档案室的必要性

档案室的必要性（共12篇）

档案室的必要性 篇1

如何加强学校档案的科学管理, 使档案管理在学校办学过程中发挥其应有作用, 是学校档案管理人员所要努力探索的一项有意义的工作。

在实践中, 笔者逐渐认识到档案室高效管理的重要性, 现结合自己的工作经历谈一些做法和体会。

一、学校档案室高效管理的必要性

档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映, 学校各部门在教育教学及其他各项工作中形成的各类档案, 应由学校档案室集中统一管理, 以便调用及时, 提高工作效率, 为档案高效管理提供条件。学校档案管理高效化建设, 有诸多的必要性。

1. 适应学校办学情况考核的需要。

在新时期, 学校建设速度加快, 上级部门对学校的办学水平的考核力度加大。几乎每年都要进行学校各项考核, 每次考核都会给学校带来繁琐的档案收集、整理、汇总工作。如果档案室能对各类档案及时归类收集, 则可以大大提高迎检效率, 减少重复性劳动, 为学校精品化办学提供便利, 一定程度上能够减少学校的档案整理费用, 起到节能节支的作用。

2. 提高学校管理工作效率的需要。

学校档案可以在一定程度上反映出该校某一阶段的教育教学发展状况。通过对学校各类档案的归档分析, 可以为学校领导层面提供改进或加强学校管理工作的信息资源, 可以帮助学校领导找到学校发展的增长点和突破口, 从而有效地提高学校教育教学管理工作效率。

例如:每年学校都要向上级开展年报工作和教代会报告工作, 如果学校档案室能完整地对一学年来学校各条管理线的活动、成果等记录进行及时完整地规整, 则可大大节省工作所要花费的时间。

3. 帮助师生回顾反思自己的成长过程。

学校档案除了记录学校教育教学管理工作的成效, 还记录着学校广大师生的成长历程。档案室不定时地将各位老师或者学生的个性化档案向各位教师和学生开放式展示, 可以让师生看到自身成长轨迹的同时, 明确自己下一步的努力与发展方向。针对自己的成长档案的齐整程度, 确定自己的工作重点。

二、学校档案室高效管理的策略

高效率的工作需要有科学合理的工作策略, 学校档案管理的高效运作, 当然也必须有一套符合本校实际的档案管理工作策略。

1. 树立人本意识, 建设服务型档案室。

应充分重视学校档案室的建设。目前, 除了管理人员不够专业外, 还存在某些领导对档案管理工作不够重视的现象。一些档案室的档案未能有序规整, 档案成了一堆废纸, 不能发挥其应有的功用。

2008年, 我校开展邀请型学校管理工作研究和实践, 将人本化学校管理工作作为学校创建精品学校的抓手, 学校档案室开始走向正规化。邀请教育理论指出的尊重、信任、乐观、有意性四个核心理念, 以及邀请教育所倡导的学校一切教育资源都要为广大师生提供亲和性的服务理念, 在我校档案管理工作过程中逐渐得到凸显。

首先, 开放档案室。有的档案室长年大门紧闭, 教师和学生常常吃闭门羹, 档案资料零散、发霉, 被束之高阁, 有需要的教师和学生, 在调用档案时很不方便。为此, 我校专门配备了档案管理人员, 对各类档案分类整理, 添置保险、安全、干燥的档案陈列柜, 并在档案室内建立档案电子检索目录系统, 配备复印机、打印机, 方便教师和学生调用。

其次, 建立个性化档案检索机制。学校每一个部门的档案都具有特殊性, 每一个教师和学生的档案都具有个别性, 档案室管理人员将各种档案资料按照部门、教师个人、学生个人分别录入电脑系统, 建立电子活页式文件链接, 让档案电子化运作。待需要调用档案时, 只要在搜索页中输入某一关键词或者某一教师名字就可以快速找到所需的档案, 大大提高了档案调用的速度。

2. 建立档案室工作意见征集机制。

任何一个管理环节都会存在这样那样的问题, 这些问题, 档案管理人员可能难以把握, 只有需要调用档案的人员在调用过程中才会有所体会, 因此我们在档案室建立了档案室工作意见征集本、箱, 不定期邀请各个部门、教师及学生针对档案室某一阶段的工作开展座谈, 听取各方面建议, 不断修正学校档案的管理操作规程和工作方法, 让学校档案管理工作越来越现代化, 越来越顺应广大师生的需求。

另外, 邀请上级档案管理专业人员来校指导, 通过他们及时了解当前档案管理的发展趋势, 掌握前沿科学的档案管理工作方法, 及时改进我校档案管理。

集思广益、多方征集, 是我们学校档案室工作高效化的支撑, 也是我校推进档案室建设的根本。

3. 建立档案信息资源整理传递机制。

档案室管理不仅仅局限在档案的收集、整理层面, 更重要的是为广大师生服务, 及时准确地向广大师生传递档案整理工作中发现的对广大师生成长具有参考作用的信息, 以及全面地为学校各个部门开展各级各类迎检工作提供档案资料。为此, 我们着力建立了档案信息资源整理传递机制。

首先, 部门档案信息传递。一学年来, 学校教学、后勤、政教、教科等部门积累了许多成果资料, 这些资料很繁杂, 应当分门别类地加以整理。我们的做法是, 按照会议、活动、成绩统计、上级奖励、上级指导、教科研、后勤记录等目类进行整理, 以时间顺序贯穿起来。这样, 在调用时就可以按照时间进行检索。对某一方面缺失的档案资料, 档案室及时通过书面形式要求有关部门加以补充。同时档案管理人员可以将档案整理中发现的部门工作缺失, 通过书面报告形式传递给有关部门, 帮助部门改进工作。

其次, 教师学生个性化档案信息传递。一般来说, 人们都有一种走一步算一步的工作思想, 很少静下心来回顾反思自己的成长过程, 找出自己的不足。在这种情况下, 档案就可以发挥它的作用。

我们给全校119名教师建立了个性化的档案夹 (纸质的、电子的) , 档案夹中的档案按照教师在学校工作的时间先后顺序进行编排。在学年之初, 我们先向各位教师公布本学年来教师应该准备提供的常规档案及学年工作中可能用到的档案, 制定出征集目录, 提前告知教师。每隔一个季节, 对教师们所提供的档案进行统计, 及时发出收集通知, 确保每一个教师的个性化档案不缺页。每个学期, 档案室邀请校长室、教研室、教务处, 对全校教师的档案收集情况进行考核, 并从中发现教师成长过程中的欠缺性档案, 通过书面形式告知相关教师, 指出需要努力改进的方面。这样, 既可以让教师看到自己的成长过程, 又可以帮助教师发现自身成长中的不足。这种跟踪式的档案信息传递方式, 为广大教师的专业成长做好了服务性与建议性的保障。

学生档案, 按照班级为单位收集, 按时序进行整理, 对某一班级或者某一学生的成长及时提出相关建议。

4. 积极开展季度档案盘档工作

档案是展示学校、教师、学生发展的第一手资料, 是学校、教师、学生不断发现自身不足, 改进学习工作方法的有力参考。因此, 档案管理人员一定要确保档案的真实、全面。这就告诉我们, 档案盘档工作十分重要。

盘档, 就是定时整理各类档案, 发现不足与缺失, 及时改进、收集、补充。可有效避免时间久了档案真实性得不到保障、档案内容不全面的现象。我校档案室, 每一季度都要开展盘档工作, 对照学校工作行事历, 对照学校校务值日日记、对照学校档案收集的规范要求, 对一个季度以来所收集的档案进行归类整理。这样确保了学校档案全面、真实, 达到工作的高效。

总之, 学校档案管理是一项既枯燥又重要、既繁杂又细致的工作, 是一个具有及时性及全面性的项目。学校档案管理人员要爱岗敬业, 求真务实, 以学校档案高效化运作为己任, 促使学校档案管理转型升级, 充分发挥出其特定时期的功能与作用。

摘要：初中档案室建设是学校规范办学、建设现代化学校不可以缺少的一项重要工程, 是学校规范管理、提升品位的需要。本文立足本校实际, 就初中档案室高效化管理建设的重要性和策略进行阐述。

关键词：初中档案室,高效管理,必要性,策略

参考文献

[1]李福海.管理学新论 (修订版) .成都:四川大学出版社, 2011.

[2]陈兆祦.档案管理学.北京:中国人民大学出版社, 1980.

