立卷改革

2024-09-22

立卷改革（精选10篇）

立卷改革篇1

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理中形成的文件材料,是档案中最重要、占比例最大的部分,它的管理方法是否科学、合理,关系到档案管理的质量和利用的问题。从2001年国家颁布实施《归档文件整理规则》以来,已有七年多,在实践工作中,笔者体会到以“件”为单位的文书立卷新方法比传统立卷方法优点更多,更加科学,但是任何新生事物的出现都或多或少地存在着不足之处,都会有一个发展和改进的过程,现将文书立卷改革之心得与同行们共同探讨。

一、以“件”为单位的文书立卷新方法之优点

首先,取消了案卷的概念,简化了整理方法,易于掌握。新的立卷方法既减少了繁琐的组卷思维和复杂的分类,也减少了人为因素对拟写案卷标题的影响。而在传统立卷方法下,拟写案卷标题时往往因为过于追求简短的标题,而忽视一些应该体现的档案内容,致使有的档案信息被人为地埋没,其作用没有得到充分的发挥。

其次,查阅方便,便于计算机管理。新方法更适应计算机文档一体化管理,能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点,在计算机上输入关键词进行查询,马上就能查到,提高了工作效率,使档案人员从低级手工劳动中解放出来。而在传统方法中档案人员分类或文字链接出现失误时,档案难以查找,利用困难。

再次,利于保密。新方法在借阅利用时,只需提供相关的件,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密。而传统方法往往利用一件或二件需调用整卷,容易造成泄密。

最后,使用以“件”为单位的文书立卷新方法还有一些其他便利。例如:便于增加,一旦有文件未按规定及时移交或有特殊情况需要推迟移交的,可以及时增加,不用重新拆卷;便于做存毁鉴定工作,按现行规定,档案的保存价值都是以保管期限来体现的,这样就有了到期档案的鉴定和销毁,即剔出无继续保存价值的档案予以销毁,保管单位是件而不是卷的,使用立卷新方法在各种鉴定、整理工作中显然会方便得多。

此外,新方法运用档案管理软件,以件为单位排序,也有利于编制各种专题文件资料汇编,并可通过网络系统实现档案信息资源共享,更好地开发利用档案。

二、以“件”为单位的文书立卷新方法之缺点及其改进措施

缺点之一:以“件”为单位的立卷方法文件比较容易散失,调阅返还时容易出错,造成死档,借阅时容易丢失或破损,不便于管理;有时因工作需要把档案借了出去,容易发生“偷梁换柱”用复印件替代的情况,给档案的保护增加了难度。对此,档案人员要有高度的责任心,完善借阅制度,做好日常的清点、核查工作,同时要盖好归档章,明确每份文件的位置。

缺点之二:以“件”为单位整理,按责任者、时间顺序分类,文件排列分散,所以应注意避免文件缺漏归档,档案人员要认真做好检查归档工作,做好每年的分类、著录备忘笔记,以防漏归档现象发生。

缺点之三:以“件”作为档案的保管单位,使档案的数量成倍增加,档案移交时不易清点,给档案的统计带来了难度。要解决这个问题,档案管理人员必须具备良好的素质、认真仔细的工作作风,并严格遵守档案移交接收管理体制。

缺点之四:档案以“件”立卷,同一问题的文件不集中,不利于查找和利用。有些事件和活动一年中要出现多次,若按时间排列,则归档在不同的卷盒内,这也大大增加了件数。在尝试文书立卷新方法后,笔者对一些文件资料采用“立小卷”的办法,即“件”与“立小卷”要有机组合。

“立小卷”是指将文件按“事”或“件”组合,保留了传统立卷方法,突出问题特征,把同一年度同一问题文件装订在一起为一“件”,做成“复合”件,但要在检索工具上予以细化,确保计算机能快捷检索,提供利用方便,并在每年的整理工作说明中予以说明。

例如:我院一年调来人员的介绍信有几十份、干部职工退休(一年几十人)的退休待遇批复、院内工作调动通知等,我们将同一问题、事情的文件分别装订在一起为一“件”,然后把有关的人名输入计算机,利用计算机检索、查找,十分快捷。

又如:请示与批复等关联性很强的文件,利用时通常需要相互查证,虽然是两份文件,但在整理时,只能算作一件,而不能简单地将一份等于一件。装订时批复在前、请、示在后,计算机录入时录入批复内容,附“请示”,加上“[]”。

再如:如果将同一事件、活动、会议……形成的文件,即“一事多文”的文件,按自然件处理,则分散在不同的位置,割断了文件之间的相互联系,看不出事物的发展过程,我们便把“一事多文”的成套性文件组成“立小卷”:把同一事件的多份文件装订在一起为一“件”,但在计算机著录时一定要把一事多文的关键词反映在文件目录上,这样既能保持成套性档案中文件之间的有机联系,又能提高工作效率,同时也提高了检索质量。

总起来说,对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点,但在实际工作中还存在着一定的问题。由于归档文件的多样性和复杂性,不同的人对“件”的理解各不相同,对“件”的确定存在较大的差异。定义和划分“件”的关键在于遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”的原则,而不应简单地把按“件”管理搞成一刀切。笔者认为应采用变通的方法,对文书档案的目录组织灵活一点,将实用性和灵活性结合起来。

三、如何实施以“件”为单位的文书立卷新方法

第一,提高认识,加快硬件设施的投入。以“件”为单位的整理方法不只是整理方式上的变化,更是一次观念上的突破。但笔者发现还有些县级单位领导对文书档案立卷改革认识不够,不愿意接受改革和对计算机等硬件设施进行投入,档案管理还停留在手工收集、立卷、检索的老方法上。各级档案局应增加宣传和加大执行力度,使大家充分认识改革的优越性,适应改革要求,适当增加必要的投入,为档案立卷改革提供必要的计算机、档案管理软件及新式档案装订设备,推进计算机技术手段在档案部门的有效利用,促进文档一体化管理的实现,为档案信息化建设打下基础。

第二,更新观念,开拓创新。档案工作者应尽快地转变观念,培养开拓创新的精神,增强“现代化”管理意识。以“件”为单位进行档案管理是一种先进的管理方式,是档案工作改革的一个步骤,档案工作人员应在立卷方法改革中不断总结经验,高效、规范、科学地开展本单位的文件归档工作。要用创新思维,在实际工作中不断地研究和探索,使档案工作逐步走向完善。

第三,要具备高度的责任心和服务意识。档案人员在收集、整理文件时要认真检查收集的文件材料是否完整无缺,收集、整理文件材料时要注意回忆历年来归档的文件材料,当发现往年有的文件材料,今年没有收回时,要立即时向有关部门催收,避免漏档现象的发生。应转变服务观念,由被动变主动,积极开拓服务方式和服务领域,通过加工、处理、编研,使档案信息资源得到充分利用。

立卷改革篇2

一、归档时间：

各部门要在每年12月份把文字材料，移交本机关档案人员。

二、归档要求：

1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷。

2、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，并根据其性质区分保存价值，分类整理，确定保管期限立卷。案卷标题简明确切，以便保管和利用。

3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写。

4、对需要归档的案卷，在装订必须认真检查。园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷，有者必须用钢笔重新抄写或复印。装订做到结实、整齐、美观，便于长久保管。

立卷改革篇3

国家档案局局长李明华在最近一次召开的全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，要大力推进档案基础业务建设，要继续贯彻落实国家档案局8、9、10号令，做到应归尽归、应收尽收。高校档案收集工作怎样才能实现将学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件应归尽归，并且确保不同种类、不同载体档案应收尽收呢？从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。

