档案管理学教案

2024-06-14

档案管理学教案（共8篇）

档案管理学教案篇1

《档案管理学基础》讲义

第一章档案概论

第一节档案的起源与沿革

一、档案的起源

关于档案的起源，主要有以下四种观点：

第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。

第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。

第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。第三、四种观点又称为原始社会产物说。

二、档案的沿革

档案的沿革可以从以下分析： 1．载体沿革

档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。

2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。

（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。

顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。

康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”

郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。）

档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。案，在《说文解字》中解释为：几属。

由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。

3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。

第二节档案的定义

列宁：“定义可能有许多，因为对象有许多方面。” 下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

另外再介绍《档案法》上的定义。

《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。

第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。

第三节档案定义的涵义

一、档案来源

从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。

二、档案形成

档案是由文书转化而来的。转化条件有三：

（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：

1．文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2．文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

3．不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕

从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。

从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。

（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案

从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”

三、档案的形式

档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。

从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；

从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。

四、档案内容

档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1．十分丰富，无所不包

一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。

2．原始性

档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。

原始性和真实性的区别：

从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：

一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；

二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。第四节档案与相关事物的比较

一、档案与图书的比较

1．不同方面

（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。

（2）数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。

（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。

（4）保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不排斥有些“内部交流”之类）。

（5）形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。

2．相似之处

（1）两者目前都以文字记录为主

（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。

二、档案与情报的比较

1．情报的本质属性是：

（1）情报的根本属性之一是知识。

（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。

（3）情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。2．两者的比较

情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。

三、档案与文物的比较

文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。

大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门

四、档案和文献的比较

文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。

五、档案与资料的比较

资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。

第五节档案的作用

一、档案的基本作用

秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬说档案的作用：“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。

郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。

前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。

总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。

档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。

1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。

档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。

二、档案的主要作用

1．机关工作的查考凭据

档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。

例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。

2．生产建设的参考依据

档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。

比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3．政治斗争的必要工具

档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。

4．科学研究的可靠资料

无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。

5．宣传教育的生动素材

档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。

6．档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。

三、档案发挥作用的规律性

1．档案对机关的作用和社会作用的双重性 2．档案机密性的递减律

3．档案科学文化作用的递增律 4．实现档案价值的条件（1）受社会发展水平的限制

（2）受公众对档案认识水平的限制（3）受档案管理水平的限制

第六节国家档案全宗

国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。按时期结合性质，它可以分类如下：

先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。

第二章档案工作概论

第一节档案工作内容和性质

一、档案工作的内容

档案工作的内容有广义和狭义两种解释。

1．广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

2．狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

二、档案业务工作内容

档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1．六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。

2．档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。

三、档案工作的性质

1．档案工作是一项管理性的工作

（1）档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作

（2）是某种管理工作的组成部分（3）是专门管理档案的科学性工作 2．是一项服务性的工作 3．是一项政治性的工作

除此之外，还有“条件性、科学性”等提法。

档案工作的基本原则

1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：

（一）统一领导、分级管理

1．所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。

2．所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。

3．所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。

4．实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。

其内容是：

（1）一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；

（2）各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；

（3）党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。

党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。

（二）维护档案的完整与安全

这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。

维护档案的完整，有两方面的含义：完整包括：

1．从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2．另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。

安全包括：

1．力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。

2．要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

（三）便于社会各方面对档案的利用----根本目的。

1．便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；

2．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。

3．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。

4．便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。

我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。

（1）统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；

（2）离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。

我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。

第三节档案机构

一、档案室与机关档案工作

１．关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。第一个提法：

机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。

另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。第三种提法：

（1）是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。

（2）党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。（3）从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

第四种提法：

（1）档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。

（2）档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。

2．基本任务

（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）

（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。

①达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。②定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。③本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。3．档案室的类型

（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。（2）科技档案室（3）音像档案室（4）人事档案室（5）综合档案室

