信息化采购

信息化采购（精选11篇）

信息化采购 篇1

2008年以来, 全国烟草行业全面开展了整顿规范工作, 重点对工程投资、物资采购、宣传促销三项进行了检查 (简称“三项检查”) 。在“三项检查”工作中, 发现了一些有共性不规范现象和问题。

针对这些具体问题, 可以通过信息化的手段, 来提升采购管理水平。

一、当前采购存在的主要问题

1. 由于所有相关采购规定都是书面的文件, 导致在采购具体实施过程中, 流程不明确, 采购人员有意无意的规避一些必要的监管。

出现采购方式的选择不科学, 采购执行和审批的职责、权限界定不清楚, 没有实行集体决策, 无法保证法规和监督部门全程监管等现象。

2. 采购过程不公开透明。

招标公告不完全, 信息披露不充分。公开范围小, 参与供应商数量少, 资质低, 无法保证有效竞争, 影响采购的质量。

3. 采购效率低下。

按照传统采购流程, 逐级传递、研究、审批, 经常导致在某个环节停滞, 严重影响采购的效率, 无法按时完成采购, 影响正常工作。或者, 临时采取其他措施, 规避了很多必不可少的环节。

4. 文件痕迹化管理不到位。

采购中各个阶段按照规定必须保存的文档, 经常由于执行人为了追求效率而忽略, 造成无法追溯考证, 出现责任无法追究。合同管理的过程中, 缺少法规部门参与审核, 合同约定的内容过于简单, 给采购单位带来潜在质量缺陷却无法索赔的风险。评标过程中, 缺少必要的记录, 涂改现象时有发生。仅仅依靠责任心, 无法保证痕迹化工作到位, 很多环节存在管理漏洞, 有发生作弊和腐败的可能。

5. 采购专业化程度不高, 各部门多头采购。

由于很多负责采购的人员不是专职, 还有其他工作, 对于国家有关采购管理的法规和本单位的采购制度缺乏系统的学习和了解, 缺少采购有关询价、谈判等各种技能, 在面对大型的、复杂的采购项目时候, 往往由于经验不足, 无法保障采购质量, 比如出现供应商资质不合格, 故意更换投标主体, 发票名称与合同单位不符等低级错误。

二、采购管理信息化的目标

针对以上问题, 可以通过采购过程信息化, 来有效避免以上问题发生, 达到以下目的。

1. 通过采购信息化管理, 采购过程更加规范。

预算可以得到有效控制, 超出预算则无法进行采购;通过合理设置权限, 避免出现越权采购, 违规采购现象的发生;系统可以根据设定的金额等条件, 自动选择采购方式, 避免人为随意简化采购程序的现象。

2. 由于信息化的公开性, 可以扩大采购的招标范围, 增加采购的竞争力度, 从而提高招标质量;

采购所要披露的信息包括政策法规、制度规定、招标信息、询价采购信息、中标信息、专家库等内容, 参与采购各方通过网络信息共享可以适时地获取所需信息, 增加采购透明度;可以在信息系统中使用数据管理技术, 积累采购历史数据, 对投标商建立质量信用跟踪评估体系等, 为以后的招投标工作做出有效的参考。

3. 采购工作信息化之后, 可以实现支付结算网络化, 管理、监督信息化。

随着网上银行的发展, 采购单位、用户、供应商之间结算也可以实现网络化;在信息系统中使用数据采掘、决策支持等技术, 历史数据进行深入的处理, 使采购工作的管理实现信息化、智能化;由于网络的开放性、共享性, 采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程, 实现网上监管, 上级部门和其他相关部门也可以实现网上监督。

4. 采购工作信息化, 可以有效地提高工作效率, 节约采购成本。

采购工作网络化以后, 缩短了采购各方的时空距离, 从而缩短了采购周期。除了必要的内部牵制, 采购部门可以保持最低的工作人员人数, 降低了人工成本。由于职责明确, 办公时限明确, 项目一旦启动, 没有特殊原因, 无法推脱责任, 可以显著提高办公效率。

三、采购信息化的主要内容和实施步骤

1. 提高采购信息化工作的认识。

通过采购信息化, 将使采购过程达到科学、公开、透明、高效的目的。在企业原有信息化的基础上, 仅仅通过在软硬件方面的适当投入, 就可以有效避免前述所出现的问题, 无疑是一项很好的通过技术进步促进管理进步的创新项目。

2. 加强对采购单位资产配置标准的研究, 编制出有效的采购预算。

针对项目性采购难以论证的难点, 应逐渐从程序性论证向实质性论证转变, 增强预算的科学性, 减少决策失误。避免出现程序合理, 但是资金效率很低情况的发生。

3. 通过流程梳理再造, 加强完善制度建设。

应对原有一系列关于采购管理的文件进行梳理, 确定科学、合理、高效的采购流程, 然后按照有关规定, 设置相应人员的管理权限。系统应涵盖采购各个环节, 包括预算管理、计划管理、合同管理、专家库管理、代理机构管理、供应商管理、报表管理、信息综合查询等子系统。

4. 外部网站建设。

除了具有信息发布和信息采集功能外, 还能实现网上采购、网上支付、安全认证等功能。确保实现制度公开、信息公开基础上, 把采购网站建设成为政务公开和采购信息公开的窗口、在线监管和网上办事的平台、服务采购单位和供应商的桥梁、上下部门之间联系和开展工作的纽带。

5. 内部数据库建设。

应包括规章制度库、供应商库、采购部门库、采购商品库、专家库、标书模板库。将原有纸面的档案信息, 全部数字化, 信息化, 支持随时的进行检索、查询、统计、分析等功能。

6. 加强信息安全。

坚持“两手抓”原则, 即一手抓技术, 一手抓管理。技术重创新, 管理重实效。利用先进技术和专业设备构筑安全防御体系, 构成可信应用环境, 保证数据信息和物理设备的安全性。

参考文献

[1]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析.商场现代化.2011 (15) [1]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析.商场现代化.2011 (15)

[2]杨道宏, 臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理.中国商界 (上半月) .2010 (05) [2]杨道宏, 臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理.中国商界 (上半月) .2010 (05)

[3]祖旭.对国有企业物资采购信息化的研究.经营管理者.2010 (20) [3]祖旭.对国有企业物资采购信息化的研究.经营管理者.2010 (20)

[4]张哲.论采购信息化的发展.商场现代化.2008 (18期) [4]张哲.论采购信息化的发展.商场现代化.2008 (18期)

信息化采购 篇2

（一）医院软件系统、硬件等信息产品采购由医院采购管理部门统一办理，严格执行政府采购政策规定，兼顾产品质量和成本，利用政府采购招标或医院自身优势，在保证质量前提下争取价格优惠。

（二）信息产品采购充分掌握软件和硬件稳定性、先进性，以及价格、技术、性能指标、厂家信誉、售后服务信息等资料，择优购置。

（三）政府采购目录或不在其范围的信息产品，依据政府采购目录要求，或是按照医院采购管理办法决定采购方式。

（四）台式计算机、便携式计算机、打印机、服务器网络存储设备、信息安全设备等硬件产品采购由使用科室申请，根据工作需要统一汇总到信息中心或相关专职部门，提交分管院领导审批后，由相应采购管理部门执行。

（五）信息项目总价超过一定额度，依据各医院的额度要求，采取院外公开采购招标流程执行。

（六）医院信息化项目采购，由相关部门、科室提出需求，统一汇总到信息中心或相关专职部门。金额较大项目组织充分论证，提交分管院领导审批后执行。

（七）信息化项目安装与实施，对硬件项目依据招标参数要求核对收货，签订合同；软件项目要求公司进场部署实施、培训、调试安装，试运行至全面上线，由使用部门、科室连同信息中心或相关专职部门确认系统运行稳定后组织验收

信息化采购 篇3

【关键词】信息化建设；物资信息化建设

一、企业信息化建设的概念

企业信息化建设指企业利用计算机技术、网络技术等系列现代化技术通过对信息资源深度开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策效率、决策水平，从而提高企业经济效益和企业竞争力。

二、中石油物资信息化建设已具规模

近几年来，中石油信息化建设已具规模，中石油物资采购信息化建设也逐渐取得了一定成果，物资采购信息化管理系统得到广泛应用。

1998年按照大庆石油管理局物资系统改革的总体要求，大庆油田物资集团物资管理信息系统开始建设。系统建设遵循“总体规划、阶段实施、不断完善、逐步升级”的原则，将物资集团所属单位各自独立的账目整合到一起，实现了业务、财务、库房数据的集中统一，达到了物资管理和信息化的高度结合。