相对正式立卷而言，预立卷是归档部门随时把已办理完毕且具有保存、利用价值的文件材料按事先确定的预立卷类目预先分类、整理，归入相应卷夹，已备正式立卷归档的前期准备过程，是文件材料向档案转化的一个重要环节。部门归档档案的齐全、完整、系统、规范，很大程度上取决于文件材料的形成和积累状况，预立卷工作的好坏一定程度上决定了档案归档的优劣。加强预立卷工作，需要做到以下几个方面：

一、建立、健全档案收集网络，坚持部门立卷制度。

高校档案管理组织网络一般为三级网络架构：学校档案工作管理委员会-学校专职档案管理机构和人员-学校各部门兼职档案员。档案部门虽然负责全校档案工作，对各部门档案工作进行指导，但是档案预立卷工作光靠档案部门一家是不够的，必须建立、健全档案收集网络，依靠归档部门领导的支持和兼职档案员的配合，共同协作开展，做到有领导、有监督，有分工、有合作。档案部门要充分发挥归档部门熟悉文件材料形成的优越性，充分发挥归档部门了解文件处理的来龙去脉的优越性，充分发挥归档部门清楚每份文件材料价值的优越性，坚持部门立卷制度，从而做好归档部门预立卷工作。

二、加大档案法规宣传力度，提高预立卷工作责任意识。

实际工作中，很多归档部门都缺乏预立卷工作责任意识，主要表现在领导重视不够，兼职档案员不认为预立卷工作是自己的职责，预立卷工作普遍存在形式主，应付了事。针对这一现象，档案部门要加大档案法规宣传力度，要会把握机会，创造机会，不失时机地做好向学校各级领导和部门兼职档案员的宣传。比如参加学校全系统管理年终考核汇报，定期向主管校领导汇报工作，定期召开档案工作管理委员会会议和兼职档案员培训会等。通过各种有效宣传营造“档案工作人人有责”的氛围，让档案归档深入人心，增强归档部门的档案意识和责任感。就预立卷工作而言，档案部门必须要让归档部门领导和兼职档案员正确地认识到，预立卷工作的责任主体是归档部门。要让归档部门领导和兼职档案员清楚地认识到，做好预立卷工作不仅可以有效防止归档文件材料的散失，确保归档文件的齐全、完整，提高归档质量和效率；还有利于部门内部平时文件材料的查找利用和安全保管。归档部门领导不仅要参与预立卷类目编制，还应把预立卷工作纳入兼职档案员的岗位职责，并为兼职档案员做好部门预立卷工作创造一定条件，给予一定的支持，协调解决相关实际问题。有了归档部门领导的重视和参与，兼职档案员只要认真贯彻执行预立卷工作，就能实现不做表面文章，实实在在注重质量的预立卷。

三、明确预立卷工作职责，任务明确、责任到人。

预立卷工作执行中，档案部门和归档部门应明确各自职责。档案部门专职档案员应对归档部门预立卷工作进行全程业务指导、监督和检查，指导预立卷类目编制，监督和检查预立卷工作执行情况。归档部门领导应明确落实各岗位具体业务工作人员及兼职档案员的文件材料收集责任，做好协调工作，并对预立卷类目进行审核。各岗位具体业务工作人员应负责其岗位职责、业务范围内的待归档文件在办理完毕之前的收集整理和安全保密等工作，文件办理完毕后，应及时向兼职档案员移交。兼职档案员应在档案部门专职档案员指导下，编制本部门具体的预立卷类目，待档案工作主管领导审核后，按规定类目做好归档文件材料的收集、预先分类、整理和存放工作。如遇重大活动、重要事件时，尤其是成立临时机构负责的，档案部门专职档案员要提前介入，与相关负责人取得联系，明确归档兼职档案员，指导并督促兼职档案员做好相关文件的预立卷工作。

四、加强业务指导，合理编制预立卷类目。

加强业务指导，是做好部门预立卷工作保障。不管是定期召开兼职档案员培训会议对归档部门兼职档案员进行集体岗位培训，还是一对一、手把手指导归档部门兼职档案员做好部门预立卷类目设计、档案分类编目、文件价值判定、文件归卷检查等归档立卷工作，都能让归档部门兼职档案员工作更加规范，业务更加熟练。档案部门专职档案员还要发挥自己的主观能动性，平时与部门兼职档案员多沟通，必要时由档案部门领导出面走访重要归档部门相关领导，对各归档部门的工作职能、业务流程和工作动态尽可能地做到多了解、多熟悉、尽掌握，只有这样才能在预立卷类目编制时不遗漏、不虚设，起到有效指导的作用。

合理编制预立卷类目是做好部门预立卷的关键。每年年初，档案部门会同归档部门根据归档部门工作职能、实际业务，结合部门上一年工作总结和当年工作计划、重点，并参照高校档案归档范围编制归档部门当年预立卷类目。预立卷类目既要反映归档部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新设任务。预立卷类目还应根据归档部门职能的调整和每年工作重心的变化进行调整和修改。高校档案涉及多个门类，不同类别档案预立卷类目的编制则应根据档案的形成特点，结合实际，做到科学合理，可操作性强。预立卷类目的编制是来年部门归档的重要依据，可以让部门在归档时心中有数、有章可循。

五、完善预立卷监督检查机制，做好归档文件材料超前控制。

预立卷工作不是完成预立卷类目的编制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好归档文件在平时日常工作中的收集和整理工作。让预立卷工作真正落到实处，需要相应的监督、检查机制来实现。档案部门要定期、不定期的对归档部门的预立卷工作进行监督检查，做好归档文件材料的超前控制。监督检查结果应作为归档部门、兼职档案员评选先进的重要依据，从而促进归档工作良性循环。监督检查内容包括预立卷卷夹（不同载体不同处理：纸质文件使用硬质卷夹，卷夹的卷脊上标注预立卷类目所列各相关条款。电子文件可在电脑上建相应文件夹或在档案管理系统里预设相应表单，文件夹或表单命名为预立卷类目所列各相关条款。实物可扫描或拍照，以电子照片形式归卷。）设置是否与预立卷类目相一致，文件材料是否有按预立卷类目归卷并整理，归档部门兼职档案员是否有积极主动地催促各具体业务工作人员及时清退已办理完毕的待归档文件，对已归卷文件的流转是否有建立相应的登记手续并注明文件去向，文件材料是否齐全完整且符合归档质量要求等等。

加强预立卷工作，有利于归档部门将已办理完毕且有保存价值的文件及时收集、整理，待到归档时，可以有条不紊、分门别类地向档案部门移交，从而确保档案收集的齐全、完整、系统、规范。高校档案收集工作实现“应归尽归、应收尽收”仅仅通过做好预立卷工作是不够的。但是，在具体落实预立卷工作各方面的同时，档案意识的宣传，档案责任心的培养，档案职责的明确，档案业务的培训等等，总会在一定程度上影响着领导和兼职档案员对归档的看法。这种潜移默化的影响总有一天会让那些之前不舍得归档的，没有意识要归档的，不知道该不该归档的，记录着学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件“应归尽归、应收尽收”。

參考文献：

[1]杨化芳.实施预立卷制度是学校档案工作质量的保障.上海档案，2010（9）.

[2]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策.黑龙江史志，2014（5）.

