档案计算机管理系统

档案计算机管理系统（通用12篇）

档案计算机管理系统 篇1

对于实现了办公自动化的机关,文书工作和档案工作如何在计算机管理的大环境下,实现优化、高效管理,是当今办公室工作的一个重大的、不可回避的问题。在实现了计算机管理的条件下,如果办公室的文书和档案的管理在计算机管理系统中协调得不好,将严重地影响到办公室工作效率的提高。所以建设和优化文书、档案工作计算机一体化的办公系统非常必要。然而,由于受我国文件和档案分别管理的传统体制的束缚,目前相当多的机关办公自动化管理系统与档案管理计算机系统是相互独立的,不少名为办公自动化系统,实际上是将文件管理和档案管理系统并列起来设计的,这样的办公自动化设计系统,不是一个文书、档案管理的优化系统。这样的文书、档案管理系统,最多可以完成从收发文件直至文件办结的工作,但文件办结之后的归档管理,分类、立卷、编目、著录、编研等诸多工作同文件形成到办结之后的衔接则会出现漏洞,难免出现差错。

文书工作档案工作实现计算机一体化具有重要意义。

第一,文书与档案之间的转化,从理论上看,应该是一个完整的过程,所以在机关办公自动化系统的设计中,遵循文件运动过程的规律,将文书的形成直至文件的归档视为一个过程,不能割裂,要把文件与档案的形成接口设置好,要确保文件向档案的转化实现“无缝连接”。因为,从文件到档案的转变过程本身就是一个连贯的过程,通过办公自动化系统要尽量保持文件与档案的这种转化过程中所具有的一种自然的“无缝”联系。只有实现这种“无缝连接”的办公自动化系统,才可能避免文件的丢失、遗忘等问题,最好地保留文件之间完整而清晰的相互关系,也只有保持了这种清晰的相互关系,计算机系统才能准确地对转化为档案的文件,进行科学的分类、标引和管理。

第二,在机关办公自动化系统中,文件在网上形成,并实现流通,又在一定的条件和环境下转化为档案。而档案的最终形成,又成为整个办公自动化系统有效性的一个重要的标志。文书的形成、流通,档案的形成、管理,是机关办公自动化系统中,相互依存、相互作用、不可分割的统一体,文书与档案在办公自动化系统中的整体性的过程化管理充分体现了文书与档案转化过程的关系,使文书、档案管理的高效与优化得到最充分的体现,避免了重复劳动。

当前,我们不仅要建设一个高效的办公自动化系统,而且这个系统一定要避免程序上的漏洞等影响系统不完善的因素,我们要力图使机关的办公自动化系统功能强大、性能稳定、专业性强,并能适应不同操作系统和网络环境,可平滑转入不同平台,实现自动转换,而通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。而机关的办公自动化系统,要能够体现文书、档案的整体性管理的原则和现行的文件归档办法,并可涵盖文书处理和档案管理全过程,集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研、借阅管理、档案保护等功能于一体,使档案利用者只需录入文件或档案基本信息,就能完成查询,也只有这样的办公自动化系统才可能是高效和优化的系统。

在机关办公自动化系统的建设中,要非常重视档案管理系统的功能建设。实践证明,没有一个强大的档案管理功能的办公自动化系统绝不会是一个有效的和优化的办公自动化系统。在整个办公自动化系统中,档案管理系统往往容易被人们所忽视,而这种不重视的态度恰恰造成了机关办公自动化系统的不完善和一种重大的缺陷。笔者通过对多家机关办公自动化系统的调查与分析发现,不少机关的办公自动化系统都存在档案管理程序的缺失和功能薄弱等问题,这已成为当前办公自动化系统建设的一个突出的问题。目前,不少单位在使用办公自动化系统的过程中,发现了这个问题之后,再重新对系统进行改造,而改造的结果又多不理想。因此,在整个机关办公自动化系统设计之初就要充分地考虑到办公自动化系统中的档案管理系统的设计等方面的问题,惟其如此,我们机关的办公自动化系统才有可能是高效和优化的。

在机关办公自动化建设中,我们要建立一个信息容量大、数据源唯一、著录项目详细、标准化程度高;图样、文字材料信息处理自动化程度高、检索功能强大、方式多样的档案管理系统,最重要的是该系统文书、档案管理过程连贯“无缝”。当然,该系统还应该具备应用软件通用性强,安全性、稳定性好,符合计算机信息系统管理的标准。但要建设高效的、优化的机关办公自动化系统,涉及的问题很多,我们绝不能因此忽视办公自动化系统中的档案管理系统的设计与配置。要想把办公自动化系统中的档案管理系统建设好,绝不是一件简单的事。

首先,在设计机关办公自动化系统的过程中,要把档案管理作为整个办公自动化系统中的一个重要的环节统一设计和建设,不能把档案管理这一项机关办公室工作中的重要环节排除出去,或分别设计,同时在设计档案管理系统时,要特别注意本机关工作的特点和文书材料形成与处置的规律,根据这样的特点和规律设计档案管理的程序与环节。因为只有依据本机关文书材料的形成规律设计的档案管理系统,才可能是有效的和便于使用的。

其次,在设计和建设机关办公自动化系统的档案管理系统时,要做好充分的调研,要广泛了解不同机关单位的办公自动化系统中档案管理系统的设计和操作的特点,并要注意档案管理系统应具有较强的扩充性、兼容性。同时要优化档案计算机管理系统界面,采用图形化接口,使操作过程一目了然。

再次,还要注意系统硬件的选择,档案管理系统的硬件要同整个机关办公自动化系统的硬件统一起来,不要另搞一套,造成硬件之间的不协调和不匹配。

我们要建设一个在文书或是文件的生成阶段就能对归档文书的真实性、完整性、有效性加以控制的,与机关办公自动化系统一体的档案管理系统,也只有这样的系统才可能符合档案科学管理的要求。目前,很多机关现行的办公自动化系统中的档案管理系统还不是很完善,还存在一些问题,这些问题如果解决得不好,不仅会影响到档案的管理,而且对整个机关的办事效率都将产生负面的作用。

当前,随着我国机关办公自动化系统的建设以及我国政府管理向服务型政府的转变,政府信息公开在全国迅速普及。政府信息公开,凸显出机关档案管理的重要性,如果机关档案管理不善,那么政府信息的公开工作将会受到很大的影响,从这个角度看,机关办公自动化系统中的档案系统建设的重要性就不言而喻了。而在机关办公自动化系统建设中如果忽视了档案系统的建设,将还有可能使政府信息的电子文件丢失,政府电子文件的丢失还可能会引发诸多难以预测的事故发生。因此,在机关办公自动化系统的建设中,加强档案管理系统的建设是提高政府工作效率的切实需要,是一个必须引起各方面重视的问题。凡已实现了办公自动化的机关,应认清实现办公自动化之后,档案管理所面临的现实挑战,以新的思维和符合工作实际的态度,审视在机关实现了办公自动化之后,档案计算机管理系统的地位和作用,深入研究相应对策,不断完善、充分发挥档案管理系统的作用和信息服务功能。

