采购管理制度

采购管理制度（共12篇）

采购管理制度 篇1

采购行为无论是对简单一对一买卖还是集团性、跨国性的贸易行为来说, 都是不可或缺的。简单来说, 采购是对市场信息、供应商素质、以及产品性能综合性的判断、分析, 并最终选择的过程。

通用电气公司前CEO杰克韦尔奇说过:“采购和销售是公司唯一能‘挣钱’的部门, 其他任何部门发生的都是管理费用”。采购作为企业管理中的重要环节, 采购成本将会占到最终成品价格50%～90%的份额。对于一般的生产型企业来说, 采购往往不是所采购产品的最终流通环节, 采购的产品需要通过企业的二次加工, 以提升附加值、改变形态等方式成为消费环节的最终商品。

1 采购行为

1.1 采购行为前期

采购大致分为采购前期、采购期、以及采购后期。采购前期主要是对市场进行综合考量的过程, 其中市场信息涉及到产品供求信息、产品供应商素质等方面。采购行为也主要集中在前期, 这是整个采购行为能够顺利成功的基础。

1.2 对市场信息的考量

传统的采购, 一般是需要采购的企业将采购产品的资料通过采购人员与供应商之间的直接沟通完成。采购企业与供应商之间存在信息不对等的关系, 信息流通的完善、通畅与否, 是采购目标能否达成的重要前提。

在全球信息化的今天, 芜杂的各种信息来自四面八方, 采购模式也逐渐发展演变为订购点采购模式、原料需求计划采购模式、零库存采购模式及网络采购模式。供应商在采购行为中发挥的作用越来越大, 在与供应商打交道的过程中, 需要采购人员结合最适合的采购模式, 通过精湛的专业知识、熟练的社交能力以及勤勤恳恳的工作态度对市场及产品进行分析。

1.3 供应商评估

供应商素质分为供应商的配合度、研发能力、对产品要求的领悟能力、交货能力、服务质量、产品多样性等。

如果产品做得再好, 供应商与公司不够配合, 所需要的产品总是数量或质量打折扣、甚至不按期交货;这样不但不能完成终端客户的要求, 更有可能造成索赔等后续麻烦。

在这里, 要着重强调一下供应商对产品要求的领悟能力。凡涉及到设计范畴的产品, 如新模具、家具设计、汽车零配件等等, 往往需要供应商根据草图或书面的产品描述进行试生产。这就需要供应商有足够的对产品要求的领悟能力, 否则很可能生产出的产品不合要求或者完全不能用。不但耽误了采购企业的做货时间, 也浪费了生产资源。

在传统采购模式中, 一般是多头采购。供应商的选择可以有很多种, 对采购企业来说, 更换不合格的供应商是优胜劣汰的自然选择, 但频繁更换供应商不但会消耗企业的能源、更会使采购的产品质量参差不齐, 影响下一阶段的生产。

供应商的研发能力就是供应商的成长性。在科技日新月异的今天, 固步自封可能能够保全一时, 但终归是要被淘汰的。为了保证产品和公司不被淘汰, 供应商的研发能力起着至关重要的作用。能够提供具有先进创新能力、且处于行业领先产品, 甚至无可替代的供应商一般叫做“战略供应商”, 这类供应商对采购企业的地位举足轻重。他们的产品甚至能直接导致采购企业的生死存亡或利润的高低。

虽然不能提供独一无二的产品, 但是综合供应商的供货能力、对产品的理解力、产品价格、产品质量、出货守时性、人员管理、服务来说, 都比同类供应商更优秀的供应商称为“优先考虑供应商”。和这一类的供应商合作, 是每一个采购企业都乐意而为的。这类供应商往往有良好领悟力和优秀的执行力, 更高层次的“优先考虑供应商”甚至能为采购企业想得更多, 提前发现问题、解决问题。

1.4 对产品的考量

产品的考量主要是从质量、性能和价格上。价格永远是采购行为中的焦点。采购企业能够接受的适当价格需要经过对市场价格的考察、多方对比、并经过和合适的供应商议价得出。采购人员和供应商刚开始接触的时候往往得不到真实的合同价格, 这需要与多家供应商长期商谈方能确定。

产品的质量需求是相对于采购企业的定位来说的。不同的产品质量相对不同的产品价格将会给企业带来更多不同接受层面的订单。合格的采购行为是要在产品的价格和质量中取得平衡, 既要价格适中, 又必须质量过关。

对不符合生产要求的产品, 即使价格再低也坚决不能要, 否则在后期的生产销售过程中, 不但可能造成返工、误期, 严重的还会导致客户退货、索赔。但是, 如果在没有前期布局的条件下一味追求高品质, 丧失企业的产品定位, 不但无法打开市场, 甚至有可能丢掉本已开辟的大好局面。

2 采购期

采购期是采购企业前期的市场考察结束, 已选定了适合的供应商、产品, 开始根据终端客户要求, 实施采购行为的阶段。这个阶段主要是与供应商打交道的过程, 选定的供应商的综合素质在此时最淋漓尽致地展现出来, 同时, 在采购前期所未发现的问题也会在与供货商的进一步接触中暴露出来, 采购人员需要对新供货商进行跟进, 为避免下一次采购出现同样的问题而准备。

2.1 采购行为后期

采购行为后期主要是指采购结束后, 产品发往终端客户手中, 并获取客户回馈的阶段。采购的完成, 并不代表采购行为的结束。采购后期的客户满意程度直接表明采购行为是成功还是失败。终端客户对产品的态度也决定了采购前期对产品、供应商选择的正确与否, 采购人员要通过采购后期的反馈来修正下次的采购行为。采购人员为提高供货商的配合度, 可将客户对产品的反馈转给供货商共同商讨。

在工程的采购中, 采购行为后期还包括工程的完成顺利度, 以及工程现场的配合程度。

2.2 采购成本与企业的关系

采购环节每降低1%成本, 企业利润将增加5%～10%。可见采购成本对于一个企业、一个工程来说是何等举足轻重。采购成本主要由以下几方面因素构成:

1) 地域因素

采购前, 目标产品、甚至产品生产链越集中, 越能够节约产品变动、更新换代等信息的汇集时间;在采购行为发生时, 产品集中地的供货商选择性更大, 一旦发生问题, 更换供货商的行为不致会引起后续连锁性的大变动;相对于公司所在地来说, 供货商所在地离采购企业越近, 企业对产品或供货商的可控度越高, 物流成本也相应较低。

2) 产品因素

在采购过程中, 产品的废品率、废料率越大, 直接导致成本越高;同时, 废品率增加也使得返工率增加, 返工成本也直接体现在采购成本中;采购的数量也是构成采购成本的重要因素, 批量生产和科学核算是采购者合理降低采购成本的必要手段。采购人员应该运用科学手段, 准确预估所需的采购数量, 这在原材料计划采购和零库存采购的模式中尤为重要。

3) 市场信息因素

在全球经济和网络经济时代, 及时、全面、准确地掌握分析产品的市场信息, 诸如产品的性能、质量、等级是影响采购成本的关键因素之一。网络采购也越来越成为很多中小企业采购的重要手段之一, 尤其在中小企业的跨国性采购中, 由于地域限制, 实地考察的目的往往无法实现, 或因时间所限, 实地考察无法面面俱到, 那么通过所能够得到的一切信息, 包括对网络信息进行分析, 进而获得所需的资料就成为采购企业非常重要采购的途径之一。

4) 物流因素

在考虑到经济性、时效性、安全性及客户要求的前提下, 正确选择合适的物流运送方式是影响到采购成本的因素之一。

5) 仓储因素

仓储涉及到人力、物力、财力的占用, 这在采购成本中也占有不可忽视的部分。如何最大限度地降低仓储率, 需要科学的计算和对各个环节的统筹规划。仓储过程中的损耗包括折旧、损坏等都将成为采购成本的一部分。

在新型采购模式中, 零库存采购, 亦称“JIT采购”是由日本丰田公司发起, 讲求各部门的统筹协调, 包括供货商的稳定供应。它通过单一的供货商长期稳定的货源, 小批量、频繁采购, 通过减少采购前期的行为来减少选择供应商的成本, 再通过频次较高的小批量采购降低大批货物囤积、仓储的成本。同时, 人为提高采购的频次也会适当降低一部分由于意外而产生的缺少原料现象的发生。零仓储的采购模式必须在科学化核算、高度依赖高品质供货商、企业员工的工作精神高度集中的前提下进行, 否则零仓储采购很容易自乱阵脚。

6) 员工的素质因素

采购行为是一个客观主导主观, 最终由主观决定客观的人的行为, 而所有这一切都需要具备一定科学知识、业务能力和丰富经验的采购和仓库管理员工, 随着经济全球化, 采购活动遍布全球, 则更是如此。

企业要重视人才的培养和成长, 建立人才储备机制, 对采购员工进行必要的专业培训, 同时在员工内部形成竞争机制, 提高采购效率。

3 采购的管理

采购管理不仅仅是对采购行为的管理, 它包括采购计划生成、采购执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程, 对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督, 实现对企业采购活动执行过程的科学化管理。这不但涉及到企业的采购部门, 还涉及到仓储、品管、财务、销售等各个方面。综合采购对企业的重要性, 采购的管理对企业健康发展起着决定性作用。

3.1 对采购人员的管理

采购归根结底是对信息的综合处理和分析的过程, 其中主观因素占了很大作用。为减少因主观因素, 甚至是无关因素的干扰, 对采购部门的采购往来进行电脑系统化采购流程管理是非常必要的。通过对市场的调研, 招投标公开透明地确定采购价格是减少人为因素的途径之一。

3.2 信息共享

由于采购环节所牵连的部门较多, 优化采购流程, 实现信息共享可以使各个孤立的部门都了解到企业目标, 整合企业资源。在共同的目标下, 采购后期的成本会大大降低, 包括在采购行为结束后的销售环节, 采购人员可以直接从销售部门得到第一手的客户要求, 直接指导采购人员的二次采购。通过各部门的共同努力, 采购不但影响着企业的其他部门, 也通过企业的其他部门的反馈, 不断修正, 共同提高。

