采购档案

采购档案（共8篇）

采购档案 篇1

尽管国家档案局办公室早在1988年6月15日就已经发出了《关于国家档案局对档案装具定点生产的通知》, 但是, 由于种种原因, 档案装具的现状不是尽如人意:“档案库房与设备不符合规范要求是造成档案管理事故的一个不可忽视的重要原因。特别是一些基层企事业单位、县、镇、区乡政府机关档案室, 档案保管条件并不十分完善, 保管条件甚是恶劣, 有的档案库房设在地下室, 湿度高, 不通风, 造成档案损坏。从维护档案的设备上看, 存在单一、老化的问题。特别是乡镇区一级的档案室, 库房没有安全措施, 装具严重不足, 甚至许多基层单位的档案室也还是50年代的装具水平, 因保管条件原因造成档案损毁的情况十分普遍。”[1]缘此, 科学采购档案装具和确立档案装具有害因素的检测机制迫在眉睫。

一、档案装具的科学采购

1. 追求档案装具的整体性能。

(1) 抗震。在自然灾害中, 地震具有很强的破坏力。例如, “上世纪90年代初, 甘肃天水由于山体滑坡, 造成了某国有大型企业多座建筑物被摧毁。在这次事故中, 共损失蓝图1589卷, 底图1370卷, 资料477册及部分经营、基建和人事档案。”[1]尤其是2008年的四川汶川8.0级地震, 致使汶川、北川、平武的档案局 (馆) 遭受毁灭性打击, 对当地档案事业和经济建设造成重大损失。因此, 档案装具应具备抗衡突发性地震的能力, 尤其是极为重要的档案资料, 除了异地备份, 装具的坚固、抗震、抗挤压性能应成为档案装具采购的核心要素。 (2) 防水。档案装具必须具备防水功能, 在防潮、防霉和防水方面应未雨绸缪, 精益求精。例如, “北京某厂由于暖气管道断裂, 档案室又无人值班, 暖气的水流入作为档案库房的办公室楼地下室中, 水深达1.2米, 至使该厂10个档案库房中的一万余卷 (册) 档案被淹。”[1]因此, 除了档案库 (室) 的选址避开沉陷区、疏远河流和湖泊之外, 在档案装具的采购中, 包括外装具密集架、内装具档案盒, 以及档案袋本身, 都应该具备较强的防潮、防霉和防水功能, 从而确保档案资料的安全。 (3) 防火。档案装具应具备出色的防火功能。例如, “河北某厂王某在档案室 (兼做王的宿舍和办公室) 用电炉子烧开水。酒后的王某睡在办公桌上等水开, 结果电炉烧穿壶底引起火灾。排架约5米长的全部军工生产档案、22种产品档案、底图、科技资料和各种目录基本上全部烧毁, 王某也被烧死。”[1]因此, 除了库房隔离、库房建筑用混凝土或钢筋混凝土、勤查电源及用电设备、设置火警系统和耐火门之外, 密集架、档案盒、档案袋的采购应考虑其防火功能, 尤其是装具材料的耐高温、耐挤压性能, 是确保档案安全的重要筹码。 (4) 防虫。档案装具应具备防虫功能。首先, 在档案库 (室) 的建设过程中, 应采取用粗沙、细煤渣、碎石子设置隔离白蚁通道, 同时在土壤中掺入10%的生石灰, 改变地板下土质的p H值阻扰白蚁入土, 形成档案库 (室) 的双保险。其次, 应强化管理, 杜绝档案库 (室) 里长期不用的卷皮、卷盒等闲杂物品的堆放, 消除害虫滋生的隐患。最后, 也是最重要的一点, 就是档案装具的采购, 应优先考虑其防虫功能。“调查表明, 白蚁对档案的危害在南方较为常见, 破坏性也大。据上世纪90年代中期调查, 南方有的省将近三分之二档案馆有蚁情。”[2]因此, 为了提升档案的安全级别, 就必须考虑档案装具的防虫灭菌性能, 尤其是档案制成材料的防虫能力, 也只有这样, 才能从根本上杜绝虫灾隐患。 (5) 防盗。据《中国档案报》报道, 2004年11月, 中原地区某大学第一附属医院的档案被盗案, 震惊全国。该医院电梯工栗某伙同废品收购人员撬开医院档案库的门锁, 一个月内先后四次盗窃了该院积累了40年的30余万份病历档案和10年的会计档案, 共计11.19吨。案发后仅追回80余份, 其余经废品收购站转卖到当地造纸厂, 全部遭粉毁, 造成了无以弥补的重大损失。因此, 防盗是消除档案安全隐患的重要一环。首先, 档案库 (室) 应安装常规的警报系统, 科学规划, 严格门禁出入管理, 确保全天候、全方位视频监控, 完善各项规章制度。除此之外, 档案装具也必须具备防盗功能。特别重要的珍贵档案, 应该设置保险柜。

总之, 档案装具应追求整体性能的优化和提升。例如, “房间柜”是近年来出现的一种新型档案柜。它是可防止档案遭受火灾、水灾及其他灾害的万能式装具, 主要用于保管缩微胶片、磁带和珍贵的纸质文件等。其结构由内室和外室两部分组成。内室四面是真空隔离层, 外室墙壁用坚固的耐火材料制成, 外室门是用可耐火6个小时的材料制成;内室门是特殊压缩机型的, 可使房间柜内空气保持一定压力和湿度。房间柜还装有特殊的冷却装置。发生火灾时能自动把周围空气的温度降至17.8℃”, 与此相媲美, “另一种是美国生产的集装箱式档案柜, 用来保管计算机磁盘, 它也具有良好的防火性能。另外, 匈牙利还生产子双门式MCT-30型和MT-12型两种档案柜, 分别用来竖放和平放磁带和磁盘。”[3]

2. 严把档案装具采购质量关。

(1) 寻找生产规模大、产品声誉好、维护时间长的大中型企业。这些企业具备生产优质档案装具所必需的设备条件、生产能力、科学管理经验, 以及良好的售后服务举措。也只有选择这样的企业, 才能最大限度地杜绝采购伪劣产品, 避免经济上的重大损失和档案管理的恶性案件发生。例如, 只有资金雄厚、生产能力强、服务声誉好的大中型企业, 才能拥有用数控机床组成生产档案装具流水线的加工精度高的设备和加工能力大、质量稳定的全自动喷塑线, 这对于档案装具质量的提升, 在技术上提供了重要的保证。 (2) 综合分析档案装具材料的规格、价位、性能及维护使用。为了保证档案装具的质量, 既要考虑自身的实际情况, 不能盲目追求国际上的最新产品, 又要杜绝因贪图便宜而采购质量不过关或者已经过期、几近报废的伪劣产品。例如, 我们首先必须考虑“钢材自重造成的价位差异。单节密集架钢材重一般常有70公斤、80公斤左右和100公斤左右不同重量的产品类型, 以目前钢材价格平均5000元/吨计算, 就会有近百元的差距。其中在结构设计上, 行业标准要求底盘用3毫米厚板材, 槽高早期多为130毫米”, 不仅如此, “在材质上, 冷轧板与热轧板每吨要差几百元, 密集架标准要求使用冷轧板, 如用热轧板代替, 成本可降低, 但产品表面光洁度和强度都有所降低, 质量就受到影响。配件方面的区别也很大, 如链条、齿轮、电机、轴承等。其材料、品牌、类型的价格和质量有很大差异, 不是同类型配件比较价格就无从判断, 如轴承可选用几元或几十元的, 电机的差别就更大, 一般有几百元差距等。”[4]又如, 中央档案馆与轻工业部造纸研究所、北京波瑞包装公司联合研制制作档案装具的“中波I型”档案盒纸板, 对厚度、紧度、撕裂度和吸水率等各项技术指标都有严格的要求。

