档案管理系统设计

档案管理系统设计（精选12篇）

档案管理系统设计 篇1

教师档案管理是学校教学科研管理中一个非常重要的组成部分[1]。信息化正越来越深彻地改变着高等教育的方方面面, 充分运用信息化手段提升学校档案管理能力, 最大程度上为教、学、研做好服务, 可以极大地避免业务的重复研究, 改变教师科研档案薄弱意识[2]。教育信息化建设对转变教育思想和观念, 促进教育改革, 加快教育的现代化发展都有积极的作用。高校教师业务档案管理系统正是实现高校教育信息化的重要算途径。

一、系统需求分析

系统需求应从业务需求和设计需求两方面考虑。业务需求决定系统设计的管理对象, 系统需求决定系统设计的功能目标。

1.1系统业务需求。

老师档案的完整信息至少包括: (1) 教师基本情况档案。 (2) 教师成长档案, 包括学习、培训、进修、考察、调研等材料。 (3) 教育教学档案, 日常的教学经验总结, 成果报告, 课程教案, 课件, 资源等材料。 (4) 教师考核登记表, 这部分档案是量化教师每学期任课任职、工作绩效等的考核记录[3]。 (5) 学术研究成果, 反映教师在某一学术领域的贡献以及公开发表的学术论文[3]。

1.2系统设计需求。

系统的设计属于小型的数据库管理系统, 可以对高校的教师进行有效的管理, 通过系统可以达到以下目标[1]: (1) 界面设计美观友好, 具有良好的人机界面。 (2) 显示教师档案的详细信息。 (3) 有较好的权限管理。 (4) 实现后台监控功能。 (5) 设置强大的搜索功能。 (6) 要求数据查询方便, 支持多条件查询。 (7) 系统最大限度的实现易维护性和易操作性。 (8) 系统运行稳定、安全可靠。 (9) 支持打印功能。

二、系统的建设目标

(1) 全面统一的信息依据。变分散管理为系统管理, 融基本档案、教学档案、科研档案、培训档案为一体, 提供全面综合的整体信息, 服务于决策者及管理者, 为领导决策、职务晋升、职称评定等具体工作提供依据[4]。

(2) 快速准确的信息存取。准确及时的收集、处理、存储与师资管理有关的信息, 对教师档案的信息化、系统化、建立集中、统一、准确的教师档案数据库, 实现信息资源共享和快速查询, 满足现代化高校管理对师资信息的要求, 为快速、准确地统计、分析和预测师资结构, 方便快捷地了解教师情况创造条件。

(3) 合理便捷的资源配置。强化管理功能, 辅助学校编制各种计划, 实现教师资源合理配置, 最大限度地提高办学质量与办学效益。

(4) 效率得力的办公处理。辅助师资管理人员进行日常事务处理、减轻师资管理人员的劳动强度, 提高办公效率和管理水平, 使管理业务条理化、制度化、标准化、科学化。

三、系统的功能模块

作为网上教师档案管理系统, 它所涉及到的对教师档案的管理将会渗透到每一个功能页面。教师和管理员都有自己的用户名和密码对自己的任务和信息进行处理。管理员拥有对所有教师信息的维护权, 包括分配用户权限、删除不合法的用户、添加合法用户以及对自身信息的修改等。系统功能需要根据用户对象的不同分为教师、管理员对功能的需求部分。具体列举如下: (1) 基本档案管理模块:管理教师的基本信息, 学习培训, 任职工作, 挂职锻炼, 出差调研等资料档案的管理。 (2) 师资队伍模块:教师队伍的资料, 不同角色可对不同范围的信息进行管理和修改。如教师个人只能查看个人信息, 申请修改个人资料, 而管事员则可以查看所有教师信息, 并可进行相应的处理。 (3) 教育教学模块:教师的课程资料, 教师可以对教案、课件、大纲、计划、资源等相关课程资料进行管理, 而管理员可以对所有教师课程信息进行管理。 (4) 学科管理模块:管理学科建设、学科研究成果管理。 (5) 科研学术模块:可以管理教师的科研项目、论文发表, 指导学生获奖情况等。 (6) 其他模块:退休人员管理以及辅助功能。

四、系统流程分析

档案管理系统的设计主要是从高校的实际应用角度出发的, 考虑到高校教师业务档案管理身份的不同, 则分为教师和管理员两种身份登录。系统流程图如图1所示:

教师登录后, 当系统处于开放期, 教师可以添加、查看、修改、删除自己所填写的资料, 当系统处于关闭期, 教师只能查看自己所添加的资料, 不再具有任何的管理权限, 如果此时需要对资料进行修改, 必须联系管理员。管理员登录后, 不管系统处于开放期还是关闭期, 都享有添加和管理的功能, 并且管理对象是系统的, 同时还享有对权限进行设置的权利。

五、系统实现

5.1系统前台。

当教师或管理员登录系统后可以看到系统的功能, 可以对教师信息资料进行修改、添加、删除等, 系统前台实现的功能如图2所示。

5.2系统后台。

后台功能只对管理员有效, 当管理员登录后台后, 可以添加、删除、修改教师的基本信息同时也可以设置系统的开放权限和搜索功能的开放权限。后台功能图如图3所示。

5.3开发过程。

海南师范大学信息学院联合海南经贸职业技术学院、琼台师范高等专科学校师生共同开发了高校教师业务档案管理系统, 本系统采用Visual Studio 2005作开发平台, C#作编程语言, SQL Server2005作数据库管理系统。在设计过程中, 采用模块化的管理, 迭代式的开发, 最终形成达到符合设计要求的可行系统。本系统针对高校的一般教师档案管理模式, 按照高校的现代化档案管理要求设计, 实现了对教师的基本档案信息、学科建设、教学研究、科学研究、指导学生获奖情况、退休人员信息、教师活动信息、培训信息、师资队伍信息等档案材料的综合存取、查询、维护、备份、还原等管理, 并有辅助功能如:系统设置、管理用户、条件查询、修改资料, 以实现学校领导对学校教师队伍信息的全面把握并实现学校管理者快速准确的查询、增加、修改信息。

六、结束语

由于时间仓促, 系统的一些功能还不是很完善, 而且在实际应用过程中必将还会有很多的不足之处, 还有许多地方仍需要改进, 比如信息的打印、转换、安全共享等等功能还比较薄弱, 这都需要我今后继续努力, 从而进一步的完善高校教师业务档案管理系统。

参考文献

[1]谢泽奇, 张会敏.基于WEB的高校教师档案管理系统设计与实现[J].计算机光盘软件与应用, 2010 (11) :146.

[2]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经济管理者, 2011 (11) :269.

[3]刘昊瑜.关于高校教师档案管理的思考[J].科技信息, 2011 (12) :482-483.

[4]李素莲, 孙建英, 李占雷.教师档案管理信息系统开发及设置初探[J].河北建筑科技学院学报, 2007.

档案管理系统设计 篇2

建成后的长江空间公司基础测绘成果管理系统支持多种方式进行基础测绘成果的检索、查阅。

实现基础测绘成果DLG(数字线划图)、DEM(数字高程模型)、DOM(数字正射影像)、DRG(数字栅格图)、航空影像、卫星影像、控制成果、测绘专题数据的入库、管理和分发的现代化、信息化、网络化。

实现基础测绘成果存储、保存由人工文档式的管理向以专业数据库、计算机网络为主的管理方式转移。

根据成果资料档案的现有状况、实际需求及未来发展趋势，该文提出基于Browser/Server和Client/Server的混合体系架构理念，建立基础测绘成果管理系统。

整个系统由后台数据库、核心业务、公众服务等三部分组成，其中后台数据库基于Oracle 10 g数据库进行各类测绘成果资料档案的存储和备份;核心业务涉及空间地理数据的录入、分发、更新工作，这部分业务涉及的用户较少，对图形和数据的操作又较为复杂，要求较强的数据访问交互能力，因此，为了保证运行速度和运行的效率，其设计将采用Client/Server结构用于数据管理及GIS图形应用的功能开发。

主要完成基础地理数据、控制成果数据、专题测绘成果数据的入库、更新、浏览和管理功能。

测绘成果目录发布系统基于B/S体系结构构建，主要为各子公司用户提供测绘信息的目录查询及信息检索。

系统总体结构如图1所示。

3 系统数据库设计

数据库是数字测绘成果管理系统的核心部分，其设计质量的好坏，将影响到系统的运行、应用和管理。

数字测绘成果管理系统管理的数据有：DLG(数字线划图)、DEM(数字高程模型)、DOM(数字正射影像)、DRG(数字栅格图)、CAD分幅地形图、航空影像、卫星影像、专题测绘成果数据、控制成果等八大类数据。

为实现测绘成果资料档案的有效集成及管理，该文根据测绘成果数据的分类结果即4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、专题测绘成果数据、控制成果等六类数据，采用目前非常流行的数据仓库技术、SDE 技术、图属一体化及多源数据无缝集成的思想，从逻辑上构建4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、工程地理数据、控制成果等六大数据库。

