档案工作标准化

档案工作标准化（共12篇）

档案工作标准化 篇1

档案信息作为一种无形资产, 是国家的宝贵财富。进入21世纪, 互联系网及其高科技储存媒介以及无纸化办公, 电子互传等新方法的使用, 使档案管理工作面临更加严峻的挑战。如何加强档案管理工作, 规范使用程序, 提高使用效率, 并确保档案安全、真实、有效日益成为各级档案管理工作者面临的难题。我们认为, 做好档案管理工作, 应从以下几方面着手。

一、加强档案管理工作方式的创新。

我国经济社会的快速发展, 使档案工作近年来有了很大的进步, 如档案工作的基础设施与业务, 档案信息资源建设都得到加强, 但是档案工作还存在一些问题, 如档案馆 (室) 收藏与管理上的矛盾, 服务对象的局限性, 服务项目的单一性, 服务手段的滞后性等。要解决这些新问题, 只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

首先, 创新是档案事业可持续发展的保障。要实现档案事业的可持续发展, 必须在目前的基础上不断提高档案工作的社会服务功能。要确立现代化管理意识, 把档案管理知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标, 逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

其次是要规范档案业务。要适应档案工作快速发展的特点, 要采取一系列措施, 通过制度建设, 规范档案管理方法和程序。档案标准和规范本身是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 增强档案意识, 建立高效档案管理体制, 建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展, 由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨。

二、强化信息转化意识。

怎样更加有效地利用档案, 使档案在利用和管理过程中的效率更高, 是我们必须高度重视的一个问题。档案是一个庞大的信息库, 各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中。收集和整理档案的最终目的是利用档案。只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 才能更好的发挥档案的信息作用。把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息, 是档案管理人员义不容辞的职责。要改变过去档案工作无所作为的思想, 强化档案管理的效率意识, 充分发挥档案的价值。要提高档案使用效率。首要的就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设服务。其次就是要加强档案人员职责和信息标准化管理。加强档案标准化管理、运用科学规范化水平管理档案是当前档案工作者的重要使命。加强档案人员职责和信息标准化管理既是对个人能力的强化也是对档案工作管理的进一步升华。要通过计算机网络为用户提供服务, 加强各项事务管理, 促使档案管理现代化、科学化、系统标准化。

三、强化档案保管人员职业素质。

档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 它是一项重要的基础工作, 档案保管人员对档案的安全负有直接责任。认真履行档案工作职责, 切实维护档案的完整与安全, 是档案管理工作的基本任务, 也是档案管理工作的目的。

档案管理人员的素质是管理目标的实现的先决条件。必须从强调管理人员素质入手, 加强档案工作人员队伍建设, 不断提高保管人员的职业素质。档案保管人员要时刻提高警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。为此, 一是提高政治素质。要培养档案管理工作者的政治责任心和全心全意为人民服务精神, 使其热爱档案事业;二是强化业务素质, 要具备相应的专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是充实文化素质。要不断加强文化知识的学习, 提高文化知识, 培养档案工作者掌握总结和分析利用工作中的经验与问题, 掌握工作规律, 提高使用效能。此外, 还要有敏锐的观察能力, 能独立处理工作中出现的问题, 如对档案保管工作做到不坏、不丢、不散、不乱。就是要做到档案保管完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢修。做到档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。做到档案的保管相对集中, 不因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。做到档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有章可循, 有目可查, 分门别类, 管理科学。

四、建立和完善档案管理制度。

完善的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础。制度一般包括阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续。要在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。在完善制度的同时, 还应不断加强使用的监管。要根据不同对象的使用目的, 掌握其心理和思想动机, 加强监护。要采取安装摄像监视器, 来阅登记等制度, 防止查阅档案的利用者, 偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。特别是要严格落实登记制度。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

五、在强化保管的同时, 充分挖掘使用功能。

传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案管理人员在严格提供保密工作的同时, 切实转变工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的最终目的还是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以, 对档案管理工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

档案工作标准化 篇2

1.1 本标准规定了华能北京热电厂行政部档案主管岗位的任职条件、工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。

1.2 本标准适用于华能北京分公司（电厂）行政部档案主管岗位的工作。任职条件

2.1 具有电力类或档案类大专以上学历，中级专业技术资格，从事档案管理工作七年以上。有一定的组织能力和独立工作能力。

2.2 工作踏实、认真负责。组织、保密观念强。

2.3 具有胜任本岗位的专业技能和独立开展工作的能力，有较强的责任感和事业心。

2.4 掌握国家和电力部门档案管理的法规和制度，有较强的文字表达能力。工作内容与要求

3.1 以身作则，敢于善于管理，组织好所管辖范围的人员完成本职责内的各项工作

3.2 对档案室的各种设备、物品等能严格管理。

3.3 加强档案管理的规范化、科学化和现代化，归档率达100％。

3.4 在档案管理方面，做好七防工作。

3.5 尽力完成上级交办的有关事宜。责任与权限

4.1 责任

4.1.1 在主任领导下，负责档案室的全面工作。

4.1.2 认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作批示，建立、健全各项档案管理制度，制订档案工作发展规划和计划、总结。

