办公室保密工作刍议（共10篇）
办公室保密工作刍议 篇1
在以往, 企业大多侧重于对自身运营情况和经济效益、社会效益等的关注, 却很少关注到办公室工作。殊不知, 企业的办公室工作不仅是公文处理工作, 还表现在参与政务、管理事务、综合协调等工作方面, 具有承上启下等多种重要的职能, 与企业的发展与进步密切相关。而在新背景下, 企业得到了较大的发展, 企业面临的内外部环境也发生了很大的变化。同时, 受到日益复杂的企业内部和外部诸多因素的影响, 企业的办公室工作也不得不面临着各种各样全新的挑战。因此, 如何客观的认识现实情况, 并积极的寻找新背景下的企业办公室工作策略, 是所有办公室工作人员需要面对的重要问题。
一、新背景下企业办公室工作现状分析
(一) 工作人员服务与参与的认识水平有待提高
企业的办公室是一个十分重要的部门, 是企业的对外窗口内部中枢机构, 其日常工作具有多种重要的职能, 与企业的发展与进步密切相关。例如, 通过办公室工作, 可以达到承上启下、协调内外的目的, 将企业的全体职工和各个部门之间紧密的联系在一起。但是, 就目前的实际情况来看, 很多企业的办公室工作人员在主动服务与参与的意识上还有待进一步提高, 更要充分认识到办公室工作的重要性及其现实意义, 在实际工作中要增强工作的积极主动性和服务意识。
(二) 日常实际工作需要规范性与合理性
对企业的办公室来说, 在开展日常工作的过程中, 只有保证在办文、办事、办会等工作的规范化, 才能实现高效工作, 并获得较好的工作效果。但目前, 很多企业办公室工作需要规范性与合理性。例如, 很多小企业大多没有制定出详细的规章制度, 导致办公室工作在实际开展过程中无章可循, 只能由工作人员自行处理, 工作条理不清等现象层出不穷。
(三) 工作人员的整体素质和能力需要不断提升
对企业的办公室工作来说, 工作人员的整体素质和能力会对最终的工作效果等产生较大的影响。但是, 从目前来看, 很多企业的办公室工作人员基本忙于处理工作性事务, 自身培训和再学习的时间和机会不多, 对新背景下办公室工作的新变化和处理协调问题的新技能掌握不够, 尤其是在处理各种应急问题方面大多处于经验判断阶段, 凡此种种, 都会影响到企业办公室工作的质量和效率, 从而对企业整体协调运作产生不利。
二、提高企业办公室工作水平的策略分析
(一) 加强宣传教育, 提高全员的认识水平
为了提高企业办公室的整体工作水平, 首先要注意做好宣传教育工作, 以提高全体办公室工作人员的整体认识水平。例如, 企业可以积极的通过设置宣传栏的方式, 向工作人员介绍企业要加强对办公室重要地位的宣传, 并将办公室工作的性质和作用等告知工作人员。其次, 企业要尤其注重强调办公室工作的服务和保障作用, 在全体工作人员之中深入化服务意识。另外, 企业还可以积极的通过其他一些方式和渠道来加强工作人员的服务意识。例如, 企业可以积极地组织工作人员参加相关讲座和会议等, 来帮助大家加深对办公室工作重要性的认识, 更好的促进全员认识水平的提高。
(二) 规范日常工作, 提高工作的效率和质量
为了保证办公室工作的顺利、高效开展, 企业要注意规范日常工作, 以提高实际工作的效率和质量。首先, 企业要积极的结合自身的实际情况以及新背景下的各种实际要求和需要, 制定出详细的办公室工作制度。从而保证办公室日常工作开展的有章可循, 更好的指导日常工作。其次, 企业要注意积极的对办公室工作的具体流程进行规范, 保证工作安排的合理和科学, 减少各种不必要的资源浪费, 提高工作效率。另外, 积极的应用各种新型的技术手段, 例如电子公文OA系统等, 以实现规范化管理, 并显著提高工作效率。
(三) 注重培养教育, 提高全员的综合素质
开展办公室工作, 一支强有力的工作队伍必不可少。针对目前很多企业的办公室工作人员存在的实际情况, 企业要积极的行动起来, 做好对工作人员的培养和培训工作。例如通过在职培训等方式, 来提高工作人员的各种业务能力和整体素质。另外, 企业也可以积极的要向社会上的各领域专家学者来对办公室工作人员进行指导, 帮助大家学习更多新知识和新技能, 不断提高自身的综合水平, 更好的胜任本职工作, 为促进企业可持续健康发展服务。
三、结束语
长期以来, 企业大多较为关注自身的运营情况和经济效益等, 却很少关注办公室工作。但在新背景下, 企业办公室工作对企业的重要作用开始日渐受到人们的关注。通过本文的分析我们也发现, 就目前的实际情况来看, 企业办公室工作还存在诸多不容忽视的问题, 需要广大工作者重视起来, 并积极的采取可行措施予以解决。总之, 积极的完善工作策略, 正确掌握科学方法, 与时俱进地创新工作理念, 围绕服务这一中心, 进一步提高服务领导决策、服务机关运作和服务企业发展的能力水平, 从而有力的推动企业的发展与进步。
摘要：随着时代的发展, 企业得到了较为宝贵的发展机遇, 但也给企业的办公室工作带来了各种各样新的挑战。因此, 新背景下, 积极的分析企业办公室工作存在的问题, 并寻找可行的工作策略至关重要。本文, 笔者即对新背景下的企业办公室工作策略进行简要的分析。
关键词：新背景,企业,办公室工作,策略
参考文献
[1]李珂珂.浅谈企业办公室工作存在的问题和对策[J].价值工程, 2013, (17) :148-148, 149.
[2]岳建省.新形势下增强企业党委办公室工作实效的探讨[J].办公室业务, 2013, (15) :20.
办公室保密工作刍议 篇2
地方文献工作是一项跨行业的工作。在本行业所谓“地方文献工作”并非泛称，而是专指图书馆地方文献工作，有别于地方报刊、广播电视部门从事地方文献的生产、制作和传播工作，也有别于地方档案馆、博物馆、文物部门主要着重于地方文献的搜集、整理和典藏工作，图书馆地方文献工作一般不包括地方文献的生产、制作，仅局限于对地方文献的搜集、整理、典藏、流通和开发利用的全过程。我国图书馆地方文献工作肇端于何时尚未有准确界定，现代图书馆地方文献工作则被公认为本世纪40年代初，由著名图书馆学家杜定友先生提倡，以广东省中山图书馆开创的采访、编目、借阅、典藏“一条龙”的“馆中之馆”模式。其工作重点在于地方文献的流通、开发、利用，向社会各界提供服务。
“地方文献”的定义，据有人统计不下200种，见仁见智，尚无定论。但尽管各种说法互有差别，其基本观点仅限于四个层面：一是以某一地域为内容的文献；二是属于一个地域的.出版物；三是包括一个地域名人著作、传记及相关研究资料；四是涵盖一个地方人士著述。在本文开篇，笔者根据国家标准《文献著录总则》GB 3792-83）对“文献”概念的界定加以延伸，把地方文献定义为“记录有某一地域知识的一切载体”，试图与众说求同，不在刻意立异，它与“某一地域为内容”或“有关本地方的一切资料”，应该是同一个意思（惟用“知识”比“内容”、“资料”更为贴切），关键在如何去理解它们。
