图书档案一体化管理

图书档案一体化管理（精选12篇）

图书档案一体化管理 篇1

引言

图书档案的一体化管理, 是实现资源整合, 提高管理工作质量与效率的关键所在, 从目前我国图书档案事业的发展形势来看, 实现信息化, 数字化是必然的, 而管理理念与管理方式的改革与创新也必将如火如荼的展开, 一体化管理是在建立先进科学技术基础上, 运用更加先进的管理理念, 实现图书与档案的管理体系, 在方便了人们适用于分享的同时, 也实现了自身管理效率与质量的提升, 因此非常值得应用和推广。

一、图书档案—体化管理的必要性

1. 顺应图书馆与档案馆事业的发展

信息技术的高度发展与普及, 标志着我国社会已经进入了信息化时代, 而其最为显著的特征就是各种知识总量的不断增加以及更新, 图书馆、档案馆作为信息记录的主要载体, 其管理工作压力必然会极具猛增, 为了能够顺利时代的发展, 同时又要保障管理工作的质量和效率, 实现图书档案一体化管理是必然的, 这样的管理模式能够实现文献的高度整合, 并促进图书档案管理工作的共同发展。

2.—体化管理可以实现图书与档案的优势互补

(1) 图书档案分化管理存在的弊端。图书与档案在长期的发展中, 会逐渐形成自身的一些优势和特点, 并且这些自身的特点在社会不断演变的过程中, 会越来越明显, 也会更加不适应网络社会的发展, 那么这个时候如果不开展新的创新与改革必然会造成资源的浪费以及查询工作的大量重复, 对于图书、档案资源来说传统的管理模式会带来资源的巨大浪费, 同时也会给查询者带来很多不必要的麻烦。

(2) 现代科学的多元化, 综合化, 使得社会上各种信息更加复杂, 图书馆以及档案馆在馆藏方面各有各的特色与不同, 因此必然存在一定的片面性, 在社会发展过程中, 这种片面性的弊端会更加凸显, 会更加无法适应社会的需求。而一体化管理能够有效的解决这些问题, 能够更好的适应时代的发展, 充分利用网络资源, 才能够网络环境的优势, 实现信息共享, 这样才能够更好的满足时代要求, 在现代化的环境下, 图书档案一体化管理为现代化学科以及信息的整合提供了非常优越的平台。

(3) 在知识经济不断发展以及资源共享的趋势下, 实现图书档案的一体化, 不仅仅能够推动经济的发展, 同时还能够更好的进行知识的分享与优化, 图书与档案之间的联系也会更加紧密, 从而建立了一个良性的沟通网络, 极大的满足了资源共享的序曲, 为广大用户提供了更加全面, 准确的信息资源以及社会财富。

二、档案与图书—体化管理实施的保障

1. 谋发展、顾大局, 建立健全管理体制

高校相关管理部门必须要从图书档案管理的现状出发, 认清目前的局势, 看到信息时代的各方面需求, 明确一体化管理的方向以及趋势, 看到人力统筹的必然性, 只有认识到了这些内容, 才能够看到管理的成效, 才能有更好的发展空间。否则必然会因为缺少相关的理论依据以及指导思想影响了管理发展的脚步。

2. 重人才, 抓建设

人才队伍的建设, 在图书管理一体化发展中非常关键, 建立一支高素质的复合型人才队伍, 不仅可以有效提升管理的效率, 同时也能够确保管理的质量, 避免很多不必要问题的发生。随着科学技术的发展, 网络提供给了人们毫无时间和空间界限的虚拟世界, 而此网络正打破了传统技术条件下地域、时间和行业的限制, 使得立体化的信息共享在技术上成为可能。通过网络可以将不同地点的数字化图书、档案信息互相链接, 实时发布利用, 实现资源共享。因此, 网络技术建设和图书馆、档案馆的数字化平台建设成为了—体化建设和管理的重要基石。

3. 统—标准, 顺应发展

图书档案一体化管理的最终目的就是为了人们服务, 符合时代发展的规律, 因此其各项工作的开展需要有一个统一的标准, 并将发展的需求作为前提, 通过构建完善的网络平台, 实现数字化网站的统一, 建立有效链接与共享, 虽然这些为人们带来了前所未有的体验, 提供了很多便利, 但是实际上现阶段的网络信息资源共享依旧问题重重, 以数字馆藏建设为例, 必须以统一的标准和规范为标尺, 以数字化的信息为基础, 以分布式海量资源库为支撑, 以智能检索技术为手段, 以网络为传输通道, 将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。因此, 只有图书、档案工作统一标准, 才能够实现各种资源的共享与整合, 在不久的将来, 我国档案, 图书领域必然会实现信息的高度整合以及分享, 为人类提供更加便捷的服务。

结束语

图书与档案作为重要的信息资源载体, 在人类生存以及社会发展的过程中充当着不可替代的角色, 为了能够为人们提供更加便捷的服务, 实现信息的整合分享, 我国在图书与档案管理方面一直非常重视, 当然在信息技术高度普及的情况下, 传统图书与档案管理工作中的弊端越发凸显, 在很大程度上制约了图书管理工作的发展, 构建图书、档案一体化管理模式, 成为了目前图书管理工作的发展趋势, 只有认清了这个现实, 才能够真正实现管理工作的可持续发展。

摘要：在网络技术水平不断提高, 办公自动化程度越来越深化的大环境下, 图书档案的管理工作也面临着一场前所未有的改革, 信息化时代的到来, 使得电子书籍以及电子档案更加普及, 使得图书档案管理工作难度更大, 内容更加复杂, 那么为了能够满足人们的需求, 更好的为人们服务, 实现图书档案的一体化管理已经成为了一个不可逆转的趋势, 构建图书档案一体化管理机制, 不仅仅是实现了资源的优化配置, 同时也顺应了时代的发展规律, 本文针对这个问题进行几点分析研究。

关键词：图书馆,档案馆管理,一体化管理

参考文献

[1]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯, 2011 (01) .

[2]徐拥军, 周艳华, 李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯, 2011 (02) .

[3]李东来, 周越.数字图书馆信息资源建设的法律思考[J].现代图书馆情报技术, 2000, (4) .

[4]刘东斌.数字档案馆与数字图书馆的比较研究.档案管理, 2003, (2) .

图书档案一体化管理 篇2

高考刚过，每个学生都会面临所谓热门和冷门专业的选择问题，而现实中也常常出现这样的情况：一些所谓的热门专业，但其就业前景并不乐观;反过来，一些看似冷门的专业却一直是就业市场上的“香饽饽”，图书档案管理(也称为信息资源管理)专业，就属于这样的例子。

专业“遇冷”但就业形势却很好

“图书档案管理专业是我的第二志愿，之所以填写这个专业是听从了父母的建议。当时兴趣是谈不上的，只是了解到这个专业的就业形势还好，所以就接受了，”南开大学级图书档案类学生张哲如此说道。

据调查，在设有该专业的高校中，图书档案管理专业的分数线要求是比较低的，院系中有相当一部分学生是被调剂的。与此同时，其院系专业设置也比较小，人大、南开、川大每年的招生人数分别在60人、30人、50人左右。然而近日，中国教育网盘点十大就业面广的高考专业中，档案学赫然在列。在中国大学生就业蓝皮书中，档案学专业毕业生以95.8%的高就业率排在第十七位。

缺乏认知度是“遇冷”的主要原因

带着疑问，我们采访了中国人民大学、南开大学、四川大学等高校相关学科的教授。他们认为，该专业在考生中尚缺乏一定的知名度和认知度是“遇冷”的主要原因。当看到图书档案管理这样的专业或院系名称时，给人的直观印象是将来在图书馆或档案馆工作。这种印象和许多人对于未来预想的工作状态产生了偏差。

实际上,图书档案管理专业包括图书馆学、档案学和情报学三个二级学科，社会的信息化程度越来越高，各高校都相应增加了计算机应用方面的课程，信息管理与信息系统成为它的一个新二级学科。中国人民大学和四川大学等高校为适应新形势，在世纪之交选择了一个更具概括性的院系名称――信息资源管理学院(系)。

名校“对对碰”

中国人民大学、南开大学和四川大学的信息资源管理专业在全国排名中均位居前十位。拥有60年历史的中国人民大学的档案学专业，拥有完善的学科体系，同时毕业生的就业选择很多。南开大学的图书档案类专业置于商学院之下，拥有较多的商业管理色彩，毕业生进入企业比较有竞争力。四川大学信息资源管理系在西南地区首屈一指，想攻读硕士博士的同学不妨考虑。

