文件管理本土化研究

2024-12-03

文件管理本土化研究（共5篇）

文件管理本土化研究篇1

电子政务随着网络信息的发展应运而生, 它通过网络数据交换平台高效率地实现对电子文件信息的在线采集和开发利用, 既辅助了政务活动的开展, 又实现了面向社会的政务信息公开, 从而实现办公现代化、信息网络化, 在政府和公众之间架起了一道快速便捷的信息桥梁, 同时, 电子政务催生了新的档案成员———电子文件。

一、电子政务背景下电子文件管理的新变化、新问题

1.人们足不出户就可以实现对政务信息的处理。由于计算机以其具有科学计算、数据处理、实时控制、智能模拟、文字处理等功能, 特别是在数据处理和文字处理方面的应用, 越来越显示其强大的潜力, 依靠计算机网络技术和存储技术, 可以将多台计算机、工作站和终端联系在一起, 实现信息交换、资源共享。依托通讯技术、计算机网络技术与文字处理和多媒体技术相结合, 进而使办公自动化、信息传输等成为现实, 人们通过电子政务就可以在办公室发送和接受各地的文字、图像、影像等各种信息。

2.人们对纸质文件的依赖逐渐减弱。由于文件的草拟、收发、批复审查、督查催办、文字打印等办公环节可以通过计算机完成, 作为文件的各种要素均在数据中完整存储下来, 文件中的各种原始信息在网络中实现整体传输, 用户 (或单位) 在网络中可以获得一个文件的整体内容, 包括文件原始格式、印章、签发、内容等。因此, 随着时间的推移, 人们对纸质文件的依赖将逐渐减弱, 而更多地通过电子政务网络获取各种文件信息。

3.数字文件的管理将变得重要起来。随着计算机技术的发展, 数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决, 数字化的文件不断膨胀, 很可能取代纸质文件, 因而, 纸质载体文件将不断萎缩, 甚至慢慢消亡。实施电子政务的最大特点就是减少纸质文件流转, 通过政务网络以数据形式方便快捷地发送各种文件信息, 已经走出了无纸化办公的第一步。因此, 不断增加数据信息的管理将尤其重要, 必须有一个专门的部门来管理重要的政府信息。

4.文件信息安全问题尤其重要。电子政务所涵盖的信息系统是政府机构用于执行政府职能的信息系统。政府机构从事的行业性质与国家紧密联系, 所涉及的众多信息都带有保密性, 所以信息安全问题尤其重要。安全是电子政务的生命, 是中国电子政务必须迈过的一道鸿沟。事实上, 大多数安全事件和安全隐患的发生与其说是技术上的原因, 不如说是管理不力的缘故, 传统的分散式、阶段式、多头的文件管理模式给安全隐患提供了可乘之机, 其防范隐患的能力无法满足电子政务的安全需要。

5.信息资源建设问题增加。政府部门掌管着大量的经济、技术、法律、法规信息, 政府信息上网将解决信息高速公路上的“路多车少”、“有车无货”的问题, 成为推动信息化进程最具代表性的实质性举措。电子文件中蕴藏着丰富的信息资源, 如何建设“复合文档数据库”管理文档数据、处理海量信息;建立什么样的动态信息资源库和公共信息网络平台, 既可以将经济信息、内部信息、统计数据、分析预测等资源提供给政府和决策层, 又可以给社会提供政府的咨询服务和政策指导, 给公众提供快捷、方便、自主的信息服务等。这些问题都是现有的、分散的电子文件管理机构不能解决的实际问题。

二、电子文件的管理模式

1.电子文件中心模式。电子文件中心是按地区系统建立起来的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的文件管理机构, 它拥有人、财、物和管理自主权, 其人员编制属单独列编的档案管理事业编制, 经费靠行政调拨。文件中心在档案行政管理部门管理下, 对各个不同行政机构的电子文件进行保管和提供利用。文件中心完全代替各机关管理电子文件, 中心内的电子文件只为形成单位服务, 或经文件形成单位同意为其他用户提供服务, 不向社会开放, 文件在中心内只作过渡性保存, 一部分期满后销毁, 另一部分需永久保存的中心负责向相关档案馆移交。文件中心要保证文件的所有权不变, 文件的原整理顺序不变, 保密规定不变。