必须指出, 在档案装具的采购中, 档案架是重中之重。譬如, “俄罗斯使用的是手摇式纵向移动档案架;法国采用的是手摇式横向移动档案架;美国使用的是由铰链带动的旋转式橱柜型档案架;瑞典采用的是电动列车型密集档案架等”, 因为“密排式档案架的最大优点是能最大限度地利用库房面积, 增加库房容量。如法国外交部档案馆安装了两排电动式活动档案架, 每排各有39个可以相互靠拢的档案架。两排档案架之间留有2米宽的中心通道, 从而比安装固定式档案架的库房容量增大4倍。”[3]

二、确立对档案装具有害因素的检测机制

档案装具本身不能损害档案, 因此, 必须确立相应的检测机制。但是, 在现实中, 有些现象触目惊心:某些厂家用马粪纸制作档案盒时用劣质小麦面粉糨糊作为粘结剂;档案装具上的绝大多数油漆对环境是有害的, 有机溶剂型油漆、环保的水型油漆极少;档案柜是否向库房排放苯、甲醛等有害气体, 采购时没有及时检测。

其实, 就档案装具制成材料来讲, “骨架用料一类是以塑料板为代表的无机合成材料, 一类是以植物纤维纸张、纸板为代表的有机材料, 前者具有美观、易塑、韧性大的优点, 但体重大, 容易老化变形, 不透气, 且经专家测定会释放出对档案有害的物质, 故不宜充作长期存贮档案使用。纸质材料虽然比较适合制作档案装具, 但由于过去没有研制专门用纸, 现有档案装具所使用的纸张和纸板, 多数含酸量大, 杂质较多, 不符合保护档案的要求, 制作过程中所使用的粘接材料则问题更多, 或易于生虫长霉的演粉, 或酸性很大的合成材料, 都对档案极为不利。”[5]所以, “绝大多数国家选用了金属盒, 这是因为木质装具易受虫蛀, 纸质装具易受尘害和酸碱腐蚀, 而且它们的防火性能远不如金属装具。对纸质档案, 多选用经过去酸处理的纸质档案盒和卷夹;而对珍贵文件, 则多选用金属装具。”[3]

同时, 现在已基本查明, 能够破坏档案的害虫主要有:烟草甲虫、档案窃鑫、黑皮盆、蜚糠、书虱、毛衣鱼、家白蚁、药材甲等30余种。这些害虫既具有破坏档案制成材料的技能, 能以档案制成材料中的纸张、糨糊、胶、布料、皮革、墨迹和存放档案的木架为食, 又具备很强的生存繁殖力, 对档案安全形成威胁。为此, 必须仔细查验入库档案装具及资料, 采用放大镜、显微镜等技术手段寻觅虫卵、虫皮、虫粪及虫蛀痕迹, 从根本上杜绝虫患。

摘要：档案装具是确保档案安全的生命线。科学采购档案装具, 确立对档案装具有害因素的检测机制, 是实现档案装具规范化、标准化和系列化的重要途径。

关键词：档案装具,科学采购,档案安全

参考文献

[1]任毅敏.浅析档案事故与档案保护[J].科技信息, 2006 (7) .

[2]管晓卉.白蚁对档案图书文物的危害及其防治新技术[J].档案与建设, 2005 (9) .

[3]黄霄羽.浅析国外档案装具及选用要求[J].湖北档案, 1995 (6) .

[4]王云.档案装具选购中需注意的几点问题[J].中国档案, 2004 (11) .

[5]马淑琴.关于档案装具的几个问题[J].吕梁高等专科学校学报, 2001 (3) .

设备计划、采购及档案管理 篇2

关键词：设备管理,设备计划采购,设备档案

医院拥有医疗设备的数量和质量体现了医院现代化的程度和规模,是医院现代化的标志。因此,先进的医疗设备是医院医疗、科研、教学等各项业务的物质基础,高效的设备维护管理是医院追求高效率、降低成本的关键手段,是提高医院经济效益的前提。没有运行良好的医疗设备作保证,医院的各项业务工作就无法正常进行,因此,加强医疗设备管理不仅是医院开展医疗、科研、教学工作的重要基础,也是实现医院最优化管理的保障。

1 医疗设备计划的制定

制定医疗设备购置计划是制定医院发展规划的重要内容,制定好医疗设备的购置计划能更好地促进医院医疗技术的发展、技术水平的提高、经济效益的增长和医院知名度的扩大。

1.1 设备购置计划的种类

长期计划:一般以3~5年为期,也称为医院的设备规划,是纲领性的计划,对全院设备引进工作具有指导性意义,是医院发展战略的重要组成部分。设备规划是从医院发展战略的角度出发,对全院的医疗设备引进工作进行计划和控制,使引进的医疗设备符合医院发展的要求。年度计划:在某一财政年度购置医疗设备的具体计划,包括长期计划中该年度应该实施的项目。随着形势的发展应该引进的先进设备.需要增添和更新的常规设备,以及常用的医用消耗品等。短期计划:主要针对医用消耗品按季、按月或按周采购的计划,如各种卫生材料、设备使用的试剂和耗材等的采购计划。临时计划:主要针对日常工作中的突发情况需要购置设备的计划,日常工作中一台设备突然损坏无法修复,急需更换等。如在2003年突如其来的非典战斗中,医院就要投入大量的经费购买非典防治设备,如呼吸机、监护仪等设备,就属于临时计划的范畴。

1.2 医疗设备计划的编制

1.2.1 长期设备计划的编制

在编制设备长期计划前,要对医院目前的业务水平和经济能力做一个全面的评价。对将来几年医院发展的趋势作一个科学的预测,调查国内外医疗器械设备的生产和使用动态,以便对未来的发展趋势有深刻的了解。同时对医院患者的数量、来源、病种、诊疗情况作一个深入了解,对医院的财务状况进行评估。医院设备管理部门根据以上调查资料,进行深入分析研究,结合医院的实际情况,兼顾全院各学科的平衡发展,在医院财务状况允许的条件下,编制医疗设备的长期购置计划方案。医院主要领导召集全院专家及各级干部对方案进行评价,确定设备长期计划。

