档案管理模式设计

档案管理模式设计（共12篇）

档案管理模式设计 篇1

在煤炭企业不断发展和改革的新形势下, 煤炭企业档案管理工作已成为其主要工作之一。煤炭企业档案内容主要包括煤炭企业在生产建设过程中所形成的一系列文件、照片、图表、光盘以及录像等等, 这些档案均具有一定的保存价值, 见证了煤炭企业的发展历史, 对煤炭企业的发展具有十分重要的作用。因此, 要加强对煤炭企业档案管理工作的认识和探索, 保证煤炭企业档案的安全管理和有效利用, 以便使煤炭企业档案信息更好地服务于煤炭企业的建设。

一、开展宣传活动, 增强煤炭企业档案管理意识

目前, 在煤炭企业档案管理过程中, 无论是文书的起草、打印, 还是文书材料的及时归案等方面都存在着一些问题。如, 有些煤炭企业管理人员用针式打印机打印文件并存档;还有的煤炭企业管理人员不按规定移交存档等等, 这些都会影响煤炭企业档案管理质量。针对这些问题, 可以在煤炭企业内部开展档案管理工作重要性的宣传活动, 宣传学习《档案法》, 把煤炭企业档案管理工作纳入煤炭企业整体工作的规划中;增强煤炭企业专业档案管理人员的档案管理意识, 充分发挥其主观能动性, 做好自己的份内工作, 以提高煤炭企业档案管理质量。

二、健全规章制度, 实现煤炭企业档案管理的制度化、规范化

建立健全煤炭企业档案管理制度, 以确保煤炭企业档案管理适应新形势的发展需要。煤炭企业档案管理需要具有完整性、科学性以及系统性, 必须要依照煤炭企业实际情况和国家法律法规标准制定和完善各项煤炭企业档案管理制度。如, 档案立卷归档制度、档案安全制度、档案利用制度、档案借 (查) 制度等等, 规范化的制度对煤炭企业档案规范化管理具有一定的促进作用。此外, 还需要正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制, 确保煤炭企业档案管理工作规范健康运行。

三、加大资金投入, 适应煤炭企业档案信息化建设需要

煤炭企业档案部门要加大资金的投入力度, 配置先进的硬件设备和软件系统, 使煤炭企业的档案管理工作适应现代化管理的需要。首先, 积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备, 进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次, 开发应用煤炭企业档案管理软件系统, 并随时对煤炭企业档案管理软件系统进行优化, 该系统要具有检索、整编、应用功能, 运用现代化手段收集整理数据, 并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息, 真实地记录企业发展历程。

四、强化服务理念, 改进煤炭企业的档案服务手段

随着时代的发展, 企业对档案服务企业的要求越来越高。煤炭企业档案管理部门在档案服务上, 要增强档案服务的主动性、针对性和及时性。首先, 需要强化服务理念、加大宣传, 以提高对煤炭企业档案的利用率;其次, 要对煤炭企业档案信息资源进行深层次挖掘, 始终坚持以全面服务社会为宗旨, 以满足煤炭企业档案利用者的需求。一是要做好煤炭企业档案的收集工作。二是要做好煤炭企业档案的编研工作, 以满足不同层次利用者的需求, 实现煤炭企业档案价值最大化, 在丰富煤炭企业档案馆藏的同时, 也优化了煤炭企业档案的馆藏结构。

五、加强业务培训, 提高煤炭企业档案管理人员的综合素质

目前, 煤炭企业档案管理人员存在者知识陈旧和老化问题, 已经越来越得到煤炭企业档案管理部门领导的重视。因此, 每年都要组织1次或者2次相关的档案知识培训, 或者直接将相关煤炭企业档案管理人员派遣到外地学习, 但在对煤炭企业档案管理人员进行业务培训工作中, 一定要注意以下问题:一是注重实用性。培训工作必须要和煤炭企业档案管理工作需求以及长远发展相符, 还应该提高其和实际工作的联系, 在系统性学习档案法律法规和档案具体业务知识的同时, 还要学以致用, 便于实际操作, 讲究实效。二是因材施教。对煤炭企业档案管理档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应, 重视灌输知识的同时勿忘能力的培养。煤炭企业档案管理人员的业务知识培训要根据每个人员的不同情况因人而异, 因材施教。三是加强安全知识的学习。要做好煤炭企业档案的安全管理工作, 就必须让煤炭企业档案管理人员对煤炭企业档案安全管理方面知识有所了解, 增强煤炭企业档案管理人员对煤炭企业档案管理中出现的突发事件尽快处理的能力, 确保煤炭企业档案的实体安全和信息安全。

参考文献

[1] .刘池.煤炭企业档案管理的现状与对策[J].能源技术与管理, 2012.1

[2] .刘宏.浅谈煤矿工资册档案及其管理[J].兰台世界, 2009

[3] .张怀林.浅谈煤矿安全培训档案的规范化管理[J].能源技术与管理, 2012.5

[4] .孙巍.秦峰.努力探索加强舆论监督的有效途径——陕西日报加强舆论监督的新尝试[J].新闻知识, 2004.09

档案管理模式设计 篇2

益突出，自下而上的分散探索已经不足以满足国家层面电子文件管理的需要，顶层设计问题由此浮出水面，并日益成为文件、档案管理转型时期的战略重点。

电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计。从涉及范围而言，是以国家层面为起点，统领地区、行业、机构层面的电子文件管理，构建涵盖全国范围的电子文件管理网络体系；从实现路径而言，是以总体框架为起点，指导、带动具体对策问题的研究和实施，构建全方位的电子文件管理实施方略。因此，从总体上说，顶层设计是一种战略设计，旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤；顶层设计又是一种全面设计，涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面，可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。