二、图书档案管理专业就业方向

图书档案一体化管理 篇3

【关键词】 图书 情报 档案 管理

1.图书、情报、档案是具有同源性的相关信息学科

图书、情报、档案是三门相关的信息学科,都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性。信息和传媒的迅猛发展,迫使这些学科向融和方向发展。图书、情报、档案三者可以互相转化、相互渗透、相互交叉,有着非常密切的亲缘关系。但是由于历史的原因,图书、情报、档案各成体系,相对独立,纵向独立发展,三者间的差异越来越明显,由此引来诸多弊端,造成图书、情报、资源浪费,不利于资源共享和共同开发;各自发展和相对独立的图书、情报、档案体系,已不能满足现代化、多层次的信息需要,时代需要有比较全面系统的理论依据、数据和参考资料,最新的科技情报和图书资料,又要有可及时利用的档案材料作依据;各自为政,纵向发展的封闭系统,既不能适应用户需要,也不能适应开放社会信息纵横交流的需要;图书、情报、档案,同出一体,本是有机整体,即三者具有共同的信息性,知识性和社会性三种属性,如果三者分割开来,各自发展,势必隔断相互联系,阻碍信息交流,在管理上也不利于统筹安排,全面科学规划,进而建立统一的现代化网络。鉴于此,打破信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限,整合图书、情报、档案一体化管理,实现真正意义上的图书、情报、档案信息资源共享。20世纪80年代末,随着档案工作现代化的进程,其信息化的服务意识越来越强,作为信息处理和服务工作的档案学科也应与图书和情报学科一样朝着一体化方向发展,其目的是整合为一体,为同样的对象服务,从而使档案、图书、情报资料在有效期内,发挥最大的效益。

2.图书、情报、档案一体化管理的可行性

图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科,它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求,对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别。图书、情报管理二者在现代社会本身没有太大区别,现代图书已承担一部分情报工作。各种情报技术,如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆,使得图书与情报的界限已变得模糊,有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一;图书、情报、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性,所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强,它以特定对象的服务内容,主要是对部门机构内部服务。但从文件“双重价值论”出发,文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外,还存在其从属价值即第二价值。前者主要体现其行政价值,后者体现其情报价值。因此,档案馆网络化管理的发展,在经历原始价值后,必然要向从属价值(情报价值),即档案的公开化、社会化方向发展,从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。

当今以信息技术革命为核心和动力的网络经济出现在我们面前,网络经济的一大特点就是扩散性强,与传统产业的“点式”布局不同的是,它所追求的是“网状结构”。它可有各种联结组合方式与检索方式,而且具有信息传递容量大、速度快的特点,通过它可以实现异地查询而不受距离的限制,利用者可以随时与档案信息管理中心联系,通过网络将信息快速地传输给查阅者。正因为网络经济有如此大的优势和特点,对图书、情报、档案的管理工作提出了新的任务,就是要促进图书、情报、档案管理一体化,以适应当前科技和全球经济发展的需要,具体来说有以下几个方面:

2.1图书、情报、档案数量的剧增以及网络经济的发展促进了三者的信息管理工作,随着科技和网络经济的发展,促使图书、情报、档案信息资源以网络化方式加互相连接,统一管理,提供及时利用,实现资源共享。

2.2图书、情报、档案资料内容交叉、重复的现象促进了三者之间的横向联系,促使信息工作者探讨各种信息的特点,研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的信息为现代化建设服务。

2.3图书、情报、档案资料数量的增加和有效使用时间的缩短,促使三者部门采取新的对策,措施和技术手段。主要是促使三者部门对鉴定对象采取缩微化、微电子化,以解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有更大的发展;促使三者部门在采限文献检索时的高速化、网络化,以解决信息部门馆藏结构单一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使图书、情报、档案资料在有效期内发挥最大的效益。

2.4社会对信息需要在数量、质量上的变化,促使图书、情报、档案工作者转变服务观念,改变工作方式,通过多种渠道和方法提供全面、准确、精炼的信息服务。

2.5系统论、信息论和控制论的出现与发展使图书馆学、情报学、档案学的研究趋于整体情报、档案脱离其载体,进行统一管理创造了便利。

2.6图书、情报、档案一体化功能,远远大于这三者各自功能简单相加的总和。图书、情报、档案若融合为一体,进行一体化管理,使各部分之间存在横向联系和协作,建立一种数字化的统一网络,使图书、情报、档案资料共享。

2.7信息技术下的图书、情报、档案一体化的整合是一种数字化的网络环境下的融合,其可行性主要是因为随着科技的发展,原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化,信息作为文献的本质属性和内涵,已摆脱了对载体的专一性的依赖关系,开始实现信息自身的独立与自由。这种变化可以使信息从固定独立的载体中解放出来,并且随着网络的发展创造新的经营和管理方式,满足社会和经济发展的更大需求和资源共享。图书、情报、档案一体化管理,这是适应信息网络环境发展应运而生的。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化,存取异地信息的便利是“一体化”建立的立足点,也为信息网络环境下的图书、情报、档案的统一管理创造了便利条件。

3.图书、情报、档案一体化管理的构想与设计

3.1实行有效的国家管理在信息化的过程中,国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的“统筹规划,国家主导,统一标准,联合建设,互通互联,资源共享”的一体化管理模式,它主要包括:

3.1.1信息机构与体制建立全国性的专门管理机构和相关体制;打破原有各自为政的局面,进行部门内部重组,新设并合并部分性能相同的机构,这是信息整合、构建信息资源管理系统的必要步骤;适应一体化信息资源管理与运作,应在原有图书、情报、档案机构的基础上增设信息管理中心。在信息管理中心部门下,分设信息整合部与信息服务部,直接取代原来三个部门内部提供服务机构与单独信息整理机构,从而使图书、情服、档案机构实现有机组合。

3.1.2制定相应的信息保障颁布专门的以及对其有利的法律政策,制定专门的以及对其有利的发展战略计划,健全保护信息用户主权的各种机制。

3.1.2加强信息监管完善信息服务监管机制,实行对网络信息服务进行统一的监督管理和控制,构建系统化的动态连接。

3.1.4试行三者实体的相互交叉式管理即三者各有侧重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉几个方面的工作。

3.1.5信息系统控制管理重点放在文献信息系统的有效管理上,对文献信息进行科学分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,控制管理所必须的信息数量,合理控制信息流量,深化文献信息开发层次,提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率,建立灵敏的信息反馈系统,发挥信息系统的整体效益。因此,建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构,建立和健全一个整体机制管理,形成三位一体的全信息事业的现代化管理模式。

3.2通过现有的网络平台,建立图书、情报、档案的统一网站在数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化社会化,在高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。但这并不意味着配置了计算机、缩微和通迅设备,还应建立一个立体信息网络交互管理系统,为信息资源共享创造一定的物质条件。

3.3加强图书、情报、档案标准化建设标准化建设是信息一体化管理的基础。从具体的数字馆藏建设来说,以统一的标准和规范为基础,以数字化的信息为底层,以分布式海量资源库群为支撑,以智能检索技术为手段,以宽带高速网为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。目前,图书、情报、档案需要标准化的方面很多。笔者认为,标准化建设工作应该从全局着眼,在小范围内着手进行,也就是要从信息一体化管理的前景考虑标准化工作的进程。在购置设备时应该考虑实用性问题。

3.4合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题由于数字馆库采用不同于传统图书、情报、档案信息存储、处理、传递方式,对在以传统纸质印刷基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击,出现了许多原有法律难以解释的问题。因此,在使用网络信息服务中应视不同情况加以限制,注重网络安全,保证文档信息的完整、真实与防止泄密等,以减少不必要的损失。从信息资源服务社会,担负社会教育职能、促进文化知识传播和科技发展、经济发展等方面起着重要作用这个意义上说,不论以怎样的方式使用文献信息,都应受到版权保护,合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义。

3.5从一体化高度出发,全面规划图书、情报、档案工作在信息收集、数据整合、信息存贮、信息服务等全方位信息管理的基础上,充分利用局域网强大的连通能力,多元化、多角度地建立网上信息档案室,以满足不同用户的不同需要,为他们提供综合的、及时的、便利的信息服务。

浅谈图书情报档案一体化管理 篇4

所谓图书情报档案一体化是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程。图书情报档案的一体化, 说到底是一种竞争性的互补关系, 即各种要素通过竞争冲突, 不断地寻找、选择自身的最优功能点, 在此基础上进行互补匹配, 打破图书、情报、档案之间的层层壁垒, 加强三者之间的协调与合作, 通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段, 实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合, 为用户提供集成的一站式服务。

2 图书情报档案一体化管理的依据

2.1 图书、情报、档案都具有信息性

图书、情报、档案同属文献信息范畴, 都是重要的信息资源。档案侧重的是原始的信息, 情报侧重的是最新的信息, 图书既含有原始的, 又有最新的和一般的知识信息。信息是图书、情报、档案三者之间相互联系的纽带。

2.2 图书、情报、档案同属基础理论、技术理论和应用理论研究

图书、情报、档案的研究内容皆包括基础理论、技术理论和应用理论研究。基础理论研究学科对象、性质、体系结构等, 是整个学科的理论基础;技术理论研究工作环节、程序、方法和技术等, 是一种对实际工作的研究;应用理论研究是两者在具体实践中问题的应用研究。