1.2.2 年度设备计划的编制

每年的最后一个季度为编制下一年度设备计划时间。在这段时间内,由各临床科室根据自己的业务发展需要申报下一年度的设备购置计划。设备管理部门在收到全部科室的年度计划后,对各科室的设备情况进行调查。了解各科室现有设备的型号、数量、功能发挥、使用率、经济效益、技术状况等情况。对计划进行汇总,编制成初步的医院设备年度计划。交医院设备购置论证委员会讨论后,确定设备年度计划。对一些需上级卫生行政部门审批的大型设备,及时办理报批手续,以保证下一年度设备计划顺利实施。

1.2.3 低值易耗品及医用材料的计划编制

低值易耗品及医用材料的计划,可比照上一年的实际用量来制定,但要考虑在计划期内,如果医院的规模发生变化,则医用耗材的数量会发生变化,如果引进新设各,开展新项目,则可能会有新的医用耗材的需求。

1.2.4 临时计划

在日常医疗工作中遇到临时提出的设备紧急购置要求时,可在给出的预算中按一定权限范围给予解决,例如本院的院长特批计划。

2 医疗设备的采购

医疗的设备的采购是医院医疗设备管理的重要环节,医疗设备采购的方式、方法要合法,采购过程要公平、公正、公开。

2.1 医疗设备采购的常用的采购方式

2.1.1 公开招标采购方式

定义:公开招标采购是采购计划公开,向社会发布招标公告,凡是符合投标条件的生产厂商都可以参加投标,公平竞争。优势:能将市场竞争机制最大可能地引入到医疗设备的购置中。

2.1.2 邀请招标采购方式

定义:指招标人以投标邀请书的方式邀请5个以上特定的供应商投标的采购方式。优势:目标比较集中,产品档次比较接近,竞争相对激烈。尤其适合同一类性能和功能相近设备,厂商较少的医疗设备的招标采购。

2.1.3 竞争性谈判采购方式

定义:指采购机关直接邀请3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。优势:程序简单,不需要编写招标文件,也不需要发布招标公告。只要明确采购要求,掌握好谈判的策略和技巧,应用竞争性谈判采购方式,也能做到花较少的钱买到满意的设备。

2.1.4 询价采购方式

定义:指对3家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。优势:简便、客观、机动性强,可广泛地应用于医疗设备的购置过程中,可以方便地通过货比三家,对同一种设备和性能价格比适宜的设备。

2.1.5 单一来源采购方式

定义:指采购部门向供应商直接购买的采购方式。优势:谈判时间短,采购速度快,手续简单,可直接跟厂家签订合同。不足:缺乏竞争性和选择性。

2.2 我院实际采用的采购执行方式

我院设备采购实行公开招标与院内招标相结合的方式进行,凡通过院设备采购委员会讨论通过的计划项目即可启动购买。各科室在确定了所批计划项目之后,及时填写《同济医院设备购置项目首次论证暨启动申报表》,并提供所购设备详细的、无偏向的技术参数及配置单一份,送交器材科审查,审查合格后,100万以上设备送社会招标公司进行社会公开招标,10万~100万设备由器材科填写《设备招标申请表》送交本院招标办进行招标议价工作,10万以下设备及器械直接通知供货商组织待审材料到器材科,器材科讲材料审查合格后送院审计科议价。

3 医疗设备档案的管理

推进医疗设备档案是医院医疗设备供应管理管理工作的重要内容,其管理办法的实施对医疗卫生事业现代化正规化将具有重要作用。规范医疗设备档案的管理,充分的发挥医疗设备档案的作用,也是保证医疗设备正常进行的重要保证。

3.1 医疗设备档案的含义

医疗设备档案是指医疗设备出厂时随机携带的原始文件资料和安装调试使用维修过程中形成的文件资料,是医疗设备使用管理维修的依据.医疗设备档案是集中统一管理,确保医疗设备档案的完整系统和安全。

3.2 医疗设备档案的形成

医疗设备档案一般由医院设备科负责建立和管理,医疗设备的各种文件资料。必须及时归档,集中管理。医疗设备档案主要内容应包括医疗设备筹购资料和医疗设备技术资料。医疗设备筹购资料:包括医疗设备申请表、计划论证书、订货合同、验收鉴定书、结算单据(复印件)等。医疗设备技术资料:包括产品样本、使用说明书、维修损坏事故报告及报废转让资料等。

3.3 本院器材科设备档案资料管理

本院器材科设备档案资料包括单台设备从该设备购置计划启动开始直至设备验收入库办理结账手续均有相近档案资料,见表1。

4 小结与展望

在具备了现代化医疗设备的同时,还必须提高医院医疗设备的管理水平,以适应现代化医院管理信息化网络化的要求。本研究结合医院实际情况,以我院为例,比较系统地分析和研究了购买医疗设各的计划制订、购置、档案管理等,提出了一系列比较切实可行的措施和方法,并在实践中得以表明了所提方法和措施的有效性和可行性。医疗设备的管理也是一项系统工程,它需要院领导的关心与支持,需要医院各科室的重视与配合,更需要我们努力学习,提高自身素质,提高管理能力和技术水平,大胆管理,大力宣传,逐步提高全院上下和社会各界对医疗设备重要性的认识。管理出效益,管理出成绩,相信通过广大同行的努力,医疗设备管理技术水平将大大提高。

参考文献

[1]钱倍忠.现代医院管理实务全书[M].北京:中国统计出版社,1996.

[2]旋恩波.医院设备的科学化管理[J].中国医疗器械杂志,2002,26(2):12.

[3]彭信芳.实用医院管理学[M].武汉:华中师范大学出版社,1998.

[4]徐海琴.我院医疗设备管理现状对策和设想[J].医疗卫生装备,2001,12(3):76.

浙江省政府采购档案管理办法 篇3

浙财采监字〔2009〕6号

关于印发浙江省政府采购档案管理办法的通知

各市、县(市、区)财政局、档案局、集中采购机构，省直各单位，各社会中介（采购）代理机构：

为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，我们制定了《浙江省政府采购档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○九年一月二十一日

浙江省政府采购档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于各级采购单位及其委托的集中采购机构、具有政府采购业务代理资格的社会中介机构（以下统称代理机构）对政府采购档案的收集、归

档、管理、使用和销毁等活动。

第三条 本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。

第四条 各采购单位和代理机构应依照本办法的规定加强档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第五条 政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件（副本）等相关资料应同时报送采购单位存档备查；分散自行组织采购的档案由采购单位负责归档。

第六条 各级财政部门负责政府采购档案工作的管理，各级档案行政管理部门负责对政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第二章 政府采购档案的归档范围

