名人档案建设（通用9篇）
名人档案建设 篇1
颜龙安院士是我国籼型水稻杂交水稻研究的开拓者和主要发明者之一, 江西省农业科学院名誉院长。在40多年科研生涯中长期从事于杂交水稻的研究、应用和推广, 为我国杂交水稻科研事业做出突出贡献, 被誉为“杂交水稻之母”。采集颜龙安院士的生平、成就、荣誉、活动、手迹、评价、声像、实物等各方面材料, 建立科技名人档案, 对了解完善我国农业科技发展历史, 推动现代农业科技的自主创新, 传承弘扬创新文化与科学精神, 丰富农业科技馆藏具有重要的历史价值和现实意义。
1. 院士档案的建立
1.1 采集存在困难
由于名人档案工作在我院起步较晚, 人们对名人档案的概念和作用认识比较肤浅, 从单位领导到科研人员对名人档案重视程度不够;院士家乡 (萍乡) 档案馆捷足先登, 已将老先生2005年之前的大部分重要资料征收进馆;因岁月久远、乔迁等故, 院士所藏个人之物已有少量遗失或销毁, 且部分重要实物由于工作需要暂且不能移交;有些分散在各类档案中 (如人事、科研、文书档案) 的原始材料, 本身就不属于院士本人, 而我院开展档案工作规范化管理时间不长, 历史档案不齐全, 以上多种因素造成采集渠道受阻, 档案材料收集不完整。
1.2 措施采取及时
通过宣传名人档案的建档意义, 首先取得单位领导的重视, 将建立院士档案作为专项工作布置;其次取得院士本人的密切配合, 安排他的得力助手参加建档工作;对院士本人及相关人员开展口述访谈, 形成直接及间接的口述资料, 以弥补归档资料的不全;同时拓宽征集思路, 争取多方支持, 联系院士传记的作者, 得到大量的附带文字说明的珍贵图片资料, 到省档案馆查找到相关文件的原件, 并与院士家乡 (萍乡) 档案馆签订合作协议, 做到资源的共建共享。
1.3 收集较为完整
现已收集到的院士档案既有纸质材料如专著、院士申报材料、公文、科研材料、手稿、采访报道、传记、年鉴等, 又有实物材料如各种证书 (毕业证、各类荣誉证、代表证、院士证、职称资格证、特贴证、工作证、聘书等) 以及荣誉奖杯、牌匾、锦旗等, 还有题词、音像资料 (照片、视频、音频) 以及电子文字材料 (发言稿、幻灯片、公文扫描件、评价材料) 等, 较为真实地再现了院士一生的学习工作、学术科研、社会活动等人生轨迹。
1.4 材料整理和补新
为保证院士的实体档案材料都能找到对应的位置, 也为以后的补充完善提供空间, 采用的是问题与载体相结合的分类方法, 为:生平传记类;重要手迹类;社会活动类;奖状、证章等实物类;声像类和其他类。通过拍照、扫描方式, 形成实体档案的电子版存储, 对存放在异地或暂且不能移交的实物以及被分散在其他门类档案中的材料原件进行数字化采集, 再利用数字化档案管理系统进行统一编目, 实现档案材料的完整归档。同时密切关注院士的动态, 实时更新补充重要材料。
2. 开发利用
2.1 深化史学研究
科技名人泛指在科技领域主要在科学研究中, 造诣深湛, 学术超拔, 成就卓越在国内外有一定影响的科技界知名人物。颜龙安院士, 这位将自己毕生的精力奉献给了我国水稻杂交良种研制和繁育的杰出科学家, 育成的“珍汕97A”“二九矮4号A”“汕优2号”等品种在全国累计推广应用1.33亿公顷, 约占全国种植杂交水稻总面积的50%, 增产稻谷2000亿公斤。主持发现的世界首例“萍乡显性核不育水稻”和编著出版的《杂交水稻繁制学》等科研成果在国内外均产生了重大的影响。作为主要完成人发明的“籼型水稻杂交水稻”成果获得1981年度国家发明特等奖。所有在科研活动中所形成的文字、图片、声像等不同载体的材料, 记录着他的学术专长、学术成果及国家水稻科技发展, 对研究我国杂交水稻育种进程、对院史研究和编史修志, 还原历史原貌具有参考和查证作用。
2.2 提供学术服务
颜先生于2007年当选为中国工程院院士, 院士申报材料就是他40多年科研生涯的业绩总结, 是我国杂交水稻育种研究的珍贵史料。从申报材料中的科技报告、专著部分所展开的卷宗可以看到:在长期的杂交水稻研究中, 他为科技创新不懈奋斗, 解决了一批关键技术难题, 取得了一批重大科技成果, 选育和推广了一批超高产组合良种;带领他的创新团队, 研究成功我国野败“三系”不育系选育, 使我国的杂交水稻研究一直保持世界领先水平。院士档案中的科技材料是我国农业科技的智力信息库, 是实现农业科技创新的重要智力资源, 它不仅为水稻育种技术研究、良种的研制和繁育提供宝贵的经验个借鉴参考作用, 而且对农科各专业的发展、品种的研制及总结有着极其重要的作用和意义, 具有很高的学术研究价值。
2.3 发挥教育功能
2008年3月22日, 中共江西省委、江西省人民政府作出了《关于开展向颜龙安院士学习的决定》。建立院士档案, 既是保留其生平历史、专业成就、社会贡献的真实记载, 也是认识了解院士的过程。通过研究院士档案, 可以挖掘其中的宝贵财富, 院士踏实的人生轨迹、严谨的科学态度和高尚的人格魅力, 在全省科技界已经产生了广泛深远的影响, 作为档案工作者, 应最大效率的发挥档案的宣传教育功能, 通过阅览服务、展览服务、名人研究、资料编研等多种途径弘扬科学家坚定信念、艰苦奋斗, 自主创新、勇攀高峰, 团结协作、甘为人梯, 默默无闻、无私奉献的精神, 引导和教育年轻科技工作者, 胸怀祖国、服务人民、献身科学, 求真务实、开拓创新, 使创新文化和科学精神得到更好的传承、发展。
2.4 打造档案文化精品
2014年中办国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》中明确指出, 加大开发力度, 加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发, 提供深层次、高质量档案信息产品。这要求档案工作者必须创新档案编研理念和手段, 才能深入挖掘院士档案的文化价值和信息价值, 从而更好地开发出档案文化精品。在强化自身信息创新素养的同时, 联合各方社会力量, 借助外力, 合力进行编研开发, 不断创新编研选题, 利用互联网技术实现档案信息产品共享。目前的编研成果有:传记《人生要留下自己的脚印—记中国工程院院士颜龙安》 (王小斌著) 、专题片《中华农业英才奖获得者颜龙安》 (农业部人事司制作) 等。下一步院档案室将联手萍乡档案馆举办网上展览, 以数字化的展示形式, 图文并茂、详实全面地展现颜龙安院士的生平历史、专业成就、社会贡献等, 为我省数字档案馆的建设助力添彩。
3. 发展前景
江西省农业科学院成立于1934年, 是全省规模最大的综合性农业科研单位。80年风云坎坷, 80年薪火相传, 几代农业科技工作者的执着钻研、无私奉献, 围绕江西农业主导产业发展的需要, 选育出了一批又一批高产优质新品种, 为江西乃至南方地区农业现代化作出了重要贡献。“十一五”以来, 全院初步形成了以颜龙安院士为代表、中青年骨干为主体的学科带头人队伍和人才梯队。
为使尊重科学、尊重知识、尊重历史、尊重人才得到具体体现, 充分发挥档案在推动现代农业科技自主创新、传承弘扬创新文化与科学精神中的独特作用, 院档案室将在进一步完善院士档案建设的基础上, 加大建档力度, 稳步推进全院科技名人档案建设工作。
3.1 将二级、三级研究员以及部分具有发展潜力的中青年专家纳入建档范围
包括全国杰出专业技术人才奖获得者、国 (省) 贴专家、省学科带头人, 获省突出贡献人才奖, “赣鄱英才555工程”、“百千万人才工程”省级入选者, 农业部行业科技专项首席专家, 现代农业产业技术体系科学家等。
3.2 实行科技名人档案常规化管理
根据国家有关档案法规, 制发本单位的《农业科技名人档案管理办法》和实施意见, 对名人档案工作的意义、组织实施、建档范围以及名人档案的收集、分类整理、鉴定、保管和利用工作进行明确规定, 并配备专款、专人、专库, 为名人档案工作的稳步开展提供保障。
3.3 探索建立科技名人访谈专题
为填补历史空白和弥补档案断层, 完善名人档案的建设内涵, 探索建立具有独特史料价值的口述档案。操作时须掌握必要的访谈技巧, 坚持学术成长经历和学术成果两条主线, 通过口述访谈, 引导科技名人对自己的求学历程、师生关系、学术成就、学术成长经历作全面回顾。
科技事业造就科技知名人物, 科技名人档案进而助推科技事业, 要使这种良性循环得以持久, 档案工作者必须勇敢地承担起时代赋予自己的历史责任, 强化专业素质、提升专业水平, 拓展档案工作领域, 保证科技名人档案建设的高标准、高质量, 使这份宝贵的“历史文化遗产”, 助力营造崇尚自主创新的良好科技氛围, 为深入探索和总结科技事业发展规律和人才成长规律, 提供可资借鉴的原始素材。科技名人档案建设无疑是一项利在当代、功在千秋的意义重大的系统工程。
摘要：颜龙安院士是我国籼型水稻杂交水稻研究的开拓者和主要发明者之一。本文通过建立院士档案的实践, 引发院士档案开发利用方面的思考, 进而对推进科技名人档案的建设提出了工作思路。
关键词：颜龙安院士,科技名人档案,建设,服务科技
名人档案建设 篇2
《课程标准》 中要求”知道我国是一个有着几千年历史的文明古国“。我们