4.1.3 负责组织档案的收集、归档、鉴定工作。

4.1.4 组织完成档案管理中规定的任务。

4.2 权限

4.2.1 按照职责范围和有关制度的规定，对本室的业务工作有处理决定权。

4.2.2 依据档案管理有关规定，有权决定档案资料是否向外借阅或复制。

4.2.3 有权建议订购科技图书杂志和档案用品。检查与考核

5.1 本标准的执行情况由行政部主任按月进行检查和考核。

5.2 本标准按《华能北京分公司（电厂）综合承包管理办法》进行检查与考核，并相应进行奖惩。

5.3 按本标准和行政部的具体考核细则进行检查与考核。

本标准自发布之日起实施

本标准委托行政部负责解释

本标准由规章制度建设领导小组提出

本标准由行政部负责起草

本标准主要拟稿人：林久扬

核 稿：王云荣

档案工作标准化 篇3

一、档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用

我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节

在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指導思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

三、推行全面质量管理

1.档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1.1全体人员参加

档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

1.2全过程控制

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

1.3科学的手段

采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2.解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。解决和改进档案质量问题主要步骤如下：

（1）分析现状，找出档案存在的质量问题。

首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

（2）分析产生档案质量问题的主要原因。

（3）找出影响档案质量的各种因素。

（4）针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

（5）组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

（6）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

（7）总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

（8）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

3.档案质量管理的要求

3.1必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

3.2要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度

建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.3要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准

每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

3.4要牢固树立“下道工序是用户”的思想

档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

3.5要以预防为主，防检结合，重在提高

优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。

浅谈档案工作标准化 篇4

关键词：档案工作,标准化,新模式

档案工作标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在做好硬件建设的同时, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明, 虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务, 具有相对的独立性, 但由于文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此, 我们要强化系统思维意识, 做好实现档案工作标准化的基础工作。

一、提高案卷质量是推进档案工作标准化的重要保证

不断深化的工作实践证明, 案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此, 在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中, 我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题, 以有利于档案标准化管理中的分类和检索, 另一方面, 要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于档案规范化管理。

二、实行标准化的工作程序和方法, 提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(一) 全面普查案卷

这是实现档案管理标准化第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(二) 重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

三、加快数据准备推进档案标准化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

(一) 分清轻重缓急, 循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(二) 分级次著录, 省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

(三) 分门别类, 充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

四、档案工作标准化新模式

(一) 档案来源的广泛性和内容的复杂性

档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的档案管理中, 档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使, 该机构人事档案来源单一, 仅限于本机构人员, 内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构, 其来源要广泛得多, 可以来自该社区范围内各类人员, 又由于每类人员身份不同, 集中起来显得人员复杂, 其档案内容也非常丰富多样。

(二) 利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才, 无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才, 选拔合格或优秀人才, 还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业, 都不会忽略档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性, 导致对档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围, 不仅组织上需要, 而且许多个人也需要, 那些与个人生活和切身利益密切相关的档案, 经常会被组织和个人查阅利用, 但它们的要求不完全一样, 呈现出多种多样的需求。

(三) 档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立, 减弱了档案政治化、神秘化的程度, 与此同时, 信息技术和因特网的飞速发展, 改变了档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理档案, 还可以将不属于个人隐私内容的档案上网, 采用网络化管理和服务方式, 使档案管理部门与外界的人才信息交流, 由单一的途径变为开放式的交流模式。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大, 机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治, 精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用, 每个小单位自行管理档案的模式将被取代。

参考文献

[1]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社, 2006.

档案工作标准化 篇5

策

档案工作是公安工作的一个重要组成部分，它作为一种重要的信息资源，在公安机关打击犯罪、维护稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。公安机关档案管理规范化、信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、有效地打击与制止犯罪起着越来越不可估量的作用，公安档案工作标准化正是实现公安档案管理现代化的重要基础,更是档案工作规范化、信息化建设的必由之路。如何进一步推行档案工作规范化，标准化，使其更好地服务公安现实斗争和经济社会发展，这是摆在公安机关面前的一项重要任务。笔者结合长期档案工作经历，谈几点个人的看法。

一、当前基层公安机关档案规范化、标准化管理工作存在的问题

（一）档案管理意识淡薄，缺乏认识和重视。各单位存在着“档案归档案，办案归办案”互不联系的模糊认识，没有真正认识档案管理工作的重要性，没有深刻领会开展档案管理工作的目的和意义，没有充分利用档案服务侦查破案工作，致使产生了对档案管理工作重视不够、职责不清，管理不力、利用不足等问题。基层领导往往着重打击与防范，轻基础工作，特别是轻档案管理工作的现象。由于基层警力不足，档案工作很大程度上都是由内勤民警兼职或文员负责的，没有专职档案员。加上档案工作的细腻和繁琐，档案员对档案的整理归档普遍存在比较马虎的现象，装卷很不规范统一。基层其他民警对档案工作的重要性认识普遍不足，平时不注重对文件材料、台账和案件资料的收集整理，认为档案只是内勤和档案管理人员的事。

（二）管理机制不完善，缺乏奖惩激励手段。档案管理工作未列入年终目标考核范围，认为即使档案管理达省一级，单位和个人没有单项奖惩之分，而且耗费财力，使部分领导和档案员对档案管理工作存在消极的态度，缺乏积极性和主动性，认为干好干坏一个样，平时整理档案只是为了应付检查而已，得过且过。

（三）装卷归档材料漏失严重，缺乏规范和管理。各部门、各警种没有把公安档案工作纳入本单位职责范围，导致部分公安档案信息的流失。加上人员调整变动，档案员调动移交工作时不够严整，存在“传档不传术”的现象，新来的同志需要很长时间才能适应。装卷归档材料丢失严重，新来的民警业务不熟，归档与不归档材料分不清，类目混乱，有些档案未及时归档，装卷也不规范，造成档案管理不善。公安机关职能单位多，许多有价值档案从未归到局档案室管理，长此以往，出现了遗漏丢失的问题。

