档案管理理论

档案管理理论（共12篇）

档案管理理论 篇1

回顾历史, 人类的档案管理活动自国家产生以来就出现了。在漫长的管理实践中, 档案管理形成了自身独特的思想和模式。这一独特性主要表现在:以历史主义为核心思想, 以过程管理为基本模式。两者共同构成档案管理的核心理论。

一方面, 档案管理对档案历史凭证功能的实现过程, 实际上就是运用历史主义思想来指导档案管理活动的过程, 历史主义的思想蕴涵于档案管理的具体程序与方法之中。档案管理主要依赖历史主义提供原则与方法上的指导, 通过选择恰当的管理原则、方法和程序, 实现档案的历史凭证功能。而档案历史凭证功能的实现又进一步取决于档案的完整与真实。由于档案是档案信息的载体, 确保档案的历史凭证功能实际上也就是确保档案信息的凭证功能。

另一方面, 过程管理有利于文档管理效率的提高, 具体是通过文档一体化管理的具体措施实现的。由于文件与档案的运动在本质上是一种信息的流动, 因此, 作为过程管理在档案管理中的集中体现的文档一体化管理模式实际上是一种通过对文档信息管理程序的优化, 提高文档信息管理效率的信息管理模式, 从而, 这一模式及其具体的方式方法就可以为提高信用信息管理效率提供有益的借鉴。

总之, 档案是信息与载体的有机结合体, 档案的管理过程实质上是对其所承载的信息的管理。

而今, 我国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战:正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会, 进而走向“以现代科学技术为核心, 建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代, 同时, 也需要对未来作科学的预测和展望。

档案管理的研究着重揭示档案信息的收集、处理和服务这一信息系统的运作规律。档案历来采用手工式的操作管理方法, 手工方式至今仍在档案管理活动中占据主要地位, 手工管理还是自动化管理的基础和前提。即使未来社会生产水平极大提高, 科学技术高度发展, 手工管理仍在档案管理中起着重要作用, 直接影响自动化管理水平。而随着科学技术的发展, 档案管理自动化已成为必然趋势。

档案信息的输入就是从社会接收和征集档案文件并进行鉴定和筛选。由于信息繁杂多样, 我国还对档案的收集、存储和保护问题制订了许多档案法规和制度, 它们从存档范围和保管期限两个方面对档案信息输入、存储问题进行了规范。在这些规定使征集、接受档案的工作成了依法行事的行为, 不仅使国家公有的档案, 而且使联营集体单位和个人手中的具有社会意义的档案资源得到了应有的保护和利用。在档案信息输入过程中, 管理人员可以通过直接鉴选法和统计选择法输入。

通过以上方法, 档案信息就被保质保量地输入并分别集中于各级各类档案馆 (室) 中。为了使档案管理系统走向有序而有效地存储档案信息、发挥其服务功能, 我们就要建立一个排列规则的实体组织。档案实体按一定规则排列组织, 才能再依据一定的规则, 将贮存其中的适用信息取出传输给用户, 满足其专指性需求。不仅如此, 档案实体只有排列有序.附载于其上的档案信息才能够作为一个整体发挥更大的功效。所以, 将档案实体井然有序地组织控制起来是档案管理系统发挥功能的必然基础。仅仅将档案文件从实体上控制起来还是不够的, 档案管理系统只有同时具备了自适应机制才能发挥更健全的功能。档案管理系统不仅要按规则秩序存取、输出档案信息, 还要能够适应外界环境的变化, 随即调整其自身结构和行为方式, 以保持整个系统的适应性。实体控制是智能控制和整个档案管理系统的基础, 智能控制则是实体控制的升华, 两者相互作用, 相互补充。

积聚、处理、贮存档案信息的最终目的是要再次输出它们, 提供给社会利用, 为全社会的物质文明建设和精神文明建设服务。但是档案信息是不会自动输出的, 只有在档案管理系统内建立信息服务分系统或信息服务机制, 并通过档案人员的努力, 才能真正实现这一宏伟目标。档案作为信息的一种存在形式, 正为越来越多的人们所认识。利用档案不再是少数人的一种特权, 已逐步确立为全体公民受法律保护的基本权利, 正运用于更加广泛的领域。在认识和探讨社会政治、经济、教育、文化、军事等方面的客观发展过程和规律, 以及为各级管理部门制定科学根据的方针政策方面, 档案信息服务占有十分重要的地位。随着我围各项社会主义建设事业的发展和档案工作的推进, 档案信息服务的范围和任务明显地扩大了, 而且还在不断扩大着。另一方面, 服务范围的扩大, 对服务质量要求的提高, 暴露出了我国档案界的薄弱环节:缺乏大量训练行素的档案编研专家和档案信息分析专家。档案信息服务面临着挑战。这就要求档案部门在档案管理、尤共是档案信息服务方面更新观念.收善方法.提高效能。通过档案信息服务, 能够反映出客观实践活动对档案信息的需求;对档案信息的输入和处理水平也是一个检验与考察。档案信息服务的效果是衡量档案管理系统整体质量的重要标准, 也是改进工作的依据。档案管理系统的成绩, 并不仅仅在于完成的工作数量 (如收集量、馆藏量、整理案卷数等) , 而是看系统的实际功能, 看它在为用户研究、决策和解决问题中的作用。因此, 在信息服务中, 通过反馈调节, 将不断改善档案管理系统的水平。

因此, 对档案信息服务的认识不能仅仅停留在具体工作水平而应上升到更高层次, 要把为用户提供最佳的档案信息服务作为档案管理系统的最终目标。明确服务方向, 强化服务观念;熟悉档案内容, 了解用户需求;研究档案信息服务的特点和规律;做好档案开放工作。

有了档案信息服务系统和意识后, 要做好档案反馈控制工作。在档案管理系统中运用反馈方法具有十分重要的意义。档案管理系统既是一种社会系统.又是一种技术控制系统。这一系统的功能, 就是向社会输出档案信息, 以满足社会各个方面利用档案信息的需要。有了反馈机制, 还需要对反馈的信息进行统计研究, 以不断完善档案管理系统。档案统计研究是档案管理系统获取反馈信息的重要渠道, 正确的进行档案统计, 对科学地控制档案管理系统、发展档案事业具有重大意义。

科学技术带动了档案事业的发展, 档案管理正向着信息化、现代化方向发展。但是市场经济体制下各行各业都面临着巨大的竞争。知识经济时代, 档案管理工作也面临着很多问题。

第一, 知识经济时代, 档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物, 原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。

第二, 依托先进的技术设备, 知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。当今社会, 先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。

第三, 知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅为知识的不断创新和信息技术的广泛应用, 它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。

第四, 知识经济时代, 对档案工作的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。

正确把握知识经济给档案事业带来的机遇, 在不断探索创新中谋求发展, 这是现代档案管理的新理念。

档案管理理论 篇2

1.文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件由信息符号和载体结合而成。

2.文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。文件的根本属性是信息记录。3.文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。

4.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等。5.文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。

6.文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文件的管理工作。

7.文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性 8.文件工作的作用

历史意义

（1）实现单位职能的重要条件（2）国家档案事业的重要基础。这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。

9.文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。

10.文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。

11.通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办公厅（室）进行统一指导和监督。12.文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查阅与利用服务。

13.归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。14.归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。

15.对于归档文件，无论室通过立卷来整理，海市以“件”为单位整理，其原则均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文件价值，便于保管和利用。

16.应归档的文件材料的齐全、完整是归档质量最基本的要求。

17.首先是将归档文件范围和文件登记薄相结合，从总体上检查应归档文件是否均已收集齐全

18.主要的规范和标准由《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。

19.文件的归档鉴定 意义（1）关系到档案室室藏档案质量的优劣（2）关系到准确划定保管期限的长短（3）关系到档案管理工作的质量与效率（4）关系到档案保管成本的高低

20.文件的归档鉴定的原则（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发（2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素 21.文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。22.此处所谓“特征”，是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之间的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切的文件组合成一个案卷，是我国最基本的立卷方法。

23.按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动、某一工作、某一问题的发生、发展、结局，又保持文件之间的有机联系，因此是使用最频繁的立卷特征。

24.所谓名称特征立卷，即将同一文种的文件组合成一个立卷。

25.按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一个问题进行工作联系而形成的往复性函件组合成一个案卷。

26.除通讯者特征外，其余五个特征可以据文件的实际情况结合选用。27.以件为单位整理归档意义：一是提高归档文件整理工作的效率并节约费用、二是有利于档案工作的开展、三是推动了文档一体化的进程。

第二章

1.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的又价值的各种形式的历史记录。

2.档案的形成者来自两个方面：一是机关、团体、部队、企事业单位等；二是个人、家庭和家族。

3.文件转化为档案一般需要具备一定条件，即必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；必须是按照一定规律整理完毕的文件。4.对内容具有不真实、不可靠之处，既不能简单地将这一客观存在付之一炬。5.档案作用范围的扩展律

一般而言，时间和作用范围成正比。档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。第三章

1.丰富和优化馆（室）藏室档案收集工作首先必须树立的指导思想。丰富和优化馆（室）藏具体是指：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。

2.机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6月底之前向档案部门移交。

3.学校各部门应在次学年6月底前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档。

4.档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作。5.各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

6.列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。

7.列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年，向区、县综合档案馆移交。

8.总要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起6个月内向有接受该档案任务的综合档案馆移交。

9.档案馆对档案的收集方式主要有两种：逐年接受收和定期接收。

第四章

1.形成档案整体的单位或个人，就成为“全宗构成者”，又称“立档单位”。2.个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关组织全宗的一个组成部分。3.全宗的特殊形式主要分为联合全宗、全宗汇集和档案汇集等三种。4.立档单位与全宗历史考证一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成。5.立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责攥写，整理过程，全宗整理结束后，存入“全宗卷”内。

第五章

1.以磁带、磁盘、光盘等为载体的档案可采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。

第六章

1.全总卷内容构成：全总指南、收集工作中的材料（交接数据）、鉴定工作形成的报告、档案利用制度、数字化工作

第七章

1.档案必要著录项目：正提名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。（载体是错误的）2.档案馆（室）不同于国家公证机关。

3.《档案法》规定国家档案馆保存的档案，一般应自形成之日起满30年可以向社会开放。

4.所有权不同，其公布权限也不同。

第八章 66 1.第九章

1.各机关、人民团体和企事业单位应当设置档案工作机构，一般设在办公室（秘书处）。

2.档案工作规章制度一般包括：工作规章、管理制度、业务规范。

3.文件材料归档范围和档案保管期限表——明确本单位各类文件材料归档范围及相对应的档案保管期限。

4.档案分类方案一般由题名、编制说明、分类表、使用说明组成。（分类号是错误的）

5.标准档案保管期限表，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案使用。6.后四种档案保管期限表所确定的各类档案保管期限，只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长，不能任意缩短。

7.保管期限室档案馆（室）根据档案鉴定标准对档案所确定的保存年限。8.按国家档案局第8号令和第10号令规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为10年、30年。

9.利用范围即由编制机关对保管期限为永久的档案满30年后是否向社会开放提出“开放”或“控制”的意见。10.本单位的财务预算——30年。

11.本机关及所属单位人员任免、奖惩材料保管期限为永久，利用范围为控制。12.确定归档和不归档的范围（111——114）

13.档案bao管期限表并不是一成不变的，如果机关内设机构或工作职能，企业的资本机构或主营业务发生较大变化时，应当及时做相应修订和调整。

第十章

1.文件收集的主要责任人时文件形成和承办的部门、处室，各部门、处室负责人对本部门文件材料收集负有领导责任，兼职档案人员对本部门文件材料收集负有具体责任，各项业务、活动的经办人员对各自经办业务、活动中文件材料的形成、积累同时负有具体责任。

2.各部门、处室文件收集的工作依据是文件材料归档范围。3.系统性主要检查：卷内文件排列是否正确。4.重要会议、重大事件、重大活动统称为重大活动。

5.发文的排列次序一般为：文件正本—发文稿纸—定稿（签发稿）—最后修改稿；来问的排列次序一般为：文件处理单—来文。（具体考题目）6.永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。7.题名，即文件标题，题名采取照录原则。8.WS·2013—Y—105中WS表示文书档案。

