档案依法行政

档案依法行政（精选12篇）

档案依法行政 篇1

摘要：档案工作对于我国城市建设单位的制度是否健康发展有着非常重要的作用。我国单位目前的现状, 懂得吸收并借鉴比较优秀的研究成果, 才能适应现代档工作的需要, 逐步地对城市建设予以正确的指导;同时随着我国法制化进程的不断发展和健全, 任何工作都离不开发法律法规的约束和指导, 档案部门也要在依法行政的原则下尽快的做好档案工作。

关键词：档案,依法行政,法律意识,管理

一、档案执法工作的一些问题

(一) 执法人员素质亟待提高、执法意识以及能力不强

在某些地区, 多数缺少专职的执行执法机构或组织, 也就不会有专业的执法队伍, 往往都是执法人员身兼数职, 只有在需要执法的时候才临时组建执法队伍, 临时组建的执法队伍, 几乎没有经过专业的培训, 必然会缺少法律知识以及执法技巧, 在执法过程中, 就会造成法理依据不明或者不恰当, 有的可能会不敢执法, 也不会执法, 直接导致执法行为流于表面, 大大削弱了执法的结果。

(二) 档案法律法规不完善, 影响执法效率

档案法律法规不完善, 表现在两方面:一是档案法律法规之间的不协调。通常是由于制定法律法规时因自身部门或者地方机构的利润出现了与《档案法》相悖的一些法规内容或者法律依据。如此就会造成档案行政执法的效率和影响力。主要是:有效行政处罚手段的欠缺, 如档案部门执法权狭窄、行政处罚标准界定不明确等;档案事业中涌现出来新法律问题配套的法规细则的缺乏, 如企业转制、破产、兼并带来的档案法律问题, 档案收集与《著作权法》关系问题等。

(三) 档案行政执法程序不规范, 造成行政处罚无效

规范的执法程序是做好档案行政执法工作的保证。规范的执法程序是指执法主体作出的行政行为的步骤、顺序、方式和时限有章可循, 有据可依。即执法主体在作出行政行为时应当符合程序规定, 做到步骤不得省略、顺序不得颠倒、方式不得违法、时限不得超越。但在实际工作中, 档案行政执法还没有走向程序化, 特别是在档案行政执法检查的步骤、顺序、方式和时限都还存在一定的问题。如执法程序繁简不一;执法随意性大;引用法律条款不准确;法律文书不规范等。由于执法程序的不规范, 导致了行政处罚的无效。

(四) 对档案违法行为行政制裁乏力, 达不到预期效果

由于档案行政管理部门这个执法主体相对来说是个弱势部门, 而且拥有的执法权也很有限, 造成了档案行政执法机关在执法时无法树立权威, 在面对一些普遍存在的违法现象与行为时, 执法难度较大, 作出行政制裁比较困难。各级档案行政管理部门在执法工作中难有作为。档案行政执法不敢动真碰硬, 泛泛要求多, 实际处置的少。对于个别单位违反档案行为, 检查组很难依照档案行政执法程序发出“责令限期整改通知书”责令受检单位限期整改, 只在执法检查反馈通报上提出几点改进意见, 促其改正, 同时整改意见的分寸很难把握, 提虚提轻, 受检单位基本不整改, 提重提实, 受检单位有意见, 带着情绪对待整改, 整改工作大打折扣。

二、档案部门在依法行政原则下做好档案工作

(一) 档案部门应加强做好依法治档工作

档案管理的法律和制度化才是档案事业建设和发展的坚实基础。尤其在当今我国确立的依法治国理念的指导下, 更应该把依法治档作为工作的准则和未来的发展方向。只有依法治档, 才能够为档案事业的发展服务, 为社会主义现代化建设服务。第一, 加强档案工作人员依法治档的意识。首先领导干部必须得增强档案相关的法律意识, 带头学法用法。也可以考虑把档案法律的观念、治档水平的高低, 作为领导干部考核的重要指标之一;第二, 加强档案管理队伍建设。在现有基础上, 大力加强档案管理人员的思想水平和业务水平, 全方位的提高档案行政执法人员的政治素质和业务素质;第三, 改革和完善档案执法机制。在照《档案法》的指导下, 建立以各级档案行政管理部门负责人为依法治档责任人的行政执法责任制, 将有关职责分解落实到具体执法岗位, 使执法主体、执法范围、执法权限、执法程序、执法标准、执法责任明确规范。

(二) 档案部门以提高档案工作人员素质为关键, 全面强化档案队伍建设

依法行政, 要造就一支政治合格、业务精通、法纪严明、吃苦耐劳的行政执法队伍, 就必须加强行政执法人员的素质教育, 提高依法行政能力。各级档案管理部门, 要从思想上、组织上、作风上全面加强队伍建设, 不断提高档案行政执法人员的政治素质和业务素质, 以适应依法治档工作的需要。一是, 要加强执法人员的法制教育, 抓好档案执法队伍的政治思想建设, 对人员的选拔要慎之又慎。二是, 对档案执法人员进行针对性地训练, 提高档案执法人员的业务能力和知识。三是, 档案执法人员应该考取执法资格证书, 取得执法资格证。四是, 档案部门要在上级主管部门的组织下, 组织档案执法人员开展相关培训, 提升档案执法人员的业务工作水平。五是, 建立档案执法工作奖惩制度, 对执法人员在执法工作中的表现进行监督和管理。

(三) 丰富执法手段, 加强执法力度, 规范执法, 提高档案部门行政执法效率和水平

要注重改进执法方法, 坚持原则性与灵活性相结合, 善于采用多种手段和方式, 确保执法效果, 切实将法律法规落到实处。采用好不同的行政执法手段, 如实施行政许可、非许可 (下转第94页) (上接第92页) 的审批备案, 对有保存价值的非国有档案征集、征购, 及时接收属于进馆范围的档案等。一是, 严格执行办案程序, 尤其时间概念更要从严掌握。二是, 规范执法细节, 在进行现场检查时, 对现场检查记录应把握的要点及顺序统一格式, 对调查记录应具备的要素进行整理和统一, 防止因调查记录发生偏颇而造成失误。三是, 在调查过程中, 注意言行、文明执法, 自始至终把文明执法贯彻其中, 较好地塑造档案行政执法人员的优良形象。四是, 执法活动中, 坚持贯彻执法。教育、宣传与培训相结合, 把档案执法现场变为宣传阵地、业务培训的课堂。

(四) 加强宣传, 提升档案部门社会地位, 提高行政执法的威慑力

档案部门需要转变陈旧的观念, 加大舆论宣传力度, 宣传《档案法》、《档案法实施办法》以及其他相关的法律法规, 让全社会知道档案的重要性, 知道档案行政执法的严肃性, 知道哪些属于违法以及违法的严重性, 营造营造档案行政执法良好的社会氛围, 提升档案部门的形象和社会地位, 提高行政执法的威慑力。

(五) 国家应该完善档案法律体系, 对档案法律法规进行修订和补充

国家应该完善档案法律体系, 对档案法律法规进行修订和补充, 这样档案部门才能更好地依据法律法规来做好档案工作。要想提高档案行政执法效率, 必然要完善档案法律法规体系, 解决各种档案法规之间的相互冲突, 同时根据执法实践增加新的内容。一是要根据修改后的《档案法》和《办法》及时清理、修改过时的档案行政规章;修改《档案法》的某些条款, 如去掉《档案法》二十四条对前三款行政处分关于“在利用档案馆的档案中”的限制和增加“中央有关主管部门颁布的档案工作规章或标准规范应当经过国家行政管理部门审定”规定;协调好档案法律法规与其他行政法律法规之间的关系, 做到既互相兼顾、又各有侧重, 尽量减少矛盾。二是要做好立法补充, 如:明确档案行政执法的标准界定和执法程序, 扩大档案行政处罚权;根据档案行政执法中暴露出来的新法律问题进行法规的补充, 例如《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等。

三、结语

档案事业的建设和发展, 离不开档案和档案事业法律化、制度化。特别是在国家确立的依法治国理念的指导下, 档案工作也要把依法治档作为工作原则和发展方向。可以说, 新形势下发展档案事业, 依法治档是关键, 是依法治国方略在档案事业上的具体实施, 只有依法治档, 才能繁荣发展社会主义档案事业, 更好地为社会主义现代化建设服务。

参考文献

[1]潘玉民.论档案行政执法与档案普法的关系[J].档案学通讯, 2003 (3) .

[2]张燕燕, 徐广虎.对档案行政执法工作的再认识[J].北京档案, 2008 (9) .

[3]邰艺华, 王广新.档案行政执法检查工作中存在的问题及对策[J].档案与社会, 2006 (4) .

[4]黄媚.试议档案行政执法存在的问题[J].经济与社会发展, 2007 (5) .

[5]石在.档案行政执法的现状与思考[J].北京档案, 2006 (10) .

