唐代档案管理制度研究（精选6篇）
唐代档案管理制度研究 篇1
唐代是中国封建历史上最为昌盛的时期, 唐代的经济、文化和军事等方面都是当时世界上最为强大的。唐代的繁荣离不开制度的优越, 在唐代时期中国封建制度发展成熟, 尤其是封建法制体系逐渐形成, 国家对经济、文化等各个领域的管理逐渐制度化和法律化。在档案管理方面, 唐代的制度也得到了发展, 形成了《唐六典》、《唐律疏议》等大量的立法, 逐渐使档案管理成为一门独立的学问。在唐代之前, 中国还没有形成独立的档案管理制度体系, 在国家行政管理中, 档案管理以文书管理为主, 在管理上文书与档案还没有分离, 管理们当中作为同一种事物对待。
一、唐代的文书档案管理制度
1.唐代的档案管理机构与人员。
唐代的档案管理尚未从文书管理当中独立出来, 因此管理机构与文书管理机关联系非常紧密, 有些就是文书管理机关。从管理机构的层级上划分, 唐代的档案管理机构分为中央档案管理机关和地方档案管理机关。中央档案管理机关是指朝廷内部或者朝廷的机构内部设置的专门从事文书和档案管理的机构, 它是按照一般的行政管理权限来进行划分的。唐代的行政机关的职能和职权设置, 经历了秦、汉、魏、晋、南北朝和隋朝以后, 逐渐发展成熟, 形成了以三省六部制为基础的行政管理体制的基本格局, 其中三省是指门下省、中书省和尚书省, 三省是唐代的中央秘书机关, 负责中央文书材料的拟定、执行和保存, 是最高的档案管理机构。按照三省的分工, 在处理事务的时候, 在文书处理上先是由中书令起草, 送交皇帝签署以后, 交送门下省审议, 最后再由皇帝批准交由尚书省执行。这是中央文书档案的处理方式, 在地方, 官府的各种平行文书“凡京师诸司有符移关牒下诸州者, 必由都省以遣之”[1]1817。由此可见, 三省就是中央最高的档案管理机构。在具体职能设置上, 唐代中书省设置了中书舍人, 作为文书拟制的专门人员, 尚书省设置了勾检官专门对文书档案进行勾检。中书舍人六员的职责为“侍奉进奏, 参议表章。凡诏旨救制, 及玺书册命, 皆按典故起草进画;既下, 则署而行之。……制救既行, 有误则奏而正之。凡大朝会, 诸方起居, 则受其表状而奏之。国有大事, 若大克捷及大祥瑞, 百僚表贺, 亦如之。凡册命大臣于朝, 则使持节读册命之。凡将帅有功及有大宾客, 皆使劳问之”[1]1923。可以看出, 中书舍人的主要职责就是草拟文书和受理地方和各部门上呈过来的文书, 其职能和现代的政府秘书处非常相似, 在职能上又更窄一些, 仅仅限于文书的拟制和保管。依照三省的制度分工, 经过中书省和门下省制定的文书档案, 最后还是要交到尚书省存档、编目和执行, 尚书省为了履行这些指责专门设置了勾检官。勾检官不是一个职位的名称, 而是从事的具体活动, 在唐代, 尚书省下设的郎中、员外郎、都事等都是从事档案资料编纂、目录的官员, 他们的职能是对文书档案进行编目和管理。
除了三省作为中央秘书机关, 进行档案管理以外, 唐代还设置了一些专门对户籍档案和人事档案进行管理的机关。唐代对户籍管理十分重视, 依据《唐六典》中的规定, 中央政府为了加强对人口和土地的有效监管控制政府, 规定每一岁一造, 计账三年一造户籍[2]63。就是对户籍档案每年要进行记录归档, 每三年要进行一次核计, 确保人口与土地的对应, 使国家对人口和土地的管理更加有序, 保障国家的农业生产能够稳定有序进行, 是国家长治久安的重要制度基础。除此之外, 唐代还十分重视对人事档案的管理。人事档案在唐代时期成为“甲历”或者“甲库档案”, 它是指专门对以科举考试的内容为核心的人事档案进行管理的机构。在科举考试的过程中, 把参加考试人的姓名、年龄、籍贯、考试成绩、个人经历、家庭情况等都要作出详细的记录, 从而形成了一类专门的档案, 这类档案就称作甲历档案。甲历档案是我国封建社会形成的最早人事档案。保管甲历档案的地方称为甲库, 也就是唐王朝的人事档案库房。唐代甲库的出现标志着我国古代档案工作和古代图书馆工作开始分离, 档案管理才真正形成[3]7。为更好地对甲历档案进行管理, 中央在中书省、门下省和尚书省都设置了“甲库”, 对甲历档案进行管理。
除了三省之外, 史官也是唐代中央档案管理的重要人员。史官在唐代主要有令史、书令史, 他们属于中央宫府中的“青吏”, 品居“流外”, 职位卑微。但是, 由于唐代时期中央政府的行政事务很多, 各种文书档案繁复冗杂, 大量的具体性、事务性工作充斥着朝廷的部门, 大小官员的工作压力都很大, 因此, 朝廷官吏都由以令史、书令史为主的“主典”等来办理, 令史在封建国家的政令制定、实施、推行过程中起着非常重要的作用[4]2。史官事实上是中央从事文书档案工作的最大的群体, 他们不仅从事文书写作, 几乎所有的文书档案都是由这些人保管, 但是由于他们的职位较低, 在史书当中的记载较少。在地方上, 唐代的档案管理也设有专门的机构。唐代的地方政府和传统的中国封建社会一样, 都是一个集军队、司法、行政职能于一体的机关, 因此, 在档案管理上, 地方政府都是直接在官府的部门设置专门进行档案管理的机构, 对档案进行管理。