9.WS·2013—D30—BGS—30中D30表示保管期限为定期30年。

10.零散积存文件是指散存在部门或个人手中，未在应归档及时归档的漏归文件材料。

第十一章

1.科学技术文件材料（简称科技文件）：指记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

2.科技档案的定义：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应该归档保存的科技文件。3.科技档案的主要特征：构成的成套性、内容的专业性、管理的现实性、种类的多样性、利用的广域性。

4.科技档案构成的成套性室科技档案形成和内容构成的整体特征。特点和规律决定了人们总是以一个独立项目或某一对象为单位进行科技生产活动。自然形成了一列相关联的文件材料，构成了一个有机联系的整体，即成套性。

5.管理的现实性决定了科技档案应与其所反映的对象和现实保持一致，如市政管线档案。

6.科技档案的管理现实性要求科技档案实行动态管理，如建立健全更改补充制度。（是非）

7.科技档案管理的基本方法：

第一，“三纳入”，即科技档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入有关的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的经济责任制和岗位责任制。

第二，“四参加”，即档案部门或人员应参加产品鉴定、科研课题（或项目）、成果审定、建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整、准确、系统。

第三，“四同时”，即下达项目计划任务应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时确保项目文件材料归档交接的完整、准确、系统。8.科技文件积累的原则：系统原则、动态原则、与科技活动同步的原则。9.系统原则：是要求从全局的角度出发，遵循科技活动的规律，依据科技工作程序，按照科技文件的特点进行全过程积累，以保证科技文件产生、形成的内在有机联系。

10.动态原则就是要求把科技文件的积累保存与更改结合起来。

11.与科技活动同步的原则就是要求把科技文件的累积贯穿于科技活动的全过程，以保证科技文件的完整。第一，生产活动的立项时入手，第二，科技文件的积累应在每一阶段、每一环节及每个科技人员的工作活动中随时进行。12.参考性科技文件主要包括从外来单位收集来的、作为本科技活动参考使用的技术资料、科技情报等。

13.科技文件积累的方式：科技人员个人积累、科技管理部门积累、专门文档管理部门积累。

14.科技档案的基本保管单位——案卷。

15.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分组卷。

16.以建设项目前期形成的相关管理性文件为例，可按照立项、各专项审批、动拆迁、招投标等前期各工作阶段组卷。

17.圈内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后。

18.产品类案卷宜按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。

19.建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。

20.科技档案案卷编目：案卷内科技文件页号的编写、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷目录的编制。（多选）21.案卷内科技文件页号的编写

（1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。（3）圈内目录、圈内备考表不编写页号。

22.案卷封面六要素：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。23.页数：应填写每件文件总页数。

24.圈内备考表应标明案卷内部全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

25.总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。26.案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。（多选）27.要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。

28.科技档案分类中横向表现了各级同位类的并列关系，形成了各级“类别”；纵向表现了上位类和下位类的从属关系，构成了一个个“类系”。（是非、单选）29.科技档案分类方案类目体系要体现可包容性。（单选）使每一种和每一部分科技档案都能在该分类方案的类目体系中找到自己的应有位置，并力求简明易懂，便于检索。

30.经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等十个一级类目是按照职能分工划分科技档案类目。（单选）31.科技档案的分类要求根据本单位的具体情况，综合考虑包括单位性质、主要的科技生产活动、科技档案种类和数量等各种因素。（多选）

32.企业档案一级类目号多采用其类目中具有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编制。

33.档号亦称档案号，是档案部门在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案实体的一组代码，即科技档案保管单位的编号。档号是存取科技档案的标记，具有固定科技档案分类排列顺序、统计和检索科技档案的作用。34.对科技档案而言，其档号的基本结构为：全宗号——类别号——案卷号。35.案卷号（或盘、盒、张号）是案卷或光盘、磁带、照片等排列的顺序号（流水号）。

36.建设项目文件，简称项目文件，是指建筑、安装等各种形成固定资产的建设项目，在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图标、声像等形式的全部文件，包括项目前期、竣工、竣工验收文件等。

37.这些特征也对建设项目档案管理提出了基本要求：一是内容的完整性，二是档案内容应准确，三是整理的系统性。

38.作为建设项目的法人，建设单位应负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等参建单位编制项目军工股文件和整理项目文件。

39.在实际工作中，一般以有关主管部门（如发改委等项目投资管理部门）正式批准（或核准、备案）的项目或工程为表现形式。房屋建筑项目中的水、点、风等动力系统以及电梯等设备安装工程，也是该建设项目的组成部分。

40.建设单位的档案部门应与建设项目管理部门形成合力，确保施工、监理等参建单位履行文件形成、积累并最终完成归档和提交责任。

41.如建设项目实行项目总承包的，应由各专业、劳务分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累和整理，并提交总承包单位汇总；如由建设单位分别向几个单位发包的，如轨道交通项目，建设单位将整个项目划分为若干标段工程分别发包，则由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。

42.对建设单位委托的项目监理单位而言，其除了负责收集、积累项目建立文件，还要负责监督、检查项目施工过程中文件收集、积累和完整、准确、系统的情况。43.声像材料 长期 长期

44.施工过程中，不可避免地会对设计单位提供的施工图设计文件进行一定的变更或修改，设计变更通知单、工程洽商单、材料代工单、技术核定单、业务联系单、备忘录等都是常见的施工图变更、修改的依据性文件。

45.建立文件在不同项目中形成的内容大同小异，一般更具文件类型收集、整理、归档即可。

46.如果在建设项目中同时开展了有感的科研项目，其文件收集归档可参考单个科研项目、课题在哥哥阶段的文件材料归档范围。

47.各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进金属、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位等级、归档，再行译校。48.项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工图和项目建立文件组成。49.项目施工及调试完成后，施工单位i、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。

50.项目竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

51.与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更，可与竣工图编在一起，页可以单组组卷。

52.项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

53.在原施工图上更改，并签章使之成为竣工图的前提条件是：不涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，以及图面变更面积不超过35%的，否则，应重新绘制竣工图。

54.竣工图更改的方式有三种：杠改、划改（或叉改）、圈改。

55.利用施工图更改的，应在更改处著名变更、更改依据性文件的名称、日期、编号和条款号。56.书213 214三个图

57.所有竣工图应由竣工图编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内-容应填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

88.项目竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况。

89.竣工图应使用新得或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。竣工图一般由施工图经审核、更改后加盖并签署竣工图章而来。

90.一张更改通知单涉及多张图纸更改的，如图纸不在同一卷册中，应将复印件附在有关卷册中，或者备考表中说明。

91.竣工图一般为两套，由建设单位向业主和生产（使用）单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。92.竣工图编制所需费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。

93.对在大中城市规划区范围内的中点建设项目，因有移交一套项目城建档案的任务，建设单位至少应形成两套项目档案。除了特殊情况，档案应为原件。对建设项目文件而言，项目前期很多立项、审批、招投标等材料，以及项目竣工验收阶段形成的验收材料，由于形成于相关主管部门，一般只形成一份原件。对设计文件、施工文件、竣工图、监理文件，以及工程可行性研究报告、环境影响报告、初步设计等等第三方机构为设计单位编制的专业材料，建设单位应根据最后项目档案所需套数，向设计、施工、监理等参建单位及第三方机构提出编制或形成文件原件套数要求，并以合同形式明确。

94.施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审。95.项目文件归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工文件一并归档。在项目竣工后或财务决算后三个月内归档。各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

96.建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按、项目的单项或单位工程整理。

97.项项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。98.案卷及案卷内文件不应重份份；同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷的保管期限应从长。

99.案卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。例如，某项目的建设工程规划许可证及其附图，一般许可证排列在前，附图排列在后又如，向有关主管机关申报项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等材料，申请、请示等正文排列在前，项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等附件排列在后。

100．项目档案经验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过工验收后的三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。101.建设单位应在六个月内向城市档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目产品档案。

102．产品档案，即工业生产技术档案，是在工业产品研制、生产等活动中形成的科技档案，主要产生在工业产品的设计、制造单位和工矿企业单位。产品档案般包括产品设计档案（或称产品研发档案）和产品制造档案两个基本部分。103.各单位应实行产品研制、生产工作的文件收集、整理、归档责任制，即负责产品型号研制、生产的部门，是产品文件的形成部门，同时也是产品文件归档的责部门，应履行产品档案工作职责。

104.产品文件材料的归档时间有以下几种情形。1．按产品、型号结東时间归档 2.按工作阶段归档3.按专业、单项、子项目结束时间归档4.即时归档。105.产品研制活动结束后，围绕这些活动的文件材料形成也就此结束，此时把有保存价值的产品文件材料经系统整理后及时归档，产品管理活动就正式画上句号。106.产品完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。107.按工作阶段归档便于产品或型号管理部门工作的开展，保证产品文件材料的完整。

108.产品文件的准确性既包括内容的准确性性，也包括形式的准确性和规范性。109.产品文件在文件或图纸编号、版本、格式等形式上不准确、不规范。110.产品研制过程总是伴随着各种程度的修改、更改，这些修改、更改最终都 要落实到相关产品文件和图纸上。

111.产品文件一般按照结构、阶段等分别组卷。

112.按阶段组卷是以产品研制、生产活动为对象的划分，而按结构、部件、部位、专业、子项等组卷，则是以产品本身为对象的划分

113.按工作程序排列案卷，即是按阶段进列；按产品结构排列案卷，一般可直接依据产品各专业、系统、部位（部件）的划分，或从产品整体到各专业、系统、部位（部件）等的“先总后分”的顺序，排列产品在研发设计、制造生产等阶段中的案卷。

114.科研课题在其项目鉴定后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。115.科研文件的归档时间（1）按科研项目、课题结東时间归档(2)按工作阶段归档(3)按子项目、子课题结東时间归档(4)按归档

116.在一个科研项目、课题结東后规定的时间内（如三个月内）归档。117.气象、水文等自然观察或观测活动的记录，其时间连续性强，可视实际情况按归档。

118.实行科研项目、课题负责人主持立卷归档工作责任制，即科研项目目、课题的牵头部门、主办部门或负责人，应明确专、兼职档案人员，履行科研档案工作职责。

119.《科学技术研究课题档案管理规范》还明确了科研项目、课题协作单位的归档责任，即几个单位协作的科研课题，其文件的归档要保证课题主持单位保存该题的整套档案。

120．科研档案案卷排列的总体思路是同一科研项目、课题内按阶段排列。121.设备仪器档案，可划分为两种：一种是与土建项目有关，如建筑工程程中的水、电、风、电梯等设备的档案，或某些化工、火电、钢铁企业的锅炉、冶炼设备的档案，这种设备档案，因设备属于建设项目的一部分，与建设项目档案难以完全分开，按照建设项目档案成套性管理要求，这种设备档案作为建设项目档案的组成部分整体管理，而不单独分离出来专门管理；另一种是与土建项目分开，可独立运作的设备仪器档案。

122.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。采取即时归档。

123.细化本单位设备仪器文件材料的归档范围和档案保管期限。

124.设备仪器文件的组卷方法（1）按设备仪器管理的阶段、流程组卷（2）按设备仪器所属的系统、专业、工序等要素组卷选

125.按设备台（套）分别组卷是设备仪器文件组卷的基本方法，但很多情况下，单台（套）设备形成不止一个案卷。

126.对单台（套）设备仪器而言，从申请购置（或自制）直至投入使用，要经历

系列的阶段。127．可根据设备仪器的申请、购置、开箱、安装、运行等工作阶段或流程组案，例如，某台（套）非标类设备按照购置（或自制）设备的申请、招投标、设计阶段、设备仪器开箱验收阶段、安装、培训、使用、测试阶段等组卷。

128.设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

管理理论“中国造” 篇3

在本期的焦点栏目“大订单销售”中，我们就要介绍由中国经营者自己研发的两个销售管理模型。大订单项目由于金额巨大，对企业的重要性毋庸置疑，对负责操盘的团队更是生死攸关。对于大订单项目，销售人员经常会走进两个误区：一是不考虑人，只考虑产品、方案、价格等硬性指标；二是认为“关系”是最重要因素。无数残酷的案例都告诉我们，不是东西好就能赢单，也不是搞定了“老大”就能拿单。于是，又有销售人员走进了第三个误区——“不可知论”，认为“好的大订单销售人员是天生的，大订单的偶然因素太大，大订单销售是艺术，不可复制”。

