档案学跨学科研究

档案学跨学科研究（精选9篇）

档案学跨学科研究 篇1

1954年档案保护技术学作为一门课程成为档案学专业教育的一部分, 之后逐渐成为一门独立的分支学科。档案保护技术学的研究领域随着时代发展而不断扩展, 随着电子文件研究的深入, 对于电子档案保护的研究也成为档案保护技术学研究领域的热门话题。

一、档案保护技术学的研究基点及其与学科体系建设

学科基点是探讨档案保护技术学学科体系的前提和基础。探讨档案保护技术学学科体系的层次性问题, 首先需要对学科的发展过程及研究重点进行简单梳理。

1. 新时期档案保护技术学发展及研究重点。

进入21世纪, 人类已经进入电子文件时代。电子档案逐渐进入档案学者研究的视野, 电子档案保护技术与档案保护技术学之间的相互关系如何, 成为以周耀林、赵淑梅、张美芳等人为代表的档案学者关注的焦点。他们从不同的角度, 论证了电子档案保护技术必然成为档案保护技术研究的重要一环, 同时还对档案保护技术学最初的“档案保护技术是研究档案支撑材料损毁规律和科学保护技术的一门学科。它的任务是最大限度地延长档案寿命”的学科基本论断进行拓展, 认为随着主客观环境的变化和发展, “档案制成材料和保护技术方法”作为本学科研究的基本内容的“两点论”基点观进行改进和发展。随着档案保护技术学在技术层面上研究的收缩和电子档案保护热点的快速拓展, 对电子档案保护技术的研究必将成为该学科研究的重点之一。这一转变让档案保护技术学的研究再现繁荣。这一时期的论文年平均篇数远远超过之前的几个时期, 表现出极强的活力。

2. 档案保护技术研究基点的再认识。

随着电子文件管理研究的深入, 对档案本质属性的认知也逐渐深刻。档案保护技术学的研究对象从单一纸质材料档案的损毁和防护, 发展为对更多载体档案的研究。鉴于档案寿命并不完全决定于档案制成材料, 所以单纯将档案制成材料作为档案保护技术学研究的基点是值得商榷的。周耀林提出, 档案保护技术学的研究基点是信息载体, 但是信息载体的范围太过宽泛, 特别是在数字时代, 该论点对电子文件信息和载体可分离性的特征也缺乏说服力。我们认为, 就档案寿命而言, 档案保护技术学的研究对象还包括记录材料和载体材料的结合方式、库房环境、生成和保存文件的背景和结构等诸多因素。因此, 对于档案保护技术学科基点的问题需要进一步探讨。

二、档案保护技术学学科体系解析

档案保护技术学科基点是探讨和研究档案保护技术学学科体系的前提和基础, 加上学科基点呈现出动态的变化, 所以对档案保护技术学学科体系的分类也不断有新的观点被提出。由于研究视角各异, 不同学者的观点也有差异, 但归结起来主要有以下几种观点。

1. 从载体角度。

现代档案载体类型多样, 除了传统的纸质档案、胶片档案, 现代磁性载体档案更令人难以尽数, 而且每种载体的材质不同, 理化性质不一, 保护技术也各异。针对不同载体的档案保护技术体系, 可将本学科分为:纸质档案保护技术、胶片档案保护技术、电子档案保护技术、档案信息迁移等分支, 然后根据各个分支的不同特点分不同体系进行研究。这种分类适合实际工作, 但在研究中常常只侧重技术层面, 而忽视档案保护技术的管理层面。

2. 从过程角度。

档案保护需要在档案形成、保管、修复或迁移中对档案信息加强固化或转移, 从而实现档案信息的更长久保存。在档案形成过程中, 档案制成材料的理化性质和耐久性成为研究的主要内容。其中包括:纸张的耐久性, 字迹材料的耐久性, 胶片档案耐久性, 磁性载体耐久性等载体质地的耐久性研究, 以寻找到最耐久的、能够最大限度延长档案寿命的最佳载体;档案保管过程中, 档案保存环境与档案制成材料的相互作用对档案本身的损害, 成为主要研究内容, 并试图通过创造适合的环境条件延长档案的寿命。

3. 从文件生命周期角度。

研究从文件的诞生到消亡的整个过程中如何减缓档案老化, 延长档案寿命。从这种角度研究的学者, 往往从更为宏观的角度, 研究所有档案的形成、保管、修复、消亡等生命过程中, 按照档案生命周期顺序进行讨论。以此为研究视角, 衍生出电子文件前端控制、后端控制、档案全过程管理等全新概念。

4. 从理论和技术结合的角度。

宗培岭认为, 档案保护技术学学科体系可以分为基础理论研究和应用技术研究两大部分。基础理论研究包括宏观研究、耐久性研究、技术标准研究、借鉴性研究等四个方面;应用技术研究包括常规应用技术研究、现代设备与技术应用研究两个方面。而这种研究角度也是很多学者较为赞同的, 因为它符合人们认识和理解事物的规律, 将学科分为理论和应用相辅相成的体系, 既有利于学科理论研究, 也有利于应用领域出现新的研究成果。但这种角度太过笼统, 当遇到具体的研究问题时, 往往不能起到指导性作用。

三、从微观、中观、宏观三个层次看档案保护技术学学科体系

档案保护技术学是一门应用性比较强的学科, 其理论研究大多与应用需求分不开。因此, 档案保护技术学的研究理应与保护技术相关。通过上文档案保护技术学科基点及学科体系的探讨, 我们从宏观、中观和微观角度出发, 通过细节分析和整体综合研究, 来审视档案保护技术学学科体系的发展。

1. 宏观层次的角度。

从宏观层次研究档案保护技术学学科体系是将国家全面规划及地域特征与档案保护有机联系, 试图找到普适的、规范的档案保护标准措施。当学科发展到一定程度的时候, 特别是应用性学科, 就需要上升到全面规划和整体研究的层面。档案保护技术学的研究上升到这个层面, 需要以区域乃至全国为规划对象, 针对档案保护的各个方面进行宏观的研究。这个层次的研究包括:档案保护技术法律法规、档案保护技术地域性研究、档案保护技术教育、档案保护技术学史等。

2. 中观层次的角度。

中观层次的研究是以档案库房及其周围环境, 或以固定网络环境为研究范围。在相对封闭环境下, 研究档案老化规律, 通过优化档案保管环境延长档案寿命。在一定区域内, 档案总是以库房为保管机构, 只有在库房中, 档案才能得到科学合理的规划和保护。这一层次的研究主要有档案库房建筑与设备、温湿度的调控、光和空气污染的防治、有害生物的防治、库房内档案修复或信息迁移等相关技术。即使是在电子文件保管的计算机环境下, 也需要考虑主客观环境对电子档案稳定性的影响。

3. 微观层次的角度。

微观层次主要研究档案信息载体在微观结构上的性质导致档案老化的现象。以纸质档案为例, 主要研究构成纸张的纤维素及其他成分的分子结构、结合方式, 字迹材料的构成成分以及它们之间的结合方式等, 我们从物质的最原始的结合方式去研究, 试图通过这种方式找到物质性质与档案寿命的关系, 并试图通过人为的努力促使这种微观结构更加有利于延长档案寿命。这一层次的研究主要有:档案载体材料的耐久性、档案记录材料的耐久性、档案修复或转移过程中对物质载体微观结构的影响、档案保管微环境研究等。

四、对档案保护技术学发展的几点建议

基于以宏观、中观、微观角度的学科体系划分, 我们强调在每个层面上对档案保护技术学的各个方面进行研究。

1. 坚持全面发展的观点。

档案保护技术学的研究前景是广阔的, 特别是电子档案保护技术成为档案界关注热点之后, 研究的领域更加广泛、研究深度更加加强。但档案保护技术学的研究不应扎堆, 要用全面的、发展的眼光看待基础本来就薄弱的档案保护技术学, 既不故步自封, 也不盲目求新求异, 坚持科学发展观, 从档案保护技术学自身特色出发, 结合时代发展特征, 不断探寻有利于学科长远发展的、能够解决学科发展问题的理论和技术。

2. 坚持实验数据的绝对科学性。

档案保护技术学是一门应用性的综合学科, 其研究内容涉及物理、化学等各学科及各学科相关的实验内容。通过实验获得真实数据, 用数据论证的结论才是真正可信的结论。未来档案保护技术学研究更应注重用数据说话, 加大档案保护技术实验的力度, 加强档案保护技术实验的相关研究。

3. 坚持与实践经验相结合。

档案保护技术学是一门与实践紧密结合的学科, 所以档案保护技术学的研究不能停留在理论上。只有到实践中去, 从档案保护实践中, 查找问题, 分析原因, 制订方案, 总结经验, 才能在学科研究中不断创新。

4. 坚持档案保护技术学核心课程地位不动摇。

20世纪90年代末, 我国档案学界就档案保护技术学是否继续作为档案学核心课程产生过激烈争论, 有人甚至提出将其排斥在档案学核心课程之外。这种局面的出现不得不让人警醒和深思。在数字时代, 档案保护技术学面临的问题更多更复杂, 建立科学的档案保护技术学学科体系也成为更加紧迫的任务。从档案实体保护, 到档案实体与档案信息内容并重的保护, 必然要求坚持档案保护技术学作为档案学核心课程的地位不动摇。

档案保护作为一门技术, 虽然在我国古代就已经被重视和发展, 但作为一门独立的学科, 在我国还很年轻。从档案保护技术学基点出发, 分析档案保护技术学学科体系, 探讨从宏观、中观、微观层面研究档案保护技术学学科体系, 将有助于档案保护技术学的全面发展与持续壮大, 有助于档案保护技术学学科体系的建立健全。

摘要：档案保护技术学学科体系是近年来档案保护技术领域研究和关注的热点。从档案保护技术学研究基点出发, 阐述其对于档案保护技术学学科体系构建的意义, 有助于档案保护技术学发展历程的梳理。

关键词：档案保护技术学,学科体系,研究层次

参考文献

[1]周耀林.论档案保护技术学学科体系结构[J].档案学研究, 1999 (2) .

[2]赵淑梅.从档案科技进步奖看档案保护发展特点[J].档案学研究, 2005 (4) .

[3]周耀林.我国档案保护技术研究论文的统计分析[J].档案学研究, 2002 (4) .

[4]张艳欣.2000—2009年档案保护研究论文统计分析[J].档案学研究, 2010 (6) .

