秘书的心理培训

秘书的心理培训（精选9篇）

秘书的心理培训 篇1

摘要：无论在哪个单位, 秘书都是一个特殊而重要的职位。想要在秘书岗位上充分发挥自己的技能, 不仅要有过硬的业务素质, 还必须具备坚强的心理素质。而然秘书由于长时间面对繁忙却琐碎的工作, 很容易产生紧张、焦躁等不良心理情绪, 从而阻碍工作进展。因此, 秘书在任职期间, 应当不断扩充自己的理论知识、应用知识, 不断提高自己的各种办事能力, 努力自觉加强自己的心理素质。本文就通过分析秘书心理素质在其工作中的重要作用, 进一步反应出当前秘书培训工作的重要性和存在的问题, 试图为做好秘书的心理培训找到新的途径。

关键词：秘书,心理障碍,心理调试,心理培训

无论是在企业还是机关事业单位, 秘书都是一个特殊却十分重要的岗位。因为秘书岗位处于各单位管理系统的中枢位置, 它有着十分特殊的地位和非常繁重的事务。对于一个合格的秘书而言, 其角色是十分复杂的, 通常因为繁重的工作和非同一般的工作压力使其的心理长时间处于紧张状态。在这样的状况下, 秘书如若不注意对自己的心理状态加以调整, 那么很有可能就会造成秘书的心理失调更有甚者会引起心理疾病。一但秘书在工作当中产生心理障碍, 不仅会影响个体正常行为和活动效能, 更有可能在单位整体的工作中。由此可见, 秘书人员必须善于培养自己的心理素质, 不断优化自身的心理潜能, 尤其要善于克服焦虑、厌烦、嫉妒等心理障碍, 才能真正干好秘书这个职业。众所周之, 秘书是一个富有挑战性的职业, 因此作为一个秘书而言, 必须在情感的基础上, 上升为意志, 才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬的目的。作为一名合格秘书, 就必须放弃以往保守被动的心理, 而以积极的进取心来迎接一切。秘书在任职期间, 应当不断扩充自己的理论知识、应用知识, 不断提高自己的各种办事能力, 努力自觉加强自己的心理素质。多疑对于秘书职业而言, 他们的心理培训就显得尤为重要, 通过系统的心理培训, 秘书能够正确的认识到自己的心理状态, 并且掌握科学的心理调试方式。本文就通过分析秘书心理素质在其工作中的重要作用, 进一步反应出当前秘书培训工作的重要性和存在的问题, 试图为做好秘书的心理培训找到新的途径。

一、秘书容易在工作中产生的心理障碍

前文中我们已经提到, 由于秘书工作十分琐碎和繁忙, 再加上工作压力日趋增大, 很容易就在工作的过程当中产生心理障碍。总结而言秘书容易在工作中产生的心理障碍主要有以下几种:

(一) 容易产生嫉妒的心理。

嫉妒是秘书工作中首先要杜绝的一种心理障碍。因为秘书服务的对象之分特殊, 几乎都是管理层面的领导, 面对领导的的权利、职能和地位, 如果秘书不能够摆正自己的心态就很容易出现一种嫉妒的心理。与此同时, 秘书也应当正视工作中的竞争, 并且积极投身到竞争中去, 在竞争中不断提高自己的业务素质, 增长自己的业务才干。秘书只有以一种宽广的心胸接纳去别人的成绩, 并不断鞭策自己, 才能有效的杜绝嫉妒心理的产生。

(二) 容易产生压抑的心理。

秘书在工作中表现出来的压抑心理一般多为情绪低落、工作积极性不高、行动执行力差、工作态度冷淡生硬、工作缺乏主动和热情等。这些表现不尽会严重影响秘书本身正常工作的开展, 还有可能导致领导无法保持愉悦的工作情绪而耽误工作的紧张。对于秘书本身而言, 长此以往其本人还可能变得颓废和消沉。

(三) 容易产生依赖的心理。

秘书是一项主动性和机动性很强的工作, 好的秘书人员应当充分协助领导工作, 为领导更好的发挥职能提供便捷。但是现实生活中有些秘书人员不能正确认识和处理工作中被动与主动的关系, 习惯于等到领导的指令工作, 进而发展为一种依赖心理障碍。这种心理障碍会使得秘书完全依靠他人而不能自主和自立的开展本职工作, 导致工作效率地低下, 工作效果差。这种不良心理会使秘书工作谈不上任何创新, 因而工作毫无生机可言。

二、如何做好秘书的心理培训工作

我们已经充分了解到一个好的心态对于做好秘书工作的重要性所在, 那么怎样才能有效的克服这些心理障碍的出现呢?怎样才能让秘书有效的掌握调解心态的科学方式呢?这就需要我们进一步做好秘书的心理培训工作。通过研究我们认为, 做好秘书的心理培训工作主要可以从以下几个方面入手:

(一) 做好秘书的心态培训。

一个好的工作心态是做好秘书 () 工作的重要前提之一当秘书能够正确的摆正自己的工作位置, 确定自己的心态, 才能够有条不紊的在岗位上开展好自己的工作。对秘书进行心态培训能够有效的帮助秘书拓展职业观念、调适工作中已经出现不良问题的心态, 从而建立起一种有效实现目标、取得成功的正确的工作态度。积极的心态会使秘书保持良好的工作情绪, 并使他们能够持之以恒、坚持不懈地坚守在秘书的岗位上。对于秘书而言, 每天面对大量的行政工作, 少一点抱怨, 多一点热情, 才能更好的做出工作绩效, 才能拥有愉快的心境, 从而更加有效的去工作, 并在工作中获得快乐。

(二) 加强秘书的情商培训。

根据相关的心理学研究表明, 一个人无论在生活上还是在事业上想要取得成功, 不仅需要高智商, 更不能够缺乏高情商。秘书的工作尤其考验一个人的情商, 这个工作岗位绝不死板, 甚至更多的需要考验秘书的应变能力。秘书情商的高低很大程度取决于后天因素, 主要通过秘书对自身岗位知识的学习、培养和锻炼形成。秘书工作的特殊性决定了秘书在工作中还需要有很强的协调能力, 这种协调能力即体现在起工作角色的扮演方面。举个简单的例子, 秘书要会扮演黑白脸, 许多会议和谈判的场合可能需要他适时地出现, 配合主管完成任务等等。由此可见, 想要有效的克服秘书工作中的心理问题, 在心理培训方面情商训练势必是一个重头戏。

(三) 加强秘书自我领导能力的培训。

前文中我们已经说到, 秘书的工作还需要他们主动开展, 不然长期发展下去, 就会对领导的指令产生一种依赖的心理障碍。为了克服这种心理障碍, 对于秘书的心理培训还将加强秘书自我领导能力的培训。秘书自我领导的心理培训与其他的心理培训科目一样, 是一个动态的系统的培训工程, 需要从各个关键点以及动态发展的视角去把握。其中如何在自我领导能力的培训中作出创新、如何多角度提高秘书解决问题的能力都是培训的关键所在。通过这样的培训可以有效地增强秘书的发散思维、逆向思维、联想能力、比较等思维等, 有助于培养秘书的综合工作能力。

总而言之, 秘书心理素质的提高, 不是一件一蹴而就的事情, 而针对秘书开展的心理培训也需要长时间的磨合与发展。我们只有长期坚持和努力, 才能够寻找到更多、更科学的培训方式方法, 帮助更多出于秘书岗位的工作者调试好自己的心态, 在秘书岗位上作出更加突出的成绩。我们相信, 通过组织秘书的心理培训, 能逐步构建一个完成的培训体系, 加强秘书处理各种压力的能力和技巧, 加快提高秘书人员素质, 提升秘书人员的职业能力, 为加速秘书职业化得发展作出新的贡献。

参考文献

[1]董汉庭.市场经济与秘书“五化”现象[J].秘书之友.1995 (4) .

[2]张文彦.新秘书如何进行自我心理调适尽快进入秘书角色[J].办公室业务, 2001 (5) .

[3]李稳华.秘书·材料·左右为难[J].办公室业务, 1995 (1) .

[4]黄越.老秘书的自我认识与管理[J].秘书, 1995 (7) .

[5]关海芳.学一行爱一行专一行——未来秘书者宣言[J].秘书, 2000 (5) .