2.档案管理制度。
唐代的档案管理制度也得到了发展, 尤其是伴随着甲历档案的专门管理, 唐代的档案管理制度开始专业化, 形成了档案收集制度、档案鉴定制度、档案统计制度和档案利用制度等制度体系。唐代的档案收集从唐太宗时期就非常重视, 唐朝建立之初, 秘书监令狐德萦上奏:“今乘丧乱之余, 经籍亡逸。请购募遣书, 重加钱帛, 增置楷书, 专令缮写。”[5]请求在全国各地搜集图籍并加以整理。在收集上, 唐代不仅通过行政手段, 还专门进行了立法, 规定各地的官员必须严格按照法律规定的方法和范围将档案交送给相关机构, 这些制度对后来中国的档案管理制度影响很大。档案鉴定制度在唐代以前的各个朝代都没有得到重视, 在唐代时期得到了初步发展。档案鉴定, 就是对档案的价值进行甄别判断, 不同价值的档案其移交方式和保存时间、销毁与否都不同, 管理方式和管理场所也有所差异。唐朝规定:“凡文案、诏救、奏案及考案、补官解官案, 祥瑞、财务、婚、田、良贱, 市估案, 如此之类常留, 以外年别检简, 三年一除之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除。”根据不同类别的档案确定了不同的保存时间和处理方式。同时, 档案统计制度、档案利用制度等等在唐代都有所发展, 使整个档案管理的制度体系逐渐成熟。
二、唐代文书档案管理制度的法律化
1.档案管理机构和职官的法律化。
唐代的档案管理机构包括三省和地方政府部门, 管理人员包括中书舍人、郎中、员外郎、都事、令史、书令史等等。与其他时代不同的是, 这些管理机构和人员的职责和职能都是在法律规范下进行的, 这些职能的划分主要体现在《唐六典》当中。根据《唐六典》的记载“尚书都省令史、书令史并分抄行署文书”, 可见这些人员和机构的分工都是在法律下进行的, 这也使唐代皇帝更换时不会因为皇帝个人喜好的不同而使制度发生偏废。
2.档案管理制度的法律化。
档案统计制度是档案管理当中的重要制度, 这一制度在唐代也体现在《唐六典》当中。《唐六典》规定, 各机关收到的制敕和上报的计书、奏书以及收到尚书省文书的数量, 年终进行统计, 并报送尚书省。尚书省将召集令史核对数据, 如有隐瞒漏报的, 记录在官员的考核材料上。《唐六典》当中还规定了档案保密制度, 重要的法律文书在制作过程当中的各个环节都要注意保密, 在文书的制作过程中有着“四禁”的规定:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”就是指在档案处理过程当中不能够泄露文书内容, 要注重效率, 要保管好档案文本, 要有序进行, 不能混乱文本, 以保证档案不会因流失而泄露。档案的鉴定和移交制度在《唐六典》也有体现:“凡天下州县每一岁一计账, 三年一造户籍。县以籍成于州州成于省户部总而领焉, 州县之籍恒留五比籍留九比。”这一规定虽然是针对档案移交的规定, 但其规定期限的标准中也体现了对档案价值的判断。
3.档案违法行为的规范。
档案违法行为是指从事了违反档案管理秩序的行为, 这些行为在唐代的法律当中也进行了制裁。档案是对个人或者机构的行为的历史记载, 在唐代, 档案主要以文书作为主体, 政治意义更加明显, 因此统治者非常注重档案管理的政治性, 对于那些违反了档案管理秩序的行为予以坚决的打击, 与其他时代不同的是, 唐代对于档案违法行为的打击不是简单的通过行政手段, 而是通过法律对档案违法行为进行规范和制裁。《唐律·职制律》当中对泄密行为规定:“诸漏泄大事应密者, 绞。大事, 谓潜谋讨袭及收捕谋叛之类。非大事应密者, 徒一年半;漏泄于蕃国使者, 加一等。仍以初传者为首, 传至者为从。即转传大事者, 杖八十;非大事, 勿论。”同时《唐律》还对私拆和误拆文书的行为予以规定:“诸私发官文书印封视书者, 杖六十;制书, 杖八十;若密事, 各依漏泄坐减二等。即误发, 视者各减二等:不视者不坐。”《唐律·盗贼律》对盗窃文书档案的行为也进行了规定:“诸盗制书者, 徒二年。官文书, 杖一百;重害文书, 纸券, 又加一等。亦谓贪利之, 无所施用者。重害, 谓徒罪以上狱案及婚姻、良贱、勋赏、黝险、授官、除免之类。”唐代的这些规范, 虽然都是以维护皇权作为直接目的, 但是客观上提高了档案工作的权威性, 让人们对档案工作更加细致和认真, 使档案管理制度才具有了严格执行的可能, 是档案管理制度形成并且执行下去的基础。
参考文献
[1]刘昫.旧唐书[M].中华书局, 1975.
[2]李林甫.唐六典[M].中华书局, 1992.
[3]周香莲.唐代档案管理研究[D].南昌大学, 2007.
[4]赵豪迈.唐代令史研究[D].陕西师范大学, 2003.
[5]唐会要卷35经籍[M].