高校文书档案立卷改革思考篇4

档案案卷“三孔一线”的装订方法延续了几十年, 它具有便于保管、不易散失、不易被利用者随意抽取的优点。在手工检索时, 还可以提高检索的查全率和查准率。但随着科学技术的快速发展和计算机在档案管理工作中的广泛应用, 传统的组卷、装订方法在档案管理的实际应用中显现出了一定的弊端, 具体表现在以下几方面:

(一) 程序繁琐重复增加工作量。

首先传统立卷要编写卷号, 卷内文件目录、案卷目录, 然后进行三孔一线的装订, 案卷标题要在卷皮和卷内文件目录上重复抄写, 还要在卷皮上填写其他内容等等, 手工作业量非常大。

(二) 题名拟写存在一定难度。

题名拟写是立卷工作的一个难点, 它要求写出责任者、问题、名称等, 责任者必须用全称或通用的简称, 题名的拟写要求能高度概括卷内所有的问题和文种, 但字数又不能太多。案卷题名的好坏会影响日后的编目, 检索等工作的顺利进行。

(三) 人员素质影响合理组卷。

无论组成“厚卷”还是“薄卷”, 都需要对文件所归问题保管期间等进行划分, 然后进行组卷, 由于档案管理人员专业素质参差不齐, 特别是兼职档案员, 他们兼职多, 工作变化大, 有可能对保管期限划分不准确, 分类不清, 组卷不合理。

(四) 不便于档案文件的复印。

传统立卷装订要求比较严格, 下边、右边必须齐整, 纸张规格不一时, 大要剪掉, 小要裱糊, 特别是装订线的地方, 如不裱糊, 有可能会将文件内容装订进去, 这样文件复印时必须将装订拆开后方可复印, 否则文件的复印将不完整。

二、文书立卷改革的优点

针对上述问题, 国家档案局本着“简化整理、深化检索”的原则, 制定发布的《中华人民共和国归档文件整理规则》, 改进了传统的文件整理模式。规定文书文件采取“以件为保管单位”进行归档、利用和保管。采用一文一卷, 不对诸多文件材料进行装订, 从而避免了传统案卷装订中的缺陷, 具有以下几个优点:

(一) 新的立卷方法简化了整理方法, 不用装订, 取消了“案卷”的概念, 不用拟写案卷题名, 省去了装订的麻烦和拟写案卷题名的苦恼, 方法简单易学, 有利于兼职档案管理人员学习和掌握。

(二) 新的立卷方法有利于查找, 但利用者只能拿到所需要的一份文件, 而不是一卷, 接触不到其他文件。既有利于档案的安全和保密工作, 又可以减少磨损以及因利用者不小心对档案造成的破坏和污染, 能较好地保护档案。而且文件复印起来也方便。

(三) 新的立卷方法取消了案卷级, 以件为单位装入案卷盒, 每个卷盒可装几十份文件, 避免了“一柜子档案半柜子卷皮”的现象, 有利于节省人力、物力、财力, 提高工作效率, 节省库房空间。

(四) 新的立卷方法无需将案卷装订成册, 在档案上打孔, 破坏档案的原貌。从而有利于保持档案作为历史真迹的原貌。

(五) 新的立卷方法改案卷级立卷为文件级立卷, 一份文件就是一件, 针对档案统计年报只统计卷数、长度的要求, 有利于准确统计档案年报数据, 提高了档案统计年报的准确性。

(六) 新的立卷方法提高了检索工作效率。文书立卷改革, 以件为单位实现文件级管理, 减少了计算机录入文件目录数据的工作过程, 只要录入的数据准确, 计算机检索起来就十分方便、快捷。既减少了繁琐的不必要的手工劳动, 又为提供利用节约了时间, 使档案管理人员可以把主要精力放在档案的开发利用和现代化管理上, 有利于档案的编研工作。

三、高校文书立卷采取的普遍做法

综上所述, 文书立卷改革是顺应社会改革发展的需要, 它将给档案事业带来深刻的影响。高校的文书立卷改革成为摆在高校档案工作人员面前的一项具有挑战性的艰巨任务。因为高校的档案馆不同于国家党政机关档案馆, 它是一个综合性的馆, 除了收集、保管文书档案以外, 还有教学档案、科研档案、财会档案、外事档案、出版档案、基建档案、设备档案、人事档案、声像档案等等。由于其行业存在的特殊性, 意味着高校的档案馆要采取文书立卷改革与传统立卷并存的方法, 既有“件”又有“卷”的立卷方法。所以目前高校较为普遍采取的做法是:除教学档案中的学生成绩, 基建档案的图纸, 财会档案的账簿、凭证, 科研档案、校报、声像档案以外, 其余形成的文件材料, 出版类的期刊、书籍, 全部按照国家教委实体分类法进行三级分类。依据《归档文件整理规则》的要求将文件按照十大类进行排列、分类、编号、装订、装盒, 然后将文件标题输入计算机, 在每份文件上加盖归档章, 填写年度, 保管期限, 件号, 盒号。打印归档文件目录一式两份, 同时在案卷盒上填写类别、年度、保管期限, 起始件号、盒号, 根据归档文件目录对档案进行装盒排列。

四、关于高校立卷改革的几点思考

根据笔者多年工作实践感到, 高校文书档案立卷改革后能更适应现代化管理的需要, 优势明显, 个别不足之处也还需要在不断摸索中进一步得到改进和完善:

(一) 传统的文书立卷组卷要求过高, 拟写案卷题名要简洁明了, 概括性强, 保管期限划分要准确。编写案卷号上架排列及装订, 都会遇到很多麻烦。而文书立卷改革后要比传统立卷更适应计算机管理, 它缓解了档案人员的工作压力, 节省了学校的财力物力, 理顺了各部门的档案工作职责, 为文档一体化奠定了良好的基础。

(二) 按照传统的立卷和案卷的编号方法, 高校每年形成的档案, 分为文书档案、教学档案、科研档案、外事档案、基建档案等等。然后按机构、问题集中装订成卷, 再按不同的类别和保管期限进行排列, 分别编上“大流水号” (即按永久、长期、短期三种不同的保管期限, 分别编三个顺序号) , 也就是将逐年的案卷衔接起来编顺序号。因为高校有其特殊的一面。如:高校录取花名册, 按照传统的组卷, 2010年的录取花名册应立好卷放在2010年并编上顺序号上架。由于部门工作需要, 录取花名册一般要在这届毕业生毕业以后才能交到档案馆, 这样类推, 无疑给编写案卷号上架带来诸多不便, 一旦插号, 特别是有过多的插号时, 就需要返工, 造成管理上的重复劳动。随着社会的发展, 档案的形成越来越多, 如果案卷编号不科学, 必然给现代化的管理带来许多不利因素。而立卷改革后就不同, 只要将某一类的插件放在某一类的最后一份就可以了, 随时交来, 随时录入。

(三) 传统的立卷方法将“出版档案”也装订成卷, 这样原本是很好的一本书, 一份期刊, 被打上三个孔, 损坏了书刊的原貌姑且不说, 最令人头疼的是受到档案装具的制约, 薄书尚可, 而很厚的一本书就无法装订, 因为它超过了装具的厚度。立卷改革以后, 可以将书籍、期刊全部按“件”计算装入案卷盒内, 即保持了原书的面貌又可以免除厚度限制而无法装订的烦恼。

(四) 任何新生事物都难免有它的不足之处, 都会在不断发展和探索中有一个逐步改进的过程, 立卷改革后在提供借阅、利用时, 由于文件只用不锈钢卡子直接装盒, 有关部门的人员在借阅、利用档案后归还, 档案管理人员必须认真检查, 校对借阅文件的页数、内容是否齐全, 避免发生短张少页, 偷梁换柱, 或被复印件代替的现象, 必须在确认准确无误后, 再按照盒号、件号放回原处, 这就需要档案管理人员具有高度的责任心和敬业精神。

