格式设置

格式设置（通用5篇）

格式设置 篇1

2012年4月16日, 中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》, 随后, 国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于6月29日发布了GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准。笔者就新《格式》在实现过程中面临的关键问题进行了初探, 试提出如下解决方案。

一、本方案前提与共识

(一) 拟制软件。

本方案使用Microsoft Word软件为前提, 文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。

(二) 不轻易变通。

新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题, 特殊情况下新《格式》可以适当变通, 本方案建立在不轻易变通的前提下。

(三) 不面面俱到。

新《格式》涵盖公文基本要素18项, 本方案依照新《格式》中顺序进行阐述, 但只对关键问题提出见解, 其它较易解决的问题将会略过。

(四) 一些具体情况。

一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》, 也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1行字顶格编排在左上角, 最后1行字沉底到下边缘, 同时要求每页22行, 即是说每页公文由22个3号汉字字高加21个行间距组成, 这是公文整版构成基础, 也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多, 在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下, 针对多数适用情况, 提出本方案。本方案认为多数适用情况为:通用格式 (区别于公文的特定格式) 、单一机关发文、标题为2行和分步制发4种情况。“标题为2行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3部分组成, 尽管新《格式》式样中“图2公文首页版式”依然为1行标题, 但实际公文标题拟制以2行为多数 (其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距) 。“分步制发”是指一般公文制作分2步完成:第1步设计并印制留白红头, 第2步拟制公文其它要素, 并套印。四是因不同打印和复印设备等因素, 本方案实现各要素设置误差一般在±1mm内。

二、方案具体内容

(一) 版面。

为符合上白边37mm±1mm, 左白边28mm±1mm, 版心尺寸为156mm×255mm和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置:页码范围多页对称页边距, 上3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm和外侧2.6cm;同时在首行文字输入时, 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28个字、每页22行和双面印刷等要求, 同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。

(二) 版心中的版头。按前文设定版面后:

1. 设计留白红头。

共需2行即可完成设计留白红头:第1行为发文机关标志, 第2行为版头中的分隔线。 (1) 发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小, “国务院文件”五个字是22mm×15mm, 22mm高约为62pt大小的汉字, 正文标题字号为2号小标宋, 即22pt大小的汉字, 故发文机关标志应以62pt为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为:方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义 (根据发文机关名称长短) 、位置降低26pt;段落格式设置为:对齐方式居中、行距固定值163pt, 实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。 (2) 版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为:发文机关标志下空2行 (约59.2pt) 、发文字号3号仿宋_GB2312字高 (约15.8pt) 再加4mm (约11.3pt) , 以上相加为86.3pt;此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下:字体格式不用设置;段落格式中行距固定值86pt;边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。

2. 设计套印文字 (版头部分) 。

各要素位置设置:份号在第1行、密级和保密期限在第2行、紧急程度在第3行, 这3个要素均应顶格编排, 若缺某个要素, 则后面的要素要顶上去, 即各要素之前都不留空行;若3个要素都没有, 则前3行全为空行。但发文字号和签发人 (上行文) 始终在第8行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定, 本文略过。

(三) 版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后:

1. 标题。

发文字号和签发人 (上行文) 在第8行, 第9行专为行距调节行, 第10、11行为标题行。第10行标题行的垂直位置取决于第9行行距和第9、10行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为:设置第9行行距固定值58.3pt (包含发文字号下4mm距离、红色分隔线0.5mm高、红色分隔线下2行行距减去7/8个3号汉字字高) ;设置第10行行距固定值35.8pt (包含第9、10行行间距即7/8个3号汉字字高, 标题2号汉字字高) , 即可解决。标题推荐字体设置:方正小标宋简体、二号、位置降低3pt;段落格式设置:对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11行标题直接回行即可, 回行和其他注意事项参见新《格式》规定。

2. 主送机关。

新《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置。这个“空一行”是容易产生歧义的, “空一行”按标准应该是29.6pt, 若在标题后简单的回车2次所空的“一行”的距离实质上是49.6pt, 完全不符合标准。在标题后回车2次所产生的2行应依照以下参数设置:第1行 (即“空一行”所指行) 段落格式行距固定值15.8pt, 第2行 (即主送机关首行) 选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt (即与版面设置相同) 。

