采购库存一体化管理（共8篇）
采购库存一体化管理 篇1
顾名思义, 库存管理就是要对“库”房里的“存”放的物品加以“管理”。一直以来, 中国很多企业库存居高不下, 这不但占用大量资金, 而且掩盖了企业管理中的诸多问题。如何降低库存达到“水落石出”, 从而暴露出企业隐藏在库存背后的问题, 对于企业降低成本、持续经营具有重要意义。
一、高库存下存在的风险
对库存的不良控制会导致库存的不足或过剩。库存不足将错过送货、失去销售额、使顾客不满意、还会产生生产瓶颈等问题。而库存过剩看起来似乎在这两个不良中属于危害较小的一个, 貌似不会对整个局面造成严重后果。但附着在过剩库存上的占用资金却令人愕然, 当库存持有成本过高时, 同样导致局面失控。
高库存会给企业带来以下困扰:
1.企业仓储物流、信息流混乱。企业物料货架被占用得满满, 有些货箱或托盘甚至因无位置而临时摆放在地面上。表面上看来, 物料充足有利于生产用料的及时供给。但事实上, 由于进料的不均衡, 货位配置的不合理, 造成物料摆放并未能完全按要求进入指定的货位, 其结果是:一方面, ERP系统中不能正确反映实际物料状态, 操作管理员往往会另建一本账来记录进、销、存的状态, 使ERP系统未能真正发挥应有的信息功能;另一方面, 由于物料的料位不确定性, 给现场搬运操作人员造成很多的不方便, 而且需要花费大量时间来寻找所需物料, 反而降低了生产效率。
2.高库存隐盖了大量浪费现象。高库存不但占用了大量流动资金, 使公司资金面临状况恶化, 给公司的形象造成了一定的负面影响, 同时高库存占用企业的仓库空间, 使库存成本不断上升, 也影响其他物料的正常管理。
3.高库存掩盖企业存在的管理问题。高库存可以很好地掩盖企业诸如生产安排不当、机器维护缺失、工程设计不合理、产能不平衡等众多的问题。这些问题如企业航行中的“暗礁”, 问题的隐藏给企业的持续运营埋下阴影。
二、库存控制问题产生原因
黑格尔有句格言:“凡是存在的都是合理的”。整句话从管理学上可以理解为“凡是客观存在的事实, 都有其必然发生的原因或理由。”企业库存过高必然有其根本原因。
1.不确定性对库存的影响。 (1) 公司采购人员为了规避缺货风险, 避免停线损失, 往往采用放大实际采购需求量 (即用实际需求乘上一个大于1的系数) 的做法, 使每次采购量都会产生一定的裕量。 (2) 错误估计供应链中物料的流动时间, 造成有的库存增加, 而有的物品库存不足的现象。 (3) 对一些关键物资, 采购人员为了保证安全供应, 会在供应时间上卡余量即实际要求交货期为15天却要求10天交货。表面上看可以减少物流过程中不可知因素造成的延迟风险, 但也因此造成正常货期内的库存量增加。 (4) 订单的变化对生产计划的影响。因受市场变化的影响, 如美国由于房贷市场风波引发的金融风暴以后, 作为主攻市政建设市场的许多公司都受到较大打击, 一大部分订单被临时取消, 而先前采购的专用物料因无法用于其他项目, 必将形成闲置库存造成浪费。
2.安全库存设置较高。对制造型企业, 为使生产经营活动正常进行、防止因需求或供应的波动引起缺货或停工待料, 经常对仓库中各项目保持一定数量的计划库存量, 即安全库存。安全库存是消除制造过程中不可预知变化的重要方法, 这种不可预知性的产生可能由于组织间缺少合作与协调造成的;也可能因新产品的开发未很好地进行供应链的规划, 产生如运输时间过长、库存成本增加的情况。安全库存必然会增加库存费用。因此, 须要确定一个适宜的安全库存水平。
3.低效率或不准确的信息传递。 (1) 信息系统的实施最基本的条件是保证采集的信息必须是及时的、准确的。但在实际的操作上, 常常得到是延迟的或不准确的信息, 进而影响库存量的精确度。例如, 在操作中相关人员如果不能对采购物料及时接收入库、正确进入指定库位, 订单完成不能后按时输入系统等, 就会对信息使用人员产生误导; (2) 系统中相关材料的单位转换系数的不准确, 造成实盘与账盘的差异。生产中, 这两类差异也影响库存的准确度。下面两类产品很能说明这种问题:1) 不锈钢带:采购时计价按采购重量核算, 但在生产中却是以长度计算消耗量, 系统中的转换是以一个理论系数 (Kg/inch) 来进行计算, 由于不同批次材料密度并不是绝对衡定不变的, 因而势必会产生差异。2) 橡胶衬垫:采购时考虑适用性, 每块橡胶衬垫都是以大规格供货, 在使用中再根据需要切成不同规格尺寸使用。但由于生产计划人员未能对生产中使用的不同规格进行详细分析汇总而进行订购, 因此会产生一定量的无法使用的小规格残留料。这部分残留在系统中仍以物料库存加以反映, 但实际上已是无法使用的废料。
4.材料价格的变化对库存值的影响。物料价格的波动同样会对库存净值产生影响, 特别是一些受市场需求影响较大的资源性产品。一种物料2007年度月平均价格走势图, 不难发现价格最低点在8月和12月份, 为RMB30300/ton, 最高点在5、6月份为RMB42000/ton, 最高和最低的比率达1.4, 也就是说价格上升了40%。同样反映在库存上, 同样的数量, 存货值提高了40%, 如果在5、6月份仍按简单的采购策略集中进货, 必然造成库存量大幅度上升, 占用大量的资金。
5.物料报废与处理不及时。在企业实际运行中, 不可避免地会出现质量问题, 如物料进货检验、生产过程中在制品检验都可能发现质量缺陷;另外, 成品终检也会出现不合格现象。这些缺陷产品很多时候不能及时或定期进行处理。另外, 如上面所提到的由于系统转换问题而产生的无实际使用价值的存货, 由于未能得到及时有效处理, 而滞留在企业内部, 不但占用场地, 增加管理费用, 同时也实质性地构成资金占用, 使这部分成本不能及时转化为现金流。
三、基于采购层面的库存管理改善措施
(一) 制订降低物资库存责任制
库存的降低, 需要企业高层管理者的高度重视和亲自参与。库存量特别高且一直无法下降的企业, 可以在总经理的领导下成立专门的库存攻关小组, 生产、质量、物流、仓库等相关部门都应是小组的重要成员。另外, 还应设定各阶段的分级目标。作为激励措施, 将库存降低成果将作为年度调资及个人晋升的重要考量指标。
(二) 实施本土化采购战略
1. 产品分析。
生产企业在生产中使用的物料有数千种, 使用量也各不相同, 如何实施战略采购是要思考的一个关键问题。可以根据采购金额和供应风险的二维分析工具来进行分析。通过这样分析归类, 为今后根据产品的特征采取相应采购方式, 降低采购成本创造了条件。
2. 选择合格的本土供应商。一般情况下, 海外供应商价格
上无优势可言, 交货也相当长 (一般海运约1个月) , 质量问题反应效率也较差。交货期长的直接后果是工厂必须为此准
