档案作用

档案作用（精选12篇）

档案作用 篇1

教学档案是学校教学活动的真实记录, 是在教师教学、教学管理、教学研究和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料。高校教学档案是高校档案的重要组成部分, 它全面反映了高校最基本的职能活动, 是从事教学活动、教学管理和科研工作必不可少的资料。教学档案的建立和完善, 对于总结教学经验、探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量, 都有十分重要的意义。笔者结合工作实践, 从教学档案的特点、作用及管理诸方面, 对高校档案管理作以粗浅探讨, 以供同仁商榷。

1 教学档案的特点

1.1 教学档案的独立性。

教学档案是高校在教学、科研活动中形成的有工作对象、工作任务和效果的一套完整记录材料, 具有相对的独立性, 并有密切的因果关系。如在教学方面, 从原始的教材 (讲义) 、试题到成果性的教材、毕业设计、论文等;在科研方面从实践性的教改方案, 到理论性的论著。这些独立系统的教学资料为教学档案工作奠定了基础。1.2教学档案的分散性。高校的教学档案虽然主要来源于教务处, 但其它各工作部门如学工处, 各院系和各教研室教师在教学、科研等活动中形成了不少教学档案。如教材、讲义、教案等原始稿。1.3教学档案的载体多样性。高校教学档案不仅内容丰富、广泛, 而且载体形式也有多种多样, 除文字、图表、照片外, 还有录音带、教学录相带、幻灯片等, 其规格、大小也不尽相同。1.4教学档案的时间交叉性。教学档案的文件材料不能同步归档。一般来说, 教学管理活动中所形成的文件材料基本是按年度归档的, 这部分文件材料一般在次年的年初就可以归档, 而教学实践活动中所形成的文件材料大多是按学年归档的, 这部分文件材料要在一个学年结束后才可以归档, 即在次年的下半年归档。

另外, 教学档案还具有成套性、周期性、延续性等特点, 这些都是与教学活动的基本特征分不开的。

2 教学档案的作用

2.1 教学实践中的促进作用。

教学档案是教与学活动的真实历史记录。教学档案种类很多。如学生的成绩单、期末试卷、期终总结分析等相关档案, 使我们能全面了解学生的学习态度、专业知识掌握的程度、思想动态等方面的情况。期末考试后的分析总结报告能让老师了解本学期学生成绩的变动。教师在教研活动中总结的教学经验, 对教学的建议等, 可以提高教师并且更好地为教学服务。教学档案不仅可以为教学提供有益的参考, 而且也是检验教学效果的依据, 每学期的期中教学质量检查结果, 期末的教学质量反馈信息、试卷分析等, 都反映了各门课程教与学的情况, 这类档案能够使教师不断地改进教学, 对提高教师的授课质量和教学效果具有积极作用。2.2教学管理中的凭证作用。教学档案来自于教学实践, 教学活动怎样开展, 教学管理工作如何进行, 各种教学计划、教师教学文件、各类试卷、学生成绩、教学检查、教学评价、教师工作量核算等有关信息都以书面材料存放在教学档案中。比如想查学生几学期以来的外语成绩, 只需找出纸介版成绩单就能知道具体分数。再如教师评定职称, 进行教学质量评估等工作, 需要总结以往的工作实绩, 核算以前的教学工作量, 因时间长, 记不清了, 所以得找教学档案中的课表来帮忙, 这就给老师与管理者带来了很大方便。可见, 教学档案在教学管理工作中的凭证作用不会根据任何人的主观愿望而有所改变, 它是一种参考的历史痕迹。2.3教学评估中的鉴定作用。高校教学评估是保证教学质量的重要措施, 它通过系统地搜集高校教学过程中的主要信息, 准确地了解实际情况, 并进行科学的分析, 对高校的教学水平、教学效果作出评估, 从而为高校的教学改革提供依据。健全的教学档案是教学水平和教学质量评估的重要依据, 如2006年教育部对我校进行评估, 评估的内容包括教学文件、教学质量、教学办法、教学效果等多项教学指标, 其中大部分指标都要通过阅读相关的教学档案进行评价, 学院也提供了04、05届毕业生中各专业的人数以及他们在校期间的学习成绩、所学课程等教学档案, 评估组肯定了学院的教学质量。2.4为毕业生提供学籍证明。对于学生来说, 教学档案中的学生学籍管理材料是最为重要的原始证明材料, 学生毕业以后工作调转、出国留学、报考研究生等, 都需要用到这些档案材料。近年来, 随着“出国热”、“考研热”的盛行, 毕业生中需要办理成绩证明、学历证明的人员不断增多, 而教学档案可为他们提供最真实、原始的学籍证明。2.5教学档案为改革教学方法提供素材。教学方法的好坏, 直接影响到教学质量的高低, 也影响到教师的教与学生学的积极性。好的教学方法, 不仅可以使教师教得轻松, 还能使学生学得愉快, 其效果可想而知。通过教学档案, 可以革除以往教学方法的弊病, 发扬以往教学方法的优点, 收到事半功倍的效果。2.6可以为社会辨别证件真伪提供帮助。近年来伪造的高校毕业文凭越来越多, 成为一大社会公害。社会越来越多地需要高校证明某毕业证是否为该校毕业证。录取花名册和学籍档案是证明这个学生是否为本校毕业生的最有力证据。运用教学档案, 我们可以有效地证明毕业证的真伪, 维护学校的声誉。

3 教学档案的管理

教学档案管理是教学管理的重要组成部分, 应实行“三纳入”、“四同步”, 即:纳入教学计划、规划, 纳入教学管理制度, 纳入各级人员岗位责任制, 作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出其归档证明同步。鉴于这样的工作基本原则, 对教学档案的管理提出以下建议:

3.1 学校领导尤其是分管教学工作的校领导和

教学管理部门的负责人要提高对教学档案管理的认识, 将之纳入学校整体发展规则;在研究各项教学改革的同时也应研究教学档案工作的改革, 把教学档案的管理作为教学管理工作的一个重要组成部分, 在人、财、物三个方面予以支持;建立完整的归档制度和实施办法, 应作为教学工作的重要一环来抓。事实上, 教学档案管理工作最根本的目的是为学校教学工作上水平、上台阶服务的, 它本身也反映出一所学校教学管理的水平, 因此, 很有必要把这项工作抓好。学校及基层领导重视, 是做好教学档案工作的前提。3.2要加强对从事教学工作的教师的档案观念宣传工作, 不断提高他们的档案意识, 使他们了解教学档案必须实行集中统一管理, 确保其完整、准确、系统和安全, 便于开发和利用。教师形成的教学档案材料, 既是教师个人的成果, 也是学校教学工作成果;做好教学档案工作不仅仅是档案工作人员和教学管理人员的事情, 也与广大教师有密切的关系。因此, 需要广大教师与档案工作者、教学管理人员通力合作, 互相配合, 这是作好教学档案工作尤其重要的条件。3.3教学管理人员和学校档案工作专 (兼) 职人员要提高业务水平, 增强教学档案材料收集的主动性。要做好教学档案工作, 更重要的是教学档案管理人员和学校档案工作人员的业务水平和工作态度。教学档案是涉及面广, 工作比较复杂, 质量要求严格的一项工作。由于教学档案专业性强, 教学管理人员和学校档案工作人员不仅要掌握档案专业所应具备的专业知识, 还应尽可能多地了解各专业知识, 认识到教学工作的重要性, 把教学档案管理工作真正作为自己的工作职责, 增强教学档案材料收集的主动性, 认真做好教学档案的立卷、归档、管理, 而不能守株待兔, 以“你交我收”的态度去对待。3.4要建立切实可行, 符合高校教学特点的教学档案管理制度。档案部门和教学管理部门应共同根据高等学校档案工作规范, 结合本校档案工作特点, 对学校的教学档案管理制订有关的规章制度。如:对教学档案的归档范围、归档时间、保管期限、组卷方法等作出具体可操作的规定, 便于共同遵守执行。同时建立各级岗位责任制, 从主管领导到具体工作人员, 使大家有章可循。

参考文献

[1]高等学校档案实体分类法.国家教委.1993颁布.

