OA实施（精选12篇）
OA实施 篇1
目前, 不管是企业用户还是党政机关用户, 国内办公软件的普及应用率已高达56%以上, OA实施的成功率也接近70%。然而, 很多用户单位的CIO却对此感慨颇多, 甚至有些许无奈:本来, 企业CIO力主引建OA系统, 为的是能让领导们“随时随地, 轻松办公”, “运筹帷幄, 决胜千里”, 而令CIO尴尬的是, 领导们似乎并没有理解CIO的一片苦心, 企业的OA似乎就是看看内部新闻、发发通知、收收邮件而已, 尤其是作为OA的核心用点、关键业务——网上审批, 更是成了摆设和走过场的事, 领导一年也没用几次, 就成了用之无味, 弃之可惜的“鸡肋”。
而软件开发商也不敢过多鼓励用户多加应用工作流审批, 因为开发商自己也知道, 鉴于目前种种条件的限制, 网上审批多是“好看不中用”, 能不用就不用, 省得自找麻烦, 骤增许多售后服务——开发商都如此, 用户单位的CIO更是困惑, 如何才能真正地运行好企业OA?
OA尴尬的现实
我们清楚, OA的主要特征与功能之一就是工作流, 即公文流转。公文流转主要有两大部分, 一是网上审批, 企业内部的各项审批电子化, 如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程, 都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理, 实现收文处理和发文处理的电子化, 收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理, 发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。
然而, 这些办公自动化的主要功能大部分却被闲置下来, 很少应用流转, 被员工甚至老总所弃用, 企业上下还是喜欢用传统的纸质公文、电话请示, 使得用户企业OA主要功能变成了聋子的耳朵──摆设。这也是目前绝大多数用户单位在应用推广OA中的一个通病, 使得用户单位陷入信息化建设的困局。不少单位甚至“去繁就简”, 随便买了一两万元的OA, 上上内部新闻、发发通知、收收邮件就行, 也算是推广信息化充当门面了, 而对那些功能齐全、系统优越、安全可靠、融合性强的中高级OA系统却弃而不用了。
笔者认识一家电子企业的CIO陈工, 他在推广应用OA时也陷入此种困境, 不知如何圆场。在前期针对企业自身需求, 陈工也做了很多调研分析, 几乎把各部室、车间所有的日常流程、表单都收集、归纳了, 当时陈工实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流, 让员工学会网上办公行文, 尤其是做好网上审批, 让领导随时随地可远程审批、决策。陈工认为只要这样, OA就算是应用成功了, 也算是对得起领导, 毕竟这OA是花了近20万买来的。
在经过了一个多月的培训后, 企业OA系统终于上线, 陈工也感到企业仿佛进入新时代, 喜上眉梢, 踌躇满志。然而, 经过两个月的应用推广, 陈工调查汇总后, 发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长, OA系统的应用仍仅局限于上公司新闻、发发通知、短信和收收邮件、存存档案而已, 员工们的应用并没有如预想的那样积极热烈, 反而抱怨说, 天天要开OA很麻烦。出差申请、费用报销、材料领用等日常申报业务, 员工们还是习惯用纸质手工申请。陈工特地与行政部、财务部商洽, 规定统一实行电子申报制度, 不符合规定的, 强制退回。没想到的是, 这一规定激起企业部分上了年纪又较有权势的老员工的强烈抵制, 甚至干脆以“不懂、学不来”为由, “罢工”不申报了, 让财务部也陷入进退两难的境地, 月末结账竟难于下手。老板也慢慢地对OA失去信心, 开始将信将疑了。
三个月后, 老板竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅, 员工可按照情况, 酌情使用网上工作流审批, 即可用也可不用。企业OA系统最后成了“半拉子工程”。于是这家企业内部有人戏称:“只因少了一笔, 自动化成了白动化。”
网上审批何以被边缘化?
CIO不禁要问, 为何实施OA常会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象?能助领导轻松“运筹帷幄、决胜千里”、系统核心应用工具的网上审批为何成了孤独的“边缘人”?这是多数CIO的困惑。笔者认为, 这主要是由于以下三个方面的原因造成的。
其一, 流程不合理, OA系统细节设计不甚科学简捷。不少OA系统流程设计过于烦琐, 员工平时手工只需要5~8分钟就可以完成的事情, 有可能通过系统软件的操作和运转, 反而需要30分钟甚至更长的时间。再加上企业本身组织结构不太合理, “婆婆妈妈”多, 让公文网上流转也盘根错节。
大力推广OA网上工作流, 本身就是为了挑战传统的人工传递、亲笔批示的繁琐方式, 如果还需要本身对IT较为陌生的老总通过复杂的组织结构、系统程序, 进入到各个业务类型里审批, 其结果自然是要么难用, 要么用不上。
二是对电子档、电子媒介物等网上虚拟物证仍存在着疑虑, 这也制约了网上工作流审批模式的广泛应用。纸质有一千多年历史, 电子介质至多20年光景, 网民、用户单位仍深信“只有纸上才来得安全可靠”。
目前, 我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年, 但网上办公大都只能停留在初检甚至“粗检”阶段, 在不少人尤其是老领导的眼里, 由于网上数据和材料缺乏物证、公信力与法律性, 应用公文流转审批, 应用者会感觉不踏实, 只相信纸张手写或打印的凭据、清单, 特别是企业财务、采购部门等核心部门, 因为报销、做账等用的凭据、发票实物, 在网上进行电子审核处理时, 难于象传统报销流程一样在相关审批者手中一一流转, 让审批者无凭无据, 难于审定, 因此不受应用者的欢迎。
三是安全与法律问题依然突出, 成了制约网上审批推广普及的瓶颈。这是一直以来颇令CIO头痛的问题。
首先, 网上审批的主要配套工具就是电子签名和电子公章, 这将保证领导签字、单位公函 (合同) 签约的有效性。但是, 我国在电子商务的立法方面严重滞后。目前我国只是对互联网管理出台了一些限制性的行政法规, 而对于如何促进电子交易、使用电子签名和电子合同支付等还没有制定相关完善的法律, 相关电子行为的权责性, 法律难于确认, 制约了电子商务乃至网上审批的发展。
其次, 电子公文传输中的安全性受到越来越大的挑战。在网络环境中传播和存储, 容易受到黑客和病毒的攻击, 造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果。目前, 虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”, 但这样的签章文档并不具备足够的安全强度, 在电子文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。因此, 用户单位和CIO对电子公文的加密能否确保绝对安全, 单位或部门之间交换电子文件如何互联互信, 有效性如何确定等问题仍心存忧虑, 也就妨碍了公文处理电子化的推广和普及。
如何发挥网上审批的实效?
对于以上提出的诸多问题, 除了软件开发商本身提升技术、简化流程, 尚有哪些举措能有效提升和完善目前的网上审批, 全面推动办公自动化?这是广大CIO十分关注的问题。
一是采取“两头受理、体内循环”, 让“纸上办公”与“网上办公”并联过渡。某白酒企业在实施一个固定资产采购的电子工作流时碰到一个问题:在手工流程中, 采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务经理、主管副总、老总审批, 但电子工作流是无法传递纸质报价单的, 采购申报人也只是普通的操作人员, 不敢轻易更改现有流程, 而部门经理、主管副总没看到纸质实据不敢在网上审批, 出差在外的老板就更难定夺了。如果再回到传统的老路上, OA所谓的“自动化”只能是“白动化”, 只剩“半个空壳”, 这种情况如何应对才好?