2.3 图书、情报、档案载体相同

图书、情报、档案三者都是记录人类知识的载体, 都是经过人脑加工处理后再现的一种特殊形式的信息, 均属提供知识信息的服务工作, 它们本身都不直接参与生产建设和科学研究, 但都是提供知识信息的服务性工作。这种服务性, 是三者生存和共同发展的基本因素。

2.4 图书、情报、档案工作标准和规范相同

图书、情报、档案的工作内容都是收集、加工整理、存储有关文献, 为用户提供知识成果、交流信息与文化知识。相同的工作内容导致了它们具有共同的工作标准和工作规范。

2.5 图书情报档案管理技术相同

现代化技术的广泛应用, 为图书、情报、档案一体化管理提供了物质条件和生存环境。由于图书、档案、情报都是以承载和传递知识信息为基本职能, 都含有收集、加工、存储和输出信息工作的内容, 管理方法和手段又基本相似, 所以, 网络环境下采用计算机技术、光学技术、声像技术、现代通讯技术是图书、情报档案管理的共同发展方向。

3 图书情报档案一体化管理存在的问题

3.1 思想上认识不足

长期以来, 档案、图书、情报部门隶属于不同的管理部门, 相互缺少必要的交流, 许多人无法将档案、图书、情报三者归于一体, 他们对档案、图书、情报一体化管理在观念上转变不过来, 思想上又有抵触情绪。在管理与领导层中, 也有部分人对档案、图书、情报一体化管理的重要性、必要性认识不足。没有意识到档案、图书、情报一体化管理在新时期是势在必行。

3.2 体制与政策上滞后

我国现行的档案、图书、情报部门的管理体制之间还是条块分割, 缺乏协作联系, 这种体制分化了用户的整体要求。同时各部门实行的自我建设, 没能建立统一的行业标准, 资源配置的宏观协调不能展示, 导致大量的重复建设, 造成人力、物力、财力的巨大浪费。在一体化建设过程中, 还缺乏完备的管理政策的引导以及法律的保障。

3.3 人才上的匮乏

要实现档案、图书、情报的一体化管理, 必须有一支较高素质的专业人员队伍。但现实中, 由于现有的教育体制和分工, 真正熟练、精通、协调三者理论和实践技能的人不多, 具备对三者组织能力的人更为短缺, 这严重制约着一体化建设的进程, 也将制约着信息资源管理水平。

4 完善图书情报档案一体化管理的对策

4.1 实行有效的国家管理。

要实现档案、图书、情报一体化管理, 国家应该也必须履行宏观管理的职能。包括: (1) 建立全国性的专门管理机构和相关体制。 (2) 颁布专门的以及对其有利的法律、政策。 (3) 制订专门的以及对其有利发展战略计划。 (4) 健全保护信息用户主权的各种机制。同时对网络信息服务进行统一监督、管理和控制, 构建系统化的动态链接。实行统一管理, 要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上。对文献信息进行科学的分类和处理, 保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通, 控制管理所必需的信息数量, 合理控制信息流量, 深化文献信息及开发层次, 提高文献信息传递效率, 吸收能力和利用率, 建立灵敏的信息反馈系统, 发挥信息系统的整体效益。

4.2 优化信息资源共享环境

首先, 经济环境的优化。图书情报档案一体化管理是在生产的社会化、市场化形势下发展起来的, 建立规范、完善的市场经济体制和公平、公正、公开的市场竞争机制是推进图书情报档案一体化管理的根本措施。第二, 管理环境的优化。社会信息环境对图书、情报、档案部门的工作提出了越来越高的要求。相互独立的图书、情报、档案部门越来越不能满足用户的信息需求, 因此, 必须建立一个强有力的领导机构, 统一规划, 统一管理, 把众多的图书、情报、档案部门的人、财、物等资源纳入整体规划之中, 实现图书、情报、档案三者之间跨部门、跨地域的合作, 达到资源共享的目的。第三, 技术环境的优化。以数字技术为基础, 以网络为业务平台, 以数字图书馆网络建设为主体, 实现图书情报档案一体化管理。第四, 管理体制的优化。数字图书馆并非狭义上的传统图书馆的数字化, 它是国家的数据中心, 是覆盖我国各个行业的信息资源库。实现管理体制的优化就是使数字图书馆工程成为图书情报档案一体化管理的平台。

4.3 采取统一的原则和严格的标准与规范

首先, 网络必须支持CPIP协议及Z39.50标准, 使计算机能在同一或不同一的局域网上联网。其次, 网络必须支持广域网下的集成管理, 以便进行联机采访、联合编目和馆际互借。第三, 各图书、情报、档案机构要针对本单位的特色资源确定数字化信息资源的范围和内容, 有重点地建设数据库。建库中严格遵守和体现标准化、规范化的原则, 如著录格式、标引规则、数据指标、符号转换、图像处理等, 还要有应用硬件与软件的兼容性, 以适应网络化的要求。第四, 打破条块分割的管理形式, 要求各部门的管理人员必须解放思想, 彻底打破各自为政的情报界限。第六, 建立合理的管理机制, 要求各部门之间互相协调, 信息之间传送迅速快捷。

4.4 培养一批适应一体化需要的复合型人才

新型的一体化管理, 要求既懂档案管理, 又掌握图书情报信息技术的复合型人才。因此, 在人才培训方面, 要从管理科学、电脑技术和外语方面培训入手, 对各类专业人才和高级管理人才进行填平补缺式培训, 培养出既懂管理又懂业务的通用型人才, 在档案、图书、情报一体化管理中, 能作为中坚力量, 给一体化实施注入活力。档案学、图书馆学、情报学在人才培养上实行“一体化”的教育培养模式。

总而言之, 实现档案、图书、情报一体化管理是信息社会发展的必然要求, 也是实现信息资源共享的有效途径。因此, 我们应予以足够重视并且认真探讨和实践, 使档案图书情报一体化管理进一步完善, 最大限度地满足社会和用户对文献信息的需求。

摘要：在当今世界信息化、数字化、网络化飞速发展的形势下, 我国档案、图书、情报各自为政的传统发展方式面临挑战。实现档案、图书、情报一体化管理已成为必然趋势、意义深远, 并为国内外档案界、图书界和情报界的许多有识之士所认同。本文简介了图书情报档案一体化的涵义, 图书情报档案一体化管理的依据, 在此基础上分析了档案、图书、情报一体化管理存在的问题并提出了解决措施。

浅谈文件与档案一体化管理 篇5

卫建萍

随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”,以提高工作效率，加快办公现代化的进程,实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。

文件、档案及其相互关系

尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同,但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。

而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自已的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分,这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此,档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。

“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的,其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案,其中的精华部分是“领导批示”,具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”,其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。

文档一体化的概念

所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件,将第三、四阶段作为档案,并采取非统一的标准和方法进行管理,使文件运动的不同阶段相对独立,因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

文档一体化的实现

1、以“OA”为基础

在OA办公系统平台中,文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善,操作简单,兼容性和安全保密性强的档案管理系统,对硬件设备要求相对较低,具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网,对本单位的文件及档案资料进行查询利用,充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工

作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。

2、对文书工作的要求

抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题―年度分类法来分类,并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。

3、设备与软件的投入

目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。

加快档案信息资源的开发和利用，是社会需要和形势所需，同时，也是一项专业性和技术性很强的系统工程。通过开发利用,发挥档案价值潜能,才能使文档一体化管理顺着信息时代的步伐前进。

总之，增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期要求。只有将文档一体化的理念深深植入新的文档一体化管理工作中，才能把文件管理和档案管理整合为一个系统，进行前编控制和全程管理，以适应信息时代的要求并积极推进信息化建设。

文秘和档案一体化管理模式探讨 篇6

【关键词】文秘工作；档案管理；关系；组合

【Abstract】Secretarial Work and Archives Management should regulate the convergence and achieve "Document integration" management model.