档案学跨学科研究 篇2

关键词： 档案学研究范式；人文历史范式；管理学范式；词频分析；共词分析

1 研究问题的提出

“我国古代档案学，是以历史主义思维，在史料学的基本预设下展开的，而当代档案学则是侧重信息资源管理的思维，在管理学的基本预设下展开的。”[1]新旧范式的分野，在我国档案学学科制度建设上有明显的体现，即我国档案学教学单位的机构归属存在两种基本模式：一是档案学归属于“信息资源管理”或“信息管理”相关院系，和图书馆学、情报学等相关学科进行整合，属于管理学范式；二是档案学归属于历史学院或文学院等相关院系，和历史学、文学等进行整合，沿袭人文历史主义范式。这两种范式的研究视角也有很大的不同：管理范式强调信息技术对档案工作的冲击和改造，构建以应用信息技术改造档案工作为主要内容的档案学研究；人文历史范式则坚持档案资料的历史凭证价值，构建基于档案信息内容整理和史料整理为主要内容的档案学研究。

随着档案工作信息化的不断深入，信息技术对档案学的研究内容和知识生产方式都产生了巨大的影响。卢小宾对国外档案学研究热点分析发现，档案学研究倾向于应用性，研究的热点主要集中在两类，一是档案材料的保护和修复，二是档案管理与文件管理。[2]这两类研究主题，都明显属于的技术驱动型的管理学范式主题。耿志杰对外国档案学研究主题的关联网络分析发现，“档案学与历史学颇有渊源，在档案信息化的潮流下，国外档案工作者并没有一味地追随潮流，仍然对‘历史相关主题进行了大量研究，另外诸如‘古文研究材料、‘文化遗产等研究主题的度值也较大”。[3]

新世纪以来，信息技术对国外档案界也产生了巨大的影响，以至于很多档案学研究人员形成一个大致的主观印象：随着传统档案工作的信息化不断推进，管理学范式的档案学研究日益强势，人文历史主义范式的档案学研究逐步式微。当代档案学的知识生产存在一个范式转换的现象。这种范式转换是否真实存在，或者我国档案学研究在多大程度上完成了这一范式转型，正是本文要验证和讨论的核心问题。本研究意义在于提供经验资料展示档案学研究的范式转换过程，可以更为清晰地展示信息技术对档案学研究的具体影响，以便更好展现档案学研究的未来趋势。

2 资料来源

《档案学通讯》（以后简称《通讯》）是由教育部主管、中国档案学会和中国人民大学联合主办的中央级权威学术期刊，是我国中文社会科学引文索引（CSSCI）来源期刊，《中文核心期刊要目总览》确定的档案学、档案事业类的首位核心期刊，是档案学界唯一一家“国家社科基金资助期刊”，堪称我国档案学领域最具权威的学术期刊。[4]因此，《通讯》是一个管窥我国档案学研究发展的代表性窗口。基于此，本文以2000年～2014年《通讯》15年的发文为分析对象，采用词频分析和共词分析挖掘档案学的研究热点和前沿，从宏观角度总结档案学研究在这15年间的演变。数据来源选择CNKI总库，检索文献来源为“档案学通讯”，精确匹配，发表时间为2000年1月1日至2014年12月31日。累计得到2608条记录，剔除通知等非研究性文献，共得到研究性文献2585篇，每年的发文量如图1所示。

由图可知，刊物的发文量呈现出比较明显的线性下降趋势，R平方的值为0.383。在刊物每期印张保持不变的情况下，发文量减少意味着单篇论文篇幅的上升。因此，可以在一定程度上推定，每篇论文拥有更多的空间对所研究的问题进行更为细致深入的论述，这也意味着论文的深度和水平都在不断地提高。

3 研究方法和工具

本文使用的主要数据分析方法是词频分析和共词分析，并通过可视化软件展示分析结果。词频分析法是利用能够揭示或表达文献核心内容的关键词或主题词在某一研究领域文献中出现的词频的高低来确定该领域研究热点和发展动向的文献计量方法。[5]在通常情况下，文章的关键词或主题词是文章核心内容以及作者学术观点、思想的高度概括；在某一领域一个时期的期刊发文中，某一关键词或者主题词反复高频出现，可以反映说明该关键词或主题词所表征的研究内容是研究热点。共词分析（Co-Word Analysis）是一种内容分析技术，主要是分析一对词两两在同一篇文献中出现的次数，以此为基础对这些词进行分层聚类，揭示出这些词之间的亲疏关系，进而分析它们所代表的学科和主题的结构变化。[6]

本文主要使用刘启元开发的文献题录信息统计分析工具（Statistical Analysis Tool for Informetrics，SATI）对题录数据进行提取，采用Excel、Nodexl等软件进行统计分析和可视化展示。为了体现出《通讯》在时间维度上的变化，本文将15年的数据分为三个5年度的切片，分别对2000年～2004年、2005年～2009年、2010年～2014年三个切片的文献外部特征进行比较分析，揭示15年来《通讯》的研究内容演变过程，以此管窥中国档案学研究在新世纪头15年发展历程。

4 基于词频分析的档案学研究热点演变

使用Sati的关键词提取统计输出功能，以5年为一个时间段将《通讯》2000年～2014年载文中出现的关键词进行提取，统计结果见表1。表1数据显示，三个时间段中，2000年～2004年的关键词数量和总词频数远远高于后两个时间段，2005年～2014年10年间的关键词数量和词频总体保持比较稳定的态势。这一方面可能是由于2000年～2004年档案学界对关键词的理解和界定不够成熟，关键词标引不准确所致；同时，也有可能是由于这5年是处在学科范式转型的突进期，多元研究范式并发活跃所致。

图2～4展示了15年间关键词的词频分布特征。由图可知，关键词的词频分布符合幂律分布，而且R平方的值都在0.8以上。2010年～2014年的R平方值达到0.9以上，这体现了《通讯》载文的关键标引越来越趋于成熟、稳定，也从一个侧面可以反映出档案学研究的内部一致性越来越高，新的学科范式可能正在形成。

表2以5年为时间段，分别列出三个时间段中词频排名前20的高频关键词。由于时间段不同，其绝对出现词频不具有可比性，但是我们可以通过关键词排序位置的改变，考察档案学研究关注焦点的细微变化。分析近15年的高频关键词不难发现，这些关键词基本上都属于管理学范式的档案学研究。“档案工作”“档案信息”“档案利用”“档案管理”“数字档案馆”“电子文件”等主题在三个时间段重复出现，一直保持着持续的研究热度，这些研究主题是档案学领域近15年的重点。但是，一部分关键词的排序位置有明显的升降波动。比如“档案工作”呈现出明显的持续下降趋势；而“电子文件”“数字档案馆”等关键词的位置明显持续上升。有些主题随着时间的推移逐步退出了人们的视线焦点，如在2000年～2004年时段出现的高频关键词“国家档案局”“国家档案馆”等；也有些主题的重要性开始被学者们关注。如2005年～2009年时段“电子政务”成为热点，这与政府上网工程的不断发展紧密相连（电子公文归档管理暂行办法），在之后的时段淡出了热点区域；2010年～2014年时段“社会记忆”“档案文化”等主题成为档案学界关注的焦点；2005年～2009年时段出现的“档案开放”问题，在2010年～2014年时段演变成“公共档案馆”这一主题。随着政府信息公开的推进和发展，有理由相信档案信息开放、公开将继续成为档案学者研究的重点。

总体看来，计算机与信息技术的发展，对传统以纸质为主要载体的档案工作产生了重大冲击和改造，电子文件、数字档案馆的建设等基于信息技术驱动的管理学范式的档案研究已经成为档案学知识生产的主流。档案信息化建设仍有很大的发展空间，因而可以认为档案信息化建设的相关主题仍将是档案学界今后或者很长的一个时期的研究热点。

5 基于共词分析的档案学研究热点演变

为了在类的层次上展现档案学研究的主题集中与分散程度，本文采用共词分析揭示关键词之间的内在关系，以便进一步揭示档案学研究主题的内在关联性和学科领域的中观结构。和词频分析的思路保持一致，根据图2～4三个时间段关键词的幂律分布，2000年～2004年的分布拐点是20，因此在共词分析时本文选择词频在25次以上的88个关键词构建88×88的共词矩阵；同理，得到2005年～2009年出现频次在6次以上的73个关键词构建73×73的共词矩阵，2010年～2014年出现频次在5次以上的81个关键词构建57×57的共词矩阵。由于档案学者在使用关键词时有一些不规范的现象，本文采用人工方式对关键词进行了清理，去除没有检索意义的关键词：“中国”“研究”“档案”“信息” “对策”“管理”“服务”“保护”“建设”“问题”“策略”“特点”“模式”“进馆”“中国档案”“学术研究”“理论与实践”；合并了一些关键词：将“档案数字化”和“数字化”合并为“数字化”，“档案专业”和“档案学专业”合并为“档案学专业”。经过清洗后，2000年～2004年时段保留了78个关键词，比原始矩阵少了10个关键词；2005年～2009年时段保留了56个关键词，比原始矩阵少了17个关键词；2010年～2014年时段保留了53个关键词，比原始矩阵少了4个关键词。由此可见，在2010年之前，档案学者给论文赋予关键词时不够规范，在2010年之后这种情况有了很大的改观。

用Nodexl软件导入共词矩阵，采用Wakita-Tsurumi算法对关键词进行聚类，三个时间段的聚类图见图5～7所示。图中节点的大小由该节点在网络中的中心度大小决定，中心度越大表明和该节点链接其他节点的书目越多；节点之间连线的粗细由两个节点之间的共现次数决定，共现次数越多，连线越粗。从整体聚类效果来看，2000年～2004年时段的高频关键词形成9个类簇，2005年～2009年时段、2010年～2014年时段都只形成7个类簇。这在一定程度上表明档案学的研究重点逐渐趋于集中，学科研究范式趋于稳定。

类簇G1三个时间段的变化趋势显示：由单纯的档案教育和简单的档案学基础理论研究逐渐转向融入国家和社会发展背景的档案文化和社会记忆研究；类簇G2三个时间段的变化趋势显示：由研究基础的档案馆自身进行档案信息开发利用转向研究通过建设数字档案馆、档案网站等网络手段进行档案信息资源开发利用；类簇G3三个时间段的变化趋势显示：由过去档案行政管理体制下的档案管理研究转向去行政化的档案理论与实践研究；类簇G4三个时间段的变化趋势显示：由档案信息管理转向档案知识管理和信息安全管理；类簇G5三个时间段的变化趋势显示：由档案职业工作研究转向档案教育工作和文化事业研究；类簇G6三个时间段的变化趋势显示：由侧重科技档案管理研究转向较为广泛的档案文化服务研究；类簇G7三个时间段的变化趋势显示：由侧重以历史档案为对象的档案保护研究转向以数字档案为对象的档案开放和安全研究。

总体看来，在国家文化事业建设、互联网技术以及信息技术的影响下，档案学研究对象正在从传统的纸质档案向现代的电子档案转变，研究内容正在从以保护和管理为主向开发和服务转变，研究范畴也在从侧重历史档案的保护和开发向数字档案的开放和利用转变，整个档案学科的研究范式也在由人文历史主义范式向信息管理范式转变。

6 结语

通过对《通讯》15年的载文进行词频分析和共词分析发现，管理学范式的档案学研究已经居于档案学研究的指导地位；虽然社会记忆、档案文化等研究主题属于人文历史范式的档案学研究，但是从整体上看该范式的研究居于学科研究的边缘地位。词频分析和共词分析是一种常用的有效揭示学科研究主题的结构和发展动向的研究方法，在各个学科中都有所使用，[7]但是这种分析方法却以损失词与词之间的关系信息为代价，[8]因此其分析结果不可能与所有情况完全吻合。除此之外，本文只采用了《通讯》一种期刊作为数据来源，样本空间还有进一步扩展的空间，待以后的研究中加以完善。

参考文献：

[1]丁华东，李珍.范式转换：档案学学术分期的新视点[J].浙江档案，2008（7）：14～17.

