原始记录管理

原始记录管理（共7篇）

原始记录管理 篇1

检测原始记录是实验室管理体系文件的组成部分, 是检测活动的见证性文件, 是检测水平的真实体现, 是出具检测报告的唯一依据。实验室必须十分重视检测原始记录的管理, 对检测记录的编制、修订、识别、收集、编制索引、填写、复核、审核、更改、存档、清理等环节进行严格把关, 为实验室管理体系的有效运行提供真实客观的证据。

1 空白检测记录的编制

编制好品种齐全、信息完整、方便实用、满足实际检测工作需要的空白检测记录是实验室的基础性工作, 是确保检测记录原始真实、完整准确、清晰整齐、规范统一的前提条件。实验室技术管理人 (层) 和质量负责人应对检测记录的格式作出统一规定, 组织有丰富实际工作经验的人员按照相关的标准规范和方法及检测工作的实际情况编写好各种空白检测记录草稿。在此基础上由质量管理部门会同相关科室 (技术) 负责人对空白检测记录草稿的充分性、有效性、协调性进行严密的审核, 并根据审核意见作出相应修改后交技术管理 (人) 层批准。

2 空白检测记录的管理

为防止空白检测记录在使用中被随意更改, 确保检测原始记录的规范统一, 质量管理部门应对空白检测记录实施有效的管理。凡批准实施的空白检测记录均应逐一登记, 分别标注唯一性标识 (含编号及版次) 、编制好检索目录或台账、做好计算机备份和实物备份;对各种空白检测记录的印制、发放、修改、更替实施统一管理, 使用科室或人员可按需领用, 但不得自行修改、复制使用中的空白检测记录, 确保其均为受控的有效版本。

3 空白检测记录的修订和更替

在使用过程中如需修改空白检测记录, 使用科室或人员应提出申请, 编制好修改稿草稿后交质量管理部门, 由质量管理部门组织相关科室 (技术) 负责人对其进行重新审核, 审核通过后交技术管理层批准实施。批准实施的修改稿由质量管理部门重新标注唯一性标识 (编号同原记录、版次应有别于原记录) 、替换原有的记录并组织印制;向使用科室或人员发出原有记录作废的通知、收回原有的记录、发放修改后的检测记录供相关人员使用。

4 检测原始记录的填写

批准实施的空白检测记录在使用前应组织相关人员进行说明, 尤其是较为复杂的检测记录, 必要时可编写填写说明, 明确每一项内容 (尤其是对检测样品的制备、标准物质配制或稀释和标准曲线制作的相关数据、检测相关情况、检测读数、检测过程中的情况记录) 的填写方法和要求, 防止因个人对相关内容的理解不同而导致填写混乱。

检测人员必须按照做有痕、追有踪、查有据的总体要求填写检测原始记录, 检测过程中相关的数据和观察到的情况应在检测现场及时、完整、准确地记录在相应的检测记录单上, 不得漏记、抄记、事后补记或追记;记录时应用钢笔规范填写, 字迹应工整清晰, 并保留适当的行距, 为更改留有一定的余地, 无可填写的内容, 应填“无”或“/”;如记录有错误, 不得用涂改的方法覆盖有误的记录, 应在错误处划两条横线, 在其上方写下正确的数字或文字, 并加盖更改人印章 (更改仅限于检测或编制人员本人, 复核和审核人员不得自行更改检测原始记录的有关信息或数据) ;对检测过程中因故作废的检测记录也应予以保留, 确保检测记录的原始真实、完整准确、清晰整齐, 相关的数据、信息均能有据可查, 溯源无误。

5 检测原始记录的审核

检测原始记录必须进行三级审核, 以确保相关信息和数据准确无误。任何检测原始记录必须由检测人员签字, 经相关检测人员复核, 并经上一级检测人员或科室负责人审核后方可生效。

一级审核由检测人员自行负责。检测人员在完成检测原始记录的填写后, 应对记录填写是否完整、数字或符号是否有误、相关的运算是否有错、样品编号与检验序号的转换是否正确、是否分别标记页码和总页数、相关的图表和计算机打印的记录是否也标记了对应的样品编号等内容进行初审确认, 确认无误后由检测人员签名。如发现有误记的内容应进行更正, 有疑问的应进行复检。

二级审核由同时参与检测或持有相关上岗证的人员进行。主要是对检测过程 (步骤) 是否符合标准的要求、数字修约是否恰当、计算结果是否正确、处于不合格或边缘值的检测结果是否作了复检;被检样品是否进行了平行样检测、平行样测定数值是否偏差过大或失控、平均值的计算是否正确等内容进行复核, 确认无误的签署复核者本人姓名。如发现错误或有疑问应退还给原检测人员修改或进行复检。

三级审核由高一级的相关检测人员或本科室负责人完成。主要是对一级和二级审核人员是否签名、检测是否在样品有效期内进行、检测项目是否按要求做全、从其他原始记录、标准曲线、图纸资料传递而来的量值 (如化学分析中的滴定标准溶液浓度) 是否有误、检则 (或评价) 依据是否符合委托单位或上级业务部门的要求、检测结果的计量单位是否与相应的评价依据一致等内容进行审核, 确认无误后由审核者签名。如发现错误或有疑问应退还给原检测人员修改或进行复检。

6 检测原始记录的收集归档

检测过程中的原始记录由检测人员负责保管, 检测结束后相关科室应在规定的时限内将经三级审核的各种检测原始记录集中后交付质量管理部门整理归档。

质量管理部门应以每份检测报告为一个单元, 将收集到的检测原始记录同采样单/委托检验单/样品接收单、样品流转单、检验报告副本等一并装订成册。对集中突击检测的样品也可集中装订。装订好的检测原始记录可按检验报告的文号或受检单位或样品类别等形式有序存放于档案室内。存放前应编制好检索目录, 以便日后查找。

