研究型档案馆

研究型档案馆（精选12篇）

研究型档案馆 篇1

摘要：本文从构建研究型大学目标定位角度, 提出了研究型大学档案馆的建设要求:确定档案馆发展方向, 重视科技档案馆藏建设, 开发档案信息资源。

关键词：研究型大学,档案馆,信息资源

自国务院学位办草拟的《中国学位与研究生教育发展战略报告2001-2010》 (第4稿) 首次由官方提出我国研究型大学概念, 并强调研究型大学在中国高等教育发展中的带头和示范作用以来, 我国大学积极拉开了在理论与实践上探索研究型大学的帷幕。《国家中长期科学和技术发展规划纲要 (2006-2020年) 》明确提出, “加快建设一批高水平大学, 特别是一批世界知名的高水平研究型大学, 是我国加速科技创新、建设国家创新体系的需要”。以此为契机, 一批国内一流高校, 为实现世界一流大学的战略目标, 加快了研究型大学建设的步伐。研究型大学是以知识的传播、生产和应用为中心, 以产出高水平的科研成果和培养高层次精英人才为目标, 在社会发展、经济建设、科教进步和文化繁荣中发挥重要作用的大学。在我国它们的主要任务:一是研究型大学是培养拔尖创新人才的基地;二是研究型大学是自主创新的国家队;三是研究型大学是培育和发展先进的创新文化的发源地;四是研究型大学为社会提供强大有效的服务;五是研究型大学要逐步建立现代大学制度。

由此可见, 研究型大学的一个最重要的特征是高层次的科研, 它是以学术研究为主、具有较强创新能力的高校。学术性是研究型大学的立身之本, 是研究型大学的灵魂。高校在建设研究型大学过程中科研地位得到迅速提升。为满足高校这种新的变化, 档案馆在建设过程中应转变观念, 改革创新, 抓住重点, 充分挖掘档案的利用价值, 为本校的教学、科研和管理提供更多的服务。

一、把握创建研究型大学的目标, 确定档案馆发展方向

研究型大学的学术性本质, 要求其内部的功能模块成为实现它自身理念——卓越的学术研究和人才培养以及精神诉求脱俗与创新的基点。档案工作是大学建设的基础性工作, 是维护学校真实面貌的永恒事业, 并服务于学校的中心工作。研究型高校档案馆发展方向必须与本校的发展目标定位相一致, 即服务于高校创新人才培养、学术研究两大中心任务。研究型大学的建设对档案馆的工作重心、档案资源的建设、硬件设施建设、用户的层次结构等方面都产生了极大的影响。因此, 建设研究型大学的高校档案馆应根据研究型大学的本质与任务及时调整工作重心, 相应地做好各项工作, 各种档案不仅在规模上要覆盖学校各项工作, 在数量上要满足学校各项教学和科研活动, 而且要注意掌握档案资源的学术性、研究性和前沿性。有针对性地做好档案工作, 学校发展到哪里, 档案工作就延伸到哪里, 档案服务领域就拓展到哪里。

二、了解研究型大学任务, 重视科技档案馆藏建设

研究型大学创新性与学术性使高校成为开展原创性研究、促进高科技成果转化的重要基地, 因此, 科技工作与研究型大学的创建有着千丝万缕的联系, 必须深刻认识科技工作在创建研究型大学中的地位和作用, 要重视科技档案馆藏的建设与发展。

研究型大学建设过程中将形成大批的科技档案, 这些档案不仅是专家教授们的智慧结晶, 记录和反映了学校科研工作的发展, 是学校的宝贵财富, 同时也对学校今后的教学科研工作有着重要的参考借鉴作用。但传统的高校档案馆 (室) 一般是在文书档案室、科技档案室基础上发展而来的, 考虑领导和机关利用情况, 馆藏档案多以行政档案为主, 而忽视科技档案收集与利用, 以致在科技档案收集工作中存在许多问题, 严重影响了科技档案的系统性、完整性、规范性等。在建设研究型大学的进程中, 完整的科技档案对于改进教学工作、提高教学质量、促进教学工作的持续发展, 有着至关重要的作用。所以, 高校档案馆在丰富、优化馆藏资源的建设中, 应重视科技档案的馆藏资源的发展, 逐步实现馆藏资源的综合化、特色化, 与高校的中心任务相一致。

三、服务研究型大学建设, 发挥档案资源的作用

1. 搞好档案资源信息化建设。

档案馆在建设过程中必须注重研究本校重点学科的专业建设、重点科研课题、教师和研究人员对档案馆的期望和信息需求等, 这样才能更加有的放矢地建设馆藏档案信息资源, 迅速提升研究型大学档案馆的学术地位。

目前, 高校数字化档案馆建设日益升温。高校档案馆正利用计算机辅助档案管理、建立各种数据库、与高校计算机网联网、登陆因特网进行档案信息发布与实时采集等方式, 逐步向数字化档案馆转化, 以达到档案资源共享的目的。数字化档案馆以其对信息的进一步加工整理和有序组织, 为利用者提供了及时、准确、系统, 且具有较高权威性和参考价值的档案信息, 可满足高校科学研究大型而复杂的课题需要。在档案馆建设过程中, 应牢牢把握研究型大学的学术特征, 在档案资源信息化建设中突出学科建设和创新。研究型大学要建设一流的重点学科体系, 必须确定一批优先重点发展的学科, 对此, 档案馆必须在档案资源上予以重点保证。重点学科数据库应密切跟踪重点学科的发展方向, 不间断地提供学术档案, 以满足学科建设和发展的需要。

研究型大学十分强调学生的创新精神、创新意识和创新能力的培养, 档案馆挖掘档案资源, 为他们提供电子型及数字型档案信息等多种载体形式, 使他们方便地通过档案学习别人的创新实践, 从中受到启发, 并吸取他人在创新实践中的经验和教训。

2. 强化开发机制。

(1) 开发科研成果档案专题库, 编辑、介绍科研活动的动态及所取得的成就。强调学术服务是高校档案资源信息化的重点, 高校发展过程中具有科研专题性强、交叉学科多、信息量大的特点, 为满足学校各学科领域中专家、学者及从事教学科研的教师、研究生这一庞大的利用队伍的需要, 档案资源信息化过程中也要注意信息多次加工。

档案资源数据库建设应单列重点学科数据库, 这将为师生了解有关科研信息、学生选择科研导师、确定科研课题等提供极大的方便, 同时学生可以根据自己参与科学研究的实际情况, 有的放矢地利用科技档案, 避免盲目性。目前, 国内部分大学档案部门已尝试性地开展此项工作, 收到了良好的利用效果。

(2) 针对研究生教育的需要, 进行以研究生论文为主题的档案编研。为学校的研究生管理和教学改革提供依据, 同时也为改进培养方法、加强科学研究、提高科学研究质量提供较为丰富、系统、完整的档案参考资料。这方面选题内容比较多、范围也很广, 凡是对广大师生的教与学有参考价值的资料都可编研, 如研究生、本科生毕业论文 (设计) 摘编, 对于了解历年来研究生、本科生的学习情况, 确定论文 (设计) 选题都大有裨益。

(3) 以简报形式定期向广大师生公布馆藏教学档案、科技档案目录, 使他们及时了解最新的教学、科技档案信息, 并根据教与学的实际需要, 有针对性地利用档案资源。这种做法不仅有助于实现高校档案服务教学的功能, 提高档案利用率, 而且还可以大大提高广大师生利用档案的有效性, 节约他们的时间和精力。

3. 提高用户服务质量。

(1) 转变观念为满足研究型大学创建过程中对档案信息的利用, 档案馆必须转变职能, 把档案工作目的由主要提供参考和凭证转变为服务于学术研究, 突出服务科学研究;把高校档案收集从主要是纸质档案扩展到电子文件等形式的档案;把由各部门移交、档案馆单一的收集方式改变为收集、搜集等多种形式;从着眼于档案实体保管向信息保管方向转变;由被动接受变成主动参与研究工作, 与课题组保持紧密联系, 做好从了解研究者的兴趣到收集资料并加以系统整理等工作, 提供好指导、参考服务。

(2) 利用现代化手段在创建研究型大学的过程中, 档案馆建设要充分考虑利用现代化设备和资源, 运用现代数字多媒体和网络技术, 主动、热情和有针对性地为用户服务, 满足广大教师和科研工作者自由方便地检索、存取科研所需信息资源的需要。

在知识社会和全球化特征日益显现的时代, 研究型大学的主要任务是个世界性议题。中国在创建高水平研究型大学过程中, 适应社会环境的变化、把握世界高等教育的发展潮流、在承继学校传统和特色的基础上, 通过主动改革, 使其内部的功能模块成为实现它自身理念的基点。把握研究型大学建设的中心任务, 档案馆确定自身的发展目标, 做好档案馆馆藏建设, 开发现有档案资源信息, 认真做好服务工作, 而新形势下档案馆的建设则将为研究型大学的建设工作起到积极的推动作用。

参考文献

[1]王战军.什么是研究型大学[J].学位与研究生教育, 2003 (1) .

[2]张保军.学术性——研究型大学的立身之本[J].中国高教研究, 2001 (9) .

[3]郑杰毅.建设数字化档案馆实现档案事业发展[J].福建档案, 2002 (5) .

研究型档案馆 篇2

论高校数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究

档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径.我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展,还要应对档案数字化建设中出现的.新的问题给我们带来的挑战,创新管理和服务理念,促进数字档案馆建设的健康发展.

