单位档案室设计

单位档案室设计（共11篇）

单位档案室设计 篇1

1 勘察设计单位财务档案的特点

1.1 较强的专业性

勘察设计工程内容繁多, 错综复杂。财务不仅要求按成本费用按部门明细核算;而且要按项目、按工程类别分别核算。财务档案自然种类多, 业务繁。随着转企以后的制度转变, 业务量激增, 形成的档案资料数量过多, 收集的种类逐年增长。这也就要求我们大大强化档案工作的目标管理。根据国家档案管理有关规定和要求, 对财务会计凭证、账簿和会计报表等会计资料, 依次进行定期整理, 装订成册, 立卷后归档保存。存档时, 必须核对, 清点无误并签署存档记录表后, 方可存档。财务档案必须由专人负责, 妥善保管, 严防失火、损坏、丢失等。

1.2 严格的规范性

一是严格按照《公司档案管理规定》制定统一编目格式和内容, 使会计档案检索工具从形式到内容达到规范化、标准化。二是有统一的分类编号, 是档案整理组卷和档案编写这些关键环节统一起来, 档案人员容易识别、交流和检索。三是严格按照管理规定检查资料, 包括:清点凭证数量;抽查装订质量、厚度要求;是否原件齐全;是否签章齐全等。

2 勘察设计单位财务档案管理的基本要求

2.1 档案整理

(1) 会计凭证, 每月末将装订成册的凭证, 统一登记案卷目录, 每月立卷一份。也可根据凭证的多少, 分散装订, 做到整齐、牢固、美观。并将装订封面的所有内容填写齐全。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 封粘装订线, 并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。

(2) 会计账簿, 应按账簿启用表的使用页数, 核对各个账户账面是否齐全, 是否按顺序排列, 需用打号机按页依次打上号码。而且装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角, 掉页现象。在账簿装订的封口处, 应加盖装订人印章, 并注明所属年度及账簿名称和编号。会计账簿的编号为一年一编, 编号顺序为总账、现金日记账、银行存 (借) 款日记账、分户明细账、辅助账。

(3) 会计报表编制完成并按时报送后, 留存报表均应按月装订成册, 年度终了统一归档保管。

(4) 各种工资、奖金表, 由财务档案管理员按年、月、季整理, 进行装订保管。

(5) 当年的会计档案在会计年度终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后移交。在年度终了日必须封账, 活页账簿必须将空白账页取出, 已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”, 与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘, 由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号, 分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

2.2 档案质量

把财务档案的编制规范、编制方法、归档要求、纸张质量等一一规定下来, 使财务部门明确基本档案归档的严格要求。按规定时间移交综合档案室保管, 由专人负责。综合档案室要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员, 其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管, 不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门, 其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人, 应立即办理移交手续。每本凭证和每册账簿都要按质量要求验收归档。对不准确、不完整、不明晰、不符合归档要求的不得验收。

2.3 分类管理

由于财务资料的特殊性, 使得档案内容繁多, 数量巨大。但它们又千差万别、各具特色。凭证、账簿、报表、发票等必须有的放矢, 单位必须有较大、较多的库房, 有足够的柜、架、盒、夹等装具和设备, 要把装订好的会计档案分门别类按年月的顺序存放在多层的柜架里, 既要保护凭证的平整, 还要抽取调凭方便。凭证、账册、报表等, 他们之间相互联系, 环环相扣, 为了简便明了, 应当尽可能与分类一致, 计有:流水登记目录、案卷目录、专题目录。目录的内容包括时间、顺序号、柜 (箱) 号、卷号等。流水账目录, 是按不同会计文件名称编制, 不分年度, 在收进时登记的目录;案卷目录是按照会计档案分类编制建立的目录:专题目录, 是根据日常的工作需要编制的目录。

2.4 年限要求严格

会计凭证至少保管15年, 会计账簿一般保存15年, 其中现金和银行存款日记账保存25年。会计报表保存10年, 其中年度决算表永久保存。发货票保管5年。特别要主要防潮、防火、防虫、防尘、防高温腐蚀等, 还应采取相应的放光措施, 避免光线直接照射, 使纸张变脆, 字迹模糊。

2.5 借阅频繁

财务档案管理部门要建立借阅登记清册, 对档案资料的收发调阅事项及时登记。内部人员调阅会计档案须经财务负责人或单位领导批准后, 方可办借阅手续;外部人员调阅或复制档案, 要凭介绍信并经财务主管签字认可方可借阅。借阅会计档案人员, 不得在案卷中标画, 不得拆散原卷册, 更不得抽换。查阅档案时, 利用单位或利用人需填写登记表, 要填明利用部门、利用人姓名和目的, 借阅大致时间, 凭证号, 以便反馈不及时时催回。

2.6 存档与销毁

会计档案保管期满, 需要销毁时由档案部门提出销毁清单, 汇同财务部门共同鉴定后, 编制会计档案销毁清册, 报经主管经理和上级主管部门批准后, 方可销毁。会计档案保管期限和销毁办法应按照国家的有关规定执行。对其中未了结的债权、债务的原始凭证, 应单独抽出, 另行立卷, 由档案部门保管到结清债权、债务时为止。按规定销毁会计档案时, 应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销, 监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对, 销毁后, 在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况以书面形式报告有关负责人。

3 勘察设计单位会计档案检查与考核

(1) 检查会计档案是否序时按保管期限分种类登记, 逐项编号入库妥善保管, 是否有防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等措施, 电算化档案还要做好防磁、防潮、防尘, 保证其完整无缺, 有效利用。

(2) 检查会计档案调阅工作情况, 会计档案的调阅要严格按照会计制度规定的调阅手续进行办理, 有关查阅会计档案的介绍信及法律文书必须专夹保管, 及时详细登记, 做到不丢失、不泄密。

(3) 检查监督会计档案要严格执行安全和保密制度, 维护会计档案的完整与安全。

(4) 定期检查会计档案的到期情况, 按规定办理会计档案的移交、销毁手续。在向委托单位移交档案时, 交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续, 并加盖公章, 清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符。案卷整理质量是含规范。交接凭据应一式三份, 双方单位各自保留一份, 存梢一份。

(5) 检查档案管理人员岗位培训, 提高会计档案的案卷质量。会计档案管理员是会计档案整理的第一责任人。档管员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度, 决定了会计档案案卷质量的高低。因此, 必须将会计档案管理及操作技能的培训, 纳入档管员上岗前的培训中, 从会计档案整理的基础业务学起, 使我们熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能, 进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。这样也有了对职员考核的主要依据。

4 结束语

勘察设计单位财务档案的真实完整是为企业经济管理提供可靠依据的根本, 科学有效的利用会计档案, 对于企业正确地总结过去, 指导现在, 规划未来, 加强监督管理, 发挥效益优势, 优化资产配置, 提高企业综合效益具有非常重要的意义。所以, 档案管理也要结合本企业的实际情况, 使财务档案管理正规化、程序化、一体化。坚持以用为主, 确保档案利用方便安全。

摘要：会计管理工作不是简单的会计核算、记账、算账工作, 而是侧重于管理, 并把会计核算和会计监督有机结合, 从而有效地管理单位经济行为的工作。为适应市场经济和对外开放的需要, 规范勘察设计单位财务会计工作, 财政部先后颁发了与国际接轨的勘察设计企业财务制度和会计制度, 并以财工字[1995]256号文下发实施。本文简要分析勘察设计单位财务档案的特点, 并结合实际探讨管理的档案的具体内容, 对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度, 以及会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄密等内容进行了探讨。

关键词：勘察设计单位,财务会计,档案管理

参考文献

[1]朱云华.如何加强勘测设计单位会计管理工作[J].审计与理财, 2009.01.

[2]曾晓清.会计职业道德建设存在的问题及对策[J].财政监督, 2008.20.

[3]陈晓玲.关于勘察设计事业单位财务管理新模式的探索与实践[J].中国总会计师, 2009.07.

[4]彭一林.勘察设计事业单位改制后的财务管理[J].现代企业, 2009.03.

