机关档案的建设

机关档案的建设（通用9篇）

机关档案的建设 篇1

全国检察机关统一业务应用系统是指,应用数字技术把修改后的刑事诉讼法、民事诉讼法、刑事诉讼规则、执法工作基本规范等内容固化下来,对检察机关每个办案环节设置明确的流程指引和预警功能,对办案流程进行统一的规划设计,对重要环节进行节点控制,使得案件从受理到办结全程网上运行的检察机关办案软件系统[1]。2013年10月21日,最高人民检察院第十二届检察委员会第十二次会议通过了全国检察机关统一业务应用系统(以下简称统一业务应用系统)使用管理办法(试行)[2]。统一业务应用系统使各种信息跨部门、跨地域流动,是推动检察机关执法规范化、管理科学化,提升检察机关公信力的重要举措之一。

一、统一业务应用系统对检察机关诉讼档案建设和管理的意义

1.统一业务应用系统使检察机关诉讼档案内容趋于统一,形式更为规范。因各地不同的办案模式、文书制作习惯、案件装订规范等因素,一直以来,不同地区的检察机关诉讼文书存在差别。例如:有些地区要求检察机关自行侦查的案件要注明案件来源、抓捕经过,并以独立的文书形式随卷移送。而有些地区却要求将上述文书统一归入审查结论报告或立案决定书中。类似这样“不起眼”的差异在各地大量存在,这在很大程度上造成了检察机关诉讼档案建设与管理上的混乱。而统一系统则很好地解决了这一问题,在统一业务应用系统中,新的网上办案模式将不同部门的工作,按照刑事诉讼法的要求,分为不同的办案阶段,并在每个阶段中配套大量的文书模板。案件承办人在受理案件后,只需要按照列表中的文书类别,生成相应的文书模板,按模板的内容逐项填写即可。这样的操作系统既做到了案件受理流畅清楚,又保证了文书模式的完整统一。同时按照办案步骤逐步生成的文书模式,也在一定程度上确定了纸质卷宗的装订顺序。这在完善文书格式、内容的同时,规范了卷宗的装订顺序,为检察机关诉讼档案建设与管理,提供了极大的便利。

2. 统一业务应用系统极大地促进了检察机关诉讼档案建设和发展。在统一业务应用系统实施前,检察机关诉讼档案管理部门每年不仅要搜集、整理一年来的纸质诉讼档案,而且要对纸质诉讼档案进行逐页扫描,存入电子信息库。基于庞大的案件数量,检察机关档案管理部门对诉讼卷宗的归档不可避免地具有滞后性。一般来讲,一年的刑事卷宗要等到次年三四月份才能上交到档案管理部门,到六七月份,卷宗才能顺利归档完毕。统一业务应用系统实施后,随着案件承办人的逐步操作,相应的文书材料在案件办理时已经自动生成,搜集到的证据也因统一系统软件操作要求扫描入电子卷宗。统一业务应用系统流程结束后,电子档案即整理完毕。这在很大程度上减轻了档案管理部门工作量的同时,也能保证诉讼卷宗,尤其是诉讼电子卷宗在案件侦结后及时归档,解决了以往诉讼卷宗归档的滞后性,极大地促进了诉讼档案的发展。

3.统一业务应用系统便于检察机关诉讼档案的统一管理。近些年来,各省、市、区(县)检察机关十分重视诉讼档案的建设工作,诉讼档案建设取得了一定的成效。然而,基于庞大的诉讼档案数量,及案件归档的滞后性,检察机关诉讼档案的统一管理存在一定的困难。以往,对诉讼档案的管理,仅限于自查自纠及上级部门的抽查。统一业务应用系统实施以后,由于其系统自身的授权,上级部门可以随时调取下级检察机关诉讼电子档案,随时查看相关案件的诉讼情况、文书及证据,及时对诉讼档案内容、诉讼程序、证据效力等内容进行监督和管理,这无疑很好地促进了诉讼档案的统一管理。

二、统一业务应用系统背景下检察机关诉讼档案建设存在的问题

1.对统一业务应用系统认识程度不足,对检察机关诉讼档案建设不够重视。相对于传统办案方式,统一业务应用系统开创了检察机关网上办案的新模式,其必然也一定会成为今后检察机关受理刑事案件,开展司法工作的主线。检察机关诉讼档案建设与管理也必将依附统一系统而向前发展。在统一业务应用系统运行初期,一些检察干警还没有熟练掌握系统基本操作,继而导致部分应制作的文书因不会操作而缺失;与此同时,基于“图省事、免麻烦、上传越多,越容易出错”的心理,一些检察干警在进行系统操作的过程中,没有按照规定将搜集到的刑事证据完整扫描并归入电子卷,没有将相关案卡填写完整,没有将同步录音录像材料完全归档保存。这些“不能操作、不想录入、不愿归档”的行为,势必会造成检察机关诉讼档案内容的缺失,势必不利于检察机关诉讼档案的建设和发展。

2.基于系统自身的原因,导致诉讼档案内容不全。现行的系统规定,超过50MB的超大文件不能上传到统一业务应用系统中予以保存。这是因为超大(大于50MB)的文件占用了有限的存储设备资源,降低了统一业务应用系统的适用效率,影响了网络数据传输速度,导致部分服务器速度过慢,影响办案效率。虽然,禁止大于50MB的超大文件上传暂时缓解了服务器的运行负担,然而,这种禁止性的规定却不利于诉讼档案的发展。一方面,刑事案件,尤其是检察机关自行侦查的职务犯罪案件,按照相关法律规定,询问证人、讯问犯罪嫌疑人要制作同步录音录像,有些复杂的职务犯罪案件,其询问、讯问笔录甚至长达七八个小时。而最终形成的录像文件,基本都会超过50MB。这样一来,部分的同步录音录像因上述禁止性规定而不能归入到诉讼电子卷宗,这无疑破坏了诉讼卷宗的完整性;另一方面,随着科技的不断进步,出现了许多电子证据,以佐证相关犯罪事实,例如:QQ聊天记录、现场录音、录像、光盘等,有些内容文件过大,也存在不能上传到统一业务应用系统的情况。这些可以直接佐证犯罪事实的关键证据若不能归入到诉讼电子档案,无疑直接影响了诉讼电子档案的发展。