[6]刘丽琼.提升档案行政执法全面推进依法行政.

[7]熊凤平.走出档案行政执法工作的误区[J].北京档案, 2010 (2) .

档案依法行政 篇2

我局在区委、区政府的正确领导和市档案局的指导下，把依法行政和档案法制宣传教育作为一项重要工作来抓，依照档案法律法规和行政许可法的授权开展档案行政执法工作，强化依法行政意识，规范依法行政行为，严格按照国家、省、市法律法规的有关规定对档案业务进行监督指导，依法管理档案的水平不断提高，现将有关情况总结如下：

一、基本情况和取得的主要成绩

(一)区领导重视，依法行政工作领导小组依法依规开展工作

为切实加强我区档案工作规范化管理，强化档案工作的法制意识，更好地为我区经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规的要求，我区成立了以区人大副主任刘岳生、区政府党组成员邓伟雄为正、副组长的区依法治档检查组。检查组于今年8月底对区人防办、信访局等单位进行执法检查。

我局2012年成立了依法行政工作领导小组，在日常开展档案业务工作中，坚持依法行政作为开展档案工作的基本依据和准则，落实到档案工作各项业务和各个环节中。领导小组成员负责依据法律法规开展档案执法、监督、检查和业务指导，开展档案法律法规宣传教育工作，落实行政执法责任制。

(二)加强法制建设和人才培训，不断提高档案法制观念

深入宣传贯彻和实施国家、省、市有关档案法律法规，不断增强广大档案人员的法律法规意识，大力推进我区依法治档工作的开展，继去年自行编写档案法律法规培训教材的基础上，今年5月份，我局又将国家和省市档案方面的法律、法规进行收集整理，印制成《档案法律法规汇编》，向区内各有关单位派发;6月8日我局举办了社区档案工作专题讲座，邀请XX市档案局监督处潘鸿副处长给我区的街道、社区档案工作分管领导及专、兼职档案人员授课，社区档案人员约60多人参加了培训;6月9日，根据国家、省、市档案局的统一要求，我局开展“国际档案日”档案法规宣传，制作了一期“国际档案日”档案法规专题宣传栏，图文并茂地面向社会公众宣传档案和档案工作，让更多的人民群众了解档案法律法规。

此外，还注重加强档案行政执法人员的法制教育、业务培训，在指导各单位档案业务工作的同时，向他们进行档案法律法规的宣讲，打好依法行政、依法办事的基础，确保队伍具备依法行政能力。(三)疏理行政执法依据，理顺行政主体执法关系

2013年开展行政审批事项清理工作，对档案局(馆)的行政审批、备案事项进行了重新的梳理和反复核对，保留了1项行政许可事项和1项非许可审批事项、保留了2项备案事项，简化办事程序，方便社会公众办事。2013年没有收到行政许可审批事项、非许可事项和备案事项的申请，也没有发生行政处罚行为，没有行政强制和行政征收，没有发生行政执法上的矛盾纠纷等案件。(四)实行政务公开，依法开放档案利用

根据要求进行了网上办事大厅的行政事项资料的录入，向社会公众公开办事流程，政务透明度不断增强。积极开展馆藏档案的查阅利用工作，服务大局的能力和水平有新的提高。今年以来，共接待各方面查阅利用人员545人次，查阅档案988卷、61件，无偿复印档案资料1413张，为领导决策、政府工作和社会各界群众提供了大量优质高效的服务。

(五)开展档案业务监督检查，依法档案行政管理

我局深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《广东省档案管理条例》、《XX市档案管理规定》等法律法规，从传承文明、记录历史、服务社会的高度，切实开展“建立民生幸福档案，促进幸福广东建设”主题实践活动，依法做好档案业务的监督指导工作，加大执法监督检查力度。2013年对区政协办、区法院、团区委、民政局、审计局、鱼珠街等单位的档案综合管理工作进行达标复查。印发复查结果通知书，提出书面整改意见，限期整改，并将各单位的复查及整改情况于年底与档案执法检查情况一起，在全区范围内进行通报。

二、存在的主要问题

(一)档案法律法规的宣传力度不较大，有的全宗单位领导对档案不够重视，没有从传承文明、记载历史的认识高度做好档案工作。

(二)档案的执法力度不够大，存在着轻执法重指导的现象，对一些单位档案存在明显问题不敢大胆执法和处罚。

(三)依法行政的理念有待更新，执法人员学习法律法规的自觉性有待提高。

三、2014年工作计划

(一)继续加大《档案法》、《广东省档案条例》、《XX市档案管理规定》等档案法律法规的学习、宣传和贯彻力度，加大档案工作法制化和规范化建设力度。

(二)深入贯彻执行国家档案局8号令精神，将档案基础业务建设提高到一个新的水平。

(三)进一步完善年检工作制度，选择具有代表性的机关、团体、企事业单位开展档案行政执法专项检查，尤其是对重点单位和建设项目、重大活动等专门档案工作加大执法检查和监管力度，促进全区各行各业档案工作依法开展。

依法开放档案　发挥档案作用 篇3

充分了解档案馆藏，依法做好档案开放工作。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。”做好档案开放工作，要求我们必须熟悉馆藏，包括档案的数量、质量及构成情况。北京几千年的建城史和八百多年的建都史，悠久的历史沉淀、深厚的文化底蕴，积累了大量关于城市建设、经济发展、文化艺术和科技创新等方面的档案资料，是我们服务首都稳定发展的巨大信息资源。各级档案馆必须充分认识到开放档案服务首都经济社会稳定发展的必要性，对馆藏开放内容做好鉴定、划分工作，在维护国家利益和社会稳定的前提下，做好档案开放工作，使档案更好地服务大局、服务民生。

积极做好开放档案的宣传工作。档案开放后，需要让社会各界知晓。我们要积极运用现代化手段，通过报刊、电台、电视和网络等新闻媒介，积极做好开放档案的宣传。一是要加强宣传的针对性。我们要根据档案开放的不同内容，有针对性地选择宣传对象。如对研究者宣传档案研究方面的内容，对广大市民宣传有关民生方面的内容。二是要增强利用效果的宣传。也就是说，要让广大市民意识到档案是能切切实实产生社会效益的，是能解决实际问题的，是有利于百姓生活和社会发展进步的，从而吸引他们利用档案。

提高服务水平，发挥开放档案的作用。开放档案仅仅是服务社会的一个方面，要真正发挥它的作用，提高服务水平非常重要。一方面，为了发挥开放档案的最佳社会效益，对来馆查阅开放档案的，我们要努力提高服务水平，完善服务设施，使利用者乘兴而来，满意而归。另一方面，要通过展览、编辑出版史料等形式，积极做好开放档案的编研、开发工作。北京市档案馆这次开放的档案，时间跨度涉及清代、民国、新中国成立后(1906年至1978年期间)。除了少量清代刑事案件审理卷宗外，部分为民国时期北平市各警察局分局实施警务工作的材料、民国三十五年(1946年)国民政府在全国范围内进行历史上第一次土地调查的报告、中国佃租制度等材料，还有部分新中国成立后至1978年期间的开放档案，主要涵盖北京市经济、市政、农业、教育、科技、文化、卫生、妇女、环保等方面发展的档案，其中有职工家庭生活收支状况调查、第二个五年计划期间人口土地调查表、自然灾害灾情统计表、北京市工业企业概况、电车公司发展、私营汽车运输业管理及北京市的代表参加国际人类环保会议等材料。档案馆工作人员要积极做好编研、开发利用工作，为首都市民查阅相关档案内容提供方便。

档案依法行政 篇4

档案依法行政是指档案行政管理部门依照法律规定行使权力, 管理国家档案事务。依法行政要求档案行政主体及其职能法定化, 即行政权力的取得必须有法律法规授权;要求档案行政行为法制化, 即行使行政权力的活动必须遵循法律规定和法定程序进行;行政监督法制化, 即档案行政机关及其工作人员必须接受法律监督, 承担法律责任。在依法治国的背景下, 依法治档是档案依法行政的前提和基础, 档案依法行政则是依法治档的核心和重点。档案行政管理部门必须适应新时期档案行政管理工作的发展和需要, 在依法行政方面做出新的调整和部署。

一、树立全民行政法治信仰

档案行政管理部门及其人员, 不能仅限于熟悉与其日常业务工作有关的法律法规, 更应具备法律法治精神, 使依法行政的理念完全渗透到我们的工作中去, 从而杜绝人情大于法律, 权利大于法律现象的发生。同时, 由于档案行政管理工作能否顺利开展, 在很大程度上取决于社会组织、团体和公民个人对档案行政管理部门行政执法行为的支持与理解, 所以, 更应强调树立全民的法治信仰, 从而为档案依法行政奠定坚实的社会基础。从上世纪80年代的提高全民法律意识、到党的十五大提出“依法治国”方略, 再到党的十八大将“依法治国”作为国家建设的总目标和总任务, 实现了从法律意识到全民守法再到法治信仰的升级, 实现了两次根本性飞跃。之所以强调树立全民法治信仰, 是因为法律的权威来自于人民群众的真诚拥护和内心信仰, 而非仅仅建立在外在的强制与威慑之上。所以, 弘扬法治精神、发展法治文化、创新法治理论、形成法治思维、善用法治方法, 将是全面推进档案行政管理法治化、提升法治软实力的关键。

