文书立卷改革之心得

文书立卷改革之心得（精选4篇）

文书立卷改革之心得 篇1

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理中形成的文件材料,是档案中最重要、占比例最大的部分,它的管理方法是否科学、合理,关系到档案管理的质量和利用的问题。从2001年国家颁布实施《归档文件整理规则》以来,已有七年多,在实践工作中,笔者体会到以“件”为单位的文书立卷新方法比传统立卷方法优点更多,更加科学,但是任何新生事物的出现都或多或少地存在着不足之处,都会有一个发展和改进的过程,现将文书立卷改革之心得与同行们共同探讨。

一、以“件”为单位的文书立卷新方法之优点

首先,取消了案卷的概念,简化了整理方法,易于掌握。新的立卷方法既减少了繁琐的组卷思维和复杂的分类,也减少了人为因素对拟写案卷标题的影响。而在传统立卷方法下,拟写案卷标题时往往因为过于追求简短的标题,而忽视一些应该体现的档案内容,致使有的档案信息被人为地埋没,其作用没有得到充分的发挥。

其次,查阅方便,便于计算机管理。新方法更适应计算机文档一体化管理,能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点,在计算机上输入关键词进行查询,马上就能查到,提高了工作效率,使档案人员从低级手工劳动中解放出来。而在传统方法中档案人员分类或文字链接出现失误时,档案难以查找,利用困难。

再次,利于保密。新方法在借阅利用时,只需提供相关的件,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密。而传统方法往往利用一件或二件需调用整卷,容易造成泄密。

最后,使用以“件”为单位的文书立卷新方法还有一些其他便利。例如:便于增加,一旦有文件未按规定及时移交或有特殊情况需要推迟移交的,可以及时增加,不用重新拆卷;便于做存毁鉴定工作,按现行规定,档案的保存价值都是以保管期限来体现的,这样就有了到期档案的鉴定和销毁,即剔出无继续保存价值的档案予以销毁,保管单位是件而不是卷的,使用立卷新方法在各种鉴定、整理工作中显然会方便得多。

此外,新方法运用档案管理软件,以件为单位排序,也有利于编制各种专题文件资料汇编,并可通过网络系统实现档案信息资源共享,更好地开发利用档案。

二、以“件”为单位的文书立卷新方法之缺点及其改进措施

缺点之一:以“件”为单位的立卷方法文件比较容易散失,调阅返还时容易出错,造成死档,借阅时容易丢失或破损,不便于管理;有时因工作需要把档案借了出去,容易发生“偷梁换柱”用复印件替代的情况,给档案的保护增加了难度。对此,档案人员要有高度的责任心,完善借阅制度,做好日常的清点、核查工作,同时要盖好归档章,明确每份文件的位置。

缺点之二:以“件”为单位整理,按责任者、时间顺序分类,文件排列分散,所以应注意避免文件缺漏归档,档案人员要认真做好检查归档工作,做好每年的分类、著录备忘笔记,以防漏归档现象发生。

缺点之三:以“件”作为档案的保管单位,使档案的数量成倍增加,档案移交时不易清点,给档案的统计带来了难度。要解决这个问题,档案管理人员必须具备良好的素质、认真仔细的工作作风,并严格遵守档案移交接收管理体制。

缺点之四:档案以“件”立卷,同一问题的文件不集中,不利于查找和利用。有些事件和活动一年中要出现多次,若按时间排列,则归档在不同的卷盒内,这也大大增加了件数。在尝试文书立卷新方法后,笔者对一些文件资料采用“立小卷”的办法,即“件”与“立小卷”要有机组合。

“立小卷”是指将文件按“事”或“件”组合,保留了传统立卷方法,突出问题特征,把同一年度同一问题文件装订在一起为一“件”,做成“复合”件,但要在检索工具上予以细化,确保计算机能快捷检索,提供利用方便,并在每年的整理工作说明中予以说明。

例如:我院一年调来人员的介绍信有几十份、干部职工退休(一年几十人)的退休待遇批复、院内工作调动通知等,我们将同一问题、事情的文件分别装订在一起为一“件”,然后把有关的人名输入计算机,利用计算机检索、查找,十分快捷。