谈中国传统文化和文明历史，不能不谈历史上的一些重要人物。我国历史上有许 多的杰出人物：教育家、军事家、史学家、文学家??他们的辉煌成就让人类历 史的星空熠熠生辉。
作为教师，我们得让孩子们了解到我国历史上的一些杰出的人物，了解祖国 灿烂的文化，在感性认识的基础上，萌发爱国情感和民族自信心。[学情分析] 五年级的学生对历史人物有一定的概念，对历史人物所处的朝代及取得的成 就和影响，有大致的了解，但是无法体会出历史人物对自己或对现实生活的影响 和意义，无法客观评价历史人物。他们调查、搜集、演绎信息的能力均有一定 的水平，课前能较好地按老师的指导完成任务。教学时，注意以人带史，通过对 历史人物所处朝代、取得成就、造成影响的了解，对历史的发展有个大致的认识，同时注意将历史人物与学生实际生活联系起来，通过谈历史人物对自己的影响和 自己对历史人物的崇拜，体现出学习历史对现实生活的意义。[设计思路] 五年级的学生们在过去的学习、生活中已储备了一些历史名人的知识，教学 中，应引发他们思考、发现和熟悉更多的历史名人及他们的伟大的成就，将历史 人物、故事与学生实际生活联系起来，让历史名人的成就、精神激励学生，让历 史名人的生平事迹，激发学生树立正确的人生观。通过学生谈历史人物对自己的 影响和自己对历史人物的崇拜，引导学生在现实生活中理性追”星“。课堂以活 动教学方式为主，激发学生们的学习热情和参与兴趣，引发学生内心真实的道德 情感体验和感悟，在此基础上，注重学生多元化能力的培养。[活动目标] 1．知识与技能：了解我国历史上的一些杰出人物，了解祖国灿烂的文化。2．过程与方法：学会思考、收集、分析和整理的方法。
3．情感、态度与价值观：欣赏古代人民的聪明才智，珍视祖国的历史与文
化，并为之感到自豪；挖掘历史人物、历史故事中的积极因素，分析对现实生活 的影响，形成积极向上的生活态度。[课时分配]一课时 [教学准备] 学生:：
1、收集孔子、孙子、司马迁等历史人物的相关资料，可以是图片、作品、也可以是文字（名言、生平、小故事)等。
2、收集自己喜欢的历史名人资料（名言、古诗、故事、书、图片等），准备 各种颜色、各种形状的小卡纸，教师：
1、进行”心中的偶像“调查，收集孔子、司马迁等历史人物图像及相关资 料。
2、搜集历史名人图片或文字资料，制作多媒体课件。[重点与难点] 1．教学重点：了解孔子、司马迁等在中国历史上有较大影响的历史人物的
思想和事迹。通过学习开阔视野，增长知识，进一步了解中国古代灿烂的文化，了解中华民族名人辈出。
2．教学难点：激发学生珍视祖国悠久历史和灿烂文化的情感，挖掘历史人 物、故事中的积极因素，分析对现实生活的影响，形成积极向上的生活态度。[教学过程] 活动一：心中偶像我来说
师：前一阶段，老师在我们五年级同学中进行了有关”心中的偶像“调查，通过调查，我了解到了，每个同学的心中都有崇拜的偶像。谈起偶像，同学们都 有说不完的话。今天我们就一起来聊一聊我们心中的偶像吧。师：谁先向大家介绍一下你的偶像？
（生：孙悦、刘翔、孙悟空、周杰伦、姚明、成龙、乔丹、牛顿、爱迪生、杨利 伟、费俊龙??学生纷纷说出偶像名字并说出崇拜的理由）
师：无论是体育健儿、影视明星、功勋卓著的科学家还是英姿飒飒的航天员，在我们心中他们都是那么光彩照人，令人钦佩！他们都是我们心中的一颗”星“。活动二：历史名人我来识
师：其实，在我们中华民族五千年的历史长河中，也涌现了许多杰出的”星 级“人物，教育家、军事家、史学家、文学家、书法家??他们宛若灿烂的明星，在人类历史的星空熠熠生辉。我们一起来看一看吧!人物一：孔子 师：（出示名言）”三人行，必有我师焉，择其善者而从之，其不善者而改之“。师：相信这句名言同学们都耳熟能详了，知道这是谁写的吗？（孔子）师：（出示孔子画像）有谁了解孔子呢？ 生：（参考P101资料以及自己搜集的资料）师：（请学生谈谈对孔子的了解，引导学生从生平、思想、事迹、著作、名 言等方面来谈）
师小结：每年孔子诞辰(公历9月28日)期间，即公历9月26日至10月10 日，在中华民族始祖轩辕黄帝诞生地、孔子故乡、著名历史文化名城山东省曲阜 市都会举行国际孔子文化节。（出示）
师：全国各地孔庙上千座，我国泉州府孔庙位于市区中心、百源川池西畔。同学们去拜过孔子吗？
（生：参与积极性高，七嘴八舌讲了去孔庙拜孔子、领红蛋、开笔、许愿??等 有趣的、有意义的事）
师：为什么孔子离我们两千多年了，还有那么多人知道他，纪念他呢？
（生讨论交流：因为孔子是古代伟大的教育家，思想家。他对中国的思想和文化 影响最大，最久远??）
师：几千年来，后人不仅留下这些名胜古迹来纪念孔子，还记录了他流传下 来的许许多多的精神财富。人物二：司马迁
师：同学们知道吗，我们一代后人了解古人的事情，很多时候都是通过《史
记》知道的，它为我们传承着宝贵的历史记忆，而它的作者司马迁更为人们敬佩。师：谁能给大家谈谈对司马迁与《史记》的了解。（出示司马迁史记图）生：（参考P101资料以及自己搜集的资料）生：（补充交流：他撰写了中国历史上第一部纪传体通史。《史记》语言生动，形象鲜明，不仅对后世史学影响深远，也是优秀的文学作品，被鲁迅称赞为：”史 家之绝唱，无韵之离骚“。它和以往史书不同，他是以一个个历史故事记载了中 国自黄帝以来三千多年的光辉历史。）生：（交流搜集到的历史小故事）
师小结：司马迁的故事和事迹，体现了中国人的一种坚忍不拔的精神。这种 精神是我们中华民族的精神特质，是我们中国人的人格魅力，我们一定要学习和 继承这种伟大的精神。
人物：孙子、王羲之、李白、徐霞客
师:除了上面所交流的孔子和司马迁的事迹外，孙子、王羲之、李白、徐霞 客等伟大的历史人物，他们也一样光彩熠熠，恩泽后世，光照环宇。
师：课前，同学们也搜集了很多这些历史人物的资料，我们一起来交流交流。（生：参考P101资料以及自己搜集的资料，通过交流补充，说说名言，读读诗 歌、讲讲故事、谈谈历史名人对我们的影响??）活动三：文化遗产我继承
师： 我国是一个文明古国，从古至今出现了很多伟大的历史名人，他们的
思想是一笔巨大的文化遗产。今天，同学们通过互相探究、交流，了解了我们国 家几位历史名人，了解了他们的思想，知道了他们对中华乃至世界文化的深远影 响，我们要继承和发扬这笔宝贵的文化遗产，把我们的国家建设得更加繁荣富强。活动四：历史名人的名字大家说
师：同学们，中华民族五千年的历史长河中，不仅涌现出了孔子，司马迁等 杰出的人物，还有许多数不尽的历史英雄名人等着我们去学习，去探索。师：（出示：孔子、孙子、老子、司马迁、李世民、王羲之、苏轼、李白、李时珍、岳飞、秦始皇、屈原、张衡等历史名人的图片让学生欣赏）
师：说说你在课件中都看见了哪些历史名人？你能否也说说你心目中杰出的 历史人物的名字？ 生：?? 师：要是你课前有收集到他们的图像的，你就把他的图像贴在黑板上，要是 没收集到图片的，就把他的名字写在黑板上吧。生：（贴、写）师：（在黑板中间写下”历史名人“几个大字，并在黑板四周画上一些彩色 星星图案。）今天，我们班的教室可真是群星荟萃，星光灿烂！
师：要是能按照一定的类别把历史名人组成一支支小队，那一定很有趣，想 不想动动脑筋，动动手，为历史名人分分类？ 师：（给历史名人分类，可以指导学生按朝代，或按性别、姓氏、个性品质、专业领域等不同的标准分）生：（各学习小组按不同的标准给名人分类，并介绍自己的分法。）活动五：历史名人的故事大家讲
师：这些名人中有古代皇帝，有诗人，还有爱国人士和科学家等，相信同学 们一定非常想知道在这些历史名人身上曾经演绎过怎样的故事。师：谁愿意上台给大家来介绍一下呢？ 生：?? 师：通过名人故事的讲述，相信同学们对伟大的历史名人有了更深刻的了解，名人的成就铸就了今天的辉煌，名人的精神影响着一代又一代的后人。当然，名人的话语也同样激励着许许多多的人奋发向上。同学们，你喜欢哪位名人的什么名言，它给了你什么启示？大家都来谈一谈吧！生：（学生每人说名言，谈启发）
师：名言是浓缩的人生精华，希望历史名人名言能激励你们去实现心中的美好的梦想。活动六：历史名人的精神大家颂
师：同学们，名言让我们了解了名人的思想，体会了名人的精神世界，如果此时此刻，历史名人穿越时空来到我们教室，你想怎样表达对他们的崇敬与热爱之情呢？ 生：?? 活动七：历史名人的档案大家做
师：同学们，老师跟你们一样，也有许多自己崇拜的历史名人，为了更好地记住他们，老师还为他们制作了历史名人档案呢。（出示）十大文豪
伟大诗人--屈 原 史家第一--司马迁 才高八斗--曹 植 冲天大鹏--李 白 诗中圣哲--杜 甫 诗坛领袖--白居易 文坛全才--苏 轼 驰骋疆场--陆 游 剧作大师--汤显祖 红楼绝唱--曹雪芹 十大科学家
通天知地－－张 衡 医家方祖－－张仲景 数学泰斗－－祖冲之 笔注华夏－－郦道元 长寿药王－－孙思邈 科学巨星－－沈 括 天文巨子－－郭守敬 华夏神医－－李时珍 中西会通－－徐光启 启蒙先驱－－宋应星
师：在这些历史名人档案里，你们知道老师最崇拜的是谁吗？ 生：（大胆猜想）
姓名：岳飞，字：鹏举，南宋军事家，民族英雄，写作有千古绝唱的名词《满江红》。岳飞善于谋略，治军严明，其军以”冻死不拆屋，饿死不掳略"著称。在其戎马生涯中，他亲自参与指挥了126仗，未尝一败，是名副其实的常胜将军。师：老师最崇拜的历史名人是--岳飞，我还为他制作一张个人的名人档案卡呢。（出示）