2.商业性电子文件中心模式。商业性文件中心同电子文件中心一样, 其设置也不隶属于哪一个文件形成单位, 而是按地区建立的社会化文件管理机构, 在人、财、物及管理等方面拥有自主权, 主要为社会各单位管理半现行期的电子文件, 为文件形成单位服务, 形成单位需要利用自己的文件时, 它们应及时、迅速、准确地提供, 且允许带回本单位使用, 形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。不同的是, 商业性电子文件中心通过为文件形成单位提供现代化文件存储设施、科学的管理和高效的服务, 而向客户收取一定的管理和服务费用, 以此筹集管理费用和员工的薪水, 并不靠政府拨款解决, 甚至还有盈余, 创造一定的经济效益, 因此, 商业性电子文件中心是一种营利性的文件管理机构和经济实体。

3.基层档案室 (馆) 模式。在电子文件中心和商业性电子文件中心产生之前, 对处于半现行阶段的电子文件的管理首先是由本单位基层档案室 (馆) 承担的。基层档案室 (馆) 模式是指电子文件办理完毕后, 由本单位内部档案部门承担其管理, 只为本单位工作服务, 不向社会开放。这种管理模式下, 文件形成单位在人、财、物及管理等方面拥有自主权, 管理经费和员工薪水由本单位支付。这种管理模式要求本单位基层档案室 (馆) 具备科学管理电子文件的软硬件条件。基层档案室 (馆) 模式体现了文件管理和服务的就近原则, 从而使文件的方便利用达到了最优化。基层档案室 (馆) 模式是我国传统的管理模式, 而且至今在我国仍然普遍实行。

三、电子文件的本土化管理

我国电子文件的管理模式应走适应本土特点的道路, 它不是机械地照搬国外的模式, 而是将国外的理论和实践融入中国目前发展势头良好的档案中介服务机构, 如“现行文件资料阅览中心”或机关档案管理中心等所催生出来的集两者优势的档案管理机构, 这个机构就是“电子文件中心”, 同时应把电子文件中心置于档案馆的管理之下, 理由有三:

1.国际上有成功先例。英国公共档案馆的专家们认为, 电子文件将逐步成为档案馆馆藏中现代档案的主流成分。美国国家档案馆成立了电子文件中心, 中心对已经移交到NARA (美国国家文件管理局) 的美国联邦政府的电子文件进行鉴定、登记、保存、保护并提供利用。电子文件中心是华盛顿D.C文件服务部的一个部分, 中心分为两部分:档案服务分部与技术服务分部。档案服务分部管理着电子文件的鉴定、登录、加工及参考服务工作;技术服务分部负责中心管理的技术部分, 在鉴定、加工过程中, 该分部保护与管理着文件载体并提供技术服务, 从技术上辅助电子文件中心的工作。电子文件中心的工作人员不仅要对电子文件进行鉴定、保护及提供存贮与检索, 同时还要从事专业档案工作的广泛活动。

2.电子文件中心如果脱离档案馆而成为一个独立的文件管理机构, 将会造成档案馆功能的萎缩, 使档案馆最终成为博物馆或信息中心的附属机构。由于实现无纸化办公, 档案馆将不再有大量的纸质档案或特殊载体档案进馆, 电子文件将置于办公室 (厅) 或者当地政府的信息管理中心管辖之下, 由信息中心将电子文件和档案数据实行统一管理, 虽然电子文件管理机构可以将文件数据备份后移交档案馆, 但那已失去了档案馆作为文件最终管理机构的意义, 档案馆将成为真正管理历史档案的机构, 其存在的空间将变得非常狭小, 最终可能成为博物馆或信息中心的附属机构。

3.电子文件中心置于档案馆的管理之下, 档案馆将凸显其三大功能。一是文件管理中心功能:电子政务的实现, 使政府必须设置专门部门来综合管理大量的电子文件, 依据国家有关法规, 档案馆作为文件的最终归属地, 以及文件管理密切关联的部门, 在文件与档案转换间隙变得不清的情形下, 由档案馆承担文件管理是顺乎自然的事情。档案馆可以将自身的功能延伸到前置文件管理之中。二是档案信息管理中心的功能:电子政务的实现, 在纸质文件形成的同时, 伴生的电子文件, 也就是档案信息, 需要实施同步管理。随着时间的推移, 档案馆逐步演化成为信息集散地, 成为巨大的信息管理中心。三是档案信息传输中心功能:伴随档案馆电子文件中心的成立, 借助强大的信息网络, 档案馆将不停地“吞吐”档案信息, 即将各个部门形成的电子文件纳入管理, 同时, 通过网络满足不同利用者的需要。这样, 档案馆就承担起档案信息传输职责, 成为当地的档案信息资源库, 一个以电子政务为平台搭建起来的档案信息网络将成为当地不可缺少的“公共服务网”, 使档案资源得到充分的共享, 从而使档案馆成为强大的信息传递枢纽。

