物料采购管理系统

物料采购管理系统（精选3篇）

物料采购管理系统 篇1

战略采购内容中的物料采购战略, 它贯穿着整个企业的战略规划过程, 并主导战略采购的进行。作为战略采购的一部分它专注于制定一个针对某类产品或服务的供应商的采购战略。开发一个供应商, 并向其购买预先设计好的产品、质量和服务等内容只是整个物料采购战略的一部分, 在制定采购战略的同时, 必须考虑到企业的决策, 企业本身对物料市场的影响力, 以及供应商的情况等各方面的内容。成功的物料采购战略是基于把所有购买力整合起来以实现有竞争力的成本, 并使用各种方法来把采购战略规范并长期化, 最终与所选择的供应商之间形成坚实的伙伴关系的战略思维。这种战略思维将能持续且长期帮助企业不断推进企业战略。

1 制定物料采购战略的八个步骤

1.1 了解企业战略以获取目标

企业的最终目标是要卖出有竞争力的产品, 实现利润的最大化。物料采购战略要反应企业整体的战略利益。采购部门必须从其企业战略中提炼出企业对该物料的采购战略的基本要求和目标, 并结合客户, 市场, 供应商处得到的信息, 根据这些信息来制定某个特定物料采购战略的目标, 确保自身制定的物料采购战略与企业战略的目标一致性。

1.2 物料特性分析

我们以物料本身作为研究对象, 来研究所需物料的各种特性, 这里的特性包括了:物料产品的应用, 物料采用的技术, 产品的分支等内容。如果我们可以对物料的详细成本进行细分, 我们也可以把决定成本和性能的主要驱动因素提炼出来, 把他们作为分析时关注的重点, 从而帮助企业了解物料的核心内容和价值会聚焦在哪些内容上。基于对物料的特性分析, 能帮助我们了解供应商的价值, 以及判断企业的战略对供应商的影响力。

1.3 物料需求分析

我们需要统计并预测企业在过去, 现在和将来所有时间段内, 所需采购的产品和服务的总消费量。这些需求分析所统计的数据应该包括所有地区, 所有企业分支以及所有与产品有关的服务和产品的数据统计工作。同时, 需求分析量最终应该统计的应是企业最终的总体拥有成本, 这样才能更为直接反应企业在采购过程中发生的费用, 而并非企业在购买时的成交价格。需求分析明确后, 企业可以进一步根据需要细分这些需求数据到各供应商, 各技术等层面, 以了解各个方面的需求, 从而制定相应的战略。

1.4 物料行业分析

制定物料战略采购的同时, 要求我们对整个物料市场有一次完整的审视 (市场分析) , 你需要通过对所采购的产品的了解, 来决定你所采购的这个分支上主要的供应商, 通过比较他们所在的不同地域, 市场份额, 技术特长等来决定哪些供应商是符合你企业战略需求的供应商。这种市场分析应同时考虑各种竞争因素, 这里可以使用波特的五因素模型。五因素模型表示:一个行业存在着五种基本的竞争力量, 即:潜在的进入者, 替代品的威胁, 购买者的讨价还价能力, 供应商的讨价还价能力以及现有竞争对手之间的抗衡。这5种基本竞争力量决定着行业的竞争激烈程度。物料行业分析的结果反应整个供应行业的供应商优势与弱势, 同时展示主要供应商和客户之间的供应关系。据此, 企业可以根据自身情况, 判断自身对供应商的购买能力是否充足, 这样的供应商是不是会乐于与本企业合作, 并进而支持长期的供应关系。

1.5 供应商角色分析

物料战略流程中, 供应商角色的分析要求我们把供应商进行差别化, 以给不同供应商设置不同的角色。这一步的目的是让买方来决定需要的供应商类型以及供应商在供应链管理中所需要扮演的角色。有时需要我们考虑下一级物料或最终客户甚至需要考虑不同阶段的产品周期所带来的供应商的变化。供应商的差别化, 可以让公司针对不同的供应商, 采取不同的, 却行之有效的策略。通常把供应商定义为四类:核心战略供应商, 稳定战略供应商, 重要供应商, 和次要供应商。对于不同的类型供应商, 物料采购战略会对其定义不同的要求通过制定有针对性的物料采购战略来实现公司整体的采购战略。

1.6 企业业务流程的整合

当供应商的定位和战略被发现后, 那么供应商的类型和作用也被决定了。下一步就是确认买方的业务流程是否被合理的协调, 优化, 整合并来帮助执行物料采购战略。在与企业业务流程整合的过程中, 我们要让对内的输入找到企业信息的源头, 对外的输出要与公司战略目标一致, 然后在企业流程制定的时候将其整合起来, 并通过不断实践和改进, 以减少物料采购战略的整合过程中顾此失彼的现象。