3.3 采购手法的选择

不同的企业, 如生产型企业、贸易型企业等都有不同的采购要求和渠道, 选择适合的采购手法是企业需要进行的重要决策之一。除本文粗略涉及的几种较为成熟的采购模式之外, 集中采购和分散采购、现货采购和远期合同采购、招标采购和网上采购都可以灵活运用, 以期降低采购成本, 减少采购企业的自身风险。

摘要：文章主要从采购行为、采购成本和采购管理3个方面, 简单剖析了采购所涉及的各方面因素, 阐述了生产企业中采购部门和采购人员需要重视及关注的问题。在网络社会中, 采购也要适应时代潮流, 从传统采购形式发展开, 运用更多的先进手段达到缩减企业成本、提高采购效率的目的。

关键词：采购行为,采购成本,采购管理

参考文献

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采购管理制度 篇2

度

机关物资采购管理制度

第一章 总 则

第一条 为进一步加强物资采购管理工作，规范物资采购行为，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《东莞市政府集中采购目录及政府采购限额标准》，结合我局实际，制定本办法。

第二条 局机关、各直属单位所有物资的采购均适用本办法。

本办法所称物资采购，是指局机关、各直属单位用财政性及自有资金，通过购买、租赁等方式，获取货物、工程和服务的行为。

第三条 物资采购应当公开、公平、公正，遵循竞争、择优、效益的原则。

第二章 物资采购的组织

第四条 局机关成立物资采购工作小组，由局长任组长，分管副局长和纪检组长任副组长，成员由局办公室、计划财务科、人事监察科和各业务科室主要负责人组成。各直属单位要相应成立物资采购工作小组，负责本单位的物资采购和管理工作。

第五条 物资采购工作小组负责本单位采购计划的审定，组织实施采购事项。

第三章 物资采购程序

第六条 物资使用部门应在每年的9月份前，向本单位物资管理部门，提出次年的物资采购计划，由单位物资管理部门汇总初审后，报物资采购工作小组审定。

物资采购计划应当包括采购项目 的性质、用途、数量、技术规格等内容。

第七条 物资采购计划经物资采购工作小组审定后，由财务部门列入下一年度的财政预算计划。

第八条 物资采购工作小组依据预算批复，负责组织实施物资采购，物资使用部门参与采购本部门采购项目的全过程。

第九条 办公室负责物资采购合同的签订，由物资采购工作小组组长签字确认后交财务部门办理付款事项。

第十条 物资由办公室及使用部门派员共同验收。验收合格后由办公室登记入库管理，财务部门登记入帐。

第四章 物资采购方式

第十二条 货物、服务、建设工程、其他工程类项目单项或同类批量价值50万元以上的，实行集中采购；15万元以上至50万元以下的，实行部门集中采购；15万元以下的，实行分散采购。

200万元以下的摄影摄像器材、空气调节设备、计算机、打印机、复印机、速印机、投影机、各类应用软件、办公自动化软件、纸张、印刷、服务器；10台以下汽车；50万元以下的工程造价咨询等采购项目，实行协议供货。

第十三条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：

具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

第十四条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：

招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

采用招标所需时间不能满足紧急需要的；

不能事先计算出价格总额的。

只能从唯一供应商处采购的；

发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

必须保持原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第十六条 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。

第十七条 具体的物资采购方式以市采购办审定的为准。

第五章 物资采购监督

第十八条 物资采购必须严格执行采购工作程序，做到“集体领导、公平竞争、择优选购”。

第十九条 对物资采购过程中出现的幕后交易、暗箱操作、虚假招标、投标人相互串通的欺诈行为和行贿受贿行为，按照有关法律法规、党纪政纪的具体规定处理。

第二十条 供应商有下列情形之一的，中标、成交无效。

提供虚假材料谋取中标、成交的；

采购管理制度 篇3

关键词：战略采购采购成本

0引言

当前，企业正处于高度竞争且高速变化的环境之中，而竞争使行业平均利润下降。企业依靠销售和生产环节树立或维持持续竞争优势越来越困难；而多年来一直被忽视的采购领域尚有操作和发展空间。采购是企业的成本中心，企业有效地通过战略采购降低采购的总体拥有成本、整合供应商能力将成为领先企业持续降低采购成本，提高竞争优势的重要来源。传统采购的重点放在如何和供应商行商业交易的活动上，特点是比较重视交易过程的供应商价格比较，通过供应商的竞争，从中选择价格最低的作为合作者。传统的采购仍然是以价格作为业绩指标的一项评判职能，同时在与供应商的互动及合作中采购方也偏于被动。

战略采购是指在公司战略指导下进行的，计划、实施、评价和控制战略性和操作性采购决策的动态循环过程；是以采购部门为主、公司高层支持、其他职能部门协助、供应商配合行使的，通过对供应商的有效管理，控制采购总体拥有成本，为公司战略制定部门提供战略信息，为其他职能部门提供战略物资的行为总和，其根本目的是提高公司实现长期目标的能力。

影响采购前景的各种发展趋势对企业的采购职能提出了挑战，要求企业必须关注战略采购的价值，这就需要做到：①将采购的战略和企业及其他业务部门的战略紧密结合：②与关键供应商建立起战略性的合作伙伴关系；③将采购重点从降低采购价格转向降低与采购相关的总成本。

从中我们发现，企业战略采购的正确决策与否将直接导致企业的成本是否获得节约，节约的这部分成本不仅包括采购成本，而且还包括采购的商品在储存、使用和报废处置过程中所耗费的成本。

传统的采购模式存在下列问题：①没有明确的采购策略，供需双方都不进行有效的信息沟通，互相封锁，采购成了一种盲目行为，缺乏采购需求分析、供应商的培养等；②没有注重长期供应商关系管理，供需关系是临时的或短期的合作关系，而且竞争多于合作，只关注谈判和一味压价；③没有把采购管理上升到战略性高度考虑，无法对供应商产品质量、交货期进行事前控制，经济纠纷不断：④利益驱动，暗箱操作，舍好求次、舍贱求贵、舍近求远：⑤集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化：⑥缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析和智能化决策。

1实施战略采购应采取的对策

如何实施战略采购，不同的企业会有不同的方法。我们则从身边的实际出发，采取了以下对策：

1.1构筑采购战略在企业的采购政策中要确定采购目标：以统一的采购标准和程序，先进的信息管理手段，高素质的职工队伍为基础，以国际先进的管理水平为参照目标，以集中采购、同步采购、双赢为战略手段，在产品开发、质量、价格、物流四个方面实现最佳采购供应链，用产品开发能力、质量保证能力为客户提供最大的价值，用合理的价格、最低的储备和运输成本实现企业的效益最大化。如图1，其主要是通过一系列的分析步骤，建立了两大核心数据库供应商数据库和绩效评估模型库。

而集中采购无论是在成本、运营还是战略上，都有其独特的优势，如图2，通过采购量的集中来提高议价能力，降低单位采购成本，这是一种基本的战略采购方式。

1.2建立采购总成本模型总成本建模是公认的非常重要的采购技能之一，其重要性对所有的产品都是重要的，任何一个正确采购决策不只是单纯考虑商品的采购价格，建立采购总成本模型，所包含的因素除了价格外，还要考虑运输费用、质量成本、库存维护成本等。

在战略总成本建模中，采购管理者首先应当考虑的是采购品种的分类，通过深入分析原材料的供应市场，全面收集供应商的数据信息，并在此基础上制订采购策略。总成本建模是战略采购中最重要的组织能力，对采购过程的一切活动，从制定战略到简化设计、改善供应商的成本和降低采购成本奠定了基础。

战略采购实施中的很重要的一步就是对采购的环境进行分析，需要对企业的采购件进行分类，筛选出企业需要进行严格管理和控制的采购件，常用的方法有ABC分类法，我们是按照其与供应商的关系的性质和密切性程度来讲采购品种分成四类的，如图3中，是根据采购量和采购品种对企业生产的重要程度，将企业的采购品种分为四类。战略采购中重点关注的是对Ⅰ、Ⅱ类采购品种。

1.3建立和维持与供应商的长期合作关系战略采购的一个基本思想就是采购和供应双方共同努力寻找节省资金的机会，这将比任何一个单方面的努力都更为有效。通过总成本建模，双方通过识别成本要素和驱动要素可以使共同的努力集中在某些关键的环节。创建采购战略，就是与供应商一道来对未来的发展做出规划，并为在双方的关系发展创造长期价值而努力。建立并维持供应商关系需要做到相互依赖和目标一致，建立有效和及时的信息沟通渠道，签订战略合作文件和协议。战略采购是企业采购的发展方向和必然趋势，在企业创业之初由于采购数量和种类的限制，战略采购的优势并不明显，但在企业向更高层次和更大规模发展的过程中优势会日益明显。

2实施战略采购的方法

2.1按照战略采购策略，实施比质比价管理，降低采购成本。按照战略采购策略，优化采购流程就是将产品主体材料的“采购量”和“采购价格”这两个硬的客观影响采购成本的因素进行优化之后，进一步将成本降低空间转向软的管理优化方面。以最低的价格采购到最好的物资。

2.2依据战略采购策略，建立供应商价格档案和价格评价体系，控制采购成本。对产品主体材料的供应商建立价格档案，对每一批采购材料的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。对产品主体材料，建立价格评价体系，收集有关的价格政策、价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新，实行动态管理，实施全程监控，有效控制了采购成本。

2.3运用战略采购的原则，在事实和数据信息基础上与供应商进行协商。战略采购过程不仅仅是与供应商的简单谈判，而应该是一个商业协商的过程。在这个过程中需要通过总成本分析，对供应商的评估及市场调研等为协商提供有力的事实和数据信息，帮助企业认识自身的议价优势，从而掌握整个协商进程的主动权。