[2]卢小宾，高欢.基于Web of Science的档案学研究热点分析[J].档案学通讯，2015（3）：35～38.

[3]耿志杰，颜祥林，王婷婷.国外档案学研究主题的关联网络分析——基于LISA数据库[J].档案学通讯， 2012（1）：68～72.

[4]王云庆，徐芳.从作者分析看我国档案学研究队伍的状况——基于2001-2010年《档案学通讯》论文的统计分析[J].档案学通讯，2011（4）：19.

[5]马费成，张勤.国外知识管理研究热点——基于词频的统计分析[J].情报学报，2006，25（2）：163～165.

[6]张红春，卓越.国内社会保障研究的知识图谱与热点主题——基于文献计量学共词分析的视角[J].公共管理学报，2011（8）：111～121.

[7]梁立明，谢彩霞.词频分析法用于我国纳米科技研究动向分析[J].科学学研究，2003，21（2）：138～142.

[8]万昊，谭宗颖，鲁晶晶，等.2001-2014年引文分析领域发展演化综述[J].图书情报工作，2015，59（6）：120～136.

档案学跨学科研究 篇3

本文样本来自知网文献各全文数据库,以“篇名”为检索项,分别以“数字档案室”或“数字化档案室”和“数字档案馆” 或“数字化档案馆”为检索词进行跨库检索所得。以“数字档案室”或“数字化档案室”为检索词,所检索到的文献63篇;以“数字档案馆”或“数字化档案馆”为检索词,所检索到的文献1271篇。

为了表述方便,以下将“数字档案室”和“数字化档案室”统称为“数字档案室”,将“数字档案馆”和“数字化档案馆”统称为 “数字档案馆”。

从总量上看,有关数字档案室研究文献(63篇)只有数字档案馆研究文献(1271篇)的1/20。规模相差悬殊。

二、来源数据库分布比较

从文献涉及的数据库数量上看,数字档案室涉及5个,数字档案馆涉及7个,数字档案室涉及的数据库数量要少于数字档案馆涉及的数据库数量。各数据库的文献具体数量情况见表-1。

从表中数据可见,在均有文献发表的5个数据库中,文献数量相差最大倍数是35倍,最小倍数是6倍,平均相差22倍。

从从文献涉及的数据库数量上和各数据库中的文献数量上,数字档案室研究均不及数字档案馆。说明整个档案界对数字档案室的关注度远远不及对数字档案馆的关注度高,就连研究生的研究也很关注数字档案馆。

三、学科分布比较

从学科分布上看,数字档案室涉及到6个学科,数字档案馆涉及到21个学科,数字档案馆涉及的学科数是数字档案室的3倍多,涉及面明显大于数字档案室的涉及面。各学科文献具体数量情况见表-2。

从表-2可以看出,在涉及到的全部24个学科中,数字档案室与数字档案馆均有涉及的有3个,分别是档案及博物馆、计算机软件及计算机应用、高等教育。且这三个学科文献数均排在前3位,是研究涉及的主要学科。在这3个数据库中,文献数量相差最大倍数是33倍,最小倍数是19倍,平均相差27倍。

从文献的重叠率[(总篇次- 实际文献数)/ 实际文献数] 看,数字档案室有42.68%的重叠率,数字档案馆则有66.4%的重叠率。数字档案室与数字档案馆研究均有较高的学科交叉性,且数字档案馆的学科交叉性高于数字档案室23.55%,显示出更高的学科交叉性。

从各共有学科文献数在数字档案室和数字档案馆全部学科文献篇数的中的比值看(表-3),档案及博物馆学科的数字档案室和数字档案馆文献数在文献总篇次中的比值相等;计算机软件及计算机应用学科的数字档案室较数字档案馆文献数在文献总篇次中的比值低近10%;高等教育学科的数字档案室和数字档案馆文献数在文献总篇次中的比值大体相等。

四、基金资助情况比较

从文献获得基金资助的情况来比较,数字档案馆共有36篇文献获得了各种基金的资助,其中国家级基金项目2项,22篇(国家社会科学基金16篇、国家自然科学基金6篇);部委基金项目3项,4篇(航空科学基金2篇、教育部基金1篇、全国教育科学规划1篇);地方基金项目7项, 10篇(北京市科技计划项目4篇、湖南省自然科学基金1篇、甘肃省教委科研基金1篇、湖北省教委科研基金1篇、 河南省软科学研究计划1篇、上海科技发展基金1篇、河北省科技攻关计划1篇),而数字档案室的文献没有一获得基金项目的资助。

五、结语

综上所述,我们可以得出如下结论:

1、数字档案室研究与数字档案馆研究相差悬殊,数字档案室研究未得到应有重视。虽然从时间上看,数字档案室研究与数字档案馆研究基本上是同时起步,但无论是文献总量、文献涉及的数据库数量、文献涉及的学科数量、年均文献数量、年均增加数量,数字档案室研究都远不及数字档案馆研究。数字档案室是数字档案馆的重要馆藏来源,理应受到关注,但上述几个指标表明数字档案室研究并未得到应有重视。这种状况不改变,不仅会影响数字档案室的发展,长此以往也会影响到数字档案馆的发展。因此,各级档案行政管理机关在关注综合档案馆的数字档案馆建设的同时,应当从职责上将数字档案室建设纳入工作范围;各高校从事理论研究的学者,也应当将研究重心下移,更多地关注数字档案室问题研究。

档案学跨学科研究 篇4

关键词：图书馆学；情报学；档案学；学科半衰期；引用半衰期；被引半衰期；引文分析

中图分类号： G250.252 文献标识码： A DOI： 10.11968/tsygb.1003-6938.2015019

Analysis of Half-life of Literatures on Libraries，Information and Archives Based on CNKI

Abstract The citing and cited half-life are important indexes to describe obsolescence of literatures， disciplines， and periodicals. By taking libraries， information， and archives as the research objects， this article discusses and analyses the features of above disciplines' citing and cited half-life and influencing factors of half-life using disciplines classification number as classification standard. Furthermore， this article analyses inherent relationship between citing and cited half-life of disciplines based on the three disciplines' empirical data.

Key words libraries； information； archives； half-life of a discipline； citing half-life； cited half-life； citation analysis1 引言

文献老化是图书馆学、情报学与文献学学者研究的重要内容，半衰期研究是文献老化的主要方法。英国学者Bernal JD[1]从历时角度观察到文献老化现象，提出用“半衰期”来表征文献情报老化速度，而美国学者Burton和Kebler[2]则从共时角度提出文献的半衰期概念。自半衰期概念提出以来，学者围绕半衰期来考察文献老化现象开展了大量研究。罗式胜[3-5]分别对期刊引用半衰期和期刊被引半衰期的概念、计算方法、意义等进行了系统介绍，并将半衰期的概念进一步推广至学科、作者、机构、国别等。李玉珍[6]、王崇德[7]等对文献半衰期的计算方法进行了探讨，张黄群等[8]对半衰期与其他有关指标进行了相关性研究。在图书情报学与档案学领域，黄利平[9]以图书情报和管理学领域25种期刊为研究对象对半衰期进行了实证研究，陈子玲[10]对图书馆学期刊文献老化进行了分析，方一言[11]研究了档案学期刊的文献老化等。综合对以往文献半衰期的研究可知，大多数半衰期研究都是针对期刊引用半衰期和期刊被引半衰期展开的，以学科为计量对象的半衰期研究还相对较少，而这正是本文研究的切入点。

本文利用CNKI数据库中（2010～2012年）图书馆学、情报学与档案学的中图分类号检索结果，从学科引用半衰期和学科被引半衰期视角探讨了学科间的文献老化差异，并分析影响各学科文献老化的主要因素。最后，还从原理上揭示了学科引用半衰期与学科被引半衰期之间的密切相关性。

2 数据来源

本研究以CNKI数据库为工具，根据《中国图书馆图书分类法》（第四版）中的学科分类号，统计了时间跨度为2010～2012年，分类号为G25（图书馆、图书馆事业）、G27（档案学、档案事业）、G35（情报学、情报工作）的学术文献作为学科引用半衰期和被引半衰期的统计对象（相关年度各学科发文情况和引用及被引情况见表1）。需要说明的是，CNKI数据库中文献来源数据库主要包括期刊、特色期刊、博士论文集、硕士论文集及2013增刊、国内会议、国际会议、报纸、年鉴等库，不包含图书信息，而来源文献的引证文献中包含图书信息；被引数据库中有关图书信息记录的具体被引情况无法获取，另外，在CNKI的引文数据库中也没有收录该库尚未收录期刊全文的文献，故可以认为被引数据库不包含图书信息和CNKI未收录期刊的被引论文；在后文会对此进行相关说明。

从发文及引用概况可以看出2010～2012年G25（图书馆、图书馆事业）各年的年发文量都是最多的，超过G27（档案学、档案事业）和G35（情报学、情报工作）年发文量的总和，其参考文献数量和年被引频次也是最多的，三年平均的篇均参考文献数量和篇均被引频次分别为4.64和3.76；G27的年发文量排在第二位，约为G25的1/2，三年的篇均参考文献数量和篇均被引频次分别为1.78和1.45；G35虽然年发文量是最少的，但其三年的篇均参考文献数量和篇均被引频次最大，分别为8.41和4.88。从篇均参考文献数量和篇均被引频次可以初步看出档案学的引用和被引都较少，学科相对封闭；而情报学学科内交流以及与其他学科的交流都较活跃。从总体来看，三个学科的篇均参考文献数量和篇均被引频次都在逐年增长，这说明三个学科的学科内外交流在不断加强，学科质量在不断提高。

3 学科半衰期概念、计算方法及应用

3.1 学科半衰期概念及计算方法

3.1.1 学科引用半衰期的概念及计算方法

就单个文献的引用来说，引用行为可以说是文献作者的一种主观行为，其可能引用不同学科、不同地域、不同语种、不同作者、不同发表年代的文献；但就一个学科来说，在学术规范的前提下，引用行为不能单纯认为是一种主观行为，其可以客观地反映一个学科对于某一其他学科、某一研究主题或某一年度发表的文献关联程度的不同。而学科引用半衰期就是从参考文献发表年代的角度，用来衡量该学科对于过去历史文献时效跨度长短要求方面的指标，换句话说，学科引用半衰期用于表示该学科对距今多长时间跨度内的研究特别关注，一般通过参考文献部分的被引文献发表时间来计量[12]。本文将学科引用半衰期定义为：某学科在T年所引用的参考文献中的50%（较新那部分）是在最近（以T年为第0年）多长时间内出版（发表）的。某学科引用半衰期短，则意味着该学科的文献更关注近期发表的学术文章，紧跟较新的研究成果，其表现为学科所有文献中引用的参考文献有一半是短期内发表的；反之，则表示该学科对发表时间较久的文献更感兴趣，更关注早先发表的文章。