摘要：本文从比较中外电子文件管理模式入手, 探究电子文件的本土化管理途径, 提出了“电子文件中心”观点, 同时, 对电子文件中心的管理归属提出了建议, 以期对我国电子文件的管理有所启示。

关键词：电子政务,电子文件,本土化

参考文献

[1]何嘉荪.现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆[J].档案学研究, 2005 (1) .

[2]黄项飞.展望中国的文件中心[J.档案与建设, 2005 (1) .

[3]张照余.开展文件电子中心研究势在必行[J].浙江档案, 2005 (8) .

[4]王英玮.关于政府文件中心建设与发展的思考[J].档案学通讯, 2004 (3) .

文件管理本土化研究篇2

信管中心【2014】1号

关于进一步加强企业移动互联网品牌及商标保护

文件管理本土化研究篇3

关键词：流程管理；电子文件；电子档案；归档

1 流程管理概述

流程管理源于1993年美国麻省理工学院迈克尔·哈默（Michael Hammer）与CSC管理顾问公司的董事长詹姆斯·钱皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，其实质在于构造卓越的业务流程[1]。流程的类型分别是战略性流程、经营性流程和辅助性流程，并且所有组织的核心流程基本上是相同的，其数量及复杂程度与组织的规模无关[2]。

近几年来，流程管理不仅成为管理界学术研究的热点，更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。与传统管理方式比较，流程的管理方法在以下几个方面实现了突破[3]：（1）信息和交流更加通畅；（2）为员工授权；（3）新的领导方式；（4）新的协作方式；（5）更加重视知识要素资源的有效运用。

2 电子文件归档流程建模

归档作为档案管理的一个非常重要的环节，是文书工作的终结，档案工作的起点。在纸质文件管理过程中，一般要求业务或文书人员将处理完毕的文件整理好后，向档案人员移交归档，其工作方式与方法已经普遍为大家所接受[4]。而电子文件因其容易修改、难以区分原件和复制件。通过对电子文件归档过程进行流程分析，设计电子文件归档的标准流程，保证电子文件归档后的原始性，实现传统档案的凭证价值，对电子档案管理工作显得十分重要。

在实际工作中，电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论的运用，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文档一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理[5]。基于此，要完成电子文件归档工作，不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始，提取除电子文件内容本身以外的凭证信息，同时进行归档，这样才能在真正意义上实现从电子文件到电子档案的归档工作，使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力。

依据电子文件归档全程管理的要求，设计电子文件归档整体流程模型如图1所示：

首先从各业务系统采集接收电子文件及相关信息。这部分工作是一项比较复杂的工作，因为不同单位所使用的业务系统多种多样，所产生的电子文件格式同样五花八门，这就需要将不同格式电子文件按照分类进行标准化处理，为归档做好准备。

接着对业务系统文件及相关信息进行采集筛选，确定电子文件类型、范围等信息，然后按照档案管理要求进行电子文件鉴定工作，鉴定完成后确定资源清单并进行审核，审核通过就进行归档处理，否则要重新完成上面工作。

通过鉴定、审核的电子文件就可以归档了，首先，为了档案的利用、存储，要进行标准化处理，主要由档案管理人员著录标引元数据、对需要数字化的资源进行数字化处理。标准化处理完成的电子文件进行检测后没有问题就成为一份电子档案，可以加密后入库保存，到这里就完成了基本归档工作。

对归档后的电子文件，如果允许网络发布，可以解密、确定可公开的目录、添加水印后提供给用户进行检索、使用。

3 电子文件归档实现

通过对电子文件归档流程分析，我们发现，整个电子档案归档管理过程十分复杂，依据电子文件归档流程要求，采用面向方面和组件化的思想以降低业务逻辑各个部分耦合度，提高项目的可维护性，整个电子文件归档系统功能设计如图2：