师：同学们，想不想也动手为你心目中的历史名人做做档案卡呢？ 生：（学生制作名人档案，教师辅导，档案的形状可以各种各样，内容形式也可不同，例如，图像、名言、自己想对名人说的心里话等）生：（学生展示并介绍档案卡片）
师：同学们都做得很好，过后我们会把这些历史名人档案卡粘贴在班级的学习园地中，做到资源共享，互相学习，共同进步。
高校名人档案收集工作的策略研究 篇3
关键词：高校名人档案档案收集档案管理
高校名人档案主要是指在高校发展和各个学科领域内，造诣精深、学术超群、成就卓越，在国内外具有一定影响的教授、专家、学者等人的档案。高校名人档案不仅是对高校名人成长过程的完整反映，也蕴含着高校的历史变迁，甚至某一学科的发展历程，收集整理高校名人档案是对高校档案资源的有力补充，也是记载和延续高校独特文化精神的重要方式。鉴于此，本文重点以笔者所在单位为例，在对高校名人档案收集工作进行梳理的基础上，就其存在的问题提出相应的解决对策。
一、高校名人档案收集工作的现状
随着社会经济的发展，名人档案所具有的巨大社会价值、文化价值、科学价值正日益凸显，名人档案的收集工作亦变得尤为重要，在这样的背景下，国内各高校相继开展了一系列名人档案的收集工作。自1984年起，南京大学档案馆率先组建名人档案后，许多高校档案馆便开始进行名人档案的收集工作。2000年，北京大学在校长办公会通过了《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》；2002年，华中农业大学开始启动名人档案的收集工作；2006年，武汉大学开始建立名人档案。截至目前，南京理工大学、东南大学、中南大学、北京师范大学、北京邮电大学等高校均建立了名人档案。就笔者所在单位而言，自20世纪90年代初便开始收集名人档案，至今已收集49人的4900余件档案，其中包括如毛泽东、周恩来等签发的校领导的任命书，部分高校名人获得的国家科技奖励的证书、奖杯，专利证书，珍贵的手稿、笔记等，有效地补充了馆藏资源。
二、国内高校名人档案收集工作中存在的问题及原因
（一）缺少相关制度的保障，难以有效开展收集工作
健全的制度保障对高校名人档案收集工作具有较大影响，然而，据笔者了解，目前与高校名人档案收集相关的制度并不完善。从宏观层面看，国家在档案收集方面的法律法规主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，虽然上述法律法规在档案收集以及高校档案管理方面进行了规定，但是并没有针对高校名人档案收集工作进行具体要求。从微观层面看，如高校名人档案包括哪些具体内容；对于具有重要意义的档案资料，档案所有者是否有义务交予档案馆保存；判断档案重要性的标准又该由谁来制定等在高校名人档案收集工作中遇到的重点难点问题并没有给予具体的阐释，这在一定程度上导致高校名人档案收集工作开展得较为缓慢。
（二）缺乏必要的财力、人力，导致难以持续开展收集工作
从资金方面看，高校档案馆与其他单位相比，在经费上往往捉襟见肘，其自身现有的力量不足以承担巨大的名人档案收集工作，导致名人档案收集工作很难持续开展。从人员保障方面看，近年来，名人档案中口述历史的收集工作变得十分重要，虽然档案馆可以借助人物的讲述获得丰富、珍贵的历史资料，但是由于此项工作涉及范围较广，特别是在后期更需要大量的人力对收集来的材料进行整理，目前高校档案馆已经在该方面表现出明显的人力不足。
（三）被动接收为主的收集方式，极大地影响了收集工作的质量
高校名人档案收集工作在多数情况下采取发布通知的方式，辅之以等待本人或其档案持有者与档案馆取得联系，表示愿意捐赠，询问是否能够接收档案的收集方式。同时，高校档案馆通常在有需要，如梳理名人人生历程、整理事迹、举办展览等活动时，才会主动去收集名人档案，平时较少及时主动地进行相关工作。这样的收集方式，不仅造成收集上来的名人档案数量严重不足，而且在质量上也难以保证。
（四）对名人档案缺乏系统认识，使得收集的档案不完整
为了较好地反映名人档案的全貌，高校名人档案中关于名人日常生活中形成的如日记、信函、各时期照片，各种音频和口述材料以及名人所获得的荣誉证书及其他有意义的实物等材料，都应该作为高校名人档案收集工作的内容之一。然而，目前高校档案馆更多地收集其生平材料，如自传、传记、履历表和业绩材料、论文、著作、研究成果等材料，一定程度上影响了名人档案的完整性。
三、国内高校名人档案收集工作的对策
（一）建立健全高校名人档案收集工作制度，推动名人档案收集工作的有序开展
首先，国家层面应该在《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的基础上，针对高校名人档案收集工作中遇到的难点问题，从宏观层面上给予具有针对性的指导，为高校名人档案工作收集工作提供较为明确的方向。其次，各高校应该以国家相关法律法规为原则，结合各自的历史发展、社会定位制定详细的管理规范，在规范指导下开展名人档案收集工作。2011年到2014年，笔者所在单位制定了《中国农业大学档案管理办法》《中国农业大学“人物档案”征集、归档管理办法》《中国农业大学人物档案管理实施细则》等具体规范。其中，针对名人档案，从建档对象，材料征集范围，档案的征集、保管和利用等方面做了具体规定。例如“征集档案要办理移交手续（一式三份，档案馆、单位、个人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书”等，为实现名人档案收集工作的规范化管理奠定了基础。
（二）争取资金和人力支持，保障名人档案工作的持续开展
1.调动社会积极性来争取专项基金。高校档案馆可以通过建立高校名人档案收集专项基金来提供经费支持，在筹备专项基金上，除了考虑学校拨款以外，最主要的来源还有社会公众的捐助。笔者认为已经毕业的校友，在校就读的学生，甚至其他社会人士等，都可以成为高校档案馆筹备专项资金工作中积极争取的力量。
2.为了保证名人档案收集工作的持续进行，在人员分配上，笔者认为可以通过举办名人档案展览来引起领导的重视，进而获得其他部门的支持。名人档案展览充分反映了档案馆对档案的理解、诠释和展示能力，可以说成功的档案展览是档案馆综合实力和水平的直观体现，同时，可以借此引起学校领导、有关部门和社会公众的关注，在以后的名人档案收集工作中更容易得到其他部门的支持，从而确保名人档案收集工作的可持续发展。
（三）加强主动收集，丰富收集方式
高校档案馆除了应该主动到名人本人或其档案保存者处尽力说服其捐赠档案以外，还要通过召开座谈会，借助重大活动，利用图书馆、博物馆等相关资源去积极地开展名人档案收集工作。一是召开座谈会，收集珍贵的名人资料。通过多次走访，俞大绂先生的学生、助手纷纷拿出自己珍藏多年的俞先生给他们的信件。其中，虽然俞先生的学生郑丽糯人在美国，但是听到相关消息，主动将信件的扫描件发送了过来。二是借助重大活动开展名人档案收集工作。笔者所在单位2011年举办了俞大绂诞辰110周年纪念活动，档案馆结合纪念庆典活动举办档案展览，期间走访了俞先生的儿子，并从俞先生的居住地收集到相关档案百余件。三是借助图书馆、博物馆等，收集部分散存在社会上的名人档案材料。通过在图书馆、博物馆展览或者为上述机构提供档案材料，使得众多在世的知名人士本人或离世的知名人士的亲人、朋友、同事、学生为我们提供有价值的散存档案线索，他们中的一些人还主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等。在上述措施的推动下，馆藏资源得到了极大丰富。
（四）拓宽收集领域，丰富档案内容
丰富全面的档案资料能够立体地展示一个人的人生历程和伟大贡献，使人物更加生动、丰满。笔者认为，在收集名人档案的过程中，不仅要注重人物科研和教学方面的档案收集，如论文、报告、研究成果、荣誉证书等收集，更要从馆藏资源入手，注重其日常生活资料的收集。截至目前，笔者所在单位收集了阎隆飞教授生前用过的钢笔、辛德惠教授生前用过的剪刀、蔡旭教授和学生的往来信件等。并在收集俞大绂教授（已故）的档案时，找到了他的京剧唱片、老式打印机、眼镜盒、钢笔等与其日常生活息息相关的资料，较珍贵的还有陈寅恪送给俞大绂的手杖，1980年俞大维从台湾寄给胞弟的新年贺卡，以及在特定年代俞先生的学习笔记等。通过对上述名人生活资料的收集，让人们对名人有了较为全面的认识，也为档案的利用服务工作提供了保证。
*本文为中央高校基本科研业务费专项资金资助“高校记忆档案收集对策研究”（项目编号：2015QC032）的研究成果。
参考文献：
[1]林林.论高校名人档案与校园文化建设[J].兰台世界，2006（8）：10.
[2]贾雪萍.高校建立名人档案问题探微[J].兰台世界，2005（8）：65.
[3]张永祥.档案展览的类型、作用及要求[J].上海档案，2007（5）：15.
[4]张卓群，吕丰.高校档案展览类型及其价值探析——以浙江大学档案馆展览实践为例[J].浙江档案，2008（12）：47.
名人档案建设 篇4
1 名人概念
1.1 何谓名人?