二、形成完备的档案法规体系

档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》 (以下简称《档案法》) 为核心, 由若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。要想在新形势下能够对档案行政管理中的新情况、新境遇及时做出法律上的调整或废立, 以确保档案行政管理工作的顺利进行, 就必须对现行档案法规体系予以完善。当前, 档案法规体系建设最核心最关键的工作, 就是尽快完成《档案法》的新一轮修订工作, 为其他档案法规的修正确立一个准则, 以尽可能解决档案法规体系内部在立法原则、权利赋予、基本规范、特定要求、程序设定等方面存在的矛盾与问题。一个相对完备的档案法规体系从以下方面加以衡量:从基础层面看, 档案法规体系是在充分法制化的基础上实现法治化的体系;从行政层面看, 要进一步完善对档案行政管理部门的工作职能、行使权力、履行职责、运行程序、监督机制等方面制定的配套的法规、部门规章和具体措施;从运行层面看, 档案法规体系的运行效率高低是体系是否长期有效的关键因素, 而建立、健全、完善档案法规体系是对档案法规高速、高效运行的保障。

三、形成高效的档案行政法治实施体系

国家管理社会生活的各个方面, 都需要通过国家行政机关的活动加以组织管理, 具体而言, 就是国家行政机关通过执法, 将社会的经济、政治、文化等活动中的各种具体关系, 纳入法律要求的秩序范围, 实现着对整个社会活动的调整。我国的档案法规, 主要是通过档案行政管理部门的日常职务活动, 特别是档案行政执法活动来贯彻实施的。尽管当前档案行政执法已经成为档案法规贯彻实施的最重要途径, 但档案行政执法难、不到位、软弱等问题依然长期成为档案法规要求落到实处的主要瓶颈。如何摆脱行政执法难的困境, 关键是建立起行之有效的档案行政法治实施体系。一方面, 档案法规在权利、职责、内容、程序设定上更加明确而细化, 另一方面, 档案行政管理部门要建立全面配套的行之有效的制度, 进一步完善档案执法责任制。这样, 使档案行政执法活动依据充分, 职责明晰, 程序合理, 减少或避免档案行政执法行为遇到的种种阻力, 确保档案行政执法制度设计的可操作性和有效性。

四、建立严密的档案行政法治监督体系

在国家各种职能中, 国家事务的行政管理职能, 具有组织和执行的特征, 较国家其他职能的作用更直接, 范围更广泛, 与人民群众的关系也更密切。建立严密的档案行政法制监督体系, 对档案行政管理部门及人员的行政行为实施监督, 是档案行政管理健康、顺利进行的保证。应当说我国已经在档案行政行为监督方面有了基本的制度设置, 如《档案执法监督检查工作暂行规定》、《档案行政许可程序规定》、《档案行政处罚程序暂行规定》、《档案违法违纪行为处分规定》、《行政复议法》、《行政诉讼法》等, 各级档案行政管理部门也制定了相应的制度, 使档案行政执法从人员资格、程序、范围、罚处与纠错等方面予以规范, 起到了很好的监督作用。但就档案行政法治监督而言, 无论是内部监督还是外部监督, 无论是对档案抽象行政行为的监督还是对具体行政的监督, 无论是对档案行政部门行政行为的监督还是对档案行政人员职务行为的监督, 还缺乏起码的体系约束。今后相当长一段时期内, 要解决制度监督、组织和公民监督的方法、途径、手段、措施等一系列实际问题, 才能够真正使监督发挥作用。

五、建立有力的档案行政法治保障体系

建立有力的档案行政法治保障体系, 是贯彻档案依法行政的基础之一, 只有保障体系科学、机制健全、资源充分, 才能确保严格执法、公正执法, 才能更好地全面推进档案依法行政。构建有力的法治保障体系是一个系统工程, 亟须对制约法治保障体系的深层次矛盾和问题进行系统梳理和逐一解决。因而, 从宏观层面上讲, 这个体系的建立不仅限于一个领域、行业和部门, 而是在全社会范围内建立起的有效保障机制。首先, 各级政府和各级档案行政管理部门, 要提高行政管理和执法的能力和水平, 为依法行政提供组织保障;其次, 建立一支政治过硬、业务过硬、责任过硬、纪律过硬、作风过硬的档案行政队伍, 为依法行政提供人才保障;再次, 在全社会形成诚信守法与违法行为的奖惩机制, 使尊法守法成为全体人民共同的追求和自觉行动, 为档案依法行政提供社会监督与保障。总之, 有力的法治保障体系, 就是坚持以法治精神来引领社会治理, 以法治思维来谋划社会治理, 以法律规范来实施社会治理, 以法治标准来评价社会治理, 最终形成在法制轨道上实现社会良治的法治化过程。

六、依法治档与以德治档的有机结合

政治路线确定之后, 干部就是决定因素。在社会主义初级阶段, 当档案行政管理人员的道德观念、法律意识都还不足以消弥职业活动中的一切违反职业道德和法规的行为时, 依法治档与以德治档的互相支持和配合作用就显得更加突出。就法律规范和道德规范的性质和作用而言, 只有使依法治档与以德治档相辅相成, 才是档案行政管理工作正常、有序进行的双重保证。作为国家档案事业的组织者与管理者, 档案行政管理人员要成为尊法学法守法用法的模范, 需要法律和道德共同发挥作用。必须坚持一手抓法治、一手抓德治, 大力弘扬社会主义核心价值观, 弘扬职业道德精神, 既重视发挥法律的规范作用, 又重视发挥道德的教化作用, 以法治体现道德理念、强化法律对道德建设的促进作用, 以道德滋养法治精神、强化道德对法治文化的支撑作用, 实现法律和道德相辅相成、法治和德治相得益彰。

档案依法行政是档案事业自身不断发展的内在要求, 具有真诚的法制信仰、完善的法律法规体系、高效的法治实施体系、严密的法治监督体系、有力的法治保障体系、相互依存的法治德治手段, 则是实现完全意义上的档案依法行政的必由之路。

参考文献

[1] .吴雁平.依法治档视角下的档案行政司法化[J].档案管理, 2013.6

档案行政介绍信 篇5

因 _____________， (必填项)律师，依据《中华人民共和国律师法》有关规定，前往 (写明去向和事由)

北京大成(武汉)律师事

务所

年月日 有效期限截止 年 月日

领取人(签名)： 批准人(签名)：

——————————————齐缝章处—————————————裁剪线

北京大成(武汉)律师事务所

﹝201 ﹞大成武汉介字第号

介 绍 信

————————————————：

兹有我律师事务所 律师，依据《中华人民共和国律师法》有关规定，前往贵处 ，请予以协助支持

此致

律师事务所

年月 日

论档案行政指导 篇6

关键词：档案行政；行政指导；档案行政指导；依法行政

行政指导是“第二次世界大战”后，在日本首先出现的一个当代行政法意义上的概念。行政指导作为一种灵活有效的行政管理手段，在日、德、美、韩等市场经济发达的国家得到了广泛运用。在我国，随着社会主义市场经济体制的建立和政府职能的转变，行政指导在经济领域和社会管理领域也已经得到广泛运用。在档案行政管理领域也开始得到运用，如，昆山市档案局已经发布了《昆山市档案局行政指导工作实施意见》[1]，昆明市呈贡县档案局制定了《昆明市呈贡县档案局行政指导工作手册》[2]。

档案行政指导，是指县级以上档案行政管理机关（以下简称“档案行政管理机关”）为实现特定的行政目的，在其法定的职权范围内或者依据法律、法规、规章和政策，以指导、劝告、提醒、建议、协商、制定和发布指导性政策、提供技术指导和帮助等非强制性方式，引导公民、法人和其他组织作出或者不作出某种行为的活动。档案行政指导也是依法治档、依法行政的重要组成部分。

1 档案行政指导的性质

1.1 档案行政指导是一种档案行政行为。“行政行为是行政主体行使行政职权，为达到行政目的的一切行为。它包括直接或间接产生法律效果的和尚未产生行政法律效果的行为。即行政行为不仅包括行政法律行为，还包括行政事实行为”，“行政指导是一种新型的行政行为”。[3]对于档案行政管理来说档案行政指导也是一种新型的行政行为，是一种有别于档案业务指导的行政行为。“档案行政指导是一种不以行政强制为特征的新型行政手段或方式。”[4]

