应付账款（精选10篇）
应付账款 篇1
应付账款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等而应付给供应单位的款项, 应付账款是应付义务的价值反映, 是一种他权。在当前企业资金紧张, 融资困难的情况下, 各企业将负债尤其是应付账款作为融资的一种形式加强管理, 缓和企业资金困难。本文从应付账款的发生、确认、计量等方面论述了应付账款管理的重要性。
一、企业应付账款的涵义
应付账款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等而应付给供应单位的款项, 应付账款是典型意义上的负债。负债是企业对债权人所承担的经济责任, 或者说是债权人对企业资产的要求权。它是由企业已完成的经济业务所引起, 可以用货币客观计量, 并在将来以资产或提供劳务等方式予以清偿的经济责任。
负债一般按其偿还速度或偿还时间的长短划分为流动负债和长期负债两类。流动负债是指将在1年或超过1年的一个营业周期内偿还的债务, 主要包括短期借款、应付票据、应付账款、应付工资等。长期负债是指偿还期在1年或超过1年的一个营业周期以上的债务, 包括长期借款、应付债券、长期应付款等。应付账款是应付金额确定的流动负债, 外部业务结算过程中形成的流动负债。
二、企业应付账款的确认和计量
1.应付账款的确认及入账时间
企业因购买材料、商品和接受劳务供应等与支付货款在时间上不一致而产生了应付账款。应付账款入账时间的确定, 一般应以所购买物资的所有权转移或接受劳务已发生为标志, 即与所购买物资所有权有关的风险和报酬已经完全转移或劳务已经接受, 而货款未支付时形成应付账款。
在实际工作中, 应付账款入账时间的确定应视情况处理: (1) 在物资和发票同时到达的情况下, 应付账款一般待物资验收入库后, 才按发票登记入账。这样做是为了确认所购物资是否在质量、数量和品种上都与所订立合同的条件相符, 以避免先入账而在验收入库时发现购入物资错、漏、破损等问题再行调账; (2) 在物资和发票不能同时到达的情况下, 分两种情况:一是发票已到, 物资未到。在这种情况下, 应根据所购物资发票账单记入应付账款 (未能及时付款时) , 而不需要按照应付债务估计入账。二是物资已到, 发票未到。由于应付账款要根据发票登记入账, 发票没到无法入账, 但这一负债已经成立, 应做一项负债反映。为了客观地反映企业所拥有的资产和承担的债务, 我们在实际中采用在月份终了时, 将所购物资和应付账款估计入账, 待下月初再用红字予以冲回。
举例如下:本单位月初采购钢坯半成品5000吨, 钢坯已验收入库, 由于发票账单未收到无法确定钢坯的实际成本, 无法入账。在月末发票还未收到的情况下, 以暂估单价2200元即共计1100万元入账, 暂估应付账款形成。下月初收到发票后红字冲回应付账款暂估金额1100万元, 再按发票实际金额1287万元计入应付账款, 其中税金187万元。
2.应付账款确认和计量的账务处理
企业因购入材料、商品等而发生应付未付款项, 应根据有关凭证, 借记“原材料”、“库存材料”、“库存商品”、“应交税金—应交增值税 (进项税额) ”等科目, 贷记“应付账款”;如果购货时间与付款时间一致, 购货单位就可以直接付款, 借记“原材料”、“库存材料”、“库存商品”、“应交税金—应交增值税 (进项税额) ”等科目, 贷记“银行存款”, 无须挂账。如上述采购钢坯的例子, 在钢坯验收入库发票未收到的情况下, 月末按暂估价入账:借记“原材料-钢坯 (暂估) 1100万元”, 贷记“应付账款-xx单位1100万元”。在下个月初收到发票账单后, 红字冲回暂估应付账款1100万元。然后按实际发票金额记账:借记“原材料-钢坯1100万元”、“应交税金-应交增值税 (进项税额) 187万元”, 贷记“应付账款-xx单位1287万元”。
企业接收供应单位提供劳务而发生的应付未付款项, 应根据供应单位的发票账单, 借记“生产成本”、“管理费用“等科目, 贷记“应付账款”科目。支付应付账款时, 借记“应付账款”科目, 贷记“银行存款”等科目。如果企业开出商业承兑汇票抵付应付账款, 借记“应付账款”科目, 贷记“应付票据”科目。应付账款一般应在短期内应支付, 但有时由于债权单位撤销或其他原因而无法支付的应付账款, 应作为企业的一项额外收入, 并将其列入营业外收入处理。
3.应付账款现金折扣的处理
企业在形成应付账款时如果带有现金折扣, 应付账款入账金额的确定应按发票上记载的应付金额的总值 (即不扣除折扣) 记账, 而不按到期应付金额的现值入账。记账时按发票上记载的全部应付金额, 借记有关科目, 贷记“应付账款”科目, 获得的现金折扣冲减财务费用。如以上采购钢坯的实例中付款条件为2/10, n/30, 如果在10天内付款, 给予2%的折扣, 如果在30天付款则无折扣。假设企业在10天内付款则现金折扣为1287×2%=25.74 (万元) 冲减财务费用。会计处理为:借记“应付账款-xx单位1287万元”, 贷记“银行存款1261.26万元”、“财务费用25.74万元”。
三、应付账款管理中应注意的问题
1.应付账款确认和计量的管理
应付账款是应付义务的价值反映, 是一种他权。负债的确认, 是企业管理的重要内容应该订立制度, 规范负债确认工作。企业在生产经营活动中产生的负债项目不得漏项少记, 与企业生产经营活动不相关的应付账款不得发生与挪入。财务人员应研究应付账款周期、规律, 以及研究如何利用应付账款为生产经营活动服务, 而且必须切实注意掌握好应付账款的确认和计量, 决不能让应付账款成为企业的累赘, 影响企业的健康发展。
要掌握好应付账款的确认和计量, 对应付账款的产生必须要事先审核, 经过审核当立则立, 不当立, 则否。如购买大型生产设备, 其收益大于投资成本及运行费用, 给企业带来收益, 则可以购进;如果租赁与购买比较, 在经济上更合算, 则应优先选择租赁方案, 这样就可以有效控制物料采购产生的应付账款。经过这些审核, 企业可以少承担多余的应付账款。因此, 审核应付账款是一项重要的工作。
2.应付账款的核算管理
为了使企业的财务管理提高一个层次, 有必要对负债进行日常管理。因为应付账款是劳务或资产的价值表现, 劳务或资产是负债的载体。当资产或劳务在企业活动中出现时, 就须按章审核, 及时记账。与企业不相关的资产或劳务不得作为企业负债而由企业承担义务。
负债的结算必须按照会计准则、财务规定、合同、化验单、计量单、企业规章制度等规定执行, 做到准确、公平、及时, 手续齐备。如出现违章、舞弊, 企业要依法纠正。管理好应付账款支付, 可以给企业节约融资费用, 增加企业效益。
应付账款的对账是一项经常性活动, 债务人要主动与债权人联系, 定期核对和清偿债务, 确保债权人利益完整及债务人企业信用度。这样, 债权人可以及时收回资金, 债务人可以得到较好的信誉 (无形资产) , 做到账实相符。
当前一些企业实行了应付账款智能卡管理, 每个供应商对应一张智能卡并设有密码, 每个单位可以查询到目前为止的欠款情况, 如邯钢欠供应商的钱款, 可以及时核对有多少未达账, 及时发现错误, 及时调整, 做到账账相符、属实, 从而提高负债科目的准确性, 防止错报。当然, 智能卡的使用要求财务人员责任心更强, 操作更加严谨、细致, 以防误记而多付账款, 造成不必要的损失、麻烦。在实践中邯钢对供应商付款要延付一个月, 多付供应商款的可能性会大大降低, 甚至消失。
实行智能卡以来不需要领导签字, 用智能卡来辨别客户, 省去许多手续, 提高了工作效率, 也给供应商也带来了方便。同时货款延付一个月, 利于邯钢资金运转, 节约财务费用。
3.应付账款管理中应注意的其他问题
(1) 完善企业内部控制制度, 建立有制约、多层次的采购审批手续, 严格应付账款审批结算规章制度。在生产经营过程中, 不正常的应付账款会给企业带来很大的负面影响, 规范采购过程的审批程序, 通过对采购计划、数量、金额等的审批, 使企业应付账款控制在最佳水平。
(2) 严格按照合同规定支付应付账款, 为企业建立良好信誉基础。妥善保管应付账款审批结算过程中所有的原始凭证, 包括合同、收据、发票、各种证件复印件等, 以防将来产生经济纠纷。
(3) 认真做好应付账款账龄分析工作, 定期对每个供应商进行评审与考核, 在保证同质同量完成供货的情况下, 选用优质供应商。
从社会上出现的危害经济秩序的现象看, 少数用心不良者搞垮企业往往是通过虚增资产 (费用) 或虚列负债盗走企业资财, 使集体资产流入了个人腰包。因此审核是确认负债的基础, 财务人员要事前预测, 严格审核, 不能由企业承担、履行的负债, 不得列为企业的应付账款。应付账款的计量必须合法、准确, 有章可循, 不可多列, 也不得少计、漏计。应付账款的金额要真实、准确、及时地在会计报告上披露, 并在规定时期内按章结算, 偿还债务。这样对经营者、债权人等才能真正做到公平、公正。
当前销售市场不容乐观, 企业形式严峻, 资金严重紧张, 融资相当困难, 各企业应将负债, 尤其是应付账款作为融资的一种形式加强管理, 缓和企业资金困难。企业不仅要重视资产的管理还要重视负债的管理。负债管理控制得当, 能有效地加强企业资金流管理, 可以给企业发展增加动力。因此企业要更好的发展, 就要控制好负债, 管理好应付账款, 按期清偿债务有序兑款, 增强企业信誉, 实现企业健康持续地发展。
应付账款 篇2
甲方：_________________抵押权人
乙方：_________________抵押人
丙方：_________________承租人