《辞源》对名人的解释是“有名誉的人”。《现代汉语词典》对名人的解释是著名的人物。何为著名, 《现代汉语词典》解释为有名。名人的定义是抽象的, 相对的, 不确定的。仅根据该定义不能完全确定某个具体人是否就是名人。而我们要建设名人档案文化, 界定一个人是否是名人的基本原则和标准是不可或缺的。因为, 确立名人的界定标准是研究名人档案的前提。为此, 自20世纪80年代中期, 由高校档案部门兴起收集名人档案开始, 就一直在讨论名人问题, 至今尚无统一的标准。
南京大学是建立“名人全宗”较早的单位, 该校包世同, 綦楠萍, 汤道銮撰文指出, “名人”系指国内外知名的, 在某一学科或领域作出过重大贡献颇有影响的, 学术上造诣较深, 独具一格的专家、教授、名流[1]。吉林市档案馆颁布的《吉林市名人档案馆筹建工作方案》中对名人的定义是:作出过杰出贡献的著名人物, 是社会各界、各领域具有重要影响的优秀分子, 是鼓舞人民群众团结奋斗、建设美好家乡的英雄群体。《新编档案管理学》第146页论述如下:“所谓著名人物应该根据其贡献和成就来确定, 即对社会进步, 人民生活、生产和科学文化、艺术事业的某一方面作出贡献的人”[2]。南京军区档案馆的黄颖、刘立帆、刘苏玲认为, 军队名人, 是指在军事领域的各项工作中和各个专业的科研活动中取得杰出成就、作出重大贡献并享有很高声誉和知名度的个人和集体[3]。《广东省名人档案管理办法》指出, 广东名人是历代广东籍 (包括在省外或国外的广东籍人士) 或曾在广东境内长期活动过非广东籍的政界、军界、工商界和科学文化界等领域具有重要影响的官员、专家学者和社会贤达及其他重要人物[4]。《云南省名人档案管理办法 (试行) 》规定, 所称名人指在某一领域、行业、学科作出过重要贡献, 产生巨大影响, 并得到社会和历史认可的历代云南籍或在云南工作活动过的非云南籍著名人物[5]。
综上所述, 构成名人的要素为:① 优秀分子、重要人物或英雄群体;② 其在不同历史时期、不同领域、行业、学科等为社会和人民做出过重要贡献、取得杰出成就;③ 其享有很高声誉, 颇有社会影响和知名度;④ 其促进社会进步, 代表先进文化, 有益于人民。
1.2 名人与人物
根据国内多年来对名人档案的管理实践来看, 讨论名人与人物, 直接与名人档案的建设有关。《现代汉语词典》对人物的解释是, 在某方面有代表性或具有突出特点的人。华东化工学院档案馆组建“人物档案”, 认为“人物”指在某一方面具有代表性或具有突出才能的人。将“才能”代替“特点”来定义“人物”似乎更为贴切。“人物”既不同于一般人, 也不同于名人[4]。而王群认为, 所谓人物, 从狭义上讲, 是具有一定名望的人;从广义上讲, 是指在一定的社会环境中, 凡在某一方面具有代表性或具有突出才能、作出一定成就的人。王群的观点显然对“人物”要求更高, “才能”“突出”还不够, 还必须“出成就”, 有才不显也枉然。这样, 每个单位都应有各自单位的“拿得出”“提得起”“数得着”的人物[5]。但是, 在此单位是人物, 到彼单位却未必也被公认是人物。推而广之, 名人与人物有国际与国内之别, 也有历史和现代之分, 范围大小、影响程度不尽相同。此有名, 彼未必有名, 此非著名, 彼未必不著名。所谓“名人”, 其实是一个相对的概念, 在不同的范围可以有不同的判断标准[6]。
总之, 名人一定是个人物, 而人物不一定成为名人;人物包含名人, 人物的概念比名人的概念宽泛得多;名人与人物的概念是相对的。
2 海洋名人的界定标准
上述观点有利于我们讨论海洋名人的界定标准。很显然, 海洋名人也是一个相对的概念, 没有放之四海而皆准、固定不变的可量化标准。我们要确立海洋名人界定标准, 也只能是一个相对的标准或基本原则。但这并不等于说, 海洋名人标准具有随意性, 相反, 公众心目中的海洋名人标准是趋同的。确定相应的标准十分必要, 对此决不可乱, 更不能滥, 否则将会造成多方面的矛盾和问题[6]。
2.1 海洋名人的一般标准
综合有关资料和海洋领域的实际, 海洋名人应是活动在各个历史时期海洋领域里或非海洋领域里但为海洋学科理论与实践作出历史性、创造性贡献的重要人物或杰出人物。其成名可能在某一历史时期与某一或某些事件有关。建立其界定标准一般应包含以下4个因素和原则:① 是不同历史时期在海洋领域管理与研究取得突出成就的杰出人物;② 是不同历史时期海洋界具有较大影响的重要人物;③ 是现代从事海洋企事业对国家作出重大贡献的社会楷模或公众人物;④ 其思想品德和优秀事迹是传承、丰富与发展海洋先进文化, 进行爱国主义、革命传统和海洋意识教育的可靠教材, 并被广为传颂。
需要指出的是, 海洋名人界定标准考虑的这些原则, 针对不同系统、区域、学科领域和范围内, 实践中会有一定的差别。海洋名人与历史时空、活动范围、影响程度、贡献大小、人格魅力和公认度等因素有直接关系, 换言之, 海洋名人因之而有历史与现代、国际与国内、海洋系统与非海洋系统、本系统与外系统、本单位与外单位之分。这些差别, 将直接影响到我们对海洋名人档案的收集范围。
2.2 海洋名人的具体涵盖范围
海洋名人的具体涵盖范围主要有以下几个方面。
2.2.1 古代历史海洋人物
我国古代历史海洋人物有秦方士徐福东渡瀛洲、东汉发现潮汐与月球关系的哲学家王充、东晋和尚法显由天竺航海回国、唐高僧鉴真及潮汐学家窦叔蒙、北宋航海家徐兢及潮汐学家燕肃、元航海家汪大渊、明航海家郑和、马欢及生物学家屠本畯、清民族英雄郑成功等[7]。
2.2.2 近代历史海洋人物
北洋海军提督丁汝昌、“致远”军舰管带邓世昌、民国海军部总长黄宗瑛、北伐海军总司令汤芗茗等[8];中国海洋科学研究事业奠基人之一宋春舫、海洋生物学开创者动物学家秉志等[7]。
2.2.3 现代海洋人物
(1) 海洋学术界:
在海洋科学技术研究方面独树一帜、取得了杰出成就、创新性成果的专家和学者。如为海洋科研作出杰出贡献的中科学院学部委员和院士、中国工程院院士、获国家最高科学技术奖者和突出创新成就奖者等。
(2) 海洋管理界:
在国家海洋机构筹建中的主要负责人;国家海洋机构主要领导人;海洋领域的历届中共中央委员和候补委员、全国人大代表和全国政协委员等。
(3) 海洋军事界:
著名海军高级将领以及现代海军英模英烈和英雄舰艇团队的杰出代表。
(4) 海洋实业界:
在海洋开发利用、发展海洋经济中作出杰出贡献、取得开拓性、创新性和重大经济社会效益的企业家。
(5) 海洋英模:
被中共中央、中央军委、国务院或国家职能机构授予荣誉称号先进个人与集体。
(6) 其他业界:
为发展海洋事业和建设海洋强国作出杰出贡献的其他著名人物。
3 建设健康向上的海洋名人文化
名利伴随人生, 名人史来有之。有淡泊名利的, 有重名轻利的, 有名利双收的, 也有巧取豪夺的, ……。名人万千, 有的流芳百世, 有的则遗臭万年, 有的德泽社会、惠及子孙, 有的身败名裂、祸国殃民。当今社会, 无尽物欲悖逆和谐的社会文明, 对“名利”的褊狭理解, 使人们的价值取向越来越扭曲。但有一种“名”不是为了换取“利”的。追求隽永与不朽是人性的一部分, 不是炫耀式消费所能取代的, 只要是名副其实的“名”, 往往对大多数人有益, 作为大多数人实在应该尊重它[9]。我们研究海洋名人的根本目的, 就是要尊重德高望重、发明创造、恩泽兆民的名人, 就是要弘扬与传承他们的高超智慧、勇于创新、拼搏奋进和甘于奉献的精神, 就是要旗帜鲜明地加强这样的海洋名人档案文化建设, 发展先进海洋文明, 倡导社会核心价值观, 为国家与民族的复兴而努力。
尽管海洋名人的界定标准具有相对性, 涵盖范围具有区域性或局部性, 掌握其标准要有政策性, 但坚持对人民的贡献、社会进步的促进和海洋文明的发展标准具有绝对性和严谨性。对于享誉国内外的海洋名人, 应是为世界海洋文明作出贡献的著名人物;同样, 对于国内或某个单位的海洋名人, 也应是国内或该单位海洋文化建设的重要贡献者和杰出推动者。海洋名人所处的社会环境范围有大有小, 知名度有高有低, 但必须是那个范围内的佼佼者和杰出人物。
笔者认为, 在全民族大力提倡建设社会文明、发展先进文化的时代, 在海洋文化建设日益进步的今天, 各涉海单位都应有计划、有步骤地建立海洋名人档案, 以发展海洋名人档案文化为契机, 制订各单位海洋名人的界定标准和海洋名人档案管理办法, 进一步推动单位文化建设, 以各单位海洋文化建设的“涓涓细流”, 汇成浩瀚无垠的建设祖国海洋先进文化的大潮。
摘要：由名人概念, 引入海洋名人界定标准的讨论, 阐明了海洋名人的具体涵盖范围, 指出了海洋名人标准具有相对性, 涵盖范围具有区域性或局部性, 掌握其标准要有政策性以及坚持对人民的贡献、社会进步的促进和海洋文明的发展标准具有绝对性和严谨性。同时建议, 各涉海单位应有计划、有步骤地建立海洋名人档案。
关键词：海洋名人,标准,海洋文化
参考文献
[1]包世同, 綦楠萍, 汤道銮.浅论建立“名人全宗”[J].中国档案, 1985 (4) :30-32.
[2]詹衍玲, 何江.构建名人档案几个问题的探讨[J].兰台世界, 2008 (8) :8-9.
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[5]王群.对建立我院“人物档案”若干问题的探讨[J].西安体育学院学报, 1995, 12 (1) :87-88, 96.
[6]黄明服.谈名人档案的征集[J].档案与建设, 2001 (4) :38-40.
[7]曾呈奎, 徐鸿儒, 王春林, 等.中国海洋志[M].郑州:大象出版社, 2003:1223-1224, 1246-1247.