1.2 档案行政指导不具有强制力。档案行政指导“是档案行政主体为实现档案行政目的，通过倡导、引导、劝告和激励等方式，指导档案机构和档案工作者按照某种规范作为或者不作为的一种不具有强制拘束力的行政行为”。[5]档案行政指导不具有法律上的强制力，这是档案行政指导区别于传统行政行为的最关键的因素。档案“行政指导在法律上的非强制性表现为：①行政指导推行的手段具有非强制性，它只是使用建议、劝告等非常柔性的行政手段实施指导；②行政指导目的的实现不以强制力为后盾，相对人不接受行政指导时，行政主体不得擅自强制执行，或申请法院强制执行；③行政相对人拒绝行政指导后不会遭致行政主体的不利处分”。[6]

1.3 档案行政指导具有弱权力性。档案行政指导虽然没有法律上的强制力，相对人可以接受，也可以不接受，档案行政管理机关不得因相对人的不接受而对其予以不利处分，它主要依靠相对人的自觉、自愿产生作用。但是，档案行政指导之所以能够发挥作用，是因为其背后有能够发挥强制作用的档案行政权力在发挥间接控制的作用。因为，档案行政指导行为是依职权而为，具有组织法上的依据，这又说明档案行政指导是一种权力行为。不过，权力本身有强弱之分。档案行政指导主要依靠档案行政管理机关以其所处的优势地位等影响力而非强制力作用于相对人，使相对人在自觉、自愿的前提下接受档案行政指导来实现其所要达到的档案行政管理的目的。因而，“同其他带有强制力的强权行政行为相比，行政主体基于行政职权作出的行政指导只是一种弱权力性行政行为，这种弱权力主要表现为一种具有公信力的影响力”。[7]

2 档案行政指导的特点

2.1 档案行政指导权既是法律、法规和规章赋予档案行政管理机关的一项权力，又是一项必须履行的职责。档案行政指导坚持法律优先的原则，即必须在法律法规的范围内进行。首先，档案行政指导必须在职能范围之内进行，不能越权或者无权指导。其次，档案行政指导相对于行政权力行为是一种柔性的档案行政管理方式，但同样是一种职权行政行为，必须受到相关法律法规精神、原则、规则或者政策的限制。

2.2 档案行政指导是档案行政管理机关非强制性行政行为。主要采用指导、劝告、提醒、建议、协商、制定和发布指导性政策、提供技术指导和帮助等非强制性手段获得档案行政管理相对人接受管理，档案行政管理相对人有权自主作出决定接受或拒绝接受、听从、配合行政指导。档案行政管理机关在实施行政指导的过程中，不得采取或者变相采取强制措施迫使当事人接受行政指导，并不得因当事人拒绝档案行政指导而对其采取不利措施。

2.3 档案行政指导是一种事实行为，它不产生法律效果，是档案行政管理机关为实现一定的档案行政管理目的的行政行为。开展档案行政指导的根本目的，是遏制档案违法行为，帮助档案行政管理相对人实现一定利益，促进社会档案事务和谐发展。

2.4 档案行政指导行为是一种不以档案行政相对人意志为转移，可以由档案行政管理机关单方面实施的行为。档案行政指导行为由档案行政管理机关单方面实施就可以完成，并不必然要求档案行政相对人的配合。

2.5 档案行政指导是具有一定引导性和诱导性的行政行为。档案行政主体通过指导、劝告、提醒、建议、协商、制定和发布指导性政策、提供技术指导和帮助等积极行政行为，引导和诱导档案行政相对人自觉作出档案行政主体所希望的行为。

2.6 档案行政指导是一种主动、灵活、多元的行政行为。

3 档案行政指导的原则

3.1 自愿性原则。档案行政指导行为应当以档案行政相对人自愿为前提，充分尊重档案行政相对人的自主选择，通过综合指导说理，使档案行政相对人认同和自愿接受，以达到预期的档案行政管理目的。

3.2 合法性原则。档案行政管理机关应当在法定职责、职能和管辖事务范围内开展行政指导，所实施的指导行为应当合乎法律规范和基本法理，不得侵害行政管理相对人的合法权益。

3.3 合理性原则。档案行政管理机关实施行政指导必须基于正当的动机和目的，必须是为了社会的公共利益或是为了行政相对方的合法权益。不得基于个人或小团体的私利或其他不正当目的，利用优越于行政相对方的地位强加于行政相对方，迫使行政相对方接受档案行政指导。

3.4 公开、公平、公正性原则。档案行政管理机关实施档案行政指导除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私外都应公开，将档案行政指导的依据、内容、方法、程序及档案行政管理相对人的权利等在办公场所、工作网站公示，依法保障档案行政管理相对人的知情权、参与权和救济权。平等对待档案行政相对人，在相关条件基本相同的情况下，对不同档案行政相对人应当实施相同或者类似的档案行政指导。不能差别对待，不能厚此薄彼，不得偏袒徇私。

3.5 灵活、效率、便民性原则。档案行政管理机关应当灵活实施档案行政指导，根据具体情况选择相应的形式。注重降低行政成本、提高效能，为档案行政相对人提供高效、便捷的指导服务。

4 档案行政指导的分类

档案行政指导有多种分类方式，按功能可以分为以下三类：

4.1 规制性档案行政指导。规制性档案行政指导是档案行政管理机关为了维护和增进公共利益，对妨碍社会档案秩序、危害公共档案利益的行为加以预防、规范、制约的档案行政指导。主要适用于需要预防当事人可能出现的妨害档案行政管理秩序的违法行为。

4.2 调整性档案行政指导。调整性档案行政指导是行政相对方之间发生利害冲突而又协商不成时，由档案行政管理机关出面调停以求达成妥协的行政指导。主要适用于对自然人、法人和其他社会组织之间发生的利害冲突进行调整。

4.3 助成性档案行政指导。助成性档案行政指导是档案行政管理机关为行政相对方出主意以保护和帮助行政相对方利益的行政指导。主要适用于需要从技术、政策、安全、信息等方面帮助公民、法人和其他组织增进其档案合法利益的。

5 档案行政指导的作用

档案行政指导具有以下四个方面的积极作用：

5.1 有利于拓展档案行政监管的领域，弥补现行档案法律手段的不足。现代社会的发展一日千里，新的行业领域、新的记录形式、新的记录载体不断涌现，而档案法律由于受立法成本、档案法所调整的社会关系发展程度、档案立法者的认识水平等限制，具有明显的滞后性，不可能及时对所有新出现的行业领域、新的记录形式、新的记录载体等作出明确的规定。因此，灵活地适用档案行政指导予以调整和补充单纯档案法律手段的不足就显得尤为重要。档案行政指导可以灵活自如地采用随机应变的对应措施对这些新兴行业领域、新的记录形式、新的记录载体实施管理，从而弥补档案法律手段的不足，拓展了档案行政管理的领域，并可为以后立法或修改完善已有档案法律奠定良好基础。

5.2 有利于完善档案行政管理机关的职能。随着政府职能的转变，档案行政管理机关也应随之转变。一方面，要加强对社会档案事务和馆藏档案的管理；另一方面，要为社会提供优质、高效、便捷的档案事务与档案信息服务。而档案行政指导正是适合于这种需要，如，档案行政指导中的信息发布制度，有利于为档案行政相对人提供准确、完整的信息；档案馆（室）示范制度，有利于帮助档案行政相对人合理分配资源，以最小的投入获得对本单位档案的最佳保护。另外，档案行政指导是一种柔性行政行为，与传统的附带强制命令色彩的档案“业务指导”的行政管理方式和以处罚、审批等档案行政执法手段为主的强制性行政方式相比，具有明显的亲和力，其将管理者与被管理者置于一个相对平等的地位，更有利于档案行政管理工作的开展。

5.3 有利于提高档案行政管理的效能，降低档案行政成本。现代社会的发展日趋复杂化和多元化，国家为推进社会公益，往往是通过扩大行政权力，加强行政干预来实现。但行政强制并不是万能的，常常会因为行政相对人有形或无形的抵制而大大降低功效。档案行政指导作为一种权力色彩较弱的档案行政管理手段，会促使相对人主动参与实现档案行政目的或自觉服从于档案行政管理机关意志，有利于将档案行政目的内化为被管理者的自主意识，从而提高档案行政管理效能。另外档案行政指导中的告诫制度，可以通过对处于违法萌芽状态或轻微违法尚未对他人或社会公益造成危害的行为的及时警示，督促档案行政相对人及时改正错误，避免进入立案调查等档案行政处罚程序，从而降低了档案行政成本。