为避免已归档的检测原始记录被修改或泄漏客户机密, 已归档的检测原始一般只供本单位相关人员查阅, 查阅人需办理相关的手续并经部门负责人签字批准, 查阅时至少有2人参与。查阅人只能摘抄或复制其中的内容, 不得对其中的内容进行更改或作标记;外单位人员如需查阅, 须经单位最高管理者批准, 并办理相关手续后, 在本单位相关人员陪同下方可查阅;检测原始记录一律不得外借, 任何人不得将其带离单位, 若确需借阅, 借阅人应办理相关的借阅手续, 经单位最高管理者批准后, 由档案管理员提供复印件。

检测原始记录保存期限一般不得少于5年, 对国家、行业有相关管理规定或有重要价值的检测原始记录可适当延长保存期限或长期保存。对到保管期限的检测原始记录, 档案管理员可提出销毁申请, 经单位相关负责人批准后, 由档案管理员会同相关科室共同实施销毁并做好相关的登记。

原始记录管理 篇2

原始记录及出站报告审核流转管理规定

一 制定目的为落实本站“方法科学先进、数据准确可靠”之质量方针、加强环境监测工作全程质量控制与监督、规范原始记录与报告流转，健全原始记录与报告审核工作内容，特制订本规定。

二 适用范围监测技术室现场采样原始记录（采样单）；监测技术室需根据室内测试浓度进行折（换）算的监测原始记录；监测技术室使用现场监测仪器测定的现场监测原始记录 3 样品测试中心实验室测试分析原始记录；需加盖环境监测资质章、计量章和监测报告专用章的各种出站报告。

三 内容及程序

（一）监测技术室原始记录现场监测原始记录类别

现场监测原始记录包括原始采样记录、需根据室内测试浓度进行折（换）算的监测原始记录及其他现场监测原始记录（如比对监测记录、现场监测仪器测试原始记录等）现场监测原始记录填写与审核

（1）现场监测原始记录编制由监测技术室初步拟制、技术负责人审核批准、质量管理室归档、统一编码；现场监测原始记录特别是采样原始记录需设置“采样人”“ 送样人” “ 收样人”“ “监督”“业主确认”五项签字栏。

（2）现场监测人员按照监测采样技术规范或规定如实填写现场监测原始记录或折算记录具体内容，并在“采样” “送样”栏签字，填写的原则为“原始性（不能以第一次，第二次表示，要表示为原始的采样具体时刻或时段）、复现性、规范性”。

（3）监测技术室主任对现场监测取样过程进行质量监督，同时对现场监测人员填写的原始记录进行审核，并在“室主任”栏签字，审核的内容主要是监测取样过程的代表性、科学性，记录的规范性、原始性等等。

（4）“监督”栏由属地环保行政单位监督人员负责填写。

（5）“接收”栏由样品管理员在对现场监测室采集的样品进行验收确认后填写，验收的内容是确认样品状态与记录的相符性（数量、性状、样品保存等）。

（6）“样品确认”由企业方代表或者投诉方签字确认，目的是要让相关方认可在某种情况下监测取的样品。

（7）监督性监测特别是投诉、纠纷、仲裁类型的监测业务须要有环保行政部门代表和企业代表或者投诉方代表的签字确认。现场监测原始记录流转

（1）现场监测人员填写现场采样原始记录（敦请监督方和企业

方签字）后，交给现场监测室质控员签字，之后交给监测技术室主任审核签字；审核签字后的原始记录连同现场监测的样品交给质量管理室样品管理员，样品管理员按照《样品流转工作规定》签字确认并流转。

（2）现场监测人员填写现场监测原始记录（现场测试出具数据的原始记录）在敦请监督方和企业方签字后，交给现场监测室质控员签字，之后交给监测技术室主任审核签字；审核签字后的原始记录交给质量管理室样品管理员，样品管理员按照《样品流转工作规定》签字确认并流转。

（3）需根据室内称重或室内测试浓度换算排放浓度或排放量的现场监测记录（如烟尘、废气浓度），换算工作由监测技术室人员人员根据室内测试原始记录进行，审核签字和流转按第一款进行。

（二）样品分析中心原始记录

1样品分析中心原始记录编制与填写

实验室分析原始记录编制由样品分析中心按照实际项目分析方法初步拟制、技术负责人审核批准、质量管理室统一编码归档；实验室分析原始记录特需设置“分析”“质控”“室主任”“三项签字栏。

各项目分析测试人员填写分析原始记录具体内容并自己复审，在“分析”栏签字确认，填写的原则为“原始性（不能以第一次，第二次表示，要表示为原始的采样具体时刻或时段）、重现性、规范性”。

2样品分析中心原始记录审核

“质控”审核的工作内容是，对实验室分析原始记录的校准曲线、平行样、空白样、检出限、或其他质控数据进行评价、审核并实施过程质量监督。

“室主任”审核的工作内容是，对实验室分析原始记录分析方法选用正确性、测试环节数据可靠性、修约正确性等进行审核并实施过程质量监督。

3样品分析中心原始记录流转

样品分析中心负责具体项目的测试人员在测试完成确认签字后，交给质控人员审核签字、再交给样品分析中心主任审核签字，将签字后的原始记录交给样品管理员。

样品管理员应及时汇集归总齐每一个监测业（任）务，即每一个字号﹝如（2013）247﹞的原始记录并连同现场监测室的原始采样记录（经过编码对应后）交信息编报室的报告编制人员。

对于固定污染源烟尘、烟气需要根据实验室室内测试浓度折算的、需要进行系数折算的或其他需要折算的原始记录，样品管理员应及时协调现场监测人员，由现场监测人员根据室内测试的原始浓度进行折算