秘书的心理培训 篇2

秘书的情商与逆商管理

赵中利 著

一、著名的软糖试验

20世纪60年代，美国心理学家曾对一批4岁左右的孩子进行了一次“软糖实验”。试验者 先给每个孩子发一块软糖，然后告诉他们:我有事出去一会儿，你们可以马上吃掉软糖，但谁

能坚持到我回来再吃，那么，他就可以得到两块软糖。有的孩子迫不及待地把糖吃了;有的孩子虽然犹豫了一会儿，但还是忍不住吃了;还有的孩子通过唱歌、做游戏甚至假装睡觉坚持到

最后。20分钟后，试验者回来了，坚持到最后的孩子又得到了一块软糖。实验过后，研究者 进行了长达几十年的追踪，发现这些孩子表现出了明显的差异:那些坚持到最后的孩子具有较 强的适应能力和进取精神，他们自信、合群、勇敢、独立;没有坚持到最后的孩子则比较固 执、孤僻，往往会屈从于压力而逃避挑战。这项研究表明，成功可能与情绪调控有密切的关 系。这项研究引起了人们对智慧的深入探讨。

“软糖试验”的设计源于心理学家对传统智商的疑惑。智商一直被作为衡量个体智力的指 标、筛选人才的基准，应用十分普遍。但是在研究和应用各种智力测验的过程中，对于智商究 竟在多大程度上能预测一个人未来的成功与否，心理学家却一直深感困惑。大量事实表明，智 商高者不一定就踏上了成功的坦途，而智商平平的人中也不乏卓越超群的成功者。心理学家在 对上千名智商在130以上的智力超常孩子作了长达30年的跟踪观察后，得到了一个令人惊异 的发现:智商在个人成功里所起的作用仅占20 0}c o

二、情商与逆商现象

从上而的简介中我们可以看到影响一个人成功的因素不仅仅是智力问题，还包括许多其他 因素。目前大家比较公认的影响一个人成功的因素包括四个方而，即四个商数:智力商数(111-telligenee quotient)，简称为智商C IQ);情绪智商(emotional quotient)，简称为情商CEQ);道德智 商amoral quotient)，简称为德商C MQ;逆境智商(adversity quotient)，简称为逆商CAQ)。智商主 要包括五个方而的能力，即观察力、记忆力、注意力、想象力、思维能力。这些能力是个人发 展的基础。在智力方而，一般人之间没有太大的差异，真正高智商或者是低智商的人在人群中 只占非常少的比例。所以，智力不能完全决定人们的成就大小和高低。德商的内容包括体贴、尊重、容忍、宽恕、诚实、合作、负责、勇敢、礼貌、独立、幽默等各种美德，因此，又称之 为美德智商。在很多企业中，用人最先考虑的是属于MQ的“德性”，然后才是属于IQ的 “能力”。企业取才的关键已经从“能力”转为“态度”，最重视的是属于MQ的“工作态 度”、“敬业精神”、“团队合作”。相形之下，学习能力、专业能力、解决问题的能力反而 是次要的。

由于过去我们在教育活动中对于智商和德商的关注比较多，这里不赘述。下而重点介绍情 商和逆商现象。

1.情商(EQ)

情商就是指情绪商数，就是指情绪控制能力或情绪管理能力，也就是我们所说的驾驭情绪 的能力。它包括以下几个方而的内容:一是认识自身的情绪;二是能妥善管理自己的情绪;三 是自我激励;四是认知他人的情绪;五是人际关系的管理，即领导和管理能力。有人认为: " 20%的IQ+80%的EQ = 100%成功”。

心理学家认为，情商不仅能让智商发挥更大的效应，还是影响个人健康、情感生活以及 人际关系的重要因素。未来的时代，仅凭知识和聪明并不一定能成大事，还要具有良好的 心理素质。情商为人们开辟了一条事业成功的新途径，它能使人们摆脱过去只讲智商所造

成的无可奈何的宿命态度，只要不断学习、认知与调整，正确而对情绪的变化，就有开创美好前景的希望。

2.逆商(AQ)

逆商就是指逆境商数。AQ就是当而对逆境或挫折时，不同的人对待逆境或挫折产生的不 同反应，这种反应的能力，就叫逆境商数。它主要包括控制力、责任感、影响度及持续性四项 要素。

控制力。一个人的控制力越高，就越能扭转逆境。控制力包含两种能力:改变情况的能 力，控制自己对事情反应的能力。

责任感。成员的责任感越强，团队就越能共渡难关。在高AQ的团队中，每个成员都会把 全队的成败视为自己的责任，而不只是完成自己分内的事。就像一个登山队，当一个队员受了 伤，无论他受伤的原因是不是出于疏忽或错误，团队成员都必须背着他继续行动，互相指责无 法让团队抵达目的地。

影响度。越能减少问题产生的影响，挫折的杀伤力便越低。高AQ的人不会让单一挫折影 响到不相关的工作或私生活，而低AQ的人则视逆境是野火燎原，根本不觉得自己可以控制 情况。

持续性。一个人对挫折所造成的冲击是否挥之不去，会影响他对问题的处理。高AQ的人 不受过去影响，也不担心未来，他们只把注意力放在现在能采取的行动上。

俗话说，人生不如意事常八九。没有任何一个人一生中可以不经历挫折和失败。成功学告 诉我们，在成功的天平上，逆商的祛码，远比智商和情商更重。

李嘉诚、霍英东、盖茨、韦尔奇、松下等中外成功人士都经历过无数的挫折与逆境，但是 他们永远都在勇往直前，从成功人士身上我们可以看出光有情商、智商只能成才，只有具备逆 I pJ才能成大事。

正如美国成功学宗师拿破仑希尔所说:“幸运之神要赠给你成功的冠冕之前，往往会用逆 境严峻地考验你，看看你的耐力与勇气是否足够。”

比尔·盖茨在接受世界八大则一经媒体之一的《金融时报》采访时谈到逆商:“我有过颓丧和虚 怯。微软公司在每次起飞过程中遇到的困难和阻力一次比一次大，从技术难关、竞争对手的围 攻到政府的指控，如果我不是最终以勇气和毅力战胜颓丧和虚怯，恐怕早就被市场竞争的浪潮 淹没了。”确实，直至今日，历时近5年的微软垄断案还在缠绕着盖茨。对盖茨而言，淹没在 市场竞争的狂风恶浪中的可能性，远比而临的飞跃机会要多得多。

韦尔奇从小就患口吃症，他当过球童、报童，卖过鞋;洛克菲勒小时候食不果腹，衣不蔽 体，1 C7岁时，以1 000美元开始创业;松下幸之助不满10岁便背井离乡当学徒，其一生体弱 多病，草创松下电器时，仅有3名员工和不到100元的创业资本;李嘉诚14岁就因父亲早故 辍学打工，当过茶楼堂仔、钟表店学徒、行街仔(推销员);霍英东当过铲煤工、打铁工、机场 苦力，大半生都被港英当局掣肘这些成功的人士都经历过逆境的磨难，以坚忍不拔的毅力 克服困难，才走向辉煌。

三、情绪管理的重要性

人的活动不外乎两类:一是内在的心理活动，一是外在的言行举I}。前者虽然看不见、摸不着，却直接影响着外在的言行举n。在人的心理活动诸如感觉、知觉、思维、情绪、意向等 等中，情绪对人的言行起着非常重要的作用。

情绪是一种巨大的神奇力量，也是一把双刃剑，既可以使最精明的人变成疯子，也可以使 最愚蠢的傻瓜作出精明之举;既可以成为点燃才智、引爆潜能的火把，也可以成为使人自暴自 弃、自栽自焚的烈焰。在日常生活中，我们很多时候都受着情绪的左右，有时它使我们精神焕 发，充满激情，思维敏捷，丁}几劲倍增;有时它又使我们萎靡不振，暮气沉沉，思路阻塞，消极 懒惰。情绪把握得好，就能够激发无穷的潜能、成就辉煌的业绩;情绪控制不住，则可能莽撞 行事，甚至跌入万劫不复的深渊。因为一旦情绪失控，就意味着言行失控，就会任凭仇恨、妒 忌、恐惧、绝望、狂热、愤怒等等情绪肆意膨胀，不但使已有的才能难以正常发挥，还会摧毁 心智，甚至夺去人的宝贵生命。

有的成功学者认为:20%的智商+ 80%的情商= 100%的成功。他们把情商作为预测一个 人能否成功的重要标志，并非没有道理。有的人认为:情绪具有顿然性，当消极情绪爆发时，人往往很难理智而有效地驾驭它。其实，这种看法是片而的。人通过加强自我修养应该而且完 全可以有效地驾驭自己的情绪。影响我们情绪的因素固然很多，但最主要的不是外界因素，也 不是什么“情绪周期律”，而是我们自己能不能战胜自我、驾驭自己的情绪。因此，有人将驾 驭情绪称为整个人生的“第一管理”，这是很有见地的。

学会驾驭自己的情绪，对于我们走好人生之路、赢得事业成功至关重要。尤其是人在 年轻气盛的时候，能不能有效地驾驭自己的情绪，往往直接关系到今后的人生走向。然 而，并不是每个人都能恰到好处地驾驭自己的情绪，相反，很多人恰恰正是因为不善于 驾驭自己的情绪而失去了不少走向成功的机会，甚至因此导致终生与成功无缘。至于一 些人由于情绪失控而不自知，反而常常以“有个性”而洋洋自得，这就尤其令人可悲可 叹了!

