文件可用性

文件可用性（精选3篇）

文件可用性 篇1

随着计算机技术的发展、网络时代的到来和办公自动化的广泛实现, 人们在日常办公中产生了大量的电子文件。电子文件的大量出现, 给档案工作带来了全新的挑战, 也给档案学术界带来了新的理论研究热点。档案学术界不断出现文件生命周期理论在电子时代是否仍然适用的质疑声, 并根据电子文件的提点, 提出了“文件连续体理论”, 同“文件生命周期理论”观点展开激烈的论战。

一、“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的提出背景

1940年, 美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”这一概念[1]。当时的美国一度处于文件爆炸阶段, 大量有用或无用的文件堆放在办公室, 得不到及时整理。而“文件生命周期”概念的提出, 为销毁无价值文件的行为奠定了理论基础, 受这一思想的影响, 美国国家档案文件局销毁了大量没有价值的文件, 推广建立文件中心, 以实现对文件的精简, 减少人力、物力、财力的耗费。20世纪80年代后, 学术界对文件生命周期的概念、理论有了更加全面系统的深入研究, 并逐渐形成了一个完整的理论体系。

20世纪80年代, 西方档案学者提出“文件连续体理论”, 其核心是一个文件连续体模型, 主要内容是用一个多维坐标体系描述文件的运动过程。这一坐标体系一般包括四个坐标轴:文件保管形成轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。与文件生命周期相比, 文件连续体理论进步之处在于:首先、研究角度不仅注重文件本身, 更注重与文件形成的业务活动和业务环境。考察的也不是文件从形成到销毁或永久保存的整个运动过程, 而是文件由最小保管单位到组成最大保管单位的过程及规律;其次, 文件连续体理论用立体方式揭示文件运动的过程及规律, 解决了电子文件的复杂性带来的一系列难题;再次, 文件连续体理论将文件看做一个没有阶段划分的连续性与整体性相结合的统一体。这一提法适应了电子文件阶段性日趋模糊的特性;因此, “文件连续体理论”的倡导者认为, 文件连续体理论的优势大大高于文件生命周期理论, 文件生命周期理论已经不适宜电子文件的管理了。

文件连续体理论的提出, 给文件生命周期理论带来了前所未有的挑战, 甚至开始动摇了文件生命周期理论作为现代档案学基础理论的地位。我国档案学术界对“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”也展开了激烈辩论并形成了不同的观点, 总体上可归纳为“取代论”、“补充论”、“兼容论”、“互补论”、“共处论”、“第三条道路论”和“指导与被指导论”等。

二、“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”争论原因分析

1.档案的内容和外延的不同。不少档案学术界人士把电子文件作为文件生命周期理论受到挑战的罪魁祸首。的确, 电子时代的到来, 促进了一种新型的记录方式———电子文件的出现。同传统的纸质文件相比, 电子文件存在着以下几个特点: (1) 信息的非人工识读。只有通过计算机特定的程序来解读。 (2) 系统依赖性。电子文件的制作、处理, 以至归档后的全部管理都必须借助于计算机系统才能实现。 (3) 信息与特定载体之间的可分离性。电子文件可以在不同的载体上同时存在或相互转换。 (4) 信息的易变性。由于电子文件的易删改或存储介质的不兼容等原因, 容易造成电子文件信息内容的变化。 (5) 信息的可操作性。电子文件中的数字信息是动态的、可变的、积极的信息, 可以方便的改变其存在状态[1]。

电子文件的这些特性将档案的内涵和外延大大的扩大化了。传统意义上的档案, 指的是社会组织和个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。而电子文件的广泛出现打破了这一格局, 档案不再专指丧失现行作用的文件还有可能是正在使用中的文件。档案外延的变化, 使得档案的概念也发生了细微的变化, 档案理论体系的基础随之发生着变化, 不少档案学者根据档案外延的变化, 对“文件生命周期理论”提出了质疑, 认为“文件生命周期理论”已经不适用现阶段档案工作的发展趋势了, 应该用“文件连续体理论”来取代[2]。