（四）档案员素质良莠不齐，缺乏培训和学习。基层公安机关平时很少开展档案工作培训，有针对性、指导性的专项培训工作更是少之又少，导致了基层档案员档案管理水平得不到提升，规范化操作水平得到限制。基层档案管理队伍不稳定，档案管理人员整体素质不高，既有档案专业知识，又具有丰富的档案工作经验的人才匮乏。由于当前派出所档案管理人员都由内勤兼任，内勤除了档案管理还需要做别的工作，工作量较大，且变动较频繁，再加上学习和培训不到位，有的档案员只能“自学成才”，对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行揣摩，这样整理的档案很难保证档案的系统性和完整性，也给档案的承接造成了一定的影响。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理人才不多，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。

（五）硬件建设不达标，缺乏经费保障。档案室的建设投资大，因基层公安机关经费紧缺，许多单位很难达到标准化的档案室。加上大部分单位对档案管理投入力度不大，只把经费放在办案中，不愿意在档案库房建设上多花钱，造成档案管理设施均比较陈旧落后，在很大程度上影响和制约了档案管理工作的正常开展。目前使用的均为铁皮档案橱和开放式档案架，其中一部分是资源整合的再次利用品，难以达到档案管理防虫蛀、防霉变的要求。档案要达到现代化、信息化的科学管理，档案信息化管理设备更需要大量资金投入，大部分单位经费紧缺，不愿意投入，档案的管理步伐跟不上信息化，是面临着档案管理建设的一大难题。

（六）档案管理规范更新快，缺乏宣传与引导。上级的管理规范在不断更新，基层的档案管理仍按照之前的标准实施，以至档案管理出现阶段性的不规范，整理的档案不统一、不整齐、不美观。达等级评定时常会出现这样和那样的问题。公安机关文书档案以前装卷的规范是以地方政府档案局要求装卷，与公安部门规定的文书档案装卷规范不统一，达标也是由地方政府档案局评定，比较混乱，评定等级工作规定的部门不统一。

二、改进基层公安机关档案规范化、标准化管理工作的对策

（一）要转变观念提高认识，完善档案建设的基础条件。要不断更新观念，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度，完善具体操作规程，推进规范化建设，要及时引进先进档案管理设备，提升档案服务水平，为档案信息化建设提供基础保证。单位领导务必高度重视，建立机制，落实责任，要把档案管理工作列为重要基础工程建设来抓，与年终目标考核、评优评先结合在一起。每年年终评比出档案管理先进单位和个人，进行奖励，对不达等级的单位和具体负责个人进行严惩，奖罚分明，才能提高认识，发挥主动性和积极性，形成领导重视、分工明确、责任落实、整理规范、归档及时、集中保管的良好工作氛围，使档案工作在法制化、规范化，标准化的轨道上健康发展。

（二）要健全档案管理制度，确保档案管理工作有序开展。在完善管理制度的基础上，必须建立相应的档案工作检查、督查、考核制度，通过考核的杠杆效应引起各部门领导对档案工作的重视，调动各部门做好档案工作的积极性，增强做好档案工作的信心，确保档案管理工作有人抓、问题有人查、责任有人负。档案管理工作涉及到公安工作的方方面面，从收集、整理、归档、入库到日常维护保养；从档案信息的采集、研发、利用到电子信息化管理等各个环节，都必须有一系列配套完善的制度来保障，唯有不断地建立健全档案管理制度，并且落实到日常工作中，做到及时收集、整理、归档，才能确保档案管理工作有序开展。

（三）要建立科学的用人机制，保障档案队伍良性发展。要使单位档案管理工作不因单位领导或单位其他人事变动而脱节，就必须建立健全档案管理用人机制，除经常性地对本单位全体民警开展档案技能培训外，还要培养一支政治素质好、事业心强、能吃苦耐劳、肯钻研业务且相对稳定的兼职档案队伍，协助档案管理人员加强档案管理。要使档案管理工作不脱节、不间断，保持档案管理的持续性、连贯性，建议成立独立的档案管理部门，配备人员专门负责全局的档案管理工作。要提高档案管理人员知识结构，由于电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化的特点，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案管理人员不仅要熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。

（四）要加强指导培训，提高档案人员业务素质和专业技能。档案主管部门要积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、现场讲解等方式，传授档案信息化建设方面的专业知识，让档案管理部门及时掌握方法，从而少走“弯路”，不断提高档案员的档案管理水平和见识，扩大视野，增进友谊，交流经验。同时，建立档案管理人员的激励机制，提高档案管理人员的待遇，从而稳定档案管理人员队伍。要培养档案管理人员爱岗敬业、甘于清苦的精神，在思想上牢固树立做好公安档案工作的责任意识，进一步发扬奉献精神，认真地做好各类档案资料的收集整理工作。

（五）要加快数字化加工进程，提升档案管理信息化水平。档案信息化是信息化时代对档案工作的客观要求，是实现信息资源共享、开发档案信息资源和档案实体保护的必然选择，也是公安信息化和公安基础工作的重要组成部分。随着档案管理新系统推广应用和示范数字档案室创建活动的开展，各级公安机关均已广泛应用档案管理系统开展档案收集、保管和利用工作，档案电子数据信息资源也在不断丰富。把现有纸质、实物档案分门别类、规范标准的实现数字化转换，是当前档案信息化建设的主要内容。要结合本单位实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，对库藏档案开展数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，逐步建成层次分明、量多质优的档案信息数据库。由于库藏档案量大、门类多，而且每年新形成的档案在逐年增加，要在短期内依靠档案部门自身力量完成全部库藏档案的数字化加工显然不可能，可以采用委托加工和增加临聘人员自主加工等方式，加快档案数字化加工进度。同时，对派出所档案信息化建设也必须同步推进，尽快将库藏档案录入档案信息管理系统，不仅可以充实完善档案信息资源，提高档案资源的齐全性和完整性，而且可以更加方便有效地查阅利用公安档案信息，更好地加强档案原件的保护。