物料质量是影响库存管理的一个因素, 同时对生产组织、制品品质等都会产生严重影响, 因此寻找优质的供应商资源至关重要。为确保供应商提供的产品质量能达到指定的要求, 而且是稳定有效的, 企业对合格的本土化供应商的要求是必须有一套内部控制体系, 原则上必须通过ISO9000质
地理位置远近是影响供应商的交货表现的一个重要指标。尽量的控制企业的采购半径对于企业库存的降低具有重
1.小批量采购模式。新供应商的开发为小批量采购创造了条件。由于企业每月、每周, 甚至细化到每日的材料需求有其相对的不确定性, 而要达到降低物料的库存, 又能保证准时、按质按量得到所需的材料, 实施小批量采购是一个行之有效的办法。公司现实操作中可以每月给供应商一个总括定单 (包括当月需求及后两月的预测) , 而实际交货量是根据采购下达的每周两次的实际交货清单进行。
2.价格策略。 (1) 由于同一种产品国内采购价会比国外采购便宜, 通过采取提高本土化采购份额, 使采购成本降低从而实现库存值大幅度下降。 (2) 由于原辅材料成本波动会对供应商提供产品的生产成本构成直接影响, 在成本上升时, 供应商会主动提价以保证自己利润目标的实现, 最终也会反映在采购价格的上升。针对这一状况, 企业就应根据具体情况给出相应的策略:对于物料价值不大的产品, 公司可根据市场行情, 与供应商签订一份框架协议, 预测半年或一年的用量, 同时确定期限内固定价格。
3. 交货期控制。
交货期的控制是降低库存量的有效方法, 采购交期是指发出采购订单到收到供应商送货的时间。控制交货期首先采购人员应做好期前控制, 同供应商明确具体的时间;其次, 采购人员应做好采购过程中的跟踪及必要的催货工作;最后以交货期作为对供应商评价的一个重要指标, 定期对供应商进行交货期进行考核。
4. 应用VMI。
VMI是Vendor Managed Inventory的缩写, 直译就是“供应商管理库存”意译可为“寄售”。简单地说, 就是供应商把产品放在客户的仓库, 客户消费一件, 付费一件。消费之前, 库存属于供应商。对采购方来说, VMI降低了库存成
通过电子商务方式降低采购处理成本 (交通、通讯、运输等费用) ;通过合理安排采购频率和批量, 降低采购费用和仓储成本;对供应商提供的服务和产品进行“菜单式”购买。有技术条件的企业, 可以针对不同内部用户开发了专业外挂模块, 从而有效提高采购库存管理的效率。
摘要：如何保持适量的库存一直是困扰企业的难题。企业为了保证供应的连续性, 往往会采取高库存的方式。然而高库存不仅导致库存成本上升和企业资金的占用, 而且会掩盖企业暗藏的众多管理问题。降低库存是持续运营企业必须面临和首先解决的问题。高库存的产生是企业众多部门相互牵制和信息不公开等诸多原因的作用结果。采购作为库存管理的“咽喉”部门, 可以采取加强与相关部门的信息化建设、利用各种采购技术和加强与供应商合作等方式来为企业保持适量库存而努力。
关键词：库存,采购,库存管理,VMI
参考文献
[1]侯书森, 孔淑红.企业供应链管理:第1版[M].北京:中国广播电视出版社, 2002.
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[5]王忠宗.采购管理手册“第1版[K].广州:广东经济出版社, 2001.
采购库存一体化管理 篇2
陕西陕煤蒲白矿业有限公司
关于开展基建项目和物资采购及库存管理
专项效能监察的通知
公司所属各单位：
为了积极贯彻集团公司一季度纪检监察工作例会精神，落实集团有关专项排查要求，加强成本管理，堵塞漏洞，经公司效能监察领导小组研究决定，对各单位的工程项目、物资采购及库存管理开展专项效能监察，现将有关事宜通知如下：
一、组织领导
成立专项效能监察领导小组 组 长：雷贵生 庞军峰
副组长：薛 卫 党亚明 杜战灵 叶对保 杨纪元
孙龙琦 张 宏
成 员：张增显 樊根荣 孙招全 王天虎 刘建峰 薛江龙 蒋德明 景晓红 田冯生 陆继胜 朱宝华
工作人员：由纪委、监察室、审计室、生产技术部、财务资产部、基本建设管理部、规划发展部、党政办、机电动力部、非煤产业部、法律顾问室等有关人员组成。
监察室作为此次专项效能监察的牵头部门，负责此项工作的总体安排和具体组织。
二、检查范围
公司（局）所属各单位2011年元月1日至2013年3月底的工程项目和大宗物资、设备采购及库存管理情况。
三、检查内容
（一）工程项目排查 牵头部门：基本建设管理部
配合部门：财务资产部 审计室 规划发展部 非煤产业部 党政办 监察室法律顾问室
重点检查贯彻落实集团公司《基本建设项目工程管理办法》（陕煤司发〔2012〕77号）、公司（局）《工程项目招投标管理办法》（蒲白局发〔2012〕323号文件）及财务、审计管理方面的制度规定等执行情况，具体包括以下内容：
1、工程项目立项审批及预算情况；
2、项目招标投标执行情况；
3、合同合法合规和履约情况；
4、工程进度情况；
5、资金管理情况。
6、安全质量管理情况；
7、工程审计情况；
8、存在问题。
（二）大宗物资、设备采购排查 牵头部门：监察室
配合部门：机电动力部 生产技术部 财务资产部 非煤产业部 党政办 审计室 法律顾问室
重点检查贯彻执行集团公司相关规定、公司（局）《物资采购招标管理办法》(〔2009〕55号文件)及其他有关管理规定、制度的执行情况，具体包括以下内容：
1、计划审批情况；
2、招标投标情况；
3、合同签订及履约情况；
4、资金管理情况；
5、存在问题。
（三）设备管理及库存排查。牵头部门：机电动力部
配合部门：监察室 财务资产部 非煤产业部 党政办 审计室法律顾问室 具体检查以下内容：
1、正在使用设备情况；
2、备用设备库存情况；
3、待修设备情况；
4、待处置设备情况；
5、大宗物资库存情况。大宗物资含供应库房代管物资，主要指：皮带、电缆、钢丝绳、钢材（板材、型材、管材等）、锚杆、编织网（铁丝网、尼龙网）、木材、风筒、轨道、支柱等；
6、存在问题。
四、时间安排
（一）5月20日至6月30日为自查、准备阶段。各单位根据检查内容及要求，认真做好自查，整理好汇报材料，实物归类和档案资料，并如实填写相关表格。
（二）7月1日至7月31日为检查阶段。
（三）8月1日至8月31日为汇总总结阶段。
五、检查方法
检查采取听汇报、看现场、看实物、查资料等方法进行。
六、几点要求
1、此项工作是公司（局）面对当前形势，强化效能监察，提倡厉行节约，加强成本管理的重要举措，各单位要高度重视，认真对待，并安排一名班子成员负责此项工作。
2、各单位要以本次活动为契机，组织成立相应的工作机构。
对本单位相关情况进行一次全面地认真梳理，做到情况清、底子明，为规范经营管理打好基础。
3、各单位按文件要求按期保质保量完成任务，认真填写各类表格，并做好材料的整理和报表汇总工作，对存在问题必须有应对措施和解决办法。