2000年中石油建立了“能源一号”物资交易平台，实现了大宗物资、战略物资的交易管理。

2002年，长庆油田电子商务系统着手建设，长庆油田分公司按照“统一规划、分步实施、集中管理、分级使用”的原则，建立了覆盖全油田公司陕甘宁蒙四省区的统一电子商务平台物资管理平台，实现了全油田公司的数据共享，改变了过去传统的手工运作模式，缩短了物资的采供时间。

2000年至2008年间中石油下属地区公司等多家单位相继建设了地区公司级的物资采购管理信息系统。实现了物资采购业务“计划、交易、仓储、配送、结算”的全过程管理，改变了传统的以手工单据传递来处理业务的模式，有力地推进了传统物流向以“电话订货、网上配货、电子结算、现代物流”为主要特征的现代物流转变。

2008年，集团公司开始着手信息化“顶层”建设，实现集团公司范围内信息共享，ERP信息管理平台应运而生。以SAP系统为代表的各专业信息管理系统逐步在集团范围内全面推广应用。

2010年7月集团公司物资采购信息管理平台开始着手建设，物采系统是集团公司信息技术总体规划中的重要项目，也是支撑集团公司物资采购管理的核心业务系统，物采平台通过与ERP系统双向集成，实现物资采购从计划到采购交易，直至结算的全过程管理，并将供应商、目录、价格等管理环节融入其中，并通过外部门户实现了和供应商的协同，实现了物资采购交易与管理一体化。

信息化建设的逐步完善，规范了油田物资采购行为，统一了物资采供业务处理流程，整个行业的信息化建设逐步实现了从基础性向应用性、从局部性向全局性、从分散性向集中性建设与管理的转变，从而有力地保证和促进了行业“统一领导、垂直管理”的体制优势。

三、物资信息化高速发展背后的问题

物资采购信息化建设虽然取得了较大进展，收到了一定效益，技术水平不断提高，信息资源有了一定的积累，技术应用初见成效。但物资采购信息化的实施还面临着环境复杂多变的挑战。

首先是业务的复杂多变和企业组织结构的调整。面对日益激烈的国际国内竞争，适应市场需求的变化，企业业务流程再造，企业重组和资产重组，企业组织结构、管理体系和业务模式等更加复杂多变，在此背景下，信息化项目就必须具备能满足这些变化要求的能力。

其次是IT产业格局和技术快速发展，对行业信息化建设的投资保护、IT成本控制等提出了更严峻的挑战。在众多中石油物资采购所涉及的信息系统中问题集中反映在以下几点：一是信息不共享，现有的信息系统存在“信息孤岛”问题；二是行业应用系统的开发、推广、应用多是以条、块为主，开发比较分散，也基本是相互独立的，形成较多的“信息烟囱”；三是信息化建设不统一、发展不平衡，缺乏统筹规划和统一标准，对总体技术规范、标准、技术要求贯彻执行的力度不够。

四、怎么去建设物资采购信息化系统是当前要探讨的问题

根据诺兰模型的“信息系统发展阶段论”研究成果表明，信息系统发展可概括为：开发期、普及期、控制期和成熟期四个阶段及五要素模型。中石油物资采购信息化建设整体上处于普及阶段，其典型特征就是系统林立，耗资甚大，而技术标准与业务规范并不统一。随着实践的发展，行业必须充分考虑在标准规范基础上的数据集中管理和数据综合利用、深度挖掘等问题，也就是向成熟阶段过渡。

（一）物资采购信息化建设的目标。

一是坚持以信息化促进采购信息的现代化管理。建立统一标准业务流、统一操作平台、统一数据库的物资采购信息数据中心，进行数据集成、应用集成、流程集成、面向用户端集成，努力实现系统集成、有效整合信息资源，达到资源共享的目标。二是在采购企业上下贯通并与供应商之间搭起了一座信息交流的桥梁，降低采购成本，提高采购效率，增加采购透明度，实现物资采购“高效、公平、公正”的管理目标。

（二）物资采购信息化建设实施策略。

一是在集团公司物资采购管理部为核心的领导下建设物资采购信息数据中心，有效整合信息资源。数据集中是信息化发展的必然选择。

二是加强物资采购业务流程信息化标准制定。标准化工作是一切工作规范化的基础，统一标准是物资采购信息化建设的基础工作，是实现信息共享的基本前提。

三是加强与勘探生产版块中其它专业系统的对接和融合。“兵马未到、粮草先行”体现了物资采购工作在生产企业中地位的重要性，同时，要充分考虑与“跨部门、跨行业”系统的无缝对接，确保顶层专业系统之间的互联互通，准确分析物资采购信息与生产建设信息，做到合理组织供应、节约运营成本。

四是强化信息系统建设与经营管理实际的有机结合。信息化项目建设不能停留在纯技术层面，系统构建不能脱离经营业务和管理实际。具体表现在，信息系统有一套理想化设计的流程，而经营业务却在走另一条传统的程序。

五是加强信息系统数据管理。数据信息在不同的关联系统中不能完整传递，信息数据的不完整，影响整体信息质量，对企业经营决策失去参考价值。

从中石油物资采购信息化建设的过程来看，中石油正在朝以技术为主导的信息化企业转型，企业信息化建设发展到现阶段，需要突出解决的一个问题是网络整合、平台整合、数据整合、安策整合、技能整合、制度整合、观念整合。但是信息化建设由分散到统一、由增长到成熟还需要经过漫长的过程，大力推进企业信息化建设的同时应加强企业信息化建设的实施管理，才能真正提高企业的整体素质，增强企业的国际竞争力。

参考文献

[1]江玉凯.如何走高效电子政务之路[J].数码世界2008，（8）.

[2]杨凯.数据挖掘技术在中石油ERP中的应用研究[J].中国管理信息化，2010，（17）.

作者简介

原料采购信息化的实施 篇4

钢铁企业具有生产流程长, 消耗物料品种多, 原燃料结算方式多样等特点。原燃料采购结算是整个原料供应链中的一个重要环节, 采购结算价格在原燃料采购成本中占有举足轻重的地位。在ERP系统上线前, 宣钢原料采购结算业务一直沿袭传统方式进行, 文件数据具有易改性、数据量大、结算速度慢而且容易出错, 给宣钢或供货方带来一定的损失。对于大型钢铁企业集团, 既要利用规模效应降低成本, 提高产品的市场占有率, 扩大市场影响, 也要发挥供应链的协同效应, 降低原料采购成本, 提高工作效率, 利用信息系统将原有管理流程再造与工作模式的创新结合是其必然的选择。

二、实施办法

宣钢ERP项目从2007年4月启动, 经过项目前期准备与调研、蓝图设计、系统实现、上线准备四个阶段后, 按照既定的实施计划于2007年11月上线试运行。随着公司整体信息化建设的不断推进, 三级支撑系统数据的日趋完整, 为实现原料优质优价系统结算的成功运行奠定了基础。

(一) 系统研发阶段

因为系统内的优质优价结算覆盖了原料进厂的内部物流业务全过程, 原料进厂计量和检验数据上传的成败与实现优质优价结算息息相关, 所以实施优质优价结算需要先从原料进厂业务流程着手。

1. 加强汽运原料进厂的IC卡管理

为了加强进厂车辆的流程控制, 宣钢建立了汽运原料以IC卡为媒介的管理模式。每一个汽运车辆进厂必须经过刷卡核对、取样、过毛重、卸车、回皮、再出厂。在称重环节, 通过读卡器自动采集供应商、原料名称、车牌号、计量、采购等信息。系统还可通过判断物流IC卡中的状态位, 对进厂车辆的关键环节进行流程控制。在运行中根据宣钢物流的实际情况, 出台了《宣钢ERP系统汽运原料系统运行管理办法》, 通过加大监管力度, 提高整个物流系统信息的准确性、统一性, 为优质优价结算系统提供完整的数据支持。

2. 重新梳理流程, 适应集团整合

为配合集团大宗原燃料集中采购, 宣钢为提高采购订单的质量和适用性做了大量工作。首先, 搭建了河北钢铁集团ERP系统和宣钢公司ERP系统之间的接口系统, 通过此系统完成集团采购信息和宣钢采购信息的交互工作。根据集团和宣钢两套系统物料之间的关系, 做了物料对应表。其次, 为了适应创建采购订单的需求, 增加了供应商子范围这一条目, 来对应集团ERP系统内的供应商。

3. 优化原料检验流程

原料进厂数量大、检验品种多、流程长、涉及单位部门多, 实行优质优价结算需要按照每批物料的重量和检验结果一一对应, 按批次报出, 给检验流程系统设计带来很大的难题。技术人员和开发人员从宣钢实际情况出发, 建立物料质量主数据, 规定检验组批规则, 优化检验流程。对原料检验系统的取样、组批、制样、分析录入、加解密、结果报出、数据上传, 每一个环节进行优化, 确定定义外进原燃辅料检验方式, 采用以采购订单为根据、每一次收货用物料凭证来跟踪的方式。在检验计划中只规定检验项的标准范围, 结算时依据实际检验结果进行优质优价计算。