鉴于：_________________
甲乙双方于20__年月日签订了编号为[20__]字第10103号的《抵押合同》，并其他未尽事宜签订补充协议，以确认各方权利与义务，以兹共同遵守。
第一条关于免责声明
该笔担保贷款在贷款期限内形成的一切债权(包括但不限于本金、利息等)，以及因该笔贷款而引起的一切法律责任由乙方承担，均与丙方无关。
第二条关于乙方权利及义务
根据借款人*有限公司(以下称债务人)与甲方签订的编号为“[20__]字第10103号”《委托担保合同》和甲方与*银行签订的“(20__)年保贷字74号”《保证合1
同》的约定，甲方作为担保人为借款人向贷款人申请人追加人民币叁佰万元整流动资金贷款“(20__)年流贷字74号”《流动资金借款合同》提供信用担保。兹乙方受借款人所托同意以反担保保证人的身份自愿向甲方提供反担保，并与甲方签订本《反担保抵押合同》。乙方抵押期限界满之时，债务人未能履行甲方担保债权，乙方所有丙方承租的门面房租由甲方收取，直至债务人履行债权，还清甲方担保贷款及其追偿所产生的相关费用。如乙方与丙方已经签订的租赁合同，已超过门面房屋抵押权期限，并已支付租赁期间的所有房租费用，乙方应将超出抵押期限门面租金支付给抵押权人甲方所有，直至债务人履行债权，还清甲方担保贷款及其追偿所产生的相关费用。
第三条关于丙方权利及义务
丙方在乙方抵押期限界满之时，债务人未履行债务，丙方自愿承诺主动将房租及相关费用交给甲方，直至债务人履行债务，还清甲方担保贷款及其追偿所产生的相关费用。
第四条三方必须严格履行本协议，如一方违约而给守约方造成的损失，应由违约方赔偿守约方的经济损失及承担相关费用。在履行本协议过程中发生争议，首先由三方协商解决，如协商不成的，则通过地方人民法院以诉讼方式解决。
2
第五条本协议与《抵押合同》独立存在，互不影响其效力。
第六条本协议一式三份，甲、乙、丙三方各执一份，经当事人各方法定代表人(或授权人)签字并加盖公章后生效。
甲方(抵押权人公章)：_________________
法定代表人或授权代理人(签字)：_________________
乙方(抵押人签章)：_________________
财产共有人(签章)：_________________
丙方：_________________(承租人签章)
应付账款 篇3
关键词：应付账款管理问题对策
市场的竞争将不再是单个企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争。企业只有从战略高度出发，有目的、有系统地管理好与供应商的关系，加强对应付账款的管理，才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。
1 应付账款管理概述
1.1 定义
应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。这种负债通常是由于交易双方在商品购销和提供劳务等活动中由于取得物资或接受劳务与支付价款在时间上不一致而产生的。
1.2 应付账款入账时间和设置账户
应付账款入账时间以所购买物资的所有权转移或接受劳务已发生为标志。企业应设置“应付账款”账户。
1.3 应付账款入账方法
应付账款入账方法有总价法和净价法两种。
1.4 应付账款管理
应付账款管理是财务管理制度得重要组成部分。应付账款管理的制定应从目的、范围、职责部门、程序、维护、执行着手。对应付账款进行核对；根据被审单位实际情况，对应付账款进行分析性复核；查找未入账的应付款；检查应付账款是否存在借方余额
1.5 应付账款管理实务流程图：
签订采购合同——收货通知——台账——入库单——会计审核制单——付款结算——对账。应付账款分为发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析四大内容进行管理。
2 应付账款管理中存在的问题
2.1 与供应商关系问题
企业的应付账款管理人员认为责任就是简单地支付账单，所以认为不需要通过确保所有的交货、付款和合同条款的履行，来帮助构建良好的供应商关系。不注重管理发票处理流程，来保证及时性和准确性。更重要的是不能通过有针对性地使用发票折扣和战术性地选择现金流支出时间来增加盈利。不能满足供应商使用电子资金转账、汇款，还是支票支付的多种方式的需求。
2.2 发票中存在的问题
很多企业的发票不能支持各种不同的支付方式，包括电子资金转账、汇款和支票供机构选择。不能满足其多种货币和多种语言的需要。
由于在现有的应付账款管理系统中存在重复开发票问题，很难找到很好的处理方式，也没有初步预警或者升级报警。没有检查具有相同号码的发票的措施，造成发票管理上的混乱。
2.3 对账问题，耗时耗力
3 解决存在问题的措施
3.1 建立完善的供应商档案体系
为了建立与供应商良好的关系，需收集供应商基础信息，增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析，与财务软件中的供应商资料完全匹配。在实际工作中，运用结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付账款账龄分析表的方法：在按月收集供应商采购额、付款额的基础上，将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一张工作表中，然后运用EXCEL函数，自动、快速地编制出各种账龄时间段金额分布的应付账款账龄分析表。结合供应商基础信息档案，“应付账款账龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息，如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等。供应商按重要度进行分类法，对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施将结算工作划分为对账期资金计划提交期付款申请提交期发票提交期四个时间段。结合供应商的信用等级和“应付账款账龄分析表”反映的业务交往记录，确定被授信额度大小和期限长短。当然，能否取得相应的授信结果，取决于企业采购部门与供应商之间商谈的效果。
3.2 利用应付账款管理系统，建立敏捷、高效的发票处理
利用应付账款管理系统，机构会具有很大的灵活性来满足其独特的业务要求——无论是处理多种经常性发票，还是高额的预付款。该系统会根据预先设定自动计算税款、折扣和汇率。这一功能使机构能够充分利用折扣优惠并根据合同条款向供应商付款，而不会中断应付账款处理过程。
JD Edwards EnterpriseOne支持各种不同的支付方式，包括电子资金转账、汇款和支票供机构选择。机构甚至可以建立多个银行账号以实现特定货币结算或利用银行提供的特殊折扣。而且，对于全球性的组织，EnterpriseOne还可满足其多种货币和多种语言的需要。由于在整个应付账款管理系统中存在许多控制点，使用者可以选择有可能重复开发票时获得通知的方式——初步预警或者升级报警。前瞻性地检查具有相同号码的发票可以减少混乱、加强控制和帮助防止重复支付。
3.3 采取有效的ERP对账系统，提高工作效率
若采用了ERP系统后，每月底不用再拿供应商的表格进行核对，而是从系统里导出一份当月的进货记录，然后把这份记录发给供应商，让其进行核对。只需要对于供应商有异议的条目进行复核即可。对于企业来说对账时，要注意两个问题。一是月结的时间问题。一般都是按自然月结账，不采取自然月，在系统里导出进货明细表的时候，要注意选择具体的日期。二是发票的问题。在大部分生产企业中，都有增值税发票的管理要求，因为其可以用来抵扣销项税额。由于增值税发票，在一定程度上也是企业的资产，所以，在供应商材料入库单上，ERP也作了限制。当采购员收到发票时，采购员需要在入库单上注明发票的号码，以表示供应商开了发票。若没有发票信息，则系统可以控制，该入库单不能生成应付账款信息。采购员对账完成后，就会把相关的单据递交给财务人员，让其再次对相关内容进行核对。按照ERP一般系统提供了“采购单、供应商送货单、原材料入库单与发票申请单四四单报表”。这张报表以入库单为依据，查找对应的供应商入库单单号(如果在系统中有输入的话)、采购单号及发票号码。通过这张报表财务人员就可以一目了然的知道，单据是否齐全。若单据不齐全，财务人员就可以把付款申请单退回给采购，让其重新整理，直到单据齐全为止。值得注意的是：一般情况下，入货的数量、价格等基本信息经过采购员对账后，很少会有错误。不过有时候，发票的金额可能会产生误差。如当月供应商当月发生退货时，本来应该开红字发票对冲的，但是，这么处理起来比较麻烦。所以，可能退货的金额直接在当月发票上扣掉。所以，当月的开票金额跟当月的应付金额可能不一致。系统会提示相关的报警信息，若用户觉得这没有错，则可以忽略这个报警信息。财务人员核对无误后，就可以进行自动生成应付单据作业。
一般情况下，应付凭单是不会产生什么错误的。其若真的出现什么错误的话，也是入库单或者其他基本信息的错误而造成的。如供应商的付款条件错误或者进货单上的进货日期错误，可能导致应付账款上的预计付款日期错误；进货单上的价格或者数量错误，也会影响到应付账款上的金额。如果出现错误的话，按照系统和企业管理实务的要求，最好把应付凭单删除或者作废掉。然后修改入库单等原始单据，修改完成后，再重新结账。这么做，虽然比较麻烦一点，但可以保证应付账款凭证跟原始单据一致，方便以后的管理。
参考文献：
[1]孙桂梅.浅谈企业往来款款项的管理[J].时代经贸.2007.S6.