总之, 经验是靠多年的工作实践不断积累出来的, 不足和问题要从档案的归档、借阅、利用中慢慢查找, 不断加以总结改进。只要做一个有心人总会摸索出一些好的工作方法和经验来。文书立卷改革, 无前车之鉴, 靠着不断的摸索, 改进工作方法, 力求做得更好, 使高校的文书立卷改革工作在实践中不断得到完善。使“件”与“卷”并存的保管与检索方法更好地适应教育改革和发展的需要, 使档案更好地为学校教学、科研、管理工作服务。

摘要：本文从文书立卷改革与传统方法的比较, 得出两者的优劣, 阐述了文书立卷改革的必要性, 并从工作实践中进一步论证了文书立卷改革的可行性。

档案立卷归档制度篇5

为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。

一、立卷归档职责

1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专（兼）档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围

学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：

1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类：主要包括行政职能部门（教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料

5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、仪器设备类：主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。

8、外事、出版类：外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料；出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10、人事档案：主要指通过人事部门（含组织、干部、劳资等其他管理部门）收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。归档的文件材料包括纸质，照（胶）片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。

三、立卷归档时间

1、党群、行政类文件材料在次年3月底前归档。

2、教学活动类文件按学年（综合管理部分按年度）归档，每年9月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的3月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。

5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底前归档。

6、出版物档案在次年三月底前归档。

7、财会档案由原单位保管两年后归档。

8、人事类档案根据工作需要可随时归档案。

四、立卷归档要求

1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。

2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，交本部门专（兼）职档案人员检查、装订后，向学校综合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。

3、归档材料中有电子稿的档案材料，须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并归到档案室。

4、各单位、部门的档案由本单位、部门兼职档案员整理立卷，按规定移交综合档案室集中统一管理，并办理交接手续。按档案移交规定填写移交清单。

文书档案立卷改革之我见篇6

一、新《规定》对进一步规范、指导基层档案工作有着十分重要的现实意义

具体体现在以下几方面:

1. 两个文件合二为一

这次颁布的新《规定》是对1987年颁布的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的修订跟整合,将原有的业务文件上升为行政规章,强化了依据性文件的科学性、权威性和严肃性。新《规定》的发布实施,标志着我国档案工作法制化建设登上了一个新的高度,是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步。

2. 档案保管期限划分更为明确

原有的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种,新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为1-15年,“长期”为16-50年,时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制,有30年和10年两个期限,时限规定更为明确。

国外比较有效的划分方法是除了极少的永久保管文件外,其余文件都标明具体的保存期限,时间从几个月至几十年不等,非常具体详细。这样做的好处在于:一是便于准确认定保管期限,即使是新手,对划定文件的保管期限也能很快上手;二是便于及时处置期满文件,避免“胀库”现象。新《规定》对定期保管的文件加以明确标时,分段标时的好处是既可以使档案的移交和接收机关明确交接范围,又使其余文件都有确定的保存期限对照执行,操作性增强,而且为到期处置提供了明确的依据。

3.“以我为主”突出了立档单位的主体地位

在界定文件材料归档范围和文书档案保管期限时,实际体现了“以我为主”的思想。逻辑结构也因为沿袭“由内到外”(由本级到上级、同级、下级),“自上而下”(上级到下级),“先职能后其他”的思路构建而更为明晰合理。在归档工作中,突出“以我为主”的理念,更能够留住体现各立档单位的特色的文件,反映本部门独特的历史轨迹,而且能有效避免文件的重复归档问题。

4. 条款进一步细化

这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项,比1987年规定的63项增加了21项。此外,新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的。

5. 调整了部分档案的保管期限

如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久。上级或下级机关的文件材料,在本机关归档时,其保管期限也有下调。

6.“备案制”改为“审批制”

在1987年的《规定》中,各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准后,报档案行政管理部门备案。新《规定》则明确规定将备案制改为审批制,即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行,加大了档案行政管理部门的管理力度。

7. 取消案卷,实行文件级管理

与旧《规定》不同,传统上以“卷”为单位,改革后以“件”为单位这样更能方便档案的查找及利用。

二、具体实施过程中遇到的问题及解决的方法

我单位在上级部门的指导下,于2007年重新制定了新的《厦门市建设管理服务中心文书保管期限表》及《厦门市建设管理服务中心文件材料归档范围》,经档案行政管理部门审批同意后,正式开始实施。具体操作过程中遇到了一些问题:

1. 对“件”的处理问题

在试行《归档文件整理规则》的工作中,笔者发现不同的人对“件”的理解各不相同,实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异,特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素,对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理,实行一文一栏,有的单位则是将成套的文件拆开,再分别作为“件”处理。笔者认为,这样的做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则。应当明确的是,档案管理终究是主体,而计算机只是辅助档案管理的工具,在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们所追求的目标,但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。

针对这一问题,笔者认为,不管哪种类型档案,从问题上来分,大体上都可分为“一事一文”和“一事多文”这两种形式,对“一事一文”的,实行文件级管理,对“一事多文”的要组成案卷,这样做能更好地保持文件材料的有机联系,也便于保管和利用。

对文书档案的目录组织可灵活一点,可采用两种做法:一是按照传统的方法,进行案卷和文件两级管理和组织,在档案信息系统中采用变通的方法,将成套性文件作为一件档案与“一事一文”文件并列处理,同时将成套性档案中的每份文件也并列在整个档号体系中,但每份文件的档号多一级。采用“归档文件档号+件内文件小流水号”的式样。这样不仅解决了成套性整理的问题,也解决了成套性检索和单份文件检索的问题。用观测方法,成套性文件通过标识后,在机构成套检索中并不成问题。在档案数据库的实现中,只要档案号定义长一点,即可避免分库检索的问题。我认为后一种方式更具有统一性,灵活性和实用性。

2. 装订和保管方式问题

文书立卷改革以后,按照《规则》要求,文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。单份文件装订保管存在着文件易损、易乱、易丢失,调卷归位易错易造成死档等缺点,给实体管理和利用带来很大的不便。如缝纫机车缝的办法,由于其技术难以掌握,一旦把握不好对档案的破坏是很大,不适合作为普遍推广的方法。而用纸套,其美观、经济程度优于不锈钢夹,但其安全性则较不锈钢夹差,纸套内的文件频繁抽取,会影响其牢固性,久而久之就变得松松垮垮,特别是在管理较差的单位采用更易影响档案的安全。

《规则》和《指南》中对每“件”档案的装订用品提供了近10种的选择,这对各地区和各系统规范档案装订提供了很大的选择余地。我们按照便于利用、便于监督的原则,采用不锈钢夹、胶粘、“三孔一线”三种装订方法:当一件只有3张左右时,可使用胶水粘贴固定,胶水涂在文件的左上角宽1cm长4cm左右处,一件一般厚度的档案使用不锈钢夹固定;对较厚、不锈钢夹不能夹的档案,在文件左侧装订线位置使用“三孔一线”的装订方法固定。

[结语]

美国档案学学家谢伦伯格曾说过:“文件管理是否有效,取决于是否能够在需要时迅速而不费周折、不伤脑筋地找到它,是否能够在加给设备空间和维持费用以最低负担的条件下保存现存公务具有时效的文件;是否能够做到不保存任何一份失去时效而又不继续具有研究价值或其他价值的文件。”《新规定》与《旧规定》,在诞生时间上前后相隔近20年。这20年,是中国档案界与国际交流日渐频繁的20年,是中国档案学理论迅速发展的20年。随着社会的发展和科技的进步,档案工作本身和社会对档案信息的需求两方面都会促进档案工作的改革和发展,这就要求我们既要坚持原则,遵循档案工作的基本规律,又要创新思维,在实际工作中不断研究和探索,使档案工作逐步走向完善。