4、未能按期完成，反映情况不实的，将按有关规定严肃处理。
5、所有表格大小以实际填报内容自行进行调整纸张大小,如有必要自加附页说明。6、6月20日前自查报告（工程项目排查、大宗物资设备采购排查、设备管理及库存排查分类报告）、各类报表一式两份报公司监察室，电子版暂时保留待7月份检查完毕后上报。联系电话：监察室:7560069。
附表:
1、表1-1工程项目情况统计表（矿业公司组织或受矿业公司委托招投标）
表1-2工程项目情况统计表（自行组织或自行委托招投标）
2、表2-1大宗物资 设备采购情况统计表（经蒲白供应分公司招投标）
表2-2大宗物资采购情况统计表（未经蒲白供应分公司招投标）
3、表3-1设备使用情况统计表
表3-2大宗物资投入情况统计表 表3-3设备维修情况统计表
表3-4闲置设备情况统计表 表3-5待处置设备（物资）情况统计表 表3-6库存资金汇总表
陕西陕煤蒲白矿业有限公司
2013年5月22日
抄送：公司各领导，局属各单位、相关各部室。
化工设备零备件的采购和库存管理 篇3
关键词：化工企业；设备零备件；采购；库存管理
1 化工企业采购和库存管理问题
在我国目前的绝大多数化工企业之中，大部分都是一些服役时间比较长的老厂，这些老化工厂的组织结构比较传统，设备方面也比较落后，而且信息化程度不高，信息网络比较落后，因此，这些企业的化工设备零备件的采购和库存管理就处于一个比较落后的状态，从而导致企业的工作效率低下，企业的生产维修成本也居高不下，企业的盈利空间也就不能达到很大的提升，市场竞争力也就不断下降。
1.1 化工企业采购管理现状和问题 首先，我们可以从传统化工企业采购管理的现状方面进行分析，在当前我国的大多数化工企业之中，采购计划的制定是存在着一定的问题的，往往是根据企业材料消耗量乘以消耗系数进行制定，这种采购计划的制定是十分粗略的，不够精细，而且在很多方面都是依据以往的经验来进行计划的制定，因而存在着很大的提升空间。另外，我们可以从材料供应商的选择和评估方法来进行分析，大多数的化工企业并没有对于它们的长期合作商进行完整的评估，也没有完善的评估制度，对于本企业长期的战略计划也缺乏一个明确的目标，因而，企业与战略伙伴合作时间不够长，伙伴关系也不够稳定。最后，我们可以从供应商的管理层次来进行分析，由于企业之间缺乏稳定的长期的战略伙伴合作关系，所以企业与材料供应商两者之间的信息交流不够全面，沟通存在着一些问题，双方的合作关系往往是产品规格导向的浅层次关系，而且比较短期。
1.2 化工企业的库存管理现状和问题 在我国目前的化工企业之中，库存管理中存在的问题比较多，形势是不容乐观的。这主要包括以下几点，首先，在当前的库存管理这个环节当中，我们企业之中还没有一个比较系统的关于订货的模型，而且也没有大面积地采取信息化的先进技术，因而，在很多的情况下，我们基本上都是根据自己的经验来进行订货的。其次，在我国目前的传统化工企业之中，很大一部分企业并没有制定出比较完备的库存报表系统，与之相匹配的评估系统也不完善，大多数情况下，企业仍然是用的以往的库存量报表，因而达不到最佳的使用效果，对于库存的评价也就很不客观。最后，由于化工企业与其合作的供应商之间的沟通不完善，所以两者并没有进行充分的信息共享，相应的库存共享机制也没有很好地建立起来，双方的关系基本上还是传统的价格对比关系。
1.3 化工企业设备零备件的采购和库存管理过程中的价格对比 在我国传统的化工企业设备零备件的采购和库存管理过程中，我们比较注重的仍然是各个供应商之间的价格对比，哪一家提供的价格低，我们往往就会选择哪一家，这就需要企业与材料供应商之间进行许多次的价格谈判，这是一种既耗时又费力的零和博弈过程。一般情况下，企业有一个自己的计划，供应商也有其自己的另一套方案，而这两套方案都是基于自身的经济利益而制定的，因而两者之间会发生利益上的冲突，双方为了自身的利益，都会在谈判的过程中进行隐瞒，因而信息的交流是不通畅的，这种消极的谈判过程必然会导致交易成本的巨幅增加，从而造成资源的严重浪费，企业的运作效率低下。
2 如何改进化工企业采购和库存管理
为了改进化工设备零备件的采购和库存管理情况，让企业的运营效率提高，讓企业的盈利空间提高，我们做了大量的探索和研究。化工企业当前最需要做的就是必须要改进他们的供应链管理理念，采取更加先进的思路，从而提高采购技术和库存管理效率，进而提高企业的市场竞争力和市场占有率，因而，在采购方面，企业可以进行集中采购，在库存管理方面，企业可以采取基于供应链的库存管理方式，这两个方面是当前比较新颖的先进的处理思路。
2.1 新型的集中采购模式 所谓集中采购，主要就是指化工企业对于材料的采购与传统思路不同，要采取集中化的大批量采购，除了采购方面更加集中化之外，企业在全国的各个地方也要建立起自己的集中化统一化采购平台，从而为他们旗下的分公司进行服务。因为化工企业的规模是非常大的，企业旗下的每个分工厂都需要各自建立起自己独立的采购部门，从而满足对于原材料的采购，除此之外，每一个旗下的子公司在对于材料的采购方面基本上是类似的，例如经常是向同一个供应商进行采购，所以说，我们企业的总部可以采取集中采购的方式购进原材料，从而能够取得价格上的优势和效率上的提高，首先，这可以减少采购的次数，同时能够节省人力资源。其次，这种做法有利于整合整个企业的原料需求量，购买量增大，购买次数减少，自然也就减少了材料购进的费用。最后，这种做法更加能够促进行业内产品的标准化，由于是统一采购，所以产品的原料会保持统一，品质会有所保证，产品也就会更加标准化。
2.2 建立在供应链上的新型的库存管理模式 传统的大型化工企业要想完善设备零备件库存管理，就必须要跟上时代的步伐，更新自己的管理思路，因此，建立在供应链上的库存模式也就应运而生了，具体说来，首先我们需要对材料的相关供应链进行一系列改造，这其中主要包括优化传统的材料采购流程、对于供应商的有效信息交流和管理、进行集中化采购等。目前市场上的许多化工企业已经开始了这项革新进程，从目前的情况来看，企业应当进行有计划的材料采购，对于本年度的存货采购计划应当细细分析，最好能够根据前一年的数据来进行库存管理，并且要进行相应的审核和讨论，最后要把这个完整的计划向下传播，能够切实地落实到员工之中，除此之外，企业也应当采取各种各样的措施来降低运营的成本。
总而言之，企业化工设备零备件的采购和库存管理是一项十分重要的工作，工作人员们需要进行不断地实践和探索，建立一个完整的采购和库存管理系统，让这项工作变得更加信息化和科技化，从而促进企业的高效发展，提高企业的市场竞争力。
参考文献：
[1]胡方明.大型化工企业设备及零备件采购和库存管理[D].上海海事大学，2006.
[2]拾佳.大型化工企业设备及零备件采购和库存管理[J].化工管理，2015，08：23.
