招标档案（共3篇）
招标档案 篇1
医疗设备招标采购档案是招标采购医疗设备活动中直接形成的对政府采购部门和医疗机构具有保管、利用价值的文件、图片、影像等资料。它涵盖了医疗机构使用财政预算资金, 在医疗设备引进的购置计划、购置申请、审批、设备论证、采购、安装验收等环节的全部原始记录, 能为政府采购部门提供资金参考, 也能为医院设备的后期使用保养、维护维修以及报废鉴定等工作提供科学依据, 是政府采购部门及各医疗机构做好医疗设备采购、设备管理的重要依据。因此, 做好医疗设备招标采购档案的管理工作有着十分重要的意义。近年来, 国内广西壮族自治区、浙江湖州、吉林延边等地实行了政府部门医疗器械集中采购, 笔者结合工作实际谈一谈医疗设备招标采购档案的管理。
一、医疗设备招标采购档案管理存在的问题
(一) 管理部门职责分工不明确。管理部门职责分工不清, 导致各自为政, 各行其是, 管理比较混乱。在实际工作中, 各地区各部门对医疗设备招标采购档案的重视程度不够, 往往只注重采购项目本身的经济效益, 而忽视设备采购档案的管理, 管理中往往按自己的想法办事, 缺乏必要的流程和规范, 这样往往不利于医疗设备招标采购档案管理的健康有序开展。而医疗设备采购档案管理的不完善, 无法对医疗机构的设备管理及政府部门节约资金提供参考, 势必会造成损失。
(二) 档案管理缺乏统一的行业标准。由于缺乏统一的行业标准, 使各部门自行收集保管, 使档案管理处于分散管理状态, 没有实现统一的标准化管理。比如在档案的存储介质、装订标准、保管期限等方面都没有统一的标准, 给医疗设备招标档案科学化、标准化管理造成困难, 也给档案的查阅利用带来不便。
(三) 法律法规对档案管理存在盲区。法律法规对档案管理的盲区, 往往给管理工作造成一定困难。目前, 医疗设备集中采购遵循《政府采购法》《招标投标法》及集中采购审批管理办法等地方性法律法规, 虽然各地方对医疗设备的招标采购档案作出存档保管的要求, 但国内各方面的法律法规对此类档案的管理制度、管理方法等没有明确规定, 这对医疗设备招标采购档案的收集、整理、管理等都造成一定困难。
(四) 档案收集整理与实际业务不同步。医疗设备招标采购档案的形成贯穿于采购活动的全过程, 特别是大型设备的引进, 有的是分期分批采购, 延长了采购周期, 采购资料的收集、整理、立卷的过程较长, 形成较多材料, 而招标采购机构本身的档案管理条件有限、人员有限等因素则增加了档案管理的难度。
二、做好医疗设备招标采购档案管理的具体措施
(一) 明确各部门职责, 形成上下联动的管理机制。招标采购管理部门应对设备采购档案实行统一管理, 分级指导。采购单位上报采购项目资料, 投标供应商上报投标文件资料, 医疗设备集中采购中心负责设备招标采购资料的收集、整理、立卷、移交, 并对资料的真实性、完整性负责。设立专门的医疗设备招标采购档案室, 配备专职人员对移交的档案资料进行管理, 审查备案、装盒归档、排序上架。项目档案未移交时, 由采购中心人员妥善保管, 对设备招标资料单独存放, 并确保资料真实完整、齐全有效。同时做好资料的保密工作, 任何人不得擅自查阅、复制或使用项目材料。
(二) 尽快出台相应的法律法规, 建立健全医疗设备招投标档案管理规范。医疗设备招标采购属政府采购类范畴, 可以由地方行政主管部门会同档案局联合出台相应的管理规范, 对实际工作加以指导。如制定《医疗设备招标档案管理办法》《医疗设备招标档案收集整理规范》等, 对此类档案的管理方法、收集范围做出具体规定, 统一规范医疗设备的招标档案管理, 以使医疗设备招标采购档案管理有法可依。
(三) 统一管理标准, 做到四个“统一”。一是统一存储介质。要求文件资料的纸张规格为A4纸。大型设备说明书、安装图纸、效果图等可以统一编页, 保存至统一规格的档案盒内。招标会议录像光盘、磁盘等, 统一编制光盘号码, 在档案目录备注中标注编号。二是统一保管标准。要求招标采购材料应根据采购项目的进行顺序整理装订成册。项目档案应按年度、项目编号、卷号顺序装盒。卷内材料应按招标采购流程放置。三是统一保管期限。从立卷之日起计算保管期限, 分永久和定期两种期限保存。100万以上的设备采购项目定为永久, 5万—100万的项目列为30年, 5万以下期限为15年。同时每年定期完成上一年度的档案目录编制, 并做永久保存。四是统一移交程序。采购代理机构定期向档案管理部门移交招标档案, 并签字确认档案的真实完整。