档案计算机管理系统 篇2

2手工档案存在的弊端

2.1空间占用大

传统纸质档案存在的最大问题是占用较大的空间，并且随着时间的推移，档案的数量会逐渐增多。医院手工档案都设立专门的档案室，对手工档案进行管理、分类都需要花费大量的空间、人力与物力，且在繁杂的日常管理中也容易出现人为差错。与应用计算机技术进行档案管理对比，计算机通过电子设备对档案进行存储，几乎不会占用任何地方，并且能够对档案进行自动分类，大幅度的节省人力资源与时间。

2.2安全性低

档案计算机管理系统 篇3

关键词：高校计算机；档案管理；信息系统；保护；问题

随着时代的进步，高校的档案管理也逐渐朝着信息化、网络化的方向发展起来。高校的档案管理正面临着严峻的挑战，维护档案信息管理系统的安全性已经成为一件迫在眉睫的事情。

一、档案管理系统的完整性保护

在档案管理的工作中， 各类信息之间存在着非常严谨的逻辑依存关系，当这些关系被录入计算机系统之后，就会形成数据库与数据库之间，数据字段与数据字段之间，运行程序和运行程序之间的各种逻辑关系。逻辑关系和数据是计算机数据库的基本组成，关系着整个数据库的安全。这里强调的不仅仅是数据库内的索引，而是档案管理系统中的各种约束关系和非常复杂的数据库设计的关键。

在计算机运行的过程中，最让人不安的情况是出现意外，意外可能导致一个完整的处理过程被中断，导致逻辑矛盾出现，继而破坏信息的真实性。加之操作者对软件的设计和构造的不理解，根本弄不明白是什么样的问题造成了这样的原因，继而导致错误被忽略。事实上计算机出现诸如死机、掉电情况的概率是非常小的，但是这种非常小的概率却并不是可以忽略的，档案管理人员应该充分的了解数据库之间的关系，对可能导致出现完整性错误的程序进行及时的检查和维护。

二、电子资料的复制备份设计

在计算机档案系统运行的过程中，电子数据是极易被破坏的，录入删改、文件覆盖、过期数据的引入、权限设计不合理都可能导致数据的真实性遭到破坏。因此在计算机档案管理系统中需要设计一套备份方案，对档案数据进行存储备份，防止出现意外。

从技术层面出发，有很多种保护方法可以实施，但是保护方法往往伴随着各方面成本的增加，实施起来难度较大。还有一些比较先进的科学技术手段，可能由于高校自身原因的限制，并无法有效的落实。因此，高校在进行计算机档案管理信息系统保护的时候，需要充分考虑自身的情况，并在此基础之上根据档案的重要性对其进行分类，设计出不同级别的备份方案，对各种情况下数据被破坏的威胁进行有效防范。就现阶段的实际情况而言，数据备份技术主要包括如下四类。

（一）数据拷贝

数据拷贝技术主要是指将计算机数据系统的相关文件拷贝进磁盘，磁带、光盘等有效介质中实现资料的备份保存，并对存储有文件的介质进行隔离保护。这种方法在操作上比较方便，在成本上的耗资也不算太大，基本上可以满足高校计算机档案管理系统。

（二）磁盘阵列方式

磁盘故障是破坏计算机档案信息的最主要的问题，磁盘阵列方式是防止磁盘损坏造成永久性损失的最佳方式。磁盘阵列方式可以有效的解决纯属容量问题，并实现信息的有效备份。当信息存入计算机时，磁盘阵列可以同时将信息存入两个磁盘之中，也就保证了从当前时刻开始，每一份资料都存在一个相同的备份。计算机对磁盘阵列进行监控，一旦发现故障，就会立即采取相应的措施对故障进行处理，避免了数据的损害。磁盘阵列方式最大的优点是故障明确，恢复过程简单，数据损失小。

（三）双机热备份方式

在进行特别重要的档案信息管理的时候，仅仅保证数据不受损失是远远不够的，系统服务的不中断也必须满足。高校在进行重要档案信息管理的时候，可以同时选定两台计算机提供服务，使两台计算机实现实时监控，一旦出现故障，立即进行业务的转移。双机热备份方式的优点在于提供了极高的计算机服务器级可靠性，弊端在于投资相对较大。

（四）双机异地热备份方式

双机异地热备份方式是在磁盘阵列和双机热备份方式的基础上形成的一种新型的备份方式。通过计算机网络实现异地设备的远程备份，打破了地域空间的限制。两地的计算机不仅可以进行备份，还可以同时进行其他软件的运行，全面提高了投资的效益，更降低了自然灾害和暴力破坏对信息系统的影响。

三、计算机数据防泄密设计

档案从纸质的实态转换为网络的虚拟态，实现了档案信息与载体的分离，使用者获得的虽然不是档案原件，而是档案的复制品，但这也使档案的安全保密问题成为档案信息管理的一个大问题。高校在落实计算机数据防泄密设计的过程时，需要对安全保密工作进行深入的分析，从技术、管理、工作人员业务素质角度出发，结合档案信息的进口、传输和使用，采取相应有效的技术和措施，落实计算机数据库的安全保密工作。

（一）加强高校内部的管理体制建设

虽然现阶段电子入侵的途径非常之多，黑客的手段也越来越高明，然而造成攻击的最根本原因还是由于现有信息系统上存在漏洞，内部管理人员的失误和管理上的疏忽。如果没有落脚点，黑客是很难完成系统入侵的，正是由于管理的内部人员粗心大意，随意扩散账号密码，不及时清除过期账号，不及时打系统漏洞补丁等才给了黑客可乘之机。缺乏完善的内部管理机制，高校的计算机档案管理信息系统的有效保护很难实现。

（二）关注计算机病毒的变化

21世纪是一个信息化发展的世纪，网络互联网技术日新月异，计算机病毒也在不断的更新，高校的档案工作者应该时刻注意计算机病毒的变化，制定出针对性的策略， 并从管理、监督、保护、 应急措施等多方面进行防范。此外，高校的档案管理者还需要从强化权限管理，完善审计制度的角度出发，尽可能的降低计算机数据泄密问题的发生，及时发现问题，对不良的后果进行及时的补救，将损失降到最低。

四、结束语

想要全面提升高校档案数据管理信息系统的安全水平并不是一朝一夕就能实现的事情，这是一个比较艰难的过程，涉及多方面的人力和物力，除了做到上述的各方面外，还需要在强化高校档案管理部门的安全意识，完善计算机技术安全相关的管理制度方面不断下功夫，相信会对提升高校档案数据管理信息系统的安全水平产生极大的帮助。

参考文献：

[1]徐志敏.计算机档案管理信息系统的安全保护[J].办公室业务，2007（03）.