浅析现代企业采购成本与库存管理 篇4
采购作为企业从供应商手中获取所需物资的过程, 能够保证企业的正常运行和经营活动。采购成本主要指采购原材料过程中发生的各种相关费用, 其主要包括原材料的购买价款、相关税费、运输费和订单费等。采购成本作为企业成本控制的核心内容, 对于增加企业利润和提高企业核心竞争力有着十分重要的作用。在企业成本核算体系中, 采购成本与存货成本存在正比例关系。当采购成本增加时, 企业的存货成本也随之增加;当采购成本降低时, 存货成本也随之降低。与此同时, 存货成本和销售成本 (或主营业务成本) 之间也是正比例关系, 因此过高的采购成本会间接导致企业的销售成本增加。而销售成本的变动直接影响着企业的利润额, 这种影响体现在销售成本与利润额的反比关系中。由此可见, 通过这种层层传递的关系, 采购成本与企业的利润额存在反比关系, 采购成本的下降使企业的利润增加。大部分企业中, 采购成本的数额占到销售额的一半以上, 降低采购成本能够在很大程度上提高企业利润, 因此采购成本作为企业成本控制体系的核心组成部分值得企业管理者更多地关注。
采购成本的总额由采购数量和单位采购成本决定。控制采购成本的方法可以从控制采购数量和控制单位采购成本两个方面考虑。从控制采购数量方面, 企业的采购数量与产品的生命周期密切相关。产品生命周期经历导入、成长、成熟和衰退四个阶段。采购数量随着产品周期由少逐渐增多并在产品成熟期达到最大值, 直到衰退期的到来, 采购数量也开始逐渐减少。企业可以根据产品生命周期, 提前估算采购量, 从而减少库存和产品积压的出现, 降低采购成本, 最终实现企业利润增长的目的。与此同时, 管理者还可以从内部价值链入手, 对企业生产作业的流程进行分析, 将产品生产环节紧密联系, 找出其内部关系从而获取更加详细、准确的原材料使用信息, 制定采购预算并估计成本, 提高采购数量的准确性, 减少浪费, 从而降低采购成本。从控制单位采购成本方面, 企业可以从供应链角度出发, 选择最优的供应商并与其建立战略伙伴关系。在选择供应商时, 企业可以预先了解原材料市场, 对采购价格有大致了解, 采取公开招标竞价的方式, 选择最优供应商, 在保证采购质量的同时降低单位采购单价。企业一旦与供应商建立长期合作关系, 双方则可以采取风险共承担的原则进行交易。在这种长期战略合作关系中, 企业可以在采购市场得到稳定的高质量货源, 从而保证企业产品生产的有序进行。同时, 企业还可以得到供应商提供的价格折扣, 从而降低采购成本, 提高企业利润额。在供应链中, 企业还可以对供应商行为进行绩效管理, 及时评价供应商行为, 以激励和奖惩建立更加完善的合作关系, 保证优质低价的原材料输入。
二、库存管理对企业的影响
库存管理指企业在物流过程中商品数量的管理, 其目的是支持企业的生产运作和正常经营活动, 在企业内部供、需之间建立缓冲区。具体来说, 首先库存可以防止企业所需物资出现断档现象, 保证企业供应链完整有序。其次, 库存物资可以降低物流成本, 适当时间大批量运输同种材料可以节约企业成本。最后, 库存物资的储备功能可以减少企业成本, 在原材价格下降时大量采购, 从而防止因原材料价格巨幅波动而引起企业生产成本的突然增加。然而, 企业的库存物资并不是越多越好, 过多的库存物资占用资金, 使企业利息负担过重, 减低资金周转速度。因此, 寻找企业的合理库存量、优化企业库存管理对于保证企业高效运作具有重要作用。
目前比较流行的三种库存方式是供应商管理库存 (VMI) 、客户管理库存 (CMI) 、联合库存管理 (JMI) 。供应商管理库存是基于供应链环境下而产生的一种管理模式。企业作为供应链中的上游角色根据其下游客户的生产需要和销售需要, 决定下游客户的库存量并对其进行管理。在这种管理模式中, 供应商作为库存管理的中心对下游企业的库存管理进行决策, 而下游企业在库存管理中作为辅助角色, 提供市场信息并帮助供应商制订相应计划, 实现合理库存。这种管理方式简化了供应链中多级供应关系的状况, 使库存管理对于市场变化和消费需求具有更快的反应。客户管理库存相对于供应商管理库存, 是将客户作为中心的一种库存管理方式。客户即零售商是在商品销售环节中最接近消费者和市场的角色, 它能够以最快的速度得到商品销售情况信息, 同时在了解市场消费者的消费习惯方面也最具有发言权, 因此零售商可以根据已掌握的有效信息进行库存管理, 实现零库存。联合库存管理是将供应商和零售商都作为库存管理的决策者来参与库存管理的一种模式。在供应链系统管理中, 库存管理被分割成上游企业和下游企业两个协调管理中心, 平衡了两者之间的权利和责任, 并且可以使两者共同承担同等风险, 从而实现供应链的同步化运作。作为优化的库存管理方式, 联合库存管理不但解决了供应链中由于各节点企业相互独立导致的信息不流畅和需求放大的问题, 进一步整合了多库存点的陈旧库存管理模式, 又避免了因为供应商或者客户独立抉择库存管理而带来的风险过大问题, 强调了供应链企业之间双方互利互惠的合作关系, 最终实现了减少库存成本的目标又保证了企业的正常经营。
三、缺货成本及其控制方法
缺货成本是指企业外部和内部中断供应导致的延迟交付货物或者失销而产生的额外费用。当企业发生货物短缺时, 通常会导致以下三种缺货成本的产生。一是延迟交货情况下的缺货成本。由于企业无法按时向客户提供相应数量的商品, 客户需要延迟订单等待供应。在此期间, 企业需要承担额外的订单处理费和运输费用。通常情况下, 延迟交货的订单费用高于普通订单费用, 并且小批量的运输货品也使企业承担了更加昂贵的运输成本。二是丧失销售情况下的缺货成本。当企业无法及时提供商品时, 客户会出于各种原因取消本次订单的购货而寻求另外的供应商进行商品交易, 这就导致了企业当次销售机会的丧失。在这种情况下, 企业的直接损失就是本次商品销售的利润并且也包括了由于本次销售而产生的初始相关费用 (如招待费等) 。与此同时, 失销也会导致客户满意度的降低和企业市场竞争力的下降, 对于企业的名誉造成损失。相比于延迟交货的缺货成本, 失销造成的缺货成本对企业的利润影响程度更大, 造成的企业经济损失更严重。三是丧失客户情况下的缺货成本。由于产生严重缺货情况, 使企业信誉下降, 客户对其失去信心, 从而永远地转向市场上的其他供应商。值得注意的是, 对于某一客户, 这种丧失是永久性的, 不可逆转, 也就意味着企业失去了未来一系列的经济收益。由此产生的缺货成本是以上三种情况中数额最大的, 也是企业最需要避免发生的一种缺货成本。
通过以上分析可以看出, 缺货成本作为一个中间桥梁同时受到库存管理和采购管理的双向影响。为避免缺货成本的产生, 企业需要足够的库存量, 然而过多的库存量导致企业的资金运转周期过长。如果库存过低, 企业需要及时采购物资来控制缺货成本的产生, 临时性采购或者不规律采购都会使企业采购成本升高, 从而降低利润率。因此, 管理者只有确定正确的库存管理模式和采购方案, 才能实现企业成本控制的目标, 达到利润最大化。具体来说, 企业避免缺货成本需要做到以下几点。
首先, 选择合理的库存管理方案。企业首先应该选择一套最适合自己的库存管理方案。企业管理者从市场及时获取最终消费者信息, 根据收集到的信息进行需求预测从而确定未来商品的销售情况, 根据预测销售量企业可以设定最低库存水平和安全库存水平, 从而确定准确的库存管理方案。合理的库存管理方案是企业施行采购活动的前提, 因为只有设定准确的库存量以后企业才能进行采购活动。合理的库存量保证了企业供应链的稳定性, 减少了临时采购情况的发生。企业的临时采购往往是随机性的, 在没有充分了解市场的情况下, 迅速采购大量物资会因为信息获取不完全而导致采购价格和运输成本过高的情况发生, 从而增加采购成本。
其次, 制订完善的采购计划。统筹安排采购活动, 结合库存和货物在途情况制订科学的采购计划能够有效控制物资采购单价的变动, 减少了企业在物资单价过高的情况下出现大量采购的情况, 从而避免采购成本增加的情况。与此同时, 统筹安排有利于物资运输和管理, 减少了人力和物力的浪费。在库存量低于安全库存水平时, 及时采购避免了缺货成本的产生, 实现了企业的成本控制目标。另外, 采购计划中应该设立采购监督人员, 明确相关部门及工作人员的责任, 提高工作效率, 保证采购计划的顺利进行。
摘要：现代企业中采购成本的变化直接影响了产品的成本变化, 降低采购成本从而增加企业利润在目前企业管理中具有重要意义。与此同时, 企业供应链中库存管理对企业采购成本具有重要影响。优化库存管理模式同时降低企业采购成本成为当今提高企业竞争力的重大课题。文章详细阐述了采购成本和库存管理对企业的影响, 同时引入了缺货成本这一概念对二者关系加以详细描述, 以成本控制为目标对存货管理和采购管理进行讨论。
关键词：采购成本,库存管理,缺货成本,成本控制
参考文献
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[2]姜妍慧.采购成本控制[J].首席财务官, 2014 (01) .