笔者认为，“某一地域的知识”可分为直接知识和间接知识，或者称为主要知识和相关知识。属于“直接”、“主要”知识，容易取得共识。如果还包括“间接”、“相关”知识，第一至第三层面的观点（第四层面观点下文另述）那就可以容纳了。界定和理解“地方文献”概念应该着眼于地方文献的社会利用，地方文献之间的关联互补，以及图书馆的实际操作。其实，以上三个层面的文献密不可分，不管它们直接或间接都与地方内容关联，否则就不能形成地方文献的完整体系。
一个地域出版了什么书刊资料，拥有多少数量的登记、统计是某一地区社会进步的综合指数的重要方面，如进而对著作定位、学术含量进行评估，就更能展示它的人文、思想倾向，社会发展水平。这些地方的出版物不管其内容涉及的学科性质均属某一地域的精神产品，是出版史料、文化志的基础材料，是地域状况研究的一个具有价值的方面，属于地方文献有机组成部分。诸如，自明清以来，天津杨柳青、山东潍坊、江苏桃花坞、四川绵竹并称为“中国四大木版年画之乡”，尽管其年画不直接以地方知识为内容，而作为地方文献是当之无愧的。从图书馆藏书建设考虑，建立地方出版物的保存本库是十分必要的。当今全球逐步进入信息社会，在资源共享的形势下，各馆全面对入藏书刊建立保存本实在是一种盲目性，既造成馆际之间互相重复，服务质量低下，且相当馆藏文献也因保存而遭封闭，使本来就资源十分匮乏的状况“雪上加霜”。为此，各馆如能明确以地方文献作为特色藏书，并普遍建立本地区出版物的保存本，取消对所有入藏都存留保存本这一以藏为中心的传统模式，将不仅对一个馆的藏书建设，乃至对全国图书馆事业发展是一个重要改革举措。有人认为，地方版图书不应全部列入地方文献，据对甘肃人民出版社调查统计，1949～1985年出版图书4444种，其中内容具备地方文献研究性质的约400种，仅占出版总量的9％。以此为佐证，试图说明将地方出版物全部列入地方文献并无实际意义。笔者认为，这一观点显然把地方文献简单化了。试想，不全面查阅近来湖南出版的图书，怎能了解湖南在全国出版行业中创造的辉煌，及其对文化发展的贡献；不系统掌握近年来河南教育出版社出版的图书，又怎能知晓该社的文化视野、出版质量，及其对河南文化教育发挥的重要作用和在全国产生的影响。
地方名人是指革命活动、事业成就、学术成果在历史上被世人公认具有相当影响力的人物。某一地方名人应包括他们的祖籍或客籍，其著作内容不论是否涉及某一地域。至于某一地区名人的传记及对名人研究资料则无需考虑作者的籍贯，都应属地方文献之列。这些观点是与地方志中的人物志入传原则相一致的。通常人们述及某一地域的人文现象时，总要以“人杰地灵”、“一方风水养一方人”等说明人物与地缘的关系。看来，仅以直接记载某地域内容作为地方文献的标准是于情理不通的，例如，清代方苞、姚鼐、刘大的著作对于了解清代散文流派――安徽桐城派；明代哲学家王艮的著作对于研究这位江苏泰州学派的创始人的影响；清代纪昀的著作及其研究著作对于显示沧州作为历史名城的底蕴；高剑父、高奇锋、陈树人、黎雄才、关山月的国画作品对于弘扬广东岭南画派传统……都是不可缺的地方文献。
对于名人著作、传记及其相关研究资料的确定应该是严肃而有所节制的。现有一种观点，把“地方文献”扩展为第四层次――地方人士著述，这就失之过滥了。从人文学的角度看，文献是人类智慧、感情的载体或外化物。文献的本质是学科的属性、知识的内涵、知识的活性（信息特征）、知识的形态（加工的层次）。文献作为作者的精神产品、科研成果是全民族乃至全世界的共同财富。作者的思想、感情、知识随着时代发展、环境变迁，其著作内容亦随之发展、变化。我们应该提倡人文图书馆的文献工作，即不仅要以文献的学科去组织文献，还要进而以文献的知识去服务读者，也就是说，地方文献首先要以决定著作本质的学科属性去进行整理，而无需甄别著作责任者是否属于本地域人。例如，文学作品的整理首先应考虑语言是文学的基本要素，文学是语言与生活结合的产物。文学作品应以作者使用的语言去类分它属于某种文学、某种体裁，而不是国别、籍贯（《中国图书馆图书分类法》关于文学作品的分类弊病就在于以国籍定作品的基本属性）。由于我国籍贯的确定并不科学，往往祖籍与出生地、从业地相距甚远，而一个人的成就主要因素在于他毕生的事业，与祖籍、出生地并不产生直接影响，如果各地普遍建立“×籍人文库”，不仅将出现馆内及馆际之间的重复、浪费，而且在客观上亦有产生狭隘地方倾向之虞。一般地以作者的祖籍、客籍作为“地方人士著述”入藏标准，势必把任何文献都作为“地方文献”，因为所有文献的作者都不是从天上掉下来的，总要与一定的祖籍或客籍相联系，如此滥称“地方文献”也就没有真正的地方文献了。之所以将名人著作、传记及其有关资料作为地方文献，是因为名人的业绩、成就、影响以及著作提供的知识，对于研究某一地域的历史发展具有重要意义，而不是仅仅以他们的祖籍或客籍为归属。例如，李叔同（弘一法师）祖籍天津，出家后居住福建泉州开元寺，一生著书立说，弘扬佛学，并圆寂于泉州。把他的传记、著作及有关资料列为泉州地方文献，在于以他与开元寺及泉州佛学史着眼，而不是他的籍贯。此外．在图书馆实际工作中，由于一个人既有一个祖籍亦可能有几个客籍（据有关材料披露，一个人终生居住迁移，外国人平均为8次以上，中国人平均为1．5次），今后随着社会进步，人口的流动必趋频繁，因此对一些作者的籍贯往往无从了解、确定，致使籍贯作为文献整理的首要标准殊难操作。不可否认，建立“×籍人文库”具有一定的号召力、凝聚力，可以征集到一些资料，解决馆藏匮乏问题，但也不免出现具有参考价值的文献得不到，或者所获甚微。而一般资料则过多过滥，久而久之不仅事倍功半，效益无多，甚至成为包袱。
对“地方文献”的理解是涉及地方文献工作的定位问题。笔者认为，要“有位才有为，有为才有位。而有为又必须有所不为”。也就是说，对地方文献工作必须首先有一个准确定位，才可能有所作为，取得应有效益；有所作为，才能得到社会的认同，取得应有的社会地位。而要有所作为，又必须从实际出发，量力而行，明确自身的工作任务――哪些工作该做，哪些工作不该做，哪些工作需有所选择做。
2．2关于地方文献的开发利用
鉴于地方文献内容广泛，涉及一个地域自然、社会的各个方面，如何加大开发利用，服务当代，造福子孙，是图书馆面临的重要课题。
（1）转变地方文献工作观念。要充分认识信息时代图书馆须完成从组织文献到组织知识的转变，逐步将传统的地方文献整理工作从以文献载体为对象，做一般描述性的揭示，逐步深化至对文献所包涵的各种专题信息单元的开发利用；将“等客上门”的传统“守书人”，做简单的“二传手”，提供借阅书刊服务，转变为主动、全面提供信息服务。
（2）将文献信息开发纳入日常工作计划。要做好社会需求调研，找到与经济建设服务的切入点；明确信息开发工作定位，活化静态资料，提高开发的目的性，力求信息产品适销对路，发挥应有效益。