唐代档案管理制度研究 篇2
第二节 科目
第三节 制举之制
第四节 荐举和自举
第五节 考试一、考试时间二、亲试和考官三、考试科目和试题
第六节 录取和出路
第五章科目选
第一节 拔萃、宏词和平判入等一、拔萃、宏词和平判入等的设立二、科目选的设立与循资格
第二节 唐朝后期的科目选一、唐朝后期科目选的情况二、科目选在唐后期官吏升迁中的地位
第六章学校与科举第一节 梁陈齐周的学校
第二节 隋代的学校
第三节 唐前期的学校及其与科举的关系
第四节 私学的兴起一、私人讲学的衰落二、私学的兴起第五节 唐朝后期的学校和学生
第七章进士科考试科目和录取标准的变化
第一节 唐前期进士考试科目和录取标准的变化一、唐初进士考试科目和录取标准二、进士三场试的确立
第二节 从文学取士到诗赋取士一、以文学取士的反复二、诗赋取士
第三节 唐后期进士录取标准的变化一、安史乱后有关进士科的争论二、进士录取标准的变化
第八章科举在选举中地位的变化
第一节 进士科与高级官吏的选拔一、进士在高级官员中比重的逐步提高二、开元、天宝之际形势的逆转三、进士科成为高级官吏的主要来源
第二节 明经地位的变化一、唐前期明经的地位二、明经地位的下降三、明经在唐后期官僚结构中的地位
第三节 制科的衰落
第九章座主门生关系的`形成
第十章请托行卷的盛行
第十一章科举中的权贵子弟问题
第一节 子弟问题的提出
第二节 不放子弟局面的形成
第三节 晚唐微妙的形势
第十二章门荫的衰落和进士家族
第一节 门荫的衰落
第二节 辟举与进士科的结合
第三节 进士家族和官僚世袭
第十三章唐后期应举及第范围的扩大
第一节 阶层的扩大一、贫寒子弟 二、州县胥吏和工商子弟
第二节 地域的扩大
第十四章科举与社会等级再编制
第一节 社会价值观念的变化
第二节 士族含义的变化
第三节 衣冠户
第四节 举人层
第十五章科举发展的趋势后记
图书目录编辑
第一章 科举制度的产生
第一节 察举制内部新制度的萌芽
第二节 科举制的产生
第二章 科举在唐代选官制度中的地位
第一节 门荫入仕
唐代文书档案保密制度探析 篇3
一、唐代文书档案保密制度的内容
(一) 专人制作——“四禁”制度
中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的, 他们在文书的制作过程中, 其禁有四:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”即要做到保守文书秘密, 保证文书及时迅速发出, 保证遣词造句的准确无误, 保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹。对于违反以上要求的行为, 都将受到相应的处罚, 或笞或杖或徒流, 重者可至死罪。专人撰写使得文书档案的保密性和安全性进一步增强。
(二) 专人签署——签押、判署制度
唐朝规定, 文书制作完毕之后, 需要经过本部门长官的审定认可, 长官如认可, 则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样, 此称之为判署。同时, 文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕, 则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可, 此称之为联署。需要注意的是, 唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之, 不得代署, 唐代律令也对此有相关的处罚措施, “诸公文由本案事直而代官司署者, 杖八十。代判者, 徙一年。亡失案而代者, 各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文, 从而保证了文书档案的准确与安全。
(三) 专人邮传——邮传制度
文书在经过以上种种环节之后, 就可以向外发送了。文书的邮递是文书管理中致为重要和关键的一环。唐代为确保国家交通的顺畅, 建立了四通八达的驿传设施。除此之外, 唐代的有关律令也显示了政府对于文书的邮传的重视。《唐律疏议》中的有关条文规定, 唐代根据文书的缓急程度以及远近程度, 对于驿传时的总路程和每日行程, 是否派发驿马、驴和驿船以及派发的数量, 文书传递的目的地等等, 都有详尽的规定。如驿使稽程、驿使以书寄人、驿使误诣他所、乘驿枉道、乘驿马赍私物、诈乘驿马等等, 处分有笞、杖, 徒、流直至死罪。法律条文对邮传人员的路线和任务都作了详尽的规定, 保证了文书档案的全程安全。
(四) 专人勾检——勾检制度
这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓, 文书本身是否有错讹之处, 文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员, 在中央, 尚书省是最高级文书档案勾检部门, 勾检全国各级行政管理官府的官文书。在地方, 负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出, 需要勾检, 档案的收集和归档, 也需要勾检。勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等, 勾检的内容包括:文书档案是否办理完毕, 文书是否违期, 档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤, 这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”勾检人员的勾检再次保证了文书档案的准确性与安全性。