其实，大订单销售是有方法可依的，对人的分析也是有规律可循的。《用五维模型智取大订单》就介绍了一个对采购者进行分析的“五维模型”。这个模型从五个维度——马斯洛需求层次、对待变革的态度、决策关注点、与我方的联系紧密度，以及对我方的态度——出发分析每位采购者，可以形成对一个人较为完整的认识。通过对客户组织结构和采购者的分析，我们可以清晰描绘出大订单销售的作战地图。

另一篇文章《大项目销售：如何测量控单力》则介绍了一个可以评测销售项目进度和预判项目成败的定量模型—— C139模型。这个模型由东软集团副总裁邢波开发，基于他对金融、电信、能源等18个行业866个大型销售项目的项目进度和结果历时6年的跟踪和统计分析，初次在本刊介绍是在2008年，如今这个模型已经在5，000多个项目中得到验证。在2009年至2012年间，邢波和他的团队运用C139模型制定销售策略，赢下了项目总金额31亿元的中国IT业最大订单。

在对中国企业的观察中，我们还发现，凡是经营得好的企业，都是将现代管理方法和中国传统文化结合得好的企业，对传统文化把握得越到位，企业的经营就越游刃有余，因为管理本质上是对人性的理解和把握。在本期，我们新开辟了一个栏目——东方商业智慧，这个栏目将致力于探索东方传统智慧在商业中的运用。本期就要介绍中华先贤智慧精粹《群书治要》中蕴涵的管理智慧。此外，我们还邀请学界和企业界的同道中人，组织了 “东方商业智慧”研讨小组，定期聚会研讨这一话题，2月份我们在相宜本草公司组织了“企业管理团队的心灵成长”的研讨。

如今，中国是世界上最活跃、经营环境最复杂的经济体，在这样的土壤中，必定会产生伟大的管理理论，就如同20世纪七八十年代日本企业界的辉煌铸就了诸多有影响力的管理理论。让我们同思、同行。

浅谈电子档案管理理论方法 篇4

1 电子档案管理对传统档案管理的传承

电子档案的出现, 使得机关企事业单位的工作实施起来更加方便快捷, 更具效率性, 与传统档案管理工作模式相比, 电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析, 得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进, 才能适应新形势的需要, 开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平, 做好档案的开发和利用工作, 不但可以实现档案管理工作的自身价值, 而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

1.1 做好档案的信息化工作, 计算机技术、网络技术、信息技术

已逐步被应用于社会各个领域, 并显示出极大的优势, 使得各行业的现代化管理水平得到不断提高。以传统模式为主的档案工作, 同样也面临这一问题。一方面, 由于现代社会信息的几何递增, 各种载体形式的档案资料迅猛增长, 传统手工方式对档案信息的查找效率低下, 档案管理计算机化需求越来越迫切。

1.2 思想转变是做好档案管理工作的关键。

思想观念创新企业领导要高度重视、支持和加强科技档案信息化建设, 将其纳入企业档案信息化建设总体规划, 纳入企业有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门要解放思想, 转变观念, 对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。企业要将科技档案信息化建设经费列入年度财务预算, 充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素, 增加经费投入, 配置高性能电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码像机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备, 解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。

1.3 创新档案管理机制。

档案管理机制要创新建立科学的管理机制是档案管理工作创新的基础。由于档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等特点, 创新档案工作, 就必须有健全完善的工作机制作保证。要建立责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制, 促使档案工作人员从事务型向专业型转变, 强化档案行政管理部门业务指导、监督、检查的宏观管理职能, 加强后续监管, 促进档案工作的制度化、科学化、规范化;要形成对档案工作进行科学分析和创新研究的工作机制, 以指导和规范档案工作实践;要完善岗位责任规范, 严明岗位职责和纪律, 实行竞争上岗、末位淘汰、绩效挂钩的竞争机制, 从而形成职责明确、程序严谨、工作有力、运转灵活的管理机制, 为档案工作的发展提供坚实的保障。

1.4 提高档案管理人员的素质。

档案工作是党的事业乃至整个社会主义建设事业中不可缺少的重要组成部分, 它记录着社会的昨天, 服务于社会的今天, 指导着社会的明天。不断提高档案工作的效率, 充分发挥档案的作用, 其意义深远, 责任重大。然而, 档案工作者所肩负的责任, 往往具体体现在大量的, 繁琐的和枯燥的档案业务工作中, 不能通过服务获得直观的物质财富和经济效益, 这就需要档案工作者充分认识到自身工作的责任、价值和意义, 要有高度的责任感和事业心, 还要有默默奉献的精神, 甘当无名英雄。在服务的上, 做到主动, 热情、耐心、周到、及时;在服务语气上, 做到文雅和气, 谦逊礼貌;在服务方式上, 变坐等上门的被动服务为送上门的主动服务, 变单一服务方式为多形式服务方式, 使利用者满意, 这是档案人员职业道德素养的基本要求。

2 新时期下电子档案管理工作要做到理论的与时俱进

根据我国有关档案管理的具体标准并结合本单位的实际情况, 从电子档案的特点出发, 研究其形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等, 为确保电子文档具有较强的可操作性, 使电子档案的管理工作有章可循, 在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法:

2.1 明确档案室的责任及电子档案范围, 即收集备份本单位产

生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著录, 及时将目录及文件划分保管期限, 统一编号, 进行整理、拷贝, 并刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编目上网以及电子档案的长久保管工作。对一些诸如日常工作重要性文件、上级下发文件、下级呈送报告、统计部门函件等一一归档, 建立相应的电子档案。

2.2 了解熟知电子文件的存储方式、存储载体空间。

电子文件的存储、携带离不开存储载体, 电子文件的存储载体有多种, 如磁盘、优盘、光盘等, 但光盘与优盘、磁盘相比, 其优点是:记录的密度高、存储容量大, 数据传输率高, 存取速度快, 易保存, 而且有保护层, 信息读出为无接触式, 不存在读取磨损, 所以盘片不易损坏。由于光盘有这些优点, 应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2.3 严把电子文件的鉴定关及安全关, 确保电子文件得以安全完整保存。

对电子文件的鉴定明确把好关口。档案室在接受 (收到) 电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行, 有无感染计算机病毒等, 同时做好定期检查工作。利用电子档案时, 一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒, 立即要对该载体内存储的所有文件进行检验, 及时采取措施修复损坏的文件。在清查病毒的同时要对电子档案做好保密设置, 排除了电子软件意外后还要排除人为因素的威胁, 可以采用身份验证等方式确保机关企业的档案秘密, 严格控制电子档案的人为接触。

2.4 电子档案保存的同时也要备份纸质档案, 以防丢失, 造成不应该的严重后果。

纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案, 它们的特点可以概括为两句话:纸质档案便于长久保存, 但利用不方便;电子档案便于利用, 但难于永久保存。可以让二者很好的进行结合。

结束语

时代在发展, 社会在进步, 电子档案工作的实施也使得档案管理上了一个台阶, 从纸质档案到电子档案, 这是一个划时代的飞跃。当今电子信息时代的飞速发展, 电子档案管理工作也必将更加适应形势, 更加适合这个时代。

参考文献

[1]严谨.高校电子文件管理工作的科学发展[J].北京档案, 2006 (6) .

[2]孙刚.电子文件真实性保障模拟研究[D].天津:天津师范大学, 2007.

管理理论 篇5

摘要：中小企业是国家经济的基石，我国中小企业在30年来发展迅速，取得了重要成就。当前，在进一步转变经济增长模式、从出口导向型向国内消费型转变的趋势影响下，我国中小企业如何增强自身竞争力再一次成为热点话题。知识经济将使企业的生产经营活动发生根本性的转变，必将剧烈冲击着传统的管理，创新是知识经济的灵魂，管理创新是知识经济时代的必然性要求。本文结合中小企业的自身特点和目前面临的困境，提出了有关中小企业管理创新的举措，以此来促进中小企业转型，增强竞争力。

关键字：中小企业；管理创新；商业模式；企业文化：制度创新

一、管理创新的内涵和形式

创新理论是由熊彼特（1883—1950）首先提出来的。他在 1912 年出版的《经济发展理论》一书中第一次提出了创新理论，并因此闻名于整个经济学界。熊彼特认为，创新包括五个方面的内容：引进一种新产品或提供一种产品的新质量；采用一种新技术、新的生产方法；开辟一个新市场；获得一种原材料新的供给来源；实行一种新的企业组织形式。[1]

很长时间以来，管理的含义是指对社会再生产过程进行计划、组织、协调、指挥、监督的总括，并常常用大合唱团的指挥来加以譬喻。而管理创新则是为了实现上述管理内容所采取的形式上的改进与提高

但随着科技进步与知识经济的到来，管理及其创新具有更深刻的含义。管理不仅是对生产经营进行计划、指挥与监督，而主要是协调人与人、人与物、机构与机构的关系，发现和重组各种资源，激发各方面的积极性和主观能动性，为全面实现整体目标而协同努力。管理创新是一种新的更有效的资源整合范式，而这种范式既可以是新的有效整合资源以达到企业目标和责任的全过程式管理，也可以是新的具体资源整合及目标制定等方面的细节管理。

二、中小企业在管理中存在的问题

（一）中小企业的外部问题

1、国际市场竞争日趋激烈。自入世以来，一方面以自由贸易为目标的WTO规则为中小企业开展对外贸易提供了便利，但另一方面，中国政府必须遵守WTO以市场经济为基准的规则，承担一些如减让关税、放弃限制国外产品输入一类的义务，使得对中小企业采取保护政策的难度加大。竞争手段只能朝着增强非关税措施保护、增加产品自身竞争力的方向努力。美国次贷危机引发的金融危机对我国中小企业的冲击巨大。欧美买方市场的消费能力锐减，很多出口型的中小企业拿不到订单，现金流紧张。

2、融资渠道狭窄，贷款困难，是困扰和制约中小企业生存与发展的老大难问题，一直没有得到很好的解决。据不完全统计，中小企业贷款遭拒率达56%。从中小企业自身情况分析，其总体上存在着产权制度不明晰，财务制度不健全，账目透明度不高，固定资产数额较少等缺陷，导致其社会信任度低。遇到大的订单也难于筹措相应的资金，只能眼睁睁看着机会流失。

3、企业经营成本大幅提高，利润空间受到严重挤压。在国际市场上初级产

品价格上涨的推动下，国内市场上如石油、煤炭和农副产品等原材料价格高涨；由通货膨胀引发的物价上涨致使劳动者生活成本增加以及劳动力要素相对稀缺，劳动力价格上涨已经是大势所趋。

4、中小企业间缺乏产业联系，难以形成专业化协作和经营网络，造成低水平重复建设。例如，苏州市现有企业4万余家，集中在轻纺、服装行业的生产企业就达5000余家，同时并存着数万个家庭纺织、服装制造者，“如此高的产品重合度，必然造成供过于求的市场窘境”。众多企业同质类的产品使得彼此之间的竞争日趋残酷，形成一种“你死我活”的局面。

（二）中小企业的内部问题

1、粗放型的增长模式和管理模式走到尽头。①中小企业依赖资源外延开发，这种透支性质的增长模式已经受到资源硬约束的制约。资源过度消耗的同时也引发了严重的环境问题，造成社会总成本的增加；②在中小企业快速发展时期，企业规模扩张迅速，掩盖了高成本、低效率的问题。但是随着市场竞争的加剧，如何开展精细化管理就成了一个迫切需要解决的问题。[2]

2、中小企业家普遍缺乏创新精神和战略思维。①大多数企业家不能与时俱进，依然抱住过去成功的经验不放，而忽视了外部环境的变化。权变管理理论指出，企业管理的核心就是要根据企业所处的内外环境随机应变，而不存在万能的管理方式。企业家不仅要看重具体的管理方法，更要看重管理所面临的“情境”。再者缺乏对创新的深入理解，很多企业主认为创新就是技术上的改进，而没有真正意识到管理创新也是提高效率的重要手段；②中小企业家认为战略管理是大型企业所需要的，自己的企业有生产经营计划就可以，往往只顾眼前利益而缺乏长远目标，甚至还有“走到哪儿算哪儿”的想法。战略管理是为企业提供如何实 现可持续发展的思路，美国学者普拉哈拉德和英国学者哈默的研究发现，日本现在很成功的企业在几十年前还是弱小的，但是他们在当时就有明确的战略目标。这些企业在战略规划的指引下，可以更加有效地使用资源，充分发挥自身灵活的特点，最终成为有影响力的大企业。战略眼光的缺乏直接导致应对变化的意识和能力不足，企业进行自身调整的主动性和灵活性也会降低。