摘要：本文就文档立卷改革后具体实施过程中的问题提出看法。

浅析文书立卷改革的利与弊篇7

文书立卷工作是文书处理程序最后的环节, 也是把文件转为档案的桥梁。没有文书立卷工作的完善终结, 就没有档案工作的良好开端。因此文书立卷工作是公文处理过程中的一个重要业务环节, 在文件保管和档案管理中发挥着至关重要的作用。因此2000年12月份, 国家档案局《归档文件整理规则》适时的发布, 是档案工作改革的重大突破, 它以“简化整理、深化检索”为宗旨, 对原有的归档文件整理方法———“立卷”进行了改革, 推行文件级整理, 大幅度地简化整理工作中的手工操作。《归档文件整理规则》的发布, 它所体现的“简化、兼容、灵活”的特点, 使新文书立卷方法与传统的立卷方法相比较, 有更多的好处, 但在归档后的整理、统计、利用等方面也显现出少许不足之处。

1 文书立卷改革的有利之处

1.1 缓解了档案员的工作压力, 促进了文档一体化的管理。

现阶段很多基层单位的档案员在公文处理过程都扮着非常重要的角色, 有的甚至兼职单位的文秘人员, 因此文书立卷改革给他们带来了诸多好处。《归档文件整理规则》中提出取消案卷, 实行文件级管理, 这个规定不但减少了档案员的工作量, 也减轻了档案员的工作压力。传统的立卷方法, 一般都要到年初才把上年度所产生的文件材料集中在一起整理、归类, 然后还要拟写案卷标题, 填写案卷封面, 抄写卷内目录、全引目录、案卷目录等, 繁杂的立卷工作, 往往让档案员对成千上万的文件材料“望文兴叹”, 要花费大半年的时间来完成“立卷”的工作。实行文书立卷改革后, 以“件”为单位, 档案员完全可以做到公文处理完毕后, 先进行装订、盖章等前期基础性工作, 等到编卷内文件件号时再做调整, 做到随时归档, 使档案工作成为日常工作的一部分, 让立卷工作“信手拈来、化整为零”。文书立卷工作就是文书处理和档案管理相互衔接的一个重要关口, 办公自动化的途径也就是文档一体化管理。文书立卷改革调整了立卷工作流程, 改变了原有的每年集中整理归档的传统方法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, 做到随办随归, 提高工作效率, 缓解了文书、档案工作人员的工作压力, 推动了文档一体化的最终实现。

1.2 有利于维护档案的原貌和不同形体档案的保管。

档案的原貌是体现档案价值的重要因素。传统的立卷方法以“案卷”为主, 案卷装订需要整齐, 纸张大小不一需要裁齐或裱贴加边:有的报表大小不一;另外有的领导批示签到文件的边缘上;还有些特殊的合同书都很难处理。文书立卷改革后, 采用文件级管理, 这些问题都可以迎刃而解, 有效地维护了档案原件的原貌。

1.3 有利于档案馆控制档案质量, 延长档案的寿命。

文件材料的质量决定了档案的价值。基层单位的文件材料归档立卷后, 具有永久和长期保存价值的档案在档案室保存一段时间后, 最终都要移交给上级主管机关或档案馆继续保管。由于档案室和档案馆的利用需求不同, 因此衡量档案保存价值的标准会发生变化, 需要进行重新鉴定、整理, 剔除那些不具备馆藏价值的档案, 因此移交进馆前就须返工重新整理。传统的立卷方法是以案卷为主, 因此移交的时候也是以“卷”为单位, 往往一卷中只有一份或几份存在上述情况, 就不得不拆卷重新装订, 这样不但费时费力, 还会给档案本身带来不必要的磨损。文书立卷改革后, 以“件”为保管单位, 即使需要再加工, 也不存在拆卷的问题, 直接按件剔除即可。而且改革后, 在归档章与档案盒脊上设置了室编件号与馆编件号, 可以方便进馆时重新编号。它所体现的“兼容性”和“前瞻性”使它本身更具有科学性, 延长档案的保管寿命。

1.4 便于提供查找利用, 进一步加强档案的保密性。

文书立卷整理的最终目的是便于提供查考利用, 为社会的各项工作服务。传统的立卷方法因为案卷的存在, 产生了许多弊端:一是增加了检索层次, 检索效率低;二是有的案卷标题拟不确切、不规范, 导致检索途径可靠性差;三是要查找某份文件时, 通常都是一整卷或好几卷的案卷拿过来翻来覆去的查找, 不但不方便查找利用, 而且也可能性接触到不在其利用范围内的其他档案内容, 破坏了档案保密性的要求;四是查找利用档案时, 经常需要提供复印件, 以案卷为单位, 不易复印, 给档案员和利用者带来不便。改革后, 因为实行文件级管理, 从根本上克服了上述弊端, 要查找利用某份文件时, 只要是有归档的, 便能在归档文件目录找到该份文件的收藏位置。利用借阅时, 只提供所需文件, 最大限度地缩小了知密范围, 而且由于是单份文件, 如有需要复印或扫描, 也比较容易操作。但为档案的查找利用提供了方便, 也相对的加强了档案的保密性。

2 文书立卷改革的不足之处

2.1 在装订保管方面:

由于是单份文件装订, 保管起来比较零散, 因此存在着文件易折、易损、易乱、翻查不便、调卷归位易错等缺点, 给延长档案的寿命增强了难度。

2.2 在统计方面:

以“件”为保管单位, “一文一件”, 统计档案时也是以件为单位统计, 使档案的数量成倍的增加从而给档案的统计带来了一定的难度。

2.3 在检索利用方面:

一是由于很多档案都存在“一事多文”的特征, 改革后, 以“件”为单位立卷, 固然满足了对单份文件的检索, 但也破坏了文件之间的有机联系, 不利于文件的成套检索, 其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义, 影响了档案的查全率、查准率;二是由于是单份文件, 借出容易丢失或被调换, 从而威胁了档案的齐全与安全。

3 解决问题几点建议

3.1 必须要求档案管理人员要有良好的素质, 认真仔细的工作作风, 严格执行档案交接制度和借阅制度。

一是仔细检查移交的档案, 在保证文件数量正确的同时, 要注意是否有折页或破损的文件, 要及时修复;二是档案工作者在查阅档案原件时动作要轻, 尽量减少损伤;三是交给利用者的档案套上塑料夹, 即可以保护档案原件, 还可以防止利用者将文件次序颠倒, 在利用完归还时还要认真清点核对, 防止丢失或被调换。

3.2 应按照《归档文件整理规则》中“遵循文件的形成规律, 保

持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用“的整理原则, 在整理档案时遵循其自身的形成特点, 将同一事由形成的文件排列在一起, 使文件间的有机联系得以体现, 保证了档案检索的正确率和查全率。

总之, 文件立卷改革是在传统立卷方法的经验上进行了综合与扬弃, 是信息时代的产物。它虽有利也有弊, 这需要我们档案工作者在实践中认真总结经验, 扬长弃短, 大胆实践, 促使档案工作持续、健康发展, 更好地为社会各项工作服务。