【Key words】Secretarial work；Records management；Relationship；Combination

1. 引言

（1）在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，他们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

（2）文秘工作的范畴相对来说，一般是跟一些资料，档案管理相互联系的，文秘工作肯定离不开档案管理工作，文秘要做好本职工作首先要学会档案管理，档案管理讲求细心，细致，工作不能够大意，马虎，否则就容易造成疏忽。文秘工作与档案管理工作可谓相辅相成，二者通过工作的关系建立联系，又相互补充，相互依赖。文秘工作与档案管理有着密切的联系。文秘工作是档案管理的前期工作。可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用。但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

2. 文秘工作与档案管理的关系

现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文，它既是文秘工作的主要产品，又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。

2.1 对现代文秘工作重要性的认识。

文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等。

2.2 文秘工作是档案管理的基础。

文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。

3. 文秘工作与档案管理的结合

3.1 文秘工作与档案管理相结合能够增强文秘工作者业务素质。

由于机关文书档案管理工作具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、会计等档案，门类很多，内容丰富，工作复杂，要提供大量的参考资料，要求提供的资料迅速、准确，就有了一定的难度。因此，从事此类的工作者除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。首先，努力提高自身综合素养。收文、发文、存档和管理等文书处理的各个环节，简单看起来是收、发、存和管，用字一线穿，都是为应用服务的，但对于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的参谋和助手，还要在加强本职工作修养的同时，应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。那种以“消息灵通”炫耀自己和拿党的机密讨好别人的恶习，则必须坚决根除。其次，培养综合分析与应用能力。文秘工作是一个细致的、大量的琐碎工作，每一份文件都涉及到许多领导和部门。由于具有的工作特殊性，对所有的文件能够先知先觉。在处理文件时，文秘工作者不仅要事先了解文件内容，抓住文件的中心或某一特征，以便于记忆，利于传阅和阅示。还要注意上道工序与下道工序的衔接（如文件的收集、分类、立卷），充分考虑好今后文件的查找应用和归档。只有通过文书处理的综合分析与应用，在实践中不断掌握文秘工作与档案管理两者之间结合的规律性，才能有效提高文秘工作者的业务能力。

3.2 文秘工作与档案管理相结合能够提高文秘工作者的办文效率。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约。一份文件制作完毕后，要经过封发、传递、收启、登记、拟办、承办、催办等运转环节，而每一环节都有可能出现延误、积压、迟滞现象，从而影响文书的正常运行。由于人员精减，一岗多职，客观上给予文秘人员增加了办文运转环节的难度。这就需要文秘人员周密思考，综合管理，及时、准确地处理文书，确保各个运转环节畅通无阻，防止紊乱、积压和文牍主义，以期提高工作效率。

3.3 文秘工作与档案管理相结合能够提高档案管理服务质量。

文秘工作者在管理文件的过程中，要发挥好文件资料的实用价值，不仅要发挥对使用者的参谋、咨询作用，同时也要提高服务质量。笔者认为，充分发挥办公信息自动化的作用，统筹规划，实现文件资料共享，是提高档案管理质量的必然趋势。做好文件的电子计算机管理。由于文秘工作者兼具档案管理工作，这就为今后使用计算机查阅档案提供了便利条件。文秘工作者在印发单位内部文件的同时，将文件按年度、类型在计算机里予以编文秘工作者在管理文件的过程中，要编号存档，设置密码确保文件安全，形成电子档案。这样，在今后提供查档服务中，无需到档案室查阅，直接运用电脑随查随用，方便快捷，提高了服务质量。

4. 结语

随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作也要不断发展，文秘与档案管理工作十分重要。信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化，实现文秘工作与档案管理一体化，从源头上来提高文书档案质量。

参考文献

[1] 高德武. 档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，（2）.

[2] 尹呈荣. 现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国学术研究，2007，2.

[3] 史淑琴. 对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报，2009，（2）.

[4] 张春有.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].山西档案，2001，（3）：32.

[5] 师云龙.浅谈文秘工作与档案管理[J].中国管理信息化.2012（14）.

图书档案一体化管理 篇7

一、图书、档案一体化管理的进程

档案是人类文明得以传承和发展的载体, 通过档案人们能了解到历史的真相, 同时能够从中获取自己所需要的知识, 档案的主要特征是原始性、可追溯性以及社会性等;图书是人类文明发展的工具, 通过图书人类可以将新的发现进行记录和传承, 其主要特征是系统性和全面性。由此来看, 图书和档案有着一些共同性, 主要都是记录并传承有用的信息资料的载体, 因此在发展的过程中二者的关系是互相促进的。上个世纪70年代, 我国才开始意识到图书和档案一体化管理的重要性, 到20世纪末, 虽然有了许多理论性的成果, 但是可操作性不高。在新世纪到来之后, 随着网络信息技术的不断发展, 为图书、档案管理实现一体化的提供了更大的可能, 并且有许多著名的研究著作相继问世, 给国内图书、档案一体化管理提供了可靠的研究依据, 这些都推动了图书、档案管理在我国的迅速发展。

二、图书、档案一体化管理的可行性

(一) 根源具有相似性。

图书和档案均属于信息资源, 能够向人们传递知识和信息。随着科学技术日新月异的迅速发展, 人们对于知识的获取方式也发生了巨大的改变, 相应的人们在知识和信息的获取时要求更加简便、快捷。为此, 图书、档案的一体化管理的可行性更高。

(二) 管理模式的相似性。

目前在很多大型院校内, 虽然图书管理和学校的档案管理均有着不同的管理体系, 但是在管理的过程中均是由编目、检索等系统组成, 工作的流程都是加工———整理———传递———整理这个过程。因此, 保证了实现图书、档案一体化管理的可行性。

(三) 信息网络技术的发展。

随着计算机、网络、通信等技术不断地发展, 其应用领域也更加的广泛。在档案管理中通过网络技术对文献信息进行收集到传递, 传统的手工操作模式也早已面临淘汰, 而取而代之的是现代信息处理和传输的模式, 在数据库的建立和向用户提供相关服务都是通过应用网络技术而实现的, 这就为图书、档案一体化管理提供了管理的平台。因此, 提高了图书、档案一体化管理的可行性。

三、实现图书、档案一体化管理的具体措施

(一) 提高对图书、档案一体化管理的重视程度。

真正的高职院校图书、档案一体化管理不仅是简单的管理形式的统一, 而是要很好地利用高职院校占有的信息资源和软、硬件基础条件, 然后建立一个具有组织和协调能力的机构, 进一步加强高职院校图书、档案管理之间的联系, 并协调管理同一网络环境下统一的检索和查询体系。因此, 主要高职院校的领导要认识到高职院校图书、档案一体化管理的重要性, 从而提高对高职院校图书、档案管理一体化构架建设的重视程度, 以加快建立好高职院校图书、档案一体化管理体系。

(二) 整合高职院校信息资源。

在新型的高职院校信息资源管理体系的建立过程中, 要加强对计算机网络技术的应用。高职院校图书档案管理部门应该加大对计算机软件的研究和开发, 在图书和档案管理方面建立统一的信息资源导航系统。随着网络技术的应用, 信息资源在传递和交流的过程中早已把时间和空间的限制完全消除, 真正地实现了信息资源的共享。因此, 只有将高职院校信息资源系统进行有机统一, 才能促使用户在使用过程中更加方便, 服务质量能更有效地提升。

(三) 加强高职院校图书、档案一体化管理人员的教育和培训。

在高职院校一体化管理体系构建完成之后, 需要有专业的图书、档案一体化管理人员开展管理工作。随着时代的发展, 用户的需求将会不断地提升, 为了不断提升学生和老师等对高职院校图书、档案利用服务的要求, 在高职院校图书、档案一体化管理人员的选择上, 应该首选具备图书、档案管理一体化专业技术的管理人员, 如, 精通计算机技术、网络技术、通信技术等专业的图书、档案一体化管理人员。在图书、档案管理一体化管理人才的培养方面还要注意学科、课程的设置, 教学方式的拓展等。高职院校图书、档案一体化管理部门应该大力培养全能型的图书、档案一体化管理人才, 以为做好高职院校图书、档案一体化管理工作提供人力保证。

综上所述, 随着网络信息技术的不断发展, 高职院校在实现图书、档案一体化管理时一定要整合所有的资源, 同时随着学生等用户对高职院校信息资源获取上有更多的要求, 高职院校图书、档案一体化管理部门一方面要从体系的完善做起, 另一方面要加强和政府、社会图书馆等的合作, 扩大信息资源的容量。对于高职院校一体化建设过程中面临的问题要采用全新的理念予以解决, 促使高职院校图书、档案一体化管理工作更加简便高效。

参考文献

[1] .刘旭光.刘蔚.浅谈图书档案一体化管理[J].档案学通讯, 2010.18

图书档案一体化管理 篇8

1. 对图书、情报、档案一体化管理的概念理解。

所谓图书、情报、档案信息资源一体化管理(以下简称一体化管理),是指建立在一个集图书、档案、情报等文献资源综合开发、利用、服务于一体的新型信息服务体系,实现图书、情报、档案的资源共享,形成规模化、系统化、网络化的服务,以改变过去分散的、小规模的信息处理和信息服务方式。一体化管理的思想从提出以来,一直受到人们的关注和讨论,人们对一体化管理也有了较深刻的认识。随着信息社会的到来,信息化成为社会发展的趋势,由于图书、档案、情报本质上的一致性,都属于社会信息资源的组成部分,在这样的背景下,一体化管理自然再次成为被讨论的热点问题。