[8]张侠, 杨志本, 罗澍伟, 等.清末海军史料[M].北京:海洋出版社, 1982:1-947.
高校名人档案研究现状 篇5
2011年6月14日，作者以“题名”为检索项，以“高校名人档案”为检索词，对1991年至2011年发表在中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库——世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库中的文章进行了检索，共获得20篇相关文献，经过对相关文献进行分析，高校名人档案研究呈现出如下几个特点：
（一）研究论文少。
20年来研究文献总量只有20篇，平均每年一篇。研究文献发表数量最多的2007年也仅有4篇，其它年份为2009年3篇，2011年、2010年、2006年各2篇，其余年份都是一篇。
（二）发文期刊级别高，核心刊物占多数。
发文期刊中核心期刊有兰台世界、档案与建设、浙江档案，一般期刊有云南档案、黑龙江档案、湖南医科大学学报、华中农业大学学报等，其中最主要的发文期刊是兰台世界，共发文8篇，占40%，其余期刊各发文1篇。
（三）研究内容广泛。
文章内容涉及高校名人档案建设的各个方面，包括收集、整理、保管、利用、网站建设、德育功能等等。
二、高校名人档案研究的主要内容
（一）高校名人档案的界定。
学者们对于高校名人档案这一概念内涵的认识还存在不同意见，至今还未形成一个比较统一的定义。如许平安、葛桂珍认为高校名人档案是指对学校发展和在学科领域内有影响的、做出了突出贡献的专家、学者、教授，在教学、科研及社会活动中形成的具有保存价值的各种载体的原始记录。叶小洋认为名人档案是指各专家学者在长期的工作、学习和生活中形成的，具有保存、利用价值的、不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物。萨茹拉、陈喜军认为高校名人档案指高校名人在其从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体形式的文件材料。
（二）高校名人档案建设的意义。
学者普通认为高校建立名人档案可以丰富馆藏，能反映每个历史时期高校鲜明的时代特色，也是档案管理部门自身不断发展的需要。申细秀、陈建群、李君在《高校名人档案的建设》一文中认为：（1）名人档案是国家档案的重要组成部门，是丰富档案馆藏的重要内容。（2）高校中的许多名人往往是某一学科理论的缔造者、继承者或某些专用技术的发明创造者，记载着他们多年奋斗历程的个人档案反映了相关科学、文化、艺术的发展过程。（3）高校名人作为知名的专家、学者，曾经为我国的高等教育及科学、文化事业的发展做出了卓越的贡献。高校名人档案不仅有“存史”之意，更有“育人”的功能。杨振丽等认为：（1）高校名人档案能够反映历史风貌，具有珍贵的历史价值。（2）高校名人档案可为人才学研究提供丰富的史料。（3）高校名人档案具有极好的宣传教育作用。（4）建立高校名人档案有助于保证档案材料的安全与完整。
（三）高校名人档案的征集。
征集工作是档案工作的基础，“万丈高楼平地起”。学者们普遍认为高校名人档案在征集对象上应有所侧重，征集方法可灵活多样，在征集内容上则应尽可能齐全、完整，宜宽不宜窄。许平安、葛桂珍在《高校名人档案收集工作的实践与探讨》一文中认为高校名人档案收集的对象主要有三类：一是学校在编人员中，在教学科研方面有突出成就并在学科领域内有影响的知名教授、专家和对学校建设与发展有突出贡献的校级领导；二是曾在学校学习、工作过，在国内外有影响的著名专家学者、担任国家重要职务的党政领导、以及为社会发展产生了积极影响的知名人士；三是来校考察访问的国家领导人和国内外知名人士。杨振丽等则认为收集对象是国家科学院士、国家工程院士、活跃在国内外学术领域并被国家授予称号的“有突出贡献专家（或作家、艺术家）”、历届校领导、博士生导师、学科带头人、资深教授等人物作为收集对象，一般从最著名人物开始收集。在征集方法上李君等认为可采取以下方法进行征集：一是界定标准，定位对象。二是多种方式，多种途径，如接受捐赠、寄存和购买。三是规定范围，确定重点。四是争取重视，发文征集。五是宣传得力，以情动人。六是转变观念，抓住时机。在收集内容上刘超认为主要包括：生平材料，如自传、传记、回忆录、日记等；社会活动的材料，如文章、报告、演讲稿、题词、口述历史材料等；业绩材料，如论文、著作、研究成果、书画、文学艺术作品等；评价性材料，如纪念性、回忆性、评述性及研究介绍性材料等；证照材料，如证明材料、各类证书等，包括声像材料、实物材料等不同载体形式的材料；与名人有关且有收藏价值的其他材料。
（四）高校名人档案的整理。
科学合理的整理有利于保管，提高利用率和查全率。针对这一问题，刘超认为在整理时要以“人”为单位进行整理，还要注意以下问题：（1）对馆藏名人档案，按人名实行集中管理，实行一人一号，按进馆顺序编制顺序号。（2）名人档案应以每个名人为单位设立全宗，内容主要包括：名人介绍、档案内容及整理说明、档案交接文据和目录清单、档案保管状况和统计记录等。（3）根据载体、类别的不同，选择以卷或件为单位，按国家标准和规范进行整理、编目、编号和排架。王玉平认为高校名人档案种类繁多，有文书档案、图片档案、音像档案、实物档案等多种类型，因此在整理时应采用不同的整理方法，如文字类材料应按文书档案的整理规则进行整理；音像类则按音像类档案整理方法整理；每一类都要按时间的先后顺序立卷。田明霞在《试论高校名人档案的管理》一文中则认为在整理时首先区分全宗。其次做好分类工作，根据名人档案中归档材料的内容，首先把全宗内的档案按年度分开，然后在每个年度下面再分问题，这样按年度——问题组卷，亦可根据每个名人材料的多少灵活组卷，已故名人的档案排在前面。
（五）高校名人档案的开发利用。
学者们对高校名人档案开发利用的方式、途径进行了深入分析，提出了不同的办法。雷文彬在《高校名人档案建设纵横谈》中谈到高校名人档案开发利用的方法：（1）组织档案编研，挖掘名人档案的人文资源。可以由档案部门牵头和参与，组织相关专家、学者，对名人档案进行系统而深刻的研究，推出高水平、高品位、高质量的成果，如名师教书育人录、校友名人成才记、严谨治学的大师等等以名人为支撑的校史资料；对一些出类拔萃的名人，还可以组织专家、学者进行专门的研究、讨论，陆续推出名人教育（管理）思想研究系列丛书。（2）开放档案展示，强化名人档案的教育功能。可开设长期性的校史展览厅，不断丰富更新，对全校师生进行爱校、爱国教育；举办名人系列展览，展现名人辈出的实况，对师生进行严谨治学、革命传统、奋发成才等多方面教育；多方开设名人窗口，扩大名人效应。（3）提供档案服务，发挥名人档案的辐射效应。在丰富馆藏的基础上，采取多样化的服务形式，如咨询服务、教育服务、编研服务、网络服务等。通过提高服务效率，提高服务质量和扩大服务范围，把名人的辉煌辐射到四面八方、千家万户。而叶小洋则认为可采取以下几种方式提供利用。一、编辑、出版名人的学术论文、科研成果，传播名人的学术思想。二、充分利用名人档案资源，设立校史展览室。三、举办名人纪念展览、校友业绩展览，为学生树立生动形象的楷模。四、利用名人档案开展档案编研工作。五、利用名人档案建设校园环境，打造“环境育人”的校园文化。
总之，20年来各学者对高校名人档案进行了不同程度的研究，取得了一定的成果，但也存在不足，主要是研究的深度不够，研究的内容主要流于传统的征集、保管层面，不够深入，有待于广大档案工作者不断研究、探索。
摘要：本文对二十年来国内高校名人档案的研究成果进行统计, 分析了其特点, 并分别对高校名人档案的界定、意义、征集、整理、开发利用进行归纳和总结
关键词：高校,名人档案,综述
参考文献
[1]许平安, 葛桂珍.高校名人档案收集工作的实践与探讨[J].华中农业大学学报 (社会科学版) , 2003, 03.
[2]叶小洋.浅谈高校名人档案的开发利用[J].云南档案, 2007, 03.
[3]萨茹拉, 陈喜军.试论高校名人档案的思想教育功能[J].内蒙古师范大学学报 (教育科学版.2007, 11.
[4]申细秀, 陈建群.李君.高校名人档案的建设[J].湖南医科大学学报 (社会科学版) , 2009, 01.
[5]杨振丽, 藏春香, 于梅.高校名人档案的建立与收集[J].黑龙江档案, 1999, 03.
[8]李君, 陈建群.申细秀.高校名人档案征集办法探讨[J].兰台世界, 2009, 10.
[9]刘超.高校名人档案建设初探[J].兰台世界, 2011, 02.
[11]王玉平.浅谈高校名人档案网站建设[J].兰台世界, 2007, 11.
[12]田明霞, 试论高校名人档案的管理[J].河北职工大学学报, 2000, 06.