(五) 专人利用——档案的利用制度
古代历朝历代都把档案视作国之重器一般的事物, 对其严加保密, 私人不得允许是无法亲近的。各王朝能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员, 唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度, 设立史馆, 专门负责国史和前代史的修撰。此外, 唐朝还用档案编修谱牒。贞观十二年 (638) , 编成了一百卷的《氏族志》, 内容非常丰富。利用文书档案的人员和用途有限也保证了文书档案的安全。
(六) 定期销毁——鉴定销毁制度
唐代对于档案规定了鉴定制度, 即“检简”, 把档案进行分析、研究、检查, 哪些档案应该永久保存, 哪些档案保留一段时间便可以销毁, 问题处理非常慎重, 另外对档案销毁规定极为严格, “文案不须常留者, 每三年一拣除”, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案, 祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除。”可见, 唐朝对档案的销毁, 审查是非常严格的, 态度是非常慎重的。定期清理公务文书既是为了更好地保存处理完毕的有保留价值的公务文书, 又保证了文书档案的安全。
二、唐代文书档案保密制度的特点
(一) 法制化
唐代从更多的方面强化文书档案的保密制度, 并且以名目繁多的法律条文来防止公文泄密。主要体现在以下几方面:
泄露机密的处罚条律:凡官吏泄露国家机密, 不论有意无意, 是否造成后果, 均追究其刑事责任。泄露官府收捕谋叛者、官军奔袭“寇贼”等机密者, 处以绞刑;泄露一般机密, 如天象灾变征兆的报告等, 处以徒刑一年半, 如透露给藩国使者, 则罪加一等;凡两人以上泄露机密, 以初传者为首犯, 次传者为从犯, 按首从法定罪, 第三人以下辗转相传者, 杖八十。
私拆文书的处罚条律:凡秘书人员未经同意而私拆制书者, 杖八十;私拆官府文书者, 杖六十;如被拆阅的系密件, 则按泄密罪处治。
由此可见, 唐朝有关文书保密工作的律令细而多, 目的是使保密工作有章可循, 从而提高文书档案保密工作的水平。
(二) 程序化
文书作为政府发布命令和传递信息的重要工具, 对于维护统治秩序和国家安全意义重大。由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽, 常常出现文书失窃、国家机密被泄漏等现象, “档案的安全关系到统治者的切身利益”。因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密和安全性就显得尤为重要。在唐代, 由中书舍人负责诏敕的拟定, 关系极其敏感, 针对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节, 都要求经办人员仔细检查, 并在文书原件上署名, 这样在出现问题时能及时落实责任, 确保文书的安全。还规定:制书官文书只能由勾检官收发, 其它人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重地干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密。因此, 这类行为是要受到严厉处罚的, “诸漏泄大事应密者, 绞。非大事应秘者, 徙一年半;漏泄于藩国使者, 加一等。仍以初传者为首, 传至者为从。即转传大事者, 杖八十, 非大事者, 勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令, 强制实行, 确保了文书档案的安全保密。”
综上所述, 我们对唐代的文书档案保密制度的内容和特点作了探讨。为了文书档案保密, 唐代秘书人员做了大量的保密工作, 文书存放安全场所, 文书制发保密, 机密文书专人传送, 制定文书保密法律条文等。由此可见, 唐代文书从保存、制发、传递的保密工作不断加强至制定法律条文加强保密, 文书档案保密制度也因之变得越来越完善, 从而达到理想的保密程度。它为我们提供了宝贵的文书档案工作经验, 对今天的档案管理保密工作具有借鉴和启迪作用。进入二十一世纪, 社会主义现代化建设的步伐不断加快, 我们要注意学习、掌握现代文书档案保密工作技术, 尽快实现文书档案保密工作规范化、制度化、科学化。
参考文献
[1] (唐) 李林甫.唐六典[M].北京:中华书局, 1992.
[2] (唐) 长孙无忌.唐律疏议[M].北京:中华书局, 1983.
[3]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社, 1994.
[4][日]仁井田升著, 栗劲翻译.唐令拾遗[M].长春:长春出版社, 1989.
唐代档案管理制度研究 篇4
由于对及第举子进行关试并发给春关牒是在唐朝中期以后, 所以现存唐代制度史的文献往往漏载此事。对关试和春关牒表述比较完整的是文人的笔记和掌故一类的文献。明人胡震亨《唐音癸签》诂笺三《进士故实》条说:“关试, 吏部试也。进士放榜敕下后, 礼部始关吏部, 吏部试判两节, 谓之关试, 始属吏部焉。”[2]162此条材料把关试的对象、内容、性质和作用都表达得比较清楚。