3.亟须适应统一业务应用系统的人民检察院档案管理办法。为了加强人民检察院诉讼档案的科学管理,早在2000年,最高人民检察院根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》有关规定,结合检察工作实际情况,制定了《人民检察院诉讼档案管理办法》,并以八个部分,二十七项条文对检察机关诉讼档案的建设和管理作出了原则性的规定。而随之出台的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》又对其作了补充及说明。以上两个办法很好地规范了全国检察机关的档案管理工作。然而,随着统一业务应用系统在全国检察机关的全面实施,系统中出现了一些新的情况。一方面,统一业务应用系统中出现了新式的诉讼文书,例如:办案工作区申请表、主管领导审批手续、案件管理部门收案、送案通知书等,这些文书如何进行立卷归档,上述两个办法都没有涉及;另一方面,上述两个办法中,对文书具体内容如何撰写也鲜有规定。随着统一业务应用系统的推广,诉讼文书应如何制作,文书内容应怎样书写,需要统一的规范。

三、对统一业务应用系统下检察机关诉讼档案建设与管理的几点建议

1.加强培训工作,提高检察干警重视程度。统一业务应用系统在全国检察机关的应用和推广,不仅有利于提高检察系统案件办理效率,同时也促进了检察机关诉讼档案的建设和发展。一方面,要加强对检察干警的培训工作。首先,对一线办案干警进行全方位的整体培训。既要保证干警在现有岗位上熟练进行本部门相关业务的系统操作,又要落实在跨部门案件移送时案件流转的有序衔接。其次,要对主管领导、部门负责人等具有审批权限的人员进行有针对性的培训,避免出现因审批手续操作不当给后续案件办理带来不便的情况。最后,要加强技术部门专业人员的培训,强化他们自身的业务水平,提高他们处理系统突发事件的能力,以确保其对本院统一业务应用系统的监管和维护工作。另一方面,还需要提高广大检察干警对统一业务应用系统的重视程度,促进检察机关诉讼档案的建设和发展。检察干警对统一业务应用系统的每一步操作,特别是法律文书的具体内容,都将作为诉讼电子档案予以保存。这些电子数据,也是上级检察部门浏览诉讼卷宗、查阅案卷材料、进行责任倒查的主要依据。因此,要加强对统一业务应用系统重要性的宣传工作,使广大干警真正重视统一业务应用系统在检察工作中的重要地位。使案件承办人在制作法律文书时,适用法律准确无误,论述犯罪构成条理清晰,填写案卡全面完整,这样才能真正做到从思想上重视统一业务应用系统,真正促进检察机关诉讼档案的建设和发展。

2.要加强对统一业务应用系统软件的开发与利用。统一业务应用系统的研发与推广,可以说是电子信息平台和检察机关日常业务的完美衔接。在提高检察系统办案效率的前提下,更好地促进了诉讼档案的建设和发展。然而,由于统一业务应用系统全面推行的时间较短,一些实践中出现的系统“硬伤”还需要技术人员加以解决。一方面,要对系统硬件进行优化升级。增加统一业务应用系统服务器内存的同时也要扩充硬盘容量,以便能够使较大附件顺利上传至系统。另一方面,要对统一业务应用系统的操作进行升级。为了能够充分发挥系统硬件的性能提升优势,要采用性能更优、处理能力更强,运行更稳定、系统更安全的操作系统,以便更加流畅地进行系统操作;与此同时,要加强检察系统内网的专网维护,全面提升检察系统专网的信息传播速度。这样才能在扩大信息存储量的同时保证较大附件上传网络畅通无阻,保证系统运行的稳定,保证检察机关诉讼档案的全面、完整。

3.要出台适合统一业务应用系统的检察机关档案管理办法。统一业务应用系统的有效运行,不仅要依靠完善的系统设置,还需要依托健全的规章制度。只有做到优化系统配置,完善相关规章制度,才能真正实现统一业务应用系统设立的初衷,才能真正有益于检察机关诉讼档案的建设和发展。一方面,从制度上要对《人民检察院诉讼档案管理办法》和《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》进行修订。应从案件装订顺序、案卷文书制作、诉讼文书撰写等方面作出全面、系统的说明,使统一业务应用系统所生成的文书在装订入卷时有法可依、有章可循。另一方面,要加强上下级检察机关的沟通,特别是省级以上检察院和各地区检察院的沟通。下级检察机关,特别是基层检察机关,是日常处理各类检察事务的主力军,其自身更容易也更能够体会到统一系统的优势和不足。因此,要注意搜集各地检察机关对统一系统的建议和意见,以便更好地完善统一系统,出台更适合统一系统日常管理的规范。

机关档案的建设 篇2

一、紧贴中心工作，发挥处室能动作用

处室是服务中心工作的主体。为全市经济建设、政治建设、文化建设和社会建设服务，已成为我局各处室的自觉行动。在推进处室作风建设过程中，我们紧扣时代脉搏，努力做到经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务到哪里。

(一)深入建设现场，服务重点工程建设。大桥、大港、大学是南通人的世纪之梦，也是令人瞩目的重大工程。在三大工程建设中，我局相关处室主动深入一线，搞好档案服务。特别是在苏通大桥建设中，围绕“建一流工程，创一流档案管理”的目标，多次深入现场，对工程文件材料进行控制管理，使档案管理与工程项目管理同步进行。为了进一步抓好档案资料的管理与归档，监督指导处等相关处室参与研制了《苏通大桥工程项目竣工文件编制办法》，为苏通大桥建设项目文件的齐全完整打下了良好的基础。与此同时，只要全市有重大活动，相关处室都积极参与，主动服务。在“五城同创”、迎接省十六运召开和新农村建设过程中，都留下了档案工作者默默无闻、埋头苦干的足迹。

(二)整合档案资源，服务文化大市建设。文化是一个城市的灵魂，也是一个地区的核心竞争力所在。我们充分发挥处室作用，利用档案资源，积极参与文化大市建设。由办公室、法规宣教处、资源建设与开发处协同建设的南通历史文化展示中心，已成为中外来宾、广大市民，特别是青少年了解南通昨天、今天和明天的一扇窗口，成为传承南通历史文化的重要场所。上半年，该中心已通过了省级爱国主义教育基地的考评验收，被市精神文明建设委员会命名为首批未成年人思想道德建设示范基地。为了进一步拓展服务的广度和深度，资源建设与开发处又启动“记忆经典南通”工程，全方位记录和展示“十五”期间南通经济社会发展的辉煌成就，为进一步弘扬“包容会通、敢为人先”的南通精神奠定了厚实的文化基础。