[2]高等学校档案工作规范国家教委.1993颁布.

[3]邓少兴, 陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 1999.

[4]邹金娥.三管齐下, 共同推进学校档案工作[J].档案管理, 2002, (4) .

档案作用 篇2

信访档案的作用

信访档案是信访部门处理人民群众来信来访工作中形成的并经过立卷归档保存起来的文件材料和历史资料，是国家重要档案资源的组成部分。加强信访档案的管理工作对维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，有效发挥信访档案的作用有着重要的意义。因此，信访部门信访档案的管理工作尤为重要。下面就如何加强信访档案管理工作，充分发挥好信访档案的作用，谈谈我个人的看法：

一、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

首先信访档案具有凭证作用。它是由行业档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从内容上说，不是人们事后编造出来的，而是当时案件形成的转化过程，怎么活动就怎样形成的，比较客观地记载着当时的真实情况，是真实的令人信服的依据。信访档案是初信初访演变的历史证据，是保持客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查考、争辩研究和处理问题的依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性，真实性和公正性。通过调阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，便于处理现实问题。

另外信访档案具有参考作用。查考以往情况，掌握历史资料，具有原始性和较大的可靠性。为什么只讲有较大的可靠性?因为本着实事求事的原则，这是当时人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，按着历史特殊的环境和氛围，使有些材料、某些事件和现象不符合客观实际或与党的近期政策相抵触的，这些档案表达了当事人的意图，留下了当事人的痕迹，反映了当时的历史情况，所以说具有参考作用。信访档案能够真实具体地记录着不同问题的解决方法等，这对研究规律、总结经验、改进工作是不可缺少的素材，同时有助于类似信访问题的处理，有效的避免了随意性，杜绝失误现象的发生。

二、做好信访档案的收集和整理工作

要做好信访档案工作，首先是做好材料收集工作。接待人员在接待上访人后，要将来访来信情况详细登记后，同上访材料和转交办手续及时入档，在案件办理过程中要将调查经过的原始材料、相关部门及信访人手里有价值的 材料收集起来入档，案件办理完毕时要将“处理意见”、“复查意见”、“复核意见”、“息诉罢访”、“结案报告”等相关材料装订并归档。（以往我们将调查经过的原始材料都留存在基层保管，这样作为档案管理就是不完整的，这样弊病很多，因此我们要将基层的相关材料及时收集上来归档。）案件材料及时归档有利于维护案件材料完整，保持历史真实面貌，以便为日后重访闹访时备查。

一个完整的信访档案应有如下材料，一是来信来访登记表或上访信；二是相关部门处理信访事项的处理意见书；三是相关部门上级单位的信访事项的复查意见书；四是有复查单位上级单位的信访事项复核意见书（即“三级终结”）；五是有上访人上访诉求问题的查办报告；六是与上访人的调查笔录和送达回执；七是形成处理意见、复查意见、复核意见会议记录、纪要，调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料。对于上级交办案件还要有“交办信访案件的汇报材料”。

三、要做好信访档案工作还要做好整理工作

档案整理是档案管理业务工作中关键性的环节，从档案的整个业务工作的过程看，档案收集工作是起点，档案提供利用是目的，而档案整理工作则是承上启下的关键。要严格遵循档案整理原则，按照档案形成的特点和规律，保护档案文件、材料、结案报告、处理意见之间的完整，对所保存的白头文件材料，要及时鉴定，选择有参考价值的上访材料进行立卷，归档成册。整理信访档案时，不要轻易打乱重整，一般说来，对已经立卷的，有规可循，有据可查，就应力求保持原有整理体系。在整理立卷时尽可能做到按分开，按材料性质分开，按保管期限分开。一般情况下，上级下发的文件、材料、按着时间顺序立卷，归属为长期。上访案件如果跨的应按结案，归属为永久卷，按着长期和永久分开，组卷后编一个流水号，做到当年形成材料次年初及时归档立卷，以便于利用和管理，使信访档案工作尽快实现规范化、制度化。

四、加强信访档案利用工作，档案管理的目的是为了提供利用，信访档案在实际工作中被查阅的次数较多，因此既要做到保护档案的完整，还要考虑档案的方便利用，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”即一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防缺失，在调阅案件时应进行详细的调档登记以防止造成案件材料缺失;三是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；四是防火，及时排除一些火灾隐患：五是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；六防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；七是防潮，标准规定相对湿度在50％一60％为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；八是防霉变，因为以前档案中许多使用浆糊，易形成档案蛀虫；九防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案：十是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用：十一防光，强烈的紫外线可使档案退色，纸张也会变黄而脆，严重时达到报废。

因此，我们必须提高对档案作用的认识，加强信访档案的管理工作，为维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，发挥其重要的作用。

论档案的价值与作用 篇3

关键词：档案；使用价值；现实意义

每个国家和各类型企业事业单位年年岁岁保持保存档案的传统和管理模式，传给后人或者后续事业，是因为档案有其不可替代的作用和价值。在专业的档案学科和档案管理工作术语中，其的价值和作用，经常被作为基本等同的概念理解和使用，但从严格的科学意义上看，这两个概念既有联系，又有差别。档案的价值指档案对国家、企事业单位组织或者个人的有用性。它是档案使用者及其使用需求与客体，即各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案之间的关系范畴。档案价值作为一种关系论，是主体需要和客体属性的统一和结合。主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成价值的客观基础。当客体属性满足主体需求时便形成价值关系，两者都不能单独决定档案的价值。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。

从关系属性而言，二者都属于主客体之间的关系范畴，但价值具有较高的抽象性，作用则是比较且蚀的。也就是说，“价值”通常是从总体上、一般意义上表示档案的有益性、有用性，而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益'性、有用性，可以看做是价值的体现和扩展。一般说来，价值具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展、需求的变化呈现出多种形式。

此外，价值一般是指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正、负两个方面。因此，尽管档案的价值和作用有着极为密切的联系，但在进行理论研究时，还是应该将二者区别开来，分别进行论述。档案作用问题可以属于档案价值理论的研究范畴，但二者的涵义、特征是有差异的。古今中外对档案价值和作用曾有各种各样的看法。，有的学者偏重客体研究，有的学者则偏重主体研究。但是二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需要（或社会需要）两个方面，因为失去其中任何一个方面都无法构成档案的价值。对于档案的作用，不同研究者、利用者的认识也不尽相同。黄彝仲编著的《档案管理之理论与实际》（1947）一书中说：“档案之功用，多因观点与立场不同，持论见解互有差异，各以其自己之主观，强调其作用。历史学家视档案为史料，可供编篡史籍之根据与参考。收藏家视档案为古物。行政家则视档案为治事之工具，对档案价值与作用的研究需要辩证的、多维的视角，需要从主体和客体的统一性、从抽象和具体的不同层面来把握，才能得出科学、全面、深刻的认识。这里所讲的档案价值基于哲学价值概念，是指从各种具体的价值形态和价值现象中抽象、概括出来的一般的、普遍的价值。经济学中的劳动价值指的是人的劳动创造的劳动产品的价值，主要限制在商品的范围之内，是一种交换价值。哲学价值与经济价值的关系是一般与特殊的关系，哲学价值是普遍价值。档案价值是档案学中的重要理论问题，它涉及档案价值的一般概念、档案价值的结构形态、档案价值的评价标准和方法、实现档案价值的规律性等一系列问题。搞清楚这些问题，是理解档案和档案管理活动的前提。

