档案研究

档案研究（共12篇）

档案研究 篇1

摘要：相对于传统的纸质档案来说, 随着社会历史和科学技术的发展而产生的缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案, 记录方式具有很强的技术性, 阅读方式具有很强的依赖性, 保管方式也具有很强的特殊性, 本文重点比较了上述三种档案的特点、寿命影响因素及保护对策, 以便有针对性地进行档案保护工作, 使档案信息得以长久保存。

关键词：缩微胶片档案,磁性载体档案,光盘档案

引言

在历史的长河中, 纸质档案曾经一度占据着档案研究的舞台。但是, 随着社会历史和科学技术的不断发展, 缩微胶片档案、磁性载体档案、光盘档案等新型载体档案相继出现, 大大拓展了档案研究的新视角。由于这些档案载体的记录方式具有特殊性, 传统的纸质档案的研究方法已无法适应新的研究要求。因此, 比较研究上述三种新型载体档案的特点、寿命影响因素及保护对策, 进而有针对性地进行档案保护工作, 使档案信息长久保存下去, 显得很有必要。

1. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案基本概述

缩微胶片档案的形成采用的是缩微技术。缩微技术是一种利用摄影的方法, 利用感光技术, 通过化学物物质的反应变化, 经过冲洗加工, 把经过编排和整理的原始文件缩小记录在感光胶片上, 形成缩微胶片档案, 最后利用检索、显示、复制等手段提供利用, 并对缩微胶片档案进行妥善处理的技术方法。

磁性载体档案的形成采用的是磁记录技术。磁记录是利用磁质材料为媒介记录、贮存和传递声图信息的, 包括音频、视频、图文等不同形式的信息记录方式。其工作原理是利用强磁材料将转变为电信号的声音、数字或图像等信息输入 (写入) 、记录、存储到磁记录介质中, 需要时又将这些信息从记录介质中输出 (读出) 为电信号, 再转变为原来输入的声音、图像或数字信息。

光盘档案的形成采用的是光盘技术。光盘技术是20世纪70年代开发的一项激光信息存储新技术, 它是多种新技术发展的综合成果。它利用激光技术在特制的盘片 (玻璃、塑料等) 上形成凹槽, 并将信息转化成二进制的数据预铸在盘片表面, 通过激光扫描, 利用凹槽处与平面处反射光的光程差, 加以识别二进制数据并将其转换为可读的信息。采用光盘技术生成的档案称为光盘档案。

2. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的特点比较

2.1 共同点

首先, 三种档案的载体, 较其之前档案载体的信息存储容量都有显著提高。比如:缩微胶片与其之前的纸张相比, 一本1000页16开的书, 用6张缩微平片就可以容纳, 装在一个信封中就可以邮寄, 十分方便。磁性档案载体的出现对档案信息的存储容量进行大幅扩容, 一张软磁盘可以承载的档案信息等同于几百张缩微胶片所存储的信息。当前, 光盘的档案信息存储容量最大, 一张普通的700MB的D-R的光盘可存贮的信息相当于480张3.5英寸软磁盘存贮的信息量。

其次, 阅读的依赖性。无论是缩微胶片档案、磁性载体档案还是光盘档案, 用肉眼是无法直接进行阅读的, 尤其是磁性载体档案和光盘档案, 其信息与载体是分离的, 因此, 必须借助于专门的阅读设备如:缩微胶片阅读器、计算机、放音机等才能够顺利读取。

再次, 三种档案的载体都会面临技术的过时。缩微技术已出现一百多年, 成熟可靠, 但是面对新技术的冲击, 尤其是近几年光盘技术的出现, 还是淡出了档案保存载体的舞台, 现在多数的档案馆 (室) 保存的缩微胶片档案只是在缩微技术盛行时遗留下来的, 大多数单位已经不再采用缩微技术。而磁性载体因其不稳定性, 也很快被光盘技术所取代。随着现代科学技术的高速发展, 新的存储载体定会出现, 以光盘存储档案的方法届时也会被取代。

2.2 不同点

首先, 档案信息存储寿命不同。缩微胶片档案的存储寿命经过证明最为长久。据美国KODAK公司1997年初技术报告公布的测试数据, 缩微胶片的保存期限为1000年。虽然笔者对此期限并不十分肯定, 但其寿命长久却是一个不争的事实。现在涤纶片的预期寿命可在500年以上, 而且历史已经证明缩微胶片可保存近百年。由于磁性材料极易受环境的影响, 电脑磁盘存储数据由于自身的缺陷或外界因素如震动、冲击、撞击、摔落、电源故障以及温湿度等环境因素、甚至闪电都会造成磁盘上数据的损失, 也是造成其寿命不会长久的原因。光盘档案的寿命介于磁性档案载体与缩微胶片档案之间, 美国国家媒体实验室等权威机构在理想情况下测得光盘的寿命最多200年, 但是绝对理想的档案保存环境是很难存在的, 从现实来看, 一般光盘档案的寿命只有5年。

其次, 档案信息存储类型不同。缩微胶片只能够存储静态的档案信息, 如文字、图片等, 磁性载体档案、光盘档案的信息类型丰富多样, 可以有文字信息、图片信息、音频信息甚至视频信息。

再次, 档案信息的凭证作用不同。缩微模拟影像保真度高, 信息一旦记录便难以改动、删除, 因此, 目前许多国家和地区包括我国在内都认可缩微胶片档案的凭证作用和法律效力。而磁性载体档案信息、光盘档案信息的易受损性, 使其法律凭证作用不能得到肯定, 这也是近年来法律界、档案界较为关注的问题, 尤其是很多专家学者认为光盘存储的档案不具备法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说:“联邦法院更愿意接受机构在日常事务处理过程中形成的档案原件作为证据”。

最后, 检索效率不同。缩微胶片档案的读取依靠缩微阅读器, 只能单张查找, 不具备快速检索的功能, 而磁性载体档案和光盘档案通过计算机检索, 甚至通过远程传输, 可以达到快速检索档案信息的目的, 并且查全率、查准率较高。

3. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的寿命影响因素比较

3.1 共同点

对于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案来说, 温湿度是其共同面临的大敌。如缩微胶片中的明胶易吸水膨胀, 降低感光胶片乳剂层的机械强度, 也会降低银盐胶片上影像的清晰程度;录音带、录像带在潮湿的环境下, 带基容易变形, 磁粉粘度发生变化, 出现信号失真的现象;温湿度也会影响光盘染料层的性能以及各层之间的粘合度, 造成染料层与透明层的脱落。同时, 不适当的温湿度环境为霉菌的繁殖创造了有利环境, 使得磁性载体档案、缩微胶片档案和光盘档案生霉, 严重时造成档案信息的全部消失。此外, 机械损伤也是三种档案寿命的共同影响因素。因为三种档案的载体材料主要是化学合成材料和磁性材料, 容易受到外力的作用而产生机械磨损。

3.2 不同点

三种档案的载体, 有的是化学合成材料, 有的是磁性材料。对于缩微胶片档案, 其显影、定影过程中使用了化学药品, 如果显影、定影过程结束之后没有及时清洗掉剩余的药液, 将会对缩微胶片档案产生不利的影响;对于磁性载体档案, 应该注意防磁, 外磁场的影响会使档案信息在记录层内磁化, 产生新的磁迹, 干扰或减弱原信息磁迹的重现, 使原有的剩磁感应减弱、紊乱甚至消失, 致使信息无法识别, 影响磁记录档案信息的利用;而光盘档案由于依赖于计算机读取信息, 很容易受到病毒的影响。

4. 缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的保护对策比较

4.1 相同点

首先, 高度重视环境的温湿度影响。上文已经提到, 温湿度对任何载体的档案都具有重要影响, 因为生成霉菌的微生物的生命活动与温湿度有密切的关系。如果档案保存的温湿度不符合规定的要求, 就会给霉菌的生成创造条件。无论是低温、中温, 还是高温微生物, 即使在低温条件下处于休眠状态, 代谢活动几乎全部停止, 生长繁殖受到抑制, 但仍能存活, 一旦遇到合适的环境就可以迅速的繁殖生长。因此, 在保管工作中要引起高度重视。缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案上生长的霉菌多属于中温性的, 最适温度为25℃-37℃, 如果把温度控制在20℃以下, 相对湿度控制在60%以下, 则可以有效的抑制霉菌的繁殖。

其次, 做好防尘工作。灰尘是固体颗粒状物质, 多带有棱角, 落在缩微胶片档案、磁性载体档案或是光盘档案上, 在使用的过程中都会造成档案的机械磨损, 影响档案信息的读取。此外, 灰尘中含有酸性化学物质, 当其粘附在缩微胶片档案、磁性载体档案或是光盘档案上时, 会直接危害胶片的乳剂层、磁性载体档案的带基和光盘档案的记录层。因此, 档案工作人员要扎实做好防尘工作。

再次, 要求注意防光。光线尤其是紫外光对缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案都有较大的影响。光盘中的染料易见光分解, 造成档案信息的毁坏;光线不仅能以热的形式加剧磁性载体档案中磁分子的热运动, 来改变原磁化状态、软化磁层或加快带基的形变, 而且光线中的紫外线能强烈老化底基、粘结剂等高分子制成材料, 造成档案信息的损毁;缩微胶片中的明胶受到光线照射时, 因温度升高而熔化, 使得胶片产生粘连现象。因此, 要求做好档案的防光工作。

最后, 需要防止机械磨损。由于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案易被划伤、磨损, 会影响档案信息的读取, 所以, 防止机械磨损也是对它们进行保护的一个共同点。

4.2 不同点

由于缩微胶片档案、磁性载体档案和光盘档案的形成原理不同, 使得在对其保护工作中也会有一些差异。

首先, 由于磁性载体档案利用了铁磁材料在撤去外磁场后能保留一部分剩余磁性的特点, 在对磁性载体档案的保护中应该注意防磁工作。而这一点是缩微胶片档案和光盘档案防护工作不需要的。

其次, 由于光盘档案和磁性载体档案保存寿命短, 需要对其进行定期复制以延长其寿命, 而缩微胶片档案的保存寿命较长, 上百年甚至几百年, 所以不需要进行定期复制。

再次, 由于缩微胶片档案是利用化学物质的感光原理而形成的, 因此在对其保护中必须注意残留化学物质的不利影响, 比如作为定影液的硫代硫酸纳, 会与空气中的CO2发生反应, 生成硫和亚硫酸, 影响缩微胶片档案的寿命。而磁性载体档案和光盘档案的形成采用计算机技术, 没有化学成分的参加, 在保护中不用考虑化学成分对其形成的影响。

最后, 磁性载体档案和光盘档案易受病毒的影响, 一旦感染病毒, 其信息将会遭到破坏。缩微胶片档案不依赖于计算机读取, 因此不会受到病毒的影响。这也是缩微胶片档案较之磁性载体档案和光盘档案的优越性之一。

5. 结语

综上所述, 通过对缩微胶片档案、磁性载体档案与光盘档案的特点、寿命影响因素及保护对策进行分析比较得知:这三种档案的保护条件较为复杂, 应该引起各档案馆 (室) 的高度重视。在实际工作中, 我们要对其相似的管理方法进行经验总结, 针对其存在的差异进行有区别的保护。有条件的单位, 可以加强与科研院校合作, 有针对性地对其进行实验研究, 提出更加完善的保护对策, 最大限度的延长这些档案的寿命。

参考文献

[1]杨道玲.数字存储媒体选择策略[J].湖北档案, 2004, (11) .