该企业CIO提出了同时扫描发票、报价单等后进行网上审批的方案, 但被否决。后再经与老总协商, 决定只需将报价内容填写在电子工作流中, 而所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门, 由审计部门定期审计, 保证交易的合法性, 于是, 所有问题基本迎刃而解了, 尤其是对一些“特急”的事项, 让在外的企业老板能快速反应, 决胜千里。另外, 也可采取打印流程中的部分重要字据, 然后让相关事项的当事人手写签字备案, 以明今后的责任, 这样也能解决审批人“眼见为实、立字为证”的需求问题, 敢于进行电子化审批。两种运作方式的并存, 就为将来全部电子化打下了基础。
二是推行并联式审批, 实行“一个窗口受理”服务。在企业的授权之下, CIO可将企业重要部门如行政部、财务部、采购部、市场部等多个部门的一些常用项目列入“全程网上审批”范围, 实现了部门、车间、总办、集团的多级审批联动;同时, 积极推动企业机构改革, 抽调企业几个关键部门的人员, 专门成立网上审批中心 (科室) 。中心可对涉及两个部门以上的项目实行联合审批会办, 实行初审、会审、踏勘、验收“四个统一”, 部门之间交叉进行审批, 减少办事员工的往返奔波, 大砍复杂项目的审批时限, 让员工头疼的一些部门“踢皮球”现象在企业中不复存在。
集团大企业的网上行政审批中心甚至可将集团的审批依据、审批条件、审批程序、审批时限以及审批事项的受理环节、审批资料和审批结果文件的传递过程、责任部门、责任人等全部进行上网公示和电子化运作, 实行“一个窗口受理、一条龙服务、一站式办结”, 从而全面提高企业的快速反应能力。
当然, 要使企业审批中心充分高效发挥审批管理能力, 就必须充分提高企业审批中心的地位。或是发展成为企业的一个常设工作机构, 或发展成为企业一个新的行政许可职能机构。企业CIO的权力要多加提升, 最好由公司副总以上的技术官员兼任。
其实, 实行“全程网上审批”, 推行并联式审批, 已在全国不少党政机关试行, 推动了“阳光政府”的建设, 成效不错, 值得企业学鉴。
三是提高网上公文审批的可靠性、安全性, 为网上审批工作提供强有力的保障。首先, 为防止黑客、病毒的攻击, CIO在选型OA系统时, 其安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施;同时, 用户身份锁、预留标准的CA认证接口等安全保护功能也应进一步提升, 最大限度地保障审批业务的顺利开展。
其次, 采用手写技术, 建立个性化安全保障制度。目前, 许多OA公文流转过程中的修改是通过键盘来进行的, 这就带来了很多麻烦, 例如批注的位置、时间的先后等都有可能被冒名批注, 而且用WORD文档批注也比较麻烦。
如果采用手写板技术, 公文修改时就可以避免这些问题。一方面, 手写直接在电子文档上进行批注, 符合平时人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯, 更符合常用纸笔、对IT不甚熟悉的中老年企业管理层的使用习惯;另一方面各人的手写笔迹都是不相同的, 如果有人要冒名企业领导签批文档的话, 就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来, 从而保证网上审批的权威性、可信度。因此, CIO也可大力推广此法。
四是单位领导要率先垂范应用OA各项流程, 身体力行推动网上审批。推行网上办公审批, 工作量大牵涉面广, 不仅有技术、资金问题, 还涉及到部门之间协调、衔接等, 更主要的是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题, 这就要求企业领导要率先垂范, 身体力行, 破除怀疑思想、部门主义和利益思想, 敢想敢为, 勇于创新, 努力推行电子化审批, 全面推动办公自动化。
以网上审批为代表的OA建设之路任重道远, 仍面临许多挑战。但是, 只要正确分析, 适应形势, 完善技术, 积极应对, OA将更上一层楼, 繁荣有序, 并全面有效提高企业的快速反应能力。
OA实施 篇2
一、项目意义
1、增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
2、消除信息孤岛
传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。通过实施协同网络办公系统，可在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，确保了各种信息的畅通无阻和高效利用。
3、提高团队工作效率，节约运营成本。
变革了公司传统纸质公文办公模式，公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用。
4、实现文档管理的自动化，文档的安全性得到。
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)严格按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如公司来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到公司积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、实现分布式、移动式办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。实现实时沟通交流，领导、员工出差在外可随时随地了解公司内部情况。
6、建立信息集成平台。
关于公司已存在的U8系统、ERP系统、等存储着公司一些经营管理业务数据，对莱克斯顿的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的。通过部署协同网络办公系统，以其为基础平台，将U8系统及ERP系统等业务系统数据集成到网络办公平台中，使领导通过网络办公平台就能随时掌握公司财务、业务、及行政办公等各方面的最新动态，准确把握战略发展大局，及时有效地发布指令，真正做到“运筹帷幄，决胜千里”。
7、搭建知识管理平台。
通过部署协同网络办公系统，可系统性利用公司积累的信息资源、专家技能，改进公司的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
二、系统简介
1、平台产品体系架构
2、系统基础功能列表
三、实施目标
1. 根据公司办公的具体需求，结合通达OA功能，使系统顺畅安全运行并满足日常办公应用，形成连接公司内各
个部门的信息网络。
公司内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息;
不同的部门和个人有不同的信息访问权限;
非本地部门或外出人员可以远程访问信息系统;
浏览器模式的内部和外部的电子邮件。
2. 系统管理员熟练掌握工作流表单及流程的定制，确保重点功能完全应用并满足公司个性化需求。
3. 对系统管理员、公司管理人员及普通操作员进行不同级别的`培训，整合公司现有软件、硬件资源，提高总体信息化水平。 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单
的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程、为领导提供有效的监督手段，尽量避免事件失控。
信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取、。 ? 充分利用信息资源：将企业的各类信息资源组织到系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息资源由计算机统一管理，发挥更大的效益。
办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，通过使用工作流等功能模块，
公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。
通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。
4. 达到其它办公系统的普遍应用效果：如降低办公成本、实现无纸化、网络化、移动办公需求、提高办公效率、规范公司内部管理等。
四、实施原则和计划
1. 分步骤、选序渐进原则
任何一个项目的实施都是一个发现问题，解决问题，积累经验，又遇到新问题，再解决，再积累的循序渐进的过程。通达OA项目实施根据现有业务环境及业务需求，进行资源优化，但项目保留扩展接口，把握后期需求，进行分阶段、循序渐进的实施。
2. 实用原则
首先，满足使用者第一需求即基本需求，功能的需求。
通达OA瞄准大型集团企业 篇3
8月19日，中国兵器工业信息中心下属的通达科技发布了最新版的OA软件——通达Office Anywhere 2011。通达OA是OA领域的一个老品牌，从2002年通达科技推出第一款OA产品以来，已经在这个市场有了近10年的奋斗经历，拥有很庞大的用户群。从通达OA产品的演变，我们可以触摸到OA市场的最新变化。
“与之前的版本相比，通达Office Anywhere 2011版给用户创造出了更易用、更高端、更移动的协同办公环境。”通达科技CEO高波告诉记者，“其中，贴近用户需求、实用性更强、易于操作是通达OA始终坚持的原则，而更高端和更移动则是适应新的市场变化。”
据高波介绍，新版OA定位于面向需要高性能、管理架构复杂的集团型企业。基于这样的定位，其产品在跨地域支持、与各子系统的整合以及对移动终端的支持上都得到了强化。比如，通达OA内置的数据交换平台可支持集团企业信息系统的跨地域分布式部署，并能与公告、公文、工作流等子系统整合使用，实现集团总部OA系统与分支机构OA系统的数据交换。同时，新增的全文检索功能支持OA附件中 Office 2007/2003/PDF文档格式的关键词检索、智能标引与分类。
新版产品还针对云计算的技术框架、Android、iOS等移动设备更多应用于办公环境的需求等，推出了支持Android、iOS等移动设备的OA客户端，其兼容各个平台的手机，实现了方便快捷的移动办公。另外，还引入通达微讯手机客户端，让OA及IM信息保持同步，实现了统一通信的理念。
通达OA另一个重大变化是其提供的集成开发环境，它提供可由用户掌握的快速开发工具，用户不用写代码，就能构建类似CRM这种复杂度的功能模块，从而大大满足不同企业用户的个性化需求。
高校OA办公系统实施情况探讨 篇4
1 高校OA办公系统建设的必要性
随着计算机技术及网络技术的推广和普及, 无纸化办公已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统建设的必要性主要体现在:其一, 高校校园网硬件建设已逐渐完善, 各办公室利用计算机进行工作也比较普及, 且高校办公人员文化素质较高, 对新知识的接受能力较强, 因此, 高校是一个很理想的实施OA办公系统的场所;其二, 高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室, 有课则来, 这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难, OA办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网, 进行办公;其三, 高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落, 特别是近几年来分校区的设立更是加大了高校传送文件的难度, OA办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件;最后, OA办公系统的建设是无纸化办公的必要条件, 符合低碳经济的要求, 有利于节约办公成本, 减少办公环节, 更好的提高办公的效率。
2 高校OA办公系统建设存在的不足
目前, 我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统, 各种各样应用系统也应运而生, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等等, 其他有些是直接通过采购方式取得, 有些是学校依靠自身力量进行开发。这些系统建设水平参差不齐, 且不一定适应高校自身的需求, 在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主要有:
2.1 电子签名技术仍未普及
在高校办公流程中, 各类审批程序是一个重要的组成部分, 办公人员经常奔波于学校各个角落找各个领导签名审批, 往往一整个审批流程办下来至少都要好几天, 遇到领导出差等情况则更加冗长, 不仅使办公人员疲惫不堪, 也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的OA办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层面上, 电子签名技术并为被广泛使用, 然而, 其优点是显而易见的, 它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌面, 而审批领导也能高效率地集中处理, 大大的提高了高校办公效率。
2.2 各种应用系统亟需整合
由于历史原因, 高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局面, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或自行开发的系统都有各自的数据库, 我们通常称之为异构数据库系统, 异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制 (有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程) 等方面存在着许多差异, 未能实现数据共享, 这给高校实际工作造成了极大的困扰, 财务处在发放工资及奖学金时需要采集人事管理系统中教职工的相关信息和学生管理系统中学生的相关信息, 而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息, 学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统中学生学费缴纳情况的信息, 然而, 由于各数据库之间未能实现数据共享, 这些工作很难进行, 甚至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。因此, 异构数据库中的数据共享问题是当前高校OA办公系统亟需解决的问题。
2.3 系统安全性有待加强
目前建设办公自动化系统大多采用Lotus Notes, Exchange Server作为软件开发平台, 或是采用多层CS (Client Server) 模式, BS (Browser server) 模式 (完全自行开发) , 其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题, 倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。[1]高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求;教职工工资数据、学生缴费数据、科研成果数据等的安全也是OA办公系统必须保证的需求;在审批程序方面, 防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。
3 当前高校OA办公系统的改进策略
随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高, 迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统, 来完成信息的收集、整理、传递和分析, 实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。[2]针对目前高校OA办公系统存在的问题, 提出以下几点改进策略:
3.1 引进电子签名技术, 提高审批效率
我国于2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这部法律的实施为电子签名确立了法律效力。鉴于电子签名技术的引入对高校办公流程中的审批程序有极大的实际意义, 高校的下一步的OA办公系统开发中应根据《电子签名法》规范, 引进在可靠性、正确性、稳定性均有较好保障的技术方案, 积极实施电子签名审批, 配合网络办公的使用。
3.2 从整体角度, 更长远地规划OA办公系统
高校OA办公系统是一项系统工程, 在建设过程中应从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划, 全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设, 按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求, 特别是学校发展对于信息化需求的基础上, 结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。高校OA办公系统中的主要信息包括财务信息、教务信息、科研信息、教职工信息、学生信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各管理职能部门, 应保证各部门相关信息的同步共享。高校OA办公系统的下一步规划应在充分调查实际需求的基础上, 满足各部门间横向、纵向信息共享的需要, 应仔细研究异构数据库在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制等方面的差异, 把各数据库的分散管理在逻辑上进行集中, 从整体应用的角度建立一个全局数据库, 为高校的长远发展打好坚实的基础。
3.3 加强OA办公系统安全性能
高校OA办公系统的安全是高校办公能否正常运转的关键所在, 应在以下几个方面对OA办公系统的安全性能进行加强:一是在网络安全方面, 可对用户的可访问性运用防火墙技术, 或在wed服务器上安装双网卡, 运行不同协议等措施, 防止系统信息的泄露;二是对于电子签名审批, 应采用更加科学合理的密钥加密算法, 并指定经国家认证的第三方权威机构来颁发密钥证书, 加密的私钥文件必须由专人直接送到电子签名使用者手中, 以保证密钥的安全性和电子签名的权威性;三是在数据安全方面, 应在数据备份方面采取足够措施;最后对使用OA办公系统的人员应加强在保密及数据安全方面的培训。
总之, 高校OA办公系统是一项长期、系统的工程, 其建设过程并非旦夕之间, 我们应该充分利用现代计算机网络技术, 站在整体的高度, 对下一步的实施方案充分论证, 认真实施, 为高校的跨越式发展铺平道路。
参考文献
[1]李文印, 叶润国, 邓春燕, 周斌.办公自动化系统安全性设计及实现[J].吉林大学学报:信息科学版, 2003 (4) .