单位档案室设计 篇2

关键词：研究勘测设计单位；改制；档案管理；对策

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）21-0136-02

在经济市场化的条件下、国家的宏观改制背景之中，研究勘测设计单位进行了改制，改善单位内部的微观环境，在社会经济转轨的关键时期，要针对企业单位深层次的问题和规范性操作问题、管理问题等进行分析。

本文重点探讨研究勘测设计单位改制后的档案资料管理和定位，针对研究勘测设计单位的档案管理的现状及存在问题，进行全面的剖析，并在计算机网络信息技术的支撑下，提升研究勘测设计单位的档案管理水平，保存和利用好单位的科技知识技术，为研究勘测设计单位的工作提供可靠、规范化的数据信息和历史档案资料。

1 研究勘测设计单位档案的定位及其作用

1.1 定 位

研究勘测设计单位的档案资料与其他人力资源、财力资源具有同等的意义，对于勘测设计项目而言，档案资料的利用程度可以决定单位的业务水平，如果研究勘测设计单位的档案资料管理得当，则可以减少单位的人力投入和财力投入，节约研究勘测设计单位的货币资本和流动资本，从而创造最大化的效益。

1.2 作 用

从另一个角度来看，研究勘测设计单位的档案资料还是一种无形的、隐性的财富，这主要体现在勘测设计单位档案对于勘测设计单位的市场信誉和产品声誉方面，如果勘测设计单位的档案管理全面规范，则可以为勘测设计单位提供项目管理的依据，成为研究勘测设计单位的项目管理的“参谋”和“助手”。

2 研究勘测设计单位改制后档案管理的现状及问题2.1 现 状

研究勘测设计单位要对项目进行勘探、测量、规划、设计，要为生产科研提供资料，具有较强的专业性特点和科学性要求，在目前的研究勘测设计单位的档案管理资料中，科技档案是重要的内容，它是研究勘测设计单位人员科技活动的真实记录，是一种科学技术的知识储备形式。

它的内容主要包括：工程地质条件、实验测试资料、测绘数据等，具有种类繁多和复杂的特征，在研究勘测设计单位的独立项目中，这些科技档案资料记录了项目生产活动的全过程，涵盖了整体项目的专业性和系统性内容，因而，这些档案资料具有重大的意义和作用，尤其是对于新建工程、已建工程、改扩建工程，都可以起到有效的辅助性作用。

2.2 存在的问题

然而，在目前计算机网络信息化技术不断延伸的形势下，研究勘测设计单位改制后的档案管理还存在一些问题。

2.2.1 档案管理的信息化程度还有待提升

在计算机信息网络技术突飞猛进的形势之下，研究勘测设计单位的档案管理的信息化程度还不高，计算机网络的档案管理与利用还不够广泛，主要还沿袭传统的纸质管理的档案资料管理运作模式，在勘测设计项目的科技档案资料的信息存储、信息搜索和信息数据分析的能力还较为薄弱，这样，无法满足研究勘测设计单位的项目对信息数据的需求，在当前网络信息技术普及的大环境中，研究勘测设计单位的档案管理还没有建构科学、全面而系统的档案信息化管理体系，对于科技档案资料的数据读取、信息存贮、信息共享等功能的实现还有较大的差距，无法为需求用户提供方便快捷的档案信息服务和支持。

2.2.2 档案管理的专业化、信息化管理存在无序状态

在研究勘测设计单位改制之后，这些单位正处于转型的关键时期，各方面的资源都在进行整理和补充，在对勘测设计的档案资料的收集、利用等方面，存在眼光短浅的问题，缺乏长远的、系统的考虑，这种意识上的淡漠使勘测设计单位改制后的档案资料存在分散、无序的状态，有些重要的科技档案资料没有进行移交，导致有些档案信息数据缺失，难以实现研究勘测设计单位的档案数字化管理。

2.2.3 档案管理人员的专业化意识还有待提升

研究勘测设计单位在改制之后，部分档案管理人员的专业化意识较为淡薄，仍旧存在传统的“重管理，轻应用”的思想意识，对于科技档案资料的内容整理缺乏系统的、专业化的归类，这使得档案资料的利用率较低，无法充分发挥出档案资料的宝贵资源的价值，也无法对研究勘测设计单位的项目管理提供依据。

3 勘测设计单位改制后档案管理的提升对策

3.1 将档案资料管理纳入研究勘测设计单位的整体框架 之中

在研究勘测设计单位的改制之后，处于转型的关键时期，为了获得单位的创新发展，需要将勘测设计单位的档案资料进行全面、准确的定位，要将档案资料的管理工作纳入单位的目标管理考核体系之中，置于单位的管理框架的合理管控之下，实施有效的督促和检查。

这样，在勘测设计单位内部形成一个重视档案、管理档案、开发档案、利用档案的氛围和环境，并从档案管理所需的硬件和软件等方面提供有力的支持，在有效的激励体系之下，提升改制后勘测设计单位的档案资料管理的达标和升级工作。

3.2 实现档案资料管理的科学化建构

由于一些单位的档案管理存在专业性不强的问题，对于《中华人民共和国档案法》的贯彻也不足，因而，需要根据《档案法》和《保密法》，对研究勘测设计单位的档案管理实施有效的、系统的、法治的管理，要依法治档，深入对勘测设计单位的档案管理研究，要用科学的档案管理理论指导勘测设计单位的档案工作，用先进、科学的档案管理工作方法，对档案进行收集、归档、利用、保密等管理，从而全面提升研究勘测设计单位的档案管理规范化和科学化水平。

3.3 加强档案管理工作人员的专业培训，提升专业性管 理水平

档案管理工作人员是研究勘测设计单位中档案管理的具体实践者，因而，档案管理工作人员的专业素质直接决定了档案管理的层次高低，由于研究勘测设计单位的档案包括人事档案和科技档案两大内容，具有较强的专业性和科学性特点，尤其是科技档案内容，牵涉较多的专业研究领域。

因而，需要档案管理工作人员要具备必需的勘察设计专业知识，以实现对科技档案的整理和分类管理工作。同时，还要对档案管理工作人员进行信息技术的培训，要增强档案管理工作人员的信息化、数字化档案管理水平，要求他们掌握必须的计算机基本操作知识、档案学理论知识、保密知识等，从而提升勘测设计单位的档案信息化水平。

3.4 推行现代化的档案管理方法

要建构顺畅、完善的档案管理机制，要用完善而规范的档案管理条款和制度，明确档案管理的职责，并采用先进的现代化管理设备，创新档案管理方法，可以建构声像档案、机读档案、电子档案等新型方式，根据不同的档案利用方式和存储介质，实现现代化的档案管理方法的创新，用完善的电子档案管理系统，实现单位资源的科学合理的配置，增强档案资料信息的共享性。

4 结 语

在经济市场化的条件下、国家的宏观改制背景之中，研究勘测设计单位进行了改制，改善单位内部的微观环境，在社会经济转轨的关键时期，要针对企业单位深层次的问题和规范性操作问题、管理问题等进行分析。

本文重点探讨研究勘测设计单位改制后的档案资料管理和定位，针对研究勘测设计单位的档案管理的现状及存在问题，进行全面的剖析，并在计算机网络信息技术的支撑下，提升研究勘测设计单位的档案管理水平，保存和利用好单位的科技知识技术，为研究勘测设计单位的工作提供可靠、规范化的数据信息和历史档案资料。

总而言之，研究勘测设计单位改制后的档案管理至关重要，它是勘测设计单位的无形资产和宝贵的财富，勘测设计单位要在改制的转型关键时期，充分开发和利用好单位的档案资料，在信息化的环境下，建构数字化、信息化、现代化的档案管理系统，逐渐提高研究勘测设计单位的档案管理科学化和规范化的水平，引领勘测设计单位向更高层次迈进。

参考文献：

[1] 李法强..浅谈现时代的档案利用工作[J].办公室业务，2016，（4）.

