标准档案

标准档案（精选12篇）

标准档案 篇1

档案信息作为一种无形资产, 是国家的宝贵财富。进入21世纪, 互联系网及其高科技储存媒介以及无纸化办公, 电子互传等新方法的使用, 使档案管理工作面临更加严峻的挑战。如何加强档案管理工作, 规范使用程序, 提高使用效率, 并确保档案安全、真实、有效日益成为各级档案管理工作者面临的难题。我们认为, 做好档案管理工作, 应从以下几方面着手。

一、加强档案管理工作方式的创新。

我国经济社会的快速发展, 使档案工作近年来有了很大的进步, 如档案工作的基础设施与业务, 档案信息资源建设都得到加强, 但是档案工作还存在一些问题, 如档案馆 (室) 收藏与管理上的矛盾, 服务对象的局限性, 服务项目的单一性, 服务手段的滞后性等。要解决这些新问题, 只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

首先, 创新是档案事业可持续发展的保障。要实现档案事业的可持续发展, 必须在目前的基础上不断提高档案工作的社会服务功能。要确立现代化管理意识, 把档案管理知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标, 逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

其次是要规范档案业务。要适应档案工作快速发展的特点, 要采取一系列措施, 通过制度建设, 规范档案管理方法和程序。档案标准和规范本身是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 增强档案意识, 建立高效档案管理体制, 建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展, 由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨。

二、强化信息转化意识。

怎样更加有效地利用档案, 使档案在利用和管理过程中的效率更高, 是我们必须高度重视的一个问题。档案是一个庞大的信息库, 各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中。收集和整理档案的最终目的是利用档案。只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 才能更好的发挥档案的信息作用。把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息, 是档案管理人员义不容辞的职责。要改变过去档案工作无所作为的思想, 强化档案管理的效率意识, 充分发挥档案的价值。要提高档案使用效率。首要的就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设服务。其次就是要加强档案人员职责和信息标准化管理。加强档案标准化管理、运用科学规范化水平管理档案是当前档案工作者的重要使命。加强档案人员职责和信息标准化管理既是对个人能力的强化也是对档案工作管理的进一步升华。要通过计算机网络为用户提供服务, 加强各项事务管理, 促使档案管理现代化、科学化、系统标准化。

三、强化档案保管人员职业素质。

档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 它是一项重要的基础工作, 档案保管人员对档案的安全负有直接责任。认真履行档案工作职责, 切实维护档案的完整与安全, 是档案管理工作的基本任务, 也是档案管理工作的目的。

档案管理人员的素质是管理目标的实现的先决条件。必须从强调管理人员素质入手, 加强档案工作人员队伍建设, 不断提高保管人员的职业素质。档案保管人员要时刻提高警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。为此, 一是提高政治素质。要培养档案管理工作者的政治责任心和全心全意为人民服务精神, 使其热爱档案事业;二是强化业务素质, 要具备相应的专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是充实文化素质。要不断加强文化知识的学习, 提高文化知识, 培养档案工作者掌握总结和分析利用工作中的经验与问题, 掌握工作规律, 提高使用效能。此外, 还要有敏锐的观察能力, 能独立处理工作中出现的问题, 如对档案保管工作做到不坏、不丢、不散、不乱。就是要做到档案保管完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢修。做到档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。做到档案的保管相对集中, 不因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。做到档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有章可循, 有目可查, 分门别类, 管理科学。

四、建立和完善档案管理制度。

完善的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础。制度一般包括阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续。要在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。在完善制度的同时, 还应不断加强使用的监管。要根据不同对象的使用目的, 掌握其心理和思想动机, 加强监护。要采取安装摄像监视器, 来阅登记等制度, 防止查阅档案的利用者, 偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。特别是要严格落实登记制度。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

五、在强化保管的同时, 充分挖掘使用功能。

传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案管理人员在严格提供保密工作的同时, 切实转变工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的最终目的还是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以, 对档案管理工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

标准档案 篇2

第一条 为了便于本机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令，制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。

第三条 本机关文件材料归档范围：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 本机关文件材料具体的收集门类：文书档案、科技档案（基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人物档案）、声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。

第五条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。凡是本机关制发的法规政策性及重要的业务文件材料，召开的重要会议、重大活动的主要文件材料，本机关关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。

第六条 科技档案的归档范围：

基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条 专门档案的归档范围：

（一）会计档案

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；

3、会计报告类：包括月度、季度、财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）人物档案

本单位主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。

1、名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等

2、名人的作品和研究成果

3、与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等

4、名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等

5、名人口述的历史资料

第八条 声像档案的归档范围：

（一）本单位主要党政领导任职时的照片；

（二）记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；

（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；

（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；

（六）其他具有保存价值的照片和录音、录像。

第九条 实物档案的归档范围：

（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

（二）公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

（三）物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

第十条 电子文件的归档范围：

（一）文书档案的数字化全文；

（二）会计电算化材料及会计档案管理软件；

（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

（四）其他音频、视频形成的电子文件；

（五）业务档案中形成的电子文件。

机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。

第十一条 资料的收集范围：

（一）本单位的重要文件汇编；

（二）本系统上级或下级编印的出版物；

（三）与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；

（四）政府公报等政府公开信息；

（五）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

（六）本单位干部职工的论著、论文及其他作品。

第十二条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条 本机关形成的基建档案、会计档案的归档范围的档案保管期限分别按照《基本建设项目资料暂行规定》、《会计档案管理办法》的有关规定执行。实物档案保管期限为30年。电子、声像（照片、录音录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十四条 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十五条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十六条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第十七条 本规定自二OO九年一月一日起施行。

附件：文书档案分类方案与保管期限

本机关文书档案是按照-保管期限-组织机构分类法分类整理。所有文书档案文件材料应先按其形成区分开来，同一的文件再按照其价值区分为永久、30年、10年，同一、同一保管期限的文件，按组织机构分类排列。具体分类方案及保管期限如下：

1、党组（机构1）

永久保管：

1.1党组会议记录和汇报材料

1.2厅党组会决定事项

1.3上级与本厅关于干部任免的报告、批复

1.4关于机构设置、调整、人员编制的报告、批复

1.5上级机关与本机关关于干部职工审查、结论、复议等报告

1.6厅党组表彰决定

30年保管：

1.1本厅收发电报

1.2上级党政机关颁发的针对本厅主管业务的文件

10年保管：

1.1中央、国务院、省委省政府等普发的文件

2、办公室（机构2）

永久保管：

2.1厅长办公会议记录、决定事项

2.2厅务会议记录、决定事项

2.3厅长碰头会议记录

2.4本厅工作计划、总结

2.5本机关编辑出版的各种统计资料、大事记、组织沿革、年鉴等

2.6本机关关于启用印章、职责范围、名称更改的报告、通知、批复

2.7关于处理人民来信来访的文件材料

2.7.1有领导重要批示和处理结果的材料

永久

2.7.2重要的调查材料

30年

2.7.3无结果的材料

10年

2.8上级机关领导对本单位和本单位对下级机关检查工作中形成的文件材料

2.8.1重要讲话、题词、录音、录像、照片等文件材料

永久

2.8.2一般性文件

10年

2.9本单位召开的工作会议、专业会议文件材料

2.9.1通知、会议指南、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、总结、会议讲座通过的规定、办法，照片、录音录像材料