作 者：苏梅 作者单位：河南大学,艺术学院,河南,开封,475001刊 名：文教资料英文刊名：DATA OF CULTURE AND EDUCATION年，卷(期)：2009“”(15)分类号：G47关键词：高校数字档案馆建设 现状 发展趋势 对策研究

数字档案馆信息服务研究综述 篇3

摘要：概述了我国关于数字档案馆服务的内涵、特点、服务理念及模式、个性化服务等方面研究的进展。

关键词：数字档案馆服务模式个性化服务信息服务

数字档案馆服务是数字档案馆价值的最终体现，也是检验我们数字档案馆建设是否成功的重要标志之一。经过检索“中国期刊全文数据库”全部专辑并对结果进行分析发现，专门研究数字档案馆服务方面的文献始于2000年，从2002年起讨论数字档案馆服务的文献数量开始增长，研究方向也趋于多元化。

1数字档案馆信息服务的内涵及特点

各位学者都认为所谓数字档案馆信息服务是指在网络环境下数字档案馆利用计算机、通讯和网络等现代技术从事档案信息采集、处理、存储、传递和提供利用等一系列活动，以达到为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足其解决现实问题的档案信息需求的过程。具体说，数字档案馆信息服务是对有高度价值的图像、文本、语音、音响、影像、影视、软件和科学数据等数字化多媒体档案信息进行收集和规范性的加工以及高质量保存和管理，实施档案信息知识增值，并提供网上数字档案信息存取服务的活动过程。

张永洁认为在数字化环境下，档案信息服务方式将呈现出以下特点：①以档案馆为中心转变为以利用者为中心；②信息内容及形式大大丰富；③信息及载体类型更加多样化；④信息服务智能化；⑤信息利用超时空化；⑥馆藏资源的无限扩大化。毕建新认为数字档案馆信息服务的特点为：①数字化信息资源极为丰富，数量庞大，种类繁多；②数字档案馆的馆藏模式发生变化，从以传统的收藏和手工进行信息服务为主转变为以用户为中心，提供智能化的信息检索和现代化的服务手段进行信息服务；③信息服务日趋多元化、一体化；④信息服务对象的社会化；⑤信息服务手段越来越现代化。

2数字档案馆的服务理念及模式

服务模式是影响数字档案馆服务水平的因素之一，数字档案馆的服务模式可以是简单的检索服务，也可以是方式多样化的服务，如信息的浏览和检索、用户的网络化远程教育和培训、使用帮助、用户交流参考咨询等。不同的服务方式可以满足不同层次网络用户的需求，我国档案界对数字档案馆应该采用什么模式见仁见智，有各种不同意见。

刘明从数字档案馆建设的阶段性出发来探讨数字档案馆的信息服务模式，认为成熟的数字档案馆信息服务模式应该是运用现代计算机网络和通信技术建立的高度社会化、开放化、分布式的数字档案馆信息服务系统，它是以档案用户需求为中心、以档案馆工作人员为纽带、以数字档案信息资源为基础、以信息服务方式与策略为保障开展档案信息服务活动，以达到档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化、信息利用共享化、信息提供集成化和信息服务个性化目标的服务工作模式。金更达、何嘉荪提出根据数字档案馆的任务和数字档案馆面临的软硬件环境，数字档案馆的最佳的模式应该是“基于元数据的集成管理和集成服务模式”，该模式由三部分组成：元数据集成、管理系统集成和分布式存储，通过集中在元数据仓库中的元数据，既为电子文件的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效性提供保障，又集成管理分布于外部异构系统中的电子文件和数字档案馆自身的电子档案并且提供一体化的检索和对外服务。袁红军认为数字档案馆服务模式应该是复合型分布式分层次服务模式、集成信息服务模式、个性化信息服务模式。梁萍则基于数字档案馆用户服务模式发展的动因分析，探讨了复合型分布式分层次、集成信息、个性化信息等新型服务模式，并指出需要注意的若干问题。毕建新认为数字档案馆的体系结构是分布式的，它的数字化信息资源的建设和组织也需要馆际协作，想靠单个数字档案馆就做好信息服务工作是不现实的。因此，在数字档案馆时代，客观上也需要信息服务的组织管理模式向“协作服务”、“合作服务”的方向发展，建立分布式的信息服务模式。

唐艳芳指出随着数字档案馆建设进程和档案信息全球化走势的加速，数字档案馆的发展形成了两种主流模式：特种馆藏型模式和服务主导型模式。特种馆藏型模式是将档案馆或相关机构的珍藏或特种馆藏的档案资料进行数字化，提供网上共享，服务主导型模式的资源一般由三部分組成：档案馆本身的数字化特种馆藏、电子档案、在因特网上有用的档案信息资源。它们用统一的界面向档案信息用户提供服务。服务主导型数字档案馆强调档案信息资源与服务的集成，数字档案馆基于服务的集成就是建立数字档案馆集成档案信息服务系统，借助集成化的档案信息服务系统来灵活调度多样化的档案资源，开展多元化服务。

管先海、刘伟、白桦认为数字档案馆的信息服务理念，是确定数字档案馆信息服务策略、方式与模式、有效开展数字档案馆信息服务工作的思想准绳和理论基础，是数字档案馆信息服务的灵魂。要做好数字档案馆信息服务工作，首先必须解决好数字档案馆信息服务理念的问题，以适应和指导数字档案馆信息服务实践。并提出信息知识服务理念、满足用户需求理念、跟踪用户服务理念、信息定制服务理念、以及全面质量管理理念。

综合起来看，数字档案馆的服务理念与模式主要可归纳为四点：①数字档案馆的服务是“以人为本，以用户为中心”的信息服务：②数字档案馆的服务是个性化的信息服务：③数字档案馆的服务是集成化的信息服务：④数字档案馆的服务是分布式的信息服务。

3数字档案馆个性化信息服务

个性化信息服务是基于信息用户的信息使用行为、习惯、偏好和特点，向用户提供满足其各种个性化需求的一种服务。在信息化时代，以用户为中心的思想几乎渗透于社会的每个经济和服务活动之中。个性化服务是网络信息服务发展的一个重要内容，也是当今信息服务业赢得更大服务空间的重要途径。个性化信息服务首先是一种信息服务，然后才是一种个性化服务，它是人类社会生产力发展到一定程度，在信息服务领域内所呈现的一种社会特征。档案馆作为信息服务领域的一类重要组织，如何组织开发利用信息资源进行个性化服务，是一个值得研究的重要问题。以网络环境为依托，建立起一个布局合理、结构优化、功能强大的个性化服务网络是当前档案界的研究重点。归纳起来，该课题研究主要集中在以下几个方面：

3.1个性化信息服务的概念

耿志杰、黄世喆认为所谓数字档案馆个性化服务，是指数字档案馆利用计算机网络、人工智能等诸多信息技术，获取并分析各个用户的背景、习惯、偏好和要

求，从而为不同用户提供充分满足其个体信息需要的一种集成性服务。陈昀欣认为数字档案馆的个性化服务就是数字档案馆利用现代计算机、网络通信技术，在准确分析利用者特点的基础上，主动地将数字档案馆内的数字化档案信息资源针对不同利用者的个性分别进行传送的服务。李永红认为数字档案馆个性化服务最主要的特征是针对每一位用户独特的信息需求提供不同的信息商品及其服务。黄小斯认为个性化档案信息服务，是档案馆根据利用者提出的明确要求提供档案信息服务，或是通过认真分析档案用户个人特征和使用信息的习惯，来发现其潜在需求，并主动地向他们提供可能需要的档案信息服务。

综上所述，可以认为，数字档案馆的个性化信息服务是以用户需求为中心，利用数字档案馆信息资源，通过以计算机技术及网络为媒介所开展的有效的、分层次的、多种类型的服务。这种服务一方面能够满足用户特定的需求，另一方面通过学习、总结、推测用户的信息需求而不断改进服务质量，提高用户的满意度。从服务的方式和过程来看，数字档案馆的个性化服务主要包括定制、提供一对一服务、积累个性信息以提供推荐服务等。

3.2个性化信息服务方式

王斌认为数字档案馆开展个性化服务的方式可以有信息分类定制服务、信息推送服务、信息智能代理服务、垂直门户服务、帮助检索服务、呼叫中心服务六种服务方式。陈昀欣认为数字档案馆的个性化服务基本上以信息服务为主，在整个服务过程的每一个环节中，计算机都参与并充分发挥了作用，数字档案馆在保证档案信息安全的前提下实现资源共享，工作态度由被动到主动。大大提高了服务的灵活性。张开森认为开展个性化服务的方式主要包括以下三種类型：个性化推荐、个性化定制和个性化信息检索。

归纳起来，个性化服务的具体方式有七种：信息分类定制服务方式、信息推送服务方式、信息智能代理服务方式、信息垂直门户服务方式、信息帮助检索服务方式、数据挖掘服务方式、信息呼叫中心服务方式。

3.3个性化信息服务产生的原因及意义

耿志杰、黄世喆认为数字档案馆用户多元化与个性化、数字档案馆用户的“信息迷航”、网络环境下数字档案馆生存和发展、提高数字档案馆的服务质量四个方面使个性化信息服务的产生成为必然。李永红认为社会经济和文化发展使人们对信息的需求日益多元化，由于网络信息的爆炸式增长，迫使社会利用者已不满足对信息的一般浏览和利用，而是要求能够为之提供一种经过筛选、整合、优化的信息，同时档案目录和检索系统建设的日趋完善和广泛应用，利用者需要解决的难题将不再是如何查找档案信息，而是如何快捷有效地从档案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而个性化服务就是针对利用者需求的发展提出的一种新的服务理念。梁萍认为一方面数字档案馆用户个体与档案信息需求存在差异，另一方面，数字档案馆用户档案信息需求心理、行为显现个性化，从而使个性化信息服务应运而生。