当前的档案管理工作中主要有四个大问题：一是存放档案的地方，即档案室。也有人简称是库房。很多的单位档案室库房阴暗潮湿，太过简陋，致使很多的材料的书面文字字迹模糊不清楚，甚至纸张变色、变质；或者是纸质档案遭到虫子、老鼠的蛀咬；二是工作人员的问题。很多单位的档案室是后勤中心，都是些关系户，需要照顾的人员，或年纪大的，或身体弱的，或带着孩子的，这些人员没有专业的知识，没有人关注和注重管理，因而更不会合理的利用和存留档案，白白浪费人力物力。三是档案的混乱无章。大多的单位和企业都比较注重技术，机器和人员的功用，忽略了档案的价值，不能对其进行科学的管理。使一些好的经验和材料无法发挥更大的引导作用。四是很少有人能了解档案对单位的重大作用。

我们需要积极、耐心地宣传档案的重要性，争取各级领导的重视，尽快改变当前档案工作中存在的落后状况，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。同时还要告诫人们轻视或忽视档案作用会给我们的事业带来严重的损失。 刑法第二百八十二条第一款规定：“以窃取、刺探、收买方法，非法获取国家秘密的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。”此条规定的非法获取国家秘密罪，是指以窃取、刺探、收买等方法，非法获取国家秘密的行为。

《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款：“在利用档案馆的档案中，有前款第一项“损毁、丢失属于国家所有的档案的；”由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款造成损失的，责令赔偿损失。”“在利用档案馆的档案中，有前款第二项“擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，”由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。”第二十九条 ：“违反《档案法》和本办法，造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。” 大同矿务局晋华宫矿由于平时对科技档案不重视，1983年10月在南山延伸井的施工中将积满泥水的97米井筒误认为实体岩层，以致发生透水事故，造成两人死亡，给国家造成180多万元的经济损失。

继承和发挥历史的作用，并不是说让我们照抄前辈的缩影。古人说：“迷往事，思来者”、“往知来”“以史为鉴”，我们要剔除历史的糟粕，汲取其精华，不断的指引我们今天的工作，减少迷路和弯路。

参考文献：

[1]张贵华.档案价值定义述论[J].档案学研究，2003（01）.

[2]王先发.困惑与思考——对文件与档案双重价值论的若干思考[J].档案管理，2007（01）.

[3]刘东斌.档案形成在前说对档案价值的解读——六论档案形成在前[J].档案管理，2008（03）.

小议照片档案的作用 篇4

随着现代科学技术迅速发展, 照片档案日益增多, 采用现代管理方法管理照片档案, 更好地发挥其作用, 是摆在我们档案工作者面前的新课题, 本文就自己工作实践谈点对照片档案发挥作用的看法, 供同行们参考。

一、照片档案真实记录了重大历史事实

虎林市档案馆馆藏日本帝国主义侵略中国时留下“本关东军侵略黑龙江省虎林县时的照片”60张之多。其中有1张是拍照了1个日本人站立手拿1条大白鱼, 还有多张是记录修虎头要塞的劳工被扔进万人坑的场面。还有场面惨不忍睹, 死者白骨累累被丢进了万人坑中。这些照片真实地记录了日本帝国主义侵略中国的罪行, 他们不把中国人当人, 中国人在日本帝国主义侵略者的眼中连猪狗都不如。这些照片真实地再现了日本帝国主义侵略掠夺中国的残酷暴行, 暴露他们是吃人肉不吐骨头的豺狼, 是第二次世界大战中的战争罪犯, 犯下的滔天罪行, 令人忍无可忍, 他们是我们中国人们最不可饶恕的敌人。从这60多张照片中就可以看出日本帝国主义侵略魔爪伸向中国, 掠夺我们国家大海河山的宝贵财富, 木材、煤炭、粮食等一系列物资, 使我们中国人民生活在水深火热之中, 过着牛马不如的生活, 可见这些照片档案真实地记录了过去日本帝国主义侵略我们中国的重大历史事实, 几十张照片比上百部书还具有强烈地说服力。

二、照片档案是爱国主义教育的可靠题材

虎林市文化馆在北京王府井大街举办北大荒、黑土地、北国之春等反映虎林地区风土人情的摄影展览。还有虎林电厂摄影家张文浩自己拍摄一系列反映虎林市政治、经济、文化蓬勃发展的照片, 张文浩拍摄的照片经过装裱在虎林市一中、二中、逸夫中学及独立高中和虎林市实验高级中学及虎林市几所小学搞了巡回展览, 通过展览, 让广大师生更加热爱山川秀美、环境优良、资源丰富, 盛产大豆、水稻、玉米等作物的虎林市宝地。唤起人们更加热爱祖国、热爱人民、热爱生活、热爱丰富多彩的大自然、热爱美好的家园。

祖国山河美景经过摄影家拍摄展览, 唤起了广大师生和社会上的人们改天换地战胜困难的决心和斗志, 激发了广大人民奋发有为拼搏进取的上进心和朝前闯, 不怕流血牺牲的大无畏精神。这些巡展的优质照片, 是我们虎林大地的缩影, 是我们美丽壮观大好河山的再现, 它永远鞭策我们朝着胜利方向前进, 是我们进行爱国主义教育的最可靠的题材。

三、照片档案是交通肇事等案件定案的重要凭证

无论是刑事案件, 还是一些重大突发性案件, 基本上要求有当时案发现场的照片, 尤其是凶杀案件, 必须有当事人案件发生现场勘察照片, 杀人凶手作案场景一目了然。作案现场有可靠照片的证据才会确凿, 最终定案才有足够的证据。

交通肇事的车辆, 为了更好地到保险公司定案理赔, 必须在报案后, 有理赔专业人员到现场勘察、拍照, 记录发生事件的全过程, 并了解当事人案发经过, 在双方澄清是非的基础上, 明确保险责任, 因为有第一手资料———现场照片, 以及一些事件发生过程的记录, 根据这些证据, 最终确定理赔金额, 明确责任辨别是非, 达到肇事双方都满意, 促进社会安定和谐的目的。

凡是人们参加意外保险, 只要是出险, 当事人必须拍摄伤者外伤部位的照片, 只有拍摄了外伤部位照片, 提供病历, 即使不住院, 也能在门诊治疗过程中报销。以上可以看出, 照片档案的各种发生案件中的地位是多么重要。

四、照片档案是人们日常生活的真实记录

当前, 人们生活水平逐步提高, 生活丰富多彩。因而生活照片、工作照片以及一些单位集体照片、旅游照片举不胜举。这些照片除了留给人们美好的回忆之外, 还能证明其职业身份等, 给后人留下真实的人物形象。

虎林市红卫机械厂58年下放老职工李清源老同志, 因不慎将下放时的材料全部丢失, 当时本厂职工该下放的下放, 该调走的调走, 证人又没有, 新人又不认识, 没有人能证明他是红卫机械厂的老职工。但是, 他留有当时在厂时集体职工的合影, 经过有关部门确认, 集体职工合影中确有一位就是他本人, 劳动部门按有关政策落实了他职工的一切待遇, 从此, 李清源逢人就说:“一张照片解决了我老有所养的大问题啊!”