（三）出站报告审核

信息编报室根据原始记录编制好出站报告后，交相关人员审核签字盖章后方可出站。

1出站报告流转

出站报告编制要求按照川环办发„2011‟89号文件规定执行，编报室报告编制人员根据原始记录编制好出站报告，复核确认，在“编

制”栏签字后流转给质量管理室，综合业务室主任初审后流转给质量管理室，质管室主任审核后，报请具有签发权的站领导签字签发，然后连同原始记录流转给监测报告档案管理员，档案管理员登记归档，根据缴费情况发放出站报告。

2出站报告审核

（1）初审

综合业务室主任负责初审出站报告。

初审工作内容：对报告背景描述科学性、监测点位代表性、监测数据完整性、与监测方案符合性、评价结果合理性等进行审核。

具体内容：在《雅安市环境监测站监测报告审查记录表》“初审”栏填写审核意见并签字；经初审合格或经修正后合格的，在出站报告封面加盖本站业务专用章、报告数据结果处加盖业务专用章、报告加盖业务专用章骑缝章。

（2）审核

质量管理室主任负责审核出站报告。

审核工作内容：报告中项目方法适用性、选用正确性、检出限检查、质量控制样品结果评价、数据质量评价、评价标准合理性等。

具体内容：对监测报告原始记录附加《雅安市环境监测站监测报告审查记录表》，填写表中基本信息，在审栏填写审核意见并签字；

审核合格或经修正后合格的在出站报告封面加盖计量章、环境监测资质章。

（3）签发

签发由经计量认证评审组考核合格，取得资格的站长或副站长签字。

签发人对出站报告质量进行整体把关，对任何一个可疑环节和数据进行复核、判断，并作出签发结论，对签发报告承担相关法律责任。3 报告发放

综合业务室设置报告管理员，负责监测报告登记、发放、档案管理。

监测报告（委托性）发放的依据是监测缴费发票，特殊情况下经过站领导批准可以先领后交。

委托性收费监测报告发放的具体程序是：

（1）综合业务室根据业务受理和经费预算制定“报告发放条”，上有“监测报告字号”“项目名称”“收费预算”、“实际收费”、“领导签字”等内容。填好相关内容并经站领导签字后传报告管理员。

（2）客户先到报告领取处询问，报告管理员将“报告发放条”交客户并指引客户到财务处交款。

（3）客户交款后，财务人员收集保存“报告发放条”出具监测发票，管理员凭缴费发票发放报告，并要求客户在报告领取表上签字。

（4）对于特殊情况下先领后交或电汇转账的，报告管理员将“报告发放条”交客户并指引其到分管业务的站领导处，经站领导签字后方可发放监测报告。

机动车检测线原始记录管理系统 篇3

1 机动车检测线原始记录管理系统简介

本软件管理系统将数据处理与计算自动化, 避免了人为计算错误, 可以方便管理原始数据、证书维护、设备维护、委托方维护等, 原始记录和证书数据完全一致, 避免人工输入引起的错误。在现场检定校准工作的同时, 将原始数据记录在本软件中, 录入各种测量数据后自动生成计算结果, 工作完成后生成不可更改的pdf格式原始记录和word格式证书报告。在录入原始数据的时候, 如果需要更改数据, 将生成修改记录附在原始记录最后一页, 确保了数据的原始性。另外, 该软件具有权限管理、厂家信息维护、标准设备到期维护等功能。

本软件采用传统的软件开发生命周期的方法, 采用自上向下, 逐步求精的结构化的软件设计方法。软件开发平台:SQL Server2000, DELPHI2007, Windows XP, 三星500T1C平板电脑[3,4]。

系统采用模块化的设计方式, 实现了检定项目的数据管理 (检定数据总览, 9个工位的原始记录) , 用户管理 (系统权限的维护, 用户权限管理, 修改密码, 切换用户) , 系统管理 (标准证书维护, 设备信息维护, 委托信息管理) , 设备档案管理 (设备档案查询, 设备档案新建) 等功能。系统功能结构如 (图1) 。

2 检定记录管理

选择好日期范围后, 点击查询按钮即可查询到选定日期范围内的设备检定的记录, 选中列表中的记录点击打开按钮即可进入相应的检定项目的原始记录单界面, 显示检测数据等。可以根据委托方、被检器具名称、制造单位、型号规格、出厂编号、测量范围、检定日期、检定员等筛选相关信息。如 (图2) 所示。

该软件系统覆盖的检定项目有:滚筒式车速表检验台、汽车侧滑检验台、滚筒反力式制动检验台、机动车检测专用轴 (轮) 重仪、机动车前照灯检测仪、汽车排放气体测试仪、透射式烟度计、滤纸式烟度计、汽油车简易瞬态工况排放检测系统等。

当选中不同的检定项目时, 软件调用不同的模板, 输入检测数据后就可以保存下来, 自动生成不可更改的pdf格式原始记录和word格式的证书报告。在记录数据的过程中如果有修改, 软件则将修改人, 修改时间, 修改前数据和修改后数据都记录下来, 并在原始记录的最后一页附上相关信息。

3 系统管理

系统管理包括子模块:标准证书管理、设备信息维护、委托信息管理。

3.1 标准证书管理

检定用标准证书信息的维护, 其中包括检定/校准的项目名称、编号、检定/校准技术依据, 及相应检定/校准项目检定或校准用的检定或校准标准装置, 相应检定/校准项目检定/校准用到的主要仪器的维护。如 (图3) 所示。