从世界范围看，信息化整体水平比较高的国家大都重视电子文件管理工作，自20世纪90年代中期以来，不少国家开始对本国的电子文件管理进行自顶向下的战略设计与全面规划，实现电子文件管理从机构层面到国家层面的重大转变，进入以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展的新阶段。

电子文件国家战略的确定没有固定模式，各国依据自身的管理传统、信息化战略、文档管理实践选择适合自己的道路。如英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，强调目标管理和绩效评估，为国家电子政府建设和数字档案的在线利用服务。美国以技术研发为驱动，以era（电子文件档案馆）项目为龙头，致力于研究电子文件长期保存的软件系统，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。澳大利亚则以档案馆的联合行动为主要线索，建立与推广电子文件形成和管理的统一标准体系。这些国家都经历了一个从自发研究、分散探索到国家规划、集中控制的发展历程。虽然采取的路径不同，但在战略视角上具有如下共性特征：

1.高度重视电子文件管理，将其纳入信息化整体战略之中，作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容。如英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子特使”（e-envoy）的职责范围，制定并发布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把电子文件管理作为电子政务建设的有机组成部分；美国将电子文件管理列入首批二十四个电子政府行动计划；澳大利亚则将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据等。

2.以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务的网络体系。作为永久保管政府文件的专门机构，档案馆在电子文件管理链条上具有十分重要的作用。电子文件的保管模式从最初的集中式（哥伦比亚模式）和分散式（匹兹堡模式）之争，逐步向集中管理模式靠拢。目前，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识和实践，很多国家档案馆在集中管理政府各部门电子文件和协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥了核心和枢纽作用。比较典型的例子如美国nara的era系统，该项目在经过6年之久的基础研究阶段后开始了耗资3亿美元、为期6年的系统研发阶段，旨在使nara捕获并保存联邦政府各部门产生的各种类型、格式的电子文件，为政府部门及公众提供便捷、有效的利用服务。era采用开放架构设计，软件系统将下发给各州使用，对各州政府电子文件的管理将产生全面的示范效应。英国、澳大利亚、加拿大、西班牙、新加坡、丹麦等国国家档案馆也已经或决定接收政府部门产生的电子文件。

3.联合攻关，大力开展基础研究。各国的电子文件管理规划都是在相关理论和策略研究的基础上展开的，基础理论、标准研究以及国际合作项目为各国电子文件战略提供了丰富的营养。其中文件连续体和电子文件全生命周期理论为电子文件管理活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节式分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础。英国、美国、澳大利亚的电子文件管理战略都基于iso15489《信息与文献—文件管理》、iso14721《开放档案信息系统参考模型》（open archives information system，oais）等国际标准而制定。此外，类似interpares的国际合作项目在研究专业技术问题的同时，也致力于为国家层面电子文件管理的战略、政策和标准提供参照框架。

电子档案管理与工程设计 篇3

关键词 工程设计 电子档案管理 文件归档

一、前言

随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。

二、电子文件归档前的准备工作分析

充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。

三、电子文件归档过程中应注意的问题分析

在电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有EXCEL表格、WORLD文件、扫描形成的TIF文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。

对于CAD电子文件的归档可以采用DWG格式，因为这种格式可以在CAD中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高CAD出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。

对于PLT格式的文件，恰巧与DWG格式的文件优缺点相反。PLT格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。

对于PDF格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。

四、电子文件归档后的检查验收工作分析

电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。

以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子文件档案管理工作带来一些问题。例如，由CAD14到CAD2007，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。

五、电子文件修改后的归档工作分析

在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为A＼B＼C等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。

六、结语

谈基建设计档案的管理 篇4

对基建设计档案进行科学地管理, 就是运用运筹学、系统分析等优化理论、方法, 对科研、生产、建设活动的各个环节进行组织和计划管理。这就要求各个生产过程所形成积累的各种数据、资料等内容准确、及时地反馈到相应的管理部门;管理部门对这些信息进行综合分析, 并制定出相应的对策, 用以指导科研、生产建设顺利进行。由此可见, 科学地管理, 实际上就是收集、管理、利用和信息传递的过程, 也是充分发挥档案作用的过程。

一、基建设计档案的积累和归档的监督管理

工程竣工后, 及时组织施工单位整理工程内业, 工程内业包括建设用地批准证书、土地证、拨地图、建设用地规划许可证及附图、建设工程规划许可证及附图、报建通知单、开工报告、施工组织设计、各专业会签表、质量安全监督登记表、建筑工程施工许可证、定位测量图、消防、卫生、人防审批表、安全评价、环境评价、职业卫生评价、竣工测量图、消防验收合格意见书、建设工程规划实施合格证、质量安全验收合格证、安全、环保、职业卫生验收合格评价、竣工图纸、产权证等。所有这些内业是要由建设组织方与施工方共同完成的, 任何一方无法单独完成。内业档案要求将所有文件折叠成A4纸大小装入统一档案盒, 将内业整理好后, 需上报质量监督站, 质量监督站根据内业目录逐一核对后收档。要提高基建设计档案管理质量, 必须把设计文件的形成、积累和归档工作放入档案部门和科技人员的职责范围和岗位责任制中。具体应做好以下几方面的工作:首先是设计人员的个人积累。为了协助一线设计人员做好技术文件材料的形成积累工作, 档案部门发给设计人员文件袋, 专门为设计人员平时积累设计文件使用。其次是检查、监督设计人员做好图纸文件材料的形成、积累和归档工作。根据基建设计档案的特点, 档案部门要以技术规划标准为依据, 检查、协助设计人员形成积累归档工作。