永久

2.9.2会议讨论文件、典型材料

30年

2.9.3参考材料、参阅文件等

10年

2.10本机关与其他机关联合召开的会议文件

2.10.1本机关主办的会议的重要文件

永久

2.10.2由其他单位主办的会议文件

10年

30年保管：

2.1本机关关于文秘、宣传、档案、督查、保密、政务大厅等管理制度和办法

2.2本机关表彰通报

2.3本机关领导在调研活动中形成的文件材料

2.4国土资源部及省属单位针对本机关工作的有关文件

2.5关于对省人大、省政协提案答复

10年保管：

2.1本机关编制的各种文件汇编、工作通报、国土资源信息等

2.2本机关上报的各类汇报材料

2.3本单位参加非主管部门召开的会议需要执行的会议文件

2.4国土资源部及省属单位普发的文件

2.5本单位与有关单位协商工作的来往文件

2.6下级机关报来的工作计划和总结

3、政策法规处（机构3）

30年保管：

3.1国土资源规范性文件

3.2国土资源地方性法规、规章

3.3关于法律问题的答复、复函

3.4行政复议、行政诉讼、征地补偿安置争议协调裁决卷宗

3.5立法规划和计划

3.6工作总结报告

10年保管：

3.1法制宣传资料

3.2地方立法会签件

3.3依法行政文件材料

3.4专业会议文件材料

4、规划处（机构4）

永久保管：

4.1关于下达或调整土地利用规划的文件

4.2对各市土地利用规划及建设用地的批复、复函

4.3对建设用地折抵指标和指标置换、开发整理规划的批复

4.4报表

30年保管：

4.1国土资源部关于城市建设用地计划的规定

4.2关于全省建设用地增减挂钩、土地利用计划报告等

10年保管：

4.1关于建设用地问题的预审意见

4.2关于建设用地问题的初审意见

4.3上级关于国土资源规划计划的文件

4.4业务会议文件材料

5、财务处（机构5）

永久保管：

5.1国土资源部、省政府、省财政厅等部门下达的各种计划和预算指标

5.1.1或以上的永久

5.1.2一般性的10年

5.2国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

5.2.1重要的 永久

5.2.2一般的 10年

5.3关于下达投资计划的文件材料

5.4关于批复直属单位财务预算的文件

5.5关于基本建设形成的文件材料

5.5.1图纸、协议、审批手续等

永久

5.5.2一般性文件

10年

5.6本机关及所有单位报表

5.7与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

5.7.1重要的 永久

5.7.2一般的 10年

30年保管：

5.1本单位关于财务管理的规定、办法

5.2关于内部审计的文件

5.3政府采购方面的有关文件材料

10年保管：

5.1国土资源部、省政府、省财政厅等部门关于财政法规规章制度、办法等的文件

5.2本单位有关财务工作的请示、报告

5.3有关业务会议文件材料

6、耕地保护处（机构6）

永久保管：

6.1关于对各市政府耕地保有量和基本农田保护面积的指标下达和检查考核情况的文件

6.2关于易地补充耕地的批复、通知

6.3关于土地整理复垦项目规划设计变更的批复

30年保管：

6.1关于下达各种土地开发整理复垦项目计划的通知

10年保管：

6.1关于对国家和省投资土地开发整理复垦项目验收结果的通知

6.2上级关于耕地保护工作的文件

6.3有关业务会议的文件材料

6.4有关耕地占补平衡情况检查考核的文件

7、地籍处（机构7）

永久保管：

7.1关于土地调查、土地权属、土地登记工作的批复

7.2国土资源部关于地籍工作的规定、办法、批复等

30年保管：

7.1关于变更地籍调查及地籍信息系统建设技术设计的批复

7.2关于土地调查、土地权属、土地登记工作的报告、通知等

10年保管：

7.1一般性工作的请示、通知、报告等

7.2有关业务会议的文件材料

8土地利用处（机构8）

永久保管：

8.1企业改制土地资产评估与处置的文件

8.2关于土地级别调整和基准地价更新成果的批复

8.3国土资源部、省政府关于土地利用方面的规定、办法等

8.4有关统计报表

30年保管：

8.1关于下达土地资产收益指导性指标的文件

8.2关于国有土地使用权方面的文件

8.3关于国有土地使用权出让方面的文件

10年保管：

8.1关于全省土地资产收益核查情况的报告

8.2贯彻上级文件的报告等

8.3业务工作会议文件材料

9征地管理处（机构9）

永久保管：

9.1房产、土地所有权和使用权的文件材料

9.2国土资源部对本省建设用地审批的文件材料

9.3关于建设用地工作的通知

30年保管：

9.1对建设用地的审查意见

10年保管：

9.1关于建设用地工作的总结、报告、请示

9.2专业工作会议文件材料

10矿管处（机构10）

永久保管：

10.1关于划定矿区范围的批复

10.2关于颁发、新立、变更、延续采矿许可证的批复

10.3关于探矿权采矿权出让转让、拍卖方面等的批复

10.4关于对各类违法采矿情况的调查、处理等

10.5关于确认采矿权价款的文件

10.6关于矿山纠纷的文件

30年保管：

10.1关于矿产资源补偿费方面的文件

10.2关于整顿和规范矿产资源管理秩序工作的文件

10.3上级机关有关矿产资源管理工作的规章制度、办法等

10.3.1需长期执行的30年

10.3.2一般执行的 10年

10.3关于矿山安全生产的文件

10年保管：

10.1贯彻落实上级关于矿产资源管理工作的报告、汇报等

10.2有关专业会议文件材料

11资源储量处（机构11）

永久保管：

11.1关于建设用地压覆矿产资源的批复、复函

30年保管：

11.1关于矿产资源储量评审备案的文件材料

10年保管：

11.1关于地质资料汇交的文件材料

11.2关于矿产资源储量管理工作的文件材料

11.3关于矿泉水管理工作的文件

11.4专业会议文件材料

12地质环境处（机构12）

永久保管：

12.1对地质灾害危险性评估的文件材料

12.2本单位关于地质公园建设的文件

12.2.1批复或重要的通知

永久

12.2.2一般性文件

10年

12.3矿山环境、地质环境监测等文件材料

12.3.1批复或重要通知

永久

12.3.2一般性文件

10年

10年保管：

12.1关于地质灾害防治工程资质的文件材料

12.2本单位关于地质灾害防治工作的文件材料

12.3上级机关关于地质灾害防治工作的文件

12.4地质环境工作总结

12.5专业会议文件材料

13地质勘查处（机构13）

永久保管：

13.1关于下达矿产资源补偿费地质勘查项目计划的文件

13.2关于探矿权采矿权招拍挂工作的文件材料

13.3关于探矿权新立、变更、延续、保留、注销、转让、吊销、备案等文件材料

13.4关于地质勘查资质的文件材料

13.5地质调查备案的文件材料

13.6关于探矿权监督管理的文件材料

30年保管：

13.1关于油气矿业权监督管理的文件材料

13.2地质勘查管理文件

10年保管：

13.1工作总结

13.2专业会议文件材料

14测绘管理处（机构14）

永久保管：

14.1关于下达测绘工作任务的文件

14.2关于测绘资质认证、年检的文件材料

30年保管：

14.1关于测绘管理的法规规章制度、办法等

14.2关于对外提供测绘成果的批复、通知

10年保管：

14.1国家测绘局关于测绘管理工作的文件

14.2关于测绘市场治理整顿的文件材料

14.3关于测绘统计工作的文件

14.4专业会议文件材料

14.5测绘工作总结报告等

15执法监察局（机构15）

永久保管：

15.1关于违反《矿产资源法》案件价值鉴定

30年保管：

15.1关于土地市场违法违规问题的处理情况、调查报告

15.2有关表彰通报

10年保管：

15.1关于整顿和规范土地市场的文件

15.2上级部门关于整顿和规范土地市场的文件

15.3专业会议文件材料

15.4工作总结报告

16科技与外事处（机构16）

永久或30年保管：

16.1关于科技奖评定的文件材料

10年保管：

16.1有关科普宣传工作的文件

16.2关于社团管理的文件

16.3关于干部出国审批的文件

16.4工作总结报告

16.5专业会议文件材料

17人事处（机构17）

永久保管：

17.1上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

17.2本机关关于人事任免的文件

17.3先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

17.3.1受县级（含）以上表彰、奖励的 永久

17.3.2受县级以下表彰、奖励的30年

17.4对本机关有关人员的处分材料

17.4.1受到警告（不含）以上处分的永久

17.4.2受到警告处分的30年

17.5职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

17.6人事考核、职称评审工作文件材料

17.7职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

17.8人事工作统计报表、职工名册

17.9机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制等文件材料

30年保管：

17.1人事工作制度、规定、办法等文件

17.2上级机关关于人事工作的文件

10年保管：

17.1干部教育培训工作文件材料

17.2专业会议文件材料

17.3工作总结报告

18机关党委（机构18）

永久保管：

18.1党、团、工会工作活动中形成的文件材料

18.1.1工作报告、总结、换届选举结果

永久

18.1.2重要专项活动的报告、总结等

永久

18.1.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料

永久

18.1.4情况反映、工作简报

10年

18.2党团员奖惩意见、决定等

18.3党、团、工会组织统计表

10年保管：

18.1关于政治思想教育文件材料

19离退休干部处（机构19）

10年保管：

19.1上级机关关于离退休干部管理工作的文件材料

19.2本机关关于离退休干部管理工作的文件材料

19.3本机关关于离退休干部文体、医疗保健等工作的文件材料

20.纪检监察（机构20）

永久保管：

20.1纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

20.1.1重要的 永久

20.1.2一般的 30年

20.2对违纪干部的处理报告、决定、通报等

30年保管：

20.1上级机关关于纪检监察工作的文件材料

20.1.1重要的 30年

20.1.2一般的 10年

20.2纪检监察工作计划、报告、总结

10年保管：

20.1关于党风廉政建设工作文件材料

20.2专业工作会议文件材料

新版干部人事档案标准与整理方法 篇3

一是归档内容的变化。新增了很多需要归档的材料，删除了一些不需要归档的材料，还有部分归档材料作了调整。其内容变化情况详见表一。

表一  改版后干部人事档案归档内容变化情况表

二是目录格式的调整。其一，把“类号”改成了“序号”;其二，把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;其三，删除了“材料份数”栏。具体格式见表二。