(三)实施“三进”工程，服务民主政治建设。为了更好地推进政务公开，维护广大人民群众的知情权和合法权益，继在全省第一家成立文件资料服务中心以来，今年，保管利用处、现行文件服务中心等相关处室又组织实施了“三进”工程，把现行文件资料进政府门户网站、进行政审批服务中心、进街办社区作为服务广大人民群众的重点工程。上半年，“三进”工程全面实施到位，有效地实现了广大人民群众的利用需求与档案服务工作的无缝对接，普通市民可以通过多种渠道更登陆范文先锋fwxf.com查看更多文章加便捷地查阅到“红头文件”，随时获取最新的政策法规和相关信息。“三进”工程实施的头三个月，接待查阅的公众已突破54600人次。我们的`服务窗口，被市行政审批服务中心评为XX年第二季度“最佳服务窗口”。此外，办公室、资源建设与开发处、保管利用处等处室主动承担了全市深化政务信息公开配套文件的起草任务，编制了《南通市政府信息公开指南和目录编制规范》，受到了有关方面的充分肯定。

二、狠抓学习型机关建设，不断增强处室创新能力

处室建设是机关建设的关键，处室强则部门强。今年，我们以“处室作风建设年”为契机，通过理顺关系、整合职能，狠抓学习型机关建设，处室创新能力明显增强。

(一)高起点抓好规划，为学习型机关建设提供制度保障。为了把学习型机关建设各项活动落到实处，我们高起点抓好规划，在建立健全机关政治、业务学习制度的基础上，还研究制定了《关于建设学习型机关的实施意见》、《关于加强干部、职工在职教育的培训计划》、《关于鼓励职工参加各类学习的若干规定》。在抓好集中学习的同时，我们提倡以处室为单位，有计划、有步骤地学习档案业务、法律法规等知识，把学习型机关建设不断向深入。

(二)组织多层次专题学习，着力提高全员素质。为适应新时期档案工作的需要，必须培养一批既熟悉档案业务，又掌握其他相关知识的复合型人才。今年，我们尝试由各相关处室组织，处长和工作人员担任主讲，系统讲解计算机应用能力、文件资料整理规则、档案法律法规等相关知识，有效地提高了档案人员的业务能力。为进一步培养眼界宽、思路宽、胸襟宽的档案工作者，我们不断拓展学习内容，专门邀请专家学者举办社会主义荣辱观、档案工作信息化、南通地方史等六个专题讲座，强化了终身学习的理念，在全局(馆)形成了比学赶超的良好氛围。

机关档案的建设 篇3

文书工作档案工作实现计算机一体化具有重要意义。

第一,文书与档案之间的转化,从理论上看,应该是一个完整的过程,所以在机关办公自动化系统的设计中,遵循文件运动过程的规律,将文书的形成直至文件的归档视为一个过程,不能割裂,要把文件与档案的形成接口设置好,要确保文件向档案的转化实现“无缝连接”。因为,从文件到档案的转变过程本身就是一个连贯的过程,通过办公自动化系统要尽量保持文件与档案的这种转化过程中所具有的一种自然的“无缝”联系。只有实现这种“无缝连接”的办公自动化系统,才可能避免文件的丢失、遗忘等问题,最好地保留文件之间完整而清晰的相互关系,也只有保持了这种清晰的相互关系,计算机系统才能准确地对转化为档案的文件,进行科学的分类、标引和管理。

第二,在机关办公自动化系统中,文件在网上形成,并实现流通,又在一定的条件和环境下转化为档案。而档案的最终形成,又成为整个办公自动化系统有效性的一个重要的标志。文书的形成、流通,档案的形成、管理,是机关办公自动化系统中,相互依存、相互作用、不可分割的统一体,文书与档案在办公自动化系统中的整体性的过程化管理充分体现了文书与档案转化过程的关系,使文书、档案管理的高效与优化得到最充分的体现,避免了重复劳动。

当前,我们不仅要建设一个高效的办公自动化系统,而且这个系统一定要避免程序上的漏洞等影响系统不完善的因素,我们要力图使机关的办公自动化系统功能强大、性能稳定、专业性强,并能适应不同操作系统和网络环境,可平滑转入不同平台,实现自动转换,而通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。而机关的办公自动化系统,要能够体现文书、档案的整体性管理的原则和现行的文件归档办法,并可涵盖文书处理和档案管理全过程,集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研、借阅管理、档案保护等功能于一体,使档案利用者只需录入文件或档案基本信息,就能完成查询,也只有这样的办公自动化系统才可能是高效和优化的系统。

在机关办公自动化系统的建设中,要非常重视档案管理系统的功能建设。实践证明,没有一个强大的档案管理功能的办公自动化系统绝不会是一个有效的和优化的办公自动化系统。在整个办公自动化系统中,档案管理系统往往容易被人们所忽视,而这种不重视的态度恰恰造成了机关办公自动化系统的不完善和一种重大的缺陷。笔者通过对多家机关办公自动化系统的调查与分析发现,不少机关的办公自动化系统都存在档案管理程序的缺失和功能薄弱等问题,这已成为当前办公自动化系统建设的一个突出的问题。目前,不少单位在使用办公自动化系统的过程中,发现了这个问题之后,再重新对系统进行改造,而改造的结果又多不理想。因此,在整个机关办公自动化系统设计之初就要充分地考虑到办公自动化系统中的档案管理系统的设计等方面的问题,惟其如此,我们机关的办公自动化系统才有可能是高效和优化的。

在机关办公自动化建设中,我们要建立一个信息容量大、数据源唯一、著录项目详细、标准化程度高;图样、文字材料信息处理自动化程度高、检索功能强大、方式多样的档案管理系统,最重要的是该系统文书、档案管理过程连贯“无缝”。当然,该系统还应该具备应用软件通用性强,安全性、稳定性好,符合计算机信息系统管理的标准。但要建设高效的、优化的机关办公自动化系统,涉及的问题很多,我们绝不能因此忽视办公自动化系统中的档案管理系统的设计与配置。要想把办公自动化系统中的档案管理系统建设好,绝不是一件简单的事。