其中矢量数据采用分层与分幅相结合的数据组织方式，以类型、尺度等方式分别构建矢量要素数据集进行入库存储;栅格数据根据数据类型、数学基础及尺度等进行组织，以无损压缩(即LZ77算法)方式进行入库存储;CAD分幅地形图根据比例尺的不同分别构建数据集，存储在磁盘阵列上以文件方式进行管理;属性数据按照独立要素类的方式单独构建，通过程序直接入库。

另外，为提高系统访问效率，系统采用三级格网技术对空间数据进行了索引构建，同时对虚拟内存、SDE、Oracle等配置参数进行了适当调整，以确保整个平台的稳定、安全及高效运行。

4 系统功能设计

4.1 基于C/S测绘成果管理系统

4.1.1 测绘数据录入子系统

包括测绘成果数据的增加、修改、删除、数据加工等功能;各种图形数据的批量入库及文档数据、元数据的批量入库功能。

同时提供规定格式之间的数据转换工具，能支持Arc/Info Export E00，CAD Dwg/Dxf，ArcView Shape，Map Info Mif格式数据的读和写;能自动完成规定格式间的数据转换，包括单个文件转换和批处理转换。

4.1.2 测绘成果目录检索子系统

查询方式分为空间位置查询和属性信息查询。

空间位置查询以1∶25万地形图数据为浏览、检索底图，在底图上叠加显示不同比例尺结合表，通过数据浏览、图幅号、坐标范围、地名等查询方式来获取用户所需测绘成果图幅号、名称、成图年代、成图方法、成果类型等。

文档资料属性查询可以按照资料名称、资料编号、图幅编号、图名、比例尺、出版年代等多种检索途径，对测绘成果信息进行单一条件、复合条件、模糊查询、精确查询等多种方式的查询检索。

查询结果以图形和属性两种方式呈现给查询者，图形方式以直观的空间位置展现;属性信息方式以表格方式显示具体的属性信息，如存储位置、编号等详尽信息。

查询结果中的图形和属性可以关联，即点击表格中的行，在地图窗口可以高亮闪烁显示其空间位置。

检索结束后可以直接进入测绘成果分发子系统进行测绘成果分发和提供。

4.1.3 测绘成果分发模块 数据分发人员能够根据图幅号、坐标范围、鼠标任意圈选以及用户提供的索取资料范围图形数据来进行数据的提取、裁切和输出。

能够根据用户的需要按照国标地形图图式进行符号化、标注、图廓整饰后打印或输出图片文件。

数据操作、提供完成后在日志文件中进行登记，以供测绘档案管理子系统进行数据提供统计工作。

4.1.4 控制测量成果管理子系统

控制测量成果管理子系统以1∶25万数据作为数据浏览底图，并在底图上叠加不同比例尺地形图结合表，能够根据项目名称、点名、水准点线路名称、鼠标点选或拉框、坐标范围、点位所在图幅号在测量控制点数据库中提取控制点资料，并产生报表文件打印输出，报表内容包括点名、点号、坐标、高程、点之记、点位说明、所在图幅、施测单位、坐标系统等信息。

操作结束后在日志文件中进行操作登记，以便在测绘管理子系统中进行测量控制点资料提供情况统计工作。

4.1.5 系统维护模块

系统维护在本系统中包含四部分内容：用户管理、系统数据备份和系统数据还原及日志管理。

其中用户管理和日志管理是提供给系统管理员使用，系统数据备份和系统数据还原提供给测绘资料档案管理员使用。

用户管理：实现用户的增加、编辑、删除功能及对用户的授权管理。

系统数据备份：为防止灾难性的数据损失，系统中设计此功能，实现定期或自动备份数据库中的数据。

有逻辑备份、物理备份及增量备份及几种方式。

系统数据还原：实现将备份的数据还原到数据库中。

日志管理：该模块对于系统的各种操作加以记录。

将日志分为本地日志和数据库日志，主要是用来记录用户所作的重要操作，如登录信息、查询登记、删除信息等，即用户的操作轨迹信息和系统出错信息。

4.2 基于B/S的测绘成果目录发布系统

提供对测绘成果数据库中资源目录和元数据的查询、检索和共享管理，包括资源目录服务、元数据查询功能。

(1)源目录服务。

提供对基础信息资源数据库中的基础地理、影像、工程专题和三维模型等进行分类发布，以资源目录组织形式，对这些数据项进行组织和检索，并进行目录检索授权控制。

(2)元数据查询功能。

提供两种查询方式：按资源目录组织结构，对检索的数据项结果，可对其中的地理产品元数据(DLG、DEM、DOM)进行查询浏览;按元数据树形分类结构，使用元数据分类、实体类型、关键字或其组合进行检索，允许用户输出或打印。

5 系统性能需求

(1)实现对多源海量数据的有效管理。

空间公司现有数字测绘成果数据容量达到TB级别，系统需要对海量数据进行有效管理，实现数据的入库、维护更新和数据浏览。

系统需管理的数据类型多样包括：基础地理空间数据(DLG、DEM、DOM)、影像数据、控制成果数据、专题地理空间数据、模型数据、元数据等。

系统实现对多源数据的管理，实现不同类型数据的无缝集成。

(2)扩展性需求。

系统采用模块化设计，具有良好的可扩充性，以适应不同阶段的发展需要，便于系统的扩展。

(3)空间数据库存储优化配置。

对系统、数据库及空间数据引擎的各项参数进行调整，使响应时间和吞吐量之间的.关系达到最优。

加快系统运行速度，减少用户等待数据。

大数据量更新或者导入时，有进度提示。

(4)安全性需求。

为不同用户设置不同的基础地理信息操作权限，确保数据安全。

具有完整的数据入库、更新操作日志。

(5)用户操作简单。

系统维护方便，无需记忆任何计算机命令，人机界面友好，操作简单。

(6)数据的安全性需求。

系统具备强大的数据备份恢复能力，确保在数据遭到破坏时能对数据进行恢复，确保数据的安全性。

(7)系统稳定，容错能力强。

6 系统创新点

(1)系统的建设改变原有测绘成果管理手工、半手工的方式，实现网络化。

建立计算机网络环境下的积累数据库，实现网上数据流转以及网上查询检索、提供利用等功能。

(2)基于元数据的测绘成果数据管理。

元数据就是关于数据的数据，即数据的标识、覆盖范围、质量、空间和时间模式、空间参照系和分发等信息。

它可以帮助和促进人们有效地定位、评价、比较、获取和使用相关数据。

合理组织、管理元数据可以最大限度地发挥元数据的作用，使之成为管理和发现地理信息的钥匙，为地理信息共享提供保障。

(3)实现测绘成果空间查询和检索。

测绘成果档案独有的空间地理特性决定了它对于图形方面的较高要求，不仅要相关信息的可视化直观表达，而且要具备一定的地理空间位置运算和处理的能力。

可以实现空间查询和检索功能是测绘成果档案管理的一个突破。

(4)系统数据管理采用空间数据引擎(SDE)加大型关系型数据库Oracle，实现多源海量数据的组织管理、支持空间数据的无缝集成、确保数据的一致性、完备性、保证数据的安全。

参考文献

[1] 刘莹，闫正龙，董延红，等.陕西省测绘成果资料档案管理平台构建问题研究[J].陕西档案，(4)：46-47.

[2] 丁允旭.具有空间查询检索功能的数字测绘成果档案管理[J].测绘通报月刊，(8)：61-64.

[3] 王海存，邹峥嵘.基于AutoCAD的测绘成果管理系统的设计与实现[J].测绘与空间地理信息月刊，(1)：221-223.

高校档案综合管理系统分析与设计 篇3

关键词：档案管理；信息化建设； 系统分析与设计

中图分类号：G472.4，TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）03-0046-03

一、高校档案信息化建设的情况

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校的一笔宝贵财富。[1]

信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此，教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如，哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中，资料内容丰富，更新及时；为了满足不同层次用户的需求，同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料，[2]网站还提供了强大的检索功能，并且与Google等互联网检索工具相融合；为社会提供更好的服务，采用了RSS为用户提供定制管理。

二、高校档案信息化建设中的问题

我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题：

（1）档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中，校园网的建设是基础，教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑，并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小，在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。

（2）档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件，尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，影响了信息资源的开发利用。

（3）档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。

三、档案信息管理系统分析

1.系统的需求

档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面，有以下几点主要需求。

（1）整理编目

编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一，档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统，可以自动产生档案目录，并打印规范统一的编目。

（2）数据查询利用

为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录，浏览电子版卷内档案文件，查询档案文件的借阅情况，系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式，进行档案的查看、订阅，同时实现文件的远程查询功能。

（3）档案整理组卷

根据档案管理的若干标准，完成档案的整理组卷，最终实现档案有条理的分类整理存放。

（4）文件归档管理

档案记录着有价值的信息，如果档案丢失、损毁，将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术，使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档，解决档案丢失问题。

（5）电子文件管理

电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案，同时可以扫描原纸质档案，形成电子文件，并对这些文件进行全文检索。