[2] 彭立波，于淑平.勘测设计单位档案信息化管理实践与探索[J].黑龙江 水利科技，2012，（12）.

[3] 罗义莲.科技档案管理存在问题与建议[J].经营管理者，2016，（6）.

[4] 赵晓东.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].农村实用科技信息，2014， （11）.

单位档案室设计 篇3

一、电子档案管理系统设计的发展方向

1. 规范化

在电子文件档案的管理过程中,有一项十分关键,但是实现起来却也十分困难的工作,就是电子档案完整性,可靠性,以及真实性的保证。所以,只有努力使电子文件档案的管理工作越来越科学,越来越规范,制定相应的管理能力评估制度,设立管理系统功能需求标准,并且加快相应电子文件档案管理制度的制定进程,才能最大程度上使电子文档的完整性,可靠性,以及真实性得到保证,才能保证其利用价值,以及参考价值得以实现,也才能最好的达到这一标准。

2. 一体化

电子文件档案管理系统,以及电子文档管理系统两者之间并不是毫无关联的,他们之间的关系可以用互利共赢,相辅相成来形容。近些年来,我国的经济水平和科学技术都取得了飞速的发展,开始进入信息化时代,同时纸质时代也不再能够阻拦档案管理的前进脚步,越来越区域电子化,而一体化也成为文档的主要发展方向。要想保证电子档案安全性,可靠性,以及真实性的实现和提升,文档的一体化起着十分关键的推动作用,电子管理系统是由信息化设施设备,以及先进的技术手段共同构成的,对于外部环境对电子文件档案管理活动所产生的不良作用,都能够起到有效的阻碍作用。

二、电子档案管理系统的设计与应用

1. 管理流程设计

系统内部结构的构造,以及流程规则的设计,是管理流程设计最主要的两个组成部分。工作人员要依据管理工作的需求开展流程规则的设计工作。第一步,对于系统设计所要达到的目标,工作人员的心里必须要有一个清晰的了解,管理工作的内容不同,所制定的目标,以及工作过程中所采取的方式也不同,基于此,针对各管理系统的实际情况,采取最为合适的方式来展开工作。第二步,系统内部的具体情况工作人员也需要有详细的了解,结合具体的实际情况,采取适当的方式展开工作。

首先,对于系统的活动要素必须设立具体的规定。主要包含着四个层次,即案卷编目,档案整理,档案鉴定,文件收集,这是保证档案管理工作得以顺利进行的前提。其次,对于活动流程要有具体的合理的安排,记录管理的顺序要心里有数,根据收集,识别,整理,编目这一系列流程开展工作。再者,在对文件进行收集的过程中,必须要选择合适的方式,对于电子文件档案的技术属性,内容属性等方面都要有一个大致的了解。

2. 业务流程设计

集合,整理完电子纸文件时,通过挖掘其内在价值,充分发挥它在档案创建中的作用。业务流程图主要有三个层次。首先,收集整理电子文件档案。其次,对电子文件档案进行甄别,最后,对电子文件档案进行归档整理。这三个层次必须要共同进行,缺一不可。

第一,收集整理电子文件档案。工作人员平时的工作内容会通过被管理系统利用的办公自动化系统整理归档,并根据各自的属性分别统计下来,然后利用技术鉴别获取该文件的最终属性,最后将这些电子文件进行有效区分,并且归档。

第二,对电子文件档案进行甄别。在这个过程中,首先判断该文件的自身价值,决定是继续保存还是直接销毁。工作人员首先要将这些文件分门别类整理好,然后从中挑选出急需处理的文件,进而对这部分文件的属性加以判别,最后销毁不具价值的无用文件,保存有价值的文件,并加以立案。

第三,对电子文件档案进行归档整理时,可以先进行有一定价值的电子文件档案的保管工作,结合文件需要保存的时间长度,以及文件的属性,将诸多文件分门别类,这样以后查找的时候就方便很多。

3. 电子档案管理系统的应用

(1)利用网络进行档案著录,标引等工作

技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作,著录的内容包括档案的提名,责任者,文本,密级,保管期限,时间,载体形态,档号,分类号,主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程。这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的,而在计算机上进行著录和标引,使得查找档案十分便捷。

(2)利用网络进行档案信息网络开发利用

网络最根本的价值就在于其本身就能够提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大,类型多,范围广,无序化等特点,一般利用者很难准确的找到所需信息,更不用说深层次开发与利用。因此档案部门应做好这两方面的工作:一是对相关信息进行有效组织,使之有序化,链接化,以便引导读者快速查找到所需信息;而是根据需求,直接通过网络采集数字信息,然后按照不同专题进行分类,整合,行程可以提供利用的二次数字信息资源。

综上所述,案件管理系统的设计和电子文件的实施,是和计算机技术,先进设施设备,以及丰富的专业知识分不开的。因此,与之相关的管理人员只有立足实际,结合当前社会发展的趋势,不断革新电子文件档案管理系统,与时俱进,才能最大程度上保证电子文件档案管理工作的规范化,科学化。

摘要：在我国的各个单位企业,以及国家机构的管理过程中,对电子档案的管理是十分重要的一个组成部分。电子文档自身具有很多的优势,和传统的通过纸张进行文档管理的方法不一样,硬软件设施设备,以及先进的信息手段是实现电子文档管理和保存的主要手段。所以,只有保证电子档案管理系统具有高水平,高效率的特点,才能最大程度上保证电子文件档案管理效率的提高。

关键词：电子档案,管理系统,设计,应用

参考文献

[1]曹守俊.马鞍山市档案局电子文件档案管理系统设计与实现[D].电子科技大学,2014.

[2]高寰宇.行政单位档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学,2012.

[3]蔡忠爱.档案电子化管理系统的设计与实现[D].北京工业大学,2011.

[4]常安萍.电子文件档案管理系统设计与实现[D].华北电力大学(河北),2007.

如何建立文明单位档案 篇4

一、卷内目录

二、单位自然情况介绍

三、组织机构

组织机构的设置主要体现你单位的一把手是否亲自抓文明单位的创建工作，领导班子是否参与创建工作，有没有专门的负责机构，有没有专门的工作人员负责此事。主要成立文明单位创建领导小组，设组长、副组长、成员(4人以上)下设办公室，指定专人负责。

三、申请报告

申请报告的内容为向你单位所在的辖区文明办申请你欲申报哪级文明单位，申报的理由。

四、关于创建工作的决议

这里的决议是指单位职代会讨论通过的有关创建文明单位的决议。长远规划和计划的制定，都要让全体员工参与，由职工大会或职工代表大会讨论通过，形成决议，装入档案。省《条例》有关文明单位含义的第一句话就明确指出：“文明单位是以开展群众性精神文明建设活动为基本特征”，所以说，文明单位的创建目的决不是几个领导要创建，而是要发动全体职工积极参与争创的全员效应。只有这样，才能达到“社会主义物质文明、政治文明、精神文明协调发

展的先进单位”。

五、长远规划

可以3到5年。首先要明确的是题目和内容为创建文明单位长远规划，而不是创建精神文明单位长远规划或精神文明建设长远规划；其次要明确指导思想、创建目标（那年保持或晋级哪级文明单位、业务上达到什么标准）、主要任务（通过3到5年的创建工作，三个文明建设同步发展到什么程度；职工的文明素质、单位的文明程度提高到什么水平；哪一年经济效益或业务工作指标完成到多高标准；环境建设如何改善；职工的待遇如何提高等）、保证措施（从组织领导机构、奖惩制度、创建经费等方面拟采取的措施等）。长远规划的制定要以文件的形式下发到科处室、车间或班组，要让群众知道并明确几年内的创建目标。长远规划的制定要体现原则性，要简洁不冗长，不用太细，但一定要体现出有效性和可行性。

六、计划

1、要写明某某单位那一年创建文明单位计划。

2、指导思想，要简要明了，但一定要突出本所属地区的全局性工作内容，这里最能看出你的计划是不是真的在制定。

3、创建目标，要写明今年保持或晋级哪级文明单位，业务上达到什么标准。

4、主要任务，一是三个文明建设如何开展，即经济、业务工作的主要指标，精神文明和政治文明建设可量化的指标等；二是各项活动的开展，每一年都要围绕每个地区、每个单位的特色设计1－2个主题性活动；三是今年要办几件实事。