又如:请示与批复等关联性很强的文件,利用时通常需要相互查证,虽然是两份文件,但在整理时,只能算作一件,而不能简单地将一份等于一件。装订时批复在前、请、示在后,计算机录入时录入批复内容,附“请示”,加上“[]”。

再如:如果将同一事件、活动、会议……形成的文件,即“一事多文”的文件,按自然件处理,则分散在不同的位置,割断了文件之间的相互联系,看不出事物的发展过程,我们便把“一事多文”的成套性文件组成“立小卷”:把同一事件的多份文件装订在一起为一“件”,但在计算机著录时一定要把一事多文的关键词反映在文件目录上,这样既能保持成套性档案中文件之间的有机联系,又能提高工作效率,同时也提高了检索质量。

总起来说,对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点,但在实际工作中还存在着一定的问题。由于归档文件的多样性和复杂性,不同的人对“件”的理解各不相同,对“件”的确定存在较大的差异。定义和划分“件”的关键在于遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”的原则,而不应简单地把按“件”管理搞成一刀切。笔者认为应采用变通的方法,对文书档案的目录组织灵活一点,将实用性和灵活性结合起来。

三、如何实施以“件”为单位的文书立卷新方法

第一,提高认识,加快硬件设施的投入。以“件”为单位的整理方法不只是整理方式上的变化,更是一次观念上的突破。但笔者发现还有些县级单位领导对文书档案立卷改革认识不够,不愿意接受改革和对计算机等硬件设施进行投入,档案管理还停留在手工收集、立卷、检索的老方法上。各级档案局应增加宣传和加大执行力度,使大家充分认识改革的优越性,适应改革要求,适当增加必要的投入,为档案立卷改革提供必要的计算机、档案管理软件及新式档案装订设备,推进计算机技术手段在档案部门的有效利用,促进文档一体化管理的实现,为档案信息化建设打下基础。

第二,更新观念,开拓创新。档案工作者应尽快地转变观念,培养开拓创新的精神,增强“现代化”管理意识。以“件”为单位进行档案管理是一种先进的管理方式,是档案工作改革的一个步骤,档案工作人员应在立卷方法改革中不断总结经验,高效、规范、科学地开展本单位的文件归档工作。要用创新思维,在实际工作中不断地研究和探索,使档案工作逐步走向完善。

第三,要具备高度的责任心和服务意识。档案人员在收集、整理文件时要认真检查收集的文件材料是否完整无缺,收集、整理文件材料时要注意回忆历年来归档的文件材料,当发现往年有的文件材料,今年没有收回时,要立即时向有关部门催收,避免漏档现象的发生。应转变服务观念,由被动变主动,积极开拓服务方式和服务领域,通过加工、处理、编研,使档案信息资源得到充分利用。

文书档案立卷改革之我见 篇2

一、新《规定》对进一步规范、指导基层档案工作有着十分重要的现实意义

具体体现在以下几方面:

1. 两个文件合二为一

这次颁布的新《规定》是对1987年颁布的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的修订跟整合,将原有的业务文件上升为行政规章,强化了依据性文件的科学性、权威性和严肃性。新《规定》的发布实施,标志着我国档案工作法制化建设登上了一个新的高度,是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步。

2. 档案保管期限划分更为明确

原有的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种,新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为1-15年,“长期”为16-50年,时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制,有30年和10年两个期限,时限规定更为明确。

国外比较有效的划分方法是除了极少的永久保管文件外,其余文件都标明具体的保存期限,时间从几个月至几十年不等,非常具体详细。这样做的好处在于:一是便于准确认定保管期限,即使是新手,对划定文件的保管期限也能很快上手;二是便于及时处置期满文件,避免“胀库”现象。新《规定》对定期保管的文件加以明确标时,分段标时的好处是既可以使档案的移交和接收机关明确交接范围,又使其余文件都有确定的保存期限对照执行,操作性增强,而且为到期处置提供了明确的依据。

3.“以我为主”突出了立档单位的主体地位

在界定文件材料归档范围和文书档案保管期限时,实际体现了“以我为主”的思想。逻辑结构也因为沿袭“由内到外”(由本级到上级、同级、下级),“自上而下”(上级到下级),“先职能后其他”的思路构建而更为明晰合理。在归档工作中,突出“以我为主”的理念,更能够留住体现各立档单位的特色的文件,反映本部门独特的历史轨迹,而且能有效避免文件的重复归档问题。