3.2 设备信息维护

维护不同制造厂家的不同参数类型的设备资料信息。该设备信息主要包括型号、编号、制造商、计量参数等信息, 在新建原始记录的时候只需要选择厂家和设备后自动将其他参数补充到原始记录单上, 提高工作效率, 减小出错率。

3.3 委托信息管理

登记和管理委托方的信息, 主要包括委托方的基本信息 (检测站名称、站长、联系人、联系电话、联系传真、联系地址等信息) 以及委托方的设备信息 (设备名称、设备厂家、设备编号、设备的技术参数) 。

4 设备档案管理

设备档案管理, 主要包括委托方及其全部设备信息统计。双击后委托方名称后, 可罗列出该委托方的全部设备信息, 如 (图4) 所示。第一年统计完成各个委托方的设备信息后, 以后每年只需核对该委托方的设备有没有更改即可, 无需像当前这样每年抄写一遍它的型号编号等设备信息。

5 用户管理

5.1 系统权限管理

维护系统的所有可分配权限, 一般用户不予以权限操作。权限ID、模块名称、模块编码都是由开发人员提供。

5.2 用户权限管理

每个用户登陆后能进行的操作权限是不一样的, 比如在编制原始记录的过程中只有取得相关项目检定员资格才可以进行操作, 标准器的管理只有管理员可以进行操作, 不能修改其他人做的原始记录等。该模块进行用户的添加、删除、停用、权限的分配等操作的管理。如 (图5) 所示。

左侧为用户名称的树形列表及用户信息的编辑区域, 右侧为按钮操作区域及权限列表区域, 上方列表为未授予对应用户的权限信息, 下方列表为已授予对应用户的权限信息。

5.3 修改密码和切换用户

修改系统中用户的登陆密码。如 (图6) 所示。

在修改用户密码之前, 从用户名列表框中选择要修改密码的用户的名称, 并输入选定用户的旧密码, 新密码输入两遍, 点击确定按钮在校验旧密码通过后校验两遍输入的新密码是否一致, 符合上述条件, 则修改密码成功。

在登陆状态中, 可以选择切换用户来重新选择用户, 输入密码后登陆。

6 结语

本软件管理系统将数据处理与计算自动化, 避免了人为计算错误, 可以方便管理原始数据、证书维护、设备维护、委托方维护等, 原始记录和证书数据完全一致, 避免人工输入引起的错误。在现场检定校准工作的同时, 将原始数据记录在本软件中, 录入各种测量数据后自动生成计算结果, 工作完成后生成不可更改的pdf格式原始记录和word格式证书报告。在录入原始数据的时候, 如果需要更改数据, 将生成修改记录附在原始记录最后一页, 确保了数据的原始性。另外, 该软件具有权限管理、厂家信息维护、标准设备到期维护等功能。

摘要：目前全国各计量院对计量检定校准等原始记录的数据录入和误差计算都是人工完成, 可能会导致各种错误。针对这种情况, 本文开发了一套软件管理系统, 将数据处理与计算自动化, 避免了人为计算错误, 可以方便管理原始数据、证书维护、设备维护、委托方维护等, 原始记录和证书数据完全一致, 避免人工输入引起的错误。在现场检定校准工作的同时, 将原始数据记录在本软件中, 录入各种测量数据后自动生成计算结果, 工作完成后生成不可更改的pdf格式原始记录和word格式证书报告。

关键词：检测线,原始记录管理,软件,delphi

参考文献

[1]邵建文, 林峰, 叶振洲.Research On Automatic Verification De-vice For Vehicle Sideslip Tester[C].Applied Mechanics andMaterials, 2012.

[2]杨华西.机动车检测线检测过程记录仪的设计与应用[J].使用与维护, 2011, 3:85.

[3]程中州, 邵建文, 赵存彬.简易瞬态工况排放检测系统标准装置上位机软件的设计[J].数字技术与应用, 2012, 12:118～119.

采访原始记录 篇4

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1、您认为近年来制定公共政策的环境与过去发生了哪些变化？  闫敏（黄岛区综治办副主任）：我个人认为政策制订环境与过去有所变化，主要是群众的法制意识较过去明显增强，对公共政策的关注度和制定公共政策的要求越来越高；随着改革开放的深入和社会主义市场经济的发展，利益群体多元化，也给制定公共政策也带来一定程度的挑战。因此，公共政策要根据上级和实际工作要求而定。

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2、您在制定公共政策方面最主要的经验是什么？  闫敏（黄岛区综治办副主任）：我觉得制定的公共政策必须要为公众接受、必须要具备可操作性。要做到这两点，制定公共政策时必须加强前期调研，确保了解掌握实际情况；必须加强和相关部门的沟通协商，确保公共政策得到有关各方的理解支持，便于操作和落实；必须经过法制办等相关部门把关，确保公共政策不与法律、法规和党的政策方针不冲突，合法有效。



3、现在很多人在强调公共政策制定过程中的公民参与，但实际中并不是所有的参与都是好的，您认为公共政策制定过程中公民参与的度如何把握？什么参与方式最好？请举一个具体例子。

 闫敏（黄岛区综治办副主任）：许公共政策制定的起因就是一些问题引起群众的广泛关注，要求政府依职权予以解决，因此制定公共政策肯定需要公民参与。但是全员参与众口难调，不仅浪费人力财力，而且最终也难以达成共识。在参与方式上，我觉得可以采用恳谈会、听证会、上门调查等，要根据实际选用。如我在参与制定《青岛市黄岛区关于加强和规范学生托管班管理的意见》时，就先后召集教体局、食药局、民政局、发改局、卫生局等多个部门进行协商，在完成草案后，又召开由相关部门、街道干部、托管班业主、居民代表座谈会征求意见，最后形成文件，由区政府法制办把关后，经区政府办公会审议通过后下发。