档案工作标准化 篇6

【关键词】档案管理；规范化；标准化

总的来说，企业在发展的过程中都会产生一些档案，针对于这些档案的出现就需要通过合理有效的方法对档案进行有效的管理，这样不仅仅能够使得档案的查询更加便利，而且对企业的发展也起到非常重要的作用。而且在社会科技的不断发展过程中，对档案管理方式也有了很大的创新，很多企业对档案管理也不再局限于传统的档案管理方式，而是采用计算机档案管理软件对档案实施更加有效的管理政策。

一、制发公文的推进

公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。公文是档案的前身，档案山公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅而尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文小要滥用简称和使用小规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则

实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。现在不少企业对档案管理的要求也有很大的提升，不仅仅要求对档案能够按照企业自身的制度规章进行管理，还需要对档案进行标准化和规范化的管理方式。这种管理方式的实施最根本的目的在于使得档案的管理和使用能够发挥自身最大的作用，而且在对档案进行检查和收集的过程中也会非常便利。但是目前企业经常会发生档案重复和档案顺序混乱的情况，这两种情况的发生对整个档案进行规范性管理起到严重的阻碍作用。因此这就需要采取合理有效的方法对这两种档案管理中出现的问题进行有效的管理。在实践研究中清楚的发现实施以我为主的档案管理模式对以上出现的两个问题能够有效的解决。在对档案管理的过程中实施以我为主的管理方式，主要在于以企业自身的档案管理要求对档案实施有效的管理。这种管理方式的实施对保障档案管理的规范化和标准化起到非常重要的作用。而且在实行这种档案管理方式的时候还需要对档案管理中存在的三个问题进行全面的解决。第一，在进行档案管理的过程中需要对档案确立的时间进行了解。这主要是因为现在社会上存在的大多数档案的可用年限都有很大的不同，而且在档案进行完成之后才可以允许进行立卷归档的工作，在没有完成的档案只能进行继续管理。这一档案管理主要是依靠档案管理的时效性进行的，而这种时效性管理的根本目的在于减少档案在管理过程中混乱和无序的情况发生。第二，在对档案进行立卷归档的时候，仅仅只依靠一个档案管理人员是根本不行的，需要有多个档案管理人员才能够完成档案的立卷归档。而且在进行这一步骤的时候还需要对档案管理人员进行合理的立卷分工，并且还需要依靠以我为主的基本原则进行立卷归档的工作。需要注意的是对文件和资料进行全面的分析，并根据分析结果进行合理的划分。对于形式相似的档案和文件需要按照档案自身的性质对档案和材料进行区分，这样不仅仅便于管理，而且在进行档案查阅的时候对人力和物力的需求也有一定的降低。第三，在坚持以我为主的前提下还需要对档案的完整性进行一定的保障，要知道任何档案的管理都是以档案完整性为主要执行目标。在档案收集完毕进行归档时还需要对档案进行主次划分，对归档的档案进行详细审查，防治不应该归档的档案混入其中或者档案缺失情况发生。在进行归档之后还需要对档案进行立卷，这样做的根本目的在于归档之后查阅档案能够更加便利的进行。对涉及问题和解答的档案还需要对其中的问题和相应的及解决方案进行全面的分析，在保持档案完整的同时对档案自身的可用价值也有一定的提升。

三、提高案卷质量

这是推进档案工作规范化、标准化的可、靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理，中间性过渡性半现行文件的机关档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入日关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

四、结束语

关于档案工作标准化的理性审视 篇7

在我国的档案管理工作中, 有许多需要遵守和执行的标准, 这些标准的制订和实施, 极大地促进了档案工作的发展, 加快了档案现代化管理的进程。但我们还应认识到, 我国的档案工作标准在很多方面仍存在着不足和缺陷, 需要档案工作者正确地认识存在的问题, 积极采取措施加以改进, 确保档案工作更好更快地发展。

一、标准化对档案工作的积极作用

标准化是档案工作实现有序化控制的机制和手段, 它是档案管理工作的重要组成部分。档案工作如果没有标准化, 最终只能导致工作的无序和混乱。因此, 标准化建设的重要作用就在于对档案及其各项工作进行科学管理和有序控制, 从而使无序管理变为有序管理。

1. 标准化是保证档案工作顺利进行的必要条件。

档案标准化的意义在于约束档案管理行为规范, 正确引导业务工作发展走势。档案工作作为一项实践性很强的工作, 理论对实践的指导尤其显得重要。没有一整套行之有效的标准体系为依托, 势必造成档案著录项目、格式、标识符号和整理方法等不一致, 档案检索工具不能通用。甚至还会出现对档案的再次整理等重复性的劳动。同时, 档案工作也是一个为公众服务的行业, 在档案管理的各个环节中, 都存在着标准化服务以及提高服务质量的问题。因此, 这一切如果没有一个系统的标准作为支撑, 显然是不行的。