2.业务流程分析

档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。

（1）档案归档业务流程

归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员，经初步整理和检查，合格的送交档案室，档案管理员审核并提出修改建议，修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求，文件资料来源分为两部分，一部分为实时提交电子文件，由兼职档案管理人员负责录入，提交审核；另一部分为大量的纸质文件档案，档案整理后，提交档案室，同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。

（2）档案利用业务流程

档案归档后，由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中，利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案，部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料，并登记；兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出，经由相关领导批准，方可借阅。

档案检索分为Web检索和人工检索。进行Web检索时，须登录管理系统，进行身份认证后进行；人工检索由保管人员提供相应服务。业务流程如图2所示。

（3）档案检查监督业务流程

档案管理工作的全过程，都需要相应的监督、审核工作。档案室主任（审核员）负责档案室工作的日常监督管理，对关键过程进行审核，并不时抽查。通过统计、总结来保证档案管理工作的持续改进。endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

（编辑：王天鹏）endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

（编辑：王天鹏）endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

档案管理系统的设计与实现 篇4

通过电脑对档案开展管控活动, 有着非常多的优势, 特别是较之于过去的手工管控方式来讲。它的检索更加的快速, 而且稳定性好, 存储的总数也很多, 有着优秀的保密特点, 使用的时间非常久, 所需的费用并不多。此类优势可以显著的提升管控的功效。档案是我们开展各项活动的时候留存下来的信息, 它是人类的宝贵财富。所以要积极的对其开展管控活动。在当前的时代背景之中, 由于科技的快速发展, 此时就存在了电子档案。它和过去的档案是不一样的, 所以其保存的措施也要做一些变动。为了提升管控的能力, 很多的单位和组织都是用电子管控体系, 经由软件来切实的提升管控的功效和能力。

1 当前管控体系中面对的一些不利现象

如今, 结合场所对于该项管控活动的具体规定, 很多的软件单位都纷纷的开始探索管控软件, 而且它们的产品也受到人们的赞赏。不过这些软件也面对一些不利现象, 它们的存在干扰到管控活动的进步。具体的说有如下的一些内容。

1.1 费用非常高

通常来讲, 那些非常昂贵的管控体系对于很多的规模不是很大的档案馆来讲, 是无法承担的。所以, 这些软件无法用到这类机构之中。

1.2 技术性非常高

在安装以及后续的维护活动中面对很多的不利现象。如今的管控体系在安装和后续的管控活动中, 都要靠着优秀的专业知识来开展, 使用人在遇到一些不利现象的时候, 自身不能够处理, 必须要靠着生产单位来处理。

1.3 过分的重视全面性

很多的单位为了提升软件的价位, 按照以大充好的措施来开展工作。不关注使用人的具体规定, 单纯的提升扩张它的模块, 进而提升价位。在具体的活动之中, 档案机构在使用的时候只用几个模块就可以开展好活动。

2 关于管控体系的探索

现在为了提升管控的能力, 工作者要对信息的收入以及修整等功能一体的管理系统;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程, 可以保证工作人员更为精准的开展活动, 提升功效, 减少管控的费用。管理员对录入员工信息要求准确、完全;管理员和员工能够对录入的基本信息随时作出更新修改, 使管理员能够得到员工的最新信息;为了确保信息安全和准确, 为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别, 而一般用户不能对信息进行添加、删除。该体系的意义是为了确保管控工作者经由对体系的快速, 便捷的分析, 明确相关的信息内容。

2.1 用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同, 从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员:使用本系统的档案管理员, 是权限最大的用户, 拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户:本系统的一般用户, 能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改, 但无录入和删除档案信息的权限。

2.2 系统功能模块设置

具体操作:对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

档案信息的录入:管理员对人事信息的添加操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:档案管理员可以在档案库里新加档案信息, 需按员工实际信息录入

档案信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改, 使员工信息随时更新, 便于管理员的管理, 能及时得到最新的员工信息

档案信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员可以查询已录入的档案信息, 系统提供了多种查询方式, 模糊查询和常规查询, 如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询

档案信息的删除:管理员删除录入的人事信息操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出, 可以对其信息永久性的删除, 也可以将其暂时性的删除到回收站中, 在回收站中可以将需要的信息还原, 也可以将其永久性的删除

档案信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息, 便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息, 也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表, 对其员工列表进行打印。

管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:系统由高级管理员和一般用户, 一般用户的权限是由高级用户指定的, 高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除, 及用户密码的设置和修改, 高级管理员拥有整个系统的全部功能, 一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。

摘要：电子档案管控是当前使用最多的档案管控体系, 它的构造非常清晰, 而且活动便捷, 适合很多的工作者使用, 其受到非常多的管控工作者的赞赏。此时的管控体系替代了过去的纸质体系。其能够生成和运作很多的程序。文章具体的阐述了该体系的结构以及模块的功效等内容。

工程设计档案特点及管理 篇5

工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性，又有 应用 科学 研究、技术开发单位的特性，是以智力劳动为主，多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看，设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品，是编制建设计划、财政拨（贷）款、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件，同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的 科技 思想、科技 方法 和科技配套成果，真实地反映了设计实践活动的 历史 过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案的一些主要特点，谈谈个人的若干体会。1.组成的成套性一个 企业（或联合企业）、事业单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目（也可能是其中的一个单项工程）

作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有 规律 地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”“三参加”和“四同步”从而，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。2.形成的阶段性 根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的 内容 及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的

规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做准备）。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据，后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件深化和 发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。3.内容的专业性 一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程设计之间的隶属关系。此外档案人员 学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不

断提高管理业务水平。比如我院主要有给水排水、道路桥梁、工业 与民用建筑三大专业工程设计，我们档案人员就要熟悉本院各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本院的工程设计档案。4.修改、补充的多变性 工程设计是技术上和 经济 上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，它不同于测绘图纸和竣工图纸那样是完工后的实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象。在施工安装过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等 自然 条件可能出现了新的情况；物资供应的变化可能改变设备材料使用；施工方法的改变需要变更设计等等，这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充，有的部分图纸甚至成套作废，要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的，但又应是很严格的。这是工程档案有别于其他一些档案的重要特点。当设计变更时，必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图，并相应地做好施工现场和库存蓝图的修改工作，做到底图与蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况，避免对外提供已经作废了的

或已经修改过的错误图纸，以免生产建设中造成失误和损失。5.使用的通用性 设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是全新的设计，这首先是设计工作性质所决定的客观要求，也是设计再生产的前提条件。再则，工程设计对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装臵及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关这些 内容 的图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计的图纸文件除了用于某一特点的工程建设项目外，还用于本单位其他工程项目的设计工作中，或外单位生产建设做 参考 和借鉴，套用其中的一部分甚至全部图纸文件，这样大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，可加快设计速度1～2倍，为整个工程建设赢得了时间，提高了工程效益。6.数量浩大 工程建设产品本身具有整体性的特点，不仅造型庞大、结构复杂、内容繁多，而且由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样单独的设计图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在已经采用自动检索及光盘技术 现代 管理手段，提高了贮存密度和

检索效率。7.经济 效益的 社会 性 设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件，作为施工必要条件，其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为了满足生产建设需要向社会提供服务的。明确工程设计档案这一特点，我们在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向社会，面向技术市场，面向设计和生产设计第一线，面向广大设计人员和现场施工安装人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度地在社会上更加广阔的领域里充分发挥经济效益。8.使用价值的时效性 工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会二次、三次、若干次的利用并发挥作用，因而说它具有长期使用价值。一般说来，按照技术文件生命周期 理论，工程设计档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的 规律。即其利用价值和它所反映的技术水平成比例，和它保管的时间成反比。因而，工程设计档案在近期内的查阅复用率就比一般档案高，时间越往后其查阅复用率就越低。这说明工程设计档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性，这是它在利用方面的一个特点。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，不断“吐故纳新”，经常定期进行档案资料的清理鉴定，如部分失去使用价值的

档案管理系统设计 篇6

关键词：测绘科技档案；管理系统；设计；实现

中图分类号： P208 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）31-155-2

0 引言

测绘档案资料与其他的档案资料不同，测绘档案资料不仅能为国家经济建设、国防建设等方面的建设提供重要的参考资料，同时还关乎我国领土安全的保密性[1]。在信息化、数据化不断发展的今天，相关部门在国土资源调查、道路交通建设、城市规划、政策落实等方面都对测绘档案资料有着较广泛的应用。因此，针对测绘档案资料的管理具有非常高的要求，对于信息的查询和管理也有着较高的要求。在传统的测绘档案资料管理过程中，基本上是以手工档案管理为主，工作起来不仅费时、费力，且效率非常低，难以满足目前社会各个领域中对测绘档案资料的利用需求。而随着信息化技术的不断发展，对于测绘档案资料的管理也不断朝着信息化、数据化的方向发展。建立起测绘档案系统管理能有效提高测绘档案的管理效率，进而有效促进测绘事业的发展。