[3]胡泓杰.中国档案学的理念与模式.北京:中国人民大学出版社, 2005.

档案室的必要性 篇2

学生心理健康档案建立的必要性和管理

自从云南大学马加爵杀害四名同学后，又有广东大学蓝庆庞、北京大学安然、浙江大学周一超、郭力维强奸女生。教师，“传道、授业、解惑”的灵魂工程师，在传授学生以科学文化知识的同时，如何根据学生的心理状况，及时有效地给予心灵上的抚慰，帮助他们心情愉快地度过校园生活，是学校心理健康教育的目标，而有效地达到这一目标就必须建立和利用好学生的心理健康档案。

一、建立心理档案的必要性

1.有效地进行学生心理健康教育的需要。学校心理健康教育首先要从建立学生心理档案入手，通过为学生建立心理档案，能及时准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律、特点及现状，为学校确立心理健康教育的具体目标、制订工作计划、选择合理的途径和方法提供依据，使心理健康教育工作具有针对性、有效性和前瞻性。同时可以动态地监测学生的心理变化情况，对有心理健康问题的学生可以早发现、早干预，采取相应的心理疏导，从而做到防患于未然，尽可能避免马加爵那样的悲剧发生。学生家长也可以通过查看孩子的心理档案，更好地了解其孩子的心理特点，及时发现其存在的心理困扰，与教师或辅导员一起制定辅导的计划，发挥学校和家庭的双重力量，使学生有一个良好的成长环境。这样有利于学校、社会、家庭相互配合形成合力。

2.学生了解自我、把握自我、完善自我、挖掘自我潜能的需要。心理档案的建立为学生自我教育创造了条件、找到了依据。学生通过心理档案了解了自己的心理状态，了解了自己的兴趣、能力和所处环境，知道了自己的长处和不足，不断地分析自我、评价自我，从而了解自我、调节自我，使自我意识的水平逐步提高，进而充分发挥自己的潜能，完善自我个性，预防心理疾病，形成良好的个性品质。

3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利于学校心理健康教育工作的深入开展。4.教育改革和贯彻落实国家政策的需要。新时期下的教育出现了很多新的问题，我们要采取实事求是的态度，创造性地开展教育工作。目前，学生心理健康问题越来越突出，甚至有的学生走上了自杀、犯罪的道路。青少年心理健康问题受到高度重视，教育部发布了《中小学心理健康指导纲要》、《普通高等学校大学生心理健康教育工作实施纲要》和《中等职业学校学生心理健康教育指导纲要》文件，要求为学生建立心理档案，关心每一个学生的心理发展过程，用心理档案记录下每一个心理变化，采取相应的心理疏导策略。

二、学生心理档案的管理

1.确定心理健康档案的建档内容。学生心理档案的内容，应尽可能全面反映学生的心理特点，从而为学校教育提供可靠准确的信息。一般包括两大方面：一是学生基本情况，包括学生个人简介、身体状况、家庭生活情况、学校学生生活情况及对其有重大影响的事件等，这些能够帮助我们深入分析学生心理，正确查找学生问题根源；二是反映学生心理状况和心理特点的资料信息，包括性格类型及特征、智力水平、有无心理障碍、学习态度、职业爱好、心理咨询与辅导记录等，这些是我们有针对性地实施心理辅导的重要依据。

2.学生心理档案的收集方法。

(1)个人总结。

通过每学期的总结，启发学生进一步剖析自我，找出自己的优点、缺点，说出自己的兴趣、爱好、想法，并鼓励学生平时写心理日记，内心想什么就写什么，记录心理变化历程，从中了解学生的心理活动，引导学生衡量自己的心理健康水平。

(2)调查分析。通过让学生回答、填写心理健康调查表，做心理测试题和让学生对一些问题发表真实看法，从中分析学生的内心世界，掌握学生的心理状态。

(3)日常行为观察。学生的心理状态在学习生活中会真实地表现出来。细心观察学生的日常生活，多观察学生的一举一动，记录好每一个细节情况，抓住学生的情绪变化，捕捉学生的敏感信息，了解过去的心灵创伤等。还可以设置情境，让学生在特定的场景中暴露自己的内心世界。

(4)作品分析。借助学校的各种评定和记录以及学生的作品来获取信息，如学生的学习心得、日记、周记、作文、自传、绘画、各种作业、试卷、手工艺制作等分析。

(5)心理测验。心理测验法是建立心理档案最主要和最为常用的方法，其关键是选择合适的测评工具进行测试。在规定的时间内，对学生进行测验，收集其学习能力、人际关系、自我认识、人性特征等信息。

3.整理建档。档案经过收集之后，重点在于整理。需要根据内容和来源渠道，进行科学、分门别类的整理，以班级为单位，按学号顺序为标准，将不同阶段收集的材料分类存档。对于其整理，不仅仅是把收集的数据集中起来，更重要的是使这些数据产生1+1＞2的效果，因此要及时对收集的数据进行分析整合，应该考虑到对这些数据进行什么样的“加工”，才能使利用者利用起来更直观、更方便。比如在整理学生心理测试量表的过程中，可以从纵横两方面来考虑：一方面，保证一定时期一个学生各类量表的连续性；另一方面，应该力争使其能够体现在同类量表中不同学生的比较，只有这样，才能更利于利用者全方位做好学生的心理健康工作。归档时，档案工作人员需要复查，详细检查全部档案，确保学生心理健康档案的齐全、完整。

4.保管。学生心理健康档案必须由档案员专人保管，要恪守档案的保密性原则。学生心理档案的内容有的是学生的隐私，有的带有暗示效应，有的涉及到人际关系，也有学生心理障碍和心理疾病的记录等，应妥善保管，不得随意向他人公布有些内容，规避学生个人隐私的泄漏。日常保管包括资料清洁整齐、排列有序、查找方便，也要注意资料安全措施的落实，避免资料的丢失和损毁，维护全部档案的完整性。

5.利用。建立学生心理档案的目的是促进学生心理发展和人格健全，维护学生的心理健康，提高学生的心理素质，提高学校教育教学效果，为此必须正确利用好学生心理档案。

(1)根据学生心理档案反映出来的不同年级学生的心理特征，进行分班、分组，选拔学生干部，制定教学计划和开展心理教育活动。依据档案，可以研究每个年级的学生在能力、人格、心理健康等方面的总体状况和特点，按照能力水平、人格特点等因素来进行分班编组。也可根据学生的个性特点进行有针对性的选拔学生干部的培养锻炼。同时可结合各年级或各班的实际情况和智力特点来制定年级教学计划或班级教学进度，做到有的放矢。对于学生存在的一些共性的心理问题，可以按班级为单位进行团体辅导，开展心理教育活动。

(2)依据学生心理档案，准确识别和确定心理危机预警对象。学校应该充分发挥心理健康档案的鉴别与筛选功能，把存在严重心理疾病、遭遇重大创伤事件以及有自杀意念和自杀行为等各类潜在或现实的心理危机干预对象正确识别出来，根据相关的心理预警指标对其心理危机的轻重程度及可能后果进行科学评估和判断，并在此基础上对他们采取相应的咨询、辅导、追踪、监控、干预措施，以对心理危机做出准确预测、有效防范和正确处理。

(3)根据学生心理档案反映的问题，提出具体的教育建议和培养策略，指导学生解决各种成长性与发展性的心理问题。学生心理档案的建立与完善为学校开展个性化、因教施教的心理健康教育创造了条件，学生心理档案记录着学生的智力、人格、心理健康、学习心理及职业能力等个性心理特征的描述和分析，借助学生心理档案，可针对学生不同的心理发展问题提出具体的教育建议和培养策略，提供个性化的教育与咨询服务，从而更有效地帮助学生解决各种成长性和发展性的问题。在个性化辅导中，可以针对学生某一方面的问题或多方面或全方位地开展辅导，这要视学生的实际情况而定。

开发档案信息化资源的必要性 篇3

充分开发利用档案信息资源是建设先进文化的需要。档案工作是储存，加工整理文化资源的基地，通过加强档案信息开发与利用，不仅使文化资源得以传承，也为先进文化建设提供了条件。档案资料对培养优良作风，陶冶情操。加大职工素质教育，提高人才质量都起着重要作用。