科技名人档案分类研究 篇6
“名人档案”即为“人物全宗”, 它通常指“著名政治活动家、科学家、文学艺术家以及其他著名人物, 在其一生活动中形成的全部档案材料”。科技名人系指名人中的科学家, 泛指在科技领域主要是指在科学研究中, 造诣深湛, 学术超拔, 成就卓越在国内外有一定影响的科技界知名人物[1]43。科技名人档案是指反映科技名人一生经历和贡献的具有查考、保存、利用价值的不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物的全称, 它记录着著名科学家、学者的学术、教育与社会活动等, 可从不同侧面、不同角度折射出某一时期、某一地区的科技发展历史、社会变迁、现实生活以及科学家成长的经历以及影响因素, 是具有很高的历史价值和学术研究价值的珍贵史料, 也是探索人才成长规律的基础素材。
国内名人档案的研究始于1984年1月南京大学建立的名人“全宗”[2]8, 并迅速在档案界引起共鸣, 但由于名人档案在一定程度上存在“私有”的特点, 所以征集难度较大。2009年12月, 由中国科协牵头的老科学家学术成长资料采集工程的启动, 极大地推动了各高校、研究机构对科技名人档案建设的进程。
迄今为止, 中国还没正式出台科技名人档案的建设规范, 尽管1993年上海医科大学完成《高等院校科技名人档案管理规范》的制定[3]64, 但是该规范并未被使用和推广。因此各名人档案征集单位的工作基本是各自为政, 依据自行制定的名人档案管理办法、管理规范进行名人档案建设。分类是档案管理的基础, 类目的科学性和合理性直接影响档案管理的科学性。本文对科技名人档案的分类进行研究, 旨在提出一个科学、系统的名人档案分类体系, 以推进科技名人档案建设的科学化、规范化和数字化进程。
二、人物全宗分类的相关研究
D.Theodore Mc Allister曾经说过, 对于档案馆或博物馆来讲, 希望尽可能全面地收集某一人物的全宗资料[4]327。既然是全宗, 就决定了名人档案资料可能包罗万象, 类型和载体复杂多样, 因此科学、系统地制定一个科技名人档案类目有着较大的挑战性。目前为止, 对于科技名人档案分类研究的成果并不太多, 利用“ (名人档案+人物档案+人物全宗) and (分类+类目+整理) ”对中国期刊全文数据库、博硕士论文以及会议文献数据库进行检索, 获得涉及人物档案类目的相关研究文章仅有51篇, 其中涉及分类研究的文章更是少之又少, 仅有常奎芳等人的《浅谈名人档案的分类整理》[5]40和叶柱琼的《高校建立著名人物档案类目初探》[6]133两篇, 其中高校建立著名人物档案类目初探一文以人物活动内容 (事由) 为依据将名人档案分为综合类、实物等七大类, 这种分类方法较多借鉴了《高等学校档案分类体系》。而浅谈名人档案的分类整理一文, 则是将事由和出版类型混合在一起进行分类, 将名人档案分为生平、活动等10类。分析51篇研究文献以及各档案馆的名人档案管理规范, 我们发现在名人档案分类中, 共有三种观点, 一种是首先将档案按照载体分为纸质、音像电子载体和实物载体三个一级类目[7]42, 一级类目之下再分若干二级类目。另一种是打破载体形式界线, 均以 (事由) 问题作为分类依据, 例如同样是证书, 无论是纸质证书还是电子证书, 都归入荣誉类, 这种方式比较适合于数字化档案的管理。第三种是将声像档案、照片档案、电子档案、实物档案等单独作为一个大类与纸质资料的一级类目并列[6]133。目前《中国科学院著名人物档案建档规范》、《北京理工大学人物类档案归档管理制度》等均采用第三种分类方式。第三种分类是先考虑保存管理的需求, 再结合事由原则进行分类的, 因此采用的单位较多。
三、科技名人档案类目的设置及档号编制
1. 全宗的划分。
以人物为单位划分全宗。划分全宗就是将产生于同一相对独立活动过程的文件集中在一起, 并使它们与产生于其他过程的文件分开, 以便保持并充分显示档案文件在这种同一活动过程中形成的本质有机联系[8]50。全宗是以一定的社会单位为基础而构成的, 根据全宗的基本理论———来源原则, 我们将不同的科技名人定义为不同的社会单位, 根据每个名人资料进入档案馆的时间顺序给定顺序号, 以避免科技名人姓名重名的现象。一个科技名人就是一个社会单位, 无论这个人物的身分、政治立场如何变化, 只构成一个全宗, 在档案整理和分类时要尊重全宗, 不得拆散。
2. 一级类目设置。
档案的类目又称类名, 是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。档案类目规定了一类档案的性质和内容范围, 以便区别于其它的档案。为了资料管理和利用方便, 通常需要按照一定的规则, 对全宗内的资料继续进行一级类目、二级类目, 甚至多级类目的划分。全宗内档案分类的方法很多, 但常用的主要有四种:年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、形式分类法[9]。对于人物全宗来讲, 我们可以选择年度、问题、形式中的任何一种方法或任意两种方的组合来进行分类, 即问题、形式、问题—年度、形式—年度等。
对科技人物全宗进行类目划分时, 除了要遵循档案分类的科学性、逻辑性和实用性的基本原则外, 还要遵循科技名人档案形成和本身所固有的规律, 一位科技名人的成才不是一蹴而就的, 从社会学角度来看, 一个科技名人首先是一个处于社会中的人, 他的学术成长, 不仅与求学历程、科研活动是密切相关, 还与家庭环境、社会变迁、社会交往密不可分。因此在全宗内进行类目设置时, 要考虑通过类目能直观反映出科技名人的各种活动或影响其成长的各种因素, 这样有利于研究者系统地研究科技名人成长的因素和规律。
目前的国内研究中名人档案分类中有相当一部分是采用人物活动 (即问题) 为原则的分类方法[2,6]。借鉴已有的研究成果, 围绕科技人物的活动内容和范围, 依据档案的问题分类原则, 我们将科技名人档案分为生平传记 (ZJ) ;创作 (CZ) ;教育教学 (JX) ;科研 (KY) ;公务活动 (HD) ;信件 (XJ) ;亲属材料 (QS) ;评价类 (PJ) (报道、同行学术评价) ;其他 (QT) 九个大类;由于音像 (YX) 、照片 (ZP) 、电子 (DZ) 和实物 (SW) 四种特殊载体的资料保存时需要防磁、避光的特殊环境或特殊的装具, 因此将音像 (YX) ;照片 (ZP) ;电子 (DZ) ;实物 (SW) 四类特殊载体单独作为4个大类与纸质资料的9个一级类目并列, 共构成十三个一级类目, 类名采用汉语拼音首字母作为代码, 以便于记忆和使用。另外, 也可以将档案按照载体分为纸质、音像电子载体和实物载体三个一级类目, 纸质资料根据问题分类下再设置9个二级类目, 音像资料下以载体再划分成录音带、录像带、照片、幻灯片、胶卷、平片和磁盘等9个二级类目。但是我们更倾向于前者。
以科技名人活动为核心的问题分类方式的特点是内容之间的联系紧密, 系统性强, 便于读者进行主题研究。例如, 要研究家庭环境对科技名人的影响可以直接从亲属材料中获取相关佐证资料, 研究影响科技名人成长的关键事件, 可从传记资料中获取。但是以问题分类原则进行分类也存在不同程度的缺点, 这种只管主题不管形式的分类会将各种出版形式不同的资料组在一卷内, 参差不齐, 不利于保存和管理, 同时也给资料的编目造成很大麻烦。众所周知, 不同形式资料, 编目所采用的元数据有很大差异性, 例如手稿要描述书写材料和用具, 而正式出版物则不需要描述书写材料和用具, 而要描述出版信息等等, 因此同一活动内的资料可能涉及多个元数据模板, 使编目工作变得复杂起来。因此从资料保管的有序性和整齐性来看, 可能选用资料形式作为分类依据的分类方法更合适一些。
从资料的保存和管理角度出发, 也可以选择资料形式为分类原则。根据档案资料的形式或特点进行分类, 使保存时整齐划一, 编目更简便。例如, 可以将各类证书汇集为一类, 既包括求学证书、也包括获奖证书以及各种证件类等。按照档案的形式分类我们将科技名人档案分为:传记类 (ZJ) ;证书、证件类 (ZS) ;信件 (XJ) ;著作 (ZZ) ;图纸 (TZ) ;评价 (PJ) ;其他 (QT) ;音像 (YX) ;实物 ( (SW) 九大类。以资料形式为原则的分类方式, 在资料存储和管理上更具优势, 但是各类资料之间的内容缺乏有机联系, 因此需要依靠编目时充分揭示资料的内容特征, 通过主题索引 (主题检索) 建立各类资料之间的有机联系。目前中科院档案馆的著名人物档案采用的就是资料形式分类原则, 它将名人档案分为生平传记、音像、证书、手稿、信件、著作、新闻报道、逝世后形成的材料、其他9大类。中科院档案馆可能考虑到手稿在一定意义上具有文物价值和重要的史料价值, 而单独设置手稿类, 试论高校名人档案的管理[10]46一文等研究文章中也都单独设置手稿类。众所周知, 在档案分类中, 要遵循分类标准同一性、子项互不相容的原则, 各级类目都必须遵循统一的原则, 即不能在不同的类目中采用不同的分类原则。这种单独设置手稿类的方法, 尽管在一定程度上可以凸显某些原始创作的作用和地位, 但是本身违背了分类标准的统一性和子项不相容原则, 实际操作时很容易导致子项相容、类目交叉的问题。例如:书信、生平传记等都可能以手稿形式存在, 因此在分类时, 把书信的手稿归入书信还是手稿需要有一个内涵和外延的界定。如果把所有手稿单独作为一类, 部分书信的手稿则在书信中无法体现, 而且可能导致来信和复信的分离, 割裂了资料内容上的有机联系。因此在科技名人档案中不建议单独设置手稿类目。
3. 档号编制。
为实体档案编制档号的目的是给每一件档案一个唯一的识别号, 以便于存储和查找。一个完整的档号由四部分组成, 第一部分科技名人序号, 第二部分是分类号, 第三部分是案卷号, 第四部分是件号。案卷号是指同类中每一“件”按时间顺序排序后, 依次装入卷宗盒内, 再按顺序给出每一盒的流水号, 这个流水号即为案卷号。案卷号设三位数字, 起始数字为“001”。
在上文中, 我们分别讨论了采用以人物活动为核心的问题分类和以资料形式为核心的档案分类方式, 并讨论了两种分类方式的优点和缺点。在研究全宗划分的问题时, 常常将重点放在“保持有机联系”的问题。从某种程度上讲, 以人物活动为核心的问题分类更有利于将资料内容有机联系在一起, 方便科技史研究者或某一学科领域的科研者有效利用资料进行某一主题的相关研究, 更有利于档案的利用。而针对于实体档案的管理来讲, 以资料形式为核心的分类方式可能会更有利一些, 但是为了方便研究者使用, 必须建立完善电子联合目录, 在联合目录编目中对资料进行细分, 并充分描述资料的内容特征和外表特征, 以便将资料之间的内容有机结合起来, 才能发挥其更大的史料价值。由于科技名人档案资料类型和载体的复杂多样, 一套科学的分类体系制定, 不仅是按照档案的某些理论来进行规定, 重要的是要在实践中进行不断的检验、修改才能逐步达到完善, 本文可谓抛砖引玉, 希望各位档案学的前辈共同来参与和完善这项有意义的工作。
参考文献
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[9]陈兆祦.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 2005.