5.4 有利于促进“服务性档案管理机构”的实现。运用规制性的档案行政指导，通过告诫、规劝、提醒、提示等方式，可以减少或避免档案行政相对人违法现象的发生，有助于实现日常档案行政指导与档案行政执法的统一；运用调整性的档案行政指导，通过协调、劝告、调停的方式，解决档案所有者与档案利用者之间，档案所有者与档案保管者之间，档案利用者与档案保管者之间的矛盾、纠纷、冲突，有助于维护档案所有者、利用者和保管者的合法权益；运用助成性的行政指导，通过引导、辅导、培训、信息发布等方式，可以帮助和促进档案行政相对人通过合理有效管理档案与档案事务，实现自身利益的增加和事业发展，有助于实现服务社会发展的根本目的。

6 档案行政指导的范围

档案行政指导的范围是指档案行政管理机关依照法律法规赋予的权限，对所管辖的档案事务进行档案行政指导的范畴和界限。依据档案法规规章与规范性文件的有关规定，笔者认为，档案行政指导适用范围可以归纳为：①需要从技术、政策、安全、信息等方面帮助当事人增进其档案事务方面的合法利益；②需要预防当事人可能出现的妨害档案行政管理秩序的违法行为；③指导帮助行政相对人完善档案管理行为，预防或者避免行政相对人违反档案行政管理法律、法规、规章行为发生的；④需要对自然人、法人和其他社会组织之间发生的档案事务方面的利害冲突进行调整的；⑤法律法规赋予档案行政管理机关监督管理职责，但未明确监督管理措施和手段的；⑥其他需要档案行政管理机关实施行政指导的情形。

7 档案行政指导的控制

从依法行政上说，法律不承认非强制性的档案行政指导行为可以随意实施，它要受到法律和行政程序的约束与调整。

7.1 对档案行政指导的法的约束。档案行政指导必须依法指导，所依据的“法”不仅包括法律规范（组织法、行政法、权力机关制定的涉及档案工作的各种法律法规规章以及各级档案行政管理部门制定的规范性文件等），还包括法治精神（如正义、平等、保障人权等）。档案行政指导作为档案行政主体的行为，必须有“法”上明确的管理档案事务及范围的授权，“档案行政指导行为必须在所规定的权限范围内作为，凡超越规定的权限范围的档案行政指导，即为无效的档案行政指导。”[8]

7.2 对档案行政指导的程序约束。“档案行政指导必须通过正当程序来运作，建立相应的程序制度来有效地保护行政管理相对人，防止行政专横，提高行政效率，实现行政目标，这也是行政法治的内在要求。”[9]档案“行政指导的程序规则应适用行政程序的一般程序规则。即抽象的行政指导适用行政立法等抽象行政行为的一般程序规则，具体的行政指导适用具体行政行为的一般程序规则”。[10]档案行政指导还应建立与完善相关程序制度，如审议制度、信息公开与告示制度等相关制度。

7.3 对档案行政指导的司法约束。为防止档案行政指导的滥用、误用，并充分发挥档案行政管理功能，必须将档案行政指导纳入法制化轨道，接受司法审查，保证司法救济。“将行政指导纳入行政诉讼受案范围是对行政指导进行监督和对相对人提供救济的最好的方式”，“体现‘有损害必有救济的责任行政的要求”。[11]司法约束包括行政诉讼、行政复议、行政赔偿和行政补偿等。

8 结语

档案行政指导作为一种新型的行政行为，在档案行政管理依法行政中将日益发挥积极的作用。当然，档案行政指导的法治建设则是一项任重道远的系统工程，需要档案学术界和实践界结合我国的具体档案行政管理实际，不断研究解决档案行政指导的诸多理论与实践问题，科学地理解和运用档案行政指导，不断探索和完善其具体操作方式，加强档案行政指导制度建设，实现档案行政指导规范化与法治化。

﹡本文为国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）阶段成果。

参考文献：

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[4][5]陈婷婷.浅谈我国档案法的特点[J].经营管理者，2013（20）：232.

[8][9]袁光.加强档案行政指导规范的思考[J].中国档案，2008（5）：16～17.

[10]吴华.论行政指导的性质及其法律控制[J].行政法学研究，2001（2）：45～52.

[11]杨成.论行政指导的司法审查[J].云南行政学院学报，2008（1）：160～163.

档案行政管理工作探究 篇7

我国实行改革开放已经30多年了, 当前已经发展为社会主义市场经济时期, 政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此, 依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中, 首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行, 国家推出了《档案法》, 进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施, 重新认识到档案行政管理职能, 计划经济时期的指令性业务指导已与当前时代发展不相适应, 因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门, 也不再属于一个固定的部门, 同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响, 人们的日常行动还没有体现这种认识, 特别是在当前的基层, 指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

一、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业, 同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确, 档案行政管理主要针对的是社会档案事务, 但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门, 更不能管理当中的某一个人。也可以这样说, 档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果, 重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中, 档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作, 主要是提高档案工作人员水平, 使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难, 虽然也做了大量的服务工作, 但却得不到相关部门的认可。

二、如何才能做好档案行政管理工作

(一) 档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政, 档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中, 当中的依法包括《档案法》, 但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位, 档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》, 需要提出的是其中的内容和要求原则化严重, 不具备明确的操作措施, 所以在实行档案行政管理过程中, 就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规, 只有做到上述这些, 才能顺利开展各项工作, 才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示, 在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用, 可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

(二) 档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求, 档案行政管理要实行“统一领导, 分级管理”, 同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以, 在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实, 不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中, 在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门, 如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作, 要实行亲自入村开展指导与帮助, 但其实这种做法不符合上述管理规定, 没有遵守自身行政管理职能的规定, 属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是, 以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础, 对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为, 在实际开展档案行政管理过程中, 要以《档案法》为主要依据, 同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理, 实现对档案管理部门的指导与监督工作, 做到这一点, 档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

在当前的档案行政管理部门当中, 都设置有业务指导与法规科, 要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称, 可以改为档案管理指导处与档案指导处, 主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等, 不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等, 制订档案业务标准、规范、政策等文件, 还具有一定的强制性特点。

(三) 增加机构, 加强内部监督。要想实现依法行政的目的, 首先要做好内部监督工作。在一定条件下, 可以设置档案执法处, 也可以称为“档案执法队”, 主要负责强制性工作, 其中, 可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等, 负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

参考文献

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013 (01) .

[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理.2012 (01) .

档案依法行政 篇8

为全面贯彻《档案法》, 深入落实《黑龙江省档案管理条例》, 依法做好档案法制工作, 全面提升全市档案整体管理水平, 双鸭山市档案局积极开展档案行政执法检查工作。分别从组织管理、业务建设、基础建设等方面对各单位进行了执法检查。仅2013年就对68家企事业单位进行了档案行政执法检查, 并对存在问题的单位下发了责令改正通知书。通过全年的执法检查工作, 进一步提高了各单位依法治档、依法开展档案工作的意识, 推动了档案法制和档案业务工作的开展, 提高了全市档案工作的整体水平。

档案依法行政 篇9

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色, 它是个人身份、学历、资历等方面的证据, 是记载一个人的人生轨迹的有力依据, 同时人事档案也具有法律效用, 它的自身的社会属性决定了它特有的社会价值。通常来说, 人事档案还具有重要的凭证价值和参考价值。无论出于何种情形下, 只要发生人事管理活动, 就会随之形成相关的人事资料、信息, 当然也需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作, 如此一来人事档案就会具有存在和利用的社会价值。但是, 在特定的历史条件下, 人事档案自身的价值作用也会被某些机构进行扭曲和过分地夸大, 而当中的“重记载轻现实”表现也成为了人事档案管理活动中的一大弊端, 为社会大众所诟病。可见, 只有从本质意义上人事到人事档案管理的社会价值, 才能充分发挥其自身的功能效应。

二、档案行政管理部门在人事档案管理中的作用

(一) 有利于树立正确的人事管理理念。

一直以来, 人事档案管理之所以没有获得预想的结果, 与管理者和员工对人事档案管理认识不足, 理解不透彻有关。管理者在整个管理活动起带头作用, 是榜样。因此要落实人事档案管理到实处首先要解决管理者的认识问题。只有管理者的思想层面达到人事档案管理这一层, 才能将人事档案管理这份工作做好, 并带动下属一起承担相应的人事档案管理责任。而在此过程中, 需要行政档案行政管理部门的带动作用。首先, 档案行政管理部门需要大力宣传人事档案管理的理念。前期开展有关人事档案管理的会议, 向下属人员传达“基于档案而管理、基于档案而发展”的部门管理观念, 并发动部门管理层人员向员工宣传人事档案管理的理念, 使现代化思想深入人心。其根本目的在于更新管理者和员工的看法, 树立准确的人事档案管理理念。此外, 档案行政管理部门还可以加强人事档案管理培训。通过对管理层人员和员工进行人事档案管理方面的培训, 让所有员工意识到人事档案管理的重要性, 立足部门未来发展规划, 深入探索一套新的、符合部门实际的现代化化管理模式, 促进人事档案管理建设的现代化。