[2]郭莉珠等.CD-R光盘预期寿命探析[J].档案学通讯, 2002, (4) .

[3]周耀林.法国档案文件数字化实践[J].北京档案, 2002, (4) .

[4]从缩微和光盘的技术特性看复合管理系统的采用[J].北京档案, 1999, (3) .

[5]都有为, 罗河列.磁记录材料「M」.北京:电子工业出版社, 1992.

档案研究 篇2

当前档案管理工作难度越来越大，档案专业人员不仅需要有专业的档案管理知识、保密知识，计算机和网络知识也是必备的技能之一，如果没有继续学习就会很难应对当前复杂的档案管理工作。传统的档案管理工作人员习惯使用纸质化的资料记录工作，对于计算机管理的模式认识程度不够。

5.2技术普及力度不够

当前阶段，大多数的医院在进行档案管理工作中，应用到的计算机技术普遍过于单一，软件的功能也比较有限，基本上只能进行档案资料的编目和检索查找。当前很多医院的档案管理工作还是需要依赖人工完成，计算机技术只是起到了一定的辅助作用。许多医院的档案管理工作进展较慢，其中一个重要原因就是技术普及力度和思想观念转变不够，因此，在未来一段时间内，纸质化的`传统管理方式还会存在于一些医院当中，与计算机管理的模式并存。

5.3使用计算机管理医院档案的保护难度大

医院档案管理工作利用计算机技术，需要对档案资料进行及时的存储和备份。档案资料的储存载体一般都是磁盘和光盘，所以这会在一定程度上增加档案文件的保护难度，一旦遭到病毒的入侵修复难度是比较大的。因此，需要加大对档案资料的保护工作。

6医院档案管理工作实现计算机管理的途径

6.1建立一支素质优良且具有专业技术水平的团队

作为医院管理层，应该培养一支专业水平高、素质优良的现代化人才队伍，确保可以高效的进行医院综合档案室的档案管理工作。通过加强对档案工作人员的日常培训，提高档案管理人员的综合素质，让档案工作人员能够熟练地使用现代化的办公设备。在进行日常的培训工作中，可以组织一些学习参观活动、集体性的培训与指导、外出进修、参加继续教育、进行相应的考核管理并择优选出更适合计算机管理档案的员工等等。

6.2树立新的档案信息管理理念

作为医院领导层，应当将传统的管理思想进行转变，树立全新的档案信息管理理念。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力、物力资源，工作效率较低，利用信息化的档案管理可以有效改善这些缺点。通过树立新的档案信息管理理念，提高档案管理工作的计算机技术应用，促进医院档案管理工作的进步。

6.3建设医院档案网络化平台

医院需要建立一个档案网络化平台，尽量将每个科室和部门工作统筹到网络化平台中去，实现资源的共享。方式上不管是统一购进软件，还是系统开发，使用前都应根据相关标准进行测评，测评包括兼容性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等，使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力。

7结语

在医院档案管理工作中应用计算机技术可以很大程度的提高医院档案的管理效率，能够为医院各项工作的开展提供最可靠的支持。虽然当前在医院档案管理工作中计算机技术的应用还不够全面，作为档案管理人员，要积极采取有效的应对措施来提高计算机技术的实用效果，提升医院档案管理的效率和质量。

参考文献：

[1]吴燕玲.“云计算”在医院综合档案管理中的应用研究[J].兰台内外,(4):22～23.

心理档案研究综述 篇3

为了进一步了解当前心理档案的研究进展，明确心理档案研究领域的拓展空间，本文以“中国知网”（CNKI）为数据来源，在“篇名”模式下输入“心理档案”or“心理健康档案”进行精确检索，共检索出1988年至2013年11月间相关文献366篇，并以此为研究对象，用文献计量学的方法对我国心理档案研究成果进行回顾和总结，以期推进心理档案理论研究与管理实践的进一步发展。

2 文献统计分析

2.1 文献年度分布。文献检索显示，国内对心理档案的研究始于1988年，此后教育学、心理学、档案学、计算机科学与技术等多个学科领域学者逐渐开始关注心理档案的理论研究和实践探索。文献的年度分布情况如表所示：

表1 心理档案研究文献年度分布表

注：表中“%”是指年度文献数量占文献总量的百分比

图1 心理档案文献数量年度变化趋势图

从心理档案文献数量年度变化趋势上看，1988年～1997年为心理档案研究的起步阶段，年度文献数量相对较少，该阶段10年间，共产生20篇文献，仅占文献总量的5.5%。1998年～2004年为研究的稳步发展阶段，年度文献数量总体上呈稳步增长态势，该阶段7年间共有66篇文献，占文献总量的18%。2005年～2010年是心理档案研究的快速发展期，年度文献数量较多，且增长明显，其中2000年达到顶峰，文献46篇，占文献总量的12.6%。该阶段6年间文献数量为187篇，占文献总量的51.1%。2011年以来，心理档案研究趋于平稳，年度文献数量有所回落。

2.2 文献来源分布。笔者对文献来源进行分类统计，结果如表所示：

表2 文献来源分布表

从文献来源看，期刊文献301篇，占文献总量的82.2%，其中档案学专业期刊96篇，占文献总量的26.2%，档案学核心期刊58篇，占文献总量的15.8%，此处档案学核心期刊为档案学专业领域2012版北大核心期刊目录中的9种期刊。硕士学位论文9篇，占文献总量的2.5%，报纸文献47篇，占文献总量的12.8%，其中国内唯一的档案专业报纸《中国档案报》5篇，仅占文献总量的1.4%。可以看出，心理档案研究成果形式以期刊论文为主，档案学核心期刊论文和相关硕士论文仅占文献总量的18.3%，说明档案学界对心理档案的研究数量较少，且不够深入和系统。

2.3 文献主题和作者分布。从文献关键词统计可以看出，文献共涉及40个关键词，其中出现频率前十位的关键词分别是：“心理档案”、“大学生”、“心理健康档案”、“心理健康”、“心理健康教育”、“档案”、“建立”、“管理”、“高职院校”、“档案管理”，所涉文献304篇次，占全部关键词所涉文献总量413篇次的73.6%。366篇文献中，涉及学生心理档案的182篇，其中涉及大学生心理档案的166篇，分别占文献总量的49.7%和45.4%，可以看出心理档案的研究主题相对集中。

从文献依托的基金项目来看，项目获得了国家自然基金、国家社科基金、省级社科基金及学校资助项目等不同层级的立项资助。课题涉及心理测量、心理咨询、档案管理等不同领域，且以心理学领域研究为主，说明心理档案研究具有多角度和学科交叉特点。

表3 心理档案研究依托的基金项目情况

从文献作者来看，集中研究心理档案的作者多为心理学、档案学领域的学者教师，以及直接从事档案管理工作的高校档案人员，科研成果较多的作者主要有于应华、谢小红、李海红等。文献作者的学科背景主要集中在心理学、教育学、档案学以及计算机科学与应用等领域，研究视角宽泛。

3 心理档案研究的主要内容

国内“心理档案”的提出及实践始于上世纪80年代末，1988年广东首次建立国内小学生心理档案，同年南开大学首次建立大学生心理档案。此后，越来越多的学者关注并开展心理档案的研究工作。

3.1 心理档案的概念和内容。综合来看，心理档案就是把心理测验的各项指标数据和评定结果整理成档案的形式，记录个体个性特征和心理健康状况，用以评定、预测和监控心理素质发展状况和个体心理行为的文件资料。根据所涉人群不同，分为学生、员工、教师、警察、运动员、官兵、幼儿、特殊儿童等不同人群的心理档案；根据所涉对象多少，分为集体和个体心理档案；根据功能不同，心理档案又可分为个性档案、智力档案、能力档案和其他心理素质档案。一般来讲，心理档案的基本构成主要包括：个人自然情况、家庭情况、心理测验及诊断结果、咨询辅导记录与综合评定建议等。此外，心理档案具体内容可根据所涉主体、建档目的不同，有针对性地进行增减调整。

3.2 心理档案的意义和作用。沈云林（1995年）指出，建立学生心理档案可为发现、培养、使用和管理人才提供可靠材料，为招生、招工、分配、征兵等各条渠道输送和安置人才提供必要参考。钱福永（1996年）认为，心理档案为指导学生日常生活与社会活动提供心理学依据。寸晓刚、凌文辁（2002年）从人力资源管理角度指出，心理档案有利于开展对人的个性识别工作，为人力资源管理和开发提供平台。

3.3 心理档案的建立和管理。学者们普遍认为，构建和管理心理档案应该遵循一定的原则，主要包括保密原则、发展性原则、科学性原则、客观性原则、系统性原则、适用性原则等。心理档案构建方面，胡秋良（1992年）认为，建立心理档案主要包括成立心理咨询中心、精选和编制测验工具、实施测验并对测验结果进行整理、分析和评定等环节。栗继祖、任华良（1998年）建议利用计算机对测试结果进行统计处理并建立心理档案。李燕（2010年）从档案管理角度论述了大学生心理档案管理的归档范围、管理方式、保管期限、设定密级等，对心理档案管理实践具有重要借鉴意义。此外，学者们也从不同角度指出了当前心理档案管理中存在形式化、低专业化、简单化等问题，以及心理档案利用中存在只重视心理档案反映出的严重心理问题、对倾向性心理问题重视不够等的不良现象。促进心理档案管理的专业化和制度化是当前心理档案工作面临和需要解决的主要问题。