5、保证措施，主要包括加强组织领导，明确各部门责任，制定工作日程推进表，要求二级机构联系实际制定自身的创建计划等；严格三个文明一体化的考评体系、工作机制；提出具体要求，明确奖惩办法，保证经费落实等。

（几年一样的重复问题必须解决）

七、活动开展

1、学习教育活动的开展情况（社会公德、职业道德、家庭美德，文明知识普及、法律知识普及等，要有方案、活动记录、讲义、学习心得、试卷、总结等）。

2、上级部署的有关精神文明创建活动的开展情况（方案、活动开展情况记录、总结）。比如，我们连续几年开展的“改陋习、树新风、塑形象”活动，加强和改进未成年人思想道德建设工作，诚信建设，文明特色社区建设，生态文明村建设，以城带乡、城乡共建文明村活动，本单位是如何开展的或如何参与的，档案中都要有所体现

3、结合本单位实际，开展的具有特色的主题创建活动记载。

4、岗位练兵、业务培训情况（干部职工专业技能演练。有岗位技术练兵活动方案、活动记录、活动总结）。

5、文体活动（有群众性文体活动方案、活动记载、会议记录、节目单、活动程序、活动总结）。

6、细胞建设开展情况“细胞”建设包括文明户、“四进农户”中的示范户、（如“十星级文明户”的评选方法、奖惩措施等）。（文明科室、文明班组、文明职工、文明家庭、文明小区、文明楼道等评比活动，方案、条件、记录、表彰决定，一般文明科室、文明职工可以达到100%，特殊性体现在标兵上，可占员工或科室的20%-30%左右）。

7、军警民共建共育情况（协议书、活动计划、活动记录、活动总结）。

8、辐射作用发挥情况（帮扶济困、奉献爱心、社会公益等活动，长期帮扶的年初要制定帮扶计划，注意记载每次活动的过程，年底要有总结）。

把这些活动的主件，如方案、总结等装入即可，其它特别多的、与创建活动不是太直接的，可装入分卷。

八、环境建设

每年的投入经费计划，职工参与建设的记录，完成情况的总结。

九、新闻报道

注意积累，可复印放入档案。

十、成果记载

可将本单位和职工在上级机关获得的荣誉列出明细存入档案，如有表彰证书复印放入档案。

十一、与文明单位创建相关的规章制度

十二、上级下发的与创建工作有关的文件

十三、创建总结

在我们到基层验收的过程中，往往在档案中看到有的单位将汇报材料作为总结放入到档案中，这是不对的，文明单位档案中的总结是指你这个单位在一年创建工作中对年初制定的各项指标及任务落实情况的最终表述，它是作为领导者向全体职工汇报一年来本单位在创建工作中开展了哪些工作，取得了哪些成绩，总结了哪些经验，得出了哪些教训，明年要往那些方向发展和进一步完善的想法及体会。而汇报材料是对几年创建工作的总结，完全不可代之总结。另外，有的单位我们10月去考核，总结就出来了，可信性不强，也不严肃，这是要注意的。

不管是规划、计划，还是细胞建设中年初的方案、年末的命名表彰决定，重要的，尽量以文件的形式下发。

总的来说，文明单位档案的建立和管理从根本上讲是一个逐步积累的过程，不可能一蹴而就，只有坚持认真，坚持细心，才能做好做实。在实际工作中有三种不正确的做法，应尽力避免。一是间断性建档。主要表现为认识到建档的重

要性，但忙起来就忽视了，抓抓停停，停停抓抓，没有连续性；二是突击性建档。平时抓得不紧，迎检时现制定规划，安排活动，组织学习，忙得不亦乐乎，群众意见很大；三是虚假性建档。在思想上很想争得这个荣誉，可在实践中根本没怎么抓，迎检时只能说假话，搞假资料，期上瞒下，结果上下都不满意。在检查时发现，有的单位造假，达到了令人可笑的程度，比如，连续几年的创建计划完全一样，只是换了年份而已，连一些业务指标都相同，甚至说都没有换，说明在造假时都在糊弄，造假都不会或者说不认真。在总结方面，也存在类似现象。

汇报材料中提到的内容，在档案中都要有所体现。分卷内容主要为一些佐证材料，比如文明知识考试试卷，深入学习实践科学发展观的一些材料，等等。

声像资料，也要做积累，也要展示出来。

如何做好事业单位档案工作 篇5

1.1 档案工作人员“一少、二弱、三不稳”的问题比较突出。主要表现在“少、弱、不稳”三个方面。少，就是人员少。目前，事业单位从事档案工作的档案人员，多数为兼职，且一人身兼数职。兼职多，精力不够，造成来了任务突击干，应付了事。弱，就是力量弱。事业单位从事档案工作的人员中，“半路出家”的比较多，学专业的少。正规档案专业毕业更是寥寥无几。有许多人未经过专业培训即上岗。不稳，就是指档案队伍不稳。一些档案工作人员认为干档案工作乏味单调想调走，一些则安于现状，不思进取。有些领导出于某些考虑也频繁更换档案人员，更有甚者，不是档案工作人员却晋升了档案职称，造成“档案员三四年”现象。档案管理部门培训班年年办，但每年都有人不会干。

1.2 文件归档收集困难。集中统一管理档案，是事业单位档案工作的一项重要任务。但目前在一些单位，档案人员收集归档各科室文件时，像“要账”的一样到处跑，往往是跑断腿、磨破嘴，最终还是收集不齐，给立卷归档进度带来影响。2010年，我们在帮助某单位整理2009年度档案时，清理出2006年以前需归档文件60多件。档案不完整，对利用工作带来很大影响，反之，又影响归档文件的收集工作，造成了恶性循环。

1.3 事业单位档案工作缺乏活力。事业单位档案工作活力主要包括两个方面，一是领导重视与支持，二是档案工作人员的积极性。一些部门档案工作被视为可有可无的事情，档案人员兼职多，无力很好地顾及档案工作，使档案工作随意性很大，工作必须依靠外部力量来推动。如文书立卷工作，每年，档案管理部门都必须举办1～2期培训班，档案管理人员边学习、边交流、边立卷。市档案局每年都成立档案业务指导小组，到市直、区直机关及各档案协作组开展集中立卷活动，虽取得一定的成效，但还是有部分单位不能按要求完成年度立卷归档工作任务。

2 解决问题的对策

2.1 强化社会的档案意识。要以《档案法》为重点，强化宣传工作力度，形成浓厚的舆论氛围和良好的社会环境。同时，注意强化档案行政管理机构的制约能力，依法管档治档。加强档案馆工作，变“等客上门”为主动服务，扩大档案工作的知名度和影响力。

2.2 深化档案工作体制改革。现行档案工作体制是从上世纪50年代逐步建立起来的，较适合中央、省级机关。实践证明，事业单位由于编制、经费等原因，各部门和单位建立档案机构和配备人员较困难。要结合当前新形势和当地实际，研究探索事业单位档案管理工作新体制，促进档案事业发展。

2.3 提高档案人员的素质。注意加强现有档案工作人员的培训，提高其政治素质和业务素质，特别是现代科技知识的教育培训，不断适应社会主义和谐社会的发展和要求。在积极引进档案专业人才的同时，制定相应政策，稳定业务骨干，为事业单位档案工作正常健康快速发展提供有力的保证。