对一体化管理,要全面客观地去认识,应避免认识上走向两种极端:(1)一体化管理并不是简单地取消三者原有的独立性,而是在保持三者原有的独立性的基础上,实现图书、档案、情报之间的相互联系和渗透,以适应信息社会更高程度的整体性、统一性和协调性的需要。(2)一体化管理所实现的功能不是图书、档案、情报这三个系统的功能简单地相加总和,一体化管理是在三者之间密切联系协作的基础上,建立现代化的统一网络,使图书、档案、情报资料共享,信息数据库可以相互检索和利用。如果一体化管理后,仍各自分散管理,则无法实现一体化的整体功能的发挥。

2. 一体化管理的理论基础。

图书、档案、情报资料是人类智慧物化的结晶。自从文献信息出现以后,人类就开始了对文献信息的探索与研究,形成了文献学、目录学、图书馆学、档案学、情报学等有关文献信息的学科,这些学科的共性都是以文献信息为研究对象,探索其传播、开发和利用的规律。从20世纪30年代起,国外的一些文献信息学家开始从宏观上来探索文献信息及其行业的社会作用与发展规律。以美国学者巴特勒、谢拉为代表的芝加哥学派,提出了“知识基础论”“社会认识论”等观点,认为文献信息业是人类的大脑。英国学者布鲁克斯把“世界三”的理论引入文献信息领域,从更深层次论述了文献信息产生的本源。前苏联学者米哈伊洛夫提出“文献信息交流系统论”,也蕴涵了文献信息一体化的思想。现代系统论、控制论和信息论等理论的出现,也促使图书、档案、情报趋于整体化。以上这些理论的出现和引入,为图书、档案、情报一体化管理提供了哲学层次的理论依据。

3. 一体化管理的实践总结。

1967年联合国教科文组织(UNESCO)成立了“文件、图书和档案处”,1974年UNESCO在巴黎召开的“政府间国家文献、图书、档案规划会议”上,提出建立统一的国家信息系统。1977年UNESCO将原“文件、图书和档案处”与“国际情报系统”和“国际科技情报系统”合并,成立了新的“综合情报计划处”,该处在加强图书、情报、档案等专业间的联系和合作方面进行了许多富有成效的工作。

美国的“文件、档案、情报、博物、图书一体化”的管理模式,是企业信息管理的组成部分,在系统内,各有分工和重点,互相之间可以沟通信息,查询信息,快速准确地为企业发展提供信息服务。日本文化管理部门从全局观点出发,以大学图书馆为中心,建立了全国性的学术情报流通体制。其他一些西方发达国家,也都利用先进的信息网络系统使国家文献信息一体化达到了很高的水平。

我国从上个世纪80年代就开始了对一体化的积极探索。1985年中国科学院图书馆改名为“文献情报中心”,在中科院系统内实现了图书情报一体化的管理。之后中国社科院、农科院、中联部、国防科工委也纷纷成立了“图书情报中心”。1996年12月20日原上海图书馆与上海科学技术情报研究所合并成立了“上海图书情报新馆”,第一个跨出了体制改革的步伐。此外,我国的企业也一直进行内部情报档案信息一体化管理的尝试和探索,如武汉钢铁公司、兰州化学公司和兰州炼油厂都积极实现了图书情报一体化管理。

国际组织以及各国的一体化管理的有益实践,为我们在更大的范围内探讨和实现一体化管理,提供了宝贵、可资借鉴的经验。

二、我国图书、情报、档案一体化管理模式的构想

1. 图、情、档联合体是一体化管理的组织保障。

我国的一体化管理进展缓慢的原因之一是管理体制造成的,我国的文献信息业分属十几个部级部门领导,政出多门,统一协调全凭自愿,各自所得利益不同,对协作的积极性高低也不同,缺乏一个统一的领导和从上到下的协调管理机构,致使一体化多停留在表面层次。

根据一体化管理的要求,建立一个由图书馆,档案馆和情报机构组成的联合体,联合体内既要保持图书、情报、档案机构各系统的相对独立性,又要兼顾彼此间的横向联系,建立良好的合作机制,从而做到统一规划,统筹安排。比如要按照统一的技术标准建立数据库,统一访问标识和标引,执行统一的服务模式等。联合体还要负责馆际协调,合理调配技术力量,使联合体发挥最大的整体功能。

2. 网络化管理是一体化管理实现的途径。

现代科学技术的发展,尤其是因特网的出现,极大地推动了一体化的发展,为图书、情报、档案机构间相互联系提供了技术支持。网络环境下,人们逐渐认识到信息资源的分散独立是资源整合的桎梏。网络环境下图书、情报、档案等信息机构加强合作,互补,共享与发展是关联的,只有进行信息资源一体化管理才能实现信息共享,在共享中发挥整体合力。

利用先进技术,实行网络化管理是一体化管理实现的途径。借助计算机网络技术组建联合信息网络,把分散的图书、情报、档案资源联成一个集成信息网,该信息网由信息资源、信息产品库、用户服务器及用户终端组成,用户可以通过与网络相连的综合信息目录检索查询所需信息,网络化的模式可以使图书、情报、档案一经产生,就能马上在网上得到应用,省去了传统意义上的收集、整理、移交、归档等不必要的中间环节,可确保信息资源的价值并被及时开发利用。

3. 信息服务能力是一体化管理的核心和目标。

一体化管理给传统的信息服务方式提出了更高的要求,一体化管理过程中,信息机构要更新服务观念,改进服务手段,提升服务层次。第一,要引进先进的技术和设备,使信息服务机构能高速、快捷、安全地提供信息服务,为用户提供新颖、时效性和适用性的信息产品。第二,信息服务部门必须具备快速获取信息的能力,高效处理和分析信息的能力,以及把信息产品及时传到用户手里的能力。第三,要有为社会提供全方位、深层次信息服务的能力,全方位服务是指信息服务部门向用户提供一揽子信息服务,深层次指信息服务部门提供的信息产品不是简单的信息罗列,而是采用现代信息技术,对占有的大量信息资源进行深层次的研究、加工而获得的信息产品。最后,作为现代的信息服务部门,还要具有提供全球性战略性服务的能力。

三、图书、情报、档案一体化管理存在的障碍及对策

1. 一体化管理的理论准备仍很薄弱。

尽管近些年来对一体化管理的理论进行了大量的探讨和研究,但这些成果很多还仅限于抽象的理论构建,缺乏与实践的联系和实践检验。对一体化管理的问题,学术界讨论很热,实际的情报信息部门过于冷淡,关心程度远远不够,而他们是一体化的最终执行者,他们的态度直接决定了一体化管理能否得到真正实现。为此,要加强一体化管理思想的教育和普及工作,加强理论建设和技能的探讨,使一体化管理的观念真正得到贯彻。

2. 技术力量严重不足。

一体化的管理,对文献信息管理的硬件、软件设备都提出了很高的要求,而目前的图书、情报、档案等信息部门,由于经费的原因,他们的技术水平和设备还达不到一体化所要求的高水准,这是一体化管理实践中的技术障碍。解决的办法必须进行资源整合,从一体化的整体角度来购置设备,为一体化做好准备工作。

3. 人员素质急需加强。

人的因素是一体化管理的关键因素,现在图书、情报、档案部门的从业人员的素质虽有较大提高,但离一体化管理的要求还很远,一体化管理需要一批训练有素、知识广博、经验丰富的人员。解决的途径是统一图书、情报、档案的教育与培训,在高等教育中,在文献、图书、情报、档案等学科中进行“大信息资源观”的教育,从而为一体化管理输送骨干人才。

摘要：文章在对图书、情报、档案一体化管理理论和实践进行总结的基础上，就我国一体化管理目前存在的问题进行了分析，并构建适合我国国情的一体化管理模式。

关键词：一体化,管理模式,信息资源

参考文献

[1]丁华东．中外档案、图书、情报一体化管理的理论与实践[J]．图书情报工作，1998(5)．

[2]陆汉荣，秦健民．关于图书、情报、档案一体化的思考[J]．苏州大学学报，1997(3)．

图书档案一体化管理 篇9

一、高校档案、图书及情报一体化管理的必要性

第一, 虽然高校档案、图书及情报同属于文献信息范畴, 但三者的性质、特点和功能决定了它们具有各自的局限性 (如表1所示) , 为此三者必须通过相互补充来形成较为完善的信息体系, 才能有效克服弊端。

第二, 现阶段不少高校的档案、图书及情报部门各自为政, 资源和数据库无法有效共享且横向联系较少, 这已经造成了高校档案、图书及情报资源的极大浪费。利用现代信息和网络技术来实现高校档案、图书及情报的一体化管理, 不仅能够有效拓宽各部门的信息范畴, 而且可以增强高校图书馆的服务功能。从这个意义上而言, 高校档案、图书及情报一体化管理的价值不仅仅是单一的1+1+1=3的问题, 它所产生的整体效益和功能远远超过了档案、图书及情报所相加的总和。

第三, 目前高校档案学、图书馆学、情报学各自为政的弊端日益凸显, 封闭守旧的局限性必将制约学科的发展, 与我国目前提出的信息资源共享的初衷相悖, 因此不少高校都致力于将档案学、图书馆学、情报学合并为信息管理学, 使三者可以基于信息管理一体化模式下发展, 让培养出来的人才可胜任档案事业、图书、情报发展需求, 培养出具有广泛社会适应能力的人才。