做好名人档案工作之管见 篇7
1. 确立征集对象是前提。
开展名人档案工作的第一个环节, 就是确立征集对象, 即“解决什么是名人”和“什么是名人档案”的问题。档案部门应根据本地实际情况, 确立名人的范围和名人档案的范围。就我省而言, 名人应为历代黑龙江籍或曾在黑龙江境内长期活动过的政界、军界、工商界、科学文化界等各个领域具有重要影响的官员、专家学者和社会知名人士及其他重要人物;名人档案应为著名人物从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的, 对国家、社会及其本人有保存价值的重要材料, 主要包括生平传记、著作、书画、手稿、笔记、日记、来往信件、先进事迹、党和国家领导人及国外学者对其评价、聘书、奖励证书、照片、声像材料及去世后的唁函唁电、悼词等材料。
2. 健全管理制度是保障。
完善的规章制度能保护名人档案所有人的所有权, 名人的肖像权、著作权、专利权等权益不受侵犯, 解除他们的后顾之忧, 为以后的征集工作创造良好的条件。第一, 制定名人档案征集办法及归档范围。对名人档案要有一个清楚的界定, 并将具体人物列举出来, 对名人档案的归档范围和重点要有确切规定。这样有利于名人档案的移交和收集的规范化。第二, 对名人档案的收集、整理、保管及利用应制定出具体的办法, 以保证名人档案收集、整理、保管和利用的完整、规范、安全。
3. 多种征集方式是手段。
名人档案的征集工作不同于一般的行政工作, 不能用硬性的行政手段去强制推进, 而应当更多地借助宣传解释、交流沟通、感情联络和适当的经济手段等非行政手段加以展开。首先, 档案征集人员在掌握征集线索后, 应尽快与名人或者名人家属取得联系, 向名人或其家属发出征集函, 并附上相关征集说明。也可先与名人电话联系, 简单介绍档案馆征集名人档案的一些情况, 与名人建立初步的联络, 为下一步的征集工作打下基础。其次, 在名人收到征集函后, 应及时与其联络, 宣传名人档案建档工作, 争取获得名人的支持和配合。再次, 与名人直接接触是征集名人档案最直接、最有效的方法。在必要时候, 为征得名人的同意可以直接登门拜访。档案征集人员要有信心和耐心, 以诚感人、以情动人, 最大限度地争取名人对档案征集工作的理解和支持。所以, 搞好跟踪服务也是名人档案征集过程中常用的方式。此外, 还应加强与组织人事部门和教育、医疗、卫生、体育、科技等部门的沟通联络, 及时了解掌握本籍名人的最新动态, 在名人省亲、回乡观光的时候, 主动做好征集工作。
4. 创新收集模式是途径。
收集工作是档案工作中的重要一环, 档案工作人员必须下大力气将名人档案收集齐全完整。创新收集方式, 既要想办法直接找名人去征集材料, 也要做工作争取他们主动把档案材料交给档案馆来保管, 通过以点带面的示范效应使名人档案的收集工作得以全面开展。捐赠原件有难度的名人档案, 可采用寄存、代管的形式;对于捐赠重要的实物档案的单位或个人应予以奖励, 如发放捐赠证书、纪念品或奖励金;对于一时收集不上来的档案实物, 可以采用复制、拍照的办法进行收集。此外, 还要注意对如下两种不同类型的名人采取不同方法进行收集。一是对老年名人, 要抓住时机, 用重点抢救的办法开展收集工作。二是对年轻名人, 要加强联系, 以跟踪了解为主, 在不影响他们工作的前提下, 有计划地上门收集。
5. 科学整理是关键。
名人档案涉及文书、科技、声像、实物等多种档案类别, 其整理的总原则是按照档案整理的一般方法, 采取相应的整理方法进行整理立卷。但名人档案的特殊性也决定了在整理时可采取一定的特殊方法, 如可根据名人档案收集材料的特点和实际情况, 将其划分为生平类、著作类、手稿类、文章类、信函类、音像类、实物类等, 再按照相关整理原则和方法进行整理, 同类别档案整理方法应保持一致。
6. 有效开发利用是目标。
高校名人档案征集办法探讨 篇8
1. 界定标准, 定位对象。
由名人的涵义可以看出, 名人的成就和贡献, 名人的影响力是衡量名人的主要标准, 个人的成绩和贡献以及影响力的大小, 决定其知名度的高低。高校的基本职能是教书育人和科学研究, 因此高校名人档案的主要征集对象应该锁定在教育、科研领域中德高望重, 学术造诣颇高的人士。不同高校可以根据自己学校的实际情况, 制定出适合自己学校的名人标准, 确定名人对象。这里的“实际”, 既包含高校自身人才结构的实际, 也包括档案馆的馆藏容量大小, 实际接收能力, 一切以适合为最高标准。像中南大学两院院士多, 国家级教学名师多, 重点征集的对象就是出类拔萃的领军人物。
2. 多种方式, 多种途径。
《档案法》第三章第十六条规定, 名人档案的征集有三种方式:接受捐赠、寄存和购买。“接受捐赠”是指名人或其家属自觉自愿向档案馆捐赠。“寄存”是指对于不愿赠送的, 可将材料寄存档案馆, 也可在征得本人同意后, 将材料翻拍或复印, 原件归还本人。“购买”的操作性不强, 一般高校档案馆经费不足, 名人档案的价值又很难确定, 征集方式应确定为鼓励捐赠和寄存更为现实。当然经济条件宽裕的高校也可以用货币形式达到征集的目的, 这种方式在发达国家的一些高校中屡见不鲜。名人档案征集途径:一是向名人曾经工作过的单位和组织征集;二是向名人自身征集;三是向其亲朋好友征集;四是在人事档案中找名人档案的补充;五是通过图书馆索引向各级图书馆征集。
3. 规定范围, 确定重点。
原则上, 能全方位反映名人在工作、学习、生活中活动情况的材料均应收集齐全。收集时应以纸质材料为主, 其他图片、声像、实物等载体为辅。因为在名人一生活动中形成最多的是文字材料, 它对表现名人在教学、科研工作及社会活动中取得的成就更为直观。但是, 在实际征集过程中, 征集范围也只能作为一种原则来理解, 而不能教条式地一成不变地执行。每位名人成长的经历是不尽相同的, 像美国新上任的总统奥巴马是以演讲取胜的总统, 那么他的演讲材料就是特色。在具体征集中, 更多情况是档案部门很难按范围将材料征集齐全, 因此要突出材料征集的重点。
4. 争取重视, 发文征集。
名人档案征集工作是一个很复杂的系统工程, 争取学校领导的高度重视是其中重要的一个环节。如能以学校名义向名人所在的院、系下发征集函, 使名人档案征集有章可循, 改变档案馆四处求找的局面。各院系指定一人负责, 根据名人的具体情况与档案馆协商收集事宜, 订立奖励法, 同时对指定人员加强监督, 这样征集工作才能从档案部门的行为升格为学校的行为, 才能成为登得大雅之堂的名正言顺的行为, 才能使师生员工认可的合理行为。在征集函中措辞要严谨, 征集对象与非征集对象之间有明确的层次界限, 但也要留有余地, 为下一批对象的征集打下伏笔。例如, 中南大学档案馆征集函中特别强调“限于档案馆的库房条件, 名人档案的征集工作将根据情况分批进行”, “待新校区建成后, 档案馆库房条件得到根本改善后, 逐步扩大征集范围”, 这样一来, 学校的教授、学者们更能理解, 则不会产生抵触情绪。
5. 宣传得力, 以情动人。
积极向名人本人或其家属宣传档案部门的职责, 宣传名人档案的意义, 不仅上门宣传, 档案馆还可指定专人与某一建档对象及其家属建立经常性联系, 互通信息, 耐心宣传, 反复深入细致地做思想工作, 使被征集者的思想逐步转变, 从不愿意到积极配合。通过举行名人档案捐赠仪式, 运用校刊、学校新闻网、学校电视台等媒体宣传名人档案的收集, 还可以邀请名人及其家属到档案馆参观已建立的名人档案, 使他们亲身感受到只有档案馆才能确保档案材料的完整和安全。例如, 中南大学档案馆已部分征集了被誉为“地洼之父”的陈国达教授档案材料, 并设立了专门档案, 为后人著书立说及宣传陈老先生的光辉一生发挥了不可低估的作用。此类档案不是死档案, 不是装门面, 而是利用率高、提升档案馆馆藏的亮点档案。
6. 转变观念, 抓住时机。
征集名人档案也是一门学问, 采取灵活多变的方法, 多听征集者的意见和要求, 逐步扭转困难局面。对于一时半会思想工作做不通的, 也不要急于求成, 可采取缓收策略, 有打持久战的准备。根据各人的不同情况, 收集时应分轻重缓急: (1) 对于刚过世的名人, 应适时向家属征集, 因为此时形成的材料是名人一生中较完整的, 应竭尽全力去收集, 一旦错过时机, 有可能材料被家属处理掉, 造成遗憾。 (2) 名人还在世, 对于愿意捐赠 (或寄存) 材料的, 可先征集一部分, 等名人仙逝后, 再向其家属征集。
名人档案建设 篇9
关键词：数字档案馆,名人档案,档案信息资源
传统意义上的高校档案侧重于党群、行政、教学、科研等大类档案的收集与管理工作,而忽略了名人档案信息的收集整理。随着档案工作的信息化发展的进程加快,尤其是在高校数字档案馆建设的大背景下,要求档案信息资源收集更要顾及方方面面,名人档案信息资源的收集、整理从某种程度上丰富了数字档案馆建设的档案信息资源。通过名人档案信息资源的挖掘,不仅能使高校名人的科研态度和治学风格得到继承和发扬,也从某种意义上推动了高校的校园文化建设。
中医院校名人档案全宗是指名人(指本校的知名人士,在中医类学科或者中医类某一领域作出过重大贡献、学术水平较高的专家、教授、学者等)在其一生活动中形成的具有保存价值的图表、文字、图像视频等载体文件材料的综合体。
1 中医院校名人档案信息资源挖掘的意义
1.1名人档案是高校档案的重要组成部分