陈昀欣认为个性化信息服务是适应当前网络信息服务新趋势的重要举措，有利于数字档案馆自身发展，可以壮大利用者队伍，促进档案事业的发展。王斌认为数字档案馆实现个性化服务是网络信息服务趋势的必然要求，个性化服务是数字档案馆区别于传统档案馆的一个重要标志，开展个性化服务有利于数字档案馆自身的发展，还有助于壮大档案用户市场，促进档案事业的发展。张开森认为，首先个性化服务是数字档案馆区别于传统档案馆的一个重要标志，其次个性化服务是数字档案馆自身发展的需要，个性化服务有助于数字档案馆培育壮大用户市场。

由此可以看出，个性化信息服务不仅是信息服务的发展方向，也是数字档案馆信息服务发展的趋势，同时也是其自身发展的需求。

4数字档案馆信息服务其他方面的研究

4.1数字档案馆利用咨询服务

唐艳芳在其论文中指出数字档案馆已成为档案馆发展的一种大趋势。对此研究者们倾注极大的热情，对数字档案馆的概念、特征、功能、总体架构、技术条件、运作模式等进行了有益的探索，使人们对数字档案馆的认识一步步深入。然而，在众多的关于数字档案馆的论著中，档案利用咨询服务工作却很少论及。这可能与我国实用型数字档案馆未能建立起来，相应的利用咨询服务工作尚未展开有关。

4.2数字档案馆信息服务中的法律问题

档案信息数字化和网络化传播不可避免地会给相关主体带来损害，因此数字档案馆在档案信息服务过程中应当在满足公众的档案信息需求的同时，充分保障档案信息的安全与相关主体的利益，避免相应的法律风险。因此，大家提出了两项保障措施：①构建数字档案馆的伦理规范和法律规范；②强化技术保护措施，控制档案信息二次传播的范围。

王晓梅、向立文指出数字档案馆的档案信息服务涉及一系列著作权问题，包括传统档案的数字化著作权问题、档案信息网络传播权问题等方面。加强数字档案馆档案信息服务的著作权保护，有利于保障数字档案馆档案信息服务的合法性和安全性。并提出四个措施：①增强著作权保护意识：②建立健全著作权保护制度；③与档案著作权人协商，获得著作权人许可；④加强档案信息的技术保护。

5结束语

研究型档案馆 篇4

一、适应时代发展需要建设高校数字化档案馆

(一) 建设数字化档案馆是时代发展的必然趋势。

2002年11月25日, 国家档案局向全国档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》。《纲要》指出:“‘十五’期间, 加快档案信息化基础建设, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 推动馆藏档案的数字化和数据库建设…”, 2003年高校档案信息化建设高层论坛会上提出“要努力建设服务主导型的数字档案馆, 即文件形成电子化, 传播档案信息网络化, 在线编研系统化, 档案利用超市化, 馆藏档案数字化, 来馆利用趋零化”等一系列新理念和新设想, 利用计算机网络技术重新塑造档案馆的形象。建设高校数字化档案馆, 把档案馆的信息资源数字化为学校向教学研究型大学发展服务已成为必然。

(二) 数字化档案馆的含义。

数字化档案馆是指以二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容, 应用计算机、通讯和多媒体技术, 提供电子网络检索和服务的档案信息系统。数字化档案馆是依托传统档案馆而存在的, 是传统档案馆的进一步发展, 它是利用数字化工具对传统的以纸质、录像带、录音带为存储介质的各种原始档案资料进行数字化, 而后将数字化的档案信息进行整理、存储, 并通过局域网、广域网及国际互联网发布。数字档案馆不是一个实体机构, 而是依靠高新技术建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台, 实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共识共享化。数字档案馆是完全以现代化的通讯手段网络做基础进行信息的传输, 为利用服务, 成为一个有序的信息空间。

二、高校档案馆数字化建设

(一) 数字化档案馆的建设思路。

首先, 高校档案馆现存档案的数字化建设, 主要是将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理, 即将档案馆的所有档案数据通过手工著录、扫描等形式, 将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息, 全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程, 这是数字化资源建设的重要基础工作, 这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。其次, 从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化, 充分利用现有办公现代化条件, 对当年和今后要归档的档案在进馆前由各立卷部门完成其数字化工作, 以减少馆藏档案数字化工作量, 逐步建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括:数字化档案的收集、建立、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。

(二) 数字化档案的收集。

数字化档案的收集, 它不同于以往的纸质档案收集, 对纸质文件生成阶段的管理, 档案工作者很少直接参与, 一般只要把好归档接收环节就行了, 对于数字化文件如果也简单照般这种管理方式, 发现了问题就可能无法挽回, 数字化档案的收集工作体系, 要求采用以前所说的文档一体化管理方式, 只有这样才可以保证数字化文件的内容 (文本、图形、影像等) 、背景 (文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者) 、元数据 (文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等) 等信息的完整性, 使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成, 由于高校校园网建设已达到成熟阶段, 学校各部门均已接通, 所以数字化文件归档是一种很便捷的方式, 只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后, 通过校园网再发一份到档案馆即可。在目前, 一般应在完成逻辑归档后, 把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存的存储介质上, 完成物理归档。

(三) 数字化档案馆的建设要抓住重点、赋有特色。

高校数字化档案馆应有高校的特色, 就所提供利用内容、频率首先应建立以下五大数据库:1.学生学籍数据库。包括每届毕业生姓名、性别、出生年月日、民族、家庭地址、入学时间、生源地、所学专业、毕业时间、毕业证号、学位证号等信息, 学生学籍数据库对甄别毕业证书和学位证书的真假, 验证身份提供了确凿证据。2.学生成绩数据库。包括毕业生的每学年各学科成绩、所学专业、学时、分数、是否取得学位等信息。学生成绩数据库是高校档案利用频率最多的, 为毕业生考研、考博、就业、出国留学等提供凭证。3.建立研究生论文数据库, 包括研究生毕业论文、优秀论文目录、全文, 导师评议等信息, 为研究生考博士、广大师生进行学术交流、理论研讨提供了信息平台。4.建立学校科研档案数据库, 包括立项单位、研究计划、课题工作总结、鉴定单位、获奖情况、技术内容等, 在不泄密的情况下, 可将数据库中的部分信息公开为科研成果的推广、转化提供信息平台。5.名人档案数据库, 包括本校院士、著名专家、学者及享受政府津贴的专家、名誉院士、博士生导师、教授的生平、主要业绩、贡献、科研成果、发表的著作、论文等信息在不涉密的情况下公布数据库的信息, 可以激励全校师生进步, 它是学校的无形资产, 可提高学校的知名度扩大学校的影响。

(四) 数字化档案的保管。

由于数字档案载体的特殊性, 它不同于传统纸质载体档案保管条件, 即所谓库房要“八防”等条件进行保管, 档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储, 极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑, 主要是抵御自然灾害和突发事件等, 而信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性, 对设备更新情况进行跟踪, 在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转载到新载体上。同时, 防止信息丢失、被非法更改等, 尤其是在网络环境中, 更应该注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

(五) 数字化档案的利用。

高校校园网的成熟运用, 为数字化档案馆提供了极好的网络环境, 也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件, 文件制作与编制检索工具基本同步, 文件制作与档案管理采用同一系统软件, 在文件制作的工作平台上, 将文件内容已包含的检索字节, 如文号、题名、责任者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等, 在编制检索时随机调出, 组成各种不同类型信息检索工具。通过校园网开展网上电子检索服务。数字化档案馆是以教职员工为中心的, 教职工可以在办公室或者家里的电脑通过档案馆提供的检索工具查阅所需的档案及信息资源。

(六) 数字化档案馆各种规章制度的建立。

建设数字化档案馆, 不能再照搬套用原有的制度, 要根据工作的发展以及数字档案特点, 制定特定完善、符合实际需要的管理规章制度, 文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度, 保障数字化档案建设安全、有序地开展。

三、高校数字化档案馆需要培养复合型人才

档案馆数字化建设是一项庞大的工程, 并且融计算机技术、网络技术、管理学和档案学等多种学科在内的综合工程, 所以档案馆数字化建设需要人才多样化以及培养复合型档案管理人才以适应时代发展的需要, 由于档案馆在学校属于服务单位, 领导重视度不高, 对档案管理人才的配备缺乏长远规划, 档案馆数字信息化的建设必须改变这一现状, 要建设一个开放型、研究型、服务型的档案馆, 档案管理人员除了需要熟悉档案业务工作外, 还要精通计算机网络技术。由于档案信息数字化的发展, 档案信息利用巨增, 使档案信息分析成为一项重要工作, 提供数据库内的信息, 没有高素质过硬的计算机技术不可能实现档案信息网络化管理和服务, 档案工作者的素质是档案数字化建设中较为关键的一个环节, 应引起领导的重视, 有计划地引进和配备各类专业人才, 加强对在职人员的培训工作, 提高档案队伍的素质, 这样才能保证数字化档案馆的建设和今后的顺利运行。

研究型档案馆 篇5

当前档案管理工作难度越来越大，档案专业人员不仅需要有专业的档案管理知识、保密知识，计算机和网络知识也是必备的技能之一，如果没有继续学习就会很难应对当前复杂的档案管理工作。传统的档案管理工作人员习惯使用纸质化的资料记录工作，对于计算机管理的模式认识程度不够。

5.2技术普及力度不够

当前阶段，大多数的医院在进行档案管理工作中，应用到的计算机技术普遍过于单一，软件的功能也比较有限，基本上只能进行档案资料的编目和检索查找。当前很多医院的档案管理工作还是需要依赖人工完成，计算机技术只是起到了一定的辅助作用。许多医院的档案管理工作进展较慢，其中一个重要原因就是技术普及力度和思想观念转变不够，因此，在未来一段时间内，纸质化的`传统管理方式还会存在于一些医院当中，与计算机管理的模式并存。