OA实施 篇5
多元化、多层次的企业在做强做大的过程中，可能会出现如：战略分散、制度不实、执行不到位、流程不规范、资源利用不科学、信息传递效率低下的发展瓶颈，这些都将阻碍企业进一步的发展和壮大。那么在如今的信息化时代，就需要通过协同管理系统这种信息化手段来推动企业管理，推动企业内部资源的互补、融合、协调和统一，最终建立起科学高效的管理方式，从而突破瓶颈，做强做大，实现规模效益。
在这里，简单的归纳了应用协同管理系统的价值，主要体现在以下几个方面：
1.统一传递、逐级分解、执行与落实共同的战略目标；
2.将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，提高企业协作能力、最大限度的释放员工的主观能动性；
3.通过科学的手段分析、清洗、整合、规范企业内部的管理流程，不断完善企业制度；
4.以领导决策为导向，进行信息和数据的采集、汇总、存储、管理、统计分析和统一发布，实现企业信息数据的集中；
5.通过协同管理系统将总部与系统企业的广泛的内、外部资源整合、统一、协调和利用，最终发挥资源的整体综合优势；
6.通过系统中的知识管理体系，促进学习型团队的建设，助力思想的深入沟通和企业核心价值观的提炼，实现企业文化的统一。
二、项目实施计划
1.总范围：集团总部和各控股企业
2.总目标：
☆构建一个电子一体化的、统一高效的、执行有力的现代化办公协同管理应用平台，使各单位、各部门跨地域、高时效地协同工作； ☆将人员、流程和业务数据紧密集成，为管理者提供有力的分析和决策工具；
☆利用协同管理平台进行工作流管理，规范流程，优化组织结构，不
断完善企业制度；
☆实现知识化管理，打造学习型、协作型的管理团队，帮助企业核心价值观的提炼和文化的统一。
3.实施计划
◇第一期
范围：集团总部和系统企业相关接口岗位
目标：构建电子一体化的、统一高效的、执行有力的现代化办公协同管理应用平台，使各单位相关节点、总部各部门跨地域、高时效地协同工作；
任务：
第一阶段：搭建企业信息门户，审批、邮件、考勤、移动办公、通知公告等功能的应用；
第二阶段：车辆管理、会议管理、资产管理、办公用品管理等功能的应用。
价值实现：
（1）通过科学的手段分析、整合、规范企业内部的管理流程，从而实现流程和组织结构的优化，不断完善企业制度建设；
（2）将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，提高企业协作能力、最大限度的释放员工的主观能动性；
（3）大幅提高工作效率，降低管理成本。
◇第二期
范围：集团总部
目标：引入档案管理、人力资源管理等业务系统，实现集团总部各业务系统与协同管理系统无缝集成，将各种数据与人员和流程紧密集成，为管理者的决策提供有力支持；
任务：
方案一：若厂商自己开发的档案管理、人力资源管理等业务模块能满足我司要求，则可以直接实现无缝集成应用；
方案二：若厂商自己开发的业务模块不能满足我司需求，可引入第三
方业务系统，实现各业务系统与平台的集成或对接。
价值实现：
（1）提升信息资源的有效管理和共享，实现信息协同效应；
（2）利用高质量、多形式的数据分析经营状况，为决策者提供有力的信息、数据的支持。
◇第三期
范围：集团总部和各控股企业
目标：统一集团信息门户，推动集团化应用，深化完善知识管理体系，实现集团范围内的关键公文交换和信息共享。
任务：
1.建立分级授权管理模式的集团化信息门户；
2.完善知识管理体系，积累和沉淀组织经验、知识，共享组织信息；
3.根据各系统企业实际情况，通过应用推广和数据对接的方式实现全集团的信息共享和公文交换。
价值实现：
（1）通过分级授权管理的信息门户，统一集团总部和各系统企业的信息渠道，加强集团各企业、各部门的互勉和争先意识；
（2）促进学习型团队的建设，助力思想的深入沟通和企业核心价值观的提炼，实现企业文化的统一；
OA实施 篇6
作为基础管理应用软件OA（办公自动化软件）在“云”中迎头赶上，而智能手机和平板电脑的异军突起，更是让云移动OA成为国内移动商务一匹黑马，“钱景”广阔。
OA步入云端，前景可期
OA软件发展至今，经历了从无到有，模式从单一固定到多维多变的协同应用模式转换，技术上经历由php时代、domino时代、.NET时代到如今的java时代；技术架构已经从C/S迁移到B/S；在应用范围上则经历了电子邮件时代、公文管理时代、知识文档时代、工作流时代。在概念、技术、功能上的不断升级换代，让OA不断超越，从“丑小鸭”长成“白天鹅”。而今，随着云技术、移动通信技术等大量兴起，云OA、移动OA的应用大潮也随之风起云涌，OA迈入云移动新时代。
继9月份宣布第一个云端平台MCloud上线之后，微软又在近日宣布推出企业的私有云服务，主打办公OA应用。基于MCloud的架构，微软全力打造一款名为OA Cloud的服务，让企业用户得以存取放在私有云上面的办公室应用：包括协同平台SharePoint Server 2010、Office 2010和整合通讯产品Office Communications Server 2007。微软推出的OA Cloud云端办公室服务，主要是基于SaaS的服务模式，提供企业营运、业务扩展所需的办公管理、整合通讯、协同作业等服务。
而作为国内OA领先企业的用友软件、合强软件、金蝶软件、金和软件等，如今也正致力于云OA的研发与拓展，面向小企业、微企业提供经济实惠便捷的办公管理服务。此服务包括即时通讯、办公管理、客户管理、人力资源管理与云主机，涵盖了企业日常管理的基本模块和主要的IT基础设施，是企业迈向规范化管理的助推器。
专家预测，在云计算的助推下，2011年～2013年，协同OA软件市场年复合增长率仍将保持在30%左右，2013年市场总额将达到132.2亿元。数据显示，国产OA 已占整个办公自动化市场70%以上的份额，未来5年来将有可能提高到80%以上。由此可见协同市场预期前景可观，趋势显著。
云OA独特优势明显，中小企业信息化新选择
许多传统信息化建设部署繁琐、实施周期过长，跟不上企业的需求和市场反应；企业的IT建设方式过于陈旧，集团一体化管控、运营很难保障；企业信息孤岛突出，数据不能共享，影响企业管理和整合的效益；IT资源不能有效利率、资源浪费，过于依赖固定PC机；另外，信息化建设投资成本、维护成本也过高。因此广大中小企业渴求经济、快捷、高效的信息化建设全新模式，云OA应运而生。
“从ASP到SaaS，再到Cloud云计算的演变，软件即服务平台技术历经大变脸、大变革，相较传统OA，云OA以其超强计算能力、超强储存、超省钱模式、超便捷服务的独特优势，深深吸引中小企业。”合强软件总裁何洁冰认为。
那么，云OA具体有哪些优势？
一是不需要过多的软硬件投入，应用经济便捷。我们知道，传统的办公软件都需要用户单独采购软件、服务器来运行，即使一部分客户由于规模小而安装在局域网内的高端PC上运行，也要在为数据库系统的采购、安装、操作系统等相关软硬件部署、维护等方面投入不少的资金及人力。而云OA产品让企业几乎不需要投入软硬件、网络，只要是能够联网的操作系统电脑，就能够享用该服务，而且提供的是全方位正版软件的环境，少则2、3天多则5、6天就能进入OA应用新境界。
