层医疗单位更多关注经济效益, 而忽略了档案管理工作, 存在党政工作属于务虚工作, 不会直接产生效益的认识偏差, 对党政档案具有反映医院发展状态、成果的作用认识不足, 形成了工作误区和盲区。

(二) 人员配备不强, 业务水平较低。

按照《医药卫生管理暂行办法》的规定, 医院所设档案科 (室) , 应配备工作人员3~6名。然而, 在实际操作过程中, 大多基层医疗单位虽设立了综合档案室, 但未按规定配备专职工作人员, 而是由其他职能科室——如党政办——工作人员兼任, 他们没有经过系统地档案管理工作培训, 对档案管理工作认识不到位, 业务水平较差, 在档案资料收集方面缺乏系统性、科学性和全面性, 极不利于档案管理工作的开展。

(三) 收集资料不全, 文件归档不规范。

收集工作是档案工作的重要环节, 文件的形成是归档的源头, 在基层医疗单位日常的党政工作中, 党政工作人员由于缺乏一定的水平, 容易出现某件档案缺项、“有文必档”或者档案空白的现象。

二、规范收集党政管理档案的对策

《机关档案工作条例》第十一条规定:机关应建立健全文件材料的归档制度, 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 (包括党、政、工、团、以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料) , 均由文书部门或业务部门进行整理、立卷、并定期向档案部门归档。由此可见, 档案管理工作中所形成的文件是否规范、收集的资料是否齐全, 直接影响着档案的质量。为切实提高档案质量, 结合工作实际, 现拟就简要探讨基层医疗单位档案文件的收集方法与对策。

(一) 注重党政与档案复合型人才培养。

1.设立专门机构。医疗单位应当认清档案工作的重要意义, 设立综合档案室, 合理配备档案管理专 (兼) 职人员, 档案专业技术人员与卫生专业技术人员享受同等待遇, 做到档案管理工作有场所、有人员、有保障。2.加强人才培养。根据实际情况, 选派部分党政干部参加不同方式、不同层次的继续教育, 通过学校进修、培训辅导、参观学习等方式培养一批党政和档案管理复合型人才, 提高档案管理专业技能。在“送出去”的基础上, 让外出进修人员在院内进行推广宣传, 普及档案管理工作基础知识, 提高档案管理有关知识的知晓率, 确保档案收集的规范性和完整性。

(二) 正确处理党政档案与党政工作关系。

党政档案是在日常党政工作活动中形成的, 如工作制度、计划、总结、报表、各种会议记录等, 这些既是医院开展工作的具体措施和手段, 同时也是对工作开展的详细记录, 能够全面、准确、系统地反映本单位的历史活动面貌, 这些资料在管理活动结束后, 即可作为档案资料进行保存。

(三) 加强党政工作制度化建设。

在党政工作中, 规范的文件资料是保证档案质量的前提。在实际工作中, 一些医疗单位的文件存在诸多不够规范的问题, 如有文件, 无发文稿纸、文件处理单, 文件主体缺少附件、文件格式不统一、活动无简报、无影像、重要电话无登记等。面对问题, 基层医疗单位务必要对党政工作制度进行完善, 形成相应的工作制度 (如, 电话记录制度、会议或活动记录制度、文书书写制度、文书处理流程等) , 用制度来规范党政工作行为。同时, 党政工作人员, 也要自觉遵守既定的规章制度, 严格按照制度开展工作, 避免出现工作失误。