二、高校档案、图书及情报一体化管理的策略

1.构建高校档案、图书及情报一体化管理的模式

现阶段关于如何构建高校档案、图书及情报一体化管理的模式, 不同研究者从不同角度给予了考虑, 其中比较典型的有两种模式:第一种是由上至下构建一个完整的高校档案、图书及情报一体化管理体系, 此体系通过档案馆、图书馆和情报研究所的合而为一, 既能够为用户提供有价值的情报信息, 又能够将档案和图书信息收藏于其中;第二种是在宏观上将高校档案、图书及情报进行有机融合, 而微观上三者仍然保持各自的主体性。

在查阅大量文献及进行实践研究后, 笔者认为网络环境下高校档案、图书及情报一体化管理的建设, 应该采取第一种模式, 充分利用网络技术, 由上至下构建一个完整的高校档案、图书及情报一体化管理体系。

2.加强高校管理层对档案、图书及情报一体化管理的重视程度

高校管理层的重视程度和执行态度直接影响着档案、图书及情报一体化管理的实施情况, 如果高校管理层主观上并不重视档案、图书及情报的一体化管理, 认为档案、图书及情报一体化管理对于促进学校的发展无关痛痒, 那么档案、图书及情报一体化管理实施的道路上必然会遭遇诸多困境;反之, 如果高校管理层坚决执行档案、图书及情报一体化管理, 并且给予足够的人力、物力和财力支持, 那么就会极大地促进档案、图书及情报一体化管理的进程。

基于此, 笔者认为要通过各种途径 (如专业培训、手机短信等新兴媒体) 来加强管理层对档案、图书及情报一体化管理的理解和重视, 变管理层的消极态度为积极态度, 从根本上推动制度和政策的革新。

3.加强相关计算机和网络技术的研究

在网络环境下, 高校档案、图书及情报一体化管理的实施必须依赖于相关的计算机和网络技术 (例如大型数据库、数字图书馆、一体化管理网络平台的应用) 。毋庸置疑地, 虽然高校档案、图书及情报三者间存在一定的共性, 但由于馆藏内容和服务对象有所区别, 因此需要利用不同的技术来进行三者的采集、分析、传递、存储和利用。在这种情况下, 我们就必须加强相关计算机和网络技术的研究, 力求研发出适合高校档案、图书及情报一体化管理的计算机和网络技术, 以确保网络环境下高校档案、图书及情报一体化管理的顺利开展。

4.引进和培养综合性信息管理人才

阻碍我国高校档案、图书及情报一体化管理实践的一个重要因素就是缺乏综合性信息管理人才, 为此高校可以从如下两个方面着手来进行改善:

一方面, 高校要积极培养综合性信息管理人才。高校可以结合自身实际情况, 构建专门的院系或研究中心, 将档案、图书及情报等相关学科结合在一起, 实行一体化教育模式, 设置共同的公开课和选修课;可以对已经在职的档案、图书及情报工作人员进行继续教育和相关培训, 丰富他们的理论知识和实践知识, 确保他们掌握必要的计算机和网络操作技术, 适应图书、情报、档案一体化管理在网络环境下的基本操作。

另一方面, 高校要积极引进综合性信息管理人才。高校档案、图书及情报一体化管理中, 可能需要专业技术人员来对相应计算机和网络进行管理, 而现阶段在职的档案、图书及情报工作人员很难胜任这一工作, 为此高校可以引进专业的信息网络管理人才来进行相应计算机软硬件的维护。

三、结语

在网络环境下开展档案、图书及情报一体化管理, 是信息时代发展的需要, 也是教育改革的必然要求。目前我国高校档案、图书及情报一体化管理还处于艰难的探索阶段, 其必将经历一个漫长的发展阶段, 这要求我们加强对高校档案、图书及情报一体化管理的模式、方法及步骤的探讨, 促使其从不完善走向完善。

参考文献

[1]赵益民.图书情报档案事业一体化整合模式构建[J].图书情报研究, 2010, (1) :25-30.

[2]余玲.高校图书、档案、情报一体化的建设发展探讨[J].兰台世界, 2013, (5) :94-95.

图书档案一体化管理 篇10

一、企业图书、情报、档案一体化管理的动力因素

1. 消除信息孤岛问题, 促进企业信息资源共享。

在传统信息管理模式下, 企业图书、情报、档案信息管理部门之间相互独立、不相往来, 极易导致出现信息孤岛问题, 无法实现企业各类信息的交流与共享, 降低企业信息运用效率。因此, 企业图书、情报、档案一体化管理模式, 将企业各信息部门子系统、业务流程、人力资源等进行整合, 实行一体化管理, 搭建中心平台, 通过网络平台使企业内、外部信息实现跨部门、跨实体的沟通交流, 合理共享, 保证企业信息流畅通、效率提高, 提升企业参与市场竞争的能力。

2. 便于优化资源配置, 提高信息利用效率。

企业图书、情报、档案管理, 对分散在不同管理部门的各类信息资源进行集成整合, 有利于集中人力、物力、财力, 改善管理条件, 避免浪费:将多类型信息资源及信息应用系统一体化管理, 加强企业各信息部门的联系沟通, 减少风险性与不确定性;同时, 一体化管理可以使企业集中技术、人力、物力、财力资源, 加强企业信息管理部门的整体实力, 解决信息资源整合所需的企业信息化资金以及设备人员方面短缺的困难, 避免信息资源无效保存所导致的浪费, 确保信息价值最充分地实现, 形成优势互补的良好局面, 从而提高资源利用效率, 实现信息增值服务的目的。

3. 增强人员思想意识, 提高信息服务水平。

企业传统信息服务观念大多都十分重视信息实体的管理, 并被动地为员工提供信息服务, 且在他们眼里, 只有传统的内部纸质档案信息, 对企业内部档案信息本质及临近事物的关系缺乏足够的认识, 其结果是对新型信息视而不见或重视不足, 此外, 企业内有些员工只承认外部信息资源, 未将现行文件和企业内部档案信息作为企业情报的重要组成部分纳入企业情报系统, 因此, 必须加强各信息之间的协调与管理, 进行信息一体化建设。让他们充分认识到企业信息管理不能单纯为管理而管理, 管理的最终目的在于开发利用, 这样不仅可以调动管理人员的工作积极性, 让其充分认识到信息在企业发展中的作用和地位, 使其充分发挥主观能动性, 提高服务水平, 为企业创造更大的利益。

4. 衍生开发新生信息, 提高企业创新能力。

企业信息资源的开发和有效利用程度是一个企业成败的决定性因素之一。企业信息一体化管理是通过对企业内外部信息活动诸要素之间的有机交融和整合, 使其形成有效的互补、竞争、协同机制, 实现企业有效的组织、控制、开发和利用信息资源全过程, 有效解决“信息孤岛”等问题, 从而更加全面、有效地提高资源开发利用的整体效能。一体化管理能够为企业各类用户提供准确的量化数据信息, 实现从实体管理向信息管理与服务的过渡, 通过对各种信息综合开发, 衍生出新生信息, 使得企业信息资源整体效能的倍增, 充分发挥内外部信息的潜在能量, 进行技术创新, 为企业技术创新和提高市场竞争力奠定基础。

二、企业图书、情报、档案一体化管理的可行性

1. 各类企业信息构成的相同性。

按照信息论的发展规律, 企业内外部信息内容构成虽各具特点, 但它们有着共同的本质, 都是通过一定物质载体存贮和传递的知识信息构成的, 企业内外部信息都是以文字、图形、音频、视频等手段承载知识, 均属于人类体外知识信息库。只是企业内部信息注重于原始的知识信息, 企业外部信息注重于最新的知识信息。它们是企业社会实践的结晶, 都具有可扩展性、可替代性、可传输性和可共享性的特点。在此基础上, 实行企业内、外部信息一体化管理就有了可能。

2. 企业信息管理作用目的的一致性。

从社会功能看, 企业内外部信息管理工作都是给用户提供信息资源的一种服务性工作, 其服务对象都是为企业的生产、设计、技改、管理服务的, 都以领导机构的决策者和技术部门的技术人员为服务对象, 其目的都是传播科学文化知识, 存贮人类文化知识, 促使人们进行横向交流, 保证企业文化知识世代流传, 为企业的生产、工作、科学研究提供科学知识信息, 为促进社会和企业的发展服务。具体而言, 企业内外部信息其共同目的都是为企业提供信息服务, 这就具备了构建信息一体化体系的物质条件, 这也就决定目前是有条件地把不同的信息渠道沟通起来, 并及时准确、系统全面地向企业各阶层员工提供广泛服务。