3、中小企业创品牌能力较低，产品市场竞争力不足。由于长期被动接受了国际产业分工，绝大多数中小企业处于产业链低端，缺乏品牌意识，满足于利用廉价的劳动力、原材料等密集型资源，扮演国内外大企业代加工者的角色，甚至无牌加工。其产品的技术含量和附加值不高。

4、中小企业人才流失严重。全球领先的专业招聘集团瀚纳仕，近日发布的调查报告显示，中国明显存在员工流动率过高的问题：三成以上或35%的应聘者在2至4年内会换新工作，而14.5%则不到两年就换新工作。缺乏职业发展前景（34.9%）是促使应聘者寻找新工作的最主要原因。第二个主要原因是想要追求全新的挑战（22.3%）。薪酬是应聘者选择离职的第三大原因（13%）。企业培养一名员工需要付出一定成本，过于频繁的人员流动会造成企业的付出得不到相应的回报。人才的流失不仅带走了技术、客户等资源，而且会产生连带效应，其他员工也会效仿，降低企业的凝聚力。久而久之，企业不过是员工个人成长和发展的“垫脚石”，无法形成“双赢”的良性循环发展模式。

综上所述，在内外部原因的影响下，中小企业的发展存在的问题很多，想要改变这一窘境，除国家政策上的支持以外，中小企业应该具备应有的忧患意识，从自身的管理出发，逐渐向着企业目标发展。

三、中小企业如何进行管理创新

目前，中小企业转型升级是一个难题，但是并不意味着什么也不能做。面对复杂多变的经营环境，各级政府努力营造有利的产业发展环境，加快构建现代产业体系的战略态势；各种市场结构可以帮助中小企业，提供专业化的服务；同时也需要企业以自主创新为动力，从管理创新入手，以自我升级、就地升级、联合升级为主要方式，使企业实现向以高技术含量、高附加值、低能耗、低污染的转变。本文所讨论的中小企业管理创新主要从以下几个方面入手。

（一）培养企业家创新精神

管理创新首要之举就是思想上的转变，是一场重要的心理革命。没有管理思想创新，管理创新也无从谈起。企业家在中小企业的生存与发展中，起着重要的引导作用。[3] 其对管理创新的作用、效果、行为方式的认识，直接影响到企业管理创新工作的开展。没有正确的创新价值观，企业的管理创新活动就无法得到有效地实施。企业家的工作是“创造性的破坏”，必须要主动地培养自身的创新魄力和风险意识。在转型升级的大背景下，需要企业家具备战略眼光和辩证思维，面对资金短缺、资源匮乏、市场不确定、技术创新失败等困难，依然可以敏锐地洞察到产业的发展趋势。根据环境的变化，他们能够及时发现社会需求，甚至创造需求；他们能够组织资源，开发和创造社会所需要的产品和服务。

（二）制定有序可行的战略机制战略机制因素在中小企业管理创新关键因素中起到统领全局的作用。管理创新是一项长期行为，需要中小企业高层领导长期开展并从战略上高度重视，管理创新没有中小企业领导的鼓励和支持，就只是空谈，毫无意义。同时中小企业还要建立健全与之配套的激励机制和决策机制，并且在信息与资金等需求方面提供有力鼓励和支持，以便中小企业能够顺利地实施管理创新措施。

（三）寻求管理模式创新

面对挑战，中小企业已到了不得不主动寻找新的发展模式的时候了。只有管理模式创新之后，企业才能有技术创新和品牌创新。传统的中小企业管理模式的特点就是所有者和经营者的“两权合一”。这个模式的优点在于所有者能对企业的生产经营全过程进行控制，鉴于中小企业自身规模小、组织结构简单的特点，所有者亲自参与管理有利于降低成本，最能发挥效率。其缺点在随着企业的发展，分工不明确、规章制度不完善的弱点就会被放大。所有者凭借经验和感觉来进行管理，决策大都没有经过科学的论证，往往出现决策性的错误。所以将企业所有权与管理权分开，明晰产权，通过加强和完善企业管理，进一步扩大资本的控制范围，增强资本的增殖能力。现阶段企业规模的扩大，在客观上要求建立相应的制度和聘用适当的经理。为了避免所有者对企业失控，需要通过健全的财务制度对经理人进行有效的监督。企业形成相对独立的财务制度，并准确提供财务报表，用来考核、评价经理人的绩效。所有者的主要精力不是花费在日常管理上，而是要“实行例外原则”，即自己保留重大事项的决策权和控制权。

（四）重视商业模式创新

彼得·德鲁克认为，当今企业之间的竞争，不是产品之间的竞争，而是商业模式之间的竞争。据资料显示：在当今美国，60％的企业创新是商业模式创新。哈佛大学教授约翰逊、克里斯坦森和SAP公司的CEO孔翰宁在共同撰写的《商业模式创新白皮书》中写道，任何一种商业模式都是一个由客户价值、企业资源和能力、盈利方式构成的三维立体模式。关注企业经营的每一个环节，例如瞄准什么样的客户、市场潜力有多大、为客户创造什么样的价值、提供什么样的产品和服务、建立什么样的营销体系、整合什么样的资源等，都有可能演变为一种成功的商业模式。[4] 由于中小企业资源有限，最忌在产业链上参与过多的环节，导致不可控因素过多。一旦确定了最佳切入点，就要集中资源做精做强。比如雷士照明通过重新定位，从卖产品过渡到卖服务，再到2011年推出照明整体解决方案，客户覆盖面从商业照明向零售和高端工程渗透。雷士照明在商业模式的三维立体模式中，挖掘到有利于自己转变的关键点，打破了行业内通用的商业模式，找到了产生客户价值的新型增长之路。

（五）真正建设起“以人为本”的用人机制和企业文化。

目前中小企业遇到的发展瓶颈与人才匮乏有相当的关系。笔者认为，相对于人才引进而言，留住人才对于中小企业来说更为重要。中小企业应该用什么体制、用什么文化才能留住人才？

首先，科学有效的激励制度必不可少。激励的主要作用在于激发调动人的积极性，从而使人们更有成效地进行工作，实现组织目标。哈佛大学教授威廉詹姆士研究发现，在缺乏科学有效的激励情况下，人的潜能只能发挥出20%—30%，科学有效的激励机制能够让员工 把 另 外70%—80%的潜能也发挥出来。在管理实践中，无论是物质激励还是精神激励，对员工都有积极作用。至于如何将这两种激励与员工的绩效挂钩，就要看中小企业家的管理艺术了。一定要对员工的需要有起码的了解，结合企业的实际情况，切忌照搬书本知识。精神激励需要一定物质载体，物质激励也要包含一定思想内容，两者要互为补充，实现有机结合。建立一种公平、公正的激励机制，才能最大程度调动员工积极性。如根据企业初创期的老员工与后来的职业经理人的不同诉求，进行股票期权激励、年薪制、津贴与退休计划等，长短期激励结合，以求尽量解决传统的薪酬体制下激励弱化的问题，以及越来越多的因企业所有权与经营权分离而产生的委托代理问题。再者，培养具有凝聚力的企业价值观，是企业文化建设的出发点。企业文化是企业在经营管理过程中所创造的具有本企业特色的精神财富的总和，它对企业员工具有重要的导向作用、激励作用、凝聚作用和约束作用，是对企业规章制度等外在约束的一种有效补充，就如同企业和员工之间形成了一种良好的“心理契约”。企业里员工来自全国各地，他们有着不同的文化背景和企业价值观。在这样的背景下，企业应该努力创造条件，使员工有归属感，使员工能感到宽松和谐，有一定压力也有更多的动力，能够不时取得成就感的愉悦的工作氛围。企业文化要以人为本，围绕人（员工和客户）的需求来建立，并根据人群需求的变化而不断给予完善和发展。

四、结束语

随着经济全球化的不断深化，企业运行和管理的外部环境发生了巨大变化，企业面临的挑战和困难是空前的。创新是现代企业充满活力的源泉，也是企业获得持久竞争优势的基本驱动力，企业需要持续地创新才能适应不断变化的竞争环境。如果企业还是固步自封，不及时进行创新，将意味着自取灭亡。企业要在充分分析调整和机遇的基础上，结合自身情况，积极地迎接挑战，就会有一个光明的前途。

参考文献

[1]彼得·杜拉克．创新与企业家精神［Ｍ］．彭志华译，海口：海南出版社，2008．

盈余管理相关理论探析 篇6

关键词：盈余管理行为；动因；管理层决策

一、盈余管理的概念

作为当今学术界被广泛关注的问题之一，仍然未见对其对这个概念做出较为统一的界定。但回顾以前的各类文献，主要是从以下几方面来做定义。

第一，就管理层对盈余管理的目的和动机而言，认为盈余管理是管理层为了给企业或自己谋取私利而实施的一种欺诈行为①。但这种说法是有失偏颇的，企业的最终目的是盈利，是尽可能的为股东获取到更大的利益，管理层对盈余进行有效的管理并无对错而言，因此将其认为是一种欺诈行为是存在不妥的。另一方面，盈余管理作为一个较为宽泛的概念，与其盈余有关的都可能被视为是盈余管理行为。因此不能将盈余管理行为都一概而论的认为是欺诈行为。而且这种信息的不对称性也说明我们不能将其盈余管理行为视为一种欺骗的行为。

第二，从是否遵循会计准则而言，有些学者认为盈余管理行为可能会对会计准则进行不当的使用，另一方面，有些学者认为盈余管理是在会计准则允许的范围内，将报表的盈余调至期望的水平的过程。而且，如果企业的会计行为被划分为欺诈性的会计行为和盈余管理行为以及合法的使用会计选择，我们是无法准确辨认出盈余管理的，因为盈余管理是基于真实的财务报表所进行的，而真实的财务报表是依据真实的交易所产生的。

从盈余管理的目标来看，企业的最终目标是盈利。就盈余管理的方法而言，盈余管理就是利用各种方法来改变一些盈余信息，再将修改后的信息传递给其他的使用者，因此，盈余管理是企业管理层以编制财务报表以及构造一些相关的交易事项去影响会计信息使用者对企业经营情况的理解，但其最终目标仍是为了达到企业利益最大化的目的。

二、盈余管理特点

从一个足够长的时间段来看，盈余管理并不增加或减少企业实际的盈利，但却会改变企业实际盈利在不同的会计期间的反映和分布。②即，盈余管理影响的是会计数据中的盈利，不同的会计方法的选择、运用以及会计估计的变动、交易事项发生的时间点都可以是盈余管理手段。

盈余管理的主体是企业管理层，客体是被大众所公认的会计原则，会计方法和会计估计。盈余管理的最终对象还是会计数据本身，在研究盈余管理时，我们需要将会计原则、会计方法等空间因素与会计方法运用的时间因素相结合。

三、盈余管理产生的原因

从主观方面而言，首先，企业的盈余管理会受到企业上市筹资动机的影响，因为对于企业成功上市的条件之一就是公司在最近的连续三年是连续盈利的，同时，作为投资者而言，往往希望公司的盈利状况是较为平稳的，最好的状态就是稳中有升，这些上市条件使得公司有了盈余管理的动机，去避免公司出现亏损或者持续亏损的状况。

其次，由于企业所有权和经营权的分离，企业管理层进行盈余管理往往会受到寻求自身利益因素的驱动。企业股东为了使管理层与自身目标较为一致，通常会采用相关的激励机制。同时，管理层也会在法律所允许的范围内，选择一些有利于提高企业经营业绩的会计政策。在这样的动机下，企业的盈余管理都是由管理层所控制，而他们也会成为其盈余管理的受益者。

再次，由于债权人和企业的目的的不一致性，债权人追求稳定利息收入，企业追求经营规模的扩大，所以企业可能会倾向选择风险高收益高的项目，这也就导致了企业和债权人目标的不一致。因此，在双方签订的正式借款合同中，债权人通常会在企业的资金使用问题上添加许多限制条件，如，对企业的流动资金进行一定量的规定。

最后，避税是盈余管理最明显的动机之一，企业的现金流对企业的发展极为重要，充足的现金流对企业提高自身的盈利能力和规避风险的能力都有着十分重要的意义，我国的相关法律条例规定，根据企业盈利的能力的不同，以其扣除各项费用后的应纳税额为依据，对年应纳税额在3万以下的企业仅按18%的所得税率征税。除此之外，对年应纳税额在3万-10万的企业，按27%的所得税率进行征税，因此，外部政策的驱动，使得企业会选择有利于达到减少税收的政策的目的的会计政策，从而为企业获得更为充足的现金流。