充分开发利用档案信息资源是建设民主政治的需要。随着我国文明的不断进步，人们的民主意识日益增强。档案信息资源为民主政治提供了发展目标和需求范围，档案信息资源作为核心信息资源，是各项工作发展的信息支持与信息保障，只有充分开发利用档案信息资源，实现档案信息资源共享，才能真正了解生物的发展方向，紧紧围绕水利的中心工作，齐抓共答，为各项事业的发展贡献力量。

充分开发利用档案信息资源是完善水利法制建设的需要。公平共享档案信息资源，确保有一段 用者知情权和了解权。在这些人权实现的过程中，必然要求权力按照公开、公平的原则行使，从而防范权力的腐败，这样才能保证各项事业前进的步伐有条不紊地快速迈进。

二、加强档案信息资源的开发与利用，提高档案为水利服务和水平。

更新观念，提高主动服务意识。档案工作者必须解放思想，更新观念，改变传统的档案管理方式，树立为民服务的思想，大力开发利用档案信息工作。树立档案工作为整体工作服务的观念，增强责任感和紧迫感，以主人翁的精神投身到档案信息资源开发利用工作中来，促进档案工作健康发展。

加强宣传，提高档案信息资源的开发利用水平。档案信息的进一步开发利用，必须加大档案工作的力度，提高档案服务工作质量。档案信息资源的数字化是提供优质服务不可缺少的环节，是保证档案有效传播，方便使用，长期保存的一项重要手段，是档案事业发展的必然趋势。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第539期2014年第07期-----转载须注名来源和用不能局限于查阅，而要进一步开发和传递信息资源，为水利工作提供更快方便、更快捷的信息的服务。

丰富档案室，提高室藏档案的质量和管理水平。为全面有效的开展工作，必须把档案信息资源的开发利用的入科学化、规范化的轨道。开展档案服务工作，必须有门类齐全，内容丰富的档案资料。注意收集不同类别的档案。不仅要有文字、图表形式的纸质档案，还要收集照片、录像、磁带等音像档案和记书，牌匾等实物档案。要充分利用这些资料，提高管理水平、档案工作人员要把精务集中使用到档案管理上，使档案管理工作速度快，质量高，为档案提供利用创造条件。

深挖资源，加快开发利用档案信息资源的步伐。运用计算机进行档案的现代化管理，是档案工作的一项重大改革，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，逐步替成纸质档案，改变了传统的方法，建立了信息网络，能为职工提供更好的服务，为领导决策提供准确信息。

档案工作都要加快档案信息资源的开发利用步伐，以科学态度，饱满的热情把档案信息的开发和用与水利的日常工作结合起来，开拓进取，努力奋斗，为水利档案事业发展做出更大贡献。

电子档案与纸质档案共存的必要性 篇4

一、电子文件和纸质文件的优劣

1、档案寿命的优劣

纸张的寿命取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定条件的影响下, 可发生水解和氧化反应, 但是只要我们在保护过程中, 注意排除发生两大反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。而电子文件的载体是磁性物质和光盘, 磁性物质极易受外界磁场影响而导致退磁、消磁等, 目前光盘常用记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物, 这些材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应。与纸质档案载体纸张相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5—15年。

2、保管条件的优劣

电子文件保存占用的面积小, 但对环境的要求很高, 它受温湿度的影响、灰尘的影响、外来磁场和机械振动的影响、光线和有害气体的影响等等、稍有不慎就会造成信息丢失:而纸质档案的保存, 虽然需要占有很大的空间和很多的设备, 但是对环境条件的要求比较低, 只要温度、湿度适宜可以保存几百年。

3、信息保护的优劣

纸质档案的记录和信息是一体的, 保住了纸质文件的形体, 信息就能得以保存。对电子文件而言, 信息和载体是可分离的, 这使得文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被删除的危险。另外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐性杀手----电脑病毒。目前, 保护电子文件信息的技术途径主要有:防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等等, 然而保护文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密盒解密技术都在不断地发展。

4、技术寿命的优劣

纸质文件一旦形成, 其制成材料-----纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起、它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 也与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机才能识读, 一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。一般来说, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时比载体损失是更为严重的危害。

二、电子文件和纸质文件在实际运用中的区别

1、传统的纸质档案设计人员需要

利用时, 首先是主管领导审批, 然后到档案室查找自己所需要利用的档案。遇上一些大项目时检索卡就三四千条条目, 费时、费力, 严重影响了工作效率。而电子文件的查阅速度快、准确、其资源的享用不受时间和空间的限制、可随时随地查阅, 包括借阅、归还、预约和审批也可以通过网络完成, 并且可以同时为多个用户提供利用, 为利用者提供了极大的方便。但是这种资源共享必须以计算机、网络技术等为前提, 否则无法实现。

2、由于工程项目从立项到竣工要

经过多次审查, 审批等工作, 多数图纸出图以后在审查过程中要在图纸上修改, 而设计人员往往以为只要项目存档完成就万事大吉了, 至于电子文件是否修改设计人员往往不重视, 这样就造成了电子文件和纸质文件的不一致, 在电子文件和纸质文件同时存在的情况下, 我们认为电子文件是当前以至以后主要利用渠道。纸质档案主要是对电子文件的原始性、真实性、完整性、法律效力以及网络安全发挥验证和备查作用。

档案室的必要性 篇5

3.2城建档案具有资料备份的作用

近年来，我国在积极进行城市建设的过程中，城市逐渐向现代化方向发展，这一过程中拆除了大量历史悠久、具有一定历史内涵的建筑，损坏了重要的文物，同时严重破坏了周边的环境。这种现象虽不利于我国实现长期可持续发展，但却是积极开展城市记忆工程的关键[4]。这一过程中，可以充分利用城建档案，对城市记忆工程进行引导，对重要的历史建筑以及拥有文化内涵的建筑进行恢复，同时也可以构建缩小版的城市记忆工程，例如公园广场等，促使城市发展过程中历史文化、地区风俗得以传承，并有效改善城市的周边环境。例如，我国北京市的城建档案管在运行过程中，就积极实施了多项胡同文化活动，将老北京胡同文化中的名人景色展现处出来，如西交民巷的“胜景再现”等活动，以档案展的形式举办，促使城市记忆工程在开展的过程中更加有据可依，在传承我国老北京文化以及保护胡同文化具有重要意义。

3.3城建档案有利于城市记忆库的构建

城建档案中包含的内容能够为城市记忆库的构建提供大量可靠的资源，可以为城市记忆工程建设奠定良好的基础。利用城建档案记录的先后顺序，能够将城市历史发展中的脉络缕清，在对城建档案中包含的视频、文字和照片进行利用的过程中，可以整合利用所有的资源，数字化技术能够有效加工处理这些资料，促使城市记忆库的构建得以实现[5]。例如，在城市记忆当中，各个地区的名称是一个重要的组成成分，它在反映实际地理名称的过程中，同时还呈现出了一定的历史文化内涵，甚至是城市、地区发展以及变迁的真实描述。由此可见，在有效构建城市记忆库的过程中，城建档案的功能不容忽视。

4结语

综上所述，城市记忆工程是现阶段我国积极进行城市建设的重要内容，而该工程实施过程中，城建档案的重要地位不容忽视。在对城市记忆档案进行总结和编辑的过程中，应对城建档案信息资源进行深入的挖掘和应用，促使城建档案信息内容呈现出全新的应用价值，与此同时，还应当积极结合先进的信息和传媒技术，大力广泛宣传编辑后的城市记忆工程信息，在引起相关部门的重视基础上，确保城建档案的功能得到最大程度的发挥。

参考文献:

[1]李爱萍.用城建档案铭记城市的发展与历史―――对城市记忆工程的思考[J].城建档案，，16001:23～26.

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[3]王亚清.再论从工程档案到城建档案在城市建设中的作用[J].城建档案，，15508:58～59.

[4]徐悦.论城市记忆工程中城建档案馆特色馆藏的建设―――以泉州市城建档案馆为例[J].中山大学研究生学刊(社会科学版)，2012，13102:155～161.