1.7 量化节约数字

第七步即是确认节约的具体数字以保证所制定的物料采购战略能产生相应的可以预测的成本节约。并且使用这些成本节约的数据来判断战略流程的成功与否, 同时也可以把这样一个物料采购战略合理地展现给企业的管理层以得到更多的指导和支持。

1.8 执行物料采购战略

最后一步是执行这个物料采购战略。成功执行物料采购战略的过程应该跟企业任何项目一样, 必须有一个正式的项目管理的团队、策略以及相关的工具来确保。合格的采购经理人把执行采购战略所需要的所有活动细分到诺干子任务中, 并委派给采购团队中相应人员, 以及采购团队外的其他职能团队, 比如:物流, 质量, 技术研发团队等。并进而形成有效的合作以及定期审议的机制, 定期进行任务完成情况的汇报、总结, 从而进一步调整中长期的物料采购战略。在这个过程中, 并且要伴随着持续的可以量化的数据统计, 以了解任务的执行情况。在这里, 我们会广泛的运用到WBS (w or k bre ak do wn st ru ctu re s) , 甘特图, 网络图以及关键路径等有用的工具, 以帮助我们实施并监督战略的进度。过程中, 企业不断监督这个进程, 并及时响应内部和外部环境的变化。这种监督包括各种对战略性供应商的活动:如定期的供应商业务审议会议, 物料战略审议会议, 同时其他活动:诸如潜在供应商的开发, 及对供应链危险的预见和规避等。

2 结语

当我们完成以上八个步骤之后, 物料战略采购的具体内容也已经被逐一发现, 接下来我们就可以利用团队的智慧, 来制定一个企业的物料采购战略。

物料采购战略作为采购的核心, 被广泛推广, 它不仅改变了整个供应环境, 甚至对企业的自身战略也有积极影响。这种由客户影响企业, 企业制定决策, 企业整体执行决策, 并影响供应商的过程, 更能让整个供应链上的所有环节体会到一种双赢的利益。因此, 物料采购战略应该是一种企业的日常思维方式, 它应该是一种贯彻于所有日常企业活动中, 企业战略中不可分割的一部分。只有这样的一个体现企业战略的物料采购战略, 才能实现实现企业的最终目标。

参考文献

[1]金占明, 战略管理-超竞争环境下的选择 (第2版) [M].清华大学出版社, 2004.

[2]Michiel R, Leenders&Harold E.Fearon, Purchasing and Suppy Management, 2001.

物料采购管理系统 篇2

1、办公室应提前制订好每周菜单，采购人员按当日菜单和就餐人员数量进行市场采购。

2、采购员应多方询价，严把原材料价格、质量、数量关，确保质优价廉，并保存好原始进料单。每日采购物资必须由办公室安排专人进行复核和验收，复核人员根据原始进料单复核数量，并做好当日采购记录。

3、当日采购成本、购菜价格要及时公布，接受职工监督。

4、采购员与办公室每月初对上月采购资金逐日对账、汇总，资金总额不得超过规定的人员标准。

5、采购员每月填写《食堂就餐报销凭证》，并附账目汇总表，由办公室证明，分管领导审核后报主要领导审批。

6、建有食堂的委属事业单位参照以上相关规定执行。

食堂物料采购验收保管管理制度 篇3

为确保就餐人员的饮食卫生安全和采购活动公开、公正、公平地进行，严防食物中毒事件的发生和规范食堂的物料采购行为，降低物料采购成本，确保食堂各项物料供应，加强食堂物料采购的监督管理，根据《食品安全法》、《招标投标法》等法律法规的要求，结合食堂采购量大、品种多、蔬菜副食每天必采、价格随行就市变化等实际情况，特制定本制度。

一、食堂物料采购管理规定

（一）采购工作应遵循质量第一，勤俭节约和公开的原则：

1．必须把保证质量放在第一位，多方收集供应商及产品信息，为采购决策做好充分准备，同时把好验收关，对不符合要求的产品及时提出拒付、赔偿或投诉，尽最大努力不让劣质物料进入食堂。

2．严禁非采购人员采购物料。

3．洽谈采购交易业务，必须有两人以上共同进行。4．本着廉洁奉公、勤俭节约的精神，根据食堂工作的实际需要，采购时应遵循“货比三家”的原则，同等质量比价格，同等价格比质量，同等价格质量比服务，追求质优价廉。库存期货（指库存一个月以上的商品），必须将货比三家的情况向分管领导报告，取得同意后，方可进货；以减少库存积压，有利于资金周转。