整个电子文件归档系统整体分为应用功能模块和系统基础模块。下面对两个部分分别进行说明。

3.1 系统基础模块。系统基础模块主要实现电子文件归档流程中涉及系统安全管理、数据保存、访问控制、共用组件等基础性功能。这些功能在整个电子文件归档流程中会随时调用，且是整个系统健康、稳定运行的基础，对系统功能的实现起到支撑作用。这里将这些功能独立开发封装成各个基础模块，一方面可以提高代码的复用，另一方面又可以降低电子文件复杂归档流程处理难度，使得更加容易地开发出功能完善的系统。

这里共设计了8个基础模块，下面分别加以说明。

权限控制模块：以基于用户角色的权限控制模型为基础，结合电子文件归档中对用户访问控制的要求，加入时间、地点等环境要素，形成完善的访问控制模型，满足系统访问控制要求。

数据存储模块：用于完成电子文件、凭证信息，以及相关著录信息的保存工作。

数据加密模块：主要完成有保密要求的电子文件及其相关信息的加密、解密功能。这里采用公钥加密算法和对称加密算法相结合的方法完成该模块，在保证数据安全的同时，又照顾到系统的性能需求。

PKI认证模块：主要采用数字证书技术来完成电子文件凭证价值的功能。

持久层模块：是系统数据存储功能的底层实现，在实际系统开发实现中采用软件开发中的持久层框架实现，完成关系数据库和面向对象程序设计语言之间的转换。

水印生成模块：主要为电子文件利用提供方便，在电子文件发布检索时，对文档内容加上水印。

日志管理模块：完成系统日志的生成、查看等功能，通过该模块可以很好地查阅系统使用情况。

公共组件：主要放置系统开发中会大量重复使用的基础性功能代码，如字符串转换等。

3.2 应用功能模块。应用功能模块用于实现电子文件归档流程中具体的业务功能，在系统每个应用功能模块的实现都是按照MVC多层架构的思想，分为视图层、控制层和模式层，层与层之间采用标准化的接口实现耦合，为系统提供更好的可维护性和健壮性。从电子文件归档流程开始到最后的发布检索，共设计了资料接收、鉴定审核、档案标准化、档案著录、档案归档、档案发布、档案借阅、载体管理和数据维护9个功能模块。在流程建模部分对业务流程已经做了比较详细的说明，各个功能模块的业务逻辑已经比较清楚，限于篇幅，这里就不再一一说明。

4 总结

通过对电子文件归档流程的基本分析，依据档案管理工作的实际要求，完成了电子文件归档系统设计工作。

参考文献：

[1]黄艾舟，梅绍祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工业工程与管理，2003（2）：46～47.

[2]李明子.现代管理的新理念：流程管理[J].中华护理杂志，2005，40（12）：957.

[3]赵志，孙林岩，汪应洛.基于企业流程的管理方法探讨[J].西安交通大学学报（社会科学版），1999， 19（3）：18.

[4]赵屹，陈晓晖.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯，2010（4）：35～38.

文件管理本土化研究篇4

关键词：文件管理信息资源管理关系研究文献计量

一、研究背景

作为图书情报档案领域的两个研究方向，文件管理与信息资源管理从产生起就有着千丝万缕的联系。“信息资源管理”的概念最早出现在1979年出版的《信息资源管理：概念与案例》一书，由美国学者霍顿提出。1980年美国国会制定的《文书削减法》被认为是第一部关于政府信息资源管理的政策工具，文件管理也被公认为是现代信息资源管理的起源①，但现有文献尚未对两者的关系进行进一步的讨论。本文旨在厘清两者的关系，填补该方面文献研究的空白。

选用中国学术期刊网（CNKI）全文数据库，采用“文件管理”和“信息资源管理”题名检索1980-2010年间的文献，剔除不相关文献后共得到与文件管理相关的文献1206篇，与信息资源管理相关的文献1082篇。分别应用文献计量学研究软件Bibexcel与可视化分析软件Netdraw对相关文献的关键词进行词频统计与可视化共现分析②；从研究趋势、研究对象、研究背景三方面对文件管理与信息资源管理之间的关系进行了梳理。