表二  干部人事档案目录

编目时，要按照排列顺序，逐份逐项进行，每类目录首先注明材料类号和类别名称，如一履历表类、二自传类、三鉴定考核考察材料。

序号栏的填写方法是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用1至4，顺序号用阿拉伯数字;“材料名称”根据材料题目填写，有必要时另拟标题;“材料形成时间”填写材料落款时间，有多个时间的材料，以最后的时间为准，具体年月日填写齐全;“页数”按照编好的页数如实填写;“备注”填写需要说明的情况，如复印件、附考察材料等。具体填写方法见表二。

三是档案用纸、档案卷盒和档案袋有了新的规格。1991年的《干部档案整理工作细则》规定干部档案材料使用16K规格，2009年的《干部人事档案材料收集归档规定》规定使用16开型或国际标准A4纸型的公文用纸。现在中组部要求，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。装订时，按照靠左下对齐的方式用打孔机在左侧打3个孔即可。档案卷盒规格和档案袋规格按照A4纸型都要相应调整。

依照改版后的人事档案标准整理时需要注意以下问题：

一是排序时两种方法同时使用。第一、第二、第三、第四、第七、第九、第十类材料按材料形成时间排序，其中第四类和第九类材料有二级分类，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序;第五、第六、第八类材料按材料内容以材料之间的内在联系排序，其中第五、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交代材料等，第六类材料排序时，入团志愿书或入党志愿书排在入团或入党的其他材料之前，其他材料依时排序。

二是书写目录时注意留白。干部人事档案实行动态管理，书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用，特别是第三、第四、第九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其他类别材料的条目。

三是收集归档材料要确保规范。为了保证档案材料收集归档的质量，要规范收集和整理。具体应注意以下两点：其一，归档的材料必须是办理完毕的正式材料，手续要完备，凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字;本人见面后未签字的，由组织注明。其二，除各类证书、证件、全国统考科目成绩单及历史久远的材料外，归档材料一般不使用复印件，复印件要注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门印章，确保复印材料真实有效。

科技档案的标准化管理 篇4

关键词：标准化管理,科技档案,开发利用程度

档案工作的标准化、规范化是实现档案管理现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的飞跃发展, 新技术、新材料已大量进入办公室, 特别是计算机的广泛应用, 使档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。由于档案管理中存在着大量重复性概念和事物, 如果没有统一的标准加以规范, 就无法进行科学管理。标准化是档案工作科学管理的重要手段, 各种科学管理制度的形成都应以标准化为基础。

科技档案管理标准化, 是科技档案事业管理的一个重要方面, 也是实现科技档案管理科学化、现代化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化, 就是国家通过制定和实施各项科技档案管理标准, 使科技档案工作有统一的规范, 以便采用现代化科学技术手段, 逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平, 为社会主义事业迅速、准确提供科技信息。

1 对科技档案标准化管理的认识

1.1 标准化管理对科技档案的作用

标准化管理是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中, 推行标准化管理是国家的一项重要经济政策, 其目的是在经济、技术、科学及管理等社会活动中, 对重复性事物和概念, 通过制定、发布和实施标准达到统一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切档案中类型最为丰富多样的一种, 其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程, 制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度, 从而使得最终形成的科技档案达到规范统一, 使科技档案管理的每个过程从无序到有序。

1.2 科技档案标准化管理的意义

从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性, 人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录——科技档案, 从社会看如此, 从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流, 因而科技档案标准化管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在:科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上, 是实现档案工作现代化的前提;是提高科技工作质量和效益, 节约人力、物力的有效措施。

1.3 科技档案标准化管理的内容

科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程, 涉及到科技档案形成的每个环节, 与科研生产过程紧密相连;作为科研管理活动的重要内容, 它还与科研管理活动相联系、相统一, 其重点是要与企业科研结合, 制订和严格执行一系列的工作标准。从业务角度来看, 它分为基础标准和业务标准。基础标准包括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等;业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管理标准等。

2 如何做好科技档案的管理

科技档案的管理, 是各单位科技管理工作的一部分, 是一项专业性的业务工作。这项工作不仅直接关系到科技活动和科技管理工作的质量和效率, 而且直接关系到科技档案形成的质量, 因此, 加强科技档案的管理有着重要的意义。由于各单位, 尤其是基层企事业单位专业性质、生产类型、机构设置、任务分工和人员条件等不同, 所以, 对科技档案管理的措施也不尽相同。根据经验, 其管理措施可概括为以下几个方面:

2.1 加强宣传教育, 建立责任保证体系

充分发挥科技人员尤其科技领导干部的作用, 是做好科技档案管理工作的首要条件。为此, 要以《档案法》和有关法规、条例、办法为依据, 联系本单位的工作实际, 采取灵活多样的方式和方法, 宣传科技档案的作用;宣传科技文件材料管理和科技档案的性质和地位, 以及两者之间的密切关系;宣传做好科技档案管理是科技部门和科技人员的本职工作, 并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督与指导;宣传和传授科技档案管理的专业知识与技能等等。通过各方面宣传教育, 使广大科技人员提高思想认识, 人人动手, 各方支持, 做好科技档案管理工作。

要做到有效、科学地管理好科技档案, 科技档案管理工作者必须树立正确的宣传意识和服务意识, 主动做好领导及科技人员的参谋助手, 在此基础上, 积极向领导宣传科技档案工作的重要性, 争取领导对科技档案的重视和支持, 这是搞好科技档案工作的可靠保证;其次, 要大力向广大科技人员宣传, 使档案意识潜移默化地植根于科技人员的头脑中, 让他们充分认识到科技档案工作是科研工作的一个有机组成部分, 从而把科技档案工作真正变为广大科技人员的自觉行动;此外, 还应主动做好与科研管理部门的沟通, 树立正确的社会档案意识, 为做好科技档案工作营造一个良好的外部环境。

2.2 抓住薄弱环节, 促进工作全面发展

在科技档案的形成、积累、整理和归档的过程中, 往往存在着某些带有普遍性的薄弱环节。因此, 有目的、有针对性地抓住这些薄弱环节, 对于保证科技文件材料的完整、准确和系统, 具有重要的作用。

按照工作计划和科技档案管理的薄弱环节, 制订一系列科技档案的管理标准, 明确科研人员在档案工作的任务和责任。不仅要有组卷方面的标准, 还要有收集归档方面的标准, 让科技人员明确归档范围和不归档范围。同时, 还要注意科技档案归档手续、查阅利用等工作的标准化、规范化, 这有利于提高科技档案的利用率, 发挥其社会效益和经济效益。

2.3 建立健全制度, 保证正常秩序

科技档案作为科研单位档案管理环节中的重要部分, 建立与此相适应的管理网络和有效运行机制, 建立健全管理制度, 逐步形成科技档案的收集、整理、建档和开发利用的良性循环。在档案管理工作中运用好利益机制和激励机制, 对科技档案收集齐全、及时、准确的有关人员和单位应予表扬。

在实际工作中, 应以研究课题的开题调研、研究过程及验收、鉴定、报奖等重点做好成果档案的归档工作, 在项目验收鉴定时, 科技档案管理部门应进行详细审查, 对没有完整、准确、系统归档的鉴定材料不准验收鉴定;而在申报科技奖励时, 必须有单位科技档案部门签字盖章的材料, 才应归档。通过以上工作, 建立并不断完善科技档案管理工作的各项规章制度, 做到在实际工作中有法可依, 有章可循。

2.4 严格执行标准, 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明, 案卷材料是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响科技档案规范化、标准化管理质量问题中的操作因素。因此, 在推进科技档案规范化、标准化管理进程中, 一方面必须注意宣传《一般要求》, 解决好立卷方法问题, 以有利于科技档案标准化管理的分类和检索;另一方面, 要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于科技档案标准化管理。

科技档案标准化管理是一项十分重要的工作。没有标准化, 就没有现代化。只有从基础入手, 按照“统一规定、规范”的准则、规范和制订统一的科技档案专业名词术语、符号、代码、分类、主题词及标引等标准, 将档案的收集、整理、编目、检索、统计、鉴定、保管与保护等方面的工作纳入标准化管理的轨道, 切实把体系控制、质量目标管理、计算机管理等现代化管理方法都应用于企业科技档案管理之中, 才能使科技档案在标准化管理方面跃上一个新的台阶。