(二) 有利于实现管理制度的创新。

要想长久保持人事档案管理的作用, 就必须要从制度体系建设入手, 建立一套符合单位发展实际、满足人事档案管理实际需要的监控机制。伴随着市场经济体系架构的调整, 单位的人事档案管理工作涉及面日益广泛, 工作量庞大, 且工作复杂性高。为此, 单位可以通过档案行政管理部门在此过程中的功能作用, 对现有的人事档案管理制度进行改善和升级, 以全面提升管理工作效率和实现安全管理。一方面, 档案行政管理部门要高度重视人事档案管理制度的功能, 建立一套考虑周全的管理办法、规划管理办法的操作流程指南, 提高制度的实用性, 确保人事档案管理工作的顺利开展。其次, 档案行政管理部门的相关人员必须要遵守职业规范, 在执行工作时保证制度条例能够发挥其最基本的功能, 以起到加强人事档案管理的目的, 推动管理工作获得新的发展空间, 获得更大的突破, 进而达到强化人事档案管理效率的目的。

(三) 有利于提高管理人员工作意识。

社会分工的精细化和专业化程度的不断提高, 给人事档案管理工作注入了新的思路, 与此同时也给管理人员提出了更高的挑战和要求。倘若档案行政管理部门仍在采用传统的人事档案管理模式, 那么势必会引发管理流程效率低、工作质量不高等问题。根据这种情况, 一方面, 档案行政管理对于新聘进来的员工要制定好高标准的管理方案, 并且在新员工上岗前进行统一培训, 不仅要培养他们的工作能力和专业能力, 还要定期考核他们的技能, 确保他们有足够的技能胜任人事档案管理工作。此外, 在日常的工作流程中, 档案行政管理部门还可以建立一个考核评估系统, 对人事档案管理人员进行分层次检查考核, 对于表现出色的要给与适当的物质或者精神上的嘉奖, 以促进员工工作积极性和热情的最大程度的发挥。

三、结语

档案依法行政 篇10

关键词：档案行政管理,人事,问题,意义

一、前言

现阶段, 随着我国对人事制度的不断改革, 人们对人事管理的重要性认识也越来越深入。可是, 目前很多单位的档案管理着缺乏相关意识, 缺乏管理方法, 导致频频出现问题, 如此就要求档案行政管理部门从新认识到人事档案管理中自己所处的位置和自身所发挥的作用, 采取相应措施来完善人事档案管理。

二、档案行政管理的概念与特点

(一) 档案行政管理。档案行政管理是指以国家各项建设事业的需求为主要目标, 对地方及至全国的档案作进行统筹、监督、知道的行为。它是国家整个行政工作的重要组成部分。

(二) 档案行政管理的特点。1.执行性。在我国, 国家权力机关包含着行政机关, 因而行政机关作为执行相关权力机关的重要机关, 在行政管理活动的实施中, 必须要严格依照国家权力机关的方针路线与政策。2.政治性。马克思主义认为, 政府机关是在经济上占统治地位的阶级为了使它的阶级利益得以实现所以才建立起来的组织;因此执行国家权力机关是行政机关的重要使命, 强烈的阶级性是国家机关的重要特征, 行政机关自己也具有阶级性。3.服务性。档案工作是一项服务性很强的工作, 档案工作的服务性主要体现在:服务性是档案工作得以发展与生存的基础与前提;服务性是使档案工作重要作用得以发挥的基本属性。

三、档案行政管理部门在人事档案管理中存在的问题

在现有的我国人事档案管理的内容中, 干部档案及企业职工档案这两者是人事档案组成中重要的一环, 然而, 由于企业职工档案与干部档案的管理工作的主要目的是使个人的身份得以划分, 因此企业职工档案及干部档案的管理并不统一, 甚至是有分崩离析的情况。除以上所述, 还有一些法规并不完善, 档案行政管理部门在流动人员档案管理的制度建设方面, 还有着很多缺陷。

四、企业单位强化人事档案管理工作的作用

1.有效地落实企业单位人事档案管理工作, 使得各种人才能够在企业单位中找到自己的位置, 充分展现自己的才能。企业单位中存在着各式各样的人才, 这就要相关的人事档案管理部门分类并认真分析企业单位的人才, 要最大限度地发挥企业单位各种人才的技能与潜能, 使每一个工作人员都可以使其优点与才能得到最大限度的发挥。

2.企业单位完善人事档案管理工作, 不单单有利于保存党和国家的宝贵文化财富, 还能够使得企业单位顺利地进行档案管理工作。人事档案能够真实客观的记录一个人不同阶段的经历, 尤其是对企业单位中的专业人才, 人事档案不仅关系着个人的发展, 同时对于一个单位和国家也十分重要的。人事档案是一个文字财富具有历史价值的人文资源, 所以一定要做好人事档案管理工作。

五、完善企业单位人事档案管理工作的相关措施

在企业单位人事档案管理工作中, 人事档案管理工作不单只是对个人或者是部门有种相当重要的影响, 对于整个企业单位的利益影响更为重要。所以, 档案行政管理部门应该采取相关的有力措施进行完善企业单位的人事档案管理。为了达到这个目的, 企业单位应该由以下几点入手。

(一) 必须不断完善人事档案管理的收集工作。现在, 有些人在人事档案管理中的资料并不完善, 有的就只有几份简历表, 可是简历表并不能够将一个人的实际情况完全的展现出来。要做到这点人事档案管理人员必须对当事人材料进行认真负责的收集, 同时还要为当事人不断地完善和补充资料, 不断地使当事人的人事档案得到丰富。

(二) 对人事档案管理人员进行专业的培训。企业单位促使档案管理人员不断地进行专业的培训, 让人事档案管理人员具备管理现代化设备与人才的能力, 还可以提高其研究新问题、解决新问题的技能水平, 这样一来管理人员就可以更好地为人事档案管理工作服务。

(三) 管理方式和设备要逐渐现代化。要让档案管理方式和设备慢慢的现代化, 更好地提高人事档案管理员的工作效率, 充分地发挥出企业单位人事档案管理工作的作用。

六、人事档案管理注意事项

要促使职工档案更加规范和完整, 要注意以下几点:

1.要注意资料文件立卷入档的时间, 工作要分阶段来完成, 完成一步再做下一步, 这样才予以归档或者立卷, 如果并未完成的, 则不能进行上述工作, 否则, 将会给档案管理工作带来无序和混乱的秩序。

2.明确立卷归档的关键与进行科学合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则对立卷归档的关键点进行确立, 在实际的管理工作中必须区分资料和文件, 尤其是对于那些在形式、内容、作用都有很多相似之处的文件性资料, 避免档案管理出现重复度和信息冗余度的情况, 提高档案利用的效率和实用性。

3.在坚持“以我为主”的归档原则基础上, 要确保能够对全宗的完整性的维护。在档案管理工作中既要注意主次的把握, 把好全宗的入口关, 还要注意避免应归档文件的散失。

七、总结语

论档案行政指导的功能 篇11

关键词：档案行政指导；档案行政管理机关；档案行政相对人；功能

1 引言

档案行政指导，指档案行政管理机关在其法定的职责或其所管理的档案事务范围内，为实现一定的档案事务管理目的，适时灵活地依据法律、法规、规章和政策，以指导、劝告、提醒、建议、协商、制定和发布指导性政策、提供技术指导和帮助等非强制性方式，引导公民、法人和其他组织作出或者不作出某种行为的活动。档案行政指导也是依法治档、依法行政的重要组成部分，其在档案行政管理依法行政中将日益发挥积极的作用。因此，探讨档案行政指导的功能，有目的地去加以实践运用，以充分发挥档案行政指导的作用则成为各级档案行政管理部门和学术界研究的一个新课题。

2 档案行政指导的功能

2.1 档案行政指导的平衡协调功能。“平衡作为现代行政法的基本精神，具有极其丰富的内涵”，[1]而《档案法》是一部行政法，档案行政指导作为《档案法》的一项基本内容，自然秉承了这一精神，并在档案行政指导的具体功能上体现出来。

2.1.1 档案行政管理机关与档案行政相对人的双赢互动。传统的档案行政管理是以行政手段为主的管理方式，其行政手段一般以单方性、强制性为特征，档案行政相对人常常处于被动的、服从的地位，其与处于相对优势的档案行政管理机关形成相对紧张的对抗关系，两者之间的关系是不平衡的，也不协调。而作为依法治档下的档案依法行政管理理念的档案行政指导则力图将档案行政相对人放在平等的地位上，以求用温和的、协商的方式达成共识、取得合作。由于档案行政指导不具有强制属性，而是以完全尊重档案行政相对人的自我判断和自我选择的方式取得预期管理目标，其平衡和协调功能是显而易见的。“随着服务型政府的确立，行政主体与行政相对人之间也逐步建立起一种和谐、相对平等的行政关系，而行政指导制度的建立与完善有利于这种关系的形成和发展。”[2]“档案行政管理机关利用所具有的档案专业知识、政策、信息等优越条件，采取非命令式的积极行政手段，能较好地协调和平衡公共利益与私人利益、效率与公平等不同利益和目标的关系，还能对被指导者尤其是新型社会经济组织的档案工作起到协调和平衡作用。”[3]