（3）以二次文献工作为文献信息开发的基础。二次文献工作应以编制馆藏目录、联合目录为起点，首先查明与本地区有关的书刊资料，再延伸到编制各类型索引（篇名、人名、主题）。在这方面，甘肃省图书馆具有较为成熟的工作经验。该馆自建国以来编有34个专题书目索引，其中《甘肃省所藏西藏和藏学档案史料目录》、《丝绸之路文献叙录》、《黄河书目索引》颇富参考价值。此外，由东北辽宁、吉林、黑龙江三省牵头，包括17个各类型图书馆参编的《东北地区地方文献目录》亦甚得好评。在各种二次文献基础上，可以根据社会需求有选择地编辑专题资料、研究综述，或者对古籍重印、校点、注释等等。诚然，文献信息开发的基础工作，不能与深层次的开发工作对立起来，为适应社会各方面需求，合理使用专业人才，从实际出发，也可以同时“多管齐下”。而不论任何文献信息开发最后都要以现代化的技术手段联系起来，建立以专题书目、索引数据库为重点，再深入到各种专题全文数据库，并提供自动化网络服务，形成良好的地方文献检索与服务系统。
（4）完善地方文献工作的人才结构。进行地方文献信息开发工作需要图书情报专业与文史专业人才的结合，没有双重的人才结构，既不能做好必要的基础工作，更无法站到开发项目的制高点，打开地方文献工作的局面。惟有专业人员紧密合作，充分调动工作积极性，形成良性互动，提供体现各类专业人员自身价值的环境，才有利于出成果，出人才，稳定地方文献工作队伍，促进图书馆事业发展。
2．3关于开展馆际协作问题
现代图书馆是一个群体，加强馆际的协调与协作，发挥整体效应是做好地方文献工作的关键。鉴于今后在自动化网络条件下文献信息相通，馆藏已经扩大为“国藏”，读者也再没有馆属的概念。从人文图书馆文献工作的观念出发，不论关于某一名人著作或者某一地域为内容的著作都属于全民族，乃至全世界共同的精神财富。因此，馆际之间的协调与协作，实现共享资源，是形势发展的要求。
（1）建立全国地方文献资源共享体系。要打破行业、系统之间互相封闭及地域分割的状况，实行地方文献工作协作，广开门路，包括拓宽信息渠道，余缺互补，馆际互借，合作开发等，特别是在各种版本地方志及各类专业志的收集、整理及服务社会方面，与档案馆、博物馆、方志馆联袂共建各类型专题数据库，形成一个或几个地区地方文献共享系统，这对于促进地方文献工作社会化，服务经济建设与社会进步具有重要作用。
（2）开展地方文献搜集工作的协调、分工。在地方文献中的名人著作及相关资料搜集工作的协调分工尤为重要。名人的事业活动及其影响力往往是超越地域界限的。例如，毛泽东是改变中国历史的伟大人物，影响力在中国、全球，他除具有多语种著作、传记外，还有大量的文稿、报告、文件、照片、音像制品及各类研究著作、相关资料。如果按名人的祖籍、客籍标准去确定相应所属地区的地方文献，将起码出现湖南、湘潭、韶山、江西、延安、北京等等，他的祖籍地区以及他曾经从事过革命活动的地方都要收集有关毛泽东的文献。而实际上除了北京有可能全面搜集有关毛泽东的全部文献外，可以说，其他地区并不具备条件。为此，对于孙中山、毛泽东、邓小平等具有较大影响的名人资料的搜集工作需要协调、分工。笔者认为，对于名人资料的搜集协调原则应以某名人的研究中心所在地为全面入藏所在地。有关毛泽东、邓小平的全部文献理所当然由北京作为全国政治中心、中共中央所在地去搜集、整理，其他地区似不必刻意求全，可仅就本地区资料为主。地方文献搜集工作，特别是名人资料，实行“宁滥勿缺”、“宁宽勿漏”的方针是不可取的。凡此应该具体分析，该宽者则宽，不该宽者则严。
孙中山（1866～1925）从1892年于香港西医书院毕业，行医港穗，开始反清斗争，从事资产阶级民主革命30多年。自1925年去世至今70多年来，各语种著作、传记、研究文集及资料，在海内外数量颇多，流传甚广。1934年，广州市立中山图书馆（后并入广东省中山图书馆）即设立“中山纪念部”致力孙中山革命文献的搜集、整理工作，至1987年广东省中山图书馆专辟“孙中山文献馆”，今收藏有专著、传记、研究资料、手迹、照片、录音唱片、辛亥革命资料及纪念品共2600多种，3700件。应该说，目前这个全国惟一专藏孙中山文献机构的藏书基础仍然非常单薄。据了解，孙中山文献在我国大陆主要集中于广东、上海、北京、湖北，其他地区亦有新的发现。笔者认为，鉴于广东不仅是孙中山故乡，而且是近代革命的策源地，孙中山研究中心（具有几个专门研究机构），而广东省中山图书馆是为纪念孙中山命名的图书馆，尚有一定的藏书基础，应责无旁贷成为全国的孙中山文献收藏中心，将工作重点转为积极向海内外征集孙中山文献，需要调查有关单位入藏情况，编制孙中山著作、研究论文、专题资料的联合目录，进而建立孙中山文献多媒体数据库。诚然，这是一项跨海内外、跨行业的巨大工程，由于孙中山对海内外人士属最具有凝聚力者，其实际意义远远超出地方文献工作本身，将产生巨大影响。惟有在政府的支持、推动下，采取海内外有关单位协作方式，才有可能取得成功。
其他类型的地方文献搜集工作的协调、协作，主要在同一地区内省、市、县、区各级图书馆收藏范围的确立。笔者认为，每一个省（区、市）图书馆都应该确立为地方文献中心，全面收藏当地地方文献（含下属地区资料），省下属图书馆原则上只收藏反映本地区（市、县、镇）资料，而对一些记录整个省（区、市）的地域文献可视其中对本区所属的信息密度而定。例如、广州市图书馆地方文献室不收藏《广东地图》，仅入藏《广州地图》，而对《广东省方志》因其中关于广州史料较多，与新编《广州志》内容相互衔接，则被列入广州文献专藏。
（3）建立地方文献缴送制度。做好地方文献工作、需要建立地方文献资源保障体系，以保证资源活水从源头来。这除了认真做好文献的征集、采购外，积极争取用政府的政策、法规手段，对地方文献出版部门建立呈缴本制度是非常必要的。建国以来，广东省人民政府、新闻出版机关重视地方文献的征集工作，先后五次行文规定呈缴本制度，对广东省中山图书馆地方文献的馆藏建设起到了保障作用： 1960年1月，广东省人民委员会颁发《批转〈广东省中山图书馆关于征集地方文献资料办法〉的通知》。明确规定全省出版机构和机关、团体编印出版的书刊资料，应缴送省馆两份；1978年8月，广东省革命委员会颁发《关于做好地方文献资料征集工作的通知》，指定省图书馆为全省征集地方文献资料的专门机构；1979年4月，广东省出版事业管理处转发《国家出版事业管理局关于征集图书、杂志、报纸样本办法》，再次明确各出版社、报社、杂志社应缴送省图书馆两份样本；1985年4月，广东省人民政府办公厅颁发《关于做好地方文献资料征集工作的通知》，重申广东省中山图书馆为全省征集地方文献资料机构和有关的呈缴本制度，具体规定各单位编印的各类型出版物，如简报、通讯、手册、年鉴、会议特刊、科技资料、成果汇编等，不论铅印、油印或影印品，均需缴送2份；1月，中共广东省委宣传部和广东新闻出版局联合签发《关于认真做好粤版书刊资料样本缴送工作的通知》，再次重申“省中山图书馆是我省征集广东地方文献资料工作机构”，并进一步规定广东省出版的书、刊、报、图和音像制品（录音带、CD唱盘、VCD视盘、LD视盘、计算机软件）都要向省图书馆缴送样本。
各种缴送制度固然很重要，但还需要通过图书馆去依法执行，及时催缴。对此，地方文献工作者必须具备敬业精神和坚韧毅力。只有把缴送制度的落实与其它各种搜集行为有机结合，才能保证地方文献资源保障系统顺利运行。
参考文献
1 邹华享.关于地方文献若干问题的思考.地方文献理论与实践研讨会论文.