1 系统结构及目标

测绘档案综合管理与服务系统的设计目标，就是通过建立起一个安全可靠的管理系统来对测绘档案进行自动化管理，实现测绘资料档案馆内各个部门之间的业务传输能够自动化、网络化和共享化，以促进各个部门之间的资料共享[2]。此外，建立起测绘档案综合管理与服务系统将能进一步提高档案信息的服务功能，及时有效地位社会各界快速、准确地提供相应的服务信息，确保信息的及时有效更新。而这一系统的设计目标，就是能够将测绘档案及测绘档案管理于信息化时代相结合，跟上时代发展的主流，使得测绘档案的信息管理能够有所创新与发展。

2 系统功能涉及

2.1 档案检测系统设计

档案检测系统主要是检测的是档案资料的纸质情况，包括其酸性及老化程度、抗张强度等，此外还可根据霉菌滋生情况事实动态的检测，以便于及时掌握纸张的指标的变化情况，便于其长期保存[3]。而系统的酸性检测还能有利于档案管理人员对档案进行补救及管理，提高测绘档案管理的效率。

2.2 档案保护子系统设计

档案保护子系统的设计主要目的就是实现档案的保护。档案保护子系统中主要涉及以下几个环节，一是通过自动控制消毒柜来对档案资料定期进行消毒，确保档案中的有害微生物能及时清楚；二是采取无线胶装机来装订档案资料，实现无金属装订；三是集体采用文件碎纸机来对秘密档案资料进行集中销毁，避免资料的外流，加强对档案资料的保护。

2.3 档案业务管理子系统设计

档案业务管理子系统主要是对测绘档案进行综合管理的服务系统，而档案业务管理子系统主要基于计算机、网络和数据库进行运行[4]。一般情况下，档案资料经过整理汇编后录进到计算机内，通过服务软件来进行管理。因此，该子系统主要包括数据的录入、维护、信息的查询检索、制表的打印、文件的浏览等功能。当业务人员在通过客户端进入到系统后，业务人员可通过高档图形工作站来实现对系统的操作，以实现对数据的著录、检索、统计等功能，实现档案的一体化管理。

2.4 项目文件上传入库功能

所谓的项目文件上传入库，管理人员能够通过项目文件入库来进行信息的更新，以便于形成电子文档信息，便于用户查询项目信息。一般情况下，操作人员通过制作电子文档或者使用扫描来完成数据成果，该系统会对导入的原始数据进行严格、有效的检测，通过对信息的检测来确保导入数据的一致性及准确性。同时，在系统的引导下，能够给不同的任务进行标号命名，存放在不同的项目中，明确对不同的图层位置进行定位，便于用户的查询。

2.5 文件下载及在线浏览功能

测绘档案综合管理与服务系统与传统档案管理的本质区别在于测绘档案综合管理与服务系统能够实现在线浏览资料或者下载资料，而无须查找纸质版的目标成果文件，在该子系统中，设置了“项目资料在线浏览和文件下载”功能，用户可以选择在线浏览或者直接下载*.dwg 格式的电子文件来进行查阅，而数据在下载过程中还可通过SSL协议来保数据的安全。其中该子系统通过可视化系统显示的左侧为勘察测绘项目文件列表，右边则是文件夹下的详细信息。此外，该系统中还有“任务查询类别”，用户在点击“任务查询类别”中可选择“任务查询任意条件”和“按母项名称查询”两个按钮，进而通过输入条件来获得自己所需的数据。此外，作为该系统还能与管理系统进行联合互动，将用户下载的情况及用户信息自动记录到下载日志表单里面，便于管理人员对信息进行管理。

3 系统的实现

通过对系统功能的分析可知，测绘档案综合管理与服务系统能有效提高测绘档案的管理，也适用于各种不同环境条件的查询中[5]。为有效探究该系统在现实中的使用情况，本文以辽宁省某测绘档案管理局为例，探究其功能实现情况。由于该测绘档案管理局中，档案的类型比较复杂繁多，因此，根据实际条件，该档案管理局建立的数据库有两个，一是测绘元数据库，其主要功能用于存储档案数据，便于形成数据化的信息管理模式，方便用户对档案数据的采集与录入；而是档案管理数据库，该数据库主要用于档案管中借阅、归还等记录、清单的储存。在该系统的应用中，首先选择Microsoft SQL Serve数据库来建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在VB.NET下编程实现系统需要的各种功能。在测绘档案综合管理与服务系统中，该测绘档案管理局实现了自动化的信息查询和管理，有效提高了管理效率和管理质量，确保了数据信息保存的永久性。用户通过该系统的信息查询功能，或在线浏览，或下载文档，有效获取到了准确的数据信息。而通过该系统进行管理，还能有效提高资源的利用率和共享率，是辽宁省测绘档案信息管理部门的典范。

4 结语

在科技水平不断提高的基础上，为有效应对社会各界对于测绘档案的查询、统计及利用，相关的政府部门对于测绘档案的管理也不断提高了要求。为此，相关的部门开始不断实现测绘档案综合管理与服务系统的功能，以期能不断提高测绘档案管理的质量，确保能及时。准确地位需求者提供服务。而系统的设计与实现还是一个长期的过程，因此，测绘资料档案馆还需要不断加大系统建设的投入力度，不断完善系统的建设，以充分利用现代化手段来为测绘档案的管理提供有力的支持，进而有效促进测绘事业的发展。

参 考 文 献

[1] 陆旭龙，宋大明，陆东海，佘江峰.基于Web的城市测绘生产及档案管理系统[J].现代测绘，2014，06：58-60.

[2] 常军，王亚楠，魏红艳.长春市测绘档案综合管理系统设计和实现[J].城市勘测，2015，01：48-51.

[3] 周曦，鞠建荣，武小军，刘广霞.基于Flex的数字测绘档案业务管理系统的设计与实现[J].城市勘测，2010，S1：63-65+73.

[4] 栾华.测绘档案资料管理信息系统的设计与实现[J].测绘与空间地理信息，2013，03：105-109+112.

档案管理系统的设计与实现 篇7

一、档案管理系统的主要结构和功能介绍

档案管理系统主要有四大模块组成, 有登录选项设置、现行文件管理、发文单位管理以及历史文件管理四个部分。不仅可以实现对于企业信息和业务的有效管理, 同时也能实现对于该系统的有效维护和管理。档案管理的主要功能有:1) 多方面档案信息的采集功能;该系统能够实现多客户端对于多文档的同时采集功能, 并且可以实现明确的分工, 具有合理的管理权限。2) 网络档案阅读功能;通过网络的联接, 能够实现异地或者单位内部的档案阅读功能, 并且系统可以记录你的查档过程, 对于数据的下载、客户的访问、数据的打印都做到全面安全的管理。3) 档案业务处理功能;与相关的组织部门相互配合, 良好的完成平常的档案业务处理工作。同时实现对于基础信息的备份, 保障档案信息的安全可靠性。

二、系统数据库的设计

对于档案管理系统的数据库, 我们定义了三个表, 分别为:用户表、单位表、文件表。对于数据库的选择, 不存在较大的问题, 各种数据库服务器都能够满足该系统的要求, 目前我们运用最多的是Access数据库。一般运用ADO技术对数据库进行访问, 在实际的编程过程中, 数据库的连接字符串使用的是提供者的方式, 采用该方式可以实现对于整个Web程序的有效移植。

1) 系统数据库中用户表的设计。在系统数据库的用户表中, 记录的是档案工作单位内部人员的主要信息, 在目前有限的条件下包含的属性有用户名和用户密码, 用户在使用该系统之前, 必须使用自己独有的用户名和密码登陆。进入系统的主页面, 通过用户个人身份认证并且获得对于系统文件的管理权限, 在进行身份认证的时候, 我们利用了用户表和ASP的Session对象来实现。用户正常的登陆之后, 会用一个变化的因素来保存相应的用户登录信息, 一旦出现用户的非法页面管理, 保存的用户信息就会消失, 系统自动回到登陆首页面, 用户需要进行重新的个人信息登陆才能再次进入该系统, 这样做能够有效地保障该系统各方面的安全性。

2) 系统数据库中的单位表的设计。该系统中的单位表记录的是发文单位的基本信息内容, 在目前有限的条件下, 主要包含的属性是各个单位的名称以及联系方式。对于不同的单位进行单独的信息管理, 尽量减少数据的混杂, 以免影响最终的数据和信息的准确性和完整性, 同时也可以在对各个单位的信息进行更新的时候可以节约大部分的时间和精力, 未来对于特定单位信息的补充也会非常的方便。

3) 系统数据库中的文件表的设计。文件表是系统数据库中的主要部分, 主要记录的是发文单位的文件属性, 一般情况下包含的属性有:文件题目名称、发文单位、文件对象、文件类别、收文时间等等, 同时我们在对于文件表的设计中还新增了几个附加的属性, 如:文件状态属性;指出该文件的保密或者公开状态, 文件类型属性;指出该文件是以文件形式提交还是以图像形式提交。在现代的档案管理系统中存在大量的文件, 所以我们可以采取一些节约时间的提交方式, 就是将文件扫描得到图形之后提交, 这样的话就需要考虑两种文件类型在数据库中是否能够和谐统一, 因此我们将文本格式的文件和图像格式的文件同时记录在一个硬盘之中, 设置不同的文件路径, 保障文件名的唯一性。最终, 两种类型的文件在数据库中有相同的记录方式, 只是在阅读文件内容的时候应用不同的方式打开就可以了。