3.4 心理档案管理系统开发和应用研究。文献显示，1993年北京理工大学最早成功研发“大学生心理健康档案管理系统”软件，此后，姜英杰等（1996）采用FOXPRO编程技术、计算机网络技术、WINDOWS图形技术和加密技术等设计了心理档案管理系统。阳志平等（2003年）开发了中学生心理档案系统（PAS）。冯猛、张劲勇（2010年）基于UML面向对象建模技术，设计了高职学生档案管理系统。王玲（2011年）按照信息系统开发的生命周期模式设计，建立了客户端/服务器（C/S）模式的两层数据库程序体系结构。张俊杰、张华（2012年）采用线性拟合的方法对心理档案系统中多量表心理测试结果进行了数据校正，极大提高了导出规则有效性和准确性。周建君（2012年）设计了基于C/S体系结构军人心理档案管理信息系统。大大提高了心理档案工作的信息化水平。

3.5 以心理档案为研究对象的心理学实证研究。刘智等（2002年）通过对大学生心理档案的研究分析，认为大学生精神卫生问题不容忽视，建立和完善心理档案，提供早期心理干预势在必行。钟向阳等（2005年）研究认为运用EPQ、UPI等心理测量工具进行以心理档案建设和危机对象干预为主要内容的新生预防性心理教育模式是有效的。朱为冰等（2005年）实证研究表明，社区居民心理问题是客观存在的，有必要建立《市民心理健康档案》。付达、胡文东（2012年）研究认为建立心理档案时，使用16PF作为初筛测验，MMPI作为复检测验，能较完善建立心理档案。

4 研究现状分析

4.1 心理档案研究呈现学科交叉特点。心理档案研究内容涉及心理学、教育学、档案学、人力资源管理等多个学科领域，心理档案从建立、管理到应用涉及多个领域和学科，使心理档案研究视角更为宽泛，有效地促进心理档案在多个领域实际应用和科学管理。

4.2 重复性研究较多。文献统计显示，心理档案研究中涉及学生心理档案的182篇，其中涉及大学生心理档案的166篇，分别占文献总量的49.7%和45.4%，研究主题相对集中。而在心理档案理论研究中，研究内容多数涉及建立心理档案的意义和作用、心理档案的内容和建立原则、心理档案管理的对策和建议等，研究主题大同小异，重复研究较多。

4.3 档案学角度的研究较少。研究发现，出自档案界学者的心理档案研究文献，一是总体数量不多，二是档案管理业务探讨较少。实践也表明，心理档案很大程度上并没有按照档案管理的行业标准和要求进行管理。

电子档案与纸质档案的比较研究 篇4

一、电子档案与纸质档案的区别

(一) 信息存在和读识方式的不同

纸质档案是依托一定的载体而存在的, 这种载体从我国古代开始就已经有了悠久的历史。从甲骨文时期开始, 经历了金文、竹板、丝帛到后期的纸质档案, 都是借助了一定的载体而记录着信息。人们识读这些信息可以不通过任何的媒介, 具有直观性。但是电子档案则不然, 它是由电子信息的编码序列转化而来, 人们如果想看到这些编码序列, 就必须以计算机为媒介, 不具有直观性。

(二) 储存信息的载体不同

纸质档案主要是放在库房中统一存储保管, 主要分为永久保存、长期30年保存和短期15年保存, 但是库房的空间是有限的, 可档案的产生却是无穷的, 这就造成了库房的存储容量跟不上档案的产生速度。档案管理的部门还要解决库房的容量问题, 这是纸质档案存储的一个弊端。而电子档案的形成, 就有效地解决了这个问题, 将档案放在光盘或硬盘里, 它的存储空间非常巨大。这样的优势可以节省大量的库房空间和资源。

(三) 信息共享性的不同

纸质档案离不开载体, 它的内容如果想被人们读取, 就必须纸张的依附而使信息固定下来。但是这样的做法有着自身的局限性, 就是信息的共享性不强, 如果用户想要看这份档案, 就必须亲临现场。可是电子档案则不然, 它可以通过计算机的联网, 使电子档案改变存在的地址, 甚至可以把记录在光盘、硬盘中的文件无限复制和传递, 哪怕人在异地, 也能很好地完成资源的共享。不用受时间和距离的约束, 是电子档案不断发展的最根本原因。

二、电子档案和纸质档案的并存

(一) 二者同属于信息的载体, 但性能不同

虽然电子档案不断发展, 但是它并不会彻底替代传统的纸质档案, 反而是在高新技术不断推动下, 二者会相互并存共同发展, 逐渐发展为纸质档案电子化、电子档案纸质化。举一个实例:辽宁的凌源市的档案馆, 在去年的6月到11月之间, 一共接收了市直、乡镇约80个单位档案的2万多卷档案进馆, 由此可见纸质档案仍然是当今社会的主流。

电子档案和纸质档案都属于信息的载体, 但却有着不同的性能。纸质档案和依托它的载体是不可分割的, 具有直观性。但是电子档案和它的载体却是可以分离的, 读取档案的具体内容需要借助电子设备。

(二) 二者都具有凭证作用, 但原始属性不同

纸质档案上会有很多的标识, 包含了作者的笔迹、单位的印章等, 这些标识体现了人们在创作这些档案时的整个历史活动, 不会轻易的被修改。而电子档案却可以在计算机上不断地修改、保存或删除, 原始性差, 这就造成了信息的真伪难辨的问题, 容易引发纠纷。

(三) 二者同为存储信息的物质, 但存储寿命不同

一般来说, 纸质档案的存储寿命相对时间长, 有的甚至可以保存上千年, 就像我们现在仍能看到千年以前的甲骨文信息一样。但是电子档案的存储寿命较短, 一般只有5-10年左右, 还会受到计算机中病毒, 造成信息消失的威胁。

电子档案和纸质档案的并存, 可以很好地解决信息安全性的问题, 这二者相互补充和发展, 可以抵挡一些电脑黑客和病毒的入侵。电子档案的管理还可以推动纸质档案管理的改革, 使档案管理更加简便化。

三、对档案信息的保护比较

无论是电子档案还是纸质档案, 对它们进行保护都是为了最大限度地延长档案的存储寿命, 保护档案内容的真实、准确和完整。但是在保护方面也有不同的方法。

(一) 对二者的载体进行保护

电子档案是依托于计算机而存在的, 因此保护电子档案首先要保护计算机的软件和硬件系统不受外界的侵害。而纸质档案却要依托纸张, 对它进行保护要首先保护纸张的完整性。

(二) 对二者的内容进行保护

电子档案内容信息的安全主要依赖计算机的数据格式, 想要保护它就要完成动态的保护, 通过不断采集相应的背景信息来保护电子档案内容信息。而纸质档案由于内容和载体的不可分割性, 因此保护了档案的载体也就保护了纸质档案的内容。

四、结论

通过本文的分析研究, 我们不难看出电子档案与纸质档案相比较, 其载体的形式、内容的属性、保护的方式都有很大的不同。但是即便如此, 随着当前社会中我国的科技和信息化的不断发展, 纸质档案也会逐渐电子化, 而电子化的办公也是完善了纸质档案的建设。从目前的形式来看, 电子档案和纸质档案不会相互取代, 而是应该相互补充, 取长补短, 各自发挥自己的优势来共同发展, 共同推进办公环境的进步。

参考文献

[1]黄立新, 邓琦.电子档案与纸质档案的比较[J].林业科技情报, 2009, (03) :140-141.

[2]李孟女.电子档案与纸质档案的比较研究[J].辽宁科技学院学报, 2013, (01) :40-41.

民国档案鉴定研究报告 篇5

省档案局于1996年工作会议上布置了一项任务，要求省内各个档案馆广泛开展并完成民国档案的鉴定研究工作。为了完成这一工作任务，内江市档案馆成立了以局长姚世全同志为组长、编研科三位同志为成员的课题组，在对馆藏民国档案调查和分析的基础上，就其鉴定和存毁提出了意见和看法。

我们认为，在现阶段开展对民国档案鉴定研究工作是适时和有意义的。正如美国档案学家詹姆斯·b·罗兹指出的那样：“对那些不再有用的文件进行销毁，是一个积极的、而不是消极的行动。它腾出了办公空间为人们所使用，还腾出了在现行事务处理中所需要的存贮文件的设备。如果这项工作不间断地进行的话，能经常地腾出一些文件存贮空间和归档设备，从而减少和避免这方面的开支。”但是，另一方面，应当强调，民国档案的鉴定研究工作也应持慎重态度。因为一旦作出了允许某些民国档案实体(多数为孤本)销毁的决定，其后果是无法挽回的，包含在这些民国档案中的信息将无法从其他任何材料资源中获取。因此，从这个意义上说，讨论如何进行民国档案鉴定这项工作，或许是整个档案工作中责任最为重大，同时也是最为困难的专业活动之一。

我们希望，这份报告对于促进与帮助制定民国档案鉴定的有关法规和本馆民国档案的优化有所助益。

一、档案调查

参加民国档案调查的成员为：杨修武、叶自明、连莉。

内江市档案馆现存的民国档案，主要是民国元年门911年)至民国三十八年(1949年)期间四川省第二区行政督察专员公署及部分资中县、内江县行政、党团、军警、法院、银行、税务、厂矿、学校和曾设在内江境内的川康区食糖专卖局、四川省高等法院十分院、四川酒精厂等单位所形成的以及部分其它地区流散在内江的档案。这批档案卷帙浩繁，数额较大，据1995年统计，计有全宗37个，案卷38541卷，排列总长度为645.05米。

民国档案调查工作主要分三个层次进行。

(一)我们把摸清馆藏民国档案整体情况及其构成作为第一个层次。在这一环节中，通过较为全面的核实与统计，并列项分别进行了计算，以达到获取有用数据的目的。

(二)第二个层次，以案卷级为计算单位，选点对资中专署全宗共计4480卷档案进行了列项统计，重点了解了该全宗的档案构成。同时，对其中的部分档案进行了较为详细调查，特别是各县的国大代表、立法委员的选民名册和涉叭耸路矫娴娜康蛋福随后，还从文件来源这一角度，对部分档案进行了选点抽查?/span>