2. 标准化是提高档案工作质量和效率, 节约人力和物力的有效手段。

档案工作标准, 无论是基础标准, 还是技术标准或管理标准, 绝大部分来自于实践而又高于实践, 其规定的某些数量和质量指标较为科学, 所推荐的方法和手段也较为先进。因此, 如果在管理工作中认真地实施这些标准, 不仅能够借助于标准提供的技术引导并规范业务工作, 还可依据标准减少重复劳动, 最大限度地实现档案资源的共享, 获得最佳效益。同时, 要想提高档案管理的水平, 也必须实行标准化的工作程序与方法, 即要求档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节, 都要按照统一的程序和科学的方法进行, 以避免造成人力、物力、时间的大量浪费。

3. 标准化是档案工作现代化管理的前提。

标准化程度的高低是衡量档案工作现代化水平的标志, 档案工作程序更是档案工作向现代化发展的保证。实施标准化后, 档案工作可以由复杂变为简单, 由杂乱走向规范, 减少重复劳动, 大大提高档案管理水平。按照程序办事, 档案工作者便能够减少在工作中出现的错误, 保证档案的收集、整理、鉴定、保管等各环节科学规范, 确保办事效率。但是档案工作的标准也不是越多越好。标准是工作规范, 是促进档案事业发展的有利保证, 特别是在档案业务活动中, 有了标准的出现, 才有了可以共同遵守的规章。因此, 档案工作标准应该科学地、规范地制订, 这样才能保证档案工作现代化的进程。

二、档案工作标准化中仍须加强的环节

1. 加大档案工作标准的贯彻实施力度。

任何标准的制订只有在实施过程中才能检验其合理与否。目前, 在我国基层档案管理活动中, 对档案标准的实施情况各不相同。有些档案部门能够根据自身需要, 主动寻找国家相关标准, 并贯彻实施;而有些档案部门或因为宣传力度不够, 不能及时了解标准化工作的进程, 或因为主管部门监督力度不够, 使其产生一些偏离标准的做法, 而又得不到及时的纠正。因此, 档案工作标准化的关键是贯彻实施, 各级档案部门应根据具体情况, 总体规划、选择标准、制订细则、有计划、有步骤地实施。

2. 建立完善统一的档案标准体系。

一方面, 我国档案标准制订的系统性相对欠缺。我们应根据档案事业发展的需要, 有计划、有步骤地制订档案工作标准。只有少量的档案工作标准是构不成档案工作标准体系的。要想建立一个系统的、统一的档案工作标准体系, 就必须制订档案工作标准化发展规划, 对标准的制订和实施进行宏观调控;标准的制订者也可以结合实际情况, 根据自身需要, 在科学选题的基础上, 建立标准体系。这个标准体系是由档案工作领域内所有的标准按其内在联系组成的科学有机整体, 从纵的方面反映着档案工作标准的层次, 或称之为级别;从横的方面反映着档案工作标准的种类。档案工作标准化不仅涉及档案工作业务技术的各个环节, 还涉及到档案工作组织管理的各个方面。在档案工作标准体系中, 每一项标准的制订和实施都不是孤立进行的, 标准和标准之间实际上相当于一个纵横交错的网络, 构成一个复杂的标准文件系统, 只有建立起有效的档案工作标准体系, 才能明确在档案领域中应制订哪些标准, 为档案工作标准的制订提供一个可供遵循的基本逻辑框架, 并有效地避免档案工作标准制订过程中的重复立项、重复性内容的出现, 提高标准质量和标准制订工作的效率。另一方面, 有些标准缺乏统一性。一些省、市制订和发布了自己的档案工作标准, 档案工作标准的制订已经从中央扩展到地方, 而各个层次还将有更多的标准制订出来。在这些已经出台的标准中, 标准间缺乏协调统一, 直接造成人们对标准的理解产生歧义, 从而在具体的档案管理工作中各行其是, 随意性大, 最终偏离标准。

3. 进一步推广档案标准化工作。

宣传和推广档案工作标准, 可以利用互联网的便利通讯, 将各种有关标准在各级档案主管部门的网站上公布, 方便基层档案部门查找、利用;也可以通过各种类型的学术活动、档案专业期刊以及档案专业教材、手册等深化对档案工作标准化的理解。

4. 培养档案工作标准化专业人才。

随着学科之间不断交叉、渗透, 档案工作标准化研究者在掌握档案学术学科知识和技能的前提下还要掌握标准化学、术语学、系统科学以及计算机等多方面的知识技能, 档案工作者只有在精通本专业的基础上, 广泛地吸收和借鉴其他学科知识, 更新知识结构, 才能拓展新的领域, 取得更高的研究成果。

参考文献

[1].蒋华.档案工作标准化现状分析及对策.淮海工学院学报, 2005.12

[2].安素琴.档案标准化工作的现状分析与思考.档案学研究, 2001.3

档案工作标准化问题及对策研究 篇8

1 我国档案管理工作标准化问题中存在的问题

1.1 档案工作的标准化意识较为薄弱

一些档案管理人员并没有真正认识到档案工作标准化的重要意义, 往往在工作中忽视档案管理标准化问题。这导致档案馆中所执行的标准与档案执行部门的其他标准有所偏差。尤其是在基层的档案管理部门, 一些工作人员认为档案工作标准化只是推荐实行的标准而不是强制执行的标准, 其价值和意义不大, 所以没有严格执行的必要。所以, 在档案的处理、保存和管理等细节上, 仅是执行标准化管理的一部分规定, 管理过程粗糙不细致。

1.2 对档案工作标准化的投入不够

要在全国范围内有效地推行档案工作标准化的执行, 必须具有强有力的资金和其他资源的支持。而在实际的档案工作标准化的实行过程中, 对档案工作标准化的投入不能够满足要求, 这导致档案管理机构对全面实施档案工作标准化变得有心无力。