二、基建设计档案的系统整理

整理工作是基建设计档案工作的中心环节, 是科学管理档案的基础。入库整理的方法主要是:①按工程年份流水号整理。基建设计院的设计档案应以工程项目为单位进行整理, 而一个工程项目的档案由底图、蓝图、原始资料、计算书、预算书、地质勘察报告组成。各类档案规格不同, 可根据自己的特点, 按同类材料或组成案卷或集中保存在一起, 这样便于保管。②按主体工程设计整理。设计院每年接到的任务, 往往是有一个主体项目, 而主体项目包含若干子项, 这些子项往往要跨季度, 甚至跨年度才能最终完成。如果按年流水号归档就容易把一个主体工程拆散, 不利于查找, 也不利于保管。遇到这种情况, 可在整个主体完成设计后, 把一个主体项目所包含的所属子项的底图归在一起, 形成一套完整的底图档案。

三、加强底图管理

设计院档案管理的最大特点, 就是底图档案利用频繁, 这样很容易造成底图的串位、丢失和损坏, 给工作带来损失。底图是蓝图的母图。蓝图丢失或损坏, 只要有底图, 就可以复制, 如果底图丢失, 要重新设计, 既浪费人力, 又会造成经济上的损失, 影响档案的正常利用。为了更好地发挥档案的作用, 使其更好地为各项工作服务, 必须建立档案归档、借阅、保管制度以及档案员岗位责任制度。借阅底图, 要进行借阅登记, 底图归档后, 要进行注销登记, 超出借阅时间, 档案人员要及时催回。同时要求晒图时, 要细心、精心, 要把底图平放好后, 再进行晒图, 以免造成底图破损;晒图完毕, 图纸要马上返回档案室, 防止底图丢失、串位, 影响使用。只有这样, 才能有效地保证底图的齐全、完整、准确。

四、作好工程档案的交接工作

工程设计档案管理研究论文 篇5

摘要：建筑工程设计档案作为工程项目设计的重要参考依据，必须保障工程设计档案管理的规范性。我国工程设计档案管理工作不断发展、完善，但其中依然存在一些有待完善之处，如何进一步做好工程设计档案管理工作已然成为有关部门重点关注的问题。

关键词：工程设计；档案管理；规范性；问题

工程在建设过程中会产生多种文档资料，而工程设计作为一种技术性的创造活动，设计师通过工程的设计思想与技术要求，将一些基础资料和基本依据作为基础，进而设计出图纸等，为工程建设提供有力依据与施工方向。工程设计档案就是由设计师所设计出的技术图纸与技术资料组成，即工程设计师的劳动成果。所以必须要做好工程设计档案管理工作，充分利用工程设计档案中的设计资源，发挥工程设计档案资源的实用性，实现我国工程建筑的可持续发展。

一、工程设计档案管理工作中存在的主要问题

（一）工程设计档案管理空间问题

在工程设计档案管理中，即使实现了现代化管理方式，也依然存在工程设计档案管理空间问题。由于目前档案管理是由纸质档案与电子档案共同组成的，随着有关部门的工程设计档案不断累积以及工程设计项目不断展开，导致纸质档案管理空间问题日益凸显，从而阻碍了档案管理工作的持续发展。

（二）工程设计档案管理成本问题

随着我国工程建筑行业不断发展，工程设计档案急剧增加。特别是在纸质档案管理中，在归档的过程中需要大量的封装工具进行归档、存档，对人力的需求量非常大，甚至在归档“高峰期”会出现档案装具不足的现象。很多档案管理部门针对此类情况引入档案密集装架设备，能够有效地将不同类型的设计档案进行整合、划分，这样不仅可以更加规范地储存档案，同时也减少了人力的投入。但引入新的装架设备无疑会提高档案管理成本，并且无法从根本上解决工程设计档案激增的问题。

（三）纸质工程设计档案修复困难

工程建筑行业是我国最为传统的行业之一，在市场环境下发展了几十年。这一因素造成了一些纸质档案主体的磨损、脱墨、老化，特别是一些传统的调晒底图，由于长时间的调晒，导致设计档案内容丢失现象尤为严重[1]。纸质设计档案修复工作极为困难、成本相对较高，并且修复效果也无法保障，这给工程设计档案管理工作提出了严峻的考验。

（四）人为因素

部分设计人员没有形成良好的设计档案管理意识，没有实现甲方资料收集、管理与工程设计进度同步进行。甚至有些设计人员将校审意见作为档案内容来应付交档，使得这些工程设计档案出现漏洞或失真。也有一些工程设计师在结束设计工作之后，没有及时进行交档工作，从而造成工程设计档案管理的滞后性。再者，很多档案管理人员习惯了传统档案管理模式，在信息化档案管理模式中，过于依赖纸质档案管理工作，而忽略了电子档案管理工作。如果档案需要调出，会严重影响工程设计档案的调出效率，使得工程设计档案管理质量止步不前。

二、加强工程设计档案管理工作的有效措施

（一）建立健全工程设计档案管理制度

在进行工程设计档案管理过程中，建立健全工程设计档案的整编、收集制度，切实提高对工程设计档案管理的监管力度，提高工程设计档案有效资源的利用率。必须要保障新制度的有效落实，充分发挥新管理制度的有效性与稳定性，进而提高工程设计档案管理的质量与效率[2]。工程设计档案有别于其它种类档案，需要档案管理人员与相关设计人员共同进行归档。所以，有关部门要加强对工程设计相关法律法规、设计标准的宣传工作，从而提高设计人员的交档意识，加强设计人员对设计档案的认识，从而提高设计人员的责任感与使命感。进而加强设计档案的`收集、管理工作，保障工程设计档案管理工作能够顺利实施。