4. 强化用户操作培训, 培养业务技术骨干

宣钢从2007年系统开始实施到2009年11月系统甩账, 两年多的时间里, ERP项目部共组织了八次较大规模的集中培训、分系统培训、模块培训等多种培训。参加培训人员包括各级领导、各单位所有系统操作人员、关键用户及技术人员。关键用户和开发人员经常深入现场, 对最终操作用户进行手把手的培训, 使业务人员规范操作, 每一位用户在系统内操作产生的数据正确与否直接影响到下一个环节, 且操作流程是不可逆的, 提高全体职工对信息化的认识和理解。从各个部门挑选精通业务、沟通能力强的人员, 参与到ERP项目实施过程中, 培养既精通信息化又懂业务管理工作的复合型人才, 发挥他们的最大潜力。

(二) 系统对接阶段

1. 寻找支撑系统和结算系统接口方案

原料进厂的运输方式可分为汽运和火运两大方式。原料财务结算人员在结算时按照货物的物料编号、供应商、供应商子范围、结算区间等限制条件作为提取物料凭证的依据, 但是涉及火运信息在四级SAP系统所提供的标准功能及标准数据表中并未体现, 造成三四级数据流断开, 这样就给结算人员提取数据带来困难。

为解决此难点, 开发人员从完善三四级数据传输、数据保存两方面做技术改造。三四级数据传输的实现方式是, 通过业务人员在三级做网上交库从而触发火运信息通过XI接口上传四级, 在不影响现有接口工作的基础上使用现有接口传输火运信息。

2. 开发火运网上交库系统

该系统主要目的是为了向火运进厂业务办理人员提供票据, 保证数据清晰准确, 业务办理有序透明。在确保业务办理的同时进行业务流程控制。按照进厂物料化学分析确认、质检分析单开具、磅单拆分打印、办理交库的顺序紧密地将物流、信息流和数据流结合在一起。只要是某一个环节没有确认, 票据则不能生成。从技术上真正确保了业务办理的透明化、科学化、自动化。

3. 数据支撑系统业务和优质优价结算系统对接

2009年8月份, 原料财务结算人员提出从系统导出《采购收货明细表》, 由ERP项目部专人开发并推广使用, 自此找到了联结业务和SAP系统的切入点。《采购收货明细表》提供的信息一目了然, 是连接厂矿收货和结算的纽带, 具备磅单和化验单的全部功效, 还具有查验、核对系统数据准确和完整性的作用, 实质上它成为了二级收货单位向采购部门交货的纸质凭证。经过商议, 从9月份代替了传统的手工交库单, 取消了厂矿提供的汽运磅单, 使优质优价结算工作进程取得了质的飞跃。

(三) 系统完善阶段

2009年8月由宣钢公司总经理亲自挂帅进行ERP项目技术攻关, 公司成立了ERP项目部运营监管组, 负责系统数据管理和运行监督, 对结算测试过程中出现的问题进行逐一分析, 明确问题责任单位并及时整改, 加强把关数据的修改审核及考核, 对推动优质优价结算工作起到了保驾护航的作用。依托公司的原料进厂信息系统平台, 结算人员和自动化处的开发人员合作完善宣钢优质优价结算系统的工作全面展开。结算人员不断测试, 不停地和开发人员沟通, 2009年11月系统能满足宣钢所有物料结算的需要, 涵盖了目前所有大宗原燃料结算方式。经过一年多来的运行, 工作效率大大提高, 程序不断得到修改, 系统更加完善。

(四) 系统运行阶段

1. 日常结算

(1) 根据合同条款, 维护物料结算模板。根据合同的不同类型, 合同规定的基准质量、检验特性、考核范围、计算方法和奖惩方式维护物料结算模板, 形成计价条款与采购合同的行项目一一对应, 根据合同描述以EXCEL的形式形成结算条款明细表。

(2) 导入合同条款。将整理好的EXCEL格式的结算条款明细表导入SAP系统, 使计价条款类型在系统内形成程序逻辑。

(3) 将合适的合同条款和采购订单匹配。输入采购订单和行项目, 程序自动搜索、筛选处理, 物料和供应商对应的所有条款并显示在屏幕, 选择合适的版本, 完成结算条款明细表和采购订单匹配的任务。

(4) 优质优价结算处理。根据收货、质检信息和计价条款, 读取收货凭证的有关信息和检验结果, 选中需要结算的收货凭证, 根据已导入的条款明细表的结算方式, 结算货款。

(5) 打印结算单。打印结算单是优质优价结算的最终目的。结算基价分为含税到厂包干价、车板含税价和车板不含税价。基于不同的单价, 增值税发票金额采用不同的计算公式, 和运费、可抵税金额形成一一对应关系, 再计算结算总金额。

经过一年来的运行, 无论是屏幕界面还是数据的输入, 无论是信息的查询方式还是数据取得的速度, 都做了极大的改进, 不仅方便了结算人员的可操作性, 并且大大提高了结算效率。

2. 系统报表开发阶段

利用系统集成、数据共享的优越性, 系统可以随时供各类人员查询、调用, 可方便地从多角度查询每一笔已发生的业务。合同条款查询、结算清单查询、原料定价历史查询、结算单导出PDF电子版等, 这些功能的综合应用, 为方便统计各项业务提供了条件。结算人员和开发人员配合, 相继为铁前煤优化组开发了《煤炭进厂统计表》;为分析大矿务局发运我公司的炼焦煤的结算结果与以我公司结算的结果存在的差异, 开发了《煤炭进厂分析统计表》;为原料业务部门开发了《原料采购成本分析报表》。

三、实施效果

ERP优质优价结算系统的成功实施, 为实现物流、资金流、信息流高度统一创造了条件, 改变了宣钢许多原有的管理模式, 为真正实现按流程进行扁平化管理提供了基础;精细管理化水平也通过润物细无声的方式在一步一步地提升, 并通过相关配套制度的建立, 堵塞了原有模式下的管理漏洞, 提升了企业的管理水平和核心竞争力。

(一) 促进了采购业务的流程管理, 有利于防范业务风险

通过实施ERP优质优价结算, 进厂原料从下达采购订单开始, 系统内的采购结算过程覆盖了原料进厂的内部物流全过程, 任何一个过程中的失误和差错都会反映在结算环节, 起着对采购全过程审查和监督的作用。汽运原料实现IC卡管理后, 实现了进厂车辆信息的自动采集, 进出厂车辆信息快速、准确地处理、传递, 大大减少了车辆的舞弊现象。火运原料进厂, 过去经常存在丢车不过磅现象, 交库时再估吨补磅单。《火运物料交库系统》采用网上各部门依次确认车辆到达的办法, 工作效果大为改观。目前, 丢车现象已很少发生, 且实现物料原料收、发、存实时监控管理。通过各部门在网上交库的确认, 实现了业务数据多方同时监督, 极大地提高了业务数据的准确性和交库业务的工作效率。

(二) 规范和统一了基础数据, 夯实了管理基础

通过ERP优质优价结算系统, 建立了一整套集中的宣钢主数据管理体系, 统一和规范了物料编号、供应商、质量信息等一系列基础数据, 实现了系统自动打印磅单、分析报告单, 使得物流管理与质量管理、财务管理紧密集成, 增强了各项业务数据的准确性、及时性、共享性, 便于通过系统开展各种形式统计, 为“数出一门, 量出一家”提供了技术手段, 物流信息在企业供应链中传递更加流畅、连贯。利用优质优价结算系统强大的查询功能, 很好地完成了河北钢铁集团对财务系统、宣钢采购分公司的财务审计、合同审计工作, 进一步夯实了管理基础。

(三) 有利于质量跟踪, 提高物料进厂质量

通过实施ERP优质优价结算系统, 实现了质量数据的实时、共享, 能及时、全面提供进厂物料和产品的质量状况, 为公司生产提供指导作用;实现优质优价系统自动结算, 建立了统一的收货、质检、结算管理信息平台, 便于质量追踪, 在系统内快速准确地查找相关结算物料的质量信息;在结算中, 自动设定物料合格或不合格的区间, 杜绝品位低于合同规定的原料进入结算程序, 确实保障了进厂原燃料质量的稳定性, 淘汰了质量差、价格高的品种, 为宣钢降本增效创造了条件。

