高校廉政档案现状分析（共9篇）
高校廉政档案现状分析 篇1
档案管理是档案馆 (室) 对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。高校档案作为高等教育的历史记录具有档案内容多样化、蕴含信息复杂化的特点, 在档案实体及档案信息的管理过程中, 由解决档案的分散、零乱状况与社会利用档案要求集中、系统之间的矛盾, 发展到注重档案信息内容和支持工具的管理。档案管理水平取决于社会对档案需求的满意程度, 档案管理水平要适应不断增长的社会需求。二者相互适应, 相互支撑, 不断解决矛盾, 以此推动档案管理工作向前发展。
一、高校档案功能的发挥基于利用
档案管理的服务对象是档案利用者, 通过提供利用实现其档案的价值, 最大限度地满足利用者的档案需求是档案管理的宗旨。高校档案工作的目的与整个档案工作的目的是一致的, 就是迅速、有效地提供档案材料, 为高校的教学、科研、党政管理等项工作服务, 充分发挥档案在高等教育事业中的作用。档案服务具有双重性, 既反映了社会对档案的需求, 又体现了档案管理的水平。档案利用者是档案服务的主体, 他们利用档案的行为活动主要表现为对档案的需求愿望。而载荷利用档案的数据是利用档案行为的记录符号, 在利用背景的支持下, 这些数据折射出高校档案的管理状况。武夷学院2011年综合档案室提供利用档案的记载数据, 在一定程度上反映了高校档案管理工作的中心环节和档案价值走向。借助档案利用的统计数据可以分析档案管理者的特点, 折射出档案管理的表现特征, 从而促进高校档案管理水平的不断提高。
二、档案利用数据分析
高校档案是学校教学、科研、管理等各项工作的集中反映, 是高校各项工作的缩影。它真实地记载和反映了高校教学、科研、管理工作的各种情况, 反映了高校发展的历史进程。本文数据来源《武夷学院档案借阅登记本》, 根据武夷学院综合档案室对本室现存档案的利用登记情况, 选择2011年为统计年限, 通过对“档案借阅人次、提供数量、利用方式”等利用数据的汇总统计, 从中获取相关的数据信息, 以此对高校档案的资源结构、载体性质, 质量状况、价值鉴定等方面的现状进行分析。
该校档案室提供档案信息利用的情况基本涵盖了高校档案利用的状况, 在利用者类型、利用者结构、档案信息的需求表现及利用方式方法等方面都具有一定的代表性。
三、高校档案管理状况
1. 档案资源结构。
档案馆 (室) 馆藏结构是指档案馆藏档案体系内不同档案形成主体或不同门类档案集合的数量模式和关系模式。从《2011年利用档案基本情况表》的“档案类别”来看, 文书档案、教学档案、教师教学科研档案的利用量占主要地位, 利用人次比例达89%, 以此揭示出高校档案门类的结构模式, 展示了馆藏档案构成的数量关系。作为档案形成主体, 学校各职能部门在教学运行过程中形成不同门类、不同数量的档案, 而高等学校, 其特定的工作性质决定了高校的专门档案、科技档案是国家档案的重要财富。在收集进馆过程中, 注重不同门类档案的数量关系, 完善结构缺陷, 突破特有的权利束缚, 拓展档案资源的结构特征。衡量馆藏门类结构的指标, 一是档案种类的数量, 二是不同门类档案的数量及其在馆藏体系中的比例关系。由此可见, 优化档案馆藏结构不是盲目追求数量, 而是根据自身馆藏体系的结构特点掌握各种门类档案的比例关系。因此, 高校档案馆 (室) 的馆藏优化要建立在自身馆藏体系结构的基础上, 高等学校的中心工作是教学、科研, 不同级别的高校对教学、科研的倾向不同, 馆藏档案的结构就有各自的取向, 搭建各自不同的馆藏结构框架, 突出自身特色, 显示自身优势, 以提升高校综合档案馆 (室) 在信息社会中的核心竞争力, 适应社会各界对档案资料和政务信息的需求。
2. 档案载体性质。
高校档案的利用方式以复制、阅览、外借为主。《2011年利用档案基本情况表》显示, “复制”是档案提供利用的主要方式, 在文书档案、教学档案、教师档案的服务利用中, 复制档案达320人次, 复印率占利用人次的78%, 其他利用方式占22%, 复印档案材料的利用方式呈主导态势, 就是说纸质档案是馆藏档案的主要载体形式, 以案卷、盒、册的形式存放在档案库房中, 存储空间较大, 检索手段以计算机和手工为主, 利用复制档案耗费大量的人力和财力。2008年9月, 教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》 (教育部27号令) , 把“加快数字档案馆 (室) 建设”列入其中, 纸质档案的数字化建设成为高校档案工作关注的焦点和热点话题。高校档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它的出现给高校档案工作带来新的挑战和机遇。纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备, 把传统的以纸质为载体形式的档案通过电子扫描、计算机录入等方式把档案内容著录到计算机数据库中, 将档案信息对象转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成不同的记录方式, 通过计算机数字识别形式, 形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。高校档案数字化建设, 是高校档案工作发展的必由之路, 将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理, 是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用, 使可以公开的档案信息资源得到共享, 以满足学校及社会各行业对档案利用的需求。
3. 档案利用保护。
档案信息服务的方法以提供一次文献为主, 《2011年利用档案基本情况表》的“利用方式”是通过提供档案原件进行复制、阅览和外借的, 库存档案以纸张作为载体的档案是原稿、原件, 具有原始性。提供原件利用必将造成档案原件的损坏, 而且损坏程度与其利用率成正比, 对档案原件的寿命构成威胁, 当然, 将纸质档案数字化, 使数字化档案成为利用的主角, 是解决这个问题的好方法, 然而就目前高校档案的管理现状来看, 距离纸质档案数字化还有一定的距离, 因此, 采取必要手段, 最大限度地减少档案的损坏势在必行。首先, 提供档案副本利用, 是保护档案原件的一种手段。对于不是孤本的档案材料, 归档过程中可留有档案副本进行另存, 其利用价值与档案原件等同。《文件汇集》是将档案文件副本按内容主题或文件形成规律进行汇总, 经过编目、装订等工作进程后形成“册”的形式, 进行保管提供利用。充分发挥《文件汇集》作用, 降低档案原件的利用率, 以此延缓档案原件的损坏;其次, 在档案形成过程中下功夫, 依托档案制成材料承载和记录信息内容的形态特征, 了解和掌握档案制成材料对档案自身质量的影响因素, 共同关注档案制成材料的质量, 在档案的形成过程中, 发挥档案形成者在科学管理和专业技术工作中的主导作用, 掌握档案制成材料影响档案质量内涵的各项技术指标, 依据档案质量标准和相应的技术要求, 有效地控制档案载体材料和记录材料相互作用的质量程度, 建立档案形成过程的保障体系, 将档案的质量控制在良好的性能范围之内。
4. 档案信息化建设。
高校档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法。《2011年利用档案基本情况表》利用状况说明, 高校档案管理工作的侧重点仍然是档案实体的整理与保管。随着电子技术的发展, 档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势, 档案工作者将面对以机读形式存在, 以磁盘、光盘等新型材料为载体的档案, 通过机读、网络传输等形式实现其服务功能。
(1) 档案信息的数字化。目前, 高校档案信息数字化正逐步展开, 借助扫描仪或数码相机对传统介质的档案进行数字化加工, 将其转化为以磁盘、光盘为载体, 且能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化内容包含档案目录信息数字化和档案全文信息数字化两个层面, 每份文件的数字图像或数字文本必须与其目录数据建立联系, 才能有效管理和利用。多数高校普遍使用的各种版本档案管理软件, 是经过档案实体的分类、归档后对档案信息进行录入、著录等人工操作, 建立档案目录数据库, 其主要作用是档案目录的智能化检索, 而后, 又回归到档案实体的利用服务。这种档案文本数字化滞后的局面, 使目录数据和数字图像或文本出现分体式格局, 无法建立技术上的联系。
(2) 档案网站建设。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤, 是档案机构联系社会的重要窗口, 通过档案网站的各项功能, 开展档案宣传, 并提供档案服务。高校档案网站是其档案机构在校园网上建立的站点, 目前已初具规模, 但仍然存在一些问题:一是建立网站的高校, 信息含量小、技术支持薄弱, 缺乏全文检索功能;二是档案网站的建设形式与档案信息管理系统各行其是, 层次不一, 规范性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。
参考文献
[1]杨来青.综合档案馆档案资源结构分析策略的研究[J].山东档案, 2006 (6) .