（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。

二、档案馆

（一）档案馆的性质

根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。

（二）档案馆的基本职责和具体任务

档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

档案馆的具体任务，主要有三个方面：

1．接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

2．通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 3．参与编修史志工作。

（三）档案馆的种类

1．按地区可分为：

（1）中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；

（2）地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。

2．按专业可分为：

（1）综合档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。

（2）专门档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。

3．按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：上海市城市建设档案馆）。

三、档案行政管理机构

1．档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。

2．档案行政管理机构的基本任务为：（1）制定方针、法规性文件、规章制度。（2）对档案工作进行指导、监督和检查。（3）制定发展规划，筹建档案馆。

（4）提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。

（5）组织并指导理论和技术研究，提出方案。（6）召开会议，研究问题，交流经验。（7）发展档案专业教育，评定职称。（8）组织档案的利用工作

（9）党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。

四、档案机构之间的关系各级档案机构之间的关系是：

上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

第三章收集工作

第一节收集工作概述

一、收集工作的内容和意义

（一）收集工作的内容

1．档案室对本单位需要归档的档案的接收。2．档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。3．对历史档案的接收和征集工作。

（二）收集工作的意义

1．收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2．收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。3．收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

4．收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。

二、应该注意的问题

1．丰富馆（室）藏，（1）我国档案的平均值是相当少的。从国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。（注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案)（2）丰富馆藏的方法。

扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。

注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。

加强个人档案的收集，个人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。

要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。

2．收集工作必须抓住重点

重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。

3．推行入馆档案的标准化

1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。4．保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。

5．要注意处理局部与整体、当前和长远的关系

档案的保存时间应较准确20年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。

第二节档案室的收集工作

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一、归档制度

1．归档制度

各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室收集保存，称为归档。在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为“归档制度”。

2．归档时间

第二年上半年（次年6月底）前。也可灵活处理。3．归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

该归档范围规定如下：

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条

机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

4．归档案卷的质量要求

（1）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（2）具体要求

归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整

在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在批复年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。

归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

案卷标题，如：

关于XXXXXX等中央领导人的重要讲话关于XXXXXX等地区粮食问题的报告 “等”字表示省略，“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。

三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。

会议纪录应当填写时间、主要内容。

声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。

卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。（3）归档中应注意的问题

电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。

注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。

要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。

需要注意的是，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1月起施行。

该规则如下：

归档文件整理规则（DA/T 22-2000）

中华人民共和国档案行业标准 DA/T 22-2000 2000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日起施行

————————————————————————————————————— 1.范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2.定义

本标准采用下列定义。2.1 归档文件

档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2 分类

归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限————机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按分类

将文件按其形成分类。5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图中*号栏内选择项，不选用时无须设置。以下同）

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 ：文件形成，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编伯号按进馆要求标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。

5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6 页数：每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4B．图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

第三节档案馆的收集工作

一、档案馆收集档案的范围和期限

1．范围

（1）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。

（2）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案

（3）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案（4）档案馆之间交接档案 2．保管期限

（1）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。（2）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。

二、现行机关和撤销机关档案的接收

（一）现行机关档案的接收

1．对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。

2．移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。

3．交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势：追求案卷的厚度200-300页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。

4．实事求是地灵活掌握入馆时间

除了10年、20年的原则要求外，还有例外。

（1）在非和平环境、**（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。

（2）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案，人民银行的财会档案。

（二）撤销机关档案的接收

机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。

1．由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2．撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。

一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。

3．机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。

三、各级国家档案馆收集档案范围的规定

1986年2月7日国家档案局发布的第2号文件《各级档案馆收集档案范围的规定》中规定：

第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围

1．本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。

2．本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。

3．本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。

4．属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。

5．经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。

6．撤销单位的档案。

7．中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。

8．地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。

第三节历史档案的接收与征集

一、历史档案的概念

习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。

二、收集的历史档案意义 1．收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。

2．收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。3．收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。

三、征集途径

档案征集的途径有：

1．向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 2．向兄弟档案馆征集

3．向图书馆、博物馆、纪念馆征集 4．向古旧书店、废品收购部门征集 5．向寺庙、古迹保管部门征集 6．向个人征集

7．少数民族地区历史档案的征集

第四章档案整理工作

第一节整理工作概述

一、整理工作的意义

档案整理的质量直接关系到档案的利用。

档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。

它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

二、整理的内容和步骤

（一）内容包括

区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。

（二）步骤可分为

1．了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。

2．区分全宗和分类

3．细分和组卷、草拟案卷标题

4．初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。5．全面审查修改标题。6．固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。

三、整理工作的原则

（一）充分利用原有基础

1．充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

2．在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（二）保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