根据学科引用半衰期的定义，给出了学科引用半衰期（H1）的计算方法： H1=A+（50%-B）/（C-B）

其中：A为累积百分比接近50%的年数；B为累积百分比最接近50%的那年的累积百分比；C为累积百分比刚超过50%的那年的累积百分比。

以图书馆学为例，计算该学科2012年的引用半衰期：累积百分比（见表2）最接近50%的为2009年的44.01%，其对应的年数为3，因此图书馆学2012年学科引用半衰期为：

H1=3+（50%-44.01%）/（53.32%-44.01%）=3.64

3.1.2 学科被引半衰期的概念及计算方法

学科被引半衰期是指某一学科文献在指定年份被引用的全部次数中，较新的一半被引文献发表的时间跨度，具体定义为：某学科在T年（通常为一年时间内）被引用的全部文献中较新的一半是在最近（以T年为第0年）多长时间内发表的[13]。一般来说，最新发表的文献具有最强的生命力，然而随着时间的推移，其生命力会逐渐衰退，受到研究者的关注和引用也就会越来越少。那么，被引半衰期越长，说明该学科文献老化速度越慢，被利用时间越长，生命周期越长；反之，该学科文献老化速度越快，被利用时间越短，文献的生命周期越短。

学科被引半衰期的计算方法和学科引用半衰期的方法基本是类似的。以图书馆学为例，计算该学科2012年的被引半衰期：累积百分比（见表3）最接近50%的为2009年的46.13%，其对应的年数为3，因此图书馆学2012年学科被引半衰期为：

H2=3+（50%-46.13%）/（57.37%-46.13%）=3.34

学科引用半衰期和学科被引半衰期都是反映一个学科文献老化速度的指标。假设一个学科是封闭的，不与其他任何学科发生交流，那么该学科的引用半衰期和被引半衰期的值会相等，但在实际中，某个学科或多或少会与其他学科发生不同程度的交流，不过学科内的交流必然是占主导地位的。在某个学科所引用的参考文献中，既有本学科内的文献，也有其他学科的文献；同样的，某个学科的文献既会被本学科的文献引用，也会被其他学科的文献引用。这就导致了学科引用半衰期和被引半衰期在数值上的差异，后文中对学科引用和被引半衰期的差异会作具体的分析与介绍。

3.2 学科半衰期在图情档学科中的应用

3.2.1 图情档学科引用半衰期分析

根据图书馆学、档案学、情报学三个二级学科在2010～2012年的引用数据，以及前文关于引用半衰期计算方法的介绍，本文计算得到了三个学科三年的引用半衰期（见表4）。

可以看出2010～2012年学科引用半衰期的排序都为情报学>档案学>图书馆学；整体图情档领域的引用半衰期介于图书馆学和档案学之间。

情报学是在图书馆学和档案学的基础上发展起来的，后两者都为情报学的研究提供了信息源，其2010～2012年引用半衰期在3.97～4.40之间，平均为4.25，三年的引用半衰期都是最长的。可以看出相对于较少的载文量，情报学的篇均参考文献数量远远大于另外两个学科，这很符合情报学的学科特点，以各类文献作为自己研究的信息源，学科内外交流较多。情报学的学科引用半衰期最长，这不仅说明情报学文献本身的生命周期长于其他两个学科，更重要的是，情报学是一个交叉性很强的学科，更多地将其他学科较为成熟的成果应用于其自身研究中。细致分析情报学论文本身，单纯以情报学（G35）作为分类号的文献，其中研究情报资料处理的文献约占该学科总文献量的50%，而研究情报资料处理的文献一般都是侧重理论与方法的，如情报分析方法、情报分析处理技术、学科期刊等的评价指标与方法等。一般而言，理论性较强的学科其引用半衰期较长。这些都说明了情报学文献的引用半衰期长于其他两个学科的原因。

档案学的学科引用半衰期介于情报学和图书馆学之间，大于图书馆学，略低于情报学，三年均值为4.11。相对于人文社会科学领域的许多学科，档案学是一门年轻的学科，旨在探索档案学、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理与开发的理论、原则与方法，也偏向于理论与方法的研究。但档案学篇均参考文献数量和篇均被引频次都较低，这说明档案学发展相对封闭，学科内的交流以及与其他学科的交叉和渗透尚显不足。档案学的引用半衰期相对较长，说明档案学文献更关注于较长时间跨度内发表的文献，这也从侧面反映出档案学研究近年来缺乏重大创新性研究成果。

图书馆学的学科引用半衰期最小，说明和其他两学科相比，其对于更短时间内发表的文献更感兴趣，对于文献的时效要求更高，换句话说图书馆学发表的文献更喜欢引用近期发表的文献，这与下文笔者提到的图书馆学近年来研究内容变化是直接相关的。笔者认为，学科引用半衰期与该学科统计当年的研究重点有密切联系，如果该学科当年研究重点是新的热点问题，是一个新兴领域，那么它的参考文献就会偏向于选择近期发表的与该热点相关的文献。

3.2.2 图情档学科被引半衰期分析

本文对图书馆学、档案学、情报学三个二级学科在2010～2012年的引文数据进行了分析，根据前文关于被引半衰期的计算方法，得到了三个学科在这3年的被引半衰期（见表5）。

通过观察各个学科的学科被引半衰期具体值，笔者发现2010～2012年三年被引半衰期排序皆为：档案学>情报学>图书馆学；但档案学和情报学较为接近，差值较小，而图书馆学与其他两者差值相对较大。

图书馆学2010～2012年被引半衰期在2.89～3.34之间，平均为3.14，各年都低于档案学和情报学。这说明图书馆学文献的老化速度要快于档案学和情报学，生命周期较短。可以看出，图书馆学年载文量最大，年平均总被引频次最多，篇均被引也较高。这说明被引半衰期和载文量、总被引频次没有直接的联系，从高载文量和高被引频次可以看出图书馆学是一个发展较为繁荣的学科，发展历史相对较长。虽然图书馆学在图书、情报与文献学学科发展中较为成熟，但由于近年来网络环境、信息技术对图书馆学研究的影响，因而学科研究内容产生了较大变化，更多地与网络环境相结合，如数字图书馆、虚拟图书馆、图书馆2.0、图书馆数字资源整合以及个性化图书馆服务等方向的研究，这在一定程度上使得图书馆学被引半衰期缩短。

档案学和情报学的被引半衰期较接近且较长，三年的均值分别为3.43和3.42，说明这两个学科与图书馆学相比，文献老化速度相对较慢，生命周期相对较长。档案学被引半衰期较长一方面说明其文献生命周期较长，另一方面也说明其学科研究内容偏重于理论，笔者通过分析中图分类法以及其相应分类号发表文章情况，发现档案学研究侧重于具体的档案工作与档案管理，更多的是理论研究。另外，档案学近几年发表文献数量增长快也是导致其被引半衰期较长的因素之一。

情报学2010～2012年被引半衰期在3.15～3.61之间，平均为3.42，略低于档案学，但长于图书馆学。从表1看出相对于较少的载文量，情报学的总被引频次和篇均被引都较高，这也在一定程度上说明情报学文献质量较高，学术影响力较大。情报学侧重于研究情报资料的分析处理，同时笔者通过分析发现情报学中研究情报分析方法理论与应用的文献被引频次处于较高水平，如《关于内容分析法的研究》《国外知识管理研究范式——以共词分析为方法》《社会网络分析法及其在情报学中的应用》《期刊评价指标体系及定量方法研究》截止到2013年被引次数分别为203、139、116、78，说明情报学中这些研究领域长期以来一直得到学界的关注，因此该领域文献生命周期较长，被本学科内文献以及其他学科文献引用较多，使得情报学的被引半衰期较长。

总的来说，三个学科之间的引用半衰期和被引半衰期有差异，但差值不大，分别在0.09～0.87之间和0.01～0.31之间，这说明在图情档领域三个二级学科的相似性较高，进一步说明图书馆学、情报学、档案学都是以研究信息（文献）为核心内容的学科，它们各自独立而又密切联系，其研究学者、专业期刊、研究工作学科交叉现象非常普遍。在如今信息化、数字化的环境下，图书馆学、情报学、档案学也呈现出一体化的趋势，学科间的交叉、渗透越来越多。

无论是学科被引半衰期还是学科引用半衰期，图情档领域总的学科半衰期都略大于图书馆学，与图书馆学更加接近，这主要是因为无论是载文量还是被引频次、参考文献总数量，图书馆学都要远远大于其他两个学科。究其原因，图书馆本身更趋向于社会化，从事图书馆学研究和图书馆工作的人员众多，图书馆学期刊也远多于其他两个学科的期刊。同时，许多档案学、情报学研究者和工作者也出自图书馆学。

3.2.3 图情档学科引用半衰期与被引半衰期对比分析

学科引用半衰期和学科被引半衰期都是反映学科发展的重要指标，两者既相互区别，又密切联系。笔者试图通过对两个半衰期进行对比（对比数据见表6），发现其差异以及产生差异的原因，并探讨两者之间密切的联系。

可以看出图书馆学、档案学、情报学三个学科的引用半衰期和被引半衰期都在逐年小幅增长，并显示出继续增长的趋势，这一现象表明图情档学科的研究热点持续时间越来越长，同时也表明文献老化的速度在减慢，科学研究成果的生命周期在延长，一定程度上也说明图情档学科科学研究沿袭性、连续性增强，相关的研究工作难度增加。分析其原因，主要有以下因素：一方面，图书馆学、情报学与档案学文献质量在逐渐提高，学者也更加注重对他人成果的引用；另一方面，近年来学科研究的热点引起了学者的一致重视，如数字图书馆、知识组织、知识服务等主题，这些广泛引起重视的主题有一些影响力较大的成果，具有较高的被引次数，因而使得学科整体上引用半衰期和被引半衰期增加。如笔者分别以“数字图书馆”、“知识组织”或“知识服务”为关键词、主题词进行检索，被引频次超过50的论文数量分别为269、128。

虽然学科引用半衰期和学科被引半衰期都是反映一个学科文献老化速度的指标（从某种意义上讲并非是一个学科，因为在计算学科半衰期时涉及到了其他学科，一个学科可能引用其他学科的文献，该学科的文献也可能被其他学科引用，但学科内的引用与被引占主导地位），但两者也有区别：（1）性质不同：学科引用半衰期是主动行为，是本学科的文献对其他文献的引用行为，学科被引半衰期是被动行为，包括本学科及其他文献对本学科文献的引用；（2）文献范围不同：前者研究范围是文献中的参考文献，其中可能包括各学科的文献，后者研究范围是所有学科引用本学科的文献，因此它的范围仅限于本学科文献；（3）意义不同：学科引用半衰期和被引半衰期的长短所代表的意义不同，这一点可以通过（1）、（2）体会到。