（二）加强管理人员的培训工作

现代化档案管理已经成为档案管理的一大趋势，同时也给档案管理工作人员提出了新的要求与挑战，例如工作环境、工作模式、管理任务等环节都发生了巨大变化。这就要求有关管理人员能够进一步研究新管理模式中的特点及有关规律，从而提高档案管理效率与质量。有关部门必须要做好档案管理人员的培训工作，培训内容不仅要包括基础（传统）的档案管理知识，同时也要加强程序化档案管理工作，即现代化档案管理模式有关知识、技能[3]。由于信息化档案管理工作需要进行一系列的软件操作，要求管理人员能够熟练掌握计算机技术与相关软件技术，实现工程设计档案的系统化管理，让工程设计档案管理更加智能、有效，即收集→整理→保管→利用→开发系统化流程。从而保障工程设计档案管理工作能够适应现代化需求，推动设计档案管理工作能够可持续发展，从而更好地为工程建筑行业提供有效服务。

（三）开发符合工程设计档案管理的系统软件

想要提高工程设计档案管理质量，必须要以专业的系统软件支持，根据设计档案管理实际情况，构建一个全面化、系统化的信息管理平台，并保障其功能全面性，即收集→归档→管理→发布→共享→统计→查询等功能[4]，并且为了提高管理工作效率，必须要保障该系统软件的可操作性。信息化工程设计档案管理作为未来的发展趋势，必须要保障开发管理软件的拓展性功能，从而适应远程技术、图文一体技术的发展趋势，给远程控制管理、档案信息迁移、一体化管理等功能提供预留空间，保障设计管理系统软件的可持续发展。

（四）整合、分类工程设计档案管理内容

现代化工程设计管理模式为传统纸质档案与电子档案共同组成，必须做好工程设计档案的整合、分类工作。对于传统的纸质档案，由于档案量过多，为了不影响设计档案管理正常工作，必须要派专门人员进行电子化档案转化工作，对已经录入的档案内容进行编号、对档案名称进行整编，将同类型的工程设计档案进行整合；对不同类别的工程设计档案进而分类，实现“一图一档”工程设计档案管理形式，将这些档案根据编号、种类纳入到档案信息库中，进而实现统一的电子化档案管理模式，从而降低工程设计管理部门的工作压力，让纸质档案与电子化档案的管理模式更加合理，从而加强工程设计档案管理工作的质量与效率。

综上所述，由于工程设计档案工作与其它领域档案存在一定差异，例如专业性、开发性、周期性、成套性等特点。所以，针对工程设计档案管理，必须要采取一定的措施来提高档案管理效率与质量，保障工程设计档案管理的有效性，充分发挥档案信息的积极作用，保障工程设计档案能够更好地服务于我国工程建筑行业，推动我国市场经济的发展。

参考文献：

[1]苏风娥.浅析工程设计档案特点与管理[J].科技信息，(12)：22.

[2]陈芳，刘国武.论高校建设工程设计档案的管理[J].城建档案，2012（10）：6-7.

[3]华成，陶园.工程建设行业信息化发展的现状[J].工程建设与设计，(10)：12-13.

档案管理模式设计 篇6

关键词：任务驱动 工作过程 物业档案管理 学习领域

1 概述

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

2 任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

3 基于工作过程的教学分析

①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理→档案收集→档案鉴定→档案整理→编目与著录→档案保管→档案编研→提供利用→统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

4 学习情境设计

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。

4.1 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

4.2 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的八大工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。

4.3 学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论←→实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。

5 教学要素分析

除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。

①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。

考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。

参考文献：

[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.

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[3]王雅南.如何提高信息检索课程的教学效果[J].中国职业技术教育，2009（26）：41-42.

档案管理系统的设计与实现 篇7

通过电脑对档案开展管控活动, 有着非常多的优势, 特别是较之于过去的手工管控方式来讲。它的检索更加的快速, 而且稳定性好, 存储的总数也很多, 有着优秀的保密特点, 使用的时间非常久, 所需的费用并不多。此类优势可以显著的提升管控的功效。档案是我们开展各项活动的时候留存下来的信息, 它是人类的宝贵财富。所以要积极的对其开展管控活动。在当前的时代背景之中, 由于科技的快速发展, 此时就存在了电子档案。它和过去的档案是不一样的, 所以其保存的措施也要做一些变动。为了提升管控的能力, 很多的单位和组织都是用电子管控体系, 经由软件来切实的提升管控的功效和能力。

1 当前管控体系中面对的一些不利现象

如今, 结合场所对于该项管控活动的具体规定, 很多的软件单位都纷纷的开始探索管控软件, 而且它们的产品也受到人们的赞赏。不过这些软件也面对一些不利现象, 它们的存在干扰到管控活动的进步。具体的说有如下的一些内容。

1.1 费用非常高

通常来讲, 那些非常昂贵的管控体系对于很多的规模不是很大的档案馆来讲, 是无法承担的。所以, 这些软件无法用到这类机构之中。

1.2 技术性非常高

在安装以及后续的维护活动中面对很多的不利现象。如今的管控体系在安装和后续的管控活动中, 都要靠着优秀的专业知识来开展, 使用人在遇到一些不利现象的时候, 自身不能够处理, 必须要靠着生产单位来处理。

1.3 过分的重视全面性

很多的单位为了提升软件的价位, 按照以大充好的措施来开展工作。不关注使用人的具体规定, 单纯的提升扩张它的模块, 进而提升价位。在具体的活动之中, 档案机构在使用的时候只用几个模块就可以开展好活动。

2 关于管控体系的探索

现在为了提升管控的能力, 工作者要对信息的收入以及修整等功能一体的管理系统;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程, 可以保证工作人员更为精准的开展活动, 提升功效, 减少管控的费用。管理员对录入员工信息要求准确、完全;管理员和员工能够对录入的基本信息随时作出更新修改, 使管理员能够得到员工的最新信息;为了确保信息安全和准确, 为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别, 而一般用户不能对信息进行添加、删除。该体系的意义是为了确保管控工作者经由对体系的快速, 便捷的分析, 明确相关的信息内容。