档案室的必要性 篇6

关键词：高校;档案管理：职业素质;业务素质提高

一、档案管理工作的作用及意义

档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的服务性是说，档案管理系统是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，通过提供档案信息为社会实践服务。档案管理的政治性是说，在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服務，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

二、提高高校档案管理人员素质的必要性

首先，提高档案管理人员素质符合社会发展的要求。社会的进步，经济的发展，特别是信息时代的到来，引发了档案业务的更新和拓展，给档案工作提出了更高的要求，对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。档案管理的内容日益丰富，档案服务的范围和对象不断扩大，在信息化时代下，高校档案管理人员应不断运用新的技术和方法来提高档案管理的技术水平，实现高校档案管理的现代化、规范化。

其次，提高高校档案管理人员的素质是提高档案管理水平的保障。高校档案是高校社会活动的原始记录，具有权威性和凭证性，有些档案一旦损毁就无法复原、再生，提高高校档案管理的能力和服务质量是高校档案管理的重中之重。因此档案管理水平高低、档案服务质量如何决不单纯地取决于档案管理人员在数量上的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法。因此，提高档案管理人员的整体素质是提高档案管理水平和档案服务质量的先决条件。

三、新时期下档案管理人员面临的挑战

在以网络化和信息化为主要特点的新时期，赋予档案管理工作的突出特点是：科学技术含量更高，技术应用更先进，管理内容更丰富，管理分工更细致等。其中技术的先进性重点表现在在：现阶段的档案管理工作中，已经实现了计算机技术和网络技术的全覆盖，这两种技术的应用和发展，极大的提高了档案管理工作的效率和成果;管理内容更加丰富，集中体现在由于知识经济的快速发展，知识经济衍生出更多的信息和资料，很多重要的信息都会成为档案管理的内容;新时期档案管理分工更细致更专业，这就表明档案管理工作已经作为一门专业化的管理工作，在我国众多的企业和单位中得到了重视和应用。但是，新时期的档案管理工作，在具有众多突出特点下，自身固有的缺点和弱势也逐渐的显现出来，即档案信息在保真、保密、保存、计算机读取等问题上，漏洞百出。实践证明，国家保密对各单位的档案管理工作检查中，发现大量的管理漏洞，并且有些单位的重要信息已经泄漏，给国家安全带了严重的威胁，这些都为新时期档案管理人员的素质和工作能力提出了新的挑战。

四、目前高校档案管理人员素质的现状

（一）高校档案管理工作的内容越来越大，而学校对档案管理工作的质量要求却越来越高，就使档案管理人员的工作量加大，学校又没有配备足够的档案管理人员，管理人员力不从心，久而久之，就会降低工作积极性，消极对待档案管理工作。

（二）随着社会科技的不断更新，档案管理手段也越来越先进，但档案管理人员不肯接受新的管理模式和运用新的管理手段，严重制约了档案管理工作的进程，并让人们在查询档案时耗费较长的时间。

（三）现在高校中的大多数档案管理人员还是坐在办公室里，等着师生将信息送到他们的手里，没有与时俱进的工作理念，不会运用计算机将信息统一收集上来;有些管理人员害怕师生在翻阅档案时对纸质档案造成损坏，就限制师生进去查看档案，降低了档案的利用率。

（四）大多数高校的档案管理人员专业素质普遍不高，多数都是一些没有经过专业训练的拥有一般学历的人，他们没有专业的技术知识，没有工作经验，不熟悉档案管理的程序和内容。他们无法将档案进行划分、标注、分门别类的放好，会阻碍档案管理的发展。

（五）多数高校不重视档案管理工作，没有给档案管理人员提供晋升机会，也没有给他们好的待遇，使档案管理人员容易流失，工作积极性下降，阻碍了档案管理工作的发展。

五、高校档案管理人员提升职业素质的有效途径

（一）树立正确的思想观念。高校档案管理工作人员需要不断转变传统意义上的保守观念，结合高校实际确立一套符合时代要求、高效、优质、快捷的服务观念。充分发挥自身的主观能动性，更好地明确好服务方向，树立科学的服务态度，不断健全服务的具体方法，从事保证服务质量的不断提升。

（二）提升工作人员的服务意识。对于档案管理工作人员来说，其工作的价值就在于是否能够真正为工作决策提供实际性的服务，如果不能保证服务的质量，就很可能会失去档案管理工作的重要作用和价值。从某种意义上讲，档案管理是一项重要的服务工作与管理工作，因此，要求工作人员了解并熟练掌握科学的服务意识以及高超的工作技能。可见，档案管理工作人员的工作质量、工作效率、工作态度以及工作成果都在很大程度上影响着档案管理工作的质量。

（三）加强档案管理人员的专业技能。现代化社会是电子化的信息时代，并且便利的信息交流使得信息量编的越来越大。从事档案管理的工作人员就需要拓展自身的知识面，不断提升自身的业务技能。第一，制定业务技能的学习计划，然后朝着既定的方向努力;第二，学习计算机技术的具体操作，灵活运用网络与多媒体，快速掌握现代化的管理技术;第三，做好档案管理最基础性的工作，然后建立并不断健全借阅、保管制度，真正保证日常工作的有序进行，例如著录、整理、收集、鉴定等工作。

（四）注重档案管理人员的职业道德建设与发展。在高校档案管理工作中，要想保证档案管理工作的质量就需要管理工作人员具备良好的职业道德与专业素质，就需要在实践中不断加强对他们的职业道德教育。另外，马克思主义在理论上认为，不管是主观世界还是客观世界，都需要建立在社会实践的基础之上，因此，档案管理工作者需要在通过自己努力的同时，不断加强自身的实践学习加强自身的道德观念，从而不断提升作为档案管理人员的职业道德修养，在实践中不断提升档案管理人员的职业素养。

【参考文献】

[1]周海燕.新形势下高校档案人员素质的提升[J].黑龙江史志，2011（18）

[2]郑雪飞，王文峰.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].档案学研究，2010（07）

档案专题编研的必要性 篇7

一、档案在线专题编研现状

目前, 传统的档案管理方式不适应油田发展的需要。近些年来, 油田开展的老井地质资料复查等工作, 需要利用大量的典型人物、重大事件声像等历史档案作为素材, 宣传油田的发展历程和取得的成果;在维护稳定和实施民生工程的过程中, 需要查阅相应的民生档案, 以维护职工群众切身利益。由于信息化建设的滞后, 系统中目录数据和原文数据不全, 这些工作的开展都以纸质档案利用为主, 既增加了档案部门的工作负担, 又给其他部门的工作带来了不便, 工作效率和工作质量难以提升。因此, 开展网络环境下专题编研是档案馆建设已成为当务之急, 是档案部门乃至其他各单位、各部门的重要职责。

二、档案网络在线专题编研存在的问题

当前, 河南油田档案馆把档案编研工作作为一项重要的工作来抓, 并纳入了主要工作日程。以前主要是手工编研, 信息化建设的滞后, 系统中目录数据和原文数据不全, 这些工作的开展都以纸质档案利用为主, 既增加了档案部门的工作负担, 又给其他部门的工作带来了不便, 传统的档案管理方式不适应油田发展的需要。近些年来, 油田开展的老井地质资料复查等工作, 需要对历年来的单井资料进行深入研究和挖掘, 研究剩余油分布规律, 从而寻找一些新储量, 需要利用大量的典型人物、重大事件声像等历史档案作为素材, 宣传油田的发展历程和取得的成果, 在维护稳定和实施民生工程的过程中, 需要查阅相应的民生档案, 以维护职工群众切身利益等等。工作效率和工作质量难以提升。

三、网络在线档案专题编研的必要性

河南油田档案馆针对信息的处理能力以及对信息资源的组织能力, 尤其是“海量信息、深层次的开发、挖掘、提取出庞杂无序的资源的内在联系”知识化信息供用户使用, 编研工作作为知识化服务模式的一种—专题化服务, 可以挖潜信息背后的隐性知识, 提供个性化、专业化的知识、带动数字档案馆向知识服务模式转变。

河南油田档案馆利用不同编辑软件将与媒体信息对应的电子化档案实施加工处理, 使之更适应于现代化社会对档案的要求。对着媒体信息编辑的多样化与专业化, 网络出版物在内涵与质量方面已经不断扩展, 这均需要建立在编辑软件帮助基础之上。相对于传统档案编研工作而言, 在网络编辑技术的联合下已经形成了一派体系, 完美融合了多媒体技术、电子文档处理技术、现有的网络技术以及数据库技术。对于编研者而言, 必须根据汇编档案的内容以及出版要求熟练掌握并运用相关技术。编研工作是提高档案馆工作水平的一个重要途径, 是档案部门积极主动提供档案信息的有效方式。