[2]王瑞.加强应收应付款项管理提高流动资金利用水平[J].法制与经济，2010(8).
医院药品应付账款的控制管理 篇4
一、存在的问题及成因
(一)药品入库与应付账款确认不同步,财务监控形同虚设,医院报表不真实
药品已验收入库而应付账款挂账不及时,造成药品“账账、账实不符”,财务报表无法完整地反映药品应付账款。医院药品管理信息系统与财务信息系统相互独立,各自运行,没有联机操作。药品进入医院时在药品管理信息系统已入库,而药剂部门却迟迟不将发票及入库单等原始凭证上交财务部门进行账务处理,有的几个月后才挂账;或者供应商已送达药品未提供发票,药剂部门没有对已入库但发票未到的入库单上报财务部门暂估入账。于是造成财务总账与药品管理信息系统反映的当期购入金额不符,库存药品“账账、账实不符”,甚至部分医院出现财务报表中“药品”为负数但仍然正常运行的奇怪现象。
(二)账户设置不合理,应付药品账款管理混乱
有的医院未对应付药品款按供货单位设置分户账,既不利于医院内部的账账核对,也不利于和各供货单位之间核对往来账款;有的医院虽设置分户账,但是账户设置太多,串户、漏记、重复时有发生,不利于财务监控。部分公司业务终止后没有及时清理账户,部分公司名称变更后,没有将原账户余额结转入新账户,造成呆账死账。特别在经办人员变更后处理一些历史遗留的呆账,尤其是存在经济纠纷的应付账款时,常因缺乏第一手材料而造成核对困难,使医院经济利益受损。
(三)应付账款的支付存在安全隐患
1.当今付款方式一般采用转账支票或网银付款方式,有些医院以转账支票方式付款时,只将经办人签字的支票存根作为付款凭据,没有同时将银行盖章确认付款的出票人回单作为付款依据,可能产生支票正联与存根联收款单位不一致的情况,容易产生舞弊现象。
2.某些外地供货单位为加速货款回收,授权单位的业务员负责收款,有些供应商甚至授权款项转到业务员个人账户,有些业务员素质不高、心术不正,就可能发生业务员收到医院货款不上交供应单位的现象。供应单位因无法追回货款,就转而追究医院的责任,从而给医院带来很多不必要的经济纠纷,不利于资金的安全管理,在某种程度上也损害了医院的信誉。
(四)应付账款支付不及时
国家在有关药品采购招标管理办法规定医院购入后1至3个月内付款,而有些医院由于基建项目、购置大型设备的资金需要,有意或无意延后付款。供货单位在以后的交易中会考虑医院的财务信用,通过延迟供货、提高价格等方式将货币资金时间价值、风险价值充分考虑进去。这样医院损关了商业信用,也增加了医疗事故风险。
二、改进方法与建议
(一)严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度
建立采购与付款业务的岗位责任制,明确药剂、财务部门的岗位职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购、验收、储存、应付账款业务记录和货币资金的支付必须由不同的部门或人员独立办理,确保应付账款发生和核准采购业务的协调性,应付账款金额和实际入库药品价值的一致性。建立健全药品出入库制度,盘点盘存制度,财务审计人员不定期监盘,分析盘亏盘盈原因,杜绝虚假交易。
(二)设置药品会计,统一药品管理信息系统与财务信息系统数据
药品会计属于财务部门下派人员,审核发票与入库单的合法性、准确性、完整性和一致性,监督货票同行、退票退库制度。及时催收发票等原始票据,每月末将当期购入药品的入库单与对应发票汇总并与医院药品管理信息系统生成的入库报表进行比对,对货到票未到单独上报金额和数量。
(三)建立应付账款分户明细账,每月及时挂账
为了查找、核对方便,应在“应付账款”科目下设“医药公司”二级科目和具体公司的分户明细科目。供货单位变更户名时及时结转余额;供货单位终止业务时,双方对账及时结清债权债务。
药品会计次月5日前将上月入库单、发票等原始票据传递到财务部门,应付账款经办会计根据原始票据及时进行相应的账务处理。对药品已验收入库发票已到的交易应及时进行账务处理,借记“药品”等科目,贷记“应付账款”及其分户明细账;对药品已验收入库但发票至月末仍未收到的交易,可借鉴企业会计的做法,根据药剂部门提供的入库单暂估入账,待下月初用红字冲销。同时要求医药公司次月必须将相应发票送财务部门进行账务处理,以确保财务药剂部门药品入库同步,应付账款确认完整。
(四)优化付款安全的内控措施
首先,在药剂部门和财务部门建立详细的供货单位信息表,包括单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、法人委托书(附医药公司财务电话,以备核对账务)等内容,如发生变更,需经采购部门确认、财务部门存档后方可生效。其次,在每次支付药品款时,经药剂部门、财务部门两方审核确认无误,经院领导审批后才能付款。款项要通过网上银行支付或转账支票支付,支付凭证上填具收款人名称账号,不允许开具现金支票,确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行,并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走,以确保资金安全。
(五)加强应付账款的核对工作
医院内部要结合核对药品总账与明细账,定期或不定期地核对应付账款总账和明细账记录,同时还必须与供货单位及时进行核对,防止串户、错记、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。在核对过程中发现问题、查找原因、及时解决或提请上级领导解决,必要时与药剂部门、供货单位多进行沟通。及时清理呆账、死账,按最新《医院财务制度》规定,由于债权人消亡等原因确实无法支付的应付账款可以转入“其他收入”账户。
(六)按预算合理安排资金,建立付款核准、审批制度
资金预算管理是财务管理的基本方法和重要手段。财务部门应在每月安排预算时,分清轻重缓急,既要满足药品、医用耗材等的日常需求,又要保证大修、大购、基本建设等专项资金需求,使医院资金的周转实现可控的良性循环。财务部门按照预算金额安排每月的付款明细计划,对于合同明确规定具体付款日期的,一定要按合同规定条款执行,以免造成违约。对药品质量有纠纷的公司可延缓,以免支付后无法追索,造成资金损失。财务部门可以固定每月付款日,按入库时间编制付款计划表,经药剂科审核,院领导批准,财务部门凭审批签字齐全的付款审批单办理付款。
(七)建立相应的内部审计监督制度,充分发挥医院内部审计部门的作用
应付账款管理制度 篇5
1目的
为加强应付账款，预付款项、其他各项应付款管理，保证付款的准确性和及时性，明确审批、记账、付款各环节的具体程序和各环节责任人的职责。
2范围
公司采购营运用原物料、办公用品、固定资产、仪器设备、其他辅助用品、接受服务、装修工程等所产生的各项应付账款、预付款项、其他应付款项的审批、记账、支付管理。
3职责
3.1业务经办部门职责
3.1.1经办人提出付款申请，填制付款申请单。
3.1.2附上付款所需的采购发票或其他业务事项的发票，物料入库单、合同、协议等原始单据。3.1.3与供应商核对当月物料采购的清单。
3.1.4业务经办部门主管对经办人提出的付款申请的真实性、金额的准确性、单据的完整性进行审批。3.2财务部职责
3.2.1应付款会计负责将付款申请进行记账，并复核所附原始发票、合同、协议等原始单据是否正确，一致，合法、合规。
3.2.2财务主管负责对付款申请进行审核签字，安排出纳支付到期应付款或预付款。3.2.3财务总监对所有预算外的付款申请进行审批。
3.2.4出纳负责对已审批的到期应付款、预付款办理支付手续。
3.2.5 应付款会计在月初结账前，编制上月末的应付款、预付款，其他应付款等往来账明细清单；每半年与供应商核对一次往来账，保证账实相符。3.3总经理职责。
3.3.1目前所有付款均需总经理签字。
4内容
4.1付款申请、审批程序 4.1.1采购项目的付款申请、审批
4.1.1.1采购项目的应付款项：指公司采购部门依据经批准的《物料采购申请审批表》或《固定资产采购申请审批表》，实施采购工作，采购物品经验收入库后形成的采购应付款。
4.1.1.2与采购的申请、审批、询价、供应商的选择、采购订单、合同的审批及签订、原物料的验 收入库等工作的实施与管理，参见《采购管理制度》。
4.1.1.3 为有效实施采购与付款的监督与管理，减少部分纸质单据的传递，同时又能保证工作的各项纪录单据的方便监管查询。对原物料、办公用品采购除在K3系统外执行采购申请、审批、订购、验收入库等工作外，同时在K3系统执行采购与付款的流程管理及账务处理。《物料采购申请审批表》经批准后，采购人员在K3系统的采购管理中输入《采购申请单》并经采购主管审核；常规采购项目在合格供应商中选择确定或采购询价后确定供应商及采购单价后，采购人员在K3系统通过下推《采购申请单》生成《采购订单》并经采购主管审核；实施采购后，在K3系统，依据实际入库数量，仓管人员下推《采购订单》生成《采购入库单》；采购经办人依据《采购入库单》下推生成《采购发票》；应付款会计依据经采购部门主管、总监审核后的《付款申请单》，及所付原始发票、入库单等附件对K3的《采购发票》进行审核并与K3的《采购入库单》勾稽入账生成采购记账凭证。在K3系统中所有单据的生成均是由上一级单据下推生成，并由部门主管或其他部门人员依据纸质原始单据实