(四) 提高档案收集的有效性。

1.正确界定文件的“处理完毕”。档案是从文件转化而来的, 档案与文件是同一事物的不同阶段。文件是单位开展各项工作的办事手段和沟通媒介, 具有时效性, 而档案的主要作用是备考。所以, 只有处理完毕的文件, 才可以作为档案保存。如何界定文件的“处理完毕”呢?《档案管理基础第三版》指出, 文件的“处理完毕”是指完成了收文、发文等文书处理流程。但文件处理完毕与文件内容所针对事务的办结并非都能同步。在实际工作中, 一些文件内容的办结与文书处理程序的完结可能同步, 如《××医院关于开展岗位知识竞赛的通知》, 这个竞赛结束, 该通知的内容就办结了。而一些文件, 其内容的办结与文书处理程序不能同步, 在完成文书处理程序后, 其内容依然处于生效的状态, 如制定的政策性文件, 往往在很长一段时间内有效, 那么这些文件转化为档案的“结点”就是在其完成文书处理程序, 而不是说文件完全丧失了现行效用。2.合理甄别档案文件价值。党政工作内容繁杂, 临时性事务较多, 这就要求从事党政档案管理的工作人员具有一定的鉴别能力, 只有对今后工作具有查考利用价值的文件资料才能作为档案。如医院的正式文件、重大活动记录、上级部门的重要批复文件、获奖通知、会议记录等, 具有反映医院主体功能, 发展轨迹和成效的需要重点收集。而另外一些无查考价值的事务性、临时性文件, 如临时性通知、上级部门签发的与本单位无关的文件材料等则不需要收集和归档。3.注重收集归档文件的完整性。归档文件以“件”为单位, 这里“件”指的是因某一事由而直接形成的文件的计量单位。具体来说, 文件的正本与定稿为一件、文件的正文和附件为一件、文件的原件与复印件为一件、转发文和被转发文为一件, 会议中的会议材料为一件、会议记录和介绍信存根应为多件、报表、名册按装订方式, 一册为一件。可见, 一件文件中包含多种形态, 故而在收集文件时, 要确保每件文件的完整性。同时, 要注意相关文件之间的有机联系, 如××医院××请示, 应该有上级部门的批复文件与之相关联;再如××活动, 就应该有组织机构、方案、活动简报、活动记录、照片等相对独立却又相互关联的文件相互呼应, 反映出某一事件的完整形态。

(五) 合理利用办公自动化系统。

目前, 基层医疗单位几乎全部使用电脑办公, 有条件的单位也建立了OA系统。办公自动化系统为党政工作带来了很多便利。但是由于电子档案管理的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式, 因此在大多医院, 目前仍然以纸质档案归档为主。实行电子公文, 可在电脑、网络中直接实现文件起草、审签、办结、传递, 故而忽视了电子公文纸质化, 造成档案归档不完整。《电子公文归档管理暂定办法》规定:电子公文形成单位必须将具有永久和短期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。这种方法称之为“双套制归档”, 因此有条件的医疗单位可采取双套制归档, 并特别注意电子公文纸质化。

(六) 加强影像资料的归档收集。

党政部门作为医疗单位的中枢科室, 承办、参与医院各项重大活动, 在影像资料档案的收集、归档中占据主导地位, 然而在大多基层医疗单位都存在影像资料收集不全、整理凌乱等问题。如, 照片档案的收集应该包括各种重要会议照片、上级部门视察工作照片、重大事件活动 (反映主要工作职能、工作成果) 照片、各种荣誉照片、其他具有保存价值的照片。在这些影像资料的采集和收集、归档中, 应该做到关注画面形象、留存原影原片 (电子档) 、加注资料说明等, 做到归档资料的齐全齐备。

三、结语

党政部门是党政档案资料的形成者, 部门工作人员应该熟练掌握文书处理和档案管理的相关知识, 在日常工作中注重收集反映本单位基本历史面貌、对单位工作发展具有价值的文件材料, 为单位的健康发展、稳定发展奠定坚实的基础。

摘要：医疗单位档案, 是国家档案的重要组成, 是深入和发展医疗卫生事业的必要条件和依据。党政档案为本单位主要职能活动和基本历史面貌提供重要参考。本文结合工作实际, 从党政档案收集存在的问题和对策两方面谈如何科学、规范、全面的形成和收集档案。

关键词：党政档案,工作探究,医疗单位

参考文献

[1]张虹, 姬瑞环.档案管理基础第三版[M].北京:中国人民大学出版社, 2013.

[2]陈兆祦, 和宝荣, 王英伟.档案管理学基础第三版[M].北京.中国人民出版社, 2005.

[3]曾霞.医院档案收集与归档工作中的问题与对策[J].办公室业务, 2014 (10) :69.

浅析基层档案管理工作的现状 篇11

关键词:基层档案管理现状

中图分类号:ＴＵ７１文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)05(c)-0217-01

社会的发展,科学技术的进步,使档案档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代科学技术也广泛的应用到了档案管理工作之中,这些无疑加速了档案管理工作的快速发展。

尽管我们一直自信地认为档案是信息资源的核心,是信息网络的重要组成部分,但就在全世界信息产业迅猛发展的同时,档案管理工作吸引不了人才却是一个不争的事实,特别是当前机关事业单位里,有能力、掌握现代技术的人才,很少有愿意到档案室工作的,即便是在档案室工作的也经常是不安心,留不住,原因是多方面的,首先档案管理工作相对于其它职业来说,工作环节操作程序化明显,受各种条例、规则限制,重复性较强,工作枯燥;其二缺乏良好的用人才机制,使人才的创造性不能发挥,深造机遇少,培训、进修、提拔的机会相对于其他业务工作少很多;其三是很难有所成就。由于受经费的紧张和管理体制以及现实需求的阻碍,档案管理要做出成就很难,往往是在若干年后才可以看到成就。这些无疑又严重阻碍了档案管理工作的快速发展。纵观以上现实的各项,我认为:

首先确保领导和干部职工充分认识档案管理的重要意义是前提。

因为科学规范的档案管理,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着单位发展史上的优秀成果,对研究本单位业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为单位主要领导及时了解单位整体发展状况,适时调整发展策略提供准确依据,为科学决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定单位的工作业绩,为单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映各单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位整体管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式,决定着单位未来发展,对于实现该单位经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升各单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

其次档案工作人员的自身素质要与时俱进。

随着计算机技术的飞速发展,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理的工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德、办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,所以没有形成单位管理层关心、重视档案管理工作的氛围,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,致使档案管理无用论在本部门滋生蔓延,形成整个单位的档案意识进一步弱化,从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍,在整个单位的发展进程中的地位逐步缺失。我原来工作的单位,有一名档案员是维族妇女,所学语言也是维语,由于接近50岁,加上又是某领导的亲威,单位将她放在档案室当档案员,每年的档案收集、整理都是秘书来做,一旦有人查阅档案,都是自己翻,其实这样的现象在基层单位屡见不鲜。

在日益发展的新形势下,在迅速发展的市场经济中,要想做好档案工作,必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。本人在基层文秘、办公室主任岗位工作多年,在此,我想对提高档案干部管理水平问题,谈谈自己的一点浮浅体会。

档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益考虑,加强档案干部的思想政治工作,解决他们的实际问题,使他们安心本职工作。另外,面对目前档案人员知识老化,新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,注重实用性,拓宽知识面,因材施教,面对21世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,必须拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态。

日新月异的新形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求,因此要把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化,有专业知识、有专业技术、技能的人才,充实档案队伍。总之,在人才问题上,我们必须明白,重视人才不是一朝一夕、一时一地的权宜之计,而是现代社会各个领域发展的必然趋势,各级领导要对档案工作人员特别是年轻的工作人员,在工作中给予成就认可和发展的机会,其实一份工作是否令人满意,不仅仅在于工资高,工作轻松,更重要的是它能给人显露才华的机会,使人感到有发展前途。

其三建章立制是做好档案管理工作的基础。

要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革。(《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,各单位却没有很好的依法建章,新的形势又对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各部门都要因地制宜依法建立健全档案管理规章制度,向制度要管理,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

最后是实现档案管理同现代技术的有机结合随着计算机网络技术的进一步发展,對如何做好档案管理工作提出了新的挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,才能是档案管理工作走上良性发展的轨道,这十一个不争的事实,档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识,又要掌握现代化管理技能。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势减少了手工操作,提高了工作效率。只有实现档案管理的同现代技术的有机结合,档案管理工作才能发挥更好的作用。

基层单位档案信息化管理的体会 篇12

关键词：档案信息化,管理,优势,未来发展

1 前言

近年来，无线局明确把各基层台站的档案信息化和办公自动化纳入信息化建设的总格局，为各基层台站的公文传输和档案管理配备了专业设备、专业软件，开展了人员的操作培训，并率先在广电总局中开发了办公自动化和档案管理模块的信息系统，档案管理工作更是多次获得上级单位的表彰。由于无线局对档案管理工作的高度重视，理念不断创新，使得对档案信息化的认识深入人心，基层单位档案信息化建设得到了前所未有的发展。

2002年起，在无线局统一部署下，我台先后安装使用了清华紫光、东方飞扬文书综合档案管理系统，对档案进行信息化管理。随着事业的发展和台区的搬迁，在台领导的高度重视下，加快了档案管理工作的步伐。在新建台区中，专门建设了档案管理的专用库房，配备了先进的专用设备，引入了信息化档案管理理念；采用专业密集架管理系统，配置了专用空调、干湿机、温度湿度仪等专用设备，满足了档案保存的环境要求。档案信息化建设日趋成熟，基础设备不断加强，软件、硬件设施不断完善，为档案信息化建设的进一步发展奠定了坚实的基础。