1.3 不能够充分借鉴国际档案管理标准

我国的档案工作标准化的起步较晚, 发展较为缓慢, 而西方一些发达国家大档案管理标注化的工作已经基本成熟。我国的档案工作标准化的实践中可以通过借鉴国外的有效标准来规范我国的档案管理工作。但是, 目前我国在这一点上仍有欠缺。我国在制定自身的档案工作标准时, 不能够充分借鉴国际档案管理标准, 例如在《国际标准—档案著录规则 (总则) 》中根据档案的特点采用了多级著录的规则, 使档案管理更加标准化, 而我国在编订档案管理工作标准时, 却没有借鉴这项标准。

1.4 档案工作标准体系还未建立

由国家档案局发布的《档案工作标准体系表》中所包含的30项标准中, 主要包含的是档案的处理、编号、检索和保护等一系列的标准, 但是这几项标准中很少能够涉及档案管理的其他方面的规定, 从而导致我国的档案管理工作很难形成一系列的档案工作标准体系。而在国家档案局和国家其他的一些档案管理工作机构, 并没有设置专门的组织部门来管理和实施档案工作标准化问题。导致档案工作标准化的问题成为了书面上的内容而没有被真正的实施。

2 我国档案工作标准化问题产生的原因

2.1 忽视了档案工作标准化问题的价值和意义

在档案工作标准化的实施过程中, 实施人员和机构往往忽视了档案工作标准化的价值和意义所在, 把实施的过程作为执行上级任务的过程。这样在实施的过程中人员没有执行的积极性。最终导致档案工作的标准化的实施在法律、经济和行政方面都得不到保证, 具体的实施单位不能够对档案工作的标准化进行充分的宣传和解释工作, 导致了实施的困难。

2.2 对档案工作标准化的研究较为薄弱

在现阶段我国仍缺乏对档案工作标准化问题的理论和概念研究, 从而导致我国目前还没有形成一套较为完善和科学的档案工作标准化体系。目前针对档案工作标准化问题所研究的书籍或者文献中多是在讨论档案工作的理论原理, 或者是针对档案管理工作标准化的某一项具体标准的研究, 而对档案工作标准化的认识和应用还停留在对理论的简单借鉴和理解上。

2.3 没有实施档案工作标准化的人才队伍

要有效科学的实施档案工作标准化, 必须要有队伍的支撑。实施档案工作标准化的人员不仅应熟练掌握档案工作标准化的具体流程和操作规范, 还能够清楚地认识到档案工作标准化实施的价值和意义。然而在现阶段我国的档案管理工作人员中, 档案工作标准化的人员稀缺, 工作人员的专业知识匮乏, 阻碍了档案工作标准化实施。

3 解决档案工作标准化问题的具体措施

3.1 档案部门领导要重视标准化的实施

标准化程度如何是衡量档案工作现代化水平的标志。实施标准化, 档案工作可以由“人治”变为“法治”, 由繁变简, 由杂乱走向统一规范, 减少重复劳动, 提高档案工作质量和社会效益。因此, 档案部门领导必须高度重视标准化的实施。标准化实施的形式有采用、选用、补充、配套、提高五种, 各单位应根据具体情况, 总体规划, 选择标准, 制定细则, 有计划, 有步骤地实施。

3.2 在标准化实施过程中, 要注意协商一致

档案部门在档案标准化实施过程中要有整体观念, 要服从大局, 要用标准去统一行动, 用标准去规范各项工作, 以建立正常的秩序和相对平衡。标准化的实施, 除档案部门外, 还必须与有关方面协商。众所周知, 档案是由文件转化而来的, 档案工作标准化的某些方面必须从文件材料的形成部门做起。如果档案工作标准化能从档案形成部门做起, 就容易收到事半功倍的效果。

3.3 实施标准化要进行经常性的检查与监督

要保证档案工作实施的标准化的质量, 必须加强对档案标准化实施的监督。监督可以由档案行政管理部门或档案学会组织负责, 以及时纠正标准化实施过程中背离标准的做法, 这样不仅能够促进标准化活动正常有序的开展, 而且能够有效规范档案工作人员的工作态度, 提升对档案工作标准化的认识。

3.4 加强标准化人才培养

档案工作标准化的实施需要有专业化的人才作为支撑。为适应档案事业发展的需要, 档案行政管理部门要采用多种形式 (专业培训、短训班等) 培训标准化人才, 培养同档案管理现代化相适应的高素质的复合型人才。他们不仅要具有文书方面的专业知识、较强的标准意识、规范的标准化研究行为和工作行为, 还要具有综合分析和高度概括的信息组织能力, 能对国内档案工作发展动态和国外主要国家的标准和有关资料进行分析、调整, 及时提供高价值的档案信息, 能熟练地运用计算机来管理档案等。

4 结语

档案工作标准化对于提升我国档案管理的质量和水平, 促进我国社会实践的有序发展和进行, 具有重要的作用。但是, 就现阶段我国档案工作标准化的实施过程中, 仍存在很多的问题。档案工作人员对档案工作标准化问题的认识不够深刻, 在档案管理标准化实施的过程中投入不够, 不能够充分借鉴国际的档案管理标准, 以及未建立标准的档案管理体系等都影响了档案工作标准化的实施。所以, 有关部门应采取相应的措施, 保证档案工作标准化的实施。

摘要：档案工作的标准化将会在很大程度上影响档案工作的发展。我国自1985年开始颁布和实施第一个档案工作国家标准, 经过长时期的发展, 我国的档案管理工作取得了很大的进展。但是, 在现阶段我国的档案管理工作中仍存在包括制定标准不够系统化、对于概念性的基础研究不足等问题, 这对我国的档案管理工作提出了很大的挑战。所以, 档案管理部门应加强档案管理工作的标注化研究。该文将总结档案管理标准化中存在的问题并提出相应的解决措施。

关键词：档案管理,问题与对策,标准化

参考文献

[1]王莉.我国档案工作标准化问题及对策研究[J].民营科技, 2014 (9) :127-128.