施审核，减少了差错，同时增强了各部门的相互监督及文件资料的可追溯性。
4.1.1.4 应付款项的申请：采购经办人在收到供应商开具的增值税发票、仓管部门开具的入库单后，填制《付款申请单》，申请单上详细填列供应商名称，采购项目、应付款金额、收款银行及账号，付款方式、按合同确定的应付款日期等。并附上增值税发票联，入库单记账联，对2000元以上的采购项目还需附上采购订单或合同复印件（原件由财务主管查阅后由采购人员交档案室保管），如果是固定资产、办公设备的付款申请还应附上《固定资产、低值易耗品质量验收报告》。采购经办人将《付款申请单》交采购主管审核，部门总监审核。付款申请单经审核后，采购经办人在K3系统做采购入库单下推生成采购发票，然后交财务部。对于属于固定资产的采购项目，采购人员不需要在K3采购系统做单据流程处理，直接交会计人员做固定资产入账。
4.1.1.5为了保证当月进项税发票税务认证抵扣与财务入账的进项税额的一致性，进项税额抵扣联与付款申请一起交财务。各采购人员收到采购发票后必须及时办理付款申请审批手续，并及时交财务审核、入账。每月28号开始财务不再受理当月的申请，应付账款的确认时间相应顺延至下月。4.1.1.6 财务部收到采购人员递交的《付款申请单》及进项发票后，首先由应付账款会计对付款申请单内容与所付原始单据核对，对其真实性、合法性、正确性及单证的衔接一致性进行复核确认，以保证财务数据的真实准确，并与K3系统同步核对一致，如有任何不一致的退回采购人员，如核对相符交财务主管审核签字。如采购项目是预算范围内并在1万元以下的，由应付款会计在K3系统审核采购发票并与采购入库单勾稽入账，制作记账凭证增加应付款。对预算外的采购付款必须交财务总监审核，如采购项目是预算外或采购项目金额在1万元以上的还必须经总经理审批后才能确认应 付账款，目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字方能付款。《付款申请单》一式两联，经审批后财务主管将付款申请单的第一联交给出纳，目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字后将第一联交出纳保管。第二联与其余原始凭证交应付账款会计归入对应的转账凭证后存档。
4.1.2基建、大型设备购买应付款管理：对于基建项目，装修工程项目，购买大型设备等所支付应付款，由相关经办人员填写《付款申请单》，由部门主管审核，部门总监审核，财务主管审核，总经理批准，如金额较大超过董事会授权还需经董事会批准。《付款申请单》后附上发票、订单或合同复印件（原件查阅后交档案室存档）、经监理确认的工程进度表（基建、装修），设备付款还必须附上设备调试验收报告，合格证书复印将（原件查阅后归入设备档案资料）。
4.1.3除采购项目、基建项目、大型设备购买外，其他各项付款由经办人填制《付款申请单》、部门主管审核、部门总监审核、财务主管审核后由出纳在付款到期日付款。附件资料除发票、合同外还需要附上其他原始单据，如：付运费时：运输快递单；付订餐费：送餐签收单；接受维修服务的，必须附上经使用人签字确认的维修报告。目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字方能付款 4.2 应付账款管理及付款
4.2.1 应付账款会计在K3系统里对应付账款按供应商进行明细核算，并经总账会计对记账凭证进行审核确认。每月结账前，首先对应付账款系统的明细账与总账系统进行对账，如发现有入账错误的及时纠正，保证应付账款的正确性。
4.2.2公司对供应商进行评审，评审合格的纳入合格供应商目录，公司向该批供应商采购货物一般采用赊销的方式。当月采购的货物，在月底前采购员与供应商核对采购物品的数量、单价、金额等，核对一致后，由供应商开具增值税专用发票。
4.2.3赊销付款期分为月结，月结30、60、90天。月结款指当月货款在下月初支付；月结30天指当月货款在下月底前支付。月结60天指当月货款在第二个月底前支付；月结90天指当月货款在第三个月底前支付。具体预计付款日期由采购员在填制付款申请单时注明。当月货款的认定以发票到达财务并入账的日期为准计算。
4.2.4出纳对应付款的管理：出纳接到经审批核准的《付款申请单》第一联后，根据供应商名称及预计付款时间编制应付款清单，并与应付款会计编制的《应付账款明细表》核对，核对无误后依付款到期时间安排支付。在支付前，出纳将付款到期的《付款申请单》交财务主管确认后，每周安排1天进行集中支付。采购付款除零星采购用现金支付外，其余均用网上银行转账支付，应尽可能减少用支票或其他票据。
4.2.5 付款：出纳依据已到期的《付款申请单》，在网上银行提交付款申请，并由网银复核人员进行审核，确认后完成支付，如金额在5万元以上的付款，还必须由二级复核人员进行审核确认，付款 审核后，会计在《付款申请单》上加盖“银行付讫”章。如果用支票或其他票据进行支付，管理操作程序见《收付款管理制度》。
4.2.6 记账：付款后，出纳登记银行存款日记账，应付款会计依据《付款申请单》、银行付款水单在K3应付系统制作记账凭证，核销减少应付款。
4.2.7 每月初，结账前，应付款会计编制《应付账款明细表》、《预付账款明细表》、《其他应付款明细表》，用于付款备查及对账。每半年及年末与供应商核对往来账，由财务出具各供应商的《应付账款对账单》交采购人员发给供应商核对，确认应付款、预付账款金额并回传，《应付账款对账单》回执由财务存档，不一致的双方查明原因加以纠正。对供应商主动发来的对账单，应付款会计首先核对，然后交财务主管审核确认并盖章。通过双方的对账，保证账实相符。
4.2.8 对于原物料、办公用品已入库，但供应商还未开具发票的，会计人员在月底做应付账款暂估入账，在结账前编制《应付账款暂估入账明细表》，并将该表每月发给相应采购人员核对，核对无误的由采购人员通知供应商及时开发票。收到发票后按上述流程进行审批、记账、付款，会计人员冲销暂估账，按实际开票情况记录应付款。
4.3预付账款的管理
4.3.1预付款的控制：对于采购由供应商独家代理或其他具有垄断性质货物时，对方要求采取预付款的支付方式，为降低采购货物的质量风险，和财务付款风险，采购人员应尽量控制预付款的比例，以防上当受骗。
4.3.2 预付款申请：采购人员需要预付货款时，填写《付款申请单》，并附采购订单（采购材料预付款）、订货合同（如工程设备预付款）并依审批程序经核准，审批程序见4.1。经核准后将付款申请单第一联交出纳付款，第二联退回采购员用于发票收到核销预付款。预付款申请单采购人员应提前1天交到财务。
4.3.3 预付款支付后的管理：预付货款后，采购人员应在15天内向供应商索取增值税发票。发票收到后采购人员将原《付款申请单》第二联与增值税发票、原物料《采购入库单》记账联、交采购主管审核，审核后采购员在K3系统依据入库单下推生成发票；然后交应付款会计复核单据并在K3系统审核发票勾稽入库单，核销预付款，制作记账凭证。对于部分预付款的发票，收到后还需按发票金额减去预付款金额后填制付款申请单，并按上述进行审批及账务处理。
4.3.4预付款后，不能在合同规定的时间到货并收取发票的，又无正当理由的。会计人员将该笔预付款作为经办人的借款转入，按借款进行管理，必要时通知人事从工资中扣回该笔款项。4.4单据信息管理：
4.4.1为保证所有采购业务凭证的合法性，所有付款发票必须为税务局统一印制的增值税发票或普 通发票，非正规发票或收据一律不予接收。
4.4.2发票如有遗失，发票复印件不得作为记账凭证依据，采购人员应要求对方出具加盖公章与发票专用章的发票存根联复印件。如为增值税发票遗失，除提供上述发票复印件外，同时要提交对方税务局出具的发票已申报缴税的证明，财务人员方可记账，同时进行进项发票抵扣。4.4.3 付款的收款单位必须与合同、订单、发票一致，不得转付其他单位。
4.4.4所有传递到财务的付款单据、如发票、入库单、其他附件等一律为原件，对采购合同、协议原件财务主管审核后，留复印件，原件退申请部门交档案室。
4.4.5供应商收款信息的管理：为保障供应商收款信息的准确性，新增供应商或老供应商信息变更，如供应商公司名称、开户银行、账号等信息变更，采购人员应填写供应商信息变更表及时递交出纳，后附由供应商出具的加盖印章的变更说明。如因变更资料未及时送至财务而导致付款错误，采购人员应承担由此造成的损失及相关费用。
5表单
企业应收应付账款管理的对策 篇6
关键词：管理,控制
一、应收账款对企业的影响
高额的应收账款直接影响企业的现金流入, 直接引发财务危机。企业通过赊销不断扩大销售, 而赊销的背后就是不断上升的应收账款, 很多企业在具有良好的盈利状况下, 因应收账款管理不善而面临财务危机。我国许多企业包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无资金, 账面状况不错却又资金匮乏的状况。逾期应收账款对企业的危害直接体现在坏账风险上, 我国企业尤其是国有企业, 实际已成坏账但未作坏账处理的情况普遍存在。