我们可以把平时拍摄的照片收藏起来, 按照照片形成的时间、反映的主题等内容进行分类整理, 制定好目录装入档案相册形成照片档案, 便于今后查找利用。每逢上级领导来我们单位检查工作我们都要进行拍照, 形成照片档案, 便于今后查找利用。

我们要按照照片档案形成的自然规律, 系统科学规范地整理, 集中统一保管, 要做好防光、防潮、防虫、防鼠及防火, 延长照片档案的寿命, 留给后人生动形象的典型照片资料, 供后人科学研究、农业生产、文化活动等方面利用。

应届毕业生户口档案作用 篇5

（一）为什么毕业前要签《就业协议书》呢？很多毕业生朋友，都认为《就业协议书》签订，就是为了学校方便统计就业率的。但其实最重要的一个作用是学校办理该毕业生报到、接转 行政、档案转出、户口关系的依据。

（二）如果说到就业协议，那么必需提到的就是《报到证》与国家干部身份。就业协议作为 国家统计大学生就业率的一个根据，同时也是学校报到证发放的一个证明。只有毕业生签署 了就业协议，拿回学校，学校才会在该毕业生毕业后将报到证发给你，而你拿着报到证到你 工作的单位报道，就此开始计算工龄，而你也就拥有了干部身份。

（三）《报到证》 ： 《报到证》分上下两联（内容相同），上联（蓝色）由校就业指导中心寄发给毕业生，下联（白色）则放入学生档案内（人事档案属国家机密，不允许个人持有。如果你的用人单 位拥有档案管理资格那么你的档案就放在单位； 如果没有，那你的档案放在人才市场类的档 案保存处。若你没签就业协议书，那你的档案就直接打回原籍）。而《报到证》则交由你手 自行保管。在这里必须要重点说的是，很多人在毕业后没多久就把《报到证》丢了，而当若 干年后单位希望将你提干要求出示《报到证

》时，很多就没有了，而只能再跑回某地去重新 开证明，这时的证明可就没那么好开了，所以还是劝毕业生保管好《报到证》。

（四）国家干部身份： 在中国社会体系中，公民分三中身份：农民、工人、干部。农民归农业部管理，工人归 劳动局管理，而干部归人事局管理。大学生属于国家培养的专业人才，属于国家干部身份。而很多人却从毕业后就莫名其妙的丢了自己的干部身份。当然也有很多是根本不在乎自己的 干部身份。认为有就有，没有就没有，没有的话我至少是四年大学毕业学士学位。其实你错 了。如果你没有留住你的干部身份，可以说你的大学就是白念，而你只是个有学士学位的工 人，根本没有改变你自己的身份。国家干部身份靠什么来？靠就业协议，靠《报到证》《报。到证》 就是你大学生干部身份的证明，假如某天你被提干时，这个就是你可以被提干的证明，因为你是干部身份。否则你就不能被提，因为你是工人。也许很多人说：我不会被提干，那 我要干部身份干嘛，我就想挣钱。

（五）那么我现在要说的就是职称评定了。其中也涉及到关键一年的具体事宜。毕业生持《报到证》到单位上岗后，必须要经过一年的见习期（国家规定）。见习期满

后，本人必须记得要签《毕业生见习期考核鉴定表》，这是你转正的鉴定表（从此你就拿正 常工资了），说明你已经是一个合格的人才了（见习期需要在同一单位完成，也就是你的就 业协议、报到证以及你的转正证明表，这三个上面盖的要是同一单位的章，否则视为无效）。紧接着要记得填写《国家统一分配大中专院校毕业生专业技术职务任职资格认定表》，也就 是初级职称评定表（这些事要你自己留心，没有人会提醒你去做的，表要到人事部网站下载）。具体可评定的职称可以到人事部网站上查询（职称最好和自己学的专业有联系，否则到中高 级评定时比较难）。现在我国职称评定这块要通过考试（除艺术、工艺美术、体育教练员及 广播电视播音4个系列外，申报其他初级系列都需要通过考试才能获得初级专业技术资格。考试采用闭卷笔答方式，实行统一大纲、统一命题、统一组织。申报人员参加杭州市初级专 业技术资格考试成绩合格，即可取得《杭州市专业技术资格证书》，以考试来决定你是否能）评上职称。当然有些职称评定也不排除某些单位内部的人为原因。在你初级职称评完四年后，也就是你工作的第五年，你可以申请评定中级职称。再五年后，也就是工作第十年，评定高 级职称（具体可上网查）。这样你一辈子的职称就基本评

评定完了，所以有些幸运的人10年就 可以当上“高级工程师”。在我国，无论各行各业都会有职称评定，而且相信任何单位都希望 有那些有职称的人来工作，而且，就算你工作的单位没有职称评定一说，那想你如果是高级 工程师，你拿的钱也绝对比别人多。而什么人能评定职称呢？有干部身份的人。所以从此看 出，就算你不当官，你只挣钱，那干部身份对你来说还是有用的。《就业协议》的签署是没 有限制的，与任何公司或单位签都可以，不一定要国企或事业单位，否则每年那么多大学生 就业，还不80%都要丢了干部身份。但要保证一点，就算是三个人的小公司也能签，但不要 在一年内倒闭，否则你就没有人给你签转正了，切记切记。又有人说了，我想考研，我明年 要考，我就不签三方了（其它情况也一样），随便找个活干干，挣点钱完了。那你就大错特 错了。记住，不论任何时候，别放弃你的身份！如果你要考研，那么你属于在职考研一类，我们举例说一下。假如你考上了：你6月大学毕业，7月到单位报到。第二年7月，你转正，初级职称评定。研究生9月入学。当你研究生入学时，哥们已经是有身份的人了，3年研究生 读完，哥们出来直接拿正常工资了（进私企），没有见习期一说了（研究生毕业也有3个月的 见习期）。如果你进国企或事业单位，那么研究生3年算工龄（我不知道私企是不是，但国企 或事业单位绝对是），你出来就可以评中级职称了，哥们又赚了一大笔。所以你说你该不该 保你的干部身份？假如你没考上：没考上更简单，直接继续工作，回头等着评中级，没差什 么。很多人总是怕麻烦，其实一切就是这么简单，如果你重视了，那么也许我的话会改变你 的一生，如果你没重视，那么就当给我捧场，也谢谢你。不过要记住一句话，别因2009年就 业压力大，而错失本该属于高校毕业生的国家干部身份，谨记！

（六）户口 就从户口说起吧，这方面都是比较根本的东西。户口是中国特有的一种户籍制度，如果 在香港，户口一般指的是银行账户。中国政府依靠户口来统计中国的人口方面的数据，中国 人口信息网上面那两个人口时钟就是根据户口来统计出来的。所以说，在中国，户口就是你 最本质的证明。没有户口，就是“黑户”，将面临着种种麻烦，比如没法办理身份证（于是需 要身份证的事情都没法做）没办法登记结婚，没办法领取社会补助，没办法读书上学，甚至 面临着“偷渡”的嫌疑。其实“黑户”很常见，我工作一个月就见到了不下十个“黑户”，而且每 一位都拥有至少是本科的文凭，可以说是知识分

