高校档案备份不容忽视（精选3篇）
高校档案备份不容忽视 篇1
随着我国教育水平的提高, 高校档案工作建设有了明显的进展, 高校数字档案馆也朝着数字化方向推进。但是由于高校数字档案馆管理技术仍不成熟等原因, 高校数字档案很容易遭受损坏, 影响了高校教育工作的正常进行。因此, 如何做好高校数字档案数据备份工作已成为人们关心的问题。
一、高校档案数据受损原因分析
(一) 逻辑故障。
1.软件技术不成熟。当前各个高校电子档案管理系统还处于发展阶段, 很多档案管理系统都停留在相对落后的技术层面, 难以进行更新维护, 导致软硬件的支持不兼容, 往往产生错误结果, 造成系统崩溃, 导致档案数据的损坏。2.计算机病毒。目前计算机病毒已经发展到不仅破坏系统程序, 而且对储存在计算机存储设备中的所有数据进行更改、删除或窃取。3.软件程序的误操作。系统管理员和维护员的错误操作导致数据删除, 这种情况一般不是主观人为的, 多是一种行为过失, 一般是没有按照规程操作、执行错误操作命令造成的。4.系统升级造成技术过时。系统的不断升级改造, 会使原有系统过时而被淘汰, 原有系统的档案数据就可能因为无法识别而变得毫无意义。因此, 系统升级造成的系统档案数据无法读取信息的问题十分严重, 各个高校的数字档案馆也在尽力提高系统间的兼容性。
(二) 物理故障。
1.硬件系统原因。计算机硬盘如果出现故障就会导致档案数据丢失, 硬盘是故障发生率比较高的设备, 一旦发生故障, 内部数据就很难恢复, 因此, 如果事先没备份, 硬盘数据就会全部丢失。2.自然灾害原因。档案数据面临的灾害风险包括火灾、水害、气象灾害和地质灾难, 突发性的灾难对档案的破坏往往是毁灭性的, 一场大火会在瞬间将档案烧为灰烬, 一场地震瞬间将一切夷为平地, 为了降低档案安全危险, 高校档案馆必须进行数据备份。
二、数据库备份需要注意的几个问题
一是备份介质的选择。备份介质一般是要选择较耐久的材质, 使数据在当前技术条件下可以维持更长的可读时间。一般在档案数据备份中, 使用较多的是移动硬盘和光盘。要想使数据在当前技术条件下可以维持更长的可读时间, 应使用标准的软件和文件格式存储, 用不同的存储技术制作档案数据库的备份。如, 可以将备份数据在服务器或工作机上复制1份、移动硬盘保存1份、光盘刻录1份, 避免因某种存储介质出现问题后导致数据丢失。二是异地的选择。异地备份, “异地”的选择是很关键的, 最好选择两地不在同一个地震带, 不在一个大河流域。同时还要考虑人力、物力、财力等因素。三是备份的时间选择。可以每学期末进行1次完全备份, 因为高校档案工作周期性强, 每年暑假前主要接收上一年度的档案, 寒假前整理1批档案, 所有这些档案的录入都会在假期前完成, 之后不会发生变化, 比较稳定, 所以此时进行备份避开了档案查询高峰期, 又可以将整个学期的档案数据完整保存;也可以每月进行1次备份, 这就需要用到差量备份的方法, 进行1次完全备份后, 每月可以通过远程桌面连接FTP进行1次差量数据备份;也可以每周进行1次目录数据备份。四是数据备份后的定期检查。随着科技的不断发展, 数据存储载体和保存格式不断变化, 高校档案数据备份为了确保数据的长久保存和利用, 档案数据载体不同于以往的纸质载体, 备份后的档案数据在一定期限内必须进行数据读取和还原的专门技术检查, 发现问题要及时解决和抢救。随着技术的发展, 如果出现更好的保存载体和保管格式, 这些备份数据还需要重新转换格式和更换载体。
三、高校档案数据备份的策略
(一) 安全备份。
每天对整个操作系统和应用程序生成的数据进行备份, 当数据丢失时, 只要用灾难发生前一天的备份数据就可恢复。该备份的优点是简单直观, 缺点是每天都对系统进行安全备份, 因此在备份数据中存在着大量的存储空间, 增加了存储和管理成本, 所需要的数据量较大, 备份时间较长。
(二) 差量备份。
先进行一次安全备份, 然后只要把与第一次完全备份新增加或改变的数据进行备份即可。如, 星期一管理员对系统进行完全备份, 星期二系统内就多了1卷档案, 于是管理员只需将这份档案备份下来即可。这种备份的特点是无需每天做完全备份, 可以节省存储介质空间, 备份需要的时间短。
(三) 增量备份。