心理学上，与我们生活最有关系却又最争论不休的话题恐怕就是情绪了。情绪分为正向和 负向，过去心理学所注重的是负向情绪及它所引发的心理疾病等，现在，正向情绪的作用正引 起人们的重视。因为人们看到当正向情绪出现时，负向情绪便被排挤出去了。

人类很早就知道，大部分的痛苦源自负而情绪。当一种负而情绪对他人或自己产生伤害 时，就称为破坏性情绪，如愤怒是长期受到不公平对待后产生的对外界的破坏性情绪，恐慌则 是一种对未来结果的负而期待，伤害自己。

情绪可以影响心情，长久的心情会变成性情，影响人们人格的发展与身体的健康，这两者 又直接影响一个人一生的成就，所以教导情绪控制的生命教育现已成为各国教育的主流。

有了破坏性情绪怎么办呢?情绪教育者的建议是:去做点别的事情，拜访朋友或师长，找 人聊天，谈些别的话题，玩某项运动或看一场电影。这能帮助人换种想法，改变态度和身心状 况，使情绪自然舒缓下来。

四、提高自己的逆商

一个意志坚强的人，对于来自社会的、工作或学习的逆境压力，都需要承担下来。承受这 种压力，首要就是培养忍受逆境的能力。其次是能把所谓的逆境看作是一种机遇，找出扭转逆境的办法。当逆境出现时，相信自己能够掌握自我命运，能够战胜逆境。

AQ则是“逆境商数”，强调一个人的毅力·魄力与耐力，而对逆境时是否有正而积极的心 态，而临困难是否不轻易放弃。

人们对待逆境和挫折的心态犹如登山攀高，而对崇山峻岭，悬崖峭壁，大致呈现出不屈不 挠型、半途而废型和畏缩不前型三大群体类型，而各群体类型又可细分三种左中右的亚类型，这样总共有9个逆商等级标准。总体上看，逆商AQ是衡量个体在逆境条件下坚忍程度、耐挫 能力、抗争特质、生存本领、胆识风范、心态韧性、人情练达、自强力度等诸项个性心理素养 的量化标准。

一个人只有在逆境中迎难而上才能真正感受人生的真谛。从某种意义上说，人在社会 中生活、工作或学习都不可能总是那么一帆风顺的，至于某时顺利，也只不过是主观与 客观短暂亲密接触的结果。在大多数情况下，主客观还是不一致的。这时往往因期望值 太高，客观现实与主观愿望存在差距，而感到不顺，即形成了某种逆境。假若您身处逆 境，您该采取什么样的办法来摆脱逆境给自己带来的烦恼或者压力，始终保持在顺境中 那样良好的工作状态呢?

1.充满信心。一个意志坚强的人，当逆境出现时，相信自己能够掌握自我命运，能够从 逆境中走出去，并从中获得健康、知识、活力与成功。比如在工作中出现了逆境压力，既然这 份工作是自己选的，就要相信自己的眼光，决不轻言放弃。要坚信暂时的不顺利只是小插曲，经过峰回路转，前而一定是柳暗花明。

2.要始终保持一种乐观情绪。每个人都可能有环境不好、遭遇坎坷、工作辛苦的时候，身处逆境的人很容易认为人间没有乐趣，或生命没有价值，这样无形之中就给自己添加了沉重 的精神压力。相反，我们如果能看淡这些逆境中的困难，始终保持乐观情绪，认为人虽然被注 定了要靠劳力、靠工作来维持自己的生活，虽然被注定了有七情六欲来品尝人间各种各样的离 合悲欢，但同时我们却有机会欣赏这有鸟语花香的世界，我们还有智能可以体味人间苦乐的真 谛，我们也还有心情来领略人间的爱心、善良和同情。相信您如果能这样去看待困难的话，心 里一定会舒服很多的。

3.要学会给自己解压。逆境中遇到的困难可能使你举步维艰，在这个时候你没有必 要封闭自己，应该利用一切可能的时间和机会来与朋友进行沟通和交流，把自己的一些 苦闷和忧愁向自己的朋友和亲人倾诉，希望能得到他们的理解和支持。另外，您也可以 一个人找个清净的地方静一静，例如请假做一次旅行，或者到乡村里走一走，以消散心 中的烦恼。

4.真诚与人相处。当你苦于难以和上司及同事相处时，殊不知你的上司或同事可能也正 在为此事焦虑。要学会真诚待人。当然，真诚并不等于无所保留，和盘托出。

5.通过持续运动来消气。许多人在遇到困境时，往往会躺在床上消极对待，结果只能是 心里越来越烦。相反如果你心中有什么不快，可以做剧烈运动，扭毛巾，打枕头，捶沙发等，这样可能会帮助你发泄心中的困惑。

6.学会在困境中鼓励自己。当环境中的人或事令我们受到伤害或打击的时候，我们应该 抛开那些无益的气恼，而在自己内心这片快乐的园地找到希望、安慰和鼓励。每个人都可以在

自己心里种下一点决乐的种子，这些快乐的种子可能是一些爱好，一点信心，一个理想。所以无论我们受到的打击有多么严重，只要我们能保持自己内心这点平静，就不会真的受到环境的 伤害，就可以随遇而安。

试述秘书的个人心理素养 篇3

一、当前秘书在工作中常见的心理问题

人脑机能的主观能动性, 是人们对自身的思维、言行举止等带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。而履行参谋辅助职能的秘书人员, 其工作特点使之复杂繁重, 矛盾突出, 责任重大, 付出与回报的反差及其明显。因此, 一名合格称职的秘书人员必须要有一个健康、良好的个性心理素养。而当前秘书在具体工作中由于心理素养、心态不同, 导致工作效果各不相同, 具体表现出的心态类型有以下几种:

首先是坚定信念。文秘工作包容于行政工作的各个领域之中, 而作为秘书人员的特定工作环境, 导致来自四面八方的相对关系网也很复杂, 只有信念坚定、意志坚强的人才能胜任本职岗位。而且, 相对于秘书的特定行业, 直接决定其可以参加或参与各类会议和决策, 同时其经常和领导深入基层调查调研究, 追随领导左右、领会领导意图甚至掌握领导行踪, 必然导致个别人想方设法从秘书人员身上“打缺口”、“套关系”等, 因此, 从事秘书工作的人员就必须以坚定的信念, 抵制各种歪风邪气的侵蚀, “守口如瓶”、“表里如一”, 不该做不能说的, 坚决不做不说。

其次是控制情绪。秘书的特定职业, 决定其日常的工作职能, 琐事杂、困难多、要求高等, 这都需要秘书人员去面对和解决。但往往事与愿违, 由于过多的事情、繁重的劳动, 导致秘书人员身心疲惫、精力不足, 从而出现事倍功半的现象, 使秘书工作者进退两难、举步维艰。这就要求一名合格的秘书做到处乱不惊、坦而处之, 决不能出现工作情绪上的起伏波动, 更不能因此就“发牢骚”、“闹情绪”, 要以平和稳定的情绪面对工作中发生的一切。

再就是胸襟宽广。秘书是被领导最直接领导的人, 某种程度上可以比做领导的化身, 因此必须为领导设身处地考虑全局, 充分做到“气度恢弘”、“容人有量”。譬如, 在任何环境下受了委屈或某种原因不顺心, 坚决不能当时大发脾气, 让领导下不了台;又如, 与同事在工作中互帮互助, 良性发展, 有竞争但不嫉妒, 更不能时时刻刻“监视”以抓其把柄而“踩人而上”。为了协调工作并使其良性发展, 秘书人员要上忍下容、承上启下, 以此为领导和群众“逢山开路、遇水填桥”。

二、调整心态的方法和措施

上述问题的存在, 在很大程度上阻碍了秘书工作的良性拓展, 是我们实现新时期秘书工作新突破必须要克服的“瓶颈”。对症才能下药, 有的才能放矢。如何有效解决上述问题?笔者认为, 良好的心理素养要克服以下心理障碍。

一不要自轻自卑, 自贬人格。这是从事秘书工作的人比较常见的心态。由于秘书工作处于从属关系, 直接受领导的指挥, 上要听命而下需负责, 再加上从事秘书的人员心脑劳动负荷高, 繁琐细微, 一旦出现偏差则经常会受到领导的批评和同事的指责, 这些很容易滋生个人自卑心理, 从而出现情绪低落, 工作热情匮乏。其实每个人的身份和地位都是平等的, 只是各自的革命工作分工不同而已, 针对其工作特点, 一名合格的秘书人员要充分认识自身的价值, 了解自己的工作性质, 勇于主动担当“配角”、听命于“主角”、服务于“观众”。只有自身存在了理性的认知, 才能摈弃自卑心理, 更好地发挥自身的潜能, 全身心的投入为人民服务的行列之中。