[3]陈思.浅析采购价值与缺货成本的关系[J].物流工程与管理, 2010 (05) .
浅议基层医院药品采购及库存管理 篇5
医院的药品流通管理分为药品的采购和库存管理两个板块,而药品的采购决定患者用药的质量,其中药品的质量由药品的规格、产地和价格决定,规格是否正宗,价格是否合理,质量是否优良,都在很大程度上对药品的质量产生影响,因此,在药品的采购方面有多对细节值得注意。而药品的储存,药品的储存和患者的使用紧密关联,在药品的储存环节,不仅仅是要保证药品的存放安全,在药品入库之前,还要对药品的采购日期、产亲规格、适宜存放的环境、名称、剂量、批号、国药准字以及生产日期和保质期做好统一的等级,保证药品存放安全[1]。
1. 基层医院药品采购
基层医院是医疗体系中最简单的医疗设施,它们包括:村卫生所、街道门诊、商业性质连锁的药店、私人药店等,这些基层的医疗机构都不同程度上在医疗药品的采购上存在不同的问题。首先,对于村卫生院后街道门诊,这是属于最小规模的公立医院,虽然小,但是其性质已然是国有,其对人民的责任度相对较高,但是并不意味着没有问题,问题的来源就在管理的上,对于这种基层的医院,政府相关部门在管理上难免失职,这是其中一个原因,此外,医疗款项比较少,而且还要对居民实施大量的医疗费用的减免,这就造成采购方面资金的缺乏,从而影响采购的药物的质量;而对于其余的基层私营药店,其性质跟其他的商业活动没有区别,最大的目的就是盈利,因此这些机构会想方设法的争取成本最小化,利润最大化,也就意味着他们将最低价格采购回来的药物以最高价格卖出,这就严重影响了药物质量对患者病情的控制,在商业上是盈利的,但是从职业道德来说这是违反人性的。
2. 基层医院药品的库存管理
首先,基层医院对药品的管理不够专业化,药品的储存需要根据药品的性质分民别类进行管理,而不是笼统的放进仓库,要的时候进去拿出来用就是了,基层医院条件好点的都有配备药品储存室,但是医疗条件差的地方是几乎没有储存室的,而且在夏天,理论上为例保证药品能够在恒温下得到保存,是需要通过一些特殊的仪器的处理的,而在基层医院,这些条件都是没有的,这很不利于药品质量的保证,因此,这也很容易引发医疗事故。其次,有的医院跟本就没有设置相应的储存室,药品都是随意放置,这样引起药品变质的可能性更大,而如果这样的药物一旦用在患者身上,对患者肯定是莫大的伤害。
3. 药物的正确采购和库存方法
3.1 药物的采购
药物毕竟是关系到患者生命安全和健康的东西,稍有不慎就可能导致医疗事故的发生,因此,在采购药物的时候,要谨记不能贪图便利而随意采购,必须在有证经营的产家采购,并且要以签订有效协议的方式保证所采购药物的质量安全,也不能贪图便宜而采购非法药物,药物的来源一定要是清白的,而且一定要做实地考察,不能随意采购,还不能经常换采购产家,药品的买卖不能有太多的买方和卖方,出了事故一定要只能够找到相应的责任人[2]。最后在药品采购时一定要走正当的途径,相应的手续一定要齐全,这是对自己和患者的安全保证。
3.2 药物库存指南
《药品管理法》中规定:医疗机构必须制定和执行药品保管制度,采取必要的冷藏、防冻、防潮、防虫、防鼠等措施,保证药品质量。药品库管人员在药品人库后即应实行分类储存管理,按照药品的自然属性、管理规定、养护条件、剂型等因素进行分类,按区、排、号进行区别存放,科学储存[3]。药物储存室一定要分了进行储存,最明显的分类就是,处方药和非处方药的分类储存,中成药和西医药的分类,而在性能和外形容易混淆的药物一定要非开储存。而库管人员在进行管理的时候,要严格记录药物的各项数据,以免药物失效或者过期带来的危害。而对于对光线、温度、湿度有严格要求的特殊药物要做好防护储存措施,一旦发现没有按照相应的规格储存,要及时上报并更换药物。
结束语
综上所述,药物的使用和储存对患者的影响至关重要,因此,医院相关人员要做好药品的采购工作及保护措施,而在我姑的大多数基层医院,其药物的采购和储存都还没能达到相应的要求,特别是在药物的储存上还存在很大的漏洞,因此,应该立即完善起来,保证患者的安全,而作为医护工作者,对药品的采购和管理也不能马虎,要严格按照相关的医药条例办事,不能把患者的生命当做儿戏。
参考文献
[1]董美丽.基层医院药品的采购和库存管理探讨[J].中国医药指南,2012.12(35):379-380.
[2]金玉奇,付书博,沙德四.基层部队卫生队药品管理的现状及对策[J].药事管理,2014.11.12:6.