5.3使用计算机管理医院档案的保护难度大

医院档案管理工作利用计算机技术，需要对档案资料进行及时的存储和备份。档案资料的储存载体一般都是磁盘和光盘，所以这会在一定程度上增加档案文件的保护难度，一旦遭到病毒的入侵修复难度是比较大的。因此，需要加大对档案资料的保护工作。

6医院档案管理工作实现计算机管理的途径

6.1建立一支素质优良且具有专业技术水平的团队

作为医院管理层，应该培养一支专业水平高、素质优良的现代化人才队伍，确保可以高效的进行医院综合档案室的档案管理工作。通过加强对档案工作人员的日常培训，提高档案管理人员的综合素质，让档案工作人员能够熟练地使用现代化的办公设备。在进行日常的培训工作中，可以组织一些学习参观活动、集体性的培训与指导、外出进修、参加继续教育、进行相应的考核管理并择优选出更适合计算机管理档案的员工等等。

6.2树立新的档案信息管理理念

作为医院领导层，应当将传统的管理思想进行转变，树立全新的档案信息管理理念。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力、物力资源，工作效率较低，利用信息化的档案管理可以有效改善这些缺点。通过树立新的档案信息管理理念，提高档案管理工作的计算机技术应用，促进医院档案管理工作的进步。

6.3建设医院档案网络化平台

医院需要建立一个档案网络化平台，尽量将每个科室和部门工作统筹到网络化平台中去，实现资源的共享。方式上不管是统一购进软件，还是系统开发，使用前都应根据相关标准进行测评，测评包括兼容性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等，使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力。

7结语

在医院档案管理工作中应用计算机技术可以很大程度的提高医院档案的管理效率，能够为医院各项工作的开展提供最可靠的支持。虽然当前在医院档案管理工作中计算机技术的应用还不够全面，作为档案管理人员，要积极采取有效的应对措施来提高计算机技术的实用效果，提升医院档案管理的效率和质量。

参考文献：

[1]吴燕玲.“云计算”在医院综合档案管理中的应用研究[J].兰台内外,(4):22～23.

档案馆保存政府网站策略研究 篇6

关键词：网站归档；政府网站；WARC

1 网站归档的背景

互联网给档案工作者带来了许多理论和实践问题。例如，政府网站本身就是电子文件，还是政府网站包含着电子文件？政府网站只是发布信息的平台吗？换句话说，政府网站本身仅仅是另一种出版物吗？随着网络、设备、应用的不断变化，许多政府网站已经变成了政府和公众信息交流的平台。由此，政府网站已经具备了出版物和文件的双重属性。

在2014年以前，国内很少有档案部门考虑将网站内容纳入归档范围。2014年，杨冬权局长表示要启动为各级国家政府网站网页存档工作，那就对档案部门提出了一个问题：是将政府网站本身作为一个文件归档，还是将其中的某些网页作为文件归档呢？过去档案人员一般认为网站并不是文件，而是包含有文件。根据《电子档案术语》中对电子文件的定义：“电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。”如果政府部门通过网站处理事务，如果用户在做决策时参考了它们，或者如果网站有动态的信息交流，或者如果网站的内容、功能和用户记录具有文件保存价值，那么，网站就包含着电子文件。

英国国家档案馆对网站文件最初管理方法是运用风险管理方法识别网站中哪些内容属于机构文件，然后确定保管方法，制定管理策略及程序。这种方法仅仅保存网站数据，而不是整个网站，存在信息资源丢失的风险。近年来档案界开始改变对网站的看法，不再将网站仅仅看做文件保存的地方，而将网站本身看做文件，认为网站是政府与公众通过网络交流的证据，保存政府网站是记录政府如何实现电子政府的唯一真实方法，网站归档应该归档网站上所有内容。

2 郑州市档案局馆对政府网站归档备份工作的实践

2015年，河南省郑州市档案局馆决定对政府网站归档工作进行试点。

2.1 确定网站归档范围。在决定收集政府网站之后，我们必须弄清要收集哪些网站。和建立纸质文件归档范围一样，郑州市档案局馆制定了一个收集标准来规定哪些网站需要永久保存。我们决定归档以gov.cn结尾的郑州市所有政府部门、机关单位的网站。许多政府网站更新相对缓慢，对这些网站我们每6个月收集一次，对有些更新较快的网站我们可定为每周收集一次，在网站升级改版的时候必须收集。我们还可根据公众要求收集某些网站，根据重大事件的发生灵活调整网站收集范围。

2.2 网站归档保存方案。目前，政府所面临的大部分问题都涉及多个部门。未来的人们如果想了解现在的一些事情，仅仅参考某一个政府部门网站是远远不够的，需要利用多个相关的政府部门、非政府组织和个人的网站资源。显然，保存网站是一个跨部门的综合课题，需要集思广益。方案之一便是互联网档案馆（www.archive.org）现在使用的模式，由某一个档案馆负责保存所有的网站。另一种方案是由不同的档案馆分级收集各自管理范围内的网站。最后一种方案就是按需收集。组织一些档案馆就某个专题、某重大事件进行网站收集，如世博会或天津大爆炸事件。总之，保存网站的最终方案也许是上述几种方案的结合。

2.3 网站归档保存技术。收集网站所需使用的技术也是多种多样的。这些技术可以粗略地分为两大类：直接转移和远程采集。从概念上来讲，收集网站资源最简单的方法就是直接拷贝原数据。这种方法需要网站所有者的合作，允许我们直接访问网站服务器，从服务器上拷贝整个网站的所有文件，并将这些文件转移到网站保存机构。我们可以使用可移动存储介质转移数据，也可以在线收集。

这种方法相当于在档案馆网站服务器上重新搭建并复制了一个网站，只是网站内容被定格在某一天。这种方法最大的优点是通过精确复制原网站的内容保证了对原有网站最真实的拷贝。可这种方法仍然存在潜在的弊端。首先，这种方法非常耗费时间，并且技术十分复杂，需要再次安装一个完整的资源管理系统，同时还要关闭某些网站内容，如日期显示和计数器等。显然这种方法并不适合大规模保存网站。其次，还必须保持原有的技术架构来支持网站，而这种技术架构可能已经与现在网站的架构不同了。我们希望归档的目标网站应用了各种不同的网站服务器软件、搜索引擎、数据库技术和内容管理系统，由某一家机构来实现这些技术的整合是行不通的。因此，这种方法适用于收集比较简单、数据性的网站，并且是能够跨平台运行的网站。档案馆目前仅针对这类特殊的网站利用这种直接转移的方法进行收集，尤其是对那些生命周期较短的网站进行一次性复制。

当我们要收集大量网站的时候，我们就会使用远程采集技术。使用网页爬虫软件来模拟网络浏览器，从而实现对网站的远程采集。页面采集列表向网页爬虫传达采集指令。首先，网页爬虫向网站服务器发出访问请求，访问列表上的第一个页面并进行复制保存。网页爬虫会识别该页面所有的超链接并将这些链接加入到采集列表。网页爬虫通过循环记录每个页面的超链接，实现对整个网站所有页面的采集。这个采集程序通常是由一些参数控制的，如网页爬虫所跟踪超链接级数，这个参数可以对采集的范围进行界定。档案部门在操作筛选政策时，可以注明要收集哪些网站，以多长时间为周期对网站进行采集。网站回溯器提供了一个便捷且新颖的访问方式，即重写目标网站所有的超文本链接，而非直接指向原始网站。通过这些重写的链接地址，用户可以在档案馆的系统中浏览当时的网站内容。

远程采集技术主要优势在于能够高效率和低成本地采集大量网站，各网站数据进入一个总后台，可以跨网站检索。但也有一些缺点。该技术明显局限在于网页爬虫只能采集那些被链接内容，而数据库深层数据和那些只能通过搜索才能访问的内容却不能被采集。该技术不能采集微博、微信等需登录网站，不能采集音、视频。该技术不是备份，不能恢复原网站。

2.4 网站归档的速度和文件大小。郑州市档案局采用远程采集技术采集政府网站，数据量增长很快。因为网页链接全部重写，系统很难找到增量的点，所以每次均全部采集，无法使用增量采集。举例来说，采集郑州市人民政府、郑州档案信息网等7家单位，耗时28小时，采集网页52万页，采集的文件大小共1.5G。郑州市共约上百家政府网站，都采集下来，其存储容量是惊人的。郑州市档案馆存储共60T左右，就算都存成政府网站，也存不了多长时间。看起来使用云存储是必需的方案了。

3 网站保存文件格式WARC介绍

郑州市档案局馆保存的网站采用的存档格式是WARC文件格式，但一般会压缩成gz文件，分卷压缩。WARC （Web Archiving File Format） 网络存档文件格式，2009年5月成为正式国际标准，标准号为ISO 28500：2900。此格式是唯一面向网络资源长期保存的资源保存格式，WARC 格式具有软件生态环境完善、内容丰富、便于管理、易于扩展、支持大容量文件保存等特点，同时适合网络资源和数字资源的长期保存使用[1]。

WARC 文件可以使用的软件：

（1）抓取软件：目前最常用的两种采集软件是Heritrix 和GNUWget，面向用户桌面的工具中常用的是WarcCreate 软件。

（2）文件处理软件：指以保存、交换等应用为目的，对WARC文件进行处理的软件，包括格式验证、切割、组合、元数据抽取等。

（3）索引、检索与访问软件：可对WARC文件进行索引，用于检索，并提供检索界面，响应用户的检索请求，将检索结果在浏览器中呈现给用户。常用Nutchwax、Wayback Machine、Solr 和Momento。

（4）综合管理软件：集成了采集、管理、索引和发布等流程，便于保存机构快速开展网络存档活动。其中较知名的是新西兰和英国图书馆开发的Web Curator Tools和荷兰图书馆开发的NetArchiveSuite。

截至2014 年7 月，英国图书馆互联网存档项目已经保存了24TB 的网络资源，法国国家图书馆保存了450TB的网络资源，澳大利亚图书馆的Pandora项目数据量也达到了12. 22TB。这些资源都以WARC格式保存。美国国家档案馆发布的文件进馆格式指南，也将WARC文件格式列为可接受格式[2]。郑州市档案局馆进行政府网站存档工作，也采用这一格式，这是符合国际潮流的。

参考文献：

[1]曲云鹏.网络存档文件格式WARC研究[J].图书馆学研究，2014（24）：20～28.