(四) 创新的采购结算方式, 提升了企业管理水平

将宣钢的实际情况与ERP系统应用有机地结合起来, 在SAP系统实行优质优价结算, 创新的采购结算方式, 取代了手工操作、信息滞后的传统结算方式, 意味着物流业务与信息流业务形成联动, 彻底改变了过去财务结算与实际物流脱节的局面。真正实现了大宗原燃料采购业务的物料进厂从下达采购订单—计量质检—收货—采购结算, 整个物流及资金流的衔接, 使原料进厂管理和业务流程进一步得到规范和优化, 向程序化、标准化管理迈进, 更加靠近精细化管理的要求。

(五) 有利于企业成本控制和分析, 有效提升企业竞争力

采购销售信息通报讨论群群规 篇5

1.目的：为及时研判市场，实现采购与销售信息共享，紧密联动，给公司决策提供综合资料，为合理地制定采购及销售价格服务。

2.群成员：大宗材料采购部门（原燃料处，炉料处），销售公司，相关单位主管副总经理、处长及主要业务负责人。3.通报信息讨论制度： a.每日通报信息：

原燃料处负责焦炭、铁矿、喷吹煤每日价格或指数公布。炉料处负责每日铁合金价格或指数公布。

销售公司负责每日钢坯、螺纹钢价格或指数公布。

相关单位及时公布我公司的原材料采购价格，钢材销售价格等调整信息。相关单位可随时发布行业或兄弟企业的重要信息。b.每旬通报信息：

相关单位负责每旬第三日通报钢材市场分析、原燃料及铁矿市场分析、铁合金市场分析。c.讨论制度：

采用不定期会议形式讨论，或在微信群发布意见形式进行讨论。5.保密制度：

群内人员可随时发表个人意见与建议，但不得发表与本群无关的信息、文章或链接，不得发表反动政府、有损公司的信息。

群里人员由相关单位确定后报群主加入，不得私自将其他人员拉入。

本群里信息仅限于群内人员交流共享，要严格遵守公司相关保密制度，任何人不得将群内公司重要价格信息向群外第三方转发。转发将视同为泄露公司秘密，一经发现将提交公司按违犯公司保密制定规定处理。

6.其他：本群主由销售公司指定，群里活动由群主监督。每个单位要指定信息发布人员，并报群主备案。

信息化采购 篇6

关键词：政府采购；条例；信息公开；研究

采购信息的公开透明化作为我国政府采购的基本原则和生命力所在，公开透明原则对任何国家来说，特别是实行政府采购制度的国家，都是给予高度重视的。自2003年1月1日我国《政府采购法》出台以后，政府采购在信息公开方面有所进展，各级政府企事业单位的招标信息和中标信息实现了公开化，各个地区结合自身特点实行了有关信息公开的政策、办法等等，对采购整个过程的信息进行了有效管理透明化。今年3月1日《条例》的颁布实施，针对政府采购的信息公开力度有所加强，从范围和内容等方面延伸了信息公开，加快了对采购信息平台的构建，统筹规划管理采购信息，侧重了信息交流沟通的实效性，真正使政府实现“阳光下采购”。

1.信息公开在政府采购中的意义

1.1 政府采购的公开透明化是政府采购制度的内在要求

政府采购归根结底其资金的消费是对纳税人税款的消费，为了确保纳税人对税款消费的知情权，国家采取了采购信息公开化的制度。坚持信息公开透明化，可以给各类参与到采购中的供应商创造出公平竞争的良好环境，保障社会监督政府采购的过程。社会民主建设的步伐加快，国家财政方面的预算公开化同财政公开化都属于公共财政改革，政府采购在财政支出的范畴，随着改革的进行，政府采购信息公开化势在必行。

1.2 信息的公开利用规范政府采购

对采购信息的公开能够为采购市场的监管创造前提，规范采购行为，优化政府采购监督机制，当政府采购的所有信息完整地、系统地面对社会公开，透明化政府采购行为，阳光下交易，构建的政府采购制度才会更加健全。

1.3 信息公开减少信息获得的差异化，达到公平目的

采购信息的整体准确性能够作为市场主体采用采购交易的依据，只有建立在这个基础之上才能作出明智的决策。但是在实际操作过程中，由于信息公开的不完整、不全面，造成了供应商对信息把握的混乱，不同主体可能获取不同的采购招标信息，这就是要对政府采购信息全面公开化，减少信息的差异化，真正达到公平的采购交易。

2.《条例》中对信息公开的规定要点

本次《条例》的实施同过去相关法律法规相比，信息公开就是很大的亮点，有关信息公开的方面可以进行简单总结归纳如下。

2.1 对项目整体采购情况的透明化

《条例》史无前例地对政府采购整体状况进行信息公开的力度加大，从政府采购信息及预算的公布，到中标、成交结果附带招标文件、竞争性谈判文件、询价通知书等的公开，政府采购合同成果签署以后要在法定规定日期即2个工作日内公开。除此之外，《条例》中对中标结果的公开相比以往力度空前，对采购单位、采购代理机构、中标内容（项目名称、规格、成交价格、数目等等）的信息要求更加详细，都要进行公开化。

2.2 对供应商的无差别信息公开

《政府采购法》中要求政府采购遵从公开透明和公平竞争的原则，新出台的《条例》延续继承了这一原则，规定了一系列对供应商信息公开的有关内容，比如对供应商资格预审信息的公开，特别对来源单一的采购要公开仅有的供应商信息；严禁对同一采购项目对供应商提供不同的项目信息，实施不同的审查标准，限定他们的地域、所有制形式等等。另外，《条例》中特别要求了供应商要符合投标的法定条件而且能够提交有关证明材料，包含了过去三年中参与政府采购无任何严重违法记录的书面声明。在具体的采购活动中，能够对财政部门发布的供应商、采购代理机构三年内受到的财政行政处罚，政府采购违法失信行为的记录进行有效查询。

2.3 投诉处理决定的公开

《条例》的制定和颁布均是由国务院着手的，作为行政性法规，它具有的效力比一般的部门规章、地方性法规和地方规章等要高，本次《条例》的实施是站在行政法规的高度，确定了对政府采购方面的投诉处理信息进行公开化，规范了采购活动，调动了全民积极性参与到采购监督中来，及时把握案例信息，对投诉处理过程决定等等进行沟通交流，改善不足。

3.《条例》对推进政府采购透明化的现实意义

3.1 呼应预算法的顶层设计

2015年颁布了新预算法，把“政府采购”的内容做了相关规定，一方面就整体上在政府采购方面的公开化进行了要求，对政府采购的情况，各级单位应该做到及时面向社会群众公开。另一方面对不能及时公开信息的责任追究，没有依照法律规定对预算等公开化说明，就要责令各级政府及有关部门更正，而且对相关责任人追究行政责任。本次的《条例》针对政府采购在公开化的概述有了明文规定，同时也确定了政府采购方面公开化责任，与新预算法中的规定不谋而合，相互呼应。

3.2 拓展母法关于信息公开的规定

《条例》是对其母法《政府采购法》的详尽解释说明和补充，在信息公开方面的规定，《条例》从条款内容上对其进行了很大程度地拓展，细化解释了过去相对模糊的内容，推动了政府采购从发布到结果的全过程公开透明化的进程，如今，通过整合《条例》和《政府采购法》可以总结出，政府采购面向社会公开化的信息包含了两大方面：采购整体过程的信息和采购操作管理方面的信息。加大了公开力度，扩充了公开内容和范围，保障了采购的公平公正。

3.3 对“未公开”责任追究机制的强化

为了更好地落实政府采购信息，需要在法律条款中对不公开责任的追究进行明文规定，《政府采购法》已经有相关内容规定，要求对弄虚作假，上瞒下骗的情况由上级监察机关给予相应的行政处分，《条例》实施后对过去相关法律的条款进行了完善，优化了采购项目整体信息达不到公开化的责任追究机制，保障了采购项目全过程的信息公开，也约束规范了采购人和采购代理机构的各类行为。

3.4 对信息公开的途径的规范化

政府采购过程的信息在《条例》实施前是由政府采购监督单位指定媒体并公开，没有限定媒体级别，这就造成了采购信息发布的混乱性，管理混乱，严重损害了采购的竞争性。另外，为了及时达到采购信息公开化的有效性，《条例》中对信息公开方面的时间限定有所确定，比如，在“供应商唯一”的状况下，采购项目信息和供应商信息公开时间不低于5个工作日；中标结果等从中标算起的2个工作日内公开等等，对采购信息公开化的途径进行了规范化调整。

4.总结

本文通过对新出台的《条例》同过去相关法律法规的对比，重点探讨了《条例》中对信息公开的规定要点，针对政府采购的信息公开力度有所加强，从范围和内容等方面對采购信息公开有了不同程度地延伸，统筹规划管理采购信息，了解了信息公开对采购的意义，政府采购信息的规定公开化很大程度上推动了我国政府采购公开透明化改革的建设，对实现“阳光下采购”的目标具有很重要的现实意义。（作者单位：陕西省采购招标有限责任公司）

参考文献：

[1]姜爱华，滕怀凯.政府采购公开透明：现实意义与未来挑战[J].中国政府采购，2015（4）.