5．大宗物料采购实行“定点采购”，坚决杜绝从流动摊贩手中采购的行为，以确保食品的质量、卫生、安全。

6．采购工作必须公开进行，提高透明度等，建立、健全监督制约机制，禁止利用工作之便牟取私利。

7．实行采购回避制度。凡涉及与亲属进行业务交往的要主动回避。

（二）食堂采购工作实行统一管理：

1．食堂成立由局综合处组成的食堂采购管理小组，作为粮、油、肉类等量大或成批物料采购的管理组织，对食堂所有的采购活动进行管理和决策。

2．采购人员：由固定采购员1人和临时采购员1人（从食堂员工中临时指派）共同参与。

（三）采购方式：

可采取采购人员亲临采购、电话采购、合同采购、订单采购和送货、托运等方式进行各类物料的采购。采购时原则上必须由2人参与。采购人员必须在每笔（次）的入货单上签字。

（四）采购纪律：

1．采购活动中必须遵纪守法、公私分明、严于律己，严禁向供应商索取回扣及其他馈赠；严禁弄虚作假，不得涂改和伪造凭证，不得虚报物料，账物必须相符。

2．若工作人员违反上述规定，必严惩不贷（经济制裁至少为发生金额3倍以上）。

3．若供应商违反上述规定，按发生金额（或发生时的估算金额）加倍处罚（在货款中扣减），并视情节和态度决定是否取销其供货资格。

（五）各类物料采购的具体实施程序和要求： 1．设施设备及低值易耗品的采购：

食堂设施设备的采购应根据需要，首先提出书面申请，由综合处对其需要品种和数量进行审核，报局领导批准，根据食堂物料采购规定，由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。食堂大批量的低值易耗品{5000元以上（含）}由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。

2．主食(米、粉、面)、油、调料、肉类、水产品、冷冻食品、鸡蛋、干副、蔬菜等大宗食品的采购：

（1）实行定点采购。由食堂采购管理小组对每种商品初选2家以上供应商进行质量、价格和服务等的比较，最后选择1家作为定点供应商。对供应商原则上每一年筛选一次，也可根据市场变化、供货质量和服务态度不定期进行重新筛选。

（2）选定的供应商必须具备合法从事经营活动的相关证照（营业执照、卫生许可证、组织机构代码证、税务登记证、负责人身份证），产品质量监督检验报告、动物检疫合格证等，其复印件必须提交综合处备案。

（3）食堂采购管理小组在确定供应商前，应经过实地考查、看样、小量试用、价格比较后再行确定。

（4）在食堂管理员的具体组织下对采购供货物料进行验收（验收员、主厨和库管员参加验收。下同），验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量，并督促供应商按合同提供售后服务。

（5）采购员只负责按照批准的计划采购，同时负责制作采购货物清单，经验收人员验收签字后交财务，供应商必须提供正规发票，采购中涉及的税费一律由供应商承担，采购进价一律为含税价；财务根据正规发票、入货单等手续办理报销事宜。做到购支两条线，且报销价格不能高于采购小组核定价格。

3．特色素菜及其制品（如苦菜、山芹菜、马齿苋、野百合腌菜、酱菜、泡菜、咸菜、酸菜和辣椒粉等）的采购： 鉴于品种繁多，其需要的数量和种类难以确定，市场价格变化也比较大，且大多是客餐用和在农贸市场直接采购，供应商基本上都是个体商贩，无法出具正规发票，只能以收据形式结账等情况，为了规范此类物料的采购行为，应按照以下程序办理：

（1）通过食堂采购管理小组对供应商、供货价格、供货质量以及市场情况进行考察和商议，各类食品原则上选择1家供应商提供货源。可根据市场变化、供货质量和服务态度定期或不定期对供应商进行重新筛选。

（2）采购活动按供应商报价，食堂采购管理小组核价，统一进货的程序进行。

（3）建立不定期对市场价格考察，分管局领导、综合处负责人和食堂管理员抽查等两种以上的市价咨询渠道，随时掌握商品供应信息和价格，做到随时调整和确定价格。

（4）食堂原则上应在前一天提出第二天所需的特色素菜及其制品采购计划，经食堂管理员确认需要品种和数量后，由采购员对所需食品进行采购。

（5）在食堂管理员的具体组织下对采购物料进行验收，验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量。