[2]http：//www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html#webrecords

智慧档案馆研究的价值 篇7

(一) 理论方面, 能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展, 实现馆际IT基础设施共享, 档案资源互联, 制度、技术与业务集成, 档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互, 这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系。 (二) 实践方面, 从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵, 从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视, 智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境, 为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架, 在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。

档案馆知识管理研究 篇8

一、档案馆应用知识管理的主要内容

(一) 从档案馆角度分析。

一是组织成员的个体层面:数字档案馆在实行知识管理的过程中, 需要采取一些能够激励组织成员的手段, 鼓励档案工作者将个人的专业知识和优秀经验应用到档案馆的建设中来, 每位档案工作者的知识汇聚起来, 档案馆建设中存在的难题会被这股知识正能量一一化解。二是组织整体的行为层面:科学合理的管理流程是建设数字档案馆所必需的, 知识库的建立, 知识交流社区的建立, 正确有序引导档案工作者们交流、学习, 创造一个良好的、开放的、高效的学习环境, 在档案馆建设的全过程中不断发现新知识, 传播知识, 让越来越多人都参与进来, 使知识库始终充满创新的活力。

(二) 从知识角度分析。

一是对知识本身的管理:知识本身的管理, 就是对档案馆中显性的知识管理、隐性的知识管理, 以及对显、隐性知识之间相互作用的管理。二是对知识相关要素的管理:主要是对知识环境、管理制度、档案工作者、科学技术、管理设备等的管理。三是对知识基本过程的管理。档案工作者运用自己独特的专业知识, 通过使用先进的技术设备, 管理档案馆中的知识的过程, 包括档案的收集、整理、利用、传播、创新等。知识的收集与积累是知识管理实施的前提条件, 知识的整理、利用、传播则为知识的创新提供基础。

二、目前档案馆知识管理的现状分析

(一) 知识管理理论研究跟不上档案实践的需要。

关于知识管理的研究, 档案界对于理论的探讨还是多于对实际应用的研究, 而且研究大多局限于表面, 没有能进一步挖掘。很多档案学者在研究中没有注意到将理论与实际相结合, 造成了档案理论研究与档案工作实践脱节, 使档案界对于知识管理的研究还停留在纯理论阶段。这些模糊的知识管理概念直接导致了档案工作者不能了解到知识管理的实际意义, 有些人直接将知识管理当做信息管理, 甚至还有些档案工作者把知识管理看成是商业行为。这些认识上的误区, 严重影响了知识管理在档案工作中的实施。

(二) 传统档案馆管理模式妨碍了知识的传播与共享。

传统档案馆的管理模式是通过档案馆的领导层来统一指挥影响其他馆员的, 档案馆员等级区分严格, 完全听命于领导的, 对环境没有控制权, 部门的设置也是按文献管理的程序来划分的, 部门间的分工细致, 职责明确, 但缺乏必要的联系。这种严格的等级制度和部门划分, 造成了档案馆中信息传播的阻塞, 直接导致档案馆管理机制僵化, 档案工作者创新意识薄弱, 信息的传播渠道不畅。传统档案馆的等级制度和部门设置已经严重阻碍了知识管理的发展。

(三) 档案馆知识管理存在一定风险。

知识管理的实施离不开资金的支持, 档案馆作为公益性组织, 它所创造的知识产品产生的经济价值无法估量。而且我国档案馆存在着资金不足的问题, 如何运用有限的资金去创造更多的知识财富是档案工作者所面临的一个难题。

三、档案馆知识管理策略研究

(一) 将知识管理的理论研究与其实践相结合。

档案馆知识管理是一种新型的管理模式, 没有现成的理论作为指导, 因此更加需要全体档案工作者在档案工作实践中不断探索它的规律。造成这一情况的原因是我国档案界长期以来过分关注理论研究, 而忽视了实践运用。理论都是来源于实践的, 脱离了实践的理论没有任何意义。比较好的解决办法是档案界先借鉴企业知识管理的成熟经验, 在实践的过程中不断总结经验, 使档案馆的知识管理内容得到充实, 直至形成比较健全、完善、成熟的档案馆知识管理体系。

(二) 正确认识并恰当运用知识管理。

有些档案工作者把知识管理看做是一种高层次的管理活动, 一般人员是无法参与的, 只能由档案工作者中那些学历高、文化程度高的人才能参与, 这就把知识管理过于抬高了, 不利于知识管理的普及化。还有些档案工作者把知识管理看得过于简单化, 在认识和实施知识管理的工作过程中只做表面文章, 把企业知识管理的成功经验直接套用到档案馆的知识管理中来, 这种做法又使得知识管理过于庸俗。因此, 档案工作者们要正确认识并且运用知识管理。

(三) 理论联系实际, 实事求是地运用知识管理思想。

档案馆的知识管理是科学合理的。档案工作者在实施知识管理的过程中, 要联系各自档案馆的具体实际, 以科学严谨的态度, 有计划、有目标、有次序地实行。既不能盲目地制定目标, 希望能够一蹴而就;也不能不采取任何措施, 畏首畏尾不敢行动。档案工作者在实施档案馆知识管理的过程中, 必须在实践中不断探索档案馆知识管理的发展规律。

(四) 强化与知识管理相关法律法规。

档案的使用者有权获得档案馆的知识信息, 同时, 档案馆知识信息的创造者也有权保护自己的知识信息不受侵犯, 这就不可避免地产生了知识信息的著作权与使用权的矛盾, 而档案馆在两者间起着桥梁的作用。档案馆要普及法律知识, 增强档案工作者的法律意识, 不断加强与完善和知识管理有关的法律法规的研究与制定。

参考文献

[1] .蔡娜.姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯, 2008.3

区级档案馆档案信息开发工作研究 篇9

(一) 区级档案馆信息开发工作是振兴经济的客观需求。

档案利用工作重要地位的确定, 最根本的取决于经济发展的客观需要。随着经济建设的不断发展, 行业与行业之间, 省与省之间的经济联系大大加强。各种物质和信息交流的范围与规模进一步扩大, 给档案馆开发利用档案提出了更高的要求。档案只有充分利用才能转化为生产力, 科技档案尤为明显。改革开放以来, 随着社会各项工作的发展, 要求我们必须做好档案的利用工作, 不断拓宽利用档案的范围, 把利用工作提高到一个新水平。

(二) 区级档案馆信息开发工作是档案馆事业发展的需求。

长期以来, 档案馆一直把工作重点放在基础建设上, 工作往往局限于收集、整理、鉴定、保管等环节, 认为只要管理好、不泄密、不损坏就行了。但是, 随着经济建设的不断发展, 仅仅做到这一点已经不够了。档案馆工作必须从以基础建设为重点转向以档案利用为重点的轨道上来, 充分发挥档案馆特有的社会功能。

二、区级档案馆档案信息资源开发工作的现状

近年来, 档案工作人员在开发档案信息资源方面, 进行了一些探索, 这些探索在为现代化建设服务中发挥了重要的作用, 但是在改革开放逐步深入, 经济建设越来越迅猛的今天, 档案信息资源开发现状实质上仍处于一种封闭或半封闭的状态, 档案开发范围仅局限于本单位内部, 社会各阶层、团体和个人受到开发开放制度的限制, 档案信息流通渠道狭窄, 学科之间、单位之间、地域之间均有无形的障碍, 传统的重保管、轻开发的观念也抑制了档案信息资源的流通。另外, 在档案开发利用工作中, 办法比较少, 步伐不快, 管理水平不高, 没有真正建立起一套为经济建设服务的开发管理工作体系。针对这种情况, 要搞好档案信息资源的开发工作, 首先必须从解放思想、更新观念做起, 勇于冲破传统观念的束缚, 从实际出发, 开拓进取, 跳出本单位的小圈子, 加快开发档案信息资源的步伐, 使档案信息资源开发工作在原有的基础上向前跨越一步。

三、区级档案馆档案信息开发工作的有效措施

(一) 加快对档案开发工作的组织领导。

档案是党和国家的重要信息资源, 是各项社会活动的真实记录。虽然区级档案馆在服务社会主义建设上取得了一定的成绩, 但与周边的先进市区相比, 还存在着较大的差距。各区、办要统一思想、提高认识、增强做好档案开发工作的紧迫感和责任感, 要结合区及档案服务工作的切入点, 创造机制、拓宽领域, 加强档案工作的组织领导, 切实使区级档案工作做得有规律、有目标、有检查、有成效, 形成长效机制, 既要做好区级档案工作者的培养, 又要抓好档案管理基础工作。要广泛发动街道、社区和广大居民, 通过采取访谈、录像、收集文件资料以及派专人跟踪拆迁改造工作全过程等形式, 征集了大量反映区历史发展、民俗风情的照片、图片、报纸、杂志、音像资料和该地区曾发生过的重大事件等有关档案资料, 并在此基础上对其进行分类、筛选、梳理, 整理, 不断丰富馆藏, 为区的发展留下了宝贵的历史资料。