四、盈余管理的制约因素

尽管正如前文所述，盈余管理的存在有一定的必然性，但我们仍然可以通过其他的途径对企业的盈余管理进行约束和限制。这些因素主要涉及外部的监督制约。例如：会计准则，相关审计部门审计以及公司内部的治理结构。

（一）外部审计以及公司治理结构等因素

外部审计的存在有效的减少了信息不对称的程度。由于外部审计需要对企业所提供的财务信息进行监督、核查、重算以及确证等程序，这也就提升了会计信息的可信度。公司治理结构是在完善的法律下，明确各方利益相关者所有的权利以及分工等内容。完善的公司治理结构可以有效的制约管理层的控制权，使得管理者在进行利润操控的同时增加了更大的风险。所以，完善的公司内部治理结构可以对盈余管理起到一定的制约作用。

（二）会计准则

会计准则的存在可以有效降低管理层随意选择会计政策的程度，使企业不能随意的对企业盈余进行管理，进而提高了企业对外披露的财务信息的质量。同时，也使外部审计的监督更有有效的依据。企业进行盈余管理往往利用的是会计准则的盲区。相关政策机构制定更为完善的跨级准则会更有效的监督企业的盈余管理，在盈余管理的制约因素中，想较于公司治理和外部审计而言，会计准则这一制约因素的作用更为直接和普遍。

五、综述

随着中国股市的不断发展以及交易机制的逐渐完善，投资者更加理性，更多的是凭借可靠的信息来进行投资决策，而不是听信流言。在这样的背景之下，企业所公开披露的年度财务信息就是投资者进行决策的重要依据，并且他们的这类行为会直接对股票产生影响。与此同时，公司经营业绩的不善也会导致经理人报酬的减少。对于对国民经济有较大影响的电力行业，如果出现亏损，就会引起税务机关等政府部门的特别关注。随之而来的是，当企业不能改变亏损的经营状况时，甚至可能面临着公司退市的可能。从另一方面而言，企业作为理性的“经济人”在面对较高的盈利而带来较多的所得税时，是难以理解的，因此理性的“经济人”会想办法去尽可能的少缴纳企业所得税，从而导致盈余管理的产生。依据我国现行的会计制度，为了使相关的报表使用者更加及时的了解企业动态，企业被要求在每个季度都要编制财务报告，这也加强了利益相关者对企业盈余的关注。（作者单位：重庆工商大学）

注解：

①电力上市公司年度财务报告盈余管理实证研究 徐智林-《华北电力大学（北京）硕士论文》

档案管理理论 篇7

道格拉斯·麦格雷戈是20世纪中叶美国著名的行为科学家。他对当时流行的传统的管理观点和人的特性的看法提出了疑问。他认为, 有关人的性质和行为的假设, 对于决定管理人员的工作方式而言是极为重要的;各种管理人员以他们对人的性质的假设为依据, 可用不同的方式来组织、控制和激励。鉴于此, 他提出了著名的“X-Y理论”。

首先, 麦氏把传统的管理观念叫作X理论, 其主要内容是:大多数人是懒惰的, 没有什么雄心壮志, 也不喜欢负什么责任, 宁可让别人领导且容易受别人影响;工作目的仅为了满足基本的生理和安全需要等。根据X理论的假设, 管理人员的职责和相应的管理方式是“胡萝卜加大棒”的方法:一方面靠物质 (金钱) 的收买与刺激;一方面严密的控制、监督和惩罚迫使其为组织目标努力。

与此同时, 麦氏通过对人的行为动机和马斯洛的需要层次论的研究发现, 在人们的生活还不够丰裕的情况下, “胡萝卜加大棒”的管理方法是有效的;但是, 当人们达到了丰裕的生活水平时, 这种管理方法就失效了。因为, 那时人们行动的动机主要是追求更高级的需要, 而不是“胡萝卜” (生理需要、安全需要) 了。在对人的特性和行为动机有了更为恰当的认识基础上, 麦氏提出了Y理论, 其主要内容是:一般人并不是天性就不喜欢工作的。工作于其而言, 可能是一种满足或一种处罚。是自愿执行还是逃避, 取决于环境;外来的控制和惩罚, 并不是促使人们为实现组织的目标而努力的唯一方法。人们愿意实行自我管理和自我控制来完成应当完成的目标;人的自我实现的要求和组织要求的行为并不是完全对立的。如果给人提供适当的机会, 就能将个人目标和组织目标统一起来等。

“人性假设”理论对学校管理的启示

现代企业管理如此, 学校管理亦不例外。依据麦氏“人性假设”的Y理论, 我们应从管理职能、激励方式和管理制度等方面寻求突破, 使学校走上健康、良性和可持续发展的轨道。

(一) 管管理理核核心心:营造和优化教师工作环境

教师的工作环境包括教师具体从事工作、学习活动的校内外环境。根据Y理论的假设, 学校管理者的工作重点是创造一个使教师得以最大限度地发挥潜能, 从而使教师在达到学校管理目标的同时, 实现自我价值的工作环境。

和谐舒心的工作环境是教师最需要、最向往的。而现实中, 有些学校的工作环境确实还有不尽如人意之处。其中的原因, 主要有以下几方面: (1) 学校用人方式失之偏颇, 造成的信任感缺乏。比如, 有的学校, 教毕业班的总是几个“老面孔”, 他们感觉这是领导对自己的信任, 没有理由不接受;为取得好成绩, 不辜负领导希望, 他们废寝忘食, 紧张忙碌——其实, 他们迫切需要休息和“充电”的机会。而那些教不上毕业班的教师更是颇有微辞, 他们认为自己有能力胜任教学工作, 但领导却戴着有色眼镜看人, 不给他们一展身手的机会, 所以有怀才不遇之感, 甚至满腹牢骚。 (2) 领导服务意识缺失产生的和谐度降低。比如, 有的学校管理者看不到教师的实际困难, 听不到教师的真实心声, 无视教师的辛勤付出;有的学校管理者习惯了发号施令, 不能接受教师提出的一些中肯的意见和建议。久而久之, 教师不满、消极甚至抵触的情绪便逐渐产生。 (3) 管理方式僵化导致的专业发展停滞。比如, 有的学校的教育管理由上而下的要求过多、过细、过死, 教师疲于应对名目繁多的检查、评比、竞赛等, 无暇反思教学中存在的问题或不足。经年累月, 教师的知识体系不但没有更新丰富, 反而出现老化、退化的迹象, 导致教师产生高度的心理焦虑, 心态也疲惫不堪, 阻碍了教师的专业发展。

教师身心健康与否, 不仅关系到教师自身的工作与生活状态, 而且对学生的身心成长有着极为重要的影响。对此, 学校管理者要有充分认识, 进而努力为教师营造宽松、和谐、高雅的工作环境。工作环境的改善, 不只是校容校貌的美化, 也不只是教师办公条件的改善, 这些和教师的工资、福利一样都只能算是外在因素;管理的重心应是营造令教师和谐愉悦工作的软环境, 即和谐的关系 (领导和教师的关系、同事间关系、师生关系) 、合理的制度 (约束性制度、激励性制度、常规管理制度) 等。

1. 改进学校管理, 营造和谐愉悦的内部组织环境。

学校管理者要坚持“教师为本”的人本思想, 不断改进管理方式, 努力实现制度管理与人文关怀融合, 刚性和柔性相济的管理境界。比如, 应着眼于学校的发展, 尊重教师的权利, 理解教师的情感, 洞察教师的心理, 倾听教师的心声;在决策全局工作时, 应注意换位思考, 多从教师角度加以考虑, 为教师的发展创造条件。

2. 办好家长学校, 创设良好的外部环境。

现在的中小学校都设有“家长学校”, 但一个毋庸讳言的事实是:许多仅仅是“摆设” (挂上一块牌子而已) , 只是为应付上级教育行政部门检查而采取的“权宜之计”。其实, 家庭是学生成长的摇篮, 从某种意义上说, 家庭对学生人格发展的影响比学校教育更为持久深远。学校应全力办好家长学校, 教给家长家庭教育的知识、方法和技巧, 努力使家庭教育环境得到优化, 从而使家校互育产生强大的合力……如果每个家长对孩子的教育得法了, 学生的行为习惯端正了, 教师的工作便能得心应手, 从而避免一些不良情绪的产生。

3. 加强心理辅导, 调节紧张状态。

为缓解教师来自多方的有形或无形的压力, 建立和健全以行政为主体、心理辅导教师为骨干、全体教师共同参与的心理健康教育和管理体制显得尤为必要。学校可以聘请专家对教师进行培训, 使其掌握维护心理健康的基本知识和方法;可以用课题的形式, 组建教师心理健康教育实验与研究课题组, 防止出现“师源性”心理问题;可以开辟“休闲吧”, 让教师以读书、看报和喝茶交流等休闲方式进行心理调节, 从而缓解教师心理压力。

(二) 民民主主管管理理:变制度约束为为自自我我控控制制、执行决策为制定决策

1. 学校民主管理的含义和本质

美国教育家约翰·杜威认为, “民主不仅是一种政府的形式, 它也是一种联合方式, 是一种共同交流经验的方式”。学校领导“应当是通过和别人交换意见从而激发和指导智慧的领导, 而不是那种孤立地依靠行政方法专横独断地将教育目的和方法强加给别人的领导”。

学校民主管理的本质就是教师民主参与管理和决策, 它是以发挥教师主人翁地位为基础, 以责权利统一为前提, 与校长负责、党组织监督保证相联系的, 教师参加并以自己的主体意识影响学校的目标和决策的制定、执行与监督的一种学校管理制度。它本质上是广大教师与学校管理层真诚沟通、相互合作和分权的过程。因此, 教师民主参与管理所隐含的基本逻辑是:教师主体地位的确立、主体意识的凸显, 教师是学校管理的主人翁——在政治上体现广大教师当家作主的地位;在职能上发挥教师参政议政, 对学校工作实现民主监督与民主决策的作用。

2. 从“人性假设”理论看学校民主管理的途径

“人性假设”理论认为, 在管理制度上应给予员工更多的自主权, 让员工参与管理决策, 实现管理权力的分享, 其最终目的就是要变制度约束为自我控制, 变执行决策为制订决策。由此可见, 为切实实现学校的民主管理, 除了通常的教代会制度、校务公开制度、民主评议校长和中层制度等, 还有如下解决问题的途径和方法:

(1) 学校管理层的竞岗和轮岗。学校管理层包括:教务处、德育处、教科教技室、总务处、年级组、教研组、备课组。各管理层竞聘上岗可以极大地调动全校教师参与学校管理的积极性和责任心。学校也可以通过竞聘解决以往管理层只能上、不能下的局面, 解决人浮于事的状况。除了竞聘上岗, 还可实行管理层的轮岗。从管理人员的专业发展来看, 轮岗可以增进对他人工作的理解, 增进对学校工作的全面了解, 让管理者挖掘自己的潜力, 发现更适合自己的工作岗位。管理层的竞岗和轮岗, 根本目的是激活学校的用人机制。

(2) 自下而上、自上而下的决策制订措施。学校规章制度和决策的制订, 应采用自下而上、自上而下的流程:决策制订前, 应充分征求广大教职员工的意见和建议。在此基础上, 采纳合理建议, 暂时搁置有争议的问题。只有这样的规章和决策, 才能得到不折不扣的执行。

(3) 重视非正式组织对教师情感的影响作用。对教师进行情感管理是影响教师工作情绪和结果的重要因素之一。每位教师都有情感交流的需求, 在管理过程中, 除了重视发挥正式组织的作用, 更应重视非正式组织对教师所带来的影响。就学校而言, 工会、团委、妇联属于学校党委或党支部领导下的正式组织。当下, 学校的非正式组织还很少, 可以依托工青妇等正式组织, 引导志趣相同的教职工自发组织一些非正式组织, 如车友会、书友会、歌友会等。非正式组织的存在是教师情感交流的主要媒介。这就要求学校切实发挥工会组织的作用, 正确引导教师参加各种社交活动, 使学校和教师真正成为休戚相关的有机统一体。