(三)第三个层次，以文件级为计算单位，选点对广汉酒精厂全宗进行了列项统计，较为详细地调查和研究了该全宗的文件构成。该全宗原无卷内目录，我们在编制卷内目录的同时，对文件逐份逐页进行了研究和讨论。此外，为了弄清文件的份数与页数之间的关系，我们还分别列表作了统计。

在调查过程中，根据现行的有关规定，以历史的态度，结合民国档案的实际，拟制了“民国档案价值鉴定表”。在此基础上，选点分别对资中专署的部分档案和广汉酒精厂的全部档案进行了鉴定模拟实验，并形成了“广汉酒精厂全宗鉴定模拟实验报告”。

尽管在档案调查中做了上述工作，但由于时间和人力方面的原因，难免存在一些问题，尤其是选点中偶然因素极大。因此，此调查结果不一定全面和准确，仅供参考。

二、分析结果

我们对调查的情况和数据进行了统计分析，现将结果报告如下；

(一)馆藏民国档案的整体结构：

如表1所示，内江市档案馆馆藏民国档案中，司法档案所占的比例极大，达到44.67％，而这批司法档案中，诉讼档案竟占99.09％，据了解，这一状况在其他档案馆也都普遍存在。四川联合大学陈贤华教授曾在荣县档案馆做过调查，该馆保存的三万多卷民国档案中，诉讼档案就有 1.8万多卷，约占60％。这在民国档案的整体结构上是一个值得注意的问题。

(二)全宗内档案的构成——资中专署

可以说，资中专署全宗内档案的结构基本上是合理的，比较完整。但就其保存价值而言，“选举”一项(均为各县造具的国大代表、立法委员选民名册)似乎无必要全部保存。从表2中可以看出，这部分档案所占的比例较大。单就卷数而言，即将近占去总数的五分之一；若以其排列长度推算，因其多为厚卷，估计所占的比例将更大。这也是一个值得注意的问题。

(三)全宗内文件的构成——广汉酒精厂

通过表3和表4，反映出这么一个基本事实，即民国时期对文件的选留以至最终形成档案是有所侧重的，并非某些人云亦云一概贬之为“有文必档”。从广汉酒精厂这个全宗来看，作为一个工厂，反映其生产、销售的文件无论从件数还是页数上看均是最多的，分别占56.77％和 35.91％；其次是反映人事、劳工方面的，分别占 24.86％和34.36％；第三是反映基建、设备方面的，分别占7.78％和15.41％；最后是机构及其他。从总体上看，这些文件的选留应当是合理的。

(四)档案中文件来源的比例

从表5中可知：民国档案中自身形成的文件依然是主要的，所占的比例最重，达

58.30％；其次是来自上级机关的文件，约占22.12％；而来自下级机关的文件居末席，只占18.58％。

(五)档案存毁率：

表6和表7反映出，所调查的两个不同全宗的部分民国档案，经初步鉴定，不需要保存的所占比例不大，分别只有10.25％和11.57％。

另据有人对某馆馆藏的国民党县党部、县政府、县警察局及部分区乡等11个全宗(单位)统计，可剔除的约占15％。

三、讨论意见

下列意见是我们对内江市档案馆馆藏民国档案调查和分析的基础上，进行认真讨论研究而产生的。

(一)对于数量较大而确无保存价值的某一类型的民国档案，可采用“选样保留”，以达到优化的目的。

属于这一类型的民国档案，至少应包括这么两个部分：一是诉讼档案。我们在调查中发现，这部分档案反映的多为一般性的民事纠纷(如赌博、斗殴、赖债、毁约、侵利、盗窃、吸毒等等)。其利用价值十分有限。二是各县的国大代表、立法委员的选民名册，从利用情况和研究价值这两个方面来看，均无继续保存下去的必要。而这两部分档案数量巨大，前者占整个馆藏民国档案的 44.67％；后者虽然只占馆藏的2.25％，但在该全宗中却占去了五分之一。这两部分档案若处理掉，可减轻将近一半的库存压力。

而这一类型的民国档案是否还有(如学籍档案等)?可在广泛调查的基础上，通过认真研究加以确定。

(二)对于数量较小的民国档案，无论其价值大小，除少量剔出外，原则上不宜作大的变动。

我们认为，对于民国档案的鉴定和取舍，不应囿于现行文书档案的鉴定模式。如先制定一个详尽的《民国档案保管期限表》，然后逐件逐页地去鉴定、剔除，此举且不说需耗费大量人力，实际上在为数众多的基层档案、尤其是县级馆是很难把握的。弄不好，就会造成玉石俱焚的恶果。

在对民国档案的调查和分析中，我们曾对两个不同全宗的档案进行了模拟鉴定，实际上应当剔除的不过分别为10.25％和11.57％，所占比例并不很大。若为这些微瑕而去大动干戈，甚至承担某种风险，实在意义不大。

更何况，我们通过分别从案卷级、文件级两个方面的调查和分析，事实上其构成也基本上是合理的。

另一值得讨论的是，在我们调查的民国档案某些全宗中，外来文件所占的比例比较大。例如，资中专署的档案，自身形成的文件只占58.30％，而来自上级、下级及其他方面的占去了41.70％。对此，我们的认识是这样的：世间万事万物都处于普遍联系之中，一个机关要正常地开展工作，履行职能，自然也就不可避免地要与上下左右、方方面面发生联系。这些联系表现在档案中，便是存有相当数量的外来文件，对于反映该机关的主要职能和基本历史面貌依然是十分重要的，尤其是在我们后人对民国时期各个机构及其职能并不十分清楚的情况下。况且，民国档案是历史的产物，档案材料的形成乃至案卷的形成都是历史面貌的反映。若要大量剔出外来文件，必将破坏案卷的历史面貌，破坏案卷原有的内在联系。其另一结果，还势必影响原有的管理与检索体系，从而增加管理人员的工作难度，甚至影响档案的开发利用。

档案研究 篇6

关键词：高校；档案管理系统；学籍档案；管理模式

前言：为了提升学生档案的管理水平，高校先后建立了档案管理系统，对数量庞大以及形式多样的信息进行统一管理。管理系统建立以后，学籍档案的管理模式逐渐发生改变，传统的手工式管理方法逐渐向着信息化管理方向转变，不仅减轻了管理人员的工作量，同时也极大方便了使用者。

一、档案管理系统及学籍档案概述

（一）档案管理系统概述

为了解决档案管理中效率低、工作强度大的问题，各个高校先后建立了档案管理系统，该系统的基础为计算机技术以及数字化技术，将所有档案信息收集起来，然后把这些信息分类，对档案信息进行统一管理。系统中还应用了信息检索技术，使用者可以根据需要搜索关键词，得到自己想要的信息。总而言之该系统的功能非常全面，使用起来很方便，对于提升档案管理水平具有重要意义[1]。

（二）学籍档案的特点分析

首先，学籍档案数量庞大，随着高校建设规模的扩大，再加上扩招政策的实施，高校每年需要接收和管理的学籍档案数量逐渐增多，数量庞大是学籍档案管理中的一个重要问题，传统手工式的管理模式显然已经不能满足实际需要；其次，学籍档案的来源非常分散，由于学籍档案是在各类教学活动中形成的，因此不是由一个部门提供，而是由很多个部门共同提供材料，这些材料汇总以后才能形成学籍档案，来源分散的特征为管理带来了很大难度，如果各个部门不能相互协调，就有可能进行重复劳动，造成资源浪费；第三，学籍档案信息包含的内容复杂，不仅包括了姓名、性别以及家庭住址等个人信息，同时也包括求学期间的成绩、学分以及毕业论文信息等；第四，由于信息来源不同，存储信息形式也不一样，因此对这些信息进行统一管理存在很大难度；最后，学籍档案信息时间跨越度较大，为了保证学籍档案的精准度，一般将学生入学年份，即“界”作为区分[2]。

二、基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式

（一）模板的设计与管理

为了对不同来源的学籍信息进行统一管理，首先要在系统中设计统一的管理模板，模板要做到内容简洁、信息全面，能够准确的反应出每名学生的信息。为了避免信息量过大影响系统运行，模板中所选择的字段要反映学生的关键信息，统一字体、字号，并且为每名学生编写一个独立编码；其次是将模板打印出来，这些信息不仅要保留在档案管理系统中，同时还要保留在纸质版档案中，保证这两种存储形式所存储的信息一致。

（二）数据的导入与管理

一般情况下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息输入的过程中就越容易出现错误，最初管理系统还不完善的时候，最常使用的就是人工输入法，工作人员工作量非常大，信息的错误率较高。档案管理系统完善以后，工作人员直接使用数据导入功能，将教务系统里的学籍信息直接导出来，形成统一的格式，选取自己需要的字段，然后将这些字段直接导入到管理系统中，再利用系统的数据处理功能将这些字段转换到档案表中。

（三）数据的查询和统计

使用档案管理系统对学籍档案进行统一管理，不仅能够提升档案的管理效率，同时还极大的方便了查询和统计，有效提升档案资源利用率。首先，使用者可以根据录入字段的设置在所需要的字段中选择关键词，这样就可以迅速在系统中搜索到自己需要的信息；其次，该系统还具备统计功能，使用者可以根据自己的需要统计档案表中的某一项数据，系统会自动计算，出示统计结果，包括系统中的总记录数、也包括所有文件的数目以及文件的总页数等[3]。

（四）学籍档案管理模式的利用

新的学籍档案管理模式在构建过程中应该将重点放在如何开发和利用上，具体有以下几点注意事项：首先，高校要根据自身管理特征制定更加合理的管理标准，明确保密信息与开放信息之间的界限，一些信息可以实现共享，但是一些信息属于保密信息，除了学生自身以及学籍档案管理者以外，其他人不允许查看各使用。如果出于特殊原因，其他人员需要查看或者使用这些信息（例如用人单位要了解学生详细信息），则需要经过特殊验证，要求管理者能把握好这个度，即保证学生个人信息不被随意泄露，同时保证这些信息被有效利用；其次，学籍档案管理过程中要将数字化的优势充分发挥出来，将纸质档案中的特有信息数字化，完善电子信息数据库，减少纸质材料的翻阅次数，保护纸质资料的同时，也大大提升了信息查找效率；最后，根据学生以及所有使用者的需要，对学籍信息进行深层次加工，开发出一些专题检索，将这些信息应用到新领域。例如，可以将建校以来各个专业的招生人数以及就业情况进行统计，根据统计结果反应学校的发展状况。