复制上次备份后发生变化的文件。备份软件将检查文档位, 以确定文件是否被修改, 以及是否需要备份。如果文件的文档位表明为新文件或已修改, 文件将被复制到备份设备, 之后文档位将清除。这种备份不足之处是各磁带间的关系像链子一样, 其中任何1盘磁带出了问题, 都会导致整条链子脱节。
(四) 合并式备份。
主要针对文件系统, 利用上一次全备份的介质以及历次的增量备份, 重新计算生成的新的全备份, 目的是为了降低进行全备份时对服务器和网络资源的占用。
总之, 由于突发社会事件和自然灾害等原因, 现代社会上档案安全问题频发, 高校档案管理人员一定要加强自身的风险预警意识, 提高处理突发事件的能力, 根据高校档案管理的实际情况, 采取有效的方法和策略, 尽最大努力确保高校档案数据的安全, 以保证高校教育工作的正常进行。
参考文献
[1].徐惠琴.现代高校数字化档案备份探析[J].兰台世界, 2011.6
[2] .李剑峰.闫瑞英.高校档案数据异地备份策略探讨[J].科技档案, 2013.3
高校档案备份不容忽视 篇2
第一个到位:管理机制到位。应成立档案登记备份工作领导小组, 明确分管领导, 纳入单位信息化总体规划, 纳入目标考核中。建立健全单位档案信息化管理及档案登记备份一系列相关制度, 包括电子文件归档制度、纸质档案数字化规范、档案数据安全保密制度、档案登记备份制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度, 为强化档案计算机网络部门的管理, 还要制定出切实可行的机房管理制度使用权限的分配及口令管理制度、网络日志登记制度等, 为保证相应规范制度的贯彻落实, 需建立责任人监管机制、工作人员的制约机制。众所周知, 要做好档案备份工作, 首先要建设好数字档案馆 (室) , 为此, 在建设数字档案馆 (室) 时, 必须根据当地档案备份中心的要求, 建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准, 最终建立起一个标准化、数字化、安全化数字档案应用平台和管理系统, 根据档案备份工作要求做好电子文件和数字档案归档, 为有效运行数字档案管理, 还要定期监督检查, 分清职责、落实到人。
第二个到位:资金、设备到位。浙江省提出在“十二五”期间, 全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室, 为开展档案登记备份工作打下基础。要建立数字档案馆 (室) 和实施档案登记备份对高校来说是一笔较大的开资, 所需的资金与其他档案投入相比数额是巨大的, 需购置各种专业设备和环境改造所需资金。如:计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、防磁柜、档案专用服务器、档案管理软件等, 由于现行许多高校档案馆 (室) 保管主体是纸质档案, 保管设备、提供利用的形式和阅览场所都是以此为中心设计的, 不能满足数字信息的保管和提供利用的要求, 要进行一整套包括信息转换系统, 尽管资金投入大, 但这是时代发展的需要, 是实施档案登记备份制度的必然选择。笔者了解到, 目前, 浙江省一些信息化工作开展较好的高校, 已分步开始建立数字档案馆 (室) , 但由于没有统一使用规范标准的档案管理软件, 因此造成一些软件不能与当地档案备份中心的管理系统有效链接, 以此影响了现行电子档案备份工作的开展, 这样既浪费了资金又浪费了精力。为此, 笔者认为, 一些地处欠发达地区或办学资金紧张还没有建立数字档案馆 (室) 的高校, 可借助实施“档案登记备份制度”的契机, 争取校领导支持, 获得专项资金, 按照当地档案备份中心的要求, 统一技术标准选择档案管理软件, 建立数字档案馆 (室) , 实施档案登记备份工作, 做到在资金和设备上保证档案登记备份工作的有效实施。