浅析事业单位档案管理与档案利用 篇6

1. 疾控中心的档案管理

1.1 采用两级化管理方法, 提高管理效率

疾控中心当中的档案主要包括两种, 即行政往来文件组成的信息档案 (文书档案) , 疾控中心业务科室开展各项工作时积累的业务型档案、技术型档案。为了管理好档案, 则应注意采用两级化的档案管理方法, 确保档案管理工作具有一定的层次性与条理性。在采用两极化的方法对疾控中心中的档案进行管理时, 应注意做到统一领导, 并根据疾控中心的具体机构设置情况采用科级、中心级等方法对技术档案、业务档案进行管理。在实施两级化管理的过程中应注意把握好以下注意事项。首先, 应在疾控中心的档案管理体系当中纳入业务档案管理的内容, 在管理业务档案时应注意遵循疾控中心档案管理的一般性原则, 业务科室在收集、整理与上交档案的过程中必须接受统一领导, 并在统一领导的前提下认真履行本科室在档案管理工作中的具体职责。其次, 在管理业务档案中的卫生监测档案与疾病防治档案的过程中应坚持层次化的管理原则, 确保科级档案与中心级档案实现有序化与高效化管理。对于中心级的业务型信息档案, 在管理的过程中需严格按照要求做好定期立卷与归档工作, 并注意科学划分各类档案中的科目, 以保证归档的合理性。

1.2 运用现代科技技术, 强化信息管理

近年来各种传染病不断爆发, 公共性突发事件与新病种也层出不穷, 需要通过完善管理模式保证疾控中心内部档案的时效性、系统性, 以满足档案的利用需求。对此, 应重视在档案管理工作中应用现代化科技技术, 以确保档案管理方式具有信息化与现代化的特征。对于疾控中心开展健康教育、科研活动、检验检测与疾病控制工作时积累的原始档案资料, 应及时进行信息化处理, 包括在计算机当中全文存储纸质载体资料, 利用软件系统建立好文件目录, 在检索工具中设置关键字词等。同时将原始资料中的电子信息资料及时上传到信息系统当中, 以便将单一化、传统的档案管理模式转变成现代化的管理模式。在建设档案信息管理系统与管理网络的过程中, 应把握好疾控中心各项工作的发展趋势, 如疾病防控要求等, 同时确保各级疾控中心可以通过系统及时、快速获取相应的疾控信息, 进而快速采取措施阻止疾病发生及传播。

2. 疾控中心的档案利用

2.1 拓宽档案利用范围, 充分发挥档案价值

疾控中心当中的各类疾控档案可以在公共健康安全的管理中发挥重要作用, 为了能够充分发挥疾控档案所具有的作用, 则应注意拓宽档案利用范围。为了将利用范围拓宽, 则首先应了解档案所具有的科研价值、教学价值与社会价值, 为科研机构、教育机构与社会政策研究机构提供多样化的档案信息利用渠道, 保证疾控档案可以得到充分利用, 并让更多的人员能够认识到疾控档案在各个领域中起到的作用。例如, 当地的卫生行政管理部门及地方政府在制定卫生管理措施、疾病防控计划与处理传染性、突发性卫生事件时可以对疾控档案加以利用。再如, 学校及医院等在进行科研及临床教学的过程中也可以将疾控档案信息作为重要参照依据。此外, 卫生宣传机构在制作宣传材料的过程中也可以参照疾控档案。

2.2 合理开发档案潜能, 提高档案利用率

为了合理开发疾控中心中各类档案信息的潜能, 则可以从改变档案服务方式与强化档案编制两个方面入手。首先, 档案管理人员应主动与业务部门进行交流, 转变被动提供档案服务的方式, 主动为技术人员或管理人员提供档案服务, 包括网络查询服务、电话调卷服务及分发目录服务等。在提供服务的过程中应避免拖延、推脱, 应做到热情周到, 从而使相关人员能够了解档案与方便利用档案, 为档案潜能的发挥奠定基础。档案编制指的是对原始档案信息进行加工, 使之成为可以利用的半成品, 以便将档案有效信息的收集时间缩短, 提升档案利用率。在编制档案的过程中要注意对原始资料进行深层次的开发, 并合理选择编研题目, 保证编研题目的需求具有广泛性、普遍性、实用性与针对性。例如, 在对档案潜能进行开发的过程中可以利用疾控档案编制突发性卫生事件的应急处理方法、重大疫情汇编等。

结语

综上所述, 管理好疾控中心的各类档案对于公共卫生安全的保障具有重要意义。为了提高疾控中心档案管理质量, 则应注重合理选择管理策略, 并在此基础上确保档案得到充分应用。

摘要：管理好各类内部档案是确保事业单位能够发挥社会服务功能的重要前提。本文以本市疾控中心的档案管理及利用工作为例, 详细探讨了管理与开发利用事业单位档案的常用做法, 包括采用两级化管理方法, 运用现代科技技术管理档案, 拓宽档案利用范围及合理开发档案潜能。

关键词：档案管理,事业单位,疾控中心,利用

参考文献

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[3]袁敏敏, 凌霞.实验室档案管理要素初探[J].科技风, 2015 (11) .

档案计量单位研究初探 篇7

起源于历史学深受图书馆学影响的档案学长期以来被定位在社会科学范畴, 档案学理论研究使用定性的方法, 在很长一段时期内也是唯一的方法。随着档案学作为信息管理学科的重新定位, 单一的定性研究的手段制约了档案学的研究成果, 档案学研究也理应使用定量的研究方法。尽管很早就将统计作为档案业务环节之一, 但较早探讨使用定量的研究方法的是陈代荣[4]13, 他在《加强档案工作诸环节间的定量研究》中谈到:“加强档案诸环节的定量研究, 必将大大提高学科的科学水平, 这既是档案理论研究的需要, 也是档案实际工作的需要”, 关于如何进行定量研究, 作者在文中给出了若干建议。作者特别强调了对档案的各个方面和档案工作的诸个环节的数量表现进行观察、测量、登记是“档案工作进行定量分析的基础”, 认为“要进一步推动档案学的定量研究必须进一步加强档案统计工作和建立完善档案学基本概念体系”。“数量表现”和“档案学基本概念”都是定量研究的技术, 那么, 尽管作者没有显著地提出但一定会赞同这样的观点:计量单位问题是档案学的定量研究中最最基本的问题。因为档案的计量单位和前两者是非常紧密地联系在一起的概念。孙芳芳[5]24在《档案计量若干问题研究》一文中谈到了档案计量研究的必要性, 并给出了一个完善的计量指标体系和档案工作若干计量评价指标, 计量指标体系是文章的核心内容。“档案计量指标是指反映档案与档案工作现象和规律的数量概念及其具体数值, 它由指标名称和指标数值两个部分构成。”然后作者给出了一个例子解释概念:“某档案馆某年利用总量900卷次, 其中, 利用总量是指标名称, 900卷次是指标数值。”很显然, 组成档案计量指标的数量概念和具体数值也就是陈代荣文中提及的档案学基本概念和数量表现。

无论是在档案工作实践中实现科学规范化的管理, 还是在档案学研究中寻求创新突破, 计量研究都是必经之路, 而档案计量单位是需要首先解决的基本问题之一。

客观世界是量与质的统一, 通过数量及其函数来描述所要研究的对象是科学的内在要求, 每一次科学上的进步都伴随更高层次的数学工具的使用。对研究对象的计量是科学研究的基础。计量是“实现单位统一、量值准确可靠的活动”[6], 是“用一个规定的标准已知量做单位, 和同类型的未知量相比较而加以检定的过程。通常利用一种计量器具来测量未知量的大小, 用数值和单位表示出来”[7]864。档案统计工作中, 对档案的计量需要一个准确的计量单位, 从而才能更好地促进档案学从定性研究向定量研究的发展。