2.1 用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同, 从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员:使用本系统的档案管理员, 是权限最大的用户, 拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户:本系统的一般用户, 能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改, 但无录入和删除档案信息的权限。

2.2 系统功能模块设置

具体操作:对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

档案信息的录入:管理员对人事信息的添加操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:档案管理员可以在档案库里新加档案信息, 需按员工实际信息录入

档案信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改, 使员工信息随时更新, 便于管理员的管理, 能及时得到最新的员工信息

档案信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员可以查询已录入的档案信息, 系统提供了多种查询方式, 模糊查询和常规查询, 如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询

档案信息的删除:管理员删除录入的人事信息操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出, 可以对其信息永久性的删除, 也可以将其暂时性的删除到回收站中, 在回收站中可以将需要的信息还原, 也可以将其永久性的删除

档案信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息, 便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息, 也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表, 对其员工列表进行打印。

管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:系统由高级管理员和一般用户, 一般用户的权限是由高级用户指定的, 高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除, 及用户密码的设置和修改, 高级管理员拥有整个系统的全部功能, 一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。

摘要：电子档案管控是当前使用最多的档案管控体系, 它的构造非常清晰, 而且活动便捷, 适合很多的工作者使用, 其受到非常多的管控工作者的赞赏。此时的管控体系替代了过去的纸质体系。其能够生成和运作很多的程序。文章具体的阐述了该体系的结构以及模块的功效等内容。

档案管理系统的设计与开发 篇8

1. 系统的重要性

建设城市必须真正做到了解城市，了解城市必须熟悉城市的“神经系统”。建国以来，我国的城市管理与建设资料，以人工操作与手工记录为主，因此在城市建设中经常发生不明情况的断水、断电、断通讯的事件。

随着信息化时代的到来，计算机的发展，如何使计算机在城市建设中发挥作用，这是计算机应用领域中工程技术人员关心的问题，同时也是本文的重点。

各工程单位在施工前必须到城建档案部门查阅相关建设资料，掌握已验收工程、相邻工程、在建工程和待建工程的各种关系。同时，在有关政策和规定的支持下，各级城建档案部门必须定期向社会提供出现断水、断电、断通讯事故单位的名单。

2. 相关建设资料管理流程简图

经调查得知, 一个省会城市在一年中收集到的各种城市建设相关资料不少于10000卷, 每卷最少也有500页以上, 最大的施工图页面有0号图纸大。面对这样庞大的数据, 为完成资料的收集、整理、保管等工作, 首先要有政府的支持和与之配套的政策, 另一个就是要有计算机的支持, 再一个是城建档案部门要有一批不怕困难、敢于吃苦的管理人员。

3. 计算机管理的特点

所有工程建设资料的目录由“数据库”进行收集，这个数据库中不许作删除操作，要充分保证资料的原始性，为了保证资料的准确性和可靠性，并达到建设部和实际情况的要求，在数据库中设置了满足需要的字段，当然也有记录不常出现事故的能力。另外，该数据库可根据相关权限进行相应访问，操作的结果可输出相对应的报表。

数据库不在网上运行也不进行任何共享操作，这个数据库中设置多张表，城建档案部门的各相关职能部门按规定操作自己的表并更新自己的表。

操作人员根据计算机提供的程序界面进行操作，界面的设计原则是操作尽量简单，不要或少要操作人员输入字符，界面的字符全部为中文字符。

计算机程序的运行环境为Windows 9X、Windows XP，计算机程序可用Visual C++或Visual Basic编制，数据库可用PowerBuilder、SQL Serven或Access等工具进行设计。

本文应用程序使用Visual Basic编制，数据库使用Access进行设计。

二、软件设计

1. 开发模型

数据库模型：在模型中有一个数据库名称为Manager，在数据库中有五张表，各表的作用与操作对象如模型所示。

系统应用程序模型：为多窗体程序;

2. 软件的实现

(1) 程序由多窗体组成

Begin.frm：本程序的欢迎界面;Frist.frm：程序的操作主窗体;MyOutput.frm：档案外调要事记录窗体;Password.frm：进入数据库操作时必须输入的密码窗体;Second.frm：第一次申报窗体;DataEnvironment：数据环境;DataFind：查询报表;DataMemer数据库浏览报表。

(2) 查询工作的主要流程

(3) 程序主操作界面

(4) 程序查询的实现

(5) 密码确定

(6) 跟踪数据库记录条数

(7) 查询结果的浏览

高校计算机软件专业一般设置了数据库开发与应用、SQL Servien、VC、VB、软件工程等专业课程，如何将这些课程的核心思想与现实生活中的实际工程结合，让学生充分发挥自己的能力与才能，在实践中提高自己的动手能力，是每个教授计算机软件的教师所关心的问题。通过简单、实用的工程设计与开发可以促进师生相动。

参考文献

[1]柳青等.Visual Basic程序设计教程.北京:高等教育出版社, 2002.

[3]郝蕴等.Visual C++6.0开发与实例.北京:电子工业出版社, 1999.