二是建设应用风险小，运维服务方便快捷。与部分业界人士看法相反的是，其实云OA整体风险偏小。对于传统的软件而言，采购软件就是采购风险，面临软件应用不对口、效用低的风险。但是云OA基本上都是可以按月按年来付费的，可以先尝试使用，发现不合适就可随时更换，基本没有代价，相比于传统软件一次性要付十多万、几十万元，风险要小很多。
可以说，基于云计算架构的产品是降低信息化建设风险、减少投资成本的重要选择。此外，基于云计算架构的产品维护成本也较低。云OA自我完善能力更强大，产品bug、安全、数据备份等困扰都可以交给云计算运营中心解决。在云OA的统一运维机制下，即使某应用企业发现了产品功能Bug，只要反馈到运营中心，就能很快解决。知名OA软件商以SaaS形式提供的云OA应用服务，大都是与中国电信、中国移动等电信营运商合作，其主机部署在通信营运商机房内，有专业人员24小时保障服务器的正常运行，其稳定性、安全性应高于企事业单位的自建机房，并有专业的数据保障机制，使数据更安全，网络更稳定。关键是，云OA可以实现无缝过渡，能帮助企业免费自助升级。
三是价格灵活优惠，企业按需所取，按取付费。打个比方，你想吃鸡蛋，就买一个鸡蛋，不需要再养一只母鸡。企业也可如此，根据自身规模与条件购买应用“云OA”。据用友、合强软件等相关运营人员透露，“云OA”的单位用户价格仅为同类服务均价的1/2不到。而据金和OA首次推出的云OA网络运营平台的价格表显示，其10用户的季价为300元、年价为1200元，而200用户的季价为3000元，年价则为12000元，相比传统软件应用模式，云OA性价比更高。
在今天，云计算并非新话题，只有把握住云计算的脉搏，才能走在时代前沿。有数据显示，未来几年，异地办公系统需求将持续增加，云OA会如雨后春笋般涌现，云OA的需求或将取代传统OA，成为行业主流。
从云OA到云移动OA，OA迎来全新时代
可以说，时下云计算已成为了国际业界公认的核心科技和发展方向，由云计算派生出了云存储、云安全、云引擎、云推理、云服务、云娱乐等。
然而云计算的应用目标并不仅局限于PC，随着移动互联网的蓬勃发展，基于手机等移动终端的云计算服务风生水起，成为IT行业炙手可热的新业务发展模式与新商机。
移动互联网的终端有个特性，就是难以在终端上提供类似PC那样的软硬件支撑做各类强大的运算与服务，而用户需求又是丰富多样、不断更新的，这就决定了移动互联网的应用必须要有强有力的服务器资源做支撑，此时基于互联网的云储存、云引擎、云引擎、云服务等服务就为这些需求提供了有力支持。
而移动智能终端的异军突起，尤其是苹果公司推出的平板电脑——iPad的迅速崛起，更是促成移动云计算的兴起，并形成巨大市场，让云移动OA成为国内移动商务一匹“黑马”。可以说，移动通信领域的三大“金刚”相辅相成——智能手机和平板电脑提供了理想的终端，移动多媒体网络提供了用户迫切需要的内容，云计算提供了支持内容生产和展示的技术平台，这下，移动互联网也站在云端之上了。
在合强软件总裁何洁冰看来，云计算的价值在于利用公共网络设施，将计算能力、海量信息、数据存储与带宽资源像水和电一样轻松融入人们的日常生活和工作中，人们可像使用水电一样租用信息化，而云移动将使信息“更会飞”，带来广阔的移动管理与移动商务的良机。
以宇龙酷派手机建立的云计算平台为例，它第一次为酷派手机用户提供随时随地的数据及文件备份恢复，并将实现日历、通讯录、通话记录、短信、备忘录、照片、文件、浏览器书签等应用的即时同步。然而云移动功能远不止此，目前国内一些主流OA、CRM乃至ERP等IT厂商正积极利用云移动技术，使无线办公、移动管理、无线电子商务信手拈来，进一步激发了移动商务的潜力与钱景。
不光是OA，所有的管理软件甚至移动商务都在向移动领域、云移动领域靠拢。云计算+无线移动成为未来OA发展的一大趋势。现在，包括用友、金蝶、合强、金和、泛微等国内知名OA厂商都推出了iPhone版的手机办公系统，用户单位均可以通过手机随时进行办公，未来还会将更多的管理、商务功能在手机上一一实现，随时随地畅享全景移动办公、移动商务带来的种种便捷与高效，OA将迎来一个全新时代！
厦门鑫江饮料食品公司就是应用了某软件商云计算技术支持下的移动OA。通过移动3G GPRS－VPN网络，业务员都能通过便携电脑或智能手机及授权接入号码，在任何地方都能便捷地登入企业内部的OA信息系统，进行实时客户资料查询、数据录入、品种分类查询和进销业务，甚至可链接淘宝商城进行交易。
可以说，云移动OA的出现是信息化、移动商务在中小企业广泛普及应用的重要转折点与标志，由于云移动OA的出现，中小企业或有机会实现与大型企业同等的信息化水平，为进一步做大做强打下良好基础。
资料链接：
云计算的五个概念
一个交付模式：一个系统云平台；一种商业模式；一个集成的系统、平台；一体化的概念，重点强调平台、系统、集成，业务与IT融化。
二层结构：云计算平台层（技术角度）、云服务层（业务角度）。
三种服务模型：SaaS、PaaS、LaaS。
四种部署模型：公有云、私有云、社区云、混合云。
OA实施 篇7
★0A年度人物推荐
对工作在OA行业领域,奋战在OA市场第一线,为OA事业发展做出杰出贡献的政府机构领导、企业及经销商负责人、职业经理人、OA应用系统负责人,在各方广泛推荐的基础上,经认真评定,推荐出业内中国OA年度人物。
★OA创新企业和优秀企业推荐
对在中国OA市场业绩领先,有广泛的OA产品和应用系统用户群,得到业内公认的主流领军厂商,按硬件、软件耗材、应用系统厂商分类推荐出中国OA创新和优秀企业。
★OA渠道企业推荐
在进行市场调查、掌握第一手资料的基础上,对活跃在中国各地市场,深受厂商和用户好评的国内外知名OA经销商进行深入了解,按所在区域推荐出中国OA渠道企业。
★OA优秀产品推荐
在OA市场上选取国内外知名厂商主流OA产品,开展产品试用评测,结合抽样调查及用户反馈,按产品分类推荐出中国OA优秀产品。
★OA采购招标先进单位推荐
为协助OA行业厂商、经销商大力拓展产品市场,帮助0A产品供需双方沟通合作,在多年的采购招标单位中,经认真评定,推荐出中国OA采购招标先进单位。
★OA应用成功案例推荐
在国内各方推荐的OA应用案例中,经广泛征求各方意见,评定推荐中国OA应用成功案例。
与此同时,对本届推荐活动中产生的OA厂商与产品,与相关单位合作,积极推荐其参加ISO系列国际标准、中国驰名商标、国家免检产品、国家环保产品、中国名牌及各省市名牌产品的推荐认证活动。
为扩大本届推荐活动的影响,将适时邀请包括中央各有关部委局领导、获奖政府机构代表、获奖产品厂商、获奖经销商、获奖采购招标单位代表齐聚在各方合作单位和新闻媒体的鼎力支持下,举行隆重的颁奖典礼!这是中国OA行业的一大盛事,希望有关各方积极参与,共同携手合作搞好本届推荐活动!