2.文件运动阶段的界定。文件生命周期理论认为文件从形成到销毁, 或作为档案永久保存是一个完整的运动过程, 在这个完整的运动过程中, 根据文件呈现出的不同价值和作用可以划分为若干个阶段, 并以此来确定文件的价值、保管场所和管理方式[3]。

而文件连续体理论的支持者认为, 电子文件不再像纸质文件那样有明显的阶段性特征, 处于后一阶段的文件有可能向前一阶段转移, 而且与传统纸质文件相比即使有划分阶段也有明显的区别。例如, 国际档案理事会电子文件委员会在其制定的《电子文件管理指南》中把电子文件的生命周期分为设计、形成和维护阶段。

笔者认为, 对于文件运动阶段界定的不同是文件生命周期理论和文件连续体理论的主要争论焦点之一。主要表现在:文件生命周期理论将文件的运动状态详细地划分为产生、保管、利用、归档或销毁等几个状态;而文件连续体理论仅仅给文件的存在状态定义为过程, 而没有去区分运动过程中文件之间具体状态的改变, 保持了文件在运动过程中的时间、状态的连续性, 突出地适用了电子文件的管理特点。对于文件运动状态的界定方式的不同, 使得文件连续体理论的支持者认为文件连续体理论的优势大大高于文件生命周期理论, 文件生命周期理论已经不适宜电子文件的管理了[3]。

三、文件生命周期理论在电子时代仍具有强大生命力

笔者坚持认为文件生命周期理论在电子时代仍具有强大生命力的观念基于以下几点:

1.文件运动阶段划分是客观存在的, 电子文件也难逃此“劫”。

文件生命周期理论认为在文件运动的整个过程中具有阶段性。不同的学者从不同角度出发, 将文件运动过程划分为不同阶段。但是质疑文件生命周期理论不适宜电子文件的学者们大都把焦点放在了文件的阶段划分上, 认为这种人为的阶段划分已不适应现代电子文件[4]。实际上文件生命周期理论倡导的是根据文件的价值划分文件运动阶段。正如谢伦伯格所说的文件在整个生命运动过程中呈现出第一价值和第二价值, 或者其他学者所论述的其他价值变换。不能否认的是, 文件价值在文件的整个生命周期过程中是有规律的、周期性的变化着, 这就使得文件的运动随之出现了规律性、周期性的变化, 从而显示出一定的阶段性[5]。这点对电子文件同样是适用的。诚然电子文件有着许多特殊性, 但并没有改变其价值属性。电子文件在整个生命运动过程中发挥的价值规律也和传统的文件一样, 在形成之初具有对形成单位的第一价值, 随着时间的推移逐渐呈现出对社会的第二价值。这种价值属性的变化, 也就使得电子文件在运动过程中仍然呈现出一定的阶段性[6]。

2.电子文件与保管场所、保管方式仍具有一定的对应关系。

应当承认电子文件的特殊性使文件生命周期理论揭示的文件价值与服务对象、保管场所和管理方式等方面的对应关系发生了一定的变化。但是这些对应关系只是部分变化而非全部消失, 电子文件与保管场所、保管方式仍具有稳定的对应关系。

3.文件连续体理论的出现并非是对文件生命周期理论的变革。

文件连续体理论和文件生命周期之间有着明显的共同特点。首先, 二者的研究目的相同。文件生命周期理论和文件连续体理论都是通过描述文件运动的客观过程, 揭示文件运动的科学规律, 力图找出文件管理的有效方法。其次, 二者的概念基础相同, 都是“广义文件”。文件生命周期理论把文件理解为具有从生成到归宿的完整过程的事物, 把文件看成人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录。同样, 文件连续体理论也是建立在“广义文件”基础上来反映文件从最少保管单位直到最大保管单位的整体运动过程。再次, 二者基本内容大致相同。文件连续体理论同样包含了文件生命周期理论的三个基本点, 因为文件连续体理论实际上是对文件运动过程的完整性和连续性、对文件运动的阶段性以及各阶段文件相关因素之间的对应关系的包含。

4.文件生命周期理论在电子时代仍具有强大的指导价值。

电子文件也是文件的一种, 具有文件的基本特征。因此, 普通文件档案管理的一般原则对电子文件的管理具有指导作用。文件连续体理论对文件生命周期理论的挑战和冲击都不是颠覆性的, 文件生命周期理论能够通过自身灵活的调整和修正, 更好地适应电子文件运动的特点, 进一步增强自身在电子文件时代的指导作用[7]。