二、应收应付账款管理中存在问题
(1) 企业产品竞争力不足, 缺乏足够的周转资金
在社会主义市场经济条件下, 不论是高科技产品还是一般工业品, 当前都是买方市场, 一些企业由于在规模、技术、成本等方面不具备优势, 失去了与其他企业抗衡的能力, 导致其市场占有份额很小, 而其生产能力却大于其生产份额, 这样就产生了供大于求的局面, 造成产品积压。为了解决产品积压问题, 企业在销售过程中又不得不作出相应的让步, 如采取先发货后付款的方式, 产品试用期久一些、贷款回款期长一些等, 使产品的应收账款从数量和时间都增加了, 造成企业始终受制于人, 让别人牵着走。随着企业应收账款的增多, 流动资金周转不灵的问题便接踵而至。
(2) 忽视对客户信用的调查和管理
企业对往来客户的资信状况进行科学分析与评估, 是从源头上扼制应收账款增加和形成坏账的重要途径。但目前很多企业为了占领市场, 往往缺少自我保护意识, 缺乏防范应收账款风险的三道基本程序, 即客户事前评估, 事中监控, 事后跟踪, 对客户履行偿债义务的可能性有多大, 客户的偿债能力如何, 缺乏必要的科学分析和评估, 对客户的财务实力和财务状况不予重视, 更不能针对不同的往来客户制定不同的信用政策。所有的这些都使企业的应收账款平均收款期延长, 资金占用数额增加, 坏账损失率增大。
(3) 企业缺乏有效而完善的内部管理制度
1.基础工作不健全。
合同之所以成为控制经营风险的手段之一, 就在于他依照合同法以文字的形式明确规定买卖双方的权利义务关系, 并受到法律的保护。正因为如此, 对合同的管理就应该更加慎重、更加完美。然而事实并非如此, 每笔逾期应收账款的后面往往就缺少完善有效的合同协议, 更有甚者, 竟然信奉口头上所谓的“君子协定”、“一诺值千金”, 一旦因账款收不回而对簿公堂的时候, 又拿不出确凿的证据。
2.考核制度不合理, 约束机制不健全。
目前大部分企业都实行销售人员工资总额与销售挂钩的做法, 在业绩考核当中, 企业只注重销售额, 片面追求账面上的高利润额。销售人员为了个人利益, 只关心销售任务的完成, 采取赊销手段强销商品, 使应收账款大幅度上升。对于这部分应收账款, 企业既未要求经销人员全权负责追款, 又未明确规定监督账款回收的部门, 从而造成高销售额、低经济效益的局面。
3.会计内部控制不严。
《企业财务准则》中明确规定:各种应收账款应当及时清算、催收, 定期与对方对账核实。经确定无法收回的应收账款, 已提坏账准备金的, 应当冲减坏账准备金;未提坏账准备金的, 应当作为坏账损失, 计入当期损益。然而在实际工作中, 并非都严格按照准则办事, 将应收账款长期挂在账上, 不愿将无望收回的应收账款作为坏账损失。
三、应收应付账款核算过程中规避几个问题:
(1) 长期挂账的应收账款无从清理, 企业应收账款普遍存在数额大、时间长、清理难, 是当前困扰企业的一个主要问题。应收账款中大量的陈账, 已形成事实上的坏账损失, 但是, 由于未能取得债务人破产或其死亡的法律证据, 因而难以判定是否符合坏账损失的条件, 而且缺乏必要的确认核销手续, 只好长期挂账。也有企业没有按照《会计准则》规定未提坏账准备金, 也有函证发出金额与对方提供差距甚大, 主要原因是由于企业结算制度松弛, 常年互相不进行对账, 或对方资信不够就贸然发货, 以致账款难以收回。
(2) 应收账款记录虚假, 假账真做、真账假做。企业应收账款中的债权虚列、不真实。1、应该及时冲账的应收账款不及时冲账, 借款支出单据长期不报销, 实际上已成为费用, 却长期挂账造成利润虚增。2、利用应收账款科目调低利润。有的企业将产品销售收入计入应收账款贷方, 隐瞒利润;有的企业则视利润情况结转费用, 一些早已支付应计入当期损益的费用先在应收账款上, 待账面利润高的月份再转人费用内, 造成利润计算不实。
(3) 利用各种应付账款调节成本, 隐匿利润, 截留税收。如:某企业将产品出售关联企业, 当对方交来货款时, 该企业将本应作为产品销售收入的却计入应付账款科目, 同时将上述产品销售成本混入销售给其他企业的销售成本中结转, 并虚构一份与关联企业融资借款协议以掩盖上述交易的真实性。有的将在产品、原材料、基建剩余物资等出售款以各种名目的预提款隐藏于应付账款账户中。故意隐藏利润, 少交国家税收。
四、加强应收应付款管理的控制
(一) 提高产品竞争力
1.加强产品市场调研, 生产适销对路的产品
在市场经济条件下, 企业首先必须加强市场调研, 认真研究、了解、把握市场, 并分析预测市场需求的前景, 及时开发研制新产品, 以开拓新市场, 生产适销对路的产品;同时企业要根据消费者的需求向多层次、多样化、个性化方向发展的趋势, 生产出有特色的、差异化的, 满足多层次需求的产品;企业还需要结合自身优势, 发展龙头产品, 强化创新意识, 争创名牌商标, 提高知名度, 扩大影响力;另外, 企业要根据发展对外贸易、开辟国际市场的需求, 创造条件, 通过提高产品档次和质量, 改进产品外观和包装等措施来逐步扩大市场占有率。只要有更多的消费者选择企业的产品, 就会有更多的客户来选择企业, 企业就可以有目的地选择客户, 选择那些信用品质好, 赖账可能性小的客户, 以减少资金在应收账款上的占用, 从而提高企业的经济效益。
2.提高产品科技含量, 降低产品成本
现代科学技术的发展趋势, 要求实现设备现代化和产品现代化, 大力发展高、精、尖产品, 参与国际竞争。设备现代化, 可以提高产品的产量, 相对的也就降低了单位产品成本, 占据了价格竞争方面的优势;而科技含量高的现代化产品, 以其新奇、多功能的特征吸引更多的消费者, 从而扩大了产品的销售量。企业也不必为产品积压一味迁就客户, 造成大量的应收账款, 进而一改往日的销售中的被动地位, 变被动为主动, 变应收为预收, 加速了资金的周转, 降低了资金的机会成本, 同样达到提高企业的经济效益的目的。
(二) 科学分析资源共享信息状况, 合理制定信用政策
1、加强客户资信的管理
客户的资信程度通常取决于: (1) 品质即履行偿债义务的可能性; (2) 能力即顾客的偿债能力; (3) 资本即顾客的财务实力和财务状况; (4) 抵押即企业签订赊销合同时附有的抵押条款; (5) 条件即可能影响顾客付款能力的经济环境。建立客户档案, 着重记录客户的财务状况、资本实力以及历史往来记录等, 并对每一个客户确定相应的信用等级。企业在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式, 信用等级高的客户可以采取赊销方式, 信用等级较差的客户, 一律采用现款交易或采用银行承兑汇票方式进行货款结算, 决不能为了单纯地提高销售额而去迁就客户提出的不合理的要求。
(三) 强化内部控制制度管理1.加强合同管理, 规范经营行为
企业销售业务应实行合同管理制度, 授权有关人同客户签订销售合同。对于金额重大的销售合同应当通过法律顾问等专业人员审核把关。未经授权, 任何人不得随意签订销售合同。企业应认真开展合同评审工作, 对客户提出的标的、数量、质量、交货期、交货地点、付款方式及违约责任进行认真审查, 并决定是否接受订单。一旦接受, 企业要按合同要求组织生产与交货, 确保全面履行合同。
2.实行货款回笼业绩考核, 明确清收责任
没有考核的管理是无效的管理, 没有量化指标的考核是无效的考核。企业应当按“谁销售, 谁收款”的原则将货款回笼分解到每个销售人员身上, 并制定切实可行的收款计划, 明确收款金额和期限。每月根据货款回笼计划的完成情况对销售人员进行业绩考核, 授予奖金得以兑现。凡因自身原因造成货款被拖欠甚至无法收回的, 要视情节轻重追究销售人员的责任, 对人为造成的呆死账, 要有明确的赔偿制度, 损失重大的, 依法追究其刑事责任。
3.做好应收账款日常管理, 加强催收力度
首先, 企业财务部门应按赊销客户名称进行明细核算, 定期统计客户的赊销金额、账龄及增减变动情况, 信用部门也要经常计算账款回收期、账龄结构、逾期账款率、坏账率等指标, 并将结果反馈给企业主管领导, 为评估、调整客户的信用等级、信用政策提供依据, 同时也能了解赊销总情况。其次, 企业财务部门应定期向客户寄送对账单, 对账单应由双方供销当事人和财务人员确认无误并签章, 作为有效地对账依据, 如发生差错应及时处理。对于逾期拖欠的应收账款应编制账龄分析表进行账龄分析, 并加紧催收。
4.严格按会计制度办事, 及时处理呆坏账
财务人员应严格按《企业会计准则》《会计法》规定的要求对应收账款进行核算, 及时清算债权债务、对账等工作, 对可能破产、倒闭的客户, 要积极采取保全债权措施;事实上已难以收回的逾期货款, 报经有关部门审批后, 予以核销。当然, 不管是企业采用怎样严格的信用政策, 只要存在着商业信用行为, 坏账损失的发生总是不可避免的。因此, 企业应遵循谨慎性原则, 建立坏账准备金制度, 采用应收账款余额百分比法或其他的方法计提坏账准备金。
参考文献
[1]李凤鸣.内部控制学[M].北京大学出版社, 2003年出版.