三、档案管理系统的设计与实现

通过ASP动态网页我们来设计档案管理系统的各项功能, 考虑到实际的应用过程中, 我们一般采用动态网页来构成整个的档案管理系统, 以动态网页的形式来实现系统和数据库、档案管理者、档案用户之间的有效关联, 以此来达到档案管理系统的各项管理功能。该系统的管理员通过自己的身份认证后金融主要的管理页面, 可以实现对于该系统中各项记录的添加、修改和删除等各种操作, 添加和修改的操作非常的相似, 唯一的差别在于页面中数据控件的默认值不同, 所以添加和修改页面一般是相通的。在提交页面之前, 必须进行客户端的有效验证, 保障数据的科学性、完整性、综合性。在添加图形文件时存在特殊的情况, 我们要事先确认该文件中的图片数量, 这就显现出页面上不能固定文件上传控件的数量, 这个问题可以根据服务器端脚本来生成客户端脚本来有效地解决。所以在进行图形文件的提交工程中可以根据服务器提供的数据动态来生成相应的控件, 然后就可以得到客户端验证代码。在文件管理中一个较为困难达到的功能就是对于图形文件的修改, 这个过程容易导致系统页面的混乱, 所以该功能没有设置到该系统中进行应用。在档案管理系统的开发过程中, 我们用到的开发工具就是Microsoft Visual Inter Dev。该工具对于关键字进行处理, 便于整个程序的有效阅读。可以有效地提高编写的质量和效率。编写完成之后必须经过严格的测试, 找到其中存在的错误并且进行及时的修改。

四、结束语

随着信息化时代的不断推进, 我国的电子政务得到更加全面的普及, 各个单位正在积极的进行信息化网络的建设, 因此我们就必须会面临到对于信息管理系统的有效设计和实现。这也正是当前一个具有非常高的研究价值和实际意义的课题。本文通过对于档案管理系统的相关介绍, 我们深刻的了解到现代化的计算机数字化档案管理模式的运作, 对于该系统数据库的有效构造, 对于该系统各个功能的不断实现, 满足现代化的档案管理需求, 实现对于档案信息的高效利用率。不断提升企业的服务质量和服务效率, 间接地影响到整个企业的未来发展以及经济利益。

参考文献

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[3]乐华.银行档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学, 2012.

高校档案信息管理系统设计研究 篇8

一、数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性

高校档案信息管理系统作为一种新型的学校管理模式，主要是借助计算机和校园局域网络将高校的教学、科研、人事管理、后勤管理等方面的档案信息存储于网络服务器。这一信息化的管理系统的实现解决了档案信息查询时空的限制，实现了快速传输、快速统计检索和各类档案信息资源共享。高校档案信息管理系统的建设可以让在校的师生根据个人账号登录校园网络系统查询教学档案信息，比如：学生可以通过数字网络平台查询教师的档案信息，完成选课，查询个人获得的学分情况，并随时查看自己喜欢的精品课电子课件；教师可以方便地查询自己的上课时间、地点，查询和登统学生考试成绩；用人单位可以通过网络申请，借助数字校园平台，通过身份验证查询应聘大学生在校的学籍档案信息。数字校园下的高校档案信息管理系统建设为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

二、数字校园下的高校档案信息管理系统的功能与服务措施

1. 高校档案信息管理系统的功能。

数字校园下的高校档案信息管理系统的功能框架与配置根据操作者的意图，方便地提供其所需要的扩展配置和功能。该系统通过网络的设置权限和密码来完成档案查询，并根据档案号、题名或关键词来完成自动检索功能，从而快速检索档案的存放位置、档案的详细内容和去向，并能自动开启/闭合密集架。客户端在借阅或归还多份档案时，可以借助密集架控制系统按照次序依次打开架体；其次，高校档案信息管理系统通过数据库与密集架服务器交互通讯，档案管理员在存取档案时，把指令或信号发送到各个库房、操作组和各列密集架，对新增、更新的入库档案进行详细的分类记录，可以进行单列、单组和全局操作，并对整个密集架的操作过程进行全程记录。在数字化校园下可以利用局域网、互联网和校园局域网来完成操作管理；第三，数字化校园下高校网络管理中心对每台电脑都设有管理权限，因此，对客户端也设置操作权限，从而对高校内网和外网进行严格隔离，借助防火墙和防病毒软件来防止高校档案数据的外泄和恶意入侵，必要时可实施定时备份或双机备份，为高校档案信息的安全提供了重要保障。

2. 高校档案信息管理系统的服务措施。

数字化校园下高校档案信息管理系统服务的基本框架主要包括以下几个层次：（1）基础设施层。基础设施是高校档案信息管理系统建设的支撑系统，包括网络、计算机、存储和支撑软件等；（2）应用平台层。包括身份认证平台、信息门户平台、数据库平台和通讯平台等；（3）应用系统层。指高校各处室的档案信息管理系统和师生档案信息服务系统；（4）信息服务层。主要是为高校领导、高校管理人员、师生提供档案信息查询、服务、统计和决策等；（5）信息保障层。主要是为保障高校档案信息的安全管理，系统的安全运行、安全评估、安全技术和系统维护等，从而依托数字校园平台来建设高校档案信息存储的数字化，传输的网络化和管理的高效化。借助以上各个层次来建立高校档案信息数据库的对接互联，实现了档案信息共享，比如：查询者可以通过校园网络教务系统链接，并在自己的授权范围内查询档案信息和档案打印权限。

三、基于数字校园平台的高校档案信息管理系统的设计

1. 高校档案信息管理系统开发的主要工具。

高校档案信息管理系统数据库服务开发奉行“契约优先”的方法，根据系统的兼容性、易用性和易维护性特征，本文建议采用动态服务器页面ASP.net (Active Server Pages）和SQL Server 2008进行联合开发。ASP.net作为一种开发工具，是language-independent（语言独立化），基于通用语言的编译运行的程序，可以运行在Web应用软件的几乎全部平台，有着很强的适应性，支持C#（C++和Java的结合体）、VB、Jscript、C++、F++。SQL (Structured Query Language，结构化查询语言）Server 2008可以用来执行各种各样的操作，其中包括Oracle、Sybase、Microsoft SQL Server、Access等关系型数据库管理系统均采用了该语言，可以被用来完成几乎所有的数据库操作，具有数据库引擎、Analysis Services、OLAP、数据挖掘、Integration Services、复制、Reporting Services、Service Broker、数据加密、审查等功能。因此，通过前台动态页面呈现与后台数据库管理的联合来创建和运行动态网页或Web应用程序。

2. 高校档案信息管理系统的网络架构。

高校档案信息管理系统网络是一个相对独立、安全性要求较高的网络，在实施管理的过程中，要针对不同档案信息实际情况来设计实施，如：综合档案数据库、学生成绩档案数据库、校史馆档案资源数据库、人事档案目录数据库等，为了保障各个数据库的安全性必须借助防火墙技术隔离本网与外部网。因此，本文建议高校档案信息管理系统的网络架构可以采用以下四层架构模型：（1）客户端。用户与网络信息系统交互界面，主要是检查与发送用户信息请求，可以借助较为成熟的WEB技术使客户端不需要安装任何插件或软件就可以显示系统返回的执行结果，内部用户可采用B/S结构，对于访问量过大的数据库可采用C/S结构来实现；（2）应用组件层。应用组件主要是通过基础业务实体组成应用组件，并借助支持系统功能的重构与扩展，通常由一系列的应用程序接口组成，例如Winsock API允许程序使用TCP/IP服务；（3）应用服务层。它位于UI层和领域模型，基础设施层之间，主要是组织领域逻辑层和基础设施层，中间件接受客户端请求后，把请求调用到相应的处理程序，并把其部署到Web服务器、组件服务器、数据库服务器等不同的服务设备，最后，把处理结果返回到客户端，从而为用户提供Web服务；（4）数据服务层。数据服务主要是根据应用服务器的请求，把数据库中的档案信息转换成相对于的数据，从纯文本变到XML数据格式转换，可以将结构化的数据组合起来，为高校档案查询和管理提供更简单的编程接口去完成数据的访问、管理和维护，这也是高校档案信息管理系统网络的核心。

3. 高校档案信息管理系统的结构设计。

数字校园下高校档案信息管理系统的设计其目的是通过数据库资源共享为广大师生提供便捷的查询服务，搭建一个基于网络的、学校各部门共享的信息共享平台。为此，本文采用B/S (Browser/Server）系统结构来呈现数据，并根据查询者的要求进行存取操作。该系统结构设计通常由数据库服务器和Web服务器两台服务器组成，用来完成高校档案数据库管理，把客户端数据请求由Web服务器处理后，递交给数据库服务器。这样，用户的工作界面通过WWW浏览器呈现，所要查询的档案信息在服务器端（Server）中来实现，从而大大降低了系统维护与升级成本。