首先,在设计机关办公自动化系统的过程中,要把档案管理作为整个办公自动化系统中的一个重要的环节统一设计和建设,不能把档案管理这一项机关办公室工作中的重要环节排除出去,或分别设计,同时在设计档案管理系统时,要特别注意本机关工作的特点和文书材料形成与处置的规律,根据这样的特点和规律设计档案管理的程序与环节。因为只有依据本机关文书材料的形成规律设计的档案管理系统,才可能是有效的和便于使用的。

其次,在设计和建设机关办公自动化系统的档案管理系统时,要做好充分的调研,要广泛了解不同机关单位的办公自动化系统中档案管理系统的设计和操作的特点,并要注意档案管理系统应具有较强的扩充性、兼容性。同时要优化档案计算机管理系统界面,采用图形化接口,使操作过程一目了然。

再次,还要注意系统硬件的选择,档案管理系统的硬件要同整个机关办公自动化系统的硬件统一起来,不要另搞一套,造成硬件之间的不协调和不匹配。

我们要建设一个在文书或是文件的生成阶段就能对归档文书的真实性、完整性、有效性加以控制的,与机关办公自动化系统一体的档案管理系统,也只有这样的系统才可能符合档案科学管理的要求。目前,很多机关现行的办公自动化系统中的档案管理系统还不是很完善,还存在一些问题,这些问题如果解决得不好,不仅会影响到档案的管理,而且对整个机关的办事效率都将产生负面的作用。

机关档案的建设 篇4

根据中共鹤岗市纪律检查委员会《关于开展机关作风建设工作检查的通知》要求，我局认真贯彻落实文件精神，积极在局内开展机关作风建设工作自检自查工作，深入查找本单位自身机关作风建设工作存在的突出问题，并制定整改措施，现将我局机关作风建设工作自检自查情况汇报如下：

一、开展自检自查工...根据中共鹤岗市纪律检查委员会《关于开展机关作风建设工作检查的通知》要求，我局认真贯彻落实文件精神，积极在局内开展机关作风建设工作自检自查工作，深入查找本单位自身机关作风建设工作存在的突出问题，并制定整改措施，现将我局机关作风建设工作自检自查情况汇报如下：

一、开展自检自查工作情况

为了切实加强我局机关作风建设工作，我局于12月10日下午组织党员领导干部和机关干部职工召开了机关作风建设工作会议。

一是认真组织党员干部职工学习传达了中共鹤岗市纪律检查委员会《关于开展机关作风建设工作检查的通知》要求，并纳入我局个人xx目标考核内容;

二是为切实加强我局机关干部作风建设工作，还专门组织学习(鹤直工发[xx年]8)号市直机关工作纪律要求“八不准”文件精神和“八不准”补充规定的文件精神、纪委〈关于狠刹不良风气的规定〉文件精神;

三是通过学习，提高了认识，认真查找每个干部自己平时的主要工作态度，在履行岗位职责、遵守上班纪律、严格遵守请假销假制度、办事效率等方面存在的主要问题，对照检查、认真整改。

牢固树立纪律意识、责任意识、大局意识，切实加强机关作风建设工作，以务实的作风，良好的精神状态，努力抓好档案各项工作。

二、存在的主要问题

我局以开展此项为契机，认真开展了我局机关作风建设工作自检自查活动，深入本单位自身作风建设工作存在的突出问题，进行了整改落实，通过广泛征求意见和建议、开展交心谈心、自身查找的方式，主要有以下几个方面：

1、政治理论学习不够。

2、为人民服务的宗旨意识有待加强。

3、档案工作管理有待加强。

三、整改措施

(一)加强政治理论知识学习，努力营造学习氛围。

档案局党员干部职工要充分认识加强学习的重要性，切实增强学习的自觉性和针对性，努力创造学习氛围。

一是加强对“三个代表”重要思想、党的十七届五中精神和科学发展观、党的执政能力建设等重要理论的系统学习。

二是切实提高学习质量，坚持学以致用，更好地把学习成效体现到具体工作中。

浅析机关档案信息化建设 篇5

一、机关档案信息化建设的实施原则

机关档案信息化建设要以促进、完善企业信息化提升档案管理水平为宗旨, 以纳入“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”为原则, 以机关信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在机关档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为机关提供优质、快捷、高效的档案信息服务。作为科技发展的社会, 信息化不仅引发了一场全球性的产业革命, 也带来了一场行政管理方式的革命。机关信息部门也要将信息化建设作为推动档案事业发展的战略举措, 广泛应用信息技术, 加强信息资源的开发和利用, 提高机关档案的信息化管理水平。

二、机关档案信息化建设的核心内容

(一) 建立健全机关档案信息化标准规范体系。

在信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合机关档案实际情况, 制定相关机关档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

(二) 保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

电子政务信息的表现形式是电子文件。机关档案部门要针对电子文件易流失、易更改等特性, 对电子文件制发进程进行跟踪管理, 包括对制发电子文件的流程规范控制, 对背景信息、元数据的收集和封装, 对归档电子文件进行技术鉴定和内容鉴定及归档处理, 防止电子文件的非法或违规修改、毁坏、泄密等。为防止收集归档工作的盲目性、随意性, 机关档案部门应制定出科学、合理的电子文件归档范围和保管期限, 明确归档要求, 做好归档前的审核、鉴定、把关工作, 使重要政务信息得到妥善保管, 发挥长效的作用。

(三) 建立档案管理应用系统, 实现归档信息资源的有效整合。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。档案信息来源分布广泛, 在归档保存时, 要对信息进行有序化和分类管理, 使其结构合理、配置优化, 以便消除冗余信息, 使信息资源广泛共享利用。通过对信息的规范著录、标引、分类、排列, 使分散形成和存储的政务信息有序化。

(四) 加强档案信息资源建设, 确保安全管理。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据建设。推进机关档案案卷级和文件及目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照机关档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。机关办公自动化和其他业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其他业务信息系统的无缝连接。在建设信息资源的同时, 也要确保信息资源的安全管理。当前机关档案信息安全正面临病毒侵袭、黑客攻击、人为失误、系统故障、载体损坏等各方面威胁, 这就要求机关档案部门加强对档案信息的安全管理, 着重加强主机安全、网络安全、数据安全等方面工作。

三、做好机关档案信息化建设的保障措施

(一) 加强领导。

成立机关档案信息化建设领导小组及组织机构, 负责监督、指导、检查机关档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规范制度, 保证档案信息化建设稳步推进。