[2]涂昊云.浅谈档案管理信息系统的等级保护[J].浙江档案，2011（02 ）.

档案信息化与工程档案计算机管理 篇4

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:

(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础。

(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提。

(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标

(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。

(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

(3) 可擦写光盘压缩存储。

(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。

(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。

(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。

(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题

(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。

(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

(3) 档案记录的显示与漫游。

(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。

(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。

(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

浅谈计算机在档案管理中的应用 篇5

摘要：文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。

关键词：计算机技术；档案管理；重要性

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。

就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试近20年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外，其重要任务就是管理，开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代 1

化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化，档案管理工作模式的信息化，档案工作目的的信息化，档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。

三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案 管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。

在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务技能单一现象。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能参与电子环境下的业务转型并起到积极的促进作用，《档案法》规定要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。现代化管理的基础是工作者的知识化，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案人员计算机技能整体状况，不仅可以促进档案专业教育加快改革步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识，促进干部队伍知识结构的改善和优化。

在电子商务和电子政务活动中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息系统开发，档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力。

档案计算机管理系统 篇6

【关键词】计算机；会计；管理；规范

0.前言

文章根据对计算机技术在社会生活中的重要角色进行研究，分析了其在会计计档案计算机管理中的重要意义；为了更好的进行数据统计管理，将计算机化运用到会计档案中，进行高效的、便捷的管理。与此同时，会计档案计算机管理中也存在着一定的风险。文章探讨了会计档案计算机管理面临的风险的集中情况；并且针对这些情况提出了一些必要的处理措施。不仅有利于会计档案工作能够有序并安全进行，还会对整个公司及企业的资金情况建立良好的保障。

1.计算机技术运用在会计档案工作中的重要表现

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料。计算机技术应用在会计档案工作中有以下特点：（1）将档案进行存储；会计档案中存储工作非常重要，计算机能够将档案管理中的内容进行存储、将数据储存到硬盘或磁盘当中。（2）在档案管理中，运用计算机可以将会计档案进行储存并且一直应用在会计档案工作中。（3）由于在会计档案管理中，计算机会受到很多情况的制约，所以必须对会计档案计算机管理进行有效的保护，加强安全性。

2.算机会计档案的内容及保管期限

根据会计档案价值鉴定标准的规定，具有一定保存价值的会计凭证、会计账薄、会计报告及其他会计记录和文件，均应作为会计档案保存并统一管理。（1）会计凭证类。包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证，保管期限15年；（2）会计账薄类。包括总账，明细账，日记账，辅助账类，保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限是25年，固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年；（3）财务报表类。月季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年，年度财务报告（决算）（包括财务分析）包括会计报表、附表、附注及文字说明，属于永久性保管；（4）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，保管年限是5年，会计移交清册的保管年限是15年；其他应当保存的会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保存。

3.在会计档案工作中应用计算机技术存在的风险

3.1数据存储设备损坏

数据的存储设备不慎损坏，使数据丢失或者损坏。比如：机械损伤；温度、湿度、清洁度对磁盘所存储的会计数据的影响等。

3.2数据的软破坏

（1）通常，会计数據是运行会计软件得出的结果。会计工作规范化、现代化日益重要，计算机会计档案管理是当今会计工作的一个首要课题。在大大提高会计效率的同时也出现了会计信息失真的问题，其中表现之一就是会计数据存在风险，本文对计算机会计数据风险的成因与防范作了一些分析总结。在程序设计师设计会计软件的时候，程序设计师在程序构成和功能上考虑不够充分，就会导致会计数据信息偏差。当然，随着计算机软件技术的发展，这种情况会逐步减少；（2）计算机需要电来进行运作，突然间的通电可能会造成计算机内容丢失，造成损失；面对这种情况，我们应该将计算机存储进行定时存储、及时保存数据，使计算机在突然停电时不会导致数据的丢失情况。（3）计算机病毒程序。很多计算机病毒都是存在攻击性和破坏性的程序。它们能够修改、删除存储设备上的会计数据。

3.3会计数据的恶意篡改

会计数据是一种机密数据。如果被不法之徒获取会带来巨大的经济损失，和不良的社会影响。会计数据可以通过主动泄露和被动泄露多种方法被截取。有企图的不法分子主动窃取会计数据称为人为主动泄露。下面总结会计数据被盗取的方法：（1）通过直接非法手段来访问会计数据。这种手段包括两种方法：即实体访问和远距离访问。实体访问指的是不法分子在会计系统存在的计算机上，通过了用户识别系统的确认，伪装成合法用户访问会计系统，窃取机密的会计数据。这种风险可以通过加强实体控制来解决。远距离访问指的是不法分子使用远程计算机遥控技术，从其他地方获得计算机会计数据的使用权，入侵会计系统软件。解决远距离控制访问要困难得多，因为侵入者的人群范围太广，无处可查，入侵的过程透明化，难觅踪迹。（2）间接手段取得会计数据。间接手段取得会计数据类似于特务人员、情报人员的行事方式，例如，他们会通过非法手段贿赂相关人员，获得计算机会计系统用户的使用权，从而获取会计数据；还有一些人会通过分析和询问来获取会计数据。（3）在数据通信中获取。在会计数据传送过程中，有很多途径可以被截获。可以通过对会计数据进行加密来解决这种数据被截获的情况。数据加密的方法千变万化，就算数据被截获，不法之徒也不能轻易了解会计数据的真正意义。（4）综合分析并推断。当不法之徒获得某些会计数据，如果感觉这个数据可能关系重大，会运用数学手段运算、统计，对得到的结果进一步分析推断来获得更重要的信息。

4.计算机会计数据的保护措施

4.1加密技术应用和推广

计算机数据加密技术可以使会计数据具有非常强的保密性。通过计算机数据加密技术给会计数据加密，可以使窃取者即使得到数据，也无法了解数据的真正含义，从而使非法获取的数据失去了真正价值，也不能轻易的对数据进行篡改和伪造。所以，计算机加密技术是防止计算机会计数据失窃的重要手段。

4.2保护计算机硬件设备

计算机及相关硬件设备需要配备防火、防地震、防水、防雷击等必要的预防自然灾害对计算机造成损坏的保护系统以及报警装置。在计算机室的主入口安装电子保安密码门锁。增强计算机的防电磁辐射以及抗电子干扰的性能，在计算机室内配备防静电措施和空调系统，配备稳压电源和备用电源确保电压稳定，保证会计数据存储设备运送安全。