第七条 政府采购档案的归档范围包括：

（一）政府采购预算执行文件

1.政府采购预算指标核定单；

2.政府采购预算执行建议书（或计划申报表）；

3.财政预算审核机构的政府采购预算审核意见；

4.*政府采购预算执行确认书（或计划审批表）。

（二）政府采购前期准备文件

1.*委托代理采购协议书（或合同）；

2.采购方式变更申请批复；

3.*采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸；

4.*采购公告、资格预审公告及其变更事项（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

5.*购买采购文件或资格预审文件的供应商名单；

6.已发出采购文件或资格预审文件的澄清或修改说明；

7.供应商资格审查情况报告；

8.*评审专家名单及抽取记录。

（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件

1.*采购响应文件正本，包括有关文件、资料等；

2.在采购响应截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

3.*接受供应商投标（谈判、报价）的记录；

4.*开标一览表；

5.*开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）政府采购评审文件

1.*评审专家签到表；

2.*评标委员会（谈判小组、询价小组）名单及现场监察、监督人员名单；

3.*评审过程的记录，包括评审专家评审记录、考察报告、偏差表（工作底稿）等；

4.供应商的书面澄清记录；

5.*评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

6.经监察、监督人员（包括采购机构内部监督人员）签字的现场监督审查记录。

（五）政府采购中标（成交）文件

1.*采购人对采购结果的确认意见；

2.依法变更采购结果的记录；

3.*中标、成交通知书；

4.*采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

5.公证书。

（六）政府采购合同文件

1.*政府采购合同;

2.政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

（七）政府采购验收及结算文件

1.*项目验收报告或其他验收文件资料；

2.政府采购项目质量验收单或抽查报告和有关资料；

3.*发票复印件及附件。

（八）其他文件

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

3.采购过程中的音像录音资料;

4.其他需要存档的资料。

上述带*的内容为必须归档的文件资料，其他内容如涉及，则应按要求对涉及部分内容全部或部分归档。

第三章 政府采购档案收集与管理

第八条 各采购单位和代理机构应指定专人负责政府采购档案的管理，并建立岗位责任制度。

第九条 政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。

第十条 政府采购档案的归档要求

（一）政府采购档案内容齐全完整；

（二）政府采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）；

（三）政府采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代；

（四）政府采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“政府采购档案目录”字样；

（五）整理的政府采购档案应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

第十一条 档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。

第十二条 政府采购档案按照顺序进行编号组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。

第十三条 政府采购档案（包括电子文档）的保存期限应从采购结束之日起不少于十五年。

非中标（成交）供应商的采购响应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年。

采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质（录音、录像）必须放入防磁柜中保管。

采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作内由采购单位或代理机构通知相关供应商自行领取或退回。

第十四条 采购单位和代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。具体按以下办法办理移交手续：

代理机构因故合并的，移交新成立机构；代理机构撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交采购单位。采购单位因故合并的，移交新成立机构；因故撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交同级财政部门，同级财政部门由于特殊原因不能办理移交手续的，移交同级档案管理部门。移交政府采购档案的单位，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止、应保管期限、已保管期限等。

第四章 政府采购档案的使用与销毁

第十五条 各级财政部门、采购单位和代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、复印和出借制度，除法律另有规定外，未经档案管理人员审核并经单位负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。

第十六条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十七条 政府采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第十八条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见报单位负责人审核后，报同级财政部门审批，同时报同级档案行政管理部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，应邀请同级财政部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，档案保管单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第五章 监督检查与法律责任

第十九条 采购单位和代理机构应当主动接受财政部门或档案行政管理部门对其政府采购档案的检查。

第二十条 采购单位、采购代理机构违反《中华人民共和国政府采购法》的规

定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十一条 采购单位和代理机构有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令整改；情节严重的，对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的；

（二）涂改、损毁档案的；

（三）档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第六章 附 则

第二十二条 本办法由浙江省财政厅负责解释。

第二十三条 各市、县（市、区）财政和档案管理部门可根据本办法制定具体实施办法，同时报省财政厅、省档案局备案。

浅谈政府采购档案管理 篇4

一、政府采购档案内涵

政府采购档案是指各级国税部门在开展政府采购活动以及加强政府采购管理工作中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录, 包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料, 采购管理工作中形成的文件、数据、表格, 以及记录采购档案管理过程的资料。具体内容包括:1、采购项目实施过程中形成的文件资料:项目的前期准备材料、采购文件材料、开标 (含谈判、竞价等) 文件材料、评审文件材料、中标 (成交) 文件材料、合同签署及执行的文件材料及其他文件材料;2、采购管理工作中形成的文件资料:政府采购相关制度、规定, 审批备案资料, 政府采购专项工作材料, 政府采购实施计划 (含草案) 、工作台账、年度信息统计报表等基础数据资料, 以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等;3、记录政府采购档案管理过程的资料:采购档案交接清册、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清册等。

二、政府采购档案管理的作用

(一) 政府采购档案是政府采购活动的真实记录

政府采购部门通过公开、公平、公正地进行招标投标活动来体现其提高政府采购资金的使用效益, 维护国家利益和社会公共利益, 保护政府采购当事人的合法权益, 促进廉政建设的职能。因此, 它的档案是否系统、完整、真实地记载了政府采购活动的全过程, 直接反映政府采购工作质量的高低。从宏观上讲, 它一方面为委托单位保存提供真实可靠的原始资料, 另一方面它便于有关部门及管理组织对资料的备查、参考和利用, 为经济建设服务发挥着不可忽视的作用。从微观上讲, 它是工作人员学习、研究、总结、提高工作水平的现实教科书。

(二) 政府采购档案是防范政府采购风险, 减少法律责任的重要保证

它不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用, 而且在防范风险方面也将起到关键作用。政府采购活动结束, 但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有, 采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才会暴露, 具有一定的滞后性。政府采购完成后发生的问题需要予以解决, 所需要解决的问题要根据时间和解决的方式而异, 如进入司法程序的案件, 审理时间较长并具有不确定性。供应商的履约情况还有待实践检验, 一旦出现质量问题或者未履行有关承诺, 采购人有可能要退货或者换货。发生的纠纷, 还可能官司解决或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。所以做好政府采购档案的管理, 是做好政府采购系统工程中必不可少的一项重要的工作。

(三) 政府采购档案是优化政府采购管理的重要环节

采购的过程属于项目管理, 依据项目管理的基本原理, 在项目结束时有一个总结、评价、提高的环节, 而档案是分析、总结、评价采购活动的重要依据。政府采购档案是否系统、完整、真实地记载了政府采购活动的全过程, 直接反映政府采购工作质量的高低, 政府采购档案的标准化是采购过程规范化的关键。

三、现行政府采购档案管理存在问题

政府采购的作用是多方面的, 它在社会经济中发挥着重要作用, 完善政府采购档案是强化政府采购管理工作的一项不可缺少的工作。但目前各部门档案管理不尽规范, 各行其是, 存在的主要问题有:

(一) 政府采购档案管理标准不统一

《政府采购法》虽然规定采购人、采购代理机构应当妥善保存政府采购档案, 但对保存主体和责任未作明确。从目前政府采购档案管理模式来看, 采购人、采购代理机构大都建立了自己的档案管理制度, 各自保存文件。由于政府采购档案管理主体责任不清、标准不一、管理松散, 使政府采购档案管理质量存在极大差异。

(二) 政府采购档案管理缺位现象时有发生

政府采购档案资料包涵了从采购项目立项、计划审批、项目招标、开标、评标, 到合同签订、项目实施、项目验收、货款支付等资料, 跨越了采购的全过程。采购代理机构仅执行政府采购活动中间的一个环节, 对于采购活动前期和后期的档案不能及时归档, 实际也无权管理。另一方面, 采购人参与采购全过程, 但其档案管理制度多样, 容易造成档案管理脱节, 档案管理缺位现象时有发生。