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3 倪俊明.也谈地方文献中的“地方人士著述”.地方文献理论与实践研讨会论文. 1998
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5 韩朴.图书馆地方文献工作.北京：文津出版社. 1992
在办公室工作中运用创新思维刍议 篇3
一、在办公室工作中运用创新思维的意义
办公室的工作繁杂且重要，要想与时俱进，应对新时期的各种问题，就必须对办公室工作提出新的要求，在创新工作方法上下工夫，敢于打破固有的思维框架和模式，突破现有的条条框框，勇于开拓新的思路。
办公室工作不仅是企业管理的重要组成部分，也是企业构成和组织形式中不可或缺的重要一环。如文秘工作、社会管理综合治理工作、信访接待工作等，都必须结合新时期的特点，以创新思维展开，对于推动企业的整体创新和提升企业核心竞争力具有一定的积极作用。
那么，办公室工作应该如何运用创新思维，开拓性地开展工作呢？现代办公室人员面临着复杂多变的事务，其工作内容广泛，且对从业人员的要求越来越高。这就要求办公室工作人员必须牢记自己的职责，树立学习意识、大局意识、服务意识、效率意识、协作意识、纪律意识、安全意识和保密意识，进一步增强责任感，创造性地开展工作。同时，办公室工作人员必须学习习近平总书记系列重要讲话精神，认真查找自身工作存在的问题，积极探索新思路、新办法，进一步提高办公室工作人员的创新思维。
二、在办公室工作中运用创新思维的方法
在新形势下，办公室工作人员必须适应企业改革与发展的需要，按照事物的发展规律超前思维、创新思维，超前安排工作，主动实现超前服务，努力做到既能办文办事，又能出谋划策;既能发挥助手作用，又能发挥参谋作用。
办公室是企业管理的重要部门，起着承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，这就要求办公室工作人员必须站在一定的思想高度思考问题，把创新思维和参谋意识融入日常事务中，不仅会办事，还会想事，想企业之所想，为领导做出决策提供参考。
协调工作是办公室主要工作内容之一，包括接待、信访、外联等重要事务。可以说，协调能力的强弱从侧面反映出整个办公室工作效率的高低。但是，我们往往只重视把协调艺术运用在办公室的对外工作上，却忽视了把其融入办公室的内部工作和各项辅助性工作中。
其实，办公室是一个单位的窗口，体现了一个单位的整体素质和形象，要提高办公室的工作和管理效率，往往对办公室人员分工的“结合部”以及个人在同时处理多项办公室日常事务的协调能力提出更高的要求。因此，办公室工作人员必须具有创新思维，不仅要做好对外协调联络工作，还要在各项日常事务和辅助性工作中发挥协调能力，强化辅助性工作的角色定位，不断调节自我心理和自我行为，灵活机动地协调各项工作，从而更好地发挥办公室的整体作用。
撰写文稿、修订规章是办公室的一项常规工作，但容易陷入千篇一律的怪圈，这就是没有充分发挥创新思维的后果。因此，办公室工作人员必须把创新思维融入撰文修章中，跳出本单位的约定成俗，借鉴他山之石，不断吸收新鲜血液，同时注重总结、归纳、提炼工作中行之有效的成功经验，建立程序化的工作规范，为单位的发展提供制度保障。
就新闻单位的办公室工作而言，办公人员必须不断适应新媒体时代的特点，如无纸化办公、文稿的电子化、微博和微信时代的自我展示等，注重在社会实践中向群众学习，向新媒体实践和运用的“先行者”——采编人员学习。这样，就不会与社会实际脱离，就能促使办公室工作人员把创新思维渗透到新闻单位的采编、发行等环节中。
三、提高创新思维是办公室工作人员的新要求
（一）增强自身素质
1.增强政治思想素质
政治思想素质决定办公室工作人员自身的发展方向，直接反映出办公室工作人员的世界观、人生观和价值观，并反映出马克思主义理论水平和人民公仆精神，及办公室工作人员的创新意识，它是办公室工作人员最基本、最首要的素质。因此，办公室工作人员必须不断提高理论素质，以提高政治思想素质。党的十八大以来，习近平总书记一系列重要讲话精神是我们的思想和行动指南，特别是总书记提出的“五个坚持”的要求，是所有办公室工作人员应该认真领会和学习的。
2.增强能力素质
首先，办公室工作人员应提高独立处理问题的能力。办公室工作人员常常需要处理大量的具体实际问题，随着体制改革的进一步深入，将精简行政机构的工作人员，必然会形成事多人少的局面。这就需要每个人能独立处理问题，保证行政工作的高效运转;其次，办公室工作人员应增强协调沟通能力。办公室工作人员的服务工作是全方位的，必须顾及上下左右、纵向横向。另外，办公室工作是一个整体，只有顾全大局，密切合作，才能做好办公室的整体工作。
3.增强业务素质
办公室工作的综合性、复杂性决定了办公室工作人员要有较高的文化基础和专业知识，要成为本行业的内行，就要学会运用科学知识指导工作、管理工作、服务工作，提高工作质量和效率。只有这样，办公室工作人员才能在实际工作中不断增强创新意识和创新思维，开创工作的新局面。
4.增强身心素质
办公室工作人员要想取得好成绩，势必要付出艰辛的劳动，进行长期的拼搏，如果没有健康的身体和饱满的精力是难以胜任的。因此，办公室工作人员必须具备良好的身心素质，既要正确对待领导的批评，又要正确对待他人的埋怨;既要有日常工作的紧张有序，又要保持临“危”的冷静。
（二）提高学习能力
1.更新观念
就新闻单位而言，新媒体时代的冲击是前所未有的，传统的办公理念已经不能适应时代的要求，办公室工作人员必须摒弃旧观念、老套路，学习新思路、新方法，并付诸实践，不能只停留在言语上。
2.重视学习
创新的基础在于有效的学习、知识的积累及运用。其中，学习既包括学习前人、别人的思想和经验，又包括在日常实践中的思考和学习。办公室工作人员必须清醒地认识到学习能提高人的精神境 界，改变人的知识结构，增强人的各种技能，培养人的创新能力。在学习过程中，办公室工作人员应该关注以下问题：一是要重视吸收和把握新知识，掌握最新的动态和信息;二是要在学习中培养独立自主的精神，不依附任何权威，敢于打破思维定势。
3.提高思维能力
创新思维，就是运用已有的思想材料，去发展和创造新事物的思想方式。办公室工作人员要时刻注意变革自己的思维方式，注意思维的多向性，克服单向思维的弊病;注意思维的超前性，克服思维的滞后性;注意思维的逆向性，克服思维的“墨守成规”性;注意思维的求异性，克服思维的单纯求同性。
办公室保密工作刍议 篇4
一、新形势下办公室新闻宣传的要求
办公室是保持单位正常运行的重要部门, 为了提高单位的运行效率, 必须做好办公室新闻宣传工作。办公室新闻宣传水平的高低直接影响着单位的总体形象, 新形势下, 办公室新闻宣传工作面临着新的要求。第一, 单位要不断提高办公室新闻宣传水平, 要精心地设计符合本单位的宣传方案, 将平时宣传与节日宣传活动相结合, 要针对单位的重要业绩和热点问题进行宣传, 保证本单位在社会上留下良好的形象。第二, 单位的领导层要加强对新闻宣传工作的重视, 将办公室新闻宣传工作作为一项重要的工作来抓, 工作任务由领导通过会议的形式进行布置, 并且设立一个监督小组, 对日常的新闻宣传工作进行监督。第三, 新闻宣传的工作人员要利用多样化的形式和专业的水平进行宣传。在新形势下, 办公室新闻宣传要注重灵活创新, 不断扩大宣传规模, 对单位重大事件和重要活动要大力宣传, 适当地结合多媒体宣传形式, 加强宣传的真实性和针对性。要保证单位宣传工作的合理规范, 以理服人, 在宣传时杜绝做虚假广告, 坚持新闻真实性原则。
二、新媒体在办公室新闻宣传中的作用
新媒体是指以互联网、电视、广播、手机为载体的信息传播媒介, 其能以最快的速度促进传送者与接受者之间的交流, 在信息的发送者与接收者之间架起了交流的平台。
新形势下, 新媒体对办公室新闻宣传工作有重要的推动作用。将新媒体作为新闻的宣传手段, 其阅读量和点击率非常大, 也处在继续上升的趋势, 通过微信、微博等网络媒介传播的新闻信息, 会引发更多网民的关注, 并且还可以通过新媒体发表评论和意见, 所以网络是新闻信息传播的重要出路。
新媒体能够推动民主的进程, 国家发生重大事件后新媒体肩负起帮助民众走向监督舆论平台的使命, 针对事件的发生情况, 每个民众都可以发表自己的看法和观点, 民众不再是旁观者, 而是一名参与者和监督者, 进一步推进了民主政治建设的进程。
三、新媒体与办公室新闻宣传工作融合的对策
(一) 建立健全新媒体应用制度。办公室应该建立起网络监控制度, 网络监控有益于搜集员工意见, 对办公室中不良的现象加以辨别, 辨别收集的监控信息, 将不真实的部分去除, 减少不良事件的发生。还要建立责任分配制度, 将监控的任务分配给各个办公室的人员, 防止出现信息泄露和监督失灵的现象, 同时还要建立收集信息报告、信息泄露追究等相关的机制。
办公室新闻宣传部门要对新闻信息的发布速度做出规定。重点新闻信息要在第一时间及时发布, 帮助民众了解真实的情况, 并且要防止虚假信息的传播, 以稳定单位员工的情绪, 促进单位的健康发展。
(二) 建立健全新媒体监督制度。办公室要建立健全新媒体监督制度, 首先要建立起网络舆论监控系统, 同时要通过网络道德、社会公德来引导大众健康文明上网, 加强网络道德宣传教育, 利用相关法律规范民众的言行。单位可以根据国家规定的网络道德规范来教育员工, 要求员工必须遵守规定, 并且通过培训的形式引导员工采用正确的形式上网, 促进多媒体技术在新闻宣传工作中的文明运用。
办公室要建立一个良好的舆论监督环境, 营造民主、平等、自由的监督氛围, 树立符合科学价值观和良好社会风气的企业文化, 要善于发现舆论中反映民生的焦点问题, 并及时进行处理。
(三) 提高新媒体使用者的素质。单位要不断提高新媒体使用者的专业素质。首先, 要吸引一批优秀的新媒体专业技术人才。其次, 要重视新媒体员工的培训工作, 定期对员工进行培训, 不断提高员工的多媒体技能和工作能力, 为办公室新闻宣传工作打下良好的基础。最后, 不断完善新媒体技术员工考核制度, 建立健全考评制度, 同时建立奖惩制度, 充分调动员工工作的积极性。
四、结语
综上所述, 新形势下多媒体技术与办公室新闻宣传工作的融合将在很大程度上提高新闻宣传工作的效率, 我们需要通过建立健全新媒体应用制度、建立健全新媒体监督制度、提高新媒体使用者素质的措施, 促使办公室新闻宣传工作越办越好。
摘要：多媒体技术飞速发展, 已被广泛应用到办公室新闻宣传工作中, 有效提高了办公室新闻宣传工作的效率。基于此, 本文对新形势下办公室新闻宣传的要求进行了分析, 探讨了新媒体在办公室新闻宣传中的作用, 提出了新媒体与办公室新闻宣传工作融合的对策, 希望能为办公室新闻宣传工作提供帮助。
关键词：新媒体,新闻宣传,办公室工作
参考文献
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[2]向来生, 王洪禹, 姚昌.新媒体背景下高校宣传工作创新探析[J].思想教育研究, 2013 (01) .