第三个到位:信息资源到位。数字化档案馆 (室) 海量存贮和快速传输的功能, 要求档案馆 (室) 要有足够多的可传输的数字信息, 而这信息来源的基础, 一是:一所高校具有丰富规范的档案资源。这就要求高校档案馆 (室) , 通过对馆藏档案资源的优化整合, 按照规范标准对馆藏档案进行数据化转化, 加快档案馆 (室) 原始信息的数字转换进程电子文件的积累, 保证可传输数字信息的数量的不断补充、更新和完善, 如:坚持安全保密、价值优先、实用优先、开放优先等原则, 将属于永久、长期或定期30年保管期限的文书档案, 永久和长期保管的教学业务档案, 学籍档案, 科研档案, 市级以上重点建设项目基建档案, 永久保管会计档案按《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31———2005) 、《浙江省直单位纸质档案数字化实施细则》和《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂时办法》的要求, 开展数字化扫描工作。二是:具有重要声像、音像、照片等载体档案数字化转换并归档的成果。三是:全部室藏的档案目录数据库, 常用和珍贵档案全文数据库、电子文件数据库, 常用专题数据库如:职务任免、技术职称、各类荣誉、编研成果、毕业学生名册等, 并将集中存储管理数字档案数据信息。要进行档案登记备份的数据形式主要有三种:电子公文、电子业务数据、档案数字化成果。笔者认为, 在实施档案登记备份操作中, 要坚持突出重点、安全保密, 有效利用的基本原则, 对具有保存价值的电子文件按照国家和省的有关标准规范进行整理归档, 对已归档保存的电子文件, 加强安全管理, 并采用一次写光盘或磁带存储介质脱机保存后进行移交备份, 确保电子文件的真实性、完整性、有效性;对学校中一些电子业务数据, 如:教学管理软件、人事管理软件、学生管理软件、资产设备管理软件、财会管理软件等, 采用在线或离线相结合的存储备份方式进行移交备份;对传统档案的数字化成果, 将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质再进行移交备份。综上所述, 高校数字档案馆 (室) , 只具有了丰富的信息资源, 才能实现档案利用数字化、网络化和信息共享, 才能保证有丰富的供档案登记备份可利用的信息资源, 否则数字档案馆 (室) 就是一个空壳。
第四个到位:人才、技术到位。数字档案馆 (室) 档案登记备份的实施, 对档案机构人员结构、知识结构和技术提出较高的要求, 一方面, 除具有档案专业知识外, 面对数字档案管理系统功能使用及档案登记备份操作需要具有相关专业知识的技术人员进行日常管理操作和维护, 另一方面, 随着专业技术水平的提高和信息化进程的加快, 各种应用管理软件需要不断升级更新, 相应的软件开发人员也是不可缺少的。笔者认为, 高校应积极引进具备以下素质的人员充实到档案管理人员队伍中来:在熟悉档案业务、懂得档案管理的基础上, 精通数字档案管理系统操作和网络安全防范技术;对数字档案馆 (室) 运行和建设中的技术问题, 能够迅速解决;掌握电子文件和数字档案备份操作技术;具有较强的保密意识和高度的责任感, 能严守国家和学校有关机密, 确保档案资源的合理安全保管等等。通过引进新人才, 实现档案管理人员正常更替, 带动档案事业迈向新的发展。其次, 注重档案人员的业务技术培训, 应对档案数字化队伍建设的需要。笔者了解到, 浙江省一些数字档案馆 (室) 建设较好的高校, 如:浙江大学、浙江师范大学等, 增加了档案馆 (室) 人员编制, 将精通计算机信息专业知识的年轻人才充实到档案馆机构中, 在人才技术上保证数字档案馆 (室) 的有效运行和档案登记备份工作的实施。
在这个信息时代, 只有当数字档案的信息资源在社会主义现代化建设中, 在百姓的工作和生活中方便快捷发挥重要作用时, 档案和档案工作的意义和价值才能充分的、全面的、高效的展现出来, 但随之而来的数字档案的大量产生, 若不加强有效管理, 就会出现散失、损毁甚至篡改等现象的发生, 引起社会对档案法律凭证价值的质疑, 为此, 只有通过登记备份制度的实施, 才能实现数字档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能, 不断提升服务大局、服务社会、服务现实的能力。
参考文献
[1]鞠建林.重要制度的创新——档案登记备份工作[J].浙江档案2010 (5) .