[2]黄瑞.《政府采购法实施条例》关于项目信息公开规定的立法意义及落实建议[J].招标与采购，2015（3）.

[3]宋雅琴.承上启下，为深化改革铺平道路——写在《政府采购法实施条例》颁布之际[J].中国政府采购，2015（3）.

政府采购信息化管理探析 篇7

一、政府采购信息化管理的内涵及发展现状

政府采购信息化管理是随着信息技术和政府采购的不断发展而相应产生的。政府采购信息化管理, 本身是政府的一项职能和工作, 涉及政府对供应商的管理和审批, 属于电子政务范畴;同时, 由于政府采购是一种交易行为, 又涉及政府与供应商的交易, 所以也是电子商务行为。因此, 政府采购信息化管理与电子商务、电子政务之间具有密不可分的关系。

我国政府采购经过多年的改革和实践, 已经取得了比较显著的建设成效。从改革进程来看, 政府采购制度改革的重心已由改革初期的建章立制、扩面增量转向现阶段的程序控制、行为规范上。从实践中来看, 我国政府采购规模持续快速增长, 采购范围和采购构成逐步趋于合理, 采购分布逐步趋于均衡, 逐步形成以集中采购为主、部门集中采购和分散采购为辅的采购格局, 公开招标成为主要采购方式, 政府采购功能实现由管理向多政策目标转变, 采购队伍不断壮大, 政府采购信息化应用初见成效。

二、政府采购信息化管理中存在的主要问题

我国政府采购的信息化管理与应用水平与发达国家相比存在一定差距, 无论在广度还是在深度上都还有待进一步深入和加强, 突出表现为以下几个方面。

1. 政府采购法律体系建设滞后, 内在冲突明显。

目前, 我国政府采购法制建设明显落后于政府采购实践要求, 严重影响了政府采购工作的正常开展。虽然在《政府采购法》颁布前后, 分别出台了《政府采购管理办法》、《政府采购招标投标管理暂行办法》等法律法规, 但仍不完善。作为我国政府采购法律制度重要组成部分的政府采购监督机制的法律程序设计还不合理。此外, 我国政府采购立法与《WTO政府采购协议》之间存在很多差异, 立法规定过于原则, 缺少与之相适应的实施细则, 实践中的随意性较大。

2. 采购规模和范围小, 缺乏统一、规范的管理制度与交易平台。

我国政府采购整体规模偏小, 与国际一般水平相比有着很大的差距。地区之间缺乏必要的联系和整合, 难以实现批量化采购。同时, 采购范围仍然过于狭窄, 一些法律规定的采购项目还未纳入政府采购管理范围。如工程项目采购迟迟未纳入政府采购制度管理的范畴, 货物类采购所占比重仍显偏大。同时, 政府采购信息发布和交易平台都相对独立和封闭, 不能进行全面统一规范。各地区之间政府采购信息化水平的差异, 给信息共享、形成全国统一的政府采购大市场带来不小的阻碍。

3. 竞争的缺失, 难以充分发挥市场效率。

我国各地区和行业在政府采购执行中人为进行地区封锁和行业限制, 导致全国性政府采购市场难以形成。市场的分割一方面体现在各地政府采购信息发布的地域性限制, 另一方面也体现在供应商准入资格与评判标准的不一致, 很多地方依照本地特定企业的产品规格设立招标文件的技术标准, 更有甚者强制本地区的采购单位购买本地区和本部门的商品和劳务。这些限制都不同程度地导致了竞争的缺失, 使政府采购效率赖以生存的土壤受到侵蚀。

三、完善我国政府采购信息化管理的对策

1. 建立健全相关法律、法规和制度建设。

针对政府采购工作中存在的突出问题, 应完善传统的政府采购相关法律, 让政府采购信息化有法可依。一是修订现有的相关政府采购法律法规, 二是建立电子政务、电子商务方面的法律体系, 三是明确电子招投标的相关标准。采用立法的形式, 明确电子招投标的行为标准, 包括招投标程序、环节、内容、操作方式、评审方法、结果公布等方面的标准化, 明确电子招投标安全级别的标准和安全评估、审计和管理的权利和义务。

2. 着力扩大政府采购实施规模和范围。

政府采购应围绕财政支出, 保障重点, 深化预算管理制度改革, 创造条件推进政府购买服务, 逐步扩大公共服务、商务服务及专业服务的政府采购实施范围。在增量扩面的基础上, 提升服务类项目政府采购比重。一是增强政府采购制度的刚性约束力。对于纳入政府集中采购目录的项目, 必须由政府集中采购;二是进一步明确公共采购的范围。对满足于公共利益的公共产品和准公共产品的采购, 都应当纳入政府采购制度的约束范围内;三是规范工程采购, 尽快将工程项目纳入政府采购制度的管理范畴内, 强化对工程项目的管理和监督。

3. 加快政府信息化采购管理平台建设。

建立全国统一的政府采购管理交易平台, 逐步实现从申报到验收、从招标到评标、从支付到监督全方位电子采购流程。疏通采购信息的共享渠道, 整合基础信息的互通平台, 统一领导、统一规划, 为买方和卖方市场提供最新最快键的信息, 增强采购的公平性, 规范财政资金的利用。政府采购信息化管理统一平台建设应全局谋划, 稳步推进, 更需要制订由点到面, 协调各方的实施计划, 才能实现政府采购科学化、管理精细化。

4. 加强监管工作, 构建政府采购竞争机制。

政府采购信息化管理运行过程中需要建立多部门的协调机制。一是实现监督部门对政府采购的全程监督和采购活动的在线检查, 提高政府采购监督的日常化和长效化。二是建立协同认证网络服务, 建立与工商、税务、质检、信息工业、等职能部门和行业主管部门的数据共享和业务协同认证网络服务体系;三是建立社会监督机制, 通过建立采购结果和采购流程执行时间的网上公布机制, 提高社会各界对政府采购的监督, 将有助于形成内部和外部监督的合力, 促进立体化监督机制的建立。

四、结语

信息化采购 篇8

高度重视并加强对高等学校食堂的管理工作, 及时改进高等学校食堂管理和运行机制, 是高等学校后勤管理工作的一项重要内容。高校食堂的管理直接关系到学生的身体健康、安全以及正常的学习与生活, 关系到高等学校甚至社会的稳定。随着科学技术的不断发展, 高校后勤食堂传统的采购核算手段以及方法, 在批量、定价、效率、准确性、监控等方面, 已跟不上现代高校后勤数字化、信息化建设的步伐和要求, 如何借鉴和运用互联网运行平台, 构建快捷、透明、适宜的高校食堂采购核算信息化系统, 已成为一项非常迫切并且重要的课题。针对这一方面, 本文作了积极的探索和有益的尝试, 并在数家高校后勤管理中运用且取得很好的效果。

1 高校食堂传统采购核算模式存在的不足和问题

传统的采购核算模式就是用人工或人力的方式, 以单个食堂为单位, 自行在社会市场上分散采购到各种所需伙食物资, 自行定价, 自主检斤验质, 自主进出仓库, 自主班组核算, 财务部门凭食堂采购单结算货款。这种传统的、食堂自主性较强的、人工操作模式, 在实际运行中存在着诸多不足和问题, 主要表现在以下方面。 (1) 定价随意。由于派人自行采购, 在买卖交易的过程中, 定价的方式, 都通过双方当事人协商定价, 双方所定价格与当时市场价格经常会发生偏差。 (2) 批量不大。由于各个食堂分别自主采购, 就单个品种采购量一般偏小, 难以形成批量采购, 小批量采购往往价位偏高。 (3) 效率较低。传统模式环节较多, 采购效率较低。 (4) 人工差错。由于采购环节较多, 而且每个环节均为手工填单, 经常发生丢单、数字弄错、品牌品种规格搞错, 准确性差。 (5) 核算滞后。食堂班组核算和财务结算均人工计算, 及时性差。 (6) 库存不准。由于食堂自行采购, 库存盘点时对食堂的在库、在途物资难以监管核对, 库存盘点经常不准。 (7) 验货差异。食堂对自行采购的物资、检斤验质, 时常疏于严格把关, 有时出现人情验货, 使收货发生偏差。