职业教育行政办公室职能化刍议 篇5
【摘 要】 本文以职业教育系统中的行政办公室职能分析为对象，从日常工作职责、教学资源维护与使用管理和信息收集与宣传等方面对职能化的具体工作内容进行探讨。强调行政办公室工作的职责，保障工作内容和工作方式与教育发展趋势的一致性，为教学和研究提供服务和保障。
【关键词】 职业教育；办公室；职能化
行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性，具体工作通常会涉及到内部的众多部门，在办公室行政工作中，只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统，行政办公室职能化不仅包含行政职能，同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。
在职业技术学校中，作为教育的基本场所，主要的功能是教学和研究，在教育系统，服务是行政的主要工作，支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内，制定学校（院）的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础，对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析，探讨主要工作内容和方式，努力完善行政办公室职业化管理的职责认知，提高办公室工作效率，保障工作的顺利开展。
一、行政办公室工作职能
日常工作中，认真学习贯彻党的教育方针和政策，树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。
做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求，起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收发文件、信函、传真、报刊分送等工作。
全面、周密做好会议会务工作，确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议，督促、检查各部门执行会议决议。
在日常工作中，通过建立健全制度对职工的劳资，劳动纪律考核，岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访，及时将来访内容归类报送相关部门处理，不断完善工作内容，改进工作方式，提高工作效率。
抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。
二、教学设施管理
教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中，建立使用标准流程，通过制度涵盖所涉及的注意事项。
日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如，禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等；及时采取措施保持教学设施的干净整洁；教学用品要各归其位，不能随意乱放；日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题；行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理；定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。
使用教学设施应在教学计划内，获得批准后进行使用，教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下，校内单位或个人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外，教室由行政办公室统一调配管理，未经批准，任何单位和个人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。
教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施，若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理，不得随意乱拉乱接电线，用电器材应选用安全有保证的。
三、信息收集与宣传管理
行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能，为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解，进一步做好学院宣传工作，行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作，积极收集各项工作信息，充分发挥信息宣传的重要作用，推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。
宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体，宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。
办公室根据信息收集和宣传状况，制定宣传工作方案，明确工作分工，统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度，对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。
职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责，以职责为己任，在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性；高效协调不同部门之间的协同工作，有效地应对工作内容的综合性和复杂性；及时准确地收集各方面的意见和建议信息，加强信息报道的全面性和时效性，保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。
【参考文献】
[1]孙晓巍.行政办公室工作问题分析及解决方案 [J].赤子（上中旬）.2015（12）.
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[4]莫文娟.高职院校办公室管理创新与方法探讨[J].东方企业文化，2014，17：154
办公室保密工作刍议 篇6
民族中等学校办公室在学校管理体系中处于重要地位, 它是联系学校领导与各民族师生的桥梁与纽带, 在知识日新月异、信息化高速发展的21世纪, 要更好地发挥民族中等职业学校办公室的重要作用, 履行好办公室职责, 办公室人员就要具备较高素质, 以适应民族中等职业教育事业发展的需要。
一、民族中等职业学校办公室的重要性和特殊性
民族中等专业学校办公室是学校教学、管理、后勤服务的综合性办事机构, 是确保民族中等职业学校各项工作顺利开展的中心枢纽, 在学校的日常管理活动中起着承上启下、联系内外、沟通左右的作用。做好民族中等职业学校办公室工作, 对深化学校内部体制改革, 全面实施素质教育, 促进民族中等职业教育事业的发展至关重要。
(一) 转变思想观念, 做好服务工作。
大力扶持和发展少数民族和民族地区教育事业, 是巩固和发展平等、团结、互助、和谐的社会主义民族关系, 推进各民族共同团结奋斗、共同繁荣发展的必然要求。在全国民族教育事业不断发展深入过程中, 民族中等职业学校的教育教学改革也在稳步推进, 作为学校中枢, 办公室工作不仅要围绕学校中心开展, 而且要更新观念, 紧密结合党的路线、方针、政策, 紧密结合国家民族工作大局, 紧密结合民族中等职业学校的实际, 把培养少数民族专业技术人才、提高劳动者素质放在十分重要的位置, 协助领导做出全局性的、科学合理的安排和部署。在新形势下的办公室工作中还需要提高工作的自觉性、主动性, 进一步加强管理, 改进工作方式, 提高工作效率, 并不断学习和努力掌握党的民族理论和民族政策, 在学校各项事业的发展过程中真正发挥好参谋、协调、管理和服务的多重作用[7]。
(二) 实现各族师生全面发展, 增强服务意识。
民族中等职业学校中协调上下、服务左右的办公室, 主要服务于各族师生, 而各族师生是民族中等职业教育的主要实施者和受益者。他们自身有别于社会大众, 具有一定的特殊性。各族师生具有一定的知识积累和个人特点, 其工作、学习具有一定的特殊性和自主性, 因而也就表现出不同的精神需要。这些决定了办公室工作要以人的全面发展为前提, 在社会物质和精神财富增长的基础上, 不断满足师生的需求, 服务于师生的发展, 并通过各族师生的发展和人力资源的开发, 创造更多的财富, 在更高水平上满足师生的需求, 使办公室为领导服务、为各部门服务和为各族师生服务的职能得到有机的结合, 实现各族师生及民族中等职业学校的全面发展。