在档案管理的日常工作中, 需要统计的量有很多, 对档案计量单位的使用也存在混乱局面。陈作明教授在他主编的《科学技术档案管理学》教材中这样写道:“‘卷’是科技档案部门管理科技档案并提供利用的基本单位。”因为科技档案种类繁多, 并不是所有的科技档案都是装订成卷的, 科技档案的计量单位还有册、袋、盒等。文书档案的计量单位也有米、卷、箱、公斤等。这些单位都来源于档案管理实践, 过去只用于定性分析, 很少用于定量分析, 用上述单位作为档案统计的基本单位都有所不足。首先, 量词作为计量单位使用时, 必须有固定的量值, 在档案管理中, 多少数量的档案材料是“一卷 (册) ”, “一箱 (袋、盒) ”有多少档案, 这些都不确定, 所以它们不能作为档案的计量单位。其次, 从档案学的角度上讲, 计量单位要有凭证和依据作用, 米、公斤是衡量档案的物理属性, 并不具有档案学的意义, 对于信息化条件下的电子档案, 这些单位更失去了意义, 无法衡量。所以它们也不能作为档案的计量单位使用。最后, 档案的计量单位要有不可分割性, 即最小的, 最基本的单位。也就是说这个单位再往下分就起不到档案的凭证和依据作用。

《归档文件整理规则》规定以“件”作为归档文件的整理单位, 《规则》中指出, 装订以“件”为单位进行, 只编以“件”为单位的归档文件目录。“件”符合档案统计计量单位的要求。第一, 《规则》规定“一般以每份文件为一件, 文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件, 原件与复制件为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表、名册、图册等一册 (本) 为一件, 来文与复文可为一件”。由此可知归档文件整理单位之“件”, 并不限于纯粹的单份文件, 还包括一组互有联系的多份文件。它是可以拿出来作为凭证和依据作用的最小档案数。在档案学角度上, 具有凭证作用的一卷档案和多卷档案是等同的, 一箱 (袋、盒) 档案和十几箱 (袋、盒) 档案也是等同的。它们统称为“一件”档案, “件”是有准确量值的。第二, “一件”档案可以作为一个整体出现, 充当依据和凭证作用。档案工作的根本目的就是提供利用, 就是发挥档案的凭证和依据作用, 查找时, 可能需要的就是几句话甚至几个字, 如果这几句话或几个字不能和该文件作为一个整体出现, 就不能作为凭证和依据作用, 有时候一箱子或一麻袋档案都不能作为一个整体出现, 当然也不能充当凭证和依据作用。第三, “一件”档案是由一份或者多份文件组成, 一份文件又是由一页页文件组成, 但“一件”档案却不能分割成一页页文件, 因为“一页”文件不能作为凭证和依据作用, 所以, “件”具有不可分割的特性, 是最小最基本的单位。

定量研究是档案学发展必然趋势, 解决定量研究中档案统计计量单位问题是一个非常重要的任务, 目前, 档案计量单位存在混乱局面, 迫切需要一个具有说服力、能够准确地计量档案数量和反映其规模的计量单位, “件”作为档案的计量单位, 有它独特的优势和意义, 在“件”的基础上, 我们可以衍生出更多计量单位, 相互之间可以换算, 更好地服务于档案统计工作, 另外, “件”所能衡量的档案属性有限, 还需其他有效的单位出现来衡量档案的其他属性, 比如说档案的利用价值用什么单位来衡量, 需要进一步深入研究。

参考文献

[1]杜芳春.档案数量统计中的计量单位[J].档案工作, 1991 (3) .

[2]胡万军.谈文书档案的计量单位[J].兰台内外, 2004 (2) .

[3]马瑞旺.档案数量计量单位“保管单位”的不完备性与建立“换算保管单位”的设想[J].城建档案, 1994 (4) .

[4]陈代荣.加强档案工作诸环节间的定量研究[J].档案管理, 1985 (1) .

[5]孙芳芳.档案计量若干问题研究[J].档案学通讯, 1994 (2) .

[6]国家技术监督局.通用计量术语及定义[S].JJF1001-1998.

单位档案室设计 篇8

从广义上来讲, 事业单位档案室标准化建设的内容涵盖了规范管理、 提升人员素质、 实现信息化等多个方面。 档案室标准化建设关系到事业单位的管理水平, 是评价事业单位档案管理工作的重要指标。 新时期, 为了适应体制改革的要求, 事业单位应加大对于档案管理的重视程度, 持续推进档案室标准化建设。

二、 事业单位档案室标准化建设的重要性分析

( 一) 有助于提升档案管理整体水平

档案管理是一项十分艰巨的任务, 同时, 也具有极为重要的意义[1]。首先, 档案室标准化建设要求完善管理制度, 而完善的规章和制度, 是档案管理工作有序进行的基本保障。 当前, 我国事业单位的档案管理中依旧存在很多的不足和问题, 制度不完善就是其中最突出的问题之一。缺乏完善的制度, 导致档案管理工作的开展中遇到的困难无法及时得到妥善的解决, 档案管理水平长期无法提高[2]。

档案室标准化建设要求完善档案管理规则以及工作交接规章。 完善档案管理规则, 可以有效防止档案遗失等问题的发生, 同时, 也可以起到节约时间成本的作用, 能够使档案的入库以及归档按照规范的流程进行, 为以后的档案查阅奠定基础。 完善工作交接规章, 则能够有效防止人员离职导致档案损坏或遗失。

传统的档案管理中, 由于缺乏明确规定, 不少离职者在离开单位之前, 并没有将手中工作交接给其他人, 导致接任者由于不了解情况而无法顺利开展工作。 而完善的交接规章, 可以通过规范离职者与接任者的工作交接, 实现档案管理环节的有效衔接, 防止出现管理漏洞和盲区。

其次, 档案室标准化建设要求规范档案管理工作, 而规范的工作流程有利于保障工作秩序。 整理与归档是档案管理的两个重要环节, 传统的档案管理中, 两个环节均存在很多问题[3]。 事业单位档案室发挥着十分重要的作用, 其承担着收集、 保存档案资料的责任, 保证档案的完整性是档案管理工作的基本要求。 规范的档案整理, 可以实现资料的分类管理和有序排列, 为以后的查阅提供了方便。 通过完善制度和规范工作, 能够起到改善档案管理成效的作用, 对于事业单位档案管理综合水平的提升, 具有十分重要的积极意义。

( 二) 有助于提高管理者综合素质

人员素质标准化是事业单位档案室标准化建设的重要内容。 档案管理工作的开展离不开工作人员, 这也就意味着人员素质对档案管理工作质量的影响力是不容忽视的。 事业单位的档案管理工作意义重大, 因此, 对人员素质的要求也相对比较高, 不仅要具备专业素质, 还要具备职业道德精神。

事业单位档案室标准化建设要求强化素质培训、 增强工作人员的职业能力、 提升素质水平, 因此, 其对工作人员综合素质的提升具有十分重要的作用。 工作人员定期接受培训, 能够掌握更全面的专业知识, 职业素质与业务能力会得到有效的提升, 对于工作中出现的问题和遇到的困难, 也可以更加从容的面对, 档案管理工作质量可以得到显著改善。

同时, 经过专业培训, 档案管理工作人员的专业能力也会得到一定的提高, 能够更好的适应信息化时代档案管理的实际要求。 比如, 当前事业单位的档案管理正在加紧信息化建设, 通过对工作人员计算机能力的培训, 可以使他们学会利用网络技术来代替部分人工劳动, 不仅节省时间还能有效规避失误。 工作人员充分利用信息技术, 还能够提高档案管理的水平, 有助于档案管理效果的改善。 因此, 总体来讲, 事业单位档案室标准化建设是提高人员素质的基本手段, 是改进事业单位档案管理工作的有效措施。

( 三) 有助于提高档案管理效率

随着体制改革的进行, 事业单位的管理环境发生了深刻的变化, 在这样的背景下, 事业单位的管理模式亟待改革。 档案管理是事业单位管理的重要内容, 在新时期也面临着更大的挑战。 信息化建设是档案室当前的重要任务之一, 现代化技术广泛应用使得档案管理工作模式发生了巨大的变化, 对工作人员的技术和能力要求也更高。 档案管理已经不再是传统的手工模式, 更多的需要用到信息技术以及各种计算机软件, 在这样的情况下, 事业单位档案管理的效率有了明显提升。