二、研究结果分析及讨论

1.基于研究趋势的关系分析

如表1和表2所示，文件管理与信息资源管理所关注的研究热点均经历了从传统到现代的转变，且在这一过程中，两者关注的研究热点出现了交叉。文件管理最初主要关注的热点是纸质文件的归档流程，而信息资源管理最初关注的则是期刊信息资源的有效利用。从2000年起，随着计算机与因特网在国内的不断普及，文件管理与信息资源管理的研究热点与计算机和网络的联系越来越紧密，两者之间的相互渗透关系越来越强。随着时间的推进，电子政务与信息化建设成为两者共同关注的热点视角，同时，元数据等研究对象及各种信息技术、信息系统等技术手段与管理模式等议题成为两者共同关注的话题。

2.基于研究对象的关系分析

从关注的管理层次和范围看，文件管理主要关注信息在组织内部的流转过程及相关的管理标准；信息资源管理主要关注信息在整个社会的传播及利用，其关注的范围不局限于组织机构内部，还包括组织与整个社会之间的信息交换及有效利用，前者较为微观，后者相对宏观。

从关注的物理对象看，文件管理的对象是直接来源于业务活动的证据性信息，较为狭窄，而信息资源管理的对象则为存在于政府、网络、企业等各种环境、在不同的业务活动中产生的各种信息，较为宽泛。

从关注的管理对象看，两者各有侧重。信息资源管理的研究偏重管理模式、信息系统和信息技术议题，文件管理偏重管理制度、前端管理、管理流程、文件管理系统、文件格式等议题。

3.基于研究背景的关系分析

(1)政府背景下的关系分析

从2001年到2004年，信息资源管理与文件管理的研究中相继开始出现与政府有关的关键词。2000年，信息资源管理领域的研究中首先关注了政府信息这一关键词，随后，在2002年，文件管理的研究中也开始出现电子政府的概念。到2004年，两者对于政府的研究基本围绕着“电子政务”这一关键词展开。在此后的年度统计中，表征电子政务方向的关键词词频随着时间推移在两个领域均迅速上升，说明电子政务已经成为文件管理与信息资源管理共同关注的热点。

图1与图2揭示，政府背景下文件管理与信息资源管理的研究均共同关注政府信息化的问题。文件管理领域对政府信息化的研究集中在由传统文件管理到电子文件管理这一转化过程及其所面临的问题，其研究范围局限于政府内部；而信息资源管理领域对政府信息化的研究不仅关注如何让政府有效利用信息资源，亦致力于让民众能够更方便地获取政府拥有的可以公开的各种信息资源③，关注政府与整个社会之间的互动，由此也衍生出公共部门的信息资源管理等新的关注热点。同时，文件管理与信息资源管理都关注了电子政务的实现手段。文件管理在该方面主要研究的是具体的管理手段和管理方法的应用，同时也关注细节；而信息资源管理的研究则更加注重管理技术与管理手段的并重：在技术手段上，关注对信息资源进行进一步整合与挖掘的技术；在管理手段上，关注电子政务发展模式的研究，相较于文件管理的研究更为宏观。

由此，两个领域在政府视角下的研究中可展开多方面的合作。信息资源管理的研究可以通过比较分析得出电子政务发展的宏观模式，而文件管理的研究则可以在该模式的指导下，重新梳理文件信息流转流程，进行技术与管理手段的创新。同时，文件管理的研究重点关注政府内部的信息流动，而信息资源管理则更关注政府同公众间信息的交流与互动，文件管理研究的文件流转流程中所产生的各种信息，在信息资源管理中即被视为资源投入到政府的各项业务流程之中。在实际应用中，两者可以共同关注政府部门中文件流转流程与业务流程的进一步整合，从而打造更高效、更公开的政府。

(2)企业背景下的关系分析

图4揭示出，企业背景下文件管理的研究，主要关注的是企业的电子文件归档管理与标准化问题，重点研究信息在企业内部的流动，目标是保证文件信息的真实性和可靠性。图3揭示企业背景下信息资源管理的研究，其主要关注企业与整个社会环境下信息资源的可及性、传播效率、利用效率等问题，重点研究信息在整个社会环境中与企业的交互与利用，目标是提高信息资源所能带来的经济效用。

从研究对象上看，企业背景下文件管理研究的对象和范围始终围绕的是文件管理本身和文件流转的全过程；而企业背景下信息资源管理研究的对象和范围则趋于多样化：不仅涉及电子商务还涉及知识管理。

由此，两个领域在以企业为主题的研究中亦可相互合作。在企业信息化进程中，文件管理可重点解决企业内部的信息质量保证、信息捕获增值与保值问题，而信息资源管理则重点研究企业与整个社会的信息交换、有效使用和增值问题。