2.4与产品主料的供应商构建双赢的战略合作伙伴关系。双赢的理念一般很少用在采购中，更多的企业管理者都喜欢单赢。事实上双赢是“放之四海而皆准”的真理，它在战略采购中是不可缺少的因素，许多知名企业一般都建立了供应商评估与激励机制，通过与供应商长期稳定的合作，确立双赢的合作基准，取得了非常好的效果。

战略采购是一种系统性的、以数据分析为基础的采购方法。它要求企业确切了解外部供应市场状况及内部需求，通过对供应商生产能力及市场条件的了解，企业可以战略性地将竞争引入供应机制和体系以降低采购费用。现代企业应该建立起战略采购系统以降低成本。它在企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理中起着极其重要的作用。

3随着战略采购工作不断向深度发展，其经济效益不言而喻。社会效益也日益显现

3.1为集团公司提高流动资金的使用效益随着集团公司改革改制的深化，必须注重支出的使用效益。实施战略采购本身就是加强财务支出管理的一项制度，把集团公司有限的流动资金用在刀刃上，提高了采购资金的节约率，规范流动资金的使用管理，提高了流动资金的使用效益。

3.2有效地促进了反腐倡廉工战略采购工作实施以来，由于建立健全了采购制度，规范了集团公司采购行为，规范了产品主辅原材料采购的运行机制，提高了采购的透明度。有效促进了党风廉政建设工作，从源头上防范了腐败行为的发生，促进了廉政建设工作。

3.3队伍建设得到加强随着战略采购实施的不断深入，各种新的矛盾和问题不断出现，对集团公司采购人员的素质提出了更高的要求，为适应社会发展的需要，采购人员就要不断加强学习，开拓创新，积极进取，苦练内功，强化素质，牢固树立了正确的人生观、世界观和价值观，提高了思想品德和业务素质，增强了依法采购、规范采购和廉洁采购的自觉性，树立了集团公司采购队伍的良好形象。

采购管理制度 篇4

采购管理是企业管理中的重要环节。提高电网企业采购管理水平可以降低企业的经营成本, 增强企业的竞争力, 提高企业的经济效益。提高电网企业采购管理水平就必须有良好的企业内部运作机制, 电网企业在物资采购管理过程中对组织结构设置方面并不完善, 对内部人员的职责、岗位规范及工作标准也没有具体明确的定义, 而职责分工和明确定义有助于防止各种有意或者无意的错误。采购流程的控制和优化采购流程可以引导人员的行为, 改善企业对采购活动的统筹控制。

1 电网企业采购管理现状分析

近年来, 电网企业不断加强对物资采购的管理, 贯彻物资集约化管理的思想, 但是在探索的道路上难免会出现问题。国家电网目前颁布的文件中对物资采购过程中的各部门职责分工安排较为零散, 没有形成一个系统的分配体系, 而且并没有对采购活动整体做一个明确的流程划分, 导致员工对自己的职责认知不清, 并没有完全尽到自己应尽的责任。虽然所有的工作人员都在按照规定进行物资采购, 但是由于分工不明确, 各自对自己的职责没有认识清楚, 往往造成部分工作重复或者部分工作遗漏, 采购行为不当引起的后果没有相应的人负责, 难以提高采购管理水平, 这与电力企业的发展趋势和战略目标不符。再者, 企业并没有专门的组织进行协调和引导物资采购, 很容易导致问题的发生或者发生问题后得不到及时的解决。

寻源-采购“两段式”采购管理模式的目的就是解决上述电网企业中存在的问题。寻源-采购“两段式”采购管理模式是指将采购活动划分为前期的规划准备阶段和后期的实施阶段, 采购人员根据寻源阶段的研究成果进行采购。寻源阶段的具体做法是在物资管理部门统一管理下, 按专业设立不同的采购专业委员会, 采购专业委员会应用供应商评估结果, 拟定采购策略, 由物资管理部门依法通过招标或其他采购方式, 选定合作供应商;采购阶段则是根据物资需求完成谈判、定价, 实现战术采购向战术采购与战略采购相结合的转变。寻源-采购“两段式”采购管理模式的运作流程可划分为寻找供应商, 收集供应商信息, 评价供应商, 拟定采购策略, 供应商确定和采购实施六个部分。

2 寻源-采购“两段式”采购管理模式构建

2.1 寻源阶段的内容

从图1可以看出寻源阶段的工作包括五个过程, 即寻找供应商、收集供应商信息、对供应商做出评价、拟定采购策略和确定供应商。

(1) 寻找供应商。不同种类物资的特性以及重要程度有所不同, 招投标管理中心在遵守招投标法规的基础上针对物资重要程度和特性选择合适的途径寻找供应商。

(2) 供应商信息收集。电网企业通过供应商提供的资料、存档资料及与某供应商合作过的公司及同行业其他供应商提供的资料及时且全面地收集供应商资料。

(3) 供应商评价供应商评价的目的就是在众多供应商中选择最优的供应商为电网企业服务。供应商评价工作从源头上对工程项目质量加以监控。由于大部分电网物资通过招标方式进行采购, 所以下面仅讨论招投标过程中供应商评价流程, 见图2。

首先公司招投标管理中心受理集中规模招标采购的供应商的评价申请并编制评估方案。物资部 (招投标管理中心) 成立供应商评价工作组, 评价工作组负责具体的供应商评价工作, 如组织相关专家对供应商资质进行审核, 推荐合格供应商名单等。待合格供应商名单通过审核后, 省物资供应公司整理资料并将合格供应商按照产品类别、档次归档保存和等级动态管理, 安全监察部、相关技术部门以及省物资供应公司等对供应商及其产品在建设、运行阶段的情况上报至公司招投标管理中心, 招投标管理中心出具评价初步意见并通过公司主管领导的审核后报国网公司备案。供应商评价工作结束后, 安全监察部门、专业技术管理部门、项目管理部门和监造服务机构负责对供应商在履约期间的行为和供应的产品情况进行反馈。招投标管理中心收集对供应商的所有反馈信息和评估结果并对供应商的不良行为进行处理和对其升降级管理。监督部门在招标领导小组的领导下按照相关规定对供应商评价过程严格进行监督。

(4) 拟定采购策略。寻源阶段工作的最终目的是根据供应商评价结果拟定采购策略等相关内容, 具体工作由采购专业委员会负责实施。采购专业委员会选择物资采购方式和供应商并制定合适的采购策略, 指导采购工作的实施。

(1) 采购专业委员会组成。

采购专业委员会按专业分为技术、财务审计、营销、法律和督查专业委员会, 采购专业委员会不是一个固定的组织, 只在需要的时候召集成员参与策略制定, 采购专业委员会归管于招投标管理中心。

(2) 采购策略拟定流程。

拟定采购策略的过程可分为图3所示的五个流程:

采购专业委员收集采购策略需要收集的资料, 如供需量数据和年度物资需求计划等相关资料由物资部提供, 各部门需配合资料收集工作。营销部门参与人员根据产品需求计划和供需量等相关资料对所需物资的市场形势进行分析。各采购专业委员会成员根据物资技术特性, 供应商评价结果, 市场形势分析表等信息发表专业意见, 委员会负责人协调各方意见, 使形成的总策略达到全局最优。拟定采购策略之后, 采购专业委员会将采购策略上报招投标管理中心审批。通过审批后, 招投标管理中心在公司内部信息系统中公布采购策略。

(5) 供应商确定。电网企业选择供应商采取的是以招标为主非招标为辅的采购方式。公司招标采购领导小组是招标和非招标采购工作的领导机构。招标采购领导小组下设若干招标专业工作组, 各专业工作组分别负责招标工作中的招标文件审定、资格预审及评标标准与办法等属于自己专业范围内的部分。

2.2 采购实施阶段的工作内容

寻源阶段结束之后物资部门就需要组织选定供应商签订合同, 到货验收, 物资入库退货。公司物资部负责物资合同的承办管理, 协调处理合同签订、履约变更等重大事项, 由省物资公司具体实施。合同签订之后, 电力公司各项目单位、物资需求部门或单位组织对到货物资质量进行检查和到货验收, 对不符合产品质量规定的物资及验收中的其他问题应及时将情况反映至省物资供应公司, 经省物资供应公司汇总后上报物资部。物资到货验收合格后, 仓储人员清点核对无误后为物资办理相关入库手续。物资供应公司在验收过程中收到不合格物资的反馈后及时通知其供应商退回物资, 并要求供应商限期送货再次进行验收并对其处理和追究违约责任, 所有退货情况记录应并记入档案, 作为评价供应商的依据。

3 结论

物资采购活动是电力建设项目和电网正常运行的主要支撑。提高电网企业的采购管理水平对电网企业的发展有着去足举足轻重的作用, 寻源-采购“两段式”采购管理模式明确了采购工作各阶段的工作内容和职责分工, 不仅能促进物资采购的有效进行, 还可以节省采购时间, 增加物资需求预测的准确性, 减少库存储备, 进而降低成本。通过改进采购管理来增加电力企业效益的潜力还很大, 未来还需要加强对物资采购管理的关注。

参考文献

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采购管理制度 篇5

企业采购管理组织

余忠平

（湖北荆门技师学院 448000）

摘要:通过探讨建立一个完善的采购管理组织机构,对于进行企业采购管理非常重要,保证采购业务工作高效有序的展开;一般企业采购管理组织类型可发分成直线制、直线职能制、事业部制和矩阵制。它们各自有各自的特点。在现在社会主义市场经济条件下,采购管理机制的基础是市场机制,通过市场进行采购。但同在市场机制下,不同的企业由于管理机制不一样,在采购管理上还会出现不同的采购管理机制。