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基层OA系统研究 篇8
1 OA系统设计构想与目标
1.1 OA系统特性
OA系统涵盖单位内部主要日常公务、事务工作，是行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我在多方调研论证的基础上，结合其它已有的建设经验，没有一味地“贪大求全”，而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路，先上OA系统项目，而后逐步建设“数字化办公”的其它子系统，最后完成打造“无纸化办公”的任务。因此，在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性：
先进性：采用的技术既要反映当今技术的先进水平，又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。
扩展性：采用主流的软件体系，基于构件的软件设计思想和迭代法，保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时，更要注重该技术的成熟性，选择的技术符合国际标准，与主流厂商产品及网络技术可兼容。
实用性：确保系统功能实用、操作简单、易学易用，适合各类人群。系统将提供统一的界面入口，使得用户能够一打开页面，就可以方便地查看主要工作动态，有哪些待办的工作事项，并可点击立即开展工作，而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。
集成性：系统在设计时，充分考虑到了与数字化办公平台系统的集成，与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上，按照常规的、基础的规范进行。将来数字化办公应用平台建成后，可以方便的集成OA系统，避免大规模的二次开发和改造。
1.2 OA系统目标
目标之一是满足单位内部各级工作人员高效率处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上，应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作，减少需要工作人员传送实物的过程，最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节，有效的协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，使各部门之间的协作更加简单方便，并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化方向转变，进一步提高办公效率。
目标之二是满足远程办公自动化的工作需要。根据本单位部门设置的特点，各平行单位及上下级单位间距离都较远，造成平时日常办公极为不便，工作效率也很低，对OA系统的要求极为迫切。因此，我设想建立基于Web标准开发，采用完全B/S应用模式的OA系统，直接实现当前局域网内的远程办公。
2 OA系统设计方案
2.1 OA系统软硬件平台的选择
由于OA系统的总体设想与分步实施建设“数字化办公”的工作思路，必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术，因此我们选择Lotus Notes/Domino作为OA系统工作流平台，主要是基于以下几点思考：
1)Lotus Notes/Domino可以高度集成各类信息资源，包括个人办公软件、数据库应用软件、ERP软件和WEB应用程序。主要的联结工具有：DECS、Lotus LEI、ESB和与WebSphere共用的开发工具包等。
2)Lotus Notes/Domino拥有丰富的增值应用软件，可以帮助建立知识门户和基于知识管理的第三代OA系统，管理高校档案，实现网上会议和远程办公，集中收发传真，快速定义工作流。
3)Lotus Notes/Domino具有良好的外在接口，以后可以直接通过Lotus接口进行电子政务的二次开发，也可以通过Lotus进行以后的协同网站的内容管理。
由于Lotus Domino本身是跨平台的，它能在多种平台上运行：Windows NT、Windows2003、Aix、Solaris、Linux等，在不同平台上运行不需改动或重新编译。因此在搭建OA系统的过程中，在硬件平台的选择上我们采用一台IBM主服务器和一台备份服务器的方案。
2.2 OA系统软件设计
OA系统，主要体现为一系列的工作流程处理，在工作流系统设计中，参考了国际工作流管理联盟(WFMC)建议的工作流参考模型，充分利用Domino Web技术进行开发，结合办公程序的具体实际，整个系统设计中体现灵活性，网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程，如图1所示。
2.3 OA系统功能的设计
根据事先征求的单位内部各部门对OA系统的需求情况，结合自己积累的开发、实施OA系统的经验，因此在设计OA系统时，充分考虑现有技术和业务需求的统一，当前应用与长远变革的统一，业务实现与制度管理的统一。系统设计的主要功能包括：公文管理、日常办公管理、系统管理等几部分，具体情况如图2所示。
3 OA系统设计中应注意的几点问题
3.1 OA系统安全问题
由于OA系统采取集中存放、统一管理数据的方式，因此信息安全至关重要，从项目刚开始便受到各级领导的高度关注，我们试图从不同角度建立多层次的安全控制体系。
从物理层面上，对系统所在环境、设备及数据进行安全保护。即对主要设备的防盗、防毁、防电磁辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等，通过严格管理及提高员工的整体安全意识来实现。为保证信息网络系统的物理安全，除在网络规划和场地、环境等要求之外，还在防止系统信息在空间的扩散上做了一些工作。
在网络层面上，对网络的边界都安装了防火墙，并需要实施相应的安全策略控制。另外，根据对外提供信息查询等服务的要求，为了控制对关键服务器的授权访问控制，并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网，设置防火墙策略来保护对它们的访问。
在操作层面上，为了加强系统的安全管理，根据网络的业务和服务，我们采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全，并重点在病毒集散地发作频繁的网络邮件/群件系统及文件服务器上部署防病毒保护设置。
3.2 OA系统用户认证问题
OA系统的认证过程，可以经由统一身份认证系统进行认证登录，实现SSO功能。即用户可以直接从办公系统登录，也可以从信息门户登陆后，通过门户上OA入口进入OA系统，在此过程中，无需再次输入认证信息，实现单点登陆。对于相同的用户，只需要记忆一套用户名和口令即可通行于其它门户与OA之间，其使用权限也预先设定。
不仅如此，建设后的OA系统还要求支持后续与第三方手写签名、电子印章控件的集成。OA系统自身嵌入了业界成熟的、通过公安部检测的中间件――iWebOfficeSign全文批注中间件、iSignature电子签章软件，主要应用iWebOfficeSign全文批注控件实现办公自动化文档全文批注、在线编辑、保存、痕迹保留、手写批注、B/S数据实时交互、支持原痕迹稿件、模板套红定稿和标签管理等功能;可以利用iSignature电子签章软件为客户文档提供完整性保护，采用第三方CA认证机构的数字证书，以标准的散列算法(HASH产生文件内容数字摘要，确保电子签章和被签文件紧密绑定，提供安全可靠的文档保护。
3.3 OA系统集成问题
OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全局性的公用功能集成到门户上，并为OA用户在门户上提供一个访问入口，通过这个入口，可以直接进入OA系统。具体来讲，在门户上提供访问OA的入口，并且这个入口只针对OA用户开放：即OA登陆门户后，在页面上显示这个入口，并可以通过这个入口进入OA系统中，整个过程不需要再次输入用户名和密码;而对于非OA用户，在登陆门户时，页面应该不显示OA入口的链接。此外，我们在OA系统中预留其他接口，支持将信息门户对OA系统其他页面的集成。
在推进OA系统的过程中，我们深刻体会到OA系统三分是技术，七分靠管理，关键是积极促进各级各类管理人员更新观念，转变习惯，同时逐步建立了一支包括系统主要负责人及部门网控人员在内的系统管理队伍，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则。
参考文献
[1]Riggsby M.Lotus Notes和Domino R5应用程序开发指南[M].北京:电子工业出版社,2001.
[2]Brown K.Lotus Notes与Domino5实用大全[M].北京:水利水电出版社,2001.
[3]杨小平,谢红,聂慧静.Lotus Domino/Notes项目案例导航[M].北京:科学出版社,2002.
[4]卫军,夏慧军.EXTJS WEB应用程序开发指南[M].北京:机械工业出版社,2009.
[5]龙马工作室.ASP+ACCESS网站开发实例精讲[M].北京:人民邮电出版社,2007.
OA公文流程设计 篇9
一、问题提出
通过系统需求的详细分析,确定成南轨公司行政文件发文流程如下:
1、发文拟稿
由主办部门起草人填写进行公文起草,拟稿完毕后对草稿进行保存,送交本部门主管领导核稿。
2、主办部门核稿
主办部门领导收到草稿后进行核阅、修改、确认无误后添加审核意见返回起草人。
3、会签
起草人根据批示,如需会签,发会签部门;如不需会签发文书经办。拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门起草前应主动与有关部门协商、会签,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门领导应积极协调;经协商仍不能取得一致时,主办部门报请公司分管领导协调或裁定。会签部门领导认可签字后,保存返起草人,起草人返回综合管理部文书审核。会签公文在一个部门最长不能超过2个工作日,否则会签单位应主动向主办单位说明原因。
4、文字审核(校对)
公文送公司领导签发前应由文书审核。因特殊情况由公司领导先签发的文稿,文书也要进行补核。文字审核的重点是:
———是否确需行文,行文方式是否妥当;
———是否需要会签;
———是否符合公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。
对不符合要求的文稿,文书应及时联系起草人修改或重办。
5、领导签发
公司发文均由公司领导签发。文书审核后按分工负责的原则呈送公司分管领导签发。以公司名义制发的下行文或平行文,由公司分管领导签发。领导签发公文时,应当明确签署意见。
6、编号、排版、校对、生成正式文件、复核、分发及归档
公司领导签发后返文书,文书进行编号、排版后送起草人校对。起草人校对后返文书,文书生成正式文件,送综合管理部经理进行复核。最后由文书完成文件分发和归档。
二、流程设计
1、流程设置工具
如何在OA中实现以上要求呢?OA流程设置提供了流程设置的专用工具。首先以系统管理员(Administrator)身份登陆OA系统,进入公文管理,选择发文管理,打开“流程设置”后,即进入如下新建流程界面:
系统提供了大量的快捷按钮,以方便流程配置操作。下面择要介绍:
新建流程:点击新建按钮,可以新建一个流程配置。
打开流程:点击打开按钮,可以打开已经存在的流程。选择相应的流程单击确定,即可打开目标流程。
保存流程:流程编辑完成后,点击保存按钮对流程进行保存,对于第一次保存的新流程,系统会打开流程属性对话框,要求用户对流程属性进行确认。
流程节点的剪切、复制、粘贴和删除:分别使用,对流程节点进行快速的编辑处理。
节点的选择和移动,使用按钮,点击要选中的节点,同时在鼠标左击状态下对节点进行拖动,即可实现对节点的移动。
增加节点,使用按钮,在需要画出节点的区域进行拖动,即可画出节点。
增加流程走向,使用按钮,按住鼠标左键,在两个节点上进行拖动,即可画出两个节点间的文件流向。
流程属性,点击按钮,即可弹出流程属性对话框。
节点属性,点击按钮即可弹出如下节点属性对话框
(1)基本属性:定义节点名称和审批方式以及节点流向属性。
审批方式分别为:
单人:节点办理用户只能为一个人,在发送选择人员是,选择框将仅能选择一人,对于起始节点,节点审批方式应为单人。
单个多人:文件发送时可以选择多个用户同时发送,当其中一人办理完毕时则所有用户同时结束待办,适用于多人中不确定具体办理人的情况。
多人并行:多人同时看到文件,先打开的用户先进行处理,后打开的用户可以查阅文件,当前节点所有人办完之后,文件才能继续流转。
多人顺序:文件将按发送人选取的顺序依次出现在待办人的待办件中。其一用户办理完毕,下一用户才能看见文件。
主办批阅:送主办批阅文件。
本节点为流程起始节点:指明当前节点为起始节点,系统将由此进入流转。任何流程的第一个节点必须勾选此项。
本节点办理完毕自动发送给:包含三个选项,上一节点已办理人,用户办理完毕,文件将自动流向前一节点已办理用户,即前一节点发送用户;下一节点预办理人,用户办理完毕文件将自动流向下一节点定义的办理用户,此属性要求目标节点审批方式为单人,并仅指定了一名办理用户;拟稿人,文件将自动发回拟稿人。
(2)图形样式:定义流程配置的显示风格,一般采用系统默认值。
(3)操作按钮:定义节点用户所能进行的操作和能填写的意见
(4)办理用户:定义选中节点在上一节点发送时可选用户
可以通过部门、群组和个人三种方式进行人员的选取。对于起始节点,办理用户决定了谁可以起草该流程,所以人员选择要慎重。同时为了保证管理员具有必要的权限,可将管理员加入起始节点办理用户中。在办理个人中一般不要加入个人,因为一旦加入的个人更换单位,发文给那个人时,那个人将会收不到。
对于多级并行的设置,仅需画出源节点向目标节点的单向箭头,并将节点自动流向设置为办理完毕自动发送给上一节点已办理人。
2、流程设置
以管理员身份登陆OA系统,进入公文管理,选择发文管理,打开流程设置后,进入新建流程界面。
(1)建立流程的第一个节点
(1)使用按钮,在需要画出节点的区域进行拖动,即可画出新增节点。新建流程的第一个节点系统默认为“节点1”,第二个节点为“节点2”,以此类推。
(2)双击节点1,进入节点属性设置。在基本属性中将节点名称设为“发文拟稿”,审批方式设为“单人”,取消默认的“多人并行”审判方式,勾选“起始节点”,确定后完成基本属性设置。
(3)图形样式采用系统提供的默认设置。
(4)操作按钮设置:1)常规按钮中勾选“起草正文”、“附件管理”、“收回”、“作废”等四个按钮;2)意见按钮不选。
(5)办理用户设置:1)办理部门选为所有部门;2)办理群组选为本部门文书;3)办理个人选为Administrator.;4)其他人员可不选。
通过上述五个步骤,完成流程起始节点的设置。如下图
(2)建立流程的其他节点
根据流程要求,发文起草后首先送本部门领导审核,因此我们要设置的第二个节点为“本部门审核”。同样使用按钮,画出“节点2”,增加流程走向,使用按钮,按住鼠标左键,在第一个节点向第二个节点拖动,画出两个节点间的文件流向。设置此节点名称设为“本部门审核”,审批方式设为“单人”,勾选“本节点办理完毕自动发送给”上一节点已办理人;常规按钮中勾选“批阅正文”、“编辑正文”“、附件管理”、“查看附件”、“收回”、“退回”等六个按钮。勾选核稿意见(部门);办理部门不选,办理群组选为本部门领导,办理个人选为综管部部长,其他人员不选。至此,完成流程第二个节点的设置。
同理我们可以新增其他节点,并根据流程业务要求,逐一设置每个节点的不同配置,初步完成流程设计。特别强调:在最后一个节点,不能勾选“本节点办理完毕自动发送给”选择框。
(3)行政文件流转完整流程
经过多次修改、不断完善后完成的行政文件发文流转流程如下:
三、相关配置
在流程设置完成后,还必须进行流程的相关配置。
1、字号配置
在字号配置中配置流程中将要使用的文件字号。
点击新建字号按钮进行文件字号的配置:
输入字号后,点击保存。
2、文号配置
在文号配置中配置流程中将要使用的文号,设置文件编号格式。点击新建文号按钮进行文件文号的配置。首先单击“对应文件字”的选择按钮,选中新增字号,点击确定按钮;然后复制新增字号,粘贴到“文号名称”,保存即可。
3、流程字号配置
流程字号配置用于设置流程对应的文件字、该流程所使用的Word模板、办理单以及使用该流程的文件的流水号编制规则。
打开“流程字号”,进入如下界面
点击“新建”
选择流程名和对应的文件字,流水号格式设置:2013年度,添加Word模板并写入模板名,最后保存即可。
4、参数设置
系统参数设置定义流程模块的基本属性。
凡新增或修改“流程字号”后,必须进行如下的参数设置。打开“参数设置”
点击归档库的“同步设置”和分发文件库的“同步设置”,然后点击“保存”。如有需要,可添加“文件类别”、“文件种类”,然后“保存”。添加后会在起草发文时出现新添“文件类别”和“文件种类”的选择。
至此完成公司行政文件流程的设计。
四、结束语
OA与协同纷争,如何择优? 篇10
OA, 全称Office Automation, 即网络化的自动化办公系统, 指辅助行政办公所需要的应用软件, 主要有七大方面的功能:建立内部的通信平台;建立信息发布的平台;实现工作流程的自动化;实现文档管理的自动化;辅助办公;信息集成;实现分布式办公。
协同软件, 全称C o l l a b o r a t i o n Software, 是指那些以团队协作为目标的协作软件工具, 主要包括群组协作管理, 如工作流管理、项目管理等, 还有各种通信软件, 如E-Mail、即时通信、Vo IP等。如今不少协同软件概念赋予了新的含义, 一些与辅助行政办公所需要、有关的OA、HR、CRM等应用软件也被列入协同软件范畴。
可以说, 协同软件与OA二者之间存在着较深、割舍不断的天然联系, 似是一对孪生兄弟。协同软件是在“群件”的基础上发展起来的, 而国内OA系统的成熟发展也正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes的发展。它们的重要工作之一就是公文流转和信息处理层面, 并没多大的差别。
然而OA核心是信息处理的自动化、信息层面的协同, 而非团队成员的, 而协同软件关注的协同则集中在人员和人员的行为管理层面。更为关键的是比起传统OA, 协同软件更能实现一种跨组织、跨系统、跨网络的互通性, 可实现相互独立的不同应用系统的融合与协同, 这是协同软件与传统OA的一个明显区别。
可以说, OA不等于协同软件, 二者不能简单归为同一类。就是具备了协同功能的OA软件, 也只能算是协同化OA软件。由此而言, 协同软件产生于OA但更高于更强于OA。
于是协同概念近两三年风生水起, 开始流行红火。而忽然间, 不少传统OA厂商也纷纷摇身一变, 都套上了协同的外套, 号称自己为“协同软件”。甚至有人提出“协同当立, OA当下”之论。
如今一些协同软件厂商号称自己不仅具有办公应用平台, 同时还能支持CRM、HR、财务管理, ERP也不在话下, 似乎协同软件“大小通吃、无所不能”。
只要你肯付钱, 软件的功能似乎是可以无限扩充的。现在一些倡导协同者乎陷入了一个“泛功能”的误区, 为一味地迎合用户“小而全”的需求, 几乎试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能, 然而这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化, 就得博而不专、泛而不深了。
勿庸讳言, 集过多种类、功能于一体的软件, 容易造成功能闲置, 系统空洞;其次, 功能越全, 系统越复杂, 使用越困难, 维护越麻烦;再次, 功能多一点, 价格多一层, 一次性投入太大;另外, 服务成本直线上升, 隐形风险增大, 甚至使应用半途而废。
因此机关、企事业单位选购信息化系统时, 主要应充分考虑自己的应用规模、实际需求和支付能力, 如果以适用为出发点, 那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”模块、功能, 选一个功能紧凑、能满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的OA系统就行;如果用户单位是一个大规模的应用, 还有一定的高要求, 就要找一个扩展性与集成性较好的协同产品为宜。
其实, 就拿OA的功能来说, 无论是金和、用友致远、通达、点击还是不知名的中小软件商, 70%的内容都是相同的, 只不过应用深度不同。而通常一个工作流软件的功能每增加10%, 价格至少会增加100%~300%, 应用单位要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。