从表6的数据可以看出，三个学科被引半衰期和引用半衰期都随着年代增加而增大。从表面数值上来看，学科被引半衰期相对较长，其学科引用半衰期也会相对较长，这说明学科被引半衰期和学科引用半衰期存在着一定程度的整体正相关性。为何两者会存在较强的相关性呢？通过进一步的分析，笔者认为，针对一个学科而言，引用与被引大多发生在学科内的文献中，学科内的文献A引用了学科内的文献B，那么同时也就是说学科内的文献B被学科内的文献A引用了，该引用行为同时触发了被引行为。甚至可以认为引用其实在某种程度上决定着被引，因为有了引用才会有被引。所以说如果假定引用行为与被引行为都发生在一个学科内部，那么引用的总量其实就等于被引的总量。当然不排除学科与学科之间的引用关系，但也存在学科之间的互引，其余单向的引用与被引行为只占小部分，在此可以暂时不予考虑。譬如说2012年学科引用半衰期延长了，说明2012年该学科发表的文献对更久以前的研究成果增加了引用，这会直接导致该学科2012年的被引中有较多被引来源文献发表在更早的时期，因而被引半衰期也延长了。综上所述，学科被引半衰期和学科引用半衰期在根本上存在着紧密的联系。

同时也可以发现，三个学科2010～2012年各年的学科引用半衰期都大于被引半衰期。其原因可能在于：

（1）数据源的问题，CNKI数据库中引文数据库不包含图书信息，而来源文献的引证文献中包含图书信息。一般期刊论文或学位论文的生命周期较图书的生命周期要短，大多数论文在发表3～5年后被引会急剧减少，而图书的生命周期较长，一般发表8～10年，甚至几十年后被引仍较多。这在一定程度上使得计算学科引用半衰期时被拉长。

（2）学科内与学科外引用与被引行为也会对此产生影响。正如前文所述，文献的引用与被引行为并非都发生在一个学科内，学科与学科之间也会产生引用与被引。以图书馆学2012年发文及引文情况为例，图书馆学2012年所有发文的参考文献数量为99696，被引文献来源数量为47917，被引总频次为84255（见图2）。通过对图书馆学2012年发表的文献引用其他学科的参考文献和图书馆学2012年被其他学科引用的文献进行分析，发现本学科引用的是其他学科相对成熟，发表年代较久远的成果；而其他学科引用本学科偏向于引用本学科热点或最新研究成果，这在很大程度上会导致本学科的引用半衰期会大于被引半衰期。

4 结语

一般来说，学科半衰期反映了该学科文献的生命周期。学科引用半衰期越大，说明该学科研究热点持续时间长，学科的发展相对成熟，所引用的文献时效跨度也较长。学科被引半衰期值越大，说明该学科文献老化速度越慢，文献生命周期越长，被利用时间也就越长。两者都可以在一定程度上反映一个学科文献老化的速度，进而反映出一个学科的发展情况。学科被引半衰期和引用半衰期是反映一个学科文献老化速度的指标，而非评价一个学科的评价指标，所以我们需要理性地看待学科的半衰期，并不是半衰期越长越好，也非越短越好。

学科被引半衰期和引用半衰期的长短受多种因素同时影响，如该学科文献自身质量与学术价值，近年来所关注的研究重点与热点的变化，学科的性质特点，学科发展所处的阶段，时代的变更等等因素。通过分析图书馆学、档案学、情报学三个学科的学科被引半衰期和学科引用半衰期，发现图书馆学近年来研究重点、热点与网络环境紧密结合，积极关注数字图书馆、数字资源的整合等领域的研究；档案学的研究偏重于档案工作和档案管理，理论性研究较多；情报学的研究侧重于情报分析方法理论与应用，这一部分文献的学术影响力较大。

笔者分别从数值上和原理上对学科被引半衰期和引用半衰期进行了对比分析，从数值上来看，学科被引半衰期与引用半衰期存在着一定程度的整体正相关性；从原理入手分析，认为两个指标在概念上存在较大区别，但从学科引用与被引的根本上来看两者又密切联系，相互影响。同时发现，学科被引半衰期和学科引用半衰期的数值差异主要在于学科内与学科外文献的交流，即本学科引用其他学科的文献与其他学科引用本学科文献的年代差异将会在很大程度上影响学科半衰期的数值差异。这一分析结果对于学科交叉分析和研究也有一定的帮助和借鉴作用。

参考文献：

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[4]罗式胜.期刊引用半衰期的概念——一种与期刊被引半衰期对应的指标[J].图书与情报，1995（2）： 20-21.

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[10]陈子玲.图书馆学期刊文献老化的分析[J].黑龙江图书馆，1989（3）：10-15.

[11]方一言.我国档案期刊情报功能及其文献老化研究[J].上海档案工作，1993（1）：20-22.

医院重点学科档案管理刍议 篇5

关键词：重点学科,医学,档案管理

医院重点学科建设是医院实施科教兴医、科教兴院的重要抓手。重点学科档案工作是一项业务性很强的重要工作, 对学科发展具有重要的推动和保障作用。我们在档案管理过程中遇到了困惑, 也发现了问题。下面就学科建设档案的归类与档案的收集控制管理实践谈点体会。

一、医院重点学科档案特点

1.学科建设周期长而固定, 一般从申请到验收需要四年, 至少三年时间。

2.材料形式繁复多种。有申报材料、批复材料、建设合同书、计划书, 根据合同书及学科建设评估内容产生的一系列文件:年度计划、总结、科研计划、奖励成果、人才培养计划、新技术新项目、学术活动、学术论文、组织管理制度、经费使用与设备添置文件。还有学科建设的措施、政策等记录性材料。其中:省级学科建设目标考核有6大类58条佐证材料, 市级考核材料有5大类25条佐证材料。

3.来源多样性。众多文件产生于不同的部门与人员。如各管理部门产生的论文;医院统计室产生的业务报表;医务科产生的医疗安全文件;科教科分管产生的科研学术活动文件;人事科和科教科共同产生的人才培养文件;院办室负责保管的申请批复与招投标文件等。

4.载体形式多样性。有照片、图表 (业务统计) 、电子与纸质文件等。

5.材料阶段性、重叠性学科建设从申请到批准年份跨度需三年。有申报批复阶段材料;有较强的现行价值的合同及评估指标, 是学科建设中的指导性文件;有建设中的临床业务指标、科研课题文件、学术活动记录, 是学科建设的真实记录, 也是每年检查和三年评估的印证材料;有评估验收阶段材料。

6.材料成套性。三年来验收的佐证材料成套。

二、重点学科档案存在问题及原因

(一) 档案归类不清

由于专职档案员对此项业务工作不够了解, 一开始不了解学科建设的周期性与材料产生的特点, 把其归类为文书档案或科研档案, 导致归档材料分散不成套, 无法体现学科档案价值, 而且还给利用带来不便;上级档案管理机构不了解, 没有相应的业务指导。

(二) 收集归档不全

制度不健全, 归档范围不明确。科教科只重视检查验收, 忽略其历史价值;材料分散在各职能科室;重要业务档案未能真实反映;上级验收重点学科时未要求档案部门出具归档证明。

三、重点学科档案管理

(一) 档案归类

重点学科档案应单独设类保管。

1. 归入文书类档案不妥。

重点学科是近年来新兴的建设项目。本院2004年开始进行第一个重点学科建设。档案部门与学科建设人员开始不十分清楚学科建设特点, 移交与归档按文书档案的年度进行。至第二年、第三年才发现材料的产生规律与性质特点, 利用时感到材料分散不成套, 查找费时。检查学科建设时认为档案组卷不科学系统, 不符合文件材料整理原则。导致重新拆卷后再分类组卷。

2. 归入科研档案不妥。

虽然重点学科与科研档案在材料成套性、材料种类、形式、涉及科室多这几方面性质相同, 但它们也有以下不同之处: (1) 文件内在联系方式不同。重点学科建设周期固定为3年, 科研课题时间长短不一;科研课题内容比重点学科单纯, 各文件的联系以纵向性为主, 内容呈线性连接;而重点学科建设档案涉及范围广, 建设目标要求的六大内容中文件内在联系呈现纵横交错状, 是完全不同形式的档案。 (2) 地位与历史价值不同。科研课题其成果代表一点。重点学科建设涉及六大内容, 其成就代表的是面。 (3) 形成者不同。科研档案以课题为来源单位, 围绕的是课题。重点学科建设档案以整个学科为单位, 围绕的是整个学科建设。

因此, 医院重点学科档案应作为新的门类保管更为妥当。

(二) 落实措施方法控制收集归档

1. 管理制度约束法。

制定重点学科建设文件材料的归档制度, 以归档制度强化具体落实。完善组织机构, 建立学科档案分级管理体系。归档工作纳入单位目标考核管理, 激发学科建设者的主动性、能动性。制定学科建设验收考核必须先行档案验收制度。

2. 归档范围明确法。

档案管理领导小组根据重点学科建设考核标准, 制定学科档案归档范围, 并不断调整、完善。在具体制定归档范围时一定要具有针对性, 尽量详细、明了, 材料按类别分门别类地列出, 各兼职人员收集材料范围分别加以落实规定。

3. 收集方式可控法。

根据学科档案产生特点, 档案部门既要通过制度来进行约束归档, 更要发挥主观能动性, 想法设法采取有效的收集方式控制材料归档。如:针对学科建设文件产生于多部门、多个不同阶段以及文件的多样化。就采取网式收集方法, 弄清文件产生于何处, 档案员可发挥机构的三级管理体系, 通过向科教科收集, 实行各部门预立卷;针对重点学科建设周期较长, 在文件运行的不同阶段, 根据文件的不同特点, 采用零星收集与整体收集相结合。

4. 日常监督指导控制法。

重点学科建设所形成的文件材料, 具有周期长、阶段性强、数量多、内容丰富的特点。档案部门和档案人员要有预见性、计划性, 树立文档一体管理理念。必须把握时机, 及早介入, 从源头上抓起。进行早期控制、阶段控制与全程控制。充分发挥档案管理组织机构中兼职档案员的职责, 实施“四参加”、“四同步”管理。

5. 档案素质教育法。

通过档案法和档案业务知识培训, 使学科建设者了解档案的重要性, 强化归档意识;通过档案行为教育使其形成良好的归档工作习惯。

重点学科档案工作是一项科学性与业务性很强的重要工作, 档案管理者要从学科档案服务于学科建设的思路上去开拓创新重点学科档案管理方法, 使档案保障与推动学科发展, 成为重点学科建设和发展的好帮手。

参考文献

[1]夏文.高校重点学科档案建设规范与创新[J].陕西档案, 2011, 6:40-40.