高校档案信息管理系统设计研究 篇9

一、数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性

高校档案信息管理系统作为一种新型的学校管理模式，主要是借助计算机和校园局域网络将高校的教学、科研、人事管理、后勤管理等方面的档案信息存储于网络服务器。这一信息化的管理系统的实现解决了档案信息查询时空的限制，实现了快速传输、快速统计检索和各类档案信息资源共享。高校档案信息管理系统的建设可以让在校的师生根据个人账号登录校园网络系统查询教学档案信息，比如：学生可以通过数字网络平台查询教师的档案信息，完成选课，查询个人获得的学分情况，并随时查看自己喜欢的精品课电子课件；教师可以方便地查询自己的上课时间、地点，查询和登统学生考试成绩；用人单位可以通过网络申请，借助数字校园平台，通过身份验证查询应聘大学生在校的学籍档案信息。数字校园下的高校档案信息管理系统建设为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

二、数字校园下的高校档案信息管理系统的功能与服务措施

1. 高校档案信息管理系统的功能。

数字校园下的高校档案信息管理系统的功能框架与配置根据操作者的意图，方便地提供其所需要的扩展配置和功能。该系统通过网络的设置权限和密码来完成档案查询，并根据档案号、题名或关键词来完成自动检索功能，从而快速检索档案的存放位置、档案的详细内容和去向，并能自动开启/闭合密集架。客户端在借阅或归还多份档案时，可以借助密集架控制系统按照次序依次打开架体；其次，高校档案信息管理系统通过数据库与密集架服务器交互通讯，档案管理员在存取档案时，把指令或信号发送到各个库房、操作组和各列密集架，对新增、更新的入库档案进行详细的分类记录，可以进行单列、单组和全局操作，并对整个密集架的操作过程进行全程记录。在数字化校园下可以利用局域网、互联网和校园局域网来完成操作管理；第三，数字化校园下高校网络管理中心对每台电脑都设有管理权限，因此，对客户端也设置操作权限，从而对高校内网和外网进行严格隔离，借助防火墙和防病毒软件来防止高校档案数据的外泄和恶意入侵，必要时可实施定时备份或双机备份，为高校档案信息的安全提供了重要保障。

2. 高校档案信息管理系统的服务措施。

数字化校园下高校档案信息管理系统服务的基本框架主要包括以下几个层次：（1）基础设施层。基础设施是高校档案信息管理系统建设的支撑系统，包括网络、计算机、存储和支撑软件等；（2）应用平台层。包括身份认证平台、信息门户平台、数据库平台和通讯平台等；（3）应用系统层。指高校各处室的档案信息管理系统和师生档案信息服务系统；（4）信息服务层。主要是为高校领导、高校管理人员、师生提供档案信息查询、服务、统计和决策等；（5）信息保障层。主要是为保障高校档案信息的安全管理，系统的安全运行、安全评估、安全技术和系统维护等，从而依托数字校园平台来建设高校档案信息存储的数字化，传输的网络化和管理的高效化。借助以上各个层次来建立高校档案信息数据库的对接互联，实现了档案信息共享，比如：查询者可以通过校园网络教务系统链接，并在自己的授权范围内查询档案信息和档案打印权限。

三、基于数字校园平台的高校档案信息管理系统的设计

1. 高校档案信息管理系统开发的主要工具。

高校档案信息管理系统数据库服务开发奉行“契约优先”的方法，根据系统的兼容性、易用性和易维护性特征，本文建议采用动态服务器页面ASP.net (Active Server Pages）和SQL Server 2008进行联合开发。ASP.net作为一种开发工具，是language-independent（语言独立化），基于通用语言的编译运行的程序，可以运行在Web应用软件的几乎全部平台，有着很强的适应性，支持C#（C++和Java的结合体）、VB、Jscript、C++、F++。SQL (Structured Query Language，结构化查询语言）Server 2008可以用来执行各种各样的操作，其中包括Oracle、Sybase、Microsoft SQL Server、Access等关系型数据库管理系统均采用了该语言，可以被用来完成几乎所有的数据库操作，具有数据库引擎、Analysis Services、OLAP、数据挖掘、Integration Services、复制、Reporting Services、Service Broker、数据加密、审查等功能。因此，通过前台动态页面呈现与后台数据库管理的联合来创建和运行动态网页或Web应用程序。

2. 高校档案信息管理系统的网络架构。

高校档案信息管理系统网络是一个相对独立、安全性要求较高的网络，在实施管理的过程中，要针对不同档案信息实际情况来设计实施，如：综合档案数据库、学生成绩档案数据库、校史馆档案资源数据库、人事档案目录数据库等，为了保障各个数据库的安全性必须借助防火墙技术隔离本网与外部网。因此，本文建议高校档案信息管理系统的网络架构可以采用以下四层架构模型：（1）客户端。用户与网络信息系统交互界面，主要是检查与发送用户信息请求，可以借助较为成熟的WEB技术使客户端不需要安装任何插件或软件就可以显示系统返回的执行结果，内部用户可采用B/S结构，对于访问量过大的数据库可采用C/S结构来实现；（2）应用组件层。应用组件主要是通过基础业务实体组成应用组件，并借助支持系统功能的重构与扩展，通常由一系列的应用程序接口组成，例如Winsock API允许程序使用TCP/IP服务；（3）应用服务层。它位于UI层和领域模型，基础设施层之间，主要是组织领域逻辑层和基础设施层，中间件接受客户端请求后，把请求调用到相应的处理程序，并把其部署到Web服务器、组件服务器、数据库服务器等不同的服务设备，最后，把处理结果返回到客户端，从而为用户提供Web服务；（4）数据服务层。数据服务主要是根据应用服务器的请求，把数据库中的档案信息转换成相对于的数据，从纯文本变到XML数据格式转换，可以将结构化的数据组合起来，为高校档案查询和管理提供更简单的编程接口去完成数据的访问、管理和维护，这也是高校档案信息管理系统网络的核心。

3. 高校档案信息管理系统的结构设计。

数字校园下高校档案信息管理系统的设计其目的是通过数据库资源共享为广大师生提供便捷的查询服务，搭建一个基于网络的、学校各部门共享的信息共享平台。为此，本文采用B/S (Browser/Server）系统结构来呈现数据，并根据查询者的要求进行存取操作。该系统结构设计通常由数据库服务器和Web服务器两台服务器组成，用来完成高校档案数据库管理，把客户端数据请求由Web服务器处理后，递交给数据库服务器。这样，用户的工作界面通过WWW浏览器呈现，所要查询的档案信息在服务器端（Server）中来实现，从而大大降低了系统维护与升级成本。