4、公共政策制定过程中如何处理好不同条块政府部门合作的问题？  闫敏（黄岛区综治办副主任）：比较可行的办法就是由区政府主要领导或分管部门牵头或委托，或者建立一个领导机构，召开协调会议，对相关工作进行分工，由共同的上级监督、统筹推进公共政策的制定工作。制定《青岛市黄岛区关于加强和规范学生托管班管理的意见》就是由区长直接批示由区综治办牵头，区综治办协调区政府办召开工作会议，对不同条块的部门进行协调，督促加强配合，确保公共政策制定过程畅通。



5、公共政策制定过程中如何能够利用好外部咨询力量（智库、咨询机构、学者）参与公共政策的制定？

 闫敏（黄岛区综治办副主任）：外部咨询力量对公共政策制定是非常重要的，我本人认为，要利用好外部咨询力量，首先要加强本地人才库的分类建设，通过动态管理、定期座谈、项目论证等形式，充分发挥专家作用。其次是加强其他地区专业人才的合作，专门邀请学者或咨询机构参与决策制定。同时，要营造广开言路的氛围，让专家敢于讲真话，重视专家的观点。

6、您在实际进行制定公共政策步骤是什么？您认为存在些什么问题？应该如何进行改进？

 闫敏（黄岛区综治办副主任）：一是成立起草小组，明确主旨，在调研的基础上起草相关政策；二是公开征求意见、修改完善；三是由有关决策会议组成人员审议决定；四是通过试点试行等方式，确保政策执行符合工作实际。可能存在的问题是调研不充分，制定的公共政策在个别部门无法落实或忽略了部分利益相关者的利益，导致 

 

  政策执行中有阻力或被动。要通过进一步加强调研，制定补充办法来弥补。

7、公共政策制定过程中如何“创造性的提出公共政策”？ 闫敏（黄岛区综治办副主任）：创造来源于实践，要创造性提出公共政策，必须从三个方面着手:一是充分调研，对情胸有成竹；二是要借鉴别人好的经验；三是多开言路，运用头脑风暴，借智于大众。

8、政策执行过程中利用民间力量（企业、民间组织）？ 闫敏（黄岛区综治办副主任）：企业、民间组织等民间力量一般情况下是政策执行的接受主体，也是公共政策能否得到圆满执行的保证。在政策执行中，一要加大政策的宣传力度，让民间力量了解政策；二要搭建好监督的平台，让民间力量监督执行力度；三是分类收集信息并及时反应，及时解决执行中存在的问题。

9、目前本地公共政策制定的重点是什么？为什么？

重点是经济发展政策和社会治理政策。我们黄岛区作为第九个国家级经济新区，主要任务有两个，一个是发展，一个是稳定。因此，公共政策的重点一是促进海洋经济发展的公共政策，确保经济又好又快发展；另一个是社会治理政策，确保社会和谐稳定，才能为经济发展创造良好环境。

采访心得

原始记录管理 篇5

根据JJG443-2006《燃油加油机》检定规程和质量手册要求在工作表1中设计原始记录格式, 各单元格对应数据如下:

D11-D13加油机示值VJ (L) ;E11-E13标准量器刻度 (mm) ;F11-F13标准量器示值VB (L) G11-G13油枪出口处油温tJ (℃) ;H11-G13标准量器内油温tB (℃) ;I11-G13时间t/s J11-J13流量QV/ (L/min) ;K11--K13实际体积值VBt (L) ;L11-L13单次测量相对误差Evi M11示值误差Evi;N11重复性En/ (%) ;N4检定油品体膨胀系数;G5主标尺刻度 (100L) mm;H5分颈容量 (100L) mL/mm;F5 100升标准金属量器

2 原始记录数据计算

利用IF函数, 使计算结果不显示出0值, 例如:在C单元格中的公式为:=IF (B1=0, “”, A1+B1) 。即只有当B1非0值时, 公式才进行计算, 如果是0值, 则显示空值。这样设计使得记录表不在有显得杂乱。

依据JJG443-2006《燃油加油机》检定规程分别列出计算公式 (本文以100L二等标准量器为例) 设置数据处理:

标准量器示值VB (L) :=IF (E11<>“”, (E11-G5) *H5/1000+F5, “”) ;标准器内实际体积值VBt (L) 计算公式:=IF (E11<>“”, F11* (1+N4* (G11-H11) +G7* (H11-20) ) , “”) ;计算流量QV/ (L/min) :=IF (I11<>“”, 60*D11/I11, “”) ;单次测量相对误差E-vi:=IF (K11<>“”, (D11-K11) /K11*100, “”) ;示值误差Evi:=SUM (L11:L13) /3;重复性En/ (%) :=MAX (L11:L13) -MIN (L11:L13) ;最大流量:=MAX (J11:J16) ;示值误差:=IF (ABS (MAX (M11:M16) ) -ABS (MIN (M11:M16) ) >=0, MAX (M11:M16) , MIN (M11:M16) ) ;重复性:=MAX (N11:N16) ;检定结论:=IF (D11<>“”, IF (AND (ABS (F26) <=0.3, I26<=0.15) , “合格”, “不合格”) , “”)

在表格中D11-13列、E11-13列、G11-13列、H11-13列、I11-13列中对应输入检定时的测量值, 就能得出计算结果。

3 数据表保护

原始记录管理 篇6

随着医疗器械行业的不断发展,医疗器械行业对检验机构的检验需求逐年倍增。检验周期直接制约了企业的发展,检验周期过长有可能导致企业的新技术变成旧技术,在行业竞争中失去先机,同时在产品未上市期间企业还需要承担该产品线只出不进的经济压力。而对于医疗器械检验机构,检验周期是其核心竞争力的体现。缩短检验周期是企业和检验机构双方最关注的要素之一。企业希望缩短检验周期获得市场的先机,减少对产品线的投入 ;而检验机构希望通过缩短检验周期提高其核心力,在短时间内完成更多的业务量从而吸引更多的业务。缩短检验周期的方法有很多,可以从检验流程的各个环节入手,压缩不必要的时间损耗。本文主要针对医疗器械检验报告 /原始记录的编写环节进行探讨,设计一款代替工人编写的高效的软件程序。