[2]刘恩贤, 姜辉.高校重点学科档案的内容、管理和意义[J].山东档案, 2011, 2:38-39.

简论公安院校档案资源的学科价值 篇6

价值本身的含义是对某种事物有用性的评价;价值具有社会性和主体性, 学科价值体现的是有用性;档案资源的学科价值体现的是学科基础的相关性。学科基础又是公安院校进行人才培养、科学研究和社会服务的基本平台。公安院校的学科设置与建设应以实战为前提, 以公安专业为特色[1]。由于公安院校档案资源具有较强的情报信息价值, 是公安大情报系统的源头之一, 是公安院校专业学科设置的重要基础。

目前高校档案资源信息“在高校的管理过程中发挥着重要作用, 在教学科研工作中具有较强的服务功能”[2]。在学科价值上它体现了基础性、应用性、信息的先导性和战略的长远性。强化公安院校学科建设, 实现档案资源学科价值, 促进公安工作向高科技领域迈进, 是当前公安工作在战略转型时期的重要任务。抓机遇、打基础、谋发展。“以优化结构为目的、以利用现代技术为手段、以提高整体素质为条件”[3], 深化对档案资源的开发利用, 满足教学科研需求是公安院校目前教学改革的重要目标。

1. 档案资源是情报信息的基础:

公安院校档案资源的专业性体现了信息传递的独特性, 信息主导警务是当前公安工作发展的趋势, 充分发挥档案资源的价值性和信息附加的先导性, 确保警务信息先行是新时期对公安工作的新要求, 强化信息主导地位, 是公安院校学科建设的思路。

2. 档案资源学科价值体现信息利用:

新时期的大情报理念, 是警务指挥工作的协调统揽。信息利用强调基础性、基础体现超前性。超前具备利用性, 利用要有便捷性, 做到情报信息入库, 能够及时优化共用。

3. 公安院校档案资源利用强调协调发展:

信息化的时代, 信息化的共享, 是情报信息发展的目标和方向。公安院校档案资源是信息整合的基础。档案资源的统一保管利用, 能够促进情报信息的健康协调发展。

4. 档案资源是素质教育的基础:

提高情报信息效益, 占领情报信息领域高地, 控制情报信息优势, 促进情报信息科学发展是公安学科建设的要求;利用档案资源, 整合情报信息、实现互通互联, 是素质教育的体现。

5. 档案资源是情报信息的平台:

档案工作不仅具有整体性、全面性, 更加具有信息的包容性。利用档案信息平台、把握方位角度, 优化系统警务, 提高预警机制, 构筑立体网络, 完善管理模式都离不开档案资源的平台支持。

6. 档案资源是信息整合的基础:

明确情报信息整合思路, 奠定情报信息整合基础, 规范情报信息利用程序, 以方便利用为目标, 以紧贴实战为要求, 以信息化发展为方向, 实现信息运用便捷化、信息效益最大化、信息整合网络化。

二、公安院校档案资源具有学科价值的潜在性

公安院校档案作为信息资源的地位十分突出。认真分析和研究公安院校档案管理工作, 找出公安院校档案管理方面存在的问题, 对于进一步做好公安院校的学科建设具有极其重要的战略意义。

1. 档案资源的专业性体现学科的合理性:

公安院校的档案具有较强的专业性, 特别是档案资源的统一保管利用, 对信息共享发挥着重要作用。档案管理的标准化、规范化、系统化, 为学科建设提供了依据和支撑。

2. 档案资源拓展了学科价值的意义;

公安机关的职责所在就是抢先占有信息资源、科学利用信息资源、扩大情报信息利用范围, 抢占先机、赢得主动, 强化控制, 占领优势是学科发展的目标。

3. 档案资源为学科发展提供依据;

发挥档案资源的情报信息优势, 能够为学科发展提供依据, 加强新时期公安情报信息和专业学科教育, 充分发挥情报信息的综合利用效能、体现档案资源的学科价值是学科发展的潜力。

4. 档案资源为学科实践提供方便:

档案资源是实践的记录、是情报信息的平台, 实现公安情报信息流转, 探索情报信息管理利用模式, 延伸情报信息综合利用范围, 提高情报信息综合利用水平、档案资源有着不可替代的作用;“把公安院校档案资源中储存的大量宝贵信息, 有针对性的发掘出来, 使档案开发利用工作向更深层次和更广阔的范围发展”[4], 都离不开档案资源提供的实践平台。

5. 档案资源为队伍建设提供参考:

加强公安队伍情报信息人才的培养是目标也是方向;提高情报信息队伍专业化水平是要求也是需要。档案资源来源于基础实战、档案资源的情报信息是应用的基础, 人才培养是学科建设的支撑, 基础教育是队伍建设的主题;在公安院校的学科设置上, 体现着档案资源的学科价值。

三、公安院校档案资源是业务教学的重要内容

档案资源的情报价值是公安专业教学的基础, 特别是公安业务教学中的档案信息大多来自实际案例的收集与积累, 具有较强的专业性、资源效用的持续性、情报价值的延续性、分析研判的实用性。因此, 档案资源的情报信息内容是公安院校专业教学的重要组成部分。

有学者认为, “公安院校实验室是公安教学系统中重要的教学设施之一, 是公安院校的科研教学基础”[5]。那么, 公安院校的档案室同样是教学实践的基地。作为公安院校, 始终要把档案意识教育放在一定的高度上来发展, 利用公安院校档案资源的专业性和实践性, 把学生培养教育成为强化信息、注重实战, 突出特色, 体现个性发展的基层实用性复合性人才。

公安院校档案资源的情报信息价值, 除有十分重要的现实意义以外, 也有着更加深远的战略意义, 它能够强化档案管理和情报信息的社会服务意识, 拓展档案管理和情报信息的社会服务渠道, 使档案管理和情报信息与科学发展、经济建设、社会文明同步;能够体现档案管理和情报信息工作应有的社会职能和社会价值, 在学科的设置上重视基础教育, 为专业知识教育留足空间, 紧密联系实际案例教学和实践, 做好情报信息的归档与编研, 建立健全学校档案管理制度, 确保学校的档案管理制度化、系统化、规范化、科学化。为培养教育学生掌握档案管理知识, 熟悉情报信息专业知识创造条件, 把公安院校变成档案管理的示范单位和情报信息集散、情报信息利用、情报信息教学、情报信息科研的重要基地。

四、安徽公安学院加强档案管理促进学科建设发展

安徽公安职业学院紧密联系实际, 立足教学为先、服务为上, 强化情报信息基础教育, 注重档案意识、情报信息意识培养;创新管理, 提升水平, 建章立制, 确保经费投入;高标准、高起点发展档案事业;深化教学改革、优化师资队伍、从实战部门聘用兼职教官, 利用成功案例授课、传达最新情报信息、宣传学员英雄事迹, 培养增强档案意识, 建立教官专业档案, 丰富了档案资源内涵。三年三大步, 一年一台阶, 完成了跨越式发展, 形成了安徽公安学院档案管理特色, 档案工作跨入全省高职院校中的先进行列。2009年学院机关档案工作目标管理考评获“省特级”。除此之外, 还在档案理论编研、档案数据统计、文书档案信息查寻等各项工作中创造了全省多个第一;多名档案工者荣立个人三等功;多名档案工作者被评为省级先进工作者。“起步晚、起点高、发展快、管理好”被上级业务主管部门誉为公安学院档案工作的创新发展模式;为全省高校档案管理发展创新起到了示范和引导作用。

创新档案管理、锁定发展定位, 拓展服务范围, 营造良好风气, 突出学科建设, 强化资源效用, 体现学科价值, 是安徽公安职业学院近年在发展档案工作中的体会认识与总结。

摘要：公安院校档案资源具有一定的学科价值, 因为公安院校学科专业具有系统性, 学科设置具有针对性, 档案资源具有广泛性。规范公安院校档案管理, 实现公安院校档案学科价值、对于强化公安院校基础教育具有重要性。

关键词：公安院校,档案资源,学科价值

参考文献

[1]杜心全.公安院校发展趋势与对策研究[J].中国教育创新, 2008, (23) .

[2]段超燕.论高校档案信息资源的开发利用[J].工会论坛, 2007, (4) .

[3]阵雁.浅论公安院校档案信息资源的开发与利用[J].四川警察学院学报, 2008, (3) .

[4]焦勇.浅谈新形势下公安档案信息资源的开发和利用[EB/OL].宁波档案网, 2007-12-27.

档案学跨学科研究 篇7

一、学科档案的内容

1.行政管理类:上级有关学科建设工作的文件和通知, 学校有关学科建设的规章制度、建设规划、工作计划、总结、统计数据等, 上级教育主管部门组织的重点学科及学位点申报、学科评估、检查、验收等产生的文字及图片资料, 学校内部组织的校内重点学科申报、学科检查、评估等产生的材料。

2.科学研究类:学科成员在学科建设过程中承担或完成的科研项目、论文、著作、科研获奖等文字、音像资料, 专利证书以及与企事业合作的协议、合同, 科研成果转化和技术专利转让合同等。

3.师资队伍类:主要包括学科内专家团队情况, 人才引进情况, 学科带头人和方向带头人聘任及变更情况, 学术梯队建设情况, 学科内生师比例情况, 学科内成员职称结构、年龄结构、学历层次、学缘关系、培训、访学情况, 学科聘请的客座或讲座教授情况, 学科内创新团队建设情况相关的文字、影音资料。

4.固定资产类:学科建设过程中仪器设备和图书资料等固定资产类的购买及管理的相关材料, 包括学校固定资产管理的规章制度、工作计划和总结、相关统计材料和报表等, 购置大型仪器设备和大宗图书资料的请示、可行性研究报告、招投标协议书、合同、验收记录以及设备的保修单、出厂合格证、使用说明书等。

5.人才培养类:学科建设过程中人才培养方面的相关文件材料和音像资料, 包括教学计划、开课情况、教学获奖、教材编写及使用情况以及学生的学位论文、重要获奖等, 学生国际交流情况, 学生体育比赛获奖情况, 优秀在校生和毕业生情况等。

6.学术交流类:指学科主办或承办的国际、国内学术会议情况, 学科成员参加的国际、国内学术会议情况, 学科内成员赴其他高校访学、讲学情况, 与国际、国内其他高校合作情况, 邀请同行知名专家、学者讲学等所产生的文字和音像资料。

7.财务管理类:由学校财务部门提供的学科经费来源、到账通知单、支出情况、年度报表、决算报表等, 由审计部门提供的审计报告, 由各学科制定的经费预算和实施方案等。

二、学科档案管理对学科建设具有重要意义

1. 学科档案的科学管理能使学科在建设过程中合理利用资源, 提高效益。目前, 教育主管部门组织的国家和省级重点学科的申报、评估和验收, 一级学科评估, 学位点申报 (博士学位授权点、硕士学位授权点、专业学位授权点) , 多采用学科点填报表格和申请材料, 由教育主管部门组织专家网上评审或通信评审, 而不实地考察, 因此, 所需填报的材料信息量较大。科学有效的档案管理, 能使报表填写迅速而准确, 避免每次申报的所有材料都重新收集、整理, 这样不仅浪费人力物力, 而且会因为每次统计材料的范围和人员不同, 影响材料的准确性和系统性, 其结果必然会影响学科评估和学位点申报的结果。