[2]张晓, 汤莉华.论高校档案网站建设[J].中国高教研究, 2006 (3) .
高校廉政档案现状分析 篇2
关键词：高校；档案管理；现状；对策
随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。
一、高校档案管理的必要性
每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。
二、高校档案管理现状
（一）重视度不够
现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。
（二）高校档案管理人员业务水平低
许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。
（三）管理制度落后、设施简陋
一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。
（四）档案更新不及时
随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。
三、高校档案管理现状的改进对策
（一）建立健全的高校档案管理体制
结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。
（二）档案管理方法的改进
随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。
（三）档案管理人员素质的提高
随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理自动化。
（四）全员参与，及时更新档案信息
高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。
四、结语
高校廉政档案现状分析 篇3
关键词：高校档案；教学；现状；对策
G642.4；G270-4
档案管理成为当今社会重要的一种资料获取和分析工作，通過档案管理，社会事务和企事业单位的工作都变得更加清晰，工作中的经验总结更方便。档案资料还成为云时代大数据计算的基础。在这样的背景下，档案专业进入了新的发展时期，人才需求量的增加对高校档案专业教学提出了新的要求。
一、高校档案专业教学现状
1. 档案专业教学的基本状态
高校开设的档案管理专业为社会提供各类档案管理人才，在实际的教学活动中，很多高校都本着促进档案管理学科发展的教学目标，对学生进行了全面的档案管理理论和职业技能教学。档案专业的教学方法随着教育发展而发展，教学的目标与人才市场对毕业生的需求相匹配，从整体上看，档案专业教学进入了新的发展时期。
2 .档案专业教学中的主要问题
随着档案信息化的发展，计算机、检索软件等随之引入档案管理中。相比之下，档案新教材的发展却显得有些滞后，没能紧跟档案现代化管理的步伐。目前高校档案教育普遍意识到信息化技术在档案管理和利用中的重要作用，也开始积极向学生讲授这些最新的学科信息，但目前与之配套的新教材还比较缺乏，尤其是有关电子文件的形成、处理，计算机辅助管理档案的方式和方法等新内容的介绍。这样给档案的实际教学工作带来了诸多不便，也在一定程度上影响了前沿性的教学效果。
二、高校档案专业教学的发展方向
1.以档案专业科学化发展为主的教学
高校专业教学发展与学科研究和发展使相辅相成的关系，对高校档案专业教学来说，在教学局面逐渐打开的情况下，教学研究也逐渐增多。档案管理手段的变化、档案服务职能的发挥以及档案数据利用等都是专业科学化发展的方向，同时也是专业教学的主要内容。在教学过程中不断推进专业建设，是目前高校档案专业教学发展的一个方向。
2.以就业为导向的教学
高校档案专业教学的最终目的是为了培养社会需要的档案管理人才，信息化的管理手段以及档案资料在信息时代的利用价值，是原来的档案管理工作始料未及的，大量的信息化人才缺失，先进的档案管理技术缺失成为现代档案管理工作中的主要问题，这也为高校档案教学发展提供了明确的方向指引。
三、对高校档案专业教学的建议
1 .更新教材和教学内容
档案专业教材的落后性与教学目标的前置性使得高校档案专业教学存在着教材和教学内容方面的问题，要解决这个问题，必须高效相关专业的教师联合起来，对教材和教学内容进行相应的改革和创新。有能力的高校可以联合起来，对现代档案管理工作进行全面系统的研究，将研究结果整理成教材并出版，使更多大学的档案专业教学受益；也可以根据本校档案教学的实际，结合档案专业发展的需要，从校外聘任专门的教学辅助工作人员，从企事业档案工作的实际活动中选取经典案例，形成教学资料库，配合教材使用，使高校档案专业的教学更符合现代档案管理工作的需求。
2.应用先进的教学方法
教学方法的应用始终是提高教学有效性，使教学质量上升的方法，因此，高校档案专业教学要想实现发展目标，解决教学中存在的问题，还需要从教学方法的应用方面下功夫。除了妥善应用现代教辅工具，实现信息化教学之外，教师还应该在课堂上重视培养学生的自学能力、重视培养学生的学习兴趣以及对档案专业的客观认知。使用任务教学法、翻转课堂教学模式等，将学生作为教学的主体，鼓励学生充分发挥自身的学习能力，实现高效的档案专业教学。在先进的教学方法应用过程中，高校教师的教学水平也会得到明显提升。
3. 加强实训教学
档案管理工作对实践操作、应用能力的要求较高，要提高学生的实践技能，解决实际问题的能力，就必须加强专业技能的测试，引导学生重视专业技能的学习。通过模拟档案室的环境，设置需要考核的项目，全面考核学生在档案接收、管理、利用等各方面的技能，促使学生系统掌握档案管理的各项能力；通过校内外的实训基地，安排学生完成一定的档案工作任务。通过与各个档案部门或企事业单位建立的实训基地，可以让学生接触到最真实的工作环境，并在实训老师的指导下，完成一定的档案管理工作。
四、结语
综上所述，高校档案专业教学进入了新的发展时期，面对档案管理工作需求进行人才培养是教学发展的主要方向，教材改革、教学方法的灵活应用以及实践型教学是解决目前教学问题、满足教学发展需要的主要策略。
参考文献：
[1]吴小园.高校档案专业教学的现状与对策思考[J].湖北函授大学学报，2016（01）：128-129.