二不要侍宠自娇, 妄自尊大。个别从事秘书工作的人认为, 自己周旋于领导的身边, 穿插于上下级左右, 工作身份特殊、权力特别、领导跟前能说上话, 从而自抬身价、骄傲欺人, 甚至自以领导自居、凌驾一切, 更甚者在领导毫不知情的情况下巧立名目、狐假虎威来欺压群众、中饱私囊。孰不知, “要想人不知除非己莫为”, 事情一旦曝光, 必将身败名裂、得不偿失。因此, 要求秘书工作人员要时刻自言自律、自警自省, 坚持正当的职业心态。

三不要人云亦云, 盲目遵从。领导与秘书人员在工作上始终处于主动和被动状态, 个别秘书人员由于长时间身处其中, 逐渐养成了“绵羊性格”, 习惯了“随遇而安”, 从而使自己习惯于对领导命令的执行。其实这种毫无主见、不负责任的态度不仅辅助不好领导的工作, 甚至不是尊重领导、服务群众的正确做法。要知道, 秘书不仅是领导服务于群众的助手, 更重要的还是领导承上启下的谋士, 在关键时刻更应该据理主张、大胆直言、勇于担当。

三、结语

文秘管理特别是秘书工作更是一门随社会进步而不断发展的学科, 只有我们不断的学习和探索才能更加适应丰富多彩的社会环境以及复杂多变的行业形势。文秘特别是秘书工作随着人的思想状况的不断波动和上升水平则更能增加源动力, 无时无刻都离不开这种无形力量的支撑渗透。

摘要：秘书工作水平是新时期国情的需要, 从事秘书工作的人则更是现代社会不可或缺的行业因素, 秘书人员在日常工作的同时如何发展和提高自身能力, 有效调节心理, 笔者根据“现身说法”试述秘书工作心态变化。

秘书公文培训班的学习体会 篇4

莲山 课件 w w

w.5 Y k J.COm 9办公室工作是一项科学 严谨 灵活的工作

——参加自治区第十三期秘书公文培训班的学习体会

党政机关办公室担负着一个单位的信息调研、督促检查、综合协调和日常工作运转的职能（办文、办会、办事）。办公室这个中枢机构工作的好坏，直接影响着领导的决策和各项工作的顺利进行。同时，作为机关办公室的文秘工作人员综合素质的高低，也直接反映着一个单位的形象和门面，这就要求文秘工作人员不仅要有较强的政治敏锐性和鉴别力，还要有较高的文字表达能力、严谨的工作作风和综合协调能力，在机关工作人员和群众中有一定的威信。

一、办公室工作人员工作必须严谨，要认清自己和领导的关系，在办公室的作用和职能

作为办公室文秘人员，在日常工作中，应该忠诚服务、牢记宗旨，把握特征，特别要做到说实话、办事实，应认清自己和领导的关系，认清自己在办公室的作用和职能。

（一）文秘人员是领导的口、眼、脑、手、足的延伸

“不是领导贴近领导，不在其位当谋其政；谋而不断，督而不办；没有权利但附着权力。”从这段话上，我们不难看出文秘工作的基本特征。这就是说作为办公室的工作人员，作为领导的参谋和助手，平常和领导贴的最近，做任何事、说任何话都要站在领导的角度和全局的高度去思考问题，要做到眼里有活，脑里装事，多动手勤跑腿；要做到贴近领导边，埋头作奉献；参谋不决断，服务不添乱；行动守规矩，三办（办文、办会、办事）要规范；切莫先得月，淡薄名利圈。要做到做人踏实，做事踏实，实事求是。

（二）新时期秘书工作要努力把实现“四个转变”与灵活性结合起来

在工作中，一是要努力从单纯的收发向搜集信息化转变；二是要从单纯的办文、办会、办事向参谋、助手转变；三是要从单纯凭经验办事向科学化管理转变；四是要从被动服务向主动服务转变，做到会说、会写、会办，并力求优质高效。(“会说”就是汇报情况，概括问题一说清楚、二说简练、三说得体、四说深入、五说艺术。“会写”就是要会写办公室常用的文种，还会写文书、应用文、计划总结，调查报告、领导讲话等，还要准确、规范、精练，要做到从办公室出去的都是精品。“会办”就是既有原则又灵活机动，要把按规定办与领导指示办相结合。不管是文件的审核、信息的采集、文章的撰写、会议的准备，还是事务的处理，都要事无巨细，干净利索，认真谨慎，办的完美、圆满。)

（三）核心是提升参谋助手意识

办公室人员综合素质的提高，特别是政治意识、公文的制作格式和文字表达能力，都将影响着参谋和助手的作用，特别是工作措施和各项计划的质量。这就要求办公室人员，既要具备一定的政治理论水平，文化知识和业务素质，又要善于学习，掌握科学的工作方法，吸收先进的工作经验，在实践中予以应用，作到厚积勃发，学以致用。

二、公文的写作、制作、审核应该科学严谨

公文有其权威性、严肃性和指导性，它是传达政令、交流经验、解决问题、报告情况、指导工作的重要工具。在协助领导决策、保证政令畅通、确保机关工作的正常运转方面有着不可代替的作用，它有严格的处理规则和行文要求。因此，作为文秘人员在公文审核过程中，应把握好公文的政策关、文字关、格式关、程序关、实效关。

（一）把好政策关，突出“符合”两字

公文具有很强的政策性。重点审核公文所反映和体现的基本立场和观点，所提出的意见、措施、办法和要求是否符合上级有关规定，同现行的政策有无矛盾；审核文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；审核文稿中的观点、提法是否正确、办法措施是否符合实际。做到每一个字、每一句话“于法有理”，能够经得起法律的检验、政策的检验、事实的检验。

（二）把好文字关，突出“准确”二字

在公文中有“一字入公文，九牛拔不出”的说法，可见文字的准确表达在公文中就显得尤为重要。审核中，要力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为核心，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。为此，我们首先要分清词表示的准确含义，范围大小、程度深浅，与其它近义词区别；分清词的感情色彩，尤其是分清褒义词、贬义词和中性词；要做到口头语、书面语的区别使用，不同场合认真选择；不要生怪词、方言，使读者和听者有可接受性。看主题是否旗帜鲜明，看结构是否合理、完整和严谨，看内容是否言之有物，是否结合实际，看语句是否符合逻辑、字词使用是否恰当，标点符号使用是否正确、引用事例、数据是否准确。力求把文字技术问题处理在领导签发之前。

（三）把好格式关，突出“规范”两字

在公文的审核中，要严格按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的要求办。审核重点放在文种使用是否合适，行文形式是否准确，文体体式是否规范，标题有无毛病、发文字号、主送机关、抄送机关等细节有无问题，并进行逐项审核、确保公文格式规范。如本应使用“请示”的文种却误用为“报告”，本应使用“通知”的文种却误用为“决定”，这样就会闹出笑话。

（四）把好程序关，突出“流程”两字

公文制作一般要经过“授意、起草、会稿、审核、签发、挂号、印制、加盖印章、分发、存档”这样一个流程。对起草的公文稿在签发之前进行充分的会稿、审核后由领导签发，未经过校对、核实的不送领导签发。印制中要坚持及时、规范、美观、安全、保密、节约的原则。

（五）把好实效关，突出“实效”两字

在公文起草前要考虑行文是否确有必要、是否行文条件成熟，是否措施切实可行。对内容确有必要、行文条件成熟、措施切实可行，内容确有实效的事项，要第一时间进行起草，并在公文下发后实行限时的公文，按时限办结。没有明确时限的按内容确定基本时限，从速处理。

三、常见公文病例剖析

规范化作为公文处理工作的基本原则，是公文质量的一个客观标准。在实际工作中，各级党政机关在公文的处理上存在的主要问题主要是公文处理不严谨、不规范，随意性大。主要表现在以下几个方面：

（一）公文格式不规范

1、发文字号不规范。发文字号是由发文机关代字、及该的发文顺序组成。如，“××发〔〕×号”。

（1）“发”、“字”不分。有些单位送给上级的报告，机关代字用“××发”，这是不当的。因为下行文才用“发”，如三坪农场向基层各单位下发通知，就应该是“场党发”或“场发”等，上行文用用“文”或“字”，如三坪农场向上级报告或请示情况，就应用“场党字”或“场子”，而不能上行文用“字”，下行文还用“字”。

（2）括号不当。我们常见到这样的格式：“××发（1998）6号”、“××发[1998]6号”，正确的使用方法应为“××发〔1998〕6号”，括号应该是六角括号。

2、抄报抄送不规范

主要有两种情况：一是该用的“抄报”而用“抄送”。一般来说，发文机关除写明主送上级机关外，还需送其他上级机关的，应用“抄报”。“抄送”是发送同级机关的，发给下级机关的列入“抄发”。二是不同级别的平列。不同级别的单位不应在同一行中并列排列，应该是级别高的在上，级别低的在下，是平行排列的关系。