(三) 掌握办公室工作的规律性, 形成工作重点。
办公室工作纷繁复杂、事无巨细, 而且情况经常变化, 不确定因素较多。民族中等职业学校办公室工作就是要善于从纷繁的工作中抓住主要矛盾, 形成工作重点, 围绕学校发展的大局, 服从和服务于学校各个阶段的中心工作。学校的决策决定的重点, 也就是学校的工作中心, 抓住了重点就掌握了参谋服务的主线, 掌握了落实决策的主动。在集中力量协调好重点工作, 以重点问题的解决带动全面工作的推进的同时, 还必须统筹兼顾, 带动基础性工作的开展, 这样, 才能掌握办公室工作的规律, 做好服务工作, 充分发挥办公室的职能和作用。
二、民族中等职业学校办公室人员应具备的素质
随着民族中等职业教育的不断发展, 其办学宗旨、专业设置、培养目标都发生了根本性转变, 要适应这一变化, 最大限度发挥职能作用, 除调整工作思路、转换运行机制外, 更重要的是提高办公室人员素质。办公室人员要与时俱进, 不断提高自身修养, 更新观念, 不断学习, 才能紧跟时代步伐, 当好领导的参谋和助手, 提高服务意识和服务水平, 适应民族中等职业教育事业发展的需要。
(一) 具有较高的政治素质
民族中等职业学校办公室要在学校党委、行政的直接领导下, 根据党和国家的教育方针, 结合学校实际, 协助校领导制定学校的改革发展规划, 协调职能部门的有关工作[2]。这就要求办公室工作人员明确政治方向, 具有较高的政策水平, 掌握并灵活运用马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观, 深入透彻地理解党和国家的路线、方针和民族政策的内在精神实质, 认真学习市场经济知识, 了解民族中等职业教育的发展现状, 使自身的理论功底、战略思维、党性修养和工作能力等方面有明显提高。只有这样, 才能把领导的决策意图深刻理解, 把工作落到实处。
(二) 具有较强的业务素质
办公室的工作, 无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作, 还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作, 都是围绕“服务”这一中心运转的。在民族中等职业学校中, 除了上述工作外, 还有许多关于民族团结、民族特点等方面的具体问题。这就要求办公室工作人员不断提高工作水平和驾驭各种复杂情况的能力。
(三) 具有较强的创新意识
创新是永恒的主题, 是民族工作的不竭动力和源泉, 也是提升办公室服务水平的必然要求。办公室工作应不断尝试改进工作方法、借鉴经验, 在工作中紧密结合实际, 正确把握少数民族和民族地区的工作特点和规律, 以科学发展观为指导, 坚持树立创新发展观念, 把创新作为推进少数民族和民族地区教育事业发展的战略基点和前进动力, 创造性地贯彻落实好中央关于加快少数民族和民族地区教育事业发展的各项部署。
(四) 具有较强的学习意识
学习是工作之基, 能力之本, 水平之源[3]。随着新形势的发展, 办公室工作迫切要求工作人员进一步强化学习意识, 不断更新知识的层次和结构, 不断拓宽知识面, 不断提高自己的综合分析、文字表达和组织协调能力, 尤其是不断提高分析解决问题的能力、调查研究的能力, 还要努力学习经济知识、科技知识、法律知识和民族知识等, 做到想领导之所想、急教师之所急, 做领导的好助手、教师的好帮手。
(五) 具有较强的责任意识
办公室是学校首脑机关的“网络中心”, 为保证学校工作节奏高效率地运转, 工作人员要有高度的责任心, 在工作中要做到快速敏捷、严谨细致。在处理每一件事、签收每一份文件、起草每一份文件时要尽量做到主动、沉着、冷静、及时, 不误时误事[4]。要充分掌握好各项工作的轻重缓急, 合理地把握好工作节奏, 提高工作效率。
(六) 具有良好的心理素质
办公室人员的心理素质是指办公室人员在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的、经常性的、本质的心理特点的总和。心理特征既有稳定性、经常性, 又有可变的、可塑性[5]。良好的心理素质是办公室人员必须具备的基本条件。民族中等职业学校办公室人员要和不同的人打交道, 更多的是学校领导、民族师生。由于不同人员的知识结构、工作方法和生活习惯、气质、修养等方面都有很大的差别, 因而他们的需求和对人对事的看法也有很大的差别, 办公室人员需要懂得心理学, 既要礼貌待人, 又要具备良好的心理素质;既有高尚、健全、完善的个性品质, 又有豁达开朗的气质和大方自然的风度。
在民族中等职业教育不断发展深入的今天, 民族中等职业学校办公室工作人员不能停留在原有的工作模式中, 要适应经济社会的发展规律, 不断完善自身的能力和素质, 才能做好新时期民族中等职业学校办公室工作, 以适应新时期民族中等职业教育形势发展的需要, 为民族中等职业教育教学改革作出更大的贡献。
参考文献
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办公网络组建与维护方式刍议 篇7
所谓办公网络就是指与办公室内架设公司内部计算机服务系统, 借助于网线或者无线网络等将每一台工作计算机有效地连接在一起, 利用计算机服务器来实施统一化管理, 同时实现文件数据的共享, 从而使工作效率得以提高。
1.1 办公网络组建原则
第一, 可扩展性与高可靠性。随着信息技术水平的提高, 企业于网络上所产生的业务也随之增多, 就业务应用的预测与数据流量而言, 在企业未来的发展中, 对于网络设备的更新速度要求也将会越来越高, 而这种发展也必然会使企业对于其网络与相关设备可扩展性以及可靠性要求提高。鉴于此, 企业在办公网络的组建上, 应将可扩展性以及高可靠性作为原则, 基于此不仅可使企业于网络上这些业务安全性得到保障, 同时还可为企业节约相应的网络投资。
第二, 安全性和经济性。随着计算机技术的快速发展, 网络间互联规模也随之扩大, 网络间所传输信息流量也相应的增多, 在这之中, 如果企业一些重要信息被泄露出来, 将会给企业带来严重的损失, 因此确保信息安全性也变得特别重要。鉴于此, 在进行办公网络的组建时, 应综合考虑公共网络和内网之间访问控制, 采取相应的防范措施以确保网络安全。此外, 在组建时, 还应综合考虑经济性, 尽量选用性价比较高设备, 以此节约规网络组建投资。
1.2 办公网络组建方式
第一, 在组建时, 应结合企业自身实际情况来选用网络设备, 在网络结构上, 相对于单一拓扑结构而言, 混合型网络拓扑结构所具优势更为显著。对此, 在组建时可优先选用混合型网络拓扑结构, 比如可把环形拓扑结构与星型拓扑结构混合应用, 使网络能够同时局部上述两种拓扑结构各自所具优势。此外, 为更好地实施管理, 还可采取分层管理。
第二, 在办公网络组建时, 所需设备有交换机、自适应以太网卡、终端服务器与双绞线。因一般办公网络均需实施子网的划分, 对此, 可采取虚拟局域网方式, 根据企业各职能部门自身的需求与所处具体位置来进行虚拟局域网。其中在选用交换机时, 尽量选择带有路由功能三层交换机。在虚拟局域网的构建上, 一般端口分配于虚拟局域网的方式为两种, 即静态与动态, 在静态上, 首先于VTPSerever上进行一个虚拟局域网的构建, 接着把各端口再分配于所对应的虚拟局域网;在动态上, 则首先按构建一个VMPS虚拟局域网管理策略服务器, 在这一服务器中包含文本文件, 在这之中, 存在和虚拟局域网映射的一个MAC地址表, 基于该地址表交换机将决定把端口具体分配于哪一个虚拟局域网。
2 办公网络维护方式
第一, 在办公网络应用中, “不通”是一种比较常见的现象, 当出现这一问题时, 首先应对各连入至网络机器中网卡进行检查, 查看其设置是否准确。若某一台计算机不能上网, 则首先应该明确网线是否存在问题, 可借助于替代法来检查网卡正常性, 若网线与网卡均无问题, 则对驱动程序进行检查, 查看其是否受到损坏, 若一切正常, 可把系统配置中这一网络适配器删除, 重新启动电脑, 此时系统会重新进行新硬件的检测, 接着自动寻找所需驱动程序并安装。
第二, 为确保办公网络的安全, 应设置相应的访问控制与防火墙。在设置好访问时权限以后, 用户访问网络时, 需提交相对应的口令, 且按照事先所设定的相关操作权限来操作以及访问。防火墙的作用主要为将企业内网络结构有效的隐藏起来, 限制外部这些网络用户访问企业内主机。防火墙是公共网络和内网间一道有效的屏障, 其可对所有进出网络数据流实施检测, 当发现有异常数据时就会自动地阻隔, 同时向用户进行报警, 以保障计算机系统不会受到恶意攻击或者破坏, 以免数据丢失为用户带来严重损失。除此之外, 还应加强传输线路安全性的保护, 就传输线路而言应尽量远离辐射源, 以免因电磁干扰走造成数据错误, 同时还应定期对线路连接情况进行检查, 以确保其安全。
参考文献
[1]郑爱萍, 任永川, 郑钢瑛等.基于MPLSVPN技术构建上虞广电电话系统IP PBX[J].网络与信息, 2012, 26 (2) :53-53.