3. 企业信息管理方法的同一性。

由于企业信息的构成及作用目的相同, 因此在信息管理要素和环节组成上几乎相同, 都要经过收集、加工和整理有关的文献信息。在信息的输入、加工、存储、输出方面, 都要经过分类、存贮、统计、保管、检索、编辑和利用等基本环节, 它们的管理方法具有同一性。同时, 它们的服务程序基本上也是相同的, 只是有所侧重而已。无论是企业内部原始信息还是外部再生信息他们都共同担负着信息服务的重任, 相互之间又有着密切的联系, 因此在它们的形成和利用过程中, 必然发生互相转化。实行一体化管理有利于促成这种转化, 而内外部信息管理方法的同一性也便于对企业信息管理部门进行统一领导、管理、监督和指导。

三、构建企业图书、情报、档案一体化管理模式的原则

1. 标准规范原则。

由于企业内外部信息资源数量庞大、质量参差不齐、信息格式多样, 要达到企业资源共享的目的, 实现企业图书、情报、档案一体化管理是其前提条件。企业信息一体化作为一个严密的信息系统, 对其数据质量的要求是相当高的, 其标准规范又是一庞大复杂的体系, 只有在信息资源标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面统一标准与规范, 才能实现一体化管理。因技术迅速发展和信息动态变化, 使得信息一体化建设的相关标准关联性, 要求一体化的“标准规范”必须是适应整个企业信息管理发展需求, 适应企业实际情况, 并能够随着数据和外部环境变化而不断变化。

2. 整体优化原则。

所谓整体优化原则是指运用一定的技术手段和方法, 通过对一体化管理各要素进行有意识、有比较的选择, 对其进行优化、整合, 使得各要素能够以一种充分发挥各整合要素优势的方式结合在一起, 从而实现整体的功能倍增或功能涌现, 并最终实现整体优势以及整体优化的目标。

3. 经济适用原则。

经济适用原则主要从两个方面反映出来:一是通过遵循针对性和适度性原则, 就是指根据一体化管理的目标和用户的特定需求, 在企业自己现有的技术力量、资金能力有限的情况下, 有针对性、适度地选择信息资源、挑选恰当的整合工具和整合方法, 通过以最优化理论与方法, 进行较少的经济投入来整合与组织信息资源, 使整合后的资源达到功能倍增的效果。二是遵循效益性原则, 就是指企业信息管理过程中要重视投入和产出的关系。“投入”指企业对内外部信息进行一体化管理的过程中人力、物力、财力的消耗。“产出”就是企业信息一体化管理后信息的增值效益。只有“产出”大于“投入”时, 才能产生效益, 达到预期盈利目标。因此, 一体化必须遵循经济适用的原则, 讲究经济效益, 将经济适用的观念贯穿一体化建设的每个环节, 服从和服务于企业经济发展目标。

4. 开放共享原则。

企业信息资源一体化管理的最终目标就是实现企业内外部信息共享, 而共享的一个重要前提就是信息资源的开放性。由于企业各部门彼此间使用的软硬件平台各有不同, 要保证在不同信息平台下实现资源的共享, 就必须跨越各组织界限, 适应开放性的网络环境, 构建一个具有良好的互操作性计算机软硬件平台。因此, 企业内部档案信息与外部再生信息实现一体化管理过程中应体现开放共享的原则, 对企业信息的一体化管理进行宏观调控, 使各信息部门树立共建共享的新观念。

5. 拓展服务原则。

拓展服务原则是指信息资源一体化的发展性有不间断性, 并在建立信息一体化系统和为用户服务的过程中, 以满足用户服务为最终目标。这就决定了一体化的实施机构作为专门收集、加工、存贮、开发信息的部门, 具有专业、特殊的信息服务。因此, 一体化信息管理系统要本着体现自身特色的同时, 也要考虑本身特有功能, 将特有信息知识在技术系统环境中呈现, 拓展服务, 促使信息一体化管理的独立作用和特色属性, 在企业信息管理系统中获得充分发挥, 使信息管理处于一个连续动态的整合过程, 企业信息一体化管理才能维持其生命力。

6. 保障安全原则。

保障安全原则是指采取必要的安全保障措施来确保企业内外部信息安全, 避免企业在信息一体化工作开展过程中因泄密、利用不当等因素给企业造成重大损失。企业信息一体化管理是一项长期的工程, 在建设中必然要受到各种因素的制约, 因此, 要有计划、有步骤地开展。当前应从组织管理、政策标准、经济保障、技术支持、人员素质等方面统筹考虑, 构建企业信息一体化管理的策略, 从而在宏观上和整体上清除制约其发展的不利因素, 为企业信息一体化的全面实施提供持续、良好的运行条件。

四、构建企业图书、情报、档案一体化管理模式的措施

1. 明确领导机构职能。

由于企业信息一体化建设过程中, 涉及的内容较多、范围较广, 因此, 需要由企业总工程师统一领导和部署, 有目的有计划地对各部门进行分工, 协调各部门之间的关系, 合理调配技术力量, 开展标准建设、技术攻关、项目建设等工作, 而具体工作的实施由下设各部门的领导担任, 这样既增强了企业内部档案信息管理部门与外部再生信息管理部门之间的互补性, 又不影响其内部的规范管理。

2. 建立管理制度体系。

企业信息综合管理中心的建立需要制度来保障。由于立法与管理之间存在着不对称性, 缺乏权威的法律政策保障体系, 因此, 制定推行相关法律体系是信息资源建设的基础和前提。企业信息一体化是在开放的网络条件下实现的, 这就不可避免地造成在一体化过程中信息被私自下载、遭到人为的复制处理、擅自对外发布信息、信息被恶意修改、功击等的问题, 涉及到专利法、隐私权、著作权、信息安全等的相关法律规定。如果没有健全的法律政策体系作保障, 就会造成一体化建设中无法可依的混乱局面。因此, 建立与完善国家信息公开、信息资源整合、一体化和共享等方面的法律法规, 使企业信息一体化建设法律、政策上得到保护。需要从企业信息资源建设的实际情况出发, 不断地制定和完善法律法规, 并随着企业信息一体化发展而不断对其修改、加强、完善相关的配套法规, 从而有效保证一体化建设的有序进行。

3. 加大设施建设投入。

经济实力是一体化管理必须要考虑的因素。企业信息一体化是一项系统工程, 从实现信息资源管理所需计算机设备、通讯设施等硬件设施到数字资源数据库系统建设、建立网站、信息开发等软件设施方面, 再到网络化的管理与利用、人才的引进与培养等方面都需要投入大量的资金。因此, 企业要实现信息一体化建设, 强有力的经济保障是企业信息一体化管理能否顺利进行的关键因素。

4. 提高管理人员素质。

一体化是一项科技含量很高的知识创新工作, 是集企业经济、信息、科技、语言等多元化知识的一体化管理, 要实现企业一体化管理、达到信息资源共享的目的, 就要加强现代信息技术的应用和信息加工专项技术的研究, 不断地开发利用信息资源, 实现其价值和效益:一要建立激励机制。充分调动人的积极性, 通过建立人才配置机制、绩效机制、奖励机制、教育培养机制等激励工作热情, 挖掘人的潜力, 充分发挥其聪明才智, 为企业发展做贡献;二要引进高层次人才。采用多种优惠政策, 引进高水平综合性的高素质人才, 优化人才结构, 使之满足企业信息化发展的需要;三要加大培训力度。形成科学的教育培养计划, 加强高素质、高层次、高技能人才的培养, 不断更新管理人员的知识结构, 提高其创新意识, 为建设更加完善的一体化管理系统注入活力。

参考文献

[1].徐益.关于图书、情报、档案一体化管理的新思考[J].图书情报工作, 2001.11

浅谈基层医院图书档案管理 篇11

现代医疗设备的迅猛发展，促进了医学的进步和医学技术、临床医学新老学科的建设，顺应了社会进步和健康需求，推进了医学科学的进步，加速了医院现代化的进程，是医院现代化主要标志之一。为了提高诊疗质量，各医院积极引进医学高新技术及其设备，使之成为医疗服务的重要手段，但目前有的医院只注重引进和使用，却忽略了对高新技术和其设备本身技术资料的科学管理。因而适时调整、加强医院技术档案管理，有利于实现医院管理的现代化、科学化，有利于医疗质量和服务水平的提高，有利于医教研的顺利开展和医学科技的推广应用，有利于医患双方合法权益的维护。

1医疗技术档案的作用

医疗技术档案真实地记载了人们的医疗技术思想、医疗技术方法和医疗技术经验，是广大医务人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和医疗技术人员在进行科研管理、医疗技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