3、转发标题不当。如十二师、兵团、中央三级下发的通知，兵团转发中央的标题，农十二师再转发兵团的标题，到我场这级又转发十二师使用的标题，这样不仅标题太长，而且烦琐，不符合公文标题制作应该简练、清晰的要求。按照转发公文标题处理的办法，这类标题应该是最低一级党政机关转发最高一级党政机关的标题，正确的用法应是《三坪农场转发中央文明办关于×××的通知》即可。

（二）行文方式不规范

主要表现在主送不当。在机关公文的行文方式中，较多的问题是向上级请示问题，往往是多头主送，本意是想“请示”尽早得到批复。由于多头主送，可能谁都不批，容易造成扯皮推诿，行文意图难以达到。

（三）文种使用不规范

1、该“请示”而误用“请示报告”。

“请示”和报告是两个不同的文种，不能放在一起用。一是“请示”是一文一事，“报告”是一文一事或多事；“请示”是有请示，上级部门必定要批复或答复，“报告”是可以答复或批复，也可不批复，且对报告的批复主要用于对社会做出突出贡献的人和事，或反面材料的人和事上级进行批复后要求大家学习。二是在日常的写作中，作者往往在报告中夹杂有请示的事项，使用很不规范。

2、该用“报告”而误用“函”。

“报告”是上行文，是向上级报告情况，而“函”是平行文，是相互商谈工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准使用的文种。主要有申请函、商洽函、询问函、答复函和告知函五种。在实际的工作中，如我场党委向师党委汇报工作，就应该用“报告”，而我场党委向师财务局、宣传部等部门询问或请示问题，就应该用“函”，而不是报告。

3、该用“通知”的误用“决定”。

如我们每年对人事调整后，使用的都是《三坪农场关于×××等同志任免的决定》，正确的使用方法应该是《三坪农场关于×××同志任免的通知》。因为在公文的词汇中只有任免通知、任免令而没有任免决定的说法，这是语法上的错误，也是典型的文种乱用。

总之，办公室作为任何一个党政机关的中枢机构，具有很强的事务性和政务性的服务功能，这就要求文秘人员必须进一步强化辅助的角色，当好领导的参谋助手。同时，(本文权属文秘之音所有，更多文章请登陆查看)要强化信息工作、督查工作和综合协调的能力；要加强政策、法规的学习，提高文字表达能力，只有这样才能真正实现为党服务，为领导服务，为群众服务的工作宗旨。

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秘书的心理培训 篇5

1 秘书的心理偏差

1.1 角色错位

在秘书工作中, 那些知识、经验丰富, 获取信息、处事能力强, 与领导配合默契的秘书, 往往是领导的左右手, 承担领导指派的受权理事、调处矛盾、督促检查等重要任务。此时的秘书, 因得到领导的器重, 在为领导提供决策服务的过程中容易违背客观服务原则, 片面强调个人的主观思想, 过分地强调助手、参谋作用, 让领导顺从个人的决策意图。另外, 在其他工作人员面前, 把自己当成领导, 容易产生一种“一人之下, 万人之上”的不良心理, 若不能正确对待、及时调整, 不但不会增强自己的“威信”, 反而会降低自己的人格, 并影响对工作的准确判断。

1.2 嫉妒

嫉妒是对才能、名誉、地位或境遇等比自己好的人心怀怨恨, 甚至意欲破坏的不良心理。人有获得成功的愿望, 有超越别人的冲动, 当一个人被低级情绪左右的时候, 就容易产生嫉妒心理。秘书是领导的助手, 要安于幕后, 甘当无名英雄, 当看到同事或同行受到领导的重用、提拔或某些方面超过自己时, 极易产生嫉妒心理。如果这种心理超过一定的“度”, 将会对人的身心产生危害, 会造成工作中人际关系的紧张。

1.3 压抑

秘书工作的职能特征有从属性和管理辅助性, 而且秘书所担任的工作特点是事情多、任务重、要求高, 工作强度之高、之辛苦均不为人所知, 使得秘书极易产生压抑感。这种心理的产生在工作中主要表现为情绪低落、行动迟缓、态度冷淡、工作缺乏主动性, 长期积累这种压抑心理会使人消极、沮丧、颓废, 必须及时调整才不会影响秘书工作的开展。

1.4 孤僻

作为领导身边的工作人员, 秘书容易与其他的同事产生距离, 主要有两类, 一类是孤芳自赏、自命清高的, 认为其他人庸俗浅薄, 不愿与他人接近、不合群;另一类是因秘书主要是在领导身边工作这一特殊性质, 与其交往的人甚少。这些都会造成秘书孤僻心理的形成, 从而影响秘书人际交往活动的开展, 对秘书工作中的信息沟通和交流带来很多负面作用。

1.5 依赖

依赖心理是凡事依靠别的人或物而不能自主、自立的心理。秘书工作的“辅助性”这一特征, 使秘书通常是按照领导的意图和指示开展各项工作, 也可以说是“要我做”, 而不是“我要做”, 这样就使秘书在开展工作时处于被动状态, 但在具体的工作中又要求秘书必须在被动中求主动, 才能适应领导的工作需要。如果秘书不能正确认识被动与主动在工作中的辩证关系, 就容易对领导形成依赖心理, 一味地顺从、盲从, 即使有不妥之处也不提出异议。

2 心理偏差的调整对策

2.1 适时变换角色

秘书在不同的空间应该扮演不同的角色。在工作单位, 领导是上级, 秘书是下级, 秘书必须按照领导的要求和意图确立和调节自己的行为, 在为领导服务的同时, 秘书还要与组织内部各单位、各部门的人员常接触, 秘书只有与其他职工建立一种协作的、融洽和谐的人际关系才能提高整个组织的工作效率, 才能使自己的各项工作顺利进行。秘书如果缺乏正确的角色意识, 在领导面前阿谀奉承、投其所好, 以博得领导欢心, 而对一般职工颐指气使、傲慢无礼, 不仅会引起一般职工的极大反感、损害秘书形象, 而且会妨碍秘书工作的正常开展。

秘书的交往情境是经常发生变化的, 如一会儿要向上级领导汇报工作, 一会儿又要去接待群众来访, 因此要注意不断变换自己的角色。秘书代表组织与社会各方面人士交往时, 要针对不同对象的心理、性格特点, 灵活地采取不同的交往方式。秘书既要有一种很快能与各种人物融洽相处的交往本领, 有一种迅速化解矛盾、消除分歧、达成共识的说话技巧, 又要有一种善于忍耐克制的谦虚、有礼的态度, 这样才能为组织、为领导, 同时也为秘书赢得信誉。只要秘书能够根据情境的变化适时调整自己的角色行为, 说话做事符合自己的身份、地位, 就一定能够塑造好自己的角色形象。

2.2 敢于自我反省

秘书要善于从自身找差距, 善于发现自己的不足、看到别人的优势, 学会取长补短。只有增强自我认识能力, 善于随时回顾自己的言行, 才能不断在反思中增长智慧和才干。同时, 秘书也应当正视竞争、参与竞争, 在竞争中提高素质, 在竞争中增长才干, 在竞争中奋发进取。要有宽阔的胸怀, 把任何人的成功都看作是对社会的贡献, 以宽广的心胸接纳别人的成绩, 并以此鞭策自己不断努力向前。

2.3 丰富业余生活

培根说:“嫉妒是一种四处游荡的情欲, 能享有它的只能是闲人, 每一个埋头沉入自己事业的人, 是没有功夫去嫉妒别人的。”秘书不仅要沉入自己的事业中, 还要不断丰富自己的业余文化生活, 在健康的业余生活中使自己的人生充实起来, 使自己的心理趋向健康。

2.4 待人宽容平和

在人际交往中, 如果总是孤芳自赏, 只看到自己的长处和优点, 而看不到别人的长处和优点, 这样就很难与别人相处。也许自己的确高人一筹, 但这不应该成为清高的资本, 而只是自身的优势。只有充分发挥这种优势, 才能获得他人的尊重。每个人都有自尊心, 别人绝不会因为你的清高而敬佩你, 相反会疏远你, 长期下去只会增加自己的心理负担。秘书人员在与人交往中, 还要学会宽容, 以大局为重。在工作中, 人们相互之间发生摩擦是不可避免的, 作为秘书, 对此应该表现出一种宽大的胸怀, 不斤斤计较个人得失, 这样才利于工作的开展;同时要团结那些与自己意见不同甚至相反的人一道共事, 以锻炼自己求同存异的能力, 取人之长, 补己之短。

2.5 正确把握工作中的被动与主动

正确认识秘书工作的性质, 摆正秘书与领导、秘书工作与领导工作的关系, 也才能主动地辅助领导开展工作。正确把握工作中被动与主动的关系, 充分发挥主动性与创造性。“主动”的核心是:既要善于发现新问题, 及时提请领导考虑;又要开动脑筋, 钻研业务, 勇于改革创新, 以提高工作效率。

尽管现代秘书在工作、生活中会形成一些心理偏差, 但只要秘书能及时地发现、正确地对待、适时地调整, 都将会转化为促进秘书工作长足发展的最佳动力。

摘要：现代秘书在工作中因职业的特殊性会出现一些心理偏差, 主要有角色错位、嫉妒、压抑、孤僻和依赖等, 这些心理偏差只要能运用相应的对策适时调整, 就会成为催人上进的源动力。

关键词：秘书,心理偏差

参考文献

[1]王金.秘书人员角色错位现浅析[J].秘书之友, 2005, (6) .