通过关试授予春关牒始于何时, 史无明文。具体时间虽不可考, 但是可根据现有材料作出大致推断。这一时间不会早于玄宗开元二十四年。因为在开元二十四年之前, 贡举常科考试归吏部主管, 具体由吏部考功员外郎负责。既然科举考试和铨选考试都归吏部主管, 也就不存在部门之间“关通其事”, 移交材料的问题, 也就不会有关试和春关牒。据宋人钱易《南部新书》卷乙:“韦贯之及第年, 建议曰:‘今岁有司放榜, 春关以前, 请以新及第为名。’至今不改。”[3]18韦贯之进士及第之年, 曾经建议在进士放榜之后, 吏部关试授春关牒之前, 进士称“新及第进士”, 并且从此形成惯例。查韦贯之官至宰相, 两《唐书》均有传, 与同为宰相的武元衡是同年及第进士。二人进士及第是在德宗建中四年 (783) 。据此可知, 关试与授春关牒出现的时间不会早于玄宗开元二十四年 (736) , 不会晚于德宗建中四年 (783) 。如韦贯之所建言, 礼部放榜之后, 吏部授春关之前, 进士称“新及第进士”, 那么, 通过关试授予春关牒之后称什么呢?五代王定保《唐摭言》卷一《述进士下篇》:“韩中丞仪有《知闻近过关试》, 仪以一篇记之曰:‘短行纳了付三铨, 休把新衔脑必先。今日便称前进士, 好留春色与明年。’”[4]4可知通过关试获得春关牒之后, 进士称为“前进士”。
关试和授春关牒的具体情况, 以王定保《唐摭言》卷三《关试》条说得比较全面:“吏部员外, 其于南省试判两节, 诸生谢恩。其日称门生, 谓之‘一日门生’。自此方属吏部矣。”[4]27此条材料虽然不长, 但把关试的主考、考试地点、考试内容、考试对象以及主考和考生的特殊关系都表达得清楚明白。主考为吏部员外郎。吏部员外郎为吏部司的副长官, 定员二人, 一人判废置, 一人判南曹。而关试的主考便是判南曹的吏部员外郎。考试地点在南省。所谓南省就是指尚书省, 具体地点在南院, 就是总章二年 (669) 设置的南曹[5]。《册府元龟》卷六三三《铨选部·条制五》记载了五代后唐长兴元年 (930) 十月的一次关试举子集体舞弊事件, 有助于我们了解关试及授春关牒的具体情况, 现照录如下。
吏部南曹关试今年及第举人, 进士李飞等六十九人内, 三礼刘莹、李斐、李铣、李道全、明算宋延美等五人所试判语皆同。寻勘状皆称晚逼试, 偶得判草写净, 实不知判语不合一般者。敕旨:贡院擢科考详所业, 南曹试判, 激劝为官, 刘莹等既不攻文, 合直书其事, 岂得相传稿草, 侮卖公场。载究情由, 实为添冒。及至定期复试, 果闻自惧私归。宜令所司落下。其所得春关, 仍各追纳。兼放罪, 许再赴举。兼自此南曹凡有及第人试判之时, 切在精专点检, 如更有效此者, 准例处分[6]7588。
上述材料传达的信息大致有如下几项:第一, 关试和春关牒不只是针对及第进士的, 而是针对所有常科考试及第举子的。包括明经、进士、明书、明法、明算, 甚至包括三礼等后置科目。第二, 关试虽然不是选拔考试, 不用区分等第, 评卷不很严格, 但是交白卷或是相互转抄还是不允许的。在一定程度上, 关试有对常科考试进行复试的意义。如经复试确实“不攻文”, 差距太大, 不仅关试不能通过, 连常科及第的资格也被“落下”。第三, 关试地点所在的“南省”, 就是南曹, 主考就是判南曹的吏部员外郎。在开元二十四年 (736) 以前, 考功员外郎曾经是常科考试的主考。虽然开元二十四年之后, 常科考试主考变成了礼部侍郎或知贡举, 但是及第后的生员还要做吏部员外郎的“一日门生”。第四, 五代时对关试作弊的举子处分相对宽松, 虽然及第资格被“落下”, 但免于追究罪责, 并“许再赴举”。五代战乱频仍, 国家得才不易。由此推定唐代可能更为严格。第五, 关试后发给的及第证明材料———春关牒, 不是随便散发的, 如关试不合规范或是有舞弊行为, 即使发了春关牒, 也要追回。
春关牒的内容大致包括三个部分:一是及第举子个人信息, 二是常科考试的信息和主考礼部侍郎或他官知贡举签署并加盖贡院印信的信息, 三是关试主考判南曹的吏部员外郎签署并加盖南曹印章的信息。举子个人信息主要来自其报考时的解状中。解状是唐代政府部门出具的有关举子个人信息的文件。由州司上报给中央政府的考生文解作为甲历保存备查, 发给考生个人的作为应试时的准考报名材料。唐代贡举常科考试的考生来源大概有两种。“由学馆者曰生徒, 由州县者曰乡贡。”所谓生徒, 是指中央官学国子监、弘文馆、崇文馆和地方官学府、州、县学经选拔考试合格者推荐参加贡举考试的人员。所谓乡贡, 是指乡村学校、私学和社会自学者, 经州县乡贡考试合格, 推荐参加贡举考试的人员。具有官学学历的生徒一般由国子监解送, 乡贡举子由原籍州府解送, 所谓“怀牒自列于州县”[7]115者, 即属此类。唐代后期官学衰坏, 乡贡举子成为考生的主要来源。州司解送的报名材料就是解状。举子解状的内容包括“乡贯及三代名讳”、本人体貌特征、州县乡贡考试合格的学历证明和乡贡考试的试卷等。礼部把贡举及第人移交给吏部要形成新的人事档案——春关状。春关状内容包括及第人姓名、籍贯、年龄、三代名讳等解状上已有信息, 还要有及第年月、科名、等第、名次、知贡举人姓名、职务等新增信息。知贡举人签名并加盖贡院印信。礼部知贡举是春关牒的生成和内容的第一责任人。五代后唐明宗天成四年 (929) , “中书舍人知贡举刘詹进纳春关状, 内漏失五经四人姓名, 罚一月俸。”[6]7803这位马虎的知贡举在向吏部移交材料时竟然漏掉了四个及第举子的相关信息。知贡举移交给吏部的所谓春关状只是个大名单, 经南曹关试后, 再由南曹令史、书令史修写春关牒。所谓修写只是把大名单上每个举子的信息单独抄写一份, 再写上试判两道的判题, 由主考判南曹的吏部员外郎签署并加盖南曹印章, 发给举子, 就是春关牒。