三、研究结论

总体来看，文件管理与信息资源管理的研究对象在時间维度上具有相互渗透的趋势，文件管理研究所关注的对象较为微观，信息资源管理所关注的对象则相对宏观。此外，在政府和企业背景下的研究中，文件管理与信息资源管理所关注的方向具有互补性，两者可以有效地分工合作，共同推进政府和企业的信息化进程。

注释：

*本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目《知识工程背景下信息资源管理术语构建方法研究》（项目代号：10XNJ052）和2008年度“新世纪优秀人才支持计划”的研究成果。

①马费成, 李纲, 查先进. 信息资源管理[M]. 武汉: 武汉大学出版社, 2000.

②姜春林, 陈玉光. CSSCI数据导入Bibexcel实现共现矩阵的方法及实证研究[J]. 图书馆杂志, 2010(4):58-63.

③赖茂生. 信息资源管理教程[M]. 北京: 清华大学出版社, 2007.

文件管理本土化研究篇5

关键词：电子文件;档案;管理系统;模型

Abstract：In this paper， for the study of electronic document management and delivery system， based on real， complete， credible and consistent system functions as a target， and detailed analysis of the contents of the network environmental planning， metadata top-level design， digital security， authentication， data packet structure， etc.， Proposed a more complete， electronic document management and transmission model of "heterogeneous" background.

Keywords： Electronic documents;Archives;Management Systems;Model

1 前言

电子文件管理系统是保障电子文件安全有效管理及长期归档保存的解决方案。随着海量电子文件的出现，很多单位已经开始进行电子文件管理系统的实践，但究其本质，大多仍未达到“可信”标准，如系统不支持元数据捕获及管理、元数据方案及结构不完整、文件缺乏必要的签署和认证、数据格式不规范无法长期存用等，这种似是而非的电子文件管理系统，仍在“可信”二字上有较长道路要走。

本文主要针对业务系统、电子档案管理系统“异构”现状，提出一套电子文件从传输到集中的处置模型。在建模过程中，我们对系统功能目标、管理及传输网络、元数据方案、数字认证、文档封装等内容进行系统的研究，全面保障电子文件的真实可信。

2 可信的电子文件管理及传输平台功能目标

2.1 真实。电子文件真实性是指形成于特定环境的电子文件经过传输、处置、利用、迁移等环节之后文件的内容、结构和背景等基本构成要素没有发生变化，管理过程清晰可见。这个真实性体现在电子文件管理的三个阶段（业务系统、电子文件管理系统、数字档案馆），都应有相应的评价机制来保障该份电子文件在不同封装状态、不同处置环境下的管理及保存状态，且该评价贯穿电子文件形成、管理到利用。

全程管理及前端控制理论要求我们，一是要设计尽可能系统、完整的元数据项目，包含文件实体、形成背景、处置主体及处置行为等多方面内容;二是元数据规划要探入系统设计前端，要符合国家、地区及行业有关规范及要求;三是为了辅证公文的可信，系统中应有必要的权限管理与控制、操作日志、审计机制、数字保真、“留痕”等功能，可帮助我们监控管理行为并处置非法行为。

图1 电子文件真实保障示意图

2.2 完整。完整性是指电子文件及其元数据完整，它和真实性一起为电子文件的“可信”创造了条件。影响电子文件完整性的因素主要包括电子文件管理系统捕获机制是否完备、元数据方案是否规范、电子文件归档流程是否正确、电子文件物理及逻辑状态是否清晰等。

从系统功能看，系统首先应有灵活完善的收集机制，可以让我们的管理系统介入业务系统上游，对系统外及手工归档的各类电子文件及数字副本进行收集，通过规章力量和系统功能来保障所有办理完毕、具有保存价值的文件能实时或定期反映到电子文件管理系统之中;其次，电子文件管理的全过程要按照既定的元数据方案主动地捕获或手工登记文件形成、处置和利用等元数据，这是电子文件的重要组成部分，且与电子文件紧密联系在一起才能证明该份电子文件的法定身份;最后要充分建立和维护好元数据与文件本身的联系，保证电子文件与各类元数据、文档存储路径及格式信息等能牢固捆绑并封装在一起。