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刍议企业级协同办公平台的选择 篇8
协同办公平台产品的选择关系到规划的落实和整个企业信息化架构, 现将选择的依据陈列如下:
1 不能光看平台产品有多少功能, 更要看产品的实施能力
平台产品中通常都会内置很多功能, 比如人事管理、CRM, 甚至ERP, 但有过项目经验的人都知道, 每个企业的管理制度和管理的侧重点是不同的, 产品中现成的功能博而不专、泛而不深, 通常都与实际业务情况存在一定差异, 所以并不能拿来就用。与其考察平台华而不实的众多功能, 不如考察产品实施出企业具体管理模型的能力。
比如, 笔者在实际做项目时遇到过这样的需求:招标文件提交到合同采办部、规划经营部、项目管理部、计划财务部四个部门会签, 四部门都审核批准后提交领导审批直至归档。特殊之处如下:
(1) 四部门中任何一个部门退回, 其他部门能够继续审批, 因为每个部门审批的重点不一样, 同时审批有利于缩短审批总时长;
(2) 四部门都审批完成, 若有任何一个部门未批准, 则流程退回到招标文件提交。
如图2 所示。
大多数产品的工作流引擎的会签逻辑是四部门只要有一个部门未批准, 则退回并且其他部门无法审批。面对这种需求, 有的产品只能让业务让步于技术, 把并行审批改为串行;有的产品却可以对工作流引擎进行扩展, 满足用户的实际需求。显然第二种产品的实施能力更强, 企业在其上实施协同办公系统的生命力会更强。任何一个事物都有双面性, 更灵活的实施能力肯定离不开对底层代码的掌握, 对于系统运维人员来说需要更高的能力, 但从企业的长远来说, 利大于弊。
2 系统具有可配置性, 重点考察流程与知识管理的互联
上一条提到的二次开发实施能力很重要, 但只有20% 的业务会涉及到。大多数的业务靠平台的二次配置实施就可以完成的, 所以平台的可配置性尤为重要。可配置性指的是当用户的需求发生变化时, 运维人员使用系统中已有的功能对系统修改, 修改完毕后保存配置, 系统不需编译即可自适应配置后的结果供用户使用。实施人员和运维人员无需考虑底层技术细节, 可以完全专注与业务逻辑的设计, 从而极大地提高开发效率和软件系统实施的周期。
可配置项通常包括导航、菜单、工作流程、客户端的录入校验等, 市场上成熟的产品在这几项内容的配置上支持的都很好, 但流程和知识管理的衔接往往差距很大。以某产品为例, 它的知识管理只支持三层目录, 并且必须满足三层结构。这种约束和实际业务要求差距巨大, 基本满足不了任何业务的实施。除此之外, 该产品还不支持流程结束后直接归档到知识管理里面的配置设置。这种流程模块和知识管理模块间的互联是很常见的需求, 如果平台没有相应的支持, 那么该平台的可配置性较差。
2.1 关注平台升级对未来版本的IE、Office、PDF等软件的兼容程度
在软件实施过程时, 客户都会关注系统的兼容性。比如系统客户端的全面兼容, 操作系统全面兼容win2003/win2008/xp/vista/win7; 浏览器全面兼容IE8/IE9/IE10/IE11、Fire Fox10、Chrome17 等浏览器, 并支持微软off ice2003/2007/2010、WPS2012 文档处理软件。大家往往侧重向下兼容, 忽略向上兼容。然而随着系统的上线, 过了一两年以后, 各种软件的版本更新很快, 平台的升级是否既能够使系统兼容当下的最新软件, 又能够保持系统实施的成果的问题就会暴露出来。
满足向下兼容的要求, 软件版本易于升级, 也就是任何一个模块的维护和更新以及新模块的追加都不应影响其他模块, 且在升级的过程中不影响系统的性能与运行。这需要平台产品的架构上采用继承模式, 所有对其他软件升级的功能放到父功能中, 所有个性化的功能放到子功能中, 父功能的升级既能使子功能具备更强大的兼容性, 又避免了子功能个性化的部分在升级过程中被覆盖。如果平台在架构上未采用继承模式, 则兼容性较差。
2.2 结语
现代管理中的无纸化办公刍议 篇9
(1) 简化工作环节, 提高工作效率
提高效率、信息共享、协同办公, 这是无纸化办公最显而易见的益处, 也是多数现代企业实行无纸化办公的最主要的出发点。近年来以“公开快捷透明”为特点的电子政务深受百姓喜闻乐见, 这在以往是繁杂冗余的人力不可能办到的, 而今在公务管理中利用无纸化办公只要用鼠标的轻轻点击就可以轻松完成, 事半功倍。
以常见的行政机关、企事业单位对内对外发布公文、会议纪要、政务信息、公告、通知等为例, 以前都是把相关的内容形成文稿后, 交由文印室的工作人员打印、复印, 然后再由通讯员递送各个上级、下级部门, 工作流程长、受众面窄、影响小、效率低, 不仅浪费了大量的时间、人力和物力, 各部门信息也不能得到及时有效地沟通, 造成行政管理中的“真空地带”, 为下一步深入工作埋下隐患。而现在大家充分利用网络信息平台, 只需把要发出的文件, 通过电子邮件设置一个群发命令, 无论多少个接收单位, 多少级管理层次, 都能在同一时间内全部收悉, 多个环节缩减为一个环节, 极大地提高了办公效率。
(2) 便于查阅检索、实现节能降耗
原来利用纸张为载体的办公方式, 相关文件都要整理保存好, 长期的积累, 纸张越来越多, 而且需要空间存放, 最麻烦的是查阅检索, 常常出现档案员翻箱倒柜, 只为寻找一个文件。而运用电脑进行操作后, 文件的存档、查找等更加方便, 快捷, 特别省力。
此外, 低碳环保早已成为我们现在的生活理念, 公务管理中倡导的无纸化办公正是各级政府部门践行这一环保理念的切实行动。在削减了巨额办公经费的同时, 节约资源首先是从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字, 一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗, 在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作, 以及为此付出的宝贵时间, 这些更是一个追寻可持续发展的现代社会必须面对的现实问题。
从一个企业来讲, 节约了纸张也就是节约了钱, 降低了成本;从国家大局说, 每年减少砍伐树木的数量, 不但有效提高森林覆盖率, 而且保护环境, 造福子孙后代。实行无纸化办公除了节约大量纸张之外, 随之而来的其他办公用品的费用开支也相应缩减。开展无纸化办公, 即节能又环保。
(3) 规范办公流程、达到资源整合
过去许多相同的文件各部分都要分别存档, 使用无纸化办公不但可以大大减少重复劳动, 而且可以使各个部门单独处理的工作串联起来, 通过建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制, 让单位充满活力。在公务管理中, 对上对下最不能容忍的是部门之间的推诿、扯皮现象, 信息传递中的阻塞、延误、失真, 极易给公务部门造成办事拖沓、不尊重百姓利益的印象, 无纸化办公在这方面使工作人员责任明确, 权限分明, 具体事务落实到人, 查有所依, 保证正确、及时的反应, 促进部门持续发展。
此外网络技术将部门的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用, 实现各种资源的互相促进和增值, 形成正规、科学、开放的单位的制度和文化。资源的整合和共享有效地协调多部门之间的协同工作问题, 保持了单位旺盛的生命力, 能更好地保证单位健康持续发展。
(4) 信息流通加快, 扼制“文山会海”
信息时代的飞速发展不但改变了人们的生活方式, 也变革着管理部门的工作模式。电子文件使用及网络互联工作平台的开通, 领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员, 所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。领导层也能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况, 跟踪监督。不仅有效提高了办公效率, 而且使得工作人员能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 有效协调多部门之间的协同工作, 建立融洽的团队关系和单位文化, 使得人才脱颖而出。
此外, 随着电子文件的增多, 纸质文件的减少, 也可以将机关、企事业单位许多人员从大量“文山会海”解脱出来, 客观上节约了大量人力和空间, 让机关、企事业单位的人们尽快地从重复的、繁琐的、机械的低级劳动中解脱出来, 抽出更多的时间和精力去从事更高级的、更有意义、更加有效的工作, 从而真正做到人尽其才, 物尽其用。
任何事物有其利必有其弊, 无纸化办公当然也一样。直到如今, “无纸化办公”这个网络时代的新生儿并未像人们所预期的那样茁壮成长, 在传统观念中, 书面的东西便于携带, 而电子文件却不具有这一直观性。时至今日, “无纸化办公”理念并未被社会公众广泛接受, 尽管推进电子信息化的努力继续在办公领域取得进展, 但本应与之同步的全流程数字化网络办公新理念依然没有深入人心。无纸化办公主要有以下不足之处:
(1) 信息保存的保险系数受到质疑。由于电子媒介会不可避免地受到各种因素的影响产生质变, 在将来的某一天都存在无法被打开的风险。从储存技术和形式日新月异的更新速度来看, 任何目前看来非常保险的存储介质, 都有被淘汰的可能, 如果不能被新的格式所支持, 就难以读出现在保存的很好的文档。众所周知, 最初的存储介质软磁盘早已不复存在。
(2) 如何保留人工痕迹。在文件批签流转过程中, 原始的手工批签, 不同人有不同的笔迹, 因此很容易识别。而计算机实现批签编辑修改文件时, 要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情, 需要多重命令完成。目前对这一问题的处理还没有足够科学简便的方法。
(3) 电子文档的安全性, 更是倍受关注。在公务管理过程中, 信息的安全性是最让人头疼的, 由于电子文档方便、快捷的可复制性, 往往别人辛辛苦苦的付出和努力, 只要被会使用电脑的有机可乘有条件打开你的电脑就可以轻易通过U盘、网络电子邮件和网络硬盘这类传播途径轻易获得。这样, 一些商业机密和企业内部机密就很容易泄漏出去。
(4) 无纸化办公虽然已经发展了很多年, 但是由于人们根深蒂固对白纸黑字这种观念的认可, 电子文档并不能完全取代纸质文件, 上下级部门上传下达的请示、批复、通知等公文还仍然需要以纸质形式打印出来, 盖上公章、领导签字然后才能生效, 用以证明其文的真实、有效和可靠性。
办公室保密工作刍议 篇10
关键词：住房公积金,网上办公,风险,对策
住房公积金网上办公业务, 是指住房公积金管理中心利用计算机网络或互联网技术, 通过电子传输渠道向住房公积金缴存单位和个人提供各种业务办理服务, 使缴存单位和个人只需通过个人电脑或其他智能装置即可进行相关业务操作的业务服务系统。
一、住房公积金网上办公业务存在的主要风险
近年来, 不少城市的住房公积金管理中心为提供便民服务, 开办了住房公积金网上办公业务, 无需人工审核就可以在网上办理公积金开户、汇补缴、缴存基数调整、缴存比例调整、账户变更等单位业务, 以及个人信息查询、偿还公积金贷款等个人业务, 在便民的同时总是存在着一些可预见的或不可预见的事件, 可能会带来损失或负面影响, 即存在风险。
(一) 决策风险
决策风险, 是指因决策错误或决策执行不当, 或对整个行业变革缺乏应对策略, 从而对住房公积金安全和增值收益形成短期或长期的不利影响。主要包括两个方面:一是决策不当, 住房公积金管理中心在开展网上办公业务前对其可能发生的风险状况与后果以及自身承受能力等问题缺乏正确认识, 便贸然行事极易导致决策风险;二是决策执行不力, 因不能对决策规划进行全面周详地分析和评估, 在实际执行过程中存在缺陷而形成风险。
(二) 计算机系统及网络安全风险
计算机系统及网络安全风险, 是指住房公积金网上办公业务系统的设计、运行与维护不当, 导致业务数据错误或网上办公业务操作人有机可乘, 以及来自网络的非法攻击等带来的损失。主要包括四个方面:一是公积金管理中心选择的系统设计存在缺陷和运行不稳定而产生风险;二是网上办公业务安全认证服务商 (如CA公司等) 不具备必需的专业技能, 或不能及时地实现技术更新换代带来的风险;三是因信息技术的快速变革而导致公积金管理中心选用的系统过时的风险;四是因无法控制和保证互联网网络的安全性和持续可用性, 以及受到网络非法攻击时无法防范化解而产生的业务中断、数据出现错误等风险。
(三) 业务操作风险
业务操作风险, 是指缴存单位经办人或个人因不了解网上业务系统错误操作, 以及因网上办公业务无需人工审核而恶意违规操作造成的损失及负面影响。尽管柜台业务也存在操作风险, 但在网上办公业务中, 将部分审核权限交由计算机系统控、制操作人员自觉遵守, 可能存在的风险更大, 也更值得密切关注。主要包括两个方面:一是由于网上办公业务操作需要能够熟练运用计算及网络操作, 相当一部分经办人员因教育水平与知识背景等而缺乏这方面技能, 大大增加了错误操作发生的机率, 从而使这操作风险增加;二是部分经办人员由于计算机操作熟练、熟知住房公积金相关业务知识, 能够利用系统业务设计漏洞及柜台业务固有的问题进行非法操作, 谋取单位或个人私利、损害其他职工权益等。
(四) 合作伙伴风险
合作伙伴风险, 是指合作伙伴不合作或产生纠纷而导致的损失或负面影响。主要存在两个方面:一是代办银行, 住房公积金管理中心由于是政府职能部门, 没有存款、贷款结算等金融功能, 资金归集、贷款发放、资金结算均要委托代办银行, 开办网上办公业务需要部分借助银行网络或网上银行来实现资金汇划、结算;二是认证公司, 开展网上业务需要依赖安全认证公司的技术手段如电子钥匙、安全介质等。其中的任何一个方不尽责或自身存在问题, 都会给住房公积金管理中心造成风险。
(五) 法律风险
法律风险, 是指因网上办公业务操作过程中的违法违规行为, 以及因网上办公业务的法制本身不健全、不完善而引起的网上办公业务行为形成的法律后果不确定等。主要包含三个方面:一是在网上办公业务环境下, 由于系统安全性较之以往的封闭网络更薄弱, 因而数据遭滥用的可能性更大, 因此而导致侵犯缴存职工个人隐私权而造成的法律风险;二是网络犯罪活动导致缴存单位或个人发生损失, 而造成法律纠纷而带来的损失、负面影响及其他法律后果;三是由于相关法律缺失或不完善, 因无可遵循的法律法规, 网上办公业务造成不良后果而被判罚款、赔偿损失等法律后果。
二、住房公积金网上办公业务风险防范对策
(一) 完善科学决策及纠错制度
一是在开展网上办公业务前, 应制订一套用于指导安全、有效地利用互联网渠道向住房公积金缴存单位和个人提供业务办理服务的决策规划, 了解与该业务有关的风险状况, 自身是否具备足够的技术能力与管理信息系统来支持此种风险业务, 以及是否有足够能力承受该种业务的风险与后果, 聘请专业评估机构进行全面评估;二是住房公积金管理中心领导层在推出网上办公业务品种前须考虑该业务及技术是否与柜台业务目标一致, 是否有足够的专业人才和资源来对网上办公业务风险加以识别和监控, 确保其网上办公业务的决策与柜台业务目标一致;三是制定一系列保证决策规划有效执行的保障措施, 以及决策在实际运行出现偏差时的纠错机制, 确保既定目标得到实现。
(二) 提高系统及网络安全性能, 建立网络安全监测防控体系
一是加强事前控制, 提高系统安全性能。制订实施充分的物理安全措施, 有效防范外部或内部非授权人员对关键设备的非法接触;采用合适的加密技术和措施, 以确认用户身份与授权, 保证网上交易数据传输的保密性、真实性、信息的完整性及交易的不可否认性;实施有效措施防止业务交易系统遭到计算机病毒侵袭;二是选择技术先进、与网上办公系统匹配的安全认证服务商, 并保持技术同步更新;三是对网上办公业务系统的更新换代制定长期规划, 及时掌握计算机和网络技术的发展动态, 使系统能与时代保持同步发展;四是加强网络运行监控, 保障运行通畅。记录、跟踪网络系统和业务操作系统的运行状态, 完善监测、记录网络安全事件等安全审计功能, 制定网上办公应急预案、保证网上业务连续性。
(三) 加强网上办公业务操作培训, 提高单位经办人员和缴存职工的操作技能及合法合规操作意识, 加强后续监督检查
一是编写详细的网上办公业务操作指南, 对每一种业务类型的操作步骤、所需要的计算机环境、限制条件、异常问题处理等做详细的说明, 使其能够较快掌握网上办公操作, 对部分计算机操作生疏的操作人甚至可以一对一辅导, 确保能达到独立操作的水平;二是强化培训合法合规操作意识, 使其在法律法规和公积金管理中心规章制度允许范围内办理业务;三是加强网上办公业务监控检查力度, 定期、不定期的对网上办公业务的办理情况进行现场监督检查, 对违法违规操作坚决处罚甚至追究法律责任。
(四) 选择合适的合作伙伴, 加强合作伙伴制约
一是加强对代办银行的约束, 在合作之前签订有效的合作协议, 在协议中对双方的责权利明确划分, 并对经济责任和法律后果作出明确约定, 防患于未然;业务开展过程中加强监督、检查、对账;事后可聘请独立的第三方进行审计;二是对认证公司的资质、技术人员素质等严格审核, 并及时关注其发展动态, 使其能确实起到网上办公业务安全认证作用。
(五) 完善住房公积金网上办公业务立法, 建立有效监管体制
一是修订《住房公积金管理条例》, 将网上办公业务的可能涉及的问题在条例中予以规范和明确, 并配套出台相应的网上办公业务监管细则;二是完善现有的监管体制, 监管当局应加强对住房公积金网上办公业务的监管, 督促住房公积金管理中心的管理层透彻地研究国家的相关法律法规, 尽量在已明确的法律范围内展开经营活动, 以避免法律不确定性所带来的法律风险;三是监管当局加强与其他立法机构的合作和协调, 就网上办公业务的有关法律问题在各个相关法律部门如电子签名法、证据法、电子商务法等法律法规中作出相应配套的调整。
参考文献
[1]《网上银行业务管理暂行办法》.中国人民银行令〔2001〕第6号
[2]《互联网安全保护技术措施规定》.公安部令〔2005〕第82号