1.需求分析

1.1 检验报告 / 原始记录检验内容的结构及组成

目前,检验机构承检的检验种类主要有注册检验、委托检验、监督抽验。其中,注册检验俗称为全检,检验项目最多最全,耗时也最长。

注册检验报告的依据一般是生产企业的产品技术要求。检验内容通常由技术要求中企业制定的性能参数,以及安全方面引用的行业标准和 /或国家标准组成。

1.2 医疗器械检验机构检验报告 / 原始记录的主要编写方法

目前,国内各医疗器械检验机构检验报告 /原始记录的编写方法主要有两种。一种是直接在空白的专用原始记录稿纸上记录条款号及相应的实测结果。另一种是在检验之前,将产品技术要求中的要求按照“检验项目”、“标准条款”和“标准要求”进行文字上的拆分转换为类似于报告格式,统一排版打印出来后,在检验过程中将实测结果填入对应条款的实测结果栏中。在检验工作完成之后,前者,在编写报告的时候需要将技术要求中的要求按照“检验项目”、“标准条款”和“标准要求”进行文字上的拆分转换为报告格式并将原始记录中的内容进行汇总、修约后输入检验报告中。而后者,由于检验报告的“检验结果”栏中的内容较原始记录中的实测内容简洁,则需要重新调整排版并将原始记录中的内容进行汇总、修约后输入检验报告中。最后,两者均按国家局2007年07月02日发布的“食药监办 [2007]122号《关于印发医疗器械检验机构注册检验报告统一格式的通知》”文件要求的统一格式(如表1所示)完成检验报告。

1.3可压缩减少工作量环节分析

上述在编写报告 / 原始记录过程中,主要分成两个环节 :(1)将技术要求中的要求按照“检验项目”、“标准条款”和“标准要求”进行文字上的拆分,并转换为报告格式的纯文字工作环节;(2)将原始记录中的内容进行汇总、修约后输入检验报告的环节。显然,第一个环节较容易通过计算机软件辅助的方式来完成,而后者需要人工的判断才能完成较难通过计算机软件来实现。

对于简单的产品,其检验周期本身较短,无需要考虑在编写检验报告 / 原始记录时带来的时间损耗。而对于较复杂的产品(如麻醉系统或多参数监护仪),其性能要求(不计引用国家 / 行业标准部分)通常多达百余项,近5000字。若将上述麻醉系统或多参数监护仪的性能要求按照“检验项目”、“标准条款”和“标准要求”进行文字上的拆分转换为报告格式并进行校对,按中等效率计算,熟练操作word的人需要花费3个工作日的时间,同时加上纯文字工作的枯燥性带来的工作疲劳和工作环境的影响等人为因素,其中必然存在一定的差错率。而通过计算机软辅助的方式,这个时间将被大大地压缩,通过不断的优化最终的差错率可以控制到接近于0。

2.程序设计

2.1 条款的共性分析

产品技术要求是根据国家食品药品监督管理总局颁发的《关于发布医疗器械产品技术要求编写指导原则的通告》(2014年05月30日发布第9号)中的原则和GB/T 1.1-2009《标准化工作导则第1部分 : 标准的结构和编写》来编写的。其中,第二章为检测的主要性能指标,并且每个条款结构均由条款号、标题和条款内容组成。主要形式如表2所示。

2.2 主程序工作原理图

主程序的工作原理图如图1所示。

2.2.1 文本格式化子程序

由于目前企业起草技术要求的人员素质参差不齐,对于技术要求的编写不够严谨,如出现过多的空格符或换行符,因此,为了让程序能够在预设的算法下正常运行,程序需要在最开始的时候对文本进行格式化,将文本中多余的空格和换行符进行删除。

2.2.2模型识别子程序

根据表2中A~E五组模型对输入文本进行识别,对于模型之外的条款进行标记并提示。

2.2.3拆分排位子程序

对A~E五组模型的条款按照“检验项目”、“标准条款”和“标准要求”对文本单行进行拆分排位。

2.2.4写入Excel子程序

由于直接对word文档进行表格性的操作比较烦琐,因此,借用Excel做为中间的过渡介质存放拆分排位的内容。

2.2.5文本末尾子程序

判断文本处理是否到达末尾,否则对文本的下一行进行拆分排位。

2.2.6写入Word子程序

打开预设的Word文件模版,将暂存于Excel文件中的内容,导入Word文档并关闭Excel。

2.2.7格式化并保存子程序

将Word文档,按预设的字体及行距进行全文格式化后的保存Word文档并提示转化完成。

2.3程序界面设计

程序界面设计如图2所示。

3.结论

原始记录管理 篇7

关键词：统计原始记录,统计台账,重要性,思考

一、引言

2010年1月1日开始实施的《中华人民共和国统计法》第二十一条规定:“国家机关、企业事业单位和其它组织等统计调查对象, 应当按照国家有关规定设置原始记录、统计台账, 建立健全统计资料的审核、签署、交接、归档等管理制度。统计资料的审核、签署人员应当对其审核、签署的统计资料的真实性、准确性和完整性负责”。第四十二条规定:“作为统计调查对象的国家机关、企业事业单位或者其它组织迟报统计资料, 或者未按照国家有关规定设置原始记录、统计台账的, 由县级以上人民政府统计机构责令改正, 给予警告。企业事业单位或者其它组织有前款所列行为之一的, 可以并处一万元以下的罚款。个体工商户迟报统计资料的, 由县级以上人民政府统计机构责令改正, 给予警告, 可以并处一千元以下的罚款”。这是国家首次以立法的形式对企业事业单位原始记录、统计台账的设立做出严格规定。同时对企业事业单位的统计基础工作提出了更高的要求。本文指出企业应高度重视统计部门及统计工作, 认真做好统计基础工作;提出加强统计技术在企业管理中应用的具体思路;强调要通过推进企业统计信息化提高企业统计服务水平。