如今一些厂商大张旗鼓为“协同”, 号称自己集成了办公、计划、人事、客户、财务等功能模块于一体, 但这些模块往往是“看起来很美”, 并不能代替专业的管理软件, 只能做简单的记录、备份和应用工作。做专才能做强, 这是一个硬道理。
探析企业OA建设现状及发展趋势 篇11
关键词：企业OA 建设；发展；特点；内部控制
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2012）29-0075-03
办公自动化——OA在20世纪70年代始于西方国家，在我国有20多年的发展和应用历史。我国市场经济体制之下的自动化办公系统同西方国家具有很大的区别，除政府机构外，自动化办公系统在我国企业日常运行及管理控制工作中都发挥着极大的作用。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。当前的办公自动化系统的优势和作用正日渐显现，为我国大小企业广泛建设和应用，但OA系统及技术发展时间并不长，还未形成统一、规范的建设和应用模式，对系统建设及应用现状深入分析，科学探讨发展趋势，是帮助企业更好地应用OA系统的前提。
1 企业OA系统建设总体状况
我国市场经济体制下的企业具有数量多、经营规模以中小型为主、经营体制灵活、企业分布面广泛、管理水平普遍不高等特点。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。当前，我国企业均认识到自动化办公系统及相关技术的重要性及优势，纷纷积极引进、建设和开发自动化办公系统及相关技术，当前的办公自动化系统在企业运行管理应用中总体上表现出如下状况。
1.1 OA系统建设和应用过程中具有很强的不确定性
企业办公自动化系统是企业运行管理总系统的一个重要分支，其应用及建设都有明显的不确定性，这主要取决于市场经济体制下企业运行市场的多变性及企业内部管理与控制工作中的不确定性、竞争对手及顾客需求的变化等多方面的影响。另外，OA系统建设及发展所依存的信息系统本身的多变性与不确定性也是导致办公自动化系统运行及建设过程中不确定性的一大影响因素。除了上述企业办公自动化系统建设及应用的内部及外部环境、办公自动化系统建设主体的多变性及不确定性等影响因素之外，企业自身经营规模扩大及运行技术及系统发展需要都会促使企业OA系统的不断改进及完善。例如，随着企业运行及管理工作不同环节的发展、组织管理机构及体制的完善及改进、管理及工作人员流动，企业内部OA系统也随之发生变化，以更好地以迎合企业运行及管理工作需求。企业OA系统建设及发展所依托的技术随着计算机网络技术及IT技术的发展，也在不断的发展与改进之中，系统由最初的文本界面，发展为C/S技术结构、B/S技术结构，直至当前的B/S多层技术结构。OA系统本身的工作及运行主体内容也从最初的打印机、电脑信息搜集处理方式发展为依托于计算机网络技术的自动化信息搜集、处理方式，再发展为当前的数字化、自动化信息搜集、处理、存储、传递工作模式，为我国企业日常运行及管理控制工作提供了越来越便捷、越来越全面的辅助服务。因此，OA系统的不确定性也可理解为OA系统随着企业经营体制、管理机构的变化及计算机网络技术、IT技术不断发展的自我完善及改进。
1.2 OA系统建设的高集成性
企业OA系统建设过程就是企业集成管理平台的建设过程，OA系统的高集成建设和发展是企业管理控制网络及系统发展的基本要求。企业办公自动化系统的建设和发展方向是为企业建设一个集企业采购、生产、营销不同环节信息搜集与处理功能于一体，能够同时完成企业运行管理过程中对企业技术、经营信息、相关数据、工作文档等不同方面的信息整合处理，将整合处理的信息及时传输到相应的管理部门，帮助企业决策层及管理层随时了解企业内部运行状况及企业经营对手、合作伙伴、客户需求、市场经济等不同时期的状况及变化趋势。可见，企业运行管理过程中的OA系统建设及发展工作中的集成性具有很大的重要性，只有着重发展和建设具有高集成性的办公自动化系统，才能够更好地保障企业运行过程及管理控制工作的高效、顺利进行。
1.3 OA系统建设的灵活性
企业办公自动化系统本身具有灵活的发展和建设特点，主要表现在其对不同信息技术及办公工具的兼容性及极强的可扩展性等方面，另外，OA系统的灵活性是相对于企业ERP系统及财务系统而言的。以某企业OA系统建设为例，企业正处于高速发展期，随着业务量和经营规模的增长，会建设新的办公楼、扩展经营范围，在OA系统建设中非常注重系统的可扩展性建设。企业目前已申请一条ADSL专线接入互联网，只需再增加一台带路由功能的ADSL MODEM和一台24口博达（BDCOM S2026）交换机，通过五类线将总部的所有计算机组成局域网，实现内部信息与打印共享，并且通过ADSL实现所有计算机访问互联网。同时，企业增加一台航天联志的AISINO服务器作为OA服务器（Windows2000/2003AD server），以实现企业内部数据及信息共享交流，采用互联网信息平台实现企业客户信息共享及即时信息互动交流。可见，OA系统建设和应用的灵活性是企业内部及外部信息及时、全面处理，实现信息高度共享的重要前提。
2 企业OA建设技术及功能规划现状
2.1 企业OA系统建设技术
当前的OA系统的建设及应用，主要保障企业运行及管理过程中的信息及管理安全、系统运行的稳定性和可操作性。不同企业、不同工作部分的OA系统建设重点及规划要求也不近相同，即企业的不同工作环节、不同经营性质的企业对OA系统的建设具有不同的要求。企业办公自动化系统建设技术都应遵从系统安全、灵活、稳定及便捷的基本要求，才能确保企业各项工作的顺利进展，帮助企业更好地再市场经济中立足。
安全性是包括OA系统在内的所有工具及系统都应首先遵循的关键前提。企业的OA系统建设及应用涉及到企业内部信息交流及共享过程的安全，还直接关系到企业运行过程中与客户及合作伙伴信息交流及共享等过程中的安全，当前的企业办公自动化系统在建设及运行中信息搜集、信息管理、信息监控及信息保密等方面取得了一定的发展，但还不能完全保证系统安全。企业办公自动化系统本身具有灵活的发展和建设特点，主要表现在其对不同信息技术及办公工具的兼容性及极强的可扩展性等方面。另外，OA系统的灵活性是相对于企业ERP系统及财务系统而言的。稳定性是OA系统建设技术的又一重要特点，当前，我国企业OA系统建设技术比较先进，网络环境及硬件条件基本满足系统性能及运行速度的基本要求。企业OA系统建设及应用目的是减轻企业日常运行及管理控制工作中的负担，降低各项工作的反复性和复杂性，即办公自动化系统建设技术应以保障系统操作的简便性为中心，降低操作人员负担、简化系统操作和维护工作。
2.2 OA系统核心功能建设
当前的OA系统及技术发展时间并不长，还未形成统一、规范的建设和应用模式，可供选择的系统模型有多种，系统建设技术及核心功能规划工作主要依据企业经营类型及主要经营业务特点选择和应用。当前应用较为广泛的核心功能建设平台是采用Windows2000或Windows2003环境下的MS SQL Server2000作为数据库平台，提供事务、消息通讯的分发，很多企业同时采用Windows2000或Windows2003环境下Microsoft Internet Information Server为WWW访问服务器。此种应用环境下的办公自动化系统在客户端只需要Internet Explorer5.0或以上版本的浏览器即可使用。除此之外，还有其他的系统功能建设和完善模式可供选择，且都有安装、调试、操作简便的优点。不同经营模式和管理体制的企业在进行OA系统建设过程中，采用相适应的开发及安装工具构建相应的技术结构，建设与企业经营管理特点相符合的管理界面及交流界面，并配备与企业OA系统核心功能向适应的控制端口及使用端口，通过保障系统核心功能的正常建设及应用，为系统整体功能建设与应用奠定基础。
2.3 OA系统管理技术及功能建设
我国企业OA系统管理技术与系统功能建设是在专门的领导及实施小组配合下、通过合作伙伴的相互配合、配合相应的调研工作等多方面的共同作用下完成的。管理及执行部门全体人员的有效组织和积极配合是整个OA系统合理建设和高效运转的重要前提，也是整个建设和应用工作的重中之重，领导小组成员应根据既定的系统建设目标合理配比，并安排和规划一定比例、合理层次的计算机网络人员及IT人员作为系统网络搭建、核心功能技术建设及相关操作人员指导培训工作的骨干组织，同时安排层次分明、配比合理的工作实施人员负责OA系统建设及功能技术建设实施工作，另外，领导小组负责协调和组织各工作小组的工作并及时考核与调整。OA系统管理技术及功能建设工作是一项复杂而重要的工作，需要企业与合作伙伴、开发商之间的紧密合作，当前的企业在OA系统管理技术及功能建设中能够较好地针对技术管理及功能规划建设方面问题咨询开发商，较好地进行交流和沟通，进而合理规划整个系统建设方向及技术管理模式，但当前我国企业OA系统建设机制尚不成熟，在系统规划及技术管理前期，与合作伙伴的配合及与开发商的合作沟通等方面均存在不同程度的分歧和脱节，导致当前我国企业OA系统管理技术及功能建设方面存在较大不足，影响日后使用。
3 企业OA系统发展趋势
3.1 企业OA系统动态建设和发展
我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。企业办公自动化系统是企业运行管理总系统的一个重要分支，其应用及建设都有明显的不确定性，这主要取决于市场经济体制下企业运行市场的多变性及企业内部管理与控制工作中的不确定性、竞争对手及顾客需求的变化等多方面的影响，另外，OA系统建设及发展所依存的信息系统本身的多变性与不确定性也是导致办公自动化系统运行及建设过程中不确定性的一大影响因素。除了上述企业办公自动化系统建设及应用的内部及外部环境、办公自动化系统建设主体的多变性及不确定性等影响因素之外，企业自身经营规模扩大及运行技术及系统发展需要都会促使企业OA系统的不断改进及完善。
3.2 OA系统建设机构不断完善
管理及执行部门全体人员的有效组织和积极配合是整个OA系统合理建设和高效运转的重要前提，也是整个建设和应用工作的重中之重，领导小组成员应根据既定的系统建设目标合理配比，并安排和规划一定比例、合理层次的计算机网络人员及IT人员作为系统网络搭建、核心功能技术建设及相关操作人员指导培训工作的骨干组织，同时安排层次分明、配比合理的工作实施人员负责OA系统建设及功能技术建设实施工作，另外，领导小组负责协调和组织各工作小组的工作并及时考核与调整。今后，随着我国企业OA系统建设工作的不断完善和改进，系统建设过程中将会成立包括领导小组与实施小组在内的多个工作机构，不同机构各自具有更合理、更科学的人员配比和层次分布，各组织机构之间能够更加有效、合理地配合完成系统建设和规划工作，将企业OA系统建设工作中的困难和阻力降到最小。