子。他们成为黑户的原因很简单，就是毕业 以后“三不管”，户籍档案关系“任逍遥”，等到用的时候发现，自己竟然莫名其妙变成“黑户” 了。又得花钱找人托关系重新办理，费钱又费时间，麻烦至极。所以大家一定要时常关注自 己的户口，别丢了，受那冤枉罪。在中国，尤其是农村生源的孩子们，从小受的教育就是从 出农村，向城市发展。打工是一条路，可惜打工何年何月才是出头之日啊；上学可以说是一 条捷径，虽然这路也不是那么一帆风顺，总比打工舒服的多了。一般考上大学，就兴冲冲的

回家领了户口迁移证，从家里的户口簿里拿走了自己的户口页，等到九月秋初，开学报到的 时候将这些材料全部上交，就暂时性的成为了学校所在城市的一员（当然也有部分同学没有 迁户口）。总之，大家户口迁出来的过程基本就是这个样子了。其实毕业以后户口这东西也有一些道道。一般来讲，毕业生户口有五种去向：

1、工作单位 有户籍管理的条件（比如政府部门、高等学校）；

2、就业地的人才交流中心；

3、代理托管 挂靠；

4、未曾办理，一年后学校给予打回原籍；

5、任逍遥，不知所终。工作单位可以接管户口那最好，当然也要自己主动去办理这方面的手续，在现在这个冷漠的 社会，除了父母兄弟朋友谁会管你的事情啊，所以别指望有人提醒你该怎么做，重要的是自 己主动去问，去做。当然，大多数人还是无法在这种单位就业的，因为这种单位不是政府部 门，就是国有企业，再者就是比较大型的企业。工作单位不能接管户口的时候，按照往常来 说，大多数同学都会选择放到当地的人才交流中心，因为这是官方的说法。但是有个限制条 件，人才交流中心的集体户口是属于临时户口，有两年的限期，毕业超过两年就不能继续托 管了。而且户口跟档案是一体的，不能单独提出来。还有就是放到代理托管挂靠户口。我不 知道别的公司是怎么样的，我们公司的收费是跟人才市场的一样的，这是物价局定的价格。但是放到我们公司有诸多好处。首先，我们公司的集体户口是青岛市或济南市常住户口，享 受与青岛或济南市民同等待遇，比如买限价房什么的；其次，这个户口没有限期，是永久性 的；再次，我们可以户档分离，户口档案可以分开提取，方便使用；最后，我们有计划生育 办公司，可以进行户口夫妻投靠、子女投靠、父母投靠。你一个人拥有这个户口，全家人都 可以投靠。有的人没有办理任何手续，户口打回原籍，如果遇上不负责任的管理员，恐怕就 成了“黑户”。

（七）档案 很多人终生都见不到自己的档案，

按照规定，个人是不能接触自己的档案的，档案的发送必 须使用国家“机要”文件发送方式，属于国家秘密。所以说，档案是一件很严肃的东西。它是 一个人生平的写照，读书的情况，工作的情况，党组织关系的一些情况都会在档案里以文件 的形式保存，直到去世。档案原则上来讲分为三种：学籍档案、人事档案和工人档案。学籍档案记录一个人的读书生 涯，记载着他何年何月在哪里读书，受过何等处分何等表扬，一些测评表格、成绩单等归教 育局管理。人事档案则是在学籍档案中加入了派遣证、履历表、转正定级材料、婚姻变更材 料、出国材料、劳动合同等，归人事局管理。工人档案则是指没有经过转正定级，没有获得 干部身份的工人，归劳动局管理。目前还在校读书，包括像我这样的正在实习，但还未毕业的学生的档案，全部是学籍档案（这 期间档案在学校）；毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将 档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这份档案才转成人事档案（这 期间档案在工作单位或者人才交流中心或者挂靠在代理托管机构）；如果毕业生毕业后未办 理相关手续，那么在一年派遣期后（211工程学校是两年）其学籍档案过期，将被打回原籍，进入劳动局，转变为工人档案（这期间档案在劳动局）如果你的档案不行由人事局转为劳。动局管理，那么很遗憾的告诉你，你失去了你这么多年读书得到的唯一社会凭证——干部身 份。有人说我有毕业证，证明我受过高等教育，可是你没有干部身份，你就是一个受过高等 教育的工人，即使退休了，你的退休金也比有干部身份的人的要少很多很多。关于干部身份，我下面会详细得讲。

档案作用 篇6

【关键词】档案管理；数据库建立；作用

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

1.档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案數据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

2.全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

2.1全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

2.2自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

自由来源原则等理论为城建档案数据库、项目档案数据库等专门档案数据库的出现提供了理论基础。它们以逻辑全宗为单位进行创建，符合其管理要求。

3.逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。比如视图在数据库理论中有个绰号叫“虚表”，就形象地表达了视图具有的逻辑力量，它可以将用户关心的属性从若干个基本表中抽取出来进行组合，满足用户的查询和使用要求。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

4.电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维?比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”

档案作用 篇7

1电子档案对于档案工作的重要性

1.1信息时代发展的需要

长期以来,由于种种客观原因,计算机技术在单位档案工作中没有发挥其应有的作用和价值,档案利用需求与档案所能提供的单位档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决,造成单位档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。

1.2参与国际竞争与交流的需要

数字化单位档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新,更是参与国家信息高速公路的具体体现,它不仅可以充分发挥其信息优势,以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化,而且有利于营造良好的社会发展国际环境,促进国家经济建设的发展。

1.3改善单位档案管理工作,提高单位档案工作社会地位的需要

电子档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革,最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升单位档案工作在信息化社会中的地位和作用。

2电子档案的实现基础

首先我们要明确一下电子档案的概念,电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。从概念中我们就不难看出电子档案的实现是需要一定基础的,我们必须满足电子档案的基础建设需要才能够在实际工作中应用电子档案技术。下面笔者首先来分析一下电子档案的实现基础。

2.1计算机的应用是实现电子档案的首要基础

电子档案首先最离不开的就是计算机技术的支持,电子档案的建立需要专门的电子档案管理系统,其内容本身也需要利用计算机当中的硬盘或光盘进行刻录和存储。电子档案的建立必须有计算机对其进行支持,电子档案与无纸化全自动办公是想对应的,计算机是无纸笔全自动办公的先决条件,因此档案部门应当先行购买与电子档案系统相匹配的计算机,来完成电子档案建设基础的第一步。

2.2网络建设是电子档案的第二基础

电子档案的建立是离不开网络支持的,尤其是在云时代当中实体存储正在被大数据云存储所替代因此在这样的情况下电子档案也要与时俱进利用云存储来将大量的电子档案信息存储到租用的云服务器当中。除此之外,电子档案的建立一个主要的目的就是方便档案利用者进行应用,而对电子档案进行应用的方式只有两种:一种是直接对电子档案进行拷贝和复制,另一种则是通过网络进行资源共享。因此电子档案想要被更好的利用就离不开网络的支持,并且网络的架设应当分为两部分,一部分是组织单位的内部网络用来进行档案文件的收集、归档等工作,另一部分则是外网链接其最大的作用在于对档案资源的共享。

2.3档案管理人员的电子档案技术培训师是电子档案的另一重要基础

前面无论是计算机的配备还是网络的架设都只是电子档案建立基础当中的客观基础,而档案管理人员对于计算机和网络的应用培训则是电子档案最主要的主观基础,只有档案管理人员可以熟练地操作电子档案管理系统并且懂得对网络的应用才可以最大程度上发挥电子档案的作用。对于档案管理工作人员的培训师提高电子档案管理和应用水平的不二选择,只有让档案管理人员彻底掌握电子档案的管理和应用方法才可以使得电子档案的建立具有意义。