基于无边界理论的档案管理研究 篇8

一、无边界理论的提出及基本内容

1.理论的提出。无边界理论是美国通用电气 (GE) 首席执行官杰克·韦尔奇最先提出来的, 是基于管理学范畴的一种理论。无边界本身是地球物理学上的一个概念, 是英国伟大的物理学家霍金先生在宇宙起源中提出的观点。1981年, 杰克·韦尔奇入主美国GE公司。在短短20年时间里, 在他的带领下, GE的市值达到了4500亿美元, 增长了30多倍, 排名从世界第10位升到第2位。令韦尔奇获得巨大成功的关键, 就在于他突破了科学管理的模式, 创造性地提出和实行了扁平的无边界的管理模式。可以说毫不夸张地说, 是无边界管理模式再造了GE。传统的组织结构一般包括四种边界:垂直边界、水平边界、外部边界、地理边界。垂直边界是指组织内部的层次和职业等级;水平边界是分割职能部门及规则的围墙;外部边界是组织内部与外部群体之间的隔离;地理边界是区分文化、国家、市场的界限。这四种边界既有渗透性, 又有紧凑性, 也有结构变化的动态性。

2.基本内容。无边界理论引入到企业管理中, 将公众所认知的“群策群力”、“团结协作”、“集思广益”进行提炼, 提出了无边界这一管理理念。在这样一种思想指导下, 韦尔奇将GE的团队建成了一个学习型的团队, 崇尚协作好学精神, 在公司内部推动好思想的传播, 推动企业向外部组织学习。现在, 无边界的管理思想已经渗透到全社会的各个领域, 它不仅突破了马克斯·韦伯、泰勒、法约尔所重视的传统组织管理模式, 并且以一种创新性的管理理念改造着传统的管理方式, 构建起一种普适性的管理范本。 (1) 充分发挥人作为个体的最大潜能, 使群体中的个体的创造性和活力得到最全面的开发和利用。个人的知识和潜能是集体活力的组成细胞, 促进个体成员的智慧得以充分发挥, 可以激发潜藏于团队中每个成员的创造力。韦尔奇认为:“是优秀的人才而不是宏大的计划成就一切。”基于对人才的渴求, 韦尔奇在发现、招募、培训、造就人才上, 花费了大量的时间和精力。对于韦尔奇而言, 优秀的人才是集体的生命力所在。无边界理论的根本就是要让组织和集体中的每一个成员都发挥作用, 并且让每个成员都知道自己在工作中所起到的作用。 (2) 让群体中的个体在管理的具体事件中, 处于平等对话的机制中。成员之间的平等交流是一个组织和集体不断创新的基础。传统的管理模式是建立在科层制的基础上的, 该模式具有严重的官僚主义因素。在韦尔奇看来, “官僚主义导致人心涣散, 切断了创新与生产生活动的联系;它只利于那些控制着做出贡献者的人”。只有将各个部门之间的障碍全部消除, 使各个管理部门之间能够自由对话, 从而达到部门之间一对一地进行对接, 提高管理工作的效率。 (3) 在管理中创造学习型文化, 使组织本身不断得以更新和发展, 确保管理始终充满创新的活力。无边界理论创造了一种不断学习的社会组织结构, 从企业管理上讲, 创造学习型企业管理文化是企业管理发展的动力。韦尔奇通过无边界管理模式, 鼓励不同层级的管理人员永不停息地学习, 逼迫组织中的每一个成员充分发挥和贡献自己的智慧和创造力, 使集体的活力得以源源不断地更新。

二、传统档案管理模式中存在的问题

传统的档案管理模式, 主要是以档案收集和妥善保管为主, 辅之以档案的利用。从档案管理学的角度上讲, 它着重揭示档案的收集、处理和服务这三个方面的规律, 阐述档案管理的基本原则和方法, 并指导档案管理的实践。档案管理工作服务于社会政治、经济、文化科学活动, 为社会保存和提供档案信息, 具有很强的现实性和技术性。一般而言, 在现实的社会环境中, 档案管理的重点在于以管为主, 其他的一切档案行为也大多为此服务。也就是说, 在档案活动中, 档案管理行为本身是事务性的, 而档案管理研究是辅助性的, 前者是日常的档案工作重点。这就导致档案管理的工作中, 还存在着诸多的问题, 有待于从理论上进行研究, 以有利于档案工作的建设和发展。

1.档案手工管理和档案自动化管理之间的冲突。手工管理方式至今在档案管理中占着相当大的比重。手工管理是自动化管理的基础和前提, 即使随着现代社会科学技术的高度发展, 手工管理的作用也不可替代, 还将起着非常重要的作用, 并影响自动化管理的水平。而现在社会的发展, 又使档案自动化管理成为大势所趋, 如何平衡这二者之间的矛盾和冲突, 是档案科研工作者面临的一个课题。

2.如何重视和发挥档案工作者的主观能动性, 为档案工作的建设和发展提供新的智力支持, 是档案管理工作不得不正视的问题。从档案学理论的角度上讲, 我国档案学界在这方面很少有专门的论述, 所有的档案理论研究的专著和论文, 其研究的对象基本上是以档案管理本身对目标的, 以档案人为研究对象的研究成果基本上还是一片空白, 还有待于档案学界的专家学者开展这方面的理论研究, 这对于我国档案学事业发展有着非常重要的作用。

3.档案管理职能部门与相关档案产生部门之间的联系泾渭分明, 档案职能部门的前期工作无法制度化, 影响档案职能部门的系统化管理效率。不同的部门之间有着不同的话语控制权, 在大多数情况下, 档案职能部门在与这些相关部门的工作联系中, 处于一种相对的劣势地位, 很多档案主管部门制定的制度在其他相关部门根本行不通。尤其是拥有管理权力的部门, 在资源和权力的分配中, 享有比档案职能部门更多的话语权, 从而使档案职能部门处于一种被控制的境地, 很多工作甚至于无法开展进行。

三、无边界理论在档案管理中的应用

1.以人为本是无边界理论的核心内容, 在档案管理中引入无边界理论, 有利于充分发挥档案人的工作积极性。在档案管理组织机构中, 其核心和主体是每一个档案人, 一切的档案管理工作的完成和实现, 都是以人为载体而存在的;而无边界理论让每个成员发挥作用, 让每个成员知道自己在工作中的作用, 对于最大限度地发挥档案管理工作中的每一个人的才能, 是对人才最有效的开发和利用。

2.打破传统条条框框的束缚, 是无边界理论的提高工作效率的基础。对档案资源进行优化整合, 增强档案管理和服务的整体水平, 是有效利用档案资源的必要措施。在目前我国的档案管理体制中, 部门与部门之间各司其职, 你管你的, 我管我的, 互相隔离, 看似合理, 其实不然;随着社会的发展, 部门的界限和业务的交叉与重合使得档案管理难免混乱, 因此, 在档案管理中引入无边界管理理念, 是非常有价值的。

3.在档案管理中引入无边界论, 在档案管理的具体实践中, 也是具有可操作层面的。在很长一段时间内, 我国档案管理还将处于一种手工管理和自动化管理共存的阶段。但是, 基于现代科学技术的突飞猛进, 档案信息自动化管理是必然趋势。从应用的层面上讲, 通过引入无边界理论对档案进行管理, 能达到管理事半…………………………………………………………………………功倍的效果。

4.无边界理论是基于边界的客观存在而言的, 但是, 边界本身是无形的, 是人为的赋予, 是人们的思想中人为界定的一种约束而已。在档案管理中, 这种人为的边界也是普遍存在的, 但并不是说就只能一成不变。在档案管理中, 通过引入无边界理念来指导档案管理工作, 构建一种与传统档案管理模式不同的档案管理理念, 可以把档案管理从以完成工作为目标的管理, 向以发挥人的智慧和进行高效管理相结合的管理方式转化。

5.在档案管理工作中, 引入无边界的档案管理理念, 可以把传统的以管理为主要内容的档案工作, 转向到以档案资源的开发利用为目标的档案管理模式。使档案管理工作到档案研究工作系统化, 使档案工作始终贯穿着服务为本的理念, 以适应社会对档案信息的需求。

四、无边界理论在档案管理中应用的意义

在档案管理中引入无边界理论, 不仅仅是一种管理理论上的创新, 也是档案管理的实践需要。打破档案管理工作中的无形边界, 构建起一种跨越边界甚至于无边界管理模式, 对于档案工作的创新, 档案信息的共享利用, 以及档案事业的建设发展, 都是有着非常现实的指导意义的。

摘要：本文通过对无边界理论的介绍和阐述, 对于在档案管理中引入无边界管理理念的价值和意义进行了分析, 对基于无边界理论的档案管理模式进行了初步的探讨和研究。

关键词：无边界,档案,管理,理论,模式

参考文献

[1]何嘉荪.档案管理理论与实践[M].北京:高等教育出版社, 1991.

[2]邓继均, 昌晶.以为为本促进档案工作科学发展[J].四川档案.2009 (4) .

[3]颜海.档案信息资源开发利用[Z].武汉.武汉大学出版社, 2004.

经济管理理论漫谈 篇9

宏观经济理论的主要目标差异

西方国家的经济理论与我国经济的实际存在着差异，其经济运行机制以及理论机制与我国不一致、其创建经济理论的前提也不一致。一直以来我国的经济指导理论并不符合我国经济发展的形式和特点，我国不能够直接应用西方的一些经济管理理论模式以及指导思想，而是应该将西方的经济管理理论思想作为借鉴和参考，以制定真正符合我国经济发展形式和特征的经济管理理论。

经济学理论进行研究的主要目的就是要实现产出最大化，西方的相关学者认为，两个生产的基本要素就是劳动和资本，在西方的一些国家中，特别是发达国家，其劳动力非常稀缺，要确保劳动能够充分实现就业，就能够实现产出的最大化，所以西方的相关经济学所进行的研究是针对劳动充分就业而进行的。由此可见西方的经济学理论主要是针对其西方国家的实际发展形势所制定的，与我国劳动力充足的状况截然相反。相对于我国的劳动力资源来讲，我国的资本是缺乏的，如果和西方国家一样将经济管理重点放在劳动力的研究上就会使得实际产出无法实现最大化。这样强用西方的经济管理理论就算不会破坏我国的经济管理模式，也不会产生良好的效果。我国应该把研究的重心放在高效实用资本上，并且将此作为前提创建适合我国发展的经济理论。

我国宏观经济相关理论同实际运行的差异

在进行经济理论的探索中，非常重要的一项模型是LS-LM的相关模式，该项模式能够为执行货币政策以及财政政策提供良好的思路，与此同时也进一步均衡了市场产出及利率。依照这样的模型理论，市场的相关利率是通过货币市场均衡以及产品市场均衡来共同决定的，利率自由浮动在经济管理理论中发挥着非常重要的作用。其主要的逻辑为：经济过热，我国政府需执行货币政策中的紧缩性LS-LM。通过市场操作来进行政府债券的出售，将货币收回，减少供给货币，从而使市场的实际利率上升，进一步使投资降低，使实际产出下降，并最终使经济降温。

能够看得出，我国政府在运用货币政策影响我国的市场利率，从而达到实际的经济目的，但是在建立LS-LM经济模式时，货币市场的实际均衡却产生了问题，其传统的货币需求理论认为货币的需求是通过预防动机以及投出动机来决定的，和其收入应该成正比。投出的实际存在使得利率能够介入其货币实际需要的理论，为进一步创建LS-LM经济模型奠定了良好的基础，也可以说如果没有投机动机就不存在LS-LM模型。西方国家因为自身拥有强大的市场证券，其投机动机是迎合其自身经济特点的，但是在我国经济发展中，这种经济理论并不能够实现与我国经济特征的融合，反而背道而驰。我国的证券市场一是起步相对比较晚，二是因为有各种相关管理制度的存在，其实际的市场规模还有在我国的居民中所产生的实际影响要比西方一些国家小得多，居民进行投机动机的实际货币数量几乎可以忽略不计，但是一旦缺少了这种投机动机，在我国的LS-LM模式就直接不存在了，更不用说投入实践了。