3. 正文。

公文首页必须显示正文——这是原则, 新《格式》规定准确详细。需要注意的是正文中的横排表格的表头方向和页码位置。

4. 附件说明。

新《格式》要求附件说明编排于正文下“空一行”的位置。这个“空一行”和主送机关中的“空一行”意义相同, 也是空29.6pt, 不能简单回车2次。设置方法也与主送机关中的“空一行”相同, 其它格式按新《格式》规定。

5. 发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件。

新《格式》阐述非常细致和准确, 实现相对容易, 本方案不再赘述。

(四) 版心中的版记。

版记中的主送机关 (特殊情况) 、抄送机关、印发机关和印发日期等要素设置按新《格式》规定实现不难, 本方案着重介绍版记中的分隔线的设置。经笔者反复比较多种设置方法, 比如边框和底纹法、Shift+7回车法、绘图法等方法, 发现都难实现“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”这个要求, 笔者建议版记设计使用表格法最便捷、最准确。

具体操作如下:在公文最后的偶数页上插入1个1列2行表格 (以最常见的包含抄送机关、印发机关和印发日期为例) , “自动调整”操作选择“根据内容调整表格”;然后打开该表格的“表格属性”并设置如下:表格栏尺寸指定宽度15.6cm、对齐方式居中、文字环绕选环绕、定位 (垂直底端) 、边框和底纹 (宽度3/4pt实线赋予表格中线, 1pt实线赋予表格上下两条边线, 取消左、右2条竖线) 、选项 (默认单元格边距上下0cm, 左右0.49cm) ;全选表格设置字体格式:仿宋_GB2312、四号、字符间距位置提升3pt, 段落格式行距单倍行距 (也可根据版记内容调整字符位置量和行距) ;表格第1行编入抄送机关, 表格第2行编入印发机关和印发时间。左右缩进量已通过单元格边距设定。

版记设置还需注意的是版记置于公文最后一页 (附件分开装订的除外) , 在公文双面印刷的要求下, 版记一定要放在最后的偶数页上;A3纸型的公文, 版记一定要放在最后的4的整数倍页上。因此, 在版记前可能会出现空白页。

(五) 版心外的页码。

插入页码看似简单, 但新《格式》关于一字线、7mm距离、左右各空一字、空白页不编排页码以及横排表格设置页码等要求却不容易准确实现。

1. 一字线、7mm距离、左右各空一字实现方法。

在公文起草的任何阶段都可以插入页码, 页码对齐方式选外侧, 并开始具体设置:在页面设置版式中设置页脚2.73cm;选中页脚中页码, 字体设置为宋体四号, 在页码的前后分别插入特殊字符“长划线”, 并在数字和长划线间各插入1个半角空格;右键设置页码图文框格式选尺寸宽度固定值2.72cm、高度固定值0.63cm, 页码段落格式对齐方式居中。

上述设置介绍了一字线出处;7mm距离是建立在前文版面设置和2.73cm页脚设置的基础之上;左右各“空一字”是根据四号汉字的宽度, 通过调整图文框尺寸和居中来实现。

2. 空白页不编排页码实现方法。

在空白页插入分隔符中的下一页分节符, 双击页脚调出页码工具框, 点击“链接到前一个”按钮, 取消页码的关联性。然后直接删除页码图文框即可实现。

3. 横排表格页码设置。

新《格式》明确要求横排表格中“页码位置与公文其它页码保持一致”, 上述插入页码只能将页码插入到公文的订口或切口边上。本方案推荐实现方法如下:

先在横排表格页按刚才所讲的方法插入含有4号半角宋体页码数字、一字线和半角空格的页码图文框, 并取消页码的关联性, 此时页码图文框在订口或切口边上;右键设置页码图文框格式, 尺寸宽度固定值0.63cm、高度固定值2.72cm, 水平位置左侧相对于页面距正文0.38cm, 垂直位置外侧相对于页边距距正文0cm;在常用工具栏上对页码文字“更改文字方向”, 段落格式对齐方式居中;然后设置页边距为:页码范围多页对称页边距, 内侧2.6cm、外侧2.6cm、左3.5cm和右3.7cm, 版式中恢复页脚1.75cm即可。