2 与构建高校食堂采购核算信息化系统相适宜的相关条件

要构建高校食堂采购核算信息化系统, 首先必须要构建一个适宜于高校食堂采购核算信息化系统的体制与机制平台, 在新的平台上嵌载系统, 使系统和平台互为条件。

(1) 建立组织机构。建立一个相对独立、专门从事高校食堂伙食物资采购核算的机构部门。其主要职能, 一是承担食堂伙食物资或所有后勤物资的集中采购与配送工作;二是建立并维护采购核算系统的网络运行;三是负责市场信息的采集与公布;四是负责供货方的选择与货款结算等工作。 (2) 建立集中统一采购的运行机制。一是让食堂把精力集中到安全生产、丰富供应和优质服务上来;二是让伙食物资的采购职能相对独立, 以利于提高采购效率和效益。三是使伙食物资的采购部门与使用部门, 在采购、验收、使用、结算等环节过程中, 相互监控, 相互制约, 做到透明公开。 (3) 借鉴互联网。把集中采购核算工作, 纳入到互联网信息平台上运行。 (4) 运用校园一卡通。将校园一卡通功能联接到伙食物资的采购核算系统中来。一是便于食堂对资金的管理;二是食堂每天收入统计自动生成, 为食堂日成本核算提供了条件。 (5) 引入招投标机制。将学校或后勤部门的物资招投标办法, 引入到统一采购核算系统中来。采购核算系统向各食堂、班组公布的供应价格, 必须是通过招投标环节形成的价格。

3 高校食堂采购核算信息化系统体现的主要功能

(1) 合格供应商的资质管理。经过招标程序, 定期规定更换伙食物资供应商, 当前进入的供应商名单和经营资质在网内予以公布, 一定权限内可了解各供应商的资质信誉情况。 (2) 公布供应价格。经过学校和后勤二级招标采购, 对当前时段, 各类供应商供货的价格在网上公布, 各食堂在各供应商提供的规格、质量、价格中, 选择质价相当的供应商进行采购。 (3) 采购计划申请。按照提前订货的原则, 各食堂必须提前一天, 在食堂采购网络上, 申请选订第二天的所有伙食原料以及今后一段时间内使用的调味品和低质易耗品。选订后并经食堂负责人、饮服中心负责人及采购中心负责人分级确认后, 在网上将采购指令分发给相应供应商, 供应商接到订单后在一定的时间内配送到位。 (4) 原材料验收确认。供应商把伙食物资配送到各食堂后, 由供货方、采购部门、食堂三方共同验收, 检斤验质, 规格或数量有差异的品种, 需重新确认, 所有验收结果, 通过网络反馈到后勤采购中心, 采购中心凭食堂验收确认信息, 对供货商结算货款。 (5) 食堂成本核算。由于食堂每天都能掌握当日营业收入、各类成本开支数据, 食堂当天供应结束后, 各班组的日成本核算单, 通过电脑自动生成。月底, 食堂每月成本核算单, 同样自动生成。 (6) 仓储物资监管。一是库存帐物一致, 随时可控。由于仓库物资数据通过电脑同步反映数量增减, 对食堂库存物资可做到时刻监控。二是对最低库存量和临时保质期的品种进行预警。由于电脑网络时刻反映库存量和库存品的保质时间, 一旦临近界限, 自动提醒警示。 (7) 统计分析。一是价格分析, 各食堂电脑对每个采购品种过去一段时间价格变化, 都能显示价格变化曲线图, 让食堂了解价格变化过程, 可对价格走势作一些预测。二是毛利控制分析, 通过食堂日成本核算数据, 可分析影响食堂收支平衡的因素, 并加以控制。

4 实施高校食堂采购核算信息化系统运行带来的变化

(1) 为高校食堂伙食物资的集中采购带来了便利。信息化系统的应用, 促进了集中采购核算配送工作的进程, 改变了原有高校伙食物资采购, 分散、多头、复杂、量小的传统模式。 (2) 效率提高。信息化系统的应用, 改变采购各个环节手工连接的方式, 实现了伙食物资请购、审批、购买、运输、结算等各环节“零距离”对接, 极大地提高了采购效率。 (3) 数字更准。由于使用网络传输、自动核算, 使食堂的采购、成本核算、库存等管理数据更加准确。 (4) 公开透明。由于采购核算的程序统一规范, 减少了人为因素, 使伙食物资的采购核算过程更加公开透明。 (5) 便于管控。借助于信息系统, 对供货商进入, 对食堂采购的品种、数量、库存量、供应毛利等方面的调控管理更加有力。每一层可随时查看了解分管部门、班组的采供信息。 (6) 网络办公。通过实施食堂伙食物资信息系统, 为高校后勤各食堂现代化无纸办公创造了条件。

本文对构建高校食堂采购信息化系统的动因、条件、功能、效果等方面进行了分析论述, 并在数家高校后勤管理中得到运用完善, 取得较好的实践效果。随着信息时代的发展, 高校食堂采购核算信息化系统的作用, 将愈加彰显, 功能将更加完备, 应用将更加广泛。

参考文献

[1]闫富松.高校后勤信息化应用初探[J].高校后勤研究, 2009 (3) .

[2]惠志祥.对高校食堂经营管理模式的探讨[J].中国食品卫生杂志, 2005, 17 (1) .

政府采购档案管理的信息化建设 篇9

关键词：政府采购,档案管理,信息技术

信息技术的发展为政府采购档案管理的现代化提供了科技保障和完备的资源。政府采购档案的信息化建设可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。因此, 在信息时代中, 加快政府采购档案管理的信息化建设是完善采购档案工作的重要内容。

一、政府采购档案管理信息化建设的必要性

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势, 在档案管理活动中全面应用现代化信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。加速实现档案管理现代化的进程, 是以计算机技术为核心的现代信息处理。

政府采购档案的管理工作是政府加强采购监督管理、强化内部管理和规范采购行为的一项非常重要的基础工作。随着改革的不断深化、法制的不断完善, 对政府采购的要求也越来越高, 改革落后的管理体制, 实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购, 形成了规模的集中采购。而政府采购档案传统的管理模式很难适应政府采购工作的快速发展, 采购档案利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。因此开展档案信息化, 进行适当的组织机构调整、业务流程重新定义、管理方法逐步改变、档案数据重新整合是非常必要的, 也是迫在眉睫的一项工作。不仅仅是档案管理现代化发展的客观要求, 有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合, 同时也适应了社会信息化的要求。

二、政府采购档案信息化建设的现状分析

(一) 安全保障有待提高。档案可以说是政府集中采购机构部门的不动产, 是宝贵的智力资源, 一旦进行档案信息化建设, 如果没有足够的安全意识和相关保障, 往往会造成采购档案信息的丢失和泄密, 给政府采购部门甚至国家带来巨大的损失。信息技术为政府采购档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法, 档案检索可以根据权限自行检索, 从而大大提高了采购档案工作的地位和作用, 但也给档案管理带来了一定的安全隐患, 因为信息技术的应用往往会造成档案信息的保密性和准确度等问题。保存在电脑上的电子档案文件, 极易被网络黑客或者病毒修改、盗窃、销毁, 使其凭证作用及安全性受到影响。同时, 政府采购部门的电子档案保存中由于更新版本的不兼容性和不可识读性, 存储材料及载体的易损毁问题, 有时会导致采购档案信息资源的丢失。

(二) 管理人员的信息技术水平较低。信息时代的档案管理工作人员如何适应形势需要成为一个摆在政府采购部门面前迫需解决的重要问题。档案管理者要具备一定的档案管理专业知识和信息技术素质, 要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理, 提高使用信息技术进行档案管理的水平。然而档案人员的计算机数据录入知识虽已普及, 但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度还有待加强。很多政府采购档案管理者的数据库管理和网络管理等基本技能还有待提高, 一些政府采购档案管理的工作人员还存在着知识结构老化, 服务技能单一的情况, 这种落后的技能、经验很难适应信息技术应用的要求。

(三) 档案信息化建设不够规范。我国政府采购档案信息化建设还处于起步阶段, 很多具体的操作还不够规范。缺乏统一的各级政府采购档案管理中心, 各个集中采购机构的采购档案信息系统和网络建设形式不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应采购档案信息资源共享的要求。有的机构将信息化仅仅用于采购档案的录入, 利用的效率很低, 造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。而且各自使用的档案管理软件相互之间缺乏通用性, 影响了采购档案信息的纵向沟通, 难以通过电脑完成信息的互调和共享。

三、政府采购档案管理信息化建设的完善对策

(一) 加强档案管理的信息化意识。在加快政府采购档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中, 档案管理人员的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识是至关重要的。政府采购档案管理应该对原有的档案学科体系进行充实和完善, 以先进的计算机技术、网络技术为依托的现代档案管理理论实现信息化的档案管理体系, 充分利用现有的信息管理和办公自动化系统, 引进信息技术的成果。政府采购档案管理人员要充分意识到档案管理知识结构的变革, 积极开发档案信息资源, 把上下各个层次和各部门办公自动化等都纳入统一的档案信息化系统管理之中, 实行集中统一管理, 发挥信息技术的优势, 保证档案管理工作顺畅, 促进档案管理工作水平的提高。