[2]赵艳.关于新时期高校档案专业教学改革的思考[J].教育教学论坛，2013（03）：120-121.
高校人事档案利用现状及对策分析 篇4
关键词：高校,人事档案,利用,管理,策略
一、高校人事档案的利用现状
(一) 重视人事档案的保存而轻视对其的利用
目前, 就我国高校的人事档案的存放和利用来看, 还是处于一种比较落后的管理模式, 高校的人事档案工作则是把个人资料装订成档案的形式放置在档案室里, 这就造成了高校人事档案重视的是档案的保存, 而不是将其运用到需要的地方。相对于国家别的人事档案机构来说, 由于当前高校建立档案的工作机会不多, 所以高校人事档案管理机构规模比较小, 这就造成了管理机构职能过于简单, 高校的档案机构级别普遍偏低等现象, 正是因为这种现状的影响, 使得高校人事档案没有得到充分的利用, 造成了严重的资源浪费, 不利于高校老师和学生的发展。
(二) 人事档案信息化建设水平不高
随着科学技术的发展以及计算机的运用, 高校人事档案的管理形式也发生了变化, 开始逐渐由以往的传统管理模式向现代化的管理模式发展, 一些高校还实现了网络化的管理方式, 为查找档案提供了方便。尽管现在高校人事资料管理者的文化水平提高了许多, 但是还有一些高校, 因其自身因素的影响, 在档案管理方面还没有完全实现电子文件群文管理, 网络化的管理模式还未得到普及, 所以从总体上来看, 我国的人事档案信息化建设水平不高, 直接影响了人事档案的利用。
(三) 对人事档案的利用认识不够
不管对于管理者还是利用者来说, 对人事档案的利用意识都还不够强烈, 许多档案管理者认为档案就是放在档案室里, 他们只负责把每份单个的材料装订在一起做成档案并放置在档案室里, 而那些管理者往往采取的是被动式的服务方式, 而对于高校的大学生来说, 人事档案关系到考研、考公务员、转正定级等作用, 而他们却对人事档案漫不关心, 在他们离校的时候也没有将自己的人事档案转到工作的地方去, 结果在以后找工作、按期转正、申请职称以及办理养老保险手续等方面遇到麻烦, 这些都是因为对人事档案在认识上的不充分而造成的。
二、高校人事档案利用存在的问题及原因
(一) 人事档案信息收集不齐全
1. 人事档案遗失现象普遍。
由于高校人事档案在管理的过程中档案数量比较多, 档案的储藏方式也没有进行创新, 以及各种任务因素的影响, 使得档案室常常出现人事档案遗失的现象, 老师和学生在用自己档案的时候发现已经找不到了, 这就对他们的工作和学习造成了一定的损失, 也不利于高校人事档案的利用,
2. 人事档案资料收集不及时。
人事档案作为记录个人生活、学习、实践活动等资料, 最重要的任务是要记录清楚个人所经历过的事情, 但是在材料的收集上由于收集的不及时而导致档案内容的不齐全, 正是因为这种现象的出现, 导致了高校间老师与老师之间、学生与学生之间出现了差异, 须让他们之间进行公平竞争, 并协助管理人员帮忙收集材料。除此之外, 人事档案在书写的时候, 收集的材料范围狭窄, 档案内容贫乏, 没有突出所表达内容的主题, 这不利于以后人事档案的利用。
3. 作假现象严重。
不管在哪里, 不管做什么事, 弄虚作假的现象已屡见不鲜了, 它总是存在的。在人事档案资料的书写过程中, 有些人会为了能在自己的资料里留下辉煌的一笔, 或是找到一份好的工作, 提高自己的社会竞争力, 也会进行弄虚作假, 在材料的填写中, 这就给人事档案的鉴别工作带来了难题, 使得工作人员对档案的分析和决策的公平性和科学性产生了一定程度上的不利影响。
(二) 人事档案利用管理机制不完善
1. 基础设施不健全。
在人事档案的利用中, 由于高校对软硬件设施的资金投入量不大, 所以就导致了在人事档案的保存、使用等方面里没有一个健全有力的基础设施来让人们好好地利用人事档案, 并在基础设施的帮助下, 发挥出人事档案在社会发展中所起到的积极地作用。
2. 管理人员工作效率低。
目前, 我国人事档案管理的基本现状是管理人员分配少, 档案整理、修订的任务多, 正是因为这样的原因, 所以我国高校人事档案管理机制的管理人员效率普遍低下, 这样长期下去, 不仅不利于提高管理人员的工作积极性, 还对人事政策的利用造成了一定的阻碍作用。
3. 缺乏先进的技术支持。
任何一个改革都需要创新, 但是在高校人事档案的管理和利用中, 由于管理人员自身文化水平的限制以及陈旧的管理模式的制约, 使得目前我国高校人事档案在利用的过程中因为缺乏先进技术的支持而在利用中会出现一些问题, 这都是因为先进技术的缺失而引起的。
4. 管理人员的工作态度还未转变过来。
因为管理人员在长期的档案管理工作中形成了自己特有的服务方式, 由于他们受以往传统管理制度的影响, 管理人员的工作态度还没有完全转变过来, 对人事档案利用的服务属于被动型, 对人事档案的利用不关心, 这就导致了人事档案利用的不合理。
(三) 人事档案利用率不高
对人事档案利用的宣传不够。许多人对人事档案的利用存在着一定的疑惑, 认为它对我们的发展不起作用, 所以对人事档案的利用一点都不重视, 之所以会出现这样的情况, 都是因为政府相关部门对人事档案的利用宣传不够, 导致人们对其认识不足, 自然也就不会去利用人事档案的积极作用去发展自己。
没有处理好人事档案工作中保密与利用的关系。在人事档案的管理中, 如何做好保密与利用工作是发展的重点, 因为一直受封闭式的档案管理模式的影响, 使我们只重视人事档案的保密工作, 而忽视了对人事档案的利用, 没有将保密与利用之间的关系结合起来做分析, 这就使得人事档案失去了它原有的价值。
三、高校人事档案利用的策略
(一) 提高人事档案的信息质量
1. 加强人事档案利用的现代化建设。
加强高校人事档案利用的现代化建设就是建设全文数据库建设, 所谓全文数据库就是能够直接进行人员数据的查询, 并且对查询人员的各种资料对其进行鉴定。所建的信息数据库要包括人员的基本情况、学习、生活、工作经历、以前做过的职业、工资多少以及有无贡献等, 这些情况可以很好的了解一个人, 所以建立现代化信息数据库不仅可以化繁为简、挖掘出有潜力的人, 还可以提高人事档案的利用效率。
不只要建设现代化和信息化, 还要具有前瞻性, 对以后的发展要有一个详细的计划, 还要有一个统一有效地时间安排表, 目的是为了建设一个有利于社会发展、能够造福人类的、可靠的人事档案信息库。建设现代化、信息化全文数据库, 为以后实现信息化、数字化、网络化、多样化的现代化建设打下坚实的基础, 同时还要使其统一化, 做到不浪费资源。
2. 加强人事档案材料的收集。