至此, 基于Word软件拟制公文, 公文格式各要素设置关键问题已妥善解决。

三、关于公文拟制软件的思考

笔者发现很多用户都使用Word软件编辑公文, 部分使用WPS。在Word软件中难实现22行字和21个行间距、以及实现“空二行”“空一行”这些标准, 因为软件中行间距是分布在字高的上下。一旦换行, 上行字的下行间距和下行字的上行间距刚好构成1个完整的行间距, 在连续编排公文中看起来是自然的, 但实现“空二行”“空一行”等标准时, 就出现尴尬了。笔者为解决这个问题, 是通过调整字体位置升降值和行距值来实现。尽管有书生和方正等电子公文系统, 但这些系统入门高、重传输, 希望最普遍的Word软件能进行一些关于公文拟制的改良。更希望能看到新《格式》编撰者对公文格式数字化标准设置的统一。

一体编排无需分步制发的公文首页格式、发文机关标志其它大小字号、文件标题多行、联合行文和特定格式等设置触类旁通, 问题关键还在精确实现撑满版心上。

格式设置 篇2

一律采用Word文档，A4纸，页边距设置上、下为2.54cm，左、右为3.17cm；1.5倍行距；标题用小三号黑体；内容正文用小四号宋体；内容摘要、关键词、参考文献请用五号楷体，论文摘要不超过300字，并注明[内容摘要]、[关键词]、[参考文献]字样；正文下方请标明页码（页码格式为阿拉伯数字，居中）。将学校和作者姓名打印在大标题的下一行, 用五号楷体。论文的右上角，用铅笔标注参加培训的编号，例如“px082”。每人都交打印稿一份，不交电子稿。

二、标号使用规则 一级标题：

一、二级标题：

（二）三级标题： 1.四级标题：（1）五级标题： ①

三、论文送交截止日期

2014年12月15日前，上交至教科室钱燕群老师处。

参加几项读书活动的论文也要相应交几篇！

论文打印范本

沉浸浓郁入其神 含英咀华出其韵 ——初中语文文本细读探微

嘉善信息技术工程学校 *** 【内容摘要】 语文文本是引发学生熏陶情感、产生感悟、获得审美的有效载体，是促使学生精神得以寄托与憩息的重要媒介。如何引导学生走进文本和作者进行情感的交汇和精神的建构是语文教师阅读教学中深入研究的课题。基于这样的认识，本文在对话教学理念的指引下，参考前辈同仁的研究，积极探索文本细读的方式方法。笔者认为，文本细读的切入点可从以下方面来落实：一是揣摩文本的言语智慧，知其意，得其趣，悟其神。二是咀嚼文本的精彩细节，察其意，感其味，明其智。三是捕捉灵动的阅读缝隙，析其理，感其思，共其鸣。以此，实现阅读教学对学生的情感关怀，达成语文文本对学生生命个性的引领和鞭策。从而，真正提高语文课堂教学的效率。

【关键词】 语文文本；细读；言语智慧；细节

在当前积极推进课堂转型，提高教学有效性的背景下，如何在阅读教学中创设一些迎合学生心理、顺应学生天性的教学方式，落实语文学科工具性和人文性的和谐统一，促进学生生命个体的健康成长，丰富学生的语文和精神素养，提高课堂教学效率已是语文教师着力探讨和解决的问题。语文教学是“言情”的，是以文本作家特有的语言形式“言”个人深思或重大命题之“情”。………

一、揣摩文本的言语智慧，知其意，得其趣，悟其神。

言语智慧是作者文化涵养、心灵智慧的集中体现。揣摩隐含在文本之中的[1]言语智慧就是引导学生在对文本语言仔细品味的过程中知其意。

………

格式设置 篇3

还数字以本来面目

有时，你输入单元格中的数字没有显示出来或者没有以数字形式进行运算，这种情况下你很可能会感觉到莫名其妙。实际上，如果数字在单元格中左对齐，而且修改过默认的对齐方式（默认方式为常规），那么数字就被当作文本来输入或设置格式。要将它改为数值形式，需进行如下操作。