(四) 明确收集、整理、归档的范围, 实现档案管理的“三同步”。采购材料的收集应该遵循“三同步”的原则, 即业务工作与档案工作同步规划、同步收集、同步总结, 将整个项目招标采购事前、事中、事后的全部材料收集齐全, 实现资金流、物资流、档案流的三统一。主要归档范围有:采购项目通知书、采购项目申请表、论证技术参数、委托代理协议书、招标文件确认书、公共资源入场交易申请表、论证专家抽取申请表、论证会议纪要、公共资源进场交易申请表、招标文件、招标公告、评标专家抽取表、投标文件密封性检查意见表、评标专家签到表、监标人签到表、资格及符合性审查评审表、开标一览表、投标文件、报价单、评委评标意见书、评委打分表、评标报告、预中标公告、中标公告、中标通知书、法人授权书、政府采购合同、验收意见书、前三名投标人的投标文件正本以及其他需要存档的材料。
参考文献
[1].汪杰.招标投标项目档案管理.中国档案, 2014.3
[2] .孙新国.对建筑施工现场质量管理的探讨.科技情报开发与经济, 2011.2
招标档案 篇2
1.1 技术档案的不完善、不规范、不准确。
由于制度不健全，在某些科研活动中，医务人员不注意积累科技文件材料，更没有监督措施，使档案形成不齐全、不完善、不准确。
甚至只保存了最终的呈报、审批及奖励材料，而原始的记录、实验数据等材料都没有。
1.2 档案意识不强。
有些医务人员缺乏档案意识，有的甚至根本不知道什么是档案，致使绝大多数科技文件材料在现实工作中外流，甚至丢失、损坏。
1.3 少数医务人员不愿将科技文件材料归档。
科技文件材料的形成记载着医务人员的劳动成果，有一定的价值和使用价值，立卷归档后有利于开发和利用。
但是仍有一部分人不愿归档，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻烦;二是认为留在自己手里用起来比较方便安全，怕有些文件归档后就查不到了;三是确有少数人思想保守，把知识私有化，更有甚者用假材料假数据归档。
1.4 行文制度不健全，立卷机制不灵活。
有些业务科室在某项科研完成后，不经医教科或档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿，不存档，造成归档的文件中只有审批材料。
在立卷零散文件材料的收集机制不完善。
1.5 没有专职的档案管理人员。
2 做好医院科技档案管理工作的对策
2.1 增强档案意识，重视档案工作。
领导重视是做好科技档案工作的前提。
科技档案是医院重要的信息资源。
医院领导应把档案工作摆在适当的位置上，关心档案建设，支持档案工作，并向全院职工宣传档案工作的意义、目的，提高其认识，增强其协助档案部门做好档案收集工作的自觉性。
2.2 把医院科技文件材料的形成、积累和归档纳入各项管理和制度中。
一是纳入医疗工作程序中，例如：某项医疗科研活动，要按照医疗科研的工作程序，明确规定医疗科研准备阶段、研究阶段、鉴定阶段、上报奖励阶段以及推广应用阶段各自应形成和积累哪些文件材料。
二是纳入医疗工作计划管理中，每项医疗科研工作在计划阶段，都要相应地把有关文件材料的形成、积累列入计划之中，与科研任务同时下达，同时完成。
三是纳入有关人员的责任制中，以强化有关人员的责任感。
2.3 发挥各医疗科室的协同作用。
对于医疗科技档案的收集，除档案部门收集外，要求业务部门也参加收集，帮助把关。
因为业务科室部门最清楚哪些科技文件材料应该归档，从而保证科技档案的完整准确。
2.4 强化对零散科技文件材料的收集工作。
为使零散科技文件能完整及时地归档，制定了零散文件收集归档的制度，并要坚持下去。
在方法上做到三个结合，即全面动员与个别收交相结合，发动医务人员主动交与档案管理人员具体指导相结合，一般要求与有针对性收集相结合。
2.5 建立档案人员相应的工作制度。
相应的工作制度是做好科技档案管理的可靠保证，为此先后建立了档案人员的责任制度，又相应建立了归档、立卷、阅卷、借卷以及档案收集的交接手续制度，并将制度上墙公布于众。
使全院职工了解科技档案收集的意义，使他们放下包袱，消除顾虑，积极参与科技档案管理。
2.6 培养档案管理人员的良好素质。
档案管理工作要求档案人员业务要精、责任心要强。
选派专人到上级档案部门进行短期培训，订阅档案管理刊物进行学习。
随着现代科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案人员熟悉和掌握复制、缩微、视听以及电子计算机等现代技术知识。