4.3跟踪检测机制的建立

建立跟踪监测机制保护会计数据的存取操作，使用计算机技术在会计软件系统上建立详细记录和跟踪检测。例如，对登入、退出会计系统的时间、地点、用户；输入错误的口令次数；使用的输入输出设备；存入、增加、删除、更新的文件等都做详细的记录。而所有这些信息会反映到系统主制台上，使系统管理员能够及时发现问题，及时采取相应措施。

5.结语

会计档案管理是企业的重点；其不仅管理者企业自己呢情况，还关系到企业的隐私情况；计算机档案管理的应用虽然给会计档案工作带来了巨大的效益；但同时也带来了一定的风险；面对这些风险，会计档案计算机管理面临着严峻的挑战；其不仅是企业关注的重点，也是会计管理工作的核心部分；因此，为了会计档案计算机管理的安全性等问题，对于企业及人员提出了更高的要求；首先应该加强防范，将会计档案进行有效的保护，找相关专业的技术人员进行计算机档案保护，以保障会计档案的数据管理。总之，会计档案计算机管理存在一定的风险；相关企业及部门一定要加强保护从事，加强防范。 [科]

【参考文献】

[1]马世仙.高校档案管理的意义和现代化建设[J].知识经济，2012（09）.

会计档案的计算机管理解析 篇7

1 会计档案计算机管理的特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料, 是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。单位实行会计软件以后, 由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件, 财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成, 随之而使会计档案赋予了许多新的特点。运用计算机管理会计档案具有以下一些显著特点:

1.1 运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的会计档

案, 而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。即会计档案存储的范围和领域扩大了。

1.2 传统的会计档案具有直观可视性, 而存储在磁性介质上的

会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用, 才具有生命力。即会计档案的调用需要一定的软、硬件环境。

1.3 运用计算机管理会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张, 更主要的是磁性介质或光盘。

即会计档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

1.4 运用计算机管理会计档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点,

同时他们又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响, 即对会计档案的安全性、完整性要求更高。

1.5 实行运用计算机管理会计档案的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计档案更需要科学地管理。

2 如何做好会计档案的计算机管理工作

为了更有效地做好运用计算机管理会计档案工作, 我们必须根据计算机管理会计档案的特点, 分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

2.1 会计档案的收集。

会计档案的收集是指在一定的时间间隔内 (如一个会计年度) , 把计算机系统中的所有会计数据拷贝 (备份) 存储到磁性介质或光盘上, 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好, 以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内, 在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外, 还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2.2 会计档案的保存。

由于计算机管理会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份, 并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名, 存放在两个不同的地点, 以防止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场, 注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案, 还应定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质的损坏, 而使会计档案丢失, 造成无法挽救的损失。

此外, 还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同, 这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此, 笔者建议计算机管理会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计软件系统版本, 二者的一致性是非常必要的。显然, 其收集与管理工作也是比较艰巨的。

2.3 会计档案的利用, 即会计档案的调阅。

在长期开展会计电算化的过程中, 随着软件系统的不断升级, 我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:a.所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号一致, 此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅 (或数据恢复) 功能进行调阅即可;b.所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致, 此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统, 然后再进行调阅。

3 运用计算机会计档案的整理与再利用

运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析, 从而为单位决策者提供可靠的决策依据, 另外还可以得出本单位、本部门的过去、现在与将来的发展情况与发展趋势, 使决策者在遵循市场经济规律的前提下, 制定出适合自身发展的行为规范, 改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用计算机会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型, 建立一整套比较完善的决策支持系统, 以实现电算化会计档案的再利用。

充分利用计算机管理企业档案 篇8

1 创新服务手段

1.1 建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务。

随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。

目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。

1.2 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。

档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。

1.3 电子文件的自动上传收集。

目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。

例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。

1.4 开展在线服务。

传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。

1.5 开展现行文件阅览服务。

随着改革开放的不断深入, 到档案馆 (室) 查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益。

2 拓展服务领域

2.1 信息服务的社会化、多主体。

由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务, 已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人, 又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中, 人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展, 人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂, 越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.2 兴办服务实体, 发展档案产业。

处于信息化社会的今天, 从信息资源开发的角度看, 档案人员不再单纯是档案的保管员, 还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆 (室) 也不再是单纯的收藏机构, 还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆 (室) 的改革创新方向就是走信息化道路, 在为社会提供档案信息服务的基础上, 创建档案信息服务产业, 建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发, 档案工作者应当树立服务意识和产业意识, 面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息, 帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息, 为企业结构调整服务;开发市场信息, 为企业提供营销机会;开发法律信息, 为企业维护合法权益服务;开发房地产信息, 为城市改造和建设服务等。

2.3 加强横向联合, 实现信息资源共享。

随着信息时代的发展, 人类的知识和信息总量在急剧增长, 面对浩瀚繁杂的文献情报, 任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此, 必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面, 建立一个完整的社会信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。而建立联合目录, 实行资源共享, 正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排, 联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆 (室) 馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源, 使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录, 形成网络, 实现资源共享, 使各文献部门充分挖掘资源潜力, 实现文献资源互补, 提高馆 (室) 藏资源利用率, 避免不必要的重复和浪费, 因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾, 并有利于各级各类档案馆、图书馆 (室) 馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展, 更好地满足社会多方面的需要。

2.4 注重“反馈”, 深层次开发档案信息。

反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果, 进行分析研究, 可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如, 产品经过用户使用之后, 能否适应需要、哪些需要改进等, 这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键, 也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究, 在此基础上, 企业进行自我调节, 评判自身, 检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。

计算机背景下会计档案管理思考 篇9

计算机背景下会计档案管理的作用及其特点

首先, 会计工作反应了企业频繁的经济活动, 而会计档案就是详细地记录这些经济活动数据的资料, 这是企业财务管理的重要组成部分。计算机档案管理计算机化是这些经济活动的全称记录工具, 为企业经济活动提供有效的凭证和各种证明资料, 方便事后查证。

同时, 会计档案管理计算机化也是企业管理高层进行决策的重要依据。会计档案详细而客观地记录了企业的各项经济活动, 而计算机化管理能够将这些经济活动的规律清楚地展现给决策者, 这些档案资料通过计算机存储、保存、调用, 其资料本身更为正式可靠, 可参考性大大提高。

另外, 通过计算机管理大量的会计档案使得大量的原始数据充分参与企业管理, 突破了会计档案管理的手工整理的局限, 通过利用计算机对大量的会计数据进行分析汇总, 使得预测数据发展趋势成为可能, 从而对企业未来发展提供依据。