（6）根据特色素菜及其制品在农贸市场上即时采购，无法取得正式发票的实际情况，可使用统一印制的收据报销，但报销时须附有验收人和食堂管理员签字的说明。

4．物料采购原则上从批发市场或产地进货:（1）米、粉、面必须从具备加工条件，符合卫生要求的大型正规厂家或者供应商进货；

（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；

（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件）、产品生产日期后采购。

5．严把进货质量关，坚决杜绝假冒伪劣产品、食品，对所进物料做到“二杜绝”：杜绝三无产品，杜绝霉烂、变质、过期产品。若出现质量问题，由采购人员负责退货、退款，并做好详细记录，对供应商进行不良供应登记，供应商提供不合格的物料超过3次以上，取消供货资格。造成损失的由采购人员负责。货到验收后，合理安排物料的存放，杜绝因不当处理产生卫生安全事故和食堂财产损失。

6、保证计量器具的绝对准确，发现不合格产品和短斤少两，按《消费者权益保护法》的有关规定，追究其责任。

7．如一时采购不到的短缺商品，要及时向主厨说明原因，并采取补救措施，确保厨房的正常运转。

8．严禁采购路边货或其他无法溯源的食品原料和辅料。9．长期合作的供应商，应与我局签订长期合作的合同或者意向性合同，其中应约定食品原料辅料的质量、卫生、定价办法、配送方式、退换货、货款支付方式、食品安全责任等。

10．采购物料所必需的流动资金（最高限额为3000元），原则上由固定采购员向局财务室借支，日清月结。若出现差错，由借款经手人负责。

11．食堂管理员必须按规定公示主要物料的市场价格，每月向有关领导汇报一次。

（六）账务结算：

1．票据要求：每一笔结账都必须做到票据齐全（入货单和正式发票）；签字齐全（每组票据上至少必须有采购员、验收员、库管员、审批人四人以上的签字）；数据准确（正式发票必须与入货单相符）；审批无误（批准报销的金额大、小写必须相符）。

2．定点供应商的结账：

（1）原则上每半个月或者每一个月结一次账；（2）约定时间通知相关的供应商到场，由财务人员共同参与，实行透明结账法；

（3）结账时，供应商凭入货单存根联与收货联对账后，开具正式发票(须财务人员签字确认)交局领导审批。

（4）财务人员付款时一般不结付现金，原则上都应通过银行转账。

3．非定点供应商的结账：可先由采购员在出纳处预领一定金额作流动资金，一般情况下均现款采购。采购人员（付款人）凭入货单和原始单据报有关领导审批，然后在出纳处报账。原则上当天采购的当天审批，若因特殊情况当天不能审批的，必须在第二天审批完结，无故拖延不报审的责任自负。

㈦采购工作受财务、纪检监察、审计部门的监督。

二、验收制度

1．验收员对购回的物料无论多少、大小等都要进行认真仔细地验收。

2．验收员在验收商品时，要注意检验、核对商品的数量、规格、生产厂家、商标、生产日期、保质期和质量等。

3．有下列情况之一，验收人员可以拒绝验收：（1）无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者；（2）物料有效期已过期或已变质；

（3）发票等票据与实物的名称、或规格、或型号、或质量、或数量等不相符的；

（4）物料非本食堂所需的；（5）物料品牌与生产厂家不符的；（6）物料已损坏的；

（7）购进单价高于招（议）标单价的；（8）其他不符合验收条件的。

三、保管制度

1．采购回的物料均由验收员、保管员验收合格后方可入库。

2．库内物料要合理分类，摆放整齐，尤其是食品存放要做到隔墙、离地上架、分库保管，码放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害。

3．制定合理采购计划，做到库存食品先进先出先用，易坏先用，防止食品积压、过期、霉烂、虫蛀、鼠咬和变质等。定期检查各库房有无积压、过期、变质物料。

4．房内不得存放腐败变质、霉变生虫及超过期限的食品，已明确的上述食品应填写好报损单、经审批后及时销毁处理，严禁领用加工。

5．对食品添加剂要有专箱专柜贮存，并标明品名，出入库手续齐全；对灭蝇药、灭鼠药要严格登记造册跟踪管理，及时收回旧包装等以防投毒事件的发生。

6．凡进库的原料、半成品原则上不对外供应转让。管好固定资产和各种炊具和餐用具，固定资产借出须经有关领导批准，易碎物料等借出需留下足够押金。对新购设备及时登记固定资产账。报废时经有关人员鉴定报有关部门批准后方可销账。

7．做好周转容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。库房内不准为私人存放物料。

8．搞好库房内的环境卫生，库房内做到无尘土、无灰、无散落垃圾，通风良好，地面保持整洁。

9．食品库内严禁存放有毒有害物料及非食品杂物，更不得存放私人物料。

10．库房内不准闲人进入。

四、奖罚

1．对主辅原料的采购，局机关的有关职能将不定期的进行抽查，若发现违反本制度规定的，除按有关规定处理外，还将按照有关规定追究相关负责人的责任。

2．对遵照本制度执行的工作人员，年终进行考核，表彰奖励。