(二) 建立档案信息服务中心。

这种新型的档案管理服务模式也为新时期档案服务群众、服务中心、服务时代探索了一条可行之路。如, 呼兰区档案局针对呼兰区原有街道档案管理分散、档案管理投入少、条件差, 档案管理不规范情况, 紧紧围绕党委、政府的中心工作, 积极配合当前“城中村”拆迁改造工作, 派专人征集接收了利民镇、利民村的旧貌改造档案, 为档案信息资源有效地保管及利用打下坚实的基础。

(三) 做好深层次档案编研工作。

检索目录、汇编只能将档案案卷标题、文件标题、基础数字公布于众, 能够对档案信息资源的开发起到重要的作用。但是, 它毕竟只是题目名称的汇编, 并不能全面反映档案的具体内容, 对某些重点项目档案进行深层次加工, 总结出规律性的数据与依据, 得出结论性的东西, 将其浓缩、概括、编撰出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合体。通过编辑、出版, 可直接将档案信息资源开发出来, 供利用者使用参考。这种深层次的编研材料, 既可以直接提供参考, 也可以直接用于管理。

(四) 大力开展方便群众的档案信息服务工作。

大力开展档案信息服务、开放式展览教育为一体, 已经成为展示街道历史文化、方便居民利用、服务区域发展的窗口与桥梁, 使档案服务更加贴近群众、贴近中心、贴近时代。一是加强领导, 完善制度, 做好组织领导到位, 制度建立到位, 为街道中心建设提供保障。二是突出重点, 把握关键, 做到“广、用、实、全”。突出“广”, 拓展中心的管理范围;突出“用”完善中心服务功能;突出“实”创新中心服务集约化、规范化、开放式的新型档案服务机构, 做到内容丰富、门类齐全、利用方便, 为百姓提供优质服务。

参考文献

[1] .方灵芝.建好民生档案数据库.提升民生档案服务能力[J].浙江档案, 2010.01

[2] .陈清文.高红文.数字档案合作保存模式研究[J].浙江档案, 2010.01

研究型档案馆 篇10

关键词：档案,档案馆,档案集成,档案馆集成,集成管理,研究,综述

档案集成管理是将先进的集成管理思想与理论引入到档案学研究领域中,通过对档案管理各要素的集成控制,发挥其竞争互补的作用,完善档案信息管理系统的建设;通过探讨传统档案管理与现代网络技术的结合与集成,实现档案资源数字化与档案工作信息化的社会要求,让社会更好地认识档案,让档案更好地走向社会,服务于社会[1]。

一、档案集成化管理研究

对于集成管理与档案管理的关系,湖北宏源电力工程股份有限公司李荣指出:“档案管理是保护和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。社会的正常运行、民族文明的传承以及经济文化的进步都依赖于档案管理工作的正常开展”[2]。铜陵学院凌群英主张应在政府信息公开背景下建立国家档案馆,横向集成各政府机关提供的主动公开的政府信息资源,纵向集成管理档案信息和政府公开信息资源的集成管理制度,并从理论、理念、立法、实践等方面分析了建立国家档案馆政府信息资源集成管理制度的现实意义[3]。广州市城市建设档案馆吴琳认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景 下,城建档案最优化管理的发展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务,对档案工作者具有一定的指导作用[4]。

对于重点工程档案,广东省中山市城建档案馆周珺认为:重点工程项目投资大、工程类型复杂、建设周期长、参建单位多,长期以来,由于管理方法的不科学,造成了档案管理工作水平和档案质量的参差。集成管理和集成服务的理论,为工程档案的科学管理和档案质量的提高提供了理论和方法[5]。

对于电子档案,东南大学档案馆纪晓群、江媛媛、柳萍、张慧慧以《电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理》为题目讨论了电子档案与纸质档案集成管理问题,认为:电子档案与纸质档案各有所长、互为补充,都是档案大家庭的成员,完全能够和谐共存。对电子档案和纸质档案集成化管理,开展档案信息资源的集成服务,为用户提供融档案信息检索与档案提供为一体的一站式全程服务[6]。

二、社会档案的集成服务研究

山东中医药大学袁浩着眼于档案信息的本质特性,分析高智力老龄人才档案信息特征,综合运用档案价值理论和需要层次理论,研究提出:依据民生档案建构 " 以人为本" 的 " 老有所养 " 服务体系,健全完善健康档案信息建立多层次 " 老有所医 " 保障体系,运用教育活动档案资源构建适合老龄特点学乐相济的教育模式,利用专业技术档案搭建全方位多维 " 老有所为 " 支持系统,构建高智力老龄人才集成服务保障体系[7]。

上海师范大学人文与传播学院张会超、云南大学社科处杨毅在《民族档案资源集成管理引论》一文中指出:中华民族多元一体格局可以具体到政治一体和文化多元,中国领域内各族群发展过程中民族文化的固化则形成了丰富的民族档案,管理这些档案需要尊重其形成机制和分布状况,又要考虑到档案管理的发展趋势和档案利用的需求,民族档案集成管理随之产生;而档案资源的条理化和系统化需求促使民族档案集成管理不断深化,民族档案资源集成管理既立足于我国历史悠久、民族多元、档案分散的基本现状,同时又实现了民族一体、档案整合的目标和宗旨[8]。从国家层面上确立少数民族语言电子文件共享的整体战略和基础架构是当前我国民族地区档案管理迫切需要解决的问题。西藏民族学院管理学院公共管理系赵生辉在概要介绍少数民族语言电子文件共享现状的基础上,系统分析少数民族语言电子文件共享的需求,按照平衡多元性需求和一体性需求的思路设计出两次归档的少数民族语言电子文件集成管理体系、基于分布式数据库的跨地区共享体系、以国家通用语言文字为中介的多语种电子文件共享体系等技术架构[9]。

中国人民大学档案学院安小米从研究背景,研究目标、研究内容和拟解决的关键问题,研究方法、技术路线和创新之处,研究计划,研究意义及预期成果5个方面,介绍国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”的思路和体系[10]。从城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的含义、模式构想、思想与方法三个方面提出了城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[11]。并采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新[12]。

三、档案馆集成服务实现研究

如何实现档案馆集成服务是档案及档案馆集成服务研究的重点之一。近年来,随着信息技术的日益发展和网络环境的逐步深化,社会公众对开放档案信息资源的需求日益强烈,传统档案服务与档案管理系统无法跟上时代的步伐,无法满足用户多元化、全面化和智能化的信息需求,制约了开放档案价值的实现。因此在传统档案服务方式不能适应时代发展的情况下,我们亟需一种集成的、高效的档案服务使用户获得全新的服务体验,实现用户与档案的全方位对接,将档案服务的作用和功能彻底发挥出来[13]。

集成管理思想是IT服务集约化的理论依据。中国人民大学信息资源管理学院薛四新、清华大学档案馆张利以服务型数字档案馆集成平台系统建设为例探讨如何通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理的各项业务活动过程中,实现现代档案管理理论与实践的融合[14]。

上海大学图书情报档案系冯厚娟从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系[15]。

四、结语

哈佛大学档案馆的多元角色研究 篇11

关键词：哈佛大学档案馆；高校档案馆；角色

在档案馆的生态环境中，高校档案馆往往同时扮演着不同的角色，随着时代的发展，公众早已不满足于其最初单一的高校档案保管者的角色期待，高校档案馆的角色定位逐渐变得多元。诞生于一六三六年的哈佛大学是美国少数设有独立档案馆的大学之一。哈佛大学档案馆除了最基本的档案保管者身份外，还成功扮演着许多其他角色，其中最重要的三个角色分别为：哈佛记忆的传承者、哈佛学术研究的助推者以及行政工作的辅助者。解构哈佛大学档案馆的多元角色，我们得以进一步了解这些角色的特点以及它们是如何进行实践的，以期给我国高校档案馆角色定位研究带来启示。

1 哈佛记忆的传承者

哈佛大学档案馆的收集范围主要可以分为八个方面：哈佛集团档案；哈佛出版物；个人和教师档案；文章和论文；校友及相关组织的记录；照片和其他视觉材料；哈佛历史相关的额外收藏；地方史资源。哈佛大学档案馆全面而广泛的档案收集，已不局限于基础的档案保管，进阶到了哈佛记忆网络构建的层面，成为完整哈佛记忆的传承者。

1.1 哈佛大学档案馆的馆藏特点。

（1）行政与个人并重。哈佛大学档案馆保存了哈佛建校以来800多个行政部门、学院、研究所近四个世纪一系列的行政档案和出版物。[1]除了完整保存建校以来的所有行政档案，哈佛大学档案馆也注重对个人档案的收集与保存。从17世纪至今，“哈佛大学档案馆在人事档案管理方面收集了超过1500个活跃在哈佛校园的、曾和哈佛大学有重大关系的个人产生的论文和手稿等档案。这些档案包括但不仅局限于教师、高层管理人员、学生、校友以及和学校密切关联的家庭所产生的所有形式的档案”，[2]日记本、未发表的论文或著作的手稿、剪贴簿、回忆录等都在他们的收集范围之内。

（2）整体与细节共举。在利用行政档案构建哈佛大学历史大框架的同时，也不忘为哈佛历史增添鲜活细节。哈佛大学档案馆在收集学生或教师的学术性著作、研究性文件时，也一并收集他们的信件、日记、剪贴簿等。收集行政部门业务过程中创建的文件同时，也收集大学出版物以及校园活动中的宣传材料，如：期刊、报纸、学生主办的网站和博客、海报、明信片、公告、门票、节目单、传单、别针、奖牌等。