[2]寇金香.浅议秘书人员的偏差心理及其调整[J].中南民族大学学报 (人文社会科学版) , 2002, (8) .

秘书的心理培训 篇6

在物质与精神的双层重压下, 当下中国秘书开始面对陌生无措的心理健康问题。心理健康问题从来都是秘书人员无法摆脱的梦魇, 秘书由于其自身具有的较高的文化知识和理想抱负, 加上秘书工作的复杂性和特殊性, 往往对自己角色的认同存在心理上的矛盾, 工作上的紧张繁忙更是增添秘书人员心理负担。面对心理负担压力, 秘书们需要大胆说出“我今天心情不好”诸如此类言句而不是不懂得去解压。秘书需要学会解压, 学会大胆认识自己心理健康。

一.造成秘书心理健康因素

影响秘书人员的心理健康因素大致可以分为两大类。一个是外界的各种因素影响着秘书心理健康, 另一个是秘书自身的原因。

1. 外在因素

随着社会快速发展, 生活的步伐加快, 公司企业上的工作量与信息量也是与日俱增。秘书在工作中需要处理大量的事物, 整个工作范围是十分广, 信息量也是十分大。现状中, 许多秘书需要超过常人的工作时间来处理自己的工作事务。有时甚至在休息时间还会接到领导人电话, 要求陪同参加事务活动。这种负担过重的工作极容易对秘书的心理健康造成不好的影响。社会上有种看法是:“秘书是政治上的红人, 事业上的能人, 工作上的忙人, 生活上的穷人, 身体上的病人”。[1]这种看法很直观说明秘书人员工作上的压力大, 连自己自由时间都是那么少, 甚至对健康都有着极大影响。

社会的进步伴随着秘书工作的特殊性要求, 秘书工作越来越要求需要有高素质和高知识的秘书人员。面对新形势来临, 秘书人员要不断加强学习, 提高自身的知识水平, 不断探索秘书领域的新发现, 成为一名可以适应新时代要求的优秀秘书。因此秘书人员通常会感到前所未有的压力, 担心自己工作被别人所取代, 担心自己的知识能力不能胜任当前工作, 担心领导的批评。在这样的情形之下, 极易对秘书人员心理健康造成不好的影响。

社会上还存在一些不良情况。例如领导人对秘书存在不公正的待遇。在用人上, 一些领导人没有把握好秘书人员的正确用法, 也会对秘书心理健康造成不良影响。许多领导人把秘书人员当做自己“奴仆”, 随意使唤伤害到秘书人员的自尊心, 及一些领导人员的作风不端正, 对秘书人员的心理造成心理压力。[2]社会中存在一些不良舆论, 对秘书的心理健康也有一定影响。由于秘书工作的特殊性, 秘书需要与领导走得很近, 围绕在领导周边, 秘书人员的一言一行都备受大家的关注, 容易受人误会。秘书需要把持好于领导间的关系, 不能过分亲密也不能过分疏远。还有种社会普遍观点认为男生不能当秘书, 对男秘的身份有种讽刺和挖苦的意思。这些错误的评价与舆论, 对秘书工作无形中形成了巨大的压力。这些压力如果不正确加以有效调节, 就有可能背上心理包袱, 造成心理负担甚至疾病的发生。[3]

2.自身因素

当下秘书人员的心理健康问题更多地表现为一种理想与现实的冲突, 中国的秘书人员受传统的影响, 习惯性地对此予以忍耐, 往往乐于隐忍的处世哲学, 不正视而不加以正常纾解, 这种较之于常人更为强烈而失控的心理冲突的无法纾解, 随着婚姻家庭、工作压力等一系列因素的催化放大, 就会诱发了秘书人员身体机能上种种病症的凸显, 疲劳、悲观、失眠、焦虑、忧郁、狂躁开始或多或少地发生, 这些病症又及时反作用于心理, 在如此恶性循环中, 秘书人员的心理负担便日趋加重。中国许多秘书人员变得不善于沟通交际, 这种羞涩让他们不愿意接受专业的心理咨询和治疗, 甚至于不愿意大胆地说出“我今天心情不好”, 这种令西方人十分费解的羞涩与其说是一种能力的缺乏, 不如说是一种性格的障碍。

中国秘书人员存在着没有客观评价自己, 没有看清自己自身所处的地位。秘书人员如果没有自己的理想就会显得很平庸, 就不可能有突飞猛进的时候。但是秘书人员如果不能正确评价自己, 把目标定得过高, 而自身的能力或客观条件又有限, 就会因目标无法实现而遭受精神上挫折, 影响心理健康。[4]其次秘书人员没有正确处理好自己的角色问题, 需要明白是自己不是领导人, 自己是领导身边的助手, 需要与领导人间把握好一定的距离, 这样不会使得自己处在紧张状态下。

因此秘书人员需要学会去自我调节自己心理压力, 需要学会去减压。

二.秘书心理健康调节

1.加强自身心理素质

秘书人员需要加强自身的心理素质的培养。之所以会出现心理健康问题, 很大原因是因为自身心理素质不够好。要有着正确的人生态度, 对生活与工作都要保持乐观向上的生活态度。遇到困难与挫折不要心灰意冷, 不要动不动就要放弃。遇到困难需要要乐观的态度, 迎面而上保持坚强的毅力, 把问题解决好。只有树立正确的人生态度, 有着宏大的抱负和高尚的情操, 才能使得秘书的心理活动和行为与现实相适应, 即使遇到各种困难也不会消极, 保持健康的心理情绪。[5]

2. 加强与人沟通交流

秘书作为企业公司的中枢, 与周围的人们沟通交流, 需要保持着良好的人际关系。要学会与身边的同事领导人沟通交流, 创造一个气氛融洽的办公环境。把自己的乐观积极的生活态度感染给身边的每一个人, 与他们沟通信息, 交流感情。作为一名秘书也需要与身边的亲人与朋友保持好沟通交流, 在繁忙的工作之余, 能从亲人朋友身上获得安慰。

3. 及时调解自己的情绪

在负重的工作环境下, 学会用积极的生活思想与哲理来鼓励和安慰自己。从中得到力量, 使得自己不断前进。也可以时常利用空余时间去做些自己喜欢的事情, 例如打篮球、看电影、听歌、旅行等等, 让自己的心情得到放松。或者可以找家人朋友甚至领导沟通交流自己的心理压力, 也可以寻找心理咨询师来为自己的心理做疏导。

三.结语

健康的心理是成功的必要要素之一, 是获得身心全面发展的条件, 也是协调工作生活诸多方面的可靠保证。对于企业单位来说, 秘书心理状态的良好是十分要紧的问题, 这是由于秘书人员在企业、公司、单位中的重要性所决定的。秘书人员需要加强自身心理素质培养, 学会减压, 学会说“我今天的心情不好”。

参考文献

[1]、史玉峤.《秘书素质与修养通论》[M], 中国社会科学出版社2011年, (211)

[2]、王化.《论秘书心理障碍及其调节》[J], 商场现代化2006年24期

[3]、史玉峤.《秘书素质与修养通论》[M], 中国社会科学出版社2011年, (211)

[4]、陈光旭.《浅谈秘书保持心理健康的几种方法》[J], 秘书之友2005年第10期

高校教学秘书心理问题初探 篇7

由于教学秘书工作繁杂, 责任重大, 在工作中承受着巨大的工作压力和精神压力, 有的不堪重负, 甚至产生心理问题, 其后果轻则影响教学秘书工作的积极性和创造性, 重则容易形成心理疾病, 严重威胁教学秘书的健康。因此, 探究教学秘书心理问题产生的原因及解决对策, 具有重要意义。

一、教学秘书的主要心理问题

1. 强迫症。

强迫症是一种由于对负面后果的恐惧而强迫自己反复核实已经做过的工作的一种心理障碍 (1) 。这些强迫症状在教学秘书身上有不同程度的表现, 特别是在安排考试期间、核对学生成绩时表现突出。