(三) 政府采购管理基础较薄弱

自2003年《政府采购法》颁布以来, 政府采购作为我国主要的财政支出手段, 其采购金额、规模及范围日益扩大, 各主管部门对政府采购执行程序制定了详细的执行规范及细则。但在采购实践中采购部门往往注重采购程序的规范, 对档案建设不够重视, 导致档案管理基础相对薄弱。有的单位缺乏必要的设施、设备保管政府采购档案。采购档案的安全性、保密性缺乏必要保障;有的单位政府采购档案管理没有专职人员, 业务员管理自己的业务档案的现象较为普遍;还有的单位疏于管理, 使得工作人员放松了填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的基本工作, 影响了整个政府采购基础工作水平的提高, 甚至给不法分子造成可趁之机。

(四) 政府采购档案未被有效利用

部分政府采购档案收集完成后缺乏科学的整理、类别不清、联系混乱, 难以科学保管和准确提供利用。由于缺少相应的管理制度, 政府采购档案整理、查询、信息开发各自为阵, 不仅不能作为采购人员学习、研究、总结、提高工作水平的依据, 而且也不便于有关部门及管理组织对资料的备查、参考和利用, 为经济建设服务发挥应有作用。

四、规范政府采购档案管理的几点建议

(一) 大力宣传采购档案管理的重要性

搞好政府采购档案工作, 需要加强对《档案法》及《政府采购法》有关规定的宣传, 提高政府采购部门的档案意识和法制观念, 创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境, 形成自觉依法加强档案管理、主动为社会经济服务的工作秩序。

(二)

建立统一政府采购档案管理制度, 合理划分采购人和采购代理机构政府采购档案管理权限, 统一规范政府采购档案的有效性口径和项目档案内容, 明确档案收集、装订、借阅、保密、使用、数据分析等方面的要求和标准。

财政监管部门还应加强采购人和采购代理机构档案日常管理的监督和考核, 做到档案管理各尽其责、流程健全, 收集及时、整理规范、分类统一, 利用有序, 使政府采购档案管理由零乱到系统、由粗放到精细, 保证政府采购档案的有序性、完整性和安全性。

(三) 加强政府采购档案的交流评审

财政监管部门应经常性地开展采购档案的交流评审工作, 帮助采购人和采购代理机构提高采购工作质量。通过采购档案的交流评审, 不仅能使各单位取长补短, 不断规范自身采购档案管理, 还能督促单位不断规范采购工作、提高采购效益。通过采购档案的不断规范、采购流程的不断完善, 为政府采购工作质量与效率的稳步提升打下了坚实的基础。

(四) 开展采购档案管理电子化、网络化建设, 提高采购信息的有效利用

政府采购档案资料要求保存十五年, 随着政府采购范围和规模的不断壮大, 档案保存会受到空间占位的压力。可以借助信息化手段, 提高政府采购档案的有效利用。可以参考网络版软件的模式, 建立联网的政府采购档案管理系统, 在全国及本地区财政范围内应用。政府采购当事人可以在对外网站中, 提供管理本单位政府采购档案信息的模块, 从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案的信息化管理, 最大限度地发挥政府采购档案的作用。

参考文献

[1]冯君.宁夏首开档案管理良方[J].政府采购信息报, 2010-1-20:2.

医院采购中心资料的档案管理 篇5

随着采购工作的逐步深入,采购中心资料存档查阅越来越重要。采购中心的工作人员根据规定需要定期进行轮岗,要交接好工作,应以存档资料作为采购岗位工作人员的基础,后续轮岗的工作人员也需要这些资料来做好今后采购工作,所以采购中心的存档管理就显得尤为重要。采购中心工作是制度化非常强的,一切工作必须在规则内进行操作,完善、规范采购中心的存档也是品质管理的需求和必然。

针对采购中心资料规范化归档的需求,结合无锡市档案管理局的工作经验,将医院采购中心资料档案管理的经验报道如下。

1 传统的档案管理和现代档案管理的区别和档案管理信息化的需求

医院档案管理方式是传统的存档、编码,而且院办、党办、人事、财务、病案等各类档案都是各自分散管理,互不相干,这样院部要查阅资料,要到各部门查阅,存放的地方、设备、管理人员都各自为政;档案局的管理则是现代化的、系统的、信息化的管理,档案馆所有资料都进行编码统一管理,在电脑系统中随时都能找到相关资料,资料的存放都是分门别类集中摆放。

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展,给档案工作带来了挑战,同时也带来新的机遇。无锡有些医院已经根据档案局的要求将全院资料进行了整编管理,当然,真正要做到按档案局的统一要求来管理,需要硬件和软件的同时具备。医院在2007年建成,当时档案管理因条件所限未实现集中管理,但信息系统可以集中统一管理,当然这需要耗费一定的人力和财力。这些都是档案管理的大环境。医院档案信息化管理是大势所趋,也是必然的方向,所以如果医院的档案采用信息化集中编码管理了,那采购中心资料存档和编码就只是其中的一小部分了。

2 数字信息数据的来源和采集范围

2.1 数字信息来源

医院现在的档案管理还停留在文档、书面资料的管理,采集和储存的手段很单一,与当今的档案管理理念相去甚远。现在的档案管理技术包括各种档案的数字化。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段,将现存各种载体档案进行数字化处理,并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括:扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。采购中心的管理制度、合同文本、招标流程、供货商信息、价格信息管理等信息资料都可以采用这些方法进行采集,不过首先要院部档案统一管理及信息技术的支持。

2.2 收集和接收各种形式的电子文件

随着医院发展,医院也有许多文档都是电子文件、视频文件、语音文件等,这都需要我们采用现代化手段进行收集和存档,现在最常用的就是两种方式:一是网络在线移交接收,即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆(室),或加工后传输到档案部门规定的地址中,并存储在档案馆本地载体的过程;二是介质移交接收,即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆(室),也称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行,也可与介质移交一样,按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性,为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用,数字档案馆可以实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件、档案。现在的采购方式很多都是在网上公示并公开招标,然而这些招标的过程就需要进行电子存档,以便以后的查阅和使用;还有一些实物性的档案就如合同文本、招投标资料等等也是要进行采集存档的。

2.3 编码体系在信息化工程中的应用

在现代企业管理中,编码扮演了一个很重要的角色,在企业的研发、生产、采购、销售等各个环节,都需要采用规定的一个或者多个字符代码来表示一定的事与物,以便记录、传递、存储和处理,这一系列的字符代码的集合就是编码系统。

医院的档案管理如果能实现信息化管理,那医院的资料就需要统一编码,如院办、党办、人事、财务等各类资料都可以集中按统一规则编码,都录入同一个系统由专人负责系统维护和资料管理。医院采购中心的一些资料也就是这编码系统内的一部分,也可以按规范、按院部给予的规则进行编码了。