三、结语

随着高校档案管理系统的建设和完善，学生学籍档案管理模式发生重大改变，管理的信息化、自动化水平不断提升，管理人员的工作强度大大降低，档案信息的利用率逐渐增加。各个高校应该加强信息化管理模式的开发和利用，有效应用档案管理系统，提升学籍档案信息管理水平。

【参考文献】

[1]林志生.高校学籍档案与校友资源管理系统的开发研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界，2011，11（13）15：46-47

区级档案馆档案信息开发工作研究 篇7

(一) 区级档案馆信息开发工作是振兴经济的客观需求。

档案利用工作重要地位的确定, 最根本的取决于经济发展的客观需要。随着经济建设的不断发展, 行业与行业之间, 省与省之间的经济联系大大加强。各种物质和信息交流的范围与规模进一步扩大, 给档案馆开发利用档案提出了更高的要求。档案只有充分利用才能转化为生产力, 科技档案尤为明显。改革开放以来, 随着社会各项工作的发展, 要求我们必须做好档案的利用工作, 不断拓宽利用档案的范围, 把利用工作提高到一个新水平。

(二) 区级档案馆信息开发工作是档案馆事业发展的需求。

长期以来, 档案馆一直把工作重点放在基础建设上, 工作往往局限于收集、整理、鉴定、保管等环节, 认为只要管理好、不泄密、不损坏就行了。但是, 随着经济建设的不断发展, 仅仅做到这一点已经不够了。档案馆工作必须从以基础建设为重点转向以档案利用为重点的轨道上来, 充分发挥档案馆特有的社会功能。

二、区级档案馆档案信息资源开发工作的现状

近年来, 档案工作人员在开发档案信息资源方面, 进行了一些探索, 这些探索在为现代化建设服务中发挥了重要的作用, 但是在改革开放逐步深入, 经济建设越来越迅猛的今天, 档案信息资源开发现状实质上仍处于一种封闭或半封闭的状态, 档案开发范围仅局限于本单位内部, 社会各阶层、团体和个人受到开发开放制度的限制, 档案信息流通渠道狭窄, 学科之间、单位之间、地域之间均有无形的障碍, 传统的重保管、轻开发的观念也抑制了档案信息资源的流通。另外, 在档案开发利用工作中, 办法比较少, 步伐不快, 管理水平不高, 没有真正建立起一套为经济建设服务的开发管理工作体系。针对这种情况, 要搞好档案信息资源的开发工作, 首先必须从解放思想、更新观念做起, 勇于冲破传统观念的束缚, 从实际出发, 开拓进取, 跳出本单位的小圈子, 加快开发档案信息资源的步伐, 使档案信息资源开发工作在原有的基础上向前跨越一步。

三、区级档案馆档案信息开发工作的有效措施

(一) 加快对档案开发工作的组织领导。

档案是党和国家的重要信息资源, 是各项社会活动的真实记录。虽然区级档案馆在服务社会主义建设上取得了一定的成绩, 但与周边的先进市区相比, 还存在着较大的差距。各区、办要统一思想、提高认识、增强做好档案开发工作的紧迫感和责任感, 要结合区及档案服务工作的切入点, 创造机制、拓宽领域, 加强档案工作的组织领导, 切实使区级档案工作做得有规律、有目标、有检查、有成效, 形成长效机制, 既要做好区级档案工作者的培养, 又要抓好档案管理基础工作。要广泛发动街道、社区和广大居民, 通过采取访谈、录像、收集文件资料以及派专人跟踪拆迁改造工作全过程等形式, 征集了大量反映区历史发展、民俗风情的照片、图片、报纸、杂志、音像资料和该地区曾发生过的重大事件等有关档案资料, 并在此基础上对其进行分类、筛选、梳理, 整理, 不断丰富馆藏, 为区的发展留下了宝贵的历史资料。

(二) 建立档案信息服务中心。

这种新型的档案管理服务模式也为新时期档案服务群众、服务中心、服务时代探索了一条可行之路。如, 呼兰区档案局针对呼兰区原有街道档案管理分散、档案管理投入少、条件差, 档案管理不规范情况, 紧紧围绕党委、政府的中心工作, 积极配合当前“城中村”拆迁改造工作, 派专人征集接收了利民镇、利民村的旧貌改造档案, 为档案信息资源有效地保管及利用打下坚实的基础。

(三) 做好深层次档案编研工作。

检索目录、汇编只能将档案案卷标题、文件标题、基础数字公布于众, 能够对档案信息资源的开发起到重要的作用。但是, 它毕竟只是题目名称的汇编, 并不能全面反映档案的具体内容, 对某些重点项目档案进行深层次加工, 总结出规律性的数据与依据, 得出结论性的东西, 将其浓缩、概括、编撰出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合体。通过编辑、出版, 可直接将档案信息资源开发出来, 供利用者使用参考。这种深层次的编研材料, 既可以直接提供参考, 也可以直接用于管理。

(四) 大力开展方便群众的档案信息服务工作。

大力开展档案信息服务、开放式展览教育为一体, 已经成为展示街道历史文化、方便居民利用、服务区域发展的窗口与桥梁, 使档案服务更加贴近群众、贴近中心、贴近时代。一是加强领导, 完善制度, 做好组织领导到位, 制度建立到位, 为街道中心建设提供保障。二是突出重点, 把握关键, 做到“广、用、实、全”。突出“广”, 拓展中心的管理范围;突出“用”完善中心服务功能;突出“实”创新中心服务集约化、规范化、开放式的新型档案服务机构, 做到内容丰富、门类齐全、利用方便, 为百姓提供优质服务。

参考文献

[1] .方灵芝.建好民生档案数据库.提升民生档案服务能力[J].浙江档案, 2010.01

[2] .陈清文.高红文.数字档案合作保存模式研究[J].浙江档案, 2010.01

档案研究 篇8

关键词：档案,档案馆,档案集成,档案馆集成,集成管理,研究,综述

档案集成管理是将先进的集成管理思想与理论引入到档案学研究领域中,通过对档案管理各要素的集成控制,发挥其竞争互补的作用,完善档案信息管理系统的建设;通过探讨传统档案管理与现代网络技术的结合与集成,实现档案资源数字化与档案工作信息化的社会要求,让社会更好地认识档案,让档案更好地走向社会,服务于社会[1]。

一、档案集成化管理研究

对于集成管理与档案管理的关系,湖北宏源电力工程股份有限公司李荣指出:“档案管理是保护和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。社会的正常运行、民族文明的传承以及经济文化的进步都依赖于档案管理工作的正常开展”[2]。铜陵学院凌群英主张应在政府信息公开背景下建立国家档案馆,横向集成各政府机关提供的主动公开的政府信息资源,纵向集成管理档案信息和政府公开信息资源的集成管理制度,并从理论、理念、立法、实践等方面分析了建立国家档案馆政府信息资源集成管理制度的现实意义[3]。广州市城市建设档案馆吴琳认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景 下,城建档案最优化管理的发展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务,对档案工作者具有一定的指导作用[4]。

对于重点工程档案,广东省中山市城建档案馆周珺认为:重点工程项目投资大、工程类型复杂、建设周期长、参建单位多,长期以来,由于管理方法的不科学,造成了档案管理工作水平和档案质量的参差。集成管理和集成服务的理论,为工程档案的科学管理和档案质量的提高提供了理论和方法[5]。

对于电子档案,东南大学档案馆纪晓群、江媛媛、柳萍、张慧慧以《电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理》为题目讨论了电子档案与纸质档案集成管理问题,认为:电子档案与纸质档案各有所长、互为补充,都是档案大家庭的成员,完全能够和谐共存。对电子档案和纸质档案集成化管理,开展档案信息资源的集成服务,为用户提供融档案信息检索与档案提供为一体的一站式全程服务[6]。

二、社会档案的集成服务研究

山东中医药大学袁浩着眼于档案信息的本质特性,分析高智力老龄人才档案信息特征,综合运用档案价值理论和需要层次理论,研究提出:依据民生档案建构 " 以人为本" 的 " 老有所养 " 服务体系,健全完善健康档案信息建立多层次 " 老有所医 " 保障体系,运用教育活动档案资源构建适合老龄特点学乐相济的教育模式,利用专业技术档案搭建全方位多维 " 老有所为 " 支持系统,构建高智力老龄人才集成服务保障体系[7]。

上海师范大学人文与传播学院张会超、云南大学社科处杨毅在《民族档案资源集成管理引论》一文中指出:中华民族多元一体格局可以具体到政治一体和文化多元,中国领域内各族群发展过程中民族文化的固化则形成了丰富的民族档案,管理这些档案需要尊重其形成机制和分布状况,又要考虑到档案管理的发展趋势和档案利用的需求,民族档案集成管理随之产生;而档案资源的条理化和系统化需求促使民族档案集成管理不断深化,民族档案资源集成管理既立足于我国历史悠久、民族多元、档案分散的基本现状,同时又实现了民族一体、档案整合的目标和宗旨[8]。从国家层面上确立少数民族语言电子文件共享的整体战略和基础架构是当前我国民族地区档案管理迫切需要解决的问题。西藏民族学院管理学院公共管理系赵生辉在概要介绍少数民族语言电子文件共享现状的基础上,系统分析少数民族语言电子文件共享的需求,按照平衡多元性需求和一体性需求的思路设计出两次归档的少数民族语言电子文件集成管理体系、基于分布式数据库的跨地区共享体系、以国家通用语言文字为中介的多语种电子文件共享体系等技术架构[9]。

中国人民大学档案学院安小米从研究背景,研究目标、研究内容和拟解决的关键问题,研究方法、技术路线和创新之处,研究计划,研究意义及预期成果5个方面,介绍国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”的思路和体系[10]。从城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的含义、模式构想、思想与方法三个方面提出了城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[11]。并采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新[12]。

三、档案馆集成服务实现研究

如何实现档案馆集成服务是档案及档案馆集成服务研究的重点之一。近年来,随着信息技术的日益发展和网络环境的逐步深化,社会公众对开放档案信息资源的需求日益强烈,传统档案服务与档案管理系统无法跟上时代的步伐,无法满足用户多元化、全面化和智能化的信息需求,制约了开放档案价值的实现。因此在传统档案服务方式不能适应时代发展的情况下,我们亟需一种集成的、高效的档案服务使用户获得全新的服务体验,实现用户与档案的全方位对接,将档案服务的作用和功能彻底发挥出来[13]。