选择需要设置为“常规”数字格式的单元格。如果不能确定单元格的格式，请执行“格式”菜单中的“单元格”命令，然后在弹出的对话框中单击“数字”选项卡。在“分类”框中，单击“常规”，再单击“确定”按钮。

在空白地方的其他单元格中，键入“1”，然后按下回车键。单击该单元格，然后再单击“格式”工具栏上的“复制”按钮。选中含有“文本”数字的单元格作为复制的目标单元格后，执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选中“乘”，然后单击“确定”按钮。

显示数字前导零或后随零

有时候，我们需要在一个数字中显示前导零或后随零的形式，这时我们可以使用自定义数字格式保留数字中输入的前导零或后随零。首先选择要设置格式的单元格，单击“格式”菜单上的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。 选择“分类”列表中的“自定义”选项。在“类型”框中，编辑数字格式代码以创建所需格式。

编辑内置格式并不会删除该格式。

输入数字直接变文本格式

有时，我们又需要将输入的数字串设置为文本格式，比如邮政编码，不需要显示小数点或参与运算。这时，只要选择要设置格式的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。在“分类”列表中，单击“文本”，然后单击“确定”即可。这样，在已经设置好格式的单元格中输入的数字就会作为文本来处理了。

让所有数据不出现小数点

为了格式的整齐划一，有时我们又希望小数不出现于输入的所有数据中。这时，我们只需执行“工具”菜单中的“选项”命令，单击“编辑”选项卡，然后清除“自动设置小数点”复选框。要从已经输入的数字中移去小数点，可以将该数字乘以一个10的幂次方数。根据所要删除的小数点的不同位置，在空白单元格中，可输入如10、100或1000 这样的数字。例如，如果某数字包含两个小数位并且需要整个数字，则在一空白单元格中输入100，然后复制该单元格，接着选择含有小数的单元格（选定的所有单元格必须是相邻的），单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再单击“乘”。

让藏起来的单元格数据现身

有时，也许你又会发现，输入的文本或其他数据在单元格中没有显示。遇到这种情况，你可以尝试用如下两个方法解决：

⑴ 重新设置数字格式

单元格的格式可能设置成了隐藏其中的数据。要删除可能影响数值显示的指定数字格式，可先选择单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，在“分类”列表中，单击“常规”。

⑵ 检查背景和文本的颜色

如果单元格中的文本颜色与背景色相同，则单元格中将什么也看不到，这时，可以更改背景色或更改文本颜色。

将一列内容分解为多列显示

如果有一列资料需要分为多列，只要先将此列选中，然后到菜单里的“数据”中的“分列”，就会出现一个对话框，选“固定宽度”或“分隔符号”。如为前者则下一步只要用鼠标轻点资料即可以按任意宽度进行分割了;如为后者则只要有明显的分隔符号即可，下一步就可以自定义刚分列的格式了，定好后就算完成了。

有些情况下，我们从网页上或E-mail中复制数据到Excel表格中，结果却是原来的每一行在Excel中只占一个单元格。如果数据量大，没有“分列”功能简直就没法做。对于不规则的数据，这一招尤为有效。

一次性快速选定大面积区域

在工作中经常要选定一些大面积的区域，总选不准。其实，可以在Excel的“名称栏”（位于公式“fx ”前）中输入欲选择区域的对角单元格的名称，如果没有命名，用行列号也可以，单元格用“:”隔开，例如：A2:D4，按回车键确认。

可能有人认为这个方法不如鼠标操作方便。但如果您试着选中一个几百行的区域，就会发现，实际上我们大多数人都没有那么深的功力，以致屏幕滚动速度过快，往往还不如采用本技巧的方法来选定大区域。

在工具栏中添加计算器按钮

在Excel中进行数据处理的时候，如果临时需要计算一个数据，用户一般都不会编写公式，而是打开Windows自带的计算器程序，那么能不能在Excel中添加一个计算器的快捷方式呢？

执行“视图”菜单上“工具栏”子菜单上的“自定义”按钮，在弹出的“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在“类别”框中选中“工具”，然后在右边的“命令”框中选中带有计算器图标的“自定义”按钮，并将其拖放到工具栏中即可。这样，当用户需要打开计算器时只需单击工具栏上的按钮即可。