3电子档案在档案工作中的作用

3.1有利于实现资源共享

在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式,有利于充分发挥信息网络技术的作用,在一定程度上能推动档案管理的体制化与信息化,促进资源的合理共享。与此同时,也能够促进档案翻阅、档案查找以及档案编码等档案相关工作便利性的增强。而随着信息网络以及科学技术更深层次的改革与推进,电子档案管理逐渐从不同的角度出发,严格依照不同的档案管理情况进行档案查阅、档案资料分类、档案优化等。

3.2电子信息化管理模式可以确保档案检索的准确性以及有效性

过去的档案管理工作都是采取传统的手工管理模式,档案管理人员对于档案查阅、档案分类与整理等相关的档案管理工作都是通过人工的方式进行的,因此工作效率非常低,并且工作中出现的误差也特别多。而现在,通过采取各种先进的相关网络技术设备,将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术,在档案管理工作中采取了电子信息化的管理模式,促进了档案管理的工作效率得到了大幅度的提高,并且数字化的网络管理系统,具有比较完善的检索方式,不仅有高级检索还有专业检索等,并且对于广大档案管理人员而言,在一定程度上,减轻了档案管理工作的压力,推动相关档案管理工作水平更深层次的提高。

结束语

电子档案的建立是社会的需要也是档案工作本身的需要。电子档案的建设是需要一定基础的同时其作用也是非常显著的。电子档案建设是有利于我国目前信息化的需求和群众多元化的需要的,在电子档案建设的过程中,作为一名档案管理人员应当充分地利用电子档案的优越性从而更好地服务于档案的需求者,并且也应当承担起推进档案电子化的任务。

参考文献

[1]周萍.浅论电子档案的管理研究[J].办公室业务,2012(9).

档案作用 篇8

关键词：档案学理论,档案工作,实践,指导作用

一、加强“有必要的”档案学理论的研究来指导档案实践工作

如果用哲学的眼光思考问题, 要做好档案实践工作的话, 就必须对档案学理论进行研究, 理论研究的成果是否成熟, 研究是否到位都关系到实践的效果性, 如果理论研究成果不成熟, 那么实践的结果毫无疑问也是没有可操作性和执行度的。因此, 要发挥档案理论对实践的指导作用, 就必须加强档案学的理论分析与研究。

目前基本存在着两种档案学实践思路:

(一) “为了研究而研究”的档案学理论

研究者从档案学管理工作的认知基础上, 科学的总结了档案工作发展的规律, 研究理论只是为了得到理论, 甚至是脱离了档案工作的实际操作方面的考虑的“纯理论”研究的方式, 这种过度追求真理而忽视理论能不能为实践所服务的理论研究精神虽然值得鼓励, 但是理论就是为了指导实践而生的, “本本主义”的研究方式已经不适应现代社会的发展, 相反, 这种研究反而可能是“做无用功”, 所以应该更多的加强可实践性的与档案工作紧密相连的理论研究工作的研究。

(二) 从科学的观点研究档案在实践过程中所遇到的问题的档案理论

这种理论研究精神是值得鼓励和提倡的, 任何的理论都是为实践而服务的, 在档案实践中遇到的问题通过理论分析不断提出问题, 解决问题。但是, 这种应用型的研究方式缺乏相应更跟得上解决思路的应用技术, 缺乏可操作性, 很多解决办法通过科学的理论研究觉得可以实施, 但是在具体的开展过程中困难重重, 甚至废弃, 这种理论研究方式无法做到理论性和实践性相统一, 缺乏生命力和可行度, 是不成熟的理论过程。

所以, 要加强“有必要”的理论研究工作的开展, 理论联系实际, 开展学术性、科学性和实用性相统一的档案理论研究, 才能形成良好的、庞大的理论体系, 推动档案工作的向前发展。

二、强化档案学理论的运用机制

档案理论的学术研究水平决定了档案学理论研究的有效性, 因此, 档案学理论研究是否具有价值, 具有可操作性的现实意义关键在于档案理论的操作和实现途径。

(一) 档案管理人员应该积极树立正确的档案学理论价值观

就目前的现状来说, 很多档案工作人员缺乏档案理论研究的动力, 看到理论性的东西就头晕, 无法做到真正投入到档案理论研究的成果中来, 对档案理论研究存在着方案和排斥心理, 不愿意花精力投入到枯燥乏味的理论中来, 不仅如此, 对现有的理论工作方式也不愿意去借鉴和应用, 没有真正意识到理论研究的价值, 无法用理论更好的指导实践。

(二) 要积极为档案学理论转化为实践做好一切应有准备

一方面, 要善于运用科学理论。应当把理论价值看成最重要的东西, 只要有价值可实践的理论研究, 不管它是出自谁手, 是专家也好, 是普通工作者也罢, 只要理论可行有价值, 就应该积极加以运用, 不能一味的搞“专家派”, 让真正的有研究价值和实践价值的理论被提倡和运用起来, 重塑档案工作新风。另一方面, 相关的领导人需要加大投入, 把理论付诸实践, 很多理论性的东西实践起来, 不仅仅是靠人力, 还需要投入一定的技术设备, 没有相关的技术操作, 理论无法被实践。

三、档案学理论工作者与实践工作者的紧密配合

发展要靠人才, 档案工作的向前发展离不开各方面人才的积极奉献, 其中包括理论工作者和实践工作者。理论工作者和实践工作者并不是独立的、分开的, 而是需要理论工作者对自身的理论构建向档案工作者讲述, 让大家明白这种理论方法的可行性和现实可操作性, 才能在档案工作过程中取长补短, 更加促进档案工作的顺利进行。档案工作不同于其他工作, 档案工作是一个系统的, 需要大家配合完成才能达到目的和成果的联系性较强的工作, 如果理论工作者和实践工作者无法紧密配合, 那就意味着理论到实践这个屏障无法掀开, 无法真正做到理论和实践相结合, 档案理论工作者只有将理论传播思路与实际部门的试验推广相结合, 才能提高大家的理论指导能力和实践操作能力, 才能更有目标性的完成实践中的不足, 真正吸收和采纳具有可操作性的理论, 才能充分发挥档案学理论对实践的积极的、科学的指导作用。

四、结语

档案学理论和档案实践工作是两个相对独立的范畴, 又是不可分离的有机整体, 只有积极做好档案理论工作才能更好的指导实践, 才能理论联系实际更好的为档案工作服务。

参考文献

[1]陈永生.充分发挥档案学理论对档案工作实践的指导作用[J].浙江档案, 1994 (09) .

[2]管先海.对档案学理论研究价值取向的理性思考[J].档案管理, 2006 (01) .

[3]杨安莲.借鉴发展融合——中国档案界对欧美档案学理论的认识过程与特点[J].档案与建设, 2005 (07) .