(二) 观念保障。

机关档案部门应尽快适应信息社会的发展需求, 转变传统的思想观念, 充分认识到机关档案信息化管理的潜在作用, 使机关档案信息工作与经济社会的发展趋势相一致, 以保证档案工作价值在信息社会的顺利实现。

(三) 资金保障。

档案作为信息资源的价值是随着实践应用而逐渐显现出来的。因此, 应正确认识档案工作的应有价值, 处理好投入与产出的关系, 加大档案信息化建设投入, 配备与之相适应的现代化设备, 实现档案管理信息化。

(四) 人力保障。

对机关档案室功能建设的一点见解 篇6

一、要集中优势力量, 加强机关档案室的建设

机关档案室是按部门设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料, 并向社会提供利用的机构。它更是面向社会, 面向大众, 为本地区广大群众服务的信息中心。机关档案室是社会公益性事业单位, 资金的投入主要是依赖政府。它的机关档案优势, 以全新的服务理念全面打造机关档案室的新形象, 有效拉近机关档案室与人民群众的距离。以它们为龙头, 带动其他各类档案室的发展, 从而满足各部门及普通百姓的需要, 提供更加便捷的服务。

二、要做好机关档案室各项基础业务工作, 充分发挥机关档案室社会功能

机关档案室为社会提供服务使档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好各项业务工作是使机关档案室社会功能得以发挥的前提。

1、整合档案信息资源, 提高存藏档案质量, 加强机关档案资源建设。

政府机关档案室一定要认真学习借鉴其他档案室先进的经验, 结合本地实际, 进一步解放思想, 更新观念, 与时俱进, 整合档案信息资源, 创新档案服务机制, 破除经费政府投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式, 建立起行政区域内机关档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式, 真正实现档案资源国家所有、社会共享, 充分发挥机关档案工作在全面建设小康社会的重要作用。

2、做好机关档案征集收集工作。

必须大力丰富存藏, 改善存藏结构, 建立机关档案信息资源的保障体系。必须加大力度, 走丰富存藏之路, 要突破传统的收集工作定势。一是接收档案的时间要提前, 对在经济建设和社会各项事业中有较大现实利用价值的档案, 可以打破十年接收的界限, 提前接收进室, 使其发挥更大的作用。二是接收、征集的范围要扩大, 对重点工程、重大活动、重要人物的各种门类档案都要及时收集进室, 必要时可以提前介入做好归档指导工作, 确保归档文件材料齐全、完整。

3、提高机关档案编研工作水平。

编研工作是档案利用工作的较高形式是开发存藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到机关档案室社会功能的发挥。从目前实际工作来看机关档案室编研工作水平有待提高。一是要加强政府机关编研力量。二是要提高政府机关编研产品质量。撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案室社会功能的实现中发挥了应有的作用。要充分利用存藏档案资料, 紧贴政府机关中心工作, 围绕社会难点、热点, 编纂相关资料, 发布最新档案信息, 为经济建设和社会发展服务。

4、全面推进机关档案信息化建设, 做好机关档案开放工作。

电子计算机的高效、准确有助于实现机关档案室的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点:一是加快机关档案数据库建设。将需求量大的政府机关核心部门档案进行数字化, 实行全文检索, 将存藏全宗案卷级目录输入计算机, 建设案卷级数据库;将群众需求量大的文书档案、现行文件、开放档案、照片档案等建立文件级目录数据库。二是坚持以机关档案网站建设为信息化的突破口, 提高机关档案信息开发和服务能力。继续实施“三网并进”, 实现档案信息资源共享政府机关档案室内应建立局域网, 利用政府网络信息平台, 连接了当地政府广域网、国际互联网, 并在互联网上建立机关档案信息网站, 尽快加入公共信息网使机关档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥机关档案室的社会功能。

三、进一步提高机关档案室工作人员的素质

机关档案室工作人员是否具备较高的素质在发挥机关档案室社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点

1、钻研业务提高工作水平

机关档案室工作人员作为政府财富的保存者、守护者、档案室的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现机关档案室的社会功能尽到自己的责任。

2、塑造新时期机关档案室工作者的新形象

笔者认为机关档案室工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案室工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案室的社会地位更好地实现机关档案室的社会功能。

机关档案管理信息化建设探究 篇7

一、档案管理信息化概述

档案管理信息化指的是在国家行政管理部门的统一组织以及规划之下, 在档案管理之中全面地应用现代化的信息技术, 对各种档案信息进行相应的处理、管理以及为社会提供全方位地服务, 从而使得档案现代化进行的步伐加速。

二、机关档案管理信息化现状

随着电子档案在各单位管理工作中应用的日臻广泛, 各单位的档案管理工作也逐步走向现代化和科技化。但纵观当前机关档案的信息化管理和利用现状, 一系列问题的暴露也说明了研究和探讨关于档案管理信息化管理的必要性。

(一) 思想重视不足

除却物质方面的保障和技术方面的支持外, 一些机关单位单位领导和相关人员对于档案管理信息化管的重视与关注是推动其发展的一个重要因素。随着档机关案的日益增多, 档案管理工作的难度也逐日加大, 机关单位的档案使用者从总体上对档案工作的重要性都能准确地认识, 并通过努力促使档案管理工作不断迈上正轨。

(二) 资金投入短缺

机关档案管理的有序推进离不开良好的软硬件环境的支持, 而这就对资金投入提出了一定的要求。但对于一单位而言, 其资金仅限于维持单位的正常运转, 难以抽调更多资金投入档案管理信息化建设方面, 没有充分的资金去支持档案管理信息化所需的技术、软件以及人员培训所需的开支。资金方面的匮乏使得一些单位的档案管理信息化建设只能停留在制度或规章层面, 相关设备无法引进, 信息化建设也就无从谈及。

(三) 专业人才匮乏

在当前的机关单位中, 档案管理工作往往由档案管理部门进行, 由于缺乏专业的培训和细致的讲解, 加之人员年龄结构普遍偏大, 档案管理人员很难适应机关档案管理现代化、信息化建设要求, 大多沿用传统的管理模式, 在管理工作方面以人工管理为主, 缺乏对科学管理档案的认知与水平

(四) 相关软件缺失

在现代科技的冲击下, 信息化已成为档案管理工作的主流趋势, 也是各单位改进和完善档案管理工作的风向标。对机关而言, 合理应用管理软件, 不仅能够有效提升机关档案管理的效率, 还能降低人工管理造成的错误率, 便于长期使用。