1．文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。

2．文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。

3．文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。

4．文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。

对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。

四、便于保管和利用

保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

第二节全宗和立档单位的划分

一、全宗概念及含义

（一）全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗解放初称为“芬特”。1955年改为“全宗”。

（二）全宗的含义

1．全宗是一个有机整体

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2．全宗是在一定历史活动中形成的

全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、为什么要按全宗整理档案？

（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。

同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。

（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。

一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。

1．在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。

2．全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。

（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。

区分全宗是整理工作的第一步。

（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。

如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。

（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。

它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。

三、立档单位及其构成条件

立档单位也称为“全宗构成者”。它的构成条件是：

（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。

四、立档单位的变化和全宗划分。

（一）政权的变化和立档单位的划分

1．政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。（但在西藏，这方面分得不是很清楚）

2．政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。

如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。

各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。

（二）生产关系的改变和全宗的划分

这个方面主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。

（三）基本职能方面考虑

在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。

1．凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。

2．凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。

3．临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。

4．如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。

五、人物全宗

人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点： 1．不得收入官方档案原件

2．一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。

个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。

六、全宗的补充形式

（一）联合全宗

就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。1．密切继承关系的机关，文件彼此混杂； 2．职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。

（二）全宗汇集

是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。1．从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗 2．残缺不全的一些全宗

XXXXXX时期XX地区工矿企业全宗汇集联合全宗和全宗汇集的区别： 1．它们的构成不同联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。

2．它们的性质不同

联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。

七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者——立档单位。

要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。（1）①对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。

②对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。

（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。

（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。

八、全宗群

全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。如：党群、行政

工业交通系统

农林水利系统

财粮商业贸易系统

科学文化教育卫生系统如：XX地区政法系统全宗群

解放战争时期党政机关全宗群

第三节分类

一、分类的意义

全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。

首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。

其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。

全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。_

二、分类的要求

1．分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。2．分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

（1）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）

（2）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。

三、分类的一般方法有

1．时间分类法

（1）分类法

（2）时期分类法 2．来源分类

（1）组织机构分类法

（2）作者分类法

（3）通讯者分类法 3．内容分类法

（1）问题分类法

（2）实物分类法

（3）地理分类法 4．形式分类法

（1）按文件种类分类

（2）按载体形态分类

（3）按形状规格分类

四、常用分类方法：

分类方法很多，常用的主要有三种：

（一）分类法

（二）组织机构分类法

（三）问题分类法

五、复式分类法的选择和分类方案的编制

（一）—组织机构分类法

适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。

（二）组织机构—分类法

适用于撤销机关档案。

（三）—问题分类法

多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。

（四）问题—分类法

多适用于撤销机关档案和历史档案。

第四节立卷

立卷工作内容包括：

组成案卷单位

拟写案卷标题

卷内文件的排列与编号

填写卷内文件目录与备考表

案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）

一、立卷的方法

文件六特征立卷法：

按作者立卷

按时间立卷

按问题立卷

按地区立卷

按文件名称立卷

按收发文机关立卷

二、案卷标题的拟制及封面编目

（一）要求：

1．历史观点和政治上的正确性。2．文字简练，表达准确。3．题名基本结构力求完整。

题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。

（二）历史档案案卷封面的要求

1．机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。

2．人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。

3．历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。

4．文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。

5．地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。6．文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。

需要说明的是：

随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》 “GD2000档案管理系统”简介第五节卷内文件目录、案卷目录与档号

一、卷内文件目录

1．卷内文件排列

时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称 2．卷内目录及备考表

二、案卷目录

案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。

三、档号

长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）1．全宗号

序时流水编号法

按进馆档案的先后顺序编号

系统编号法

如党群、政法、工交、农林、财贸按立档单位重要程度编号系统流水编号法

G002．J011．A024．X136

2．目录号 3．案卷号 4．件号或页号

第五章档案的鉴定

第一节鉴定工作的内容和制度

一、内容

1．制定标准 2．确定期限

3．找出无保存价值的档案，销毁。

二、制度：

包括两方面内容：

（一）确定统一的档案鉴定原则和标准

鉴定标准是：1983年国家档案局颁布《关于文书档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，次要的还有《机关档案工作条例》等。1987年底又颁布一个《文书档案保管期限表》，此表规定1983年的表作废。2006年底公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，宣布1987年的《文书档案保管期限表》作废。军队系统、民主党派、企（事）业单位可以参照新规定精神制定本系统、本单位的档案保管期限。新的文书档案保管期限表如下：

文书档案保管期限表本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料

永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报

永久

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料

30年

1.4 讨论未通过的文件

10年本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册

永久

2.2 讨论未通过的文件

10年本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录

永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年 5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本