集成管理思想是IT服务集约化的理论依据。中国人民大学信息资源管理学院薛四新、清华大学档案馆张利以服务型数字档案馆集成平台系统建设为例探讨如何通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理的各项业务活动过程中,实现现代档案管理理论与实践的融合[14]。

上海大学图书情报档案系冯厚娟从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系[15]。

四、结语

档案信息化建设与档案管理研究 篇9

1 档案信息化建设的概况

档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织,以现代信息化的技术,对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善,促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程,另外,从整体上分析,档案信息化建设还具备一定的特征。

1.1 档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中,使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化,实现了档案管理模式创新,而与此同时,档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补,使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法,从而使档案管理工作发生了很大转变,为档案工作的改革发展奠定了有力基础。

1.2 档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个长期的建设工程,它需要用先进的科学技术来支撑,以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展,而在档案信息化建设的过程中,要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代,并且将系统升级到最新状态,在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护,使档案信息化建设具有长期性。

2 档案信息化建设的重要作用

通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平,同时,针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法,从而实现档案信息的社会化服务,其作用具体可表现为以下几个方面。

2.1 改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化,才能走向开放,实现档案真正的价值,档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变,使档案信息资源得到科学有效的配置与管理,为社会提供优质高效的服务。

2.2 拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理,而信息资源的真正价值在于其如何收集利用,其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围,因此,档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要,其服务领域更宽。

2.3 增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展,而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用,使得档案信息资源的储存更加方便,同时储存量更加大,储存密度相比以前的纸质储存要高,而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高,从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化,不仅有文字、表格,还包含图片、影像、声音、动画等。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

3.1 构建完善的档案工作体系

档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑,因此,必须构建起完善的档案信息化工作体系,其构建方法主要有以下几个方面:首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控,其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行,再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。

3.2 推进档案建设的工作进程

档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设,因此,要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上,首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划,同时还要强化监督检查,在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录,并加大人力、资金等方面的投入,使各部门的工作得到协同发展,其次在推进档案信息的资源共享方面,要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系,并使其与办公系统有效融合起来,实现档案信息的网上管理操作。

4 结语

档案信息化建设是档案工作的发展趋势,是其发展改革的必然选择,在如今新的社会环境下,档案管理部门应重视起档案信息化建设,积极推进其建设发展进程,使促档案工作的信息资源得到开发利用,提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性,探讨档案信息化建设与档案管理的方法,以期对我国的档案管理提供相应帮助。

摘要：科学技术的进步,使档案管理行业迈上了一个新台阶,档案信息化的出现不仅提高了档案工作的效率,同时也提高了档案信息资源的利用率,本文通过对档案信息化建设及其重要性进行简要分析,探讨档案信息化建设与档案管理的方法措施。

关键词：档案信息化建设,档案管理

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23).

[2]丁晓光.档案信息化建设必要性分析和对策思考[J].黑龙江档案,2007(2).

档案研究 篇10

一、高校档案资源建设的内容

为规范高等学校档案工作, 提高档案管理水平, 有效保护和利用档案, 教育部、国家档案局在2008年以“令”的形式颁布实施了《高等学校档案工作办法》, 在原有分类的基础上增加了“学生类”档案, 将高等学校档案分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会类十一个大类, 并明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”, 突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱, 形成了高校档案资源建设的基本框架。

二、高校档案资源建设难题

在实际工作中, 由于对高校档案分类缺乏足够认识和理解, 高校档案工作体制和服务机制不完善, 高校档案资源体系建设同管理和利用需求矛盾较为突出, 具体表现在:

(一) 高校档案类目设置混乱

档案分类是档案资源建设的核心问题, 是揭示档案历史联系, 进行科学管理的基本途径。在实际工作中, 高校部门的领域和职能往往具有多样性, 特别是随着高校的发展, 众多高校升格为大学, “校院”两级的管理体制建立, 学院职能趋向独立性和多样性。由于缺乏实施细则的指导, 再加上传统档案管理的惯性使然, 高校档案工作者在面临这种情况时不能够与时俱进的对档案进行科学分类, 类目设置混乱, 特别是对二级类目和类目下归档范围不够明确。

(二) 档案资源建设缺乏有效的制度保障

高校档案资源作为国家档案资源体系上的重要一环, 承担着为教育教学服务、为科学研究服务、为传播知识服务、为社会服务的重要使命。然而, “高校档案机构在实际上是处于边缘化的地位”, 受高校体制所限, 高校档案机构行政管理职能被忽视或被弱化, 相应的功能也就难以发挥, 对学校各部门、院系的立卷归档失去有效控制。由于缺乏对档案和档案工作的认识和理解, 档案资源观念不强, 各部门、学院疏于对归档文件材料的收集和保管, 归档热情不高。缺乏有效的制度保障直接阻碍着高校档案资源的内容建设。

(三) 高校资源多主体管理难

《办法》规定的高校十一类档案每一类都有其对口的业务部门, 学生档案由学生处和各院系管理、教学类档案由教务处管理、科研档案由科研部门管理等等, 而综合档案室主要管理党群类和行政类。“虽然大多高校档案室建成了档案馆, 但原来综合档案室的管理体制、服务理念仍有影响” (1) 。

三、“档案强国”战略下高校档案资源建设的途径与对策

随着“档案强国”战略目标的提出与实施, 由于制度、管理等方面的原因, 高校档案资源建设相对滞后于“档案强国”战略目标的实现。如何破解高校档案资源建设的难题成为高校档案工作者乃至档案界亟待研究的问题。

(一) 树立高校档案资源观念, 创新工作思路

档案本身就是一种信息资源, 相较于其他类型信息而言, 档案具有原始性、真实性和更为可靠的历史联系性, 这决定了档案无可替代的资源价值性。特别是档案注重信息的逻辑整理和历史联系特征的理论与实践, 成为“大数据”时代稀缺的理论指导和经验总结。因此, 在新的时代背景下高校档案资源建设必须树立档案资源观念, 创新工作思路。

(二) 合理利用相关政策与条件, 加强制度建设, 弥补行政管理职能缺失

高校档案机构可以充分发挥《档案法》《档案法实施办法》《高校档案管理办法》及具有行政职能的档案局的作用, 积极推进高校档案资源建设。高校档案机构在基于相关法律、法规制定本学校内的管理办法时, 应加强同纪检、监察、审计等有监督、检查职能部门的沟通与协调, 通过以上部门的工作, 落实档案管理责任制, 规范管理条文, 将档案管理责任嵌入到学校的行政体系中。同时, 应积极配合档案局的执法、监督、检查工作, 促进学校档案资源建设。

(三) 集中统一管理高校档案, 实现高校内部档案资源整合

“高校档案部门要树立‘大档案’意识, 主动探索适合当今时代和学校发展要求的档案资源建设模式 (2) ”, 有益借鉴, 整合档案资源、机构、制度与功能, 构建符合时代要求的档案资源建设体系。当前形势下, 实现高校档案资源整合的首要问题是解决档案多头管理难题, 实现档案的集中统一管理。从组织和职能上, 整合档案机构, 分离各类档案形成部门档案管理的职能, 形成集中统一管理全校各类档案的综合档案机构;在制度与规范建设上, 按照教学、科研、行政等活动的特点, 结合各类档案原有管理模式, 再造管理流程, 规范管理方法, 推动高校档案管理办法实施细则和工作标准的制定与实施;自上而下制定档案资源建设目标与方案, 避免跃进式发展, 根据自身发展要求, 兼顾历史档案的收集整理, 循序渐进有针对性的开展数字化工作和编研工作。在档案资源整合的基础上实现高校档案机构功能的整合, 不断推动其向教育、科研、社会服务、知识传播的纵深拓展, 推动档案机构做大、做强、做活。

在信息社会, 高校档案工作者更应树立档案资源观念, 在“档案强国”战略目标的引导下, 按照《办法》提出的使命与要求, 立足现在, 面向未来, 整合高校档案资源, 完善档案资源体系, 服务于高校人才培养、科学研究、知识传播和社会服务工作的开展。

注释

1徐欣.整合高校档案资源.实行“大档案”管理研究[J].档案学研究, 2008 (05) .

档案、图书虫害研究述评 篇11

关键词：档案：图书：虫害

虫害对于档案及图书资料危害极大，陈登原在《古今典籍聚散考》一书中曾将造成古一代典籍厄运的火灾与虫霉之灾进行一番比较后指出：“火固足以厄书矣，其次则有慢性症之蛀与霉烂焉。其为祸之烈，虽不及火之促逼。然往往毁坏典籍于不易觉察之间，则其害亦可谓烈与火欤。”目前学界对虫害的研究较为重视。成果累累，本文拟通过对相关论文检索分析，进而概括、总结。

1害虫种类、分布及危害研究

1.1种类

对害虫种类的研究，冯惠芬著有多篇论文论及，如1983年发表的《档案害虫及其防治》、1992年发表的《云南省档案昆虫种类分布及为害调查》㈨、2000年发表的《全国档案害虫种类及分布调查》等，其中《全国档案害虫种类及分布调查》一文述及的调查结果：我国档案害虫54种，分别隶属于6个目、19个科，被认为是最全面、最系统的害虫种类调查。此前的1990年，汪华明在《文献害虫在我国的分布情况及其分布规律初探》一文中曾指出，我国文献害虫计有6个目、46个种；1991年李景仁在《对我国图书害虫种类的探讨》一文中认为我国档案害虫有6个目、15个科、51个种；1996年麦群忠在《论虫害防治在图书保护工作中的重要地位》一文中提出，广西图书害虫有32种，隶属于6个目、3个科_7]；1997年孟正泉等在《中国图书害虫种类地位、名录和分布》中记述了档案害虫40种，隶属于5个目、13个科；1999年张浩在《馆藏图书害虫初步调查》一文中提及档案图书节肢动物30种(其中害螨9种，属真螨目)，害虫21种，隶属于6个目、11个科；2000年张密芬在《图书档案害虫种类、危害及防治》一文中称，此类害虫在中国约40种，常见30余种，分别隶属于1个纲、5个目、13个科。