关键词:直线制；直线职能制；事业部制；矩阵制

1.建立采购管理组织的重要性

企业采购管理第一项的工作,就是要建立一个完善的采购管理组织机构。这对于进行企业采购管理非常重要。首先,企业采购管理组织,体现了一种适合企业情况的采购管理机制。采购管理组织一定下来,采购管理的权限、职权范围、审权范围、审批权限、工作内容也就一一规定下来,这有利于采购管理工作的顺利开展。其次,采购管理组织既是企业管理的司令部,又是企业采购业务工作的行动部。就象军队打仗一样,有利于统一指挥,又有利于统一调动、统一行动。可以保证采购业务工作高效有序的开展。

2.采购管理组织基本类型

2.1直线制

直线制是由一个上级直接命令指挥多个下级的一种组织结构形式。总的效果,就是可以最直接有效。提高管理效率。避免踢皮球,不负责任,擦边溜号等低效率的管理。例如,军队中,班长和全班战士之间,排长和班长之间;企业单位科长与科员之间,厂长与车间主任之间,等等,都是一种直线制的管理关系。

直线制除了小企业之外,直线制作为一种基础单元,广泛应用于各种组织结构形式。例如,一个采购供应科,科长和科员的关系,一个

处、处长和科长之间的关系,一个事业部,事业部经理与各个分公司经理之间的关系,都是直线制关系。

2.2直线职能制

直线职能制就是在直线制的基础上,再加上职能制。

直线职能制是在直线制的基础上加大了职能制,相当于直线制的能力扩大,能克服原来直线制管理者受个人能力限制而管理不宽,水大,不深入的缺点,能在职能人员的协助下,可以对下级的管理更宽,更细、更深入。因此,这中管理甚至可以使用于任何大型的,复杂的管理系统。所以现在一般的企业,事业单位,政府机构,最大量采用的管理组织形式就是直线职能制。

2.3事业部制

事业部制就是以某项事业为核心组成的一个从决策到执行管理全过程都齐全,精悍、便捷、高效运行的管理系统。事业部制的基本特点是以事业为核心,管理决策程序小而全,因而运行效率高。这里所谓事业,是指某种专一化的业务职能,如专营某种产品,或者专营某个市场,若者专指某种职能。又如采购部,就是专门采购管理的事业部。它是专门进行采购管理,包含采购有关的各种事务处理,审批,决策在内的一个小而全、效率高的处理组织机构。在这个机构中,权利相对集中,所有的采购事务处理,决策、全部可以在内部解决,避免了跨部处理,逐极上报审批等麻烦手续,可以节约大量处理时间,提高工作效率。事业部直对公司只进行事业部的发展方向,规模、业绩,主要财务,主要人事等进行大方向控制,不参与集体事务的管理和控制。

在事业部里面又可以根据事业部的具体情况采用直线制,直线职能制等机构进行管理。这由事业部部长全权处理,报公司批准即可。

2.4 矩阵制

矩阵制是一种临时性联合组织机构。它是围绕给定的任务(一般是临时性的)由各个方面的人联合组织起来的一个组织机构。

矩阵制的优点,是任务目的想很强,为完成给定的任务组成一个高效率运作,切非常精悍的组织。任务完成之后,又可以解散,实现了组织柔必性化,提高了企业的运作效率,降低了运作成本。

以上是采购管理组织可以采用的几种组织结构形成,企业可以根

据自己具体的情况选择合适的组织结构。

3.采购管理人员素质

为了搞好采购管理,采购管理人员需要有一定的素质要求,长期以来,企业有一种重生产,轻采购的倾向,对于采购人员的素质不太重视。以为采购人员就是出差买东西,只要身体好,脑子嘴巴好使就行了,这种观点是不对的。

当然,不能要求所有的采购管理人员都有同样的素质。不同得人员应当有不同的素质要求。而且,各个企业的采购管理机制不一样,同一个职能人员,在不同的采购管理机制下的要求也不一样。

在所有的采购管理人员中,最重要的是要先好采购主管。他是采购管理班子中最重要得人,担负着企业整个采购管理的策划,决策工作,对企业的采购管理水平有着决定的作用。采购主管应当是在该企业的采购方面有多年的实际经验,对采购业务、采购市场比较熟,同时又对企业生产比较熟,还具有一定组织管理能力的人。也就是要既懂采购、又懂生产,又有组织管理能力。

需求分析员,市场分析与供应商管理员、采购计划员、进货管理员、质量管理员、库存管理员、采购统计员、财务与成本核算员和采购员等,都可以争取成为采购工程师。对他们的要求,除了政治素质以外,特别果在各自的专业方面有一个严格的要求。根据业务水平评定从助理工程师、工程师、到高级工程师等不同职称的等级。

秘书,可以按公务员的要求来考虑其素质。要求文书能力强,接待事物处理,脑子灵活,口齿伶俐,相貌端正等。

上面是一般要求,在具体的企业中,可以根据具体情况制定具体的标准。

4.总结

我国企业如何学习、吸取先进企业采购管理理念和经验,改革传统的采购管理模式,加强采购管理,是当前我国广大企业普遍关注和有待解决的热点问题。实践证明,加强采购管理,是企业降低成本的关键环节,是保证商品质量的重要手段,是提高企业敏捷性的重要前提,是增强企业核心竞争力的重要途径。

参考文献:

[1]唐艳,蔡勇 《现代采购管理》 武汉理工大学出版社 2008年12月

阳光采购需制度完善 篇6

2003年1月正式施行《政府采购法》以来，我国政府采购事业取得了突飞猛进的发展。然而，政府采购领域问题频发，暴露出我国政府采购制度仍然存在漏洞。政府采购制度作为公共财政制度的重要组成部分，其理论与实践均发源于西方发达国家，对比国外政府采购的实践，以本案例为例，我们来分析存在哪些问题：

首先，政府预算制度不完善。《政府采购法》第六条规定：政府采购应当严格按照批准的预算执行。虽然目前政府采购预算已作为专项列入每年各单位的财政预算，但是我国的财政预算管理过于粗放，不够细化，结果各单位的预算到底花在什么地方，监管部门也不清楚。而美国，有细化的预算制度、具体操作流程和责任部门，政府的每一笔预算、花的每一分钱，都要经过议会的审核，严格把关。

其次，政府采购缺乏相关配置标准。财政预算获批之后，采购人提出合理需求并撰写采购文件。尽管“采购人擅自提高采购标准”的惩处早有明文规定，但是实际操作中，由于有关部门并未出台相关配置标准，采购人的需求是否合理无据可依，结果是想买什么就买什么。美国联邦政府则出台了政府办公人员配备标准，不同级别有不同要求，并且严格执行，不得超标；连公务招待都有明确标准，每人不得超过15美元。当然，按照现行的政府采购法律要求，采购代理机构负责审核采购人撰写的标书和需求是否合理，即本案中的抚顺市政府采购中心。但是，政府采购中心由于没有标准可依，也不敢随便得罪采购人，最后一道关口形同虚设。

再次，有法不依，监管不到位。财政部颁发的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十一条规定：招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。然而，本案的采购公告中明显指明品牌，除苹果公司的iPod touch4之外，此则招标公告的其他物品也指名道姓，这样公然违法的采购文件竟然堂而皇之地挂在了政府采购网站上，无人过问。不是没有法律，而是有法不依。而在美国违法必究的理念深入人心，近日美国纽约州长收受五张球票，都被罚款6万美元。近年来我国政府采购领域暴露的诸多问题，与监管不到位密切相关。

最后，采购暂停和中止制度缺失。《政府采购法》第七十一条第六款规定：中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；应责令 采购人、采购代理机构限期改正，给予警告，可以并处罚款。本案发生后，抚顺市财政局表示，尽管已经在2010年12月17日发布了中标公告，但还没有和供货商签署正式协议，也没有付款，目前已经中止了这次采购。在目前法律框架下，由于没有明确的采购暂停和中止制度，采购人单方面中止采购有违法之嫌。在欧盟和英国的政府采购法律中，对于哪些情况适用采购暂停、哪些条件可以中止采购行为、暂停或中止后的相关责任等都有非常明确的规定，形成一套完整的制度。我国也应该尽快制定相关规定予以明确，以解决政府采购实践中可能发生的各种情形。

采购管理制度 篇7

1 影响企业物资采购成本的因素

企业物资采购是一项综合性较强的活动, 一般是从采购物资需求的提出到物资到位、物资使用的全过程。物资采购的成本具有多样性和动态性特征, 然而影响企业物资采购成本的因素主要有采购价格、采购数量、运输方式、存储方式、采购策略和员工素质6个方面。

物资采购的价格是企业成本及费用的重要组成内容, 也是决定采购成本高低的关键性因素。物资采购的数量一般是建立在批量生产, 以及科学的物品核算和物资储备之上的, 企业要对采购的数量进行科学的预算, 因为采购数量是影响采购成本的一个重要因素。物资采购的运输要花一定的费用, 因此, 选择何种运输方式也成为物资采购成本的影响因素, 以最低的运输费用、最短的运输时间、及时准确的将物资运送到指定的位置是控制采购成本的重要因素之一。另外, 物资的储存方式也对物资采购成本有着非常重要的作用。选择合理的储存方式能节约人力、财力, 减少对资金的占用。在市场环境下, 物资采购的成本也与整个采购策略息息相关。一般情况下, 具有预见性、灵活性的采购策略是有效控制采购成本的重要因素。除此之外, 员工的素质也在一定程度上影响着物资采购的成本, 高素质, 并且具有较强业务能力, 具有采购经验的采购团队, 能更好地贯彻执行采购任务。

2 加强采购管理, 降低采购成本的措施

2.1 制订科学、合理的采购计划

制订科学、合理的采购计划, 加强物资的计划管理。在企业物资采购之前, 一定要制订合理的采购计划。俗话说, “凡事预则立, 不预则废”。制订具体的采购计划非常重要, 结合企业物资库存的情况, 制订科学的物资采购计划, 包括采购的品种、预算的价格以及物资到货的时间等, 对企业组织内部较为缺乏的资源进行合理的配置。在具体的采购计划中, 一定要做好采购成本的预算, 对采购的资金进行合理的分配与规划, 保证采购资金能在一定的范围内有浮动的空间。