3 档案管理服务创新

3.1 建立档案馆 (室) 网页

随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。

目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如, 输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。

3.2 建立电子文件 (档案) 数据管理中心

档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。

3.3 电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。

例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。

3.4 开展在线服务

传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的题目, 提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。

3.5 开展阅览服务

随着改革开放的不断深入, 到档案馆 (室) 查阅党政机关及有关部门制定文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益, 做好现行文件资料的接收工作, 搞好现行文件资料的阅览服务。

参考文献

员工档案建立管理标准 篇5

一、解释说明

本档案指研究院为方便对员工基本情况了解和记录而建立的员工基本情况汇总，并非员工个人人事档案。

本档案由研究院人力部门负责建立、维护和保管。并作为员工基本情况的真实反映，员工需如实认真填写，保证内容真实、准确、详细，并为虚假提报行为负责。

档案所有权和处置权归研究院所有，属单位秘密，其保管和使用必须严格遵循本规定要求。

二、建档要求

1.档案分类：

i.按照存储媒质划分：档案分电子档案和纸质档案两种。

ii.按照员工状态划分：档案分为在职档案和离职档案两种。

2.电子档案：包括以下内容

i.身份证、毕业证、学位证以及相关资格证书（计算机、英语、职称等）的扫描图像，图像类

型为jpeg文件，文件大小不得小于100KB。

ii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、文化程度、联系电话、户口所在地行政区划、居住地行政区划名称、家庭详细地址（具体到门牌号）以及其他内容。iii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、婚姻状况、毕业院校、所学专业、文化程度、所获证书、职称情况、工作经历、家庭成员（关系、姓名、工作单位、职位）、家庭地址、本人电话、家庭电话、到单位时间、毕业证书编号、学历证书编号，起息日期，档案编号等。

3.纸质档案：包括以下内容

i.，贴近期一寸免冠彩色照片，员工本人手填。

ii.身份证复印件（正反面）一份。

iii.劳动用工合同和保密协议一份。

iv.相关资格证书复印件。

v.员工入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等见证性资料。

4.整理装订：

i.纸质档案按员工单独建档封装，并进行编号，避免重名并方便后期维护与查询。

ii.编号原则：年份+序列号，如20120049，即2012年入职，为研究院第49名入职员工。iii.档案按照年份封装，每一年份档案统一张贴，标明、姓名、编号。

5.时间要求：员工入职后，观察期内完成档案资料的筹备工作，观察期结束后，即可正式入员工档

案库，统一保存。

三、维护保管

1.维护更新

i.人力部门对员工自入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等情况进行全程

跟踪，并对相应过程或结果进行编辑存档，及时更新维护。

ii.对员工个人取得的职称、证书，进行登记存档。

iii.档案的更新须有记录，每次更新需经人力部门负责人签批。

2.查阅保管

i.档案为单位秘密，管理人员不得私自随意将档案信息外漏或借阅，必须征得研究院领导同意

后，方可查阅。

ii.档案需在安全的密闭空间保管存放，必须采取一定的安全措施。

iii.档案需由人力部门专人负责看管。

四、离职处理

如何推行档案工作规范化标准化 篇6

关键词:档案工作;规范化;标准

中图分类号:G271.3 文献标识码:A 文章编号:1000-8136(2010)12-0080-02

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,严把文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理奠定牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位是否准确,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档

文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,严把全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以利于档案规范化管理。

4加强人才培养和人才储备

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。“档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者。”这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己,迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。一方面要引进高层次的人才,另一方面是必须加强现有档案人才的继续教育。

Standardization of How to Implement

Sun Yuchun

Abstract:Archives standardization is important to achieve the modernization of records management intermediate links, in the Abstract the hardware construction, doing paper work is to achieve standardization of archival work, an important basis for standardization work.

浅谈档案安全标准体系构建 篇7

档案安全标准体系是指档案安全范畴的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中, “内在联系”指档案安全标准之间互相统一协调、衔接配套、互为补充、各有侧重, 而又不失联系;“科学的有机体”则是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加, 而是具有有机联系的整体结构。

一、档案安全标准体系的构建原则

1. 可持续发展原则。

档案安全体系的建设是一个循序渐进、不断完善的过程。这一过程需要不断优化、不断完善, 以达到科学、合理和实用的目的。因此, 档案安全标准体系中的每一项具体标准, 都应该在档案管理和档案保护长期实践和理论研究的基础上, 反映优化了的技术、工作程序、组织程序和管理水平, 能够体现目前先进而成熟的技术手段、设备情况和管理方法, 使整个标准体系具有领先性和一定的超前性。只有将当今较先进的技术与管理方法和档案部门的实际应用相结合, 才能获得最大的系统性能和效益。

2. 权威性原则。

权威性原则意味着档案安全标准体系的整体构架及其中的任何一部标准, 一经颁布便立即生效, 并且对于我国所有档案机构和部门而言具有指导性、参考性或强制性。只有如此, 才能维护标准规范的严肃性和权威性, 才能保证我国档案安全管理的整体统一性和高效性。在我国, 档案工作标准属行业标准, 部分成为国家标准, 大多为推荐性标准, 作为档案系统内各有关方面需要共同执行的规范, 并不具有强制性。而档案安全问题来不得半点马虎, 尤其是一些危害性较大的安全问题, 必须遵守一定的约束、规范, 针对这些问题制定的标准应该是强制性标准, 或在推荐性标准中有强制性条款规定。

二、档案安全标准体系的主要内容

1. 业务标准。

业务标准的范围包括档案安全保障术语标准、档案信息收集或采集标准、档案管理标准、档案信息资源利用标准、档案保管和信息存储标准, 包括数字信息资源长期保存等, 主要是针对档案安全体系中的业务处理进行标准化、规范化管理, 解决业务操作不统一的问题。

2. 技术标准。

技术标准是保障档案安全体系建设顺利进行而规定的技术要求, 包括基础设施建设技术标准、工作平台技术标准、档案抢救的标准与规范、档案的保护材料和方法标准或规范, 修复技术标准和修复用具等通用标准和不同类型历史档案保护修复规范与技术标准、抢救流程标准等。技术标准的制定起到保证档案安全控制的作用, 将先进的共用关键技术和普遍认可的安全保护方法转化为技术标准, 把已经在安全实践活动中证明是切实可行的技术流程上升为工作流程标准或规范。

3. 管理标准。

管理标准是指对传统档案和电子档案进行管理的一套规则, 是用以组织档案安全活动的依据, 包括档案安全法规与标准, 档案馆工作人员、用户及设备管理规范、利用管理规定以及档案馆灾害预防等。主要解决给谁用、如何用和怎样用的问题。

三、构建档案安全标准体系的基本思路

构建档案安全标准体系的总体思路是:统筹规划、突出重点、分步实施、注重实效。即要突出全面建设的要求, 从我国档案安全标准体系的实际出发, 从综合、宏观的角度设计档案安全标准体系;对其中迫切需要的、技术和管理水平成熟的相关标准应作为近期标准工作的重点;以需要带动可能, 以重点带动一般, 以近期带动远期, 逐步推进档案安全标准体系的全面构建和实施。档案安全标准体系及具体工作标准的制定都要符合我国档案安全体系建设的现状, 从前瞻的角度确定其执行条件, 保证标准可行、效果明显。具体而言, 可从以下三个方面考虑:

1. 处理好国际、国家和行业 (地方) 标准的关系。

国家档案安全体系建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆形成安全保障机制、使用安全保障技术, 采用安全科学管理方法, 真正实现档案安全保管、利用和长期存储。由于不同档案馆的基础条件和保存对象、人员和技术力量存在一定差异, 因此, 档案安全标准应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。在构建档案安全标准体系时, 对国际标准、国家标准和行业 (地方) 标准, 既不能一味以国际标准为准绳, 认为“国际的”就是“先进的”和“实用的”, 也不能过分强调我国和各地区的特殊性, 认为“中国的”就是“有特色的”和“适用的”。构建档案安全标准体系的过程中, 应善于科学借鉴:对于多年来已经颁布的国际、国家或行业标准, 如果适用于档案安全活动, 可直接采用国际和国家标准;对于政策性和具有国家特色的可采用国家标准;面对其他行业如图书馆、文物的标准, 应以借鉴、参考为主, 并适当加以补充和完善, 由此形成符合档案行业 (地区) 实际情况的标准化规范体系。