4. 高校档案信息管理系统设计的基本步骤。

数字校园下高校档案网络信息管理系统设计的基本步骤如下：第一步，管理需求和用户需求分析。作为高校档案管理者来说，需要对高校各类档案进行分类整理与电子化处理，保证档案信息的真实有效，通过管理人员管理模块设置管理员的工作权限，最后，对高校电子化的档案信息通过网络进行发布；高校档案信息化管理的最终目的是服务于广大用户需求，用以查询、下载、打印等方面的档案数据信息，这样整个档案信息数据库结构就必须满足多种信息的输入和输出，确保数据库信息的真实、有效。高校档案并不能将所有的信息完全公开，对有些不能公开的档案信息就需要查询者设置用户密码和口令，来保障个人档案信息的安全性；第二步，概念结构设计。高校档案信息数据库管理的概念结构设计是将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构，即：概念模型的过程，比数据模型更稳定，它也是整个数据库设计的关键。高校档案信息数据库管理是借助计算机系统把现实语境中的档案信息映射到计算机中，我们通常用实体———关系模型（E-R, Entity-Relationship Model）来加以表述；第三步，逻辑结构设计。逻辑结构设计是将概念结构设计阶段所得到的概念模型转换为具体SQL Server 2008数据库所能支持的数据模型（即逻辑结构）；第四步，物理结构设计。数据库的物理结构设计是在物理设备上的存储结构和存储方法。在高校档案信息管理系统中，主要是为高校档案数据库信息提供最佳存取环境，主要表现在档案存储时间、空间、存取路径和系统维护，并把E-R模式中的实体属性可以转换成关系型的属性，同一档案信息可以提供多条存储路径；第五步，应用程序编制及调试。在高校档案信息管理逻辑数据库结构确定后，就可以实施应用程序的编制、调试和物理结构设计同时展开，然后再进行联合调试；第六步，档案数据库的运行与维护。高校档案信息管理数据库建成以后，还需要进行长期的维护，才能确保档案信息的完整性和档案数据的安全性。

数字校园背景之下高校档案信息管理系统的设计工作既是高校档案管理在技术上的一次变革，同时，也面临着诸多信息化风险的挑战。高校档案信息化、科学化、自动化管理工作依然是一项长期的任务。这就需要借助现代互联网络技术，结合档案管理自身的特点，从技术上来加以突破和创新，才能真正使高校档案管理走上信息化、科技化和现代化的道路。

摘要：本文主要阐述了数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性, 在采取高校档案信息管理系统的功能与服务措施的基础上, 对高校档案信息管理系统进行了设计, 旨在实现高校档案信息资源的高效管理与高度共享。

关键词：高校,数字校园平台,档案,管理系统,设计

参考文献

[1]惠宏伟.面向数字化校园的档案信息管理系统的研究与实现[D].电子科技大学, 2006.

[2]陈林.数字校园环境下档案馆的远程服务问题及对策[J].兰台世界, 2011.

测绘档案管理系统的设计与实现 篇10

测绘档案资料是国家经济建设、国防建设和科学研究的重要资料, 广泛应用于政府决策、国土资源调查、资源勘探开发、道路交通建设、城市规划、旅游、气象等各个领域。传统以手工为主的档案管理工作费时、费力, 查询和统计利用速度慢准确率低, 不能满足社会的需求。如今, 随着信息技术的高速发展, 测绘档案管理也向着数字化、信息化方向发展。建立辽宁省测绘档案管理信息系统, 基于GIS技术, 数据库技术, 实现测绘档案的信息化管理, 为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息。

1 测绘档案管理系统的分析与设计

测绘档案管理系统主要用于测绘科技档案文件的接收、组卷、编辑、查询、统计、借阅、归还、销毁、整理、维护与利用等工作。

本系统为C/S模式下数据库管理系统, 各功能模块都建立在数据管理的基础上的, 所有各模块连接、交互都是通过数据库表结构之间的关键字或索引数据建立链接。采用Microsoft SQL Server建立属性数据库, ARCSDE建立空间数据库。根据测绘档案具有地理属性的特点, 经过分析处理, 基于Arc GIS软件, 利用GIS技术将测绘档案属性信息与空间信息相挂接, 实现测绘档案按图形空间定位检索和管理, 实现测绘档案的信息化、网络化、标准化管理。

本系统设计了数据采集、档案管理和系统维护三个子系统。

1) 数据采集子系统。

主要包括:数据录入、数据备份、档案添加、修改、浏览、查询、等功能。

数据采集即档案数据的入库, 设计实现逐个录入和批量录入的功能。主要是指对地图元数据信息的录入, 通过界面化操作地图元数据, 实现元数据的录入、修改、删除、增加和保存。并提供批量数据导入导出功能, 提高数据录入的效率。

2) 档案管理子系统。

主要包括:档案的接收、借阅、归还、销毁、查询、统计等功能。同时实现对借阅、归还、接收、销毁等清单的编辑功能包括 (录入、浏览、查询、修改) 。

辽宁省测绘档案管理系统的主要功能模块如下图所示。

3) 系统维护子系统。

系统维护子系统主要包括以下功能:

(1) 日志管理。

为了保证系统安全, 将任何一个用户从登录系统, 到修改、删除资料的所有操作都记录在日志文件中, 系统管理员可随时查阅和清除日志数据, 方便日常的管理工作。

(2) 用户管理。

测绘档案资料的保密工作非常重要。通过对不同的用户允许进入不同的操作系统界面, 实现对测绘科技档案数据的安全管理。

2 辽宁省测绘档案管理系统数据库的建立

根据以上的分析, 辽宁省测绘档案类型的复杂繁多, 建立辽宁省测绘档案管理系统数据库包括两个数据库, 一个是测绘元数据库, 用来存储所有档案数据, 当数据采集与录入时调用此数据库;一个是档案管理数据库, 用于存储档案管理过程中的借阅、归还等记录、清单, 在档案管理子系统中调用此数据库。系统流程图如图2所示。