参考文献

浅析基建档案如何立卷建档篇8

1 基建工作过程及形成的档案材料

基建工作过程大致可分为准备、设计、施工和竣工四个阶段。在同一个项目中有的又可以分为若干个子项目, 各子项目均有各自的工作过程, 同时也会形成相关的文件材料。

1.1 准备阶段

1.1.1 基建任务的提出。

在一定的地区和部门范围内选择建设项目, 寻找理想的投资方向, 在广泛调研, 收集资料, 勘测建设地点的基础上, 进行粗略的分析、计算和判断, 以确定需要投资的项目, 框算投资金额及回报, 经过综合评判后, 形成基建项目建议书。该阶段主要形成的基建文件材料有:基建项目建议书、申请报告、审批文件等。

1.1.2 可行性研究。

可行性研究的任务是根据国民经济长期规划和地区规划、行业的要求以及市场需求对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行, 进行全面分析、论证, 作多方案比较, 提出评价。利用外资的项目、技术引进和设备进口项目, 大型工交项目都应进行可行性研究。可行性研究报告主要包括:总论、规模及需求预测、基础设施情况、选址、设计方案、环保、劳动力情况、建设进度和工期、投资额度及来源、效益评价。该阶段主要形成的基建文件材料有:可行性研究报告、申请报告、审批文件等。

1.1.3 编制计划任务书。

可行性研究报告批准后, 需编制计划任务书。计划任务书是研究、审查基建项目的可能性和必要性的重要文件, 是确定项目建设规模、依据、布局、进度等根本问题的重要文件。可行性研究的内容在这里要明确和细化。改建、扩建项目的计划任务书还应包括原有基础的利用程度和现有生产潜力的发掘。以及改建、扩建后的技术水平和效益等。

1.1.4 选址。

项目建设需要选择地址。选址时要考虑自然灾害或突发事件破坏因素和环保的要求;注意经济合理和节约用地;注意工农商结合、城乡结合。可以把若干个可以选择的地址, 提出几个要素进行比较, 作出决策。该阶段主要形成的基建文件材料有:选址依据性材料, 选址报告, 审批文件, 有关方面的协议文件等。

1.2 设计阶段

现行的工程设计程序, 一般分三步:初步设计、技术设计和施工图设计。简单的工程可以两段设计甚至直接施工图设计, 基建设计工作是论证项目经济合理性和技术可能性的重要工作。设计文件是列入基建计划和组织施工的依据。

1.2.1 初步设计。

在基建项目计划任务书批准以后, 设计人员根据勘测的结果和设计方案的原则, 对项目建筑物的布局、组合、造型、色彩、结构、材料、绿化、消防等作出一个总的规划。该阶段主要形成的基建文件材料有:说明书 (区域地形图、勘测报告) , 总概算书 (计算书、概算书) 及图样 (总平面图、主要建筑物图) 等。初步设计要经过上级主管部门的审批, 并产生审批文件。

1.2.2 技术设计。

初步设计批准后, 可以进行技术设计。技术设计主要是进一步解决各种技术性问题, 解决建筑物的主要结构和工程结构, 作出预算。尤其是采用一些新工艺、新材料、新方法, 更需要进行技术设计, 来满足研究设计方案中重大技术问题和有关设施、设备制造方面的要求。技术设计根据要求一般也需要上级主管部门审批。该阶段主要形成的基建文件材料有:总平面图, 建设设计图, 结构设计图, 设备安装图, 电气图, 说明书, 计算书, 工程预算, 会审记录, 审批文件等。

1.2.3 施工图设计。

施工图设计应以批准的初步设计、技术设计为依据, 内容包括各专业的施工图样;施工说明书和设备说明书。它是基建项目在图纸上的具体化, 是现场施工的依据。按照规定, 施工图需经过业主、设计、监理、施工等方面会审后, 方可交付使用。该阶段主要形成的基建文件材料有:施工详图, 建筑物构造图, 设备结构图, 施工大样图, 施工说明书, 工程预算书, 施工组织设计文件等以及建设单位通过招标与选定的施工队伍所签订的各项工程承包合同。

1.3 施工阶段

1.3.1 施工准备阶段。

计划任务书和选址批准后, 建设单位就应当着手施工准备工作, 如施工队伍招标、原料配合、技术应用、设备订货等。施工准备工作主要是掌握项目建设特点, 了解工程进度要求, 搞清施工中存在的困难与问题, 编制施工组织设计, 统筹安排施工力量, 制定施工方案。该阶段主要形成的基建文件材料有:施工图会审纪要 (建设单位、设计单位以及有关单位共同参加) , 施工合同, 工程协议书, 开工报告, 施工方案, 施工计划, 施工技措, 原材料质保单等。

1.3.2 施工。

施工准备工作大致就绪后, 即可施工。施工包括从开工到最后一道工序的整个过程, 一般可分为基础施工, 结构施工, 装修、收尾等。该阶段主要形成的文件材料有:施工记录 (日记、大记事, 隐蔽工程验收记录, 观察记录, 调试记录, 原材料检验记录, 设计变更记录) , 各种会议记录, 质量事故处理报告, 施工总结, 施工报告竣工验收报告等。

1.4 竣工验收

国家实行建设项目交工、验收制度, 所有的基建项目完工后均需经国家指派的验收委员会验收合格后方能使用。项目验收合格的标准是:项目建设符合国家颁发的工程施工和验收规范 (技术标准) ;造价合理;工程质量好;工期达标。该阶段主要形成的基建文件材料有:竣工图 (根据工程真实情况编制的一种图样) , 竣工验收证明, 工程决算报告, 验收会议记录, 修改方案, 试运行记录, 工艺、工装文件, 设备开箱记录等。

2 基建档案立卷归档过程中需要把握的几个环节

2.1 注重前期准备工作

实行前期控制, 确保归档文件材料的齐全、完整、准确和规范。归档工作做得好坏, 是以归档案卷的质量作为主要检验标准的, 衡量归档质量的主要指标是归档材料的完整、准确、规范和耐久性。档案室应对基建档案的归档质量进行超前控制, 即从文件形成抓起, 对文件的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查。如果工作不做在前面, 到了接收归档时, 才发现文件材料不符合质量要求, 该形成的文件没有形成, 或已形成的文件不准确、不规范, 书写材料不耐久等, 则为时已晚, 无法弥补。

2.2 正确选择立卷环节

归档制度明确规定, 立卷归档工作应由文书部门或业务部门承担。但在实际工作中, 许多单位的档案室, 直接承担了年复一年的立卷工作, 为此牵扯了大量的时间和精力, 影响了档案室业务的全面发展。因此, 基建档案应由形成部门立卷。由于立卷归档工作直接关系到档案室各项工作的质量, 因而, 档案室必须对归档工作加强督促指导, 并协助立卷部门共同做好这项工作, 而决不能对立卷工作听之任之, 放手不管。档案室要确定各部门立卷的范围, 使项目部门之间立卷分工明确, 避免重复立卷或遗漏。同时, 要加强对各项目部门档案管理人员的业务培训, 明确立卷归档的任务要求, 不断提高工作水平;对还没有执行部门立卷或刚开始执行部门立卷制度的单位, 档案室要加强对归档的组织、指导。

2.3 加强宣传科学管理

为了推动基建档案归档制度的顺利实施, 应在基建过程中的各个环节做好文件归档的宣传教育工作, 提高单位全员的档案意识。要消除有关人员在归档问题上的各种思想顾虑, 讲明文件材料必须依法归档的必要性, 档案实行集中统一管理的优越性。同时, 档案室要认真做好归档后档案的整理、保管和利用服务工作, 为后续工作提供方便, 全面促进收集工作的顺利开展。

摘要：本文系统阐述了基建工作过程, 及期间形成的相关档案材料, 并就如何做好基建档案立卷归档工作, 明确了需要把握的四个环节。

关键词：基建,档案,立卷建档

参考文献

[1]建设部工程质量安全监督与行业发展司.建设工程安全生产技术[M].北京:中国建筑工业出版社, 2006.