2. 焦虑症。

焦虑是一种内心紧张, 预感到要发生不幸时的负性情绪状态等 (2) 。由于教学管理工作繁杂、易发事故, 致使教学秘书长期处于谨小慎微、精神高度紧张状态中, 总感到有教学事故要发生, 常伴有持久的紧张不安和忧虑, 有头痛、紧张、出汗等症状, 甚至感觉即将崩溃或失去控制。

3. 自卑心理。

自卑是一个人对自己的不满、鄙视等否定的情绪, 是对个体的得失、荣辱过于强烈的一种心理体验。具体表现为不喜欢自己, 讨厌自己的缺点, 抱怨和责备自己, 希望自己变成另外一种人。教学秘书在高校地位低、待遇低, 既不是专家学者, 也不是行政科员, 较容易产生低人一等的自卑感。

4. 嫉妒心理。

嫉妒心理是指在人际交往中, 发现自己在才能、名誉、地位、境遇等方面比不上别人而产生的抱怨、憎恨、愤怒等复杂的心理。很多教学秘书本来可以当教师, 有更好的发展前景, 但由于种种原因担任了教学秘书, 看到当年和自己同年参加工作的人成为了有威望的专任教师的时候, 就会产生嫉妒心理;而部分学生对专任教师很尊敬, 同时对教学秘书态度冷淡, 教学秘书心理失衡, 也会产生嫉妒心理。

二、高校教学秘书心理问题产生的原因

1.教学秘书工作的特点是造成教学秘书心理问题的重要原因。

教学秘书工作具有重要性、繁杂性、时限性和教学事故易发性等特点。从工作内容看, 教学方面的绝大部分工作都是由教学秘书完成的, 如排课、调课或停课、教师工作量核算、考试安排、毕业生资格审查等, 既有常规性工作又有突发性事件, 既关系到教师的切身利益又关系到教学的质量, 工作内容既繁又杂, 责任重大;从时间上看, 排课、考试、毕业生资格审查等工作具有明显的时限性, 可谓时间紧、任务重。

因此, 教学管理工作要求教学秘书必须认真、细致, 稍有不慎就有可能发生教学事故;且教学事故的责任人多为教学秘书, 故教学秘书岗位成为一个高风险的岗位。教学秘书长期工作在风险、责任大的岗位, 必然造成心理压抑。

2.高校对教学秘书缺乏有效激励和晋升机制, 是教学秘书形成心理问题的重要诱因。

由于教学秘书工作内容繁杂、不易量化, 且工作难度和业绩不易体现, 教学秘书往往不被重视。在工作、学习和生活中遇到重重困难和阻力时, 需求和动机无法得到满足;在政治待遇、利益分配和职称评定等方面长期处于劣势, 因此, 教学秘书在工作中看不到希望, 致使积极性受挫, 甚至悲观失望, 影响了心理健康。

3.教学秘书自身心理素质差, 不能进行自我调节。

教学秘书长期在高压环境下工作, 但又不被人重视, 不被人理解, 心理焦虑、抑郁, 渴望换个岗位但又无能为力。由于不能进行自我调节, 长此以往, 便逐渐形成了心理问题。

三、教学秘书心理问题的解决途径

针对教学秘书心理问题产生的根源, 现从客观和主观两个方面来提出行之有效的方法。

1. 客观的解决途径。

(1) 各高校应大力支持理解教学秘书的工作, 建立行之有效的激励机制。管理层面应帮助教学秘书解决部分实际问题, 如待遇偏低、职称晋升难、进修机会少等, 及时与教学秘书进行沟通交流, 解决其思想和情绪问题, 调动教学秘书的工作积极性和创造性, 协助教学秘书处理人际关系冲突, 建立团结友爱、和谐向上的集体, 增强凝聚力和向心力, 形成良好的心理氛围。

(2) 创造条件, 尽量减轻教学秘书的工作负担和压力。譬如疏通各方面的关系, 减少工作中不必要的过程和环节;明确教研室的职责, 处理好系级管理和教研室管理的关系;引进先进的管理方法、手段和技术, 减轻教学秘书的工作量等。

2. 主观的解决途径。

(1) 主动化解矛盾, 建立和谐的人际关系。积极的人际交往有助于教学秘书获得领导的支持、同事的理解, 使内心的压抑、痛苦、愤怒得到缓解, 心灵得到慰藉, 从而降低挫折感, 排除内心的冲突与苦闷。

建立和谐的人际关系, 教学秘书自己首先要丰富自己的内涵。个人的品性、学识、修养和能力是形成较强的心理素质能力的砝码。其次要真诚待人, 对别人敞开心扉, 这样才有真正的交流沟通。最后要换位思考, 理解他人的难处和需要, 尽力试图理解别人。只有这样才能不断拓展自己的关爱和与他人合作的精神, 从而形成有效的心理问题防御能力。

(2) 善于自我调控, 培养良好的心理素质。教学秘书在日常繁杂的工作中, 要经常进行自我调控, 加强积极的心理暗示。首先要正确认知不良情绪, 其次学会控制不良情绪, 譬如通过积极的自我暗示、自我命令, 来调整自己的心理活动;通过冷静思考, 接受他人的说法, 或把心理压力告诉朋友, 逐步摆脱由工作带来的负性情绪, 并尽可能地升华乃至变成幽默, 由抑郁转向积极、健康, 这样才会有利于自身的成长和发展。

(3) 加强对教学秘书工作的认识, 深化角色定位。教学秘书的角色意识是该岗位素质的重要组成部分, 对其提高自身的社会价值, 更好地履行自己的社会职责提供了指导。对自己的角色认识越客观、准确, 教学秘书的工作行为就越主动和自觉, 越能及时发现自身的不足, 发展与角色相适应的心理素质。因此, 强化自身角色意识, 提高自己的工作水平和能力, 尽力缩短实际角色和社会期望的距离, 分清主次工作, 妥善安排, 增强工作的计划性和条理性, 有助于教学秘书既提高工作的质量和效果, 又保持清醒, 以良好的心理状态投入工作。

参考文献

[1]王宇中, 肖海燕, 贾睿琦.大学生实用心理卫生[M].郑州:河南人民出版社, 2000.

[2]郭晶.高校教学秘书心理问题研究[J].中国科教创新导刊, 2009, (19) .

[3]施杨靖.浅谈教学秘书不良心理及解决途径[J].科教文汇 (上旬刊) , 2009, (06) .

[4]裴凌风, 王瑞华.高校教学秘书的心理失范及其调适策略[J].山西大同大学学报 (社会科学版) , 2008, (05) .

秘书的心理培训 篇8

1秘书心理学课程教学目标

《秘书心理学》 是高职文秘专业的基础课程,同时也是国家三级、四级秘书职业资格证书的考试内容之一。 本课程的教学主要针对企事业单位、中小公司的秘书、 文员和办公室人员等岗位,通过学习和训练,使学生了解心理学的一些相关内容,掌握秘书心理学的基本内容和基本理论,使学生在秘书岗位中能够树立恰当的角色和价值观; 教会学生进行符合岗位要求的生涯规划; 教会学生培养和形成自身的秘书个性心理; 使学生学会在具体工作情景中调控个体情绪及在工作中进行有效的人际交往,利用秘书心理学的相关知识来协调关系; 制订合适的工作计划,承受工作的压力以及其他因素对心理带来的不良影响,从而更好地做好秘书的工作。在学习过程中要了解心理学和秘书心理学的含义,掌握秘书的工作激励,深刻掌握秘书的心理素质,掌握秘书的心理健康、秘书的工作心理,牢固掌握秘书的人际关系处理方法。

2传统秘书心理学课程教学存在的问题

2.1教学过程重理论轻演练

在传统秘书心理学课程的教学过程中,教师更多地重视对学生进行基础知识与秘书心理研究发展状况的讲授, 忽视了培养学生在秘书健康心理发展方面的技能训练,而且实际教学内容不能更多地引入实际生活中的问题,因此无法激起学生的学习欲望、调动学生的学习激情,同时也不能充分培养学生的实际动手操作能力。

2.2教学模式重灌输轻交流

传统的秘书心理学教学模式更多地注重对心理学知识的传授。教师在三尺讲台上生硬的灌输枯燥的理论,学生被要求学习、记忆各种心理学的知识,这种教学模式很大程度上限制了学生的主动性,即使当初对课程抱有极大好奇心的学生也苦于单向的传教模式,无法真正实现师生之间的交流,影响了教学效果。

2.3考核方式重分数轻评价

传统的秘书心理学教学十分重视学生的感觉、概念、 推断等认知能力的培养,这样将学生的认知能力作为唯一任务的课堂教育,考核方式便理所当然的可以用分值高低来判断学生对本门课程的掌握程度。然而这恰恰在一定程度上忽视了培养学生积极向上的情感与价值观念,错过了指导学生对人生意义与价值观念进行思考的大好时机。