2.1.2.原则与规则的协调一致。档案行政指导的依据不仅包括法律法规，而且还包括符合法律原则的更加有弹性的宽泛的规范技术标准等。只要档案行政指导不与法律原则相冲突就可为之。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[4]“因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的‘立法之责”，[5]其入规的技术标准也是档案行政指导的依据。而没有入规的规范技术标准等，同样也都是档案行政指导的依据。对档案行政指导的这种最为宽泛的法治约束，与档案行政指导在现实中所起到的作用是相一致的。从档案行政管理机关与档案行政相对人以及档案工作的特殊性来看，对于档案行政指导而言，法治精神和法治理念的制约显然要比严格的法律本本更为适宜。

2.2 档案行政指导的补充替代功能。档案行政指导之所以有补充替代功能，是因为相对稳定或已显滞后的档案法律与动态发展着的档案事业的发展现实之间存在着差距。法律无论制定得如何细致缜密，都是永远滞后于社会生活的，因而制定法律的速度是永远赶不上社会发展速度的。档案行政指导最重要的功能就在于它能够贴近档案社会生活，对快速变化的客观世界具有灵敏的反应。档案行政指导能够以档案行政管理目标为导向而不单单以规则为导向的特点，恰恰可以在档案法律与档案事业之间搭起一座桥梁。档案行政指导措施可以及时调整经济与社会生活加速发展过程中出现的档案“立法滞后”和“法律缺位”的现象，而且，可通过先行采取档案行政指导措施来替代档案法律强制手段进行调整，以期更为及时有效地实现档案行政管理的目标。档案行政指导的这一功能主要体现在如下两个方面：

2.2.1 由于经济与社会快速发展，档案领域的扩大，同时也使档案事务更加繁杂，而档案法律由于受立法成本、档案法所调整的社会关系发展程度、档案立法者的认识水平等限制，具有明显的滞后性，于是就出现了档案“立法滞后”和“法律缺位”的现象，因此及时灵活地采取档案行政指导措施予以调整，以补充档案法律手段之不足，就成为客观的要求。档案行政管理机关可以采取灵活的档案行政指导手段达到协调档案事业的目的。如，随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展，出现了大量的非公有制企业，但对非公有制企业档案事务的管理，在档案法律中几乎是“空白”。而档案行政指导的这一功能，“已在北京市档案局对非公有制企业进行的档案行政管理中得到很好的体现。2004年开始的对非公有制企业档案管理工作的监管工作中，档案行政管理部门采取的是引导的方式，不同于过去对机关、团体、事业单位的业务指导，也没有完全照搬管理国有企业档案工作的做法，而是在摸清非公有制企业规模、类型的基础上提供档案服务。在具体实施时，北京市档案局采用的是与北京市工商业联合会联合印发《北京市非公有制企业档案管理指南》的方式，之所以采用‘指南这样的词汇，体现了自主建档、坚守商业秘密、无偿指导、建档标准不搞一刀切等原则，得到了非公有制企业的普遍认同，并取得了很好的行政效果”。[6]

2.2.2 已有关于作出档案行政命令行为的具体法律规定，但采用法律强制手段尚不必要或不及时，或成本太高、效果较差、后遗问题较多，在此情况下也可通过“弱行为前置”的方式，即先行采取档案行政指导措施（属于弱行为），来替代法律强制手段（属于强行为）进行调整，以期更有效地实现档案行政管理目标。“对于某些行政事项，虽有作出行政处理，采取强制行政手段的法律依据，但呆板地采取强制性措施可能会导致某些负效应（摩擦、抵触、行政诉讼），如果用行政指导这种‘软力量、‘软约束来替代强制措施会达到殊途同归的效果，而且成本会更低。”[7]如，有些集体或个人所保存的对国家和社会具有保存价值的档案，其没有妥善保管，有可能导致档案严重损毁和不安全，违反了《档案法》的相关规定，档案行政管理机关的工作人员可先采取说明解释、说服、教育告诫等档案行政指导方式向其做工作，如果最终仍未能奏效（这毕竟已是少数的情况），再采取相应的“代为保管等确保档案完整和安全”的强制性手段措施。

2.3 档案行政指导的协商疏通功能。社会生活的多元主体之间的利益矛盾和冲突是难免的，在现在快速发展和变革时代，这种利益矛盾和冲突有增无减，因此需要通过各种渠道和手段来予以协商、疏导、疏通，而行政指导正是这样一种比较灵活有效的协商疏通手段。具体而言，档案行政指导的这一功能体现在以下两个方面：

2.3.1 档案行政指导有利于保障各方的权益，协商疏通各方之间的关系。档案行政管理机关利用所具有的政策、信息等优越条件，运用档案行政指导，通过协商、劝告、调停的方式，可以解决档案所有者与档案利用者之间，档案所有者与档案保管者之间，档案利用者与档案保管者之间的矛盾、纠纷、冲突，有助于维护档案所有者、利用者和保管者的合法权益，从而起到协商疏通档案事务各方之间关系的功能。

2.3.2 档案行政指导充分体现了构建以人为本的和谐社会的要求。档案“行政指导是一种非强制性的‘柔性行为，它的实行注重与行政相对人的相互沟通和协调配合，并且必须获得行政相对人的同意或协助，这种行为方式与‘刚性的行政法律行为相比更容易被人接受，也更符合大众心理和社会需求，从而提高行政相对人自觉守法的意识，使档案行政管理部门与行政相对人之间形成一种相对融洽的合作关系”，[8]体现了构建以人为本和谐社会的要求。

2.4 档案行政指导的引导促进功能。行政指导的特点之一是具有利益诱导性或综合引导性、示范性。由于行政指导行为不具有强制性，就更需要以内容的合理性作为吸引和劝导行政相对人作出预期行为的内在机制。传统的行政行为以强制和惩罚为手段使行政相对人因胆怯而守法，而行政指导则以期望和说服为手段使行政相对人自愿听从而使法律得到遵守。目前，人们对行政管理规范的遵守，并不是出自惧怕与畏罚，绝大多数的行政相对人之所以服从法律是出于他们自身趋利避害的需要，同时其日益提高的是非观念、法律意识和道德水准等，也是他们自觉选择的内在动力。

由于行政机关掌握知识、信息、政策等方面的优越性，行政指导更具有一种导向和促进作用，能够合理引导、影响相对人的行为选择。特别是在现代社会主义市场经济条件下，行政机关与行政相对人之间更多地具有一种平等协商、相互尊重的关系，前者不能随意向后者发号施令，更不能随意支配后者的行为和单方剥夺后者的权利；而需要采取柔和的行政指导措施则才可起到引导、影响相对人的行为选择之作用，以增进和保护社会公益，促进社会主义市场经济和社会秩序的健康顺利发展。

档案行政管理部门是档案事业的主管机构，承担着对档案事业实行“统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导”的职能，在档案知识、信息、政策的掌握上具有不可替代的主体优越性，档案行政管理部门如通过档案行政指导将其掌握的信息传授给档案行政相对人，将会有效引导和促进档案事业又好又快发展。

2.5 档案行政指导的目标提升功能。档案行政管理的目的就是管好那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织及个人与之相关的档案事务，更好地为社会主义现代化建设服务。但是，由于种种原因，为社会主义现代化建设服务的档案事务并没有达到理想的状态。而且，即使采取强硬的档案行政执法措施，也不可能在短时间内就从较差的状态迅速过渡到较好的状态。常规性的档案行政管理需要采取较为缓和的、逐步推进的法律手段和措施去引导档案行政相对人改变管理和利用档案信息资源的行为方式，以达到档案行政相对人能够将做好档案工作自然地融入到日常工作和生产中。档案行政指导因采取比较柔和的操作方式，在尊重档案行政相对人的选择基础上实现档案行政管理机关与档案行政相对人的有效沟通，而将规范的档案管理思想与法律制度指示给相对人，并以非强制性的方式引导其行为，推进档案事业的发展，因而档案行政指导在档案行政管理目标的提升方面发挥了巨大的作用。

在发挥档案行政指导的目标提升功能方面，档案行政管理部门做了大量的工作。如，各地档案行政管理部门开展的由档案行政相对人自愿选择的机关档案工作规范化管理认证、企业科技事业单位档案工作规范化管理认证、档案信息化建设示范单位测评、数字档案室等级评估、社会主义新农村建设档案工作示范乡（镇、街道办事处）村（居委会）测评等，以及上文说的《北京市非公有制企业档案管理指南》，这些档案行政指导措施，极大地推动了档案行政管理目标的提升。