编码遵循的原则有唯一性、可扩性、简洁性、识别性、适应性、稳定性、规范性。在进行信息编码时,很难做到全部满足以上原则。但应尽量做到遵循唯一性、可扩性、适应性、稳定性等基本原则;并且信息代码一般具有识别、分类、排序、统计等功能。

无锡市档案管理局编发的《档案管理规范编制指南》要求全宗内档案编号结构一律采用4个组成部分。文件级档号:全宗号—年度号—保管期限—机构件号(页号);案卷级档号:全宗号—年度号—目录号(类别号)—案卷号。其中,全宗号是档案局给医院的一个顺序号;目录号是全宗内案卷目录的顺序号;类别号也叫档案分类号,是按照档案分类方案给予档案最低一级类目设置的号码;案卷号就是案卷的顺序号。

以医院采购中心的合同来举例,假设档案局给我们的全宗号是0018;合同年份是2014年;院部给我们的类别是采购中心合同(CGZXHT);案卷号是2014年第10份合同,那么这个合同的编号就是:0018—2014—CGZXHT—10。

根据医院对采购中心资料的收集,采购中心现有以下资料需要保存存档:(1)药品类:省厅医疗机构网上监管平台中关于药品的定价、供货协议、供货商资料(含GSP认证证书)、首营厂方资料及药品注册证;(2)器械类:招标文件、合同、供货商资料(含注册证)、供货协议;(3)总务类:招标、询价资料,合同资料,审批资料,供货商资料。这些资料都来自药剂科、医学工程处、总务处等不同科室条线管理,但它们都有相通之处,比如招标资料、合同文本、供货商资质等等,所以很重要的一点就是采购中心的资料也要由科室统一编码管理,而不是各自存放在各个分管业务员手中,这样便于科室统一查阅和管理。

浅谈政府采购档案的规范管理 篇6

关键词：政府采购,档案,管理

《中华人民共和国政府采购法》实施已近八年, 公众对政府采购已不再陌生, 然而, 采购完成后, 直接反映政府采购情况的政府采购档案的管理却不容乐观。采购人、采购代理机构的档案意识高低各不相同, 档案的收集整理及提供利用情况存在较大差异。并有采购人、采购代理机构随意外借政府采购档案, 致投标人的商业秘密泄露, 带来巨大经济损失。可以说, 政府采购档案的规范管理已经成为政府采购亟待完成的一项重要课题。

1 政府采购档案的重要性

政府采购档案是政府采购当事人进行采购活动时形成的一系列必须长期保存的、具有重要参考价值的完整的原始文件的总称, 包括与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料。

1.1 政府采购档案为解决政府采购争议、统计归档提供依据

政府采购档案反映了采购活动及各项决策过程, 既记载着政府采购当事人执行《中华人民共和国政府采购法》的情况, 又反映着各级管理部门为推行政府采购制度制定的各项规定、细则等, 还见证了采购人员遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的情况。妥善、完整地保存政府采购档案, 可以为政府采购的统计分析、经验总结提供客观材料, 也为政府采购纠纷的处理提供有效的依据。

1.2 政府采购档案保障政府采购程序的顺利运行

政府采购档案要求采购计划文件、招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行管理, 并与项目履约及验收资料、政府采购资金支付资料共同备案, 使政府采购的全过程有据可查, 防止临时性变动及业务不熟造成的衔接不畅及采购资料缺失造成合同履行的迟延, 政府采购档案的完整是政府采购程序顺利运行的保障。

1.3 政府采购档案为反腐倡廉、强化管理抹上了浓重一笔

政府采购档案记载了采购交易的全过程, 把商品交易的最关键环节放在阳光下进行, 杜绝了拿回扣、收礼品的“权钱交易”行为, 抓住了腐败的源头, 从根本上促进了党风廉政建设。作为政府采购活动的最直接证明者, 政府采购档案为勤政廉政添上色彩浓重的一笔。

2 现行政府采购档案管理的不足

虽然政府采购已实施多年, 但统一的政府采购档案管理制度尚未出台, 政府采购档案管理缺乏统一的指引。实践中政府采购档案收集主体不明确、档案资料归档不完整、管理脱节、利用混乱、分散保管与文件重复造成浪费等问题较为突出, 大大制约了政府采购档案管理的发展。

2.1 政府采购档案收集主体不明确

《中华人民共和国政府采购法》规定采购人、采购代理机构要保存采购文件, 但对文件收集和保存的责任主体未作明确。政府采购档管理主体责任不清, 限制了政府采购档案的跟踪收集。从目前政府采购档案管理模式来看, 采购人、采购代理机构大都建立自己的政府采购档案管理制度, 各自保存采购文件, 这种分散保存, 由于标准不一、人员素质不齐, 使政府采购档案管理质量存在极大差异。

2.2 政府采购档案归档不完整、管理脱节

如前所述, 政府采购档案由采购人及采购代理机构保存, 而采购代理机构仅能就自己代理的项目进行管理, 且仅执行采购活动中间的一个环节, 无法顾及政府采购活动前期和后期的资料收集和保存;虽然采购人参与政府采购项目的全过程, 但其档案意识参差不齐, 档案管理制度多样, 从采购项目立项、项目审批、预算审批、采购方式变更、实施采购到采购后期的合同签订、项目实施、项目监理、项目验收及款项的支付等后续工作的档案管理, 都存在巨大差异。因此, 政府采购档案文件收集脱节, 往往造成政府采购档案归档不完整及管理的脱节。

2.3 分散保存, 文件重复造成管理资源的巨大浪费

从各地操作经验来说, 采购人、采购代理机构分散保存政府采购档案的模式存在档案查阅不便及资源浪费的局限性。由于采购人、代理机构都建立自己的政府采购档案部门, 监管部门也建有专门的政府采购合同档案, 而各部门之间对档案的重视程度及归档要求不尽一致, 各方保存的政府采购档案往往重复, 造成管理资源的极大浪费。

2.4 政府采购档案管理制度不一, 档案利用混乱

部分政府采购档案收集完成后, 缺乏科学的整理, 类别不清, 联系混乱, 处于杂乱无章的状态, 难以科学保管和准确的提供利用。由于缺少相应的管理制度, 政府采购档案的整理、查询、信息开发各自为阵, 包含政府采购供应商商业秘密的投标文件, 往往被作为普通档案随意外借, 投标人的商业秘密遭到泄露, 往往引发索赔或诉讼。

3 完善政府采购档案管理的几点建议

对政府采购档案进行科学、准确的管理, 充分实现其档案价值, 笔者认为, 可以从以下几方面着手。

(1) 充分认识规范政府采购档案管理的重要性和紧迫性, 建立专业化的政府采购档案管理队伍和档案管理中心。笔者认为目前政府采购档案管理不到位与政府采购当事人档案意识不高、重视程度不够有关部分采购人认为将政府采购工作委托给采购代理机构后, 自己只需要配合采购代理机构签字、盖章即可, 不注重政府采购相关资料的收集整理。而采购代理机构受介入项目时间的限制, 仅能保存进入招标程序的相关资料, 项目的立项和审批、合同的履约和结算资料则无法收集。有效解决这一问题, 应该建立统一的政府采购档案管理中心, 及时跟踪收集采购人采购前期及合同履行过程中形成的各种档案, 并做好采购代理机构招标投标档案的收集, 统一整理分类, 集中保管, 既可以保证政府采购档案的完整性和安全性, 又便于利用。