2.3 可用。可用性是指电子文件的内容能始终可读并能长期保存，它包括内容可用和形式可用两个方面。内容可用是指电子文件中所包含的二进制信息和字符编码标准无误。系统可通过元数据捕获和记录来注册电子文件编码格式、字符集和版本序号、管理软件名称、版本号、制作及转换信息等特定内容，当我们面对保存或迁移需求时，可便捷地为读取或还原该文件提供良好的现实环境或仿真环境。

形式可用是指电子文件的格式和存储载体要符合管理规范。电子文件管理及传输系统应遵从《电子文件归档及管理规范》等标准，将通用电子文件格式（JPG、MP3、TXT/RTF、AVI等）纳入系统审查机制，并允许非标格式在系统内进行转换，保证管理端、传输端、利用端电子文件长久可用。对于流式文档，如DOC、TXT等格式，我们提倡采用版式文档进行转码，削弱硬件设备、平台差异对文件原貌的影响。

2.4 一致。电子文件管理系统应具有相应的检测及约束机制，可以在系统管理及维护中通过内嵌的检测体系衡量系统是否达到既定效果，从而维护电子文件真实、完整、有效在理论和实践上的一致。换言之，文件管理系统应当具备自评估功能，能动态地对文件是否符合既定规划和标准进行评估，且该结果可以表单或系统警报的方式反馈至系统使用者或管理员。

它包括，系统能够对电子文件及元数据的捕获率作出完整性评估，尤其是对数据属性为非空值的数据进行检测，从而判断背景、结构、内容、管理过程是否完整;能够对文件存储格式作出标准化评估，非标准格式的由系统进行注册并作提示和预警[1]，并转换为标准格式;能够深入封装、签署、认证、保真等环节，通过电子文件属性判断、元数据监测、病毒检测，作出真实性、有效性评估。评估完成后系统将形成评估报告，从而协助我们作出利于电子文件保存的判断，更好地发挥电子文件的价值（图2）。

图2 电子文件管理系统一致性检验及约束图

3 可信的电子文件管理系统模型构建

3.1 网络拓扑模型。网络是电子文件管理的底层物理环境，这个环境不好，电子文件的真实性、完整性就易遭受严重的威胁。综合考虑电子文件管理系统的用户分布和功能诉求，我们认为有必要对ERMS所处网域进行功能划分、分级管理，这既是对电子文件的管理特点的尊重与维护，也符合电子文件管理安全性要求。

电子文件随着其生命周期的推进，将依次经历三个物理网络（图3），在这三个网络中，电子文件的价值及处置主体（系统）是不同的。我们可采取关键网物理分离、网域内在线管理、网域间双线传输的形式来规范及约束电子文件的管理，确保电子文件的安全。

首个网络在电子文件形成机关内部，它通过物理网关及软硬件防火墙与广域网隔离，规避外界及内部不良影响，电子文件只能在局域网业务系统内进行登录和处置;第二个网络是资源收集或移交的关键，即业务系统中的电子文件及其元数据经过XML封装和数字证书加密保真后，以脱机拷贝的形式，进入到政务内网或机要网进行处理;第三个网络是电子文件接收方或管理方（档案馆、室、文件中心等）的专用网络，该网络直接与政务内网或机要网相连，可提供数据库、格式转换、封装、备份、WEB管理、全文浏览、流媒体点播等服务。

图3 电子文件生命周期内网络保障分布图

3.2 元数据方案模型。元数据，是用来描述数据的内容、结构及背景的信息，它可以反映数据管理的整个过程，应用在电子文件及电子档案的管理上，可以用来证实文件的真实性、完整性、有效性、一致性。

我们目前关于电子文件元数据研究的较为成熟的成果有ISO 15489、ISO 23081、DA/T46-2009等。综合考虑电子档案载体形态、电子文件管理特点、国家及地方管理特色，本文以ISO 23081中提出的法规四元组的顶层框架模型为基础[2]，结合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009），将反映电子文件与各类信息的关系描述、政策法规依据、职能活动描述等列入元数据采集范围[3]。我们在元数据方案中定义了实体、业务、责任、法规及关系等五个元数据属类，并在封装时将其转成以文件为中心的扁平化结构。在整个元数据方案中，除反映文件本身自然属性的实体元数据稳定不变之外，其他各类元数据都是随管理过程的深入而动态变化（图4）。