[2]全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案[J].浙江档案, 2010 (4) .
[3]许春芝.档案登记备份工作应重视的几个问题[J].浙江档案, 2010 (10) .
[4]赵真.省直单位如何做好档案登记备份工作[J].浙江档案, 2010 (8) .
高校档案备份不容忽视 篇3
一、对成人高考报名审查严格把关的重要性
随着我国科技的不断进步, 成人高校招生工作逐渐实现了计算机网络管理, 学校招生工作可以在本校进行网上录取, 大大提高了工作效率。但是, 学校每年在录取工作结束后审查学籍档案时, 都会发现以下问题, 需要引起重视:
1. 存在无照片的考生信息档案问题
凡是参加全国成人高考的考生, 在学校录取后应有一张带有学生本人照片的“考生信息表”档案, 这份档案是学生毕业时的入档材料之一。近几年来, 我们发现有许多学校都存在着无照片的考生信息表档案。无照片学生档案现象的出现, 不仅会给学校日后审查新生档案工作带来许多不便, 还会使学生所在单位对其学历产生种种质疑。
2. 存在无专科毕业证原件的问题
按照教育部规定, 专科起点升本科的考生在报名时, 必须携带具有教育部批准的国民教育等系列高等院校颁发的大学专科毕业证书方可报考。但是学校在录取新生后再次核查学生的专科证件时, 还会发现不少“伪证”。这种“伪证”现象的出现又给日后学校和省教育厅的“验印”工作带来了诸多不便。
建议和具体措施如下:
1.把好考生“报名照相”审查关
面对上述种种现象, 首先我们建议各城区招办、各地市招办在成人高考报名时, 必须要当场给考生本人拍摄照片, 如果考生拒绝拍照, 工作人员决不能接受该考生报名, 真正从源头上杜绝无照片考生信息档案的出现。
2.把好专科学历“认证”关
各地市招办在对专科毕业文凭进行“认证”时要严格把关, 对无专科毕业证原件报名的考生一律不予接收, 要坚持“公开、公正、公平”的原则, 以实际行动打击社会上的“伪证”现象, 确保学校的生源质量和教学质量, 真正做到维护成人高校学历文凭的严肃性和权威性。
二、对日常学籍管理工作严格把关的重要性
学籍管理是学校整个教学管理工作的重要基础, 其工作主要包括成人高校招生录取、学籍管理、成绩管理、学生档案管理、学生注册管理、毕业生验印管理、学士学位管理工作等。可见一所学校的教学质量高低、学籍档案质量高低与这所学校所制定的学籍管理制度是否完善有着很大的关系。
1. 学籍管理制度不够严谨
目前有些成人高校的学籍管理制度不够严谨, 日常教学工作没有程序, 管理不够规范, 学籍档案质量不高。学校只求省事、省心、省力和省时, 不求原则、规范、质量和效益, 不能主动按时督促、检查、收集相关学籍档案材料, 归档完整率不高。这在很大程度上又失去了学籍档案管理的及时性、真实性、完整性和可靠性。
2. 没有实现学籍档案网络管理制度
目前大部分成人学校的教学管理工作还停滞在日常的手工操作上, 没有做到与时俱进和开拓创新, 没有实现真正意义上的学籍档案网络管理和网络共享, 这在很大程度上影响了成人高校学籍档案管理工作的效率。
建议和具体措施:
1.学校要制定严格的学籍管理实施细则