档案材料的收集对于档案来说是最重要的一部分, 所以在收集材料的时候不仅要注意它的真实性, 不能对其进行鼓吹, 还要注意到所收集的内容不能太单一, 要从多方面入手, 将要存档的人的所有资料都记录下来。这就要求收集材料的人要时刻观察着所要存档的人, 并及时收集有效地材料。除此之外, 还要对所收集的资料做好监督工作, 杜绝造假行为的出现, 力求档案的真实性。
(二) 完善人事档案利用的管理机制
加大基础设施的投入。对于档案管理机构来说, 不仅要做好档案的保管工作, 还要加大管理机构的基础设施建设的投入, 这就要求管理者建立人事档案信息管理系统, 它有利于实现信息的动态化管理, 还可以优化服务。目前虽然我国各高校都有自己的人事档案管理系统, 但是相对来说利用效果并不好, 因为高校在人事档案的利用中仍然用的是实体档案, 这既不利于档案的保存又不利于档案利用工作的信息化进程, 面对这样的问题我们应该首先要加大基础设施和技术的投入, 其次还要大力研发新的技术, 最后建立信息化管理体制, 做好保密措施。
提高管理人员的工作效率。面对在档案管理工作中工作效率低的问题, 我们首先应该壮大档案管理人员队伍, 其次做好人员分工, 最后还要对每一个管理人员的综合素质做严格的要求, 使他们具有解决问题的能力。这样做不仅可以使每个人都有事干, 还有利于高校档案管理工作的创新与发展。
转变管理人员的服务方式。为了提高高校人事档案的利用, 我们一定要改变原来的“坐等服务”的策略, 代之以“主动出击”, 或者实行上门服务, 这样一来就打破了以往档案管理部门与老师、学生脱离关系的尴尬局面, 使档案管理部门与外界联系起来, 提高档案的利用率。
(三) 提高人事档案的利用率
加大对人事档案利用的宣传力度。对于人事档案的利用来说, 最重要的是要加大对其的宣传力度, 我们可以通过与政府部门之间相联系来对人事档案的利用进行宣传, 宣传人事档案在日常生活中的重要性以及怎样利用人事档案, 还可以通过一对一的进行讲解, 让人们更深层次的理解怎样去利用人事档案, 使人们对人事档案的利用重视起来。
正确处理人事档案的保密与利用关系。对于人事档案的利用来说, 做好保密工作固然重要, 但是要弄明白有些东西没有必要保密, 它本来就是记录一个人的生平的, 他的生平简介、还有一些励志的故事以及具有研究性的学术问题都可以公开供大家学习, 对于个人隐私则是不能够公开和泄密的, 我们不能因为利用档案而泄密, 也不能因为保护秘密而不利用档案。
四、总结
综上所述, 档案是记录人类活动的真实写照, 也是指导人们把握事物客观规律的重要依据, 高校人事档案是高校管理教师和学生的重要依据, 所以高校在人事档案的管理方面要根据自身发展状况, 运用科学合理的方法来指导人事档案的利用工作, 并使其能够顺利进行下去。学校的人事档案管理人员还可以通过提高档案信息质量、完善管理体制、加大人事档案利用宣传等方法, 增强人事档案的利用率, 使我们能更好的了解过去、把握现在、预见未来。
参考文献
[1]赵金波.高校人事档案利用现状分析及其发展策略[J].黑龙江史志, 2012, 08.
[2]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思考——以湖南科技学院为例[J], 科技情报开发与经济, 2010, 29.
高校档案管理的现状与对策分析 篇5
关键词：高校,档案管理,现状,对策分析
高校档案是高校发展建设中不可缺少的组成部分, 而目前高校发展中, 我们发现, 很多学校在基础教学设施建设中投入主要精力, 但是对于档案管理等软条件辅助实施建设方面却往往放在一个被忽视的位置, 那么目前高校档案管理工作处在一个什么样的境地呢, 笔者就相关的问题做全面的调查与分析研究。
对于档案管理而言, 我们首先需要了解的就是档案管理人员的基本状况, 所以我们选择本省部分高校的档案管理部门作为本次调查研究的主要对象, 并查阅相关的资料进行归纳和总结, 在调查中我们发现, 目前在本地区高校档案管理工作中, 一般专职人员配置在一到三人左右, 其余人员往往都是学校采取外聘的方式长期聘请的工作人员, 这和其他部门人员配置上的差异性就说明在对于档案管理工作和档案管理人员的引进方面, 并没有引起学校的足够重视。而在档案管理工作岗位上工作的人员中, 我们调查发现, 属于档案管理专业的在各个单位基本上都是一到两个人, 甚至在一些单位档案管理人员中不存在专业技术人员, 其中从其他岗位尤其是教学岗位或者行政部门退居下来的教师来担任该项工作的占到被调查对象的百分之七十五左右, 还有一些特殊原因造成的人员引进中安排在这些岗位上的人员也占据了被调查的四分之一左右。这说明在档案管理方面, 非专业技术人员占据了大多数, 另外, 从相关院校最近今年的人才引进计划中, 我们发现有档案管理人才引进的几乎为零, 这说明在学校的整体发展和人才引进方面档案管理被忽视了。
从档案管理人员的学历来看, 我们发现在大多数档案管理人员中, 中专和大专学历的人员居多, 尤其是一些有过多院校合并经历的高校, 在面对人员复杂的高校时, 学校往往把一些非专业技术岗位的人员都会调整和安排在教辅岗位上, 所以从档案管理人员的学历来看, 和一线教师相比较, 学历普遍较低, 而且我们在调查中也发现, 面对学历相对较低, 最近五年, 档案管理工作人员有过精修和深造的人数仅仅占到被调查对象的十分之一不到, 这并非没有进修的机会, 而是很多管理人员对于进一步提高学历没有过高的期望。这说明在高校发展中, 大多数高校对于教师人员的业务素质能力相对比较看重, 所以把主要政策都集中在教师标准认定上, 对于教辅岗位的要求相对较低, 所以这种相对比较安逸的生活让这部分工作人员可以把自己的目标定的相对较低, 所以他们在面对压力较小的岗位时, 往往给他们提供了选择的机会。
在职称方面, 我们发现, 被调查的学校当中, 档案管理人员的职称结构主要以中低职称为主, 其中初级职称有22人, 中级职称有20人, 高级职称有6人, 这说明在职称结构中, 有高级职称的管理人员较少, 而初级和中级职称的管理人员相对较多, 占到了被调查对象的五分之四左右, 这个调查结果说明在排除年龄对职称影响的因素之外, 中低职称人数居多的主要原因在与职称评审中对于管理人员学历的要求相对较高, 导致一些学历相对较低的工作人员很难在面对快速提升的学历评审中占据优势, 所以一些教师在面对学历要求时, 往往选择了放弃。
从上述高校档案管理的现状和存在的问题, 我们认为改变目前这种状况的主要措施有:
首先是我们需要呼吁学校的管理人员对于高校档案管理工作方面给予更多的关注, 并能够在学校相关政策的制定和实施中, 把档案管理工作人员作为一个特殊群体进行考虑, 因为档案管理牵扯到学校相关资料的保密问题, 所以需要稳定的的工作团队, 所以我们需要对这个管理团队指定特殊的照顾。其次, 对于高校档案管理工作而言, 在专业技术方面, 虽说并非需要过于高的技术要求, 但是作为管理岗位而言, 我们更多的时候还是需要有专业技术人员来承担相应的关键技术工作, 所以在人才引进方面, 我们希望学校能够考虑在人才引进中把档案管理人员的引进列入计划, 并根据计划逐年补充人员。其三, 对于一些升格或者合并院校而言, 在逐步进行师资资源整合过程中, 应该把一些具有相关专业技术特长的人员进行相应工作岗位的安排, 利于档案管理工作的有序进行。其四, 对于档案管理人员, 应该进行相应的进修和专业技能培训, 因为随着高校的不断发展, 传统的管理和工作模式可能很难适应今后的工作, 所以对工作人员的业务能力培训一方面帮助他们取得更高的学历, 在专业技能理论和实践方面有更突出的表现, 另外一方面, 通过新技能的培训, 让工作人员更能适应新时期工作的需要, 更好地做好服务工作。
学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分, 我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时, 主动提供档案利用服务, 做到档案管理工作管理方法科学化, 管理手段高效化, 档案管理工作标准化, 建立档案管理工作长效机制, 使档案价值得以充分体现, 推进教育事业的发展。
综上所述, 对于高校档案管理工作而言, 其目前工作的主要承担还是依靠人来完成, 所以工作人员的整体工作能力和工作素质对于档案管理工作的成效有非常重要的影响, 在高校进入快速发展阶段时期, 我们有理由相信, 培养一起高素质、高技能、高水平的档案管理人员对于学校档案管理而言是至关重要的, 当然, 我们在面对学校的政策制定月人员现状等不可一蹴而就的问题时, 我们也需要从工作人员内部开始, 不断地通过自主学习和发扬进取的精神, 在不断充实自我的过程中为学校的发展贡献自己的一点力量。
参考文献
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高校廉政档案现状分析 篇6
一、高校科研档案管理的基本现状
1. 对科研档案的重要性认识不足。
制约科研档案工作发展的原因是对科研档案的重要性认识不足。一是有些人没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占有举足轻重的作用, 而是把档案管理理解为繁琐的行政事务, 缺乏对档案管理深层次的研究。二是片面强调科学实验工作的重要性, 而忽视科研档案工作的基础性作用, 缺乏促进科研档案工作发展的政策性导向, 从而导致了对科研档案工作的投入不足、重视不够。
2. 档案管理制度不够完善。
目前, 高校的科研档案管理是参照《档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《科学技术研究档案管理暂行规定》进行的, 缺乏具体的管理办法和实施细则。虽然在《科学技术研究档案管理暂行规定》中提出了科研工作和建档工作的一些要求, 但具体操作起来有很大的难度。如规定档案部门必须参加重大科研项目鉴定、评审工作, 归档不完整、不齐全的项目材料, 档案部门有权拒绝出具证明, 科研管理部门将不予组织鉴定。但是, 一方面参加鉴定的档案人员的专业知识有限;另一方面当前学校重视的是课题项目的申报、评比, 追求的是科研项目数量以及科研经费的增加, 要求全校各部门一切工作要为此服务, 档案部门极少能因归档的不完整而影响课题的申报鉴定评比, 这就导致高校科研档案管理工作难以顺利进行。
3. 管理模式和方法不能适应发展的需要。
知识经济时代的一个重要特征就是知识的信息化。网络环境下以电子化为表现形式的科研档案不断增多, 档案信息程登录。而传统的科研档案以纸质案卷为主, 形成周期长, 加工难度大, 成本高, 而且查阅不方便。这种管理方式不能适应飞速发展的高校科研工作对科研档案的利用需求, 极大地制约了科研档案资源的开发利用。
二、高校科研档案管理工作的应对策略
1. 增强科研档案管理意识。
科研档案管理人员要从思想上高度重视档案管理工作, 勇于开拓, 不断创新, 全面提高自身业务水平。同时, 认真学习科研档案工作法令、法规, 把它作为开展科研档案管理的有力保障和重要依据。要善于依法治档, 坚持做好广泛、深入、持久的法规宣传工作, 让广大师生了解科研档案管理工作的重要性和必要性, 让他们从根本上理解、支持科研档案的归档工作, 从而使科研档案工作得以顺利开展, 并提高档案工作在学校工作中的地位和影响力。科研档案管理人员还要善于结合工作实际, 如参加科研项目会议、深入课题组指导立卷归档工作等, 积极主动地把科研档案工作融入到科研活动中去, 把科研档案管理工作的方针、政策、规定、要求与高校科研管理工作有机地结合起来, 充分发挥科研档案管理的重要作用, 切实促进科研管理水平的有效提高。
2. 完善科研档案管理制度。
高校科研档案管理部门应加强对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的学习, 及时掌握和研究新形势下科技档案业务指导的新特点、新方法, 找准切入点, 科学高效地指导好科研档案管理工作。不断加强管理, 制定切实可行的管理制度、措施, 依靠行政干预, 做到科研档案管理工作有章可循。管理人员还要转变思想观念, 变被动地接受任务为主动地开展工作, 协助、指导研究人员做好科研文件材料的形成、积累和归档等工作, 避免因管理不力而造成科研档案管理的混乱。
3. 增强科研档案管理成效。
高校校园网络化建设为科研档案的管理提供了便利条件, 也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。近年来, 科研档案数量不断增加, 原来的手工操作管理已不能适应当前高校科研发展的要求, 因此, 把计算机、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中, 既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的诸多不足, 省时省力, 既提高了科研档案信息资源的利用率, 也提高了科研档案的管理效率。