应付账款会计控制的审计评价 篇7
一、应付账款会计控制审计评价的具体内容与过程
1、对应付账款进行控制测试
审计人员首先通过调查表等方法对其进行调查, 并从被审计单位取得与应付账款有关的购货与付款循环的内部控制流程图, 以文字描述的形式对调查结果进行描述, 并应用检查凭证法、实地考察法等对应付账款内部控制进行测试, 在此基础上, 对其进行评价。
审计人员对从不同方面收回的应付账款内部控制调查表进行了综合分析, 根据测试结果认为应付账款内部控制有的方面是健全有效的, 而有的方面还存在缺陷。概括讲, 其结果是:
(1) 应付账款比较健全的方面:应付账款的记录独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行, 防止错误和欺诈行为的发生;应付账款的入账是在取得和审核各种必要的凭证以后进行的;对于有预付账款的交易, 能保证凭证记录的正确性。;健全了预付账款的总账户和明细账的设置。总账户根据汇总的应付账款凭单登记, 名细账分别债权人并据发票登记。
(2) 应付账款内部控制存在的主要问题:没有定期将应付账款明细账与客户的对账单进行核对, 这样有可能使得二者账账不符;应付账款总账与明细账之间缺乏定期的核对制度;应付账款的支付存在不及时间题, 影响了企业获得现金折扣的好处。
根据这种情况, 审计人员决定在实质性测试时对应付账款实施较大数量的函证程序, 对应付账款明细账进行审阅, 并对重点内容进行账证与证证核对。
2、对应付账款进行实质性测试 (1) 获取应付账款明细表
审计人员取得了应付账款明细表 (表略) , 对该表所列应付账款各项明细账期初余额、本期发生额和期末余额及合计数进行了复核, 准确无误;将其与应付账款明细进行核对, 账表相符;将各明细账期初余额、本期发生额与期末余额的各合计数与应付账款总账进行核对, 发现总账中本期借方发生额为15000万元, 期末贷方数为10000万元, 分别与明细表中相对应的借方发生额20000万元, 贷方余额5000万元少5000万元与多了5000万元。审计人员经过审阅应付账款记录, 发现记账凭证反映的会计分录是:
而记账人员在登记总账时将应记入“应付账款”总账中的内容错误地串记到“应收账款”总账中, 而明细账没有串记, 造成“应付账款”总账借方少记, 同时“应收账款”总账借方多记。故出现上述应付账款明细表与应付账款总账不符的情况。由于被审计单位缺乏总账与明细账定期核对制度, 所以, 在未能发现及调整问题的情况下编制了会计报表。
由于被审计单位会计报表中“应付账款”和“应收账款”是根据相关总账填制的, 总账发生了串记, 报表中的相应数字则应进行调整。审计人员对此问题, 做了如下调整:
(2) 审查应付账款明细账
审计人员应从应付账款明细账中选择重点, 审阅其所记录的摘要、日期、金额等内容, 核对其是否与购货发票、订货单、验收报告等原始单据以及现金日记账、银行日记账的有关项目相符;运用分析析性复合程序, 检查年度账款明细账发生和偿还的负债金额是否正常, 有无利用应付账款账户进行舞弊的问题。
(3) 函证应付账款
审计人员对被审计单位年度内有大额购货交易的应付账款, 以及未寄对账单的供应商、异常交易帐户、母子公司和资产担保负债的债权人、期末账面余额为零的共计50家要重供应商进行了沟通或者函证, 以确定其是否存在未入账的应付账款。
沟通与发函后, 在预定的时间范围内收到了绝大多数的问函, 对超过预定时间未回函的几家公司进行了第二次发函, 至终有5家公司未有回函。
审计人员对未回函的5家公司应付账款执行了替代程序, 即详细审阅了此应付账款和银行存款明细账, 并较大范围地抽查了有关会计凭证, 对所购入的物资进行了检查, 询问了被审计单位有关会计人员, 最后证实其中2家公司没发生异常情况, 另3家公司已破产。
在回函的45家公司中, 其中44家回函与被审计单位应账款明细账上的余额完全相等。有1家不符, 经审阅“应付账款”明细账记录, 证明被审计单位于10月28日电汇方式支付对方, 而对方至10月31日未收到银行收款通知单, 故造成上述二者不相等情况, 属正常情况。
(4) 查找未入账的应付账款
对应付账款, 还需要发现那些实际存在、金额较大且对企业财务报表有着重大影响的未入账应付账款。审计人员在审阅有关会计资料时, 针对所发现的2笔未入账负债作出了相应分析和处理:
第一, B公司2004年12月31日开出了金额为5000元的发票一张, 该批货物于同日运出, 被审计单位于2005年1月3日收到货物并入账。该项购进业务应于12月31日记作负债, 属于漏计2004年的负债。需要指出在判断一项疏漏是否重要时, 首先考虑的是其净利润是否受到影响。如果没有影响可以不作调整分录。该项仅显示流动资产及流动负债同时漏记, 对于营运资本并无影响。流动比率会变小, 由于相差不大, 故该项可不予调整。
第二, 2004年12月29日收到C公司货物一批, 金额45000元, 当日验收入库, 记入存货。发票在2005年1月6日收到, 发票日期表明为2004年12月27日, 被审计单位记入2005年1月份交易中。此项漏列错误中, 期末存货已记入, 而负债却未记入, 结果使得当期净利润虚增45000元, 所有者权益虚增。根据重要性水平, 对这一未入账的应付账款应予以调整。
审计人员对已破产的情况, 详细审阅了该应付账款明细账, 证明欠该破产公司的账款已挂账2年, 按制度规定, 对此应转入资本公积处理。
二、应付账款会计控制审计评价的分析
研究了购货与循环业务中应付账款审计的程序、方法, 反应了应付账款中所存在的会计错弊及其审计调整过程和结果, 审计人员可以明确以下问题:
1、应付账款的控制测试的程序和内容
应付账款控制测试就是根据内部控制及其审计评价的基本理论与方法, 针对应付账款的发生与偿还业务的特点, 阐述、分析其内部控制的目标、关键控制点, 在此基础上研究被审计单位应付账款内部控制制度的调查、了解、描述、观察、测试与评价等程序与方法。
2、应付账款的实质性测试的程序和方法
应付账款会计控制审计需要在进行内部控制测试的基础上确定实质性测试的范围和重点, 在实质性测试中要获取应付账款明细表, 函证重点应付账款的余额, 审阅应付账款明细账, 查找未入账和挂账的应付账款。这些程序与方法有其特定的运用过程。如在审阅应付账款明细账时, 审计人员从应付账款明细账中选择重点审阅所记录的摘要、日期、金额等内容, 核对其是否与购货发票、订货单、验收报告等原始单据以及现金日记账、银行存款日记账的有关项目相符;运用分析性复核程序, 检查年度内某一应付账款明细账发生和偿还的负债金额是否正常, 有无利用应付账款账户进行营私舞弊的问题;在函证应付账款时, 审计人员应根据重要性原则对年度内有大额购货交易的应付账款, 不论其在报表日有无余额, 都应进行函证。
对于未入帐应付账款, 审计人员应检查其资产负债表日未处理的不相符的购货发票及有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务;审查结算日及结算日前两日的验收报告单, 对照检查结算日后现金支出与结算日记录的交易, 以查明是否存在购进商品已验收并包含于年终之内, 但却未列入审计年度负债之类的购货交易;检查资产负债表日后收到的购货发票, 确认其入账时间是否正确;审查未入账的卖方发票, 以查明是否应包括在审计年度负债之内;检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证, 确认其入账时间是否正确;向会计部门和购货部门的有关负责人查询是否存在重大未入账的应付账款, 可以结合查阅资本预算、项目进度和购货合同等来进行。
浅谈应付账款的内部控制 篇8
所有的采购申请都应当详细地记录备查,在购买之前获得相应管理层的批准。采购申请应当由申请批准人和采购执行人之外的人提出。采购申请应当包括以下必要信息:采购内容、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等。
风险点1:可能进行未经授权的、欺诈性的或不必要的采购。
控制措施:事先规定相应的审批权限,对特殊采购的范围和审批人进行明确定义。可以通过电子审批系统进行审批流程设定。