30年

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副

10年 6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计

永久

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排

10年 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的30年

7.3 本地区、本机关工作汇报材料

30年 8 本机关业务文件材料

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

永久

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1 重要业务问题的永久 8.2.2 一般业务问题的30年 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 8.3.1 重要业务问题的永久 8.3.2 一般业务问题的30年

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年

8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的永久 8.5.1.2 一般业务问题的30年 8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的30年 8.5.2.2 一般业务问题的10年 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等

永久

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等

10年 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料

永久 8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等

永久

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料

永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料

永久

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

30年

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料

10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30年

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料

永久 8.8.2 以下的计划、总结、统计材料

10年

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久 8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料

10年

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

永久 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录

30年本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件

30年 9.3 人事任免文件

永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的30年 9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的永久 9.5.2 受到警告处分的30年

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料

永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久 9.9 职工名册

永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果

永久 9.10.2 重要专项活动的报告、总结等

永久

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久 9.10.4 情况反映、工作简报

10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的30年

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录

10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的永久 9.13.2 其他有处理结果的30年 10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的10年

10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年

10.4 机关财务预算

30年

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

30年

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请

30年上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年 13 下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告

30年

13.2 和以上的计划、总结、统计材料

10年

（二）确定了鉴定工作的组织领导

鉴定工作分工阶段进行：

1．机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件，剔除的文件主要参照2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。对于不归档的文件处理是：各个机关每年在归档时应当清理不归档的文件材料，并且要加强保管，不要随意堆放，以免造成汇密，需要销毁的应即时销毁（但具体那些需及时销毁并未明确规定），销毁时对密级较高的文件应按照保密规定办理；一般的文件材料可以采用简便方法进行登记，经过本部门有关领导人批准后即可销毁。

2．对归档文件要确立保管期限。

应当根据2006年的期限表进行，对专门单位（地质部、煤炭部、石油部等）就制定专门档案保管期限表，或者结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。

3．保管期满的档案应当剔除销毁。

（三）档案的销毁

机关销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并且在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案，另有销毁规定的按照有关规定执行。

档案的销毁一定要慎重。

第二节档案鉴定的方法

一、决定档案保存价值的因素

1．档案自身的特点和状况

档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。

2．社会利用需求

国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。

上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。

二、鉴定档案价值的基本观点

（一）全面的观点

1．在鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。

档案的作用是多方面的，也就是我们对档案的价值考虑时要从它的多个作用出发。2．从档案之间的相互关系上分析价值。鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。

3．要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。

（二）历史的观点

档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。

（三）发展的观点

社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。

（现在我们应以怎样的眼光来预测档案的价值呢？国外出现了档案成为大众的文化中（媒）介的功能，而不仅局限于学术的利用了）

三、分析档案价值的具体方法：

总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。

方法：直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。

四、鉴定档案价值的标准（也有的书上称为“方法”）

1．来源标准

档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。

2．内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：

（1）档案内容的重要性；（2）档案内容的独特性；（3）档案内容的时效性；

（4）除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。

3．形式特征标准

档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。

4．相对价值标准在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。

在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。

五、方法论问题

1．研究利用规律，预测未来利用需要 2．研究档案保存的效益

3．重要性与保管期限长短的关系 4．弹性原则

保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关从严；两可之间的，就高不就低。

暂缓销毁

历史档案从宽，现行档案从严；解放前档案从宽，解放后档案从严；首脑机关从宽，一般机关从严；上机机关从宽，下级机关从严；撤销机关从宽，现行机关从严。

六、在鉴定工作中需要注意的问题

（一）应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。

（二）应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。

（三）对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。

（四）宽严问题：“宽”：指鉴定的标准放宽，多保存一些；“严”指标准严格一些，少保存一些。

第三节档案保管期限表

一、作用

1．能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（表虽是主观制度，但较接近于客观）

2．能够保证鉴定工作质量。（表是通过长期实践总结出来的）3．能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（根据表把档案对号入座，较为方便，速度又较快）

4．可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。（有保管价值的文件一般都归入了保管期限表）5．立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。