4. 条款进一步细化

这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项,比1987年规定的63项增加了21项。此外,新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的。

5. 调整了部分档案的保管期限

如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久。上级或下级机关的文件材料,在本机关归档时,其保管期限也有下调。

6.“备案制”改为“审批制”

在1987年的《规定》中,各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准后,报档案行政管理部门备案。新《规定》则明确规定将备案制改为审批制,即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行,加大了档案行政管理部门的管理力度。

7. 取消案卷,实行文件级管理

与旧《规定》不同,传统上以“卷”为单位,改革后以“件”为单位这样更能方便档案的查找及利用。

二、具体实施过程中遇到的问题及解决的方法

我单位在上级部门的指导下,于2007年重新制定了新的《厦门市建设管理服务中心文书保管期限表》及《厦门市建设管理服务中心文件材料归档范围》,经档案行政管理部门审批同意后,正式开始实施。具体操作过程中遇到了一些问题:

1. 对“件”的处理问题

在试行《归档文件整理规则》的工作中,笔者发现不同的人对“件”的理解各不相同,实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异,特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素,对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理,实行一文一栏,有的单位则是将成套的文件拆开,再分别作为“件”处理。笔者认为,这样的做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则。应当明确的是,档案管理终究是主体,而计算机只是辅助档案管理的工具,在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们所追求的目标,但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。

针对这一问题,笔者认为,不管哪种类型档案,从问题上来分,大体上都可分为“一事一文”和“一事多文”这两种形式,对“一事一文”的,实行文件级管理,对“一事多文”的要组成案卷,这样做能更好地保持文件材料的有机联系,也便于保管和利用。

对文书档案的目录组织可灵活一点,可采用两种做法:一是按照传统的方法,进行案卷和文件两级管理和组织,在档案信息系统中采用变通的方法,将成套性文件作为一件档案与“一事一文”文件并列处理,同时将成套性档案中的每份文件也并列在整个档号体系中,但每份文件的档号多一级。采用“归档文件档号+件内文件小流水号”的式样。这样不仅解决了成套性整理的问题,也解决了成套性检索和单份文件检索的问题。用观测方法,成套性文件通过标识后,在机构成套检索中并不成问题。在档案数据库的实现中,只要档案号定义长一点,即可避免分库检索的问题。我认为后一种方式更具有统一性,灵活性和实用性。

2. 装订和保管方式问题

文书立卷改革以后,按照《规则》要求,文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。单份文件装订保管存在着文件易损、易乱、易丢失,调卷归位易错易造成死档等缺点,给实体管理和利用带来很大的不便。如缝纫机车缝的办法,由于其技术难以掌握,一旦把握不好对档案的破坏是很大,不适合作为普遍推广的方法。而用纸套,其美观、经济程度优于不锈钢夹,但其安全性则较不锈钢夹差,纸套内的文件频繁抽取,会影响其牢固性,久而久之就变得松松垮垮,特别是在管理较差的单位采用更易影响档案的安全。

《规则》和《指南》中对每“件”档案的装订用品提供了近10种的选择,这对各地区和各系统规范档案装订提供了很大的选择余地。我们按照便于利用、便于监督的原则,采用不锈钢夹、胶粘、“三孔一线”三种装订方法:当一件只有3张左右时,可使用胶水粘贴固定,胶水涂在文件的左上角宽1cm长4cm左右处,一件一般厚度的档案使用不锈钢夹固定;对较厚、不锈钢夹不能夹的档案,在文件左侧装订线位置使用“三孔一线”的装订方法固定。

[结语]

美国档案学学家谢伦伯格曾说过:“文件管理是否有效,取决于是否能够在需要时迅速而不费周折、不伤脑筋地找到它,是否能够在加给设备空间和维持费用以最低负担的条件下保存现存公务具有时效的文件;是否能够做到不保存任何一份失去时效而又不继续具有研究价值或其他价值的文件。”《新规定》与《旧规定》,在诞生时间上前后相隔近20年。这20年,是中国档案界与国际交流日渐频繁的20年,是中国档案学理论迅速发展的20年。随着社会的发展和科技的进步,档案工作本身和社会对档案信息的需求两方面都会促进档案工作的改革和发展,这就要求我们既要坚持原则,遵循档案工作的基本规律,又要创新思维,在实际工作中不断研究和探索,使档案工作逐步走向完善。