（3）全面与特色共存。哈佛大学档案馆收集的档案类目众多但“不同馆藏室各有侧重，具有鲜明的特色，比如：有专门收藏著名校友档案室、有富兰克林手稿档案室，以及美国天主教教会档案室等”。[3]

1.2 哈佛大学档案馆的捐赠体系。除了校内各部门的档案移交外，企业、教会、个人的档案捐赠构成了哈佛大学档案馆档案来源的一大途径，并在馆藏建设中发挥着不可或缺的独特作用。哈佛大学档案馆在其网站首页上也开设了捐赠专栏，并对如何预约咨询、税收优惠和评估、捐赠政策以及具体的联系方式进行了详细介绍。例如：西奥多·怀特，费正清在哈佛大学的第一位弟子，二战期间美国《时代》周刊驻重庆的首席记者，是重庆国民政府历史的重要见证者和记录者，其死后家人根据遗嘱将其全部个人档案捐赠给哈佛大学档案馆，以供后人研究之用。

哈佛大学档案馆对教职工、学生甚至他们的家人以及朋友的档案资料都非常关注，因为他们认为哈佛大学的重要历史隐藏在各种各样的地方，许多记录了哈佛重要历史的档案并不在校方可强制规定收集的范围之内，只能依靠档案的产生者主动捐赠。正是这些来自社会各个不同阶层、不同职业的捐赠，哈佛大学档案馆记录了哈佛大学、哈佛个人和团体随着时间推移不断发生的变化，从而展现了一个多元的哈佛大学。[4]因此，哈佛大学档案馆的捐赠策略一定程度上弥补了官方收集政策未能顾及的历史细节，成为构建哈佛大学完整记忆不可或缺的一个环节。然而，现实中大多数的高校档案馆都未利用这一策略，尤其是我国一些建校历史久远、知名度极高的高校，实在可惜。

1.3 哈佛记忆共同体的构建。所谓共同体，即“一个基于共同目标和自主认同、能够让成员体验到归属感的人的群体”。[5]哈佛大学档案馆建馆150多年来，收集范围之广泛、主题之丰富、细节之全面，已无形中为其构建出一个“哈佛记忆共同体”。在这个记忆共同体里，哈佛校园是记忆共同体的“核心领导”，其产生的行政档案、人事档案、校园生活记录等是哈佛记忆的主要构成部分；哈佛周边社区则是记忆共同体的次核心，其社区档案在无意中记录了哈佛历史的变迁；哈佛教职工以及学生的家人或朋友，都与哈佛有着千丝万缕的联系，其构成了记忆共同体一个个“散落点”。最终，哈佛大学档案馆作为“哈佛记忆共同体”的总部，集中保管着所有相关档案。哈佛大学记忆的传承是多维的、非平面的，而这一切都离不开哈佛大学档案馆对其记忆传承者角色的全面贯彻。在笔者看来，这正是哈佛大学档案馆优于大多数高校档案馆的关键之处：不甘于做一个简单的档案保管者。高校档案馆因其自身主体的独特性，一所高校往往不仅承载着无数师生的历史记忆，更是历史发展之路上的推动者。一所高校的历史记忆并不是简单的行政档案就可代表的，它是一个复杂多层次的关系网，是一个“共同体”，哈佛大学档案馆完成得出色。

2 哈佛学术研究的助推者

哈佛大学档案馆工作的核心就是为学术研究服务，其丰富的馆藏资源不仅服务了本校的学术研究活动，更为全球的学术研究做出了贡献。

2.1 对校内师生的学术支持。哈佛大学档案馆十分注重发挥档案的教育功能，在新生入学后，档案馆工作人员组织新生参观档案馆，在入学初期就将档案意识根植于学生的日常学习与生活之中，为以后档案工作的推行铺平道路。哈佛大学档案馆“相关的档案工作人员时刻准备着与教师协作，支持创新、互动。通过亲自指导档案收集，进行特色项目数字化，并且召开介绍性研究会议”。[6]在哈佛大学档案馆的捐赠政策中，便鼓励捐赠者转让可公开档案的版权，其出发点则是为了帮助研究人员更好地引用档案集合中包含的文件。特殊、罕见的档案且对学校进行的历史项目研究有所帮助的，哈佛大学档案馆甚至会不惜重金购买相关档案，Richard Theodore Greener的个人档案便是哈佛大学档案馆的最新收购项目。有学术支持需求的学生或教职工要做的只是发送一份邮件至档案馆研究服务人员的邮箱。

哈佛大学档案馆在高度配合学生和教职工的学术研究的同时，了解研究者的兴趣、收集并系统整理资料，建立档案文献专题。此外，哈佛大学档案馆还会不定期进行特色档案项目的开发并将成果发布在网站上。例如：2015年10月29日，哈佛大学档案馆在其档案网站上发布了“打开新世界：北美殖民项目”的研究成果。该项目历时多年，完成后将向世界提供哈佛大学档案馆十七至十八世纪数字化的图像档案和手稿资料，主题包括：教育、贸易、金融、政治、革命、战争，等等。除了反映美国的起源，这些数字化材料也记录了当时英国、法国、加拿大等地区的工作和生活。[7]类似这样的项目还有很多，不同于大多数高校档案馆空守着“宝藏”不懂挖掘，哈佛大学档案馆非常擅长开发自己的馆藏资源造福师生。笔者认为，除了技术问题，思想观念才是关键，没有一颗为“学术研究服务”的心，有再多的“宝藏”也只能任其埋在地下见不到天日。

2.2 对校外学者的研究助力。哈佛大学档案馆历来有为世界各地的学者提供可利用档案的开放意识，据哈佛大学档案馆馆长所言，“每年约有一万八千人次来馆利用档案。此外，每年约有一万人打电话来查询档案文件所记载的某项问题。档案馆对所有来借阅或查询问题的人，都要尽可能满足，可以代制缩微胶卷、复制档案，或口头答复所询问的问题。在上述来借阅或查询问题的人数中，约有百分之七十是使用行政性档案。国外也可以通过来信或来电话利用档案，外国人利用档案的手续与美国公民相同”。[8]哈佛大学档案馆的学术支持并不局限于本校，对校外人士的研究助力也是他们的服务内容之一。例如：哈佛大学档案馆在1980年率先开放之前从未公开过的俄国政治家托洛茨基的17500封书信，它包括了托洛茨基政治生涯中所有意义重大的文件资料，[9]而这对所有利用者都无任何条件限制。哈佛大学档案馆丰富的档案馆藏以及简单便捷的利用手续，吸引了美国国内乃至全球著名的学者不远万里来到这里寻找有价值的档案资料，开展学术研究，校内与校外的学术互动，将哈佛大学档案馆变成了名副其实的学术研究中心，其学术研究助推者的身份也得到了最佳的实践。

3 哈佛行政工作的辅助者

哈佛大学档案馆建立之初的目的就是服务大学的行政工作、校史编纂、学术研究，其对行政档案的管理以及对行政工作的辅助由来已久，哈佛大学行政工作辅助者的角色在实践工作中也得到了最好的演绎。

3.1 辅助者角色的历史由来。哈佛大学档案馆在校内有着崇高的地位，而这并非一蹴而就，两个重大的历史事件为其奠定了行政工作辅助的基石。

其一，哈佛大学成立批准书与校长换届的历史传统。1650年，由当时受英国国王委派的殖民地总督签署的成立哈佛学院（哈佛大学前身）的批准书，现依旧被作为校史最珍贵的文件保存在档案馆中。每当校长换届，卸任的校长都要在典礼上出示1650年哈佛大学的成立书，并交接给新任校长，传统延续至今。

其二，哈佛校训“真理”事件。“VERITAS”（真理）并没有从一开始就成为哈佛大学的校训。十九世纪初期，哈佛大学守旧气氛浓厚，西昆教授接任哈佛校长后着手变革现状。他在哈佛大学1643年的档案中找到了印有拉丁词Veritas，即“真理”的哈佛印章设计图纸，有书面记载，并且经过了学校董事会决议通过。最终，这份材料成为西昆教授改革哈佛的重要武器。在1843年，哈佛董事会决定正式采用VERITAS为校训，完整地呈现了“以柏拉图为友，以亚里士多德为友，更要以真理为友”的大学精神。[10]

3.2 行政辅助工作的具体实施。除了独有的历史传统，哈佛大学档案馆对行政工作的全力配合也是造就其行政工作辅助者角色不可缺少的一环。“哈佛大学档案馆的工作人员可以提供咨询、协助行政人员的部门工作以及机构的决策、部门的历史、特殊事件、纪念日和展览。”[11]在哈佛大学档案馆网站上，为历史行政研究专门开设了资源导航：霍利斯档案合集、哈佛拉德克利夫年度报告、哈佛大学新闻与公共事务办公室存库的照片等。

哈佛大学档案馆认为“档案是大学最有价值的资产。档案支持决策、证明合法性，记录大学的历史，最为重要的是，能够使我们做我们的工作”。[12]其档案管理服务致力于协助学校各单位和部门控制成本，提高效率，通过高素质的档案管理措施满足规范义务，确保永久的档案被转移。哈佛大学档案馆提供的具体服务主要包括以下几个方面：与需要档案管理指导的大学办公室或部门进行协商；进行档案管理项目合作；提供准则和最佳做法以及进行员工培训；提供存储、文件保存、电子文件管理的建议。完善的行政档案管理以及对日常行政工作的支持构成了哈佛大学档案馆行政辅助者角色的基本功能。行政辅助者角色的正确演绎也为日后的档案收集保管打下坚实的基础，档案保管者与行政辅助者两种身份交相呼应，相辅相成。

4 结语

2008年9月1日起我国施行的《高等学校档案管理办法》对高校档案馆的设立条件进一步放宽，不仅删除了原办法中“高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案”，[13]并且将高校档案馆设立的四个条件简化为三个“建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”。[14]然而现实并不容乐观，符合条件的高校未按要求设立档案馆，即使建立了高校档案馆，其角色定位也并不明确，有些甚至还停留在单一的档案保管者层面。哈佛大学档案馆的多元角色构建十分成功，每个角色的特点、功能在经历了长时间的实践后已非常成熟，是我国高校档案馆角色定位研究可借鉴的最佳范例之一。

参考文献：

[1] Using The Collections [EB/OL].[2015-11-23].

http：//library.harvard.edu/university-archives/using-the-collections/homepage.