事业单位档案室标准化建设要求加大资金投入、 更新设备, 推动实现信息化。 在这样的情况下, 资金投入为档案室信息化建设提供了可靠保障, 有助于管理网络的不断完善。 同时, 增加资金投入也使得档案室能够引进更多的专业技术人才, 能够为信息化的实现奠定基础、 提供保障。 信息化建设能够减轻工作人员的工作负担, 有助于人力资源成本的降低, 对档案管理效率的提升有着十分明显的积极意义。

事业单位档案管理工作的开展, 同时也离不开设备的支持, 在扩大投入的基础上, 档案室能够引入更多的新设备, 有助于档案管理的高效化。 档案室标准化建设要求尽快实现纸质档案向电子档案的转变[4]。电子档案存储和查阅更为方便, 且损坏和遗失的概率更低, 所以, 电子档案的推广, 是事业单位档案管理工作的一大创新, 有助于提高档案管理的整体效率。 因此, 事业单位档案室标准化建设是提高档案管理效率的必然要求。

三、 结语

综上所述, 新时期事业单位档案室标准化建设, 有助于提高档案管理的整体水平, 对人员综合素质和管理效率的提升也有着十分重要的积极作用, 是满足新时期档案管理工作实际要求的有效途径。 档案管理是事业单位管理的重要内容, 因此, 在现实中, 事业单位应加大对此的重视力度, 推动档案室建设的标准化和信息化, 实现高效的档案管理, 以适应时代发展对档案管理工作的基本要求, 改善档案管理工作的现状。

摘要：档案是事业单位开展工作的重要参照依据, 具有十分关键的作用。档案室的主要功能在于保管档案, 在新时期背景下, 档案室应积极推进标准化建设, 确保自身功能的正常发挥。档案室标准化建设是事业单位适应时代变化与体制改革要求的重要举措, 对事业单位的未来发展影响十分深远。本文立足当前实际, 以管理水平、人员素质、管理效率为切入点, 尝试对事业单位档案室标准化建设的重要性进行了简要阐述, 以供参考。

关键词：事业单位,档案室,标准化建设,重要性

参考文献

[1]李秀霞.高职院校特色的数字档案室建设研究[J].兰台世界:中旬.2015.

[2]袁毅萍.对中学档案室建设的思考与建议[J].中学教学参考.2015.

[3]崔兆华.试论基层单位档案室建设[J].兰台内外.2014.

单位档案室设计 篇9

人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 其价值不可忽视。然而, 在现实中, 出于各种原因所存在的人事档案纠纷层出不穷, 给用人单位的人力资源管理和劳动者的职业发展造成了重大的负面影响。具体来说, 以下四种典型的人事档案纠纷出现频率最高, 影响最大。

1. 扣档。

扣档是指主要由企业实施的, 针对辞职、离职等中断劳动协议的员工, 以其不缴纳违约金、培训费为由, 扣留员工档案, 以阻碍人才的自由流动的行为。目前, “扣档”是许多企业用以防止人才流失而实施的杀手锏, 其威力不可小觑, 且影响恶劣, 严重阻碍了人力资源的市场配置[1]33。我国法律明文规定, 企业员工在与用人单位解除劳动合同后, 其原所在单位应在一个月之内将其档案转交其新的工作单位, 没有找到新用人单位的, 档案转交其户口所在地的街道劳动组织人事部门。用人单位不仅无权扣留职工的人事档案, 还应积极履行为劳动者开具相关证明文件, 调动个人档案的照顾义务。若因企业的“扣档”行为, 给劳动者造成损失的, 用人单位还应承担赔偿责任。

2. 弃档、遗档和死档。

弃档是指劳动者抛弃自己档案的行为;还有部分劳动者, 为了找工作或到异地工作, 其档案也随着一直变动, 由于未及时办理档案管理变动手续, 等超过截止期限后造成许多档案不知下落;还有许多劳动者将档案和户口寄放在人才市场, 久而久之因未定时缴费而变成“死档”。“弃档”、“遗档”和“死档”现象在一些非户口所在地工作的大学毕业生群体中表现最为突出。

3. 重建档案。

原始性与唯一性是人事档案价值的体现, 然而, 在社会经济运行中的双重价值标准影响下, 不少人因利益驱动和管理漏洞进行“重新建档”等擅自建档的违法活动。“重新建档”绝大多数是“扣档”的衍生行为, 是地方和个别单位在个人档案不能随人才流动而流动的情况下, 为了吸引人才而宣称招聘人才可以不要人事档案, 并可通过当事人口述的方式为引进人才重建档案而规避档案给人才流动所造成的阻碍[2]79。乍看之下, “重建档案”似乎有利于人才的自由流动。然而, 认真分析之下便可发现, 用人单位打着“人才引进绿色通道”的旗号擅自重新建档不仅破坏了档案的原真性和唯一性, 且会造成“一人多档”以及“人档管理混乱”局面。

4. 假档。

假档是指当事人为了自身利益的需要而非法捏造、篡改信息而形成的偏离事实的人事档案。人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 档案所包含的信息的真实性和原始性是其质量的首要保障。而丧失了原真性的假档会给当事人造成巨大的负面影响, 同时严重影响招聘过程中企业对员工诚信度的评价, 为企业后续的人才管理埋下隐患[3]51。

5. 失档。

失档现象多数由于档案管理人员的疏漏, 在档案转递时不按照规定渠道和方式转档所造成的。在现实中, 失档给当事人所造成的影响是各种档案纠纷中最严重的, 档案一旦丢失便难以找回, 也就意味着当事人的所有个人信息将不复存在, 其必将给当事人的求职以及办理各种社会事务造成极大不便。

二、引发人事档案纠纷的管理制度问题和管理制度改革

针对上述存在的档案纠纷, 除了由于当事人对人事档案的重要性缺乏认识之外, 还与当前我国人事档案管理领域存在的问题紧密相关:首先, 档随人走, 档案转移手续复杂, 且管理费收取过高, 致使不少人选择“弃档”、“遗档”, 甚至造成“死档”。随着大量劳动者档案被纳入市场化管理模式, “人才管理———存放档案———当事人付费”成为当前我国人才市场管理人事档案的固定模式[4]63。我国现行的人事档案管理制度严格遵循法制化管理。根据我国《档案法》, 目前我国企事业档案管理工作严格贯彻“统一领导、分级管理”精神, 由国家按照人事隶属关系, 授权有关国家机关、国有企事业单位档案室、街道劳动部门以及有资格的人才流动服务机构进行管理。按照我国人事档案的管理政策, 隶属于政府人事行政部门的人才流动服务机构在管理人事档案的过程中要收取高昂的管理费, 标准大约在每人每月15—20元之间, 而调档则需要一次性交纳400—600元不等的费用, 这给正处于待业中的流动人员带来了不小的负担, 为此, 其中的多数流动人员选择“弃档”。其次, 当前我国档案管理实施封闭式管理, 透明度低, 重藏轻用, 当事人的知情权在档案管理领域没有得到充分维护, 导致“假档”等违法行为不断。当前, 我国档案管理严禁个人查阅档案信息, 因此, 许多有违事实的信息资料充斥其中, 得不到当事人的甄别而真假难辨, 大大削弱了档案的真实性和利用价值。严重者甚至给当事人的社会生活带来巨大的负面影响[5]77。再次, 档案管理人员素质参差不齐, 管理设备落后, 缺乏监管。当前我国档案管理人员专业素质参差不齐, 管理方式落后, 仍停留在手工整理的阶段, 大量档案在记录和整理过程中遗失的现象频发, 且由于缺乏监管, 管理人员的工作得不到有效激励, 消极怠工的情况十分普遍。针对目前传统管理体制上的“档随人走”、“重藏轻用”、封闭式管理, 缺乏必要的监管机制、档案保管条件落后, 仍以手工操作等问题必须进行革新, 笔者认为可从以下几个方面入手, 对企事业人事档案管理制度进行改革。