二、类型

1．通用档案保管期限表 2．专门档案保管期限表

3．同系统机关档案保管期限表 4．同类型机关档案保管期限表 5．机关档案保管期限表

三、保管期限

（一）过去曾经用过的方法：永久、长期、短期

（二）专门档案的保管期限

1．人民法院的诉讼档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按审判级别整理立卷、永久保管。

2．书稿档案

其保管期限与文书档案一致。3．会计档案

其保管期限分为两种：

定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久

其保管时间是从会计终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。

四、保管期限的划分原则

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

五、应当注意的问题

（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。）

（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。

（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。

（四）保管期限不宜划分很精确的。

第四节档案鉴定工作制度和组织

一、档案室工作制度和组织

成立鉴定小组

二、档案馆工作制度和组织

成立鉴定委员会

三、销毁档案的批准和监销制度

机关领导批准

主管领导机关批准

销毁1949年前的档案，须报国家档案局。

两人以上监销

四、销毁

1．编制销毁清册

二~三份 2．立档单位和全宗简要说明

3．销毁方法

“火烧”或“打成纸浆”

第六章档案保管工作

第一节档案保管工作概述

一、保管工作的含义

1．库房管理

2．档案流动过程中的保护 3．保护档案的专门措施

二、保管工作的任务

1．防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2．延长档案的寿命；

3．维护档案的政治安全，防止泄密。

三、基本要求

1．以防为主，防治结合 2．加强重点，照顾一般 3．自力更生，勤俭节约 4．立足长远，保证当前

四、意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

第二节档案保管的基本物质条件

一、档案库房

二、档案装具

1．档案箱

2．档案架

3．档案柜等

三、包装材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包装纸等

第三节档案库房管理

一、库房编号有两种方法：

1．为所有库房编一总的顺序号 2．分区编号

二、排架和编号

1．整齐一致

2．避光通风 3．空间利用

4．统一编号，顺序是从左到右、从上到下。

三、全宗的排列和档案的存放

1．全宗的排列

一个全宗的档案放在一起

按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种

按全宗群排列的方法

全宗编号和在库房的实际排列顺序 2．存放方式

竖放和平放

四、档案存放位置索引

五、档案代理卡

为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。

六、全宗卷

全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。

通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。

全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。

七、温湿度调节和清洁卫生

请详见《档案保护技术学》。

八、保卫和保密

九、防火

十、档案在搬运中的保护

十一、安全检查

第七章档案检索工作

第一节档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1．检索是提供利用的先期工作

档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

二、编制档案检索工具的基本要求是

1．全，指信息存储丰富。2．准，指检索准确。

3．快，指迅速。

4．便，指检索要方便。

三、应当注意的问题

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

四、排检方法

（一）分类法以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念

划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

（二）按作者排检法

现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。

（三）按文号排检法

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。

（四）按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

（五）按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

（六）主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

第三节中国档案分类法

1987年出版《中国档案分类法》第一版。1996年出版《中国档案分类法》第二版。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中华民族表以及科技档案复分表等）组成。

《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。

第四节中国档案主题词表

1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。

《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：

Renmindaibiaodahui„„„„„款目主题词及汉语拼音人民代表大会„„„„[BB]„„范畴号

D 人代大会„„„„„„„„代项

F 地方各级人民代表大会„„分项

全国人民代表大会

S 国家权力机关„„„„„„属项

会议*

Z 国家机构*„„„„„„„„族项

C 人民代表大会制„„„„„„参项《中国档案主题词表》词间关系表词间关系

含义

简称符号等同关系正式主题词

用项

非正式主题词

代项

属分关系

下位词

分项

上位词

属项

族首词

族词

Z 相关词

档案管理学教案篇2

一、加强石油企业档案管理的重要性

档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料, 它记录着企业每一天的经济活动, 帮助我们发现企业日常经营中的问题所在, 以便及时作出调整。通过档案上记录, 我们可以轻松查找到企业需要的资料, 同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉, 了解到企业的发展现状, 为企业日后的发展提供大致方向, 也是企业转型的重要依据。

档案的记录编制是一项十分严谨的工作, 它是企业一路发展成长的印记, 也是企业不断向前发展的基石, 企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据, 确保企业决策正确。不仅是外部经营, 石油企业对内改革整顿时, 也可以根据档案记录的原始数据, 为每一项决策提供资料支持。

石油企业的档案包含了大量有用信息, 比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等, 是企业对以往经营状况的总结, 也是企业日后发展的参考资料。不仅如此, 有了档案库, 还可以大大提高工作效率, 通过电子化档案, 我们可以轻松查询到企业需要的资料, 节省时间人力, 实现高效办公, 为企业谋取更多利益。

二、档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性, 但是在目前的企业经营中, 我们发现对于档案的记录管理工作, 还是存在着许多问题, 对石油企业来说也不例外。