2. 处理好与相关领域标准之间的关系。

与档案相关的领域有图书、文物、遗产等, 都在开展标准建设, 并有着共同的性质, 如保护对象、保护措施、管理方法, 其中部分业务有交叉处和相似处。这些相关行业因保护对象不同, 在保护历史文明中各自承担着重要的作用, 扮演着独立角色。因此, 档案安全体系的构建完全可以借鉴相关机构颁布的比较完善和成熟的相关标准, 并与国家安全保障体系指导总方针保持一致。不同行业在标准建设方面, 侧重面、关注点不同, 可以互相借鉴, 以便加快档案安全标准体系的建设速度。

3. 处理好标准管理与制度管理的关系。

档案标准化研究定量分析 篇8

一、文献的学科分布

从文献的学科的分布情况看,共涉及到档案及博物馆、农业经济、宏观经济管理与可持续发展、企业经济、环境科学与资源利用、自动化技术、职业教育、医药卫生方针政策与法律法规研究、投资、工业经济共10个不同学科,共56篇次。有9.8%的重叠率。其中档案及博物馆学以40篇文献,占全部文献的78.43%,超过了其他9个学科总和的3倍。其他农业经济4篇,占全部文献的7.84%;宏观经济管理与可持续发展3篇,占全部文献的5.88%;企业经济、环境科学与资源利用各2篇,各占全部文献的3.92%;自动化技术、职业教育、医药卫生方针政策与法律法规研究、投资、工业经济5个学科各1篇,各占全部文献的1.96%。文献主要集中在档案及博物馆学科中。

二、研究的层次分布

从研究的层次分布上看,共涉及到社会科学和自然科学的7个不同层面。社会科学有:行业指导(20篇)、基础研究(20篇)、政策研究(3篇)、职业指导(1篇)4个层次,共44篇,占到了全部文献的86.27%;自然科学有:工程技术(4篇)、基础与应用基础研究(2篇)、专业实用技术(1篇)、3个层次,共7篇,占到了全部文献的13.73%。

如果以理论性与实践性的强弱来划分,偏重理论性研究的社科类基础研究(20篇)和自科类基础与应用基础研究(2篇)共有22篇,占到了全部文献的43.14%;社科实践类的行业指导(20篇)、政策研究(3篇)、职业指导(1篇),自科实践类的工程技术(4篇)、专业实用技术(1篇),共计29篇,占到了全部文献的56.86%。社科类及实践性的研究所占比例明显高于自然科学类及理论性研究。

三、获得基金资助情况

从文献获得资助的情况看,51篇文献中只有1篇获得了国家科技基础条件平台建设计划“医药卫生科学数据共享网地方节点”(项目编号:2005 DKA32407)的资助。这篇文章同时获得了国家质检总局科技计划项目/中国标准化研究院中央基本科研业务费支持项目“地震灾区人口与健康应急数据资源规范研究与示范”(项目编号:2009QK003)。这篇2011年发表在《医学信息学杂志》的《突发事件伤病员电子健康档案标准化研究》一文,是由中国标准化研究院的尹书蕊、任冠华、张蕊和中国人民解放军总医院的刘胜男、尹岭5位作者共同完成的。文章以为突发事件伤病员治疗、康复提供标准化支持为目的,在分析国内外电子健康档案标准化的基拙上,对突发事件伤病员健康数据项进行整理和归类,构建突发事件伤病员电子健康档案的体系结构,并对其包含的每项内容进行分析和说明。这是可检索到的不多的1篇文章同时为两个不同基金项目资助的文献。

四、文献的期刊分布情况

从文献的期刊分布的情况看,51篇文献分布在38种期刊上,其中发表2篇文献以上的有8种,占38种文献的21.05%;发表文献21篇,占51篇文献的41.18%。这8种期刊分别是中国档案(4篇)、山西档案(3篇)、四川档案(3篇)、档案(3篇)、机电兵船档案(2篇)、北京档案(2篇)、兰台世界(2篇)、湖北档案(2篇)。这8种期刊均为档案学期刊,这些期刊已经成为有关档案标准化研究的主要阵地。此外,还有档案学研究、档案管理、档案与建设、兰台内外、城建档案、陕西档案、学理论等30种期刊各发表1篇文献。在全部38种期刊中,有档案学期刊14种,占全部期刊的36.84%;发表文献27篇,占全部文献的52.94%。档案学期刊是这一研究的主要载体,并成为这一研究的核心。

五、文献的年度分布情况

从文献的年度分布情况看,最早的有关档案标准化的文献是吴丰林1984年发表在《新疆农业科技》上的《农业科技档案标准化》一文。29年来共发表了51篇文献,年均1.75篇。最低为1篇,最高为7篇,中位数为3.5篇。中位数为平均数的2倍。29年中有1/5的年份(1986年、1990年、1992年、1996年、1998年、2004年)没有文献发表,研究时断时续。研究总体比较平稳,没有特别的活跃期,最活跃的时期是2011年度,共发表文献7篇,占到了全部文献数量的13.73%。

六、文献的作者分布情况

从文献作者颁布情况看,51篇文献中署名作者的46篇,涉及作者62名。集中发表2篇文献2人:黄宜室、刘静一。其他均只有1篇文献发表:李霞、吴丰林、朱翔、孙黎敏、赵卫利、刘光珍、费立新、杨均、郭群、汪洋、陈永斌、梁惠卿等。在全部46篇署名文献中,合作文献7篇,占15.22%,合作率不高。其中5人合作的1篇,3人合作的1篇,2人合作的5篇。目前还没有核心作者产生。

七、文献的机构分布情况

从文献的机构分布看,51篇文献中44篇署明单位的来自48个单位,其中发表2篇文献以上的有3个单位:分别是齐齐哈尔市环境监测中心站2篇,占3.92%;山西省档案局2篇,占3.92%;上海空军政治学院2篇,占3.92%。档案行政管理部门、高校及其他单位各占1/3。44篇署明单位的文献中有4篇为2个单位作者合作完成,占单位数的16.67%,占文献数的9.1%。在全部48个单位中,档案行政管理机构10个,占20.83%,高校7个,占14.58%;其他单位31个,占64.58%。其他单位对这问题的关注程度远远高于档案行政管理部门和高校,这种情况并不多见。因为,在一般情况下,档案学研究中理论性强的问题高校的关注度往往比较高,实践性强的问题档案行政管理机构的关注度往往比较高,其他单位多数情况下文献量是最少的。研究还没有核心机构出现。

八、文献的中文关键词分布情况

从文献涉及的中文中文词来看,51篇文献涉及的中文关键词近40个,但使用频率2次以上的只有4个,分别是:标准化6篇,占11.76%;档案3篇,占5.88%;企业档案2篇,占3.92%;价值2篇,占3.92%。其他30多个使用频率只有1次。主要有:发展1篇,占1.96%;档案法规1篇,占1.96%;分析1篇,占1.96%;体系结构1篇,占1.96%;科技查新1篇,占1.96%;标准1篇,占1.96%;农业区划档案1篇,占1.96%;开发利用1篇,占1.96%;电子健康档案1篇,占1.96%;城建档案1篇,占1.96%;伤病员1篇,占1.96%。在全部中文关键词中,直接与标准化有关的只有标准化、标准2个,7个频次的使用率。研究的专指性不高。

九、小结

企业专利档案标准化管理初探 篇9

关键词：企业专利档案,流程管理,标准化

专利作为知识产权的重要组成部分,是企业拥有核心自主知识产权,也是企业占领技术制高点和抢占市场的战略保障。企业专利的管理和保护运用离不开专利信息,专利信息作为专利价值的表现形式,具有技术性、经济性和法律性。专利信息为企业战略布局、科研动态的跟踪、人才挖掘、竞争对手的监测、市场开拓、专利预警、对外贸易、专利诉讼等提供重要的信息资源。而专利档案作为各企事业单位在专利申报、授权、维持、代理、诉讼、转让、保护等活动中形成的,具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录,是专利信息的重要载体,越来越引起企业的重视。目前我国企业专利档案的管理普遍存在着不规范、不科学现象。而建立一个科学的专利档案管理体系,是企业专利科学管理、有效运用、依法保护的必然需求,是企业专利制度高效运行, 充分发挥其促进技术进步和经济发展的要求。因此,本文在对专利特点研究的基础上,提出了基于流程的专利档案管理模式。