首先在Microsoft SQL Server数据库中建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在VB.NET下编程实现系统需要的各种功能。如下图3为系统管理界面。

3 结论

本系统采用GIS技术, 实现测绘档案图形化管理, 为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息, 提高测绘档案管理的人性化、信息化和专业化水平, 实现测绘档案的科学管理。

摘要：测绘档案是国家重要的基础性资源。传统的管理手段难以满足社会的服务需求, 实行信息化管理, 建立测绘档案管理系统具有迫切性和重要性。本文结合辽宁省测绘档案管理信息系统建设实例, 基于Microsoft SQL Server数据库, 利用VB.NET2005开发工具, 实现了测绘档案成果的入库、查询统计和管理等功能。

关键词：测绘档案,管理系统,查询分析

参考文献

[1]常军, 王亚楠, 魏红艳.长春市测绘档案综合管理系统设计和实现[J].城市勘测, 2015 (1) .

[2]胡玉洁.甘肃省测绘档案数据库管理系统的设计与实现[J].矿山测量, 2014 (5) .

档案管理模式设计 篇11

关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库

智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。

1 智慧档案管理系统的层次

智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。

档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。

2 智慧档案管理系统的资源

智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。

2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3 智慧档案管理系统功能设计分析

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。

3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。

3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。

档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。

3.5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过发布日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。

3.6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。

参考文献：

[1]张晓林.机构知识库的政策、功能和支撑机制分析[J].图书情报工作，2008（1）：23～27，19.

[2]符春伟.档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学，2014.

[3]张振.基于NET的档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案，2015（1）：51.

[4]王清飞，刘琳.数字资源长期保存策略研究[J].江西图书馆学刊，2008（3）：33～35.

[5]曾娜.网络档案信息资源组织研究[J].档案学通讯，2010（1）：45～49.

学生档案管理系统的设计与实现 篇12

学生管理工作是学校教育教学工作的一个重要组成部分。近年来，随着我国教育事业的发展、学校规模的扩大、学生人数的增加，使得采用传统的手工或借助办公软件进行的学生档案管理模式变得日益困难，给各级领导和学生管理部门及时掌握学生情况带来了许多不便[1]。

如何利用现有的计算机资源，提高管理效率，提升管理水平，使学生档案管理更规范化、科学化，辅助领导决策，是学生管理部门面临的又一课题。为此，在工作需求的基础上，以实现学生档案的信息化管理为目标，给出基于VB的学生档案管理系统的开发过程。

2 功能分析

学生档案管理系统主要用于解决学校的工作人员与学校、学生之间的交互关系。通常学校的工作人员总是面对记录大量的学生个人信息、全体学生信息以及两者相互作用产生的奖惩信息、考试成绩信息。文中设计的学生档案管理系统主要包括以下功能：

(1)用户管理：添加、修改、删除用户信息。

(2)班级管理：包括班级编号、班级名称、备注等信息进行添加、修改、删除等功能。可以通过班级信息管理来添加新生班级的信息，对已经毕业离校的班级信息进行删除操作。

(3)学籍管理：学籍管理部分主要对学生学号、姓名、性别、出生日期、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。

(4)课程管理：课程管理主要完成目前学校开设的各门功课的课程信息进行管理。主要包括课程名、课程学时、授课教师等。

(5)成绩管理：主要完成学生选修课情况进行管理。

如图1所示为学生档案管理系统功能模块图。

3 学生档案管理系统设计

3.1 数据库

本系统选用简单易用的Access 2003，作为数据存储数据库。根据系统功能模块分析，可在学生档案管理数据库中建立以下几个表。

(1)用户表

用来存储登录系统的用户信息。该表中包括用户名、密码等字段。

(2)学籍表

学籍表里存储了学生学号、姓名、出生日期、家庭住址、联系电话等信息。

(3)成绩表

成绩表里存储了学生的学号、成绩等信息。

(4)课程表

课程表里存储了课程号、课程名、授课教师、学时等信息。

(5)班级表

班级表里存储了班级号、班级名和备注等信息。

3.2 各功能模块

3.2.1 用户登录模块

用户权限验证是信息管理系统不可或缺的功能部分。本系统要求输入合法用户名和密码后方可登录。以下是实现登录窗体的部分代码[2,3,4]：

3.2.2 班级管理模块

班级信息管理部分是对班级编号、班级名称等信息进行添加、修改、删除等操作。部分功能代码如下：

3.2.3 学籍管理模块

学籍管理部分对学号、姓名、性别、出生日期、学生编号、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。

3.2.4 课程管理模块

课程管理模块主要利用List控件、Text控件和Button控件等实现，主要完成课程信息的添加、删除和修改。

3.2.5 成绩管理模块

成绩管理包括学生选修课的课程信息管理、课程成绩管理等。

3.2.6 系统主窗体模块

学生档案管理系统的主窗体通过一个主菜单完成对各功能模块的选择。系统运行如图2所示。

4 结语

利用可视化的开发工具VB6.0，结合Access数据库开发的学生档案管理系统，简单易用，运行良好，能基本实现对学生档案的信息化管理。但该系统还存在很多不尽人意的地方，在今后的工作中还将进一步完善其功能，争取早日投入实用。

参考文献

[1]吕建强.高校学生信息管理系统的研究与技术分析[J].科技情报开发与经济,2006,16(4):211～212.

[2]骆娟,何旭洪.Visual Basic6.0数据库系统开发实例导航[M].北京:人民邮电出版,2003:1～58.

[3]苏瑞,韩中孝.Visual Basic6.0开发实用编程200例[M].北京:中国铁道出版社,2006:7～439.