(一) 档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说, 档案的数量是十分巨大的, 在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划, 部分企业在日常的档案管理工作中, 没有认识到档案对于企业的重要性, 只是注重档案的交接工作和合格达标, 仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存, 也因此常常出现档案断层的情况, 想要的资料查不到, 细节的资料未保存, 缺乏科学的长远规划, 给企业的运营造成一定困扰, 延误企业工作进度。

(二) 缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中, 我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度, 档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中, 经常会出现档案收集不规范的现象, 比如在档案编制时, 企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度, 发散出去的档案有时很难完整回收, 也没有健全的追责制度, 无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后, 管理力度不够, 主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视, 对平日的档案工作也过于松散, 没有形成一套完整严格的档案管理体系。

三、对于档案管理问题的对策

(一) 加强对档案管理工作的重视。对于上述问题, 我们可以从源头上一步步着手解决。首先, 我们应该对档案管理工作加强重视, 不管是企业领导还是相关工作人员, 要明白档案对于企业发展的重要性, 我们可以组织档案管理的宣传探讨会, 让档案管理人员清楚认识到自己的责任, 同时我们还可以建立一套档案管理考评制度, 以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖, 提高档案管理人员的工作积极性, 改进工作中的不足。其次, 我们可以建立健全档案交接保管体系, 增强档案管理的准确性。

(二) 引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管, 我们还可以引进先进人才, 如今信息科技发展迅速, 我们在学习更先进的保管方法时, 也可以为企业引进新鲜血液, 增强企业活力, 我们也可以培养专业的档案管理人员, 提高档案管理工作人员的综合素质, 企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训, 加强实践能力, 应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作, 我们可以录用学习档案管理专业的人才, 他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验, 会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面, 我们还可以采用互联网信息技术, 简化整理工作, 随着企业的发展壮大, 企业资料也越来越多, 利用先进的计算机技术, 我们可以节省更多的人力物力财力, 精简企业档案管理体系, 提高管理水平和使用效率, 也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到, 追责也更加方便, 加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统, 可以有效限制不同岗位职员的权利, 上下级之间相互监督相互牵制, 防止企业档案信息的外流, 大大提高了企业档案信息安全性。

四、结语

以上只是对企业档案管理问题的一些简述, 在日常经营中, 还有许多问题没有得到解决和重视, 最重要的是企业应该从现在开始对档案管理加强重视, 并立刻着手解决问题, 这样档案管理系统的漏洞才不会继续扩大, 可以避免很多不必要的企业隐患, 让石油企业发展壮大。

参考文献

档案管理学教案篇3

关键词城建档案管理声像档案收集管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

邑城镇学前教育档案教案建设篇4

1．教学教研制度 2．卫生保健制度 3．园务管理制度

4．各种责任制度（前四项制度上墙）5．学期工作计划

6．教研活动计划、记录 7．月计划、周日活动安排表

8．教师优秀教案、公开课、示范课 9．优秀论文、工作总结 10．教学教研工作 11．教科研计划 12．教师成长档案 13．晨午检记录

14．幼儿成长档案记录袋

15．领导管理：责任状、组织机构 16．幼儿园管理细则 17．应急预案

18． 0——5周岁花名册

要求：接受复检的学校，要做好幼教工作，各园要立即整改，力度要大、劲头要足、工作要细、标准要高。

邑城镇学前教育档案教案建设

1．教学教研制度 2．卫生保健制度 3．园务管理制度

4．各种责任制度（前四项制度上墙）5．学期工作计划

6．教研活动计划、记录 7．月计划、周日活动安排表

8．教师优秀教案、公开课、示范课 9．优秀论文、工作总结 10．教学教研工作 11．教科研计划 12．教师成长档案 13．晨午检记录

14．幼儿成长档案记录袋

15．领导管理：责任状、组织机构 16．幼儿园管理细则 17．应急预案

18． 0——5周岁花名册

档案管理学教案篇5

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作,是档案工作向现代化迈进的必由之路,是档案工作实现历史与未来有机链接的`战略之举,是全面提升档案工作为社会服务能力的不可或缺的手段.