风险点2:以紧急为由先采购后申请。
控制措施:制定紧急采购流程,减少事后采购。规定事后采购必须提交说明并经过更高级别的审批。将事后采购的比例作为对部门的考核项目之一,事后采购项目过多说明部门工作计划未做好,也可能是采购申请流程、采购流程过于拖沓。如果为后者,则应限制采购审批流程的审批时间,提高审批效率。
风险点3:如果公司审批权限依据预计采购金额设定,则可能存在将同一事项分开审计以降低采购申请的审批级别的问题。
控制措施:这种情况无有效的措施完全规避,但可以在制度中规定同一事项不得分开申请,可以将违背该事项纳入员工诚信正直条款处理。采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制。付款审核环节对发票连号情况进行控制。
二、合同建立
采购部门应当根据批准的申请内容,在满足企业质量、价格、技术和服务方面的要求的前提下,通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供应商,建立合同或协议等。采购程序应由申请采购、付款处理之外的人员进行,目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离。
风险点1:可能发生未经授权的采购。
控制措施:规定可以不需经采购部门而直接采购报销的事项,清单之外的采购需求必须通过采购询价流程。
风险点2:申请部门限定品牌或单一供应商,致使公司不能够获得最优产品或最优价格。
控制措施:对限定品牌或供应商的情况规定需书面说明并经过更高级别的审批。限定品牌和供应商只能由非采购人员进行。
风险点3:采购人员通过选择业务能力差别较大的供应商等方法,使得比价结果或产品试验结果只有一家供应商符合要求。
控制措施:规定如果结果只有一家供应商符合要求,应重新选择供应商或应进行书面说明和特别审批。
风险点4:采购员和供应商之间的利益合谋。
控制措施:对采购、财务等部门通过填写利益冲突问卷、廉洁培训、诚信正直承诺等形式进行道德风险防范,并对员工违背诚信正直、职业道德的情况给予严格处理。
三、货物和服务的验收
控制的关键是将货物和服务的验收、发票的验收与合同建立职责分离,保证货物按照合同要求验收。应当规定验收人和验收审批权限,一般是由使用部门来验收。对于验收合格的货物或服务才可以安排付款。
风险点1:部门未按照合同要求验收货物。
控制措施:规定收货需要的流程,提供由工程师等专业人员提供的验收报告等,验收报告应由高级别的他人或独立的他人审核批准。规定验收规范,例如须先了解合同规定,根据合同的数量、质量要求验收等等。
风险点2:验收不及时或验收信息未及时传递到发票处理部门。
控制措施:可以通过ERP系统来记录验收情况,避免重复验收和重复付款。如不通过系统,可以根据经批准的验收报告来付款。如供应商发票尚未开具而货款或服务已接收,也应根据接收情况估价入账。
四、款项支付
如果发票先计入应付账款,应当根据合同规定按时付款。如不需采购询价而直接凭发票报销的事项,则应审核发票是否经过批准。
风险点1:重复付款。
控制措施:对货物和服务的所有付款,都必须附有收货单、服务提供确认单或付款批准单。规定发票批准、收货单都必须是原件,则可有效防止重复付款。应注意,负责付款审核的人员不应同时负责收货、批准付款和付款。如果收货单位和供应商串通可能性大,则可规定通过独立的财务或采购部门对订单执行情况进行控制来防范,还可以通过事后盘点、对账等查处。
如根据合同需要预付款项时,要审阅供应商对账单中有无超额付款和异常付款。还应该对应付账款的负数余额进行分析。
风险点2:付款金额错误。
控制措施:在付款前,审核发票、货物/服务的验收和采购定单,确保付款已获得批准、货物/服务已收到、价格和数量准确无误、在限额内支出以及使用的会计科目正确无误。付款前要保证原始凭证的完整无缺,没有价格和数量上的差异。当发票超出了事先建立的采购定单的限额或超出其他标准时,要在付款前上报和审查。
在手工签发支票或银行转账付款前,付款批准人在批准付款以前,审核发票的完整性、明晰性和准确性。应注意,负责签字批准的人员不应同时负责收货、单据核对、付款审计和资金付款。
如果出现已经退货或索赔却未及时入账的情况,那么应付账款就会虚增,同样,相关费用、存货和资产账也会虚增。这些可以从生产管理部门及时获得退货或索赔报表形式,在付款前将退货或索赔均入账。特别对于不再继续提供服务的供应商,应在停止服务前严格审查。
风险点3:付款信息错误,收款人信息等可能不正确。
控制措施:建立供应商信息库,由独立于应付账款批准、付款批准的人员进行信息维护。付款批准人应审核付款信息是否和信息库相同。建立、更改供应商的代码、名称、地址、银行账号等信息时需有来自供应商的证明。
风险点4:付款时间提前或拖后,造成现金折扣损失或公司信誉度受影响。
应付账款付款时机的策略选择研究 篇9
以株洲南车时代电气股份有限公司 (以下简称南车时代) 为例, 为了让付款时机的选择更具有科学性, 需要根据南车时代的企业现状和供货企业的财务活动来进行充分考虑, 根据南车时代现有的发展目标和市场需求, 多渠道进行分析比较, 并运用专门的分析方法, 来实现南车时代的正常经营, 将资金成本降到最低, 收益达到最高。同时, 还要对南车时代的财务活动进行多方比较, 根据不同的应用负担不同的代价, 一般在应付账款的付款时机选择, 要充分考虑两种情况:第一, 供货方不能提供现金折扣, 第二, 供货方能够提供现金折扣。一般来说, 在不提供现金折扣的情况下, 南车时代需要进行筹资不负担成本, 可以将付款的时间推迟到信用期限的最后一天。而对于提供现金折扣的情况来说, 则可以更具权衡折扣优惠与现金风险利弊之间的得失来进行选择。具体来说, 可以从以下三个方面进行分析:
一、当借入资金的成本率比放弃现金折扣的成本要低的时候
在南车时代进行应付账款付款日选择的时候, 可以考虑其放弃现金折扣的成本是不是比借入现金成本率低, 出现这种情况, 就应该选择在现金折扣的范围内进行资金的支付货款, 享受免费的信用。而免费信用额则是在扣除现金折扣之后的金额, 企业不会因为享受这种商业信用而付出超出的成本代价。但是企业需要在折扣期间内进行提前付款, 并且运用供货方提供的信用优惠, 将付款日选择到折扣日的最后一天, 这样就能够最大限度的利用供货方的资金, 而不影响现金折扣的商业信用享受。
二、当企业的短期投资收益成本比放弃现金折扣的成本要高的时候
当南车时代的短期投资收益成本相对较高的时候, 就应当选择放弃现金折扣去选择更高的收益方式, 虽然需要承担放弃成本折扣造成的机会成本, 但企业可以将付款日推迟到信用期限内的最后一天, 就能够最大限度的利用供货方的资金, 从而达到降低放弃现金折扣成本而造成的损失, 同时又有利于维护良好的客户关系。在这个过程中, 一般可以利用一下公式进行计算:
公式2.账款资金成本率= (资金占用成本/资金占用净额) * (360/资金有偿占用天数) 。
但是无论是哪一种形式, 公式一只能够解决某一特定的条件, 但是公式二则是一个具有广泛应用性的公式。如果只是单纯地考虑付款条件, 可以选择采用公式一进行计算。
三、企业的短期投资收益比延长付款的成本高的时候
当南车时代的应付账款能够用于短期投资收益, 并且其收益是高于延期的付款成本, 那么虽然没有生产经营的资金短缺, 但是也不能从银行获取贷款, 没有其他的资金来源, 那么可以选择将应付账款的付款时间推迟到信用期之后, 从而追求更好的收益, 并且在信用期之后选择合适的时机, 最大限度的利用供货方的资金, 从而维持供销两家的业务关系。如果将应付账款的推迟付款时间定在最佳时期, 需要综合分析南车时代自身的状况, 并了解供货方, 尽力做到知己知彼, 权衡得失, 再选择最佳的付款时机。
将南车时代作为供货企业来看, 赊销的行为一方面能够提高企业的市场竞争力, 增加企业收益, 并且有效的促进销售, 减少存货资金的管理成本。但是如果完全依靠企业之间的信用来维持, 一旦资金紧张, 就会造成长期的拖欠, 给企业带来一定的经济损失。因此, 在制定付款日的时候需要及时的掌握对方企业的财务信息状况, 并有效的权衡收益与成本之间的关系, 从而制定最佳的信用政策, 保障资金的有效收回。