(二) 提高档案信息化的安全保障。在信息化建设过程中, 政府集中采购机构部门必须制定针对性强、操作性好的档案信息安全保密规定, 确保档案信息安全、完整, 充分应用信息安全保密技术, 解决好档案信息的保密和存储备份问题, 从根本上保障系统的安全。而且对于采购档案的信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统, 并针对主机内核采取加固防护措施。在具体工作过程中要实行级别控制, 对用户的访问权限进行级别确认, 按不同的级别进行不同采购档案的信息查阅, 从而防止未受权者进行违规操作。此外, 还要重视和加强采购部门工作人员的安全防护意识教育, 严格遵守档案信息网络建设的各项规章制度。

(三) 提高管理人员的信息技术水平。在实现政府采购档案管理信息化建设的过程中, 管理人员信息技术水平的高低是档案信息化的关键所在。档案管理人员的信息化技术水平是实现采购档案先进管理的组织保证。要优化政府采购档案就需要培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。政府部门要努力建设一支网络与服务的高素质人才队伍, 既能掌握信息理论与信息知识, 又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术。政府集中采购机构部门可以通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式, 对采购档案管理人员进行计算机操作技术和政府采购业务知识的再教育, 要求这些管理人员能在工作中充分调动和运用专业知识和信息技术手段, 并且不断地更新知识, 提高业务能力, 对采购档案信息实施科学管理与有效的开发利用。

(四) 实现档案的规范化管理。要适应知识经济发展要求, 加快采购档案信息化管理就必须实现档案工作规范化。计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的, 对于杂乱无章没有系统整理的档案, 即便运用信息技术, 也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。采购档案业务要规范, 档案管理标准要统一, 努力建立健全一个完善的适应信息技术的行业标准, 并且在日常的档案管理工作中得以真正实施。同时, 针对目前电子文件与纸质文件“双套制”保存问题, 集中采购机构部门要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”, 把电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存, 制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。

四、结语

随着改革开放和社会主义市场经济的深入发展, 政府采购档案管理必须适应新时期的形势和任务, 档案管理工作者要充分采用信息技术来管理政府采购档案, 使这项管理工作能和计算机网络业同步开展, 推进政府采购档案管理信息化进程。

参考文献

[1]乔子良, 银海.档案信息化建设的实践[J].档案与社会, 2003 (2) :54-56.

[2]王玉芳.档案管理改革趋势探讨[J].山东教育学院学报, 2005 (2) :25-27.

信息化采购 篇10

1 石油企业物资采购信息化发展状态分析

对于石油企业而言, 其物资采购工作呈现出与其他常规企业截然不同的特征。这种特征也决定了其自身必然会走在信息化技术应用的前列位置, 成为物资采购信息化系统的重要试点。

石油企业的这种特征, 在很大程度上源于其自身的工业环境特征。首先, 石油企业规模庞大繁杂, 造成对内和对外两个方面的特征。对外而言, 小批量多批次的采购给采购工作本身带来一定的不便, 在采购过程中更加难以形成买方的价格谈判能力提升;而对内而言, 不同部门之间对于物资的需求繁琐庞大, 物资部门如何切实有效地实现对内各个部门需求的满足, 成为当前的突出问题。这种需求繁杂的状况在石油工业环境中尤其突出, 主要是因为石油工业环境中, 不同部门之间在地理上相对较为分散, 加之专业性较强, 需求必然呈现出复杂的状态。此外地理上的分散更加不利于采购部门准确获取到相关采购需求的更为详细数据资料, 从而给物资采购工作带来一定难度。

其次, 对于石油企业而言, 沟通成为采购工作过程中的另一个问题。沟通需求的产生, 同样出现在对外和对内两个环境中。对外而言, 只有石油企业的物资采购部门与市场环境中的供给单位展开更为深入的沟通, 才能在采购过程中做出明确决定, 并且相关供给单位, 在招投标的过程中, 也只有与石油企业采购部门实现更为顺畅的沟通, 才能给出尽可能合理的报价, 也才能切实实现采购工作的优化。

最后, 石油企业环境中的物资采购信息化, 还能够帮助建立起有关采购物品的追踪。对内而言, 不同批次的物品使用状况的收集与整理, 最终会形成一个强大的数据库, 用于支持未来的采购工作不断实现优化。同时对外而言, 相关供应商的信息, 包括既往采购信息以及相关信用信息等, 同样会成为物资采购部门工作的依据。这一方面的对外信息不仅仅可以用于实现对于某些物资售后工作的索取凭证, 也同样能够形成对于未来采购工作的进一步优化依据。

这样三个方面的工作需求特征, 决定了石油企业环境中物资采购信息化系统的存在价值。并且这种价值会随着当前移动媒体时代而有进一步的发展, 也决定着该部门在石油企业环境中的作用体现。

2 移动媒体时代的物资采购信息化

石油企业的信息化建设, 一直都处于时代前列, 在物资采购领域中同样呈现出旺盛的生命力。对于当前媒体发展的新特征而言, 移动已经俨然成为石油企业环境中, 物资采购领域的重要新型支持力量。依据前文对于物资采购工作体系自身的发展状态和需求做出的相关分析, 可以依据当前媒体的整体发展趋势, 对物资采购系统的发展趋势做出预测。

2.1 帮助实现信息透明

对于物资采购工作而言, 从信息一直到操作与落实, 整个工作过程的公平公正, 成为直接关系到石油企业工作效率效果的重要影响因素。而在实现物资采购工作的公平公正的过程中, 信息透明化的价值毋庸置疑。良好的信息透明化, 是整个物资采购信息化系统实现的最基本追求, 也是切实提升整个物资供应链高效工作和有效控制的基础所在。对于这一点, 在基于PC端的网络应用时代中, 石油企业物资采购信息化系统基本已经实现了有效支持。当前以数据库作为基本技术支持, 以Web页面作为前端展示的物资采购体系, 基本可以满足这一要求。虽然当前移动媒体开始侵入这一系统, 但是从发展的角度看, 仅仅是作为该系统的一种接入性补充。即移动系统的出现, 能够支持对于该系统更为便捷的访问, 并不代表会从应用模式的层面对其有所改变。

2.2 加强采购面向企业内外的沟通

前文对于沟通的需求状态有所提及, 从客观上要求石油企业物资采购部门能够同时实现对内和对外两个方向的有效沟通。只有沟通, 才是切实加强采购部门与内部其他相关部门联系的必要基础, 才能切实了解到不同部门之间的需求, 有效展开采购。同时也只有对外与供应商之间的充分沟通, 才能获取到更多关于供应商的有关信息, 也才能帮助供应商更好地了解到采购招标的相关内容, 制定有效的价格文件。在这一方面, 当前的移动媒体发挥着毋庸置疑的积极价值, 尤其是移动端在当前环境中表现出良好的O to O特征, 能够实现线上与线下两个方面的有效结合, 在沟通过程中帮助实现两个层面的无缝切换, 搭建更为完整和便捷的沟通平台。移动媒体的参与, 尤其是让沟通在时间和空间两个层面获得了更大的自由度, 对于推进沟通环境成熟有着积极价值。

2.3实现采购工作后续追踪

移动媒体对于石油企业物资采购信息化的建设, 另一个不容忽视的方面在于帮助实现更为完整的档案系统, 进一步实现对于采购工作的深入支持。这一点尤其在石油企业环境内部表现突出, 在石油企业环境内部, 采购而获取到的诸多物料会分散到不同部门进行消费, 消费状态以及这些物料的质量等相关信息, 之前仅仅通过PC端无法实现有效收集, 而必须作为一项任务由相关人员加以录入。而在录入的过程中, PC端的应用明显不如移动端更为灵活。一方面移动端能够同时支持多种媒体的录入, 常规的数据和描述无法有效实现支持的时候, 移动端可以展开图像数据的采集, 帮助实现对于采购物料消耗状态以及质量的全面控制。

3结论

在当前移动媒体时代之下, 石油企业环境中的物资采购信息体系必然会随之呈现出新的生命力和工作特征, 也必然会朝向更为良好的适用性方面发展。只有切实了解到这种发展趋势, 才能有的放矢的展开一定的推进工作, 帮助物资采购信息化系统的进一步发展完善。

参考文献

[1]麻效文.关于进一步完善石油企业电子商务的探讨[J].商场现代化, 2008 (4) .

[2]张哲.论采购信息化的发展[J].商场现代化, 2008 (6) .