作者：杨波作者单位：黑龙江省红星农场社保局,黑龙江,北安,164000 刊名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(23) 分类号：G27 关键词：档案管理基础著录现代化

档案管理学资料篇6

档案的作用：

（一）在社会实践中的应用：1.。档案是生产建设的参考依据2。档案是政治斗争的必要工具3。档案是机关工作的考察依据4。档案是科学研究的可靠资料5。档案是宣传教育的深冬素材6。档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证

（二）档案对主观认识的作用

（三）档案的基本价值：1。区分的凭证作用2。档案的参考作用

（四）辩证的认识档案的真实性

档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。

档案管理工作工作性质：是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。

档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护；（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。

档案管理的内容：

（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。

（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

档案管理的范围：按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。

全宗：是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。

全宗群：由密切的若干全宗组成的群体

立挡单位：指能够构成一个全宗的机关单位或个体。

立档单位的构成条件长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。

全宗划分的原则：独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。

全宗理论：须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。

档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。

档案资源状况：馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不到保证。在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：普通档案多，专门档案少；一般档案多，特种档案少；现代档案多，历史档案少；此外，私人档案缺乏国家控制。

原因分析：长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，限制了档案的产生能力；近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。十年文革使档案遭到破坏；档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集；对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。

档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。

归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。

整理的流程：全宗的组织与编号：

1、全宗编号规则（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号；（2）全宗号力求简洁易记，方便实用；（3）具有稳定性；4）具有扩展性；（5）具有唯一性，便于统计和检索。全宗编号方法（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。（2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。即在全宗群基础上编号。全宗内档案的分类：分类的一般方法

1、时间分类：、时期

2、来源分类：组织机构、作者、通讯者

3、内容分类：问题、实物、地理

4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格。最常用的三种分类方法：分类法、组织机构分类法、问题分类法

案卷的编立、排列与案卷目录：全宗的文件分类以后，在各类内将具有一定联系的单份文件组合成一个或几个数量适中的保管单位，称“案卷”或“保管单位”，将单份文件编立成案卷的过程，称为“立卷”，或“组卷”。档号编制归档文件整理工作的基本内容：

1、装订

2、分类

3、排列

4、编号

5、编目

6、装盒

档案鉴定工作的原则基本原则：从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的观点鉴定档案价值。

1、全面的观点（1）将档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值；（2）全面分析档案各方面的特征（内容、来源、形成时间、文种等）；（3）从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值；

（3）全面分析和预测社会利用的需要（长远需要、近期需要）

2、历史的观点根据档案形成的时代背景、历史条件，结合档案的内容和形式，以及档案之间的关系，客观分析档案的价值。

3、发展的观点随着社会发展和时间推移，档案自身状况和社会利用需要都会发生变化，档案的价值也随之变化。要远瞻社会利用需要的动态性，用发展的眼光预测档案的未来价值。

鉴定档案价值的依据与标准档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。具体依据和标准包括：

1、档案的内容：重要性、独特性、时效

性和真实性对档案价值影响较大。

2、档案的来源档案的来源指档案形成者（立档单位）和作者。

3、档案的形成时间

4、档案的文种档案的文种标志档案的性质和用途，可以在一定程度上体现档案的价值。

5、档案的文本及可靠程度

6、档案的外形特点和完好程度

7、档案信息内容的重复程度

8、全宗和全宗群内档案的完整程度

9、档案的运行处理情况

10、档案的利用情况

档案保管期限的划分三种：

1、永久：来源之一：本单位制成的重要文件材料；来源之二：上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料；

2、长期（16—50年）：本单位制成和上级机关颁发的一般文件材料。

3、短期（15年以下）：在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。包括本机关的一般事务性文件，下级机关报送的一般工作总结和报告。

档案分等级管理的具体含义（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法；（3）建立在对相关因素的综合评价基础上。包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。

档案分等级管理的意义

1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。

2、有助于明确区分档案价值，依法治档。

3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。

4、有助于推动档案鉴定工作的开展。

5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。

6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高。档案异地安全保管是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。档案异地安全保管的作用在于：有助于延长珍贵档案的寿命；可以达到“此失彼存”的管理效果；有助于提高档案管理人员的安全防护意识。

科技档案的特点：专业性、成套性、多样性、现实效用性

科技档案的种类：工业生产技术档案包括工业设计档案和产品制造档案。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等，基本建设档案（基建档案），设备档案，自然现象观测档案，科学研究档