计算机管理会计档案存在的问题

会计档案管理计算机化将计算机技术引进会计档案管理工作中, 使得这项工作具备了传统会计工作和计算机管理的双重特点。

会计档案管理计算机化相比于传统的会计档案管理发生了翻天覆地的变化, 尤其是在载体、信息量和安全性方面更为突出。传统的会计档案管理主要的存储介质纸张占用较大空间, 其保存和查找也存在较多困难, 而利用计算机管理会计档案弥补了纸张缺陷, 同时计算机与网络的完美结合为会计档案与数据的共享提供了平台, 使得其资源共享的特点十分突出。但是, 计算机管理会计档案在使用过程中也暴露出了一些新的问题:

1.缺乏信息化计算机管理意识

思想决定行动, 对会计档案计算机管理的认识一定程度决定了该工作的质量。在实际工作中, 一些会计工作人员在档案管理方式上墨守成规, 管理方式仍然主要以传统的会计管理方式为主, 所谓的计算机管理会计档案仅限于打印出的会计档案, 忽视了档案的存储等工作;还有一些会计工作人员对计算机管理会计档案的认识不足, 过于依赖计算机管理, 没有针对该项工作设置专门的管理机构和管理人员, 更没有针对计算机会计档案出台相应的管理制度, 使得会计档案计算机管理工作很难向前推进, 管理陷入混乱。

2.会计档案的安全性难以得到保障

对于企业来说, 经济活动的保密性、安全性是至关重要的, 而会计档案作为记录企业经济活动的一手资料, 其安全性更是应该得到重视。会计档案管理逐渐计算机化、信息化也为档案的安全性带来了诸多隐患。首先, 存储档案的磁盘、光盘等介质一旦销毁, 其数据恢复面临很大困难, 对会计档案造成威胁;同时, 随着网络的发展, 计算机存储的档案资料有可能被污染和复制, 重要数据的保密工作一旦出现疏忽, 很有可能为企业带来不可弥补的损失。

3.缺乏专业的计算机管理人员支持

会计档案管理计算机化需要精通计算机和会计学的复合型人才进行管理。目前, 企业中管理会计档案的工作人员存在明显的知识短板, 多数的会计人虽然在会计领域的业务经验较为丰富, 但是对计算机维护和网络信息安全等方面没有相应的知识作为支持, 即使有点计算机基础, 也无法满足日常的管理需求。这种人才结构无法满足计算机管理会计档案的需求, 一旦计算机系统出现问题, 数据的安全性难以得到保障。

计算机管理会计档案的优化措施

1.完善计算机背景下会计档案管理制度, 提高档案安全性。

首先要确立存档的范围, 能够使文件在存档时的目的性更强, 而且对于文档的分类也有很好地指导作用。在存档时, 所需要存档的文件不仅仅是会计报表、会计凭证、财务计划、会计账簿以及重要的经济合同等会计相关的文件, 还应该包括开发设计说明书、源程序文件、用户操作手册、报表取数公式、检验公式以及其他自动转账公式等计算机辅助程序。

其次是要对计算机背景下会计档案的环境管理。虽然计算机背景下许多存储介质的寿命和存储方式上都较传统的储存方式有很大的改善, 但仍存在一些问题, 应当严格遵守国家档案局所规定的各项标准, 对储存介质做好防护工作, 要在避光, 防磁、防水等方面做好工作, 保证文档安全。使用一次性读写介质, 有效防止误删误改以及人为破坏。

此外, 还应注意有专人对文档进行保管, 对档案的调用应建立严格的责任制度, 负责到人。这样既能有效防止文档的以外丢失和破坏, 在读取时也能快速有效, 能在最短时间内找到所需要的文档。对于储存重要文件的计算机定期维护, 保证不受到病毒威胁, 对于网络的链接需谨慎, 防止计算机上的文档受到黑客侵入窃取。

2.组建高素质的会计档案管理队伍

档案管理方面不仅需要有完善的制度, 在人的方面也应该有相应的配备。由于计算机背景下的会计档案管理的主要工具是计算机, 因此对人员的技术要求也较传统档案管理有所提高。要形成一个完整的会计档案管理队伍, 其中不仅需要有会计专业人才的存在, 更重要的是需要有对计算机能够进行日常维护的计算机专业人员的, 而在这个队伍中的核心人物, 是需要同时具备会计专业知识, 并能够掌握计算机背景下的会计档案管理工作。只有这样完善的队伍存在, 才能够对档案的维护与管理工作有所帮助, 大幅提高工作效率, 及时解决工作中遇到的问题。

3.增强会计档案计算机管理意识

除了制度与人的因素, 还有一点十分重要, 那就是对于思想上的重视。在建立会计档案计算机管理体系的同时, 对人员的会计档案计算机管理意识也应该同步简历, 并不断完善提高。不论是对于管理人员还是使用人员, 都应该有一个在计算机背景下会计档案管理的潜在意识, 这有助于工作的开展, 在档案建立的初期就采用有利于计算机存储的方式, 大幅提高管理效率, 从而提高整个系统的工作效率。

档案计算机管理系统 篇10

关键词：计算机技术,人事档案,系统开发

随着计算机技术的快速发展与普及, 利用计算机进行医院日常工作的管理已成为提高工作效率、实现办公室自动化的必要手段。医疗体制改革归根到底就是以人为核心的管理, 人事档案就显得尤为重要。各医院由于人事变动、时间跨度以及传统的档案管理模式等造成了人事档案的管理混乱、不易查找, 甚至出现“死档案”的情况, 从而浪费了大量的时间和人力[1]。因此, 医院急需引入一套完整、高效的人事档案管理系统, 使档案管理从繁杂的手工管理走向快捷、准确的自动化管理, 能够自由灵活的调用。

1 医院人事档案管理系统开发的背景

医院作为一个重要的社会机构, 它的健康、高效运转对我们整个社会的发展起到一个非常关键的作用。在该机构中, 医务工作人员扮演着重要角色。对应的人事部门的统计是专业性、技术性、服务性很强的一项工作, 是提高工作效率、指导医院人力资源开发管理的必要条件[2]。人事部门最重要的工作就是人事档案的管理, 它是一个医疗系统中必不可少的重要组成部分[3]。

传统的人事档案管理主要是靠人工记录在纸上, 以纸质保存[4]。这种方式不仅浪费资源、可靠性差, 而且随着记录的不断增加, 档案的存放、查询、核对、修改将是一个非常繁琐的工作[5]。由于计算机的运行速度快、信息存储量大、检索准确度高。因而, 可以及时给决策人员提供准确、全面的人事资料和有关数据, 以便对医院的人员考核、人员调整、干部任免、人员培训以及人才的中长期规划等诸方面提供可靠、详细的第一手资料。充分利用计算机技术, 可以帮助医院在人事档案管理水平上实现跨越式的提升。