1.2分布

对于害虫的分布情况，李灿认为。总体上呈现普生律、特有律、增减律、忍受律和最低律的特点。害虫受温湿度影响，南方多、北方少。孟正泉等根据文献记载和调查研究，对毛衣鱼、美洲大蠊、欧洲大蠊、黑胸大蠊、淡赤褐大蠊、褐斑大蠊、日本大蠊、斑蠊、东方蛮蠊、德国小蠊、拟德小蠊、广纹小蠊、蔗蠊、家白蚁、嗜卷书虱、窃虫、黑皮蠹、红圆皮蠹、百怪皮蠹、花斑皮蠹、褐粉蠹、中华粉蠹、鳞毛粉蠹、竹蠹、谷蠹、书窃蠹、烟草甲、药材甲、裸蛛甲、短鼻木象等32种在我国较常见的害虫分布地区分别一一列出。1998年赵秉中在《档案害虫在各省区的种类和各虫种分布的省区》一文中将1989年与1997年各地区害虫种数进行对比，经对比26个省区1997年比1989年害虫种数明显增多。冯惠芬等于1988年对全国30个省458个档案馆、室的档案进行了抽样调查发现，大部分虫种在2％～10％之间，个别虫种在省内分布虽广，但库内很少，虫口密度小，说明我国档案害虫预防已提高到一个新水平：通过查证核实还纠正了档案文献中两种害虫的名称，即黑皮蠹改为黑毛皮蠹，裸蛛甲改为拟裸蛛甲。

1.3危害

害虫对档案图书的破坏。主要通过钻蛀、侵蚀、污染损坏档案图书，多数档案害虫以纤维素为食，而有些害虫的分泌物对档案图书造成的危害也非常大。1988年广西图书馆与北京图书馆对广西14个图书馆进行调查，其中虫损~100％的有1个馆，占抽查图书馆的8％，虫损率90％12A上的有5个馆，占抽查图书馆的42％，虫损率80％~A上的有8个馆，占抽查图书馆的67％，虫损率70％以上的有10个馆，占抽查图书馆的83％，虫损率50％以上的有12个馆，遭虫损的图书占抽查总数的81％，其中严重虫损的图书占22％，基本报废的占2.6％，较重虫损的占24％，较轻的占32％Ⅲ；1981年浙江等省的部分公安局档案损失率达90％。另据调查四川大学图书馆古籍书库300，000卷，50％古籍被虫蠹过，《古今图书集成》等珍贵古籍以至无法翻阅，损失极大，2004年湛江市档案馆发现民国档案生虫，经查25个全宗档案共1817卷被损坏，其中较为严重的有180卷，需裱糊的有151，255张。而此间香港历史档案馆根据调查，7.4％的馆藏已经被虫蛀。

2虫害的预防及灭杀研究

2.1预防

张密芬在《图书档案害虫种类、危害及防治》一文中指出，防治措施要坚壁清室，由于室内的害虫往往来自邻居建筑或室外藏匿的类群。堵塞这些虫源的窜入路径是害虫预防的基本措施。房内所有洞穴、空隙，如地板、墙壁、门框下等缝隙，自来水及暖气管道等大小空隙。都要用油灰、水泥或泥土补塞，以保证害虫不能窜入：防止害虫窜入对预防虫害至为关键，而对室内温度和湿度控制则能破坏害虫生存环境，另外，药物是最有效的防治害虫的方法。文章还针对不同类别害虫适用的药物和杀灭方法给予介绍。内容较为具体，颇有实用价值。冯惠芬之文《带菌档案害虫及其防治》强调档案室要通风散湿。认为降低库内相对湿度是预防虫害发生的有效方法，搞好库内外卫生，清除库内蜘蛛网、鸟巢也是防治虫害的重要环节之一。崔广社针对虫害预防总结道：档案馆要为档案创造并维持一个不利于害虫生存的环境，以消除害虫的孳生条件；控制温湿度，破坏害虫的生存条件；此外还要使用灵香草、528植物防蛀剂、冰片、檀香防蛀驱虫片、对二氯苯、防虫磷、溴氰菊酯等药物以达到彻底防治。管晓卉《白蚁对档案图书文物的危害及其防治新技术》之文介绍了对白蚁的生态防治、生物防治和化学防治方法。生态防治是根据白蚁的生物学特性和入侵建筑物的途径，采用物理法阻隔白蚁入侵建筑物的地基和墙基，形成地基全封闭的屏障，切断白蚁进入室内和楼层的通路。生物防治就是利用白蚁与其它生物之间相互制约的生态特性及白蚁的生活习性，采取以菌治虫、以虫治虫的方法来灭杀白蚁。作者认为对白蚁的防治化学法是传统的办法，现已逐渐转为生态防治与生物防治为主、化学防治为辅。陶琴把对档案馆虫害的预防途径归纳为清洁卫生、库房进行防虫建筑、档案图书入库前检查杀虫、定期检查及早发现和控制温湿度。湖北省档案技术处对散白蚁和书虱适合生长的环境给以详细介绍，针对其特性采用在库房内喷洒溴氰菊酯杀灭书虱，喷洒601油剂和9020水剂杀死散白蚁，通过库房通风降低库房温度，定期在库房内喷洒新洁而灭进行防虫。冯惠芬《蛮蠊的防治技术》一文推荐用高效低毒的触杀剂制成的杀蟑笔防治蛮蠊(蟑螂)，在蛮蠊经常出没的地方均匀地涂划宽2～3厘米的药物带，间隔4～6厘米再划数

道，共3～4道；为了防治蜚蠊的蔓延。也可用同样的方法在门口划数道，这是防治蛮蠊蔓延的有力措施。荆秀昆著文指出对蟑螂的防治要从环境治理、物理防治、化学防治三个方面人手，采用不同方法防治。香港历史档案馆采用在大楼的所有位置(库房、办公区、设备间和卫生间)都放置害虫捕捉器，并且每星期检查一次，请专家鉴别害虫的种类，并把结果记录下来，用这种方法发现哪些地方出了问题。

2.2灭杀

冯惠芬认为灭杀害虫选择的措施应符合安全、有效、经济、简便的原则。1993年其《让微波技术服务档案保护》一文介绍了微波杀虫原理、杀虫效果，微波杀虫原理是利用文献和害虫含水量的不同，害虫的含水量比档案的含水量要高，所以在同一辐照时间里，害虫自身的温度比档案的温度要高得多，达到灭杀目的。冯惠芬还另著文《微波对档案害虫的致死效果综述》分别叙述了微波对不同虫种害虫灭杀的致死效果。冯惠芬对低温冷冻杀虫、钴－60γ射线杀虫也有相关研究，她认为利用低温冷冻杀灭档案、图书害虫具有操作简便安全、杀虫效果好、不污染环境、对档案图书无明显的不良影响等优点：而对于运用钴－60γ射线杀虫研究，则认为该技术杀虫灭菌具有穿透力强、高效能、无污染、无残毒等优点。辐射可破坏害虫的新陈代谢和机体组织，特别是生殖机能，使害虫不育甚至死亡。冯惠芬《钴－60γ射线用于档案杀虫灭菌初探》一文是对γ射线运用于档案图书杀虫的实验和理论性探讨，对能否运用于文献杀虫未定论；而之后的《γ射线辐照杀虫的可行性研究》一文则已明确γ射线能运用于档案图书杀虫，并给出辐射剂量等主要技术指标。

张志琼、陈修德著文则提出，冷冻杀虫过程中易产生玻璃体生物效应，不能100％杀死害虫细菌，经研究对冷柜进行改制，深冷温度能达－25℃至－45℃，仅需两天害虫100％被杀死。

张密芬指出目前最有效的虫害防治方法是药剂防止，在药物不宜使用的场所毒饵是理想的办法，因为毒饵使用方便可作为经常性防止手段。翟煜对缺氧杀虫(气调虫害)这种物理杀虫方法的实验数据和研究结果给以介绍，此方法是人为地将空气中各种气体的正常比例加以调整，使氧气减少、其他气体增加，从而使害虫正常活动受到抑制直至死亡。对于化学药剂杀虫苏曼莉指出，采用环氧乙烷、溴甲烷、磷化铝等熏蒸剂，虽然效果好，但毒性强危害人的健康，所以建议采用拟除虫菊酯。陈忠民等证实，溴氰菊酯对档案图书害虫有极强的毒杀效果，作为一种拟除虫菊酯类神经毒剂，对档案害虫具有极强的击倒效应和触杀效应。

丁伟还介绍采用不同浓度灭幼宝和烯虫酯对嗜虫书虱的2龄幼虫混药饲喂处理，灭幼宝对成虫及卵也有毒杀作用，从而达到灭杀效果。

丁元、王子成等提出真空杀虫的方法，认为是污染小、见效快、灭虫范围广的科学方法。

香港历史档案馆采用氮气熏蒸的方法灭杀害虫。此法对人和档案都很安全，纸张表面也不会有化学残留。

对害虫的杀灭除上述所列各种方法以外，还有采用具有明显驱虫、杀虫和对害虫有滞育作用的植物性杀虫剂杀虫，如用灵香草、植物精油、528植物防蛀灵等杀虫。定期对书库进行清理、翻拍图书、通风等方法也起到防虫杀虫作用。

3虫害的其他研究

针对特定的地区所展开的虫害研究，是学界的一个亮点。罗益群之文《湖南的气候特点与古籍保护》对湖南的气候特点及影响古籍保护的因素进行分析，针对湖南雨量大、气温高、湿度大这一特性气候条件下应采取以下措施：重视新馆古籍书库的建设，改造不适合古籍保管的旧书库，突出古籍书库的密闭程度；严格古籍书库温湿度管理：适时适量地投放喷洒一些防虫害药物；定期进行翻动、抖刷破坏害虫的稳定生态环境，通过翻检可以及时发现虫害，及时扑灭虫害，并能缩小杀虫范围降低成本，或通过手工操作就可将虫灭除。该文强调预防、管理是防治虫害的关键。唐仪邦对局部档案虫害发生时建议：将生虫严重的档案先打捆放进冰柜冷冻杀虫，对相邻的档案采取装塑料袋密封，塑料袋密封前内放防虫剂，以抑制虫害的蔓延。康云霞、刘淑霞著文《陕西档案图书害虫区系及其防治》，根据陕西档案害虫发生的实际情况提出了控制虫源入库、调节环境条件、冷冻处理杀虫、库房熏蒸处理的害虫种群管理措施。