3行动导向教学法视阈下教学改进策略

行动导向教学法视阈下进行秘书心理学的教学,要令学生看清秘书这一职业活动中的行为现象,摸清秘书人员的心理活动规律,培养学生如何调整好心态,克服心理问题对职业产生的不良影响。因此相较于传统的教学模式要有所变化,即从以教师为中心的课堂转变为自我负责的学习; 从学科、课时的组织形式转变为项目、过程上下连贯的教学模块; 从传统教学评价中单一以成绩为标准的评价模式转变为强调多元化的、综合性的、发展性的评价指标的综合考核。

下面以秘书角色定位及如何与领导有效沟通为例,来说明行动导向教学法视阈下改进该课程的具体策略。

案例材料: 2010年4月7日晚,EMC ( 全球网络信息存储领导厂商之一,总部设在美国) 大中华区总裁陆纯初回办公室取东西,到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人女秘书瑞贝卡已经下班,陆试图联系而未果。难抑怒火,陆在凌晨1点钟通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的英文 “谴责信”,同时抄送公司其他4位高管。

瑞贝卡非但没有向总裁致歉,反而用中文回复了一封更加咄咄逼人的邮件,表示错误完全在陆纯初,并且对陆对待下属的方式提出质疑。更过火的还不是邮件内容本身,瑞贝卡把收信的对象设为中国公司的所有人。

事态的后续发展远远超过了当事人的预料,包括 “强人女秘书”瑞贝卡。邮件被转发出后不久,陆纯初就更换了秘书。

3.1第一阶段——导入

3.1.1创设职业情境,设置重体验的课程

在传统教学模式中案例材料只能纸上谈兵地进行分析。 而在行动导向教学法视阈下改进后,可以案例为基础前提, 以对案例的处理过程将教学课程分为三大部分,即主课堂基础知识与理论学习、实践教学的心理团队活动、见习课堂的心理测试与调查。以秘书角色定位及如何与领导有效沟通为例,根据案例材料构建同规模的职业情境。按照需要解决的问题及三大部分的课程设置,课时比例按3 ∶ 4 ∶ 3分布,再现事件,以便学生获得真切的职场感受。这样的设置可突出学生的体验价值,激发学生的学习兴趣。

3.1.2扩充知识储备,夯实基础知识的学习

在给学生下达具体任务之前,应该扩充其相应的知识与能力。以前文材料为例,需学生了解秘书工作的性质、 特点,掌握秘书角色特征和秘书在常规工作中的心理特征; 了解秘书的自然生理条件和文化知识条件; 了解秘书常见的错误角色知觉和正确的角色理解,掌握秘书角色意识培养的内容等。

3.2第二阶段——实施

3.2.1引入合理任务,推进学生主动思考和探究

带领学生分析案例中造成瑞贝卡被更换职位的原因,引导学生思考原因背后更深层次的两个问题: 第一,如何定位秘书的角色; 第二,秘书如何有效地与领导沟通。

3.2.2分小组讨论,整合群体思维

接到任务的小组同学共同探讨,分析瑞贝卡行为利弊,假设如果自己是瑞贝卡将如何处理,由小组同学自己来找出处理方法的异同点,体会其中的规律和方法,借此解决一些延伸性的问题。

文秘专业的学生未来从事的工作具有很强的特殊性, 他们在工作中的交际网交错纵横,与领导、同事和相关部门的相处都是一门艺术。以小组的组织形式开展教学活动,但一定要保证每一个学生在课堂都有实践和锻炼的机会,教师既能发现小组成员共性的问题,又能对个别反应突出的学生予以特别关注,实现指导的普遍性和有效性。

3.3第三阶段——评价与考核

评价是促进学生学业进步的手段,也是一个收集有关学生的知识、能力以及未来就业方向等信息的系统[2]。 所以对学生进行学习评价,要改革传统教学评价中单一以成绩为标准的评价模式。成绩构成设定要考虑学生的平时成绩、课堂表现、作业成绩、课程设计成绩以及期末成绩,以充分调动学生的学习积极性。课程设计成绩由学生自己以团队进行归纳总结,包括秘书应具备的能力与知识、技能在职业生涯中的重要性,学生通过自己亲自参与、查找、讨论、分析、总结。教师要对平时成绩、课堂表现、作业成绩、课程设计成绩以及期末成绩负责。两项结合形成学生的课程成绩。

行动导向教学法倡导使用灵活多样的教学资源,富有创造性的教学过程,通过教育教学活动促进每一位学生的综合发展。将行动导向教学法运用于秘书心理学课程的教学,可以促成一种学生主动学知识、练技能,教师勤设计、重实际的良好局面,极大地促进了师生双方的教学积极性。行动导向教学法适合高职文秘专业秘书心理学的教学,是培育心理健康、技能出众的高职生的必然选择。

摘要：行动导向教学法一经传入中国,就对我国现代职业教育产生深刻的影响。本文分析了高职《秘书心理学》传统教学法存在教学过程重理论轻演练、教学模式重灌输轻交流、考核方式重分数轻评价的问题。在行动导向教学法视阈下,提出高职《秘书心理学》教学的改进策略,通过实际教学案例,建议在教学过程中创设职业情境,设置重体验的课程;扩充知识储备,生动化的基础知识与理论学习;引入合理任务,推进学生主动思考和探究;分小组讨论,整合群体思维;成绩构成设定和分值的核算让学生参与进来,实现在导入、实施、评价和考核三个环节体现出行动导向教学法对本课程中改进作用。

秘书的心理培训 篇9

随着经济的发展,各类性质的单位数量不断增加,每个用人单位因为工作需要或多或少都会引进文秘专业人才,这为高职文秘专业的人才培养提供了稳定的数量需求空间。至于学历层次,大多数用人单位首选大专或本科以上学历,所以培养综合素质高、知识结构合理的高学历人才是高职文秘专业努力的方向。

针对这一市场需求,高职文秘专业定位为主要培养为企事业单位服务的具有较强的文字功底、办公室事务处理、会务办理、档案管理和公关协调等秘书职业能力,具备文秘工作所需要的广泛文化与科学知识,一定的法律、人力资源管理、企业管理及经济类知识、外语知识,能熟练地运用现代办公设备,具有良好职业道德、较强专业技能,具备可持续发展能力,从事行政助理、办公室秘书、办公室文员、公关员、接待员、档案管理员等岗位工作的高素质技能型人才。

二、“秘书写作”课程定位

秘书三办工作即 “办文” “办会”“办事” 是对秘书工作形式的精练概括,办会、办事都离不开办文,所以办文是一项最基础的工作。 “秘书写作”课程的开设主要针对的就是 “办文”。

“秘书写作”是三年制大专文秘专业开设的专业核心课程,是学生学习、掌握秘书职业写作知识,培养职业写作技能的主干课。其功能在于让学生从整体上对秘书写作应遵循的原则、方法、规律形成基本认识,具备从事秘书工作的基本技能,明确秘书写作对履行辅助管理职能活动的影响,并为其事业发展打下坚实的基础。

本课程遵循现代职业教育基于工作过程系统化的课程设计理念,从秘书职业岗位的写作任务和写作能力的具体要求出发,确定秘书写作课程的培养目标、课程内容和实际训练项目,实现行动领域向学习领域的转换; 通过再现具体的工作情境,开展情境教学活动,通过完成工作情境下的写作任务,丰富秘书写作知识; 培养学生分析问题、解决问题的能力,提高其应用写作水平、管理水平和职业道德素养; 最终能独立地组织写作活动,熟练拟写、制作各类应用文书,并熟悉与写作任务相关的工作,能在特定的管理活动中发挥积极作用。

三、秘书写作能力提升

( 1) 扎实基础,学好理论知识。要掌握和提升秘书写作能力没有捷径可走,关键还在于基本功。秘书写作在实际工作中大多是公文写作,而公文写作同文学创作有很大区别,不同的文种都有固定格式。这要求学生首先要学好公文写作的理论知识,掌握各个文种的基本格式和写作要点。另外,在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时,虽然也有一定格式,但不是固定不变的,要根据会议要求,领导意图和实际工作需要而定; 其次要注重具体内容的选取。总结时要客观真实、全面详细,多用数字和事实说话; 分析时要准确、有针对性和前瞻性; 部署时要符合实际,有可操作性和科学性。

( 2) 借鉴优秀作品,吸取经验。要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。古人云: “凡操千曲而后晓声,观千剑而后识器。”“读书破万卷,下笔如有神。” 作为一名秘书,在平时应多读一些好的书、报、文章,从中学习他人的写作经验和写作技巧,也可以从中获取有用的信息,积累各种资料。