采购库存一体化管理 篇6
“ERP企业资源计划”依托IT技术及Internet技术的飞速发展, 是一种先进的企业资源管理概念, 它将信息集成并扩展到企业的每个层次部门, 打破了企业传统信息闭塞的常规, 在综合的墓础上给出具有全局性、前晗性、综合性和可操作性的企业管理决策, 由此实现了资源的合理整合、高度共享以及充分利用, 为企业计划、生产、控制物流活动提供了有力帮助, 成为了企业降低成本、增长效益、提高核心竞争力不可或缺的管理工具。本文主要就ERP在现代企业物流管理, 即企业采购、库存和销售管理进行研究, 以期提高企业物流效率、降低企业物流成本。
二、ERP环境下的物流管理系统
1、采购管理环节。
通过采购管理环节, 可以协助企业的采购人员完成物料采购任务, 包括采购的计划、申请以及到货接收、入库管理等。在整个采购系统运行过程中, 实现了采购人员的系统性管理, 如采购资料、采购申请及订单下达等, 全面性、动态性地反映采购单执行状况, 强化整个采购计划过程的落实, 对存在的采购价格差异进行客观分析, 及时发现采购成本的波动并分析原因, 督促供应商完成交货环节, 提高采购信息的精确性、完整性具体内容分析如下: (1) 在供应链管理模式下, 以订单作为采购的重要依据, 有客户需求生成制造订单, 再有制造订单形成了采购订单, 由供应商快速对用户要求实行响应, 提高供应链系统的灵活性, 保障库存周转效率; (2) 强化外部资源管理效率。在供应链运行的环境下, 通过采购的优化可有效增强外部资源管理, 改善以往采购和供应商之间缺乏联系、柔性不足等缺陷; (3) 提高物流管理的准时化运营。在供应链管理视角下, 十分重视订单流的按时生产提高供应链业务流程的精细化, 实现即时采购与即使供应; (4) 推动信息化的采购过程。通过应用采购管理系统, 实现了无纸化的采购管理操作, 可避免信息传递时繁琐的中间环节, 提高信息流动速度, 增强企业对市场的反应效率;
2、库存管理环节。
企业库存管理是一个系统性、繁琐性、规范性的过程, 与采购、生产及销售等若干环节密切相关。企业强化存货管理, 主要更好地满足生产与销售需求, 客观分析销售的年度预测指标, 提高预测的效率与精确度, 通过将销售目标层层分解, 分配到各个区域及销售代表, 并根据市场条件的变化而修正销售预测结果, 采购部与供应商结合, 完成整个预测过程, 加强供应商对市场的了解。
根据货品结构的清单, 完成物资需求计划, 再根据库存的信息状态, 确定不同物资的采购批量, 尽量确保库存的数量能够满足生产需要并且不会占用更多的资金;在传统的库存管理工作中, 没有认真记录企业的在库资源状况, 也就不能正确掌握库存数量;但是通过ERP管理模式, 对企业的所有资源进行详细记录, 要求库存管理人员进行循环式的盘点作业, 尤其加强对重要物料的标签管理模式, 详细记录日常入库、出库状况, 一旦发现物资降低到安全库存量以下, 则自动提出采购计划与生产规划。
3、销售管理环节。
(1) 构建并维护客户信息。基于ERP的销售管理思想, 主要以客户实际需求为出发点, 实现企业生产经营活动的规范化、合理化;在分析客户信息的基础上, 充分了解各种商品的性质、定价、销售模式、服务手段等, 实现企业产品的最优化组合策略。因此, 一个完整、有效的客户信息体系中, 除了满足基本的销售活动需要以外, 还应关注企业的生产经营活动, 建立客户信息档案, 包括客户的代码、名称、联系方法、开户银行及发货地址等信息资料。 (2) 加强信用管理措施。对于信用管理, 可主要包括以下两部分:其一, 结合客户资信的实际情况, 合理确定可赊销的额度;其二, 加强对日常赊销管理的重视程度, 经常性地分析销售业务的赊销额度, 对赊销额度超出的特殊销售业务进行分析与审批。为了避免产生坏账风险问题, 应在各部门、各岗位之间明确分工、落实责任;对于销售业务、信用额度审批以及信用检查等, 不能单独由一人负责;为了避免销售人员一味提高业绩而忽略可能给企业带来的信用风险, 企业必须对信用额度实行分级设置, 并在相应的程序中限制操作权限, 不同的信用额度由不同的管理人员负责审批。还应在ERP系统中构建完善的信用额度体系、审批程序等, 并对客户的信用与额度进行对比, 发现问题及时发出报警;对于不符合信用条件或者已经超过信用额度的行为, 必须及时制止。 (3) 加强对销售订单的优化管理。通过销售订单的模式, 将客户的需求输入到ERP系统中, 以此获取客户的真实信息、交易信息、产品销售内容等。其中应该包括的具体内容如下: (1) 订单号与订单内容, 如产品的数量、类型、价格、税率、要求等; (2) 客户代码与客户信息, 包括客户姓名、需求、数量等; (3) 时间数据, 如订货的日期、确认审核日期、提货日期等; (4) 其他信息, 如销售地区的代码, 运输方式、包装方式等。将销售订单输入到系统中, 可以对产品的整个销售过程进行优化, 确保各个环节有序开展。 (4) 及时安排发货。为了避免搬运人员随之装运没有经过授权的商品, 要求仓储部门的管理人员根据装运通知单的内容, 与系统中的销售单进行对比, 监督完成装运货品的过程, 并在销售单中签字确认;在ERP系统中标明已经装运的通知单, 自动生成销售的出库单, 根据已经批准并打印的出货单进行发货;有关发货环节的内部控制, 也非常重要, 系统根据销售单的内容, 完成全部销售出库单的管理, 提高销售单的内部追踪能力;避免仓库保管人员未经许可而私自发货。 (5) 办理收款业务。为了提高收款业务的合理性, 应确保收款业务按照ERP系统的流程开展, 避免出现账实不符、私设“小金库”等问题。对于已经不能回收的坏账, 应收集无法收回货款的证据, 经过审批之后再注销既可。针对在会计期末没能回收的款项, 企业应该将客户风险评估纳入到客户管理中, 并制定明确的信用政策与坏账预期;为了避免受到坏账风险的严厉打击, 在企业的内部控制程序中也应提高ERP系统的信息处理能力, 针对不同的客户制定计提准备方案, 确保坏账准备提取的精确性。另外, 在ERP系统环境下, 制定坏账政策也要适当授权, 结合企业会计制度的实际情况, 将坏账提取的职责与权力分离, 推动企业物流管理工作的正常发展。 (6) 客观分析销售数据。加强对销售数据的分析, 主要评价企业销售的实际成果。既可以客观分析生产经营水平、达到的预期目标等, 也可以发现在系统运行中存在的实际问题并采取解决措施。例如, 是否采用正确的决策、是否运行科学的组织机构、是否采取恰当的管理措施等。通过客观、合理的销售分析工作, 可确保销售记录的精准性, 为收集记录信息、维护系统运行起到积极作用。
参考文献
[1]周新韶.企业物流管理中存在的突出问题及应对策略研究[J].中国商贸, 2012 (15) [1]周新韶.企业物流管理中存在的突出问题及应对策略研究[J].中国商贸, 2012 (15)
采购库存一体化管理 篇7
协议库存采购是根据未来一定时间内物资采购需求的预测数量, 统一物资技术和商务采购标准, 通过招标或法律法规允许的其他采购方式, 确定多个供应商, 并以协议形式将单价、数量、总价、有效期等予以确定。在实际项目物资需求提出后, 与供应商签订采购供货单的采购组织形式。
国家电网公司为适应电网生产运维、10 千伏及以下配 ( 农) 网工程等物资采购需求随机和及时性要求高的特点, 采用了“增量招标、余量滚动、即时供货”的协议库存采购方式。具体指通过公开招标的方式集中确定一定阶段内虚拟库存货物的中标供应商及其中标产品的单位价格、服务条件和合同数量。协议期内, 根据库存状态、现场需求以及对中标人的合同承诺, 即时签约采购相应供应商中标的产品。
2 协议库存采购适用的范围
2. 1 招标采购适用范围
①按照《国务院关于投资体制改革的决定》 ( 国发〔2004〕20 号) , 使用国家电网公司投资的中低压配电工程不需要政府核准或者审批, 不受依法招标必须的核准条件的时序限制的;
②使用政府财政资金投资的中低压配网建设工程 ( 农村电网建设改造) 需要政府审批, 但单个配电工程项目总投资一般低于3000 万元, 且其中单项货物合同金额低于100 万元;
③按照《工程建设项目招标范围和规模标准规定》 ( 原国家计委令第3 号) , 不属于依法必须招标的货物。其他需要核准的电网建设工程项目, 其货物达不到依法必须招标的规模标准的。
以上三种情况均可采取协议库存方式招标采购。
2. 2 物资采购适用范围
适合纳入协议库存招标货物的要求是技术标准相对统一、规格型号相对较少, 同时能够确定协议期内采购货物基本数量。生产运维、中低压配网、营销项目物资采购, 满足以上要求, 且适应需求随机和及时性要求高的特点, 即可采用协议库存方式公开招标采购。