(2) 在采购过程中注意对政府采购档案的收集。政府采购活动中的文件资料是政府采购档案的重要资源, 内容完整、准确、真实的政府采购档案是政府采购成果的历史延续和见证。在每项采购活动期间, 项目实施人要严格按照《中华人民共和国政府采购法》的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录, 做到“政府采购预算、政府采购计划、政府采购项目明细、项目要求、技术参数、招标文件评审稿、正式招标文件、中标的投标文件、中标通知书、政府采购合同、项目验收报告、资金支付资料、发票及其他凭证等一套流程手续齐全完整。采购项目结束后应按要求对采购文件进行检查、整理, 字迹模糊或易褪变的文件在保持原貌的前提下应予复制, 遵循采购文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 保证档案资料的真实性、完整性, 符合立卷原则。

(3) 做好政府采购档案的编研和提供利用。档案收集工作完成后, 如果不经过科学整理, 将处于杂乱无章、类别不清、联系混乱的状态, 无法进行科学的保管和准确地提供利用, 所以, 科学地组织好文件资料的系统排列, 更好地保持和正确反映文件资料之间的有机联系, 便于管理和查找利用。政府采购档案不是死档案, 它反映了以往政府采购的成交情况, 要积极提供利用, 为预算安排、资产管理、合同谈判提供强有力的信息支持。

(4) 切实加强对政府采购档案的保管。按照专人负责、分级管理的原则, 政府采购档案管理机关在加大对资料收集和编研工作力度的同时, 要切实做好政府采购档案的保管工作, 确保采购档案的安全性、保密性和完整性。要防止调换、涂改、遗失、损坏等情况的发生;供应商的投标文件, 没有得到有关方面的许可, 不得对外提供;每完成一个采购项目, 及时将采购文件进行整理, 交有关机构保存, 不宜等到年终统一整理, 以防丢失资料, 损坏采购文件的完整性。

(5) 做好制度建设, 使政府采购档案管理有章可循。如前所述, 政府采购档案管理制度, 至少应包括资料收集制度、档案移交制度、档案编研制度、档案利用制度。资料收集是政府采购档案管理工作的第一步, 要严格按照《中华人民共和国政府采购法》的要求收集当次政府采购活动的全部文件资料及活动记录;档案移交是将检查、整理后的采购文件, 建立“采购文件移交目录”, 移交给档案管理人员立卷、归档;政府采购档案编研是对收集来的采购项目文件材料, 在认真检查其完整性、有效性的基础上进行条理化的分类、整理、排列、编目、登记归档以备查阅;档案利用制度是指在保守投标人的商业秘密、防止政府采购档案丢失或缺损和最大限度地延长政府采购档案载体寿命的前提下, 积极提供利用, 最大限度的发挥政府采购档案的作用。

总之, 政府采购档案管理工作是一项复杂的工作, 规范政府采购档案管理需要一个长期的探索过程。政府采购工作人员在政府采购过程中应努力探索政府采购档案管理的好方法, 切实发挥政府采购档案的作用。

参考文献

[1]冯君.宁夏首开档案管理良方[J].政府采购信息报, 2010, 1, 20 (002) .

[2]杨燕.高校仪器设备档案管理模式浅析[J].茂名学院学报, 2008, 4.

[3]王超.加强档案管理不留悬疑隐患[J].政府采购信息报, 2007, 5, 21 (4) .

[4]曹家多.做好医疗设备政府采购档案管理的体会[J].兰台世界, 2007 (5) .

[5]任哮岗, 晓霞.如何做好政府采购档案工作[J].档案天地, 2006 (6) .

浅谈医疗设备招标采购档案的管理 篇7

一、医疗设备招标采购档案管理存在的问题

(一) 管理部门职责分工不明确。管理部门职责分工不清, 导致各自为政, 各行其是, 管理比较混乱。在实际工作中, 各地区各部门对医疗设备招标采购档案的重视程度不够, 往往只注重采购项目本身的经济效益, 而忽视设备采购档案的管理, 管理中往往按自己的想法办事, 缺乏必要的流程和规范, 这样往往不利于医疗设备招标采购档案管理的健康有序开展。而医疗设备采购档案管理的不完善, 无法对医疗机构的设备管理及政府部门节约资金提供参考, 势必会造成损失。

(二) 档案管理缺乏统一的行业标准。由于缺乏统一的行业标准, 使各部门自行收集保管, 使档案管理处于分散管理状态, 没有实现统一的标准化管理。比如在档案的存储介质、装订标准、保管期限等方面都没有统一的标准, 给医疗设备招标档案科学化、标准化管理造成困难, 也给档案的查阅利用带来不便。

(三) 法律法规对档案管理存在盲区。法律法规对档案管理的盲区, 往往给管理工作造成一定困难。目前, 医疗设备集中采购遵循《政府采购法》《招标投标法》及集中采购审批管理办法等地方性法律法规, 虽然各地方对医疗设备的招标采购档案作出存档保管的要求, 但国内各方面的法律法规对此类档案的管理制度、管理方法等没有明确规定, 这对医疗设备招标采购档案的收集、整理、管理等都造成一定困难。

(四) 档案收集整理与实际业务不同步。医疗设备招标采购档案的形成贯穿于采购活动的全过程, 特别是大型设备的引进, 有的是分期分批采购, 延长了采购周期, 采购资料的收集、整理、立卷的过程较长, 形成较多材料, 而招标采购机构本身的档案管理条件有限、人员有限等因素则增加了档案管理的难度。

二、做好医疗设备招标采购档案管理的具体措施

(一) 明确各部门职责, 形成上下联动的管理机制。招标采购管理部门应对设备采购档案实行统一管理, 分级指导。采购单位上报采购项目资料, 投标供应商上报投标文件资料, 医疗设备集中采购中心负责设备招标采购资料的收集、整理、立卷、移交, 并对资料的真实性、完整性负责。设立专门的医疗设备招标采购档案室, 配备专职人员对移交的档案资料进行管理, 审查备案、装盒归档、排序上架。项目档案未移交时, 由采购中心人员妥善保管, 对设备招标资料单独存放, 并确保资料真实完整、齐全有效。同时做好资料的保密工作, 任何人不得擅自查阅、复制或使用项目材料。

(二) 尽快出台相应的法律法规, 建立健全医疗设备招投标档案管理规范。医疗设备招标采购属政府采购类范畴, 可以由地方行政主管部门会同档案局联合出台相应的管理规范, 对实际工作加以指导。如制定《医疗设备招标档案管理办法》《医疗设备招标档案收集整理规范》等, 对此类档案的管理方法、收集范围做出具体规定, 统一规范医疗设备的招标档案管理, 以使医疗设备招标采购档案管理有法可依。