4. 高校档案信息管理系统设计的基本步骤。

数字校园下高校档案网络信息管理系统设计的基本步骤如下：第一步，管理需求和用户需求分析。作为高校档案管理者来说，需要对高校各类档案进行分类整理与电子化处理，保证档案信息的真实有效，通过管理人员管理模块设置管理员的工作权限，最后，对高校电子化的档案信息通过网络进行发布；高校档案信息化管理的最终目的是服务于广大用户需求，用以查询、下载、打印等方面的档案数据信息，这样整个档案信息数据库结构就必须满足多种信息的输入和输出，确保数据库信息的真实、有效。高校档案并不能将所有的信息完全公开，对有些不能公开的档案信息就需要查询者设置用户密码和口令，来保障个人档案信息的安全性；第二步，概念结构设计。高校档案信息数据库管理的概念结构设计是将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构，即：概念模型的过程，比数据模型更稳定，它也是整个数据库设计的关键。高校档案信息数据库管理是借助计算机系统把现实语境中的档案信息映射到计算机中，我们通常用实体———关系模型（E-R, Entity-Relationship Model）来加以表述；第三步，逻辑结构设计。逻辑结构设计是将概念结构设计阶段所得到的概念模型转换为具体SQL Server 2008数据库所能支持的数据模型（即逻辑结构）；第四步，物理结构设计。数据库的物理结构设计是在物理设备上的存储结构和存储方法。在高校档案信息管理系统中，主要是为高校档案数据库信息提供最佳存取环境，主要表现在档案存储时间、空间、存取路径和系统维护，并把E-R模式中的实体属性可以转换成关系型的属性，同一档案信息可以提供多条存储路径；第五步，应用程序编制及调试。在高校档案信息管理逻辑数据库结构确定后，就可以实施应用程序的编制、调试和物理结构设计同时展开，然后再进行联合调试；第六步，档案数据库的运行与维护。高校档案信息管理数据库建成以后，还需要进行长期的维护，才能确保档案信息的完整性和档案数据的安全性。

数字校园背景之下高校档案信息管理系统的设计工作既是高校档案管理在技术上的一次变革，同时，也面临着诸多信息化风险的挑战。高校档案信息化、科学化、自动化管理工作依然是一项长期的任务。这就需要借助现代互联网络技术，结合档案管理自身的特点，从技术上来加以突破和创新，才能真正使高校档案管理走上信息化、科技化和现代化的道路。

摘要：本文主要阐述了数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性, 在采取高校档案信息管理系统的功能与服务措施的基础上, 对高校档案信息管理系统进行了设计, 旨在实现高校档案信息资源的高效管理与高度共享。

关键词：高校,数字校园平台,档案,管理系统,设计

参考文献

[1]惠宏伟.面向数字化校园的档案信息管理系统的研究与实现[D].电子科技大学, 2006.

[2]陈林.数字校园环境下档案馆的远程服务问题及对策[J].兰台世界, 2011.

高职院校学生档案管理系统的设计 篇9

高职院校学生档案管理系统是一个综合性的信息管理系统, 目标是在学校中建立一个科学的、高效的、方便的数据信息处理环境;使学校管理人员可以更好、更快、更有效的了解和收集到学生个人信息、班级信息、学生成绩、实习记录等信息;使老师与学生之间的信息及时相连。

一、高职院校学生档案管理系统的需求分析

需求分析就是说在了解客户的具体需求之后, 依据这些信息来设计相关的系统。系统分析阶段将包括:系统初步调查、可行性研究、系统详细调查以及提出系统逻辑方案。

(一) 系统调查

1.现在许多学校基本还是依靠文本这一类纸质介质来处理相关信息, 不仅工作效率不高, 对于档案的管理也不科学。

2.系统的维护功能不强, 可以通过增加一些适当的项目来弥补。

3.数据比较容易丢失, 安全性还不高。

4.各个部门之间的交流相对较少, 这样对于开展工作是不利的。

综上所述, 可以通过建立起完善的学生档案管理系统使得学校的档案管理更加科学化, 提高工作效率, 便于以后查找数据, 提高档案系统的安全性, 一个完善的数据管理系统对于提高教学质量是至关重要的。

(二) 系统可行性分析

1.技术可行性。就现在的情况来看, 计算机技术高速发展, 可以说每个学校都有计算机, 这就为设计这个系统提供了很好的硬件环境。在建立了校园网之后, 校园网在学校的基本场所都有所覆盖, 比如, 教学楼、图书馆、学生宿舍、教职工宿舍等等, 这些都可以作为信息通道。同时, 其他部门的一些系统也在不断建立起来, 比如说教务管理系统、财务管理系统等等, 在这一系列的系统建立之后, 也在一些方面为设计档案管理系统提供了或多或少的帮助。

2.用户可行性。在应用该系统之后就可以在极大的程度上提高工作效率, 一旦数据输入到网络数据库之后就可以实现资源的共享, 也可以快捷的完成查询工作, 这样不仅提高了工作效率, 也保证了工作的准确性。与此同时, 工作人员也都可以熟练的应用计算机技术, 在使用新的系统之后, 他们也可以比较迅速的进入工作状态, 开始新的工作。

在使用新的系统之后, 学生可以更加便利的查询相关数据, 在操作方面也更加简单, 只需要按照页面的提示, 选择自己所需要的功能, 就可以查找到需要的数据, 而至于系统的结构以及运行也不是使用者将会关心的事情。对于管理者来说, 该系统的操作也并不复杂, 管理者只需要将需要的数据录入到系统中, 在平时负责一些简单的管理工作即可。而这些功能都是可以再以后的操作过程中实现的, 也就是说, 该系统在使用可行性方面上不存在问题。

3.经济可行性。在使用这种新的学生档案管理系统之后, 不仅仅可以提高档案管理工作的工作效率以及工作质量, 并且还可以极大的节约人力物力, 节约资源, 在加快处理学生信息之后, 对于学校的教学质量也将会有极大的提升。

(三) 功能需求

学生档案管理系统主要就是为了实现高效科学管理学生档案的目的, 该系统还可以对学生的个人信息、课程信息以及试卷情况等等这一系列的信息进行整理和维护。学生在这个系统的帮助下也可以随意地浏览所需的资料, 并且还支持下载以及打印功能, 这对于学生来说无疑会有很大的帮助。而系统管理员对于班级、成绩、学生、教师、毕业设计选课、试卷、公告及留言信息等等可以进行统一管理。

(四) 性能需求

在设计系统的时候就应该考虑全面, 不仅需要考虑到现在系统的“标准性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可维护性”, 更加需要为以后系统的升级考虑, 同时还需要注意系统在什么样的环境下使用, 所以系统还需要具备以下几个功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可维护性。

二、高职院校学生档案管理系统设计的关键技术和工具

(一) ASP技术

在这个信息技术高速发展的社会, 社会大众对于信息技术要求越来越高, 同时Web页面技术也在不断的发展, 增强了Web站点的功能性, 供给大众使用的功能也在增多。从HTML、Client Script到CGI, 再由JAVA到Active X, Web页面设计一直在受到冲击, 微软公司对之前的设计作分析讨论, 从新出发, 设想Web页面设计的真正目的, 最后, 设计出了Active Server Pages (ASP) 来替代CGI (Common Gateway Interface, 通用网关接口) 的技术。

(二) ODBC技术

ODBC (开放数据库互连, Open Data Base Connectivity) 是Microsoft公司开发的一套开放的数据库系统的应用程序接口规范, 这样一来的话就可以更好的规范该软件可以使用的环境, 在ODBC操作技术的开发进程中, 最常使用到的就是ODBC接口、SQL语言, 至于另外的一些操作的话可以借助数据库的一些相关驱动来帮助实现。这样一来的话就使得应用程序有着更加全面的功能。

(三) B/S模式

B/S模式已经采用了新型的MIS系统的平台模式, 以WEB技术为模板共同完成对于系统的任务。B/S模式的客户端对于客户端的简化工作有着很大的帮助, 不但可以免除许多的硬盘存储的问题, 还可以保证整个网络系统的灵活性和简便性。B/S使得传统的MIS的功能有所扩大, 其中最主要的特点就是网上信息的发布工作, 可以大大的提高了工作的效率, 减少了人力和物力, 提高了经济效应。

(四) SQL Server 2005

SQL Server 2005具备两种重要的特性, 一方面能够以强大的数据库服务器进行有效地工作, 另一方面, 数据库引擎也可以用于本地的存储独立数据库中, 进行数据的快捷运行和提高工作效率。

三、高职院校学生档案管理系统的总体设计

(一) 系统模块设计

1.系统管理模块。系统管理模块主要分为以下几个部分:系统登录设计、用户账户管理、系统权限设置和系统维护功能。

2.学生信息模块。学校对学生资料都需要进行详细的登记, 而这些重要的资料也是以后学生参加各项活动的基础, 一定需要进行定时的维护。主要信息有学生的专业、学号等等。