高校学生资助档案立卷归档刍议篇9

一、高校学生资助档案归档材料范围

高校学生资助档案按照归档行政层次和范围分为学校学生资助管理部门归档材料和学院学生资助管理部门归档材料。其中,学校学生资助管理部门归档材料包括:(1) 贫困生资料库副本;(2)生源地贷款相关材料;(3)国家励志奖学金相关材料;(4)国家助学金相关材料;(5)政府类奖学金相关材料;(6)勤工助学相关材料;(7)绿色通道相关材料;(8)临时困难补助相关材料;(9)资助育人成果相关材料;(10)高校年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。学院学生资助管理部门归档材料包括:(1)贫困生资料库;(2) 国家励志奖学金相关材料;(3) 国家助学金相关材料;(4)临时困难补助相关材料;(5)资助育人相关材料;(6)各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

高校学生资助档案归档后将采用“年度——业务环节”分类法进行分类、整理,即先将学校学生资助管理部门和学院学生资助管理部门归档的文件按年度(或学期)分类,然后再在每个年度(或学期)时间段内,按资助以上所列范围内容设置类目。

二、高校学生资助档案归档材料组卷和装订要求

高校学生资助档案归档材料组卷就是将高校学生资助各类文件材料,按其形成和发生规律,把一系列有联系的材料文件以档案卷的形式组合在一起,便于保管、保密和利用。

1.高校学生资助档案材料组卷的要求为:(1)不同年度、不同类别的高校学生资助业务档案,不得混合组成案卷,必须按照有联系的某一专门类别组成案卷,如国家助学金相案卷内必须是与国家助学金有联系的材料文件档案,其他无关的不得组入卷内。(2)高校学生资助档案案卷内的文件材料应反映同一工作内容或者同一相对独立的问题。若此内容或问题反映的文件材料较多,则可分成多卷,依序排列。限于每一案卷的承载内容,如果某一专门类别的文件材料太多,一个案卷装订不下,则可以组成案卷列,并加以编号依次排列。(3)高校学生资助工作归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,最好用打码器逐一打码,不得漏页缺页,避免重要历史价值文档漏页缺页无法查询使用。(4)高校学生资助档案在归档组卷以及保管存放中,同卷档案必须按照编号依序排列;确为密不可分的文件材料应依序排列在一起,如主件与附件一定要按照主件在前、附件在后的原则进行组卷排列。需要注意的是:成册成套的文件材料可保持其原有装订形态归档组卷;精装和平装等书本样式文件材料自成一卷的,可以保持原状归档组卷。(5)高校学生资助工作归档的纸质文件材料应为真迹原件,字迹应工整、数据应准确、图样应清晰,签字盖章和日期等标识应完整齐备。案卷内不应有重份文件,书写和装订材料过程要注意符合档案存放耐久性的要求。对于用热敏纸、光敏纸和用蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔等不易耐久字迹材料字迹制成的文件材料,可复印后与原件一并存档,以备化学试剂物理和化学变化引起的内容消失,无据可查。

高校学生资助档案组卷时,卷内文件材料排列需要按照历史时间、同一问题或重要程度进行排列,如遇卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应立卷在前、图纸应立卷在后。同时,在进行相关文件材料排列时,正文应在前,附件应在后;正本应在前,定稿应在后;复文应在前,来文应在后;转发文应在前,被转发文应在后;原件应在前、复印件应在后;不同文字的文本,中文文本应在前,其它文种版本应在后。

2.高校学生资助档案卷内文件材料一般采用“三孔一线回穿压扣”方法进行装订,这样可以保证装订的牢固性。高校学生资助档案卷内材料装订时要去掉燕尾夹、订书钉等一切金属物。所以复印材料均要求以国际标准A4 型纸(即长×宽=297mm×210mm)进行复印装订。如个别附件页数偏多或者附件体积过于庞大,可以单独装订并做好附于正文组卷记录。

三、高校学生资助档案页号及案卷编号要求

页号是指在档案组卷过程中,用数字固定卷内文件排列顺序的流水代码。装订成案卷的必须填写案卷总页数,因此,凡属于文书档案归档范围的文件材料经整理立卷后都要编写页号。2000 年以后,我国立卷归档工作以归档组卷的件为单位进行页号编排。

1.高校学生资助档案卷内文件材料页号编写要求。(1)高校学生资助档案案卷内文件材料有书写内容的内容页均应编制页码,以有效内容的页面为单一页;已有页号的文件可不再重新编写页号,按照案卷内文件为单位逐件核定页码也可。(2)按照2000 年以后的新要求,单面有内容的,页号编写在内容页右上角;双面有内容的,页号编写在内容页正面的右上角和内容页背面的左上角。当然,按照多数人的惯例,很多进行立卷归档工作的工作人员还是习惯将页号编写在后下角。需要注意的是,高校学生资助档案案卷内目录页和卷内备考表不编写页号。(3)如在高校学生资助档案案卷中有成套的图样或已经印刷成册的文件材料可以自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;如与其它文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料的最后,将其作为一件文件材料填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明成套的图样或已经印刷成册的文件材料总页数。

2.高校学生资助档案案卷号的编写要求。高校学生资助档案案卷号即该案卷在整个高校学生资助档案中排列的顺序号。案卷应进行排列编号,相同年度、相同类别、相同保管期限的资助业务档案按照形成时间顺序,从“1”开始逐卷编制一个案卷流水号。如:2014年,XX大学学生资助类保管期限为永久的案卷有10 卷,那么,XX大学学生资助永久案卷卷号即为从“1”至“10”。

四、高校学生资助档案编制卷内目录编写要求

高校学生资助档案卷内目录是登录高校学生资助档案卷内文件材料题名及其他特征并固定文件排列次序的具体表格,应排列在案卷内所有文件材料首页之前,明确列出案卷内所有文件材料的名称和页号。根据立卷归档要求,每卷高校学生资助档案都应编制卷内目录。卷内文件目录用A4 纸打印后置于卷首与卷内文件材料合并装订。卷内目录包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注、档号等项目信息内容,便于查阅。(1)卷内目录顺序号:用阿拉伯数字从1 依次标注卷内文件的排列顺序,一份文件一个序号,卷内文件材料一般按照产生时间排列,即文件材料时间上的由早到晚。(2)卷内目录文件文号:文件的发文字号。包括代字、年度、代号等。卷内文件没有文件号的,可以不填写文号,但需要列明文件题名。(3)卷内目录文件责任者:制发该文件的部门、组织或者个人。填写责任者应使用全称或规范化简称,避免引起歧义。(4)卷内目录文件题名:应填写文件材料的全称标题,不允许简称。文件材料没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写较为规范的题名,以便于查阅。(5)卷内目录文件形成日期:即文件产生或者形成的日期,一般案卷内填写时可以省略“年”、“月”、“日”字样,时间以8 位数字表示,其中前4 位表示年,中间2 位表示月,后2 位表示日,月日不足两位的,前面补“0”。如:2014 年1 月1 日应标注为20140101。(6)卷内目录文件页号:填写卷内每份文件的起页号。(7)卷内目录备注:注释需要说明的文件材料情况。如文件材料的缺损、修改、移出、销毁等。