一、基于流程的企业专利档案标准化管理的意义

基于流程的企业专利档案管理就是要挖掘专利档案的特点,研究其规律,做到科学管理,以便有效利用和依法保护专利资源。

1. 基于流程的企业专利档案管理是根据专利档案的特点而设置。专利从本质上说是法律授予个人的垄断私权,专利的取得实质是一个博弈的过程,是个人利益和社会利益博弈的过程,是一个从申请到审批、授权的过程。这一特点决定了专利档案也是伴随着专利的申请、审批、结案活动产生的,这就决定了专利档案的阶段性。 同时由于专利的时间性,决定了专利授权后,权利的活动包括专利的应用和保护等活动都是有时效的,这决定了专利档案产生的持续性和实践性。因此,基于流程的管理正体现了企业专利档案的特点。

2.基于流程的管理有利于企业专利档案的文档一体化管理。基于流程的企业专利档案管理要求专利文档一旦产生,各部门就要做好收集整理工作,等到专利结案时移交公司档案部门统一归档,这有利于专利文档从文件产生到归档的全程控制,有利于专利档案收集的系统性和完整性,同时流程化的管理有利于提高企业专利档案的工作效率,避免重复劳动。

3. 基于流程的企业专利档案管理有利于划清各职能部门的责任、专利权利的获得具有程序性,专利活动又具有复杂性、专业化、 交叉性,这就决定了专利档案的形成来源于多个部门,有技术部、知识产权管理部门、市场部、行政部门和司法部门等。现实中企业专利档案多分散于各个部门之中,很难做到统一管理。基于流程的专利档案管理可以清晰界定形成于各个部门的档案范围,并可以清晰规定他们的归档时间,这样就可以从公司规章制度层面明确规定各个部门的归档范围和时间,便于划分各个部门的职责。

4.基于流程的管理有利于企业专利档案的标准化、规范化和质量管理。企业专利档案的专业化使得专利档案既具有技术性,又具有法律性和经济性。但企业档案管理员大多对专利知识不了解,缺乏企业专利档案管理方面的规章制度,致使许多企业专利档案没有统一的标准化管理。基于流程的管理可以使档案管理者清晰专利档案的形成来源以及各阶段文档的特点,并根据形成部门、形成时间以及各阶段的文档特点来整理档案,做到统一化、标准化和规范化管理,同时也可以从源头上控制档案管理的质量。

二、基于流程的企业专利档案标准化管理模式构建

企业专利管理的流程可分为专利获取和专利运用保护等阶段, 各个不同的阶段都会产生不同的专利文档,这些文档有不同的部门来保管。基于流程的专利档案管理就是做好每个专利活动阶段的文档收集、整理工作,等到一个专利获取结案时所有的专利文档要交公司档案部门统一归档。

1.企业专利获取阶段流程管理。企业专利的获取包括基于研发而申请的专利和通过购买引进的专利。基于研发而申请取得的专利包括项目研发阶段、专利申请阶段、审批阶段、结案阶段。在新产品、 新技术的开发,新材料、新工艺的研究、技术改造,引进技术的消化、 吸收等工作中取得阶段性成果后或者项目完成后,技术人员把技术方案呈报给公司知识产权管理部门,知识产权管理部门根据公司的战略规划和市场前景综合判断该技术方案是以申请专利的形式保护,还是以技术秘密的方式保护。需要申请专利的由知识产权人员对其专利三性进行评估后,由公司内部人员或者请专门的代理公司撰写专利申请文件并向国家知识产权局提出申请。国家知识产权局在受理该申请后对专利进行审核,然后决定是否授予专利权。

专利申请文档是在专利申请审查程序中以及专利权有效期内逐步形成、并作为原始记录保存起来以备查考的各种文件的集合。 研发阶段的专利文档主要包括,实验数据、实验报告、实验记录、图纸、声像、手稿等原始技术资料。这些原始研发资料对于公司专利权利的取得和保护具有重要的法律凭证作用,因此,如果公司采取专利战略保护技术就要随着其他申请文档归入专利项目档案,暂由公司技术部保管,等专利结案时归入档案部门保管。如果公司以技术秘密的形式保护技术方案,该材料以科技项目档案直接归档。

申请阶段的专利文档主要包括各种申请文件和证明,有专利申请请求书、说明书、权利要求书、说明书附图、摘要、照片、简要说明、 实质申请请求、费用减免请求。证明文件有优先权证明、生物材料样品保藏证明、费用减免证明等。需要委托专利代理公司的还要和代理公司签署委托书等。这些文件是要交给国家知识产权局的,但公司要保留副本,以备归档。这些文档形成于公司知识产权管理部门, 等专利结案后统一交公司档案部门归档。

审批阶段的专利文档。发明专利的审批一般包括三个阶段,初审、公开和实质审查,外观设计和实用新型只有初步审查和授权公告两个阶段。这阶段的专利文档主要是国家知识产权局审查员的通知和审查意见,受理通知书、一审通知、补正通知、收费通知单、初审合格通知书、实质性审查意见、答复、意见陈述、补正以及各种证明、 证据材料,非职务发明证明、国籍证明、经常居所证明、注册地或经常营业所所在地证明、申请人资格证明、申请人(或专利权人)名称变更或者权利转移证明、文件寄发日期证明等。特殊情况下,专利进入复审和无效阶段,还包括驳回决定、复审请求、补正通知书、复审请求受理通知书、答复复审通知书、复审决定、无效宣告请求、审查决定通知书等。这些文件形成于专利复审委员会、法院和企业知识产权部门,待专利结案后统一交公司档案部门归档。

结案阶段,专利经过初审、公开、实质审查等阶段后一般会结案,结案的形式有几种,专利获得授权、专利申请被驳回、专利视为撤回、专利视为放弃等。这一阶段的专利文档主要包括,授权通知书、专利权证书、缴费通知单、驳回决定等。这些文件形成于国家知识产权局,等专利结案后统一交公司档案部门归档。一旦一个专利项目结案,所有的专利文档都要交给公司档案部门归档。包括从研发、申请、审批到结案阶段的所有文档,以及不同阶段的缴费单据。

2.企业专利在应用和保护阶段的档案管理。一项专利的获取结案并不代表该项专利档案的收集完成,专利在权利有效期内的活动才刚开始,这主要包括专利权利的维持、应用和保护。专利权利维护期间要定期缴纳专利年费,专利的应用活动主要包括专利的实施、 转让、许可、对外贸易、权利质押融资、投资入股等活动,专利的保护主要是专利权利引起的诉讼和反诉讼等,这些活动中形成了一系列的缴费单据和技术转让合同、技术开发、引进合同、权利质押合同等资料,这些资料由于专利活动的复杂性,也具有多而杂的特点,况且分散于不同的部门,收集起来比较困难。档案人员要根据专利活动的特点进行阶段性归档或者项目活动结束时及时归档。

3.各流程阶段企业专利文档的管理部门和归档时间。各阶段形成的专利文档来源于不同的部门,这些文档暂时归各相关部门收集管理,等项目结案时交公司档案部门统一归档。研发阶段形成的文档由公司技术研发部暂时整理保管,申请、审批和结案阶段形成的专利文档由公司知识产权管理部门或者科技成果管理部门管理,这些专利获取阶段的档案应该在专利结案的当年年底统一交公司档案部门归档。发明专利从申请到授权大概要2—3年的时间,因此各阶段部门保存的专利文档时间相对较长,实用新型和外观设计由于不需要实质审查,从申请到授权大概1年左右。专利获得授权后的维持阶段,每年交的年费票据等文档,由知识产权管理部门整理,每年年底交档案部门归档。专利应用和保护活动形成的新的档案,要根据项目的进展,及时收集归档。

综上,企业专利档案的标准化、规范化管理势在必行,这既是对档案管理人员的要求也是对知识产权管理者的要求。基于流程的企业专利档案管理,能够划清了各部门的归档责任,解决专利档案的规定范围、归档时间,有利于专利档案的统一管理。企业要充分重视专利档案标准化管理工作,确保在知识经济竞争时代立于不败之地。

参考文献

[1]浙江省档案局,浙江省知识产权局.浙江省专利档案管理办法,2007.

[2]王春玉.企业知识产权档案的规范化管理[J].机电兵船档案,2009(6).