宏观经济理论的实际条件差异

西方的经济理论在亚当·斯密开始就将其资本主义的实际趋利行为进行了充分的展现，作为一项非常重要的宏观经济管理理论，其成立的基本条件就是凯恩斯的三大心理规律：流动偏好、资本的边际实际效率递减以及边际消费逐渐倾向递减，因为这三大心理理论规律的产生，使得消费降低，投资降低，利率非常小，居民一般都拥有现金，这样就会使得有效需求发生不足，从而为政府进一步干预经济给予有力的理论支持。这三种心理规律刚好是实际趋利行为的真实反映，是将资本主义精神作为其发展的基础的。在我国的经济中，这些指导理论是无法直接进行运用的，我国目前主要的经济理论的主导思想就是“内圣外王”，我国主要声张的是“达则兼济天下”的思想理论，主张人的毕生追求不过“修身、齐家、平天下”。因此，三大心理指导规律即便在我国存在，也不会成为经济运用的主导规律，其宏观经济的主要管理理论要在我国成功应用，一定要建立在“内圣外王”的基础上才行。

结论

项目管理理论综述 篇10

一、项目管理的内涵及特点

(一) 项目管理的内涵。

项目管理就是以项目为对象的系统管理方法, 通过一个临时性的专门的柔性组织, 在有限的资源约束下, 运用系统的观点、方法和理论, 对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制, 以实现从项目的投资决策开始到项目结束全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。换句话说, 项目管理也就是对与项目密切相关的绩效 (P) 、时间进度 (T) 、费用成本 (C) 、范围 (S) 进行管理控制的过程。

(二) 项目管理的特点。

项目管理与传统的部门管理相比最大的特点是注重综合性管理, 并且项目管理有严格的时间限制。具体来讲有以下几个特点:项目管理的对象是项目或被当作项目来处理的运作;项目管理的全过程都贯穿着系统工程的思想;项目管理的组织具有特殊性;项目管理的体制是一种基于团队管理的个人负责制;项目管理的方式是目标管理;项目管理的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境;项目管理的方法、工具和手段具有先进性、开放性;项目管理是一项复杂的工作;项目管理具有创造性;项目有其寿命周期;项目管理的本质是计划和控制一次性的工作, 在规定期限内达到预定目标, 一旦目标满足, 项目就失去其存在的意义而解体。

二、项目管理的发展历程

现代项目管理是在20世纪六十年代以后发展起来的, 大致经历了如下几个阶段:

(一) 项目管理的萌芽。

20世纪四十年代的“曼哈顿计划”、五十年代后期的关键路线法 (CPM) 和计划评审技术 (PERT) 的应用, 以及六十年代的“阿波罗”载人登月计划, 虽然它们的侧重点各有不同, 但是其取得的巨大成功预示着项目管理已初步形成一套科学的系统方法。

(二) 项目管理理论研究组织体系和知识体系的形成。

将项目管理作为一门科学开展系统的理论研究始于20世纪六十年代, 创建于1965年的以欧洲为主体的国际项目管理协会 (IPMA) 和创建于1969年的美国项目管理学会 (PMI) 是项目管理的两大研究组织体系。1983年在PMI发表的一份研究报告中, 项目管理的基本内容被划分为范围管理、成本管理、时间管理、质量管理、人力资源管理和沟通管理等六个领域。这些领域成了PMI项目管理专业化的基础内容。

(三) 项目管理的传播和现代化。

20世纪七八十年代项目管理迅速传遍了世界各国, 从美国最初的军事项目和宇航项目管理, 很快扩展到各种类型的民用项目管理。项目管理除了计划、协调和控制外, 对采购、合同、进度、费用、质量、风险等给予了更多的重视, 加之2000年PMI修订后的“项目管理知识体系”, 现代项目管理的框架初步形成。

(四) 项目管理的新发展。

20世纪九十年代以后, 为了在迅猛变化、竞争激烈的市场中, 迎接经济全球化、集团化的挑战, 项目管理更加注重人的因素、注重顾客、注重柔性管理, 力求在变革中生存和发展。在这个阶段, 应用领域进一步扩大, 尤其是在新兴产业中得到了迅速发展, 如电讯、软件、信息、金融、医药等。现代项目管理的任务已不仅仅是执行项目, 而且还要开发项目、经营项目, 以及为经营项目完成后形成的设施或其他成果准备必要的条件。

三、项目管理的九大知识领域

(一) 项目管理知识体系的形成。

目前, 有两大项目管理的研究体系, 即以欧洲为首的体系国际项目管理协会和以美国为首的体系美国项目管理协会。IPMA有自己的知识体系标准 (ICB) , 即《国际项目管理专业资质标准》, 其对项目管理者的素质要求大约有40个方面。PMI卓有成效的贡献是开发了一套项目管理知识体系, 简称为PMBOK。在这个知识体系中, 把项目管理划分为九个知识领域, 即范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和综合管理。

(二) 项目管理知识领域

1、项目集成管理。

项目整体管理也叫集成管理, 是为了正确地协调项目所有各组成部分而进行的各个过程的集成, 是一个综合性过程。其核心就是在多个互相冲突的目标和方案之间作出权衡, 以便满足项目利害关系者的要求。

2、项目范围管理。

项目范围管理就是确保项目不但完成全部规定要做的, 而且也仅仅是完成规定要做的工作, 最终成功地达到目的。基本内容是定义和控制列入或未列入项目的事项。项目范围管理的主要过程:启动、范围规划、范围定义、范围核实、范围变更控制。

3、项目时间管理。

描述了保证项目按时完成所需要的各个过程, 主要子过程有:活动定义———找出为创造各种项目可交付成果必须进的各项具体活动、活动排序、活动历时估算、制定时间进度表、时间控制。

4、项目费用管理。

项目费用管理, 是为了保证在批准的预算内完成项目所必需的诸过程的全体。主要子过程有:资源规划、费用的估算、费用预算、费用控制。

5、项目质量管理。

项目质量管理, 是为了保证项目能够满足原来设定的各种要求。其中主要的过程有:质量规划、质量控制、质量保证。

6、项目人力资源管理。

项目人力资源管理, 是为了保证最有效地使用参加项目者的个人能力。其中主要的过程有:组织规划和团队建设。

7、项目沟通管理。

项目沟通管理, 是在人、思想和信息之间建立联系, 这些联系对于取得成功是必不可少的。其中主要的过程有:沟通规划、信息分发、进度报告和收尾善后工作。

8、项目风险管理。

项目风险管理, 需要的过程有:识别、分析不确定的因素, 并对这些因素采取应对措施。项目风险管理要把有利事件的积极结果尽量扩大, 而把不利事件的后果降低到最低程度。

9、项目采购管理。

项目采购管理, 需要进行的过程都是为了从项目组织外部获取货物或服务。主要过程包括:采购规划、询价规划、询价、选择来源、合同收尾。

四、与其他相关学科的关系和前沿问题

(一) 与其他学科的关系。

项目管理是管理科学的一个分支, 同时又与项目相关的专业技术领域不可分割。例如, 管理项目所需要的许多知识 (关键路径分析、工作分解结构) 对项目管理学科而言是唯一的, 或几乎是唯一的。目前, 国际项目管理界普遍认为, 项目管理知识体系知识范畴包括三大部分, 即项目管理特有的知识、一般管理的知识和项目相关应用领域的知识。

(二) 前沿问题。

项目管理越发盛行, 于是从事项目管理研究和实践的学者和管理者们把目光投向了如何对项目管理集成化, 如何进行多项目的管理, 即项目组合管理和项目群管理。

1、项目组合管理和项目群管理的定义与区别。

据Archer和Chasemzadeh, Dye和Pennypacker的定义, 一个项目组合指, 由某一特定组织机构发起或管理的一组项目, 这些项目为了获得共同的稀缺资源而相互竞争, 而对项目群管理的定义与项目组合管理相似。根据Tumer对项目群的定义, 是具有内在联系的若干项目, 为了实现利益的增加而采取统一协调管理。项目群管理和项目组合管理的区别就在于构成项目群管理的这些项目之间是相互联系的。根据这些学者对项目组合管理和项目群管理的定义我们不难看出, 尽管项目群管理更强调项目群中的项目具有相互联系, 但项目组合管理和项目群管理的内涵是相似的。

2、项目群的形式。

对于项目群形式划分, R.J.Gray和P.J.Bamford以目标为划分标准将项目群划分为两类:一类是直接导致利益、资金流入组织的为移交型项目群;另一类是致力于组织结构改善的为平台型项目群。Sergio Pellegrinelli按照项目群结构把它分为三种:组合型项目群、面向目标型项目群和心跳型项目群。另外, 还可以根据项目的规模、数量、结合紧密程度、目标、战略、重要程度等对项目群的形式进行划分。

3、项目群管理的生命周期和各阶段的主要任务。

根据Mark Lycett对项目群管理生命周期的划分, 他把项目群管理划分为四个阶段:

(1) 项目群辨识阶段。在这个阶段, 主要任务是定义项目群的目标以及其在企业运营和发展战略中的地位, 并且给出项目群的边界。该阶段应给出项目群的一个简要报告, 报告的内容包括项目群的远景规划、范围、预期收益和风险等。

(2) 项目群计划阶段。在该阶段, 主要任务是把第一阶段定义的项目群管理的目标具体化, 可以通过项目群管理机构的设置、实施方案设计、人员职责分工、资源配置等具体工作内容来实现。

(3) 项目群执行阶段。在该阶段, 主要任务是由项目经理实施单个项目, 而项目群经理则负责监督和控制项目群中各个项目的完成进度, 进行必要的项目间的协调和管理工作, 并对项目群的风险和争端进行处理以确保项目群整体战略目标的实现。

(4) 项目群终止阶段。在该阶段的主要任务是对项目群完成以后的收益和战略目标的实现情况进行评估和总结。

五、结论

项目是完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。项目管理是以项目为对象的系统管理方法, 通过一个临时性的、专门的柔性组织, 对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制, 以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。项目管理知识领域是按照项目管理过程进行的顺序, 描述了项目管理的知识和实践, 并将项目管理过程中所涉及到的知识和实践组织成为九个知识领域。希望通过本文对项目管理的理论综述和对前沿性问题的简单介绍, 使读者对项目管理有更深刻的理解和认识。

参考文献

[1]赵晓玲, 杨春辉.项目管理的应用于发展[J].化工技术经济, 2002.6.

[2]胡振华, 聂艳晖.项目管理发展的历程、特点及对策[J].中南工业大学学报, 2002.3.

档案管理理论 篇11

档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①

由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

与此相对应，基于全宗的档案数据库在建设时都会考虑到这些差异的存在，通过建立多媒体档案数据库来存储管理照片、录音、录像等专门载体档案，通过建立人事档案数据库、会计档案数据库对这些业务性较强的档案实施专门化管理。

2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

自由来源原则等理论为城建档案数据库、项目档案数据库等专门档案数据库的出现提供了理论基础。它们以逻辑全宗为单位进行创建，符合其管理要求。

三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

历史上最著名的逻辑主义分类方法应该就是法国国家档案馆馆长卡缪和多努坚持的事由原则，该原则在法国大革命前就应用于各国的国家档案机构，但这些国家档案机构所保管的大都是来源单一的档案，所以事由原则尚能发挥作用。但面对改革后法国国家档案馆中来源、内容、形式、种类、数量各不相同的档案，这种分类方法就显得捉襟见肘了。这两任馆长使用统一的事由原则对全部馆藏进行统一分类，即使他们根据档案复杂性的增加将事由大类由4类拓展到24类，也不能将所有档案都划分清楚。很明显，在综合性档案馆内按照统一事由原则对档案实体进行分类是典型的“刻舟求剑”的行为。但这并不能说明逻辑分类方法不能用于实体分类，而是它更多地适用于档案的内容分类。

逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。比如视图在数据库理论中有个绰号叫“虚表”，就形象地表达了视图具有的逻辑力量，它可以将用户关心的属性从若干个基本表中抽取出来进行组合，满足用户的查询和使用要求。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

四、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”②

紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where, when）、质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能是通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

注释：

①张辑哲：《维系之道——档案与档案管理》，北京：中国档案出版社，1995年。

②戴维·比尔曼著，王健等译：《电子证据——当代机构文件管理战略》，北京：中国人民大学出版社，1999年。

项目管理理论浅析 篇12

关键词：项目管理,进度控制,成本控制,质量控制

1引言

项目管理作为一种现代化的管理方式已经形成了一套独特而完整的科学体系。作为一种科学的方法,项目管理的应用范围日益广阔,目前已经应用到生产实际的各个方面,并创造了巨大的社会效益和经济效益。理解和掌握项目管理的理论知识至关重要。