在Excel中拆分窗口对照查看

Excel的窗口是可以进行拆分的，也就是说用户可以把一个工作表分成两部分，这样在进行如数据比较、参考等操

作时是非常方便的。将鼠标移动到水平（或垂直）滚动条的最右方（或上方），当指针变了形态后，拖动鼠标到窗口的合适位置。这样工作表就出现了两个不可分开的窗口，还有两个水平（或垂直）滚动条，用户只需分别调整滚动条的位置，就可以轻松地进行相应的操作了。

使用表格定位法精确设置公文格式 篇4

多年来,如何使用Word文档精准处理公文格式一直是许多秘书工作者大伤脑经的问题。登陆百度搜索,类似“如何用Word处理公文格式”的提问为数不少。一些网友在百度文库上传《如何用Word制作常用公文》、《怎样用Word文档制作公文》、《Word制作公文模板》等文章,亦有学者就相关问题刊文或著书,惜之未能提供精确的公文格式设置法。有网友甚至认为Word是依据西方人的排版习惯设计和制造的软件,其长度单位用“磅”,而非我国通用的“毫米”、“厘米”,声称公文格式使用Word“要实现精准的排版操作很难”。此言不然。Word文档具有强大的排版功能,只要认真探索,就能找到既精确处理公文格式的方法。经过反复实践,本文认为表格定位法是设置党政机关公文格式若干要素最精准的方法。

二、公文若干要素的几种不当定位法

无论是新执行的《党政机关公文格式》(下称新《格式》),还是已废止的《国家行政机关公文格式》(下称旧《格式》),俱明确规定对各要素的排列位置。使用Word文档处理公文格式时,要求居于版心某行的很容易处理,但要求居于某厘米或某毫米的,就较难处理了,如发文机关标志、分隔线的定位。这两个定位也正是广大秘书工作者感到最棘手、最难办的问题。秘书工作者一般采用行距定位法或文本框定位法设置发文机关标志,用采用图片定位法设置分隔线。

1、行距定位法

山东外贸职业学院经济管理系谭书旺老师在《秘书》杂志2009年第5期36页称:“利用输入回车符并设置回车符的大小和行距,来精确地定位公文中某个要素的位置”,并举例:

下行文发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm(旧《格式》规定———笔者按),我们就可以在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符……在第二行输入发文机关标识的内容……这就使发文机关标识的位置完全满足《格式》的要求。

我们把这种利用调整行距大小来定位发文机关标志的方法称为“行距定位法”。细致考察磅值与毫米的等值关系,即发现1磅约等于0.35厘米,而非绝对等于,如此,71磅约等于24.85厘米,此法何谈精确定位发文机关标志?况且,发文机关标志之上若要输入相关要素,得依据实际需要计算上一要素与发文机关之间的磅值,岂非繁琐不堪。

主张此法的还有很多专家。傅祥和郑珺露编著的《电子公文制作与传输》主张在发文机关标志前调整行距倍数,以定位机关标志位置。实际上,这一做法是以三号字为标准加大行距倍数,而字号与磅值之间亦是约等于的关系,故两位专家主张的方法与谭书旺之主张虽有操作形式的不同,却有本质的相同性。

2、文本框定位法

百度文库有一篇名为《如何用Word制作常用公文》的文章,采用“文本框定位”制作发文机关标志。该法大概分三步,第一步插入一个横排文本框,第二步输入发文机关标志,第三步设置文本框格式。通过实践验证,若行文机关为单一或奇数,此法可行,但若为偶数个机关行文,则不好处理。

3、图片定位法

无论新、旧《格式》,均要求版头分隔线(旧《格式》指红色反线)距离发文字号4mm,谭书旺在《秘书》杂志2009年第6期36页称把文档第六行的行距设置为“固定值”11磅,再以“自选图形”的形式插入横线,并“设置自选图形格式”就可精确设置。本文将此法称为“图片定位法”。因11磅之值非绝对等于4mm,故“图片定位法”亦不妥。不止版头,一般格式和纪要格式的版记处需加印三条分割线,信函格式首页底部亦需加印上细下粗的红色双线,采用图片定位法设置这些分割线,不容易固定位置,往往随着文字增益而发生位移,导致定位失误。