学籍档案是反映一所学校学籍管理过程中的真实记录, 是反映成人高等教育发展的见证。作为成人高校, 应把学籍管理工作列入到学校的重要议事日程中。因为学校是以学生为本, 学生是以学籍为主, 若不注重“学籍”管理, 学校的其他工作则无从谈起。所以, 学校应结合成人教育的特点和规律, 制定出符合本校自身特点又要切合实际的学籍管理实施细则。只有这样, 学籍工作才能做到有章可循, 才能保证成人高等院校学籍档案管理的严肃性。完善学籍管理制度, 对提高工作效率, 对实现学籍档案管理规范化、制度化、科学化具有十分重要的意义。
2.尽早实现学籍档案网络管理
高校的一切教学动态和学籍档案信息对学生来说都是一种很重要的信息资源, 特别是学校的学籍变动和考试成绩等情况应该随时公布于学生。所以, 学校应该着重考虑通过互联网实现学籍档案管理共享, 使学生能够以最快的速度、最方便的操作来获得最直接、最有用的信息, 从而大大提高教学管理工作的效率。
三、对学生毕业设计 (论文) 严格把关的重要性
成人高校的学生绝大部分是来自不同专业岗位的在职工作人员, 接受高等教育对他们是至关重要的学习阶段, 是吸收专业知识最富有实际意义的时期。毕业设计 (论文) 是检查学生在校期间综合发展的重要环节, 学校应严格把好毕业设计 (论文) “出口”这一关。然而, 有些成人高校还存在着以下不足之处:
1. 不注重毕业设计 (论文) 的教学环节
毕业设计 (论文) 是对学生进行全面培养的一个重要的教学环节, 毕业设计的具体实践过程将使学生进一步适应社会的需要。但是, 有些学校不重视毕业设计 (论文) 的具体教学和实验环节, 对毕业生的考核制度不够完善, 教师无章可循, 不注重考察和培养学生的学识水平和解决问题的实际能力。
2. 不注重毕业设计 (论文) 资料的收集和保存
毕业设计 (论文) 的调研准备工作包括毕业的实习、选题、教师指导、毕业设计 (论文) 的实施过程、答辩、成绩评定等。学校应该将公认的优秀毕业设计 (论文) 收集整理存档, 作为今后教学研究和教学评估的参考资料, 但是有些学校将毕业答辩后的所有资料当作废纸处理掉, 实属一种知识财富的浪费。
建议和具体措施:
1.注重毕业设计 (论文) 的教学环节
毕业设计 (论文) 是学生在校学习时期的最后一个教学环节。这个教学环节分为三个部分: (1) 选题与调研; (2) 编制设计或撰写论文; (3) 审阅与答辩。学校应根据不同专业学科的现状和特点制定出一系列具体、科学的管理办法和考核制度。例如实验的基本操作、资料的查阅和整理、实验工作记录、论文撰写注意事项等, 都应该有明确的要求。应该总结教学经验和成果, 将每届的规章制度、经验和成果以及相关文献资料立卷存档, 这样对日后教学研究和学校评估均有很大的参考作用。
2.注重毕业设计 (论文) 的收集和保存
毕业设计 (论文) 的教学时数在各门课程中是最多的一项教学, 是对学生自己在校期间所学知识的一次检验, 是对学生在思维方法、分析和解决问题方面的一次较为严格的综合训练, 所以, 学校应当将那些特别优秀的毕业设计和优秀论文进行归档。因为这些资料基本上是属于精华, 是知识财富, 是学术研究, 对于学校、社会和个人都有一定的参考和利用价值。