二、统计原始记录与统计台账所具有的积极作用

1、统计原始记录的作用。

统计原始记录是通过一定方式对基层单位生产经营活动的最初记录, 按照一定方式定期记录基层单位的生产经营活动。基层单位的原始记录是基层单位生产经营活动的第一手数字和记载, 是未经任何加工整理的初级资料。统计原始记录具有最初性和直接性的特点, 它是企业各项经济活动的真实记载或证明。是基层单位开展计划、统计和科学管理的依据, 同时也是统计报表的资料来源, 它不仅是统计核算的基础, 也是会计核算和业务核算的重要依据。建立健全原始记录制度, 加强对原始记录等统计基础资料的收集和管理, 对于及时、准确、全面完成统计报表工作具有重要意义。

2、统计台账的作用。

统计台账是把零散的统计原始记录资料加以整理汇总, 以满足填报统计报表和企业管理需要而按时间顺序设置的一种系统积累统计资料的登记账册。统计台账有利于将分散的原始记录资料加以集中, 便于随时对比检查, 及时发现问题。可将大量繁琐的原始记录资料整理工作分别在平时完成, 到期末只需分类汇总有关数字, 就可做好统计报表的编制工作, 有利于提高报表报送的及时性。有利于资料的系统化、条理化、积累历史资料。有利于及时反映经营管理活动的情况, 便于检查工作进度, 满足经营管理活动的基本需要。

三、统计原始记录与统计台账的内在关系

企业统计工作的过程是一个企业内部搜集整理统计资料和进行统计分析的过程, 就是统计资料形成过程, 包括了原始记录、统计台账和统计报表三个相对独立、相互联系、密不可分的环节。原始记录是企业统计资料的根本来源, 统计台账是为统计整理和统计分析的需要在统计原始记录基础上建立的账册。

1、原始记录是统计工作的源头, 也是统计工作的基础。

原始记录是未经加工整理的第一手材料, 是企业生产经营情况的最初记载, 是企业生产经营活动的客观反映, 是企业生产经营决策的信息源头。原始记录是否真实、准确是企业统计人员和会计人员搞好经营核算的基础。为了保证统计数据的准确性, 做好统计基础工作, 必须做好原始数字的记录工作。如果离开了这个基础, 统计就失去了根基。统计的监督、咨询、服务, 提供准确信息就是句空话。因此, 我们必须实事求是地反映企业生产经营状况.做好统计工作, 首先要抓好原始记录的严格管理。

2、原始记录作为统计工作的基础, 有着举足轻重的作用。

企业要科学有效地组织生产和经营管理.如果没有统计, 没有准确的原始记录.便无法衡量其经营成果的好坏程度。原始记录的准确与否直接关系到统计台帐、统计报表等资料的准确性, 同时影响到统计工作能否当好企业领导的决策参谋。因此, 原始记录数据准确, 指标明晰, 对做好统计台账基础工作, 加强企业管理都具有至关重要的作用。统计原始记录的内容具有广泛性, 一般由各基层单位根据本企业行业特点、工艺要求和生产经营的具体情况确定。原始记录的内容应满足国家统计报表制度, 会计核算制度和本单位管理的需要, 并尽量简明扼要。其形式应当格式化, 便于现场记录、记量, 便于登记台账或其他账册。

3、企业从生产产品的原材料投入开始到产成品的产出, 每个生产环节都必须由原始记录如实反映。

产经营状况一切数据都来源于原始记录, 企业的统计报表, 必须以原始记录作为依据, 原始记录的准确、及时、完整直接关系各生产环节统计报表的质量。只有提供一整套数据完整、及时准确的原始记录, 才能全面系统地反映企业各方面的生产经营情况, 便于领导及时掌握信息, 做出预测分析, 在激烈的市场经济竞争中抓住机遇。

4、统计台帐是从原始记录到统计报表的中间环节, 统计台帐是根据企业管理的需要而设置的一种系统积累统计资料的登记帐册。

统计台帐的指标设置应在满足统计报表所需的基本内容的前提下, 结合企业生产流程, 信息传递流程, 行业特点和需求, 选取关键要素, 关键部门, 建立健全统计台帐。统计台帐的记载必须与原始记录数据衔接, 做到准确、及时、连续、完整、清晰, 查询方便。我们公司根据企业的特点设置统计台帐包括:企业定期报表主要经济指标统计台账;供水量、售水量统计台账;水表增减变动统计台账, 水价类型计费表统计台账;泵站运行情况统计台账;管网新增、更新改造进度统计台帐;设备增减变动统计台帐;能源消耗统计台帐等等。我们单位是使用计算机管理的单位, 每个月都要做好统计资料的备份工作。既要保存磁介质资料, 也要打印纸介质资料留档备查。