综上,行距定位法、文本框定位法和图片定位法俱非发文机关标志、分割线精确设置之法。

三、表格定位法及其应用

经过反复摸索和实践,确定通过巧妙地设置表格属性,可以精确地将发文机关标志、分隔线等要素定位于规定位置,本文将此法定义为“表格定位法”。下文根据新《格式》的规定,介绍表格定位法的妙用。

1、精确设置版头

(1)单一机关行文的版头设置

分三步设置。第一步,插入单行单列表格。第二步,在表格内输入发文机关标志之内容,将字体设为小标宋体,字号调为二号,颜色改为红色。第三步,设置表格属性。第三步具体操作如下:

双击表格左上角的“”字符号,弹出“表格属性”对话框。在“表格”附签下依次单击文字环绕-环绕-定位,将水平设为相对于页边距居中对齐。新《格式》规定:信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)格式则是至版心上边缘20mm,纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。故垂直位置上,将信函格式设置为相对于页面3厘米对齐,命令(令)格式设为相对于页边距2厘米对齐,纪要格式和文件格式设为相对于页边距3.5厘米对齐。同时,将距正文的所有数值设为0,全部去掉选项前的“√”。确定,返回表格附签。单击边框与底纹,颜色选为红色,然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色,保留下线作为版头分隔线(命令格式无版头分隔线,此线无需保留)。信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。返回表格附签,单击“列”附签,把信函格式的列宽设为17厘米,命令格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。

单击确定,退出“表格属性”对话框。信函格式直接在发文机关标志所在行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在发文机关标志下空两行,按要求输入纪要编号和成文日期或发文字号和签发人信息,并在纪要编号或发文字号所在行行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。

(2)联合行文的版头设置

命令(令)格式、纪要格式和文件格式联合行文时,需要自上而下依次排列合署机关名称。机关个数为奇数,仍适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐,其余设置与上文无二。机关个数为偶数时,既要保证发文机关名称上下均匀排布,又要考虑“文件”二字在发文机关名称右侧上下居中排布,还要考虑发文字号和签发人的编排,使用表格定位法设置颇为复杂,需分两部分设置。

第一部分,设置发文机关标志。建立一个横排单行双列表格,在左格输入机关名称,右格输入“文件”二字,按规定调整字体、字号、颜色。把光标移到表格左上角“”符号处,执行右键—单元格对齐方式,单击垂直居中图标,随后拖拽表格左右边框,使表格与发文机关标志紧密结合。双击“”字符号,参照单一机关行文的版头设置法设置水平对齐和垂直对齐,返回表格页面后,再单击“文字环绕”下的“无”选项,以使发文机关标志表格左右两侧留出空白。单击边框与底纹,去掉表格所有线条的颜色。

第二部分,设置版头分隔线。合署发文时,只有纪要格式和一般格式需要制作版头分隔线。将光标移到发文机关标志之下第三行,插入单行单列表格,输入纪要编号和签发(通过)日期或发文字号和签发人,并于纪要编号或发文字号所在行设置段后0.4厘米。水平对齐、垂直对齐、边框与底纹及列宽设置与单一机关行文的版头设置一致。

2、精确设置版记

文件格式和纪要格式要求在末页底端设置版记。在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格,输入抄送机关(纪要格式是分送机关)、印发机关和印发日期的相关信息。将表格设为水平相对于页边距居中对齐,垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色,将首末二线之高设为宽度1磅,即接近0.35毫米,将中线之高设为宽度3/4磅,即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函格式末页虽无分隔线印制要求,但要求在底端印制分送机关,可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理,去掉所有边框的颜色。

3、精确设置信函格式首页底端的分隔线

在首页中部插入一个单行单列的表格,将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐,改变线条颜色,采用上细下粗的线型,去掉左、右、下三线颜色,最后将行高和列宽设为2和17厘米即可。

四、结束语

在Word文档里,表格定位法是唯一适用和精确实现所有发文机关标志及分割线排列规定的方法,广大秘书工作者若能多加训练,必然能够又快又精准地解决公文排版中的两大难题。

参考文献

[1]用Word制作标准格式公文(上)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第5期.

[2]用Word制作标准格式公文(下)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第6期.

[3]国家质检总局、国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[M].中国质检出版社(中国标准出版社),2012年第1版.