另外, 要对物资采购的各项计划进行有效的管理, 建立健全企业物资采购计划的相关管理制度, 明确相关部门工作人员的责任和权利, 在规定的时间内要进行统一的物资采购计划申请及上报, 对物资储备情况进行及时的检查与分析, 制订详细、切实可行的采购计划, 完善采购计划制订的程序, 做好采购计划制订前的需求分析, 按时制订计划, 及时上报, 并申请具体采购技术的实施, 通过审批后及时办理请购手续, 确保采购计划从制订到实施的顺利开展。

2.2 采用多种采购方式

对物资采购的方式进行合理选择, 丰富物资的采购方式, 通过公开招标、有限竞争性招标、询价采购等多种形式采购, 也可以将多种不同的招标方式进行科学、合理的组合, 在具体的采购过程中使用。不同采购方式的运用, 能从不同程度上控制整个采购的价格, 从而提高物资采购的效率, 保证采购工作的质量, 降低企业物资采购的成本。

2.3 选择经济、合理的物资供应商

在企业物资采购中, 对供应商的选择十分重要, 供应商是整个物资采购管理中的重要组成部分。一般情况下, 企业要在公平竞争的原则下给予符合条件的不同供应商以相同的竞争机会, 将物资采购置于市场经济的环境下, 使其获得更好的发展。另外, 也能对采购的成本进行有效的控制。值得注意的是, 在对供应商进行选择时, 一定要控制其数量, 考虑不同供应商的采购价格、运输成本等, 要尽量避免出现单一的供货渠道, 要确保采购供应商的及时性, 也要保证其供应物资的质量, 控制采购的支出。

2.4 提高采购人员的业务水平

企业物资采购不仅仅是简单的购买行为, 而是一项专业性较强的技术。采购人员一定要熟悉具体的业务流程, 具备较强的业务能力及专业素质。要求采购人员要全面掌握企业的采购政策, 以及对采购质量等要求的书面程序, 并在具体的工作中严格执行;要随时了解市场, 掌握计算机信息技术, 有专业的基本功, 对采购的物品要有一定的鉴别力;对理化特征、判断质量好坏的标准的了解要非常深入, 保证采购的物资质量上乘, 价格合理, 物资到货及时, 从多个方面控制采购成本。

要切实提高采购人员的业务水平及职业素质, 定期开展相关知识技能的培训, 使员工掌握全新的采购技能。在具体的采购工作中, 及时监控, 提高企业物资采购工作的效率及质量。

3 结束语

在市场经济不断发展的今天, 对企业物资采购的管理显得尤为重要。加强企业物资采购的管理, 应该在制订合理的物资采购计划基础之上, 利用丰富多样的采购方式, 选择经济、合理的采购供应商, 获得质量可靠的物资, 及时、高效的物资运输, 有效控制物资采购的总成本。另外, 要采用不同的形式提高采购人员的业务能力, 使其具备采购工作中需要的专业性技能, 具有良好的物资采购方面的业务素质, 全面提升采购工作的质量和效率, 推动企业发展。

摘要：在具体的企业管理中, 加强物资采购管理, 有效降低采购成本, 可以实现企业效益的最大化。因此, 对物资采购的分析和探讨成为当下企业经营管理中的热点问题。对影响物资采购的因素进行了分析, 探究了加强物资采购管理, 降低企业采购成本的具体方法与措施, 力求为企业的经营管理提供有效的参考。

关键词：物资采购,采购成本,采购计划,采购方式

参考文献

[1]朱国华.加强物资采购管理降低企业采购成本[J].太原城市职业技术学院学报, 2011 (05) :74-75.

[2]蒋文贤, 林捷.以精细化管理为抓手降低企业物资采购成本[J].经营管理者, 2014 (06) :170-171.

[3]尹力.抓好企业物资采购管理降低企业成本[J].新疆有色金属, 2014 (02) :101-102.

采购管理制度 篇8

一、高职院校采购管理的依据

政府采购制度不仅是指政府机关的采购办法, 而且是所有使用财政性资金进行采购的单位必须遵循的经济法规。1999年中国人大通过《招投标法》。同年财政部颁布《政府采购暂行办法》。2002年人大又通过了《政府采购法》。在这些法规中国家明确规定了“各级国家机关, 实行预算管理的事业单位和社会团体使用财政性资金办理”的采购, 都要执行政府采购法。高职院校作为事业单位, 发展事业的主体资金靠政府拨款, 所需要的教学、科研、行政办公、基本建设的设备和物资的采购毫无疑义都必须执行政府采购法。

政府采购法作为国家经济管理一项政策法规, 国家规定有集中采购目录和采购限额标准。一般是国家管理大项目, 地方 (单位) 管理小项目。高职院校作为采购主体、采购人, 对应“纳入集中采购目录的政府采购项目”, 依法“必须委托集中采购机构代理采购”, 同时应依照政府采购法规的有关政策, 结合学校具体的实际情况, 建立适合本校的采购管理办法, 以“加强本部门、本单位采购工作的管理”。因此, 高职院校建立采购管理部门, 归口管理物资采购计划, 规范管理学校各种采购活动是完全必要的。

物资采购一般包括招标采购 (含公开招标和邀请招标) , 竞争性谈判采购, 询价采购和单一来源采购等四种形式。在国家出台的相关法规中, 对这四种采购方式的运作都作出了相应规定。国家采购法的核心是“公开”、和“竞争”。采购项目要公开, 程序要公开、评议要公开, 只有公开才有公平、公正, 只有公开竞争, 才能争取最佳投资效益, 才能杜绝学校资金的损失和浪费。因此, 高职院校采购管理部门重要职责就在于严格执行国家采购的政策和法规, 重点、规范和严格管理好各种采购方式的操作程序, 想方设法地提高投资效益。

二、当前高职院校采购管理中存在的问题

1. 采购预算不准确。

政府采购预算是实施政府采购的依据和前提, 是政府采购计划执行中的核心环节。编制政府采购预算有利于加强政府采购的监督和管理, 有利于提高政府采购的质量和效率。但是, 政府采购面向高职院校推行以来, 预算编制一直是个突出的问题。客观上说, 提前半年甚至一年制定准确而详尽的年度财务预算, 并根据预算编制完整、详细的年度采购计划, 对高职院校来说确实有较大难度。一是高职院校的采购计划往往要根据当年的招生情况来确定;二是高职院校规模大、组织结构层次多、管理权限分散、资金来源广;三是高职院校所需设备技术含量高、品种多、时效强。高职院校是一个知识密集的场所, 由于其所从事的大都是高科技的研制和开发, 因此, 高职院校购置的相关科研设备也是随着技术开发和技术创新而迅速变化着的, 很难提供一个一年甚至是半年内在数量、价格等都准确的采购参数, 在客观上给集中采购预算的编制带来难度。从主观上看, 对政府采购预算的认识不到位。一方面由于《政府采购法》实施时间不久, 宣传力度不够, 原先出台的制度又缺乏刚性, 对采购人没有法律约束力;另一方面是由于中国预算编制滞后, 政府采购预算管理很难实施。不少高职院校政府采购项目的实施往往随意性比较大, 对政府采购预算编制的严肃性、重要性认识不足。还有不少高职院校根本就不参加政府采购的集中采购。

2. 采购的相关制度不完善。目前各高职院校对采购工作

都制定了一系列的规章制度, 这些制度具有一定的可操作性和指导性, 但其涵盖面比较窄, 没有比较详细的对于各采购环节约束的规章制度, 如高职院校采购程序、采购计划申请制度、评标方法规定、供应商资料库、专家评审制度、保密制度、培训制度、绩效考核制度等等, 加上采购中主客观因素的影响, 给采购工作造成不必要的损失。比如评标时价格核定不合理, 评标时只以最低价作为中标价;计划不到位, 多头多次招标;专家不客观等等。又比如, 因为没有相关保密制度的约束, 有些单位购买设备的申请计划在没有送到集中采购部门之前就私自透露给有关系的供应商, 供应商很早就能与制造商联系, 据了解在IT行业, 有的制造商只对首先订货的商家有优费政策, 这样做势必影响采购工作, 难以做到《政府采购法》要求的公开、公平、公正, 也给学校带来经济损失。

3. 采购的相关部门配合协调不力, 缺乏合理有效的监督体系。

采购工作涉及很多部门, 如使用部门、采购部门、财务、监察、审计等, 各部门理应相互配合, 互相履行职责, 互相监督, 但由于没有统一协调的运作机制, 使各部门之间不能相互配合, 遇到困难, 互相推诿、甚至扯皮, 给采购工作带来很多困难。常出现的情况有: (1) 货到后使用部门和验收人员迟迟不验收, 拖延验收时间; (2) 报账手续繁杂, 每一项目要找很多部门领导签字, 而高职院校的特点是大部分领导双肩挑, 任务重, 难以固定在办公室上班, 造成采购人员很大一部分精力用于找领导签字, 报账周期长, 这样供应商迟迟拿不到货款, 只好增加费用, 造成浪费, 有的供应商不了解情况, 总以为采购人员故意拖延时间, 造成误会, 也影响学校的形象, 其实这样对供应商也是不公平的; (3) 有的监督部门不清楚自己的职责, 对如何实施监督, 还没有形成与之相适应的监督管理体系, 从而使得采购工作缺乏有效的监督管理和约束。

三、高职院校采购管理的优化措施

1. 强化预算编制, 落实预算管理。

政府采购预算有利于细化预算, 有利于加强对政府采购的监督和管理, 有利于提高政府采购的质量和效率。高职院校政府采购预算按照《预算法》、《政府采购法》及政府有关部门规定要求, 根据高职院校经费预算制定的政府采购计划, 是实施政府采购的前提和基础。根据《政府采购法》的有关规定, 高职院校要严格科学地编制预算, 合理地细化预算, 将属于政府集中采购范围的采购项目全部编入采购预算, 并严格按照预算执行各项支出。由于高职院校在招生规模、招生专业设置和科研项目建设等方面存在不确定性, 政府在编制集中采购目录时, 应考虑目录设置的科学性、合理性, 同时适当给予学校预算弹性空间;高职院校根据政府集中采购目录的要求, 提前做好项目论证, 制定完整的预算范围, 在编制年度政府采购预算时, 尽可能列明预算科目、采购资金数额、采购资金构成、采购项目、采购数量等内容。