文件生命周期理论的提出, 给档案管理实践工作带来了理论指导。虽然电子文件大量出现, 使得文件生命周期理论遭受严峻挑战, 特别是在文件连续体理论提出后, 文件生命周期理论受到众多学界人士质疑。笔者认为, 在电子时代下, 文件生命周期理论仍然具有强大的生命力, 依然保持作为当前档案整理的基础理论地位。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社, 2001.

[2]张晓.论文件生命周期理论的局限性[J].档案管理, 2002 (4) .

[3]黄霄羽.西方档案学支柱理论发展研究[M].中国人民大学出版社, 2006.

[4]关宏玉.电子文件时代文件运动理论再思考——论文件连续体理论与文件生命周期理论的“共生”[J].云南档案, 2009 (11) .

[5]况会英.对文件生命周期理论的质疑——读《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》有感[J].档案与建设, 2009 (4) .

[6]程妍妍.国际电子文件生命周期模型[J].档案学通讯, 2008 (4) .

[7]邹吉辉.电子文件生命周期表现形式[J].档案学研究[J], 2007 (4) .

文件可用性 篇2

解决方法：

1、首先，同时按下键盘上的win+R快捷键打开电脑的运行窗口，在打开的运行窗口中，输入regedit并单击回车，

2、在打开的注册表编辑器窗口中，依次点击展开左侧菜单中的HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMICROSOFTWINDOWSCURRENTVERSIONEXPLORERUSER SHELL FOLDERS    3、在右侧窗口中找到“我的文档“选项，逐个双击具体的设置项目，弹出修改窗口，将路径设置为你想要放置的盘符下，点击“确定”，    修改完成之后关闭注册表编辑器，然后重新启动Win7系统，再打开之前要打开的文件夹就能正常了。

文件可用性 篇3

随着信息化的加速发展, 工作生活中的电子文件与日俱增。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息, 它必须依赖于特定的设备和软件才能被读取, 因此, 与传统档案有很大差别, 如何对电子文件进行安全、有效的管理, 成为了档案界一个新的难题。国家档案局局长杨冬权在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上的讲话中指出, 管理好电子文件, 关系到国家和社会历史记忆的长期保存, 关系到人类文明的传承延续。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服, 我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份, 把它转化为不易被篡改但又易于识读的其他载体。虽然国家一直强调电子文件备份的重要性, 但是仍有不少单位不以为然, 导致一些电子信息的永远消失, 造成了难以逆转和不可弥补的损失, 1990年北京亚运会的一些电子信息已经无法读出就是明证。基于对电子文件备份重要性的分析, 笔者认为电子文件备份介质的选取对其管理具有重要意义。本文将追踪介质技术的发展, 分析各类介质的记录特征和技术性能, 比较各种介质对电子文件数据备份的适用性和互补性, 为异质备份策略的实施提供选取原则和技术数据。

二、电子文件备份介质的可选类型

1. 磁带。

磁带是目前产量最大和用途最广的一种磁记录材料。磁带采用的是磁记录技术。磁记录是利用磁质材料为媒介记录、贮存和传递声图信息的, 包括音频、视频等不同形式的信息记录方式。

2. 磁盘。

与磁带一样, 磁盘也是采用磁记录技术的一种磁记录材料。磁盘分为软盘和硬盘, 而国标《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894—2002) 中规定软磁盘不宜作为电子档案长期保存的载体, 因此, 本文将主要对硬盘进行讨论。硬盘是电脑的主要存储媒介之一, 可分为固态硬盘和机械硬盘。而近年来, 由于SSD具有卓越的IPOS和优异的随机读写性能等特点, 因而在存储等领域得到越来越广泛的应用。