[2]张幸媛, 李财富, 左凡凡等.我国档案工作标准化的问题、成因与对策[J].浙江档案, 2011 (12) :30-31.

浅析档案工作规范化标准化 篇9

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用, 提高工作效率;

对文档一体化进行整体构想, 必须首先从文件生命周期理论这一基础理论开始分析, 研究其在形成中对文档一体化的影响。文件生命周期理论在中外经历了一个从萌芽到完善的过程, 尽管中外在某些方面看法还有不一致的地方, 但是作为现代档案学的一个重要的基本理论, 全面的认识对于进一步开展文档一体化具有十分重要意义。

文件生命周期理论的形成, 使档案学理论更成熟、更科学了。文件生命周期理论的科学含义昭示人们, 文件和档案之间存在着密切的联系, 表明了从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。现行文件的质量直接决定了档案管理的成败。它要求档案部门必需进行文件的前端控制, 从而确保档案质量和管理水平, 避免重复劳动, 消除文件形成初期管理不善而导致档案不齐全完整等现象的出现。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验。有的可能没有价值可以销毁有的, 一段时间内有价值然后再销毁有的, 具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。

随着我国高新技术的发展, 文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同, 将文件和档案作为统一的系统工程, 加强文件管理的超前控制, 保证了档案的质量, 从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期, 从信息源头做起的思想, 在世界范围内受到一致欢迎, 这种思想主要来源于为解决文档分离, 使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的, 也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下, 在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构, 构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段, 再到档案馆档案阶段的生命运动过程, 也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。但这并不排斥文件中心在我国建立推广, 只要注意文件中心的适用范围, 后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看, 文件中心在我国是可行的而且是必要的, 文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。我们要强化系统思维意识, 树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想, 在实际工作中, 把住文书处理工作规范化、标准化的入口关, 做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身, 档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样, 不仅仅决定公文本身的质量, 同时, 也影响日后档案的质量, 决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此, 我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题, 以提高档案实体质量, 为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一、规范、标准, 符合国家的有关规定。排版形式为横写横排, 左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文, 缮印公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理, 拟制格式要规范, 行文不要滥用简称和使用不规范的字, 以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则, 即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则, 不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则, 而且还是推进档案工作规范化、标准化, 乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中, 在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上, 要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的, 则不能立卷或归档, 否则, 将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点, 在实际工作中要注意区分文件与资料, 特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别, 具体问题具体分析, 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下, 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住全宗的入口关, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明, 案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此, 在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中, 我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题, 以有利于档案标准化管理中的分类和检索, 另一方面, 要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于档案规范化管理。

摘要：档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节, 在搞好硬件建设的同时, 也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务, 都具有独立性, 但由于两者之间的紧密联系, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。本文就如何实现档案工作规范化标准化管理施进行了探讨。

档案工作标准化 篇10

1公文是档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身, 档案由公文转化而来, 可以说公文的制发, 不仅决定了公文本身的质量。同时, 也影响日后档案的质量, 决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此, 我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题, 以提高档案实体质量, 为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

首先, 公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一, 规范、标准, 符合国家的有关规定。排版形式为横写横排, 左侧装订。

其次是要注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等。

为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免的存在许多重份或无查考价值的文件。所以要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二是重新组合案卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。尽可能的将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。

三是结合实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。依据国家颁布的有关规则, 并从自身的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位的著录工作的著录细则。这样对提高基础工作水平和实行档案计算机管理工作都有很大的促进作用。

四是统一分类号, 保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们各类别检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中, 首先根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。在分类过程中还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误, 同时还应尽量做到前后标引一致, 同一类文件标引一致, 从而达到规范化和标准化管理。

五是规范题名, 保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的, 还须同时保证查准率, 因此在著录时要统要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作原则是解决问题、实现目标的关键性工作。即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则, 这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条重要原则, 而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中, 要注意解决好三个问题:

一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的, 则不能立卷或归档。否则, 将会给档案管理造成无序和混乱。

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点, 在实际工作中要注意区分文件与资料特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别, 以提高档案利用的效率和效果。

三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下, 要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住卷宗的入口点, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档的文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案即完整、又不庞杂, 为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的现代化工作基础。

摘要：我国档案管理工作在统一管理原则指导下, 在全国范围内建立了各级各类档案室、档案馆及管理机构, 形成了一个严密完整的组织体系。各类文件也正在经历从现行文件阶段到档案馆阶段的生命运动过程。鉴于以后档案管理的现代化发展, 规范化、标准化档案工作显得日趋重要。

档案工作标准化 篇11

【关键词】农场；人事档案管理；标准化；相关问题

致使农场人事档案管理不够标准的原因有多种，比如管理方式过于陈旧，管理经验不足等，这也正是新型农场实现人事档案管理标准化所要面临的挑战，针对这典型的问题，农场工作人员应该采取必要的策略，借鉴其他部门的管理方式，同时向上级档案管理部门讨教，如遇资金问题，可以向国家申请有关资金，总之，不能惧怕挑战，也不能置之不理，这才是实现标准化管理的关键。