5、建立统计台账是加强统计工作中的一项基础性工作, 是提高统计报表填报效率和质量的重要手段。

按照《中华人民共和国统计法》的要求建立各种不同的统计台帐, 要做好统计工作, 基础资料的搜集和整理至关重要。定期对搜集到的原始资料进行分类、归纳、整理、汇总, 分门别类的记入相对应的台帐, 这是充分利用统计资料的有效方法。统计台账是整理归纳原始资料的一种科学手段, 是计算汇总指标数据的有力工具, 它是介于原始资料和填制报表之间必要的和重要的中间环节。统计人员就应根据《中华人民共和国统计法》的规定和实际工作的需要, 主动地建立自己的统计台账。同时统计台账还是保存管理统计资料的重要方式。无论什么时候, 需要查阅核对、研究分析各种指标数据, 它都是不可缺少的统计档案。统计台帐在统计基础工作规范化中起着承上启下的作用, 为健全原始记录和及时准确地编制统计报表, 奠定了良好的基础, 创造了有利的条件。

四、加强企业统计基础工作, 提高统计工作质量的思考

统计基础工作是对企业实行科学管理, 监督整个企业经营活动的重要手段, 是企业制定方针政策、发展规划和生产计划的主要依据。若没有科学的统计数据为依据, 从企业本身而言, 各项管理工作就如空中楼阁, 虚而不实, 经营管理过程中就不能很好地找到切入点。从政府宏观调控来说, 也难以很好地找到着力点。当前, 随着现代企业制度的建立和现代化管理的发展, 我们必须加强统计队伍建设, 提高统计人员素质, 进一步改进工作方法, 健全统计管理制度, 提高企业统计数据质量。

1、科学完善统计指标体系, 使统计资料实现为企业经营管理所用与为统计部门所用的有机结合。

进一步完善统计指标体系, 必须根据本企业经营管理的需要, 完善企业统计报表和统计指标体系, 处理好宏观与微观的关系, 讲究高效务实。在具体设置和完善指标体系时, 应既满足国家宏观的要求, 也要满足企业微观的需要, 使统计的信息、咨询、监督三大职能, 在企业生产经营管理活动中得到尽可能的发挥。

2、企业应自觉建立健全统计管理制度。

要提高企业统计数据的质量, 必须建立健全企业统计管理制度。企业应设立一个专门的统计部门并明确各层次统计工作岗位责任制, 做到统计工作有岗位、有职责、有标准。对企业收集汇总的各种统计信息资料进行综合分析, 为本企业生产经营管理者提供清晰、可信和具有可操作性的统计信息资料。同时, 及时、准确地向政府各级统计部门报送统计报表及相关资料, 满足政府宏观调控的需要。

3、建立健全企业统计台账和原始记录, 强化企业统计基础建设。

企业应把提高统计数据质量的重点放在基层的班组、生产车间。坚持实事求是, 杜绝弄虚作假。认真学习《中华人民共和国统计法》的有关知识, 提高统计人员的政治思想水平, 增强法治观念, 遵守职业道德。依据《中华人民共和国统计法》第二十一条规定和企业统计管理制度, “建立健全符合本企业的统计原始记录、统计台账。规范统计数据采集、整理、计算、汇总、审核的方法和程序”。

4、提高统计人员的综合素质, 加强统计队伍的自身建设, 为提高统计数据质量提供基础性保障。

根据中华人民共和国国家统计局第10号令关于《统计从业资格认定办法》第四章第二十一条规定:“对取得统计从业资格的人员, 实行统计继续教育”。统计人员的政治素质和业务水平是提高统计数据准确性的决定性因素。培养造就一支敢于坚持原则, 热爱统计事业、技能过硬的统计队伍是统计基础工作建设中一个永恒的主题。为此, 一方面要加强统计人员的职业道德建设, 细化职业道德规范, 以便于统计人员在日常工作中更好地贯彻、执行。另一方面要采取各种措施, 有计划、有组织、多层次、多形式地开展统计人员的继续教育、业务培训活动及统计技术职称的考试, 不断提高统计人员的业务素质和适应市场的能力。企业统计人员应当根据企业性质, 加大学习专业知识力度, 致力于提高理论水平与业务水平, 利用统计原始记录和统计台账进行统计分析, 结合统计技术对各方面的管理活动开展分析研究, 以便于充分发挥统计技术在企业管理中的预测、决策、控制等多方面作用, 进一步提高企业现代化管理水平。

5、贯彻执行《中华人民共和国统计法》及有关的法律法规, 提高经营者知法守法水平

企业经营者的法制观念和对统计工作的重视程度, 对提高统计数据质量有着直接的影响。企业要严格按照《中华人民共和国统计法》、《统计从业资格认定办法》及有关的法律法规, 依法统计, 严厉打击统计违法行为, 提高统计数据质量。只有企业经营者高度重视, 知法守法水平普遍提高, 才能在一个企业中营造出依法统计的良好氛围。

五、小结

统计为企业服务, 为领导当好参谋, 统计工作是企业管理的一项重要基础性工作, 是整个国民经济健康运行的主要监测手段, 是整个国民经济社会的主要信息渠道。企业事业单位统计原始记录和统计台账记载了基层单位生产经营活动的全部情况, 是基层管理决策的重要依据, 同时又是上报国家统计数据的源头。建立一套全面、真实、系统的原始记录和统计台账, 对企业经营管理活动有着极其重要的意义。统计原始记录是实现企业统计核算、会计核算和业务核算的基础, 统计台帐是从原始记录到统计报表的中间环节, 做好企业事业单位统计资料的搜集, 关键是抓好统计原始记录和统计台账工作。企业应充分认识到统计工作的重要性, 认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》, 加强统计工作规范化建设, 建立完整的适宜企业经营管理的统计体系, 合理运用统计信息网络, 充分发挥统计为企业服务的职能。

参考文献

[1]、《中华人民共和国统计法》[M]2009.09

[2]、张亮统计台账与原始记录统计报表的关系[J]200201

[3]、中华人民共和国国家统计局10令统计从业资格认定办法200706