2. 完善规章制度, 建立采购管理体制。

建章立制, 把学校的采购活动都纳入规范化管理轨道, 是高职院校采购管理体系建设的首要条件。随着市场经济和高职院校事业的快速发展, 过去物资供应部门承揽一切采购任务已不符合制度, 也不可能。根据国家采购法和变化情况, 学校建立在校长领导下, 有国资、财务、监察、审计和其他有关部门负责人组成的招标领导小组和按采购项目建立评标小组, 共同完成高职院校的采购任务的体制是可行的。学校采购管理办法要明确高职院校采购管理体系中各职能部门的职责、权限、责任和义务, 要明确采购工作的办事程序。学校采购管理部门要依照规章制度, 加强采购过程管理, 操作程序管理。通过规范的运作最大限度提高投资效益, 防止腐败问题发生, 保护各级干部, 同时保护商家公平竞争权力。

3. 建立科学有效、集中统一的高职院校采购工作的监督体系。

高职院校采购工作的监督是加强党风廉政建设的有效方法措施, 《中国共产党纪律处分条例》条例中多处强调了采购工作的监督。一方面, 学校纪委、审计监察、财务、工会、团委、学生会等部门联合成立统一的有权威的采购监督机构, 根据采购原则、采购计划、采购反馈信息等对采购过程进行监督;根据标的物的采购部门、主管 (使用) 部门等所反馈信息, 对供应商的履约情况进行监督;财务部门根据各单位报账情况对各单位在执行采购的情况进行监督;实行审计监察制度, 监督中标单位是否按中标约定履约, 履约程序是否合法, 履约过程是否规范, 履约档案记录是否真实, 招投标双方是否有违规违法行为等。另一方面, 监督机构在不干预具体采购活动的情况下, 履行好监督管理职能的有效形式, 确保采购项目从立项、编制预算、发布信息、制作招标文件、组成评标委员会到评标、中标、合同的签订和履行都按法律程序执行, 保证所有的采购活动都坚持事前公告、事中公开、事后通报。坚持全过程的监督, “事前监督”, 加强对招标文件公正性的审核;“事中监督”, 加强对招标环节的监督;“事后监督”, 加强对采购合同及付款环节的监督检查, 保证招标活动在“阳光”下操作。

摘要：政府采购是现代市场经济发展的产物。高职院校实行政府采购制度, 对保障资金有效使用, 提高投资效益, 从源头上抑制腐败现象发生具有重要意义。通过对高职院校采购工作的现状及存在问题分析, 提出了优化高职院校采购管理的基本思路与对策。

采购管理制度 篇9

一、高校应紧紧把握政府采购制度运行机制

(一) 推行政府采购制度遵循的原则及程序

在采购活动中必须遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。在采购活动中有明确的政府采购的相关程序。首先采购人提出购置计划、编制预算上报主管部门, 经主管部门审核汇总后, 报同级财政部门;其次财政部门审核、汇总、编制政府采购预算;再是采购人根据财政部门批复的政府采购预算, 提出采购计划;第四政府采购管理部门根据预算和采购人的政府采购计划, 确定采购方式, 批复给采购人;第五采购人根据批复的政府采购计划, 组织或者委托具有政府采购业务代理资格的采购代理机构组织采购, 订立及履行采购合同、验收、预算。

(二) 政府采购组织机构及采购方式

财政部门是政府采购监督管理的职能部门, 依法履行对政府采购活动的监督管理, 按照部门和单位的财政隶属关系, 实行统一领导、分级管理。采购人、采购代理机构是政府采购的执行机构。政府采购的方式有公开招标, 竞争性谈判, 询价, 单一来源及政府监督管理部门认定的其他采购方式等。

(三) 政府采购监督管理

为保证政府采购工作的健康顺利发展, 根基《预算法》、《招投标法》、《合同法》、《审计法》、《政府采购管理暂行办法》、《政府采购运行规程暂行规定》等有关规定。财政、审计、监察等部门要严格按照, 加强对政府采购活动及有关政策、法规执行情况的监督和检查。

二、高校技术物资供应工作的特殊性

高校技术物资工作的根本任务之一是及时为教学、科研提供技术物资保障。高校技术物资供应因各种因素的不确定性而具有一定的特殊性。

(一) 经费来源的多元性及经费到位时间不确定性

高校经费来源有多重渠道, 除由政府财政拨款外, 还有科研经费, 基建经费, 重点学科建设经费, 各级重点实验室建设经费, 事业性收费, 银行贷款, 接受捐赠等。高校经费除政府财政拨款这一渠道可以保证并有规定的时间外, 其他款项都是时有时无, 断断续续, 要根据各方面努力争取的结果而定。争取到的款项, 何时能到位, 没有一个确定的时间。

(二) 技术物资种类的多样性及前沿性

高校所需物资种类繁多, 在高等学校《固定资产分类及编码》一书中所列出的仪器设备各种类就有近万种, 这还不包括各种易耗品和低值品。科学技术发展日新月异, 特别是电子技术产品, 更新换代发展的非常迅速, 科学研究要想跟上时代的步伐, 就需要使用新产品技术;要想培养出具有创新精神专门人才, 发展科学技术文化, 实验室就要有前沿性的技术物资。

(三) 有些技术物资的单一性

有的仪器设备使用面窄, 生产厂家非常少, 甚至独家生产, 形不成竞争, 有的仪器设备不通用, 没有标准的技术指标, 只有根据使用人员提出的技术要求, 厂家组织研制、加工、生产。

三、引入政府采购机制做好技术物资的招标采购各环节工作

自2003年, 我校已把政府采购制度的机制、政府采购制度所遵循的原则、程序、机构管理、监督管理等一套机制引入到学校中来。根据采购物资的特殊性, 周密计划, 科学分类, 制定科学的实施方案。根据东营市政府招标采购有关规定, 严格程序, 落实责任, 做好技术物资的政府招标采购工作。

(一) 严格程序, 落实责任, 做好各环节工作

一是做好建设项目报市财政局审批工作。建设项目立项后, 填写《政府集中采购计划报批及运行程序底稿》, 经财务处、院长审批后, 报市财政局文教科审批, 后报市财政局政府采购办公室, 审批后, 报东营市市级机关政府采购中心进行招标采购。二是做好技术参数及招标文件审核工作。根据政府招标采购程序, 首先在东营市政府采购网进行项目技术参数公示。公示前, 组织各建设项目责任人, 对项目技术参数进行认真细致的核对, 做到准确无误。技术参数公示完成后, 组织对招标文件进行审核。三是做好开标工作。开标是政府招标采购程序中最重要的环节, 按照东营市市级机关政府采购中心要求, 组织各建设单位选派政治素质好、公道正派、责任心强、业务熟练的同志作为招标人代表参与评标。四是做好招标公示与合同签订。

(二) 形成各负其责的制约机制

在技术物资采购工作中, 我校已形成各负其责相互监督的制约体制。针对公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源等不同的采购方式, 都有严密的工作程序和纪律要求。从使用单位的购置计划、组织论证开始, 到仪器设备的验收、报账、使用, 每个环节都有负责人。不论哪个环节出现问题、出现违规操作, 都要追究单位主要负责人和直接负责人的责任。

结束语

截止目前, 我校近3年来采购4326万元的仪器设备, 在工作中没有出现一件差错, 没有发生一件违规事故, 同时节约了20%到30%的资金。实践证明, 引入政府采购制度机制, 规范采购行为, 严格程序, 落实责任, 可以做好高校技术物资采购工作。

参考文献

[1]刘毅军.完善政府采购制度强化政府采购管理.中国政府采购, 2010, 10.

采购管理制度 篇10

绩效考核是绩效管理的关键环节, 绩效考核的成功与否直接影响到整个绩效管理过程的有效性。考评主体对照工作目标或绩效标准, 采用科学的方法, 评定员工的工作任务完成情况、员工的工作职责履行程度和员工的发展情况, 并且将评定结果有效地反馈给员工。只有设置合理的绩效考核指标以及全面的考核体系, 并将其贯彻实施, 才能确保绩效考核的实效性, 否则无论绩效考核体系设计得多么的完美, 如果不付诸实践, 只不过是纸上谈兵。相当于一纸空文, 不起任何作用。

另外, 绩效考核是与组织的战略目标相连的, 它的有效实施将有利于把员工的行为统一到战略目标上来。整个绩效考核体系的有效性还对组织整合人力资源、协调控制员工关系具有重要意义。

一.采购考核的目的

完善的采购绩效考核系统, 更应是一种验证采购活动和采购战略是否与组织战略相一致的方法, 不能只用来监控采购部门业务的操作。采购的绩效考核标准应与公司的业务目标一致, 公司应通过考核评价系统和反馈系统形成适合公司发展的采购方案和采购战略。

二.采购绩效评估指标体系

1. 采购绩效的评估

要想了解采购工作的绩效, 进而对采购过程进行控制, 就必须先了解从哪些方面去衡量绩效。采购工作的原则是以最少的资源消耗实现预定的采购目标, 因而衡量其绩效可以从采购效果和采购效率两个方面着手。其中, 采购效果对应采购工作范围各个环节的运作状况, 而采购效率对应采购部门的工作能力。

(1) 采购效果

采购效果是通过采购流程各个环节的工作能够实现预定目标的程度。

(1) 货物价格与成本

采购价格与成本这个衡量尺度主要涉及两个方面:

采购价格/成本控制。

采购成本降低。

(2) 采购货物质量

(3) 采购物流

这里的采购物流是指采购货物的订货、交货、库存控制等方面的工作。具体说来包括以下活动:

及时、准确的订货控制;

供应商供货可靠性控制;

交货与库存控制。

(2) 采购效率

采购效率是指为了实现预定的采购目标, 控制计划消耗和实际消耗之间的关系, 它直接决定于采购工作的能力。这就与为实现采购目标所需的资源及相关的采购活动有关, 并涉及采购工作组织和管理的各个方面, 组织和管理越规范, 资源的功能发挥得越充分, 采购目标的实现就越有效率。实现采购目标所需的资源包括:

(1) 采购人员。

(2) 采购管理。

(3) 采购程序。

(4) 采购信息系统。

2.采购绩效指标

(1) 价格与成本指标

采购的价格与成本指标包括控制性指标和参考性指标。控制性指标是指展示采购改进过程及成果的指标, 包括采购降价比率、平均付款周期、本地化比率等。

参考性指标是计算采购相关指标的基础, 是展示采购规模、了解采购人员及供应商工作量的指标, 同时也是采购过程进行控制的依据和出发点。

主要包括单个采购人员年采购额、年人均采购额、年采购总额、供应商年平均采购额、各供应商年采购额、各采购物品年度采购基价及年平均采购基价等。

(2) 质量指标

质量指标主要衡量供应商所提供的产品的质量情况及供应商的整体质量水平, 包括产品质量水平和供应商质量体系两个方面:

(1) 产品质量水平 (来料质量水平)

(2) 供应商质量体系

(3) 采购物流指标

采购物流指标主要用来衡量采购物流各环节的工作情况, 包括以下四个方面的指标:

(1) 涉及订货工作的指标, 包括平均订货时间、平均订货规模、最小订货数量、订单变化的接受率、季节性变化接受率、平均订单确认时间等。

(2) 涉及供应商供货的指标, 包括供应商供货可靠性、已交货数量/未交货数量、实行“JIT”的供应商数目与比例、供应商采用MRP (物料需求计划) 或ERP (企业资源计划) 等系统的程度等。

(3) 涉及交货与货物接收的指标, 包括准时交货率、首次交样周期、正常交货周期、交货频率、交货的准确率、平均交货运输时间、在途存货总量、平均报关时间、平均收货时间、平均退货时间、平均退货或补货时间等。

(4) 涉及库存与周转的指标, 包括原材料库存量、库存周期、存货周转率等。

(4) 采购效率指标

采购效率指标是涉及采购组织与管理, 与采购能力相关的指标。

(1) 采购部门人员。主要包括采购部门人数、各项工作分工人数、采购人员年龄、工作年数、受教育程度、平均培训时间、培训计划与实施情况、人才流失率等。

(2) 采购管理。主要包括采购人员时间结构 (在办公室处理事务时间、在外访问供应商时间等及各项时间的比例) 、采购部门人员的考勤、采购部门人员的薪酬制度等, 还包括供应商管理的各项指标。

三.考核系统的开发

企业应开发一个数据库, 用来收集考核所需要的数据。而数据库建成之后的维护也至关重要, 需要投入很多精力。毕竟只有有效分析和整理已经收集到的数据, 才能从中得到准确的信息, 最终用于企业的考核和绩效评估。

四.奖酬反馈体系

1.对于组织内员工的奖酬激励

公司为了使员工行为与采购目标相一致, 促进采购目标的顺利达成, 必须需要恰当的奖酬体系来鼓励员工发展。应有的主要奖酬手段包括:

(1) 员工荣誉激励;

(2) 给予员工更高的薪金或更丰富的福利待遇;

(3) 给予员工更大的决策权;

(4) 让员工有机会职务提升;

(5) 让员工持有本公司的一定股份。

2. 对于供应商的激励措施

制订有效的供应商激励体制, 以使供应商在与公司的长期的合作中保持一定的积极性, 使整个供应链的运作更加顺畅, 最终实现共赢的目标。一般而言, 公司可以采用如下几种激励模式:

(1) 订单激励:给予年度优秀的供应商更大的订单比例和订货批量;

(2) 价格激励:给予供应商相应的价格奖励;

(3) 信息激励:提高和优秀供应商的信息共享程度, 增强双方的合作的透明度, 通过信息共享的提高, 促使双方合作更加顺畅并降低运作成本;

(4) 商誉激励:商誉是是一个企业的无形资产, 是其它企业对公司的评价和公司在公众中的声誉。商誉能反应企业的社会地位。对于优秀的供应商, 公司可以给予肯定及适当的宣传, 这样有助于其提高市场竞争力, 从而增加利润;

(5) 新产品/新技术的共同开发:通过与供应商共同开发新产品/新技术, 可以提高产品开发效率, 缩短开发周期, 使双方配合更紧密, 有利于更好的开拓市场, 降低研发成本。

(6) 淘汰激励:优胜劣汰, 为供应商树立一种危机激励机制, 可使供应商能够跟上企业的迅猛发展并且使供应链的竞争达到较高的水平。

采购管理制度 篇11

关键词：一体化计划 采购计划 计划管理

在核电建设项目中，设备采购费用约占总投资额的60%，因此设备采购管理是核电项目成本控制的重要环节。而设备采购计划作为设备采购工作开展的重要依据，其作用更是不容小觑。核电设备设计计划、设备采购计划、建安三个板块计划相互承接、环环相扣，上游计划的完成情况直接影响下游计划的执行，因此需要将设计、采购、建安计划作为一个整体计划管理，其中核电设备采购计划在一体化计划中充当承上启下的关键角色。本文将从一体化计划的角度对核电设备采购计划板块的管理进行探讨。

一、核电设备采购计划与设计、建安计划的接口管理

基于设备设计、采购、建安一体化计划，设备采购计划需要控制好“输入”和“输出”两方面内容。其中，“输入”是指由上游设计单位所出版的设计文件，包括技术规格书、

设备及材料采购清单、改单、图纸等，这些设计文件是开展采购工作的依据；“输出”是指下游建安单位安装工作所需要的设备及相关文件。而对“输入”和“输出”两方面的管理，又需要从范围、进度、质量等方面进行严格控制，以达到设计文件满足采购需求，采购交付设备满足建安需求的目的，从而实现一体化计划各板块完全匹配的效果。

二、核电设备采购计划管理的内容

核电设备采购计划管理主要包括计划编制及下达、跟踪、升版及调整、再次跟踪直到计划完成。

（一）计划的编制及下达

计划编制是采购工作的开始，计划编制的范围依据是承包合同内的设备和材料范围，时间依据为工程项目二级进度计划以及设计计划和建安计划。采购计划一般包括以下节点：设计文件接收（与设计计划相关联）、发标、收标、评标、合同签署、接口资料提交、加工制造、设备发货、设备到货。设备采购计划编制完成后，需要控制部牵头组织设计部、采购部和施工部各单位共同进行各板块计划匹配性的核查，获得批准及经过会签后，便可正式发布执行。

（二）计划跟踪管理

设备采购计划跟踪管理是对已发布的计划执行情况进行跟踪督促，保证计划得以按时执行完成。在一体化计划中，除了对采购计划内部工作进行跟踪外，还需要对制约采购计划执行的上游设计计划进行跟踪预警。因此，按照执行阶段可将采购计划的跟踪管理划分为四个阶段：设计文件接收阶段、采买阶段、合同执行阶段、到货阶段。下面将对各阶段的具体管理方式进行详细阐述。

1、设计文件接收阶段

设计文件的按时出版与否直接影响到采购工作是否可以按计划启动，为了保证设备采购工作的顺利开展，需要对上游设计文件的按时出版进行有效的预警和催促。一般采购计划管理人员采取提前3个月预警措施，向设计单位催要即将到期的设计文件；对于已逾期出版的设计文件，计划人员需要与设计人员进行沟通预计出版时间，并分析是否可以采取压缩采购周期的措施保证设备按原计划到场，若对于设计文件严重逾期导致设备无法按时到场，需提前向控制部汇报，并要求重新调整计划。

2、采买阶段

接收到设计文件后便可以启动设备采购工作，对此阶段主要控制发标和合同簽署的节点，由计划管理人员跟踪督促，合同负责人负责招投标及合同签署工作。依据发布的采购计划将工作任务分解到每个月中，即编制月度计划，并形成定期反馈机制，每周由合同负责人将月度计划的执行情况反馈给计划管理人员。对于逾期且影响下一阶段接口资料提交的合同，及时向控制部门汇报协调调整接口资料提交计划，对于无法调整的，在合同谈判期间，需要将接口资料相关参数在合同技术附件中锁定，如此，便可消除由于合同签署滞后导致对接口资料提交进度的影响。

3、合同执行阶段

在合同签署完毕后，便进入了合同执行阶段。此阶段计划主要由设备制造进度负责人监督厂家完成。设备负责人需要对厂家提交的设备制造进度计划进行核查，并提交采购部门进行审核签字后方可执行。设备负责人应对厂家制造进度进行全面实时跟踪和控制，并定期汇报制造进展，并分析设备制造过程中可能存在的风险。对于制造拖期但不影响交付的设备，应及时向计划管理人员及直属领导申请调整制造计划，但不得突破采购计划中加工制造完成时间节点；对于影响设备交付的，计划管理人员向控制部门申请调整采购计划，由控制部门进行统一协调。

4、到货阶段

设备到货是采购计划的最后节点。设备按时到货对于建安工作有序开展具有非常关键的作用。在编制计划时设备到货时间根据现场需求时间确定，在后续执行过程中原则上按此时间执行，但是由于核电项目设备系统较多，设备数量巨大，执行过程中到货时间会存在调整。为了尽量减少设备无法按时到货对现场安装的影响，在到货节点的控制上，由到货计划管理人员编制12个月滚动到货计划，根据现场需求及实际加工制造情况每个月升版一次，对于到货有风险的设备，及时汇报制造进度组进行分析控制，通过编制赶工计划及派员驻厂等方式，尽最大努力满足现场需求。