三、机关档案管理的未来规划

随着社会的发展, 大数据时代特征愈加凸显, 尤其是伴随着物联网、移动互联网、社会化网络的快速发展, 数据呈现几何级数的增长。而数据的爆炸式增长也必将带来电子文件的爆炸式增长, 并将成为新生文件的主体。对于机关档案而言, 要抓住大数据时代的有利契机, 以档案管理信息化为发展方向, 切实改进机关档案管理过程中的若干问题, 推动机关档案管理事业的发展向前。

(一) 提高思想认识

随着机关各类档案的不断增多, 相关管理人员面临着日益艰巨的档案分类、编目和检索等任务。加之各机关单位与外界的交流日臻频繁, 传统档案管理模式的滞后性已明显凸显。在电子办公理念的要求下, 加强和改进建机关单位档案管理信息化进程显得尤为重要。

(二) 加强资金投入

相关软件的引入和专业人才的培养工作都离不开坚强有力的资金支持, 而这也是推动机关档案管理信息化管建设工作的重要保障。

(三) 加大人才培养

充沛的人才队伍是实现机关档案管理信息化目标的重要保证。当前, 一些机关的档案管理人员队伍年龄结构不合理, 信息化水平匮乏, 难以适应档案管理信息化的要求。

(四) 合理引入软件

实现机关档案管理的信息化建设目标, 离不开相关软件的支撑。而当前, 软件的缺乏是影响和制约机关档案管理信息化建设的一大桎梏。为此, 一些机关要在立足本单位实际的基础上, 应合理引进适合本单位需要的软件, 并切实引用的日常的机关档案管理工作中。

四、结论

现代社会下, 完善机关档案管理信息化建设工作是一个系统而长久的过程, 要改变机关档案管理工作仍局限于传统管理模式方面的现状, 就需从存在问题入手, 这除了需要相关单位和领导的高度重视外, 还需要得到资金、技术、人才等方面的全面支持, 通过软硬件环境的改进切实革新传统的管理模式, 实现由传统向信息化的顺利转变。

参考文献

[1]郭姣.论档案管理信息化发展方向[J].办公室业务, 2013 (05) .

对机关档案管理信息化建设分析 篇8

机关档案管理信息化建设,是指在政府的领导与组织之下,通过现代化的电子信息技术对各种各样的档案信息进行有序的、全面的整理与分类,然后对所有的数据档案信息进行整理与共享。建立起为社会提供全方位服务的信息化档案管理系统,使原本复杂、烦琐的档案建立与查找机制变得更加方便与快捷,能大大地提升机关单位的管理水平与工作效率。而且还能大大节约机关单位资源。对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着极其重要的意义。

二、机关档案管理信息化现状

(一)部门领导不够重视。

机关档案管理信息化建设的有序推进,不但需要物质方面的保障以及技术方面的支持,而且还需要机关单位的领导人以及相关人员对档案管理信息化建设有足够的重视与关注。

但是由于一些单位领导的不重视,加上资金投入的短缺,使得大多数地方机关的档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理信息化建设所需的技术、硬件设备、相关软件以及人员培训的开支,从而使一些单位的档案管理信息化建设陷入停滞状态。

(二)缺乏专业的管理人才。

目前大部分的机关单位都还在沿用旧的纸质档案管理方式。而大部分档案管理人员都没有进行过专业的培训与指导,在管理工作方面缺乏对科学管理档案的认知与意识,所以都显得不够专业。而且很大一部分的人员年龄偏大,导致他们很难适应机关档案管理现代化、信息化建设的要求。而且由于部门领导的不重视,使得大部分档案管理人员的专业素质都偏低。而且由于大部分档案管理人员的年龄都偏大,对档案管理信息化建设中所需要掌握的信息技术知识接受能力较差。这样将会大大的限制机关档案管理信息化建设的脚步。

(三)数字档案资源短缺。

目前我国大部分单位机关的档案资源都是纸质档案,数字化的档案资源匮乏。而且没有统一的、规范的档案资源数据来源。这使得各地区的机关档案管理部门不能做到档案信息的及时分享与统一整理,使机关档案管理信息化建设工作陷入困难的境地。

(四)缺乏统一的规范与标准。

目前我国的机关档案管理系统缺少一个统一的规范与标准。在信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术规范标准等方面都缺乏统一的规范与标准。这使得各地区机关单位的档案管理在实际的信息化档案管理过程中存在着诸多错误。而且由于没有统一的制度与法规,使得我国各地的机关单位都存在着档案管理工作各自执政,各自管理、各自分离等现象,没有能够很好地做到各单位全面协调发展。甚至于一些地方的机关档案管理单位,根本就没有制定一些对未来机关档案管理信息化建设工作的发展计划和建设目标,这使得各地区机关档案管理信息化建设的程度各不相同。

三、对机关档案管理信息化建设的分析与意见

(一)提高重视程度。

机关领导以及相关管理人员要提高对机关档案管理信息化建设的重视程度,以及转变过时的档案管理理念,提高对档案管理工作的认识,认真完善档案管理信息化建设工作中的有关制度与体系,多多关心和支持档案管理者。为档案管理人员创造良好的档案工作环境。同时还要制定一套科学的档案管理示范标准,引导机关档案管理者进行科学的、有序的信息化管理。并且要经常组织相关档案管理工作人员参加一些专业的业务培训活动以及一些重要的档案会议。最后是要提高自身对档案管理信息化建设工作的理解,并制定科学的档案管理信息化建设工作的发展规划与建设蓝图。在建设与改正之中,完善机关档案管理制度。

(二)建设专业的管理队伍。

因为建设信息化档案管理的需要,如今从事档案管理的人员就必须要具备一定的计算机信息技术方面知识以及一些档案管理方面的基础知识。所以目前的各机关单位就需要吸纳一些专业型的人才来充实到管理队伍中去。例如一些电子计算机专业的大学生人才等,对于此类人才只需要经过短期的专业培训就能基本达到信息化档案管理工作的标准。此外还要加大对这批人才的专业培训,让其多参加机关档案管理部门的会议、并加强相关档案的法律学习,以及定期抽调一些出色的档案管理人员,对他们进行更加专业的档案管理知识与计算机知识的强化培训。使他们迅速成为档案管理队伍中的骨干力量。