摘要：本文就文档立卷改革后具体实施过程中的问题提出看法。

文书立卷改革实践的探讨 篇3

一、《归档文件整理规则》的优点

《归档文件整理规则》最根本的特点, 就是以“件”的整理单位, 进行文件级整理。无论是划分保管期限, 还是揭示它所反映的主题和其他形式特征, 都更加合理、明了、全面, 更加符合客观实际。新方法优化了档案检索效果, 便于深化档案信息资源的开发与利用。通过利用计算机专用软件, 著录每一份文件的特征、文号、关键词进行检索, 可以提高档案的查全率和查准率。以单份文件进行借阅、复印、借出等, 只是单份文件见光、磨损, 缩小了原以整卷卷内文件进行利用行为的知密范围, 有利于档案的的保密和档案原件的保护。

二、《归档文件整理规则》存在的难点

(一) 强调年度分类, 不利于保持文件之间的历史联系

传统的以“卷”组卷方法能延续继承, 关键在于它保持了文件之间的有机联系, 便于利用。但强调年度分类后, 人为地使一些有密切联系的档案材料分成了上、下年归档, 特别是时过境迁、人员变动, 在陌生的档案面前, 很难知晓这份档案的相互关系。如每年度的计划、总结材料, 计划是年初写的, 而总结一般都是在下一年初写的;又如每年的先进评比, 通知是当年度年底发的, 表彰文件却在下一年初。若按年度分类法, 这些材料在利用时都要跨越二年档案查找, 给工作带来不便。

(二) 档案员在实际操作中, 不能客观地界定“件”的概念

一是因为有些事件和活动一年中要出现多次, 若按事由或时间排列, 归档在不同的卷盒内, 利用时一是要从多个盒内取出材料, 二是靠计算机是不能把这一类材料全部找到的, 如农业项目成果对接的文件材料, 有对接双方单位的联系函、有要求立项的请示、有实施项目的计划、有农作物品种适应性的情况报告;有阶段性报告, 有试验示范总结;有效益分析表册、项目落地的示意图等, 在利用时只靠“农业项目”两个题名关键词是很难找到农作物品种适应性的情况报告及相关材料等。

三、定义划分“件”的实践

《规则》第2、3条规定, “件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件, 文件正本与定稿为一件, 原件与原制件为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表、名册、图册 (本) 为一件, 来文与复文为一件。如何对“件”的把握, 划分“件”是关键。笔者通过实践, 从以下7个方面把握“件”进行整理归档。

1.文件正本与不同稿本:同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不易装订的, 也可单独作为一件;重要文件 (如法律法规等) 须保留历次修改稿的, 其正本与历次稿 (包括定稿) 各为一件。

2.正文与附件:附件是指附属于正文之后的其他文件材料, 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字, 正文批准或发布的法规文件等等。一般来说, 正文与附件为一件;如果附件数量较多或太厚不易装订时, 也可各为一件。

3.正文与文件处理单等:文书处理较规范的机关, 文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸, 有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程, 是归档文件不可分割的重要组成部分, 应与文件作为一件。

4.原件与复制件:对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件 (如传真件、铅笔书写的重要文件) , 以及使用中出现破损的文件, 应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

5.转发文与被转发文:转发文与被转发文是一份文件的不同部分, 前者往往包括贯彻意见及执行要求, 后者则是具体内容, 它们在发挥文件效力方面难以分割, 因此也应作为一件。

6.报表、图册、名册等:报表、名册、图册等一般每册 (本) 内容都相对完整, 具有独立的检索价值, 因此应按照其本来的装订方式, 一册 (本) 作为一件。

7.来文与复文:来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述, 也包括“去文与复文”, 从文种上要包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。此类文件可以作为一件, 也可以分别作为一件, 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注意的是, “为一件”是指在实体上装订在一起, 编目时也只体现为一条条目。