2 医院人事档案管理系统开发的意义

医院人事档案管理系统是对人事档案管理的所有领域提供最佳支持的系统, 不仅提供各种查询统计功能和报表输出功能, 还能动态直观地反映出医院人事档案的状况, 为人事管理提供有效的决策支持。此外, 作为系统功能扩展而提供的领导管理与职工自助服务功能, 将使得医院职工从人事档案管理系统中受益。

2.1 可提高档案管理人员工作效率

利用计算机管理医院人事档案, 既可避免手工抄写出现的失误, 又可以使办案人员从繁重的劳动中解放出来, 提高工作效率[6]。通过计算机的搜索查询、复制粘贴以及连接打印机的功能, 可以快速完成人员信息、报表、工资等的查询整理与打印工作, 迅速交给上级机关使用[7]。同时, 利用计算机编程语言或者一些软件的统计汇总功能, 可以快捷的进行数据查询、筛选、整理及汇总。

2.2 有助于人才选拔培养

了解选拔和培养对象的基本情况、政治表现以及专业技术水平与科研成果记录, 可以从中发现和选拔有用的专门人才, 确定人才适合的岗位、适宜的发展方向, 加强人才培养的针对性, 有利于制定人才培养规划, 可以有的放矢地培养人才。

2.3 可为医院提供全方位的人事信息

通过建立人事信息数据库及相关的信息网络系统, 不仅可以快速准确地获取医院职工的简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息, 还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料, 在较短时间内为院领导和科室提供医院职工全方位的综合信息, 对人才的正确管理和决策提供依据。

2.4 可以充分共享信息, 提高工作效率

全方位的职工信息通过局域网可以使得信息共享, 为医院入职考核、职称评审、职位晋升、岗位调动等提供快速的职工信息资料。使用这套系统, 可以从根本上改变以往手工管理人事档案的情况, 使得考核与评审在短时间内就可以高质量地完成。简历、科研成果、任免审批表等常用材料可以自动生成与整合, 并可以实现各个科室之间信函、文件的电子传递, 减少手工劳动, 提高工作效率和质量。

3 医院人事档案管理系统开发的可行性

医院人事档案管理系统最大的特点就是实用性要强, 应当具有档案输入、档案编辑、统计查询、档案打印、数据维护等五个功能。该系统为了实现医院人事档案的现代化管理, 节省人力, 以及减少由于手工管理中造成的低级错误, 提高工作的效率, 将做成一个集档案的输入与编辑、查询与统计及报表打印于一体的管理系统。还可以具有领导管理与职工自助服务、科室调整、工资岗位变动等功能。

3.1 医院人事档案管理系统的功能模块

3.1.1 档案输入模块。

完成医院职工个人资料信息、基本工资情况的输入。

3.1.2 档案编辑模块。

实现职工资料的变更、工资的修改以及删除。

3.1.3 统计查询模块。

按照查询条件, 可以显示符合条件的员工姓名、性别、婚姻状况、学历、职务、科室名称、岗位、专业技术水平与科研成果等。还可以进行相关信息的统计、筛选与汇总。

3.1.4 档案打印模块。

实现职工的基本资料、详细资料以及工资明细表的打印。

3.1.5 数据维护模块。

实现科室和岗位工资的调整。在更改岗位或职称时, 系统会自动更新包括工资等其他的相关信息。

3.2 医院人事档案管理系统数据库由一些小的数据库组成

其中包括:存放职工的基本资料信息数据库、存放职工的基本工资情况的工资数据库、医院人事档案目录数据库、入职、岗位调动与职务任免数据库以及其他档案数据库[8]。

3.2.1 职工的基本资料信息数据库, 包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、职务、职称、参加工作时间、入党团时间、工资、年度考核、医疗保险、公积金、养老保险等各项信息。

3.2.2 职工的基本工资情况的工资数据库, 把职工的工作业绩、岗位与工资互相关联。

3.2.3 医院人事档案目录数据库。将电子档案与纸质档案进行关联。按职称或者入职时间等对医务人员进行归类。依次录入人员姓名、档案编号、档案柜号等, 这样, 查找人员基本信息或者原始档案时, 只需利用计算机的查询功能, 即可获得该职工的基本信息或者人事档案存放的档案柜。

3.2.4 入职、岗位调动与职务任免数据库。建立职工入职与岗位调动的情况登记及材料信息。此外, 还包括科室主任、科长、护士长等职务的考核材料以及任免审批表等。

3.2.5 其他档案数据库。包括人事档案接收登记表、转递登记表、查 (借) 阅登记表、政审材料登记表, 以及其他影像资料等。

参考文献

[1]力晓蓉, 李科, 曹勤.充分利用医学科技查新资源开发科技查新项目管理系统[J].中国卫生事业管理, 2001, 17 (5) :318-319.

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[3]谢红莉, 何云平.对医院人事档案上等级后的思考[J].中国医院管理, 2002, 22 (4) :29.

[4]戴中秋, 赵宁燕.档案信息化建设中的数据管理[J].档案与建设, 2012 (3) :23-25.

[5]黄晓虹.信息化背景下医院档案管理的SWOT及对策分析[J].现代经济信息, 2010 (8) :20-21.

[6]陈长翠, 韩津淮.计算机在人事档案管理中的应用[J].生产率系统, 2000.21 (1) :71-72.

[7]徐燕梅.人事档案管理在计算机中的应用[J].医学信息, 1999.12 (2) :9-10.

浅谈档案著录管理中计算机的应用 篇11

关键词：档案著录；管理；计算机

中图分类号：TP399

档案是国家和企业信息资源的重要组成部分，建立档案信息管理体系有利于对档案进行统一管理和整体开发。采用计算机是档案管理信息发展的必然要求，计算机可以对档案目录进行编制，还可以对已编制的档案目录进行复制，在档案管理的特殊信息检索上面对计算机的使用也非常广泛。将档案检索和档案编制的功能结合起来能提高档案工作者对档案利用的效率。

1 计算机应用于档案管理中的功能及必要性

1.1 计算机应用于档案管理中的功能

计算机在档案管理中的应用主要是用来对档案进行整理编制、检索、统计和借阅等。首先是使用计算机对档案检索的工具进行编制。将档案的著录项目组织起来形成档案机读目录数据库，再使用库内的数据自动编制案卷目录和专题目录。其次是利用计算机进行档案检索，根据档案著录标明的形式特征和内容特征检索出适合使用者要求的原始文件和档案目录。最后是统计和借阅，主要指的是使用计算机对档案的入库、出库数量以及库存空间占有率进行统计，一些需要调阅或是需要归还的档案还要进行登记。计算机能够使用特殊功能完成档案目录的识别，可以将人们设计的任何逻辑程序识别出来，然后通过自动整理和挑选将需要的内容输入计算机，输出或者打印出可以被理解的内容。