五、高校学生资助档案案卷封面编制

高校学生资助档案案卷封面一般为采用无酸纸制作的档案盒作为卷首封面,一些单位也在逐步定制本单位的档案案卷封面档案盒。按照要求,档案盒的封面项目应逐项按规定用黑色钢笔、水性笔或毛笔书写,字迹要工整、清晰。案卷装订后应装入档案盒内,一卷一盒,按序排列存档。档案盒的外形尺寸规格为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 、30mm、40mm、50mm和60mm五种。

1.高校学生资助档案案卷档案盒封面项目包括:全宗名称、类别名称、案卷题名、起止年月日、页数和档号等内容,也有本单位的相关信息。(1)高校学生资助档案案卷档案盒封面全宗名称即为立档单位名称。如:XX大学(独立法人单位全称)。在全宗名称下面有具体归档部门名称,如:XX大学学生资助管理中心。(2)高校学生资助档案案卷档案盒封面类别名称:按照案卷档案盒内文件材料内容区分文件材料所属类别,如生源地贷款相关材料类、国家励志奖学金相关材料类、国家助学金相关材料类等。(3)高校学生资助档案案卷档案盒封面案卷题名:即案卷标题。由高校学生资助档案立卷归档人准确概括卷内文件的主要内容,文字应力求准确凝练。高校学生资助档案案卷题名格式为“:学校名称(与公章一致)+时间+材料名称”,如XX大学2014 年秋季学期家庭经济困难学生学费减免名单、申请表及相关材料。(4)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件材料起止年月日,即卷内文件材料的起止时间,如20140101—20141231。(5)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件页数,即本卷所有文字材料的总页数。(6)高校学生资助档案案卷档案盒封面档号:由全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号组成。

全宗号是同级档案保管部门对其接收范围内各立档单位所编制的代号(没有全宗号的单位可暂不填写)。年度是填写文件形成年度。填写时应以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2014。目录号编排原则为类别代码———属类代码。档案类别代码分别为:XQ(学前教育幼儿资助类)、YW(义务教育学生资助类)、PG(普通高中教育学生资助类)、ZZ(中等职业教育学生资助类)、GD(高等教育学生资助类),此类字母大写;属类代码分别为1(国家资助)、2(学校资助)、3(社会资助)。

高等教育学生资助类的国家助学金文件材料具体编制档号如下:①绿色通道:GD1.1—01.02.03……n;②国家奖学金:GD1.2—01.02.03……n;③国家励志奖学金:GD1.3—01.02.03……n;④国家助学金:GD1.4—01.02.03……n;⑤国家助学贷款:GD1.5—01.02.03……n;⑥高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助:GD1.6—01.02.03……n;⑦研究生国家奖学金:GD1.7—01.02.03……n;⑧研究生学业奖学金:GD1.8—01.02.03……n;⑨研究生国家助学金:GD1.9—01.02.03……n;⑩研究生国家助学贷款:GD1.10—01.02.03……n。

高等教育学生资助类的学校资助文件材料具体编制档号如下:①勤工助学:GD2.1—01.02.03……n;②学费提取:GD2.2—01.02.03……n。

2.高校学生资助档案案卷档案盒脊背项目包括:全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等。

档号格式:全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号。

立卷改革篇10

目前, 中专学校文书立卷工作还存在一些薄弱环节, 其主要表现是立卷分工不明确。多年来, 学校的立卷工作均由档案室人员承担, 而撰拟文件的文秘人员则若无其事。笔者认为这样做的弊端有三:一是各科室的立卷工作意识淡薄, 平时不注重文件资料的积累, 待需立卷时翻箱倒柜查找不到, 给负责立卷的同志造成工作上的困难, 使文书档案立卷工作不能按期完成, 二是有的同志对档案的立卷工作不了解, 他们将自己部门形成的文件资料存在部门, 不立卷归档。有的领导参加会议带回的文件资料, 也占为已有, 不交档案室。三是由于工作变动, 负责立卷的人员对业务不熟, 不知哪些文件材料该立卷, 哪些不该立卷。诸如上述原因, 造成了归档、立卷的文件不完整、不齐全, 案卷质量下降, 满足不了学校各职能部门的需要。那么, 如何做好文书立卷工作呢?笔者认为:

一、要明确立卷分工

文书档案立卷工作涉及到学校各科室, 是介于办文与归档之间的一项非常重要的工作。所以, 必把这项工作落到实处, 做到分工明确, 建立立卷工作责任制。在通常情况下, 学校档案室应负责全校综合性的立卷工作, 承办全校文书档案的立卷, 其优点:1、档案员亲自立卷, 可保证档案的完整, 保持档案的有机联系, 案卷的质量必然提高。2、便于他们增强档案意识, 掌握档案知识, 认识到立卷是他们的本职工作, 从而增强责任感, 注意平时的积累, 养成严谨科学的工作作风, 提高文书的归档率。3、使档案室人员心中有数, 便于今后的借阅、查考。4、有利于档案工作人员集中精力和时间开发档案资源, 开展档案编研, 提高档案资源的利用程度, 同时也可以更好地进行监督和指导。

二、坚持做好平时立卷工作

1、做好立卷前的准备工作。

负责文书档案立卷的同志要按照国家档案局的要求, 根据档案室的立卷规则, 将办完的各类文件能及时对号入座, 这样, 既便于得用, 也便于立卷管理。

2、严格办事制度, 保证文件符合

立卷要求, 办事人员要认真履行文书处理条例, 注意文件的质量与形式的统一, 现实作用与档案价值的统一。文件书写和印制要符合立卷的规定, 杜绝用铅笔、圆珠笔书写文件内容。

3、加强档案材料的收集工作。

档案的收集是档案工作的基本环节, 它在档案工作中处于一种特殊的地位, 是实现档案集中统一管理的重要手段。收集工作的质量关系到能否建立起丰富的档案信息资源, 关系到能否及时有效地为各项工作服务。档案材料收集的基本要求应该是:核对文件、底稿及有关附件是否齐全;核对给上级的请示是否有批复;核对领导在各种会议上的报告是否收回。档案工作人员要以满腔的热忱, 认真负责的态度, 积极的行动, 有效的措施去争取各方面的理解、支持和配合。这是做好收集工作的重要途径。

4、以科学的态度认真做好档案的整理工作。

在各种文件收集齐全以后, 接踵而来的便是档案的整理工作, 对于形式多样的文件如果不加整理和分类, 就会影响档案的利用价值, 只有对档案进行分类, 编制目录和排列, 使之系统化, 才能方便管理和利用。同时给档案的统计、检查、著录和编写档案参考资料奠定基础。

5、要做好必要的技术处理。

对于不符合归档要求的文书, 要采取复制、抄写、描写等方法, 既要保证原貌, 又要符合归档要求;字迹不清的, 应该退回重新抄写, 或在空白处抄正注明;文件用纸的规格应以卷皮的规格为标准。

三、立卷工作中需注意的问题

在立卷工作中要把好质量关, 必须注意几个容易疏漏的方面:

1、外出开会会议文件和资料。

各级领导和有关人员外出开会, 参加上级会议带回来的各类文件及带有密级的有价值的材料, 应先交办公室负责立卷归档, 再作传达使用, 用后送回归档。

2、学校领导在校内的各种会议,

如党代会、团代会、教代会、学代会、总结表彰大会、开学典礼、毕业典礼等上的讲话稿要及时收回立卷归档。

3、学校开式的文件。

如请示与批复、问函与复函、通知、通报等公文。如当年办不完的, 第二年办完一并收集立卷归档。