2项目的定义

项目是指在一定资源约束下为创造独特的产品和服务而进行的一次性努力。通俗地讲,项目就是在一定进度和成本的约束下,为实现既定的目标并达到一定的质量所进行的一次性工作任务。[1]

从根本上讲,人类的活动可以分为两大类: 一类是重复性、连续不断、周而复始的活动,称为 “运作”。另一类是独特的、一次性的活动,称为 “项目”。

3项目管理的概念

项目管理是指项目管理者在有限资源的条件下,运用系统理论和方法,对项目涉及的全部工作进行管理,使项目从决策到实施全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和总结评价,以实现项目的特定目标。项目管理是一种管理方法体系,是一种已获得公认的管理项目的管理模式,而不是任意的一次管理过程。项目管理的对象是一系列的临时性活动或任务,目的是实现项目的预定目标,项目管理的职能与其他管理的职能完全一致,都是对项目的资源进行计划、组织、领导和控制。[2]

4项目管理的特点

与大量重复性的日常管理相比较,项目管理具有以下几个特点: 复杂性; 创新性; 集权性; 专业性。

5项目管理的要素

项目管理的要素很多,从以前的成本、进度、质量三要素,发展到成本、进度、质量加范围的四要素,在此基础上增加项目组织作为项目管理的第五要素,但成功的项目管理一般还要考虑客户的满意度,合起来称为成功项目管理的六要素。[3]

在现实工作中,项目管理的核心就是通过项目使业主或客户满意,因此客户满意度是项目管理的一个关键。项目管理的目标就是谋求多 ( 任务多) 、快 ( 进度快) 、好 ( 质量好) 、省 ( 成本省) 的有机统一,或者在任务一定的情况下,好中求快,好中求省。在项目管理的六要素中,成本、进度与质量是项目管理的核心所在。

5.1项目成本管理

项目成本是指项目形成全过程所耗用的各种费用的总和。项目成本是由一系列的项目成本细目构成的。主要包括以下主要内容: 项目定义与决策成本、项目设计成本、 项目获取和项目实施成本 ( 人工成本、物料成本、顾问费用、设备费用、其他费用和不可预见费用等) 、项目返工成本。项目的实施成本是项目总成本的主要组成部分, 约占总成本的90% 左右。

影响项目成本的因素有许多,而且不同的应用领域的项目,其影响成本的因素也不尽相同。但主要有以下四个方面。

5.1.1项目工期

项目的成本与工期直接相关,而且是随着工期的变化而变化的。项目的工期和项目预算合理与否,将直接影响着项目的顺利实施和经济效益的高低。

5.1.2耗用资源的数量和价格

在资源消耗和价格这两个因素中,资源消耗与占用的数量是第一位的,资源的价格是第二位的。因为,资源的消耗与占用数量是内部因素,是相对可控的; 而其价格是外部因素,受外部条件影响,是一个相对不可控的因素。

5.1.3项目质量

项目质量是指项目能够满足客户需求的特性与指标。 项目所要求的质量越高,所需要的成本自然越高。

5.1.4项目范围

影响一个项目的成本高低最根本的因素取决于项目的范围,即项目究竟需要做些什么事情和做到什么程度。项目的范围越大、要求越高、任务越复杂,项目的成本就越高。反之,项目的成本就越低。要实现对项目成本的科学管理,必须通过开展对项目的工期、资源耗用和价格、质量和范围等要素的集成管理来实现。

5.2项目进度管理

在市场经济条件下,一个项目能否在预定的工期内竣工交付使用,这是投资者最关心的问题之一,也是项目管理工作中的重要内容。对业主而言,按期完工意味着其经济利益的实现; 对承包商而言,能否按期完工,除了其自身的经济效益外,同时也是衡量其管理水平的一个重要指标。

进度控制是一个循环的例行性活动,在每个周期的活动中分为4个阶段,先后顺序是: 编制计划、实施计划、 检查与调整计划、分析与总结。

在项目进度的控制中,还要注意及时编写项目进度报告,收集进度信息、找出应注意的问题和造成进度偏差的原因,并妥善处理收集到的进度信息。

5.3项目质量管理

质量管理是确定质量方针、目标和职责,并在质量体系中通过诸如质量计划、质量控制、质量保障和质量改进使质量得以实现的全部管理活动。

目前,在项目质量管理中普遍贯彻 “全面质量管理” 的指导思想。全面质量管理分为两个层次: 其一是整个组织要以质量为核心,其二是组织的每个成员要积极参与全面质量管理。其核心思想是质量管理的全员性、全过程性和全要素性。全面质量管理核心观念是: 质量是由客户定义的、质量是干出来的不是检验出来的、质量管理是全体员工的责任、质量管理的关键是要不断地改进和提高。

5.4项目的三要素之间的关系

成本、进度、质量是项目管理的三大基本目标,这三个要素之间存在着相互制约的关系。要提高质量就可能增加成本,要缩短工期又可能提高成本。项目管理就是要处理好三者的关系,使之处于最佳状态。三者之间的关系大致如下图所示。[4]

6项目管理的精髓

项目管理的精髓之一是要系统思考。项目是一个系统,项目的目标也是一个系统。以工程项目为例,质量、 进度和成本是工程项目的三大目标,工程项目管理就是要使这三大目标最佳地实现。

项目管理的精髓之二是对项目管理的执行情况进行监控,以确保项目大体按计划执行。项目监控的基本原理是: 将项目实际情况与项目计划进行对比,如果发现某些因素的偏差非常大 ( 超过了容许的误差) ,那么及时分析原因,给出纠正措施。一般地,项目监控的重点是: 项目进度监控、项目成本监控、人员业绩记录、设备资源监控、项目风险监控。[5]

7项目管理的基本内容

项目管理包括项目启动、项目计划编制、项目实施和项目收尾等一整套工作流程。

项目有多种类型,不同类型的项目管理的具体任务不尽相同,但其基本任务都不外乎下列内容。

7.1项目的计划

项目计划作为一个项目的总计划,它是在项目可行性研究基础上,进一步分析项目所面临的问题和机会,将目标、资源、活动三者有机结合起来,制订出项目的具体方案和风险应对计划,它包含了项目进度计划。作为一个大项目或比较复杂的项目,项目计划主要内容有:

( 1) 项目总目标和各子目标的确定。即明确项目实施要达到的期望和结果,预先设定项目成功的标准,并将项目需要达到的总体目标逐层分解细化成若干具体的、现实的、容易实施的子目标。

( 2) 项目的范围计划。即确定项目所有的充分必要性工作和活动的范围,在明确项目的制约因素和假设条件的基础上,进一步明确项目的目标和主要可交付的成果。

( 3) 人员组织计划。即描述项目工作分解结构图中各项工作和活动的人员安排,明确项目成员的职责,并赋予其相应的权利,同时制定项目成员工作绩效的考核指标和办法。

( 4) 设备资源计划。即明确项目实施所需要的各种机器设备、能源燃料、原材料的供应及采购安排。在计划中要明确所需物资的名称、数量、质量标准和技术要求; 确定物资的投入时间和必需的设计、制造、运输、验收时间; 确定物资的采购方式、付款方式和进货来源等相关信息。

( 5) 项目进度计划。即根据项目总体要求,明确项目的交付使用时间。在明确项目工作分解结构图中各项工作和活动的依赖关系,并对每项工作和活动的延续时间做出合理估计之后,按照合理的顺序安排项目的实施日程, 编制进度计划管理图表。进度计划管理图表一般可以有甘特图、单代号网络图、双代号网络图等表现方式。

( 6) 成本计划。即在收集市场有关信息和相关历史资料的基础上,对完成项目所需各种资源 ( 包括人力资源、物力资源) 的费用进行合理的估算,得出项目的总成本估算。再为项目的每一项独立工作分配费用,结合进度计划,获得描述成本—时间关系的项目费用曲线图,并用此图来度量和监控项目实施过程中费用的支出,以达到项目成本的控制。

( 7) 质量计划。即为了达到或超越项目关系人的期望,而确定项目的质量目标、质量标准和质量方针,以及实现该目标的实施和管理过程,它不仅仅指项目产出物的质量,同时也包括项目管理的质量。在此计划中,还需说明项目质量管理的组织结构、责任归属、管理程序和过程。

( 8) 文件控制计划。即对那些同项目实施有关的文件进行管理和维护的计划,以保证项目成员和其利益相关者能够快捷、准确地得到所需要的各种文件。它应包括文件的收集、整理和分发计划。

( 9) 风险应对计划。是指针对项目实施过程中可能遇到的风险和紧急情况而制订的风险识别、控制和管理计划。这种风险和紧急情况的发生频率、程度在制订项目计划时是无法做出确定估计的,因此,在制订项目计划时应该给予充分的考虑,并留出一定的资金或工期宽限,以补偿当发生这些事件时而造成的意外损耗。

项目计划工作对一个项目领导者来说是最具挑战性的活动。任何一个项目开始实施之前就必须先制订一个计划。因此,项目计划就是一个项目组织为实现一定目标而确定未来的行动方案,分配相关的资源,并对实施过程中可能出现的变化进行评估和预测,最终形成一个有关行动方案的说明—计划文件,并以此作为组织实施工作的基础。

7.2项目的进度控制

简单说,项目进度控制就是比较实际状态和计划之间的差异,并做出必要的调整,使项目向有利的方向发展。 在项目实施过程中,计划和实际状态之间总会存在不符的问题,也就是说 “计划跟不上变化”,这给项目管理控制造成了很大困难。而进度控制就是要对项目各建设阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划,将计划付诸实施,在实施的过程中经常检查实际进度是否按计划要求进行,对出现的偏差分析原因,采取补救措施或调整、修改原计划,直至项目完成,交付使用。

进度控制一般可以分成四个步骤: 1计划阶段; 2执行阶段; 3检查阶段; 4调整阶段。

计划阶段就是前面我们已经讲过的项目进度计划的制订。执行阶段,这里首先需要强调的是,项目进度计划制订并打印出来后,并不是往墙上一挂或开一个会让大家知道,就会照着执行,其实不然。在计划执行之时, 关键是要做好一项工作任务的委派。工作任务的委派, 在项目进度控制中很重要,很多时候计划失控并非因为某个人不努力,而是由于执行任务的人没有弄清要求。 因此,正确做法是将任务准确地委派给某人,任务委派时必须要做到: 明确时间、明确交付物的内容、明确责任人。

任务委派完成后,接下来就是执行阶段。在执行过程中项目经理要及时与项目部具体责任人、设计人员、施工单位技术人员沟通,交流施工情况,了解施工进度,协调资源,处理设计变更和应付意外。这些工作开展得顺利就有利于项目正常进行。

检查阶段就是在执行过程中根据进度计划对主要进度控制点进行检查,检查的方法就是比较实际情况与计划差异,以确定当前的状态。它可以通过召开例会、现场检查等形式,也可以是通过检查完成的投资情况来分析项目进度的完成情况。当然还可以通过检查交付物的质量和提交情况,以及变更记录了解项目的进度。调整阶段就是根据检查阶段发现的问题提出整改的措施。

7.3项目的成本控制

项目的成本控制,是为确保完成项目的总成本不超过批准的预算所需要的一系列过程。它包括静态和动态控制两方面措施。编制成本计划、审核成本支出是对成本的静态控制; 分析成本的变化情况、研究成本减少途径、采取成本控制措施则是对成本的动态控制。静态控制较容易实现,而动态控制不仅需要研究一般项目成本控制的理论和方法,还需要总结特定工程成本控制的经验和数据。

7.4项目的质量控制

首先应制订项目质量计划,明确项目的总体质量要求,制定各分项目、各单项工程质量控制点应该达到的质量目标,明确质量控制的责任人,制定质量控制的方法和程序,明确质量改进的措施。在进行项目质量控制时,必须建立一套质量控制的制度,紧紧抓住项目建设过程中几个主要的质量控制点,采取由专业监理公司指派的专业技术人员进行监控及委托政府有关部门进行强制性的质量检测相结合的方法,同时要求施工单位根据规范建立自检程序、检测规范,对每一单项工程质量进行采样检测。业主方应定期对监理单位、施工单位工程质量的检测情况进行检查,检查质量检测记录,检查那些需要强制性检测的项目是否按时完成。应定期召开会议分析项目质量情况,并将检查情况作为对施工单位考核的依据,这样才能做好质量的监控。

7.5项目的合同控制