2 档案信息化的优势

通过近几年来对文书档案进行数字化实践，对比传统档案的管理，电子档案信息化管理具有高效、标准、可操作性等诸多优点，信息化管理已成为我台文书档案发展的必然趋势。

(1）登记规范

传统档案收集工作难以做到规范化，文书档案的收发、登记完全依赖于手工操作，不仅要求资料收集完整、齐全，避免抄写错误，而且还要求用笔规范，字迹清楚，分类、统计要准确无误等，其结果很容易出现差错，费时又费力。使用档案信息化管理系统以后，通过文件登记模块建立年度收、发文库，按设置的字段名分类，分别录入每一份文件的原始信息，登记的内容和形式比较规范；特别是在审核登记信息时，发现错误后，可进行多次修改，可操作性强；同时利用数据库的核心技术，通过扫描挂接原文后，输入查询条件，即可进行多种方式的检索，既方便又快捷。在应用计算机软件进行管理之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

(2）立卷简单

手工文书立卷，需要先对文件按一定的规则逐份进行编目、分类，往往立完一卷后，若需要进行修改或补充，就必须重新拆卷，排列卷内文件，工作量很大，又容易出错。文书人员使用信息化管理系统，建立与收、发文库相关联的档案库，根据管理系统平时登记的归档和不归档文件清单，确定归档文件，既可防止遗漏，又能确保案卷的原始性、真实性；当按一定的条件立卷后，系统可根据卷内目录中每份文件的有关著录项为依据，进行人工移动、调整；通过拆分、合并功能将每一案卷具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并通过计算机修改档案目录，自动为同一卷内文件进行排列和编号，以统一式样打印出所需的卷内目录、备考表及案卷封面等。这种方法可使案卷目录及卷内目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度，改善案卷质量，节省了大量人力。系统立卷、组卷可以做到标题准确，著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证，提高了组卷的效率和质量。

(3）检索快捷

以往的文件管理使用手续繁琐，每份文件在重复利用时，都要进行一次借阅登记，管理繁琐，增加不必要的重复性工作；如果在查阅条件不是很具体、明确的情况下，要逐卷、逐份查找，每一次查找都要花费很多时间，效率很低。而利用计算机系统管理档案，在查阅条件模糊的情况下，可输入关键字、词或用其它检索方式进行查阅，既缩短了查找时间，又提高了准确率；查阅原文可不用进入档案室，而直接在计算机上读取，并打印出带红章的原文件，既减少了查找档案过程中对文件的磨损，又延长了档案的存储寿命，同时还可避免复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况；通过外设直接查找所需的资料，克服了以往查阅者在查找过程中自由翻阅整本案卷，还起到了一定的保密作用。

(4）信息共享

基层单位由于上级部门下发的文件份数基本上都只有一份，因此，不能满足当多个领导或部门同时查阅，不能做到有效的信息共享，时效性差；在原始的手工操作管理中，还有大量文件因无法共享而闲置在文件柜中，不仅造成资源浪费，还增加文件的查找难度。随着计算机网络技术的进一步发展，办公自动化的不断完善，档案信息与载体可分离利用，并与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以对所调阅的档案资源进行脱机处理，保证查找率，不受空间、时间等其他因素的限制，并且运用计算机技术对档案进行管理后，由单途径管理发展为体系管理，由对档案案卷级、目录级管理到文件级合并管理，通过自动化网络办公平台，不同权限级别的人员可以根据需要，查阅相关档案信息，加大了对档案信息的动态管理和解密档案的资源共享。

(5）存储稳定

纸质档案在管理过程中容易受到温度、湿度、酸、碱、酶、氧化和虫蛀等情况的影响，从而发生水解、氧化反应及损坏载体的情况，一旦纸质载体被破坏，便造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，短期保存的可选择小容量的闪存U盘或大容量的移动硬盘等；光盘的载体性能比较稳定，人体能够适应的温湿度环境，一般均可保管光盘，且光盘对温湿度没有很高要求，所以长期、永久保存的文件可选择VCD、DVD光盘作为载体，光盘受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性，并可利用电子文件多种渠道备份，防止文件的损坏和丢失。

3 结束语

随着信息化的发展和计算机技术的广泛应用，基层单位公务活动中的交流和沟通逐渐由传统的纸质形式走向信息化管理，形成了以计算机为媒介，以文字、声像等形式为载体的电子文档，它具有高效率、高标准、可操作性强等诸多优点，文书档案的信息化管理已成为档案工作发展的必然趋势。但我们也不得不看到，在实际应用中，如何规范地应用信息化管理档案是一件任重道远的工作，以化学磁性材料为载体的电子文件，原始的长期保存问题有待深入研究和探讨；文件中电子签名的法律依据；图像、声音的技术鉴定规范等等，都制约着电子文件的效力和归档保管的意义。