2.学科档案为学科发展规划编制提供参考依据, 有指导作用。学科发展规划是某一学科在一定时期内如何快速、健康发展的纲领性文件。学科发展规划的编制, 既要遵循优良传统, 又要具有前瞻性。通过对学科档案的整理和分析, 能够了解该学科的发展情况和趋势, 从而使我们理清思路, 找到优势和不足, 科学地制定发展方向, 合理地配置资源, 在保持优势的基础上, 弥补不足, 以确保学科良性发展。

3.学科档案对提高学科学术声誉, 促进学科建设具有重要作用。学科声誉是指由同行专家和行业人士根据学科的学术声誉、社会贡献、学术道德等印象, 参考《学科简介》, 作出“学科声誉”主观评价[1]。而学科档案是《学科简介》的重要支撑材料, 是学科对外宣传材料的重要来源, 能够直观地反映本学科的建设情况。同时, 学科的学术声誉情况反馈能有效地激发学科内教师科学研究和培养人才的积极性, 激发他们学科建设的热情。

三、学科档案管理的现状

1.学科建设工作人员和学科内科研人员档案意识不强。缺乏档案意识是目前高校学科建设工作中存在的普遍问题, 主要表现在:一是领导不够重视, 认为档案工作无足轻重, 在人力、财力、物力上投入不够;二是学科工作人员缺乏主动性, 认为档案管理只是收发、整理文件, 导致许多档案处于长期堆放状态, 没有及时整理归档, 更不能被有效利用;三是学科内科研人员档案意识淡薄, 一些科研人员只注重科研过程和科研结果的显示度, 而不注重科研过程中形成的材料和科研成果的归档, 不知道如何利用档案进行科学研究, 对材料归档后的再利用是否便利存在顾虑, 这也导致了不少学科档案由学科内科研人员分别保管, 同一份档案多人保管, 管理混乱, 资源浪费严重。

2.档案管理组织机构和管理制度不健全。目前, 很多高校只有档案管理中心这种学校一级的档案管理机构, 院系一级没有设专职的档案管理人员, 也没有设置专职的学科秘书, 有重点学科、学位点申报、学科评估等工作任务时, 便由其他行政人员或学科内年轻教师兼任学科秘书工作, 工作完成时, 不能及时对申报材料整理存档, 更谈不上科学合理的利用。此外, 不少高校也没有建立相应的档案管理制度, 没有明确档案管理职责和流程, 使学科档案管理无章可循, 从而造成学科建设工作与学科档案工作严重脱节。

3.学科档案管理人员素质有待提高。作为一名合格的档案工作者, 要有较高的政治素质和较强的业务能力。许多高校的学科档案工作没有引起管理层的足够重视, 学科档案管理人员多为兼职, 没有经过系统培训, 缺乏必要的业务知识和业务常识, 在学科档案的收集、整理、归档时随意性很强, 影响了学科档案的完整性和系统性, 使档案的质量无法保证, 更不能对学科档案进行进一步的整理和开发, 使学科档案更好地为学科建设工作服务。同时, 由于档案管理人员保密意识和责任心不够强, 对涉密档案管理不到位, 不能有效地做好保密工作和按规章制度查阅。

4.管理学科档案的方法落后。由于学校对学科档案管理的经费投入不足, 档案管理部门的计算机、扫描仪、复印机等设备陈旧, 无力购买或开发先进的网络系统, 在学科档案的收集、整理、归档和再利用过程, 相当一部分高校还处于手工操作阶段, 这种手工操作工作量大, 效率低, 容易出错, 同时也严重影响了学科档案的再利用。

四、加强学科档案建设的思考

1. 树立正确的学科档案管理观念。要做好学科档案的管理, 首先, 上到学校领导, 下到负责具体学科建设管理的工作人员, 都要认识到学科档案建设的重要性和必要性, 提高学科档案管理的意识, 只有领导重视, 工作人员的档案意识提高了, 才能增强学科工作人员在归档时的积极性、主动性和自觉性, 使学科档案的收集、整理和归档工作成为学校学科建设日常工作中的一部分。其次, 要对学科内科研人员进行档案知识的普及, 使其了解到学科档案的归档范围、归档流程及查阅方法, 明确学科内科研人员在归档方面的责任, 消除其归档后利用不便的想法。

2.建立健全学科档案管理的组织机构和规章制度。随着学科建设在高校发展中的地位愈加重要, 学院应设立院系一级档案室, 同时设立专职学科秘书, 负责学科档案管理工作, 明确由学科带头人作为第一责任人, 学科秘书具体负责的档案管理体系。同时进一步加强学科档案管理制度建设, 包括文件移交、接收、归档制度, 档案管理借阅制度, 保密制度, 库房管理制度, 奖惩制度等, 使学科档案的管理常态化、制度化、规范化。为了保持学科秘书队伍的稳定性和可持续发展性, 要从政策和制度上对学科秘书的编制、职称及发展等进行保障。

3.提高学科档案工作人员综合素质。首先, 作为一名学科档案管理人员, 要主动加强政治理论知识学习, 只有具有较高的政治素质, 在工作中才能有较强的责任心, 积极主动地做好档案收集、整理和保管工作, 同时对涉密档案按要求做好保密工作。其次, 要不断加强业务学习, 熟悉档案管理的法律法规和业务流程, 认真贯彻落实有关档案管理的各项法律法规, 按流程归档。再次, 学科档案管理人员要具有创新意识, 在工作中要在继承的基础上创新, 不断拓宽工作和服务领域, 把理论与实践相结合, 把档案工作真正融入学科建设工作。

4.充分利用现代管理手段, 开展数字化管理, 实现资源共享。学科档案管理的重要任务就是安全保管学科档案, 这不是单纯地收集和保管好纸质档案就能实现的, 需要通过计算机及网络管理系统, 把纸质档案数字化, 分类录入到计算机, 做好索引, 实现永久保存;学科档案管理的另一个重要任务是使档案能够得到科学有效的利用, 促进学科建设工作的开展, 这不仅需要数字化, 还需要各部门协同合作, 建立资源共享系统, 实现学科档案资源在学校范围内共享。

参考文献

档案学跨学科研究 篇8

关键词：学科档案,分级管理,体系,机制

学科水平是高校办水平的主要标志, 是高校整体实力的核心, 是高校竞争力的标志。学科建设对于高校的学科、科研、社会服务、人才培养作用等起着支撑作用。在学科建设中产生的大量学科档案, 作为高校学科建设的信息资源, 对学科建设有着重要的历史价值和现实意义。在高校的日常管理当中, 在学科档案的产生、收集、整理、利用等运转过程中, 需要依据档案法规和有关标准实施规范化、科学化的管理。

一、学科档案管理工作现状

(一) 学科档案管理意识不够。缺乏档案意识是目前高校学科建设工作中普遍存在的问题, 因没有严格按照相关的规章制度进行学科档案管理工作, 学科档案的收集过程中还存在临时突击的现象, 一些科研人员只注重科研过程和科研结果的归档, 而不注重科研过程中形成的材料和科研成果的积累;有人认为学科科研成果是自己心血的结晶, 自我保存得很好, 没必要归档;有的教师认为, 材料放在自己手中, 用起来方便;还有的教师怕材料归档后保存不善。

(二) 学科档案管理规章制度不健全。高校在学科建设中拥有大量学科活动和学科管理工作产生的原始材料, 虽然有的高校设置了学科档案室, 规定了大体的操作流程和需要进行归档管理的文件种类, 但是没有具体的规范要求和统一标准, 大部分将学科过程中产生的材料进行简单整理后, 存放于档案盒中, 缺乏档案工作交流, 尚未从档案管理的整体上形成一个规范化、标准化、科学化体系。

(三) 学科档案管理手段相对落后。相当一部分高校在学科档案的收集、整理、归档和再利用过程中, 学科档案管理部门仍然沿用传统的以手工为主, 计算机辅助管理的档案管理模式, 不仅工作量大, 效率低, 容易出错, 同时也严重影响了学科档案的利用, 不能保证资源共享。

(四) 学科档案管理队伍不够专业。许多高校学科档案管理人员多为兼职, 因没有经过档案知识的系统培训, 缺乏必要的学科知识和档案业务常识, 面对学科评估指标和学科档案的整理难免无所适从, 在学科档案的收集、整理、归档时随意性很强, 影响了学科档案的完整性和系统性, 使学科档案的质量无法保证, 更不能对学科档案进行进一步的整理和开发, 使学科档案更好地为学科建设工作服务。

二、学科档案管理对学科建设具有重要意义

学科档案的科学管理能使学科在建设过程中合理利用档案资源, 提高工作效率;学科档案能够为学科发展规划编制提供参考依据, 具有一定指导作用;学科档案对提高学科学术声誉, 促进学科建设具有重要作用。因此, 需要加大宣传, 充分认识到学科档案工作的重要意义, 认识到高校学科档案管理是学科管理工作的重点工作之一, 把学科档案看作是学科检查和学科评估的重要依据。尽快建立、健全机构, 配备必要的人员, 推动学科档案工作标准化、规范化和现代化, 真正发挥其在学校教育管理、学科活动、学科研究等各项工作中的应有作用。

三、学科档案分级管理体系与机制

(一) 建立高校学科档案分级管理的运行机制。形成以分管学科校长为领导的学科档案管理团队, 实行统一领导、分级管理的职能体制, 建议在科技处设置学科档案室, 统一管理全校学科档案工作, 加强对全校学科档案工作的组织、协调, 可以设置学科档案管理的专业技术岗位, 配备专职学科档案管理人员, 集中、妥善、安全保管学科档案材料。在各院系建立院系一级学科档案室, 作为科技处学科档案室下属的二级学科档案管理部门, 具体负责收集、整理、保管相应的学科档案管理, 接受科技处学科档案室的监督和指导。各学科负责人负责本单位学科档案管理的监督、检查工作, 学科秘书具体负责本单位学科文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。有条件的, 亦可以配备专职学科档案管理人员。

(二) 合理划分管理权限, 明确各自职责。明确科技处档案室、院系学科档案室学科档案管理的职责。划分哪些档案由一级学科档案管理部门管理, 即科技处学科档案室管理, 哪些档案由二级学科单位管理, 即各院系学科档案室管理。使学科单位相关管理人员及其所有教师都承担一定的学科档案管理责任, 对各自形成的学科档案主动进行收集和整理, 定期或不定期地交给本部门专 (兼) 职学科档案管理员统一整理后存档, 确保各级分散形成的学科档案能完整及时地报送到上一级学科档案管理部门。