3. 光盘。

光盘是一种以光信息作为存储物的载体。作为一种新型的信息载体和记录方式, 光盘与缩微胶片、磁带和磁盘等信息载体相比, 显示出了自身独有的优势, 在电子文件的管理中具有重要的地位。光盘有多种类型, 一般而言, 根据读写功能可分为:只读式光盘、一次写入式光盘和可擦写式光盘三种类型。只读式光盘是一种只能读取而不能写入信息的光盘;一次写入式光盘是一种可供使用者一次写入多次读出的光盘, 数据写入后不可擦除;可擦写式光盘可以将已写入的信息擦除, 再次写入新信息。

三、不同备份介质的特点比较

1. 不同点。

(1) 磁带存储容量极大, 数字磁带的最大容量已经达到TB级, 几十TB十分常见。存储寿命长, 一般为30—100年。读取速度慢, 成本低。 (2) 硬盘存储容量大, 主流机械硬盘的容量已达TB级, 目前最高磁盘容量达5TB。存储寿命短, 闲置的硬盘可能在一或两年后开始丧失数据或消磁。读取速度快, 成本较高。 (3) 光盘存储容量较大, DVD光盘, 单面容量已达4.7G, 蓝光光盘的单面容量可达30G。存储寿命较长, 读取速度中, 成本中。

2. 相同点。

(1) 阅读的设备依赖性强。无论是磁带、硬盘等磁性载体的档案, 还是光学载体的光盘档案, 都是用肉眼无法直接阅读的, 必须依赖计算机等数字设备阅读、处理; (2) 存储类型丰富多样。磁带、硬盘和光盘不仅可以存储静态的文字、图片等档案信息, 还可以存储音频、视频等信息; (3) 受物理环境影响大。高密度性的磁性和光学材料具有独特的物理和化学特性, 因此, 其载体受环境因素影响较大, 如温湿度、空气质量、光和电磁场等; (4) 受技术冲击较大。信息技术的快速发展对现有的存储载体形成冲击。随着现代科学技术的发展, 基于新的存储技术的新型载体将会不断出现, 磁带、硬盘和光盘有可能在不远的将来被新的存储载体所取代。

四、不同备份介质的适用性

1. 磁带。

如上所述, 磁带存储容量大, 在数据存储和备份等方面一直占据着重要地位。如目前磁带库可以做到几十个TB的存储容量, 而光盘库和硬盘库目前是难以达到的。同时, 磁带的成本很低, 操作方便, 只要通过一定的驱动器便能顺利读取。但磁带是串行记录方式, 存取速度较慢。不过它可以在相对比较短的时间内 (在夜间自动备份) 备份大容量的数据, 并可十分简单地对原有系统进行恢复。因此, 磁带作为电子文件的载体, 易用在数据存储按顺序处理, 存储量大而读取次数少的电子文件中, 也可作为硬磁盘的备份存储载体。

2. 硬盘。

磁盘存储量大, 数据存取速度很快, 用户可以快速地访问备份数据, 但由于硬盘是与系统不断运转的, 所以其发生故障的频率较高。此外, 使用硬盘备份的成本较高, 因此硬盘备份适用于容量适中但备份数据需实时读取的系统。

3. 光盘。

与硬盘备份相比, 光盘提供了比较经济的存储解决方案, 但是由于受到硬件设备的影响, 光盘的读取时间比硬盘要长很多倍。此外, 光盘载体的存储寿命较长, 可以利用其优异的介质寿命和较高的数据访问速度, 对重要数据进行永久的异地备份。国标《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894—2002) 中“推荐采用的载体, 按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等”。在档案行业中光盘成为最主要的备份介质已成为趋势, 越来越多的单位都在使用光盘备份。

摘要：本文将追踪介质技术的发展, 分析各类介质的记录特征和技术性能, 比较各种介质对电子文件数据备份的适用性和互补性, 为异质备份策略的实施提供选取原则和技术数据。

关键词：电子文件,备份介质,特点,适用性

参考文献

[1]闫艳.几种数字档案常用存储介质的对比分析[J].科技传播, 2010 (9) .

[2]张瑞菊.缩微胶片、磁性载体和光盘档案比较研究[J].技术与市场, 2009 (9) .

[3]刘家真.数字信息存储介质的选择[J].档案与建设, 2004 (3) .

[4]王毅.浅析电子文件备份方式的选择[J].办公自动化杂志, 2010 (4) .