同时要对管理人员进行严格的管理与考核,建立起完善的考核评价机制,真实、客观、严格地开展对机关档案管理工作的个人考核与管理,并定期进行鼓励嘉奖,提高机关档案管理工作人员的工作积极性。建设起一支积极的、和谐的、专业的、高素质信息化档案管理队伍。

(三)建立统一的数据库。

建立统一的数据库是为了能够集中统一的管理整个机关以及各单位的档案资源数据。改变旧的管理模式,利用现在的信息技术掌控全市机关单位形成的所有档案资源数据,并通过对所有数据的管理与储存建立起一个完整的、规范的、可共享的数据平台,为相关机关与社会提供准确快捷的查询服务。同时,还要对旧的纸质档案进行集中处理,通过各地区的地方机关,将旧的纸质档案进行分类、整理,然后移送到同级国家综合档案馆进行集中保存。甚至一些档案管理信息化建设度较高的单位,还可以完全取消纸质档案保存室,这将大大减少档案管理部门的经费开支。

(四)完善档案管理规范体系。

在旧的纸质档案管理模式下,档案部门自身无法建立起统一的、协调的、整体的档案管理体系。使各类档案信息系统之间,缺乏沟通与交流,更使档案部门与上级政府部门之间没有及时的共享资源。因此,近几年来的档案管理体制一直都处在各自为政的状态。这将会大大影响到信息时代下政府部门的工作效率。因此,建立起一个统一的、科学的、信息化背景下的标准体系至关重要。

而实施机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理,所以统一规范、统一标准就成了完善相关档案管理信息化体系中的重要一环,同时也是建设信息化档案管理制度的重要一步。需要政府部门进行统一的、科学的、详细的商讨与规范。再结合实际情况,制定详细的、科学的相关档案信息化管理规范标准、业务规范标准以及技术方面的规范标准。要认真严谨的执行档案管理部门的相关技术标准。例如:档案的数字化标准、档案的归档管理标准等管理标准。实施对象包括电子档案的收录、定义、存储、整理、归类、鉴定等方面。而业务规范标准则包括数字档案的术语标准、格式标准、描述标准、元数据标准、对象数据格式标准等。最后的技术规范标准则是软硬件基础设施使用标准、软件系统平台使用标准、数字水印标准、存储压缩格式标准、加密算法标准等。同时有关部门要对档案信息化管理的业务进行严格的指导与监督,杜绝档案管理人员在档案管理过程中出现的不规范操作。

四、结语

总而言之,机关档案管理信息化建设是一项长久的,需要各地方单位领导以及档案管理人员不断去努力完善的工作。需要上级机关领导提供足够的资金、设备与技术支持,同时也需要档案管理人员不断地培训与壮大管理队伍。在不断地改善与进步之中,建设起完善的信息化档案管理系统,为所有的机关单位以及社会企业提供方便快捷的查询服务。

摘要：伴随着信息技术的不断发展,以及各种档案资源的不断增多,原本的纸质档案管理机制显得愈发烦琐与不便。这时候对机关档案管理信息化的建设工作就显得越来越重要了。本文在了解机关档案管理信息化的现状后,主要对档案管理信息化建设过程中出现的一些问题进行分析与探讨。

关键词：机关档案,管理,信息化建设,分析

参考文献

[1]苗红梅.机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2014(10).

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[3]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务,2014(1).

[4]王伟.加强电子文件管理推动机关档案信息化建设[J].业务建设,2013(1).

机关档案的建设 篇9

一、档案管理信息化概述

所谓档案管理的信息化, 是指打破原本以档案实体保管为重点的档案管理模式, 转向以信息化形式向社会提供服务, 并以此作为重点。在档案管理的信息化之下, 能够对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工, 最大化地提高档案管理的效率。较之于传统的档案管理模式, 信息化管理更便于保存、修改和查询, 且能够利用网络快速传递, 提升档案管理的效果。

对于海事行政机关而言, 在迈向档案管理信息化建设的过程中, 首先要制定科学合理的总体规划。而这就需要建立在海事行政机关发展的总体战略上, 立足于海事行政机关本身的特征和发展目标, 通过深入的调查和科学的论证, 制定行之有效的档案管理信息化规划, 为有条不紊地推进奠定坚实的基础。要在更大范围内更好地实现地网络管理, 有效提升各部门之间的工作衔接, 推动档案信息化的协调发展步伐。与此同时, 在档案管理信息化建设进程中, 海事行政机关还需注重系统的实际应用效果, 高度关注和重视系统对海事行政机关信息服务的目标支持, 给未来的长远发展留足充分的空间。

二、海事行政机关档案管信息化建设中存在的问题

随着电子档案在海事行政机关管理工作中应用的日臻广泛, 档案管理工作也逐步走向现代化和科技化。但纵观海事行政机关档案的管理和利用现状, 一系列问题的暴露也说明了研究和探讨档案管理信息化建设的必要性。

(一) 管理意识淡薄

目前, 海事行政机关的档案管理因受技术、设备等条件制约, 档案管理工作尚未完全实现信息化, 在较长的一段时间内, 档案工作将处于电子文件与纸质文件并存的阶段, 档案管理工作也大多延续传统的人工管理模式, 耗费了大量的人力、物力。但在传统思想观念中, 工作人员往往认为各类红头文件以及具有实体载体的文件资料值得保存, 将电子档案管理置于无关紧要的地位, 从而忽视了对电子档案的收集管理, 致使大量重要的海事档案、工作经验以及财务数据等流失。在淡薄的意识之下, 海事行政机关档案管理的信息化建设工作仍任重而道远。

(二) 档案信息化管理的制度不健全

档案信息化管理作为一种新兴的管理手段兴起时间较短, 在海事行政机关中的普及还不能十分详尽, 许多技术性的问题亟待破解。这就使得海事行政机关很难做到对其特性的完全了解和精准把握, 对于管理和利用中的一系列问题不能及时解决或无法解决, 从而直接影响了档案管理信息化的制度体系建设, 造成了档案信息化管理和利用制度的不健全, 缺乏专门的信息收集、整理、归档、保管等制度, 电子档案的管理、利用难以与职各部门有效衔接和协调, 制约了海事行政机关档案管理工作的信息化水平。

(三) 归档程序不规范

在实际操作中, 海事行政机关中的一些单位对于电子文件的归档程序不尽规范, 通常做法就是对其进行简单分类处理, 或是存储到光盘上了事。专门化的电子档案管理系统在海事行政机关尚未完全引入, 正规化的电子文件规范程序极其缺乏。与此同时, 电子文件鉴定环节的缺失也使得大量具有保存价值的档案散落在各部门, 一旦需要则很难再次寻找和收集, 从而贻误了正常的使用, 给海事行政机关档案管理的长远工作带来不利。