高校廉政档案现状分析 篇7
一、高校家庭经济困难学生档案工作的现状分析
(一) 我国建立高校家庭经济困难学生档案的背景。
建立高校家庭经济困难学生档案是新资助体系的重要产物。1993年, 我国开始试行由学生自己缴纳部分大学培养费用的制度, 到1997年所有大学生均需按招生, 生均培养成本的一定比例缴纳学费。这标志着我国高等教育成本分担与补偿政策的建立。到2007年。国家正式出台新资助政策, 建立了较为完善的国家学生资政策体系, 即新资助体系。开展“建立高校家庭经济困难学生档案工作”方面的文件随之配套出台。教育部财政部《关于认真做好高等学校家庭经济困难学生认定工作的指导意见》 (教财[2007]8号文件) , 要求在所有高校中要认定家庭经济困难学生并为其建立档案。各高校根据要求, 纷纷出台各自的《家庭经济困难学生认定和建档工作管理办法》, 到目前为止, 全国各高校都为家庭经济困难学生建立了档案。如云南省各高校每年务必在“云南省高校学生资助管理系统”内完成高校家庭经济困难学生认定和建档工作。
(二) 高校家庭经济困难学生档案工作体系。
1. 机构的建立。
自2006年秋季学期起, 各高校根据《教育部关于进一步加强高等学校学生资助工作建设的通知》教人[2006]号文件要求, 成立专门的学生资助管理中心。该中心为常设机构, 由校级领导直接负责, 统一归口管理全校的家庭经济困难学生认定和建档、国家助学贷款、奖学金、勤工助学、特殊困难补助、学费减免等学生资助工作。
2. 工作人员队伍建设。
根据《教育部关于进一步加强高等学校学生资助工作建设的通知》教人[2006]号文件要求, 各高校按学校全日制普通本专科生、研究生在校生规模1:2500的比例, 配备相应的专职工作人员。对学生资助工作人员的选拔、培养、使用、思想政治素质、政策业务水平和实际工作能力的要求都很严格。为后来较好地开展学生资助工作提供了组织保证。
3、经费来源保障。
各高校根据核定的学生资助管理中心的人员编制, 足额安排全面做好学生资助工作所需的工作经费, 提供必要的办公场所, 配备必须的办公设备, 提供相应的保障条件。高校每年从学费收入中按10%比例提取的经费由学生资助管理中心专项用于学生资助工作。
(三) 高校家庭经济困难学生档案工作面临的困境。
1. 建档证明材料缺乏真实性。
从目前情况来看, 虽然各高校家庭经济困难学生档案大量建立, 但还不系统、不规范。一部分学生仅限于为获得评选资助金资格, 而建档。因为, 只有进入高校家庭经济困难学生建档数据库的学生就才有机会获得国家、省政府、学校的励志奖学金和助学金。在多则5000元/年, 少则2500元/年的资助金额利益驱使下, 利益面前建档证明材料缺乏真实性。生源地所在乡 (镇) 政府出示的贫困证明材料的可信度大打折扣, 一部份《高校学生及家庭情况调查表》失真。据我了解, 由于《高校学生及家庭情况调查表》是由生源地民政部门或街道办事处出具的证明材料, 而资助费用无需生源地民政部门或街道办事处承担, 出具失真的贫困证明材料也没有配套的责任追究, 致使有关部门随意出具证明, 更有甚者是在空表内盖个公章, 让学生自由填报。
2. 建档证明材料单一。
当前的高校家庭经济困难学生档案主要包括学生个人的基本情况、家庭背景以及家庭经济困难状况的证明材料即《高校学生及家庭情况调查表》。各高校通常以一份当年的《高校学生及家庭情况调查表》作为建立家庭经济困难学生档案的重要依据甚至是唯一依据。
二、高校家庭经济困难学生档案工作的对策
(一) 弃伪存真, 确保存档材料的使用价值。
首先, 要对证明材料的真实性进行核实, 失真材料一旦被建档, 只会为档案的使用产生负作用, 甚至造成不良后果。其次, 要及时收集整理各种形式、各种载体的学生及家庭经济变动情况的记录材料, 及时更新和维护家庭经济困难学生档案, 使之处于一种动态状态, 从而确保高校家庭经济困难学生档案系统的活力, 为这些档案发挥作用打下良好的基础。
(二) 及时对档案信息进行分析整合。
在高校家庭经济困难学生档案管理的过程中, 要及时对档案信息进行分类管理。比如, 高校家庭经济困难学生档案系统保存了大量的学生家庭信息材料, 在管理过程中, 对这些证明材料进行分类。我在实际工作中, 采用如下分类管理:孤儿家庭, 同时又无其他亲属给予正常经济支持类;单亲家庭, 父母一方去世或失去生产生活能力, 需重大经济支出家庭类;学生或学生家长重残疾类;家中有患重病的直系亲属, 常年需要支出看病费用类;学生或学生家庭成员突发变故, 短期内形成大量债务类;兄弟姐妹中同时有两个人以上在大中专院校学习类;学生每月生活费在保山市居民最低生活水平线以下类;学生家庭纯收入在家庭所在地属较低水平类。通过这样分类管理后的家庭经济困难学生档案, 利用起来更直观、更方便。只有这样, 才能使国家的学生资助政策落到实处。
(三) 要具备较高的政治素养和专业水平。
高校家庭经济困难学生档案能否发挥出其应有的价值, 与我们档案工作者的思想政治素养、职业道德和业务水平有着直接的关系。因此, 学生资助档案工作者要加强理论学习, 倾心钻研业务, 努力提高自身的业务水平, 将学校的家庭经济困难学生档案做到系统、规范。使家庭经济困难学生档案为班级提供开展好学生资助工作的捷径, 班级管理者根据学生的家庭经济困难学生档案, 可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识, 有针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金, 使有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。这不仅对学生、学校的管理和发展出有重要作用, 对学生走上社会, 立足社会, 为祖国和社会做出应有的贡献更具有重大意义。
总之, 要使一个高校的家庭经济困难学生的档案产生“存史、资政、惠民”方面的作用, 发挥其有效性和实用性功能, 就必须将家庭经济困难情况以及学生在校获资助情况等一系列相关重要材料信息存入档案, 使其成为能完整反映党和国家、社会、个人对家庭经济困难大学生关爱历程的一个重要载体。
参考文献
[1]教育部《关于进一步加强高等学校学生工作机构建设的通知》教人〔2006〕号文件.
[2]教育部 财政部《关于认真做好高等学校家庭经济困难学生认定工作的指导意见》（教财〔2007〕8 号文件）.