1.农场人事档案管理标准化的重要性

农场是我国特有的农业生产单位，新时代下，有很多农场发展势头良好，为我国新型農场的建设奠定了良好的基础，但是有关人员应该清楚的意识到新型农场的建设任重道远，还面临着诸多问题与挑战，还有很多制度没有得到完善，以人事档案管理来说，还没有完全的实现标准化管理，这使得农场的软实力受到了极大的影响。档案管理属于农产内部管理，如果内部管理未能实现标准化，则会稍显混乱，影响整个农场的综合实力，也就无法进入实现现代化。现如今，农场的人事档案管理的确相对比较混乱，首先分类不够清晰，检索比较困难，而且有些档案没有得到有效的细分，因此难以最大程度的实现人事档案的价值。从这个角度来说，农场人事档案管理实现标准化十分必要。除此之外，其重要性还体现在如下方面：

第一，现代档案管理发展的要求，现代档案管理模式已经有所改革，注重的是效益管理，服务管理，农业人事档案管理作为我国档案管理事业的一部分，必然要做到这一点，而要实现这一点要求，首先要做的就是规范现阶段的人事档案管理行为，使得管理更加规范化，只有在规范化的基础上，才能有资格向更高的方向发展。

第二，这是农场管理规划化的要求，人事档案管理是现代农场管理的非常重要的一部分，可以说如果没有人事档案管理，农场管理并不完整，难以实现新型化。因为传统农场管理人员对档案管理并不重视，所以久而久之，农场的人事档案管理落后于其他方面的管理，从而使得农场的综合管理稍显落后，为进入到新时代，农场人员越来越多的利用人事档案，为了能够更快速有效的为人们提供更快捷的服务，农场领导人员也逐渐的意识到人事档案管理的重要性，逐渐规划期档案管理行为，制定人事档案管理标准化方案，并且制定监督制度，以此确保标准化方案能够有效的实施。

2.农场人事档案管理标准化面临的挑战

农场人事档案管理长期没有得到相应的重视，因此在实现标准化管理这条道路上必然会面临一些挑战，这些挑战既有人事档案管理大环境发展的问题，而有农场自身发展的问题，总之，农场人事档案管理要想实现标准化管理还有很长一段路要走，有关人员应该做好相应的思想准备，不能急于求成，也不能知难而退。其所面临的挑战如下：

首先，传统档案管理工作习惯使得现代农场档案管理标准化过程中缺乏具有高素质与专业技能的档案管理人员。其次，档案管理标准化缺乏足够的经验以及对自身的分析能力。多数农场档案管理标准化实施照搬照抄其他农场、网上的标准化管理体制度，甚至于一些农场为了标准化进程的加快、树立地域标杆工作等一味模仿和参照，忽略农场的实际情况造成管理体制与农场实际情况不符，影响了农场档案管理标准的实施，加上现代新农场建设中多样化经营带来的经营信息、资料档案增加也使得现代农场档案管理标准化实施中工作量加大，影响了农场档案管理工作的开展。为了满足现代农场档案管理标准化需求，满足现代新农场建设经营中档案管理工作需求，现代农场经营中应加强对档案管理标准化的重视，以科学的标准化实施理论指导档案管理标准化工作，以此为基础促进现代新农场的建设与发展。

3.针对农场档案管理标准化实施问题的对策分析

3.1针对农场实际情况建立档案管理标准化管理体系

针对农场档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，农场档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合农场管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导农场档案管理标准化的实行，促进农场档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合新农场项目特点以及农场经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导农场档案管理标准化实施的，能够满足现代农场建设需求的管理体系，促进农场档案标准化目标的实现。

3.2加快农场档案管理队伍建设，促进农场档案管理标准化的实施

针对现代农场档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，农场档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。

3.3以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标

在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。

3.4建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现

在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。

4.结语

综上所述，可知新型农场建设包括众多方面，而人事档案管理标准化实施就是其中比较重要的方面，也是人们最容易忽视的方面，现如今农场的发展建设与国家的发展建设有着不可分割的关系，而人事档案管理是农场发展建设的一部分，需要农场有关领导加大扶持力度，从而提高人事档案的利用效率，更方便农场群众利用档案，这为我国档案整体的发展也有至关重要的作用。 [科]

【参考文献】

[1]赵洋.农场档案管理标准化实施中的问题解析[J].科技致富向导，2014（09）.

[2]卞纪兰，张洪建.农场人力资源管理存在的问题及对策[J].民营科技，2013（06）.

[3]韩雪莲.谈新时期农场档案管理[J].农民致富之友，2013（20）.

如何推行档案工作规范化标准化 篇12

公文是档案的前身, 档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样, 不仅仅决定公文本身的质量, 同时, 也影响日后档案的质量, 决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此, 我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题, 以提高档案实体质量, 为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一、规范、标准, 符合国家的有关规定。排版形式为横写横排, 左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文, 缮印公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理, 拟制格式要规范, 行文不要滥用简称和使用不规范的字, 以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则, 即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则, 不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则, 而且还是推进档案工作规范化、标准化, 乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中, 在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上, 要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的, 则不能立卷或归档, 否则, 将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点, 在实际工作中要注意区分文件与资料, 特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别, 具体问题具体分析, 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下, 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住全宗的入口关, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3 文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明, 虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务, 具有相对的独立性, 但由于文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此, 我们要强化系统思维意识, 树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想, 在实际工作中, 把住文书处理工作规范化、标准化的入口关, 做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

4 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证