四、开展档案专题编研工作必要性是网络带来的新契机

档案自身的形成过程, 背景信息不但将档案与档案自身形成的管理和职能环境联系起来, 在这样的情况下档案具有记录历史的作用, 具有对现代及未来提供凭证及信息和知识的作用, 能很好的利用现代的管理技术和设备深入开发科技档案信息资源。不仅能做到主动为用户提供及时有效的科技信息, 而且还能对用户的反馈信息进行分析研究, 作为进一步改善管理和服务方式的依据。

网络环境为新时期的档案编研工作提供了良好的发展契机, 充分认识档案网络在线专题编研工作的重要性, 以及努力做好档案网络专题编研工作是档案工作者的当务之急。客观形势也要求我们必须做好档案网络编研工作。

网络在线专题编研根本的价值, 就在于随着信息技术的不断发展它本身就能提供越来越完善的信息服务。档案编研工作观念是搞好档案网络编研工作的前提。建设完善一批内部局域网, 档案馆要实现馆藏将档案目录的浏览以及查询功能公开化。在网络查询实现之后, 可以有选择性的将部分方案全文或是编研材料公开化, 方便读者找到自身有用信息。数字化档案是编研的基础性环节, 有选择性的公开化则是对馆藏的有效保护。在这一举措下, 不难看出网络档案编研的前景。我们理应认定, 在21世纪发展下, 网络编研工作必将成为档案编研的主要力量。

企业建立厂务公开档案的必要性 篇8

一、企业厂务公开档案的概述

企业建立厂务公开档案的管理制度, 要根据企业的具体情况, 认真对公开的内容和信息进行整理和筛选, 促进企业的全面发展。

(一) 企业厂务公开的含义

厂务公开指的是通过将企业的财务信息、工作计划等内容进行公开, 在全民的监督下进行运作, 充分发挥员工当家作主的权力, 是人民民主专政在工作过程中的具体表现, 是建设现代化企业制度的重要标志。

(二) 企业厂务公开的内容

企业厂务公开的内容主要是与企业员工切身利益相关的内容, 员工所关心的实效性、热点性内容, 企业发展过程中的重要投资项目以及企业内部党政干部和领导的思想建设内容等方面。主要包含以下几点:

1. 企业重大项目的计划内容。企业在收购某些重大项目、工程时, 要对具体的实施流程、实施内容等进行档案公开。

2. 企业财务收入、支出情况。企业财务管理过程中, 具体的支出情况、投资花费等内容进行档案公开。企业财务公开是企业厂务档案公开的重要内容。

3. 企业员工奖金分配情况。企业要对员工的奖金分配情况进行公开。这种方法也能够有效的提升员工的工作热情。

4. 企业员工医疗保险、失业保险、养老保险等缴费情况。

5. 企业管理人员的薪资结构。

6. 企业管理人员的思想政治开展情况。

7. 国家最新出台的法律法规。加强对国家新出台的法规法规的公开, 可以使企业管理更加的规范化。

二、企业在管理过程中存在的不足

目前我国很多企业在管理的过程中, 存在领导干部思想作风问题、企业财务资金浪费问题等现象。这些现象在企业中的长期存在, 严重影响了企业员工对企业的信任, 降低了员工的工作热情, 对企业的发展和管理带来了不良的影响。

(一) 企业资金浪费、流失情况严重

目前我国很多企业由于缺乏一定的制度规定和监督力度, 导致企业中财务资金浪费等情况频频发生。一些思想作风存在问题或者自制能力较差的领导对企业财务的产生觊觎, 导致企业长期存在于不良的运营管理当中。没有制度或者审查力度对企业管理人员及企业领导的监控, 使企业无法向正规化、合理化的方向发展, 最终导致企业逐渐不适应于激烈的市场环境而导致破产。

(二) 员工对企业的责任心和归属感差

企业中缺乏严格的制度规定, 企业中的员工对领导人员的薪资结构不清楚, 对涉及到员工具体利益的事项不明确, 会导致员工对企业产生一定的不信任感和怀疑思想, 使员工对企业没有责任心和归属感。而这种不信任感会严重影响到企业员工的工作效率和工作质量, 导致企业生产效率的下降, 十分不利于企业未来的快速发展。

三、企业建立厂务公开档案的必要性

企业建立厂务公开档案的管理方法是新时期时代发展的重要表现之一, 在国内外众多应用的企业当中, 取得了良好的成效, 深得民心。不仅加强了企业员工的凝聚力, 同时提升了企业的经济效益, 促进企业科学化、全面化发展。

(一) 有利于实现企业的民主化管理

企业建立厂务公开档案有利于全面贯彻《档案法》, 建立一个民主决策、民族监督、民主管理的民主化企业。在企业发展的过程中, 员工可以通过提意见或者建议的方式, 加强员工对重大事项的参与, 保证重大事项的科学、合理决策。全民监督的方式可以有效的减少贪污、浪费等情况的发生, 完善企业内部管理机制。对于员工所不满意或者存在不合理性的问题进行及时的纠正或解决, 保证企业内部管理的合理性和员工对企业的满意度。企业建立厂务公开档案有利于协调企业与员工之间的关系, 建立和谐、稳定的企业内部管理环境。企业要加强民主管理的力度, 可以通过对员工所关心的问题和企业的发展目标进行公开和民主管理, 使企业的发展更加适应现代化的发展节奏, 充满生机和活力。将民主管理的思想深入到每一个工作细节当中, 通过全民参与、全民监督的管理方式, 促进企业的科学化、民主化发展。

(二) 有利于提升企业经济和社会效益

企业建立厂务公开档案的管理办法, 能够有效的带动员工的工作热情, 使员工在这种民主、轻松的工作氛围中, 进行主动的工作, 从而有效提升企业的经济效益。一旦企业产生一些需要决策的重大项目时, 可以通过厂务公开档案的方式, 加强员工对项目的参与, 改变企业传统管理模式中“一刀切”的管理办法, 集百家之所长, 促进企业领导者进行正确的决策。这种厂务公开档案的管理制度, 不仅不能提升企业内部的经济效益, 而且长期的民族化管理方式也会为企业带来更多、更好的口碑, 实现企业的经济效益与社会效益的双赢。企业在厂务公开档案的管理过程中, 要根据企业的具体发展情况, 制定相关管理制度。将企业的经济效益与员工的个人利益相结合。从员工最关心的问题出发, 切实解决员工在工作过程中所无法解决的问题。在企业遇到重大投资项目或者需要重大决策时, 可以通过开展多种形式的听证会, 加强员工对企业内容的参与, 提升企业财务工作和管理工作的透明度。这种管理方式, 能够充分调动员工工作的积极性和主动性。

(三) 有利于维护企业员工的切身权益

企业建立厂务公开档案的管理办法, 能够有效的维护企业员工的切身权益。企业决策者在进行企业管理的过程中, 无法做到面面俱到, 细致的考虑到每一个环节中、每一个人的切身利益, 这就造成了一些管理细节的漏洞和管理条例的不合理性。厂务公开档案的管理办法, 对员工所关心的重大问题或者经济利益问题进行公开, 能够完善在管理过程中, 一些不合理或者漏洞之处, 使管理办法能够通过全面的监督和查阅, 贯穿于工作的每一个环节、每一个细节当中, 保证企业管理的公平性和科学性, 维护员工的权益, 使员工加强对企业的责任心和归属感。在企业实施厂务公开档案管理办法的过程中, 企业所公开的内容不能是一些缺乏实际性、有效性的内容。不能避重就轻, 这种厂务公开档案的管理制度就变成了一种形式, 失去了它的价值。所以, 在厂务公开档案的过程中, 要从细节做起、从小事做起, 加强“阳光工程”, 避免“暗箱操作”。一旦企业要开始实施某项工程时, 要利用厂务档案公开的方式, 提前进行内容公开, 增强对实质性内容的公开。切实做到维护企业员工的个人利益, 维护企业的综合利益, 促进企业的科学、健康发展。