3.学生成绩模块。在每个学期期末的时候都会将学生的成绩录入到系统中, 以便于学生查找自己的成绩, 对于考试没有提高的学生来说也可以尽早做好准备, 报名参加补考, 而老师要做的就是将成绩汇总到教务科。

4.公共管理模块。在这个模块中主要有留言管理、通告管理等等。

如系统功能模块图1:

(二) 系统数据流程图

数据流图由以下元素组成:数据流 (Data Flow) , 处理 (Process) , 数据存储以及数据源。

数据流 (Data Flow) :为有名称以及流向的数据, 一般通过箭头表示。

处理 (Process) :对已有的数据进行相关的处理, 表示方式为矩形。输入的数据将指向已有的数据, 输出的数据则指向相反的位置。

数据存储:以文件方式或者通过数据库存储方式保存的数据, 主要的表示方式也是借助于箭头。

数据源以及数据终点:主要的作用就是为了表示数据的去向, 在一般状况下只在起点或者在终点出现, 它还可以被叫做外部实体。

该系统数据流图如图2:

(三) 系统E-R图

数据库概念概念结构设计要建立在需求分析的基础之上, 然后设计出可以满足客户需要的实体, 这样也可以为接下来的逻辑设计打下坚实的基础。所谓的E R模型之间的联系主要是建立实体之间的联系。在需求分析之后, 便需要对不同的实体进行相关的考察, 然后才能够发现其中所存在的联系。这样一来的话就能够的出实体之间是以1:N, M:N, 或者是1:1。在此之后还需要进行一项工作, 就是需要考察一个实体, 两个实体, 或者是多个实体之间存在怎样的联系。

E-R图为实体-联系图, 可以用来表示实体型的属性以及联系。这也是用来描述显示世界的概念模型。在E-R图中表示方法如下所示

实体型:可以通过矩形来表示, 在矩形内输入的实体名;

属性:用椭圆表示, 要将实体连接起来的话就需要用到属性。

联系:用菱形来表示, 可以在菱形内输入联系名, 并且还可以和实体连接起来。与此同时在旁边标明联系的类型 (:1, 1:n或m:n) 。

“学生档案管理系统”的全局ER模式:见学生档案管理系统的全局E-R图

(四) 数据库设计

在充分完成对学生管理系统的分析以及对数据流图、E-R图的研究之后就可以得出数据库的相关数据项以及相关数据结构。

学生信息表见下表1:

在该表中主要涉及到的有以下一些数据:学号、姓名、民族出生日期、家庭情况、入校成绩、进入学校的政治面貌、实际住址、相关专业、邮政编码等等类似的信息。

不仅如此还需要收集学生家长的相关信息, 其中就包括:父母亲的工作岗位、父母亲的具体职位、父母亲的文化程度、父母亲的具体联系方式。

表名称标识:student

四、高职院校学生档案管理系统的实现

(一) 系统管理模块的实现

(1) 系统的登录设计。在登录设计的过程中, 一般分为两个小的模块, 分为管理者登录以及学生登录两种。管理者想要进入系统中的话, 在登录界面需要先选择登录用户的类型, 然后按照具体要求输入正确的用户名以及密码之后就可以进入系统。

(2) 用户账户管理。系统的管理员一般可以凭借对用户的管理实现对新用户的注册, 或者是删除等等相关操作。

(3) 权限管理功能实现。在单击界面菜单之后, 通过“用户管理->权限管理”就可以进入权限管理界面, 根据界面的提示先需要输入用户编号, 之后可以借助界面中间的两个向左向右键, 帮助选择权限, 最后在操作基本完成之后只需要点击“确定”键即可完成全部操作。

(二) 学生信息模块的实现

对于学生信息窗体来说, 其功能就是可以对学生的信息进行一定的操作。只需要点击录入按钮, 然后于光标所在地添加需要的信息。

(三) 学生成绩管理模块的实现

学生成绩管理模块主要包括以下几个模块, 考试课程信息的设置, 考试成绩查询, 考试成绩录入及考试成绩的统计汇总等等。需要查询成绩的是时候可以通过进入系统的“成绩管理”然后点击“学生成绩查询”菜单项, 然后就会出现一个对话框, 我们可以依照需要查询的范围, 输入需要的信息, 就可以查询到所需要的成绩了。

(四) 公告管理模块的实现

公告管理模块的设计的主要目的就是要把最新的通知通过最快捷的方式传输给大家, 这里使用到的工具有新闻编辑器。操作流程也并不复杂, 只要管理员添加了公告信息, 用户就可以很快看到。无论是老师或是管理员都可以对学生的留言进行恢复, 但是不可以随意删除。

高职院校档案管理系统可取代手工传递工作, 可以代替人工进行许多繁杂的劳动, 减少人工开支, 节省资金, 并且可大大提高信息量的取得, 缩短信息处理周期, 提高学生信息的利用率, 为学校的工作效率带来了一个质的飞跃, 还可以使敏感文档更加安全等等。

摘要：高职院校学生档案管理系统是为了高职院校学生档案管理部门大量的业务处理工作而开发的管理软件。该系统的开发不仅能辅助学习的发展决策, 同时还能提高学校管理者的管理效率。系统运用ASP进行开发, ODBC应用系统的体系结构, 学生档案管理系统的设计是基于B/S结构, 数据库采用SQLServer2005。系统需要实现对学生相关数据的修改、对学生相关数据的添加、删除、查询工作。

学生档案管理系统的设计与实现 篇10

学生管理工作是学校教育教学工作的一个重要组成部分。近年来，随着我国教育事业的发展、学校规模的扩大、学生人数的增加，使得采用传统的手工或借助办公软件进行的学生档案管理模式变得日益困难，给各级领导和学生管理部门及时掌握学生情况带来了许多不便[1]。

如何利用现有的计算机资源，提高管理效率，提升管理水平，使学生档案管理更规范化、科学化，辅助领导决策，是学生管理部门面临的又一课题。为此，在工作需求的基础上，以实现学生档案的信息化管理为目标，给出基于VB的学生档案管理系统的开发过程。

2 功能分析

学生档案管理系统主要用于解决学校的工作人员与学校、学生之间的交互关系。通常学校的工作人员总是面对记录大量的学生个人信息、全体学生信息以及两者相互作用产生的奖惩信息、考试成绩信息。文中设计的学生档案管理系统主要包括以下功能：

(1)用户管理：添加、修改、删除用户信息。

(2)班级管理：包括班级编号、班级名称、备注等信息进行添加、修改、删除等功能。可以通过班级信息管理来添加新生班级的信息，对已经毕业离校的班级信息进行删除操作。

(3)学籍管理：学籍管理部分主要对学生学号、姓名、性别、出生日期、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。

(4)课程管理：课程管理主要完成目前学校开设的各门功课的课程信息进行管理。主要包括课程名、课程学时、授课教师等。

(5)成绩管理：主要完成学生选修课情况进行管理。

如图1所示为学生档案管理系统功能模块图。

3 学生档案管理系统设计

3.1 数据库

本系统选用简单易用的Access 2003，作为数据存储数据库。根据系统功能模块分析，可在学生档案管理数据库中建立以下几个表。

(1)用户表

用来存储登录系统的用户信息。该表中包括用户名、密码等字段。

(2)学籍表

学籍表里存储了学生学号、姓名、出生日期、家庭住址、联系电话等信息。

(3)成绩表

成绩表里存储了学生的学号、成绩等信息。

(4)课程表

课程表里存储了课程号、课程名、授课教师、学时等信息。

(5)班级表

班级表里存储了班级号、班级名和备注等信息。

3.2 各功能模块

3.2.1 用户登录模块

用户权限验证是信息管理系统不可或缺的功能部分。本系统要求输入合法用户名和密码后方可登录。以下是实现登录窗体的部分代码[2,3,4]：

3.2.2 班级管理模块

班级信息管理部分是对班级编号、班级名称等信息进行添加、修改、删除等操作。部分功能代码如下：

3.2.3 学籍管理模块

学籍管理部分对学号、姓名、性别、出生日期、学生编号、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。

3.2.4 课程管理模块

课程管理模块主要利用List控件、Text控件和Button控件等实现，主要完成课程信息的添加、删除和修改。

3.2.5 成绩管理模块

成绩管理包括学生选修课的课程信息管理、课程成绩管理等。

3.2.6 系统主窗体模块

学生档案管理系统的主窗体通过一个主菜单完成对各功能模块的选择。系统运行如图2所示。

4 结语

利用可视化的开发工具VB6.0，结合Access数据库开发的学生档案管理系统，简单易用，运行良好，能基本实现对学生档案的信息化管理。但该系统还存在很多不尽人意的地方，在今后的工作中还将进一步完善其功能，争取早日投入实用。

参考文献

[1]吕建强.高校学生信息管理系统的研究与技术分析[J].科技情报开发与经济,2006,16(4):211～212.