高校廉政档案现状分析 篇8
一、我国高校数字档案馆建设现状
在我国高校数字档案馆建设中,南京大学数字档案馆建设走在了全国高校的前列,在学校的教学、科研、管理中发挥了重要的作用。南京大学档案馆自1983年就开始在全国高校档案界首次采用计算机管理科技档案信息,先后开发了七套档案管理软件,现已实现了部分馆藏多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化,并搭建起了数字档案馆档案信息管理平台,实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学档案管理现代化的工作起步于1989年,自2003年推行办公自动化,2004年开始电子公文网上归档,初步实现了文档一体化管理,到目前为止文档一体化管理已比较成熟。《档案学通讯》2009年第一期专稿《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》对东南大学的评价为“东南大学已初步形成了具有自己特色的文书档案管理模式。成为高校电子校务环境下电子文件前端控制与全程管理的示范”。上海交通大学档案馆自2003年起,实行纸质文件与电子文件对应配套归档,现已实现了纸质文件与电子文件的100%的配套归档管理。馆藏数字化率达到80%以上。运用多种先进技术建立了集成式的数字档案业务工作平台,结合档案门户网站和数字校史博物馆向校内外用户提供全方位的数字档案信息服务。2006年开始,重庆大学正式把数字档案馆建设列入《重庆大学“十一五”规划》,并载入2006年重庆大学党政工作要点进行全面推进。2007年实现档案基本业务从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化、自动化方式转变。2008年构建档案信息发布利用平台,实现日常档案服务利用的流程化管理,实现数字档案资源的网上授权查阅利用。档案查全率、查准率提高,档案服务质量和水平明显提高。迄今为止,重庆大学数字档案馆已经建立起由基于门户网站的档案服务利用、基于档案信息发布利用平台的自助式方式、基于现代通讯手段的档案咨询服务、基于电子阅览士和传统阅览室的基地服务构成的多途径、多元化的档案服务利用模式。复旦大学档案馆将档案管理系统与办公自动化系统结合起来,在全校各部门之间实现了数据共享。复旦大学档案馆已实现档案库房环境的全自动智能控制,并辟有特藏库房以保管珍贵档案,并在全国高校中率先实现了电子校务环境中的档案信息资源综合管理。综上可知,我国高校在数字档案馆建设方面取得了一定的发展,主要成就表现为:面向服务的档案管理软件的设计与开发、馆藏档案的数字化、文档一体化和办公自动化的实现。
二、我国高校数字档案馆建设存在的问题
随着世界范围内数字档案馆的广泛建立,我国高校数字档案馆的建设工作也在逐步发展,但由于正处于起步阶段做法还不够成熟,在取得一定成功经验的同时,也出现了诸多问题。
1、数字档案馆建设相关的法律法规不够完善
虽然针对档案我国制定了一系列的法律法规,例如:《档案法》,《普通高等学校档案管理办法》,《保守国家秘密法》。但现有的法律法规中的内容并不能完全适用于数字档案馆建设的需求。数字档案馆有其特殊性,在数字档案馆的建设过程中为了构建数据库,必须要收集、整理、录入档案数据,这些数据存在个人隐私和知识产权方面的问题。此外,在数字档案馆的环境下,数字信息可以通过网络方便的传播,这也不可避免的会触犯个人的隐私权和知识产权。因此在数字档案馆建设过程中,我们需要制定相关法律以保护个人的隐私权和知识产权。除此之外,数字档案馆建设还存在数字档案的法律效用、档案信息采集的合法性、相关软件的所有权等问题,只有及时地对相关法律进行补充和完善,才能更好地保障数字档案馆建设的良性发展。
2、数字档案馆建设的基础理论研究相对薄弱
目前高校数字档案馆建设的研究,基本上是借鉴数字图书馆建设的研究成果,但这些规律和方法并不一定符合高校数字档案馆建设的实际情况。现阶段高校数字档案馆建设还处于起步阶段,人们对新型档案的认识还不够清晰,存档意识相对薄弱,并没有形成统一、有效的档案收集、整理、存储和提供利用的理论体系。
3、高校档案馆网站的制作不尽如人意
高校档案馆网站是高校档案馆面向大众的窗口,具有宣传、交流和服务的功能,在档案信息资源网络化建设中发挥着重要作用。但通过对全国多所高校的档案馆网站进行统计分析后发现,我国高校档案馆网站建设存在诸多问题,如:网页设计简单粗糙,可视性差;信息资源缺乏,可用性差;检索功能落后,服务性差;缺乏有效的沟通交流机制,互动性差;信息更新速度缓慢,时效性差。这对高校数字档案馆建设与发展非常不利。
4、缺乏专业人才
数字档案馆提供的是一个全新的工作环境,它要求档案工作者能够提供积极主动的、多种类型的服务。高校档案工作者需要从高校科研或者公共服务产生的海量的数据中有效的筛选、鉴别出有保存价值的档案数据,要完成这项工作必须要掌握一定的计算机和网络知识。现阶段,各高校档案馆工作人员中档案学专业的人士居多,对计算机和网络方面的知识掌握不足,这使得在数字档案馆的建设过程中存在一定的限制。
三、我国高校数字档案馆建设的几点思考
基于以上高校数字档案馆建设现状分析以及存在的问题,笔者认为高校数字档案馆建设应从以下几个方面考虑。
1、高校应转变观念,加大投入力度
数字档案馆是档案馆发展的必然趋势,建设数字档案馆是大学档案馆建设的必经之路。随着我国信息化资源建设的不断推进,各高校档案馆已充分认识到数字档案馆建设的重要性。从文档一体化、办公自动化、馆藏数字化等多个方面入手,加速数字化进程。数字档案馆建设是一个庞大的系统工程,需要巨大的资金支持进行网络平台建设、档案资源开发、管理系统开发、专业人才引进和培养等。目前,虽然我国各高校已加大了对数字档案馆建设工程的投资力度,但与其他西方国家相比,我国高校数字档案馆建设的投入还非常有限,这在某种程度上制约了我国高校数字档案馆建设的发展。从长远来看,数字档案馆具有广阔的发展前景和潜在的社会价值,而充足的资金投入是高度网络化、自动化的数字档案馆建设顺利开展和正常运作的最根本保障。除了国家应加大对数字档案馆建设资金投入外,各高校本身也要积极想办法利用社会资金进行数字档案馆建设。
2、高校应积极培养和引进复合型人才
复合型人才缺乏是高校数字档案馆建设所面临的共同难题。数字档案馆建设是个复杂的工程,它要求数字档案馆的管理人员不仅要精通档案学的专业知识,还要对计算机、网络等方面的技术有一定的了解。现阶段复合式人才极度缺乏,因此对复合式人才的引进和培养讲关系到数字档案馆建设能否正常推进,各种资源能否合理分配并发挥应有的效益,服务水平能否持续发展和提高的一个大问题。
在传统档案馆工作中,档案馆工作人员主要承担的工作是提供档案相关信息,然而在数字档案馆工作中,档案馆工作人员不仅要能对档案资源进行搜索、整理、编排,还要能够对档案管理系统进行设计和开发、安装和调试、操作和维护,并且要确保网络和系统能够正常运行。因此,在新的形势下高校数字档案馆对档案工作者有了更高、更全面的要求。然而,现阶段,我国高校数字档案工作人员的基本情况是:知识结构和年龄结构相对老化、计算机和网络知识严重缺乏、网络意识薄弱,难以适应高校数字档案馆建设和发展的要求。针对以上的矛盾,各高校一方面应对现有的档案馆工作人员进行培训,使其除了档案馆专业知识外,还能够相对熟练地掌握计算机和网络技术。另一方面,高校档案馆应发挥自身优势,创造更高的社会和经济价值,以吸引更多高素质人才的加入。在人才引进时,要从档案馆整体高度,考虑到档案馆总体的学科互补结构、年龄搭配结构等多方面的因素,建立合理的人才群体结构。
3、加强同专业法律机构的合作
目前我国数字档案馆建设的相关法律法规还不够完善,在数字档案馆建设过程中不可避免的涉及到知识产权、著作权、隐私权以及电子档案的法律效力等法律方面的问题。因此,各高校档案馆在数字档案馆建设的过程中要加强与专业法律机构的合作,在遇到相关法律问题时能够提供必要的法律咨询和专业的法律保障。
4、加强与同行之间的交流合作
数字档案馆建设是一个庞大的系统工程,任何一个高校档案馆都不可能独立完成数字档案馆系统的所有职能,各高校在数字档案馆建设过程中必须要联合起来,协调合作。高校档案馆馆藏丰富,档案类型复杂多样,档案数字化工作不是某一个高校就可以完成的。因此,在数字档案馆建设过程中必须要在全国范围内综合调研,根据各档案馆的实际情况,做出合理的分工,并制定统一的标准共同推进数字档案馆工作。