案。

人事档案的特点：现实性，动态性，机密性，集中性

档案管理学教案篇7

关键词：纸质档案管理,电子档案管理,融合,探讨

一、电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点

1. 电子档案管理的产生

随着信息技术与计算机的快速结合, 电子信息运用量逐渐增加, 比如电子邮件、电子文件等, 这直接使纸质文件退出了人们的视线。所以, 电子档案也应运而生, 取代了纸质档案, 成为档案管理的主要形式。电子档案的载体具有多种多样的形式主要包括:磁盘、光盘、磁带等, 它是通过计算机把具体的信息翻译成固定的代码然后存取在载体上。

2. 电子档案管理的优缺点

电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点:电子档案可以把文件的多媒体性体现出来, 可以更加形象地展现文件所要表达的内容, 方便读者可以更好的理解文件内容, 而且电子档案的储存空间小但是信息量大, 还能够长期保存, 便于复制、传送;电子档案可以使读者阅读更加方面, 便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点:电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带, 这些载体具有不稳定性, 寿命较短, 容易被氧化, 或者背化学试剂破坏;电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机, 没有计算机不能够建立与阅读电子档案;电子档案容易遭到更改, 或者遭到电脑病毒入侵, 所以电子档案的安全性不高;电子档案的保存比较困难, 容易受到灰尘、磁场、温度等的破坏。

二、纸质档案管理的独特价值及弊端

1. 纸质档案管理的独特价值

纸质档案作为传统的档案记录形式有其独特的优点:纸质档案在保存良好的情况下可以给人们更加真实直观的感觉, 读者可以便捷快速地找到自己想要的信息;纸质档案相比于电子档案其可信度更高, 纸质档案建立完成之后一旦修改难以不出现修改痕迹, 这使人们更加容易辨别出纸质档案的真伪, 所以纸质档案的真实、安全的特性也更加明显;纸质档案与电子档案在保存上相比也有很大的优点, 它不会受到电磁的干扰而发生破坏, 所以电子档案的寿命非常长;纸质档案由于其真实性、可信度比较高往往具有很高的凭证作用, 供人们论证。

2. 纸质档案管理的弊端

虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏有一些缺点:第一, 纸质档案的保存条件要求比较严格, 纸质档案的载体是纸张, 纸张的主要成分是纤维素, 在酸碱的化学试剂的作用下容易遭到破坏。第二, 纸质档案在储存上占用空间大, 存储的设备需要购买, 费用较大, 加大了存储成本。

电子档案的优点虽然明显, 但是也有很多缺点, 而纸质档案在某些方面的优点正好可以弥补电子档案的不足, 这一点使二者的结合更好的发挥了档案存储的功能, 也决定了二者在短期内是难以被其他的档案存储形式所取代。

三、电子档案管理与纸质档案管理的融合

1. 电子档案管理与纸质档案管理的共存

电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务, 二者共存的原因很多主要包括以下几种:

首先, 电子档案是在纸质档案的基础上形成的, 电子档案是纸质档案的数值化表现形式, 根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下:当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案, 这时有两证形式的档案, 纸质与电子共存;还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化, 这就形成了两种档案的共存。

其次是先形成电子档案, 后改成文字档案。随着当今社会的快速发展, 人们的工作、生活节奏也加快, 由于纸质档案记录比较慢, 而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容, 但是电子档案在长久保留中可能被损坏, 考虑到这一点, 人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式:一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送, 然后通过纸质把电子档案纸质化, 这时就有两种版本的档案共存;还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要, 要求转换为纸质档案, 这时也有两证档案共存的情况。

2. 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的, 这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展, 但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责, 又有依据各自的特点相互配合, 完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能, 使各自系统工作的效率大大提高, 这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面:

第一, 电子档案管理对纸质档案管理的影响, 前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响, 这直接加速了档案管理流程, 对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理, 实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础, 有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能, 加以互联网的应用, 读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息, 而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系, 纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。

第二, 在纸质档案管理的影响下, 电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短, 然后进一步发展, 形成一种综合管理系统。

四、结语

综上所述, 在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中, 纸质档案管理的规模慢慢减小, 电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题, 档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护, 促进电子档案管理发展, 同时又要对纸质档案进行必要的保留, 通过二者完美的结合互相补充, 做好档案管理工作。

参考文献

档案管理学教案篇8

【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别

引言

现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。

1.电子文件档案化管理概述

1.1电子文件档案化管理

电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。

1.2电子文件档案化管理存在的问题

第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。

第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。

第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。

第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。

2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同

电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。

2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同

电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。

2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同

电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。

2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同

电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。

2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同

电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。

3.结语

总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。

参考文献：

[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.

[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.

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