[4]柳新华、岳海翔.电子公文写作:制作.传输.处理[M].中国纺织出版社,2010年第1版.

[5]柳新华.实用电子公文处理教程[M].科学出版社,2009年8第1版.

[6]张江艳.电子公文写作实训教程[M].高等教育出版社,2009年第1版.

格式设置 篇5

问:如何在W o r d中快速设置文字和段落格式?

答:我们可以通过控制键C t r l来实现。例如:将不连续的5个小标题设置为行距固定值2 2磅、首行缩进2字符、黑体、四号字。先选中第一个小标题, 按住C t r l键, 同时在文本选定区依次单击其他4个小标题, 松开C t r l键, 单击格式菜单, 单击段落命令, 设置行距为固定值2 2磅, 从格式工具栏设置字体为黑体, 字号为四号。这时5个标题就神奇地变为统一的格式了。

问:设置了一个标题或段落的格式后, 如何让W o r d文档中的其他标题或段落与其保持一致?

答:在W o r d中有两种复制格式的方法。

一是使用F 4键。F 4键可重复对W o r d文档上一次的格式设置操作。例如:用户在将第一个小标题的格式设置为黑体, 行距固定值1 8磅后, 若想让其他4个不连续的小标题的样式与其保持一致, 可以紧接着选中下一个小标题, 按F 4, 再选中下一个小标题, 按F 4。这个功能还可以用于重复插入文件、表格或者图片。只要按下F 4键, 上次操作就会重现, 减少了用户编辑文档的重复劳动。

二是格式刷法。格式刷实际上是一种特殊的复制、粘贴工具, 主要用于对字符、段落和图形的格式化。具体操作为:首先选中设置好格式的文字, 在工具栏上双击“格式刷”按钮, 光标会变成格式刷的样式。选中需要设置同样格式的文字, 就可以将选定的复杂格式复制到多个不连续的位置。

格式刷也有快捷键。用户在源格式文字上按下C t r l+S h i f t+C, 再在目标文字上按下C t r l+S h i f t+V, 即可完成格式的快速复制。

还可以使用C t r l加格式刷法。首先, 选中设置

/牛齐明

好格式的文字, 在工具栏上双击“格式刷”按钮, 光标会变成格式刷的样子。按住C t r l键, 用鼠标在文本选定区依次单击其他需要设置格式的文字即可。 (注:W o r d 2 0 0 0以上版本支持此方法。)

问:对于一篇长文档, 如果频繁使用格式刷或者按键设置和修改格式, 还是会影响到速度和效率。有更一劳永逸的方法吗?

答:如果想让格式的设置一劳永逸, 建议大家尝试样式。在处理文本格式上, 格式刷和样式的区别是:当格式发生变化时, 格式刷还要重新刷一遍对象 (文字或图形) , 而样式不必如此麻烦, 它只需修改相应的样式属性就可以了。所以, 使用样式能减少再次修改的许多重复操作。

使用样式法, 首先要创建和应用样式。第一步, 在菜单栏依次单击“格式”→“样式和格式”菜单命令, 打开“样式和格式”任务窗格。在任务窗格中用鼠标单击“新样式”按钮。第二步, 在弹出的“新建样式”对话框中, 为新建样式取一个名称, 如“我的样式”。然后, 单击左下方的“格式”按钮, 在下拉菜单中选择“字体”或“段落”命令, 进行具体的字体或段落格式设置。第三步, 在“样式和格式”任务窗格中, 选中“自动更新”复选框。这是最关键的一步。这样, W o r d才会自动更新对格式所做的修改。样式创建完成后, 在正文中选择相应的段落, 在“样式和格式”任务窗格中点击对应的样式名称 (如“我的样式”) , 即可应用所创建的样式。

需要修改格式时, 只要对相应的样式进行修改即可。首先, 打开“样式和格式”任务窗格, 把鼠标移到对应样式的名称上 (如“我的样式”) , 点击右端的下拉按钮, 选择“修改”命令;其次, 在弹出的“修改样式”对话框中, 使用“格式”下拉菜单中的命令进行必要的修改, 然后确定。当修改完成, 原来使用该样式的所有段落就会自动变成新的格式了。