五个属类中，实体元数据用于了解电子文件的来源、属性及生成环境;责任元数据是落实责任对象、评价电子文件法定性的重要依据;业务元数据是重现文件管理过程的重要信息;关系元数据是揭示材料间相互联系、进行信息联动的有力支撑;法规元数据是控制、约束业务行为与职能授权的规则。这些元数据直接为电子文件三个阶段的管理提供了数据记录及验证支持。

图4 元数据方案顶层设计图

3.3 文档封装模型。元数据封装是指按元数据方案的结构将编码数据及元数据整合为一个文档，并用数字证书对需保真部分作摘要和签名。封装技术的直接优势在于它以纯文本、小体积的形式对文件背景、内容和关系进行了完整的自我描述。综合考虑BS、ERMS、TDR三个管理阶段的管理要求，其封装模型呈现出以下特点。

其一，封装的过程性。它的封装不是一次成型。电子文件的管理及利用有灵活的分段封装机制，即电子文件可以允许多次解析和封装，BS系统中以结构状态、形成背景及处置行为为主封装出SIP包（提交数据包），ERMS系统中以实体、验证及其管理行为为主封装AIP包（存档数据包），TDR系统则以实体、认证为主封装DIP包（分发数据包），三者基于同一种封装及解析算法，具有一定的系统性，但封装及解析又具有相对独立性。

其二，封装结构的半封闭式。它的部分取值来自对文档及生成环境的自动摄取，这些文档及背景元数据是静态的，提取后不可篡改，因而可保障电子文件的真实性;还有部分数据来自管理过程中的人工著录和记录，它是动态的，它可随管理活动的深入而增加，呈现出横向稳定、纵向增加、不可逆转的特点，连续的动态数据可佐证电子文件生成及管理过程、帮助解读各项职能及业务行为、明确及判断相关权限。

配合系统日志、审计机制，我们可以判断电子文件形成、归档及保存全过程是否合规合法，文件是否可信（图5）。

图5 元数据封包结构图

3.4 数字认证模型。通过电子政务或电子商务平台制作和传输的电子文件，要杜绝业务流程中的篡改、丢失、攻击等问题，保障电子公文的真实有效，就必须借助于一定的验证技术。数字签名技术（PKI）就是其中一种，它利用某种密码运算生成一系列符号及代码组成的电子密码进行签名，来代替书写签名或印章，主要用于鉴定签名人身份以及确保电子数据完整、真实，技术成熟、可靠性强。

传统的“小作坊”式的两两认证只局限于处于同一编码环境下的文件传输双方，认证范围较窄，一旦脱离这个系统，势必又要重新开始认证，周而复始，浪费资源。鉴于ERMS系统中的电子文件都形成于合法的社会组织，所以，我们主张充分引入国家认可的认证机构及已有的认证资源，统一数字认证编码算法，在全国（全省）范围内建立一个完整的数字认证体系。当前可应用于立档单位与同级综合档案馆之间电子档案交接，待认证资源高度统一后，则可用于复杂的数字档案馆间档案共享与协作、档案交流与交换。

其原理及流程如下，CA作为国家承认并备案的第三方认证中心，负责向领用单位颁发证书，并通过根证书的离线或在线验证来证实其所颁发证书的有效，建立起发证单位与领证单位的信任;领证单位得到的这份证书主要用于信息及数据的加密，我们称为密钥，与之相对应的公钥在网上在线发布，公私两个密钥是非对称结构，接收加密数据包的单位在收到密文后，利用数字证书当中的公钥，确认算法，从而将其还原成明文，完成解码。

4 结论

网络环境是电子文件管理系统所处的外界环境，是摒除网络不稳定因素，保障网络及信息安全的根本所在;元数据方案是保障电子文件真实可信的关键因素，是确保电子文件真实可信的第一道屏障;文档封装是元数据的组织及解析形式，是各类验证及评价的数据及结构基础;数字认证是确保文件来源及信息真实可信的有力支撑。可信平台的构建一定要妥善处理好以上四者的关系，不可偏废。相信随着管理体制的不断完善、国内标准的不断发布、安全技术的不断创新和应用，未来的电子文件管理系统会越来越成熟。

参考文献：

[1]李泽锋.基于OAIS的可信电子文件管理系统的体系构建[J].情报杂志，2010（8）：136.

[2]国际标准化组织. ISO 23081-1信息与文件-文件管理过程-文件元数据第一部分：原则[S]， 2006： 11～13.

[3]毛海帆.电子档案元数据方案设计与应用初探[J].档案学研究，2010（1）：74～78.

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