2科技档案管理的现状

2.1分解管理及其弊端

目前医院的病案管理是由医务科所辖的病案室管理。这种管理是建国以来的传统管理办法，目前已积累了经验，管理得比较好。

发表在各级杂志上的论文，不同级别的科研项目、科研成果、获奖成果、证书编著的各种医学著作均归医院科研科管理。

医院为提高医疗水平和学术水平所订阅的各种杂志和医学书籍归医院图书馆管理。

由于医院的制度不完善，机构不健全，有的同志担心各种论文或证书存放在职能科室会丢失，因而自行保管。

人事档案的管理及人才的管理在医院人事科。

此类分解管理产生的弊端为：

病案及图书馆现行的管理办法是可行的，但值得提出的是人事档案和科技档案的分解管理却存在很多弊端。不管是人事档案还是科技档案，就其性质归属而言同属个人档案，因而对同属一个人的档案分别存放是没有必要的，它对档案的管理和使用都是不利的。

对档案的提供利用不利。由于人事档案和科技档案的分别存放，所存放的位置、索引的方式都会有所不同，因此，为档案的提供和利用带来很大的不便。例如，组织要全面了解某个人的政历和业务技术情况，或者晋升职务，晋升职称，往往需要周旋奔跑于各职能科室之间，需要二次、三次或多次阅档程序，这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象，更重要的是降低了档案的利用率，同时也降低了工作效率。有时还要向拥有者本人索取材料，更显得烦琐、复杂，不利于组织上的考核，不能及时、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。

对档案的存放保管不利。人事档案和科技档案分别存放不符合档案集中统一管理的原则，同时浪费了大量的存贮空间，从人力和物力上都是一种浪费。两种档案要有两套贮存设备（档案箱、档案袋、档案硬皮）；要建两套索引;有关材料要重复制作双份;档案工作的重复劳动;档案管理需要两套人马，造成人员的浪费。

容易造成科技档案的丢失。由于人事档案和科技档案的分别存贮与管理，在调出人员的转递过程中，容易出现两种档案不能同时转出的现象，往往使科技档案长久滞留在原单位，易造成丢失。

2.2管理人员的现状

知识结构偏低。无论是从事病案还是科研管理的人员、图书馆的工作人员及人事管理干部，他们中的绝大多数是护士或中等专业技术人员。高等医学院校毕业后从事科技档案管理的人员为数甚少，他们的知识结构偏低，知识面狭窄，文化程度、工作能力很难适应医院科学技术飞速发展的需要。

管理队伍不稳定。从事科技档案管理的工作人员，尽管是由从临床第一线抽调来的思想素质好、作风正派，责任心、事业心较强的同志担任，但由于有些政策不落实，在某种程度上造成了管理队伍不稳定，人心思动。如来自护理队伍的某些工作人员由于从事管理工作后没有护龄津贴，奖金也比从事工作时少，她们的自身价值没有得到应有的体现，因而要求归队。来自医疗第一线的高等医院院校毕业生由于晋升职称受到影响，也不安心工作，要求归口。

3加强医院科技档案管理的对策

领导重视，增强档案意识要加强医院科技档案管理，首先要解决认识问题。要深刻地认识到：加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要。邓小平同志曾指出：“科学技术是第一生产力”，我们要想使科学技术转化为生产力，首先重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识。

加强医疗技术档案的收集与归档

医疗技术档案的收集。材料的收集是医疗技术档案工作的起点和基础。档案管理部门要让医疗技术人员充分了解集中统一管理的意义，使医疗技术人员不因图个人工作上的方便而将档案材料据为已有，或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据医疗技术档案管理工作的特殊要求，制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间，使医疗技术人员在医疗技术活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证医疗技术档案收集质量的关键在于医疗技术材料的完整和准确性。

医疗技术档案的归档范围。医疗技术档案的归档范围要贯穿医学研究、临床医疗和医疗设备维修等医疗技术活动的全过程。

抓好医院技术档案的鉴定医疗技术档案材料经收集与整理后，应根据一定的验收标准，对其科学性、准确性、完整性、历史和现实价值、保管期限等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导、有关部门、医疗技术人员、档案人员组成。对已经失去价值的技术档案，经领导批准后销毁。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有永久利用价值的技术档案都应当永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的技术档案，可以确定保存期。

图书档案一体化发展策略研究 篇12

1.图书档案一体化管理的重要性

图书档案一体化管理的重要性主要体现在以下两个方面:首先, 图书档案一体化发展, 能够实现图书管理、档案管理工作的相互补充和相互促进。图书、档案工作的对象、性质、方法、目的等各有不同, 档案的本质是原始记录, 是人们实践活动中形成的第一手材料, 也是最能反映事物本来面貌的依据, 而图书资源的形成则需要一个相对漫长的过程。目前, 档案、图书分化的管理模式使档案资源、图书资源处于相互独立的状态中, 无法满足人们的多元化需求, 如果能使两者合二为一, 必将优势互补, 共同为需求者提供更全面、更系统的信息资源;其次, 图书档案一体化是信息资源总量增长和信息资源更新速度加快的必然要求。随着信息化时代的全面到来, 传统图书、档案管理模式面对日趋增长的信息资源量和不断加快的信息更新速度已经体现出显著的不是硬性。而一体化的图书档案管理能够很好地解决这一问题, 通过将图书、档案管理资源的融合与信息技术的全面应用来提升信息资源管理效率。

不仅满足了用户的需求, 更促进了图书、档案事业的健康发展。

2.图书档案一体化发展对策

2.1认清形势, 完善体制。图书档案一体化管理不仅是大势所趋, 也是图书事业和档案事业发展的必然选择。图书、档案管理部门只有及时认清这一形式, 认识到图书档案一体化发展的必要性与迫切性, 才能为后续图书档案一体化建设与发展活动打牢思想基础。

为保障图书档案一体化的持续建设与健康发展, 相关职能部门应首先建立完善的图市档案一体化发展机制, 对图书档案一体化建设与管理中的人力、物资整合, 信息资源开发, 组织机构建设, 职能责任划分等基本问题做出规定和诠释。

2.2培养人才, 融合环境。图书档案一体化发展, 需要高素质的图书档案管理队伍做保障。而图书档案一体化发展, 要求图书管理人员具备一定的档案知识, 反之也要求档案管理人员掌握一定的图书管理技能, 这对现有的图书、档案管理人员提出了更高的素质要求。为此, 图书、档案机关应重视人才队伍建设, 结合图书档案一体化建设需求, 积极渗透新理念、新知识、新方法, 以提升图书档案管理队伍对一体化发展的认知水平和实践能力。

除此之外, 要使图书、档案系统有效结合, 就要首先将图书、档案环境进行融合, 目前, 我国图书管理与档案管理部门的独立性较强, 两者分别拥有庞大而复杂的业务系统, 环境不相容的情况普遍存在。针对这一情况, 我们可从两者网络环境的融合做起, 将不同地点的数字化图书、信息资源相互连接, 及时发布;还可以利用现实资源, 完善网络资源, 形成统一、互补的关系, 建立一体化信息资源管理, 将两者以往的相互竞争关系转化为互利互助的关系。

2.3完善理论, 强化实践。由于图书档案一体化建设对我国图书管理、档案管理等职能部门而言是一项全新的课题, 理论支持体系尚不完善, 实践经验也相对不足, 因此必须采取理论与实践相结合的发展思路。一方面要全面完善图书、档案一体化理论体系, 从理论层面挖掘两者的想通点与区别, 并为图书档案一体化建设提出科学的理论指导;另一方面要积极借鉴国内外先进经验, 并充分结合我国各地实际情况, 制定科学可行的实践策略, 并逐步落实到实际工作中。

2.4统一标准, 规范操作。统一的行业标准和规章制度, 有利于图书档案一体化建设的规范化发展。由于目前图书、档案工作分别执行不同的标准和制度, 因此在一体化建设中应结合实际, 将两者组织构架、职能与责任等进行充分整合与划分, 并在此基础上对其原有管理制度、业务流程、工作标准等进行调整与改进, 使之能够更好地适应图书、档案一体化建设需要。

为确保图书、档案部门共同执行统一的标准与制度, 可建立统一的信息集成平台或者系统, 通过信息技术和网络环境促进两者的相互沟通、相互协调和相互监督。除此之外, 图书、档案信息资源的开发均应遵循同样的原则、方法, 采用统一的保存方法和存储格式, 并充分利用智能检索、网络传输等方式, 实现图书、档案信息资源的共享、传递和交互。

总结

综上所述, 虽然图书管理与档案管理是两项不同的工作, 且图书资源与档案资源也存在本质上的区别, 但两者有着密切的内在联系。推进图书档案一体化发展, 有利促进两者的相互补充、协调发展。因此, 我们应本着求同存异的原则, 不断完善图书档案一体化发展的对策, 并依靠信息化技术不断完善和稳定图书档案一体化业务的操作环境, 以促进图书档案一体化健康发展。

参考文献

[1]刘旭光、刘蔚.浅谈图书档案一体化管理[J].档案学通讯, 2010 (6) :82-85.

[2]李明.关于图书档案一体化管理的思考[J].科技情报开发与经济, 2015, 25 (3) :98-99.

[3]辛杨.我国图书、情报、档案一体化管理研究[D].山东大学硕士学位论文, 2012.