目前国家电网公司“总部直接组织实施”协议库存招标采购范围包括, 配 ( 农) 网主要设备材料、变电二次装置、信息通信设备、信息化软硬件、办公用计算机、电能计量箱等物资。
3 协议库存采购的组织模式
3. 1 组织机构
①省公司物资部;
②省公司项目管理部门;
③省公司监察部;
④省公司经济法律部;
⑤省物资公司;
⑥各地市公司物资公司;
⑦各地市公司项目主管部门。
3. 2 工作职责
省公司物资部: 负责建立与完善协议库存物资采购供应管理体系, 汇总协议库存物资需求, 编制省公司招标批次计划; 组织相关计划审核、商务招标文件编制、建立协议库存招标结果库、协议库存分配等工作; 协调、处理协议库存物资招标供应中出现的问题; 负责不合格供应商的处理, 供应商绩效评价管理, 协调处理质量监督工作争议。
省公司项目管理部门: 负责为协议库存物资招标供应工作提供技术支持; 汇总相关项目年度协议库存物资需求, 提出协议库存招标批次申请; 负责在国家电网公司协议库存招标批次下达后, 编制技术规范书, 生成技术规范书ID号; 审核协议库存物资实际需求。
省公司监察部: 对招标活动全过程实施监督; 在线监察专家抽取/选取工作; 受理招标过程中的投诉举报。
省公司经济法律部: 为招标文件审查提供法律保障; 配合质疑回复工作; 全程提供法律保障。
省物资公司: 协助省公司物资部审核协议库存采购申请;签订协议库存供货协议; 负责采购订单创建、供货单流转及订单结算工作; 开展履约协调工作; 协助省公司物资部定期对供应商履约、运行、质量进行绩效评价工作。
各地市公司物资公司: 负责协议库存物资需求计划的预审; 协议库存物资实际需求计划的预审; 协议库存物资的合同履约工作; 掌握供应商产品在合同履约、安装调试、生产运行等各阶段的质量信息, 并及时报送物资部汇总。
各地市公司项目主管部门: 负责申报协议库存物资需求计划; 申报协议库存物资实际需求计划; 负责履约过程中的技术协调; 参与物资采购、监造、检验; 配合开展配送、仓储、现场服务等工作。
4 协议库存采购流程
协议库存采购整体业务流程分为协议寻源与签订、协议匹配与执行两部分, 协议寻源与签订业务流程如图1 所示。
协议匹配与执行业务流程如图2 所示。
4. 1 协议寻源与签订业务流程
4. 1. 1 协议库存物资需求提报功能
需求部门结合年度综合计划、财务预算、历年采购情况等信息, 将经过项目管理单位部门核定的物资预测需求数量、规格等信息提供给本单位的物资部门; 公司各需求单位设置ERP协议库存管理员一名, 负责对需求部门提交的需求预测进行收集、汇总, 并组织开展审查、综合统筹平衡工作, 完成后将预测的协议库存需求计划录入ERP系统协议库存物资需求提报功能模块; 省公司物资管理部门对需求信息汇总、审核后, 生成采购申请并上报国家电网公司, 经审批后开展后续工作。
4. 1. 2 采购寻源管理
国家电网公司或省公司根据生成的协议库存采购计划, 按照采购层级, 在国家电网公司电子商务平台中进行寻源采购。寻源采购方式以公开招标为主, 在法律法规允许的范围内, 也可采用竞争性谈判、单一来源采购等方式。ERP协议库存采购平台须与国家电网公司电子商务平台建立必要的系统接口, 以满足业务功能需要, 其中包括: ERP协议库存需求计划信息能够上传电子商务平台、电子商务平台寻源采购信息回传ERP等功能。
协议库存招标的分标分包原则: a) 物资协议库存招标原则上按物资品类进行分标。同一品类物资针对不同的规格参数, 供应商技术水平和生产侧重存在较大差异的, 可以在按品类划分的基础上进一步按规格差异进行分标。b) 在分标基础上进行包的划分。包是中标和授予协议库存采购合同的基本单位, 采购人按包确定供应商, 每个包必须具有独立的报价。要考虑到物资特点、物资需求数量、需求地区差异、供应商生产规模及供货能力等因素。
4. 1. 3 签订协议库存框架协议
省物资公司在电子商务平台上根据招投标结果创建协议库存框架合同, 供应商确认后, 流转至ERP系统创建协议库存框架合同, 经省公司经法系统会签后上传电子商务平台系统并完成生效, 供应商凭中标通知书及授权委托书到供应商服务中心签订纸质版协议库存框架合同。
4.2协议匹配与执行流程
4. 2. 1 实际物资需求提报
使用现有国家电网公司和省公司间采购申请上传的接口进行协议库存计划提报, 增加配置文件控制协议库存物料是否允许上报国家电网公司。
4. 2. 2 匹配协议库存
对于国家电网公司指定的协议库存物料, 申请分配时采购方式默认分配为“协议库存”, 并自动引用物料对应的框架协议单号及供应商。协议库存匹配无论是按按片区模式或比例模式, 必须实现系统自动分配功能, 减少人工干预, 降低执行风险。a) 按片区模式的协议匹配原则: 一个区域只有一家协议库存供应商的, 由系统自动匹配, 当分配总量达到合同规定的采购总量的上限时中止分配。b) 按比例模式的协议匹配原则: 一个区域有多家协议库存供应商的, 由系统根据预设规则进行自动分配, 当分配总量达到合同规定的采购总量的上限时中止分配。同一工程项目的物资, 根据历史分配记录, 分配给同一家供应商。供应商的份额完成率与其他供应商相比超出一定幅度, 则分配给份额完成率最低的供应商。优先满足项目地区设备的一致性。根据项目的实际需求, 可优先考虑选择能够最大满足工期要求的供应商。
4. 2. 3 生成采购供货单
ERP系统中具有能够严格控制采购业务的功能, 项目计划、资金计划已下达才能生成采购订单。协议库存执行过程中的采购订单在ERP系统中根据匹配结果生成, 然后传输到电子商务平台生成相应的采购供货单。ERP采购订单在电子商务平台采购供货单生效后才能进行后续的执行或结算流程。
4. 2. 4 执行与结算
供应商根据采购供货单进行生产、供货及现场服务。对产品出现质量问题、抽检不合格、延迟交货等发生违约行为的供应商, 应按采购文件和协议库存采购合同规定的方式进行处理。对违约供应商, 必要时可以采取调减协议库存合同采购量、暂停协议供货、中止协议库存采购合同等措施。
到货验收单在电子商务平台基于采购供货单创建生成, 一份采购供货单可根据实际物资需求, 生成多次到货验收单。现场完成物资交接手续后, 完成到货验收单流转, 经验审结算人员对相关资料验审后进行结算。财务付款必须全部通过ERP系统或财务管控系统支付。
4. 3 价格联动
ERP系统接收国家电网公司电子商务平台定期下发的原材料价格 ( 原材料编码、原材料价格、计量单位、更新价格、更新日期等) , 并根据计算公式计算协议库存的价格, 同时进行更新。
①对生产成本受原材料价格波动影响较大的物资, 一般以铜、铝、钢材为主要原材料的物资, 如35 千伏及以下电力电缆、钢芯铝绞线、低压电力电缆、控制电缆、35 千伏及以下铁塔、钢管塔、铁附件等采用价格联动;
②联动工作按固定工作周期进行, 即在工作周期初始时通过ERP系统进行价格联动计算, 并对该周期内发生的采购需求统一执行联动后价格并生成订单和供货单;
③价格联动相关要素的具体内容和价格联动方案在采购文件和协议库存采购合同中予以明确。价格联动机制的要素包括: 联动物资与原材料、联动公式、原材料价格信息获取方式、原材料基准价格、原材料占比等内容。价格联动公式如下: P = P0 + K × ( B - A)
若︱ ( B - A) /A︱≤ ( 启用调整阈值) %时, 价格不联动;
若︱ ( B - A) /A︱ > ( 启用调整阈值) % 时, 进行价格联动;
其中, P为采购单价, P0 为中标单价, A为投标截止日期的原材料价格, B为联动时间段的原材料均价均值, K为价格联动物资单位数量中的相关原材料含量。
5 协议库存采购存在主要的问题与改进
5. 1 存在的问题
①省公司、各地市公司项目管理部门物资协议库需求不准确, 偏差较大, 造成了后续工作出现较多错误及重复性工作;
②在协议库存招标、合同签约、合同执行和结算各阶段还存在着流程不畅, 系统间接口错误, 供货单数量较大等问题;
③合同执行较为分散, 小数量、小金额的合同执行效率低。
5. 2 改进方向
①会同项目管理部门根据协议库存招标批次计划进行需求预测。加强对历年ERP合同货物数据的分析, 结合年度投资计划、年度部门预算等星系, 对各需求物资、数量、金额等数据进行综合统筹平衡, 确定协议库存招标各物资常用规格型号及需求数量;
②不断优化协议库存采购各阶段的业务流程, 提高信息化应用程度, 改进信息化系统之间接口的数据流转质量, 强化合同执行过程管控, 深化合同分析机制, 加强合同签约过程数据指标分析;
③在充分调研的基础上, 通过合理地按照同一包、同一需求单位生成合同的方式, 合并大批量小金额合同, 减少重复性劳动, 彻底解决合同数量大, 工作效率低等问题。
参考文献
[1]国家电网公司.国家电网公司物资集约化管理[R].北京:国家电网公司, 2012.