春关牒的书写材料, 和吏部告身、考功的考状是一样的。文宗大中六年 (852) , 考功司奏请考状的书写材料时说, “请准吏部告身及礼部春关牒”[8]1789例修写。春关牒虽然是吏部发的, 但其主要内容都是在礼部生成的, 所以唐人习惯上称礼部春关牒。吏部告身的修写材料, 按元和八年 (813) 规定的文武官员告身的书写材料和装裱材料:“五品以上, 用大花异文绫纸, 紫罗里, 檀木轴;六品以下朝官, 装写大花绫纸及小花绫里, 檀木轴。”[8]1615绫纸有柔软强韧, 手感舒适的特点, 唐代告身、考状、春关牒等一般都用绫纸书写。由于绫纸成本较高, 常常要获得者出些纸笔钱。五代后唐末帝清泰二年 (935) 七月, 御史中丞卢损上言:“天成二年二月敕:‘每年进士合有闻喜宴、春关宴, 并有司出春关牒, 用绫纸, 并官给。’臣等以举人既成名第, 宴席所费属私。况国用未充, 枉有劳费。请依旧制不赐。诏曰:‘春关冬集绫纸、闻喜宴所赐钱, 仍旧官给, 余从之。’”[6]7698按照卢损等“依旧不赐”的说法, 唐代举子们的春关牒是要自己出钱修写的。
唐代档案管理制度研究 篇5
一、文书处理
文书处理是唐代档案管理制度的基础和首要环节, 在中央, 文书处理大致上由中书舍人负责进行, 全面管理并执行诏旨制敕、玺书册命的草拟等工作。在中书舍人文书的制作过程中, 唐代政府规定了四项禁令, 即“一曰泄漏, 二曰稽绥, 三曰违失, 四曰忘误”[1]。
在文书处理过程中, 唐代十分重视和强调避讳, 并特别制定了避讳和平缺制度, 并通过律令等方式做了大量规定, 对于违反避讳规定的, 根据《唐六典》等文献记载, 唐代避讳的内容甚巨, 神灵、天地、皇帝、先帝、庙号、胜化、天恩、太子等大量的内容与词汇都属于必须避讳的内容, 稍有不慎, 即有犯讳的可能。而平缺制度则是要着重体现出皇帝的尊贵地位, 在文书中若出现“陛下、皇帝、皇上”等词, 必须重行提行顶格书写, 以表明皇帝无人可及的至尊地位, 这称为“平头”, 而下文则必须再重新提行, 低两格书写, 这称为缺行, 两者合称为平缺。避讳和平缺制度的出现, 对于唐代文档的书写格式以及内容有相当巨大的影响, 旨在维护皇帝的神圣和权威。
纸在唐代已广泛用于文档书写和整理, 唐代的公文和档案用纸种类繁多, 其使用的范围各不相同且有严格规定, 常见的文档用纸区分如表所示。
在文书写作完成之后, 经过审核 (唐代称为签押和判署) 合格, 便可以加盖印章, 对于多页文书, 唐代规定必须加盖骑缝印, 这表明唐代对于文档的管理比前代又前进了一步, 更加细致。对于加盖印章的文书, 日期和用印信息都要详细登记, 再将文书按照一定的尺寸折叠, 加上外壳, 合成一本, 便于运输、阅读和查阅, 这表明唐代对于档案管理在装订和印章管理等方面已经有比较成熟且细致的管理体系。
二、归档管理
1. 归档制度。
归档是档案管理的首要环节, 由于唐代对于公文推行的是“一事一文”制度, 因而归档也相应地按照一事一文的制度进行, 即根据不同的事务种类来归纳整理文书, 这有利于档案的查询和保管, 也有利于归档档案内容的统一。文档发出之日, 有勾司和监印官进行详细的标记和记录, 而对于文书的归档, 唐代则有严格的时间限制, 即“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京城诸司, 常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”[2]对于由于运输或者其他人文原因造成破坏或损毁, 文书无法及时归档的, 唐律有专门条款进行处罚。
在文档的归档过程中, 需要对档案进行进一步的相关检查, 以发现当中存在的问题并及时提出, 为此, 唐代建立了勾检制度。《唐六典》中记载“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”[2], 由此可见, 执行勾检工作的人员的工作主要包括了两方面, 一是审查文书档案本身的问题, 有无犯讳、别字等重大错误, 相关印章加盖是否完整和正确, 文档本身是否存在纰漏等。除此之外, 还要对文档在办理和传递过程中的时限和流程等进行查验, 看有无超过归档时限, 有无办理失误或者迟延。勾检制度在唐代十分普遍, 从中央到地方都有专门的勾检机构和人员。在中央, 最高勾检部门是尚书省, 全面负责全国各级政府和官员相关文书档案的勾检, 不仅如此, 全国各司已经处理完毕的文书, 形成档案归档之前, 也都需要送至尚书省勾检, 以及时发现文书中的纰漏和相关人员失责。为了配合大量的勾检工作, 尚书省六部均设有都事、主事令史、书令史等官职, 尚书省也设有左右司郎中员外郎, 共同负责相应的勾检事务, “以举正稽违、省署符目, 都事监而受焉”[2]。
除了尚书省之外, 地方勾检部门在唐代也十分发达, 并且承担了主要的基层勾检工作: (1) 勾检内容, 包括文书档案的规范性, 有无犯讳, 传递是否超期, 相关手续是否履行完毕以及文档装订成册是否规范, 压缝是否完毕等。 (2) 勾检对象, 包括官府文书, 政府公文, 各州县户籍、账本等文书资料。 (3) 勾检流程, 主要包括登记、取文书、检查、复查等四个部分。以上三项内容便是唐代地方勾检制度的主要内容, 构成了档案构建制度的骨架。
2. 保管与移交制度。
文书档案的保管与移交是档案管理的重要组成部分, 古代对档案的利用和数据分析虽然有限, 但是在唐代仍然已经建立了比较完善的档案保管和移交制度, 对档案采取县、州、中央的三级保管制度, 并根据档案的重要性和保管级别, 决定其保留的年限。
由于纸张在文书档案中的广泛推广, 唐代的纸张保护技术有了很大发展, 对于档案的管理, 唐代十分重视防潮、防湿和防虫技术的推广, 英石和芸草具有良好的防潮驱虫效果, 在唐代逐步得到大规模推广。唐代的档案室中, 在书柜之间和底部都会放置英石与芸香草, 可以起到明显的吸湿与防虫效果, 这对于古代文档管理具有十分重要的意义。而在档案移交制度方面, 主管文书档案管理的相关人员离职时, 必须对其负责的文档造册设簿, 与接任保管人员进行较长时间的移交, 若因为管理不善或者移交问题而导致档案错漏, 相关人员将受到处罚。