1.2 计算机应用与档案管理中的必要性

随着信息化的发展，世界各国使用计算机技术的范围逐渐得到拓展，各企业为了实现更好的发展也引进了计算机技术。在社会不断发展的同时，对档案管理提出了更高的要求，档案信息化管理面临着严峻的形式，要求对档案管理不断进行改革促进其快速的发展。一些管理中心的档案信息数量在不断的增加，采用传统的管理技术进行管理不但耗用时间和人力，一定程度上阻碍了社会的发展，也满足不了个人信息保密的需求。利用计算机技术可以提高档案管理信息化水平。计算机以其较大的储存量可以对档案的所有信息进行储存，也可以通过计算机对档案进行整理和归类，用户可以根据自己的需求在计算机系统中输入相关的检索信息，计算机就会在短时间内找出用户所需要的信息，不但保证了信息的质量，还解决了信息量较大导致的查找时间较长的问题。技术人员通过互联网建立相关网站，可以满足用户对信息的使用要求。人们通过计算机技术充分使用信息，可以将管理中具体的文档转换为抽象的电子文档，促进了电子文档的快速发展。

2 计算机在档案著录管理中的应用

2.1 计算机在档案输入中的应用

在档案管理工作中，最早的档案计算机程序使用的是特殊的纸张，所以在工作中，档案工作者要按照规定的空间在纸张上进行书写，使用这样的方法一定程度上限制了输入计算机的著录材料数量。随着计算机程序输入的发展，程序输入的方法变得更加灵活。档案工作者可以使用普通的纸张进行档案输入，这种纸张可以显示输入计算中的信息次序并且以表格的形式显示出来。一般情况下，输入到计算机的材料需要加工成计算机可读的形式。键盘操作员需要使用专门的仪器对材料进行处理。对于机读形式的目录也要进行检查看其是否有错误，可以使用计算机程序中的机内系统对输入机内的材料进行检查和修正。

2.2 计算机在档案目录输出时的应用

计算机对档案目录进行输出时，主要有六种输出形式，首先是以档案代码的次序为条件打印出基本的档案目录，目录上面有档案产生机构和管理历史等介绍性材料，一定程度上可以满足档案管理的要求。以档案次序为标准来打印档案目录的方法适用于所有层次的目录，其中包括从初级提要到指南款目、详尽的编年提要等。其次是以主题标示符的形式从计算机内部被输入的特定内容中选出来的文件目录。这样就可以从不同文件或材料中摘编主题目录，其中的文件主要有属于同一主题范涛的文件和来自于特殊部门的文件。除此之外，还可以将不复存在的档案组合打印在目录上使之得以恢复。还可以将分散开的档案系列进行重建。再次是计算机可以通过对索引进行编制摘录出档案管理的关键词，然后在上面附加一些参照项按照字母的形式将档案打印出来。在摘录关键词的过程中必须注意输入的材料中必须要有可以使用的辨识符。通过计算可以将档案目录打印在卡片或者纸条上，若是被打印在普通纸张上面，也可以将其裁剪装订成册，打印在卡片上的可以将卡片分类存放在索引柜中。无论是哪种形式的打印都方便整理。计算机在档案工作中的使用可以提供远方的信息检索，可以将打印的东西直接输入到缩微品上。最后的输出形式是修订版本的输出。使用计算机打印目录和索引可以不断的得到修订，其中对文件的修订包括对信息的删除和新信息的增加，对材料进行增加时，计算机会以原始材料的输入形式和输入方法将材料进行输入。当计算机内部的输入纸带用完时，就会打印出修订版本以此来代替较早的打印件。

2.3 计算机在促进著录标准化中的应用

档案工作标准化的重要内容是档案著录的标准化。确保档案著录的标准化可以实现档案信息的检索，也可以使档案信息的提取更加自动化、远距离化、联机化，方便档案管理者之间的交流和合作。计算机的应用使得档案检索由传统的手工检索向着机器检索的方式过渡。计算机可以建立联合目录，也能够使全国性和地区性的目录中心得以建立。使用计算机还可以加强档案著录的标引工作。计算机管理档案中的一项重大准备工程就是档案著录标引，其工作量较大、质量要求高并且技术性较强，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，档案著录标引的时间一般都超过了计算机系统管理软件的研发时间，所以应该将早期的档案数据输入微机进行储存，让计算机内部的数据更加充分和准确，这样就可以将档案著录标引尽快的输出计算机进行系统的管理和保存。

2.4 计算机在建立电子文档中的应用

使用计算机建立电子文档在不同阶段有不同的差异。在环境的生成阶段，使用计算机可以进行文件的机读，就是由计算机输入装置读出的文件，主要有两种形式的读法，第一种是将信息从一个存储区读到另一个存储区，第二种是从磁带中读取信息。机读文件主要有两个特点，分别是复制和识别。使用计算机可以将电子文件直接生成纸质文件打印出来。

3 结束语

计算机应用于档案著录的管理中一定程度上减轻了档案管理人员的工作量，实现了自动化和现代化的要求，促进了电子档案的快速发展，提高了档案管理的效率，避免了传统的管理带来的人力、物力的浪费。计算机的操作离不开管理人员和技术人员的先进技术和水平，要想真正实现档案管理的现代化，就需要提高管理人员的综合素质，让其在工作的过程中促进档案管理的技术改革。

参考文献：

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[5]刘志娟.浅谈企业档案管理计算机网络的建立[J].科技视界，2014（03）.

档案计算机管理系统 篇12

一、医院档案实行计算机管理的重要作用

医院档案实行计算机管理可辅助档案管理人员更好的整理和组卷, 并编制出适宜的目录, 可避免工作中出现差错, 亦降低了工作强度, 其速度及效果很好;且能够建设相应的档案目录数据库, 以提供计算机目录检索, 仅需将需要查询的文件输进计算机, 则可短时间内获得结果;亦可展开档案统计, 从而避免手工计数会出现的失误, 且节省了人工统计时间;其间档案借阅实行计算机管理可灵活查找, 且直观性强, 便于管理;原件亦可反复调阅, 直接利用, 延长档案寿命;计算机可实现联网管理, 使得医院档案管理不会拘泥于时空界限, 从而扩大了其档案利用范围;档案计算机管理强化了文件保密性及安全性, 保证信息传输途径的安全可靠。

二、医院档案实行计算机管理存在的问题

1. 档案管理人员自身认识缺失

许多档案管理人员对应用计算机管理档案的认识缺失, 并没有相应的目标。很多医疗单位并不明白应用计算机管理档案能够达到的目的, 亦或是其可解决的问题, 许多工作都仅是流于形式, 其并未真正意识到传统管理模式已适应不了现代化社会发展需求。