1. 加大档案信息化和数字化改革力度。

针对目前我国社会上广泛存在的“弃档”、“死档”现象, 我们的档案管理单位应继续加大档案的信息化和数字化力度, 摆脱资源耗费大、查阅效率慢的“卷宗”模式, 建立人事档案管理信息数据库, 将呈分散形态的不同单位、不同载体的人事档案资源以数字化的形态储存起来, 并借助网络, 实现有效流通, 帮助人事档案以资源的形态进入信息领域, 实现非保密形态的人事档案全社会有条件共享。如此便可提高信息的筛选与利用效率, 规避“扣档”、“重建档案”等乱象以及“失档”给当事人带来的不可逆影响, 实现人力资源的高效配置, 最大程度发挥其为人才和企事业单位服务的价值[6]35。

2. 改革人事档案收费制度, 逐步实现“零收费”。

目前, “以档养档”的人事档案寄存服务的价格与成本之间存在着巨大的利益空间, 由于隶属于政府部门的人才流动中心属于非营利机构, 而人事档案又是国家出于管理需要而建立的, 其所有权属于国家, 当事人甚至不能随便查阅自己的人事档案。因此, 让当事人单方面承担人事档案的管理费用显然有失公平。针对这一暴利行为, 笔者认为应由政府财政来支付人事档案管理费用, 逐步实现“零收费”。只有从提高对人事档案重要性的认识以及档案管理费用降低甚至最终的取消, 才能从根本上消除“弃档”现象[7]57。

3. 建立社会化开放式管理模式, 提高人事档案管理的透明度, 保障当事人的知情权。

人事档案作为完整记录个人信息的文件, 其具有政治性、服务性、机密性和科学性。然而, 随着社会的发展, 个人对档案知情权的需求越来越强烈。虽然个人不能查询、利用本人及亲属的档案, 但是在现代社会个人有权了解其档案材料的内容, 如此才能更为有效地保障人事档案信息的真实性。因此, 笔者认为, 我国人事档案管理应该适度公开化, 至少应该赋予当事人对个人档案信息进行核实的权利, 如此才能有效避免“假档”的产生。

4. 扩大档案信息收集范围, 加强鉴定审查力度, 对信息进行动态管理。

企业在人事档案信息收集过程中应打破阶级制, 对于普通职工和领导干部一视同仁。此外, 档案管理部门要加强对档案信息的鉴定审查力度, 确保档案信息的原真性。由于当事人随时随刻都在谱写自己的历史, 因此, 人事档案具有强动态性, 这就要求人事档案必须不断增加新内容, 补充新材料, 要做到这一点, 也需要用人单位的配合, 需要单位在人事管理工作中详尽记录员工的“过去时”和“现在时”。只有“三管齐下”才能保障人事档案的真实性和严肃性, 确保其在缔结劳动关系过程中的参照性[8]17。

5. 进一步完善企事业单位人事档案的保管和移交制度, 加强个

人监督, 定期对人事档案工作进行考核评估, 有效防止“失档”现象的发生。档案是历史的记录, 我们据此回顾过去, 展望未来。档案的价值根植于其中存在的历史资料之间, 体现在信息的完整性、真实性和科学性之上, 存在于合理利用之中。当前, 由于传统管理体制的落后造成大批档案的遗失和滥用, 给经济、社会等领域造成了不可忽视的负面影响。我国是人口大国, 巨大的人力资源能否充分利用关乎人才战略的实现和社会主义各项事业的蓬勃发展, 尤其是在当前社会转型的关键时刻, 建立适应时代要求的人事档案管理体制刻不容缓。

参考文献

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[4]张世林.档案信息利用法律研究[M].北京:法律出版社, 2004.

[5]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度改革研究[M].南京:南京大学出版社, 2007.

[6]冯湘君.信用经济建设视角下我国人事档案制度改革研究[J].档案学研究, 2009 (6) .

[7]谭必勇.从“弃档”现象看我国人事档案制度改革[J].北京档案, .2003 (3) .

单位档案室设计 篇10

关键词：基层单位；档案管理；开发档案资源

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段，基层事业单位都普遍建设了微机局域网，但是微机局域网的建设起点相当高，它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要，而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此，基层事业单位在创新档案管理的过程中，要大力推动网络设备的建设，并连接各方面的资源，满足微机局域网建设的需求，推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段，随着信息化技术的发展，尤其是网络技术的普遍应用，传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中，要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识，而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以，要大力加强对档案管理专业人才的培养，以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献：

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014（13） .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013（01） .

[3] 王茜.加强农业科技档案收集管理的几点建议[J]. 农业科研经济管理. 2013（01） .

[4] 廖琳玲.农业科技档案的收集、保存与利用[J]. 农业研究与应用. 2013（03）.

基层水利单位如何做好档案工作 篇11

一、增强领导档案意识, 加大组织领导力度

基层水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作, 需要给予高度重视, 规范管理。首先, 要提高基层水利单位主管领导的档案意识, 由其担任档案工作第一负责人, 设立一名档案员, 做到一级抓一级, 级级有人管。其次, 基层单位主管领导在日常工作活动过程中, 要监督档案员肩负起资料收集的责任。基层水利单位资料的收集范围主要有:单位的工作计划、总结、党支部会议纪要、人员名册及日常工作中有查考价值的资料等;单位在日常工作中与上级部门、平级部门来往产生的文字、图表等各种资料。再次, 成立档案工作领导小组, 经常听取档案管理情况汇报, 及时解决工作过程中所遇到的各种困难。

二、规范管理, 完善制度

目前有些单位档案管理人员对档案业务知识了解较少, 有的甚至不了解档案整理标准, 对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导, 从而导致了工作的被动性和盲目性。基层水利单位应根据档案工作要求, 制定文件材料的归档范围、保管期限以及收集、归档、保管、借阅利用、保密、档案员岗位责任制等一套较为完善的档案管理制度。档案工作人员必须定期督查制度的执行情况, 时时督促和指导档案的收集、整理工作, 一旦发现问题, 及时更正, 以保证文件材料的完整性和准确性。

三、加大硬件投入, 改善工作环境

基层水利单位应高度重视档案管理硬件设施投入, 有针对性地增加资金投入。通过逐步增加投入, 配全档案管理硬件设施;资金充裕的水利单位应立足“配全”, 着眼“配优”, 为实现档案管理规范化、高效化打好物质基础。要重视档案室建设, 做到库房、办公、阅览“三分开”, 且布局合理, 便于档案的整理、存放、查阅;重视档案设备的装备情况, 要配备规范统一的档案装具、温湿度控制设备 (如空调、电风扇、排气扇等) 、消毒除虫设备以及计算机、传真机、打印机等。

四、做好开发利用, 提供便捷服务

水利档案工作的出发点和落脚点是最大限度地开发和利用档案信息资源, 为水利工作提供指导和帮助。而要充分发挥档案的利用价值, 不只是简单地整理好文件、图表、声像等资料, 还要做好档案检索工具的编制、档案文献的汇编以及档案参考资料的编写工作。首先, 由于我县基层水利单位建档时间短, 档案库藏较少, 加上档案员对档案工作认识不深, 因而编制检索工具宜从浅入深。一般来说, 基层水利单位常用档案检索工具主要是档案目录, 多由“立卷说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”三部分组成, 分门类装钉、排架。其次, 要优化档案信息, 使档案内容能从繁杂的资料中汇编成档案文献和专题档案资料, 便于查阅利用。按照水利行业的工作性质, 可了解和把握本单位工作动向和工作重点, 加强横向联系, 按照一定的使用要求确定汇编的题目, 进行深层次的加工和处理。如通过发布贴近百姓生活的水利服务信息 (水文信息、水行政许可程序信息等) , 使百姓能充分享受到便捷的水利信息服务, 使水利公共信息成为百姓日常生活中的得力助手;通过编写当地水利建设大事记等方式充分挖掘档案信息资源, 进一步延伸水利档案工作, 为单位领导决策、人事工作及其他单位编研等提供翔实的档案资料。再次, 采用先进的数字和网络技术, 建设有效快捷的水利档案信息服务网络体系, 实现水利档案信息资源共享, 最大限度地开发和利用水利档案资源。

五、提升基层水利档案工作人员的综合素质, 提高基层水利各项档案质量