(四) 人员素质不高

由于对档案管理信息化建设工作的缺乏足够的重视, 海事行政机关内的电子档案管理人员并非全部都是专职。为了完成档案管理工作, 一些单位从其他部门抽调人员, 这就使得档案管理人员无法将所有精力置于档案管理的信息化建设之上, 对待档案管理工作的专业性不足。与此同时, 对电子档案的规范管理和具体利用缺乏系统化的培训。面对日益发展的档案信息化趋势, 非专职的档案管理人员在计算机水平和专业技能方面都有所欠缺, 影响了电子档案管理和利用工作的正常开展, 滞缓了档案管理信息化建设的发展进程。

三、海事行政机关档案管理信息化建设的路径

电子档案是未来档案管理工作的必然态势, 对于提高档案管理效率、优化档案管理环节等方面有着重要作用。上述问题的存在极大限制了海事行政机关电子档案管理的信息化建设进程, 必须通过针对性的解决措施逐一破解, 从而为其他海事行政机关提供借鉴, 推动我国海事行政机关档案管理的信息化建设。

(一) 提高对档案管理信息化建设的重视程度

随着互联网的发展和计算机的普及, 各行业的信息化程度都与日俱增。与传统的档案管理工作相比, 电子档案不仅极大地减轻了工作人员的劳动强度, 还有效地提升了工作效率。同时, 电子文件可以实现快速复制和广泛传阅, 其便捷性是纸质档案所难以企及的。

因而, 海事行政机关要高度重视这一新兴的管理模式, 制定科学的管理和利用制度, 通过强化工作人员责任意识、提升其业务水平等途径实现对档案管理信息化建设的重视。与此同时, 要在经费方面予以保障, 通过适当的财政倾斜留足档案管理信息化建设资金, 完善硬件设施, 加大对人员培训的投入, 并以此推动海事行政机关档案管理信息化建设的科学化和有序化。

(二) 建立健全电子档案管理和利用制度

健全的制度是规范管理和科学利用的前提, 针对海事行政机关档案管理信息化建设制度不完善的种种弊端, 各单位要结合实际, 制定详尽的电子档案收集、整理和归档制度, 对电子档案管理和利用的各环节实行严格的约束和监督, 确保有价值的电子档案能得到及时的收集和有效的保存, 避免重要文件的散落而给正常工作开展带来的一系列消极影响。

与此同时, 为保证电子档案信息的原始记录性, 还必须注重对各部门档案的收集、管理。海事行政机关要将有关电子档案管理和利用的制度下发至各部门, 将规范化管理和科学化使用的触角延伸到文件的形成、收集等环节, 保证电子档案的真实性和完整性, 实现对电子文件的全过程管理。

(三) 实行文档一体化管理

对现代档案管理而言, 文档一体化是大势所趋, 它对于便捷文件传输、快速实现资源共享有着深刻的意义。在海事行政机关的电子档案管理中, 为了最大化发挥档案的资源优势, 可以在档案系统与海事行政机关的局域网系统之间搭建共享平台, 借助信息化网络结构构筑完备的信息网络体系, 在不同的软件环境下进行数据转换, 从而达到共享资源、共享便利的目的。

但需注意的是, 在实施一体化管理过程中, 要强化对电子档案的安全防护, 注重对原始信息的收集、保护, 及时对支持档案的软硬件环境进行保管备份, 将重要和有价值的电子档案拷贝存档。同时, 要根据档案信息种类的不同设置不同的归档级别, 采取不同的技术手段, 使档案的信息化管理工作更具针对性, 保证文件一体化管理的效果。

(四) 提升档案工作人员的整体素质

在海事行政机关档案管理的信息化建设工作中, 档案工作人员是具体的实施和操作者, 是真正实现档案管理信息化的重要支持和保障。因而, 档案管理工作人员业务水平的强弱和综合素质的高低直接关乎海事行政机关档案管理的现代化程度, 影响着电子档案管理模式优越性的发挥。

对此, 就需强化档案管理工作人员的整体素质, 在加深其专业知识的同时注重对其计算机理论和操作能力的提升, 使得其能够灵活适应这一新兴的管理形式。一方面, 各海事行政机关要保证档案管理人员队伍建设的稳定性, 采取适宜的人员选拔措施, 将能胜任此项工作的人员揽入其中, 促使海事行政机关档案管理的规范稳定, 也避免人员流动造成的电子档案信息中断和缺失;另一方面, 各海事行政机关还需加强对档案工作人员的业务培养和能力拓展, 通过聘请教师授课、开展讲座以及组织进修学习等形式及时更新工作人员的知识结构, 定期安排考核, 使其能够快速掌握管理和使用技巧, 大力推动海事行政机关电子档案管理工作的发展向前。

四、结语

随着信息化社会进程的不断加快, 加大对档案信息资源的开发、提高档案利用的信息化水平已迫在眉睫。电子档案的应运而生对于解决海事行政机关信息资源繁杂、数量庞大、整理困难等问题作用巨大。但不可否认的是, 在当前海事行政机关档案信息化建设中, 管理意识淡薄、档案信息化管理制度不健全、归档程序不规范以及人员素质不高等问题的存在极大限制了海事行政机关管理的信息化建设步伐, 成为了海事行政机关管理管理的信息化建设进程中的桎梏与阻碍。因而, 要充分发挥电子档案的优势, 海事行政机关就必须认识到当前在档案信息化管理中的一系列误区, 强化领导的现代化意识, 建立健全管理和使用制度, 不断提升档案工作者的整体素质, 以此实现海事行政机关电子档案管理和利用的科学化、规范化、纵深化。

参考文献

[1]秦谊萍.浅谈事业单位档案工作中的问题及对策[J].剑南文学 (经典教苑) , 2011, 06.

[2]代春辉.事业单位人事档案管理浅谈[J].才智, 2011, 19.

[3]张兵.关于加强事业单位登记档案管理工作的思考[J].黑龙江科技信息, 2011, 21.

[4]安晓莉.试析事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].现代商业.2011, 18.

[5]王雨.浅谈事业单位档案管理模式的构建[J].青春岁月, 2011, 18.