上述之外，还有其他一些相关研究。如熊洪治等著文《档案窃蠹发生规律研究》，专门对分布广、危害大的害虫窃蠹的分布、危害、发育生长与温湿度的关系等进行研究。张美芳之文《档案害虫抗药性及其生化机制的研究》对害虫烟草甲和花斑皮蠹使用杀虫剂的抗性机制进行研究，提出抗性治理的综合方法：利用生理、生态选择性防治害虫，控制剂量、适时施药、局部施药、选择高效低毒的杀虫剂等。对于杀虫剂要混用、轮用以降低产生抗性的可能性。姜万成、冯惠芬著文《CX917杀虫、杀虫剂及其在档案虫霉防治中的应用》对CX917的理化性质、防止虫霉效果及对档案纸张字迹的影响、具体操作及用量进行了分析。朱家增之文《要注意消毒杀虫工作中的安全问题》在樟脑块、魔块(三防片)、甲醛熏蒸杀虫中对人体的危害及注意事项进行介绍。伍康平对杀虫设备——化学气体灭菌柜使用和性能给以说明。四川省档案局科技成果：实用冷冻杀虫柜研制成功，为低温杀虫灭菌的研究开辟出了一条成功之路。

4结束语

综上可知，我国有关档案馆、图书馆虫害的研究涉及面广，一些领域研究也十分深入，取得了可观的成绩和长足的进步。但同时我们也应该看到成绩背后还存在一些明显的不足之处，如研究区域严重不平衡，研究方法和理论上也存在着问题，资料收集和整理方面有待提高。研究者素质不高等。总之，有关档案馆、图书馆虫害的研究还有待我们向更高层次和水准推进。不仅研究方法需要多元，研究角度需要多样，研究内容需要拓展，研究理论需要加强，而且资料征引的范围需要扩大。认知和思维模式需要革新，资料、数据的收集整理有待深入，研究队伍有待进一步壮大，研究结构有待继续完善与提高，多学科间加强联合研究。只有在这几方面都有相当改观的前提下，该领域的研究才能达到一个较高的水平。

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[39]朱家增，要注意消毒杀虫工作中的安全问题[J]，浙江档案1993(4)。

[40]伍康平，化学气体杀虫灭菌柜简介[J]，浙江档案，1991(8)。

档案研究 篇12

一、编辑年鉴资料的可能性

年鉴是一个地区、机关、团体、企业、事业单位逐年编辑的一种工具书资料，它在向人们提供资料方面有它独到之处。首先年鉴着重向人们提供各种事实和资料，可以很好地为现实服务，可供人们从历史的角度了解事物的发展、变化的情况，获得系统的连续性资料。其次，年鉴内容之广、资料之全是其他档案文献资料都无法比拟的。再次，年鉴其资料来源又是以档案、文件、公报、统计报表等为主，真实性和可靠性远非其它资料可比。它所提供的信息到新华书店买不来，到别的单位也借不到，只要根据基层档案部门各自的实际情况，去促进档案编研工作的进程，有计划、有步骤地展开这一工作，实现年鉴编辑是完全可能的。

二、编辑年鉴资料的必要性

当前，社会信息化冲击着各行各业，档案信息化必然是社会信息化的重要组成部分，对档案界来说，档案信息化的核心是档案信息资源的建设。因为档案信息化的对象主要是档案资源，因此，档案信息资源的有效开发直接影响档案部门的工作质量。长期以来，基层档案部门的档案管理大都局限在基础工作和你需我调的状态。提供档案原件为公众服务已是低水平的利用方式了，信息将走集中、专题输出的路子。因此，对档案信息进行第二次加工，向利用者提供成品或半成品材料。只有这样才能将档案信息开发出来。基层档案部门若注重深层次的编研工作，就能获得崭新的档案工作思维方式和方法，掌握提供信息利用的手段，才能更进一步的树立形象，扩大影响。

为保证信息源的质量，只能通过切实有效的档案编研工作联左系右，从工作查考、利用这个角度来提高公众对维护材料齐全完整的认识，真正使年鉴编辑工作渗透到每项活动和业务工作中，从促进各项工作的角度提出对信息源质量的要求。这样才能得到他们真诚的支持与合作，才能真正打开信息源的宝库，丰富档案信息资源，为利用者提供高质量、高时效的档案信息。这也最终实现了编辑年鉴最基本的职能之一———收集和处理信息。

我校开展的年鉴编辑工作，对提高信息源的质量起到了决定性的作用。因书中各职能部门都有一块天地来反映这一年中的发展轨迹，即该部门的工作脉络、特色，既有宏观的，又有微观的，启迪各职能部门面对现实认识自我，不断探索一条适合自己发展的道路。并能相互传递、交流和沟通信息，增强相互之间的了解与协作，知己知彼，在比较中找差距，在比较中求发展。只因年鉴中有各职能部门各项工作的成就和发展情况、新的成果和重大事件，在单位历史的长河中，一年一个烙印，并永远相传下去。故稿件的质量直接涉及到部门的利益和形象，而稿件的质量又取决于部门一年中文件材料的齐全完整和信息的含金量。所以各部门不得不把平时归档工作贯穿于其它业务工作的始终，每项工作一开始，就与档案材料收集工作结合起来，不但将收集、归档工作纳入管理制度、纳入职责范围、纳入工作计划，而且还在布置、总结、检查、验收各项工作的同时，布置、总结、检查、验收文件材料的形成和归档工作，保证了部门文件材料的齐全完整。从根本上保证了信息源的质量。

三、编辑年鉴资料应做好以下几项工作：

1. 制定年鉴编辑计划。

编辑计划是一部年鉴的宪法。内容包括编年鉴的指导思想，框架设计，使用对象，规模，收集资料的原则，编辑力量的组织，编辑起止时间、出版单位以及字体，开本、纸张、装订方式和发行办法。

2. 年鉴的框架设计及类目设置。

全书框架就像建筑物，里面有房间、客厅、卫生间都要齐全配套，即各部门、各项工作都有一席之地，这些地方都放些什么内容，这就牵扯到类项的设置，它是编辑年鉴的一个重要步骤，直接关系到年鉴的质量。如何才能科学地设置好年鉴的类项呢？一是既要全面反映对象的基本情况，又要突出重点；二是所设各个部类、分目、条目要能够准确反映客观事物的内在联系，符合逻辑的规则；三是所设类项既要保持相对稳定，又要根据事物发展变化的实际，及时调整、分合、增删。我校拟编辑的第一部年鉴时，我们在内容上适当做了上朔下延，在结构布局上构建了一个比较科学的体系，共设置了13个部类，即学校概况，特载、党建思想政治工作（纪检、组织、宣传、工会、学生工作……）、行政工作（学科建设、人才培养，科研、人事、学生工作……）、机构与干部、人物、毕业生名单、院（系、部）工作、文献、统计资料、表彰奖励等。年鉴采用分类编辑法，以部类为单元，部类下设分目，分目下设条目，以条目作为基本表达方式，一般部类分3个层次。

3. 制定年鉴编写体例。

首先，成立年鉴编审委员会，由单位领导及部分部门负责人组成，领导开展年鉴资料编辑工作。其次，编委会下设办公室，并设在综合档案室，负责年鉴的日常工作（即收集、编辑，类目设置、框架设计和通稿）。再次，单位成立年鉴编写工作网络，由单位各个内部组织机构撰稿人组成。最后，各部门的主要负责人分管本部门的撰稿工作。这样，单位上下形成一个年鉴资料编写工作网络，以上四块机构只有做到有机结合，协调发展，才能使年鉴编写工作具有强有力的组织保障。其中年鉴网络成员是使编写工作得到实实在在加强的重头兵，因为他们战斗在各项工作的第一线，最知道一项工作的来龙去脉，只有他们才写得像、实，成绩才能说得透，做法才能说得具体，经验教训才能说得清，只有他们提供的数据才准，内容写得才“全”。他们主要有二个任务：一是为年鉴读者提供全面、精确、新颖而真实的信息和资料，而要做到这一点，平时就要善于捕捉信息，即做到三勤：眼勤，手勤，腿勤。所谓眼勤就是通过报纸、电视等掌握本部门的资料、信息，这是了解、收集信息资料的一条重要渠道。所谓手勤就是对看到的东西要勤于笔录，俗话说，好记忆不如烂笔头，因此，必须每天笔录本部门的信息（可详可略），并标出报纸的日期，版面、电视播出时间、节目名称，以备正式撰稿时核对。所谓腿勤就是对一些重点资料，不能满足于看和记，应亲自到实地去了解、考察甚至是采访，要使资料更丰富，信息含金量更高，还需做进一步的挖掘，及时搜集第一手资料。二是本年末和第二年初将本部门一年中有价值的材料、信息进行收集，整理，筛选，按年鉴编写要求撰写稿件。以备出版该年度年鉴。即他们是所在部门工作终结的执行者，又是学校年鉴编写提供基础资料的完成者。

4. 提出撰稿要求。

年鉴资料编辑工作是一个系统工程，又是一个长期的任务。作为档案资料总汇的年鉴，它所记载的内容，涉及全地区或整个机关、整个企业的各个方面。可谓量大面广、无所不包，当然不是几个档案工作者所能包办的，而必须依靠各职能部门的通力合作。将任务分别下达到各部门后，应具体提出如下几项要求：（1）制定编写提纲。根据本部门年鉴内容所分工部类和条目，撰稿人要制定编写提纲，如下属单位独立性较大，实行再分工，应由主管人员负责撰稿，他们写完后，撰稿人再根据年鉴撰写要求验收合格后汇总，最后形成本部门的稿件。（2）收集资料。 (1) 本部门的情况总结、汇报材料； (2) 主要领导的讲话； (3) 会议材料； (4) 向上级业务部门报送的各类报表； (5) 广播、电视中有关本部门的文章材料； (6) 本部门在全省、全国、单位典型的发言、经验和教训，后果及影响； (7) 档案资料。有些工作要写历史情况，更好地反映其发展变化，即有头有尾，不能给人以悬念。（3）把握重点，兼顾一般。要围绕部门的工作重心撰稿。把部门工作从前到后弄清楚，怎么开始的，怎么发展的，什么时候达到高潮，什么时候结束，对后有什么影响，好的写，差的也要写，只有这样，才能反映发展的轨迹。（4）写好转折。在撰稿中，要把好重大事件关，转折关，总的变化是什么，叫响的东西是什么，和几个相同部门相比，我的特点是什么，有什么教训，启示是什么，什么时候走下坡，什么时候发展了。对于机构合并，调整的部门、要写清楚合并调整时间。合并调整前是什么样，合并调整后又是怎么样，各项工作又有哪些新的发展变化，要一一写清楚，不能轻描淡写地一言以蔽之。