(三) 统一管理标准, 做到四个“统一”。一是统一存储介质。要求文件资料的纸张规格为A4纸。大型设备说明书、安装图纸、效果图等可以统一编页, 保存至统一规格的档案盒内。招标会议录像光盘、磁盘等, 统一编制光盘号码, 在档案目录备注中标注编号。二是统一保管标准。要求招标采购材料应根据采购项目的进行顺序整理装订成册。项目档案应按年度、项目编号、卷号顺序装盒。卷内材料应按招标采购流程放置。三是统一保管期限。从立卷之日起计算保管期限, 分永久和定期两种期限保存。100万以上的设备采购项目定为永久, 5万—100万的项目列为30年, 5万以下期限为15年。同时每年定期完成上一年度的档案目录编制, 并做永久保存。四是统一移交程序。采购代理机构定期向档案管理部门移交招标档案, 并签字确认档案的真实完整。

(四) 明确收集、整理、归档的范围, 实现档案管理的“三同步”。采购材料的收集应该遵循“三同步”的原则, 即业务工作与档案工作同步规划、同步收集、同步总结, 将整个项目招标采购事前、事中、事后的全部材料收集齐全, 实现资金流、物资流、档案流的三统一。主要归档范围有:采购项目通知书、采购项目申请表、论证技术参数、委托代理协议书、招标文件确认书、公共资源入场交易申请表、论证专家抽取申请表、论证会议纪要、公共资源进场交易申请表、招标文件、招标公告、评标专家抽取表、投标文件密封性检查意见表、评标专家签到表、监标人签到表、资格及符合性审查评审表、开标一览表、投标文件、报价单、评委评标意见书、评委打分表、评标报告、预中标公告、中标公告、中标通知书、法人授权书、政府采购合同、验收意见书、前三名投标人的投标文件正本以及其他需要存档的材料。

参考文献

[1].汪杰.招标投标项目档案管理.中国档案, 2014.3

采购档案 篇8

关键词：政府采购,档案管理,问题

政府采购档案是采购活动全程的书面见证, 它不仅能够反映政府机关的采购活动过程, 而且还能够真实记录该活动过程的各项具体决策。这些有关采购活动经验教训总结的文件记载, 能够为政府的采购效能分析和处理投诉事件提供参考资料。下面主要针对政府采购管理工作中的若干问题进行分析阐述。

一、关于规范方面

政府采购改革的一项重要目标就是规范, 那么政府在深化其采购改革的过程中, 应该围绕规范化建设来采取措施和方法, 从而提高改革的质量与效果。

(一) 文件规范

文件采购是政府机关采购工作的载体。首先因不同方式的文件格式要统一;其次措辞要严谨, 对所要采购的文件进行琢磨, 做到易懂;最后, 采购的档案文件的内容要合法, 都有制度依据。

(二) 程序规范

政府在采购档案管理时, 要确保程序规范。一要制定操作公开性的规程。规程中应该明确时间、地点、咨询渠道、手续办理等程序内容。二要严格操作采购程序。三要确保重点程序 (时间、采购方式等) 的监督检查。

(三) 环节规范

政府采购档案管理的过程包括需求、招标、投标、评标、中标确认、履行合同和验收等6个。对于需求环节, 为了保证采购的顺利进行, 不能够抬高或降低门槛, 而应该提供公平、符合客观实际的需求。总之, 在整个环节, 采购人和采购代理机构要妥善处理质疑事项, 确保各环节正常完成。

二、关于效率方面

政府采购效率一直是社会各界所关注的焦点, 尤其是实行政府采购制度以来。效率指在执行一项任务的过程中, 所费与所得之间的比例关系。然而, 目前政府存在着采购周期长、效率低的问题。自从实行了政府采购制度 (增加了采购程序) 之后, 采购过程比之前要长, 因为以前没有相关制度和程序的约束, 那么采购人到市场就可以直接购买档案管理, 所以采购时间短, 效率就高。但是, 政府采购制度的改革能够实现公共利益的最大化, 从而得以体现政府采购制度的政策与效益功能。尽管如此, 提高政府的采购档案管理效率仍然是政府采购的主要任务。那么, 可以从增加采购量, 减少采购作业的时间方面来进行。

(一) 增加采购量

例如定期捆绑采购档案管理或者实行区域的资源共享, 从而有效增加采购量。

(二) 减少采购时间

通过优化运作程序, 提高各个环节的运行效率。比如政府可以建立电子化采购系统来推行电子化采购, 从而解决采购政府的采购时间。同时, 推行电子化采购不仅能够提高采购效率, 还能够降低价格和管理成本。另外, 应用的政府采购人员的素质高, 也能够提升政府的采购效率。

三、关于政策功能方面

政府采购应当有助于国家经济和社会的发展, 然而, 这与目标的实现依然没有变为现实。那么如何解决政策功能方面的问题?

(一) 通过自主创新来解决

自主创新关系着一个国家的社会经济发展。政府采购档案管理的模式是一种公共采购模式, 针对采购人和采购代理机构的相应要求, 在采购时可以通过采购自主创新的档案管理来激励自主创新事业的发展。与此同时, 政府还应该在采购中主动充分地发挥政府的主导作用。

(二) 政府采购档案管理的制度需要完善

为保证能够规范政府采购代理资料的分类组卷和归档内容, 政府采购档案管理的制度需要完善。政府采购档案主要包括政府采购预算执行文件, 政府采购前期准备文件, 政府采购开标文件, 政府采购评审文件, 政府采购中标文件, 政府采购合同文件, 政府采购验收及结算文件和其他文件等等。政府采购档案管理时, 采购档案内容要完整齐全, 文件规格统一, 使用原始件, 不用复印件, 确保采购档案安全保管, 同时档案中的签名、印鉴手续齐全, 保证采购档案的标识清晰有效, 查阅方便, 也便于保管和利用, 还有, 采购档案的保存期限不少于十年。改革制度, 政府采购才能有助于国家经济和社会的发展。

四、关于所采购档案的使用和销毁方面

1.采购档案只有经得档案管理人员的记登和采购部负责人的批准, 才能出借采购档案。采购部人员只能查阅自己工作范围内的资料, 经采购部负责人同意, 可查阅其它相关资料。档案使用时应该保密, 不得涂改、转借。如果办理档案移交手续, 需要采购部负责人签字确认。

2.保管期满的企业采购档案销毁时, 应登记造册, 档案保管人员还应认真核对清点销毁的档案, 方便政府采购。

五、小结

随着社会的发展, 政府在采购档案管理时遇到诸多问题。现在, 政府采购管理工作已经逐步进入了完善和稳定发展的阶段。政府采购档案是采购活动全程的书面见证, 它不仅能够反映政府机关的采购活动过程, 而且还能够真实记录该活动过程的各项具体决策。政府采购制度通过改革也实现了制度的创新, 从而能够全面有效地推行政府的采购各项制度, 进而能够有效地解决政府采购档案管理工作中的一些问题, 做好政府采购过程中的各环节工作。

参考文献

[1]陈坚.档案管理活力的思维源泉——创造性思维[J].档案与建设, 1994, 09.

[2]张桂珍.浅谈机关档案管理定级升级工作[J].兰台世界, 1993, 08.