谈档案安全标准体系构建的原则 篇10

档案安全标准体系, 是指档案安全范畴内的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中, “内在联系”指档案安全标准之间互相统一协调, 衔接配套, 互为补充, 各有侧重而又不失联系;“科学的有机体”是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加, 而是具有有机联系的整体结构。档案安全保障体系建设是推动档案管理机制创新, 提升档案管理水平的重要途径之一。因此, 必须以档案安全保障理论为指导, 综合技术、管理、人员、活动, 建立动态调整的、独立的、开放的安全保障体系, 保证档案终身安全。

档案安全保障体系的构建, 有利于从宏观、中观和微观三个层面, 从不同纬度加快推进我国档案安全保障从机构层面向国家层面, 从单一技术向集成技术, 从重技术轻管理到技术管理并重, 从环节式分段管理向系统管理的战略转型。从国家层面明确档案安全保障体系构建目标定位、管理方针、管理体制、总体发展规划、相关法律法规体系、管理程序和技术标准, 完善管理措施和技术措施, 尽快启动以档案安全保障体系为中心的各项分体系的研究, 将档案安全保障体系构建纳入到我国档案建设长期计划任务中。档案安全保障体系的构建, 将标志我国档案安全保障能力建设开始步入有序化、系统化、规范化的发展新阶段。在其引领下, 将会带动整个档案管理和保护技术的深入研究以及相关体制机制的创新, 促进档案事业发展水平的整体提升。

档案安全有载体安全的保障和信息安全的保障, 有些呈现显性状态, 有些呈现隐性状态。但长期以来, 部分档案馆对档案安全保障工作理解单一, 如将安全简单理解为防火、防盗、防水、防高温、防高湿、防光、防霉、防虫等“八防”, 尤其要关注防火和防盗。由于对档案安全保障体系理解的局限, 导致其缺乏足够的安全意识、风险意识和效益意识。在实际工作中, 方法、措施和技术较为简单, 安全工作偏重于基础设施的投入, 忽视了长期的安全维护和管理。此外, 随着公共档案服务的加快推进, 特别是《政府信息公开条例》的实施, 档案信息安全矛盾也不时暴露出来。一些地方在强调服务的过程中, 对文件开放鉴定不够细致、严格, 导致有的不该公开的公之于众, 不该上网的网上流传, 严重损害了相关利益者的相关权利和切身利益。因此, 笔者认为, 档案安全标准体系的建设需要遵循一定的原则, 需要综合考虑系统设计和规划, 以避免零散、片面、缺失等情况的发生。

一、系统性原则

在构建档案安全标准体系时, 必须从系统的角度出发, 综合分析档案安全管理各环节、各要素之间的关系, 形成一个具有全局意义的标准体系。在这一体系中, 既要考虑今后标准的制定修订与已有标准的相关性、连续性和互补性, 又要确保体系内每一项标准的内容和技术前后协调一致, 相关标准之间在内容与技术方面的协调一致, 只有这样, 才能有效地维护档案安全管理在整体上的系统性及与其他相关标准间的一致性。

二、可持续发展原则

档案安全体系的建设是一个循序渐进、不断完善的过程。这一过程需要不断优化、不断完善, 以达到科学、合理和实用的目的。因此, 档案安全标准体系中的每一项具体标准, 都应在档案管理和档案保护长期实践和理论研究的基础上, 反映优化了的技术、工作程序、组织程序和管理水平, 要能够体现目前先进而成熟的技术手段、设备情况和管理方法, 使整个标准体系具有领先性和一定的超前性。只有将当今较先进的技术与管理方法和档案部门的实际应用相结合, 才能获得最大的系统性能和效益。

三、实用性原则

档案安全标准体系的构建, 必须依据我国档案部门的实际发展需要和客观可能性, 从现实情况出发, 适时制订有关标准, 使标准的规定事项同实际工作的技术状况和管理水平不致产生太大的差距。我国《标准化法》规定的标准定期复审制度, 目的就是要保证标准在社会不断发展的情况下, 有所更新、有所完善, 保证标准能在一定时空范围内保持相对的技术指导性和推荐性, 能够付诸实践, 也保证标准能随档案事业发展的实际变化而修订, 真正起到提高档案管理水平和管理效益的作用。

四、通用性原则

档案安全标准体系是档案管理活动中涉及的安全活动的集成, 它源于实际, 服务实际。因此, 在考虑标准建设时, 目标和技术指标既不能定得太高, 让很多档案部门望尘莫及, 通过努力也很难达到, 又不能定得过低, 失去了标准的规范意义。因此, 制定标准, 应尽量做到中立。中立是保证标准通用的有效方法, 是使其发挥指导作用的基础。标准制定时, 对于一些特殊情况可能有特殊的考虑, 在注意条款中要加以说明, 而不具有普遍指导意义。标准一般采纳的是一些成熟的、普遍接受的方法或模型, 屏蔽了许多个性细节, 只有如此, 才具备一定的通用性。

五、权威性原则

权威性原则意味着档案安全标准体系的整体构架及其中的任何一部标准, 一经颁布便立即生效, 并且对于我国所有档案机构和部门而言具有指导性、参考性或强制性。只有如此, 才能维护标准规范的严肃性和权威性, 保证我国档案安全管理的整体统一性和高效性。在我国, 档案工作标准属行业标准, 部分成为国家标准, 大多为推荐性标准, 作为档案系统内各有关方面需要共同执行的规范, 并不具有强制性。而档案安全问题来不得半点马虎, 尤其是一些危害性较大的安全问题, 必须遵守一定的约束、规范, 针对这些问题制定的标准应该是强制性标准, 或在推荐性标准中有强制性条款规定。

参考文献

[1].王爱红.一种安全电子政务系统的开发.微计算机信息, 2007.3

[2].王谦.陈放.我国电子政务信息安全及保障体系.网络安全技术与应用, 2006.4

标准档案 篇11

[关键词]档案；标准化；管理

当前我国处于信息化社会，档案从纸质档案加快了向电子档案的发展，这就使档案无论是管理模式、管理手段还是工作方法都发生了较大的变化，特别是对档案工作规模和质量标准更是提出了较大的挑战。近年来，我国医疗改革不断深入，这也使基层卫生院在发展过程中对档案工作的重视度不断提升，对档案管理工作的要求也越来越高。在这种情况下，基层卫生院则需要对档案管理工作的服务目标和方法有一个正常的认识，不断强化自身的责任感，在日常档案管理工作中不断进行探索和创新，加快推动卫生院档案标准化目标的实现。

一、档案工作标准化是实现卫生院可持续发展的重要方法

（一）档案工作标准化是对档案资料的保护

现代档案工作的正常运转，需要确保档案工作与信息管理活动的有效配合，而且两者之间需要在技术上进行衔接，从而实现档案业务技术统一性。这就需要加强档案标准化管理，特别是在当前市场经济环境下，现代信息技术取得了较快的发展，并在档案管理工作中进行广泛应用，在现代卫生院档案管理工作中，档案管理标准化的重要性不断显现出来，其不仅有效的实现了对档案资料的保护，而且对卫生院统筹及健康发展具有极其重要的作用。

（二）档案工作标准化有利于卫生院统筹规划的科学性

档案管理工作作为基层卫生院最基础的一项管理工作，需要严格按照法律法规的要求，将各项资源进行有效整合和优化，从而确保档案工作的正常运行，使其为基层卫生院的发展起到积极的促进作用。近年来，基层卫生院各项改革工作不断深入，医疗业务也在不断扩大，这也使档案的重要性越发突显出来。基层卫生院需要对档案的完整性、准确性给予充分的重视，并采取有效的措施强化对档案的管理，使档案能够为卫生院的各项规划和决策提供重要的信息支持，更好的将档案的价值发挥出来。

（三）档案工作标准化对卫生院管理有着重要的作用

在卫生院发展过程中，档案工作作为卫生院管理工作中重要的一个环节，其对各部门及各科室管理水平的提升具有非常重要的意义，而且能够有效的提高基层卫生院的服务质量，更好的对职工和患者的合法权益进行维护。通过强化卫生院档案工作标准化，制定完善的档案管理制度，能够有效的保证基层卫生院保持平稳有序的发展。在当前卫生院发展过程中，档案作为重要的信息资源，能够为卫生院的管理工作提供重要的信息支持，使管理者做出正常的决策，因此需要需进一步加强档案管理工作的规范性，提高档案的开发利用水平，使其在卫生院管理和发展过程中发挥出更重要作用。

二、努力抓好卫生院档案标准化管理

（一）要强化系统思维意识，树立档案工作标准化工作指导思想

卫生院档案管理是卫生院历史进程中的原始记录和权威凭证，是卫生院管理不可分割的重要组成部分。档案管理应从提高档案管理人员的综合素质、强化卫生院领导重视档案管理工作。卫生院档案是卫生院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是卫生院进行宣传教育的生动资料。卫生院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查卫生院档案管理的基础上，了解卫生院档案管理工作的现状和存在的问题，并相应地采取一些对策，才能更好实现档案管理的标准化、信息化，进一步加强卫生院档案管理工作。

（二）做好实现档案工作标准化的基础工作

首先，大力宣传档案工作，使卫生院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。

其次，完善卫生院档案管理的体制建设和制度建设。多数卫生院原来的档案管理没有独立的机构，造成档案管理没有自主权，工作处于被动状态。卫生院应通过认真地调查研究，制定相应的改革措施，逐步建立卫生院档案管理的职能机构，确立档案室在卫生院中的地位，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。