3.3 系统功能升级与协同系统的完善
随着我国市场经济环境及企业内部运行状况的不断发展和变化，企业在日常运行和管理控制工作中需要更科学、更符合企业发展特点的OA系统作为企业运行的支撑。系统朝着更加灵活、可扩展性更强、集成性更高的方向发展和建设。为企业建设一个集企业采购、生产、营销不同环节信息搜集与处理功能于一体，能够同时完成企业运行管理过程中对企业技术、经营信息、相关数据、工作文档等不同方面的信息整合处理，将整合处理的信息及时传输到相应的管理部门，帮助企业决策层及管理层随时了解企业内部运行状况及企业经营对手、合作伙伴、客户需求、市场经济等不同时期的状况及变化趋势。
同时，OA系统协同系统也会取得更快的发展，协同系统的软件环境发展方向如下。数据库服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0；WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20；客户端：Windows 2000/2003/xp/98、IE6.0。硬件配置将会发展为奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间。
4 结 语
市场经济体制下的企业具有数量多、经营规模以中小型为主、经营体制灵活、企业分布面广泛、管理水平普遍不高等特点。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。企业运行管理过程中的OA系统建设及发展工作中的集成性、安全性、稳定性是非常重要的，只有着重发展和建设具有稳定、安全、高集成性的办公自动化系统，才能够更好地保障企业运行过程及管理控制工作的高效、顺利进行。
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OA系统应用模式的优化 篇12
文章就OA系统运作过程中的问题, 展开分析, 通过相关措施的调整, 来保证OA系统内部应用程序的协调, 当然这一环节的开展终归是要进行人的应用, 无论是企业制度还是公司管理, 都要掌握好人的因素, 只有这样才能保证OA系统的现代化企业模式的发展, 促进企业经济的不断进步, 解决企业现代化转型中的各个问题, 保证公司的综合效益的提升, 实现其经济的健康可持续发展。
1 关于OA系统规章制度的分析
随着时代的发展, OA系统的内涵不断的被丰富完善, 所谓的OA系统就是办公工作处理自动化模式的发展, 通过对先进技术的掌握, 让人熟练的应用现代的各种设备, 比如复印机、计算机等, 随着现代科技的进步, 一系列的办公系统都要求人具备一定的人机协作能力, 也就是说要保证人机信息系统的协调, 实现这两者的综合效益的提升, 为了更好的满足现代化办公的需要, 进行信息的充分利用, 促进工作效率及其工作质量的提升, 就是摆在目前公司办公的重要研究问题。有些企业内部的OA系统是不完善的, 难以保证对信息的有效利用, 这就不能实现日常工作效率的提升, 这与其公司的OA系统制度也是密切相关的。
最终实现各种办公业务活动由各种设备、各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高工作效率和工作质量, 提高生产率的目的。然而很多企事业单位的OA系统开发建设完成后, 没有有效的措施保障系统的推行, 引发使用者的抵触, 或者只重视系统软硬件建设, 忽视信息化本身对于信息数据的需求, 忽视了信息的收集、整理与利用, 对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视, 使OA系统成为空壳, 无法顺利应用实施。针对以上种种问题, 本文拟从制度、数据、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。
OA系统的应用范围是比较广泛的, 它更需要进行各个细节的配合, 这对于公司这个大的应用机构来说, 是非常必要的, 这需要实现单位内部各个部门的有效协调, 无论是人员、技术、设备, 都是缺一不可的, 这就需要进行新型管理模式的培养, 保证相关领导人员的自身管理意识的提升, 这对于OA系统的优化作用是非常明显的, 因此来改变其传统的办公形式, 保证高效率、高质量的现代办公模式得到进步发展, 但是目前来说, 这种OA系统在全公司开展需要循循渐进, 因为其不可能出现一蹴而就的情况, 这是不现实的。在推广过程中, 难免要遇到各种阻力, 因此, 要从制度上、人员上加以保证。首先, 通过将OA系统的实施制度化, 制定OA系统运行的规定及一整套实施细则, 明文要求系统的使用, 尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式;同时, 在人员方面, 单位领导要带头坚持使用, 不使系统卡在某些关键的审批环节, 而各部门之间也要充分协调配合, 利用OA的信息共享平台, 把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来, 以促进系统迅速、切实地应用起来。
2 数据模式及其人性化管理模式的优化
现代化办公系统的发展, 归根究底就是对信息技术的应用, 如何进行信息数据的利用就是摆在现代化企业办公的重要问题, 通过对信息技术、信息设备及其信息数据等这三个环节的协调, 可以保证OA系统的稳定建设, 保证其综合效益的提升。因此, 要突破其传统的管理观念, 树立新型的信息管理模式, 保证对数据资源信息的有效整合, 实现其数据标准的统一性, 保证OA系统的数据体系的健全。这对公司来说是一个刻不容缓的问题, 需要做好积极的数据资源规划, 从而满足现代化的OA系统发展的需要, 通过对旧系统的历史数据信息的整合, 来保证其OA系统数据库的与时俱进, 避免陈旧信息的应用, 避免其过于复杂的结构, 需要整合旧系统遗留的历史数据, 存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况, 如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移, 常常会让新的OA系统成为空壳, 无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力, 为此, 建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时, 针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况, OA系统作为日常办公的基本业务平台, 允许用户方便地自定义各种业务流程和表单, 和其他系统进行数据整合, 生成各种统计报表;预留良好的接口, 方便信息数据的导入导出, 从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。
当然现代OA系统的发展要遵循人性化的规则, 因为是人这个因素进行操作, 并且OA系统人性化原则的遵守, 也有利于降低日常工作的难度, 促进工作效率的提升, 保证工作环节的稳定发展。比如对于一些管理人员来说, 其日常的工作环节是比较复杂的, 因为他涉及的要求非常多, 这就需要进行管理职位的OA系统的设计, 简化其复杂的工作流程, 挑重点、挑紧急事件, 这样能够保证工作效率的提升, 比如在审批界面可以进行一些常见审批语言的构建, 确保其简单的选择性, 从而实现审批程序的简洁化, 保证其有效的操作。有些计算机应用者可能对于电脑操作并不擅长, 这时候可以进行手写板的设置, 满足其人性化的要求。在内部短信、邮件收发功能上, 可以进行自定义模式的应用, 电话分组、邮件分组, 这样能够保证工作效率。随着3G移动模式的进步, OA系统得到了移动平台的应用。让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利, 从而更乐于接受系统。可以通过分布实施系统进行人性化的管理, 从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能, 如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块, 可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户, 弱化用户对新系统的抵触情绪, 以确保实施和推广的效率。
网络技术的发展, 促进了OA系统的普及, 每个人都可以成为OA系统的用户, 通过对用户的培训, 来进行OA软件的详细掌握, 这是OA系统广泛普及的一个重要环节。在培训环节中, 可以进行现场培训模式及其授课模式的应用, 针对各个管理阶层, 进行培训方案的具体化, 从而实现OA系统功能的有效教学。通过对这些应用模式的更新, 来保证工作人员对于OA系统运作原理、应用方法等的掌握, 确保其工作能力的提升。要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识, 提高积极性和主动参与意识, 提高和增强全员的信心和热情, 使所有员工都能尽快地进入角色。OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持, 并辅以一些人性化的设计与管理, 实施全面的人员培训。
3 结束语
现代企业经济的发展, 对于OA系统提出了更高的要求, 这需要引起相关管理者的重视, 进行管理理念的创新, 与此同时也要保证企业培训工作的开展, 保证工作人员的综合素质的提升, 以适应现代化的企业办公的需要。
摘要：随着时代的发展, OA系统不断得到深化, 满足了现代化企业办公的需要, 但是目前来说, OA系统依旧存在着一些问题, 特别是近些年来, 我国市场经济的发展, 促进了企业经济的发展, 无论是企业规模还是企业数量都不断增多, 这对OA系统提出了更加严格的挑战, 由于相关因素的限制, OA系统在运作过程中容易受到干扰, 比如企业的经济运作环境、企业的管理制度等, 如何避免这些弊端, 实现企业经济的稳定发展, 实现OA系统内部结构的协调是摆着当先社会的一个重要问题。