2. 档案管理人员综合素质偏低

计算机管理档案时, 其工作人员应熟悉计算机知识, 但现阶段的卫生系统档案管理人员大都是非专业人员, 亦或者是兼职人员, 可熟练使用微机的工作人员极少, 尽管许多人学过某些计算机基础知识, 但对计算机技术缺乏相应的深度, 这时就应提升档案管理人员的素质。

3. 医院计算机档案管理难度大

医院进行计算机管理档案, 其实行难度较大, 且面临着许多技术性难题。计算机管理档案是信息化社会发展的必然产物, 此类管理方式的归档范围极其广泛, 可包括磁带、软磁盘、光盘、数据库文件、字处理文件、表格文件、图像文件、声像文件等, 这时实行计算机管理就难度很大, 其间更是缺乏相对应的管理方式及措施, 从而影响计算机管理档案的应用。

4. 档案管理计算机软件应用面狭窄

诸多档案管理计算机软件应用面并不广泛, 且去水平偏低, 具体工作中采用的软件功能单一, 其仅是档案的编目与检索, 且很多工作均是手工完成的, 这根本不能提升工作效率, 且出现人力、物力的浪费。

5. 计算机管理技术保护难度大

计算机管理档案载体大都是磁性介质, 这时对其存放环境有着更高的要求, 加上磁性介质寿命短, 其性能亦是不稳定, 耐久性不高, 从而对文件保护技术提出了更高的要求。再是许多安全隐患, 比如计算机病毒和黑客入侵等, 这些都是计算机管理应十分注重的问题。

三、医院档案实行计算机管理完善措施

1. 加强档案管理人员对医院档案计算机管理的认识

档案管理人员是此项工作展开的关键人物, 更是计算机管理档案的灵魂。应不断加强档案管理人员对此项工作的认识, 且要求其具备专业的档案管理业务知识, 更是熟练掌握计算机基本操作与维护技能, 要懂得计算机软硬件知识。而科学技术水平的不断提升, 现代医学研究及治疗技术水平亦随之提升, 其间包括声学、光学、磁学、电子学、信息论、控制论、核物理学、生物工程等, 这些学科的融合必然会生出许多新类型档案, 档案人员应深刻认识到此项工作的重要性, 并全面掌握其相应的背景, 及时了解医院医疗活动规律和工作流程与医事管理等方面知识, 让自身更适应此项工作的开展。

2. 加强医院计算机管理档案外部环境营造

医院档案信息管理应具备相应的计算机, 这是此项工作开展的基本硬件条件, 再按照实际情况加大计算机软件开发, 使计算机功能开发及档案软件满足档案工作的可持续发展, 促使档案信息资源快速开发, 从而实现档案管理计算机化, 确保医院计算机管理档案工作有序开展, 为此项工作的开展营造良好的外部环境。

3. 加强健全档案工作网络构建

医院档案管理网络组织建设可确保档案管理工作有序开展, 而推行医院档案计算机管理, 强调的是于医院所有医疗活动与医院两个文明建设中形成的档案施以系统规范的管理, 从而更好的服务于医疗事业。医院应构建完善的档案管理网络, 并明确文书档案是以机关职能部门为主的, 而业务管理档案是强调临床科室, 科技档案是以科研教学为主的;各个部门或者是科室均应明确一名负责人兼管档案工作, 从而形成十分完整的医院档案工作网络, 从而更好的服务于收集与接收和初步整理, 从而有效保存有价值的档案资料, 尽可能的确保档案系统完整性。

4. 加强档案业务规范建设

档案管理人员要不但加强各项基础标准工作及其配套工作水平, 比如其案卷质量与归档要求和归类要求等, 确保档案是有踪可循、有序可循, 从而确保标准化工作持续进行。若是档案不完整且不准确, 尽管是计算机管理档案软件可实现的功能十分全面, 但计算机管理档案水平偏低。这时医院档案管理人员要根据国家标准, 以自身单位的实际情况编制相应的标准实施细则, 且积极组织各项标准的落实, 并对此进行严格的监督, 要尽可能确保档案工作充分落实。再是强调归档之后的保管工作, 档案管理人员应加强日常检测与复制, 将此类工作详细记录, 其间的库存电子文件应及时更新和复制, 从而保证其间信息读得出, 并用得上。

5. 加强网络安全思维意识构建

应不断加强网络安全思维意识构建, 确保各项安全防范工作均是落到实处的。以杀毒软件技术和防火墙技术与文件加密及加强拷贝管理, 不可安装下载盗版光盘, 加强技术手段防范, 并构建严格的网络安全防范措施, 积极维护医院档案信息安全。

6. 加强档案设备投入

现代化档案设备投入是医院档案计算机管理的重要基础, 硬件建设与医院档案管理工作水平是息息相关的, 但这也充分体现了医院的实际管理水平。为了能够科学有效的管理医院档案, 应建设防盗、防火、防潮、高温、防尘、放光、防有害气体、防虫的档案专用库房, 并为其配备相应的设备, 比如空调机、除湿机、温湿度仪、消防灭火器、报警防护设备、电脑、复印机、速印机、扫描仪等现代化档案管理设备, 从而实现医院各部门、各科室档案管理, 使得相关人员可利用网络化管理及时获得自己所需的资料。

四、结束语

随着现代化社会的快速发展, 计算机被广泛应用于各大行业, 而医院档案管理中实行计算机管理亦是十分关键, 更是新时代不断发展的必然产物。近些年, 我国医院档案实行计算机管理工作已获得了相应的成就, 但其间仍存在许多不足之处, 这时档案管理工作人员应不断发挥医院计算机管理优势, 并强调各种法规建设, 加强计算机软硬件应用, 积极规范档案业务管理, 从而推动医院计算机档案管理的进一步发展。这也说明探讨关于医院档案实行计算机管理, 对医疗事业的可持续发展有着极大推动作用, 本文简述了医院档案实行计算机管理的重要作用, 并探讨了医院档案实行计算机管理存在的问题, 提出了适用于医院档案实行计算机管理的完善措施, 强调档案管理人员对医院档案计算机管理认识的加强, 注重为医院计算机管理档案营造良好的外部环境, 积极构建健全档案工作网络, 且不断加强档案业务规范建设及其网络安全思维意识构建, 要不断加强档案设备投入, 为医院档案管理水平的提升提供参考依据。

摘要：随着国家社会经济水平的不断提升, 推动了医疗事业的进一步发展, 且信息化进程的持续加快, 医院中传统的单一文档管理方式早已适应不了现代化社会发展需求, 多门类档案管理被广泛用于医院档案管理中, 加上档案载体发生了较大的变化, 逐渐形成多形式载体, 比如影像资料与电子病历等类载体对医院档案管理工作提升了更高的要求。本文探讨了关于医院档案实行计算机管理, 并提出了实用性应用措施, 为医院档案管理水平的提升提供参考依据。

关键词：医院档案,档案管理,计算机管理

参考文献

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