[2]骆娟,何旭洪.Visual Basic6.0数据库系统开发实例导航[M].北京:人民邮电出版,2003:1～58.

[3]苏瑞,韩中孝.Visual Basic6.0开发实用编程200例[M].北京:中国铁道出版社,2006:7～439.

档案管理系统设计 篇11

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

高校干部人事档案管理系统设计 篇12

1. 人事档案基本信息的录入。代替以往手工制作花名册的方式,每新进一本干部人事档案后,在档案管理系统中新增一条档案记录,内容主要包括档案编号、档案类型、姓名、性别、出生日期、政治面貌、工作单位、学历学位等干部基本信息,通过软件系统来管理这些数据,便于数据的更新,同时也大大提升了档案检索的效率。

2.档案目录和职务变动信息的录入。档案目录和职务变动登记表的制作是干部人事档案整理的两项重要内容,通过使用档案管理系统录入、更新和打印这两项数据,大大提高了档案整理工作效率,也避免了人工手写的文字材料难辨认等问题,使人事档案更加清晰、美观,方便利用。同时,有的系统还有目录打印时空白条目的设置功能,即打印出来的纸质目录中,每个类别下多预留一些空白条目,便于新增材料时手工添加纸质目录信息,不必每新增一次材料就重新制作一份纸质目录。

除上述两大功能外,目前的高校人事档案管理系统还具备用户设置、数据备份等系统设置功能,有的省委组织部系统还设置了数据交换功能,便于档案数据的导入导出和提交。由此可见,基本信息、档案目录和职务变动信息的录入、更新、打印是高校人事档案管理系统的基础和重点[1],它确保了档案管理工作顺利、高效的开展。但随着高等院校的不断深化改革和发展壮大,干部人事档案也出现了新的特点和挑战,在不断提升档案管理人员业务能力的同时,也需要升级人事档案管理系统来更好地为学校建设服务。

二、高校干部人事档案的特点及系统功能升级构思

1.人事档案基数大,要求检索方式的提升。近年来各高校在扩大招生的同时,教职工的录用比例也在逐年扩充,许多大型综合院校的在职教工人数已达到四五千人,除此之外,高校人事档案管理部门还需管理退休教工、博士后等不同类型人员的档案,数量之大,在人员配备到位的同时,急需对人事档案管理系统进行升级,提供方便快捷的检索方式。即在检索功能的设计上,除单一的使用“姓名”为关键字检索外,还应升级为基本信息中所有字段都可作为检索条件,进行自定义查询,且可使用“大于”、“等于”、模糊查询等方式检索信息,提高档案检索的准确性。

2.人事档案材料丰富,需做好缺件管理,以便材料追补。中组部文件对人事档案的归档范围和分类方法有着明确规定,需归档的档案材料囊括了干部的学历、职称、职务、考核、工资、奖惩等情况,且这些材料随干部个人实践活动不断增加,需要档案管理人员及时收集整理,以确保档案能准确、完整反映干部的德能勤绩。但在实际工作中,档案材料的完整性较难保证,需要多方协作。首先,人事管理部门在办理新进教工入职手续时,需对调入的档案进行审核,发现缺材料的情况,应及时追补,待档案完整后再移交档案管理部门保管;其次,材料形成部门在新材料形成一个月内,应及时送交档案管理部门整理归档;最后,档案管理部门应与上述两类部门建立好联系,如有发现材料缺失的情况需及时反馈,确保材料顺利追补归档。

3.人事档案流动性大,需做好出入库情况登记。“档随人走”是干部人事档案的一大特点,即随着干部工作的调动,其档案也随之转移,由于学校干部的经常性调动,人事档案的流动也变得非常频繁[2]。这要求档案管理人员在做好档案接收和转递工作的同时,也要做好档案的交接登记工作,通过档案管理系统进行交接登记,便于数据的查询与统计。系统交接登记包括两个方面,首先是新进干部人事档案移交进库后,在进行基本信息录入的同时,还需设置档案入库信息录入功能,包括来档单位、时间、方式、进档原因等信息,以便追溯档案来源,且利于档案材料的追补。其次是当干部人事档案转出时,需对转出信息进行系统登记,内容包括:发往单位、地址、转档时间、方式、原因等,便于管理人员及时了解档案去向,对当事人提供档案去向查询服务等。

4.人事档案类型多样,统计功能必不可缺。高校干部人事档案的有效管理,需要时时掌握库存档案情况,制作不同类型人员花名册以便统计和利用。但随着学校人才的不断流动和变化,人事档案类型也变得极为复杂,目前人事档案管理的类型主要有在职人员、退休人员,有的学校档案管理部门还需管理死亡人员、博士后人员档案,也由于种种历史原因,一些离职人员、流动人员的档案也滞留在学校,面对形式复杂的各类档案,管理人员急需使用便捷的统计方式对其进行有效管理。即档案管理系统中,需设置统计功能,可对库存档案中的每个类别进行分类统计、打印花名册;同时可对每年度的档案转入转出情况进行统计;对档案类型间的转变情况进行统计(如在职教工档案转为退休教工档案)等。

5.人事档案管理需要多方协作,管理系统也应升级配合。随着我国高校的不断发展,人事档案管理的归属问题也发生了变化,由原来的人事管理部门进行专门管理转变为学校档案馆进行综合管理。这一转变有利于档案管理标准的统一、人事档案数据库的建立,以达到档案能更全面、系统反映干部整体面貌的目的[3]。但不能忽视的是,干部人事档案和人事管理部门仍存在着紧密的联系。如新转入的人事档案,一般是由人事管理部门接收,待完成该聘用教工的入职接收工作后,再转交档案管理部门整理保管。同样,人事档案的转出,也需要人事管理部门办理完该教工的离校手续后,再通知档案管理部门进行档案的转出工作。由此可见,人事管理部门和档案管理部门在档案管理工作中存在着大量的交接工作,需要档案管理系统对交接手续进行详细记录,保证档案管理工作的顺利开展。

三、高校干部人事档案管理系统的设计方案

1.档案基础业务管理模块。该模块用于档案管理部门对档案基础业务数据的录入、使用和维护工作,主要包括以下七个子模块:(1)基本信息管理:该子模块是对新入库档案进行基本信息的录入、修改等操作。基本信息包括档案编号、姓名、性别、出生日期、籍贯等;同时记录新入库档案的入库信息,包括来档单位、时间、方式、进档原因等。(2)档案目录管理:该子模块包括对档案目录和职务变动信息的录入、修改和打印操作。(3)信息查询:对档案的基本信息进行查询利用,该查询模式按照自定义需求,可进行模糊查询,并可写入多个条件进行查询,如可查询外语学院、性别为女的所有教工名单。(4)档案转类:对需进行类别转换的档案进行信息修改和记录转类相关信息,便于统计利用。高校人事档案管理中常见的类型有在职教工、退休教工、死亡教工、博士后等。如一位在职教工办理退休手续后,档案室需对系统中的相关信息进行修改,包括修改该本档案的类型为退休教工,在备注中录入退休时间等,系统可对本次修改进行记录,并可通过转类时间统计时间段内的转类信息,实时了解在库档案的转类情况。(5)缺件管理:档案管理部门在接收和整理档案时,发现有材料缺失的情况,可在该模块进行录入,并可将录入的缺件情况以档案个人,材料形成单位及材料分类方式进行统计打印,以便及时催件。(6)档案离库:对需离库转递的档案进行转递信息登记,包括将档案状态由“在库”修改为“离库”,并录入发往单位名称、地址、转递原因、时间等信息,便于查询利用和统计管理。(7)统计管理:对系统中的数据提供分类统计查询和打印功能。包括按档案类别统计,年度进档、离库数据统计,转类情况统计等。

2.部门间档案交接管理模块。该模块主要实现对人事管理部门与档案管理部门间进行档案交接工作所产生数据的实时记录、查询以及数据共享等功能。(1)采集管理:用于采集人事管理部门填写的档案移交、转递清单。人事管理部门填写完清单提交系统后,可在系统中打印纸质清单,再移交档案管理部门处理。移交清单包括“新入职教工档案移交”和“档案离库转递通知”两个部分。(2)移交管理:该子模块用于人事管理部门查询已移交清单的内容和状态。已提交至系统的清单会显示在移交管理模块,该模块的数据分两个状态:已移交”和“已入库”。其中移交后还未被档案管理部门接收处理的清单状态为“已移交”,而已被接收处理的清单状态则为“已入库”,人事管理部门可在该模块查询到清单的详细内容和处理状态。(3)接收管理:用于档案管理部门接收处理来自人事管理部门提交的移交、转递清单。人事管理部门在系统中提交清单后,档案管理部门可在“待办事务栏”中查看到该条记录,继而进行档案的接收和转递工作。(4)共享数据查询:该模块为档案管理部门和人事管理部门就档案人员的相关基本信息提供共享查询。即档案管理系统提供两个单位共享数据的链接接口,方便双方及时了解档案人员的最新情况及档案动向等。