3. 保密和安全管理。
在封建社会, 统治特权阶级对文化和档案是进行完全垄断的, 地方政府上报的文书和中央下发的命令、上谕等都涉及大量统治秩序和国家安全的机密, 因而档案的保密和安全管理工作显得十分重要, 古代文档管理技术有限, 档案失窃和损毁的事件多有发生, 因而在唐代, 统治阶级首次以国家法典的形式来确保档案的保密性。直接对皇帝负责的文档管理官员中书舍人, 制定了“四禁”;地方的档案管理体系中, 则制定了严格的署名制度, 各个环节的经办和经手人员都必须在文书档案上署名, 进入归档流程的文书, 只能由勾检官查阅, 其他人不得擅自取阅[3]。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密, 唐代相应的处罚措施十分严厉, 泄露重大朝廷事件者, 绞刑;非重大事件者, 流放;如果是将档案泄露给别国, 则罪加一等;对于泄露的档案进行传播的, 杖八十。通过这些措施, 对泄露档案以刑罚的形式进行保护。
4. 档案的利用与销毁制度。
在档案的管理中, 需要对档案进行查阅, 而大量的档案也必须定期进行清理乃至销毁, 这就催生了唐代档案利用与销毁制度的发展。在唐代, 档案基本是无法查阅的, 只有编纂史书和类书的官员在取得许可后可以进入档案馆查阅, 包括户籍、天象、赋税、战争、州县废设等各方面的资料, 也就是说, 唐代对档案的利用主要是修史, 这使得唐代的修史工作有庞大的档案数据作为支撑, 因而唐代编史成就远超前代, 内容十分丰富。
对于档案的清理和销毁, 唐代制定了十分严谨的制度, 首先应该通过“检简”对档案进行分析和检查, 决定哪些档案应该永久保存, 哪些档案可以进行常规保存之后便销毁。唐代对文书档案销毁的规定和检查十分严格, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之[4], 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除”, 可见对与文书的销毁, 唐朝的档案管理制度在这方面是十分谨慎的。
通过前文的分析和研究可以看出, 唐代的档案管理制度涉及了档案管理的方方面面, 已具备现代档案管理的雏形, 当中最为明显的便是文书处理与档案工作的分开, 这标志着唐代的档案管理已基本成型, 这不仅对有唐一代自身的信息传递整理起到了积极作用, 对后世也有很大的开创性, 贴黄制度、邮传制度和保密制度等档案管理的基本制度体系都是在唐代被确立下来, 对后世产生了深远影响。
摘要：唐代建立并形成了一套比较高效和与当时社会环境相适应的档案管理制度, 并配以相关的档案管理机构、人员。其档案管理制度可以划分为文书处理和后续归档管理两个层面, 二者紧密联系, 构成了唐代档案管理的整个流程。
关键词：文书处理,归档管理,唐代,档案管理
参考文献
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[3]伍源德, 王崇举.我国古代档案研究[M].北京:中国计划出版社, 2008.
唐代令史与文书档案 篇6
《论衡·别通篇》：“汉所以能制九州者，文书之力也。（汉）以文书御天下。”依靠文书上传下达，执行政令。唐中央机构令史、书令史具体负责文案处置。在文书行政中，令史、书令史不可或缺。尚书都省作为总理全国政务机关，负责京师诸司文书下发，“凡制敕书施行，京师诸司有符移关牒下诸州者，必由于都省以遣之”[1]11。文书下发前，其签署、检查、造作、抄写悉交都省令史完成，即“以主事、令史、书令史署覆文案，出符目”[2]1185。又《唐六典·尚书都省》注：“尚书都省令史、书令史并分抄行署文书。”检查符目后，令史署名以示认可。
令史造作文书的类型主要有符、移、关、牒等。尚书省上承君相制命，中而制定各项政令，如《唐六典·尚书都省》所言，将诏敕转化为政令文书，交各机关执行。诏令须按格式，于规定期限内，改写成符移关牒。如誊抄文书延迟，令史会受到相应处分，甚者判刑。中央诸司令史负责日常文书誊写。关于文书誊写时间，定有详尽规则，并载之格令，迫官吏严格遵行。《唐六典·尚书都省》载都省改写、传达文书的时间规定，凡内外百司所受之事，都省令史收讫，印其发日、设置程限：1.一般情况下，一日受，二日报。如“其事速及送囚徒，随至即付”。无须检覆的小事，五日内处理完毕。2.需比勘前案及有所勘问的中事，十日内理毕。“计算大簿账及须咨询”的大事，二十日内理毕。“徒已上办定须断结”的狱案，三十日内理毕。3.小事判勾经三人以下者，给一日；四人以上给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司准此施行。“若有事速及限内可了者，不在此例。其文书受付日，及讯囚徒，并不在程限”。
全国政务部门文簿的总汇审查，亦由都省都事召集诸司令史办理。《旧唐书·职官二》记，天下文书籍账，“率以岁终为断。”每年四月一日，在京诸司文书交至都省；天下诸州文书，本司推校、勾官审查后，连署封印，附于计账，纳都省。每年六月一日，都事集诸司令史对勾文案，“若有隐漏不同，皆附于考课焉”。文案检毕，其结果作为评判官吏政绩的依据。