(四) 有利于企业党风廉政建设的完善

企业建立厂务公开档案的管理办法, 能够充分发挥全民监督的检查力度, 发挥员工的主人公意识, 有效的抑制一些思想作风较差的人员对企业资源进行贪污、浪费, 保证企业管理人员及党政队伍的廉洁、清政思想, 严格执行厂务公开档案的管理办法, 切实做到为人民服务、受人民监督, 促进企业向着正规化发展。企业可以利用定期开展思想政治会议、调查问卷等方式, 深入理解员工及企业领导人员的思想政治情况。加强党务公开的实施力度, 可以通过在企业网站中公开领导的具体工作内容以及党风廉政建设的活动, 加强员工对领导人员的理解。通过网站中的“零距离”交流与互动, 促进全民监督力度, 保证企业党风廉政建设的完善和企业管理制度的合理性。

四、结束语

企业若想得到长期、稳定的发展, 必须要注重企业管理制度的研究和创新, 结合企业的具体情况, 利用先进的管理经验和管理手段, 加强对企业的管理。厂务公开档案的管理办法, 能够有效增强企业内部管理机制的完善性, 员工对企业发展内容和发展规划的了解, 也在一定程度上展现了企业对员工的信任, 使员工产生对企业的责任感和归属感, 从而有效的提升工作的积极性和主动性, 为企业带来更多的经济效益。厂务公开档案的管理办法作为促进企业民主化发展进程的有效形式, 是社会发展的具体要求和重要表现。企业对厂务公开档案管理办法的长期应用, 能够有效提升企业在社会中的影响和口碑, 使企业树立良好的品牌形象, 促进企业的科学化、现代化发展。

参考文献

[1]王少坤.建立厂务公开长效机制之我见[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2013 (07) , 132-134.

[2]周湛汉, 赖明波.规范公开程序关注公开效果完善企业管理促进企业和谐[J].今日科苑, 2010 (01) , 51-52.

[3]高庆祥.新形势下加强油田厂务公开的思考[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2012 (05) , 73-74.

[4]梁守兰, 戴兴.召关于职工民主政治权利实现和保障情况的调查与思考[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2014 (01) , 124-125.

[5]高庆祥.积极创建厂务公开质量管理体系的实践与思考[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2010 (01) , 76-78.

机关单位档案管理的必要性分析 篇9

关键词：机关单位制度,相关档案管理,必要性分析

一、机关单位档案管理工作的措施

要想在一定程度上进行有效的机关单位档案管理工作, 就要强化措施, 重点着手从以下三个方面进行:

1. 加强领导和提高管理认识:

在机关单位档案管理工作只有不断提高工作的认识才能在一定程度上加强企业管理领导, 才能真正意义上做好档案工作。当然, 在另一方面上可以说机关单位档案工作是能够反映历史并记录以往活动的具体事宜, 它在一定程度上能够推动社会文明和经济的建设[1]。随着社会的进步, 人们也同样的认识到机关单位档案管理工作的重要, 所以人们的法制和档案意识与日俱增, 对于管理档案的调阅利用明显增多, 这就要求企业单位在一定程度只有不断拓展档案服务新领域并加快档案信息数据化建设才能顺应时代潮流, 满足当前局势人们对于档案管理的需求。

2. 加强档案室基础设施的建设:

在档案室的建设中, 加强档案保管条件并进行基础设施的投入, 不仅仅能够体现出较强的政治性, 在一定程度更能体现专业性。只有做好档案管理, 才能保证拥有完整的档案。

3. 提升机关单位档案管理人员的总体素质:

要想完善机关单位档案管理工作就要不断提高档案管理人员的素质, 有关工作环境的服务对象制度的建立以及企业的管理模式都在发生质的变化, 当然, 在某些方面一些单位也尝试将高科技也应用到档案管理工作中, 这时就是对于管理人员素质要求的一种提高, 对于管理人员专业素质要求也需要不断的提高。只有在管理工作中提高档案人员的素质, 才能取得管理工作的进步, 这才是实际推动档案事业的关键。

二、有关机关单位档案工作过程的保密程序

1. 有关机关单位档案工作过程中的保密问题一般情况下都是在库房进行档案管理, 库房管理问题可以算是单位档案保密工作的重中之重, 从实际情况中来看, 并不是任何房间都可以用做库房的。档案保密库房的建立也是有所要求的, 第一, 不能够将库房设在办公楼的第一层, 因为第一层的保密程度较低, 所以对于这种库房门窗更应该专门加固来防止有人盗窃。第二, 对于房间的布局也是有严格规定的, 要做到库房和办公室分开以及库房和阅览室分开。一般情况下, 关于加强防盗的方面还要求, 档案库房要有专人负责管理, 管理人员要制定严格的库房管理制度, 防止无关人员入内。

2. 档案使用过程中的保密工作:针对档案的使用方面, 一般机关单位都会制定相应严格的制度, 例如, 阅览制度和外借制度, 并包括复制制度。相应档案管理制度的建设必须符合一定的情况并根据实际情况, 采取措施对于不同程度和不同层次的使人员, 确定不同的使用范围并保证规定不同的审核手段, 才能确定文件的完好无损和良好的保密程度。

3. 做好档案的调整工作:有关档案的调整工作必须要重点解决好当前的两个问题:第一, 机关单位要主动接受保密部门对其调密工作的监督指导, 在另一方面更要齐心协力进行档案涉密文件的鉴定工作[2]。第二, 更要严格执行详细时间标准, 保密规范标准。一定严格做到有法必依, 执法必严, 违法必纠, 执法必严。

三、加强档案信息自动化管理工作

在机关单位档案管理工作中, 档案管理工作非常的复杂和具有较强的保密性, 在以往的档案管理工作中, 通常会使用使用传统的纸质文件最 (作) 为工作对象, 但是在现实情况就是传统的纸质文件的缺陷哼容易出现错误以及工作效率慢的问题。当然, 只有不断的提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要信息手段。才能在一定程度保证能够全面实现机关档案信息处理和管理的现代化计划的实施。

1. 认识到机关档案管理所本质上具有的重要性, 因为机关档案是一种宝贵财富, 只有在机关发展过程中不断积累才能激发出来[3]。一般情况下, 如果 (容易) 在机关单位档案管理工作中出现管理意识不强的问题以及出现相关档案资源的开发利用用率比较低的问题, 这种情况的问题出现, 使档案的管理难以适应社会的需求。

2. 关于机关单位档案管理的自动化:在机关单位档案管理工作中, 机关档案信息自动化的运用可以说是一项全新的工作, 它在使用过程中显现出来的优势是第一, 可以随时输入并可以随时更改。第二, 传递速度并不受时间和距离的影响。第三, 能够具有很强的生命力。

结束语

伴随着时代的发展, 机关单位档案管理工作中遇到的问题也日益突出显现出来, 总而言之, 在实际情况 (现实中) 机关档案工作 (中存在) 的问题已经严重影响了机关档案工作效应。一般情况下普通的机关档案工作更要创造性的开展, 只有这样才能够有效的推进档案工作进行跨越式的发展, 这是时代发展的必然要求。

参考文献

[1]宁宁, 徐秀英, 李兆丹.新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J].办公室业务, 2016 (07) .

[2]张宝燕.办公室档案管理效率的提高措施思考[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2015 (07) .

浅谈档案室资料工作的重要性 篇10

一、档案室及档案室资料定义

档案室主要任务是对收集的资料进行分类整理, 对重要的资料进行档案存档, 同时也要保存一部分与档案相关的资料, 一方面可以补充档案上存在的不足和漏洞, 同时方便查阅档案时提供一定的帮助, 档案时工作必须认识到其重要的地位和作用。档案室资料主要是在进行档案收集过程中产生的数据、文字、图片等。这类资料具有范围广、形式多等特点, 其主要是以书籍、报刊、公报或图片等形式, 其涉及的内容为政治、经济、文化、科学等多领域。

规划建设和住房保障局档案室及档案室资料主要指在进行规划建设和住房保障建设过程中产生的相关资料和数据, 这类数据可以有效反应当前的住房保障状况, 形成具有保存价值的文字、图片、声像等。

二、住房保障档案管理的重要作用

(一) 提高住房保障的法律性

住的房保障档案管理需要保证其数据的准确性, 这样才能够更好的维护住房费保障工作顺利进行。它能够有效的解决住房纠纷, 对一些数据进行相应的处理, 从而保证其法律性。住房保障档案能够真实的记录房屋的产权以及其他的相关信息, 这些数据具有非常好的法律性, 能够在发张产权纠纷时起到重大的作用, 增强法律效力。真实展现房屋的一些状况。住房保障管理有着自身的特点, 所以在进行相应的管理时应该保证其数据的准确性, 提高档案管理的水平。这样在纠纷产生时能够拿出数据, 保证合法人员的合法权利, 实现法律效率。