四、分类方法的结合运用与注意的问题

档案以“卷”为单位整理, 常用的分类方法有:年度一组织机构分类法、组织机构一年度分类法、年度一问题分类法、问题一年度分类法四种形式, 上述分类方法, 经过长期的实践检验, 已证明是行之有效的, 应当结合沿用。以“卷”组卷时, 同一问题归成一卷, 卷内文件排列有序, 利用者一目了然。而现在我们采用以“件”为单位整理时, 就要非常注意这个问题, 要求有粗线条的“集中”。一是在确定保管期限后, 按科室排列, 相同内容的材料尽量排在一起:二是如平时文件材料随办随归, 就先给一个临时件号, 在次年集中整理时, 把相同、相近的文件材料再放在一起, 只要对件号作次修改, 工作量不大。三是对一组相同事由文件, 在计算机输入时要加以统一的标注来加深著录的层次, 比如平时立卷条款的序号、或一组文件的关键词都可以在档案归档软件中的机构问题、事由关联主题栏目内加以注明。另外也可以在备考表中加以说明。

总之, 《归档文件整理规则》的推行顺应计算机辅助管理档案的必然结果, 文书档案立卷改革也是档案工作发展的必然趋势, 作为档案工作者要做好新旧立卷方法的衔接工作, 继承创新档案工作信息化美好的前景。

摘要：本文针对文书立卷改革中的重点文件级整理, 提出以“件”为单位立卷方法的优缺点、在贯彻实施国家行业标准过程中, 就如何做好立卷改革中界定“件”及分类进行一些探讨。

关键词：文书,立卷改革

参考文献

[1]国家档案局.归档文件整理规则.行业标准DA/22—2000[Z].2000-12-6.

[2]张旭.文书档案整理过程中应注意的原则[J].办公室业务, 2013 (7) :75.

浅析文书立卷改革的利与弊 篇4

文书立卷工作是文书处理程序最后的环节, 也是把文件转为档案的桥梁。没有文书立卷工作的完善终结, 就没有档案工作的良好开端。因此文书立卷工作是公文处理过程中的一个重要业务环节, 在文件保管和档案管理中发挥着至关重要的作用。因此2000年12月份, 国家档案局《归档文件整理规则》适时的发布, 是档案工作改革的重大突破, 它以“简化整理、深化检索”为宗旨, 对原有的归档文件整理方法———“立卷”进行了改革, 推行文件级整理, 大幅度地简化整理工作中的手工操作。《归档文件整理规则》的发布, 它所体现的“简化、兼容、灵活”的特点, 使新文书立卷方法与传统的立卷方法相比较, 有更多的好处, 但在归档后的整理、统计、利用等方面也显现出少许不足之处。

1 文书立卷改革的有利之处

1.1 缓解了档案员的工作压力, 促进了文档一体化的管理。

现阶段很多基层单位的档案员在公文处理过程都扮着非常重要的角色, 有的甚至兼职单位的文秘人员, 因此文书立卷改革给他们带来了诸多好处。《归档文件整理规则》中提出取消案卷, 实行文件级管理, 这个规定不但减少了档案员的工作量, 也减轻了档案员的工作压力。传统的立卷方法, 一般都要到年初才把上年度所产生的文件材料集中在一起整理、归类, 然后还要拟写案卷标题, 填写案卷封面, 抄写卷内目录、全引目录、案卷目录等, 繁杂的立卷工作, 往往让档案员对成千上万的文件材料“望文兴叹”, 要花费大半年的时间来完成“立卷”的工作。实行文书立卷改革后, 以“件”为单位, 档案员完全可以做到公文处理完毕后, 先进行装订、盖章等前期基础性工作, 等到编卷内文件件号时再做调整, 做到随时归档, 使档案工作成为日常工作的一部分, 让立卷工作“信手拈来、化整为零”。文书立卷工作就是文书处理和档案管理相互衔接的一个重要关口, 办公自动化的途径也就是文档一体化管理。文书立卷改革调整了立卷工作流程, 改变了原有的每年集中整理归档的传统方法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, 做到随办随归, 提高工作效率, 缓解了文书、档案工作人员的工作压力, 推动了文档一体化的最终实现。

1.2 有利于维护档案的原貌和不同形体档案的保管。

档案的原貌是体现档案价值的重要因素。传统的立卷方法以“案卷”为主, 案卷装订需要整齐, 纸张大小不一需要裁齐或裱贴加边:有的报表大小不一;另外有的领导批示签到文件的边缘上;还有些特殊的合同书都很难处理。文书立卷改革后, 采用文件级管理, 这些问题都可以迎刃而解, 有效地维护了档案原件的原貌。