唐代官吏分四等判事，即长官、通判官、判官和主典。令史、书令史列为主典之一[3]。有唐一代，除中宗睿宗朝外，六部尚书、侍郎任职情况较好外，其余年份，六部长官、通判官阙任颇多[4]。如此，诸曹文书事务之处置更多地落到判官、主典肩上。府、史之所以被称为“主典”，即因其为文书事务的具体经理者。分明主典、非主典，目的在于使权责一致。判事稽失时，可以责任到人，分清各自所受处罚。因唐代诸司断事，如有违误，主典、非主典负连带责任。玄宗先天元年（712），李日知典刑部，有令史接敕书三日后，仍未誊抄。日知怒，索杖欲捶之[5]6679。令史职在改诏令为政令、传抄文簿，如未在限内理毕，必累及长官，其为日知恼怒原因欤！
在中央政务运行过程中，由令史签署文案。中央机构日行文书符、移、关、牒及告身等，要经手主事令史、令史、书令史，与主官同署后签发[6]491489。都省令史还负责分类寺监上报文书。《日本令集解·公式令第二十一》：“释云：唐令私记云:都省令史，受来牒而付本头令史，付讫作钞目，谓之上钞，其样如左也。太常寺牒为请差巡陵使事，右壹通十九日吏部令史王庭。”都省令史收来文后，据其内容，分付本头（诸司）令史，并作收文记录，即“作钞目”。如一通文书为太常寺牒请“请差巡陵使事”。《唐六典·太常寺》记，太常寺设府十二人、史二十三人。此通文书付“本头令史”，应指由都省令史传给太常寺府史。右一通文书与吏部有关，都省该将文书交吏部令史王庭。这些钞、符目文书便成为年终审查、评判官吏考课的依据。
《龙筋凤髓判》记：尚书都省令史王隆“每受路州文书，皆纳贿钱。……每受一状，皆取百文。”[7]18地方州府公文确要上报都省，再由都省都事集结诸司令史“对覆”。王永兴先生曾提出一个问题:诸州纳于都省的各种官文书，是否也由都事覆校[8]45。据此，地方诸司文书例由都事、诸司令史覆校无疑。
尚书省为最高中央勾检机构，勾检是都省的一项重要职能[9]。在行使文书总汇、下发、分流和勾检职能时，令史、书令史都参与其中。总而言之，令史、书令史属掌文案者，故唐人目令史、书令史为“案典”或“案吏”[10]24063241，“掌案文簿”、“署覆文案，出符目”、“分抄行署文书”等。但因令史、书令史分属不同部门，职权范围各异，决定其所掌文书内容也有所差异。《旧唐书》卷四三《职官志》载，除尚书省外，门下中书省也分设数量不等的主事令史、令史、书令史，负责处置本司文书。直簿用于记录官员直宿情况，亦由本司令史处置。姚崇为紫微令，令史持直簿诣之[11]192。令史还负责审计文书。《新唐书》卷四六《百官志一》记，流外官铨标准有三，“取其书、计、时务”。这些数字计算事务由具备审计能力的令史负责。
二、令史保管文书档案
除造作、处置文书，令史还保管文书档案。为有据可查，中书拟写、门下审核、尚书下发的文书大都留有副本。《通鉴》卷二〇四则天天授二年胡注云“凡官文书可考据者皆曰案”。这些文书保管下来作为档案，以备查用。“阳滔为中书舍人，时促命制敕，令史持库钥他适，无旧本检寻，乃斫窗取得之，时人号为‘斫窗舍人’”[12]48。《唐六典·中书省》记，诏敕由中书舍人“按典故起（章）草进画”。草拟制敕时，需利用中书甲库所存之旧本文书。甲库具体为令史掌管，因其不在，在紧急情况下，阳滔不得不破窗而入，检寻旧本。可见，甲库令史不仅管理甲库，还负责敕书保管。《通鉴》卷一八五高祖武德元年记，宇文化及江都弑炀帝后，挟杨浩于尚书省，“遣令史取其画敕，百官不复朝参”。令史早负文书收藏、日常管理之责。
唐中央三省每年铨选官吏时，凡参加铨选者的出身、籍贯、履历、考绩及三省的拟官、解官、委官等例必须记录存档，称为“甲”、“甲历”或“官甲”。选拔官吏除考试外，还根据“甲历”，进行严格审查，即《唐六典·兵部》所言“据其状，以核之；考其能，以进之”。文官铨选由吏部主持，五品以上制授、六品以下奏授。武官铨选由兵部主持。甲历作为铨选官吏的重要凭证，抄写多份，分存吏部、中书门下甲库内，三省甲库总称“三库”。为保证选拔人才质量，唐朝很注意这类人才档案的保管。据来源、内容、形式不同，这些文书各自归档，存集于库。
吏部甲库由员外郎、主事令史各一人总管；中书门下甲库由主事令史、录事各一人总管。之外，甲库专设令史具体管理。“中书、门下、吏部各有甲库，籍天下诸色出身，以防逾滥”[13]7297。兵部等机构也设甲库，以保管相关人事档案。甲库有主要负责者，上三库内“准式，中书舍人、给事中、吏部员外郎并合专判”，但“缘官望清高，兼外有职事，不得躬亲”，故“诸司甲库，皆是胥吏掌知”[14]1793。《新唐书》卷一五一《关播传》云：“故事，诸司甲库，以令史值曹。”甲库由令史具体负责，中书舍人、给事中、员外郎总负其责。
甲历要检点、收拾,令史不得妄加破除。如有破损，涂抹，据条例处分。对年代久远、文字雕缺、难以辨认的甲历，需加以修补。《唐会要》卷八二《甲库》载太和五年（831）敕，每年冬，被注拟官吏的情况制成文书，门下检勘完毕，由吏、兵部令史收受，存于门下甲库。遵循惯例，诏令以为“颇甚劳扰”。于是，有司奏请改革管理方法。即门下选人文案，吏部通过后，由门下令史送至甲库，“以备他年检勘”。令史接收后，造册登记，不许官吏随意取纳。吏、兵部申请取用时，如称失落欠少，则令史、专知官，“准勘检揩改违条流例处分。”
甲库制敕断裂，要进行修整黏贴，并由负责官员与本行令史“同署名，印所断裂缝，挟尾后云某甲勘卷若干，缝断裂亦同印署，新旧背缝并具年月卷第印署”，若违例，甲库官和本行令史要受处分[15]773。这条诏敕意在加强甲库管理，也说明令史对甲库的职掌与押甲库官是一致的。甲库官总负其责，令史协助甲库官具体负责日常管理。
《唐会要》卷八二《甲库》记，元和八年（813）五月，据吏部侍郎杨于陵奏请，吏部甲库甲历,经检核考证精确后,依原件分期、分批誊写修复,以保证铨选查用。查阅甲历，必须由给事中、中书舍人、吏部郎中与甲库令史共同核实，称“磨勘”、“勘合”或“检勘”。“三库”甲历无异，方可选官。中唐后，政局日坏，令史等胥吏为害，甲库管理日益混乱，甲历被私下改写、伪造、毁坏严重。