(二) 保证住房管理的业务水平

住房保障档案管理比较复杂, 它涉及国家的一些方针政策以及法律法规。所以在进行档案管理时要真实记录相关的数据, 保证其数据的准确性。各级的政府部门在进行相关的审核、产权明晰以及住房用途变更上都能够有数据可以参考, 所以说住房保障档案管理保证房产市场的有序进行, 维护其市场的秩序, 提高市场的规范性。同时还能够提高档案的作用, 实现档案的效用最大化。

(三) 促进社会主义和谐建设

在进行规划建设和住房保障建设档案室资料管理的过程中, 相关人员通过对资料的深入分析和管理可以有效提高对规划建设和住房保障建设的建设效益, 从本质上完成对用户权益的保障。这种管理模式可以解决城市的部分低收入家庭问题, 实现对我国社会资源结构的深化和调整, 从根本上促进我国社会主义建设和谐发展。通过进行档案室资料管理可以在很大程度上促进社会转型, 完成对用户及市场建设的全面了解, 确保规划建设和住房保障建设完全符合当前的社会趋势, 促进建设效果。

三、档案室资料管理处理措施

在进行规划建设和住房保障局管理的过程中, 档案室资料收集范围广泛且形式多样, 同时收集内容领域丰富, 在收集过程中会遇到或大或小的问题, 因此一些问题必须解决并且处理好, 实现对档案室资料的问题的处理, 提高档案的管理效益。

(一) 扩大资料收集范围

正确处理好广度和深度, 做到范围广泛, 内容深化广度指的是资料收集的范围, 将资料收集的范围扩大, 就收集方式上有接收、购买、交换和编写等多种收集方式, 多种资料收集门类和载体, 可以保证资料收集的系统、全面和完整。深度指的是收集的资料内容要深化, 除了收集一些综合性和政策性等资料外, 还需要收集一些典型性、地方性和特色性的资料, 对规划建设和住房保障建设中的问题的资料收集, 保证规划建设和住房保障资料的真实性和有效性。

(二) 提高档案室资料质量

在进行规划建设和住房保障建设档案室管理的过程中, 相关人员要正确处理好数量与质量的关系, 做到数量充分, 质量优化。资料收集具有丰富性, 主要是根据资料收集数量和质量的统一, 在保证资料收集数量的前提下一定要保证收集质量。判定档案室的工作水平, 不仅需要根据资料收集的数量, 还要根据资料收集的质量, 这也是最重要的。在确定资料质量的前提下求数量, 不可以忽略质量而但求数量, 这样只会保存一些无意义、无价值的资料, 给档案室工作人员增加不必要的高质量。在进行档案管理上, 应该将重要的质量进行保留存档, 同时需要将不需要的档案进行消除, 不可以只单纯的保存而不剔除, 这样会使档案资料越来越乱。档案管理应该具有一定的规律性。

(三) 突出档案室资料管理结构

在进行档案室资料管理的过程中, 相关人员要正确处理好档案室管理结构, 做到结构合理, 重点突出。将不同来源、不同内容、不同载体以及不同形式的资料进行相互印证和相互补充, 这样才可以保证档案室内的档案资料丰富而且充实。不同门类和不同成分的资料按照一定的关系结合成为一个整体, 同时两者之间保持一定的比例, 而这种比例以不同内容和不同领域的资料形成了数量, 再者使档案资料的成分充实和结构合理。在合理结构的基础之上, 要突出档案资料收集的重点, 对单位企业有重要意义的相关档案列为档案重点。

(四) 正确处理管理长远关系

正确处理好当前和长远的关系, 做到立足当前, 放眼未来已经成为当前规划建设和住房保障建设的关键。档案室的资料保管工作其主要是为了辅助档案管理, 为工作查阅和科学研究上做好服务工作。但是资料的收集上需要具有长远发展的眼光, 不能只单纯将目光放在当前, 应该将当前和未来发展同时考虑。资料收藏既要做好为当前工作而保存, 还要做好为未来发展而藏, 将档案室的最大作用和意义发挥出来。同时需要有原则、有计划的进行, 保证档案室资料经费。在保证重点资料的前提下, 将有关的资料和书籍等保留完整性。

(五) 大力加强档案室资料管理的基础工作

档案行政管理部分和档案室这两方面同时抓起, 加强档案资料的管理工作, 做到档案管理的科学化、标准化和规范化。在平时档案行政管理部门进行档案室的监督指导过程中, 必须将资料工作看做档案工作不可分割的重要组成部分。结合档案管理的相关工作, 对档案室的基层资料工作进行经常性指导、监督和检查, 确保管理工作的规范化和正规化, 保证档案室有序进行。实现资料管理的统一、资料形式具有多样化, 根据资料特点的不同进行分别整理, 进行科学的管理。

四、总结

在进行规划建设和住房保障建设的过程中, 档案室资料管理效果已经成为一项重要影响因素。因此相关人员要加强对规划建设和住房保障建设档案室的整体管理, 建立完善的管理体系和管理体制, 正确处理档案管理之间的关系, 确保规划建设和住房保障建设档案资料管理又好又快发展。

摘要：规划建设与住房保障是当前的中国社会体系的重要组成部分。在进行规划建设和住房保障的过程中, 相关人员要对其档案进行有效管理, 确保从本质上提高档案室资料的整体分析和处理效果。通过对规划建设及住房保障档案进行分类管理、特点分析等, 建立完善的档案资料管理模式及体系已经成为我国当前住房建设的关键。本文就我国当前档案室资料工作的重要性进行分析, 提出档案室资料管理优化方案。

关键词：住房建设,档案室,资料管理,管理措施

参考文献

[1]李小英.试论档案室电子资料管理方法分析[J].南方论刊, 2009, 10 (10) :93-94.

[2]蔡金玲.浅谈建设工程施工技术资料[J].黑龙江科技信息, 2008, 1 (3) :74-75.

档案室的必要性 篇11

关键词：档案管理；档案人才；重要性

随着我国科技水平不断发展与完善，在档案管理中对档案人才要求越来越来高。培养专业的档案人才是档案管理事业发展的需要，目前，存在的最大的一个问题是如何培养出高层次、高素质的档案专业人才。对于档案人才在档案管理中的重要性研究具有很重要的现实意义，通过深入分析研究明确档案人才的重要性，从而加强对档案人才的培训，提高我国档案管理工作的整体发展水平。

一、我国档案人才的现状

目前，我国档案人才在发展过程中还存在着一定的问题，首先是档案人才的整体专业水平有待提高，相关的工作人员服务意识较差；其次，在结构上也存在着缺陷，人员在年龄的比例中搭配不合理，大多数工作人员的年龄偏大；第三，人员自身发展存在一定问题，对发展的方向不够明确；最后，档案监督领导人员与实际的工作相脱节，由于理论知识与实践知识结合不到位，无法将好的实践工作经验及时进行推广，使得专业人员的水平没有得到很好发挥[1]。

二、档案人才应该具备的专业素养

（一）掌握档案管理的相关规定

档案管理的工作人员首先具备的理论性知识是关于档案法制和政策的观念，在工作中需要不断的了解和掌握相关知识，时刻关注有关政策的改变，提高档案管理的合法性以及管理水平，只用这样才能提高档案管理的水平。

（二）有过硬的专业知识

档案管理工作也随着时代在不断变化发展，因此相应的管理人员也需要不断的更新知识，掌握新的管理信息化技术。由于档案管理的信息量比较大，在管理的过程中需要理解各个相关环节的工作任务，对信息进行系统的归纳、整理和分析，发现问题时及时的解决。同时也需要掌握相关的理论与实践的知识，对档案进行科学、合理的管理，提高档案管理工作的整体水平[2]。

（三）熟悉掌握档案管理的相关规范

档案人才对相关档案进行管理的过程中，必须要熟练掌握相关规范的内容，这样在收集各种材料时，才能进行科学的整理，正确的分类，最终的目的是做到立卷材料齐全、手续完备、组卷科学，为档案管理创造有利条件。

三、档案管理中档案人才的重要性

档案人才在档案管理中起着非常重要的作用，是信息自动化时代发展的需要。档案管理也需要紧跟时代发展的步伐，在管理的过程中引入很多现代信息化技术，以此来提高档案管理工作的现代化，最终使档案管理工作整体水平提高[3]。