3 进一步完善科技档案，健全医疗照片档案注释工作
在一项科研成果、一个科研项目或一次科技医疗实践等档案材料中，都有不少照片出现。
照片能直观地、形象地反映事物，反映历史。
但是，一张照片如果没有文字说明，也就失去了利用和保存的价值，因此，应加强和完善对医疗科技照片档案注释工作。
注释内容要繁简恰当，照片的标题和文字说明要简洁，语言要通顺，避免重复，对不同情况要区别对待。
如单张照片或一组照片总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容，但一般不超过200字。
在照片档案注释中繁简要合理、恰当。
注释内容要齐全完整，不能随意省略。
照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，它是保持照片档案齐全、完整的必要条件。
注释时要避免以误传误。
招标档案 篇3
(1遵循国家档案局、教育部和上海市档案局相关标准;(2各平台应协同工作,构成一有机的整体;提高模块的复用率,相同功 能不重复开发;(3界面简单易用,便于操作;(4界面美观,具有交大特色;2.档案馆网站功能要求(1网站基本构架:见附图;(2具备图片,音视频等多种发布形式;
(3根据本馆要求,划分成馆内工作网页和对外服务网页两部分。(4网站布局要求突出上海交大和档案馆特征,风格上按照本馆要求设 计;(5要求根据上海交大档案馆的特点,设计出若干区别于其他同类型网站 的亮点;(6提供便于本馆更新网站内容的设计模板。
(7根据本馆已建立的网上查询的权限管理体系进行用户登录注册管理。3.网上信息资源搜索导入平台功能要求
(1搜索关键词,搜索网站列表,重要人物姓名列表,同义词列表等基本 搜索数据的维护功能;(2根据指定的关键词群,从互联网上搜索和批量抓取有关网页的功能;(3根据同义词列表进行模糊搜索的功能。(4保留原始网页,自动排除转载网页的功能;(5网页分类暂存,提供人工操作界面以决定取舍;(6网页的自动分类建立案卷,按照指定门类的归档功能。4.档案服务利用平台功能要求
(1运行在档案馆网站内的,档案数据库的查询功能,应根据本馆已建立 的网上查询的权限管理体系,自动决定特定用户的可查询范围。并对 于文本,图片,音视屏资料分别开发适当的显示功能。
(2运行在档案馆网站内的学籍查询功能,学历认证功能;(3嵌套在已有的档案管理系统内的综合查询功能;(4网上申请和后台处理相结合的借阅服务功能。(5必要的统计和报表生成功能。5.编研陈展平台功能要求
(1利用档案数据库,通过网上资源搜索平台下载的资料和个人文件夹资 料进行编研工作,构建专题,上网发布。(2文本,图片,音视频素材的综合编辑功能;(3模板创建,编辑和管理功能;(4提供在平台上调用各种多媒体格式文件编辑工具的接口;(5编研专题的组织和发布到指定网页位置的功能;(6编研材料进行分类保存,提供检索,便于后继利用的功能。三.商务条款及要求
1.投标报价包括软件开发、安装、调试、及其他所有相关费用(需分项报价, 以及超过质保期以后,软件的维护服务费用。2.投标软件以人民币报价结算。
3.软件在合同生效后3个月内达到正常运行,验收通过的要求。
4.开发方应提交所有系统源代码、开发文档与相关资料。开发方提供的源代
码,经编译后应能完全取代开发方提供的目标代码进行运行。与此相关的权利和义务问题,由双方在合同中予以明确。
5.软件运行地点:上海华山路1954号上海交通大学老图书馆(上海交通大 学档案馆。四.保修及售后服务 1.免费对用户进行使用培训;2.提供符合规范,易于理解,经本馆试用认可的软件使用手册;3.投标单位在上海有售后服务点;4.开发方提供一年的免费质保服务。质保期内,原则上应满足使用方的功能 修改要求。
5.开发方在软件的生命周期内负责提供软件的故障维护和功能升级服务;6.软件在使用过程中若出现问题,投标单位原则上应在24小时内到现场解 决排除。五.招标其它要求
1.标书内必须附有供应商的营业执照、经营范围、资质证明的复印件。2.请各投标单位根据标书的要求,将投标书一式六份(一正五副于2007 年11月21日下午15:00前交于闵行东川路800号上海交通大学实验室与设备处新行政楼B楼407室,邮政编码:200240。联系人:朱斌雄(34205925*8181、张伟新(34205925*8171。逾期未交者,视为放弃投标。
3.评标方法将采取综合议标的方法,择优录取。