1.3 有利于档案馆控制档案质量, 延长档案的寿命。

文件材料的质量决定了档案的价值。基层单位的文件材料归档立卷后, 具有永久和长期保存价值的档案在档案室保存一段时间后, 最终都要移交给上级主管机关或档案馆继续保管。由于档案室和档案馆的利用需求不同, 因此衡量档案保存价值的标准会发生变化, 需要进行重新鉴定、整理, 剔除那些不具备馆藏价值的档案, 因此移交进馆前就须返工重新整理。传统的立卷方法是以案卷为主, 因此移交的时候也是以“卷”为单位, 往往一卷中只有一份或几份存在上述情况, 就不得不拆卷重新装订, 这样不但费时费力, 还会给档案本身带来不必要的磨损。文书立卷改革后, 以“件”为保管单位, 即使需要再加工, 也不存在拆卷的问题, 直接按件剔除即可。而且改革后, 在归档章与档案盒脊上设置了室编件号与馆编件号, 可以方便进馆时重新编号。它所体现的“兼容性”和“前瞻性”使它本身更具有科学性, 延长档案的保管寿命。

1.4 便于提供查找利用, 进一步加强档案的保密性。

文书立卷整理的最终目的是便于提供查考利用, 为社会的各项工作服务。传统的立卷方法因为案卷的存在, 产生了许多弊端:一是增加了检索层次, 检索效率低;二是有的案卷标题拟不确切、不规范, 导致检索途径可靠性差;三是要查找某份文件时, 通常都是一整卷或好几卷的案卷拿过来翻来覆去的查找, 不但不方便查找利用, 而且也可能性接触到不在其利用范围内的其他档案内容, 破坏了档案保密性的要求;四是查找利用档案时, 经常需要提供复印件, 以案卷为单位, 不易复印, 给档案员和利用者带来不便。改革后, 因为实行文件级管理, 从根本上克服了上述弊端, 要查找利用某份文件时, 只要是有归档的, 便能在归档文件目录找到该份文件的收藏位置。利用借阅时, 只提供所需文件, 最大限度地缩小了知密范围, 而且由于是单份文件, 如有需要复印或扫描, 也比较容易操作。但为档案的查找利用提供了方便, 也相对的加强了档案的保密性。

2 文书立卷改革的不足之处

2.1 在装订保管方面:

由于是单份文件装订, 保管起来比较零散, 因此存在着文件易折、易损、易乱、翻查不便、调卷归位易错等缺点, 给延长档案的寿命增强了难度。

2.2 在统计方面:

以“件”为保管单位, “一文一件”, 统计档案时也是以件为单位统计, 使档案的数量成倍的增加从而给档案的统计带来了一定的难度。

2.3 在检索利用方面:

一是由于很多档案都存在“一事多文”的特征, 改革后, 以“件”为单位立卷, 固然满足了对单份文件的检索, 但也破坏了文件之间的有机联系, 不利于文件的成套检索, 其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义, 影响了档案的查全率、查准率;二是由于是单份文件, 借出容易丢失或被调换, 从而威胁了档案的齐全与安全。

3 解决问题几点建议

3.1 必须要求档案管理人员要有良好的素质, 认真仔细的工作作风, 严格执行档案交接制度和借阅制度。

一是仔细检查移交的档案, 在保证文件数量正确的同时, 要注意是否有折页或破损的文件, 要及时修复;二是档案工作者在查阅档案原件时动作要轻, 尽量减少损伤;三是交给利用者的档案套上塑料夹, 即可以保护档案原件, 还可以防止利用者将文件次序颠倒, 在利用完归还时还要认真清点核对, 防止丢失或被调换。

3.2 应按照《归档文件整理规则》中“遵循文件的形成规律, 保

持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用“的整理原则, 在整理档案时遵循其自身的形成特点, 将同一事由形成的文件排列在一起, 使文件间的有机联系得以体现, 保证了档案检索的正确率和查全率。

总之, 文件立卷改革是在传统立卷方法的经验上进行了综合与扬弃, 是信息时代的产物。它虽有利也有弊, 这需要我们档案工作者在实践中认真总结经验, 扬长弃短, 大胆实践, 促使档案工作持续、健康发展, 更好地为社会各项工作服务。

参考文献