四、结语
综上所述, 随着我国市场经济的竞争机制越来越强烈, 南车时代在策略性的选择应付账款的付款日的时候, 应当有效的把握企业双方之间的财务及信誉情况, 选择有利于提高资金使用效率的付款模式, 从而保障企业的正常生产和经营。
参考文献
[1]朱爱英, 黄国其.应付账款付款时机的策略选择研究[J].《价值工程》2011年01期, 2011
[2]罗洪云.我国民营企业信誉的诊断与提升研究[J].《大庆石油学院》2007年, 2007
应付账款 篇10
应付账款是指医院因购买药品、材料物资、医疗设备或接受劳务供应等应付给供应单位的款项。为了核算医院的应付账款增减变化情况，应设置“应付账款”科目。“应付账款”期末贷方余额反映尚未偿还的应付款项。
一、存在的问题及成因
1、应付账款挂账不及时，造成流动资产和固定资产“账账不符”
医院物资信息系统与财务信息系统相互独立，各自运行，没有联机操作。资产进入医院时在医院后勤物资信息系统已入库，而后勤物资部门却迟迟不将发票及入库单等原始凭证上交财务部门进行账务处理，有的几年后才挂账；或者供应商未提供发票，后勤物资仓储部门没有对已入库但发票未到的材料入库单上报财务部门暂估入账。于是造成财务总账与后勤物资信息系统反映的流动资产和固定资产明细账“账账不符”，甚至部分医院出现财务报表中“库存物资”为负数但仍然正常运行的奇怪现象。
2、未设置“预付账款”科目
在采购过程中，有些公司要求预付部分或全部货款，因为《医院会计制度》未设置“预付账款”科目，所以发生预付货款时，只有按采购人员借款挂“其他应收款—某某个人”科目，等到材料验收合格入库且收到发票时再冲个人借支。如果采购人员忘记借支预付采购事项，未注明冲借支，财务部门按入库单及发票金额全额付款或挂账，则可能导致将款项重复支付给供货单位，给医院造成不必要的经济损失及经济纠纷，同时造成“其他应收款—某某个人”虚挂而夸大医院资产，导致资产信息失实。
按照规定，应付账款或预付账款业务必须以合法有效的供应合同为基础，而有的医院的预付账款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为己有或者利用该项业务转移资金予以贪污，隐匿收入，挪用或私设“小金库”。
3、应付账款的支付存在安全隐患
(1）当今付款方式一般采用转账支票或网银付款方式，有些医院以转账支票方式付款时，只将经办人签字的支票存根作为付款凭据，没有同时将银行盖章确认付款的出票人回单作为付款依据，可能产生支票正联与存根联收款单位不一致的情况，容易产生舞弊现象。
(2）某些外地供货单位为加速货款回收，授权单位的业务员负责收款，有些供应商甚至授权款项转到业务员个人账户，有些业务员素质不高、心术不正，就可能发生业务员收到医院货款不上交供应单位的现象。
(3）有些医院采用银行承兑汇票方式支付货款，医院一般都要求供应单位业务员亲自来取并在票据存根联签字确认，但仍难防有些业务员拿到承兑汇票后不上交供应单位而直接贴现并据为已有，供应单位因无法追回货款，就转而追究医院的责任，从而给医院带来很多不必要的经济纠纷，不利于资金的安全管理，在某种程度上也损害了医院的信誉。
4、应付账款支付不及时
医院在购买材料物资、药品、医疗设备等时与供应商签订了采购合同，明确规定分期付款或具体付款日期，但某些医院为了充分使用信用资金，有意或无意延后付款，不按合同支付，甚至拖延几个月付款。很多供货单位与医院基本上保持长期供求关系，供货单位在以后的交易中会考虑医院的财务信用，通过提高价格等方式将货币资金时间价值、风险价值充分考虑进去。表面上看医院是充分利用了信用资金，但实际上损失了商业信用。
二、改进方法建议
1、严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度
建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购、验收、储存、应付账款业务记录和货币资金的支付必须由不同的部门或人员独立办理，确保应付账款发生和核准采购业务的协调性，应付账款金额和实际验收物品或接受劳务价值的一致性。
2、健全会计科目，严格规范应付账款的挂账工作
要求采购部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门，财务部门根据原始票据及时进行相应的账务处理。对发票已到、材料已验收入库但未付款的交易应及时进行账务处理，借记相关科目，贷记“应付账款”；对材料已验收入库但发票至月末仍未收到的交易，根据后勤物资部门等提供的入库单暂估入账，待下月初用红字冲销。同时要求物资采购部门及时将手续齐全的有关原始票据（包括发票和入库单）送财务部门进行账务处理，对不符合物资采购合同规定的坚决不挂账。为了查找、核对方便，应在“应付账款”科目下设“药品类供应商”、“材料类供应商”、“试剂类供应商”二级科目，按发票上注明的具体的供货商名称设置三级明细科目。
3、优化付款安全的内控措施
首先在采购部门和财务部门建立详细的供货单位信息表，包括单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、联系人等内容，如发生变更，需经采购部门确认、财务部门存档后方可生效。其次在每次支付药品、材料物资等款项时，经采购部门、财务部门两方审核确认无误，经院领导审批后才能付款。款项要通过网上银行支付或转账支票支付，不允许开具现金支票，确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行。如果供货单位要求委托付款，一定要有书面委托函，并由法人代表签字盖章及供货单位盖章确认。对于开具的应付票据，及时通知供货单位，并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走，以确保资金安全。
4、加强应付账款的核对工作
对于应付账款业务较多的大中型医院来说，应设立专门的往来账核对会计，设立专门账簿登记应付账款往来账。医院内部要结合核对材料总账与明细账，定期或不定期地核对应付账款总账和明细账记录，同时还必须与供货单位及时进行核对，防止串户、错记、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。在核对过程中发现问题、查找原因、及时解决或提请上级领导解决，必要时与采购部门、供货单位多进行沟通。
5、按预算合理安排资金
资金预算管理是财务管理的基本方法和重要手段。财务科应在每月安排预算时，分清轻重缓急，既要满足药品、物资材料储备等的日常需求，又要保证大修、大购、基本建设等专项资金需求，使医院资金的周转实现良性循环。采购部门按照预算金额安排每月的付款明细计划，对于合同明确规定具体付款日期的，一定要按合同规定条款执行，以免造成违约。若合同中供应单位提出类似（2/10, 1/30, N/60）付款方式，则医院应结合实际现金流量状况及资金成本率等因素考虑是否享受现金折扣，即在何时付款比较划算。付款时必须填制付款审批单，财务部门凭审批签字齐全的付款审批单办理付款。
6、建立相应的内部审计监督制度，充分发挥医院内部审计部门的作用
针对应付账款在医院财务中的重要性，医院内部审计部门应定期或不定期地对应付账款进行内部审计，定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。对应付账款原始凭证中的数量、价格及计算的正确性进行验证，重点审核有无采购合同、“请购单”、“供应发票”、“验收单”和付讫“转账支票”或网上付款单据等原始凭证是否齐全、日期是否吻合、有无核准签单进行检查，防范因管理不严而出现的虚假交易、挪用、贪污及资金体外循环等问题。
摘要：应付账款能缓解医院流动资金紧张的矛盾, 也能节约医院的资金成本, 其核算和管理关系到医院的资金周转, 甚至影响到医院的生死存亡。因此, 医院应把应付账款作为一项长期的、制度化的工作来抓, 使各项措施落到实处。
关键词：医院,应付账款,管理
参考文献
[1]王海涛、兰颖:最新医院财务会计制度全书[M].北京:中国物价出版社, 1999.