2.6 档案行政指导的预防抑制功能。法律虽也具有预防抑制功能，但对于一般的大众而言，是一种深深藏在惩罚功能之后、只能靠体悟和推断才能获得的认识。这一点对于常规的行政处罚而言，同样如此。相比之下，行政指导的预防抑制功能显得非常明了：首先，行政指导将行政目的和意图明白地表达出来，通过解释法的真实意图从而让相对人明白，法律希望他做什么和不做什么；而行政处罚只是将行政法的外缘界限廓清，仅警告相对人不要过线，过线则罚，但在红线之内可以做什么，则没有明确的指示。可见，行政指导将行政法预防抑制功能放在第一位，而将惩罚功能放在第二位。其次，行政指导是一种具体行为方式的指示，它明确地将行为的方式和预期结果告诉相对人，从而给人们的工作生活指引了方向。行政指导的这种处理方式虽像打预防针一样简单，但省却了事后补救的繁琐。

行政指导对于可能发生的损害经济秩序和社会公益的行为，可以起到防患于未然的预防作用。对于刚萌芽的损害行为，则可起到防微杜渐的抑制作用。在损害社会利益的行为尚处于酝酿和萌芽状态或初现弊端时，最宜采用行政指导这种不具有国家强制力的积极行政方式进行调整。“在经济利益多元化的社会中，社会利益群体之间存在着为增加自身利益而损害别人利益即存在着利益冲突的可能性。在这些可能性尚处于萌芽状态之时，采用行政指导（主要是调整性指导）这种积极、主动而又非强制性的方式进行调控，可以起到防患于未然的作用，这要比冲突、损害发生后的事后补救无疑好处甚多。”[9]

档案行政指导能有效地预防抑制档案违法行为。如，档案行政指导中的告诫制度，可以通过对处于违法萌芽状态或轻微违法尚未对他人或社会公益造成危害的行为的及时警示，督促档案行政相对人及时改正错误，避免进入立案调查等档案行政处罚程序。因为，“档案违法行为大多是由于档案行政相对人对档案工作不重视，档案管理制度不完善，档案工作人员理论水平差、业务能力低、责任心不强、对档案法律法规、工作内容和标准不了解等原因造成的。这些完全可以在违法行为没有形成或尚处于萌芽状态时，利用行政指导的方式予以消除，以做到防微杜渐、防患于未然”。[10]

3 结语

档案行政指导是一种十分有效的现代行政管理方式，也是依法治档、档案依法行政的重要组成部分，它具有多方面的现实功能。档案行政指导强调用档案事务的无限性去填补档案法律的局限性和相对滞后性；档案行政指导用协商和参与的方式整合社会档案意识，使档案意识在社会现实中真正生根发芽、茁壮成长；在法律的事后补救功能和事先防范功能的选择上，档案行政指导显然在向积极预防的方向上迈进。总之，档案行政指导在协调各种档案事务关系当中，显示出主动、灵活、积极、多样的特点，它的功能是全面而柔性温和的，这更有利于对档案事务的管理，应该引起档案界的重视与研究。

*本文为国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）阶段成果。

参考文献：

[1]罗豪才.现代行政法的平衡理论[M].北京：北京大学出版社，1998.31.

[2]杨立人，简莹莹.档案行政指导制度的建立与完善[J].档案学通讯，2011（1）：43～46.

[3][6]金梅.行政指导应用于档案行政管理初探[J].北京档案，2006（3）：32～33.

[4]张淑芳.论技术规则对行政法规范的渗入[J].湖北警官学院学报，2005（4）：7～12.

[5]刘东斌.论各级档案行政管理部门的立法之责[J].档案管理，2013（3）：

[7][9]汪永成.现代市场经济中的行政指导：行政学的分析[J].江海学刊，1999（1）：54～58.

[8][10]林琳，刘巍.档案行政指导工作浅析[J].黑龙江档案，2011（3）：66.

如何做好行政单位档案管理工作 篇12

一、我国行政单位档案的建立和管理现状

以往, 有的行政单位对于档案工作不太重视, 一些机关的档案管理意识不强, 监督力度较小, 对档案工作中人力、财力、物力以及档案整理时间等方面的投入力度均有所欠缺, 尤其是一些基层单位, 或者一些改革过程中解散、合并的单位, 甚至发生了档案销毁、遗失的现象。造成工作的被动、历史的缺失。随着改革开放的深入推进, 我国行政单位对档案工作越来越重视, 行政单位的档案工作逐步走上正规, 单位对档案建设管理工作的不重视已是个别现象。

二、行政单位档案工作的作用

档案之所需要保存, 是因为它有着独特的作用。行政单位的档案真实的记录了行政管理、经济建设和文化建设等活动中最可靠的内容, 不仅是业务工作的重要组成部分, 而且是指导工作的重要依据、提高工作效率和日后继续工作的重要条件, 是推动服务工作、法制建设的载体。因此, 行政单位档案在日常行政工作发挥着越来越重要的作用, 这就要求我们加强档案管理, 那么如何进一步提高档案管理水平, 推进档案工作制度化、规范化, 已成为当前和今后亟待解决的问题。

现代档案原则与技术认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”档案是过去工作和历史情况的真实记录, 可以作为单位工作提供查考的依据。

三、打牢档案管理的基础

(一) 人员配备到位。人是做好任何工作的决定因素。档案工作要选择政治素质好、业务能力强的工作人员专门从事档案管理工作, 并落实AB岗, 确保单位至少有1名专职的档案管理员;各科室也要根据实际情况, 配备兼职档案工作人员, 做好本科室的档案收集、整理和移交工作, 这样有助于形成有效的档案管理工作网络。定期参加各级组织的各类档案工作的培训, 取得各类相应的资质, 为档案管理工作奠定了坚实的组织基础。就目前工作而言, 不仅要完善单位的文书档案, 也要同时建立完善单位的电子档案、科技档案等。

(二) 资金投入到位。资金是做好档案工作的基础, 为确保档案工作正规化、科学化, 必须有一定的物质条件作保证, 每年应按排专项资金, 作为档案管理工作的专项经费, 否则就难以做好保管工作。建立健全档案室相关设施, 按规定更新档案库房条件, 使之具备必要的设施设备, 努力为档案工作的开展创造良好的条件。

(三) 制度落实到位。制度是一项工作得以扎实开展的保障。单位应当制订机关档案工作岗位责任制, 岗位责任制应当涉及到所有参与档案工作的专兼职档案员, 涉及文书起草、整理、保管、统计等环节。这需要在制度落实上下功夫, 要分工协作, 明确责任, 严格档案管理各项规定, 防止档案资料丢失、残缺、损毁等, 最终达到档案工作的制度化、规范化管理的标准。

四、抓好档案管理工作的重要环节

(一) 抓好立卷归档工作。立卷归档是档案管理的重要基础性工作之一, 在单份文件系统化整理过程中, 必须严格按照规范要求立卷归档, 这就要求档案管理员掌握立卷方法, 认真做好目录电脑录入工作, 确保实现档案电子化检索。抓好专兼职档案员的培训学习, 是做好阅卷归档环节的基础, 要注重提高档案管理人员业务技能和综合素质, 提高他们工作的主动性和创造性。

(二) 抓好档案日常管理。要进一步巩固档案管理成果, 定期、不定期组织人员检查除尘、控温、控湿等工作, 确保档案库房的安全;按照要求建立全宗卷和出入库登记簿, 严格履行相关手续, 定期统计档案情况, 并及时填报各类报表, 维护档案的完整和安全。日常管理环节的重点是执行制度, 需要专兼职档案工作人员提高责任心, 规范执行档案管理的各项规章制度。

(三) 抓好借阅保密环节。档案信息涉及国家利益和安全、社会秩序、行政秘密等内容, 因此, 对档案保密与使用两者都十分重要, 要正确地认识它们之间的关系及其对档案工作的影响, 必须引起高度重视, 严格落实保密制度。档案在什么情况下使用, 在什么情况下保密, 都要服从党和国家的利益。既要坚持必要的保密制度, 又要做到科学使用, 切实完善工作职能。随着信息化的发展, 档案形式已不再只是传统的纸质文件, 取而代之的是电子文档, 虽然这给档案管理带来很多便利, 但是安全隐患也随之而来。比如在存储方面, 目前使用的是磁盘、光盘等, 如果没有做好防护措施, 就会出现消磁、损坏等, 导致不能正常地使用;如果计算机没有内外网的分离, 没有防火墙, 就会导致在网上的泄露;如果没有对使用权限控制, 就会导致内部人员随意更改, 这些都是电子档案存在的一些弊端, 也是急需着手解决的问题。

档案最本质的属性是原始记录性。档案是信息资源, 档案是知识宝库, 档案是文化财富, 做好档案工作既是行政的基础, 也是传承历史。

参考文献