采购库存一体化管理 篇8
一、医院物资采购及库存管理工作中存在的一些缺陷
笔者通过研究相关文献并在了解多家医院实际情况的基础上,认为医院物资采购及库存管理主要存在以下四个问题:
1. 缺乏采购规章制度的构建。
部分医院没有建立完善的采购工作制度及流程;部分医院虽然建有比较完备的制度及流程,但是缺乏执行力,导致医院采购工作的随意性较大、采购管理漏洞较多。
2. 缺乏物资采购管理专职机构。
部分医院没有对库存管理活动进行全盘管理监督,而是采取分散管理模式,即总务科、设备科等分别管理。而且,基本依靠科室内部自我控制,院内虽有院纪委、审计科、行风办、工会等部门参与监控,但监督力不强,往往流于形式,极易造成腐败。
3. 缺乏物资采购的事前监控。
医院对物资采购没有采取事前调查、分析,部分采购业务未经院领导批准即可办理,有时采购业务发生后,再进行相关手续的补办。
4. 缺乏针对采购过程的风险防范措施。
物资采购的过程中往往隐藏着廉政风险,有时物资价格与市场情况不相符,则会导致议价不力。此外,物资采购需用医院大量现金,结清不及时的情况时有发生,致使跨月报账,部分票据有时会出现遗漏现象。
二、规范医院物资采购及库存管理的着力点
1. 建章立制、规范流程。
医院要以“重视计划、招标采购、质量为主、价格适中”为主要内容,以“成本降低、保障供给、堵塞漏洞”为主要目标,建立科学、规范、合理、完整的工作流程和规章制度,使物资采购工作更加规范,责任到人,层层把关,严格落实。为此,在工作中对各项规章制度落实不到位,执行不到位的问题,应严格追责。
2. 健全机构,职责明确,强化对物资采购活动的监控力度。
医院可以设立物资采购中心,确定分管领导,由分散管理变为集中管理,对大宗物资材料实行招标采购,个别物资材料采取综合采购询价、议价管理措施,切实保障采购价格的合理性。同时,材料采购人员及仓库管理人员应全面了解和掌握物资材料使用及库存状况,根据材料招标及议价再进行调查核实和市场调查,跟客户签订材料采购合同。在此过程中必须要在有院纪委、审计、行风办、工会等部门参与监管的前提下完成。
要依照物资采购、物资供应以及物资使用“三原则”背景下加强市场调查,对管理工作中及物资材料采购工作中出现的问题进行整改,进一步避免采购工作、库存管理工作中的盲目性,降低物资的非正常耗损。医院要统一购进物资、集中统一管理,对物资供需数量和材料质量进行监督、控制,发现问题及时处理,进而改变各自为战的现象发生。同时,合同还要统一集中管理,防止因医院财务资金支付款而导致的资金流失与财务风险的发生。
3. 加强中标合同管理,严把进货质量关。
严格按照《合同法》要求,与配送公司签订购销合同,明确品种、规格、价格、回款时间,履行方式、违约责任等内容,认真履行合同约定的义务,禁止合同外采购行为。仓库管理人员对购进物资、卫生材料严格检查,严格把关,对物资产地、规格、价格、票据进行严格检查,从而确保物资采购的最终质量,为医院提供性价比更高的产品。
4. 加强库存管理,严格对账制度。
加强监督检查,仓库会计月底严格与财务对账制度,确保入库物资总额与财务账金额账实相符,落实对账记录签名制度,并做到仓库每月清仓查库,每年由国资办组织全院对库存物资进行清查,做到账实相符,发现问题及时整改。
5. 注重教育培训,强化监督控制,从思想上防止滋生腐败问题的发生。
为确保各项采购管理制度的贯彻落实,须注重对仓库管理人员、采购人员的教育培训工作,同时在监管上,采取“统一领导、统一管理、集中负责”的措施,使预算权、采购权、验货权、付款权相分离。通过这些措施,使权力分散,减少腐败现象的滋生。医院审计科应当强化对医院材料采购的全过程跟踪,并实施监管与控制。院纪委、工会应当参与对医院物资采购全过程的监督,对违规采购、不规范采购行为,依法依规进行问责处理。
6. 利用网络软件系统进行物资采购管理及仓库物资管理,提高管理水平。
在仓库材料管理中,账务处理是整个物资库存管理全过程的重要一环。材料管理软件的应用既可以提高仓库管理人员账务处理的及时性、准确性,同时又能克服手工操作、签字容易出错的弊端,为及时准确地完成财务、成本核算创造条件。同时材料管理软件可对物资报表格式实现统一模式,做到所出具的报表一致、数据准确,并及时与财务对账。因此要加强物资管理方面的软件投资,实现物资采购、验收、发放、存放、盘点等方面的数据直接与财务数据进行有效对接。医院科室分布广、用人量大,特别是使材料在发放使用过程中的材料成本管理的数据分析,能变得更加方便。对材料成本差异、量价对比情况,在执行过程中所反映的问题,能做到及时发现,及时整改。
三、结束语
总之,医院物资采购及库存管理中存在不少问题,如对供应商的管理不到位,采购人员、库存管理人员素质不高和监督重点把握不准等。为此,在今后的采购工作中,应加强培训工作,提高采购人员、库存管理人员的综合素质。通过招标为主、多种采购方式并存,才有可能堵塞采购中存在的漏洞,降低物资采购成本,保证供应,实现医院的可持续发展。
摘要：随着医改的进一步推进,医院高层对医院物资采购及库存管理要求更高,加强物资采购及库存管理,不仅有利于医院经营成本的降低、医院经济效益的提高,而且可以有效遏制物资采购领域腐败现象的出现。文章通过研究相关文献并进行实地调研,系统分析部分医院在物资采购和库存管理方面存在的问题,提出健全规章制度、监控物资采购活动、加强管理中标合同、严格对账制度、强化监督检查等强有力措施,为其他医院进行物资采购及库存管理提供借鉴。
关键词：医院,物资采购,库存管理
参考文献
[1]臧素洁,宋承木.医院物资管理中存在的问题及对策[J].中国卫生经济,2000(8)
[2]徐琴.医院物资管理的几点思考[J].现代商业,2013(33)
[3]丁旭辉.优化物资管理,提高医院管理水平[J].卫生经济研究,2012(11)
[4]李艳红.规范医院物资采购及库存管理之我见[J].企业家天地下半月刊(理论版),2009(3)