数字档案馆的最终目的是实现数据资源的共享,协作是实现资源共享的基础。数字档案馆的建设不仅需要政府经费和政策的支持,也需要全国档案学、计算机科学以及其他相关学科专家共同参与。
四、总结
高校廉政档案现状分析 篇9
文书档案作为信息的最原始记录, 具有重要作用, 虽然现代化计算机具有同样存储的功能, 由于文书档案本身具有安全性、隐私性和不易管理等因素, 因此目前来讲计算机存储不可能完全替代文书管理, 尤其是在高校的行政管理事务活动中文书管理是必不可少的。所谓的文书档案即由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓, 文书档案是档案的重要组成部分, 它既是对一个单位过去发展历程的缩影, 又是现在建设状况的记录, 因此在整个行政管理工作中有着至关重要的作用。
另外, 衡量文书档案价值的关键因素是文书档案的质量, 文书档案在行政管理中有着非常重要的作用。在高校机关的文书档案管理工作中, 或多或少地也存在一些问题, 影响着文书档案管理工作的正常进行, 接下来将讨论高校文书档案管理的现状和存在的问题。
1 高校文书档案管理现状与问题
1.1 文书档案管理存在的主要问题
1.1.1 文件材料收集不太齐全
文书档案是为了保存学校在各项工作与活动中所形成的有价值的文件材料的原始记录, 供后人查阅借鉴。高校对文书档案管理较为苛刻, 但是想保存齐全的档案资料非常困难, 一般的文书档案都缺乏完整性, 很难真实有效的反映出高校的全部信息。一些档案支离破碎会影响后续的编史修志工作。如果文书档案得到了修复, 就能系统而准确地反映学校的发展历史和过程, 为学校下一时期的发展提供依据。而目前高校文书材料收集不齐全体现在以下几个方面: (1) 文件存储量小、不完整; (2) 短时间内的材料全, 距离久远的少; (3) 大部门文件比较全, 小部门的文件较少; (4) 红头文件较全, 一般资料不全; (5) 归档的档案文件载体较小; (6) 行政办公室材料保存齐全, 图书馆收集资料样本少; (7) 缺乏有效的变化记录。
1.1.2 公文格式不规范
文书档案都需要有一定的格式, 与企业公文不同, 需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范, 而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面: (1) 公文撰写标题不规范; (2) 文件用纸不规范; (3) 撰写字体不规范; (4) 公文撰写复制粘贴严重; (5) 公文公章不规范。
1.2 造成高校文书档案问题的主要原因
1.2.1 一方面是管理意识薄弱、管理手段落后, 部门的管理员岗位设置不合理, 使得文书管理并不规范, 档案收集效率也大大降低。
1.2.2 另一方面, 高校档案管理队伍不稳定, 文书管理人员流动性较大, 使得文书管理并不连续, 长此以往会使得文件材料的缺失和不完整, 不能系统完整地反映单位的历史全貌。
1.2.3 随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用, 高校档案部门都配置了现代化管理设备, 购置了档案管理软件, 实现了微机化管理。目前, 在文件材料的归档上往往有两种倾向: (1) 只存软盘, 不打印文字材料进行留底保存, 就某些档案室目前的保管情况来看, 恐怕很难达到长久保存的目的, 这就是多媒体资料存储的缺陷。 (2) 有些文件资料存入软盘, 但只是通过计算机打印出来, 却未经档案室登记、盖章和编号等, 因此档案室就无法掌握资料的进出, 使得整个档案入档过程变得很不规范。除此之外, 计算机的系统问题也会导致资料的丢失以及无法补回, 资料的齐全度也会受到影响。
1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质和对工作的责任感。缺乏档案管理的知识会使得档案管理不符合原则性, 案卷保管期限划分混乱或者全宗档案收集不齐全导致文书档案管理工作不能顺利进行。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养, 业务上不精益求精, 缺乏知识更新的主动性与自觉性, 严重影响了档案管理水平的持续提升。
2 提高高校文书档案管理工作效率对策
2.1 档案管理应重视突破
一直以来, 传统管理方法一直束缚着管理, 导致高校的档案管理工作变得简单而死板。管理人员总是以旧有的意识来看待文书档案管理工作觉得档案管理工作即是收发档案和存档保管, 只要资料不泄密就算是做好了档案管理工作。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始, 采取科学的管理方法来克服管理中的缺陷, 克服传统的思维。创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。只有足够重视档案管理以及制度的创新, 才能使高校文书档案管理工作质量得到提高。因此, 在新时代的形势下, 高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念, 创新对文书档案管理工作的认识。只有这样, 才能提高文书档案管理工作的质量和效率, 也才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。
2.2 走创新之路, 做好内部改革
文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩, 坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革, 通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。
管理方法的创新, 使我国在政治、经济、文化各方面都得到了长期有效的发展, 在这新形式下, 高校各学院的领导更需要趁着这股东风在文书档案工作管理的方式方法上谋求创新, 科学的管理方法和创新的管理方式才能提高工作效率, 促进文书档案管理工作的有序进行。比如档案管理加入现代信息化设备, 提高效率的同时降低档案管理工作的难度。打造一个“文档一体化”信息化管理系统, 通过资料备案和系统管理的方法, 把文件资料自动录入到档案库中, 从而实现公文处理和档案归档的全程管理。这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作效率, 节约人力资源的同时, 文书档案管理工作人员的素质也可以通过培训得到提高。
管理制度是另一大创新内容, 通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误。高等院校要想做好文书档案工作必须采取科学合理的管理制度, 就要严格实行部门立卷的归档制度。西南民族大学就采取了加强档案规范化管理来提高管理工作的效率和质量。在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆, 加大经费的投入给办公条件巨大的支持, 学校还成立了专门的档案管理工作小组, 大大提高了工作人员的积极性和管理效率, 这证明了管理制度的创新是提高档案管理效率和质量的保证。
3 结语
文书档案管理工作是各个高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新时期面临新的挑战和发展机遇, 高校文书档案管理工作应继续完善管理制度, 为文书档案管理提供制度保障。档案管理人员也应突破旧观念的束缚, 寻求文书档案管理方法的创新, 并不断提高自身的专业技能水平, 这样才能更好地发挥档案的作用, 为学校的教学、科研和管理服务。
摘要：随着社会的发展, 文书档案管理工作越来越具有挑战性。本文对高校文书管理工作的现状和问题进行分析, 探讨了如何才能做好高校文书档案管理工作, 最终提出解决对策。
关键词：高校,文书档案管理,现状,对策
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