[3]贾红安.石油企业物资管理浅析[J].科技创业月刊, 2005 (11) .

基于供应商信息化的企业采购管理 篇11

1 供应商信息化管理的重要意义

企业与供应商之间应该实现信息共享, 这是对供应商实现信息化管理的第一步, 也是与供应商实现战略合作伙伴关系的重要步骤。企业与供应商之间应该就产品制造、设计以及新产品研发等方面达成共识, 只有在信息共享的基础上, 才能够形成信任, 进而共同承担风险。同时, 企业应该跳出传统的组织界限, 实现与供应商的信息整合。采购与供应商之间的关系若想长久, 必须具有足够的信任, 而信任正是在信息共享的基础上实现的。企业与供应商之间并不存在竞争关系, 在利益目标上两者是一致的, 供应商的资料不应该对企业完全保密, 企业也应该向供应商提供企业内部的财务资料。信息共享, 有利于降低交易成本, 同时增加供应商的合作信心, 共同与企业进行新产品的研发。

行业信息通畅是跨企业流动, 因此供应链系统应该具备信息实时传输的能力, 支持远程数据访问, 数据分布处理以及集中处理的能力, 而建立这样一个互动的信息系统, 需要企业与供应商相互配合。企业与供应商之间的战略合作伙伴关系始终处于不断地磨合状态, 企业必须与供应商进行定期的信息交流, 这是采购管理过程中十分重要的步骤, 通过回顾合作过程, 确定新的合作计划。企业应该建立专属的供应商数据库, 将相关的供应商信息进行整合及统一管理。供应商数据库中不仅应该包括供应商的基本情况, 还应该包括供应商的信用记录, 例如历次发货情况、收款情况等, 企业也可以根据需要增加其他信息, 例如谈判记录以及采购品行业的基础性研究报告等。

2 供应商交货期的信息化管理

对于供应商交货期的管理是企业采购管理中一项十分重要的内容, 交货期提前或是延迟, 对于企业正常的生产经营都会造成影响。交货期太早, 必然会增加企业的仓储成本及物资耗损;交货期延迟, 必然会造成企业生产计划难以执行, 产品质量不稳定, 失去有利占据市场的时机, 以及企业信誉的损失。假设某产品的月需求量是1万件, 交货周期为1个月, 那么企业的库存应该维持在1万件左右, 如果交货期缩短为半个月, 那么库存也应该相应地缩减到5000件。由此可见, 库存比例应该与交货周期保持一致, 其有利于降低企业的管理成本。交货周期越短, 企业的管理成本也就越低, 从而整个采购成本也会降低。因此, 作为企业应该与供应商之间加强信息交流。不仅如此, 随着市场逐渐趋向于买方市场, 顾客的需求更为多样, 缩短交货期, 有利于迅速抢占市场, 增强企业的竞争实力。对于供应商交货期的信息化管理, 应该从以下几方面入手:首先, 企业应该对自身的生产进度进行科学的计算, 设定正常的延误值, 并且将市场可能存在的变化因素计算到采购计划之中, 这样计划交货时间与实际交货时间之间不会出现较为严重的误差。其次, 在采购前应该对供应商的信誉以及供货能力进行全面的了解, 重视对供应商来源的评选, 在签订采购合同时, 应该严格按照法定程序, 明确交货期限、交货办法, 以及违约责任。最后, 建立完整的供应商信息档案。这样不仅有利于降低交易风险, 同时也降低了交易成本。由此可见, 交货期信息化管理是一种主动的管理模式, 对于供应商企业是无法控制的, 但是企业可以控制好自身的生产计划, 对于可能出现的风险, 应该有应对的能力, 这就需要对交货期问题进行科学的分析, 并且深入分析与时间有关的相关信息, 找出其不稳定的根源。

3 供应商用户库存的信息化管理

供应商用户库存管理是一种新型管理模式, 其对于解决供应链中企业库存容量缺乏整体性具有十分明显的作用。供应商用户库存管理是企业采购管理中不可或缺的组成部分。对于企业与供应商而言, 加强用户库存管理有利于降低采购成本, 实现效益的最大化。用户库存管理是企业与供应商之间的一种合作策略, 在两者达成共识的情况下, 由供应商对库存进行管理, 企业将客户需求及时提供给供应商, 由供应商及时保证供应。因此, 实现用户库存信息的有效管理, 企业起到的是市场信息传导作用。因此, 必须将其纳入到企业采购管理之中。在这种合作模式下, 供应商与企业的合作有利于减少供应链内部的不稳定性, 供应商与企业之间共享一个用户库存, 无疑降低了运作成本。同时, 企业与供应商共同应对市场风险, 从而实现整个供应链运行的最优化。

实现用户库存管理的信息化, 首先应该选择适合的供应商, 对用户库存管理有兴趣的供应商, 才可能配合企业开展管理工作。同时, 在合作的过程中, 应该明确双方的权利与义务, 在合作目标上达成明确的共识, 在生产与库存管理上保持一致的策略。企业与供应商之间应该建立起高度信任的合作关系, 企业应该将需求和生产计划信息在第一时间传递给供应商, 供应商也应该在最快的时间内对其作出反应, 只有这样企业与供应商才能够长期合作。此外, 在用户库存管理的过程中, 企业与供应商应该共同合作, 建立一个共享的信息平台。同时建立一个自动化的决策支持系统, 该系统应该具备自动发送订单, 下达生产计划的功能。双方在信息和库存的控制参数问题上, 应该及时交流。

4 供应商绩效考核的信息化管理

供应商绩效考核是采购管理中一项重要的内容, 其目的是确保供应商的供应质量, 通过比较不同供应商之间的优劣, 企业选择更为适合的供应商合作。通过绩效管理, 供应商也可以了解到自身的不足, 信息化的绩效管理主要体现在考核信息的交流, 从而改善对方的工作, 为今后的合作打好基础。

企业对于供应商的绩效管理, 一般分为两个步骤。第一个步骤是监测供应商的表现。不同企业对于供应商的考核标准不同, 一般而言, 主要监测的是供货时间及供货质量。不同行业应该根据自己的实际情况制订相应的考核标准, 设定考核评价尺度, 考核数据的收集方式, 制订最后的考核分数表等。第二个步骤是报告供应商的考核结果。在考核任务完成之后, 应该就供应商的考核结果进行详细的报告, 不仅要在企业内部进行通报, 同时要通过信息平台发布给供应商。供应商绩效考核的因素较多, 主要包括质量、价格、时间以及服务水平等。质量标准是供应商绩效考核的基本指标, 因此质量标准的确定就显得极为关键。通过信息化的管理, 质量标准的制订将更加科学, 其评价结果也会更加客观。质量标准主要包括来料批次的合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、供应商来料免检率。同时, 时间指标也是一项十分重要的考核内容。时间指标包括准时交货率、交货周期、订单变化接受率等。同时, 企业还可以将一些其他标准纳入到考核范围之内, 例如供应商供应产品的最低库存量、供应商物流体系水平、供应商采用的后勤系统以及供应商是否准时供应等。此外, 对于供应商的考核, 应该是全方位的、信息化的考核。企业应该从供应商在供应链中的地位与作用出发, 全方位地收集供应商的信息, 综合性地对供应商进行绩效考核。例如, 供应商是否遵守公司制订的供应商行为准则, 是否具备基本的职业道德, 是否具备良好的售后服务意识, 是否具备创新意识与开拓意识, 是否具备与企业共同发展的意识与能力, 是否具备系统性的工作流程, 是否具备现代化的企业管理制度, 是否具备良好的沟通与协作能力, 是否具备现代企业风险管理意识等, 都应该作为绩效考核的内容, 同时企业对于考核结果应该进行信息化的管理, 促进供应商与企业共同发展。总而言之, 建立供应商绩效评价体系的过程中, 应该充分意识到评价的目的, 所制订的评价标准应该符合企业的客观需求, 能够真实地反映出供应商的运营情况, 评价应该系统全面, 最好能够采用实时分析的评价方法。

5 结 论

企业采购管理应该走信息化管理的道路, 供应商的信息化管理是采购管理信息化的基础, 作为一项系统性工程, 其不仅需要正确的理论指导, 同时还应该与实际情况相结合。加强供应商管理对于提升企业的竞争实力具有不可忽视的作用, 企业只有选择正确的策略与方法, 才会得到优厚的回报。

参考文献

[1]文晶晶.供应链环境下采购管理问题初探[J].大众商务, 2009 (24) :225-227.

[2]宋林.基于供应链制造企业采购成本管理研究[J].全国商情 (理论研究) , 2011 (1) :114-116.

[3]邓坚.供应链环境下的采购管理研究[J].现代营销 (学苑版) , 2011 (5) :85-89.