高校名人档案是丰富档案馆藏的重要内容,中医院校一般都是建校历史悠久,名人、大家众多,有些知名教授、专家、国医大师在教学、科研活动中形成了许多内容丰富的成果和材料,具有非常重要的保存价值,而这些信息资源对于了解本校的历史变迁、学术沿革以及教学思想的发展有着重要参考价值。高校档案馆(室)建立名人档案全宗,通过对这些名人档案的收集整理,建立丰富、完整的名人档案数据库,不仅充实了馆藏,也传承了学校的校园文化。
1.2 名人档案展现了中医院校的办学特色
中医院校是我国中医学科领域专家、学者、教授汇聚的地方,他们在教学、科研和社会活动中形成的有价值的材料,对于了解中医院校的人才培养和学科建设有着重要的参考作用。中医院校作为培养中医方面人才的摇篮,通过建立系统、完整的中医类名人档案,不仅展示了本校学术、教育水平的特色,也是对传统档案工作的创新,有利于优化馆藏结构、丰富馆藏内容、传承中医历史文化。
1.3 名人档案征集助于学校档案保存的完整性
中医院校名人档案信息资源的挖掘不仅保护了高校的历史文化财富,同时也赋予了高校名人一种荣誉感。此外,通过对名人档案的广泛征集,不仅使得名人档案信息资源日趋丰富,还为学校编写校史、校志等方面的工作提供了重要的参考资料。
1.4 名人档案发挥了“存史育人”的文化功能
名人档案真实记录了中医名人们学习、工作和生活历程,向中医学子们展现了名人全方面的学习历程和科研成果,这些都是一代代师生学习的榜样,是启发和激励年青一代的生动教材,也是培养学生科研能力、创新精神最真实的素材。中医院校名人档案中保存的教学科研成果,对在校教师及大学生有很重要的启示和指导意义,可激发他们进行中医科学研究的兴趣,培养创新精神。
2 中医院校名人档案信息资源收集、管理现状
2.1 名人档案收集整理缺乏系统性和完整性
一方面,由于名人档案归私人所有,大部分名人没有归档意识,或担心自己的学术成果归档后被别人剽窃借鉴,而存于自己手中不重视个人建档,导致档案材料不能移交给档案馆(室)。在这些名人中,随着时间的推移,他们存有的许多反映校史、早年从事科研教育的珍贵文件材料,正在逐渐流失。另一方面,有的学校档案管理部门没有安排专人进行名人档案的征集、整理,从而导致名人档案信息资源的收集缺乏系统性和完整性。针对这些状况,档案管理部门应该制订具体有效的措施,制定相应的名人档案规章制度以保证名人档案资料收集的完整性。
2.2 名人档案材料管理缺乏制度和和规范化
名人档案在高校档案管理实施方面是一个弱点、难点。国家教委办公厅编著发行的档案文件《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》,并没有把名人档案列入高校档案工作的范畴,因此,名人档案的管理也就缺少标准化、规范化的依据。各高校自行制定名人档案方面的规则制度,或者根据对本校名人档案资源组成的理解来开展这项档案工作,没有标准化和规范化,也导致了很多高校没有开展名人档案的征集工作。
2.3 重视程度不够,档案收集渠道狭隘
一方面学校主要领导不重视、档案意识淡薄,导致其他领导及教师的“跟风”效应。另一方面,有归档意识的名人归档程度及深度不够,应该归档的档案材料没有保存或保存不全,造成遗失或缺失现象严重。
由于名人档案设计方面广、类型多,数量大,大部分院校对于收集与管理缺乏统一的领导和集中管理,有的学院或部门收集到名人的档案材料后自行管理,没有及时移交到档案部门,有的甚至无人管理,管理水平参差不齐,也缺乏必要地沟通约束机制。这些情况都使得高校档案管理部门无法获得名人的全部有价值的档案材料,造成名人归档材料不完整,直接影响到了名人档案的归档效率和质量。
2.4 综合专业水平不高,缺乏规范管理
数字档案馆建设背景下,名人档案管理需要既懂信息化专业知识,又要熟悉档案业务的复合型人才。而目前一些高校的档案人员没有经过专门系统的信息化专业知识培训,缺乏档案基础知识和技能,造成名人档案的归档没有按照一定的程序进行,随意性大,给名人档案管理工作造成了困难。
3 数字档案馆背景下中医院校名人档案信息资源挖掘及利用
3.1中医院校名人档案信息资源挖掘的对象
学校在编、在岗人员中,在中医教学科研方面有突出贡献并在该学科领域内有一定影响力的知名专家教授,以及对学校建设和发展有突出贡献的校级领导;曾在本学校学习、工作过,在国内外有一定影响力的著名专家学者、担任国家重要职务的党政领导、以及在中医相关领域为社会发展产生了积极影响的知名人士;来校考察访问或者参加与学校相关活动的国家领导人和国内外知名人士。
3.2 名人档案信息资源挖掘内容
反映名人一生经历及其主要活动的生平材料,如自传、传记、回忆录、日记等;反映名人职务活动、社会活动、国际交往的各种记录材料,如文章、报告、演讲稿、题词、被邀请出席各种重要会议的通知、在各种会议上所作报告底稿或提纲、担任某些职务的聘书等;反映名人成就的材料,如论文、著作、研究成果、书画、文学艺术作品等;社会及舆论对名人研究、评价的材料,如纪念性、回忆性、评述性及研究介绍性材料等;与名人有直接关系的材料,如证明材料(履历表、职务任命书等)、各类证书(学生证、工作证、毕业证、学位证、获奖证书、荣誉证书、任命书、委任状等)、奖章、信函等;反映名人活动的声像(录音带、录像带、照片、光盘等)、实物等载体形式的材料;个人书信(包括名人发给别人的信稿和收到别人寄来的信件);名人的口述历史材料等;与名人有关,并且有收藏价值的其他材料;名人使用过的有重要保存价值的实物以及受赠礼品等。
3.3 名人档案信息资源的整理归档
对征集到的名人档案信息资源进行科学合理的分类整理,不仅有利于保管,而且提高了档案的查准率和查全率。结合中医院校名人档案征集及整理办法,主要可从一下几个方面进行。
第一,对本校馆藏名人档案,按人名实行集中管理的原则,按照一人一号,按人名首字母及归档档案类别编制档案实体分类号:一级类目以名人首字母(MR)表示,二级类目以该人名首字母表示(如张三:ZS),三级类目以归档的该名人档案类别M表示(以M1、M2、M3、M4分别表示不同类目),如名人张三本人形成的档案则赋予该名人档案实体分类号MR-ZS-M1(M2M3M4)。
第二,名人档案应以每个名人为单位设立档案全宗,包括对名人的介绍、该名人档案归档内容及整理说明、档案交接单据和目录清单、档案统计记录等等。
第三,根据归档档案载体和类别的不同,以卷或件为单位,按照相关的名人档案整理规范和文件进行分类、整理、编目和入库保管。高校名人档案类目多,有文书类档案、声像类档案、实物类档案、电子类档案等,因此在分类整理时应采用不同的归档方法,如文字类档案材料应按照文书档案的整理规则进行分类整理;声像类则应该按照声像类档案整理方法整理;每一类档案都要按照时间的先后顺序立卷。例如:某名人归档的所有手稿、传记、论文等文字型材料档案可划分为M1类(例如:张三,则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M1-);归档的录音、照片、视频类档案可划分为M2类(例如:张三,则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M2-);归档的相关的以光盘、U盘、移动硬盘等为载体的电子类档案可归为M3(例如:张三,则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M3-);归档的实物类的如奖杯、奖牌等可划分为M4(例如:张三,则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M4-)。
3.4 数字档案馆建设背景下的名人档案信息资源利用
高校所有类别档案的收集保管其最终目的都是为了提供利用,名人档案也不例外,尤其是在数字档案馆建设的大背景下,如何将收集整理的名人档案以现代化的技术及手段对外提供利用服务显得尤为重要。
组织名人档案编研,深度挖掘名人档案的人文资源。可由学校档案部门负责,组织相关的专家,对一部分名人档案进行系统研究,形成系统性的成果,如出版关于该校的教授名录、校史、校志等等以名人档案材料为支撑的校史资料;对一些在国内外影响力较高的名人,还可通过组织专家进行专门研究、一对一访谈等形式,出版关于该名人的系列书籍。
定期进行非涉密名人档案展出,重视名人档案的育人教育功能。由于名人档案中包括科研机密和关于个人隐私的内容,在进行展出之前档案部门要根据档案法规和保密法的相关规定,确定可公开的内容,同时要取得该名人的同意之后才能展出。展出的形式可多种多样,既可在学校校史馆开辟单独的栏目进行长期性展出,也可在档案馆建设专门的展厅、展台定期对外开放,以此扩大名人效应,发挥名人档案的文化育人功能。
建立名人档案专题数据库。数字档案馆建设背景下,不仅要建立各种目录级名人档案数据库,编制各种检索工具,还要建立健全名人档案全文数据库、声像数据库。将收集归档的纸质名人档案定期进行扫描,并将扫描件及时挂接到档案管理系统中,这样不仅有利于查阅利用还有助于档案的长久保存。同时也可将归档的实物类档案进行拍照、标注,然后在档案馆网站上按照专题进行展示,使名人档案在学术传承和校园文化建设中,发挥出积极的作用。
4 结 语
高校名人档案不仅是重要的知识资源信息库,也是学校的珍贵文化财富。做好名人档案的归档工作不仅能收集到珍贵的历史文化遗产,丰富档案馆藏内容,更重要的是可有效利用这些宝贵的档案,发扬及传承名人艰苦学习的作风、严谨治学的态度,传播他们的科技、文化成果,充分发挥名人档案在高校中的教育、育人作用。
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