[2][3][9] 李虹.美-日高校档案工作的特点和启示[J].湖北档案，2011（7）：18～20.

[4]DonatingMaterials：FamilyAndFriends[EB/OL].[2015-11-24].

http：//library.harvard.edu/university-archives/donating-materials/homepage.

[5] 张志旻.共同体的界定、内涵及其生成[J]. 科学学与科学技术管理，2010（10）：19.

[6] Faculty / Curriculum Support [EB/OL].[2015-11-29].

http：//library.harvard.edu/university-archives/using-the-collections/faculty-curriculum-support.

[7] Opening New World [EB/OL].[2015-11-24].

http：//library.harvard.edu/opening-new-worlds.

[8]韦庆远.参观哈佛大学档案馆记[J].档案学通讯，1982（2/3）：125～127.

[10] 别敦荣，贾杰静.哈佛大学的发展历程、教育理念及启示[J].大学教育科学，2011（6）：76～81.

[11]AdministrationResearchSupport[EB/OL].[2015-11-29].

http：//library.harvard.edu/university-archives/using-the-collections/administrative-research-support.

[12]Managing University Records [EB/OL].[2015-11-29].

http：//library.harvard.edu/university-archives/managing-university-records/homepage.

[13] 《普通高等学校档案管理办法》，国家教育委员会第6号令，1989-10-10.

数字档案馆集成平台建设研究 篇12

一、集成平台建设必要性

大部分归档的电子文件源于各应用信息系统,脱离这些应用信息系统,数字档案馆便陷入无源之本。档案工作是各项业务工作不可分割的重要环节,不通过接口将档案工作纳入各项业务流程,档案工作将在信息化时代面临被边缘化的可能。此外,应用信息系统虽然有自己的数据备份机制,却没有电子文件的长期或永久保管机制,也缺乏信息利用与共享平台,而数字档案馆恰恰能弥补这些不足。建立两者间的集成平台,实现互联互通,对促进档案工作和业务工作的发展和提升均有重大意义。

二、集成平台主要功能

集成平台是数字档案馆与应用信息系统之间的桥梁,其主要功能在于帮助数字档案馆从各应用信息系统中捕获归档范围内的信息(包括电子文件及元数据),并按归档要求对捕获过来的电子文件进行规整,如格式归一、自动分类与编号等,再把规整后的电子文件传递至数字档案馆,完成归档流程。同时,在电子档案利用时,集成平台还能通过映射关系,对系统用户的利用需求进行解析,并在办理借阅手续后,将数字档案馆的电子档案信息传送至各应用信息系统,满足不同应用信息系统的电子档案信息获取与查阅需求。

1. 归档信息捕获。

归档信息捕获功能是指集成平台能根据数字档案馆已设定的归档范围,自动到指定的应用信息系统的特定流程中去捕获相应文档及元数据,并将应归档文档及元数据提取至档案集成平台。传统载体档案信息载体形式(如纸质、光盘、实物)相对固定,其原始信息和过程信息均在同一载体中,且是固化的,只要走完流程后归档,即能确保该份档案的真实性、完整性和有效性。而应用信息系统的信息则不同,是以碎片化形式存储于各业务流程和环节,在不同流程或环节出来的文档信息不一样,只有对归档范围中每一份文件的生成环境、生成条件及元数据进行定义,才能确保归档的电子文件符合真实性、完整性和有效性要求。

2. 归档信息规整。

归档信息规整功能是指集成平台能根据电子文件归档整理要求,自动对捕获的电子文件及元数据进行分类、组卷、编号、赋值、格式归一、划定保管期限、设定借阅权限等,并能将规整后的电子文件及元数据提交至数字档案馆归档。具体功能需求:(1)分类:根据档案分类方案设置分拣规则,及时将捕获的电子文件归入相应档案门类。(2)组卷:对同一门类中电子文件按年度、项目、专题、活动、人物、出版物等归集。(3)编号:根据档号编制规则,对已分类、组卷的电子文件自动编制档号。(4)赋值:包括属性信息转换和自动赋值。前者指根据字段间映射关系,对两个系统间元数据进行转换,确保应用信息系统中电子文件元数据能被数字档案馆识别;后者指根据电子文件来源、系统操作等背景信息,自动为电子文件某些字段信息赋值。(5)格式归一:根据归档文件格式要求,自动将归档电子文件转换统一版本格式,确保电子文件在数字档案馆能被打开和查阅。(6)划定保管期限与借阅权限:根据电子档案保管期限表的关键词,批量对归档的电子文件划定保管期限;依据电子文件密级、是否实行技术保护、归档单位、形成单位等字段信息,划定电子文件借阅权限。

3. 信息双向传递。

数字档案馆不是一座信息孤岛,亦非只进不出的信息黑洞,而应成为各应用信息系统电子档案的集中、长久保管与信息提供利用的基地。今后集成平台不仅要解决电子文件归档问题,更要重视系统用户需求,着力解决应用信息系统如何便捷获取数字档案馆中档案信息问题。为此,集成平台应具备根据应用信息系统提交档案利用需求,及时将相关档案信息传递至应用信息系统的功能。

三、集成平台开发

1. 集成平台开发模式。

集成平台建设主要有三种模式。一是单独建立数字档案馆与应用信息系统间的通用接口,二是在数字档案馆或应用信息系统设置专门的电子文件归档与利用功能模块,三是数字档案馆与各应用信息系统集成开发,即在两个系统刚开发时就全面考虑电子文件归档和电子档案信息调用的问题。在实际工作中,由于各应用信息系统开发时间不一致,第三种模式基本无法实现,而第二种模式则成本费用太高,建立通用接口往往成为集成平台建设的首选。文章重点从通用接口建设的角度谈谈如何开发集成平台。

2. 通用接口建设。

通用接口建设包括需求分析和软件开发两部分。从档案部门角度,我们关注的是如何结合通用接口功能和实际业务需求,在与信息技术人员沟通基础上,做出一份相对合理、可行的需求报告,并督促研发人员将这些需求落实到研发的通用接口中。

(1)清理归档数据。调研各应用信息系统及业务主管部门,摸清各项业务主要形成哪些关键性文件(文档),如表1,梳理这些文件的形成部门、形成系统、文档内容、生成节点、流转情况、归档部门等,据此来确定归档信息捕获范围及要求。特别应注意的是,在确定归档范围时,不仅要细化到每一电子文件中包含哪些文档,还应明确每一份文档包含哪些关键要素,如稿件关键要素为“正文+附件+修改痕迹”。

(2)制定归档整理规范。根据国家及行业制度、标准,结合实际业务需求,制定符合本单位的电子文件归档整理规范,如表2,为通用接口自动对归档电子文件进行分类、组卷、编号、赋值、格式归一、划定保管期限、设定借阅权限等提供依据。

(3)建立系统间映射关系。应用信息系统是为了方便某一项工作业务开展而专门研发的业务管理系统。由于行业间的差异性,专业术语存在与档案行业规定不一致现象,导致应用信息系统的有些字段与档案管理系统中字段不一致,如OA系统中“形成部门”与档案管理系统中“编制单位”的字段内容相同却叫法不一,导致有些元数据可能丢失。为了实现应用信息系统与数字档案馆的互联互通,应建立数据字典,对字段界定,并在数字档案馆的通用接口中建立字段映射关系。此外,由于不同系统间的文档支撑软件、版本等存在差异,可能导致数字档案馆提供的文档在应用系统打不开,从而影响系统用户利用档案信息。因而,通用接口不仅在归档环节要具有格式转换等规整功能,在档案信息提供利用环节,同样也应具备该功能。

(4)建立配套制度和业务标准。在开展通用接口建设同时,如表3,应以制度或标准的形式巩固建设成果,便于今后的电子文件归档与利用及接口功能完善。

四、集成平台应用

数字档案馆集成平台开发的关键在于以“系统用户”为中心、以“满足电子文件归档和利用”为落脚点。我们要做好前期调研,了解业务系统主要形成哪些关键性数据,明确这些数据在归档、管理及利用有哪些要求,并以制度或业务标准的形式将这些要求固化,落实到集成平台的研发中。在集成平台交付后,应实时维护,记录现用版本不能解决的问题,并添加到下一版本的集成平台研发需求中。

从业务发展需求来看,今后数字档案馆集成平台的处理对象将由“二维文档”升级为“三维图像”;支持关联词、关键词、叙词、主题词等多种语言标引和检索,信息解析与转换功能更加完善和智能;信息传递方面不仅能对归档范围内的电子文件进行捕获、规整和传递归档,还能通过映射关系和智能解析,将系统用户的档案利用需求转换成数字档案馆能识别的方式,并将符合利用需求将档案信息转换成应用信息系统能识别的方式,传递给系统用户利用。

摘要：数字档案馆集成平台包括归档信息捕获、归档信息规整和信息双向传递功能。集成平台共有通用接口、集成开发、个性接口三大开发模式。建设通用接口,做好调研,清理归档数据,明确归档整理要求,理顺系统间映射关系,以制度或业务标准形式固化成果。