（三）计划升版及调整

一般来讲，设备采购计划在如下两种情形时会进行升版工作：1、二级进度计划升版；2、采购计划发布后累计调整较多。而其它情形下，例如如前所述，在计划跟踪管理阶段，经常需要对采购计划进行调整。

三、采购计划管理过程中常见的几个问题及建议措施

（一）设计、采购、建安计划不匹配

在采购计划编制阶段，组织各板块计划负责单位对各板块计划匹配性进行审核，在执行过程中，由各板块计划管理人员负责跟踪维护计划完成情况，在计划需要调整时，向控制部门发出申请，由控制部门统一对各板块计划进行相应调整。另外，各板块计划在执行过程中，需要定期组织专题会议对计划匹配性进行复核，此项工作可以提前预知存在交货风险的设备，找出风险所在，并将风险及时分散消化，避免造成对安装调试阶段的影响。今后，采购部将继续提前与施工、调试进行计划匹配工作，以期尽早发现风险，识别风险，分散或降低风险，保证工程项目的顺利开展。

（二）设计输入管理不规范、出版滞后的问题

采购过程中经常面临设计输入不全、管理不规范、设计文件出版滞后等问题，造成变更较多、供货范围变化较大，给采购部增加不必要的工作量，同时影响采购工作的有效和及时开展。对此，采购部采取以下方式尽量减少设计问题对采购工作带来的影响。首先，协调设计部门针对所发变更及时出版设计修改通知单，以便采购部及时开展工作；其次，提前1个月向设计预警需要出版的文件，对于设计文件出版滞后的文件，采购部提前做好准备工作，以尽量节省从技术文件接收到启动采购之间的时间，保证设备采购三级进度计划的按时完成。再次，对由于设计施工图出版滞后造成制造周期紧张的设备，为不影响现场安装，采购部编制赶工计划并派专人驻厂监督，尽最大努力满足现场安装需求。最后，对由于设计文件出版滞后造成无法按时到货的设备，采购部及时与施工单位沟通，使其早做准备，将对现场产生的影响降至最小。最后，编制设备采购包对应的适用文件清单，并定期发设计部门确认。

（三）核电设备数量巨大，范围较难控制

设备采购三级进度计划细化到每台设备KKS码，同时将每个采购包的供货范围与规格书（包括升版及变更）、合同文本进行核对确认，以保证对供货范围有清晰的掌控。

参考文献：

[1]任德曦.核电站项目管理.中南大学出版社，2003（8）

[2]陈亮，赵利，张会，王辰宇.基于进度计划的工程项目采购进度管理，2011（2）

[3]陈秋良，阚烁.核电设备采购计划管理，2011（6）

采购预算管理分析 篇12

1.1 预算的作用

一般说来, 预算主要具有以下作用:

1.1.1 保障战略计划和作业计划的执行, 确保组织向良好的方向发展。

1.1.2 协调组织经营资源。

1.1.3 在部门之间合理安排有限资金, 保证资金分配的效率。

1.1.4 通过审批和拨款过程以及差异分析控制支出。

1.1.5 将目前的收入和支出与预算的收入和支出相比较, 对企业的财务状况进行监控。

1.2 预算的种类

不同种类的预算所起的作用也不同。根据时间的长短, 可以将预算分为长期预算和短期预算。长期预算是时间跨度超过一年以上的预算, 主要涉及固定资产的投资问题, 是一种规划性质的资本支出预算。长期预算对企业战略计划的执行有着重要意义, 其编制质量的好坏将直接影响到企业的长期目标是否能够实现, 影响到企业今后较长时间内的发展。企业的短期预算是企业一年内对经营财务等方面所进行的总体规划的说明。短期预算是一种执行预算, 对业务计划的实现影响很大。

根据预算所涉及的范围, 可以将预算分为全面预算和分类预算。全面预算又称为总预算, 是短期预算的一种;涉及到企业的产品或服务的现金收支等各方面的问题。总预算由分类预算综合而成。分类预算多种多样, 有基于具体活动的过程预算, 有各分部门的预算 (对于分部门来说, 这一预算又是总预算, 因此分类预算与总预算的划分是相对的) 。

总预算根据其内容的不同分为财务预算、专门决策预算和业务预算三类。财务预算是指企业在计划期内有关现金收支、经营成果以及财务状况的预算, 主要包括现金预算、预计损益表、预计资产负债表等;专门决策预算是指企业为特定投资决策项目或一次性业务所编制的专门预算, 其目的是为了帮助管理者作出决策;业务预算则是指计划期间日常发生的各种经营性活动的预算, 包括销售预算、成本预算、管理费用预算等。采购预算就是业务预算的一种, 它们的编制将直接影响到企业的直接材料预算、制造费用预算等。

1.3 预算编制流程

以制造业而言, 通常业务部门的行销计划是年度经营计划的起点, 然后生产计划才随之制定。生产预算包括采购预算、直接人工预算及制造费用预算。由此可见, 采购预算乃是采购部门为配合年度的销售预测或生产数量, 对需求的原料、物料、零件等的数量及成本作详实的估计, 以利于整个企业目标的达成。换句话说, 采购预算如果单独编制, 不但缺乏实际的应用价值, 还失去了其他部门的配合, 所以必须以企业整体预算制度为依据。

2 采购预算的编制

2.1 编制采购预算的影响因素

2.1.1 物料标准成本的设定

在编制采购预算时, 因为将来拟购物料的价格不容易预测, 所以多以标准成本替代。若标准成本的设定缺乏过去的采购资料为依据, 也无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合生产成本, 则标准成本的设定就有一定的困难。因此, 标准成本与实际购入价格的差额 (Purchase Price Variance) 会影响采购预算的准确性。

2.1.2 生产效率

生产效率的高低将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低, 会导致原物料的单位耗用量提高, 而使采购预算中的预计数量不能满足生产所需。过的产出率 (Yield Rate) 则会导致经常进行业务更改 (Rework) , 而使零部件的损耗超出正常水平。所以, 当生产效率降低时, 采购预算必须将这部分额外的耗用率计算进去, 才不会发生原材料预算资金的短缺现象。

2.1.3 预期价格

在编制采购预算时, 经常需要对物料价格涨跌幅度、市场景气与否、汇率变动等加以预测, 因为个人主观判断与事实的变化常有差距, 就可能会造成采购预算的偏差。此外, 供应的季节性、最低订购量等因素将使采购数量超过正常的需求数量, 而且企业财务状况的好坏也将影响采购数量 (安全库存量) 的多少以及采购预算 (付款时间) 的准确性。

由于影响采购预算的因素很多, 故采购预算拟订好之后, 必须与产、销部门保持经常的联系, 并针对实际状况作必要的调整与修订, 才能达成维持正常产销活动的目标, 并协助财务部门妥善规划资金的来源。

2.2 编制采购预算的注意事项

为了确保预算能够规划出与企业战略目标相一致的可实现的结果, 必须寻找一种科学的方法来达到这一目标。企业管理者应当与采购部门主管就目标积极开展沟通, 调查要求和期望, 考虑假设条件和参数的变动, 制定劳动力和资金需求计划。

另外, 为了使预算更具灵活性和适应性, 以应对意外事件, 减少预算的失误以及由此带来的损失, 企业在预算过程中应当尽力做到以下几点:

2.2.1 改变绩效评估方式

为了鼓励采购部门提出更具挑战性的预算报告, 企业有必要对采购部门的绩效评估方式进行改善。采购预算是在战略目标框架之内提出的, 在从设置目标到提交预算这一连续的动态过程当中, 不仅要仔细审查影响预算实现的内部不可控因素, 还要详细研究外部不可控因素, 并进一步识别出影响预算实现的关键成功因素。对于那些不可控因素, 人力资源部门在进行业绩评估时必须有所考虑, 并向管理者提出建议。企业的高层管理者必须解决部门主管对绩效评估的后顾之忧, 使他们的预算编制更趋于合理。

2.2.2 采取合理的预算形式

现金流对于企业来说是最重要的, 它是企业脉管中流淌的鲜血。因此, 企业内部各部门所采用的预算形式应把重点放在现金流上而不是收入或利润上。当然, 最佳的预算形式最终还是取决于组织的具体目标。

2.2.3 建立趋势模型

预算讲述的是未来, 所有的代表期望行为的数字都是估计值, 采购预算提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了确保这些数字有最大价值, 应当建立一个趋势模型。模型应以已有的数据资料为基础, 具有时间敏感性, 能够反映出材料需求、市场行情的变化。

2.2.4 用滚动预算的方法

企业经营是一个连续不断的过程, 只是为了使用方便才在时间上对它们进行了划分。为了能够使预算与实际过程更紧密地结合在一起, 预算应尽可能采用滚动的方法, 在制定当期预算的时候应根据实际情况同时对下几期的业务进行预算, 能够保证企业活动在预算上的连续性。预算活动的滚动性, 要求采购部门的管理人员投入大量精力。工作过程可以采取分两步走的方式:第一步是整体思考, 要求管理者从总体战略出发, 勾画出预算的框架, 制定出必要的行动方案, 如果预算结果出现偏差要及时修改;第二步进入细化阶段, 采购部门管理者制定最终预算的细节。

无论是何种类型的预算, 只要满足了上面的要求都可以最大程度地发挥其潜能, 保障组织计划的顺利实施。

摘要：所谓采购预算就是一种用金额来表示的计划, 是将企业未来一定期间经营决策的目标通过数据系统地反映出来, 是对经营决策的具体化和数量化。采购预算的时间范围要与企业的计划期保持一致, 不能过长或过短。长于计划期的预算没有实际意义, 会浪费人力、财力和物力, 而过短的预算则又不能保证计划的顺利执行。企业所能获得的可分配的资金在一定程度上是有限的, 企业的管理者必须通过科学地分配有限的资源, 来提高效率以获得最大的收益。一个良好的企业不仅要赚取合理的利润, 还要保证企业有良好的资金流, 因此, 良好的预算既要注重工作实践, 又要强调财务业绩。