(三) 建立各级学科档案管理工作规章制度。要提高学科档案室工作质量, 促进学科档案室的规范化, 必须统一制定学科档案管理制度, 从学科档案的形成、收集、分类、整理、立卷、利用、统计、保管等各个环节的全过程都必须按照统一的制度、统一的标准来办理。

(四) 加强学科档案室软、硬件建设。首先, 加大学科档案室硬件建设。增加对学科档案室的基础设施投入, 改善档案保管条件, 便于学科档案的收集、整理、开发利用。根据学校的实际需要和财力投入, 本着经济适用的原则, 配备必要的硬件设施, 包括学科档案用房、专用文件柜、装订工具、计算机、打印机、扫描设备、光盘刻录机及档案管理基本用具。其次, 推进学科档案资源建设。丰富学科档案室的档案资源, 将学科档案室建成各学科单位的信息中心, 作为学科档案室的重要工作目标。一方面可以通过正常的接收渠道, 按照学科档案的归档范围, 将各基层学科单位形成的档案完整地接收进学科档案室, 一方面可以根据工作的需要, 开展学科档案的征集工作。同时, 要注意加强学科档案目录数据库建设、传统载体档案的数字化建设、电子文件的积累和归档建设等工作。

(五) 组织学科档案管理人员专门培训。学科档案工作专业性强, 专 (兼) 职学科档案管理人员既要熟悉学校的学科工作, 又要具备一定的档案学知识。为提高学科档案队伍的专业技术素质和整体管理水平, 定期在校内举办档案培训班, 学习档案业务和档案法规;鼓励学科档案管理相关人员参加各种档案业务会议和学术会议, 不断更新知识;订阅档案业务报刊, 创造良好的学习条件;定期召开一次学科档案管理人员会议, 学习有关档案的新规定、新方法, 对平时归档中发现的业务问题进行交流、研讨。

参考文献

[1]梁震戈, 郑香珍.建重点专业档案为学科建设服务[J].兰台世界, 2004 (9) .

[2]张韩.加强学校科研档案管理, 服务学科建设发展[J].长沙铁道学院学报 (社会科学版) , 2006 (3) .

[3]周彩莲.对学科建设中加强档案管理的思考[J].兰台世界, 2006 (7) .

档案学跨学科研究 篇9

一、网络环境档案建设学科发展的基本特征

档案检索学科的一个重要任务即是通过不断的理论创新来诠释档案检索实践并推动其持续向前发展。网络自出现之后, 就以其自由开放性、互动共享性以及高度的便捷性迅速进入各个生产领域, 社会面貌出现了新的发展变化。对于档案检索学科来说, 由于信息网络技术的“加盟”, 档案信息的查找工作具备了全新的技术支持和运作方法, 为档案检索工作由人工检索向数据库检索、计算机检索以及联机网络检索的转变提供了基本保障。当前, 档案检索工作的基本特征表现如下。

1. 信息增长高速性。

目前, 由于社会信息量迅猛上升, 而且传播速度非常快, 人工处理已经无法适应现实的需要, 档案信息的组织与检索工作面临着自动化处理的需要。如自动标引、自动编制词表和分类表, 自动编制目录和索引以及自动从网络搜索信息资料等都可以迅速快捷地实现, 大大节省了人力。

2. 信息内容多样性。

网络信息形式多样, 既包括文本形式的信息, 也包括丰富的, 以图形、声音等形式存在的多媒体信息, 文本信息在信息中所占的比重越来越多, 而且与目录信息不同的是, 这些信息不太规范, 也没有遵从一定的格式, 属于非结构化信息。所以, 我们很难采用传统的方法来组织加工这些非结构化信息, 也难以揭示这些信息的内涵和特征, 至于如何规模生产和低成本检索多媒体信息数据库的问题更是无从谈起。

3. 信息用户多元化。

当前的网络条件下, 信息用户可以借助于计算机终端进行各种查询活动, 即无论是从事哪一行业、哪一文化程度的用户都可以利用网络获取自己需要的信息资源, 用户成分趋向于多样化。与此同时, 大部分的信息用户没有充足的信息检索知识和技能, 也无法做到灵活处理数据, 因此, 信息检索与组织要力求简单易行, 方便用户使用, 满足不同层次的用户需求。

二、网络信息技术对档案检索学科发展的影响

信息技术的飞速发展, 尤其是信息检索技术的突飞猛进, 使档案检索学科获得了长足的进步。信息技术的任何一次飞跃都使档案检索迈上一个新的台阶, 无论是内容还是体系都更加丰富和完善, 这就是众所周知的“技术推动规律”。信息技术的迅猛发展推动档案信息源种类以及载体的多样化发展, 档案信息的所有活动, 如加工、处理以及检索、存贮等都会取得阶段性的发展。

数字化生存的和谐效应已经变得很明显了, 过去泾渭分明的学科和你争我斗的企业都开始以合作取代竞争。在信息技术飞速发展的影响下, 档案检索学科的发展会越来越离不开信息技术, 即对信息技术的依赖逐渐加大, 所以, 档案检索学科今后比较重视的问题应该是信息组织的问题, 如信息压缩与存储技术、跨语言检索的实现、自动索引、分类等会成为将来的重点。档案检索理论的研究不断发展, 研究主体需要及时关注档案检索的实践活动, 不能只重视理论发展。

另外, 在注重实践的探索的条件下也不能忽视理论研究, 要充分做到理论联系实际, 这样才能更好地发挥理论的指导作用。所以, 应该提高档案检索的理论研究工作的速度, 这样才能在档案检索实践活动中发挥科学的、有预见性的指导作用。在这样的条件下, 学科发展面临着更严峻的挑战, 该学科的基础性理论、应用性理论以及技术理论之间应该保持平衡的状态, 只有发现三者的最佳结合点, 才能出现逻辑清晰、结构合理, 系统性较强的知识体系, 并进一步对另一方产生积极的推动作用。

三、网络环境下推动我国档案检索学科发展的有效途径

1. 重视人才培养, 完善档案检索学科建设培养机制。

数字时代档案教学改革和课程资源整合是一个系统工程, 其目的是培养能适应档案事业发展的应用型人才。进而言之, 笔者认为, 要重视档案检索学科的人才队伍建设, 主要从两方面入手:第一, 学科内部人才的培养, 这指的是在档案学科的内部进行档案检索学科的人才培养活动, 可以把先前研究生阶段才发现的档案检索课程提前出现, 使学生从本科阶段就开始学习。不管是本科生还是研究生, 都要学习一些有关计算机以及信息检索方面的知识, 为成为高素质的档案检索人才准备必要的知识条件。第二, 要重视引进档案检索人才。只有不断引进档案检索人才, 才能为档案检索学科提供源源不断的发展动力。要格外重视引进高学历的人才, 特别是那些档案学基础理论学得比较扎实, 同时能够熟练掌握计算机技术、网络技术以及信息检索技术的高端人才, 使其以高度的热情投入到教育教学工作中。第三, 认真分析当前教师队伍建设现状, 组织相关培训活动, 不断提升从事档案检索工作的相关人员的整体素质。第四, 档案检索学科的领军人物要发挥领导作用。在学科内部要注重培养以技术为主导的学科领军人物, 完善教学或者研究队伍的组成结构和知识体系。

2. 深化学术研究, 推动档案检索学科建设理论水平。

加强档案学科建设, 一定要注意开展学术研究, 这是支持学科发展的重要力量, 是建立和完善学科理论体系的方法之一, 也是不断提升学术水平的途径。网络化环境下的档案检索学科的学术研究不能被落后的理论范式所束缚, 也就是说, 相关总结性和阐述性的理论研究应该适当减少, 而重视开展原创性、探索性的理论研究。不断学习和吸收其他学科领域中有价值的知识体系以及其他先进内容, 致力于应用网络、数字以及电子技术的学科领域, 重点开展技术性研究工作, 使档案检索学科能够实现健康、快速、稳步发展。 (1) 基础理论研究。积极拓展档案检索学科的内容, 重点放在计算机技术以及信息技术在档案检索中的应用上, 主要研究档案检索中的基本发展规律, 此外还要研究档案检索条件的调整以及工作对象的变化, 不断运用新的理论来指导基础理论研究。 (2) 应用理论研究。这一理论的研究主要是适应新的信息化条件, 通过档案检索中的实践来总结理论发展的基本素材, 下大力气将信息技术以及网络技术应用于具体的检索实践, 这样, 档案检索中的数据资料能够迅速被传送出去, 研究者得到这些数据资料之后, 经过分析、概括、总结, 形成较为系统的应用理论, 并进一步指导实践。 (3) 应用技术研究。在计算机技术迅速发展的条件下, 出现大量的电子文件, 因此解决与电子档案检索相关的网络技术以及信息技术方面的问题, 标准化处理多媒体档案信息的问题以及如何长时间保存的问题, 具有十分重要的意义。

3. 导入创新意识, 探索档案检索学科发展运行模式。

创新在档案检索学科的发展过程中也具有十分重要的作用, 是其发展的灵魂。所以, 一定要认清现实, 认识到网络环境是经常变化, 而且不断涌现新生事物的环境, 因此, 创新档案检索学科是档案学发展的具体要求, 也是档案检索在实践中的具体体现。研究档案学的专家和学者应该树立起危机意识, 坚持创新理念, 努力研究在新的社会条件下的档案检索工作所出现的新情况, 力争发现其中的发展规律, 进一步明确创新的方向和具体的实现途径, 不断进行创新性研究, 立足于学科发展的基本规律以及基本特征, 合理利用内外部环境所提供的各种有利条件, 为实现质的飞跃积累必要的前提条件。

(1) 方法创新:档案检索学科会涉及许多相关因素, 不仅包括档案、档案检索人员, 还包括档案用户、其他学科等, 这些不同的元素互相联系, 互相影响, 共同组成系统的有机体。所以, 研究档案检索学科时, 不能将各个元素之间的联系割裂开来, 要将其看成一个整体。 (2) 创新内容:除了要详细阐述档案检索的基本内容之外, 要重视研究信息资源共享条件下以及网络条件下的档案检索问题, 如网络条件下档案检索表现出的基本特征, 与传统档案检索的异同点以及为将来的档案检索发展产生怎样的影响等。此外, 还要重视相关档案检索技术的发展, 如数据库技术、搜索引擎技术、自动分类技术等。

综上所述, 信息技术在当今时代的快速发展, 并且快速应用于档案管理领域, 对档案检索学科产生了重要影响, 既为档案检索学科的发展提供了良好的外部条件和强大的动力, 同时也使档案检索学科面临着更加严峻的挑战。网络环境下的档案检索学科发展问题关系着档案信息资源的开发利用, 同时也关系着新型档案管理人才的培养, 应该给予高度的关注, 制订长期的发展规划。

参考文献

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[2]尼葛洛庞帝著.胡泳, 范海燕译:数字化生存[J].海南:海南出版社, 1997.

[3]金波数.字时代的档案学科建设[J].图书情报知识, 2007 (4) .