（一）时代发展的需要

近几年来社会在发展的过程中，越来越重视档案管理的发展，并被应用在各个行业、各个领域中，它的价值越来越受到重视。为了满足时代的发展，档案管理工作需要改变，传统管理模式已经不再适应时代发展的需要。因此，档案部门在对资源进行整合中，需要从服务思想上进行转变，拓宽工作的领域。在这种情况下，档案人才至关重要，对档案人才的要求就非常的高。

在“三个体系”建设中就提出了档案工作需要顺应时代发展的潮流，这是对档案工作与时代同步发展的客观要求，体现出了档案管理“以人为中心”的服务理念。档案人才在这个发展中也起着非常关键的作用，是档案管理工作顺利有序发展下去的保障。

（二）推进档案信息自动化管理的的关键

在现代社会发展中计算机被广泛应用在各个领域中，计算机技术能够对数据进行高效的处理，它最明显的一个特征是需要进行输入，在输入的过程中需要保证数据的正确性，这样才能保证后续工作的科学性。在信息化档案管理的过程中，需要专业的档案管理人才对相关数据进行收集、整理、归纳以及分析，最后输入计算机系统中。在这种情况下，就需要一只专业的队伍对档案信息化管理服务，相关的档案人才必须要有较高的专业知识以及文化素养，思想觉悟比较高，纪律严作风好，因此，在档案管理工作中需要加强对档案人才进行培训[4]。

在档案信息化管理过程中最为关键的就是档案人才，档案人才管理技术水平的高低直接影响到档案信息化管理的质量，因此必须要重视档案人才的作用。在信息化管理中计算机技术的掌握很重要，直接影响到管理结果的好、坏。因此，在档案管理中计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要的课题，对他们进行有针对性的思想教育，增强责任心。

（三）能够提高档案管理检索的查全率与查准率

档案人才是做好档案基础工作的保障，保证检索工作的查全率和查准率，相关档案管理人员在管理的过程中，需要对档案进行分类，在分类的过程中需要按照《中国档案分类法》，根据规定进行科学的分类，从而提高档案管理的整体水平[5]。

总之，专业的档案人才是时代发展的需要，同时也是档案管理自身发展的需要。档案管理部门在发展过程中需要顺应时代发展的潮流，把人才战略纳入档案管理的发展计划中，把人才优先发展放在档案管理工作中的重要位置，全面实施人才兴档、科技强档战略，重视对档案人才的培训以及不断引进优秀的档案人才，不断优化档案管理的环境，充分发挥档案人才的积极作用，体现出档案管理工作的专业性，为我国档案事业的发展作出应有的贡献。

四、结语

社会在不断的发展，社会大众对维护自身权益越来越重视，对档案的需求也非常的急迫，在档案管理中档案人才非常的关键，关系到档案管理工作是否合理、合法性，特别是在信息化档案管理系统中，档案人才更为重要，是保证信息数据的准确性的前提。因此，相关部门需要重视对档案人才的培训，在上岗前必须要经过严格系统的选拔，同时相关工作人员在实际工作中也需要不断学习积累经验，保证对档案进行科学、合理、有效的管理。

参考文献：

[1]贾春玲.浅谈档案管理工作的重要性[J].兰台世界，2015，S3：18-19.

[2]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务，2013，11：83.

[3]刘瑛.档案人才在档案管理工作中的重要性[J].科技创新导报，2010.

[4]王丽.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技信息，2010，23：242+220.

档案室的必要性 篇12

一、电子文件档案归档是档案工作发展的必然结果

文件从形成到最后消亡或永久保存为档案是一个完整的过程。现代科学技术突飞猛进, 电子信息化在党和政府机关工作中得到了广泛应用, 电子文件的保存、管理和有效利用已成为新时期档案工作中的重要组成部分。但分散在社会各层面、各部门的电子文件档案还没有一个信息管理功能, 缺乏通用性, 既不便于电子文件档案统筹管理, 更不利于电子文件档案的广泛开发利用。电子文件档案具有独特时代特征, 它区别于传统的文件档案, 决定了电子文件档案必须要及时有效归档。在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中, 明确规定了“文件形成部门或信息管理部门就定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交, 并按档案管理要求的格式交其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”由此电子文件归档不仅具有法律依据也是档案工作发展的必然结果。

二、电子文件档案归档是社会发展的必然要求

由于历史原因, 当前主要档案文献资料都是采用纸质材料为载体进行保存, 特别是一些保密性较高的机关文件, 大多还在采用纸质文件存档。但随着新时期信息技术的迅猛发展, 电子商务、电子政务等现代化信息技术全面普及, 为政府转变管理职能, 建设现代化政府创造了良好的条件。在借助电子信息技术、数字技术、网络技术实现政府管理现代化的同时, 也对档案工作提出了新的要求。首先, 社会发展对档案的保管、利用提出了新的要求。随着时代的进步, 电子信息技术取得飞速发展。政府机关、各企事业单位办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往文件, 许多文档从产生到处理办结几乎可以不使用纸和笔, 形成了大量的电子数据、图像、文件等电子档案。电子文件归档入馆将直接决定电子档案的真实、完整、长久可读, 随着办公自动化、标准化、网络化渐趋完善, 其发展的结果必将成为未来档案馆馆藏的主体。由于电子文件档案可以通过计算机系统或网络技术进行迅速、有效、多角度的查询, 将在开发利用上发挥着积极作用。在实现档案资源共享和促进经济社会事业发展上, 电子文件档案将比传统档案更为便捷有效。其次, 电子文件归档有利于政府记忆力的长久传承。电子文件档案是政府档案信息的重要组成部分, 电子文件种类复杂、格式多样, 并且具有信息和数据易损和易更改性, 使档案工作面临新的机遇和挑战。如果不能快速有效地解决电子文件档案统筹归档入馆管理问题, 将不利于电子文件的安全保存、长久传承和共享利用。也会影响政府记忆的延续和电子政务效能的发展。统筹规范电子文件档案的归档管理工作, 有助于电子文件档案的规范形成、管理和利用, 确保电子文件档案的真实、完整, 实现政府记忆的长久传承。

三、加强完善电子文件档案归档工作是必然趋势

(一) 电子文件不及时归档存在很大的隐患。据有关权威部门统计数据显示, 随着各行业在生产、运营等管理环节信息化程度日益增高, 计算机泄密行为也呈上升趋势。涉密文档直接或间接地泄漏与破坏大都是在各种各样不设防的情况下, 从而导致大量的涉密、流失。加强电子文件档案归档也是新时期档案保密工作重要组成部分, 要做好电子文件档案的移交、整理、价值鉴定、存储、著录、保管工作。

(二) 电子文件归档大大提升了电子文件原始保真性。当前, 大多数政府机关、企事业单位都是通过电子文件来部署和安排各项工作, 但电子文件档案基本上没有加盖电子印章, 电子文件档案的凭证性和权威性未得到充分体现。电子文件档案是办公自动化政务信息的重要源头, 在电子文件档案没有归档以前, 其文件的权威性及凭证作用受到质疑, 导致很多重要电子文件失去作用。所以要加强完善电子文件归档工作, 从而保障电子文件的原始真实性。

(三) 电子文件归档工作为档案事业的可持续发展注入了新的活力。随着文字、图像、影像、声音各类档案信息以数字化技术、网络技术在档案管理工作中的应用, 对档案归档工作提出挑战的同时, 也丰富了档案信息资源, 为档案事业发展开辟了新的天地。一方面, 电子文件档案是现代技术条件下档案信息资源开发及远程利用的新成果, 为档案收集渠道开拓了更为广阔的天地, 也大大提升了整体档案资源的馆藏量。另一方面, 由于电子文件档案的具有的独特时代特征, 其高速、便捷、成本低廉优势, 将极为方便地为社会大众服务。不必再以传统的查阅方式进行信息、文件的查找、索取和归还。同时, 新型档案载体材料的更新换代和诸如磁盘、光盘、数码图像处理技术等载体档案材料的保护技术的应用, 为传统纸质、胶片等珍贵档案修复、备份提供了更为安全科学的方法, 使档案安全保管、存储、修复、检索利用等方面的技术更为先进, 促进档案部门现代化管理水平的提高。

参考文献

[1] .熊飞.熊艳.城建档案数字化建设[J].城建档案, 2009.2