因此，努力做好档案标准化基础工作，探索知识经济时代卫生院档案标准化管理的策略，从而更好的提高卫生院档案管理水平，强化卫生院的档案管理质量，丰富卫生院档案管理的理论内容，促进卫生院档案管理标准化目标的实现。

（三）加强档案管理信息化建设

在当前卫生院档案工作开展过程中，数字化已成档案管理工作的重要发展方向。当前很大一部分卫生院都加强了档案数字化建设工作，而且取得了较好的成效。但我们也应该看到档案数字化建设并不是一朝一夕就能完成的，不仅需要大量的资金、先进的技术和专业的人才等资源的支持，而且还需要卫生院领导者要具有较强的统筹规划意识，档案管理人员要熟悉的对计算机技术操作等。因此，当前基层卫生院的档案信息化建设工作还需要不断进行完善。特别是在当前网络技术普及的新形势下，需要充分的利用网络资源优势，实现区域医疗信息资源的共享，从而为基层卫生院医疗质量的提升及医疗资源的合理利用奠定良好的基础。

在当前卫生院档案管理信息化建设过程中，需要制定科学合理的总体规划，而且需要将总体规划进行细分，划分为不同的阶段，制定各个阶段的目标，确保各个目标的可操作性，从而根据卫生院自身的实际情况来确保各个阶段目标的实现。首先，做为卫生院管理层，需要从基层卫生院的发展需要出发，对卫生院档案数字化建设做出整体性的部署，明确其时间、规划和发展方向。其次，在做好管理统筹规划的基础上，需要明确档案数字化建设过程中的各项先进技术，从而做好系统的开发设计工作。

三、结束语

档案管理工作标准化是社会发展和经济活动的需要，是社会主义市场经济体制运作的需要。在当前信息化环境下，医改进一步深入，卫生院各项管理工作逐步向信息化、科学化、标准化方向发展，这也有效的推动了档案标准化管理的进程。

参考文献

[1]安素琴.档案标准化工作的现状分析与思考[J].档案学研究，2012年03期.

[2]杨巧，阳德明，刘红云.医院档案管理体系改革探讨[J].医学信息学杂志，2012年11期.

[3]姚刚.档案工作标准化的现状与前瞻[J].航天标准化，2013年02期.

关于档案工作标准化的理性审视 篇12

在我国的档案管理工作中, 有许多需要遵守和执行的标准, 这些标准的制订和实施, 极大地促进了档案工作的发展, 加快了档案现代化管理的进程。但我们还应认识到, 我国的档案工作标准在很多方面仍存在着不足和缺陷, 需要档案工作者正确地认识存在的问题, 积极采取措施加以改进, 确保档案工作更好更快地发展。

一、标准化对档案工作的积极作用

标准化是档案工作实现有序化控制的机制和手段, 它是档案管理工作的重要组成部分。档案工作如果没有标准化, 最终只能导致工作的无序和混乱。因此, 标准化建设的重要作用就在于对档案及其各项工作进行科学管理和有序控制, 从而使无序管理变为有序管理。

1. 标准化是保证档案工作顺利进行的必要条件。

档案标准化的意义在于约束档案管理行为规范, 正确引导业务工作发展走势。档案工作作为一项实践性很强的工作, 理论对实践的指导尤其显得重要。没有一整套行之有效的标准体系为依托, 势必造成档案著录项目、格式、标识符号和整理方法等不一致, 档案检索工具不能通用。甚至还会出现对档案的再次整理等重复性的劳动。同时, 档案工作也是一个为公众服务的行业, 在档案管理的各个环节中, 都存在着标准化服务以及提高服务质量的问题。因此, 这一切如果没有一个系统的标准作为支撑, 显然是不行的。

2. 标准化是提高档案工作质量和效率, 节约人力和物力的有效手段。

档案工作标准, 无论是基础标准, 还是技术标准或管理标准, 绝大部分来自于实践而又高于实践, 其规定的某些数量和质量指标较为科学, 所推荐的方法和手段也较为先进。因此, 如果在管理工作中认真地实施这些标准, 不仅能够借助于标准提供的技术引导并规范业务工作, 还可依据标准减少重复劳动, 最大限度地实现档案资源的共享, 获得最佳效益。同时, 要想提高档案管理的水平, 也必须实行标准化的工作程序与方法, 即要求档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节, 都要按照统一的程序和科学的方法进行, 以避免造成人力、物力、时间的大量浪费。

3. 标准化是档案工作现代化管理的前提。

标准化程度的高低是衡量档案工作现代化水平的标志, 档案工作程序更是档案工作向现代化发展的保证。实施标准化后, 档案工作可以由复杂变为简单, 由杂乱走向规范, 减少重复劳动, 大大提高档案管理水平。按照程序办事, 档案工作者便能够减少在工作中出现的错误, 保证档案的收集、整理、鉴定、保管等各环节科学规范, 确保办事效率。但是档案工作的标准也不是越多越好。标准是工作规范, 是促进档案事业发展的有利保证, 特别是在档案业务活动中, 有了标准的出现, 才有了可以共同遵守的规章。因此, 档案工作标准应该科学地、规范地制订, 这样才能保证档案工作现代化的进程。

二、档案工作标准化中仍须加强的环节

1. 加大档案工作标准的贯彻实施力度。

任何标准的制订只有在实施过程中才能检验其合理与否。目前, 在我国基层档案管理活动中, 对档案标准的实施情况各不相同。有些档案部门能够根据自身需要, 主动寻找国家相关标准, 并贯彻实施;而有些档案部门或因为宣传力度不够, 不能及时了解标准化工作的进程, 或因为主管部门监督力度不够, 使其产生一些偏离标准的做法, 而又得不到及时的纠正。因此, 档案工作标准化的关键是贯彻实施, 各级档案部门应根据具体情况, 总体规划、选择标准、制订细则、有计划、有步骤地实施。

2. 建立完善统一的档案标准体系。

一方面, 我国档案标准制订的系统性相对欠缺。我们应根据档案事业发展的需要, 有计划、有步骤地制订档案工作标准。只有少量的档案工作标准是构不成档案工作标准体系的。要想建立一个系统的、统一的档案工作标准体系, 就必须制订档案工作标准化发展规划, 对标准的制订和实施进行宏观调控;标准的制订者也可以结合实际情况, 根据自身需要, 在科学选题的基础上, 建立标准体系。这个标准体系是由档案工作领域内所有的标准按其内在联系组成的科学有机整体, 从纵的方面反映着档案工作标准的层次, 或称之为级别;从横的方面反映着档案工作标准的种类。档案工作标准化不仅涉及档案工作业务技术的各个环节, 还涉及到档案工作组织管理的各个方面。在档案工作标准体系中, 每一项标准的制订和实施都不是孤立进行的, 标准和标准之间实际上相当于一个纵横交错的网络, 构成一个复杂的标准文件系统, 只有建立起有效的档案工作标准体系, 才能明确在档案领域中应制订哪些标准, 为档案工作标准的制订提供一个可供遵循的基本逻辑框架, 并有效地避免档案工作标准制订过程中的重复立项、重复性内容的出现, 提高标准质量和标准制订工作的效率。另一方面, 有些标准缺乏统一性。一些省、市制订和发布了自己的档案工作标准, 档案工作标准的制订已经从中央扩展到地方, 而各个层次还将有更多的标准制订出来。在这些已经出台的标准中, 标准间缺乏协调统一, 直接造成人们对标准的理解产生歧义, 从而在具体的档案管理工作中各行其是, 随意性大, 最终偏离标准。

3. 进一步推广档案标准化工作。

宣传和推广档案工作标准, 可以利用互联网的便利通讯, 将各种有关标准在各级档案主管部门的网站上公布, 方便基层档案部门查找、利用;也可以通过各种类型的学术活动、档案专业期刊以及档案专业教材、手册等深化对档案工作标准化的理解。

4. 培养档案工作标准化专业人才。

随着学科之间不断交叉、渗透, 档案工作标准化研究者在掌握档案学术学科知识和技能的前提下还要掌握标准化学、术语学、系统科学以及计算机等多方面的知识技能, 档案工作者只有在精通本专业的基础上, 广泛地吸收和借鉴其他学科知识, 更新知识结构, 才能拓展新的领域, 取得更高的研究成果。

参考文献

[1].蒋华.档案工作标准化现状分析及对策.淮海工学院学报, 2005.12

[2].安素琴.档案标准化工作的现状分析与思考.档案学研究, 2001.3