浅谈电子档案在档案管理中的作用 篇9

一、电子档案在档案管理中的作用分析

电子档案管理在实际档案管理工作中具备广泛应用价值。这里结合实际工作,简要总结电子档案在档案管理中的几点作用如下:

(一)能够使人力、物力得到有效节省。在以往的纸质档案管理工作中,部分档案过于重要或过于特殊,为了使这些档案不至于遭受损坏或遗失,就要投入很大的人力及物力。显然,这从经济角度上来讲,是不理想的,而且还存在一定的风险。但是,对于电子档案管理来说,依赖于强大的信息存储、利用功能,就能够快速、高效地实现档案的存储及传输,在归档质量及检索速度上也会有显著的提高,同时可以节省人力、物力。

(二)能够使档案处理更加快速、高效。在传统的纸质档案管理工作中要面对庞大的档案数据,在处理方面需要投入大量的时间及精力,但却因手工处理,往往事倍功半,难以达到快速高效的效果。而对于电子档案来说,采取信息化处理,就能够使档案的收集、存储、分类以及统计均显得快捷而方便,从而使档案处理体现出快速、高效的显著优势,达到事半功倍的效果。

(三)能够使档案文件共享交流更加方便。传统纸质档案受到多方面因素的限制,比如档案本人的权益、档案管理工作人员的职责所在,使得档案文件共享交流难以体现方便的优势。而对于电子档案来说,由于利用计算机技术、信息技术进行存储,在获得权益人允许及管理工作所需的条件下,便能够实现快速查询,进而使档案文件共享交流显得更加方便,就不会有遗漏或损坏等风险问题的发生。

(四)能够使信息交换更具安全性。以往在纸质档案管理工作中,有时会出现档案丢失或损坏等事故的发生,这些事故如果出现会给档案管理工作带来很大的麻烦,甚至是严重的后果。而对于电子档案来说,借助其信息化功能,能够在信息交换过程中显得更加高效和安全。在确保电子档案处于安全环境的条件下,其信息交换便显得更加顺利,这无疑为电子档案管理工作的顺利、有序开展奠定了基础。

二、加强电子档案管理及应用的有效策略探究

通过以上的分析论述,我们可以认识到电子档案在档案管理中的价值作用显著。但是,由于电子档案管理工作需面对巨大的数据源以及相应的工作环境安全等问题,因此,从电子档案管理及应用强化角度去考虑,应采取一些有效的加强电子档案管理策略。具体策略如下:

(一)构建完善的档案应用机制,注重安全性问题的排除。在电子档案管理工作中,档案实现信息化是非常重要的一项工作。要想使这项工作得以顺利、有效地开展,有必要构建完善的电子档案管理计算机信息系统。一方面,要对使用计算机条件下的稳健档案管理工作流程进行改进,使工作流程能够与档案管理的需求相满足。另一方面,要以文件处理流程为依据,做好档案信息化系统软件功能的设计工作。此外,要根据信息系统,构建健全的内部控制机制,确保电子档案的安全性得到有效保障。

在加强电子档案管理工作中,要充分考虑到潜在的一些安全性问题,同时采取相应的措施加以解决。1.电子档案管理面对庞大的信息数据,本身工作负荷巨大,而在这样的环境下,有可能存在计算机病毒及黑客攻击等安全性问题。为了使计算机病毒得到有效防范,需安装正规的杀毒软件,定期对计算机进行杀毒;为了使黑客攻击得到有效防范,专业技术人员需对计算机设置防火墙措施。2.在实际工作过程中,如果电子档案归档规范化程度不高,缺乏程序化管理,则电子档案的真实性将会受到质疑。因此,有必要统一管理方法,提高电子档案的规范化程度,并采取程序化管理措施,使得电子档案的真实性得到有效确保。3.对于电子档案来说,存在法律效力方面的问题。一般情况下,电子档案的法律效力是和其载体相关加以确立的。因电子档案缺乏固定的载体,所以在相关法律法规条款制度上存在很大的困难。因此,要借助法律机构的职能作用,确保电子档案的安全性。

(二)对电子档案的利用加以规范。为了使电子档案的利用更加规范、标准,一方面要加强电子档案利用的审批工作,设立严格的审批程序。相关人员如需对电子档案进行查阅、利用,必须经过相关档案主管部门的审批同意。另一方面,要加强电子档案的利用管理。电子档案储存部门在开展该项工作中,要对网络信息技术充分加以应用,务使档案收集管理活动得到有效保障,以便充分体现电子档案收集的及时、高效的优势,并使电子档案实现快速更新,进而使相关人员对电子档案的使用需求得到满足。当然,我们在利用电子档案的同时,也不能忽视纸质档案的一些优势,要做到在电子档案利用过程中结合纸质档案的优势,实现优势互补,进而对电子档案资源进行有效整合,通过创新电子档案管理模式,最终为电子档案需求利用效率和质量的提升奠定坚实的基础。此外,为了使电子档案的利用显得更加规范,还有必要遵循一定的原则:其一,如电子档案内容不属于完全开放的范畴,则需避免拷贝使用,设置访问权限。其二,对于部分电子档案,有必要采取加密处理措施,并定期或不定期对使用的密钥进行修改。

(三)努力提高电子档案管理人员整体素质。做好电子档案管理工作必须以提高电子档案管理人员的整体素质为基础,进而推进整个电子档案管理工作的优化和完善。一方面,要对电子档案管理人员加强思想教育,让管理人员充分认识做好电子档案管理工作的重要性,促其加强学习,并在实际工作中发挥积极作用。另一方面,要对电子档案管理人员进行业务培训,实行“理论+实践”的培训模式,使档案管理人员在档案著录、标引、检索以及编研方面的能力得到有效提升。总之,要通过提高电子档案管理人员的整体素质,发挥电子档案在档案管理中的重要作用。

三、结语

通过本文的探究,我们可以认识到电子档案在档案管理中的作用显著。运用电子档案不仅能够使人力、物力得到有效节省,使档案处理更加快速、高效,使档案文件共享交流更加方便,而且还能够使档案信息处理更具安全性。为进一步强化电子档案管理工作,有必要构建更为完善的档案应用机制,对电子档案管理利用加以规范,同时提高电子档案管理人员整体素质等。相信从以上方面进行努力,电子档案管理工作将能够得到有效强化,并不断趋于完善。

参考文献

[1]谢海洋,高丽华,卞昭玲.我国档案垂直网站的发展现状及其在档案信息传播中的作用分析[J].档案学通讯,2012(01):77-80.

[2]史文梅.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国集体经济,2014(22):34-35.

[3]杨丽峰.电子档案在档案管理中的重要性[J].赤子(上中旬),2014(19):216.

档案作用 篇10

关键词：人口,计划生育,档案,管理,作用

在人口和计生档案管理中, 档案工作者掌握知识和技能的水平, 直接影响到档案管理工作水平。我认为:必须做好档案人员的素质培养工作, 努力提高档案管理水平, 才能发挥人口和计生档案管理工作的积极作用。

一、提高档案管理人员素质是提升档案管理水平的关键

要想做好档案人员的素质培养工作, 努力提高档案的管理水平, 必须从以下几方面加以重视。

一是重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理, 又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构, 掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此, 档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳整合能力, 在提高全面素质上下功夫。

二是重视档案人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班, 提高档案人员的知识结构和整体水平, 并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时, 要采取多形式、多层次的办学模式, 突出针对性和实用性, 在培训内容上做好需求调研, 将培训内容与实际工作相结合, 针对档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用, 进一步拓展学习领域, 更新知识结构。

三是积极支持、鼓励档案人员不断学习, 注重知识积累。很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性, 但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上, 自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力, 注重学习过程中的积累与探索, 把理论与实践有机结合起来。积极引进竞争机制, 注入拼搏活力, 使大家通过竞争, 增强危机感和使命感, 激发档案人员充分发挥才能和特长, 营造创优争先的良好氛围。

四是合理调配人才, 优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合, 充分发挥各类人才的整体优势, 形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响, 以利于整体效能的发挥。

二、人口计生档案在当前人口计划生育工作中应具有的主要作用

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录, 是制定人口与计划生育政策的重要资料记录, 是搞好人口和计划生育工作的基础。在当前人口计划生育工作中应具有的主要作用主要表现在以下几个方面:

一是人口计生档案能为领导决策提供依据。人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中分析、处理这些数据, 其结果可用于统筹计划, 明确工作重点, 量化人口计划生育工作目标, 可为人口计划生育决策提供依据。

二是人口计生档案能为育龄妇女提供优质服务。利用人口计生档案资料, 通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料, 可成为对育龄妇女提供服务的依据。

三是人口计生档案能为流动人口提供优质服务。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台互通信息, 既可引导流动人口及时落实避孕节育措施, 促进社会抚养费两地配合征收, 又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏。

四是人口计生档案能促进进一步改进工作方法。让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议, 通过信息采集记录簿收集整理, 形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求, 不断改进工作方式、方法, 为群众提供更加优质的服务。

五是人口计生档案能保证计划生育执法的严肃性。《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施, 使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重, 利用人口计划生育档案的真实信息, 为计划生育执法的严肃性打下了基础。

六是人口计生档案能为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务。人口计划生育政务公开, 以公开促公正, 求公论, 树形象, 维护群众合法权益, 促进他们自觉实行计划生育, 推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开, 提高人口计划生育工作的透明度, 赋予群众对人口计划生育工作的参与权、知情权、监督权, 防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

档案作用 篇11

【关键词】基础工作；档案管理；现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

【参考文献】

论档案资源的主要作用 篇12

1. 档案的历史真实性感人至深。

近年来，各地档案馆纷纷举办展览，利用馆藏的档案史料，向人们生动地展示了当地的历史演变、风土人情。例如，南京大屠杀纪念馆新馆已免费向游人开放，馆内大量翔实生动的档案史料向世人展示了这一段悲惨的历史，昭示后人、牢记历史、发愤图强、振兴中华。广东番禺区档案馆为了做大做强档案工作，档案馆利用自身档案资源优势，抓住各种时机，举办各种类型档案馆藏展览，如《半个世纪的足迹图片展》、《番禺区荣誉市民事迹展》、《日用工业品收藏展》、《番禺区纪念抗日战争胜利60周年图片展》等，通过这些具有社会教育意义的展览，既发挥了档案的社会服务功能，又扩大了档案工作在社会上的影响力。

2. 档案是修志编史的首选材料。

利用档案修志编史自古有之。开私家修史先例的孔子利用档案文献汇编成《尚书》、《春秋》。两汉经过四百多年统治，政治、经济、文化都得到了较大发展，作为统治阶级文治武功的历史记录，巩固封建政权历史借鉴的档案和档案工作，也在政治稳定、经济发展、文化繁荣的社会条件下，得到了很大发展。利用档案文献编纂史书取得了辉煌的成就。中国古代著名的两部史书《史记》、《汉书》就是在两汉时中央保存图籍和档案处所编成的。

宋代“架阁库”的普遍使用，不仅是档案保管装具的变革，同时还是宋代各级国家机关设置的保管现行档案的专职机构，这便是宋代所存档案文献更加完备的重要原因之一。宋代档案不仅为本朝修史编志提供了丰富的素材，而且为元代及其后人修宋史保存了丰富、珍贵的档案文献。宋代利用档案修志编史除了编有大量《编敕》，还有《武经总要》、《祖宗兵法》等重要文献，中国史学史上重要的历史著作司马光的《资治通鉴》、郑樵的《通志》也是对档案的汇集、评述。清朝所修国史分作本纪、传、志、表四种，皆以档案为素材。

清代是方志的全盛时期。据《中国地方志联合目录》对180多个收藏单位的统计，全国现存方志8500多种，其中清代约6000种，10余万卷。著名方志学家章学诚在方志理论研究方面贡献最大，创立了方志的完整体例，为后世的方志学研究作出了巨大贡献。

3. 档案成为文学创作新的文献源。

改革开放以来，我国政治、经济、文化得到了长足发展，特别是与人民群众生活紧密联系的各种娱乐活动更是丰富多彩，文学艺术创作硕果累累，如二月河的清代系列小说，都是在查阅了大量历史档案基础上完成的。一些历史题材的影视作品，如《开国大典》、《大决战》等，无不利用了大量档案资料。

4. 档案是制定政策法规的依据。

我国已进入社会主义建设新时期，随着市场经济的发展和改革开放的进一步深化，过去的一些政策法规已不适应现代社会发展的要求，都需要在广泛细致的调查研究的基础上逐步完善，逐步消除立法空白，完善社会主义法制体系。古今中外律法档案丰富，这是制定法规政策直接参考的信息，而其他种类的档案更是社会活动的真实记录，是制定法规政策不可缺少的实践资料。通过这些鲜活的档案信息，有关部门更能准确地把握尺度，以便更切实际地进行相关政策的制定。

5. 档案是城市管理和建设的客观基础。

城建档案是一个城市各项管理正常运转的命脉，城市的规划、开发等各项建设无一不和人民群众的生活息息相关。一项对郑州市城建档案的调查显示，郑州市城建档案馆所存档案主要分城市规划管理档案、工程竣工档案和城市建设基础资料三类，其中规划管理档案所具有的权威性和凭证作用，使它比其他城建档案有更高的利用率，利用面也更广泛。利用规划管理档案的人群包括各行各业，其使用的目的主要有工作查考、城市管理、办理房屋产权证、案件查处等。档案在旧城改造、古建筑修复中起到了重要的参考作用。一些古代建筑的修复主要依靠照片、图纸等档案资料进行。随着经济、社会快速发展，城市建设得到加强，为了保管利用好在城市建设、管理中形成的各种文件材料、图纸、照片、录像带等，一些城市相继建立了城市档案馆。这些城市档案馆为城市建设和管理提供了重要的档案信息，成为城市建设和管理的基础。

6. 档案是政府机关行政管理的文献信息保障。

我国各级各类档案馆所保存的档案，都可以为政府的行政决策提供参考，政府的各项决策离不开档案信息的支持。如在行政区划调整、机构改革、企业产权制度改革、职工养老保险和医疗改革等决策的制定过程中都离不开档案信息，都要以档案信息为依据。同时，政府管理部门形成的这些档案信息资源，又将成为我们今后工作的重要参考凭证。

7. 档案是企业谋求发展的资本。

随着信息化建设的迅速发展，企业越来越重视档案工作。河北省遵化市新利能源开发有限公司是一家中外合资热电联产民营企业。公司领导十分重视档案工作，1997年成立之初，就建立了档案室。在建立健全文书、会计、科技、人事等各类档案的基础上，对档案信息资源进行了有效的开发利用。尤其是科技档案，在公司的两台发电机组设备维修和技改工作中发挥了重要作用。几年来，档案为公司创造经济效益800多万元。正如公司领导所喻：“如果把公司档案室比作一座金矿的话，那么围绕档案的开发利用而采取的一切措施则是对金矿的挖掘，而通过档案开发利用所产生的经济效益就是点石成金的价值实现。”

8. 档案是对外开放、招商引资的媒介。

对外开放、招商引资为我国的社会主义现代化建设注入了新的活力。例如，海南在建成了全国最大的经济特区后，澄迈县的外引内联企业如雨后春笋，几年间就办起了几十个企业，而每办一个企业，都是依据档案资料进行过一番可行性分析，获得专家们认可后，才把企业办起来。海南椰风饮料厂是年产值13亿元的“三资企业”，从选址到立项，从试产到投产，都依据档案资料进行可行性分析，获得可靠数据，开发一批又一批新产品，源源不断地打进国际市场，使企业越办越红火。